Arquivologia

Arquivologia
Sumário
Conceitos Fundamentais de Arquivologia ....................................................................................................................3
Documentos Arquivísticos ............................................................................................................................................8
Instituições Arquivística Brasileiras ............................................................................................................................12
Ciclo Vital dos Documentos ........................................................................................................................................21
Sistemas e Métodos de Arquivamento ......................................................................................................................24
Gestão de Documentos e Arquivo Corrente ..............................................................................................................39
Atividades de Protocolo..............................................................................................................................................46
Arquivo Intermediário, Classificação e Avaliação de Documentos ............................................................................53
Arquivos Permanentes ...............................................................................................................................................61
Preservação, Conservação e Restauração de Arquivos ..............................................................................................66
Gestão Arquivística Digital..........................................................................................................................................71
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Arquivologia
Conceitos Fundamentais de Arquivologia
Conceitos de Arquivos
Existem múltiplos significados para o termo "arquivo" em nossa língua. mas dirija suas atenções à primeira.
Conjunto de documentos produzidos e recebidos por órgãos

públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em
Arquivos públicos e privados decorrência do exercício de atividades específicas, bem como
por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou
a natureza dos documentos.
Conjunto de documentos produzidos e recebidos por órgãos
públicos, instituições de caráter público e entidades privadas
Arquivos públicos
encarregadas da gestão de serviços públicos no exercício de suas
funções administrativas, legislativas e judiciárias.
Conjuntos de documentos produzidos ou recebidos por pessoas
Arquivos privados
físicas e jurídicas, em decorrência de suas atividades.
Agora que esclarecemos os conceitos de arquivos, talvez você esteja curioso sobre as definições de
Arquivologia e Arquivística.
Conceito de Arquivologia
A Arquivologia é uma área de estudo que se dedica a compreender as diferentes funções dos arquivos,
bem como os princípios e técnicas necessários para produzi-los, organizá-los, guardá-los, preservá-los e utilizá-los
de forma adequada. Também chamada Arquivística.
Vamos examinar neste estudo as transformações que ocorreram no caráter dos arquivos durante o declínio
das civilizações antigas e o advento da Idade Média, com foco especial na França, Inglaterra e Estados Unidos. Nosso
objetivo é compreender as razões por trás da criação de organismos nacionais para a guarda e preservação de
arquivos.
Ocorreu a criação do primeiro Arquivo Nacional do mundo, o Arquivo

Nacional de Paris foi a resposta encontrada para preservar os documentos
França
que registravam as conquistas e glórias da Nova França, que seriam
depositados nesse arquivo, em 1790 (Revolução Francesa).
Ao contrário do que ocorreu na França, a criação de um Arquivo Nacional
na Inglaterra não teve como objetivo a preservação de provas históricas
ou o registro de um momento de instabilidade social. Na verdade, a
Inglaterra
principal motivação foi de ordem prática como cultural, pois a gestão
arquivística no país era caótica. Então, em 1838 foi criado o Arquivo
Central Inglês com a sanção da Lei dos Documentos Públicos.
O caso dos Estados Unidos apresenta semelhanças com o da Inglaterra,
Estados Unidos embora tenha ocorrido em um período posterior. Após intenso debate e
negociação no Congresso, Arquivo Nacional americano foi criado em 1934.
Analisando esses exemplos ao redor do mundo, torna-se possível identificar e ilustrar claramente as
principais razões pelas quais foram criadas estruturas públicas para a guarda e preservação de documentos, como
os Arquivos Nacionais. Em síntese, tais razões são:
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Razões Práticas Torna-se imprescindível aumentar a eficiência do governo.

Os arquivos públicos são uma fonte cultural comparável a livros, coleções
Razões Culturais
de museus e outras fontes similares.
Razões Pessoais Interesse pessoal ou da sociedade.
Os documentos, inclusive os mais antigos, são imprescindíveis às
Razões Oficiais atividades governamentais e constituem a principal fonte de informação
na grande maioria das suas ações.
Princípios de Arquivologia
É um princípio básico da arquivologia, onde um arquivo produzido por uma
entidade coletiva, indivíduo ou família não deve ser combinado com os
arquivos de outras entidades produtoras. Esse princípio também é
conhecido como princípio do Respeito aos Fundos ou Método Histórico.
Conforme a DBTA, é correto afirmar que fundo e arquivo possuem o
mesmo significado: Conjuntos de documentos de uma mesma entidade.
Os fundos podem ser divididos em:
Princípio da Proveniência ➢ Fundos abertos: Acrescenta-se novos documentos na entidade.
➢ Fundos fechados: Não é acrescentado novos documentos.
O princípio da Proveniência pode ser dividido em duas esferas:
➢ Princípio do Respeito aos Fundos: Foca na parte Externa, ou seja, não
permite a mistura de documentos produzidos por outra entidade
produtora.
➢ Princípio do Respeito a Ordem Original: Foca na parte Interna, ou
seja, preserva a organização inicial dos documentos.
Trata-se da conexão entre os documentos de um arquivo, a qual se dá em
Princípio da Organicidade
virtude das atividades realizadas pela própria entidade produtora.
De acordo com o princípio da Unicidade, os documentos de arquivo
mantêm sua singularidade (Função Preservada), independentemente de
Princípio da Unicidade
sua forma, gênero, tipo ou suporte, em função ao contexto em que foram
criados.
Esse princípio afirma que os fundos de arquivo devem ser preservados
Princípio da Indivisibilidade íntegros, sem sofrer dispersão, mutilação, alienação, destruição não
autorizada ou acréscimo indevido.
Os arquivos consistem em registros orgânicos que estão ligados às
Princípio da Cumulatividade atividades da entidade produtora e que se acumulam gradualmente ao
longo do tempo. Também conhecido como princípio da Naturalidade.
Esses primeiros cinco princípios são considerados fundamentais para a prova. A seguir, serão apresentados
outros princípios relevantes para compreendermos mais profundamente essa área do conhecimento.
O princípio da Reversibilidade estabelece que qualquer procedimento ou

