Quizito Inácio Tomo

Princípios organizacionais em unidade documental: Introdução á Gestão de informação,

Gestão de recursos de informação, Princípios de gestão de uma coleção, Avaliação dos
Recursos Documentais, Organização de espaços e áreas da Unidade Documental.

(Licenciatura em Ensino de História com Habilitações em Documentação)

Universidade Rovuma
Nampula
2023
 Quizito Inácio Tomo

Princípios organizacionais em unidade documental: Introdução á Gestão de informação,

Gestão de recursos de informação, Princípios de gestão de uma colecção, Avaliação dos
Recursos Documentais, Organização de espaços e áreas da Unidade Documental.

Trabalho de carácter avaliativo da cadeira de

OPAUD, Curso de Licenciatura em Ensino
de História, 4º Ano regular, leccionado pelo:

Docente: Fernando Vaz Miguel

Universidade Rovuma
Nampula
2023
Índice
Introdução...................................................................................................................................................3

Objectivo Geral...........................................................................................................................................3

Objectivos Específicos................................................................................................................................3

Metodologia................................................................................................................................................3

1. Princípios organizacionais em unidade documental................................................................................3

1° Princípio de planejamento.......................................................................................................................4

3° Princípio do controle...............................................................................................................................4

2. Introdução á Gestão de informação.........................................................................................................5

2.1. Informação...........................................................................................................................................5

2.1.2. Gestão de informação........................................................................................................................5

3. Gestão de recursos de informação...........................................................................................................5

4. Princípios de gestão de uma coleção.......................................................................................................6

5. Avaliação dos Recursos Documentais.....................................................................................................6

6. Organização de espaços e áreas da Unidade Documental........................................................................7

Conclusão....................................................................................................................................................8

Bibliografia.................................................................................................................................................9
Introdução
O presente trabalho tem como tema: Princípios organizacionais em unidade documental,
introdução á gestão de informação, gestão de recursos de informação, princípios de gestão de
uma coleção, avaliação dos recursos documentais e organização de espaços e áreas da Unidade
Documental.

Este trabalho visa compreender o desenvolvimento das unidades documentais no que concerne a
gestão de documentos e os diferentes pontos de extrema importância a ter conhecimento nas
áreas da documentação. Tendo em conta que a ciência da informação tende a crescer de forma
significativa na sociedade e a mais preocupação com a questão de processo de aquisição, análise,
tratamento e gerenciamento dos documentos.

Objectivo Geral
 Sintetizar conteúdos sobre princípios organizacionais em unidade documental e
introdução á gestão de informação.

Objectivos Específicos
 Definir gestão da informação, gestão de recursos de informação, gestão de uma coleção e
avaliação de recursos de informação;
 Identificar princípios organizacionais de unidades documental e princípios de gestão de
uma coleção;
 Explicar detalhadamente sobre avaliação de recursos de informação e organização dos
espaços da unidade documental.

Metodologia
Para a efetivação desse trabalho recorre aos métodos de consulta bibliográfica e a bibliotecas
virtuais, (internet), a análise e síntese das informações obtidas que culminou com o presente
trabalho.

1. Princípios organizacionais em unidade documental

Na visão de LAUDON (1999), Apresenta como princípios fundamentais da organização de
unidades documentais os seguintes:
  a) Uniformização de métodos: respeitando as especificidades de cada sector, a gestão
documental nas instituições públicas deve obedecer a normas e métodos de trabalho
comuns e prossecução de fins comuns;
 b) Profissionalização do sector: promover acções de formação profissional e
recrutamento de pessoal qualificado em matérias de gestão de documentos, registo e
arquivos de informação como forma de elevar as capacidades técnicas nesta área;
 c) Modernização: através da promoção do uso das novas tecnologias de comunicação e
informação no processo de produção, registo, arquivo, circulação e troca de informação;
 d) Preservação e salvaguarda definitiva de documentos: com base na organização e
gestão eficiente de documentos dever-se-á garantir a sua conservação em arquivos
permanentes, assegurando a sua acessibilidade e inteligibilidade;
 e) Acessibilidade aos documentos e informação, pelos utilizadores.

Para TAYLOR (1856), os princípios organizacionais são:

1° Princípio de planejamento
Substituir no trabalho o critério individual do operário, a improvisação e a actuação empírica-
prática, pelos métodos baseados em procedimentos científicos. Substituir a improvisação pela
ciência, por meio do planejamento do método.

