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AULA 01 - CONCEITOS FUNDAMENTAIS DE ARQUIVOLOGIA

Nessa primeira aula pretendo apresentar aos alunos o estudo da arquivologia com os conceitos de arquivo,
documento e as suas principais características.
Todas as nossas aulas serão divididas em duas partes: a primeira, teórica e a segunda, disponibilização de lista de
exercícios com os seus respectivos gabaritos.
A disponibilização dessa lista de exercícios tem a finalidade de contribuir com o processo de assimilação do
conteúdo ministrado e digo, funciona!
Em nossa primeira aula, estudaremos os seguintes assuntos:
01- Teoria Arquivística
02- Arquivo Documental
03- Características dos documentos arquivísticos
04- Distinção entre arquivo, biblioteca e museu
Atenção Concurseiros! Em especial, aqueles que irão prestar o concurso da ABIN, esta aula está 100% contida no
seu respectivo edital. Leiam atentamente a teoria e façam os exercícios de fixação, pelo menos duas vezes, pois
tradicionalmente o CESPE sempre cobra uma questão dos assuntos abordados nesta aula.
Abraços e Bons Estudos,

Professor Luiz Antonio de Carvalho


Emails: luiz@lacconcursos.com.br ou luizcarvalho@euvoupassar.com.br
Site: www.lacconcursos.com.br

01- A Teoria Arquivística


A arquivística que no Brasil também é utilizado o termo arquivologia, é uma ciência que se relaciona com o
estudo da informação, constituindo-se assim em um ramo da Ciência da Informação em que está contida a Ciência
da Arquivologia.
Podemos conceituar de maneira prática, A Teoria da Arquivística como sendo, uma Ciência que visa
proporcionar de forma sistemática a gestão de toda informação produzida e recebida por uma organização.
A partir do momento que consideramos a Arquivologia como uma ciência temos que delimitar o seu objeto de
ESTUDO, pois também será o nosso campo de estudo.
Assim, o Objeto da Ciência da Arquivologia: é o conhecimento da natureza dos arquivos e das teorias, métodos
e técnicas a serem observados na sua constituição, organização, desenvolvimento e utilização.
A arquivística é um conjunto de princípios, conceitos e técnicas a serem observados na produção, organização,
guarda, preservação e uso de documentos em arquivos.
Neste sentido, os objetivos da arquivística são:
a) estudo ao acesso da informação contida nos arquivos para que seja aquela que é imprescindível para a tomada
de decisões e para o funcionamento da administração de instituições públicas e privadas;
b) estudo ao acesso da informação contida nos arquivos que possuem valor testemunhal dos direitos do cidadão;
c) estudo ao acesso da informação contida nos arquivos que possuem valor histórico-cultural por se constituírem
em registro de ações das sociedades passadas.
Vejamos como esse assunto já foi cobrado em provas de concursos públicos:
(MPU/Técnico Administrativo/CESPE/2010) Um arquivo documental tem por objetivo servir como prova ou
testemunho da ação de pessoas jurídicas ou físicas.
Resposta: Certa, pois a informação contida nos arquivos possui valor testemunhal, conforme acabamos de
estudar.

FIQUE LIGADO: os arquivos possuem valor testemunhal, administrativo e funcional. Constantemente esse
assunto tem sido objeto de questões de prova. Trata-se sempre de uma potencial questão de prova, memorizem!

Como toda a teoria está baseada em princípios, a Arquivística também possui os seus, que constituem o marco
principal da diferença entre a Arquivística e as outras "ciências". São eles:
Princípio da Proveniência: Fixa a identidade do documento, relativamente ao seu produtor. Por este princípio, os
arquivos devem ser organizados em obediência à competência e às atividades da instituição ou pessoa
legitimamente responsável pela produção, acumulação ou guarda dos documentos. Arquivos originários de uma
instituição ou de uma pessoa devem manter a respectiva individualidade, dentro de seu contexto orgânico de
produção, não devendo ser mesclados a outros de origem distinta.
Princípio da Organicidade: As relações administrativas orgânicas se refletem nos conjuntos documentais. A
organicidade é a qualidade segundo a qual os arquivos espelham a estrutura, funções e atividades da entidade
produtora/acumuladora em suas relações internas e externas.
Princípio da Unicidade: Não obstante, forma, gênero, tipo ou suporte, os documentos de arquivo conservam seu
caráter único, em função do contexto em que foram produzidos.
Princípio da Indivisibilidade ou integridade: Os fundos de arquivo devem ser preservados sem dispersão,
mutilação, alienação, destruição não autorizada ou adição indevida.
Princípio da Cumulatividade: O arquivo é uma formação progressiva, natural e orgânica.

