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1.1. Objectivos
1.1.1. Objectivo Geral
Analisar o processo de Gestão de Documentos e Arquivos no Estado.
1.1.1.1.1 Objectivos Específicos
Descrever a Gestão de Arquivo no Estado;
Avaliar o nível de organização dos documentos e arquivos com vista a
tornar mais eficiente e eficaz o processo de recuperação de informação
para fins administrativos e científicos;
Enquadrar a Gestão de Arquivos na Administração Pública;
Identificar uma instituição pública e nela analisar as actividades de
protocolo de documentação e métodos de arquivamento.
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2. Conceito de Documentos
CIA apud Cruz (2013: 12), define documento como “Informação registada,
independentemente da forma ou suporte, criada, recebida e mantida por uma agência,
instituição, organização ou pessoa na consecução de suas obrigações legais ou de seus
negócios”.
3. Arquivo
“Arquivo é o conjunto de documentos quais quer que sejam as suas datas, suas
formas ou seus suportes materiais, produzidos ou recebidos por pessoas físicas
ou jurídicas, e por serviços ou organismos públicos ou privados, no desempenho
de suas actividades, conservados por seus criadores ou seus sucessores para seu
próprio uso, sendo transferida a instituição competente em razão de seu valor
arquivístico”.
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4. Gestão de Documentos e Arquivos do Estado
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consulta frequente pela entidade que os produziu e a quem compete a
sua administração;
No arquivo intermediário encontra-se conjunto de documentos com uso
pouco frequente, que aguardam destino final em depósito de
armazenamento temporário e por último;
O arquivo permanente é constituído por conjunto de documentos que já
cumpriram as finalidades de sua criação, conservados e preservados em
virtude do seu valor histórico, probatório e informativo para o estado e
para o cidadão, com carácter definitivo, em função do seu valor
secundário.
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segundo a sua classificação. Portanto, pode-se afirmar que o nível de cumprimento de
prazo de guarda de documento no INAR é satisfatório.
Para que a maioria das falhas seja evitada e as boas práticas de gestão sejam
seguidas corretamente, é imprescindível adotar uma política de gestão documental. Por
meio dela, os colaboradores saberão qual a melhor forma de lidar com as informações
do negócio, alinhando os processos de maneira adequada.
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7. Conclusão
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8. Referência bibliográfica
1. Camargo, A. M. (1996). Dicionário de Terminologia Arquivística. São
Paulo.
2. Chiavenato, I. (2003). Introdução a Teoria Geral da Administração. Rio
de Janeiro
3. Cruz, E. B. (2013). Manual de Gestão de Documentos. Belo Horizonte.
4. Guinchat, C. & Menou, M. (1995). Conceitos e procedimentos básicos.
Rio de Janeiro.
5. Paes, M. L. (2007). Arquivo: Teoria e prática. Rio de Janeiro.
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