Aula 05

Aula 05
Noções de Administração p/ ANVISA (Técnico Administrativo) - Com videoaulas
Professores: Rodrigo Rennó, Tulio Gomes
04491090386 - Adriana Vasconcelos Araújo

Noções de Administração Pública p/ Técnico da Anvisa
Teoria e exercícios comentados
Prof. Rodrigo Rennó – Aula 05
Aula 5: Noções de Arquivologia
Olá pessoal, tudo bem?

Nessa aula, iremos cobrir o seguinte tópico:
 Noções de arquivologia; Conceitos fundamentais de

arquivologia; O gerenciamento da informação e a gestão de
documentos: diagnósticos; arquivos correntes e intermediário;
protocolos; avaliação de documentos; arquivos permanentes;
Gestão de documentos: protocolo de recebimento, registro,
distribuição, tramitação e expedição de documentos;
Preservação e conservação de documentos de arquivo.
Espero que gostem da aula!
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Prof. Rodrigo Rennó www.estrategiaconcursos.com.br 1 de 49

Sumário
Arquivo ............................................................................................. 3
Conceito ......................................................................................... 3
Finalidade ....................................................................................... 4
Princípios ........................................................................................ 4
Princípio da proveniência .................................................................... 5
Princípio da organicidade .................................................................... 5
Princípio do respeito à ordem original ...................................................... 5
Princípio da unicidade ....................................................................... 5
Princípio da indivisibilidade ou integridade ................................................ 6
Princípio da cumulatividade ................................................................. 6
Princípio da Territorialidade ................................................................. 6
Princípio da autenticidade ................................................................... 6
Classificação dos Arquivos ....................................................................... 7
Classificação dos Documentos .................................................................. 12
Procedimentos Administrativos ................................................................. 19
Protocolo ...................................................................................... 19
Recebimento, Registro e Distribuição de Documentos: .................................. 19
Tramitação .................................................................................. 19
Expedição de Documentos................................................................. 20
Correspondência .............................................................................. 20
Procedimentos relacionados à correspondência .......................................... 20
Processos ...................................................................................... 20
Procedimentos relacionados ao processo ................................................. 21
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Arquivamento e ordenação de documentos de arquivo ........................................ 28

Tipos de Arquivamento ....................................................................... 29
Sistemas de Arquivamento ................................................................... 29
Métodos de Arquivamento ................................................................... 29
Tabela de Temporalidade ....................................................................... 36
Avaliação de Documentos .................................................................... 36
Lista de Questões Trabalhadas na Aula. ........................................................ 39
Gabaritos. ........................................................................................ 48
Bibliografia ...................................................................................... 49

Arquivologia
Conceito
Arquivo denomina-se uma reunião de documentos confeccionados

por uma organização e guardados sob diversos critérios visando à
conservação.
A Lei nº 8.159, de 1991, que dispõe sobre a política nacional de
arquivos públicos e privados, conceitua arquivos da seguinte forma:
“Art. 2º - Consideram-se arquivos, para os fins
desta Lei, os conjuntos de documentos
produzidos e recebidos por órgãos públicos,
instituições de caráter público e entidades privadas,
em decorrência do exercício de atividades
específicas, bem como por pessoa física, qualquer
que seja o suporte da informação ou a
natureza dos documentos”.
Documento, no entanto, é toda informação registrada em um

suporte material, suscetível de consulta, estudo prova e pesquisa, pois
comprova fatos, fenômenos, formas de vida e pensamentos do homem em
determinada época ou lugar1.
Logo, toda e qualquer informação registrada pode ser considerada
documento, uma vez que independe do material físico onde é feito esse
registro. Dessa forma, documentos de arquivos, sejam eles papeis, fotos,
mapas, podem estar registrados em vários suportes, como: textuais,
iconográficos, cartográficos ou até.
Pessoal, a administração da documentação pública, ou de caráter
público, é competência das instituições arquivísticas federais, estaduais,
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do Distrito Federal e municipais. Entretanto, cabe ao Arquivo Nacional

a organização e administração dos documentos produzidos e recebidos pelo
Poder Executivo Federal, senão vejamos:
“Art. 18 - Compete ao Arquivo Nacional a
gestão e o recolhimento dos documentos
produzidos e recebidos pelo Poder Executivo
Federal, bem como preservar e facultar o acesso
1
(Miranda, 2010)

aos documentos sob sua guarda, e acompanhar e

implementar a política nacional de arquivos”.
Em provas de concursos, o arquivo pode ter diversas denominações,
dentre elas, ressaltamos as seguintes:
Arquivo
Órgãos com a finalidade de guardar e

conservar os documentos;
Local em que se deva guarda o acervo,
Móvel para colocação de documentos;
Conjunto de documentos.
Figura 1. Outras denominações de arquivos em provas de concurso.
Enfim, percebam que as bancas podem denominar de forma mais

variada possível, sendo que a fonte de informação presente no arquivo e
acumulada naturalmente durante suas atividades é considerada importante
e estratégica dentro de uma organização.
Finalidade
A finalidade de um arquivo tem relação direta com a quantidade de

documentos que a organização produz, assim como com os métodos de
guarda utilizados e a avaliação para destinação final.
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Dessa forma, a guarda de documentos, sua preservação, assim como

a possibilidade de facilmente consultá-los e desarquivá-los quando forem
necessárias buscar as informações lá depositadas são primordiais para um
arquivo.
Princípios
As bancas de concurso costumam cobrar alguns princípios referentes

aos arquivos. Listarei alguns que já caíram em provas. Lembrando de que
a lista abaixo não é exaustiva, ok?

Princípio da proveniência
De acordo com este princípio, os arquivos devem ser organizados

conforme a competência e as atividades da organização ou pessoa que seja
responsável pela produção, acumulação ou guarda dos documentos. Este
princípio também pode ser denominado de “princípio de respeito aos
fundos” ou “princípio da procedência”.
Os arquivos originários não devem ser misturados com outros de
origens diferentes, devendo manter a sua individualidade. Dessa forma,
mantem a identidade do documento ligada ao seu produtor.
Princípio da organicidade
A organicidade é a forma em que os arquivos refletem as atividades

e funcionalidades da organização em suas relações externas e internas. Ou
então, pode ser considerada como “a relação natural entre documentos de
um arquivo em decorrência das atividades da entidade produtora2”.
Princípio do respeito à ordem original
De acordo com esse princípio, deve ser respeitada a ordem em que

os documentos são produzidos. Dessa forma, a ordem original dos arquivos
deve ser preservada para que também se respeite o princípio da
organicidade.
Princípio da unicidade
Esse princípio versa que os documentos constantes em um arquivo

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possuam um caráter único, independente da sua espécie, forma, tipo ou

suporte.
Logo, os documentos presentes em um arquivo serão considerados
únicos. “O documento arquivístico é único no conjunto documental ao qual
pertence. Podem existir cópias em um ou mais grupos de documentos, mas
cada cópia é única em seu lugar, porque o conjunto de suas relações com
os demais documentos do grupo é sempre único3”.
2
Portaria nº 412, de 5 de setembro de 2012.
3
Idem

Princípio da indivisibilidade ou integridade
Conforme esse princípio, os fundos de arquivo não podem sofrer

nenhum tipo de dispersão, mutilação, alienação, destruição que não seja
permitida. Também não cabem acréscimos indevidos de peças de
documentos. Com isso, o princípio dispõe que o valor do documento é maior
que ele está contido em um conjunto de documentos do que sozinho.
Princípio da cumulatividade
Para esse princípio, o arquivo deriva de uma composição natural e

progressiva. Dessa forma, a medida que o produtor realiza suas atividades,
os documentos derivados são acumulados no arquivo, sendo, portanto,
considerados produtos diretos e imediatos daquelas atividades.
Princípio da Territorialidade
De acordo com esse princípio, o documento produzido deve se

guardado perto de onde foi confeccionado, exceto quando se tratar de
documentos em que não possa definir a territorialidade, como aqueles
referentes a acordos entre países ou ações militares, por exemplo.
Princípio da autenticidade
“Os documentos devem ser criados e conservados de acordo com os

procedimentos regulares que podem ser comprovados”4.
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4
(Teixeira, 2010)

Classificação dos Arquivos
1 - Entidades mantenedoras
Dependendo da entidade que venha manter o arquivo, ele poderá ser

classificado da seguinte forma:
Público: são aqueles produzidos e/ou recepcionados por órgãos
públicos devido a suas atividades. Esses órgãos podem ser tanto da esfera
federal, quanto estadual, quanto municipal e executarem as funções
executivas ou legislativas ou judiciárias.
De acordo com a Lei nº 8.159, de 1991, ”são também públicos os
conjuntos de documentos produzidos e recebidos por instituições de caráter
público, por entidades privadas encarregadas da gestão de serviços
públicos no exercício de suas atividades”.
Dessa forma, as entidades privadas, desde que sejam encarregadas
da gestão de serviços públicos, podem ter arquivos públicos, ok?
Privado: são os conjuntos de documentos produzidos e/ou recebidos

por pessoas físicas ou jurídicas, devido às atividades que executam.
O Poder Público pode identificar os arquivos privados como sendo de
interesse público e social. Para isso, basta que sejam considerados como
fontes relevantes para a história e desenvolvimento científico nacional.
Caso sejam classificados como de interesse publico e social, fica
proibida a alienação com dispersão ou perda da unidade documental dos
arquivos privados. Também fica proibida a transferência para o exterior. Se
for decidida pela alienação, o Poder Público terá a preferência na transação,
ok?
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2 Natureza dos documentos
Especiais: São aqueles que guardam os documentos de suporte

variados, demandando atenção especial em sua guarda. Como exemplo,
têm-se: os arquivos em meio digital, fitas de vídeo, películas, slides,
fotografias, etc.
Especializados: São aqueles que guardam os documentos conforme

o assunto ou área especializada. Como exemplo, têm-se: arquivos
jornalísticos, criminais, geográficos, etc.