Em nossa segunda aula voltaremos neste assunto com muito mais detalhes e exemplos de questões de concursos.
Para finalizar esse tópico, trago-vos o significado de Arquivística segundo o Dicionário de Terminologia
Arquivística ?disciplina também conhecida como Arquivologia ? que tem por objetivo o conhecimento da
natureza dos arquivos e das teorias, métodos e técnicas a serem observados na sua constituição, organização,
desenvolvimento e utilização?. Sempre é bom ter em mente o significado oficial da Arquivística.

02- Arquivo Documental


Vamos inicialmente conceituar a palavra arquivo, sobre várias perspectivas para que o aluno possa ter uma visão
ampla sobre o conceito da palavra arquivo.
A palavra arquivo tem origem grega, acrhives, sendo definida como:
a) lugar onde são guardados os documentos públicos e outros documentos de importância, e
b) registro histórico ou documento assim preservado.
Segundo Schllenber, os arquivos são "documentos de qualquer instituição pública ou privada que hajam sido
considerados de valor, merecendo preservação permanente para fins de referência e de pesquisa e que hajam
sido depositados ou selecionados para depósito, num arquivo de custódia permanente".
Em consulta ao dicionário Aurélio, encontramos: "Arquivo: Cartório, secretária, lugar ou depósito onde se
guardam documentos. O móvel a isso destinado".
Atenção Concurseiros: o conceito legal de arquivo, ou seja, o oficial, está previsto no art. 2° da Lei n° 8.159/91:
"Consideram-se arquivos, para os fins desta lei, os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por órgãos
públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades
específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos
documentos."

FIQUE LIGADO: o artigo 2°da Lei n° 8.159/91 sempre está sendo cobrado em concursos públicos, por todas as
bancas examinadoras. O principal ponto cobrado está relacionado com a parte do conceito em que dispõe que os
arquivos são documentos produzidos e recebidos, ou seja, os documentos são ACUMULADOS (produzidos +
recebidos = acumulados).

Vejamos 02 (duas) questões de concursos que abordaram esse assunto:


(MPU/Técnico Administrativo/CESPE/2010) Em regra, a inclusão de documentos em um arquivo ocorre por
compra ou permuta de fontes múltiplas.
Resposta: ERRADA, pois a inclusão de documentos, segundo o artigo 2°da Lei n° 8.159/91 ocorre pela
PRODUÇÃO e RECEBIMENTO.

(2006/CLDF/CESPE) Arquivo é o conjunto de documentos produzidos e recebidos por pessoa física ou jurídica,
pública ou privada. É conservado por essas pessoas ou por seus sucessores, para fins de prova ou informação.
Resposta: CERTA, pois trata-se da reprodução do artigo 2°da Lei n° 8.159/91.
O termo arquivo pode também ser usado para designar:
• conjunto de documentos;
• móvel para guarda de documentos;
• local onde o acervo documental deverá ser conservado;
• órgão governamental ou institucional cujo objetivo seja o de guardar e conservar a documentação;
• títulos de periódicos ? geralmente no plural, devido às influências inglesas e francesas.

O arquivo de uma organização funciona como o guardião das informações existentes.


Para compreendermos melhor o significado do conceito de Arquivo, devemos antes conhecer os 03 (três) atributos
básicos, que são:
INFORMAÇÃO, SUPORTE e DOCUMENTO.

FIQUE LIGADO: INFORMAÇÃO + SUPORTE = DOCUMENTO, sendo:


INFORMAÇÃO: Ideia, mensagem, conteúdo ou conhecimento.
SUPORTE: Meio no qual a informação está registrada.
DOCUMENTO: É toda informação registrada em um suporte material.
FIQUE LIGADO: O coletivo de documentos chama-se ACERVO.

Mais uma questão de concurso.


