Descrição Arquivística – Aula 1

GESTÃO DE DOCUMENTOS DE
ARQUIVO
Aula 1 – Descrição
Arquivística
Revisando Conceitos de arquivologia: o documento, o
arquivo, os princípios arquivísticos e a qualidade
arquivística. Teoria das três idades. Principais atividades no
arquivo permanente (arranjo e descrição).

Prof. Charlley Luz

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Agenda de Hoje
• Apresentação da Disciplina
• Revisando alguns conceitos
– Conceitos gerais Arquivologia
– Princípios Arquivísticos
– Qualidade Arquivística
– Três Idades
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Vamos nos
conhecer um
pouco?
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O que é um
Documento?
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Conceitos Gerais

Documento: É toda informação registrada em um suporte material,

suscetível de consulta, estudo prova e pesquisa, pois comprova fatos,
fenômenos, formas de vida e pensamentos do homem numa determinada
época ou lugar.

WIKIPEDIA
?
Documento arquivístico
informação registrada, independente da forma ou do
suporte, produzida ou recebida no decorrer das
atividades de uma instituição ou pessoa, dotada de
organicidade, que possui elementos constitutivos
suficientes para servir de prova dessas atividades.
CONARQ
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O que é um
Arquivo?
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Cuidado: É um termo
polissêmico

arquivo
1 Conjunto de documentos produzidos e acumulados por uma entidade coletiva, pública ou privada, pessoa ou
família, no desempenho de suas atividades, independentemente da natureza do suporte. Ver também fundo.

2 Instituição ou serviço que tem por finalidade a custódia, o processamento técnico, a conservação e o acesso(1) a
documentos.

3 Instalações onde funcionam arquivos(2).

4 Móvel destinado à guarda de documentos. Fonte: DICIONÁRIO BRASILEIRO DE TERMINOLOGIA ARQUIVÍSTICA

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Conceitos Gerais
• ARQUIVO:
• Os documentos de qualquer instituição pública ou privada, considerados de valor,
merecendo preservação permanente para fins de referência e pesquisa, tendo sido
depositado ou selecionado para depósito num arquivo de custódia permanente.
(SCHELLENBERG, 2004);

• conjunto de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições

de caráter públicas, e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades
específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação
ou a natureza dos documentos. (LEI 8.159/91)

?
ACERVO
Documentos de uma entidade produtora ou de
uma entidade custodiadora.
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Conceitos Gerais

•ITEM DOCUMENTAL: menor unidade arquivística materialmente

indivisível.

•UNIDADE DE ARQUIVAMENTO: menor conjunto de documentos

reunidos de acordo com o arranjo estabelecido. Ex: Pastas, Maços;

•DOSSIÊ: unidade de arquivamento, formada por documentos diversos,

pertinentes a um assunto ou pessoa.

•NOTAÇÃO: elemento de identificação das unidades de arquivamento,

composto por letras, números ou combinação, permitindo sua localização.
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Conceitos Gerais
•FUNDO: principal unidade de arranjo estrutural, de documentos
provenientes de uma mesma fonte geradora, ou funcional, de documentos
de mais de uma fonte geradora, reunidos pela semelhança das atividades.

•ARRANJO OU CLASSIFICAÇÃO: ordenação estrutural ou funcional dos

documentos em fundos, séries, subséries, itens documentais (arquivo
permanente); distribuição dos documentos numa seqüência alfabética,
numérica ou alfanumérica, de acordo com o método de arquivamento
adotado (arquivos correntes).

•DESCRIÇÃO: processo que sintetiza elementos em conteúdos textuais

para uso nos instrumentos de pesquisa que se pode produzir (guias,
inventários, catálogos).
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O caráter dinâmico do Arquivo

Documentos e informações Decisão Ação

administrativas

Geração de novo(s) documento(s)

e informações administrativas
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Princípios Arquivísticos
• Os princípios arquivísticos constituem o marco principal da diferença entre
a arquivística e as outras ciências documentárias. São eles:

– Princípio da Proveniência
– Princípio da Organicidade
– Princípio da Unicidade
– Princípio da Indivisibilidade ou integridade
– Princípio da Cumulatividade

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Princípio da Proveniência:

Aplicação:
Arquivos originários de uma instituição ou de
Autenticidade é a manutenção da integridade do
umafundopessoa devem
de arquivo. Desdemanter a respectiva
que se entenda que a
individualidade, dentroà verdade
Imparcialidade diz respeito de seu contexto
administrativa
orgânico de produção,
dos documentos, nãode os
ou seja, ao fato devendo
documentos ser
constituírem-se
mesclados num
a outros dereflexo
origem fieldistinta.
das atividades
desenvolvidas, vê-se que a Autenticidade depende da
manutenção dessa Imparcialidade.