Princípio da Reversibilidade tratamento realizado em documentos arquivísticos deve ser passível de
ser desfeito, caso seja necessário.
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Conforme mencionado anteriormente, o princípio do Respeito à Ordem

Princípio do Respeito a Ordem
Original determina que o arquivo deve preservar a organização inicial dos
Original documentos.
Princípio da Inalienabilidade Esse princípio impede que os arquivos públicos sejam transferidos a
ou Imprescritibilidade terceiros.
É papel do arquivista compreender, em primeiro lugar, o contexto do
Princípio da Universalidade documento e as conexões estabelecidas entre ele e o fundo a que
pertence.
Segundo o princípio da Territorialidade, o documento deve permanecer o
Princípio da Proveniência
mais próximo possível do local em que foi gerado, com exceção dos
Territorial ou da
documentos resultantes de operações militares ou atividades de
Territorialidade representação diplomática.
Princípio da Pertinência O princípio da Pertinência Territorial defende a ideia de que o documento
Territorial deve ser transferido para o local que guarda relação com o seu conteúdo.
Princípio da Pertinência O princípio da Temático determina que os documentos devem ser
Temática organizados por tema, sem considerar a origem ou classificação original.
Esse princípio se refere à integridade do documento e não está
Princípio da Autenticidade relacionado ao seu conteúdo. Ele estabelece que o documento não sofreu
modificações de qualquer tipo.
Esse princípio tem a finalidade de assegurar que o conteúdo presente no
Princípio da Veracidade documento é autêntico, correspondente à verdade dos fatos e pode ser
utilizado como prova.
Esse princípio possibilita que tanto o arquivista quanto o público em geral
Princípio do Inter-
compreendam o contexto do documento em relação ao seu fundo, ou
relacionamento seja, ao Conjunto de documentos.
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Natureza dos Arquivos

Para que um documento seja realmente considerado um arquivo, é preciso examinar suas
características concretas (Tangíveis) e abstratas (Intangíveis).
➢ Fatores concretos: Os aspectos concretos incluem a forma dos arquivos, a fonte de

origem e o local onde estão guardados.
➢ Fatores Abstratos: Os elementos intangíveis são fundamentais para determinar se um
documento pode ser considerado um arquivo. Esses elementos incluem a razão1 e os
valores2.
1 Os documentos devem ter sido criados com o propósito de cumprir algum objetivo relacionado às atividades habituais da
Natureza dos entidade produtora.
Arquivos
2
Além do propósito original para o qual foram criados ou acumulados, os documentos devem apresentar outros motivos, tais
como razões oficiais ou culturais, para que possam ser considerados como arquivos.
Dentro do contexto dos arquivos, podemos identificar os seguintes valores:
➢ Valores Primários (Administrativo, imediato ou eventual): O documento é utilizado

pela entidade que o produz para fins administrativos, bem como seu valor legal e fiscal.
Esse valor é enquadrado em 3 categorias: Administrativo, Fiscal e Judiciário.
➢ Valores Secundários (Histórico ou mediato): O documento é utilizado pela entidade
que o produz para fins diferentes daqueles os quais foi originalmente criado. Esse valor
é enquadrado em 2 categorias: Probatório e Informativo.
Classificação dos Arquivos

Entidades mantenedoras: Essa é uma categorização que considera a instituição ou
indivíduo responsável pela gestão do arquivo. Observe que nessa dimensão os arquivos
podem ser categorizados em quatro grupos principais: Públicos, Institucionais, Comerciais e
Familiares ou pessoais.
Estágios de evolução: Para que um arquivo possa cumprir efetivamente suas funções, é
essencial que, ao procurar um documento, o usuário possa encontrá-lo rapidamente e de
maneira precisa. Os arquivos são:
➢ Primeira Idade ou Corrente: São arquivos constituídos por documentos em curso ou
frequentemente consultados, ou seja, contêm valor primário.
Classificação ➢ Segunda Idade ou Intermediário: Os documentos estão sendo consultados com menos
dos Arquivos frequência atualmente e não precisam estar tão próximos.
➢ Terceira Idade ou Permanente: Os documentos possuem valor secundário e devem ser
conservados de acordo com seu valor histórico, cultural ou documental.
Extensão de atuação: Quanto à sua abrangência, os arquivos podem ser divididos em dois
grupos: setoriais e gerais/centrais.
➢ Arquivos setoriais: São aqueles que estão localizados junto aos locais que produzem ou
recebem os documentos e os utilizam com frequência para realizar suas atividades
administrativas, ou seja, com um valor primário e de forma descentralizada.
➢ Arquivos Gerais ou Centrais: São aqueles que estão localizados mais distantes do local
de produção ou recebimento e os utilizam com frequência para realizar suas atividades
administrativas, ou seja, com valor primário e de forma centralizada.
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Natureza dos documentos: Em relação à Natureza dos Documento, é possível fazer uma
classificação em duas categorias: arquivos especiais e arquivos especializados.
➢ Arquivos especiais: São responsáveis por armazenar uma variedade de documentos

físicos, incluindo fotografias, discos, fitas, disquetes, DVDs e outros formatos.
➢ Arquivos Especializados: São destinados a lidar com tópicos de áreas específicas
(Medicina ou Engenharia), independentemente do formato dos documentos
armazenados.
Arquivos Públicos: Conjuntos de documentos produzidos e recebidos, no exercício de suas
atividades, por órgão público de âmbito federal, estadual, do Distrito Federal e municipal.
✓ A Lei considera os arquivos de instituições privadas responsáveis pela gestão de serviços

públicos equivalentes aos arquivos públicos.
✓ Se uma instituição pública ou de natureza pública encerrar suas atividades, é obrigatório
que todos os seus documentos sejam transferidos para uma instituição arquivística
pública ou para a instituição sucessora responsável.
✓ São fontes únicas e insubstituíveis de apoio e consulta no processo de preservação da
memória e do patrimônio cultural de uma sociedade.
✓ Os documentos de valor permanente (Secundários) são inalienáveis e imprescritíveis.
Classificação Arquivos Privados: Os conjuntos de documentos produzidos ou recebidos por pessoas