2° Princípio de preparo

Seleccionar cientificamente os trabalhadores de acordo com suas aptidões, prepará-los e treiná-

los para produzirem mais e melhor, de acordo com o método planejado. Além do preparo da
mão-de-obra, preparar também as máquinas e os equipamentos de produção, bem como o arranjo
físico e a disposição racional das ferramentas e dos materiais.

3° Princípio do controle
Controlar o trabalho para se certificar de que o mesmo está sendo executado de acordo com as
normas estabelecidas e segundo o plano previsto. A gerência deve cooperar com os
trabalhadores, para que a execução seja a melhor possível.

4° Princípio de execução
Distribuir distintamente as atribuições e as responsabilidades, para que a execução do trabalho
seja bem mais disciplinada.

2. Introdução á Gestão de informação

2.1. Informação
Segundo MCGEE e PRUSAK (2003), A palavra "Informação" vem da palavra latina
"informare", que significa dar forma a algo. Assim, informações são dados coletados,
organizados, ordenados, aos quais são atribuídos significados e contexto. A informação deve
informar, enquanto os dados absolutamente não têm essa missão, (MCGEE e PRUSAK, 2003).

2.1.2. Gestão de informação

Gestão de informação é conceituada, segundo o dicionário de terminologia arquivística como
sendo um conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação,
uso, avaliação e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária, visando sua
eliminação ou recolhimento, (ARQUIVO NACIONAL, 2005).

Temos ainda a definição dada pelo Information Resource Management Manual, da

Environmental Protection Agency (EPA - 1972), que diz, a Gestão da Informação é o conjunto
de atividades que proporcionariam oplanejamento, orçamento, organização, direção, treinamento
e controle dasinformações. Além da utilidade deveria preocupar-se com suportestecnológicos
voltados ao armazenamento, transmissão, tratamento econversão de dados, pessoal e
financiamento.

3. Gestão de recursos de informação

O termo recurso de informação ou recurso informacional refere-se a informação objectivada no
contexto de um campo do conhecimento podendo ser apresentado em uma estrutura analógica
e/ou digital, com valor informacional que caracteriza a sua concepção intelectual expressa na
corporificação de manifestações estruturadas na forma de itens. O recurso informacional também
é denominado de: "item informacional, informação registrada, coisa física ou uma coisa
não-física e artefato." (SANTOS; SIMIONATO; ARAKAKI, 2014).
De acordo com MORESI (2000), a Gestão de Recursos de Informação visa tratar a informação
como um recurso de uma organização (empresa), que tem custo e valor. Para isso, pode se valer
dos sistemas de informação para aumentar a capacidade de criar e reter conhecimento
organizacional e na melhoria do processo decisório.

Borges cita que a informação somente cumpre o seu papel, quando integrada à organização como
recurso fundamental no planejamento, na definição de estratégias e na tomada de decisão.
(BORGES, 1995).

Segundo Abreu (1999), As atividades de Gestão de Recursos de Informação compreendem os

processos de: Identificação de necessidades e requisitos de informações, coleta, recebimento e
armazenamento, distribuição e uso das informações. A autora considera fundamental a existência
de um administrador da informação numa unidade de informação, colocando-o como factor de
sucesso para a maneira como a informação é reconhecida pela empresa.

4. Princípios de gestão de uma coleção

De acordo com TEJO (2020), Os critérios para gestão de uma de coleção devem ser:

 Oferta de recursos que satisfaçam todos os membros da comunidade;

 Oferta de recursos em formatos que permitam a todos os membros da comunidade
utilizar este serviço da biblioteca;
 Entrada regular de novos títulos e outros materiais;
 Cobertura de uma grande variedade de géneros de ficção e de não ficção;
 Oferta de recursos não impressos;
 Disponibilização de acesso a recursos externos tais como os de outras bibliotecas da
rede ou de outras instituições, organismos públicos, etc.

5. Avaliação dos Recursos Documentais

A avaliação de documentos é uma atividade essencial da gestão documental, constituindo-se de
uma função arquivística responsável em identificar valores para os documentos, visando
estabelecer prazos de guarda e destinação para a documentação.