(2003/CESPE/MMA) A função principal do arquivo é tornar disponíveis as informações contidas no acervo
documental sob sua guarda.
Resposta: Certa, sim o coletivo de documentos chama-se ACERVO.
Muito importante ressaltar que em nossa legislação (Lei n° 8.159/91) existem três definições distintas sobre
arquivo, que constantemente tem sido cobrada nas provas de concursos públicos, os conceitos são:
a) arquivo geral: previsto no seu artigo 2º: "Consideram-se arquivos, para os fins desta lei, os conjuntos de
documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em
decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da
informação ou a natureza dos documentos."
b) arquivo público: previsto no seu artigo 7º: "Os arquivos públicos são os conjuntos de documentos produzidos
e recebidos, no exercício de suas atividades, por órgãos públicos de âmbito federal, estadual, do Distrito Federal
e municipal em decorrência de suas funções administrativas, legislativas e judiciárias".

c) arquivo privado: previsto no seu artigo 11: "Consideram-se arquivos privados os conjuntos de documentos
produzidos ou recebidos por pessoas físicas ou jurídicas, em decorrência de suas atividades".

FIQUE LIGADO: Existem diferenças entre a função dos arquivos e as suas finalidades.
• Função do Arquivo: Guardar e organizar os documentos, bem como disponibilizar as informações
mantidas sob sua guarda.
• Finalidades do Arquivo: Servir a Administração e Servir a História.

FIQUE LIGADO: As principais características dos documentos de arquivo são:


• Ser produzidos e/ou recebidos por uma organização no exercício das suas atividades;
• Ter finalidade administrativa, jurídica ou legal;
• Constituir prova das transações passadas;
• Possuir caráter orgânico; e
• Ser único exemplar ou ter limitação em seu número de cópias.

Com base no Fique Ligado acima, vamos resolver mais uma questão de concurso:
(CESPE/TRE/MA/2009) Os documentos de arquivo existem em vários exemplares, não tendo limitação quanto
ao número de cópias.

Resposta: ERRADA, pois os documentos de arquivo possuem limitação em quantidade de cópias.


03- Características dos documentos arquivísticos
Os documentos arquivísticos possuem características que permitem a compreensão dos passados
imediatos ou históricos, sejam como propósitos administrativos ou culturais.
As características desses documentos permitem a reconstrução do passado possibilitando
interpretações e julgamentos. São elas: imparcialidade, autenticidade, naturalidade, inter-
relacionamento e unicidade.
Imparcialidade:
Parte do pressuposto que os documentos arquivísticos são verdadeiros, ou seja, livres da suspeita de
preconceitos, uma vez que as razões pelas quais eles são produzidos e as circunstâncias de sua
criação asseguram que são escritos ?na intenção ou para a informação da posteridade?.
Autenticidade
Está ligada ao processo de criação, manutenção e custódia; os documentos são produzidos a partir de
rotinas processuais que visam o cumprimento de determinada função, ou consecução de alguma
atividade.
Por outro lado, são autênticos quando são criados e conservados de acordo com procedimentos
regulares que podem ser comprovados, a partir dessas rotinas estabelecidas.
Parte-se do pressuposto que os documentos estão em conformidade com o sistema legal vigente.
Observem como esse assunto foi cobrado:
(ANATEL/CESPE/2010) Um documento de arquivo é confiável quando o conteúdo pode ser
considerado uma representação completa e precisa das operações, das atividades ou dos fatos que o
criaram.
Resposta: CORRETA, todo documento possui a característica da autenticidade.

Naturalidade
Os documentos de arquivos são produzidos e recebidos de forma natural, ou seja, são acumulados ao
longo do tempo para satisfazer as funções dos objetivos práticos da administração.
FIQUE LIGADO: quando os registros de arquivos são coletados artificialmente, como por exemplo, um
objeto de um museu, eles não tem valor administrativo.
Interrelacionamento
Os documentos estabelecem relações no decorrer do andamento das transações e de acordo com as
suas necessidades. Cada documento está intimamente relacionado com outros documentos
produzidos pela organização, pois o seu significado depende dessas relações.
Os arquivos possuem valor de conjunto, e quando separados podem perder por completo o seu
significado.

FIQUE LIGADO: essa característica também é conhecida como ORGANICIDADE, que


constantemente tem sido cobrada pelas bancas examinadoras de concursos públicos.

Vamos às questões de concursos:


(CESPE/ANVISA/2007) - O caráter orgânico é uma das características básicas dos arquivos.
Resposta: CORRETA, sim o caráter orgânico também é conhecido por Interrelacionamento.

Unicidade
A unicidade provém do fato de que cada registro documental assume um lugar único na estrutura
documental do grupo ao qual pertence.

