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µµIntrodução µ3§§
µ2.1. Conceitualização µ4§§
µ2.2. Objectivos da Gestão de Informação µ4§§
µ2.3. A Gestão de Sistema de Informação (GSI) µ5§§
µ2.4. Sistemas de Informação: µ5§§
µ2.5.Tecnologias de Informação: µ6§§
µ2.6.Informação µ6§§
µ2.7. Importância da Informação µ6§§
µ2.8. Valor da Informação µ6§§
µ2.9.Conhecimento: µ7§§
µ2.10.Conceito básico de Sistema µ7§§
µ2.11. Sistemas de Informação µ7§§
µ2.11.1.Dados e Informação µ7§§
µ2.12. Sistema de Informação µ7§§
µ2.13. Recursos Físicos µ8§§
µ2. 14. Fluxo de Informação µ8§§
µ2.15. Estágios do Sistema de Informação µ8§§
µ2.16. A turbulência do novo ambiente Organizacional µ9§§
µ2. 17.Os impactos da Sociedade da Informação µ9§§
µ2.18. O Processo da Planificação: µ10§§
µ2.18.1. A importância dos Objectivos µ10§§
µ2.19. Tipos de Planos µ10§§
µ2.20. A Estratégia como Grande Plano µ10§§
µ2.20.1. Estratégias de Nível Funcional µ10§§
µ2.20.2. Operacionalizando a Estratégia µ11§§
µ2.20.3. Planos Permanentes µ11§§
µ2.20.4 A DPPFM: µ11§§
µ2.20.4.1. Enquadramento da DPPFM na Gestão do§ µSistema de Informação. µ12§§
µ2.20.5.Proposta µ14§§
µ2. 20. 5.1. De que forma é que os conteúdos estudados no módulo de Gestão de
Sistema de Informação poderão contribuir para a melhoria do desempenho do sector.
µ15§§
µ3. Conclusão: µ17§§
µ3.1. Recomendaçõesµ17§§
µ4. Bibliografia µ18§§
2 1g
Introdução
Objectivos:
1.1. Objectivo Geral:
Compreender a importância da Gestão dos Sistemas de Informação na Administração
Pública.
Analisar a Gestão dos Sistemas de Informação na DPPFM.
1.2.Objectivo Específico:
Perceber a informação como recurso importante na gestão da instituição;
Perceber as evidências da existência da Sociedade de Informação na DPPFM;
Identificar os problemas causados pela má gestão das TIC´s na DPPFM.
1.3.Metodologia
Revisão da literatura
1.4. Fundamentação Teórica
Inicialmente como premissa da análise sobre o tema do estudo, há necessidade do
levantamento na forma de busca pelos conceitos que se encontram internos aos motivos
e as razões que se relacionam com os objectivos deste estudo. A busca insistente pelo
2 2g
entendimento de conceitos e preceitos necessários perfaz a base teórica do estudo, ao
SGI, levantando significados que permitirão uma análise sobre a contribuição do sector
na redução da pobreza, assim como, os conhecimentos adquiridos no Sistema de Gestão
de Informação poderão contribuir para a melhoria do desempenho do sector.
2.1. Conceitualização
Nível estratégico( nível de topo)- É onde são tomadas decisões estratégicas. São
complexas e exigem informação variada e ao nível das relações da organização/meio
envolvente e não se exige muita especificidade.Estão incluídas nela a definição dos
objectivos e a elaboração de políticas gerais da organização. A informação provém de
fontes externas à organização e também dos outros níveis hierárquicos.
Nível Táctico ( nível intermédio)- Onde tem lugar as decisões tácticas e que exigem
informação pormenorizada. A informação provém de fontes internas.
Nível Operacional (nível de base)- Aqui são tomadas as pequenas decisões ou as
decisões operacionais.
2.3. A Gestão de Sistema de Informação (GSI)
Consiste no conjunto de actividades que numa organização são necessárias para gerir a
informação, o SI e a adopção de TI para a suportar. Por outras palavras, é a gestão do
recurso Informação e de todos os recursos envolvidos no planeamento, desenvolvimento
e exploração do SI (Amaral 1994).
Assim, o sucesso de um SI dependerá intrinsecamente da qualidade do seu planeamento,
desenvolvimento e exploração, isto é, da qualidade da sua gestão.
Segundo Reis (1993)," Para que esta gestão (de informação) seja eficaz, é necessário
que se estabeleçam um conjunto de políticas coerentes que possibilitem o fornecimento
de informação relevante, com qualidade suficiente, precisa, transmitida para o local
2 3g
certo, com um custo apropriado e facilidades de acesso por parte dos utilizadores
autorizados".