3 Estágios de evolução
Os estágios de evolução dos arquivos podem ser denominados de

“teoria das três idades”, ou mesmo de “ciclo vital dos documentos”. A
avaliação é atividade arquivística é primordial em determinar o ciclo de vida
documental, pois nela que se determina em que fase encontra-se o
documento avaliado.
São estágios da evolução, conforme a Lei nº 8.159, de 1991:
Correntes: Também denominados de “arquivos de primeira idade”,
são aqueles que guardam documentos identificados como correntes.
Segundo a Lei nº 8.159, de 1991, os documentos correntes “aqueles em
curso ou que, mesmo sem movimentação, constituam objeto de
consultas frequentes”. Os arquivos correntes possuem valor primário
(ou imediato ou administrativo ou probatório).
Intermediários: Também conhecidos como “arquivos de segunda

idade”, são “aqueles que, não sendo de uso corrente nos órgãos
produtores, por razões de interesse administrativo, aguardam a sua
eliminação ou recolhimento para guarda permanente”5.
Percebam que os arquivos intermediários contemplam os
documentos de pouco uso pela organização, no entanto, ainda podem vir a
ser objeto de consulta, ou mesmo apenas respeitando os prazos legais.
Dessa forma, os arquivos intermediários podem ser apontados como
uma extensão dos arquivos correntes, diferenciando, apenas, na baixa
frequência quanto ao uso dos documentos.
Por fim, os arquivos intermediários também possuem valor primário
(ou imediato ou administrativo ou probatório).
Permanentes: Os arquivos de terceira idade, como também são

chamados os arquivos permanentes, guardam os “documentos de valor
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histórico, probatório e informativo que devem ser definitivamente

preservados”6.
O valor histórico refere-se à possibilidade de uso dos documentos
para outros fins daqueles que foram criados, uma vez que são considerados
como fonte de pesquisa e informações para terceiros e para a própria
administração7.
5
Lei nº 8.159/91
6
Idem
7
(Miranda, 2010)

Esses valores probatórios e informativos, que fazem com que o

documento seja direcionado ao arquivo permanente, possuem o que a
doutrina chama de valor secundário (ou permanente, ou de arquivo ou
informativo).
Dessa forma, podemos observar que os arquivos permanentes não
possuem nenhum valor administrativo, no entanto, devem ser guardados
ao longo do tempo devido ao valor que possuem por pessoas físicas ou
jurídicas e recolhidas de modo sistemático.
Vamos ver como as bancas já cobraram esse tema?
1 – (CESPE – ANCINE – ANALISTA – 2013) Conforme a legislação
arquivística, os documentos de arquivo podem ser identificados em
correntes, intermediários e permanentes.
De acordo com o artigo 8º da Lei nº 8.159, de 1991, os documentos

públicos são identificados como correntes, intermediários e permanentes.
Gabarito, portanto, questão correta.
2 - (FGV - CONDER - TÉCNICO – 2013) Assinale a alternativa que

indica a atividade arquivística essencial que determina o ciclo de
vida documental.
a) Avaliação.
b) Classificação
c) Indexação
d) Ordenamento
e) Descrição.
A alternativa que indica a atividade arquivística essencial que

determina o ciclo de vida documental é a A.
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Vimos que o ciclo de vida dos documentos ou a teoria das três idades
são considerados como os estágios da evolução dos arquivos, que seriam:
Correntes, Intermediários ou Permanentes. Dessa forma, o gabarito é letra
A.
3 - (FGV - CONDER - TÉCNICO – 2013) O valor secundário refere-se

ao uso para outros fins que não aqueles para os quais os
documentos foram criados. O documento, para que tenha valor
secundário, deve ser:
a) histórico ou informativo.
b) administrativo ou informativo.

c) legal ou probatório.
d) probatório ou informativo.
e) probatório ou histórico.
Os arquivos de terceira idade ou permanentes acumulam os

documentos de valor histórico, probatório e informativo que devam ser
preservados.
Entretanto, para que o documento tenha valor secundário com a
possibilidade de ser usado para fins diferentes daqueles que foi
originalmente criado, passando a ser utilizado como fonte de pesquisa e
informação, deve ser probatório ou informativo. Gabarito, portanto, letra
D.
4 Extensão de sua atuação
Antes de qualquer explicação sobre essa classificação, vale ressaltar

que apenas estão incluídos nesse tópico os arquivos correntes, ok?
Setoriais: De acordo com Miranda8, esses são os arquivos instalados
nos próprios setores que utilizam os documentos no dia a dia. Desse modo,
ao classificar os arquivos em setores, os gestores estariam, de certa forma,
descentralizando os arquivos correntes, pois eles estariam perto dos
setores que os confeccionaram.
Centrais/Gerais: Do contrário dos arquivos setoriais, os gerais ou

centrais, “são aqueles que estão localizados fora dos setores de trabalho e
acumulam em um único local, documentos provenientes dos diversos
setores da instituição, de forma centralizada9”.
Normalmente, são utilizados por instituições de pequeno ou médio
porte, que possuem estrutura simplificada.
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Vejamos algumas questões cobradas em provas de concurso:

4 - (CESPE - TRT-17 -2009) A instalação de arquivos setoriais é uma
forma de centralização dos arquivos correntes da organização como
um todo.
8
(Miranda, 2010)
9
(Miranda, 2010)

Vimos que o arquivo setorial é uma forma de descentralização dos

arquivos correntes, pois estariam perto dos setores que os produziram, não
é verdade? Dessa forma, o gabarito é questão errada.
5 - (CESPE – AGU – AGENTE ADMINISTRATIVO - 2010) O arquivo

corrente é formado por documentos que estão em trâmite, mas que
não são consultados frequentemente porque aguardam sua
destinação final.
A primeira parte da questão está correta, pois os arquivos correntes

possuem documentos em trâmite. No entanto, o examinador tentou
confundir os conceitos de arquivos correntes e intermediários. São estes
últimos que não são consultados frequentemente, ok? Dessa forma, o
gabarito é questão errada.
6 - (CESPE - TRT-21 – ANALISTA JUDICIÁRIO – 2010) O acesso aos

documentos nos arquivos intermediários é ainda restrito aos
acumuladores, porque o arquivo intermediário é uma extensão dos
arquivos correntes, em que predomina o valor primário dos
documentos.
O acesso aos documentos do arquivo corrente é restrito aos seus

acumuladores, ou seja, aqueles que o produziram e utilizam-se deles para
o desempenho de suas funções na instituição.
Entretanto, o arquivo intermediário pode ser considerado como uma
extensão do arquivo corrente, podendo indicar o acesso aos seus
documentos também aos acumuladores, ok? Gabarito, portanto, questão
correta.
7 - (CESPE – CORREIOS – ANALISTA - 2011) O acervo de um arquivo

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permanente é constituído das preciosidades colecionadas ao longo

do tempo por pessoas físicas ou jurídicas e recolhidas de modo
assistemático.
A questão está errada apenas pela última palavra. O acervo de um

arquivo permanente é constituído das preciosidades colecionadas ao longo
do tempo por pessoas físicas ou jurídicas e recolhidas de modo
SISTEMÁTICO. Gabarito, portanto, questão errada.

Classificação dos Documentos
De modo semelhante aos arquivos, os documentos são classificados

após observarem alguns critérios. Dessa forma, os documentos podem ser
classificados quanto:
 Ao gênero;
 À espécie/tipologia;
 À natureza do assunto;
 À forma;
 Ao formato.
1 Quanto ao gênero:
Vejamos, no gráfico abaixo, como os documentos são classificados

de acordo com o gênero.
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Escritos ou textuais
informações em textos
Ex.: atas, certidões, relatórios, cartas
Sonoros
informações em forma de som
Ex.:disco de vinil, escuta telefônica
Iconográfico
informações em forma de imagem estática
Ex.:desenhos, fotografias, slides
Cartográfico
representação de uma área grande em formato reduzido
Ex.: mapas e plantas
Filmográficos
informações em forma de imagens, podendo ter ou não sons
Ex.: vídeos e filmes
Informáticos ou digitais
informações em meio digital
Ex.: arquivos em mp3, planilhas eletrônicas
Micrográficos
Informações em microformas
Ex.: microfilmes
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Figura 2. Classificação dos documentos quanto ao gênero.
Atenção quanto à classificação dos documentos de acordo com o

gênero. Algumas bancas já consideraram que o gênero iconográfico possui
como subgênero o cartográfico, ok?
Logo, cuidado com as pegadinhas nas provas, pois, na questão em
que houver essa abordagem, se não tiver mais nada que possa ser
considerado como incorreto, essa seria a resposta da questão, ok?
Outro detalhe quanto à classificação documental, que costuma cair
em provas, é a relativa à microfilmagem de documentos. A Lei nº 4.533,