04- Distinção entre arquivo, biblioteca e museu


Constantemente as bancas examinadoras estão cobrando dos candidatos conhecimentos relativos às
diferenças entre Biblioteca e Arquivos, Museus e Centros de Documentação, Não se esqueçam que
existem diferenças conceituais importantes entre eles, que são:
Arquivo: é um conjunto de documentos organicamente acumulados, produzidos ou recebidos por
pessoa física e instituições públicas e privadas, em decorrência do exercício de atividade específica.
Biblioteca: é o órgão responsável pela seleção, aquisição, tratamento técnico, armazenamento e
preparação de documentos dispostos ordenadamente com o objetivo de facilitar o acesso do usuário à
informação, por meio de catálogo de fichas, bases de dados, obras ordenadas nas estantes etc.
Museu: é uma coleção de peças e objetos de valor cultural reunidos, conservados e colocados à
disposição do público.
Centro de Documentação: é o órgão responsável pelo tratamento e disseminação da informação.
Com atuação dinâmica, fornece, por meio de publicações bibliográficas, informações seletivas pelo
prévio conhecimento do perfil de seu usuário.
Notadamente, a maioria das questões de provas que tratam desse assunto abordam as diferenças
entre as bibliotecas e os arquivos. Neste sentido, para contribuir com os seus estudos observe a
tabela abaixo, em que se encontram detalhadas as suas principais diferenças:

Diferenças
Arquivo Biblioteca
quanto à:

São órgãos receptores. São órgãos colecionadores.

Representam a criação intelectual e


Representam a vida de uma instituição
cientifica sob todos os seus
Origem do sob todos os seus aspectos.
aspectos.
Material

Contêm registros da informação que Contêm registros da informação que


são essencialmente mente as de um apresentam o produto da criação
ato, testemunho, prova, lei intelectual.

Formas textuais manuscritas,


Impressos.
Gênero da datilografadas, impressas
Informação
Multimeios. Multimeios e Manuscritos.

Tipos de Todos os documentos produzidos e Livros, Publicações seriadas


recebidos por uma entidade no
desempenho de suas atividades, tais
como, entre outros, atas, cartas, avisos,
registros mais (periódicos, relatórios, anuários),
ofícios, memorandos, circulares,
frequentes Relatórios de computador.
portarias, leis, decretos, decretos-lei,
fitas e discos magnéticos, relatórios de
computador.

Aquisição: o material é reunido de


acordo com os objetivos da entidade
Custódia: o material depositado é o e pode ser adquirido por compra,
produto das atividades da entidade. doação e permuta. A origem dessa
aquisição apresenta as mais
diversas fontes.

O documento é produzido, geral


mente, em grande escala, e a
Forma de
O documento é, em geral, peça única, biblioteca pode incorporar ao
reunião/coleta
podendo, às vezes, ter número limitado acervo, quando necessário,
do material
de cópias. inúmeros exemplares do mesmo. Há
exceções, como, por exemplo, o
manuscrito de uma peça literária.

O acervo (conjunto de documentos)


independe de relações orgânicas
O conjunto de documentos possui um
entre os documentos. Essas
relacionamento orgânico.
relações, em geral, são de ordem
temática.

Cada item é avaliado isoladamente,


Considera os documentos (produtos
isto é, julga-se o seu valor temático
das atividades do órgão) em seu
(conteúdo) de acordo com os
conjunto, e não isoladamente.
objetivos da instituição.

Metodologia e Avaliação não é irrevogável e se


O julgamento é sempre final e
Avaliação baseia na conveniência da
irrevogável.
incorporação ao acervo.

O documento é incorporado por


O documento, muitas vezes, é peça
razões de conveniência, e não de
única e como tal deve ser preservado.
preservação.

Tratamento Arranjo. Classificação.

Acesso restrito em virtude das


características dos conjuntos
Disponibilidade documentários. Nos últimos congressos
das tem sido abordada a questão do acesso Livre acesso aos documentos.
Informações livre. Mas os arquivos médicos, por
exemplo, jamais poderiam ser abertos à
consulta livre.

Profissão Arquivista Bibliotecário, Documentarista,


Cientista da Informação.

Vamos resolver algumas questões de concursos.


(CESPE/TRE/MG/2009) As características que distinguem os arquivos das bibliotecas não incluem o
fato de os documentos de arquivo se originarem no curso das atividades de um órgão, uma empresa
ou uma instituição.
Resposta: ERRADA, pois trata justamente da grande diferença entre os arquivos e as bibliotecas.

