Academia Militar “Marechal Samora Machel”

Departamento de Cursos de Pós-Laboral

Curso de Licenciatura em Administração Pública

Gestão de Documento

Curso: Licenciatura em Administração Pública

Cadeira: Documentação e Arquivo

Ano de frequência: 4 ° ano

Lista dos estudantes:

Edmilson Sumaili Bacali Kumpocha

Vicente Feliciano

Eduarda Da Yura Bento Macuacua

Liante João Júlio Cavava

Nampula, Abril de 2023

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Licenciatura em Administração Pública

Gestão de Documento

Trabalho em grupo da cadeira de

Documentação e Arquivo, de carácter
avaliativo a ser submetido a docente da
cadeira MA. Abel Simão Djive

Nampula, Abril de 2023

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Índice

Introdução..........................................................................................................................3

1. Gestão De Documento...............................................................................................4

2. Conceito de Documentos...........................................................................................4

3. Fases da Gestão de Documentos................................................................................5

4. Objectivos da Gestão de Documentos........................................................................6

5. Vantagens da Gestão de Documentos...........................................................................7

Conclusão..........................................................................................................................8

Referências bibliográfica...................................................................................................9

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Introdução

Visando melhorar a gestão de documentos e arquivos, pelo Decreto nº 36/2007, de 27

de Agosto o Conselho de Ministro aprovou o Sistema Nacional de Arquivo de Estado
(SNAE), cujos objectivos são organizar, de forma dinâmica e articulada, as actividades
de gestão de documentos e arquivo nos órgãos do Estado, com vista a torna-la mais
eficiente o processo de recuperação de informações para fins administrativos e
científicos.

O trabalho de Gestão de Documentos tem como objectivo explanar os seguintes

aspectos:

 Conceito;
 Fases da Gestão de Documentos;
 Objectivos da Gestão de Documentos e
 Vantagens da Gestão de Documentos

O presente trabalho para a sua realização, baseou-se em diversas obras ou estudos feitos
disponíveis fisicamente e electronicamente.

O trabalho apresenta elementos pré-textuais, textuais e pós-textuais, e estrutura-se da

seguinte maneira: Capa, Contra-capa, Índice, Introdução, Desenvolvimento da temática,
Conclusão e Bibliografia.

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 1. Gestão De Documento

Segundo Paes (2007, p.53) e Cassares (2012) Gestão de documentos é um conjunto de

procedimentos e operações técnicas referentes as actividades de produção, tramitação,
uso, avaliação e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária, visando
a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.

A aplicação de procedimentos técnicos de gestão de documentos ee a ferramenta que

faz dos arquivos instrumentos de apoio ao estado na tomada de decisão e ao cidadão na
garantia dos seus direitos. O arquivo é um privilegiado para acesso a informação.

2. Conceito de Documentos

Documento Segundo Guinchat e Menou (1994), documento é o suporte material do

saber e da memória da humanidade. De acordo com o Dicionário de Terminologia
Arquivística (2005), documento é toda a informação registada em um suporte material
(papel, fia, disco óptico) utilizada para consulta, estudo, prova, pesquisa, pois comprova
factos, fenómenos, formas de vida e pensamentos do homem numa determinada época.
Chiavenato (2003), considera informação o conhecimento disponível para uso imediato
e que permite orientar a acção, ou reduzir a margem de incerteza que cerca as decisões
quotidianas.

Documentos e toda informação registada em suporte material, susceptível de ser

utilizada para consulta, estudo, prova e pesquisas, pois comprova factos, fenómenos,
formas de vida, direitos e deveres.

O Conselho Internacional de Arquivos (CIA) apud Cruz (2013: 12) define documento
como “Informação registada, independentemente da forma ou suporte, criada, recebida
e mantida por uma agência, instituição, organização ou pessoa na consecução de suas
obrigações legais ou de seus negócios”.

Os autores supracitados convergem nas suas definições no que concerne ao documento,

ao afirmarem que é uma informação que se encontra registada independentemente do
seu suporte mas que constitui um conhecimento que pode ser de uso imediato.

4
 3. Fases da Gestão de Documentos

De acordo com o SNAE (2007), Fases da Gestão de Documentos;

 A fase ou o arquivo corrente é constituída por conjunto de documentos em curso

ou que, mesmo sem movimentação constituem objecto de consulta frequente
pela entidade que os produziu e a quem compete a sua administração;
 No arquivo intermediário encontra-se conjunto de documentos com uso pouco
frequente, que aguardam destino final em depósito de armazenamento
temporário e por último;
 O arquivo permanente é constituído por conjunto de documentos que já
cumpriram as finalidades de sua criação, conservados e preservados em virtude
do seu valor histórico, probatório e informativo para o estado e para o cidadão,
com carácter definitivo, em função do seu valor secundário.

O tratamento dispensado aos documentos na idade corrente condiciona directamente o

desempenho das actividades arquivísticas na segunda e terceira idade, pois é nesta fase
em que a gestão documental abrange a introdução de regras e normas de produção,
classificação, organização física e controle de tramitação e de arquivamento (Cruz,
2013).