de 1968 autoriza em todo o território nacional a microfilmagem de

documentos particulares e oficiais arquivados. Esta Lei é regulamentada
pelo Decreto nº 1.799, de 1996, o qual define o microfilme como o
resultado do processo de reprodução em filme, de documentos, dados e
imagens, por meios fotográficos ou eletrônicos, em diferentes graus de
redução.
De acordo com o artigo 15 do Decreto, a microfilmagem de
documentos poderá ser feita por empresas e cartórios habilitados nos
termos estabelecidos nele. Estas empresas e cartórios deverão obter o
registro no Ministério da Justiça e sujeitar-se à fiscalização que por este
será exercida.
8 – (CESPE – DPU – ARQUIVISTA – 2010) No que concerne a

procedimentos para registro e fiscalização das atividades de
microfilmagem de documentos, a obrigatoriedade de cadastro
junto ao Ministério da Justiça, estabelecida por lei, deve ser
cumprida por:
a) titular/proprietário dos documentos, no caso dos acervos
privados.
b) órgãos públicos que executem microfilmagem de documentos.
c) usuários internos de instituição detentora dos microfilmes para
consulta.
d) empresas e serviços notariais e de registro que executem
microfilmagem de documentos.
e) empresas públicas e privadas que detenham o monopólio na
comercialização dos serviços de microfilmagem.
Conforme vimos, a obrigatoriedade de cadastro junto ao Ministério

da Justiça para obter registro e se submeter à fiscalização das atividades
de microfilmagem de documentos deve ser cumprida por empresas e
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cartórios habilitados. Gabarito, portanto, letra D.
9 – (CESPE - CNJ – ANALISTA - 2013) Para o exercício legal da

microfilmagem, as empresas, cartórios e órgãos públicos que
prestam serviços a terceiros devem requerer registro no Ministério
da Justiça.
Conforme o parágrafo único do artigo 15 do Decreto nº 1.799, de

1996, para exercer a atividade de microfilmagem de documentos, as
empresas e cartórios, além da legislação a que estão sujeitos, deverão
requerer registro no Ministério da Justiça e sujeitar-se à fiscalização que
por este será exercida. Gabarito, portanto, questão correta.

2 Quanto à espécie/tipologia:
Vejamos agora a classificação de documentos quanto à

espécie/tipologia.
A espécie dos documentos está ligada ao seu aspecto formal, isto é,
de acordo com as suas informações. Após ligar a espécie com a atividade
(ou sua função) que irá executar, tem-se a tipologia documental. Temos,
portanto:
Espécie do
documento
Tipologia
documental
Atividade
ou função
do doc.
Figura 3. Espécie/tipologia documental
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Exemplos para essa classificação:

Contrato – espécie; Contrato de aluguel – tipologia documental;
Alvará – espécie; Alvará de funcionamento – tipologia documental
Declaração – espécie; Declaração de imposto de renda – tipologia
documental.
3 Quanto à natureza do assunto:
A classificação dos documentos quanto à natureza do assunto se dá

da seguinte forma:

 Ostensivo ou Ordinário – A administração não tem

prejuízos caso a informação seja divulgada. Logo, qualquer um pode
consulta-la.
 Sigiloso – O conhecimento do conteúdo desse tipo de
assunto deve ser restrito, devendo haver medidas de segurança na
sua guarda e na sua divulgação.
Ainda quanto ao documento ser considerado sigiloso, ele poderá ser

classificado conforme a graduação no sigilo em: ultrassecreto; secreto;
reservado.
O Decreto nº 7.845, de 2012, revogou o Decreto nº 4.553, de 2002,
que regulamentou a Lei nº 12.527, de 2011, que regulou o acesso à
informação, sendo aplicável a todas as esferas da administração pública
brasileira. No Decreto anterior, havia mais uma graduação de sigilo, isto é,
tinha o grau confidencial. Cuidado com pegadinhas na prova, ok? Essa
graduação não é mais aceita.
Os procedimentos previstos na Lei nº 12.527, de 2011, devem ser
observados por todas as esferas da administração pública brasileira, isto é,
pela União, pelos Estados, pelo Distrito Federal e pelos Municípios, com o
fim de garantir o acesso a informações.
E quem está subordinado à Lei de Acesso à Informação (LAI)? De
acordo com o parágrafo único do artigo primeiro da Lei, subordinam-se ao
regime: os órgãos públicos integrantes da administração direta dos Poderes
Executivo, Legislativo, incluindo as Cortes de Contas, e Judiciário e do
Ministério Público; as autarquias, as fundações públicas, as empresas
públicas, as sociedades de economia mista e demais entidades controladas
direta ou indiretamente pela União, Estados, Distrito Federal e Municípios.
As entidades privadas sem fins lucrativos que recebam, para
realização de ações de interesse público, recursos públicos diretamente do
orçamento ou mediante subvenções sociais, contrato de gestão, termo de
parceria, convênios, acordo, ajustes ou outros instrumentos congêneres
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também deverão se submeter às disposições da LAI.

Vejamos, no gráfico abaixo, o resumo quanto aos prazos desses
graus de sigilo:

prazo máx. de
restrição de acesso
Ultrasecreto à informação: 25
anos
prazo máx. de
Secreto à informação: 15
anos
prazo máx. de
Reservado à informação: 5
anos
Figura 4. Prazos de guarda de sigilo.
Vamos ver como o tema já foi cobrado?

10 – (CESPE - TC-DF – ANALISTA – 2014) A Lei de Acesso à
Informação é aplicável a todas as esferas da administração pública
brasileira.
Tanto a União, quanto os Estados, o DF e os Municípios (todas as

esferas) devem observar os procedimentos previstos na LAI. Gabarito,
portanto, questão correta.
11 – (CESPE – INPI – ANALISTA – 2013) Segundo a lei de acesso à

informação, a autenticidade é a qualidade da informação coletada
na fonte, com o máximo de detalhamento possível, sem
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modificações.
De acordo com a LAI, autenticidade é a qualidade da informação que

tenha sido produzida, expedida, recebida ou modificada por determinado
indivíduo, equipamento ou sistema.
Já a primariedade é a qualidade da informação coletada na fonte, com
o máximo de detalhamento possível, sem modificações.
Por fim, a LAI também define a disponibilidade e a integridade. A
primeira refere-se à qualidade da informação que pode ser conhecida e
utilizada por indivíduos, equipamentos ou sistemas autorizados. A segunda,

ou seja, a integridade seria a qualidade da informação não modificada,

inclusive quanto à origem, trânsito e destino.
Gabarito, portanto, questão errada, pois o comando refere-se à
primariedade e não autenticidade.
12 – (CESPE – MPU – TÉCNICO – 2013) Correspondência oficial em

cujo envelope haja indicação de particular não deve ser aberta,
mesmo que trate de assunto específico das atividades da instituição
destinatária.
Os documentos em geral são abertos no protocolo para que sejam

classificados. Entretanto, aqueles considerados como particulares ou
sigilosos, por exemplo, não poderão ser abertos, devendo ser direcionados
aos destinatários. Gabarito, portanto, questão correta.
13 - (CESPE - TRE-MS - 2007) A tipologia documental é a junção da

espécie documental com o suporte material.
Questão errada, pois vimo que a tipologia documental é o somatório

da espécie com a função ou atividade do documento, e não com o suporte.
Gabarito, portanto, questão errada.
14 - (CESPE - TRT-21 – ANALISTA – 2010) Rolo, jaqueta e cartão-

janela são exemplos de documentos do gênero micrográfico.
Por estarem reproduzidos em microformas, o rolo, a jaqueta e cartão-

janela, assim como as micro-fichas, são documentos do gênero
micrográfico. Gabarito, portanto, questão correta.
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15 - (CESPE – AGU – AGENTE ADMINISTRATIVO – 2010) Mapas,

perfis, desenhos técnicos e plantas fazem parte do gênero
documental cartográfico.
Todos os itens acima presentes no enunciado são exemplos de gênero

documental cartográfico. Dessa forma, o gabarito é questão correta.

Procedimentos Administrativos
Protocolo
O protocolo nada mais é do que o englobamento de várias atividades

que possuem a finalidade de obter controle sobre os documentos de uma
instituição, certificando que qualquer documento solicitado seja
rapidamente localizado e recuperado. O protocolo, no entanto, é
considerado atividade da fase corrente.
Para provas de concurso, vocês devem ter em mente que protocolo
tem relação com atividades de controle, como: recebimento, registro,
autuação, classificação, distribuição, movimentação, expedição.
Recebimento, Registro e Distribuição de Documentos:
De acordo com a Portaria SLTI/MPOG nº 5, de 2002, ao receber a

correspondência e proceder à abertura do envelope, o protocolo setorial
deverá observar:
 se está assinado pelo próprio remetente, por seu representante

legal ou procurador, caso em que deverá ser anexado o
instrumento de procuração;
 se está acompanhado dos respectivos anexos, se for o caso;
 se contém o comprovante de recebimento, e providenciar a
respectiva devolução;
 se a correspondência será autuada ou não.
Após o recebimento, o protocolo deverá tratar o documento conforme
os procedimentos exigidos destinados à correspondência ou processo, de
acordo com cada caso.
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Vale ressaltar que nenhuma correspondência poderá permanecer por

mais de 24h (vinte e quatro horas) nos protocolos, salvo aquelas recebidas
às sextas-feiras, véspera de feriados ou pontos facultativos.
Tramitação
De acordo com a Portaria SLTI/MPOG nº 5, de 2002, o conceito de

tramitação seria a movimentação do processo de uma unidade à outra,
interna ou externa, através de sistema próprio.