dos Arquivos físicas ou jurídicas, me decorrência de suas atividades.
✓ Os arquivos privados podem ser reconhecidos pelo Poder Público como de interesse
público e social se forem considerados conjuntos de fontes relevantes para a história e
o desenvolvimento científico do país.
✓ A comercialização ou alienação de um arquivo só é permitida se for mantida a unidade
documental completa e se o arquivo não for transferido para fora do território nacional.
✓ Se um proprietário privado decidir vender seu arquivo, o Poder Público terá prioridade
na compra.
Os arquivos privados são divididos em categorias específicas, incluindo arquivos

econômicos, sociais e pessoais.
➢ Econômicos: Entende-se a documentação produzida pelas empresas.

➢ Sociais: Englobam uma ampla variedade de documentos importantes, incluindo
registros religiosos, notariais, de organizações políticas e de movimentos sociais, bem
como registros de instituições educacionais e de classe.
➢ Pessoais: Esses registros não são prontamente acessíveis para pesquisadores,
historiadores e até mesmo arquivistas, a menos que seus proprietários reconheçam a
importância e o valor social do material que possuem e concordem em disponibilizá-los
ou vendê-los para instituições adequadas.
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Documentos Arquivísticos
Conceitos de Documentos
Informação registrada, independente da forma ou do suporte, produzida ou recebida no decorrer da
atividade de uma instituição ou pessoa e que possui conteúdo, contexto e estrutura suficientes para servir de
evidência dessa atividade. Informação + Suporte/Formato = Documento.
Informação Elemento referencial, noção, ideia ou mensagem contida em um documento.

Suporte Material no qual são registradas as informações. Ex.: CD, DVD, etc.
O formato de um documento se refere ao conjunto de características físicas, técnicas de
Formato registro e estrutura de informação e conteúdo que compõem sua apresentação. Ex.:
livro, caderno, etc.
Classificação dos Documentos

✓ Configuração que assume um documento de acordo com o sistema de signos
utilizado na comunicação de seu conteúdo.
Os documentos podem ser classificados:

➢ Escritos ou textuais: documentos manuscritos, datilografados ou impressos.
➢ Cartográficos: documentos que apresentam representações geográficas,
arquitetônicas ou de engenharia em diferentes formatos e dimensões.
➢ Iconográficos: são imagens estáticas que são armazenadas em suportes sintéticos ou
Gênero em papel, que podem estar emulsionados ou não, e contêm imagens.
➢ Filmográficos: são imagens em movimento que podem ser registrados em diferentes
formatos, como películas cinematográficas e fitas magnéticas de imagem.
➢ Sonoros: documentos que contêm registros fonográficos e apresentam dimensões e
rotações variáveis.
➢ Micrográficos: Os documentos em suporte fílmico podem ser produzidos por meio
de técnicas específicas de microrreprodução de imagens.
➢ Informáticos: Os documentos podem ser criados, processados ou armazenados em
computadores.
✓ Segundo DBTA: Espécie Documental é "uma divisão de Gênero Documental que
reúne tipos documentais por seu formato".
✓ Segundo o DTA: O termo Espécie é determinado como "Configuração que assume
Espécie um documento de acordo com a disposição e a natureza das informações nele
contidas".
✓ São exemplos de espécies documentais ata, carta, boletim, decreto, filme, folheto,
fotografia, memorando, ofício, etc.
✓ Segundo DBTA: tipo Documental é “uma divisão de Espécie Documental que reúne
documentos por suas características comuns no que diz respeito à fórmula
diplomática, natureza de conteúdo ou técnica do registro”.
Tipo ✓ Segundo o DTA: é a “configuração que assume uma espécie documental, de acordo
com a atividade que a gerou”.
✓ São exemplos de tipos documentais boletins de ocorrência, cartas precatórias, cartas
régias, cartas-patente, decretos-leis, decretos legislativos, etc.
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No que diz respeito a natureza do assunto, os documentos podem ser classificados em

duas categorias:
➢ Ostensivos: documentos sem qualquer restrição de acesso, ou seja, sua divulgação
Natureza do
não causa prejuízo à administração.
assunto ➢ Sigilosos: documentos sofrem restrição de acesso, ou seja, sua divulgação é restrita.
De acordo com a Lei de Acesso à Informação, existem três categorias de restrições
de acesso a documentos: ultrassecreto, secreto ou reservado.
A Tradição Documental, também chamada de Forma, é uma das áreas da diplomática
que se dedica ao estudo dos diferentes métodos de transmissão de documentos ao longo
do tempo. Os documentos podem ser categorizados com relação à Forma em:
➢ Minutas: a minuta é uma versão mais resumida e incompleta do documento original.
É importante ressaltar que a minuta não é um rascunho.
Forma
➢ Documento original: feito por direta vontade dos autores e conservado na matéria
e na forma genuínas nas quais foi originariamente emitido.
 Grave: O fato de um documento ser original não significa que ele seja exclusivo. Em
casos em que o conteúdo implica em obrigações recíprocas e deve ser distribuído
para todas as partes envolvidas, pode haver a existência de originais múltiplos.
Cópias são registros que apresentam exatamente a mesma forma do documento original.
Elas têm principalmente duas finalidades:
Cópia
✓ Replicar documentos existentes;
✓ Substituir documentos que não estão mais disponíveis.
Com base em seu formato documental, um registro pode ser categorizado de acordo
com suas características físicas, técnicas de registro ou estrutura de informação.
Formato
Alguns exemplos de documentos incluem livros, fichários, cadernos, apostilas, entre
outros.
A categorização documental é uma outra forma de classificar os registros. Conforme a
definição de Bellotto, essas categorias são determinadas pela relevância jurídica dos
conteúdos dos documentos que se encaixam nelas. De acordo com essa classificação, as
categorias documentais principais são:
➢ Normativos: Deve ser cumprido obrigatoriamente. Ex.: Leis.
➢ De ajuste: Documentos pactuais. Ex.: Contratos.
➢ Correspondência: Determinam suas execuções. Ex.: Editais.
➢ De assentamento: São registros relacionados a fatos ou acontecimentos. Ex.: Atas.
➢ Comprobatórios: São originados a partir de assentamentos e servem como
Categoria
comprovação deles. Ex.: Certidões.
Documental ➢ Enunciativos: São documentos opinativos. Ex.: Pareceres.
Ainda no contexto das Categorias Documentais, segundo o pesquisador Manuel Vazquez,

