Gestão Administrativa Escolar Técnicas 

de Organização de Arquivos
UNIVERSIDADE ESTADUAL DO MARANHÃO-UEMA
NÚCLEO DE TECNOLOGIAS PARA EDUCAÇÃO-UEMAnet

CURSO GESTÃO ADMINISTRATIVA ESCOLAR

Técnicas de A

Organização
de Arquivos
Prof.ª Dra. Irlane Regina Moraes
Novaes

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Gestão Administrativa Escolar Técnicas de Organização de Arquivos

UNIDADE I

Arquivo: memória
da organização

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Gestão Administrativa Escolar Técnicas de Organização de Arquivos

UNIDADE I

Arquivo: memória da organização

Objetivos da Unidade
Caracterizar o arquivo;

Classificar os tipos de arquivo.

Conteúdo Programático
Arquivo: aspectos conceituais;

Funções dos arquivos;

Objetivos dos arquivos;

Classificação dos arquivos;

Tipos de arquivo.

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Gestão Administrativa Escolar Técnicas de Organização de Arquivos

Arquivo: aspectos conceituais

Conforme o Dicionário On-line de Português – Dicio.com, Arquivo pode ser

considerado como:

1. Conjunto de documentos sobre determinado assunto que, guardados

numa instituição pública ou privada, é resultado de uma atividade ou
trabalho.

2. [Informática] Reunião dos dados de um computador que, com registro

individual e organizados sob um formato específico, contém textos, tabe-
las, imagens, sons etc .Local usado para guardar documentos; depósito,
cartório.

3. Móvel de escritório usado para guardar documentos.

4. [Figurado] Pessoa que consegue se lembrar de tudo; quem tem boa

memória.

5. Etimologia (origem da palavra arquivo). Ficha + eiro”.

(dicio.com.br,2020, on-line).

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Gestão Administrativa Escolar Técnicas de Organização de Arquivos

A lei n.° 8.159 de 8 de janeiro de 1991 que dispõe sobre a Política Nacional de
arquivos públicos e privados e dá outras providência, define:

Art. 2º - Consideram-se arquivos, para os fins desta Lei, os conjuntos de do-

cumentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter
público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades es-
pecíficas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da infor-
mação ou a natureza dos documentos.

(BRASIL, 1999, on-line, grifo nosso).

A lei n.° 8.159 de 8 de janeiro de 1991 que dispõe sobre a Política Nacional de
Arquivos Públicos e Privados, define:

Art. 7º - Os arquivos públicos são os conjuntos de documentos produzidos

e recebidos, no exercício de suas atividades, por órgãos públicos de âmbito
federal, estadual, do Distrito Federal e municipal em decorrência de suas fun-
ções administrativas, legislativas e judiciárias.  

§ 1º - São também públicos os conjuntos de documentos produzidos e rece-

bidos por instituições de caráter público, por entidades privadas encarrega-

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Gestão Administrativa Escolar Técnicas de Organização de Arquivos

das da gestão de serviços públicos no exercício de suas atividades.

[...]

Art. 11 - Consideram-se arquivos privados os conjuntos de documentos pro-

duzidos ou recebidos por pessoas físicas ou jurídicas, em decorrência de suas
atividades.      

(BRASIL, 1999, on-line, grifo nosso).

Função dos Arquivos

Guardar os documentos evitando a perda ou extravio ;

Conservar os documentos, preservando as informações;

Facilitar a localização do documento no momento que for solicitado;

Fonte de pesquisas científicas ou não;

Preservar a memória da organização.

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Objetivo dos Arquivos Saiba mais

Proporcionar o acesso à in- Faça a leitura do texto “Arqui-

formação a partir dos acervos vologia: objetivos e objetos”,
sob sua guarda, independente de Heloisa L. Bellotto.
da idade do documento.