Em casos de documentos serem considerados “urgentes”, a

tramitação irá requerer maior celeridade que a rotineira, ok?
Expedição de Documentos
A expedição de documentos é a remessa da correspondência interna

ou externa no âmbito da Administração Pública Federal.
O protocolo central é a unidade junto ao órgão ou entidade,
encarregada dos procedimentos com relação às rotinas de recebimento e
expedição de documentos. Já o protocolo setorial a unidade localizada
junto aos setores específicos dos órgãos ou entidades, encarregada de dar
suporte às atividades de recebimento e expedição de documentos no
âmbito da área à qual se vincula; tem a finalidade de descentralizar as
atividades do protocolo central.
Correspondência
A comunicação na forma escrita que tramita nas instituições é

considerada correspondência. Claro que excetua do conceito de
correspondências, os chamados processos, ok?
As correspondências podem ser internas ou externas, oficial ou
particular, recebida ou expedida.
Procedimentos relacionados à correspondência
Recebimento e Registro de Correspondências: realizadas pelo

protocolo central de cada unidade, que, em até 24 horas (dias úteis) deverá
remeter ao protocolo setorial correspondente ao destinatário.
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Expedição de Correspondências: Toda correspondência oficial

deve ser identificada em sistema próprio por meio de informações como:
órgão emissor, sigla da unidade, numeração, destinatário, assunto e data
de emissão.
Processos
Processo pode ser considerado como um documento ou conjunto de

documentos protocolados e trabalhados por unidades autorizadas.

Procedimentos relacionados ao processo
Autuação ou formação de processo: todos os procedimentos

relacionados à formação e à caracterização de um processo, como: colocar
capa, registro em sistema, etiquetar, etc. O processo será formado com
documentos originais ou cópias autenticadas, não sendo permitido a
inclusão de papéis derivados de fax, ou convites festivos, por exemplo.
Numeração de folhas e peças: Numeração deverá ser realizada
em ordem crescente e sem rasura, além da utilização de carimbona posição
superior, direita da página.
Juntada por anexação: a juntada de processos por anexação
ocorre quando se quer manter um processo como principal e o outro como
acessório, com a renumeração do segundo processo. Possui caráter
definitivo.
Juntada por apensação: a juntada de processos por apensação
requer a superposição de um processo sobre o outro sem a necessidade de
renumerar nenhum dos processos. Possui caráter temporário.
Desentranhamento de Peças: retirada do meio do processo de
folhas ou peças após autorização de autoridade competente.
Desmembramento de Peças: retiragem de documentação de um
processo para inclui-lo em outro após autorização de autoridade
competente.
Encerramento do Processo: por diversos motivos, um processo
poderá ser encerrado. Vale lembrar de que um processo poderá ter vários
volumes de até 200 (duzentas) folhas.
Abertura de Volume Subsequente: Quando o processo atingir o
limite de folhas referido anteriormente, ele será encerrado com um “Termo
de Encerramento de Volume” e o volume seguinte iniciará com um “Termo
de Abertura de Volume”, com a numeração continuada.
Vejamos, agora, mais algumas questões de concurso público sobre o
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tema da aula?
16 - (FGV - CONDER - TÉCNICO – 2013) Leia o fragmento a seguir.

"Compete ao Arquivo Nacional a ______ e o recolhimento dos
documentos recebidos e produzidos pelo Poder ________ Federal,
bem como preservar e facultar o acesso aos ______ sob sua guarda
e acompanhar e implementar a política nacional de arquivos."
Assinale a alternativa que completa corretamente a lacuna do
fragmento acima.
a) execução - Legislativo - documentos.
b) descrição - Judiciário - sistemas.

c) classificação - Legislativo - sistemas.

d) avaliação - Executivo - arquivos.
e) gestão - Executivo - documentos.
Questão tirada do artigo 18 da Lei nº 8.159, de 1991, que dispõe

sobre a política nacional de arquivos públicos e privados.
“Art. 18 - Compete ao Arquivo Nacional a gestão e o recolhimento
dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder Executivo Federal, bem
como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda, e
acompanhar e implementar a política nacional de arquivos”.
Questão bem simples, não é verdade? Gabarito, portanto, letra E.
17 - (IESES - CRA-SC – AGENTE ADMINISTRATIVO – 2013) Sobre o

estágio de evolução, o arquivo que guarda a documentação mais
atual e frequentemente utilizada é corretamente chamado de:
a) Arquivo de primeira idade.
b) Arquivo de segunda idade.
c) Arquivo intermediário.
d) Arquivo permanente.
O arquivo que guarda a documentação mais atual e frequente é o

arquivo corrente, também chamado de primeira idade. Gabarito, portanto,
letra A.
18 - (IESES - CRA-SC – AGENTE ADMINISTRATIVO – 2013) Quanto

à natureza do assunto, aquele cuja divulgação não prejudica a
administração é corretamente chamado de:
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a) Ostensivo.
b) Reservado.
c) Secreto.
d) Sigiloso.
Quanto à natureza do assunto, o documento pode ser classificado em

ostensivo ou sigiloso.
No ostensivo, a administração não sofre prejuízos se a informação for
divulgada. Dessa forma, o gabarito é letra A.

19 - (FGV - FBN – ASISTENTE ADMINISTRATIVO – 2013) A partir

dos estágios de sua evolução, os arquivos podem ser classificados
em:
a) setoriais e gerais.
b) públicos e privados.
c) correntes, intermediários e permanentes.
d) administrativos, jurídicos e culturais.
De acordo com a teoria das três idades, os estágios de evolução dos

documentos são: corrente, intermediário e permanente. Dessa forma, o
gabarito é letra C.
20 - (FGV - FBN – ASSISTENTE ADMINISTRATIVO – 2013) Os

documentos produzidos por uma instituição pública são, entre
outras possibilidades, dos seguintes gêneros:
a) administrativos, públicos e culturais.
b) textuais, iconográficos e cartográficos.
c) documentais, sigilosos e ostensivos.
Segundo o gênero, os documentos produzidos por uma instituição

pública podem ser: escritos ou textuais, sonoros, iconográficos,
cartográficos, filmográficos, informáticos, micrográficos.
Dessa forma, o gabarito é letra B.
21 - (FGV - FBN – ASSISTENTE ADMINISTRATIVO – 2013) Assinale

a alternativa que indica como os documentos públicos podem ser
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classificados segundo a natureza do assunto.

a) Administrativos e jurídicos.
b) Secretos e reservados.
c) Administrativos e culturais.
d) Ostensivos e sigilosos.
Quanto à natureza do assunto, os documentos podem se classificados

em ostensivos (ou ordinários) e sigilosos. Desse modo, o gabarito é letra
D.

22 - (FGV - FBN – ASSISTENTE ADMINISTRATIVO – 2013) Assinale

a afirmativa que apresenta o conceito correto de arquivo.
a) Conjunto de documentos escritos, manuscritos ou impressos,
colecionados por uma pessoa física ou jurídica, em razão de suas
atividades ou funções.
b) Conjunto de documentos escritos, manuscritos ou impressos,
reunidos orgânica e automaticamente por uma pessoa física ou
jurídica, em razão de suas atividades ou funções.
c) Conjunto de documentos, de qualquer natureza, colecionados
por uma pessoa física ou jurídica, em razão de suas atividades ou
funções.
d) Conjunto de documentos de qualquer natureza, reunidos
orgânica e automaticamente por uma pessoa física ou jurídica, em
razão de suas atividades ou funções.
De acordo com o artigo 2º da Lei 8.159, de 1991, o conceito de

arquivo seria:
“Art. 2º - Consideram-se arquivos, para os fins desta Lei, os
conjuntos de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos,
instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do
exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer
que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos”.
As letras A e B limitam os tipos de documentos que constituem o
arquivo, o que é um erro, pois ele pode ser composto por qualquer natureza
de documento. Na letra A ainda tem outro erro “gritante” que é o fato de
dizem que os documentos são colecionáveis, característica das bibliotecas.
Esse mesmo erro, encontramos na letra C, o que a torna incorreta
também.
Dessa forma, o conceito que está correto é o apresentado na letra D,
sendo o gabarito da questão. 04491090386
23 - (FGV - FBN – ASSISTENTE ADMINISTRATIVO – 2013) Dentro

de um contexto mais amplo do campo arquivístico, o “Princípio de
Respeito aos Fundos” agrupa os documentos a partir
a) dos assuntos que tratam.
b) de quem os produziu.
c) da tipologia documental.
d) do gênero documental.