No Dicionário de Terminologia Arquivística (2005), a gestão documental é abordada

como uma área da administração geral dos órgãos, relacionada com os princípios de
economia e eficácia da produção, manutenção, uso e destinação final dos documentos,
referindo-se como um “conjunto de medidas e rotinas que tem por objectivo a
racionalização e eficiência na produção, tramitação, classificação, avaliação,
arquivamento, acesso e uso das informações registadas em documentos de arquivo"

E a Gestão de Documentos envolve três principais operações:

 Produção de Documentos: implica optimizar a criação, evitando-se a produção

de documentos não essenciais, o que diminui o volume a ser manuseado,
controlado, arquivado e eliminado, assegurado o uso adequado de recursos de
reprografia.

5
  Utilização de documentos: caracteriza-se pelo emprego de método de controlo
relacionado com as actividades de protocolo é as técnicas específicas de
classificação, organização e elaboração de instrumentos de recuperação de
informação.
 Destinação de Documentos: abrange as actividades de análise, selecção e
fixação de prazos de guardas dos documentos (decisão pela eliminação ou
guarda perene).

4. Objectivos da Gestão de Documentos

No âmbito da Reforma do Sector Público (2001-2011), em 2006, o Governo de

Moçambique lançou a Estratégia para a Gestão de Documentos e Arquivos que
culminou com a aprovação, através do Decreto 36/2007 de 27 de Agosto, do
Sistema Nacional de Arquivos de Estado, com seguintes objectivos:

 Harmonizar as diversas fases de Gestão de Documentos, atendendo as

especificidades dos órgãos geradores e acumuladores dos acervos;
 Organizar de forma dinâmica e articulada, as actividades de gestão de
documentos e arquivo nos Órgãos de Estado, com vista a tornar mais
eficiente o processo de recuperação de informações para fins
administrativos e científicos;
 Assegurar a Protecção e preservação dos documentos gerados e recebidos
no exercício de funções dos órgãos e instituição públicos e privados
revestidos de valor administrativo, histórico e científico;
 Facilitar o acesso público ao património arquivístico nacional de acordo
com as necessidades de informação, respeitando o disposto nas normas de
segredo de Estado e demais leis que regem o acesso à informação;
 Integrar e coordenar as actividades de gestão de documentos de arquivo;
 Articular com os demais sistemas que actuam directo ou indirectamente na
gestão do património documental e arquivístico do Estado moçambicano.

E a Gersão de documentos apresenta, também alguns objectivos como:

 Assegurar, eficientemente, a produção, administração, manutenção e distinção

de documentos;
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  Garantir que a informação governamental esteja disponível quando e onde seja
necessário ao governo e ao cidadão;
 Assegurar a eliminação de documentos que não tenham valor administrativo
fiscal, legal ou para pesquisa científica
 Contribuir para acesso e preservação dos documentos e merecem guarda
permanente por seus valores informativos e probatórios;

5. Vantagens da Gestão de Documentos

 Economia de espaço, pessoal, equipamento e tempo;

 Maior e melhor colaboração entre arquivistas e administradores;
 Racionalização de guarda e preservação dos acervos documentos;
 Resposta imediata e precisas as questões impostas pela administração;
 Garantia de recolhimento aos arquivos permanentes dos documentos que devem
ser conservados definitivamente para fins de informação, testemunhos e
pesquisas científica.

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Conclusão

Para a materialização deste trabalho propôs-se a abordar sobre Gestão de Documentos

na Administração Pública Moçambicana. Em conformidade com a explanação do tema
embora o SNAE dispor de uma série de legislação ou directrizes que orientam as
actividades de gestão de documentos e arquivos, a gestão da informação documental
Moçambicana não é eficiente e eficaz.

Constatou-se que da pesquisa feita sobre Gestão de Documentos e Arquivos na

Administração Pública Moçambicana poucas literaturas são feitas sobre o tema.

Gestão de documentos é um conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes

as actividades de produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos
em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda
permanente.

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Referências bibliográfica

Chiavenato, Idalberto, Introdução a Teoria Geral da Administração, 7ª Edição, Rio de

Janeiro: Campus, 2003.

Cruz, Emília Barroso, Manual de Gestão de Documentos, 2ª Edição, Belo Horizonte:

Arquivo Público Mineiro, 2013

Diploma Ministerial nº37/2010, de 16 de Fevereiro (Regulamento Padrão do

Funcionamento das Comissões de Avaliação de Documentos da Administração
Pública).

Guinchat, Claire, Menou, Michel, Trad. Cunha, Míriam Viera da, Introdução Geral as
Indolfo, Ana Celeste; Campos, Ana Maria C; Oliveira, Maria Izabel de, et. al. Gestão de
documentos: Conceitos e procedimentos básicos. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional,
1995.

Manual de Gestão de Documentos e Arquivos do Estado, Universidade Católica de

Moçambique, 4˚ Ano, Centro de Ensino à Distância (CED)

Manual de Procedimentos do Sistema Nacional de Arquivos do Estado

Sistema Nacional de Arquivos do Estado – SNAE.