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UNIVERSIDADE ABERTA ISCED

Faculdade de Ciência Social e Humanas


Curso de Licenciatura em Administração Pública

A Gestão de Arquivo no Estado

Lindoca Manuel Nhacuongue: 71220674

Quelimane, Setembro de 2023


UNIVERSIDADE ABERTA ISCED

Faculdade de Ciências Sociais e Humanas

Curso de Licenciatura em Administração Pública

A Gestão de Arquivos no Estado

Trabalho de campo a ser submetido


a coordenação de curso de
licenciatura em Administração
Pública da UniSCED

Lindoca Manuel Nhacuongue: 71220674

Quelimane, Setembro de 2023


Índice
1. Introdução............................................................................................................................4
1.1. Objectivos....................................................................................................................4
1.1.1. Objectivo Geral........................................................................................................4
1.1.1.1.1 Objectivos Específicos......................................................................................4
2. Conceito de Documentos.....................................................................................................5
3. Arquivo................................................................................................................................5
4. Gestão de Documentos e Arquivos do Estado......................................................................6
5. Instituto Nacional de Apoio aos Refugiados (INAR)...........................................................7
6. Principais erros na Gestão de Arquivos no Instituto Nacional de Apoio aos Refugiados
(INAR).........................................................................................................................................8
6.1. Não usar documentos eletrônicos.................................................................................8
6.2. Não ter uma política sólida de gestão de documentos...................................................8
7. Conclusão.............................................................................................................................9
8. Referência bibliográfica.....................................................................................................10
1. Introdução

Visando melhorar a gestão de documentos e arquivos, pelo Decreto nº 36/2007,


de 27 de Agosto o Conselho de Ministro aprovou o Sistema Nacional de Arquivo de
Estado (SNAE), cujos objectivos são organizar, de forma dinâmica e articulada, as
actividades de gestão de documentos e arquivo nos órgãos do Estado, com vista a torna-
la mais eficiente o processo de recuperação de informações para fins administrativos e
científicos.

Dai que, para a operacionalização deste instrumento foram aprovados diversos


dispositivos legais, a destacar: o Plano de Classificação, a Tabela de Temporalidade de
Documentos de Arquivo para as Actividades Meio e o Classificador de Informação da
Administração Pública; Plano de Controlo de Desastre; a Lei de Direito a Informação;
Manual de Procedimento do SNAE; Norma de Avaliação e Eliminação de Documentos
da Administração Pública (DM nº 31/2008, de 30 de Abril), Metodologia para a
Elaboração de Planos de Classificação e Tabelas de Temporalidade de Documentos de
Actividades Fim (DM nº 30/2008, de 30 de Abril), entre outros dispositivos.

O presente trabalho debruça-se em torno da Gestão de Arquivo no Estado , que


serve de trabalho de campo na cadeira de Gestão de Documentos e Arquivos no cursos
de Licenciatura em Administração Pública, 2º Ano. Em concernente a elaboração do
mesmo, usaram-se vários artigos publicados na internet livros, e entre outros, no que
culminou a uma pesquisa bibliográfica.

1.1. Objectivos
1.1.1. Objectivo Geral
 Analisar o processo de Gestão de Documentos e Arquivos no Estado.
1.1.1.1.1 Objectivos Específicos
 Descrever a Gestão de Arquivo no Estado;
 Avaliar o nível de organização dos documentos e arquivos com vista a
tornar mais eficiente e eficaz o processo de recuperação de informação
para fins administrativos e científicos;
 Enquadrar a Gestão de Arquivos na Administração Pública;
 Identificar uma instituição pública e nela analisar as actividades de
protocolo de documentação e métodos de arquivamento.

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2. Conceito de Documentos

Segundo Guinchat & Menou (1994), estabelecem que:

“Documento é o suporte material do saber e da memória da humanidade. De


acordo com o Dicionário de Terminologia Arquivística (2005), documento é
toda a informação registada em um suporte material (papel, fia, disco óptico,
etc.) utilizada para consulta, estudo, prova, pesquisa, pois comprova factos,
fenómenos, formas de vida e pensamentos do homem numa determinada
época”.

