Aula 29 - Arquivologia - Aula 05 Ok

O t o n i e l R o c h a , C P F : 0 6 1 6 7 7 8 0 4 0 4
Arquivologia em Exercícios para Técnico Administrativo do MPU

Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff
Aula 05
Introdução ........................................................................................ 01
Revisão dos principais tópicos de Arquivologia ....................................... 02
Simulado .......................................................................................... 12
Resolução de questões ....................................................................... 17
Bibliografia ....................................................................................... 30
Introdução
Prezado Aluno,
Finalmente chegamos à nossa última aula.
Nosso objetivo, hoje, é revisar tudo que aprendemos e avaliar, por meio de um
simulado, se esse conhecimento está sedimentado.
Assim, começaremos nossa aula com uma rápida revisão dos principais tópicos
de arquivologia. Posteriormente queremos que tente resolver, sem consultar
nada, 30 questões que ainda não trabalhamos em nossas aulas.
Finalmente, queremos que veja as questões que acertou/erro e,

principalmente, entenda o porquê dos seus acertos/erros. Para isso,
comentamos essas questões no final da aula.
Preparado?
Pois chega de papo e mãos a obra!
Prof . Davi Barreto e Fernando Graeff www.pontodosconcursos.com.br 1


Aula 05
Revisão dos principais tópicos de Arquivologia
Faremos, agora, uma breve revisão dos principais conceitos que vimos nos
últimos dias.
Dentro do tópico “conceitos fundamentais de arquivologia”, a banca sempre

traz questões envolvendo a definição de Arquivo. Portanto, temos que ter em
mente que:
Arquivo pode ser definido como a designação genérica de um conjunto de

documentos produzidos e recebidos por uma pessoa física ou jurídica,
pública ou privada, caracterizado pela natureza orgânica de sua
acumulação e conservado por essas pessoas ou por seus sucessores,
para fins de prova ou informação.
Guarde, especialmente, os dois pontos destacados acima:
1. O arquivo é caracterizado pela natureza orgânica que existe entre seus

documentos, que surge em função das atividades da administração. Não
se compreende o documento de arquivo fora do meio que o produziu.
2. Os documentos servem de prova das transações realizadas pela

instituição.
Atenção: documentos de arquivo não podem ser colecionados, pois

fazem parte de um conjunto orgânico. Portanto, uma coleção particular,
reunida por uma pessoa ou instituição (ex.: museus e bibliotecas) não pode
ser considerada como arquivo.
Outro ponto sempre cobrado nas provas se refere ao valor primário e ao valor
secundário dos arquivos.
O valor primário é atribuído ao documento em função do interesse que

possa ter para a entidade produtora, levando-se em conta a sua
utilidade para fins administrativos, legais e fiscais.
O valor secundário é atribuído ao valor histórico, probatório e

informativo, que o documento conserva para a entidade que o
produziu e para terceiros.
Um assunto que está diretamente relacionado ao valor do arquivo é a Teoria

das Três Idades. Sobre isso, você tem que saber quais são as características
dos arquivos correntes, intermediários e permanentes.


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• Arquivo corrente (=primeira idade): documentos com valor primário

e consultados frequentemente, conservados nos escritórios ou nas
repartições que os receberam e os produziram ou em dependências
próximas de fácil acesso.
• Arquivo intermediário (=segunda idade, “limbo”, “purgatório”):

documentos que ainda conservam seu valor primário, mas
deixaram de ser consultados frequentemente, aguardam sua
destinação final.
• Arquivo Permanente (=terceira idade): documentos que perderam

todo valor primário, que se conservam em razão de seu valor
secundário, constituindo, assim, meios de conhecer o passado e a
evolução da organização e da sociedade.
Atenção: documentos de valor permanente são inalienáveis e

imprescritíveis.
O CESPE, em suas questões, adora associar os conceitos de valor dos

documentos com as diferentes idades do arquivo. Pode ter certeza, que uma
questão sobre isso é certa na sua prova!
Ainda dentro de “conceitos fundamentais de arquivologia”, outro ponto

bastante explorado é a classificação dos documentos com relação à
natureza do assunto, que pode ser:
• Documento ostensivo: trata de assunto sem qualquer restrição

legal de acesso.
• Documento sigiloso: aquele que, pela natureza de seu conteúdo, deve

ser de conhecimento restrito.
Lembre, ainda, que os documentos sigilosos se subdividem em quatro graus de

sigilo: reservado, confidencial, secreto e ultra-secreto, sendo esse grau
crescente do primeiro para o último.
Continuando nesse contexto, o CESPE costuma elaborar questões sobre os

direitos de acesso aos documentos sigilosos.
Sobre isso, temos que saber que, mesmo que o conteúdo de um documento
seja sigiloso, o cidadão pode acessar esse documento em duas
situações:
• Naquilo que diga respeito à sua pessoa, ao seu interesse particular

ou do interesse coletivo ou geral, mediante requerimento ao órgão ou
entidade competente; e

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• Naquilo que não diga respeito à própria pessoa, ao seu interesse

particular ou ao interesse coletivo ou geral, mas que seja indispensável à
defesa de seu direito próprio ou esclarecimento de situação pessoal,
mediante autorização judicial.
Finalmente, um último destaque, dentro do primeiro tópico do edital, são as

questões que misturam os conceitos de arquivo especial com arquivo
especializado. Portanto, tenha em mente essa diferença:
Arquivo especial Arquivo especializado

documentos de formas físicas documentos de determinado
diversas (iconográficos, cartográficos, assunto, independentemente da forma
audiovisuais etc.) ou de suportes física, como arquivos médicos, de
específicos (CD, DVD, microfilme etc.) imprensa e militares.
Vamos passar, agora, para o tópico “gerenciamento da informação e a gestão

de documentos”. Aqui temos que prestar atenção, principalmente, às três
fases básicas da gestão de documentos.
1. Produção: elaboração dos documentos em decorrência das atividades

de um órgão ou setor.
2. Utilização: atividades de protocolo (recebimento, classificação, registro,

distribuição e tramitação), expedição, organização e arquivamento de
documentos em fase corrente e intermediária. Além disso, nessa fase,
são elaboradas as normas de acesso à documentação e à recuperação de
informações.
3. Avaliação e destinação: análise dos documentos para estabelecer seus

prazos de guarda, determinando quais serão recolhidos ao arquivo
permanente e quais serão eliminados.
Queremos que você tome bastante cuidado, principalmente, com as duas