os documentos podem ser classificados em três grupos principais de categorias:
➢ Documentos Dispositivos: Entram aqui os documentos normativos, os de ajustes e
os de correspondência.
➢ Documentos testemunhais: Entram aqui os documentos de assentamento ou de
comprobatórios.
➢ Informativos: Entram aqui os documentos enunciativos.
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Correspondência
Toda e qualquer forma de comunicação escrita, produzida e destinada a pessoas jurídicas ou físicas, e vice-
versa, bem como aquela que se processa entre órgãos e servidores de uma instituição. Classificam-se em:
Essa correspondência, que pode incluir ofícios, cartas e telegramas, é

Externa
trocada entre uma instituição e outras entidades e/ou pessoas físicas.
A correspondência trocada entre os órgãos de uma mesma instituição
Internas
inclui os memorandos e os despachos circulares.
Isso ocorre quando se trata de assuntos relacionados aos serviços ou de
Oficial
interesse específico das atividades de uma determinada instituição.
Isso ocorre quando se trata de interesses pessoais de servidores
Particular
pertencentes a uma instituição.
Diplomática e Tipologia Documental

É a disciplina que tem como objeto o estudo da estrutura formal e da
Diplomática
autenticidade dos documentos. Objeto: Espécie Documental.
Ampliação da Diplomática na direção da gênese documental e de sua
Tipologia Documental contextualização (Razão e forma) nas competências, funções e atividades
da entidade geradora/acumuladora. Objeto: Tipo Documental.
Origens da Diplomática
Durante os séculos XVI e XVII, a Diplomática surgiu com o propósito de distinguir entre documentos
autênticos e falsificados, e seu principal campo de aplicação foi o direito eclesiástico. Após diversas modificações
ao longo do tempo, hoje em dia contamos com o que é conhecido como documento público.
Essencialmente, o documento público é composto pela Actio (evento ou fato documentado) e pela Conscriptio
(transferência para um suporte semântico e juridicamente confiável).
Diplomática Contemporânea
A tarefa inicial da análise diplomática contemporânea consiste em identificar a categoria adequada do
documento, classificando-o em um dos três grandes grupos estudados: Dispositivos, Testemunhais e Informativos,
os quais, por sua vez, estão subdivididos em seis classificações anteriores.
Paleografia
A disciplina que estuda a escrita manuscrita antiga, suas formas e variações através do tempo. É importante
observar que a definição indica que a disciplina da Paleografia se concentra na análise dos elementos extrínsecos
de um documento, isto é, aqueles que compõem sua aparência externa.
Diplomática Paleografia
•O estudo da estrutura formal e •Estuda a escrita manuscrita

da autenticidade dos antiga, suas formas e variações
documentos. através do tempo.
•Concentra-se nos elementos •Concentra-se nos elementos
intrínsecos do documento. extrínsecos do documento.
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Diplomática Modernos
Atualmente, a introdução das mais recentes tecnologias e a digitalização de documentos levam à redução
de custos e da necessidade de espaço físico para armazenamento, além da automatização dos processos de criação
de documentos padronizados.
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Instituições Arquivística Brasileiras
Órgãos de Documentação
Todos esses órgãos têm como objetivos comuns que é recolher documentos, tratá-los, transferi-los e
difundir informações sobre seus respectivos locais.
É um agrupamento organizado de materiais, predominantemente

Biblioteca
impressos, disposto ordenadamente a estudos, pesquisas e consultas.
Trata-se de uma entidade de caráter público que tem como missão
Museu preservar, estudar e disponibilizar para o público acervos de peças e
objetos de valor cultural.
Trata-se da entidade responsável pela coleta, armazenamento,
classificação, seleção e disseminação de todas as informações e
Centro de Documentação
documentos sob sua guarda, englobando práticas da biblioteconomia,
arquivística e informática.
É a acumulação ordenada de documentos, em sua maioria textuais,
criados por uma instituição ou pessoa, no curso de sua atividade, e
Arquivos
preservados para a consecução de seus objetivos, visando a utilidade que
poderão oferecer no futuro.
A condição de um documento como pertencente a um arquivo, biblioteca, museu ou centro de