2.4. Sistemas de Informação:
É uma entidade sociotécnica que reúne, guarda, processa e faculta informação relevante
para uma organização( ou para uma sociedade), de modo a torná-la acessível e útil para
aqueles que a desejam ( e possam) utilizar.( Buckingham et al 1987).
2 4g
2.8. Valor da Informação
A informação terá valor se ela for:
Acessível
Compreensiva
Precisa
Apropriada
Actual
Clara
2.9.Conhecimento:
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Do momento em que se realiza a observação de um facto, ou a busca de elemento a
seu respeito (levantamento, pesquisa ou colecta de dados), até a utilização gerencial da
informação irá passar por três estágios:
Colecta de dados;
Ela pode ser realizada por diversas formas usando os órgãos do sentidos, o seu humano
observa, sente, ouve, degusta e, assim consegue levar para sua memória a expressão de
um facto. Os recursos mecânicos, electromecanico e electrónicos, possuem sensores,
eles podem executar tudo que o ser humano não tem condições de fazer em varias
situações, tais como: no controle de temperatura de altos fornos, no controle de vôo
durante uma viagem espacial ou controle de operações automáticas que são realizadas
em altas velocidades. Idem (199:34 ).
Podemos afirmar que a globalização dos mercados e a evolução das tecnologias estão
proporcionando uma nova forma de fazer negócios e, sobretudo, a necessidade de
contar com organizações fortes capazes de sumir novos desafios.
2 6g
As organizações necessitam de adaptara-se as novas tecnologias modificando a sua
estrutura, organização, planificação, tomada de decisões e sistema de informação, para
que possam continuamente os desafios da competitividade. Idem(2005:23)
2.18. O Processo da Planificação:
2.18.1. A importância dos Objectivos
Segundo STONE, J. Fremmar, R (1999: 136), os objectivos são importantes por pelo
menos quadros razões:
Proporcionam um senso de Direcção;
Focalizam nossos esforços;
Guiam nossos planos e decisões;
Nos ajudam avaliar nosso progresso.
2.19. Tipos de Planos
Segundo STONE, J. Fremmar, R (1999: 137) Plano estratégico “São projectados pelos
administradores de topo de nível médio para cumprir os objectivos amplos da
organização ao passo que os planos operacionais mostram como os planos estratégicos
serão implementados nas actividades do dia-a-dia. Esses planos formam uma hierarquia
de planos que são ligados por objectivos inter-relacionados”.
2.20. A Estratégia como Grande Plano
O conceito de estratégia é antigo. A palavra vem do grego strategeia, que significa “a
arte ou a ciência de ser um general. Os gregos também sabiam quem estratégia era mais
do que lutar em batalha. Desde o tempo dos gregos, portanto, o conceito de estratégia
tinha componentes de planeamento e componentes de tomada de decisão, ou de ação”.
Desde o tempo dos gregos, portanto, o conceito de estratégia tinha componentes de
planeamento e componentes de tomada de decisão, ou de acção. Considerados em
conjunto, esses dois conceitos formam a base do “grande” plano estratégico. Idem
(199:143)
Em suma estratégia é programa amplo definir e alcançar as metas de uma organização;
resposta da organização ao seu ambiente através do tempo.
2.20.1. Estratégias de Nível Funcional
Segundo STONE, J. Fremmar, R (1999: 150) “As estratégias funcionais são mais
detalhadas do que as estratégias organizacionais, e têm horizontes de tempo mais
curtos. Seu objectivo é triplo”:
Comunicar metas de curto prazo;
Descrever ações necessárias para alcançar metas de curto prazo;
Criar um ambiente que estimule o alcance das mesmas.
É fundamental que os administradores de nível baixo participem do desenvolvimento de
estratégias funcionais, para que compreendam melhor o que precisa ser feito e sintam-se
mais comprometidos com o plano.
As estratégias funcionais também têm de ser coordenadas umas com as outras, para
minimizar conflitos inevitáveis e aumentar as chances de alcançar os objectivos da
organização.
2.20.2. Operacionalizando a Estratégia
2 7g
pode ser traduzida em planos operacionais para programas de treinamento dos
empregados”.
2.20.3. Planos Permanentes
No entanto o Mandato do Ministério por sua vez aponta para a realização de estratégias
conduzindo a atingir os mais pobres responsabilizando os diferentes sectores sociais.
Par o efeito existe um alinhamento entre estratégia e objectivos organizacionais que
são a criação de políticas para a igualdade de género e eliminação da pobreza, as
grandes mudanças da instituição, relacionando-as com as respectivas estratégias,
demonstraram que a estrutura foi sendo continuamente adaptada e ajustada à sua
estratégia existindo uma ligação muito forte entre a estratégia e a estrutura, envolvendo
a flexibilidade de acordo com a especificidade de cada área funcional, como a
criatividade e dinamismo interno.