últimas fases. Um tipo de “pegadinha” muito comum do CESPE é misturar
atividades e fases, dizendo, por exemplo, que a classificação faz parte da fase
de avaliação ou que a tramitação faz parte da fase de destinação.
Ainda “brincando” com as diferentes atividades de cada fase, a banca costuma

explorar bastante o que faz parte do Protocolo.
Portanto, guarde bem: o protocolo executa os procedimentos de

recebimento, classificação, registro e movimentação dos documentos.

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Vejamos um quadro que ilustra as diferentes fases do arquivo...
Dentro da “gestão de documentos”, há outro assunto que é muito cobrado nas

provas: arquivamento, mais precisamente, os métodos de arquivamento.
Os métodos de arquivamento têm a tarefa de organizar o arquivo, de acordo

com a natureza dos documentos e com a estrutura da entidade, de forma a
permitir que os documentos sejam eficientemente acessados.
Esses métodos podem pertencer a dois grandes sistemas: direto (busca da

documentação é feita diretamente no local onde está guardado) ou indireto
(busca é feita mediante consulta de um índice ou código)
Algo importante para a sua prova é saber quais são os diferentes métodos
existentes.
Elemento principal a
Métodos ser consultado no Sistema
arquivo é...
Alfabético Nome direto
Geográfico procedência ou local direto
Básicos
Numérico Número direto e indireto
Ideográfico Assunto indireto


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Variadex, Automático, Soundex, Rôneo e indireto

Padronizados
Menmônico
Aproveitando o embalo, vamos relembrar as regras de alfabetação.

Acreditamos que esse seja o principal detalhamento, entre os métodos de
arquivamento, cobrado em provas de concurso.
São 13 regras que precisamos saber (não se assuste com a quantidade, pois a
maioria delas é bem intuitiva):
1. Nos nomes de pessoas físicas, considera-se o último sobrenome e depois

o prenome.
Barbosa, João
Cabral, Pedro
Teixeira, Aníbal
Teixeira, Bernardo
Atenção: quando houver sobrenomes iguais, prevalece a ordem

alfabética do prenome.
2. Sobrenomes compostos de um substantivo e um adjetivo ou ligados por

hífen não se separam.
Castelo Branco, Vitor

Monte Alegre, Carlos
Villa-Lobos, Heitor
3. Os sobrenomes formados com as palavras Santa, Santo ou São seguem

a regra dos sobrenomes compostos por um adjetivo e um substantivo.
Santa Rita, Flávia

São Paulo, Carlos
São Pedro, Felipe
4. As iniciais abreviativas de pronomes têm precedência na classificação de

sobrenomes iguais.
Silveira, R.
Silveira, Ricardo
Silveira, Roberto


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5. Os artigos e preposições, tais como a, o, de, d, do, e, um, uma, não são
considerados.
Albuquerque, Rosana d’
Almeida, Pedro de
Couto, Arnaldo do
6. Os sobrenomes que exprimem grau de parentesco como Filho, Júnior,

Neto, Sobrinho são considerados parte integrante do último sobrenome,
mas não são considerados na ordenação alfabética.
Costa Filho, Jorge da

Costa Neto, Jorge
Damasceno Sobrinho, Carlos
Atenção: os graus de parentesco da alfabetação só serão considerados

quando servirem de elemento de distinção.
7. Os títulos não são considerados na alfabetação, sendo colocados após o

nome completo, entre parênteses.
Helena, Maria (Doutora)

Marques, Armando (Juiz)
Marques, Sílvia
8. Os nomes estrangeiros são considerados pelo último sobrenome, salvo

nos casos de nomes espanhóis e orientais (veja as regras 10 e 11)
Boy, John
Freud, Sigmund
Jung, Carl Gustav
9. As partículas dos nomes estrangeiros podem ou não ser consideradas. O

mais comum é considerá-las como parte integrante do nome quando
escritas com letra maiúscula.
Capri, Guilio di
De Penedo, Esteban
Du Pont, Charles
O’Brian, Michael
Atenção: muito cuidado para não confundir com a regra 5.


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10. Os nomes espanhóis são registrados pelo penúltimo sobrenome,

que corresponde ao sobrenome de família do pai.
Arco y Molinero, Angel Del

Oviedo y Baños, José de
Pina de Mello, Francisco de
Rios, Antonio de los
11. Os nomes orientais – japoneses, chineses e árabes – são

registrados como se apresentam.
Li Xian Xin
Li Yutang
Yong Po Yuan
12. Os nomes de firmas, empresas, instituições e órgãos

governamentais devem ser transcritos como se apresentam, não se
considerando, porém, para fins de ordenação, os artigos e preposições
que os constituem. Admite-se, para facilitar a ordenação, que os artigos
sejam colocados entre parênteses após o nome.
Colegial (A)
Embratel
Fundação Getúlio Vargas
Library of Congress (The)
Monte Verde Peças e Acessórios
13. Nos títulos de congressos, conferência, reuniões, assembléias e

assemelhados, os números arábicos, romanos ou escritos por extenso
deverão aparecer no fim, entre parênteses.
Conferência de Cirurgia Cardíaca (IV)

Congresso de Engenharia Civil Urbana (Oitavo)
Congresso de Geologia (3º)
Ainda no segundo tópico, outro ponto muito importante refere-se às normas

criadas pela instituição para fixar diretrizes e prazos para destinação dos
documentos, denominadas instrumentos de destinação.
Existem dois principais instrumentos de destinação: tabela de

temporalidade e lista de eliminação.