documentação é determinada pela finalidade de sua origem e uso, e não pelo suporte em que está registrado.
Origens
✓ Podem ser criados por instituições públicas ou privadas, ou ainda por
famílias ou indivíduos no exercício de suas funções naturais.
✓ Geralmente têm origem em razões funcionais, administrativas e
Arquivo
legais.
✓ Provam ou testemunham alguma coisa.
✓ Esses documentos são exemplares singulares.
✓ São oriundos da criação artística ou de pesquisas.
✓ Documentos gráficos ou audiovisuais.
Biblioteca ✓ Tem a finalidade de informar, instruir ou ensinar em áreas como
ciência, humanidades, filosofia, entre outras.
✓ Esses documentos contêm múltiplos exemplares.
✓ Esses documentos têm origem na criação artística ou na produção
Museu material de uma comunidade.
✓ São evidências de épocas ou atividades.
Centro de Documentação ✓ São reproduções disponibilizadas por bibliotecas, museus ou arquivos.
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Formas de entradas
Arquivo ✓ É um órgão receptor. (Recolhe naturalmente o que produz)
✓ É um órgão colecionador. (Recolhe o material que surge e o interessa)
Biblioteca ✓ Contém vários fornecedores diferentes (editoras, gráficas, etc.).
✓ Podem ser compradas, doadas e feito permutas.
Museu ✓ É um órgão colecionador.
✓ É um órgão colecionador e referenciador.
✓ Podem ser compradas, doadas e feito permutas.
Processamento Técnico
✓ O tratamento técnico é executado em séries documentais e não em
unidades individuais.
Arquivo
✓ Utilizam-se as técnicas de registro, arranjo e descrição, gerando guias,
inventários, catálogos, etc.
✓ O processo é realizado individualmente, com cada peça sendo tratada
isoladamente.
Biblioteca
✓ Os métodos utilizados para organização de acervos incluem o
tombamento, classificação e catalogação por meio de fichários.
✓ O processo é realizado individualmente, com cada peça sendo tratada
isoladamente.
Museu
✓ Os métodos utilizados para tratamento incluem o tombamento,
classificação e catalogação por meio de inventários e catálogos.
✓ Podem ser usadas todas as técnicas listadas: tombamento,
classificação e catalogação, com o uso de fichários ou computador.
Públicos
Arquivo ✓ Administrador e pesquisador
Biblioteca ✓ Grande público e pesquisador.
Museu ✓ Grande público e pesquisador.
Centro de Documentação ✓ Pesquisador.
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Organismos Arquivísticos
Os organismos arquivísticos são responsáveis por regular, monitorar e estabelecer normas para a atividade
arquivística nos ambientes que estão sob sua supervisão. Ex.: Arquivo Nacional, o CONARQ, o SINAR e o SIGA.
CONARQ - Conselho Nacional de Arquivos

O Conarq possui a principal responsabilidade pela criação e implementação de políticas públicas que se
relacionam aos arquivos no Brasil.
Lei 8.159/1991 Decreto 10.148/2019
Conarq é órgão vinculado ao Arquivo Nacional, que Conarq é órgão colegiado instituído no âmbito do
definirá a política nacional de arquivos. Arquivo Nacional.
 Grave: Se a banca avaliadora não mencionar ou fazer referência à Lei 8.159/1991, o Conarq continuará a ser
vinculado ao Arquivo Nacional. Entretanto, se o Decreto 10.148/2019 for citado, o Conarq será estabelecido
no âmbito do Arquivo Nacional, e não mais vinculado.
O Comitê Nacional de Arquivos (Conarq) é encarregado de elaborar decretos regulamentadores da Lei n.

8.159, bem como fornecer orientações técnicas e resoluções que abrangem uma variedade de tópicos relacionados
à gestão de documentos.
Compete ao CONARQ:
• I - estabelecer diretrizes para o funcionamento do Sistema Nacional de Arquivos - SINAR, visando à gestão, à preservação e ao acesso
aos documentos de arquivos;
• II - promover o inter-relacionamento de arquivos públicos e privados com vistas ao intercâmbio e à integração sistêmica das
atividades arquivísticas;
 Grave: III - propor ao Ministro de Estado da Justiça e Segurança Pública atos normativos necessários ao aprimoramento e à
implementação da política nacional de arquivos públicos e privados; (Redação dada pelo Decreto nº 10.148, de 2019)
• IV - zelar pelo cumprimento dos dispositivos constitucionais e legais que norteiam o funcionamento e o acesso aos arquivos públicos;
• V - estimular programas de gestão e de preservação de documentos públicos de âmbito federal, estadual, distrital e municipal,
produzidos ou recebidos pelo Poder Público; (Redação dada pelo Decreto nº 10.148, de 2019)
• VI - subsidiar a elaboração de planos nacionais de desenvolvimento, sugerindo metas e prioridades da política nacional de arquivos
públicos e privados;
• VII - estimular a implantação de sistemas de arquivos nos Poderes Executivo, Legislativo e Judiciário da União, dos Estados, do Distrito
Federal e nos Poderes Executivo e Legislativo dos Municípios;
• VIII - estimular a integração e modernização dos arquivos públicos e privados;
• IX - identificar os arquivos privados de interesse público e social, nos termos do art. 12 da Lei no 8.159, de 1991;
 Grave: X - propor ao Ministro de Estado da Justiça e Segurança Pública a declaração de interesse público e social de arquivos privados;
(Redação dada pelo Decreto nº 10.148, de 2019)
• XI - estimular a capacitação técnica dos recursos humanos que desenvolvam atividades de arquivo nas instituições integrantes do
SINAR;
• XII - recomendar providências para a apuração e a reparação de atos lesivos à política nacional de arquivos públicos e privados;
• XIII - promover a elaboração do cadastro nacional de arquivos públicos e privados, bem como desenvolver atividades censitárias
referentes a arquivos;
• XIV - manter, por meio do Arquivo Nacional, intercâmbio com outros colegiados e instituições, cujas finalidades sejam relacionadas
ou complementares às suas, para prover e receber elementos de informação e juízo, conjugar esforços e encadear ações; (Redação
dada pelo Decreto nº 10.148, de 2019)
• XV - articular-se com outros órgãos do Poder Público formuladores de políticas nacionais nas áreas de educação, cultura, ciência,
tecnologia, informação e informática; (Redação dada pelo Decreto nº 10.148, de 2019)
• XVI - propor a celebração, por meio do Arquivo Nacional, de acordos, convênios, parcerias e termos de cooperação técnica com
órgãos e entidades públicas e privadas em matéria de interesse mútuo; e (Incluído pelo Decreto nº 10.148, de 2019)
• XVII - editar orientações técnicas para a implementação da política nacional de arquivos, por meio de resolução. (Incluído pelo
Decreto nº 10.148, de 2019)
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Membros conselheiros do CONARQ
Diretor-Geral do Arquivo Nacional
2 representantes do Poder 1 representante do Poder Judiciário federal 2 representantes do Poder

Executivo Federal (Decreto nº 10.148, de 2019) Legislativo Federal
1 representante dos arquivos 1 representante de associações