CIA apud Cruz (2013: 12), define documento como “Informação registada,
independentemente da forma ou suporte, criada, recebida e mantida por uma agência,
instituição, organização ou pessoa na consecução de suas obrigações legais ou de seus
negócios”.

3. Arquivo

Para Chiavenato (2003, p. 17), estabelece que “Arquivo é o conjunto de


documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de carácter
público, entidades privadas e pessoas físicas em decorrência do exercício de suas
actividades, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza do documento”.

De Acordo com CIA apud Cruz (2013), estabelece que:

“Arquivo é o conjunto de documentos quais quer que sejam as suas datas, suas
formas ou seus suportes materiais, produzidos ou recebidos por pessoas físicas
ou jurídicas, e por serviços ou organismos públicos ou privados, no desempenho
de suas actividades, conservados por seus criadores ou seus sucessores para seu
próprio uso, sendo transferida a instituição competente em razão de seu valor
arquivístico”.

Na Perspectiva de SNAE (2007, p. 9), enfatiza que:

Em Moçambique, Arquivo é definido como “conjunto de documentos de


qualquer época e forma que, independentemente da natureza ou suporte da
informação, são acumulados ou conservados em razão do seu valor ao longo das
actividades de pessoas físicas ou jurídicas, públicas ou privadas, para servir de
referência, prova, informação ou fonte de pesquisa”.

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4. Gestão de Documentos e Arquivos do Estado

Segundo Paes (2007, p.53), estabelece que “Gestão de documentos é um


conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes as actividades de produção,
tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos em fase corrente e
intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente”.

O decreto que orienta o SNAE e o seu respectivo instrumento de


operacionalização é o decreto nº 36/2007, de 27 de Agosto, que cria o Sistema Nacional
de Arquivos do Estado (SNAE) dos respectivos instrumentos de operacionalização,
Plano de Classificação, Tabela de Temporalidade de Documentos de Arquivo para as
Actividades-Meio da Administração Pública e o Classificador de Informações
Classificadas, constitui uma viragem na gestão de documentos na Administração
Pública.

Segundo Paes (2007, p. 55), afirma que “O sistema nacional de arquivos de


estado esta estruturado e organizado de forma a criar normas que garantam a
implantação e eficiente funcionamento dos Sistemas de Documentação, Registo e
Arquivo do Estado”.

Na perspectiva de paes (2007, p. 59), enfatiza que:

“O plano de classificação de documentos de um arquivo de trabalho é utilizado


para classificar todo e qualquer documento produzido ou recebido por um órgão
no exercício das funções e actividades. Para realização das rotinas
correspondentes as operações de classificação, são necessários cinco (5) passos
importantes, sendo o primeiro: Ler atentamente as explicações contidas na
Tabela de Temporalidade”.

Ao classificar o documento, o código correspondente é anotado na mesma linha


dos outros elementos de referência do documento, na seguinte ordem: (espécie
documental, número do documento, órgão, unidade/instituição, código e ano).

De acordo com o SNAE (2007), afirma que:

 A fase ou o arquivo corrente é constituída por conjunto de documentos


em curso ou que, mesmo sem movimentação constituem objecto de

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consulta frequente pela entidade que os produziu e a quem compete a
sua administração;
 No arquivo intermediário encontra-se conjunto de documentos com uso
pouco frequente, que aguardam destino final em depósito de
armazenamento temporário e por último;
 O arquivo permanente é constituído por conjunto de documentos que já
cumpriram as finalidades de sua criação, conservados e preservados em
virtude do seu valor histórico, probatório e informativo para o estado e
para o cidadão, com carácter definitivo, em função do seu valor
secundário.

As normas de classificação e organização e o controle de tramitação e


arquivamento têm em vista a recuperação imediata do documento. Entende-se como
classificação a ordenação intelectual e física de acervos, de acordo com um plano de
classificação

No Dicionário de Terminologia Arquivística (2005), estabelece que:

“A gestão documental é abordada como uma área da administração geral dos


órgãos, relacionada com os princípios de economia e eficácia da produção,
manutenção, uso e destinação final dos documentos, referindo-se como um
“conjunto de medidas e rotinas que tem por objectivo a racionalização e
eficiência na produção, tramitação, classificação, avaliação, arquivamento,
acesso e uso das informações registadas em documentos de arquivo”.