Também chamado de princípio da proveniência ou da procedência, o

princípio de Respeito aos Fundos apresenta como elemento principal quem
produziu os documentos.
Dessa forma, o gabarito é letra B.
24 - (FGV - FBN – ASSISTENTE ADMINISTRATIVO – 2013) Os

arquivos, ao serem analisados a partir da natureza dos documentos
que os constituem, podem ser classificados como:
a) correntes, intermediários e permanentes.
b) tipológicos, especiais e documentais.
c) textuais, iconográficos e digitais.
d) especiais e especializados.
A análise a partir da natureza dos documentos classifica os

arquivos em especiais e especializados. Já a análise dos documentos
segundo a natureza do assunto classifica-os em ostensivos e
sigilosos.
Desse modo, o gabarito é a letra D.
25 - (ESAF - DNIT - TÉCNICO – 2013) O arquivo é uma fonte de

informação importante e estratégica dentro de uma organização
pública. Assinale a opção que identifica uma das características do
arquivo.
a) É colecionado por razões culturais.
b) É constituído, prioritariamente, por documentos acumulados
pela atividade-meio.
c) É colecionado para registrar a memória da organização.
d) É constituído por documentos semelhantes aos de biblioteca.
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e) É acumulado naturalmente no desenvolvimento das atividades

de uma organização.
Vimos que a formação de um arquivo se dá por origem, isto é, devido

à acumulação natural devido às atividades da organização.
Logo, quando a questão trouxer alternativa afirmando que a
formação do arquivo seja por meio de coleção, ela estará incorreta, ok?
Gabarito, portanto, letra E

26 - (CESPE - TRE-MS - TÉCNICO – 2013) A relação natural entre

documentos de um arquivo é dada pela sua:
a) autenticidade.
b) unicidade.
c) veracidade.
d) organicidade.
e) imparcialidade.
A relação natural entre documentos de um arquivo em decorrência

das atividades da entidade produtora denomina-se organicidade, que é a
forma em que os arquivos refletem as atividades e funcionalidades da
organização em suas relações externas e internas. Gabarito, portanto, letra
D.
27 - (CESPE - TRE-MS - TÉCNICO – 2013) A lei de arquivos — Lei n.º

8.159/1991 — dispõe que:
a) os documentos privados não podem ser considerados de
interesse público.
b) a administração pública deve definir os custos relativos à
consulta aos documentos públicos.
c) o Arquivo Nacional do Poder Executivo, os arquivos do Poder
Legislativo, do Poder Judiciário e aqueles dos ministérios da
Marinha, das Relações Exteriores, do Exército e da Aeronáutica são
considerados arquivos federais.
d) os registros civis de arquivos de entidades religiosas não podem
ser identificados como de interesse público e social.
e) os arquivos privados são os conjuntos de documentos
produzidos ou recebidos exclusivamente por pessoas físicas.
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A letra A está errada, pois, conforme o artigo 12 da Lei, “os arquivos

privados podem ser identificados pelo Poder Público como de interesse
público e social, desde que sejam considerados como conjuntos de fontes
relevantes para a história e desenvolvimento científico nacional”.
A letra B está errada, pois conforme o art. 5º, “a Administração
Pública franqueará a consulta aos documentos públicos na forma desta Lei”.
A letra D está errada, pois conforme o artigo 16, “os registros civis
de arquivos de entidades religiosas produzidos anteriormente à vigência do
Código Civil ficam identificados como de interesse público e social”.

A letra E está errada, pois o artigo 11 dispõe que “consideram-se

arquivos privados os conjuntos de documentos produzidos ou recebidos por
pessoas físicas ou jurídicas, em decorrência de suas atividades”.
A única alternativa completamente correta é a letra C, sendo o
gabarito da questão.
28 - (CESPE - TRE-MS - TÉCNICO – 2013) A respeito da ordenação

dos documentos, assinale a opção correta.
a) Na ordem alfabética, considera-se a sequência numérica-
cronológica.
b) Os documentos, no sistema numérico simples, são agrupados em
sequência numérica, exigindo o índice alfabético remissivo.
c) A ordenação pelo sistema numérico cronológico determina que
os documentos sejam organizados conforme sua sequência
numérica, dispensando o índice alfabético remissivo.
d) Na ordenação temática dicionária, as letras são distribuídas
conforme a sequência dos assuntos.
e) A ordem geográfica prevê que os verbetes sejam ordenados por
temas.
A letra A está errada, pois na ordem alfabética, os assuntos estão

dispostos em ordem alfabética, seguindo as regras de alfabetação.
A letra C está errada, pois, nesse método, observam-se a ordem
alfabética e a data de entrada do documento no arquivo ou de sua
emissão.
Na ordenação temática, ou por assunto, ou ideográfica, separam-se
os documentos por assunto, podendo ser alfabético (dicionário ou
enciclopédico) ou numérico (duplex, decimal ou unitermo). A letra D está
errada, pois o método básico ideográfico alfabético dicionário, os assuntos
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estão dispostos em ordem alfabética. Já o enciclopédico, os dados ou títulos

gerais são agrupados em ordem alfabética.
A letra E está errada, pois no método geográfico, o local ou a
procedência é que é utilizado para que a informação seja recuperada.
A única letra correta é a B, sendo, portanto, o gabarito da questão.
29 - (CESPE - MPE-PI - TÉCNICO – 2012) A anexação e a apensação

dizem respeito à juntada de documento ou processo a outro
processo. Aquela se dá em caráter definitivo e esta, em caráter
temporário.

Vimos que a juntada por anexação ocorre quando se quer manter um

processo como principal e o outro como acessório, com a renumeração do
segundo processo, sendo de caráter definitivo.
Já a juntada apensação ocorre quando se requer a superposição de
um processo sobre o outro sem a necessidade de renumerar nenhum dos
processos, sendo de caráter temporário. Gabarito, portanto, questão
correta.
30 - (CESPE - TRE-MS - TÉCNICO – 2013) A gestão de documentos

contribui para as funções arquivísticas, de modo que:
a) sejam eliminados documentos em todo o ciclo de vida
documental.
b) apenas os documentos com valor administrativo sejam
organizados.
c) uma parcela dos documentos que constituem o patrimônio
arquivístico do país seja descartada.
d) os documentos sejam avaliados como de guarda permanente.
e) as políticas e atividades dos governos sejam documentadas
adequadamente.
A eliminação de documentos só ocorre na terceira fase de gestão dos

documentos, e não em todas as fases como afirma a letra A.
A letra B está errada, pois tanto os documentos com valor
administrativo, quanto os documentos com valor histórico devem ser
organizados.
As letras C e D estão erradas em afirmar que a gestão de documentos
contribui que parcela dos documentos que constituem o patrimônio
arquivístico do país seja descartada ou que apenas tenha a função de
avaliar como aqueles que sejam de guarda permanente.
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De acordo com a Lei 8.159/91, “considera-se gestão de documentos

o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua
produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e
intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda
permanente”. Por fim, a letra E está correta e é o gabarito da questão.
Arquivamento e ordenação de documentos de arquivo
Para que um arquivo seja bem organizado e bem administrado, ele

deverá ser planejado adequadamente ao ambiente local, de forma que o

espaço disponível seja condizente com o acervo. Também deverá possuir

uma equipe de apoio especializada e organizada, e apoio das chefias.
Tipos de Arquivamento
Vertical: Ideal para busca rápida dos documentos, pois são

guardados um ao lado do outro. Tipo mais utilizado nos arquivos correntes
pelo fato de possibilitar maior agilidade e ser mais econômico.
Horizontal: Ideal para arquivos permanentes, mapas, desenhos.
Nesse tipo, os documentos são colocados uns sobre os outros, e guardados
em caixas, estantes ou escaninhos.
Sistemas de Arquivamento
Direto: Sistema em que a recuperação do documento se dá

diretamente no local em que fora arquivado. (ex. de métodos que
pertençam aos sistemas de arquivamento direto: Alfabético, Geográfico)
Indireto: Sistema em que, para se recuperar o documento,
primeiramente deverá consultar um código ou índice alfabético. (ex. de
métodos que pertençam aos sistemas de arquivamento indireto: Numérico)
Métodos de Arquivamento
Dividem-se os métodos de arquivamento em Classes, como a seguir:

 Básicos – Alfabético, Geográfico, Numérico e Ideográfico
 Padronizados – Variadex, Automático, Soundex,
Mnemônico e Rôneo. 04491090386
O método alfabético é o mais simplificado, sendo, portanto, o de

maior praticidade, pois basta colocar as fichas em ordem alfabética.
Entretanto, pode causar maiores erros na hora de arquivar.
O método geográfico também é de fácil utilização, pois a busca pelo
documento se dá pela procedência (localização geográfica).
O método numérico remete a consulta do documento a um índice
alfabético remissivo. Se subdivide em : Simples (pasta arquivada em ordem
numérica), cronológico (documentos, e não pastas, arquivados em ordem
cronológica e, depois, numérica: Data-Número) e dígito-terminal (com
grupos numéricos: primário secundário e terciário).