Classificação dos Arquivos

Arquivo Ativo Arquivo Temporário Arquivo Morto

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Gestão Administrativa Escolar Técnicas de Organização de Arquivos

Classificação dos Arquivos

Reúnem documentos em uso frequente, conservados em local de fácil

Ativos
acesso nas repartições que os produzem ou recebem.

Temporários ou Reúnem documentos que não são consultados com frequência, mas
Transitórios devem permanecer acessíveis.

Inativo, Permanente Reúnem documentos que perderam sua qualidade administrativa,

ou Morto mas devem ser conservados por razões legais e histórica.

Fonte: Elaborado pela professora

Tipos de Arquivo

Arquivo Físico Arquivo Virtual

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UNIDADE II

Desmistificando a
forma de arquivar

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UNIDADE II

Desmistificando a forma de arquivar

Objetivos da Unidade
Identificar a legislação e a as normas que regem os arquivos;

Distinguir os métodos de arquivamento;

Diferenciar os tipos de documentos.

Conteúdo Programático
Arquivamento: aspectos legais e normativos;

Sistemas e Métodos de Arquivamento;

Gestão de Documentos; 

Tipos de documentos;

Ciclo de vida dos Documentos.

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Arquivamento: aspectos legais e normativos

Legislação/Norma Descrição Endereço Eletrônico

Regulamenta o disposto no inciso X

do  caput  do art. 3º da Lei n.º 13.874, de 20 de
setembro de 2019, e no art. 2º-A da Lei n.º
12.682, de 9 de julho de 2012, para estabelecer
Decreto n.º 10.278, de http://www.planalto.gov.br/
a técnica e os requisitos para a digitalização
18 de março de 2020. ccivil_03/leis/l8159.htm.
de documentos públicos ou privados, a fim de
que os documentos digitalizados produzam
os mesmos efeitos legais dos documentos
originais.

Regulamenta a Lei n.º 10.487 de 14 de julho de

Decreto Estadual n.º
2010, que dispõe sobre a Política de Arquivos http://stc.ma.gov.br/legis-
32.6060 de 25 de Ja-
Públicos e Privados do estado do Maranhão, e la-documento/?id=4590
neiro de 2017
dá outras providências.

Fonte: Elaborado pela professora

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Arquivamento: aspectos legais e normativos

Legislação/Norma Descrição Endereço Eletrônico

Dispõe sobre a política de arquivos públicos e

Lei estadual n.º 10.487, http://stc.ma.gov.br/legis-
privados do estado do Maranhão, e dá outras
de 14 de julho de 2016 la-documento/?id=4393
providências.

http://www.planalto.gov.
Lei Federal n.º 12.682, Dispõe sobre a elaboração e o arquivamento
br/ccivil_03/_ato2011-
de 9 de julho de 2012 de documentos em meios eletromagnéticos
2014/2012/Lei/L12682.htm

Estabelece termos e definições aplicáveis às

https://www.abntcata-
normas elaboradas pelo ISO/TC 46/SC 11 para
ISO 30300:2011 logo.com.br/norma.as-
SGDA, descreve uma abordagem de proces-
px?ID=362612
sos e específica papéis da alta administração.

Lei n.º 8.159, de 8 de Dispõe sobre política de arquivos públicos e http://www.planalto.gov.br/

janeiro de 1991. privados. ccivil_03/leis/l8159.htm

Fonte: Elaborado pela professora

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Sistemas e Métodos de Arquivamento

Classificação pelo nome da pessoa ou

empresa.
Método Alfabético
Ordem Alfabética.

Classificação pelo número de registro.

Método Numérico
Ordem Numérica.

Classificação pelo local ou procedência.

Método Geográfico
Ordem Alfabética.

Método Específi- Classificação pelo assunto.

co ou Método por
Assunto Ordem Alfabética.

Fonte: Elaborado pela professora

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Gestão de Documentos

A lei n.° 8.159 de 8 de janeiro de 1991 que dispõe sobre a Política Nacional de
arquivos públicos e privados e dá outras providência, no seu art. 3° considera
gestão de documentos:

“o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção,

tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária,
visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente”.