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Princípio da Organicidade:

Aplicação:
As relações administrativas orgânicas se
Arefletem
Organicidade
nosdo arquivo realiza-se
conjuntos através A
documentais. da
acumulação dos documentos. A acumulação, com
organicidade é a qualidade segundo a qual os
base em um Plano de Classificação, de modo
arquivos espelham
correspondente ao fluxoa do
estrutura, funçõesdas
desenvolvimento e
atividades da entidade
ações, apresenta produtora
as relações / acumuladora
existentes entre as
em suas relações
funções/atividades internas
/tarefas. Essa eacumulação
externas. faz
com que o arquivo reflita, no seu todo, a missão
realizada.

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Princípio da Unicidade:

Aplicação:
Unicidade - “não obstante forma, gênero, tipo
ou suporte, osUNICIDADE
documentos de arquivo
DO DOCUMENTO
conservam seuproduzido
· o documento caráteremúnico,
mais deem
umafunção doterá
via ou cópia
apenas uma delas preservadas.
contexto em que foram produzidos”.
(BELLOTTO, 2002, p. 21). Ou seja, documentos
UNICIDADE DA INFORMAÇÃO
duplicados não
· a mesma são necessariamente
informação contida em mais de umao mesmo.
espécie
documental determina a preservação de um único exemplar,
observada a integralidade da informação e do suporte.

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Princípio da Indivisibilidade ou integridade:

Os fundos de arquivo devem ser

Aplicação:
preservados
A imparcialidade sem dispersão,
dos documentos mutilação,
refere-se à capacidade
dos documentos de refletirem fielmente as ações do seu
alienação,
produtor. destruição nãoadministrativa
Destaca-se a verdade autorizada do ou
adição
documentoindevida.
e não a verdade do seu conteúdo. O motivo da
criação de um documento, independentemente do seu
conteúdo ser ou não, suponhamos, uma fraude, seria
legítimo no que se refere à sua relação com as atividades
da entidade que o criou.

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Princípio da cumulatividade:

Os itens documentais de um arquivo não são

Oescolhidos
arquivopreviamente
é uma formação
para serem
progressiva,
acumulados, elesnatural
se acumulame orgânica
à medida que
são produzidos. Mas uma boa
Cumulatividade se realiza quando os
documentos são organizados de acordo com
o desenvolvimento das ações;

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Cada arquivo é único

O Conselho Internacional de Arquivos, ao

editar a norma para descrição de arquivos -
ISAD(G), indica procedimentos baseados
nos princípios arquivísticos sem determinar
uma estrutura fixa de organização ou
estabelecer códigos e títulos. Cada arquivo
merecerá sempre uma análise,
planejamento e tratamento
próprios à sua conformação.
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Características próprias dos arquivos

Os princípios arquivísticos estabelecem três
características intrínsecas ao arquivo que
podem ser assim designadas:

• a singularidade do produtor do arquivo,

• a filiação dos documentos às ações que
promovem a missão definida e
• a dependência dos documentos dos
seus pares.
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As correntes Arquivísticas
• De acordo com Rousseau e Couture, a arquivística
pode ser abordada de três maneiras:
– uma maneira unicamente administrativa (records
management), cuja principal preocupação é ter em
conta o valor primário do documento;
– uma maneira tradicional, que põe a tônica
exclusivamente no valor secundário do documento;
– ou, por último, uma maneira nova, integrada e
englobante, que tem como objetivo ocupar-se
simultaneamente do valor primário e do valor
secundário do documento.
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Teoria das Três Idades

A teoria das três idades corresponde à

sistematização do ciclo vital dos documentos de
arquivo. É uma denominação que corresponde ao
uso dos documentos.