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• Tabela de Temporalidade: determina os prazos em que os

documentos devem ser mantidos nos arquivos correntes e/ou
intermediários, ou recolhidos aos arquivos permanentes. Guarde
bem esse instrumento, pois é o “preferido” do CESPE.
Atenção: não há um prazo genérico pré-definido para que os

documentos permaneçam nos arquivos correntes e
intermediários. Cada caso é um caso.
• Lista de Eliminação: consiste em uma relação específica de

documentos a serem eliminados de uma só vez (necessita
aprovação da autoridade competente).
Dentro da fase de avaliação e destinação, outro ponto que merece destaque é

a diferença entre transferência e recolhimento.
Transferência é passagem do arquivo corrente para o intermediário e

recolhimento é passagem para o arquivo permanente.
No que se refere ao tópico do edital “arquivo permanente”, o que

importa saber são as suas funções: reunir, conservar, arranjar, descrever
e facilitar a consulta aos documentos sob sua custódia.
E mais importante ainda, o que quer dizer cada uma delas.
• Arranjo: consiste na reunião e ordenação adequada dos

documentos no arquivo permanente.
• Descrição e publicação: são instrumentos de pesquisa para a

localização dos documentos no acervo, que permitem a consulta
e divulgação.
• Conservação: medidas de proteção dos documentos e do seu

lugar de guarda.
• Referência: consiste nas políticas de acesso e uso dos

documentos.
Mais uma vez, não podemos confundir o que quer dizer cada atividade. Por
exemplo, uma “pegadinha” clássica é dizer que referência se refere aos
instrumentos de pesquisa. Não erre isso!


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Atenção: ao tratar do arquivo permanente, deve-se sempre levar em

consideração o princípio da proveniência (=respeito aos fundos).
Já no último tópico do edital, “tipologias documentais e suportes físicos”,

destacamos alguns pontos importantes sobre microfilmagem.
Microfilmagem é um processo reprográfico autorizado pela Lei 5.433/68 e pelo

Decreto 1.799/96, que consiste na produção de imagens fotográficas de um
documento em formato altamente reduzido.
As principais vantagens desse processo são a redução sensível de espaço; o

acesso fácil e rápido; a segurança e a garantia da confidencialidade das
informações; e a durabilidade.
Atenção: microfilme tem o mesmo valor legal do documento original.

(Art. 1º, § 1º, da Lei 5.433/68)
Ainda sobre esse assunto, um ponto que pode confundir o candidato é a

falsa impressão que os documentos com valor de guarda permanente
poderão ser eliminados, após a microfilmagem. Isso não é verdade, pelo
menos para os documentos oficiais e públicos, que deverão ser recolhidos ao
arquivo público ou preservados pelo próprio órgão detentor.
A preservação de documentos envolve três atividades:
1. Conservação: estender a vida útil dos documentos, procurando mantê-

los o mais próximo possível do estado físico em que foram criados;
2. Armazenamento: guardar ou acondicionar documentos em depósitos;
3. Restauração: revitalizar a concepção original, ou seja, a legibilidade do

documento.
No que se refere à conservação, há quatro principais técnicas de tratamento

usualmente cobradas pelo CESPE:
• Desinfestação: Processo de destruição ou inibição da atividade de

insetos.
• Higienização ou limpeza: Retirada, por meio de técnicas apropriadas,

de poeira e outros resíduos.


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• Alisamento: consiste em colocar os documentos em bandejas de aço

inoxidável e expô-los à ação do ar com forte percentagem de umidade,
durante uma hora e, em seguida, passá-los a ferro, folha por folha.
• Restauração ou reparo: Conjunto de procedimentos específicos para

recuperação e reforço de documentos deteriorados e danificados.
Atenção: apesar de alguns autores considerarem restauração como

atividade distinta da conservação, o CESPE segue a doutrinadora
Marilena Leite Paes, que considera essa atividade como parte da
conservação de documentos.
Podemos citar ainda outras técnicas:
• Climatização: Processo de adequar, por meio de equipamentos, a

temperatura e a umidade relativa do ar a parâmetros favoráveis à
preservação dos documentos.
• Desacidificação: Processo pelo qual o valor do pH do papel é elevado a

um mínimo de 7, com vistas à sua preservação.
• Encapsulação: Processo de preservação no qual o documento é

protegido entre folhas de poliéster transparente, cujas bordas são
seladas.
• Fumigação: Exposição de documentos a vapores químicos, geralmente

em câmaras especiais, a vácuo ou não, para destruição de insetos,
fungos e outros microorganismos.