(BRASIL, 1999, on-line, grifo nosso).

Art. 8º - Os documentos públicos são identificados como correntes, inter-

mediários e permanentes.

§ 1º - Consideram-se documentos correntes aqueles em curso ou que,

mesmo sem movimentação, constituam objeto de consultas frequentes.

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§ 2º - Consideram-se documentos intermediários aqueles que, não sendo

de uso corrente nos órgãos produtores, por razões de interesse administrativo,
aguardam a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.

§ 3º - Consideram-se permanentes os conjuntos de documentos de valor

histórico, probatório e informativo que devem ser definitivamente preservados.

Art. 9º - A eliminação de documentos produzidos por instituições públicas

e de caráter público será realizada mediante autorização da instituição
arquivística pública, na sua específica esfera de competência.

Art. 10º - Os documentos de valor permanente são inalienáveis e impres-

critíveis.
(BRASIL, 1999, on-line grifo nosso).

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Tipos de Documentos

Documento Descrição

Gênero documental integrado por documentos manuscritos, datilografa-

Textual dos ou impressos, como atas de reunião, cartas, decretos, livros de registro,
panfletos e relatórios (ARQUIVO NACIONAL, 2005, p.79).

Informação registrada, codificada em dígitos binários, acessível e interpre-

Digital
tável por meio de sistema computacional (SANTOS, p. 58).

Informação registrada, codificada em forma analógica ou em dígitos bi-

Eletrônico nários, acessível e interpretável por meio de um equipamento eletrônico
(SANTOS,2018, p. 58).

Gênero documental integrado por documentos que contêm imagens, fixas

Audiovisual ou em movimento, e registros sonoros, como filmes e fitas videomagnéti-
cas (ARQUIVONACIONAL, 2005, p.73).

Gênero documental integrado por documentos que contêm imagens em

Filmográfico ou
movimento, com ou sem som, como filmes e fitas videomagnéticas (AR-
cinematográfico
QUIVO NACIONAL, 2005, p.76).

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Gênero documental integrado por documentos que contêm imagens fixas,

Iconográfico impressas, desenhadas ou fotografadas, como fotografias e gravuras (AR-
QUIVO NACIONAL, 2005, p.76).

Gênero documental integrado por documentos que contêm representa-

ções gráficas da superfície terrestre ou de corpos celestes e desenhos téc-
Cartográfico
nicos, como mapas, plantas, perfis e fotografias aéreas (ARQUIVO NACIO-
NAL, 2005, p.74).

Fonte: Elaborado pela professora com base em Santos,2018, p. 54-58.

Saiba mais

Faça a leitura do artigo “Gênero

Documental na Arquivística: Revi-
sitando o conceito”, de Vanderlei
Batista dos Santos.

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Ciclo de vida dos documentos

O ciclo de vida dos documentos é composto por três fases: corrente, interme-
diária e permanente.

A passagem dos documentos de uma fase para outra é determinada pela

Tabela de Temporalidade.

“A tabela de temporalidade estabelece, referenciando-se num processo de

avaliação dos documentos, os prazos de permanência nas fases corrente e
intermediária e a sua destinação final: eliminação ou recolhimento para o
arquivo permanente” (RODRIGUES, 2006, p. 103).

Saiba mais

Faça a leitura do artigo “A teoria

dos arquivos e a gestão de docu-
mentos”, de Ana Maria L. Rodrigues.

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UNIDADE III
Tecnologia, Meio
Ambiente e Gestão
de Documentos

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UNIDADE III

Tecnologia, Meio Ambiente e Gestão de Documentos

Objetivos da Unidade
Conhecer a gestão virtual dos documentos;

Entender desmaterialização de documentos.

Conteúdo Programático
Estão Virtual dos Documentos;

Desmaterialização de documentos;

Certificado digital.