Segundo a NP 4438-2, a avaliação de recursos documentais faz parte de um regulamento de

conservação da informação, cujas etapas são a determinação dos documentos a integrar no
sistema de arquivo e determinação de prazos de conservação e eliminação. Isto é, a avaliação
perde a sua identidade de etapa limitada no tempo do tratamento arquivístico da informação para
passar a perdurar no tempo, devendo inscrever os seus princípios numa verdadeira política da
avaliação da Informação.

6. Organização de espaços e áreas da Unidade Documental

Para uma correta organização de espaços e áreas da unidade documental, é necessário segundo
PAES (2002), a elaboração de um plano arquivístico deve-se levar em consideração
principalmente as necessidades da instituição sem desconsiderar jamais as disposições legais
referentes. Existem alguns pontos de extrema relevância a serem considerados nesta etapa. São
eles: A posição do arquivo na estrutura da instituição, a opção de centralizar ou descentralizar os
arquivos, determinar a coordenação dos serviços, escolha de métodos de arquivamento,
estabelecimentos de normas de funcionamento, identificação e capacitação dos recursos
humanos, seleção das instalações físicas, equipamentos e materiais de consume permanentes,
desenvolvimento de arquivos intermediários e permanentes, viabilização de recursos financeiros,
elaboração do projeto de arquivo, implantação e acompanhamento do projeto, criação de
manuais.
Conclusão
Contudo, chegando o fim do trabalho pode-se concluir e vale refutar em primeiro lugar que, as
ciências da informação tende a crescer significativamente nos últimos tempos e com as
tecnologias de informação tornam-se importante ultrapassar as dificuldades de gerenciamento
dos documentos nas instituições. A necessidade de avaliação as unidades documentais e entre as
demais funções arquivísticas é indiscutível. A produção em larga escala de documentos digitais
somente aumentou a necessidade de eliminar documentos e reduzir sua quantidade a uma
quantidade administrável.

Durante o desenvolvimento do trabalho, foi possível observar que a crescente evolução de

tecnologias e de técnicas aplicadas ao gerenciamento das informações torna-se muito difícil
manter actualizado o universo arquivístico, pois existem realmente poucas publicações na área
principalmente no que concerne as novas tecnologias e seu funcionamento e os eventos de
capacitação, além de serem de alto custo de investimento e carga horária demasiadamente longa,
no geral são oferecidos por algumas instituições.

No entanto, para enfrentar todos estes desafios, é necessário investir cada vez mais na formação
profissional arquivística, para que os profissionais facilitem o trabalho dos usuários, visto que, as
actualmente que o uso das tecnologias de informação requer e exige bastante especialização e
responsabilidades por parte dos profissionais destas áreas de unidades documentais.
Bibliografia
ARQUIVO NACIONAL (BRASIL). Dicionário brasileiro de terminologia arquivística. Rio de
Janeiro, arquivo brasileiro, 2005.

BORGES, M. E. N. A informação como recurso gerencial das organizações na sociedade do

conhecimento. Ciência da Informação, Brasília, jan/abr. 1995.

LAUDON, K. C.; LAUDON, J. P. Sistemas de Informação. Rio de Janeiro: LTC, 1999.

MCGEE, J.; PRUSAK, L. Gerenciamento estratégico da informação: aumente a competitividade

e a eficiência de sua empresa utilizando a informação como uma ferramenta estratégica. Rio de
Janeiro: Campus, 1994.

MORESI, E. A. D. Delineando o valor do sistema de informação de uma organização. Ciência da

Informação, Brasília, jan/abr. 2000.

OLIVEIRA, Djalma de Pinho Rebouças de. Sistemas de informações gerenciais: estratégias,

táticas operacionais. 2. ed. São Paulo: Atlas, 1993OLIVEIRA, Djalma de Pinho Rebouças de.
Sistemas de informações gerenciais: estratégias, táticas operacionais. 2. ed. São Paulo: Atlas,
1993.

ORTOLANI, L. F. B. Produtividade da tecnologia da informação: evidência e indicadores da

administração pública no Paraná. São Paulo, 1997.

VALENTIM, Marta Lígia. Gestão da Informação e Gestão do Conhecimento em ambientes

organizacionais: conceitos e compreensões. Tendências da pesquisa brasileira em ciência da
informação, Brasília, 2008.