1 representante dos arquivos públicos municipais
públicos estaduais e distrital de arquivistas
(Decreto nº 10.148, de 2019)
(Decreto nº 10.148, de 2019) (Decreto nº 10.148, de 2019)
4 representantes de instituições de ensino e pesquisa,

organizações ou instituições com atuação na área de
tecnologia da informação e comunicação, arquivologia,
história ou ciência da informação. (Decreto nº 10.148, de 2019)
• § 1º Cada membro do CONARQ terá um suplente, que o substituirá em suas ausências e impedimentos. (Redação dada pelo
Decreto nº 10.148, de 2019)
• § 2º Os membros do CONARQ e respectivos suplentes serão indicados: (Redação dada pelo Decreto nº 10.148, de 2019)
• § 3º Os membros do CONARQ e respectivos suplentes serão designados pelo Ministro de Estado da Justiça e Segurança Pública.
• § 4º Os membros do CONARQ de que tratam os incisos VII e VIII do caput e respectivos suplentes terão mandato de dois anos.
• § 5o O Presidente do CONARQ, em suas faltas e impedimentos, será substituído por seu substituto legal no Arquivo Nacional.
Criação de comissões e câmaras técnicas

Art. 7º O CONARQ poderá instituir câmaras técnicas consultivas com a finalidade de auxiliar o Conselho a elaborar
estudos e propostas normativas e propor soluções para questões da política nacional de arquivos públicos e
privados e do funcionamento do Sistema Nacional de Arquivos. (Redação dada pelo Decreto nº 10.148, de 2019)
Vinculação do Conarq
Antes do Decreto 11.345/2023 Depois do Decreto 11.345/2023
Vinculado a estrutura do Ministério da Justiça e da Faz parte da estrutura do Ministério da Gestão e da
Segurança Pública. Inovação em Serviços Públicos.
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SINAR - Sistema Nacional de Arquivos

O SINAR é um conjunto de organizações brasileiras, principalmente órgãos de documentação, que estão
relacionados com a Arquivística no país. O próprio Conarq atua como órgão central do sistema.
Finalidade do SINAR (Decreto 4.073/2002)

Art. 10. O SINAR tem por finalidade implementar a política nacional de arquivos públicos e privados, visando à
gestão, à preservação e ao acesso aos documentos de arquivo.
Integram o SINAR
Arquivo Nacional
Arquivos do Poder Executivo Federal Arquivos do Poder Legislativo Federal Arquivos do Poder Judiciário Federal
Os arquivos do Distrito Federal dos

Arquivos estaduais dos Poderes Os arquivos municipais dos Poderes
Poderes Executivo, Legislativo e
Executivo, Legislativo e Judiciário Executivo e Legislativo
Judiciário
 Grave: O Poder Judiciário Municipal não participa do SINAR, porque ele não existe!
Compete ao SINAR:
• I - Promover a gestão, a preservação e o acesso às informações e aos documentos na sua esfera de competência, em conformidade
com as diretrizes e normas emanadas do órgão central;
• II - Disseminar, em sua área de atuação, as diretrizes e normas estabelecidas pelo órgão central, zelando pelo seu cumprimento;
• III - Implementar a racionalização das atividades arquivísticas, de forma a garantir a integridade do ciclo documental;
• IV - Garantir a guarda e o acesso aos documentos de valor permanente;
• V - Apresentar sugestões ao Conarq para o aprimoramento do SINAR;
• VI - Prestar informações sobre suas atividades ao Conarq;
• VII - Apresentar subsídios ao Conarq para a elaboração de dispositivos legais necessários ao aperfeiçoamento e à implementação da
política nacional de arquivos públicos e privados;
• VIII - Promover a integração e a modernização dos arquivos em sua esfera de atuação;
• IX - Propor ao Conarq os arquivos privados que possam ser considerados de interesse público e social;
• X - Comunicar ao Conarq, para as devidas providências, atos lesivos ao patrimônio arquivístico nacional; XI - Colaborar na elaboração
de cadastro nacional de arquivos públicos e privados, bem como no desenvolvimento de atividades censitárias referentes a arquivos;
• XII - Possibilitar a participação de especialistas de órgãos e entidades, públicos e privados, nas câmaras técnicas e na Comissão de
Avaliação de Acervos Privados; (Redação dada pelo Decreto nº 10.148, de 2019)
• XIII - Proporcionar aperfeiçoamento e reciclagem aos técnicos da área de arquivo, garantindo constante atualização
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Arquivologia
Arquivo Nacional
No Brasil, o Arquivo Nacional, fundado em 1838, está localizado no Rio de Janeiro e desempenha o papel
de órgão central do Sistema de Gestão de Documentos de Arquivos (SIGA), responsável pela gestão de
documentos da administração pública federal. O Arquivo Nacional é parte da estrutura do Ministério da Justiça e
Segurança Pública.
Antes do Decreto 11.345/2023 Depois do Decreto 11.345/2023

Vinculado a estrutura do Ministério da Justiça e da Faz parte da estrutura do Ministério da Gestão e da
Segurança Pública. Inovação em Serviços Públicos.
Competências do Arquivo Nacional