Por fim, os métodos ideográficos (ou por assunto) podem ser dar
por ordem alfabética ou numérica. Já caiu em prova de concurso, a
subdivisão desses métodos ideográficos. Vejamos, então, como se dá essa
subdivisão?
O método ideográfico de ordem alfabética se subdivide em:
dicionário ou enciclopédico.
Já o método ideográfico de ordem numérica, se subdivide em:
duplex, decimal ou unitermo.
Voltando um pouco ao método alfabético, as bancas de concurso

costumam cobrar as chamadas Regras de Alfabetação. Vamos dá uma
olhada em algumas delas, segundo Valentini10?
1) Nome de pessoas físicas: considera o último sobrenome e depois
o prenome.
Ex.:
Barros, Fernando
Cravo, Luiz Sérgio
Vasconcelos, Carlos Antônio
Pessoal, caso haja sobrenomes iguais, o prenome prevalecerá sobre
o sobrenome na ordem alfabética, por exemplo:
Silva, Carlos
Silva, Jorge
Silva, Juca
2) Sobrenomes compostos de um substantivo e um adjetivo ou

ligados por hífen não se separam.
Ex.:
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Castelo Prata, Clóvis

Monte Azul, Pedro
Villa-Lobos, Ramon
3) Sobrenome formado com as palavras Santa, Santo ou São não se

separam.
Ex.:
10
(Valentini, 2009)

Santa Rita, Clara

Santo Antônio, Carlos
São Bernardo, Rogério
4) As iniciais abreviativas de prenomes têm precedência na

classificação de sobrenomes iguais.
Ex.:
Castro, J.
Castro, J. Almeida
Castro, Jonas
Castro, José
5) Os artigos e preposições, tais como a, o, de, d’, da, do, e, um,

uma não são considerados parte integrante do último sobrenome.
Ex.:
Bonfim, Pedro de
Bonfim, Ricardo d’
Costa, Lívia da
6) Os nomes que exprimem grau de parentesco como Filho, Júnior,

Neto, Sobrinho, são considerados parte integrante do último sobrenome,
mas não são considerados na ordenação alfabética.
Ex.:
Almeida Neto, Carlos
Almeida Filho, Paulo
Borges Sobrinho, João 04491090386
Vasconcelos Neto, Henrique
Obs. Se os prenomes forem iguais, aí sim os graus de parentescos

serão considerados.
Ex.:
Almeida Júnior, Carlos
Almeida Neto, Carlos
Almeida Sobrinho, Carlos

7) Os títulos não são considerados na alfabetação, ficando entre

parênteses após o nome completo.
Ex.:
Abreu, Milton (Coronel)
Ferreira, Lucas (Professor)
Pereira, Édson (General)
8) Nomes estrangeiros são considerados pelo último sobrenome,

exceto os casos de nomes espanhóis e orientais (que estudaremos nas
regras 10 e 11).
Ex.:
Albert, Charles
Muller, Paul
Taylor, Jorge
9) Partículas de nomes estrangeiros podem ou não ser consideradas.

O mais comum é considerá-las como parte integrante do nome quando
começadas com letra maiúscula.
Ex.:
Capri, Giulio di
Di Capri, Leonardo
Mc Adam, John
O’Brien, Gordon
10) Nomes espanhóis ou hispânicos são registrados pelo penúltimo

sobrenome.
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Ex.:
Camacho Guerra, Emílio
Lopez Diaz, Sandra
Lopez Ufarte, Oviedo
11) Nomes Orientais (japoneses, chineses e árabes) são registrados

como se apresentam.
Ex.:
Al Ben-Hur
Ali Mohamed

Deng Yutang
Omar Saad
12) Nome de firmas, empresas, instituições e órgãos governamentais

devem ser registrados como se apresentam, não considerando, no entanto,
os artigos e as preposições que deverão vir no fim, entre parênteses.
Ex.:
Boticário (O)
Colegial (A)
Globo (O)
Fundação Edson Queiroz
Library of Congress (The)
New York Times (The)
13) Nos títulos de congressos, conferências, reuniões, assembleias e

assemelhados, os números devem aparecer no fim, entre parênteses.
Ex.:
Conferência de Geologia (II)
Congresso de Jornalistas (Quinto)
Congresso de Jornalistas (Sexto)
Encontro de Geologia (3º)
31 - (FGV - AL-MT - SECRETÁRIA – 2013) Uma pasta em nome de

Clovis Fabiano da Silva Neto deve ser arquivada como:
a) Fabiano da Silva Neto, Clovis. 04491090386
b) Silva Neto, Clovis Fabiano da.

c) Da Silva Neto, Clovis Fabiano.
d) Neto, Clovis Fabiano da Silva.
e) Da Silva Neto, C. F.
Dentre os métodos de arquivamento, temos o método alfabético que

trata da organização do material a partir do nome de uma pessoa ou
empresa em ordem alfabética.

Entretanto, o método alfabético se divide em diversas regras e uma

delas é a abordada na questão da FGV, ou seja, relativo aos sobrenomes
de parentesco.
Nesta regra, os nomes que exprimem grau de parentesco como Filho,
Neto, Sobrinho, Junior são parte integrante do ultimo nome. Dessa forma,
a resposta correta é a letra B, sendo o gabarito da questão.
32 - (COPS-UEL - AFPR – ASSISTENTE ADMINISTRATIVO – 2013)

Sobre sistemas de arquivos e protocolos, considere as afirmativas
a seguir.
I. O método de arquivamento por assunto ou específico recupera
arquivos através de seu conteúdo.
II. Os documentos públicos são identificados como ofício,
recorrentes e fixos.
III. Os documentos de valor corrente são inalienáveis e
imprescritíveis.
IV. Arquivos Públicos são arquivos de instituições governamentais
de âmbito federal ou estadual ou municipal.
Assinale a alternativa correta.
a) Somente as afirmativas I e II são corretas.
b) Somente as afirmativas I e IV são corretas.
c) Somente as afirmativas III e IV são corretas.
d) Somente as afirmativas I, II e III são corretas.
e) Somente as afirmativas II, III e IV são corretas
No método de arquivamento por assunto ou ideográfico, os temas

são organizados conforme a ordenação alfabética do assunto. Dessa forma,
é correto afirmar que o método de arquivamento por assunto busca os
04491090386
arquivos por meio do seu conteúdo. Dessa forma, o item I está correto.
O item II está errado, pois os arquivos públicos são classificados
como correntes, intermediários e permanentes.
O item III também está errado, pois, conforme o artigo 10 da Lei nº
8,159, de 1991, os documentos de valor permanente são inalienáveis e
imprescritíveis.
Segundo o art. 17 da mesma Lei, a administração da documentação
pública ou de caráter público compete às instituições arquivísticas
federais, estaduais, do Distrito Federal e municipais. Logo, esse item
também está correto. O gabarito da questão é a letra B.

33 - (FGV - FBN – ASSISTENTE ADMINISTRATIVO – 2013) Analise

o esquema a seguir.
PATRIMONIO
MÓVEL
IMÓVEL
PESSOAL
ADMISSÃO
Cardoso, F. H.
Franco, I.
Mello, F. C.
Rousseff, d.
Silva, L,I.L.
DEMISSÃO
A partir do esquema acima, assinale a alternativa que indica o

método de arquivamento utilizado.
a) Alfabético.
b) Geográfico.
c) Por assunto.
d) Misto.
O método de arquivamento apresentado na questão é o ideográfico

ou por assunto, onde o elemento principal de recuperação da informação é
o Assunto.
Dessa forma, o gabarito é letra C.
04491090386
34 - (ESAF - DNIT - TÉCNICO – 2013) O método de arquivamento

ideográfico é uma das possibilidades de organização dos
documentos de arquivo. Assinale a opção que identifica um método
de arquivamento ideográfico.
a) Cronológico.
b) Dígito-terminal.
c) Geográfico.
d) Duplex.
e) Alfabético.

O método de arquivamento ideográfico se divide em: método de

ordem alfabética ou de ordem numérica. Este último, por sua vez, se
subdivide em duplex, decimal ou unitermo. Gabarito, portanto, letra D.
Tabela de Temporalidade
Por meio da Tabela de Temporalidade é que se torna viável a

definição do prazo de guarda, assim como a destinação final de cada
documento, ou seja, se será eliminado ou terá a guarda permanente. (valor
histórico).
De acordo com o Coarq, “a tabela de temporalidade é um instrumento
arquivístico resultante de avaliação, que tem por objetivos definir prazos
de guarda e destinação de documentos, com vista a garantir o acesso
à informação a quantos dela necessitem. Sua estrutura básica deve
necessariamente contemplar os conjuntos documentais produzidos e
recebidos por uma instituição no exercício de suas atividades, os prazos de
guarda nas fases corrente e intermediária, a destinação final – eliminação
ou guarda permanente – , além de um campo para observações necessárias
à sua compreensão e aplicação”.
A tabela de temporalidade está disposta de forma que contemple: o
assunto, o prazo de guarda, a destinação final e algumas observações
complementares que indicam a correta aplicação da tabela.
Avaliação de Documentos
É na avaliação de documentos que se estabelecem os prazos de

guarda nas fases correntes e intermediárias, assim como a destinação final
deles, tendo como produto final a Tabela de Temporalidade realizada por
uma Comissão Permanente de Avaliação de Documentos, devendo ser
04491090386
aprovada pela autoridade competente do órgão para que possa ser

aplicada.
A destinação de documentos estaria cronologicamente na terceira
fase de gestão de documentos. As bancas de concursos gostam de
cobrar a diferença das três fases que seriam:
Primeira Fase: Produção de documentos – elaboração dos
documentos conforme a atividade da unidade.
Segunda fase: Utilização de documentos – neste período, observa-
se a gestão dos arquivos correntes e intermediários, incluindo métodos de
controle, classificação, organização da informação.