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Simulado
Bom, agora que você já fez uma rápida revisão dos conceitos que tratamos ao
longo do curso, nossa sugestão é que tente resolver essas 30 questões sem
pesquisar o restante do material.
Tudo bem?
Depois, veja seu resultado, confira com a resolução proposta nas páginas
posteriores e, finalmente, visualize que tópicos da matéria precisam ser
revisitados com mais calma.
Vamos lá!
01 (CESPE – Defensoria Pública da União - Arquivista – 2010 -

Adaptada) O acervo arquivístico acumulado pelas empresas públicas e pelas
sociedades de economia mista é considerado, de acordo com a legislação,
arquivo público.
02. (Cespe – Ministério da Integração – Assistente Técnico-

Administrativo – 2009) - Os arquivos correntes são constituídos de
documentos com pouca frequência de uso que, pelo valor informativo que
apresentam, são mantidos próximos de quem os recebe ou os produz.
03. (CESPE – Defensoria Pública da União - Arquivista – 2010 -

Adaptada) O armazenamento dos documentos dos arquivos correntes deve,
pelas características dessa fase, ser centralizado em um único lugar no órgão
público ou empresa privada.
04. (CESPE – SEPLAG/DFTRANS - Analista de Transportes

Urbanos/Arquivista - 2008) - Guarda temporária é sinônimo de arquivo
intermediário.

Adaptada) Os arquivos intermediários são formados por documentos
semiativos, que não precisam ser mantidos próximos aos usuários diretos.
06. (Cespe – Policia Federal – Escrivão – 2009) - O documento de

arquivo somente adquire sentido se relacionado ao meio que o produziu, e o
seu conjunto tem de retratar a estrutura e as funções do órgão que acumulou
esse documento.


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07. (CESPE – SECAD/TO – Papiloscopista – 2008) - Manuscritos

colecionados por uma instituição podem ser considerados arquivos.
08. (CESPE – SECAD/TO – Papiloscopista – 2008) - A principal finalidade

dos arquivos é servir à administração, constituindo-se, com o decorrer do
tempo, em base para o conhecimento da história.
09. (Cespe – Policia Federal – Escrivão – 2009) - O princípio de respeito

aos fundos é fundamental para a ordenação dos acervos arquivísticos de
terceira idade, o que torna evidente que a estrutura e o funcionamento da
administração são os elementos que guiam o arranjo dos documentos.

Adaptada) As funções de criação, avaliação, aquisição, classificação,
descrição, difusão e preservação se fundamentam no princípio arquivístico da
proveniência.

Adaptada) Os objetivos de produção dos arquivos estão relacionados às
questões administrativas, funcionais e legais.
12. (Cespe – Policia Federal – Escrivão – 2009) - Documentos

iconográficos são aqueles em formatos e dimensões variáveis, com
representações geográficas, arquitetônicas ou de engenharia.
13. (CESPE – MMA - Agente Administrativo – 2009) - A gestão de

documentos é aplicada originalmente na idade permanente.

Adaptada) A gestão de documentos é um dos elementos da gestão da
informação em um órgão público ou empresa privada e se distingue dos outros
estoques informacionais pela natureza e pelas características do documento de
arquivo.
15. (CESPE – MMA - Agente Administrativo – 2009) - Na gestão de

documentos, a fase de produção refere-se à elaboração de documentos
resultantes de atividades de um órgão ou setor e contribui para que sejam
criados apenas documentos essenciais à administração e evitadas a duplicação
e a emissão de vias desnecessárias.

Adaptada) A passagem pelo arquivo intermediário indica que o documento vai
ter como destinação final a eliminação.


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17. (CESPE – MMA - Agente Administrativo – 2009) A inclusão de dados

sobre o documento em uma base de dados é conhecida como registro de
documentos e faz parte das atividades de protocolo, vinculadas aos arquivos
correntes.
18. (CESPE – Defensoria Pública da União – Agente Administrativo –

2010 - Adaptada) As rotinas do setor de protocolo incluem atividades de
classificação, registro, avaliação e empréstimo de documentos.

Adaptada) – O curso do documento desde a sua produção ou recepção até o
cumprimento de sua função é conhecido como distribuição.

Adaptada) - A principal função da avaliação é a eliminação de documentos.
21. (Cespe – Policia Federal – Escrivão – 2009) - O acesso aos

documentos recolhidos ao arquivo permanente, por natureza, é restrito, e
esses documentos podem ser consultados apenas com autorização da
instituição que os acumulou.
22. (CESPE – SECAD/TO – Papiloscopista – 2008) - Os prazos de

prescrição e decadência de direitos, que podem ser verificados na legislação
em vigor, são elementos importantes para o trabalho de avaliação de
documentos.
23. (CESPE – TRE/GO - Técnico Judiciário /Administrativa – 2009 -

Adaptada) Os processos de passagem de documentos do arquivo corrente
para o intermediário e deste para o permanente são denominados,
respectivamente, arquivamento e acondicionamento.

2010 - Adaptada) Os documentos na fase intermediária, ou segunda idade
dos arquivos são recebidos por transferência dos arquivos correntes.

Urbanos/Arquivista - 2008) - Os documentos de guarda temporária devem
ser mantidos por cinco anos.
26. (CESPE – ANVISA -Técnico Administrativo – 2007) - Arranjo,

descrição, publicação, preservação, avaliação, criação e referência são
atividades desenvolvidas nos arquivos permanentes.


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2010 - Adaptada) Considere que os documentos de um determinado setor da
DPU estejam organizados com base na procedência ou local. Nessa situação, o
método de arquivamento adotado denomina-se onomástico.
28. (CESPE – TRE/MG - Técnico Judiciário – Administrativa – 2009 –

Adaptada) - De acordo com as regras de alfabetação, está correta a seguinte
apresentação de ordenação de pastas de funcionários de um órgão:
D’Almeida, Paulo
D’Andrade, Roberto
D’Carmo, Anísio
29. (Cespe – Policia Federal – Escrivão – 2009) - A microfilmagem é

grande aliada da redução de espaço ocupado pelos documentos arquivísticos
em papel, bem como da preservação dos documentos originais. Entretanto, no
caso dos documentos considerados de valor permanente, a microfilmagem não
permite a eliminação dos documentos originais.