• Arquivos Correntes
• Arquivos Intermediários
• Arquivos Permanentes

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Ciclo de Vida das Informações Arquivísticas

1ª Idade 2ª Idade 3ª Idade

Arquivos Arquivos Arquivos
correntes intermediários permanentes
Arquivos de Arquivos semi-ativos Arquivos inativos
gestão Pré-arquivo Arquivos definitivos
Arquivos vivos Arquivos históricos
Arquivos ativos
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Arquivo Corrente Arquivo Arquivo Permanente

Intermediário

Valor Primário Primário Secundário

Acesso Restrito aos Restrito aos Aberto

acumuladores acumuladores ou com
autorização

Conservação Física Centralizada ou Centralizada Centralizada

Descentralizada

Justificativa de Apoio às atividades Razões administrativas, Pesquisa, administrativa

conservação cotidianas legais ou fiscais

Volume 100% Sensível diminuição 5-10% do total

acumulado

Localização física Próxima ao acumulador Fora do setor de Instituição arquivística

trabalho

Processamento Classificação, Temporalidade Arranjo, descrição

Técnico temporalidade
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O ciclo de vida dos documentos e os arquivos

Proveniência interna Proveniência externa

Orgânico Não-Orgânico

A criação ou recepção
dos documentos

Arquivos
Correntes Possibilidade de Conservação
uso alta nos setores

Avaliação e Eliminação
transferência
Arquivo
.
Intermediário Possibilidade de Depósito
uso decrescente centralizado

Eliminação e Arranjo
Recolhimento
Arquivo
Permanente Valor Depósito
Secundário Centralizado 5 a 10%
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Valor Primário
100%

90% Não apóia mais as

atividades cotidianas;
80% Término de uma atividade
70%
(projeto, convênio etc.);
Exclusão da atribuição;
60% Prescrição da ação.
50%

40%

30%

20%

10%

0%
corrente intermediário permanente

Fonte: CGU
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Arquivos Permanentes
Arquivos Permanentes são o conjunto de
documentos custodiados em caráter
definitivo, em função do seu valor secundário.

Valor Secundário: refere-se à possibilidade de uso dos

documentos para fins diferentes daqueles para os
quais foram originariamente criados. O documento
passa a ser considerado fonte de pesquisa e
informação para terceiros e para a própria
administração.

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Respeito ao Fundo
Fundo: conjunto de documentos produzidos
e/ou acumulados por determinada entidade
pública ou privada, pessoa ou família no
exercício de suas funções e atividades,
guardando entre
Guarde si relações
este princípio. Respeiteorgânicas
o fundo. e que
são preservados como prova ou testemunho
legal e/ou cultural, não devendo ser
mesclados a documentos de outro conjunto
gerado por outra instituição.

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Princípio da Proveniência
Fixa a identidade do documento,
relativamente a seu produtor. Por este
princípio, os Guarde este princípio. Organize
arquivos devem ser organizados
respeitando a proveniência.
em obediência à competência e às
atividades da instituição ou pessoa
legitimamente responsável pela produção,
acumulação ou guarda dos documentos.

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Principais atividades dos

Arquivos Permanentes:

• Arranjo
• Descrição

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Arranjo
Arranjo: a operação resume-se na
reordenação dos conjuntos documentais
remanescentes das eliminações ditadas
pela Tabela de Temporalidade (TTD),
obedecendo a critérios que respeitam o
caráter orgânico dos conjuntos
documentais.

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Arranjo
Entende-se por arranjo a seqüência de operações intelectuais
e físicas que visam à organização dos documentos de um
arquivo ou coleção, utilizando-se diferentes métodos, de
acordo com um plano ou quadro previamente estabelecido
(ARQUIVO NACIONAL, 2005).

- as operações intelectuais compreendem a análise dos documentos quanto a sua

origem funcional, forma e conteúdo;

- as operações físicas referem-se ao acondicionamento dos suportes documentais

em locais apropriados e à identificação dos mesmos para definir sua disposição.

O estudo das funções, das atividades e da estrutura da organização produzirá um

esquema chamado Quadro de Arranjo para atividades intelectuais e físicas de arranjo.
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Hierarquia da atividade de arranjo

Fundo
Seção
Subseção
Série
Subséries

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Fundo
Seção1 Seção3

Seção2

Série1 Série2 Série3

Sub-série1 Sub-série2

Sub-série2.3

Documento/ Sub-série2.2 Documento/

Documento/
Processo Sub-série2.1 Processo
Processo

Documento subordinado /
Ato informacional
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Descrição: Conjunto de procedimentos

que, a partir de elementos formais e de
conteúdo, permitem a identificação de
documentos e a elaboração de
instrumentos de pesquisa.
DTA

É o que vamos ver a

partir de hoje 35
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Manual de Trabalho
Em Arquivos Escolares
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Manual de Trabalho
Em Arquivos Escolares