EXERCÍCIOS DE FIXAÇÃO:
01 - (MPU/Técnico Administrativo/CESPE/2010) Um arquivo documental tem por objetivo servir
como prova ou testemunho da ação de pessoas jurídicas ou físicas.
02 - (MPU/Técnico Administrativo/CESPE/2010) Em regra, a inclusão de documentos em um
arquivo ocorre por compra ou permuta de fontes múltiplas.
03- (2008/ CESPE ? SECAD-TO) Os documentos podem servir de prova de transações realizadas.
04- (2006/ CESPE ? MDIC) O conjunto de documentos mantidos sob a guarda de um arquivo é
denominado acervo.
05- (2006/CLDF/CESPE) Arquivo é o conjunto de documentos produzidos e recebidos por pessoa
física ou jurídica, pública ou privada. É conservado por essas pessoas ou por seus sucessores, para
fins de prova ou informação.
06- (2006/ CESPE ? TCE/AC) Arquivo é o conjunto de documentos reunidos por acumulação ao longo
das atividades de pessoas físicas ou jurídicas, públicas ou privadas.
07- (2008/CESPE/? FUNDAC-PB) Um arquivo tem como função principal tornar disponível as
informações contidas no acervo documental.
08- (2008/ CESPE ? SECAD-TO) A principal finalidade dos arquivos é servir à administração,
constituindo-se, com o decorrer do tempo, em base para o conhecimento da história.
09- (2008/CESPE/MPE/AM) O arquivo, cujo principal objetivo é ser um instrumento de apoio à
administração, constitui com o decorrer do tempo, base do conhecimento da historia da instituição a
que pertence.
10- (2005/CESPE/PRG-DF) Uma das finalidades dos arquivos é servir de base para o conhecimento
da historia. A função básica dos arquivos é possibilitar ao usuário o acesso rápido e preciso às
informações deixadas sob sua responsabilidade de guarda.
11- (2003/CESPE/MMA) A principal finalidade dos arquivos é servir à administração. Eles constituem-
se, com o decorrer do tempo, em base do conhecimento da história.
12- (2003/CESPE/MMA) A função principal do arquivo é tornar disponíveis as informações contidas no
acervo documental sob sua guarda.
13- (2005/CESPE/Sead) O arquivo público é um conjunto de documentos produzidos ou recebidos por
instituições não governamentais de âmbito federal, estadual ou municipal em decorrência de suas
funções especificas administrativas, judiciárias ou legislativas.
14- (CESPE/ANVISA/2007) O caráter orgânico é uma das características básicas dos arquivos. .
15- (ANATEL/CESPE/2010) Um documento de arquivo é confiável quando o conteúdo pode ser
considerado uma representação completa e precisa das operações, das atividades ou dos fatos que o
criaram.
16- (ANATEL/CESPE/2010) A proteção dos documentos de arquivo em relação a qualquer adição,
supressão, modificação, utilização ou ocultação é ação importante para garantir a autenticidade do
documento de arquivo.
17- (CESPE/SECAD/2008) Os documentos podem servir como objeto de prova de transações
realizadas.
18- (CESPE/ANVISA/2007) Os arquivos são constituídos pelos documentos produzidos pela própria
organização. Quando recebidos de outras organizações, os documentos são registrados nos serviços
de protocolo, mas não são considerados arquivísticos.
19- (CESPE/SECAD/ 2008) Os documentos de arquivo podem ser acumulados pelas atividades-meio
e fim do órgão público ou instituição.
20- (CESPE/Arquivista/2008) Os arquivos funcionam como a memória dos produtores de documentos
e da sociedade em geral e servem, em primeira instância, para apoiar o gerenciamento operacional.
21- (CESPE/TRE/MG/2009) As características que distinguem os arquivos das bibliotecas incluem: o
fato de a exclusividade de criação e recepção ser atribuída a um órgão, uma empresa ou uma
instituição; a organicidade, de forma que um documento se ligue a outros do mesmo conjunto; e, o
caráter probatório dos documentos nas transações realizadas pelo órgão, pela empresa ou pela
instituição responsável por eles.
22- (CESPE/TRE/MG/2009) As características que distinguem os arquivos das bibliotecas não incluem
o fato de os documentos de arquivo se originarem no curso das atividades de um órgão, uma empresa
ou uma instituição.
23- (CESPE/TRE/MA/2009) O arquivo é criado e recebido por um órgão, empresa ou instituição
exclusivamente no desenvolvimento de suas atividades, não sendo colecionado por motivos culturais.

GABARITO

01-C 02-E 03-C 04-C 05-C 06-C 07-C 08-C 09-C 10-C

11-C 12-C 13-E 14-C 15-C 16-C 17-C 18-E 19-C 20-C

21-C 22-E 23-C