Decreto 10.148/2019 inseriu o artigo 2-A no Decreto 4.073/2002
• Art. 2º-A Compete ao Arquivo Nacional, quanto à implementação da política nacional de arquivos públicos e privados, no âmbito da
administração pública federal:
• I - celebrar acordos, convênios, parcerias e termos de cooperação com órgãos e entidades públicas e privadas em matéria de
interesse mútuo;
• II - propor atos normativos ao Ministro de Estado da Justiça e Segurança Pública relativos ao aprimoramento e à implementação da
política nacional de arquivos públicos e privados;
• III - fornecer subsídios para o arquivamento de documentos públicos em meio eletrônico, óptico ou equivalente, observado a
legislação;
• IV - estabelecer as diretrizes para a preservação e o acesso aos documentos públicos, independentemente de sua forma ou natureza.
Gestão e Recolhimento
 Grave: Art. 18 - Compete ao Arquivo Nacional a gestão e o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder
Executivo Federal, bem como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda, e acompanhar e implementar a política
nacional de arquivos.
• Parágrafo único - Para o pleno exercício de suas funções, o Arquivo Nacional poderá criar unidades regionais.
• Art. 19 - Competem aos arquivos do Poder Legislativo Federal a gestão e o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos
pelo Poder Legislativo Federal no exercício das suas funções, bem como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua
guarda.
• Art. 20 - Competem aos arquivos do Poder Judiciário Federal a gestão e o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos
pelo Poder Judiciário Federal no exercício de suas funções, tramitados em juízo e oriundos de cartórios e secretarias, bem como
preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda.
Novas Competências adicionadas pelo Decreto 11.345/23
• Art. 52. Ao Arquivo Nacional, órgão central do Sistema de Gestão de Documentos e Arquivo da Administração Pública Federal,
compete:
• I - orientar os órgãos e as entidades do Poder Executivo federal na implementação de programas de gestão de documentos, em
qualquer suporte;
• II - fiscalizar a aplicação dos procedimentos e das operações técnicas referentes à produção, ao registro, à classificação, ao controle
da tramitação, ao uso e à avaliação de documentos, com vistas à modernização dos serviços arquivísticos governamentais;
• III - promover o recolhimento dos documentos de guarda permanente para tratamento técnico, preservação e divulgação, de
forma a garantir acesso pleno à informação;
• IV - acompanhar e implementar a Política Nacional de Arquivos, estabelecida pelo Conselho Nacional de Arquivos.
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Arquivologia
SIGA - Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo

O SIGA é um sistema que organiza as atividades de gestão de documentos de arquivo nos órgãos e
entidades da Administração Pública Federal, criando uma forma sistematizada para gerenciar esses documentos.
O Arquivo Nacional é o órgão central do SIGA e as unidades que coordenam as atividades de gestão de
documentos e arquivos nos órgãos e entidades da administração pública federal são consideradas órgãos setoriais
do sistema.
Competências do SIGA
Decreto 10.148/2019 inseriu o artigo 2-A no Decreto 4.073/2002
• I - garantir ao cidadão e aos órgãos e entidades da administração pública federal o acesso aos arquivos e às informações neles
contidas, de forma ágil e segura, resguardados os aspectos de sigilo e as restrições legais; (Redação dada pelo Decreto nº 10.148,
de 2019)
• II - integrar e coordenar as atividades de gestão de documentos e arquivo desenvolvidas pelos órgãos setoriais e seccionais que o
integram; (Redação dada pelo Decreto nº 10.148, de 2019)
• III - divulgar normas relativas à gestão e à preservação de documentos e arquivos; (Redação dada pelo Decreto nº 10.148, de 2019)
• IV - racionalizar a produção da documentação arquivística pública;
• V - racionalizar e reduzir os custos operacionais e de armazenagem da documentação arquivística pública;
• VI - preservar o patrimônio documental arquivístico da administração pública federal;
• VII - articular-se com os demais sistemas que atuam direta ou indiretamente na gestão da informação pública federal; e (Redação
• VIII - fortalecer os serviços arquivísticos nos órgãos e nas entidades da administração pública federal, com vistas à racionalização e
eficiência de suas atividades. (Incluído pelo Decreto nº 10.148, de 2019)
Diagnóstico arquivístico
O diagnóstico arquivístico é uma ferramenta utilizada para monitorar a eficiência organizacional, cujo
propósito é avaliar e planejar as normas e procedimentos, implementar medidas corretivas, garantir a
padronização da gestão de documentos e identificar fatores que possam impedir o funcionamento adequado das
áreas de arquivo e protocolo.
Principais Objetivos (Diagnóstico)

• Desenvolver políticas públicas eficazes para a gestão documental através de avaliações e planejamento
cuidadoso;
• Detectar fraquezas nas práticas de gestão documental;
• Avaliar o estado de armazenamento e conservação dos arquivos;
• Identificar a quantidade e características dos funcionários que atuam na área;
• Determinar a necessidade de treinamento desses funcionários;
• Desenvolver planos de treinamento técnico adequados.
Plano de Ação (Realizado após o Diagnóstico)
• Identificar problemas e objetivos, com base nas necessidades observadas na realidade e nos
documentos;
• Criar hipóteses que expliquem a origem dos problemas identificados e possíveis soluções;
• Coletar dados de acordo com métodos previamente definidos e comprovadamente eficazes;
• Chegar a conclusões e recomendações, com base na análise dos dados coletados em relação às
hipóteses e ao conhecimento já existente.
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Arquivologia
Minimalista Maximalista
O diagnóstico arquivístico também pode ser

A prática do diagnóstico arquivístico envolve a
aplicado em estudos abrangentes de questões
análise de organizações específicas, geralmente estruturais, metodológicas e políticas relacionadas
com a participação do arquivista responsável, que
a grandes arquivos ou serviços arquivísticos. Isso
busca identificar problemas e planejar soluções inclui conjuntos de organismos governamentais ou
para melhorar a situação em questão.
sistemas organizacionais.
Realidade arquivística brasileira

Para iniciar, é importante fazer uma breve revisão da situação atual dos arquivos no Brasil. Até a década de
1960, a arquivística no Brasil era praticamente inexistente. Mesmo o Arquivo Nacional não seguia métodos
científicos em suas atividades e era, principalmente, um local de armazenamento. Nessa época a Teoria das Três
Idades dos Arquivos foi adotada em grande parte do mundo, mas no Brasil, essa padronização ainda não foi
completamente implementada em todas as suas instituições arquivísticas.
• Cursos universitários de Arquivologia.

• Cursos de Arquivologia e a profissão é regulamentada.
• Reforma do Arquivo Nacional.
60-70 • Surgem o SINAR e o CONAR (Hoje é chamado de Conarq).
• Transformação do Arquivo Nacional.

• Lei Nacional dos Arquivos em 1991.
80-90 • Criado o Conarq em 1994.
• A transferência do Arq. Nacional do Ministério da Justiça para a Casa Civil.

