A importância dos centros de memória para as instituições e para a sociedade

Márcia Pazin

Os centros de memória empresarial são um espaço relativamente recente de preservação do

patrimônio histórico das organizações. Nascidos a partir do conceito de centro de
documentação – nome técnico dado às entidades responsáveis pela coleta, análise e
preservação de informações sobre determinado tema –, os centros de memória têm se
desenvolvido bastante ao longo dos anos 2000 como mecanismo de preservação da
memória das organizações, sejam elas empresas ou entidades, visando, entre outras coisas,
potencializar o seu uso como ferramenta estratégica de gestão.

Um centro de memória é uma área, setor ou unidade – dentro de cada instituição – que tem
como objetivo reunir, organizar, conservar e produzir conteúdo a partir da memória
institucional, presente tanto na documentação histórica da organização quanto na memória
de seus colaboradores e de outros atores relacionados à vida institucional.

Além do aspecto documental, das informações contidas em documentos de arquivo,

coleções bibliográficas e objetos, preservados por seu valor histórico, a memória de uma
organização está também nas pessoas. Uma parte significativa do trabalho realizado nos
centros de memória é justamente coletar a memória dessas pessoas, utilizando diversas
ferramentas e metodologias de registro, como a da história oral, com a realização de
entrevistas. Esse acervo construído é importante também pelo uso que se pode dar a ele.

O acervo histórico preservado, quando tratado adequadamente, é fonte para o

desenvolvimento de projetos, serviços e produtos variados, dando apoio às ações
institucionais. Podemos delimitar três grandes áreas em que a memória pode contribuir com
a organização.

A primeira delas é a reputação institucional. A ideia de que a memória de uma organização

pode ter um uso estratégico para a sua administração é um conceito novo. Gradativamente,
ao longo dos anos, a memória tem sido percebida como um fator importante para a
reputação das organizações, ao demonstrar como os valores e a missão institucional podem
ser responsáveis, em diferentes momentos, pelo fortalecimento da imagem institucional junto
ao público externo.

Mas há outras duas áreas – a cultura organizacional e a gestão do conhecimento – que

podem se beneficiar grandemente com a existência de uma área voltada à preservação e
divulgação da memória da organização.

É essencial perceber como a cultura organizacional influencia a própria existência da

organização. A memória institucional – entendida como a representação que o grupo faz do
próprio passado, construída a partir dos dados de sua trajetória – pode demonstrar a
importância de cada colaborador dentro do contexto institucional. É o que chamamos de
pertencimento. Conhecer a história na qual se insere dá novo sentido ao trabalho
desempenhado pelas pessoas e pode transformá-las em agentes de fortalecimento da
cultura.

Há bastante tempo administradores estudam os mecanismos de gestão e preservação do

conhecimento produzido nas organizações. Criam-se ferramentas para gerenciar a produção
de conhecimento, estabelecem-se mecanismos de gestão da informação e repositórios para
que essa informação seja preservada. Mas há uma lacuna na gestão da informação e do
conhecimento em longo prazo. Como garantir a existência de um local em que, além da
informação produzida, seja mantida também a inteligência sobre o uso dessa
informação/conhecimento para uso futuro? Esse tem sido um grande desafio para os
gestores.
Os centros de memória podem ter um papel valioso nesse processo, desde que sejam
criados mecanismos eficientes de gestão e comunicação da informação e do conhecimento
produzidos pela organização. Ele pode se tornar um local que promova o acesso à
informação qualificada, fomentando a circulação e a troca de experiências entre diferentes
atores institucionais. É comum que uma informação seja produzida mais de uma vez, pelo
desconhecimento de sua existência prévia no interior da organização.

Durante muito tempo, o conhecimento produzido pelas organizações foi denominado

memória técnica. Em projetos de gestão de qualidade, era comum a criação de um
repositório de informações – normas, relatórios, desenhos – que possibilitassem sua
reutilização. A grande questão desses repositórios era justamente a limitação de seu
conteúdo, circunscrito às atividades produtivas.

A existência de um organismo institucional que possa receber e tratar informações

estratégicas produzidas pela organização em diversas áreas pode ser uma ferramenta
fundamental para a gestão do conhecimento produzido e acumulado ao longo do tempo.

Esses elementos justificam a preocupação com a preservação e a disseminação da memória

institucional. Mas a implantação de um centro de memória não é algo que se faça do dia
para a noite. É necessário o cumprimento de uma série de etapas que vão demonstrar o
compromisso estratégico da organização com sua criação. É necessário que a alta direção
esteja envolvida como elemento de validação e de apoio às ações. Por isso, o centro de
memória não deve ser um setor subordinado a uma área qualquer; deve ser tratado como
uma unidade de assessoria, que possa atender a qualquer área/setor/departamento dentro
da organização, independentemente de sua posição hierárquica.

A formação da equipe também é um fator de sucesso. Uma equipe multidisciplinar, que

envolva profissionais de diversas áreas do conhecimento, como historiadores, arquivistas,
documentalistas, conservadores, comunicadores, designers, relações-públicas e
educadores, entre outros, possibilitará a existência de diferentes visões sobre a memória da
organização, além de contribuir com metodologias específicas para aplicação ao trabalho
técnico.

Além da organização do acervo, o contato com a organização como um todo, visando a

exteriorização do conhecimento ali gerado, o desenvolvimento de produtos editoriais e
gráficos de comunicação ou as ações educativas devem ocorrer de maneira coordenada
entre os diversos profissionais, de modo a garantir o maior aproveitamento do conteúdo
produzido.

Por fim, a infraestrutura também é um ponto essencial. Trata-se normalmente da

característica mais visível do centro de memória, que deve ser instalado de acordo com as
ações que se pretende desenvolver. É necessário que exista uma reserva técnica, caso o
centro recolha documentos. É necessário que existam servidores e uma boa rede de dados,
caso o objetivo seja desenvolver suas atividades em ambiente digital. É necessário que haja
um espaço de encontro, se a ideia for que seus usuários utilizem o centro de memória como
local de reflexão, pesquisa e troca de informações.

É por isso que entendemos que a existência de um centro de memória pode ser justificada
não só pela preservação da memória da instituição, mas também por sua utilização como
repositório e disseminador do conhecimento organizacional.