2.20.4.1. Enquadramento da DPPFM na Gestão do Sistema de Informação
No âmbito do governo electrónico a nossa instituição tem publicado todas suas acções
elegíveis na pagina web e actividade, por outro lado as actividades do mandato do
governo, balanços periódicos são enviado para Ministério do Plano e Desenvolvimento
para sua harmonização, pós a sua provação no Conselho de Ministro e na Assembleia da
República são publicados no Site os relatórios balanços anuais das actividades do
governo com todos sectores que compõe a administração pública. Dai toda a informação
é de livre a cesso ao público interessado.
2 8g
As Tecnologias de Informação têm reconhecidamente impactos ao nível interno das
organizações: na estrutura orgânica e no papel de enquadramento/coordenação na
organização; a nível psico-sociológico e das relações pessoais; no subsistema de
objectivos e valores das pessoas que trabalham nas organizações; bem como no
subsistema tecnológico.
Em suma, segundo Wilson (1989), a gestão da informação é entendida como a gestão
eficaz de todos os recursos de informação relevantes para a organização, tanto de
recursos gerados internamente como os produzidos externamente e fazendo apelo,
sempre que necessário, à tecnologia de informação.
A gestão da informação deve assentar num Sistema de Informação desenvolvido à
medida das necessidades da empresa, desempenhando um papel de apoio na articulação
dos vários subsistemas que a constituem (entendida como um sistema global) e os
sistemas envolventes, na medida em que efectua o processamento de dados provenientes
de múltiplas fontes, gerando informação útil e em tempo real à gestão e à tomada de
decisão na empresa por forma a criar vantagens competitivas do mercado.
Nível Estratégico (nível de topo)- São tomadas decisões estratégicas; são complexas e
exigem informação bastante variada e ao nível das relações da organização/meio
envolvente, não se exige muita especificidade. Estão incluídas nela a definição dos
objectivos e a elaboração de políticas gerais da organização. A informação provém de
fontes externas à organização e também dos outros níveis hierárquicos. Por exemplo as
Políticas de: HIV/SIDA, Pessoa Portadora de Deficiência, Política de Aquisição de bens
patrimoniais do Estado.
Nível Táctico (nível intermédio)- Onde têm lugar as decisões tácticas e que exigem
informação pormenorizada, com alguma triagem, havendo responsabilidades na
interpretação da informação, que provém de fontes internas e sendo obtida com alguma
frequência.
Os Sistemas de Informação na Administração tem se revelado bastante a avaliar pelo
impacto que tem na reforma do sector Público, a procura de quadros de quadros
qualificados nessa área tem crescido bastante. Por exemplo, as Instituições do sector
Público já possuem um sistema moderno de Gestão de pessoal conhecido por SIP que
permite em curto espaço de tempo visualizar a Instituição em termos do perfil dos seus
recurso humanos, possuem igualmente com recurso as novas tecnologias uma rede de
dados e comunicações (internet, Mail, File Service, Data Serviços and Communications
Systems), Pública reorganização da Direcção de Sistemas de Informação em
coordenação estreita com a equipa da Reforma Institucional.
Nível Operacional (nível de base)- Aqui são tomadas as pequenas decisões ou as
decisões operacionais. Decisões para problemas bem definidos cuja resolução é, muitas
vezes, baseada em dados factuais programáveis e através da aplicação de rotinas
informáticas. São necessárias informações pormenorizadas e bem definidas,
provenientes essencialmente do sistema interno, com vista a acções imediatas. Por
exemplo, alimentação de dados no Sistema de Informatização de Pessoal (SIP)
2.20.5.Proposta
A gestão da transmissão de informação por via magnética. Por outro lado na chamada
sociedade de informação, esta possui um efeito multiplicados que dinamizará todos o
sectores da economia, constituindo, por sua vez, a força motora do desenvolvimento
político, económico, social, cultural e tecnológica. A informação e a capacidade de a
partir desta, extrair e aplicar conhecimentos são vitais para aumento da capacidade
concorrencial e o desenvolvimento das actividades comerciais num mercado sem
fronteiras. As vantagens competitivas são agora obtidas através da utilização de redes de
2 9g
comunicação e sistemas informáticos que interconectem empresas, clientes e
fornecedores.
Para o sucesso do uso das TIC na administra pública a curto, médio e longo prazo, é
necessário:
Definir com clareza as fontes de recolha de informação;
Os meios técnicos de processamento e armazenamento da informação;
Sistema de produção e disseminação de informação.
4. Bibliografia
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