2010 - Adaptada) Acondicionamento é a sequência de operações intelectuais
e físicas que corresponde à guarda ordenada de documentos.


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GABARITO:
01 02 03 04 05 06 07 08 09 10
C E E C C C E C C C
11 12 13 14 15 16 17 18 19 20
C E E C C E E E E E
21 22 23 24 25 26 27 28 29 30
E C E C E E E E


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Resolução de questões
01 (CESPE – Defensoria Pública da União - Arquivista – 2010 -

Adaptada) O acervo arquivístico acumulado pelas empresas públicas e pelas
sociedades de economia mista é considerado, de acordo com a legislação,
arquivo público.
Resolução:
O arquivo acumulado pela administração indireta, incluindo empresas estatais,

é considerado arquivo público, logo a questão está correta.
02. (Cespe – Ministério da Integração – Assistente Técnico-

Administrativo – 2009) - Os arquivos correntes são constituídos de
documentos com pouca frequência de uso que, pelo valor informativo que
apresentam, são mantidos próximos de quem os recebe ou os produz.
Resolução:
Guarde bem: Os arquivos correntes são constituídos de documentos em curso

ou consultados frequentemente, ao contrário do que afirma o enunciado.
Portanto, item errado.

Adaptada) O armazenamento dos documentos dos arquivos correntes deve,
pelas características dessa fase, ser centralizado em um único lugar no órgão
público ou empresa privada.
Resolução:
Apesar de os arquivos correntes poderem ser centralizados, essa não é

necessariamente a regra.
Lembre que nessa fase os documentos são frequentemente acessados e

portanto, a descentralização pode ser utilizada para dar maior agilidade à
gestão dos documentos.
Finalmente, não esqueça que, em suas fases, intermediária e permanente, os

arquivos devem ser centralizados, embora possam existir depósitos de
documentos fisicamente separados.


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Idade do Valor Frequência de

Localização
arquivo predominante uso
Próximo aos
Corrente Primário Alta
escritórios
Distante dos
Intermediário Primário Média
escritórios
Distante dos
Permanente Secundário Baixa
escritórios
O item está, portanto, errado.

Urbanos/Arquivista - 2008) - Guarda temporária é sinônimo de arquivo
intermediário.
Resolução:
Exatamente. A permanência dos documentos no arquivo intermediário é

transitória, portanto, temporária. Lembre-se, por isso, o arquivo intermediário
é também chamado de “limbo” ou “purgatório”.
Os documentos são mantidos no arquivo intermediário, onde aguardam a

sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.

Adaptada) Os arquivos intermediários são formados por documentos
semiativos, que não precisam ser mantidos próximos aos usuários diretos.
Resolução:
Correto. Os arquivos intermediários são aqueles que ainda possuem valor

primário, mas não são utilizados com frequência, não precisando, portanto, ser
mantidos próximos aos usuários.
06. (Cespe – Policia Federal – Escrivão – 2009) - O documento de

arquivo somente adquire sentido se relacionado ao meio que o produziu, e o
seu conjunto tem de retratar a estrutura e as funções do órgão que acumulou
esse documento.
Resolução:
O enunciado está perfeito. O documento de arquivo só tem sentido se

relacionado ao meio que o produziu. Eles atestam e comprovam as atividades
do órgão ou instituição que os produziu e/ou recebeu no decorrer de suas
atividades. Seu conjunto deve retratar a estrutura e as funções do órgão
gerador / acumulador. Portanto, item correto.


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07. (CESPE – SECAD/TO – Papiloscopista – 2008) - Manuscritos

colecionados por uma instituição podem ser considerados arquivos.
Resolução:
Já percebeu onde está o erro?
Ora, não há possibilidade de coleção nos arquivos, pois é fundamental a

relação orgânica entre seus elementos, os documentos de arquivo
surgem obrigatoriamente dentro das funções e atividades de uma
administração.
Uma das características básicas dos arquivos é que o conjunto de documentos

deve ter relação orgânica e origem em decorrência do exercício de atividades
específicas das entidades que os produziram e receberam.
Portanto, não se considera arquivo uma coleção particular, reunida por uma
pessoa ou instituição.
A questão está errada.
08. (CESPE – SECAD/TO – Papiloscopista – 2008) - A principal finalidade

dos arquivos é servir à administração, constituindo-se, com o decorrer do
tempo, em base para o conhecimento da história.
Resolução:
Outra questão que cobra o conhecimento do art. 1º da Lei nº 8.159, de 1991.
Mas, vamos um pouquinho além.
Inicialmente, devemos salientar que o § 3º do art. 8º da Lei nº 8.159, de

1991, dispõe que os conjuntos de documentos públicos de valor histórico,
probatório e informativo devem ser definitivamente preservados.
(arquivos permanentes, lembra-se?)
Vamos recordar também os valores dos documentos:
O valor primário é atribuído ao documento em função do interesse que possa

ter para a entidade produtora, levando-se em conta a sua utilidade para fins
administrativos, legais e fiscais.
Já, o valor secundário é atribuído a um documento em função do interesse

que possa ter para a entidade produtora e outros usuários, tendo em vista a
sua utilidade para fins diferentes daqueles para os quais foi originalmente
produzido.