Terceira fase: Destinação de documentos – esta é a fase em que

ocorre a decisão sobre a destinação dos documentos produzidos após certo
período. Nele que se separam os documentos que devam ter guarda
permanente e os que devam se eliminados.
Dessa forma, percebe-se que a tabela de temporalidade indica a fase
arquivística em que o documento deve estar.
Vejamos como o tema já foi cobrado em provas de concurso.
35 – (FCC - TRE-CE – TÉCNICO – 2012) A tabela de temporalidade
é instrumento utilizado:
a) no controle da expedição de documentos.
b) na organização dos documentos em estantes e prateleiras.
c) na restauração de documentos deteriorados.
d) no processo de destinação dos documentos.
e) na distribuição dos documentos por assunto.
A destinação de um documento (eliminação ou guarda permanente)

é contemplada na tabela de temporalidade. Gabarito, portanto, letra D.
36 – (FCC – CNMP – ANALISTA – 2015) A tabela de temporalidade

de documentos de arquivo é um instrumento de:
a) transferência.
b) busca.
c) destinação.
d) tombamento.
e) periodização.
Conforme vimos, a tabela de temporalidade tem por objetivos definir

04491090386
prazos de guarda e destinação de documentos. Gabarito, portanto, letra C.
37 – (IF-SC - IF-SC – TÉCNICO – 2014) “É o instrumento que define

o ciclo de vida do documento, visando reduzir a interferência da
subjetividade humana no processo de decisão de retenção ou
eliminação. Esse instrumento define prazos e condições de guarda,
preocupando-se em determinar os períodos de transferência,
recolhimento e eliminação. Elaborado a partir da análise de
documentos existentes na instituição e de sua utilização”.
Assinale a alternativa que apresenta o instrumento a que a
descrição acima se refere.

a) Tabela de temporalidade.
b) Classificação.
c) Arranjo.
d) Preservação.
e) Conservação.
Questão bem tranquila, não é verdade? O examinador está se

referindo à tabela de temporalidade. Gabarito, portanto, letra A.
38 – (CESPE – PF – AGENTE ADMINISTRATIVO – 2014) A fase

arquivística em que esteja o documento é indicada pela tabela de
temporalidade.
Vimos que a tabela de temporalidade indica a fase arquivística em

que o documento deve estar. Logo, gabarito questão correta.
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Lista de Questões Trabalhadas na Aula.
1 – (CESPE – ANCINE – ANALISTA – 2013) Conforme a legislação

arquivística, os documentos de arquivo podem ser identificados em
correntes, intermediários e permanentes.
2 - (FGV - CONDER - TÉCNICO – 2013) Assinale a alternativa que indica a

atividade arquivística essencial que determina o ciclo de vida documental.
a) Avaliação.
b) Classificação
c) Indexação
d) Ordenamento
e) Descrição.
3 - (FGV - CONDER - TÉCNICO – 2013) O valor secundário refere-se ao uso

para outros fins que não aqueles para os quais os documentos foram
criados. O documento, para que tenha valor secundário, deve ser:
a) histórico ou informativo.
b) administrativo ou informativo.
c) legal ou probatório.
d) probatório ou informativo.
e) probatório ou histórico.
4 - (CESPE - TRT-17 -2009) A instalação de arquivos setoriais é uma forma

de centralização dos arquivos correntes da organização como um todo.
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5 - (CESPE – AGU – AGENTE ADMINISTRATIVO - 2010) O arquivo corrente

é formado por documentos que estão em trâmite, mas que não são
consultados frequentemente porque aguardam sua destinação final.
6 - (CESPE - TRT-21 – ANALISTA JUDICIÁRIO – 2010) O acesso aos

documentos nos arquivos intermediários é ainda restrito aos acumuladores,
porque o arquivo intermediário é uma extensão dos arquivos correntes, em
que predomina o valor primário dos documentos.

7 - (CESPE – CORREIOS – ANALISTA - 2011) O acervo de um arquivo

permanente é constituído das preciosidades colecionadas ao longo do
tempo por pessoas físicas ou jurídicas e recolhidas de modo assistemático.
8 – (CESPE – DPU – ARQUIVISTA – 2010) No que concerne a procedimentos

para registro e fiscalização das atividades de microfilmagem de
documentos, a obrigatoriedade de cadastro junto ao Ministério da Justiça,
estabelecida por lei, deve ser cumprida por:
a) titular/proprietário dos documentos, no caso dos acervos privados.
b) órgãos públicos que executem microfilmagem de documentos.
c) usuários internos de instituição detentora dos microfilmes para consulta.
d) empresas e serviços notariais e de registro que executem microfilmagem
de documentos.
e) empresas públicas e privadas que detenham o monopólio na
comercialização dos serviços de microfilmagem.
9 – (CESPE - CNJ – ANALISTA - 2013) Para o exercício legal da

microfilmagem, as empresas, cartórios e órgãos públicos que prestam
serviços a terceiros devem requerer registro no Ministério da Justiça.
10 – (CESPE - TC-DF – ANALISTA – 2014) A Lei de Acesso à Informação é

aplicável a todas as esferas da administração pública brasileira.
11 – (CESPE – INPI – ANALISTA – 2013) Segundo a lei de acesso à

informação, a autenticidade é a qualidade da informação coletada na fonte,
com o máximo de detalhamento possível, sem modificações.
12 – (CESPE – MPU – TÉCNICO – 2013) Correspondência oficial em cujo

04491090386
envelope haja indicação de particular não deve ser aberta, mesmo que trate
de assunto específico das atividades da instituição destinatária.
13 - (CESPE - TRE-MS - 2007) A tipologia documental é a junção da espécie

documental com o suporte material.
14 - (CESPE - TRT-21 – ANALISTA – 2010) Rolo, jaqueta e cartão-janela

são exemplos de documentos do gênero micrográfico.

15 - (CESPE – AGU – AGENTE ADMINISTRATIVO – 2010) Mapas, perfis,

desenhos técnicos e plantas fazem parte do gênero documental
cartográfico.
16 - (FGV - CONDER - TÉCNICO – 2013) Leia o fragmento a seguir.

"Compete ao Arquivo Nacional a ______ e o recolhimento dos documentos
recebidos e produzidos pelo Poder ________ Federal, bem como preservar
e facultar o acesso aos ______ sob sua guarda e acompanhar e
implementar a política nacional de arquivos."
Assinale a alternativa que completa corretamente a lacuna do fragmento
acima.
a) execução - Legislativo - documentos.
b) descrição - Judiciário - sistemas.
c) classificação - Legislativo - sistemas.
d) avaliação - Executivo - arquivos.
e) gestão - Executivo - documentos.
17 - (IESES - CRA-SC – AGENTE ADMINISTRATIVO – 2013) Sobre o estágio

de evolução, o arquivo que guarda a documentação mais atual e
frequentemente utilizada é corretamente chamado de:
a) Arquivo de primeira idade.
b) Arquivo de segunda idade.
c) Arquivo intermediário.
d) Arquivo permanente.
18 - (IESES - CRA-SC – AGENTE ADMINISTRATIVO – 2013) Quanto à

natureza do assunto, aquele cuja divulgação não prejudica a administração
04491090386
é corretamente chamado de:

a) Ostensivo.
b) Reservado.
c) Secreto.
d) Sigiloso.
19 - (FGV - FBN – ASISTENTE ADMINISTRATIVO – 2013) A partir dos

estágios de sua evolução, os arquivos podem ser classificados em:
a) setoriais e gerais.
b) públicos e privados.

c) correntes, intermediários e permanentes.

20 - (FGV - FBN – ASSISTENTE ADMINISTRATIVO – 2013) Os documentos

produzidos por uma instituição pública são, entre outras possibilidades, dos
seguintes gêneros:
a) administrativos, públicos e culturais.
b) textuais, iconográficos e cartográficos.
c) documentais, sigilosos e ostensivos.
21 - (FGV - FBN – ASSISTENTE ADMINISTRATIVO – 2013) Assinale a

alternativa que indica como os documentos públicos podem ser
classificados segundo a natureza do assunto.
a) Administrativos e jurídicos.
b) Secretos e reservados.
c) Administrativos e culturais.
d) Ostensivos e sigilosos.
22 - (FGV - FBN – ASSISTENTE ADMINISTRATIVO – 2013) Assinale a

afirmativa que apresenta o conceito correto de arquivo.
a) Conjunto de documentos escritos, manuscritos ou impressos,
colecionados por uma pessoa física ou jurídica, em razão de suas atividades
ou funções.
b) Conjunto de documentos escritos, manuscritos ou impressos, reunidos
orgânica e automaticamente por uma pessoa física ou jurídica, em razão
de suas atividades ou funções. 04491090386
c) Conjunto de documentos, de qualquer natureza, colecionados por uma

pessoa física ou jurídica, em razão de suas atividades ou funções.
d) Conjunto de documentos de qualquer natureza, reunidos orgânica e
automaticamente por uma pessoa física ou jurídica, em razão de suas
atividades ou funções.
23 - (FGV - FBN – ASSISTENTE ADMINISTRATIVO – 2013) Dentro de um

contexto mais amplo do campo arquivístico, o “Princípio de Respeito aos
Fundos” agrupa os documentos a partir
a) dos assuntos que tratam.
b) de quem os produziu.

c) da tipologia documental.
d) do gênero documental.
24 - (FGV - FBN – ASSISTENTE ADMINISTRATIVO – 2013) Os arquivos, ao

serem analisados a partir da natureza dos documentos que os constituem,
podem ser classificados como:
a) correntes, intermediários e permanentes.
b) tipológicos, especiais e documentais.
c) textuais, iconográficos e digitais.
d) especiais e especializados.
25 - (ESAF - DNIT - TÉCNICO – 2013) O arquivo é uma fonte de informação

importante e estratégica dentro de uma organização pública. Assinale a
opção que identifica uma das características do arquivo.
a) É colecionado por razões culturais.
b) É constituído, prioritariamente, por documentos acumulados pela
atividade-meio.
c) É colecionado para registrar a memória da organização.
d) É constituído por documentos semelhantes aos de biblioteca.
e) É acumulado naturalmente no desenvolvimento das atividades de uma
organização.
26 - (CESPE - TRE-MS - TÉCNICO – 2013) A relação natural entre

documentos de um arquivo é dada pela sua:
a) autenticidade.
b) unicidade.
c) veracidade.
04491090386
d) organicidade.
e) imparcialidade.
27 - (CESPE - TRE-MS - TÉCNICO – 2013) A lei de arquivos — Lei n.º