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Gestão Virtual de Documentos

Gerenciamento dos documentos arquivados de forma estruturada;

Permite o rastreamento e controle das consultas aos documentos;
Maior espaço físico, com a eliminação e/ou diminuição de arquivos físicos;
Maior rapidez na consulta, economia de tempo, dinheiro e espaço;
Acesso à informação a qualquer tempo e lugar;
Eliminação de custos com papéis, tintas para impressora, contribuindo assim
para o meio ambiente.

“Em 2011, o governo gastou R$ 34 milhões em compras de papel. Isso representa

um trilhão e 700 milhões de folhas e, ao mesmo tempo, 228 mil árvores que
precisaram ser derrubadas”. Segundo o presidente do ITI, Renato Martini.

(BRASIL, 2017, on-line). 

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Desmaterialização de documentos

Segundo Aguiar; Silva(2013,p.8), de forma ampla, a desmaterialização

de documentos “corresponde à informatização dos procedimentos
administrativos e das rotinas de trabalho e a utilização em massa do meio
eletrônico para a produção, intercomunicação e armazenamento da
informação”.

Desmaterialização é transformação dos documentos originalizado no formato

convencional (papel) para a forma eletrônica.

Saiba mais

Saiba mais sobre as possibilidades

da desmaterialização, assista o
vídeo “O que tenho a ganhar com a
desmaterialização de documentos”
da Bizdocs (8:59min).

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Desmaterialização de documentos

Segundo Aguiar; Silva(2013,p.8-9) a desmaterialização de documento ocorre

através de duas formas:

Digitalização - ocorre quando o documento não foi produzido originalmente

no meio eletrônico, geralmente em papel;

Nativa – ocorre quando o documento foi produzido nos meios eletrônicos.

Saiba mais

Saiba mais sobre desmateriali-

zação fazendo a leitura do artigo
“Plano nacional de desmaterializa-
ção de processos: administração
sem papel”, de Everson L. de Aguiar
e Eleidimar O. Silva.

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O Decreto n.º 10.278, de 18 de março de 2020 que estabelece a técnica e os

requisitos para a digitalização de documentos públicos ou privados, a fim
de que os documentos digitalizados produzam os mesmos efeitos legais dos
documentos originais, estabelece os tipos de documentos os quais se aplica
ou não o referido decreto:

Art. 2º  Aplica- I - por pessoas jurídicas de direito público interno, ainda que envolva
se o disposto relações com particulares; e
neste Decreto aos II - por pessoas jurídicas de direito privado ou por pessoas naturais
documentos físicos para comprovação perante:
digitalizados que a) pessoas jurídicas de direito público interno; ou
sejam produzidos b) outras pessoas jurídicas de direito privado ou outras pessoas naturais.

I - documentos nato-digitais, que são documentos produzidos original-

mente em formato digital;
II - documentos referentes às operações e transações realizadas no
Parágrafo único.  O sistema financeiro nacional;
disposto neste De-
III - documentos em microfilme;
creto não se aplica a:
IV - documentos audiovisuais;
V - documentos de identificação; e
VI - documentos de porte obrigatório.

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Desmaterialização de documentos

Art. 3º  Para fins do disposto neste Decreto, considera-se:

I - documento digitalizado - representante digital do processo de digitalização

do documento físico e seus metadados;

II - metadados - dados estruturados que permitem classificar, descrever e

gerenciar documentos;

III - documento público - documentos produzidos ou recebidos por pessoas

jurídicas de direito público interno ou por entidades privadas encarregadas
da gestão de serviços públicos; e

IV - integridade - estado dos documentos que não foram corrompidos ou

alterados de forma não autorizada.

(BRASIL, 2020, on-line).

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O Decreto n.º 10.278, de 18 de março de 2020, no seu art. 4° estabelece as

regras gerais de digitalização, a saber:

Art. 4º   Os procedimentos e as tecnologias utilizados na digitalização de

documentos físicos devem assegurar:

I - a integridade e a confiabilidade do documento digitalizado;

II - a rastreabilidade e a auditabilidade dos procedimentos empregados;

III - o emprego dos padrões técnicos de digitalização para garantir a qualidade

da imagem, da legibilidade e do uso do documento digitalizado;

IV - a confidencialidade, quando aplicável; e

V - a interoperabilidade entre sistemas informatizados.