Aula 05
Nesse sentido, tendo em vista o valor primário, os arquivos têm como

finalidade principal, apoiar a administração a qual pertencem, promovendo
programas de gestão de documentos, para que estes cumpram com suas
finalidades.
Em um segundo momento, os arquivos têm a finalidade de recolher, preservar

e dar acesso aos documentos que possuam um valor histórico, cultural,
informativo, de prova etc. (valor secundário)
Portanto, a questão está certa.
09. (Cespe – Policia Federal – Escrivão – 2009) - O princípio de respeito

aos fundos é fundamental para a ordenação dos acervos arquivísticos de
terceira idade, o que torna evidente que a estrutura e o funcionamento da
administração são os elementos que guiam o arranjo dos documentos.
Resolução:
Ao se tratar de arquivo permanente (=terceira idade), deve-se sempre levar

em consideração o princípio da proveniência, ou seja, o respeito aos fundos.
O arranjo, por sua vez, consiste na reunião e ordenação adequada dos

documentos no arquivo permanente.
Desta forma, respeitando-se o princípio da proveniência, o arranjo feito deverá

espelhar a estrutura e a administração do órgão que os produziu. Portanto, o
item está certo.

Adaptada) As funções de criação, avaliação, aquisição, classificação,
descrição, difusão e preservação se fundamentam no princípio arquivístico da
proveniência.
Resolução:
A gestão de documentos dentro de um arquivo deve objetivar a manutenção

da individualidade, do caráter orgânico desse arquivo (=respeito aos fundos).
Ou seja, estamos falando do princípio da proveniência, portanto, o item está
correto.

Adaptada) Os objetivos de produção dos arquivos estão relacionados às
questões administrativas, funcionais e legais.
Resolução:


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Perfeito. O objetivo primordial da produção dos arquivos está relacionado ao

seu valor primário, ou seja, às questões administrativas, funcionais e legais.
Logo, o item está correto.
12. (Cespe – Policia Federal – Escrivão – 2009) - Documentos

iconográficos são aqueles em formatos e dimensões variáveis, com
representações geográficas, arquitetônicas ou de engenharia.
Resolução:
Documentos iconográficos: suporte sintético, em papel emulsionado, como

fotografias, diapositivos, desenhos etc.; documentos cartográficos:
representações geográficas, arquitetônicas ou de engenharia (mapas, plantas,
perfis etc.). Portanto, item errado.
13. (CESPE – MMA - Agente Administrativo – 2009) - A gestão de

documentos é aplicada originalmente na idade permanente.
Resolução:
A idade permanente corresponde à última fase do ciclo de vida do documento,

portanto, a gestão documental não começa aí, é lógico.
A gestão documental deve envolver todas as fases do ciclo de vida do

documento. Ou seja, “começar do começo” – na fase corrente.
Portanto a assertiva está errada.

Adaptada) A gestão de documentos é um dos elementos da gestão da
informação em um órgão público ou empresa privada e se distingue dos outros
estoques informacionais pela natureza e pelas características do documento de
arquivo.
Resolução:
Perfeito. Item correto.
A gestão de documentos realmente faz parte da gestão de informações de uma

instituição, guardando as peculiaridades inerentes à arquivologia que
discutimos ao longo do nosso curso.
15. (CESPE – MMA - Agente Administrativo – 2009) - Na gestão de

documentos, a fase de produção refere-se à elaboração de documentos
resultantes de atividades de um órgão ou setor e contribui para que sejam


Aula 05
criados apenas documentos essenciais à administração e evitadas a duplicação

e a emissão de vias desnecessárias.
Resolução:
Essa questão trata da fase de produção de documentos. Pelo que já

estudamos, fica fácil respondê-la, não?
Veja só...
Vimos que a fase de produção refere-se à elaboração de documentos em

razão das atividades específicas de um órgão ou setor. Além disso,
falamos que uma importante característica dessa fase é a otimização da
criação de documentos, evitando duplicações e a emissões de vias
desnecessárias.
Portanto, o item é correto.

Adaptada) A passagem pelo arquivo intermediário indica que o documento vai
ter como destinação final a eliminação.
Resolução:
Opa... calma aí...
A passagem pelo arquivo intermediário não indica necessariamente que o

documento vai ser eliminado, pois seu destino pode ser também a guarda no
arquivo permanente.
Logo, questão errada.
17. (CESPE – MMA - Agente Administrativo – 2009) A inclusão de dados

sobre o documento em uma base de dados é conhecida como registro de
documentos e faz parte das atividades de protocolo, vinculadas aos arquivos
correntes.
Resolução:
Temos que checar se as atividades são do tipo RE-CLA-RE-MO. Lembra desse

mnemônico? São as atividades de Recebimento, Classificação, Registro e
Movimentação dos documentos
Nessa questão, temos:


Aula 05
• Recebimento e Classificação
• Registro e Movimentação
• Conservação e preservação (?)
Conservar e preservar os documentos não fazem parte das atividades de

recebimento, classificação, registro ou movimentação.
Portanto, o item está errado.

2010 - Adaptada) As rotinas do setor de protocolo incluem atividades de
classificação, registro, avaliação e empréstimo de documentos.
Resolução:
Mais uma questão sobre as atividades do protocolo...
Lembre do Re-Cla-Re-Mo!
Pois bem, avaliação não faz parte das atividades do protocolo, logo o item está
errado.

Adaptada) – O curso do documento desde a sua produção ou recepção até o
cumprimento de sua função é conhecido como distribuição.
Resolução:
O curso do documento desde sua produção até o cumprimento da sua função

constitui toda a gestão do documento corrente e não somente a distribuição
que é uma das atividades do protocolo.
Portanto, item incorreto.

Adaptada) - A principal função da avaliação é a eliminação de documentos.
Resolução:
A avaliação é o processo de analisar o valor e a frequência de uso do

documento, com objetivo de definir sua destinação.