8.159/1991 — dispõe que:
a) os documentos privados não podem ser considerados de interesse
público.
b) a administração pública deve definir os custos relativos à consulta aos
documentos públicos.

c) o Arquivo Nacional do Poder Executivo, os arquivos do Poder Legislativo,

do Poder Judiciário e aqueles dos ministérios da Marinha, das Relações
Exteriores, do Exército e da Aeronáutica são considerados arquivos
federais.
d) os registros civis de arquivos de entidades religiosas não podem ser
identificados como de interesse público e social.
e) os arquivos privados são os conjuntos de documentos produzidos ou
recebidos exclusivamente por pessoas físicas.
28 - (CESPE - TRE-MS - TÉCNICO – 2013) A respeito da ordenação dos

documentos, assinale a opção correta.
a) Na ordem alfabética, considera-se a sequência numérica- cronológica.
b) Os documentos, no sistema numérico simples, são agrupados em
sequência numérica, exigindo o índice alfabético remissivo.
c) A ordenação pelo sistema numérico cronológico determina que os
documentos sejam organizados conforme sua sequência numérica,
dispensando o índice alfabético remissivo.
d) Na ordenação temática dicionária, as letras são distribuídas conforme a
sequência dos assuntos.
e) A ordem geográfica prevê que os verbetes sejam ordenados por temas.
29 - (CESPE - MPE-PI - TÉCNICO – 2012) A anexação e a apensação dizem

respeito à juntada de documento ou processo a outro processo. Aquela se
dá em caráter definitivo e esta, em caráter temporário.
30 - (CESPE - TRE-MS - TÉCNICO – 2013) A gestão de documentos

contribui para as funções arquivísticas, de modo que:
a) sejam eliminados documentos em todo o ciclo de vida documental.
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b) apenas os documentos com valor administrativo sejam organizados.

c) uma parcela dos documentos que constituem o patrimônio arquivístico
do país seja descartada.
d) os documentos sejam avaliados como de guarda permanente.
e) as políticas e atividades dos governos sejam documentadas
adequadamente.
31 - (FGV - AL-MT - SECRETÁRIA – 2013) Uma pasta em nome de Clovis

Fabiano da Silva Neto deve ser arquivada como:
a) Fabiano da Silva Neto, Clovis.

b) Silva Neto, Clovis Fabiano da.

c) Da Silva Neto, Clovis Fabiano.
d) Neto, Clovis Fabiano da Silva.
e) Da Silva Neto, C. F.
32 - (COPS-UEL - AFPR – ASSISTENTE ADMINISTRATIVO – 2013) Sobre

sistemas de arquivos e protocolos, considere as afirmativas a seguir.
I. O método de arquivamento por assunto ou específico recupera arquivos
através de seu conteúdo.
II. Os documentos públicos são identificados como ofício, recorrentes e
fixos.
III. Os documentos de valor corrente são inalienáveis e imprescritíveis.
IV. Arquivos Públicos são arquivos de instituições governamentais de
âmbito federal ou estadual ou municipal.
Assinale a alternativa correta.
a) Somente as afirmativas I e II são corretas.
b) Somente as afirmativas I e IV são corretas.
c) Somente as afirmativas III e IV são corretas.
d) Somente as afirmativas I, II e III são corretas.
e) Somente as afirmativas II, III e IV são corretas
33 - (FGV - FBN – ASSISTENTE ADMINISTRATIVO – 2013) Analise o

esquema a seguir.
PATRIMONIO
MÓVEL
IMÓVEL 04491090386
PESSOAL
ADMISSÃO
Cardoso, F. H.
Franco, I.
Mello, F. C.
Rousseff, d.
Silva, L,I.L.
DEMISSÃO

A partir do esquema acima, assinale a alternativa que indica o método

de arquivamento utilizado.
a) Alfabético.
b) Geográfico.
c) Por assunto.
d) Misto.
34 - (ESAF - DNIT - TÉCNICO – 2013) O método de arquivamento

ideográfico é uma das possibilidades de organização dos documentos de
arquivo. Assinale a opção que identifica um método de arquivamento
ideográfico.
a) Cronológico.
b) Dígito-terminal.
c) Geográfico.
d) Duplex.
e) Alfabético.
35 – (FCC - TRE-CE – TÉCNICO – 2012) A tabela de temporalidade é

instrumento utilizado:
a) no controle da expedição de documentos.
b) na organização dos documentos em estantes e prateleiras.
c) na restauração de documentos deteriorados.
d) no processo de destinação dos documentos.
e) na distribuição dos documentos por assunto.
36 – (FCC – CNMP – ANALISTA – 2015) A tabela de temporalidade de

04491090386
documentos de arquivo é um instrumento de:

a) transferência.
b) busca.
c) destinação.
d) tombamento.
e) periodização.
37 – (IF-SC - IF-SC – TÉCNICO – 2014) “É o instrumento que define o ciclo

de vida do documento, visando reduzir a interferência da subjetividade
humana no processo de decisão de retenção ou eliminação. Esse

instrumento define prazos e condições de guarda, preocupando-se em

determinar os períodos de transferência, recolhimento e eliminação.
Elaborado a partir da análise de documentos existentes na instituição e de
sua utilização”.
Assinale a alternativa que apresenta o instrumento a que a descrição acima
se refere.
a) Tabela de temporalidade.
b) Classificação.
c) Arranjo.
d) Preservação.
e) Conservação.
38 – (CESPE – PF – AGENTE ADMINISTRATIVO – 2014) A fase arquivística

em que esteja o documento é indicada pela tabela de temporalidade.
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Gabaritos.
1. C 14. C 27. C
2. A 15. C 28. B
3. D 16. E 29. C
4. E 17. A 30. E
5. E 18. A 31. B
6. C 19. C 32. B
7. E 20. B 33. C
8. D 21. D 34. D
9. C 22. D 35. D
10. C 23. B 36. C
11. E 24. D 37. A
12. C 25. E 38. C
13. E 26. D
04491090386

Bibliografia
Miranda, É. C. (2010). Arquivologia para concursos: Questões gabaritadas
e comentadas. Brasília: Vestcon.
Teixeira, C. (2010). Arquivologia para concursos: teoria e exercícios do
CESPE comentados. São Paulo: Método.
Valentini, R. (2009). Arquivologia para concursos. Rio de Janeiro: Elsevier.
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Noções de Administração p/ ANVISA (Técnico Administrativo) - Com videoaulas

Professores: Rodrigo Rennó, Tulio Gomes

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Aula 5: Noções de Arquivologia

Olá pessoal, tudo bem?

 Noções de arquivologia; Conceitos fundamentais de

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Arquivamento e ordenação de documentos de arquivo ........................................ 28

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Arquivo denomina-se uma reunião de documentos confeccionados

Documento, no entanto, é toda informação registrada em um

do Distrito Federal e municipais. Entretanto, cabe ao Arquivo Nacional

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aos documentos sob sua guarda, e acompanhar e

Órgãos com a finalidade de guardar e

Enfim, percebam que as bancas podem denominar de forma mais

A finalidade de um arquivo tem relação direta com a quantidade de

Dessa forma, a guarda de documentos, sua preservação, assim como

As bancas de concurso costumam cobrar alguns princípios referentes

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De acordo com este princípio, os arquivos devem ser organizados

A organicidade é a forma em que os arquivos refletem as atividades

Princípio do respeito à ordem original

De acordo com esse princípio, deve ser respeitada a ordem em que

Esse princípio versa que os documentos constantes em um arquivo

possuam um caráter único, independente da sua espécie, forma, tipo ou

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Princípio da indivisibilidade ou integridade

Conforme esse princípio, os fundos de arquivo não podem sofrer

Para esse princípio, o arquivo deriva de uma composição natural e

De acordo com esse princípio, o documento produzido deve se

“Os documentos devem ser criados e conservados de acordo com os

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Classificação dos Arquivos

Dependendo da entidade que venha manter o arquivo, ele poderá ser

Privado: são os conjuntos de documentos produzidos e/ou recebidos

2 Natureza dos documentos

Especiais: São aqueles que guardam os documentos de suporte

Especializados: São aqueles que guardam os documentos conforme

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Os estágios de evolução dos arquivos podem ser denominados de

Intermediários: Também conhecidos como “arquivos de segunda

Permanentes: Os arquivos de terceira idade, como também são

histórico, probatório e informativo que devem ser definitivamente

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Esses valores probatórios e informativos, que fazem com que o

De acordo com o artigo 8º da Lei nº 8.159, de 1991, os documentos

2 - (FGV - CONDER - TÉCNICO – 2013) Assinale a alternativa que

A alternativa que indica a atividade arquivística essencial que

3 - (FGV - CONDER - TÉCNICO – 2013) O valor secundário refere-se

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Os arquivos de terceira idade ou permanentes acumulam os

4 Extensão de sua atuação

Antes de qualquer explicação sobre essa classificação, vale ressaltar