(BRASIL, 2020, on-line).

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Requisitos na digitalização que envolva entidades públicas

Art. 5º  O documento digitalizado destinado a se equiparar a documento físico

para todos os efeitos legais e para a comprovação de qualquer ato perante
pessoa jurídica de direito público interno deverá:

I - ser assinado digitalmente com certificação digital no padrão da

Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira - ICP-Brasil, de modo a garantir a
autoria da digitalização e a integridade do documento e de seus metadados;

II - seguir os padrões técnicos mínimos previstos no Anexo I; e

III - conter, no mínimo, os metadados especificados no Anexo II.

(BRASIL, 2020, on-line).

Saiba mais

Saiba mais sobre digitalização, assista o vídeo “Nova lei

da digitalização: Entenda agora o decreto 10.278/2020 e
como se adaptar a ele”. da Arquivar (11:53min.). Disponível
em: https://youtu.be/zp-4wznMuP8.

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Certificado digital

Certificado digital permite assinar documento à distância com o mesmo valor

jurídico da assinatura feita de próprio punho, sem precisar reconhecer firma
em cartório (SERASA EXPERIAN, 2021, on-line).

Conforme o site do SERASA EXPERIAN(2021, on-line) o trabalho com uso do

certificado digital proporciona os seguinte benefícios:

Segurança — comprova a identidade para acessar pela internet sistemas

com dados confidenciais;

Agilidade — desburocratiza processos relativos ao setor;

Comodidade — dispensa a necessidade de comparecer presencialmente;

Economia de insumos — evita o uso de papel e de tinta para a impressão.

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Referências

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REFERÊNCIAS

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ministração sem papel. Disponível em: http://consad.org.br/wp-content/uplo-
ads/2013/05/096-PLANO-NACIONAL-DE-DESMATERIALIZA%C3%87%C3%83O-DE-PRO-
CESSOS-ADMINISTRA%C3%87%C3%83O-SEM-PAPEL.pdf. Acesso em: 12.jan.2022.

BELLOTTO, H. L. Arquivologia: objetivos e objetos. Disponível em: https://arquivoememoria.

files.wordpress.com/2009/04/arquivologiaobjetivosobjeto.pdf. Acesso em: 12.jan.2022.

BRASIL. Decreto n.º 10.278, de 18 de março de 2020. Regulamenta o disposto no inciso

X do caput do art. 3º da Lei n.º 13.874, de 20 de setembro de 2019, e no art. 2º-A da
Lei n.º 12.682, de 9 de julho de 2012, para estabelecer a técnica e os requisitos para
a digitalização de documentos públicos ou privados, a fim de que os documentos
digitalizados produzam os mesmos efeitos legais dos documentos originais. Dispo-
nível em: http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/l8159.htm. Acesso em: 11.jan.2022.

BRASIL. Lei n.º 8.159, de 8 de janeiro de 1991. Dispõe sobre política de arquivos pú-
blicos e privados. Disponível em: http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/l8159.htm.
Acesso em: 11.jan.2022.

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Gestão Administrativa Escolar Técnicas de Organização de Arquivos

BRASI. Instituto Nacional de Tecnologias da Inovação. As tecnologias são aliadas ao

meio ambiente. 2017. Disponível em: https://www.gov.br/iti/pt-br/assuntos/noticias/
indice-de-noticias/as-tecnologias-sao-aliadas-do-meio-ambiente-10-certforum-
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CASSARES, Norma Cianflone. Como fazer conservação preventiva em arquivos e

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https://www.arqsp.org.br/arquivos/oficinas_colecao_como_fazer/cf5.pdf. Acesso em:
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Acesso em: 11.jan.2022.

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