Aula 05
Essa destinação, como vimos, pode ser a guarda no arquivo permanente ou a

eliminação. Dessa forma, está errado falar que a principal função da avaliação
é a eliminação de documentos.
21. (Cespe – Policia Federal – Escrivão – 2009) - O acesso aos

documentos recolhidos ao arquivo permanente, por natureza, é restrito, e
esses documentos podem ser consultados apenas com autorização da
instituição que os acumulou.
Resolução:
Ora, por natureza, os documentos mantidos nos arquivos permanentes são

providos de valor histórico-cultural, ou seja, servem para consulta. Portanto, o
item está errado.
22. (CESPE – SECAD/TO – Papiloscopista – 2008) - Os prazos de

prescrição e decadência de direitos, que podem ser verificados na legislação
em vigor, são elementos importantes para o trabalho de avaliação de
documentos.
Resolução:
Vimos que a avaliação é o processo de análise de documentos, visando a

estabelecer sua destinação (guarda temporária ou permanente, ou
eliminação), de acordo com os valores primários e secundários que lhes são
atribuídos.
Além disso, também falamos de alguns pontos-chave que devem ser

considerados nesse processo. Um deles refere-se aos prazos de prescrição e
decadência de direitos.
Ora, isso tudo é bem lógico, não?
Temos que levar em contas os prazos prescricionais e decadenciais antes de

eliminar um documento. Pense no seu imposto de renda. Você não tem que
guardar todos os documentos por, pelo menos, cinco anos?
Portanto, o item está certo.
23. (CESPE – TRE/GO - Técnico Judiciário /Administrativa – 2009 -

Adaptada) Os processos de passagem de documentos do arquivo corrente


Aula 05
para o intermediário e deste para o permanente são denominados,

respectivamente, arquivamento e acondicionamento.
Resolução:
Arquivamento e Acondicionamento? Nada a ver!
Arquivamento, como vimos, é uma das fases da gestão de documentos, que

consiste no conjunto de operações destinadas ao acondicionamento e
ao armazenamento de documentos.
Acondicionamento são as formas de embalagem ou guarda de

documentos visando à sua preservação e acesso.
Sabemos que os processos de passagem de documentos do arquivo

corrente para o intermediário e deste para o permanente são denominados,
respectivamente, transferência e recolhimento.

2010 - Adaptada) Os documentos na fase intermediária, ou segunda idade
dos arquivos são recebidos por transferência dos arquivos correntes.
Resolução:
Vamos lembrar da diferença entre transferência e recolhimento.
• Transferência: passagem do arquivo corrente para o intermediário.
• Recolhimento: passagem do arquivo corrente para o permanente.


Aula 05
Valor Frequência de uso Destino
permanece no arquivo
com valor primário alta
corrente
transferência para o
com valor primário baixa
arquivo intermediário
sem valor primário, mas recolhimento para o

baixa
com valor secundário arquivo permanente
sem valor primário e

- eliminação
secundário
Logo o item está correto.

Urbanos/Arquivista - 2008) - Os documentos de guarda temporária devem
ser mantidos por cinco anos.
Resolução:
Os prazos de guarda são baseados em estimativas de uso, em que documentos

deverão ser mantidos no arquivo corrente ou no arquivo intermediário, ao fim
dos quais a destinação é efetivada (recolhimento para guarda permanente ou
eliminação).
Esses prazos são definidos nas tabelas de temporalidade e variam de acordo

com o tipo de documento em questão.
Portanto, está errado afirmar genericamente que o prazo de guarda temporária

(arquivo intermediário) é de 5 anos.
Logo, questão errada.
26. (CESPE – ANVISA -Técnico Administrativo – 2007) - Arranjo,

descrição, publicação, preservação, avaliação, criação e referência são
atividades desenvolvidas nos arquivos permanentes.
Resolução:
Lembra do nosso mnemônico com as funções do arquivo permanente? De-Co-

Re-Ar?


Aula 05
Pois bem... Essa é mais uma questão sobre as atividades desenvolvidas nos
arquivos permanentes.
Vejamos:
• arranjo
• descrição e publicação
• preservação (=conservacão)
• avaliação (?)
• criação (?)
• referência
Avaliação e criação não são atividades do arquivo permanente (não fazem

parte do nosso De-Co-Re-Ar), são fases da gestão de arquivos correntes.

2010 - Adaptada) Considere que os documentos de um determinado setor da
DPU estejam organizados com base na procedência ou local. Nessa situação, o
método de arquivamento adotado denomina-se onomástico.
Resolução:
Vimos e revimos que o método de arquivamento que toma como base a

procedência ou o local é denominado geográfico.
Logo, a assertiva está errada.
28. (CESPE – TRE/MG - Técnico Judiciário – Administrativa – 2009 –

Adaptada) - De acordo com as regras de alfabetação, está correta a seguinte
apresentação de ordenação de pastas de funcionários de um órgão:
D’Almeida, Paulo
D’Andrade, Roberto
D’Carmo, Anísio
Resolução:
Lembra da regra 5 de alfabetação?
“Os artigos e preposições, tais como a, o, de, d, do, e, um, uma, não
são considerados.”


Aula 05
A ordenação deveria ser:
Almeida, Paulo D’
Andrade, Roberto D’
Carmo, Anísio D’
Veja que é a simples aplicação da regra. Portanto, leia e releia essas regras, tá
legal?
O item está errado.
29. (Cespe – Policia Federal – Escrivão – 2009) - A microfilmagem é

grande aliada da redução de espaço ocupado pelos documentos arquivísticos
em papel, bem como da preservação dos documentos originais. Entretanto, no
caso dos documentos considerados de valor permanente, a microfilmagem não
permite a eliminação dos documentos originais.
Resolução:
A primeira e mais importante razão para justificar o uso da microfilmagem é a

economia de espaço.
Ela também possibilita a preservação dos originais. Segundo a legislação

arquivística: os documentos oficiais ou públicos, com valor de guarda
permanente, não poderão ser eliminados após a microfilmagem, devendo ser
recolhidos ao arquivo público de sua esfera de atuação ou preservados pelo
próprio órgão detentor.
Portanto, item correto.
30. (CESPE – Defensoria Pública da União – Arquivista– 2010 -

Adaptada) Acondicionamento é a sequência de operações intelectuais e físicas
que corresponde à guarda ordenada de documentos.
Resolução:
Errado!
Acondicionamento consiste nas formas de embalagem ou guarda de

documentos visando à sua preservação.
Então, amigo, vamos parar por aqui.
Esperamos ter conseguido ajudá-lo a entender os principais pontos da

disciplina e, dessa forma, contribuir para seu sucesso na prova.