5. Instituto Nacional de Apoio aos Refugiados (INAR)

Em relação ao INAR, após o diagnóstico feito através de um breve inquérito


conduzido aos funcionários daquela instituição, constatou-se que o INAR tem seguido
rigorosamente as diretrizes plasmadas no Sistema Nacional de Arquivos em relação ao
prazo de guarda dos documentos, entretanto, o INAR utiliza o sistema tradicional de
guarda de documentos, isto é, ainda não foi abrangido pelo Governo Electrónico, sendo
que todos arquivos encontram-se em papeis, organizados em pastas de arquivos.

Em relação ao prazo de guarda de documentos, o INAR não descarta nenhum


tipo de documento institucional, isto deve-se pela natureza das atividades da instituição,
por isso todos documentos encontram-se devidamente organizados e arquivados

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segundo a sua classificação. Portanto, pode-se afirmar que o nível de cumprimento de
prazo de guarda de documento no INAR é satisfatório.

6. Principais erros na Gestão de Arquivos no Instituto Nacional de Apoio aos


Refugiados (INAR)
6.1. Não usar documentos eletrônicos

Por diversos motivos, muitas instituições são resistentes ao uso de documentos


eletrônicos. Mas, é necessário ter em mente que isso pode afetar os processos e a
produtividade da instituição. 

Portanto, garantir que todos os documentos sejam digitalizados e investir em um


software de Gerenciamento Eletrônico de Documentos tornam os processos mais
simples e seguros, pois o papel pode se deteriorar com tempo, extraviar e até mesmo ser
descartado. 

6.2. Não ter uma política sólida de gestão de documentos

Para que a maioria das falhas seja evitada e as boas práticas de gestão sejam
seguidas corretamente, é imprescindível adotar uma política de gestão documental. Por
meio dela, os colaboradores saberão qual a melhor forma de lidar com as informações
do negócio, alinhando os processos de maneira adequada.

Dessa forma, é possível seguir um padrão, deixando os processos documentais


da empresa práticos, rápidos e eficientes.

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7. Conclusão

Em Concernente ao término do trabalho, conclui-se que Gestão de documentos é


um conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes as actividades de
produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos em fase corrente e
intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.

De acordo com o SNAE a fase ou o arquivo corrente é constituída por conjunto


de documentos em curso ou que, mesmo sem movimentação constituem objecto de
consulta frequente pela entidade que os produziu e a quem compete a sua
administração; no arquivo intermediário encontra-se conjunto de documentos com uso
pouco frequente, que aguardam destino final em depósito de armazenamento temporário
e por último; O arquivo permanente é constituído por conjunto de documentos que já
cumpriram as finalidades de sua criação, conservados e preservados em virtude do seu
valor histórico, probatório e informativo para o estado e para o cidadão, com carácter
definitivo, em função do seu valor secundário.

Conclui-se que o INAR tem seguido rigorosamente as diretrizes plasmadas no


Sistema Nacional de Arquivos em relação ao prazo de guarda dos documentos,
entretanto, o INAR utiliza o sistema tradicional de guarda de documentos, isto é, ainda
não foi abrangido pelo Governo Electrónico, sendo que todos arquivos encontram-se em
papeis, organizados em pastas de arquivos.

Em relação ao prazo de guarda de documentos, o INAR não descarta nenhum


tipo de documento institucional, isto deve-se pela natureza das atividades da instituição,
por isso todos documentos encontram-se devidamente organizados e arquivados
segundo a sua classificação.

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8. Referência bibliográfica
1. Camargo, A. M. (1996). Dicionário de Terminologia Arquivística. São
Paulo.
2. Chiavenato, I. (2003). Introdução a Teoria Geral da Administração. Rio
de Janeiro
3. Cruz, E. B. (2013). Manual de Gestão de Documentos. Belo Horizonte.
4. Guinchat, C. & Menou, M. (1995). Conceitos e procedimentos básicos.
Rio de Janeiro.
5. Paes, M. L. (2007). Arquivo: Teoria e prática. Rio de Janeiro.

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