Aula 05
Estamos sempre à disposição, seja pelo fórum de dúvidas, seja pelos nossos e-
mails:
davi@pontodosconcursos.com.br; e
fernando@pontodosconcursos.com.br
Bons estudos e boa sorte!
Davi Barreto e Fernando Graeff


Aula 05
Bibliografia
BRASIL. Conarq - Conselho Nacional de Arquivos. Dicionário Brasileiro de

Terminologia Arquivística.
BELLOTO, Heloisa Liberalli. Arquivos permanentes: tratamento documental. Rio

de Janeiro: Ed. FGV, 2004.
Decreto nº 4.553, de 27 de dezembro de 2002.
Decreto nº 1.171/1994 (e suas atualizações).
Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991.
PAES, Marilena Leite. Arquivo: teoria e prática. Rio de Janeiro: Ed. FGV, 2002.
SCHELLENBERG, T.R. Arquivos modernos, princípios e técnicas. Rio de Janeiro,

Ed. FGV, 2005.

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Arquivologia em Exercícios para Técnico Administrativo do MPU

Finalmente chegamos à nossa última aula.

Finalmente, queremos que veja as questões que acertou/erro e,

Pois chega de papo e mãos a obra!

Prof . Davi Barreto e Fernando Graeff www.pontodosconcursos.com.br 1

Arquivologia em Exercícios para Técnico Administrativo do MPU

Revisão dos principais tópicos de Arquivologia

Dentro do tópico “conceitos fundamentais de arquivologia”, a banca sempre

Arquivo pode ser definido como a designação genérica de um conjunto de

Guarde, especialmente, os dois pontos destacados acima:

1. O arquivo é caracterizado pela natureza orgânica que existe entre seus

2. Os documentos servem de prova das transações realizadas pela

Atenção: documentos de arquivo não podem ser colecionados, pois

O valor primário é atribuído ao documento em função do interesse que

O valor secundário é atribuído ao valor histórico, probatório e

Um assunto que está diretamente relacionado ao valor do arquivo é a Teoria

Prof . Davi Barreto e Fernando Graeff www.pontodosconcursos.com.br 2

Arquivologia em Exercícios para Técnico Administrativo do MPU

• Arquivo corrente (=primeira idade): documentos com valor primário

• Arquivo intermediário (=segunda idade, “limbo”, “purgatório”):

• Arquivo Permanente (=terceira idade): documentos que perderam

Atenção: documentos de valor permanente são inalienáveis e

O CESPE, em suas questões, adora associar os conceitos de valor dos

Ainda dentro de “conceitos fundamentais de arquivologia”, outro ponto

• Documento ostensivo: trata de assunto sem qualquer restrição

• Documento sigiloso: aquele que, pela natureza de seu conteúdo, deve

Lembre, ainda, que os documentos sigilosos se subdividem em quatro graus de

Continuando nesse contexto, o CESPE costuma elaborar questões sobre os

• Naquilo que diga respeito à sua pessoa, ao seu interesse particular

Arquivologia em Exercícios para Técnico Administrativo do MPU

• Naquilo que não diga respeito à própria pessoa, ao seu interesse

Finalmente, um último destaque, dentro do primeiro tópico do edital, são as

Arquivo especial Arquivo especializado

Vamos passar, agora, para o tópico “gerenciamento da informação e a gestão

1. Produção: elaboração dos documentos em decorrência das atividades

2. Utilização: atividades de protocolo (recebimento, classificação, registro,

3. Avaliação e destinação: análise dos documentos para estabelecer seus

Queremos que você tome bastante cuidado, principalmente, com as duas

Ainda “brincando” com as diferentes atividades de cada fase, a banca costuma

Portanto, guarde bem: o protocolo executa os procedimentos de

Arquivologia em Exercícios para Técnico Administrativo do MPU

Vejamos um quadro que ilustra as diferentes fases do arquivo...

Dentro da “gestão de documentos”, há outro assunto que é muito cobrado nas

Os métodos de arquivamento têm a tarefa de organizar o arquivo, de acordo

Esses métodos podem pertencer a dois grandes sistemas: direto (busca da

Prof . Davi Barreto e Fernando Graeff www.pontodosconcursos.com.br 5

Arquivologia em Exercícios para Técnico Administrativo do MPU

Variadex, Automático, Soundex, Rôneo e indireto

Aproveitando o embalo, vamos relembrar as regras de alfabetação.

1. Nos nomes de pessoas físicas, considera-se o último sobrenome e depois

Atenção: quando houver sobrenomes iguais, prevalece a ordem

2. Sobrenomes compostos de um substantivo e um adjetivo ou ligados por

Castelo Branco, Vitor

3. Os sobrenomes formados com as palavras Santa, Santo ou São seguem

Santa Rita, Flávia

4. As iniciais abreviativas de pronomes têm precedência na classificação de

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Arquivologia em Exercícios para Técnico Administrativo do MPU

6. Os sobrenomes que exprimem grau de parentesco como Filho, Júnior,

Costa Filho, Jorge da

Atenção: os graus de parentesco da alfabetação só serão considerados

7. Os títulos não são considerados na alfabetação, sendo colocados após o