• Criação do SIGA, o lançamento do DBTA e da NOBRADE.
• O Arquivo Nacional acaba voltando ao Ministério de Justiça em 2011.
00-10 • Criada a Lei de Acesso a Informação em 2011.
• O Arquivo Nacional para o Ministério da Gestão e da Inovação em Serviços

Públicos em 2023.
Atualmente • A ausência de padrões de gerenciamento da informação.
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Arquivologia
Memória
A memória não se limita apenas aos registros documentais, mas abrange também os eventos e
pensamentos relacionados a um ato administrativo, incluindo testemunhos e outras expressões relacionadas a ele,
o que vai além do escopo da gestão arquivística.
Elementos da Memória
Esse é o ponto de partida para a construção da memória. São todos os
Elementos jurídico-administrativos documentos de natureza jurídico-administrativa referentes ao evento
em questão.
Neste caso, estamos nos referindo aos elementos que formam a base
Elementos técnico-científicos inicial ou que surgem a partir deles, os quais compõem o chamado
material técnico-científico ou informativo. Ex.: Bibliotecas, Artigos, etc.
São os elementos mais complicados de serem registrados são aqueles
Elementos de crítica, reflexão ou relacionados à crítica, reflexão ou inspiração, conhecidos como
inspiração documentos dispersos. Eles incluem manifestações de apoio, repúdio ou
ambas.
Patrimônio cultural
De acordo com o DBTA, os arquivos de valor permanente, tanto públicos quanto privados, formam o
conjunto existente dentro de uma nação, estado ou município.
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Arquivologia
Ciclo Vital dos Documentos
Teoria das 3 Idades

Segundo o DBTA, a Teoria das 3 Idades é uma teoria que descreve o ciclo de vida dos arquivos. Os arquivos
são considerados arquivos correntes, intermediários ou permanentes, de acordo com a frequência de uso por suas
entidades produtoras e a identificação de seus valores primário e secundário
Classificação
➢ Fase: primeira fase do ciclo de vida.
➢ Frequência: uso muito frequente.
➢ Acesso: limitado ao criador.
Arquivo Corrente ➢ Valor: primário.
 Grave: O arquivo Corrente pode ser TRANSFERIDO para o arquivo

Intermediário.
➢ Fase: segunda fase do ciclo de vida.
➢ Frequência: uso menos frequente.
➢ Acesso: limitado ao criador ou quem for autorizado por ele.
Arquivo Intermediário ➢ Valor: primário.
 Grave: O arquivo Intermediário pode ser RECOLHIDO para o arquivo

Permanente, ou ELIMINADO, se não for mais útil.
➢ Fase: terceira fase do ciclo de vida.
➢ Frequência: uso raro.
➢ Acesso: público geral.
➢ Valor: secundário (histórico ou informativo).
Arquivo Permanente
 Grave: Enquanto as bancas VUNESP, AOCP e Objetiva acham aceitável usar a
expressão "arquivo morto" para se referir ao Arquivo Permanente, outras
bancas consideram essa terminologia inadequada.
Funções Arquivísticas
As Funções Arquivísticas são aplicáveis em todas as fases do ciclo de vida da documentação, incluindo as
três idades, e estão diretamente associadas a cada uma dessas etapas. Atualmente, a comunidade arquivística
reconhece sete funções arquivísticas universalmente aceitas.
Classificação
➢ Objetivo: Controlar a produção de documentos e informações de forma
padronizada.
➢ Ciclo do arquivo: Está intimamente ligada à idade Corrente dos arquivos.
➢ Resultado: Geração dos documentos.
Criação / Produção
• Quando realizada de forma adequada, essa função impede o crescimento
desordenado e insustentável desses registros, permitindo também o
planejamento da relação entre o formato do documento e a relevância da
informação a ser registrada.
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Arquivologia
➢ Objetivo: Agrupar documentos que tratam do mesmo assunto é uma prática

que visa facilitar a localização e o gerenciamento de arquivos. Esse processo
permite uma avaliação mais eficiente dos documentos, possibilitando a
seleção, eliminação, transferência, recolhimento e acesso mais adequado a
esses registros.
Classificação ➢ Ciclo do arquivo: Está intimamente ligada à idade Corrente dos arquivos.
➢ Resultado: Geração do Plano de Classificação.
• Baseada no princípio da Proveniência e do Respeito a Ordem Original.
• De acordo com Schellenberg, a classificação de documentos deve considerar
três elementos principais: ação funcional, estrutura organizacional e
assuntos.
➢ Objetivo: Definir os períodos de retenção de documentos nas fases corrente
e intermediária e determinar se eles devem ser eliminados ou mantidos
permanentemente, com base em sua importância primária ou secundária.
Avaliação
➢ Ciclo do arquivo: Está intimamente ligada à idade Corrente dos arquivos.
➢ Resultado: Geração da tabela de temporalidade.
• Possibilita a diminuição da quantidade de documentos.
➢ Objetivo: Conjunto de procedimentos que leva em conta os elementos
formais e de conteúdo dos documentos para elaboração de instrumentos de
pesquisa.
➢ Resultado: Geração de Instrumento de Pesquisa.
➢ Os instrumentos de pesquisa são: Genéricos e globalizantes (Ex.: Guias),
Parciais (Ex.: Inventários, Catálogos) e Publicação de documentos na íntegra
(Ex.: Edição de fontes).
 Grave: Embora a maioria dos especialistas aplique a função de descrição
apenas aos arquivos permanentes, tanto a NOBRADE (Norma Brasileira de
Descrição Arquivística) quanto a ISAD(G) ampliam essa função para outras
fases dos arquivos.
Descrição
Principais normas internacionais que padronizam o processo de descrição:
➢ ISAD(G): Norma geral internacional de descrição arquivística.
➢ ISAAR(CPF): Norma internacional de registro de autoridade arquivística
para entidades coletivas, pessoas e famílias.
➢ ISDIAH: Norma internacional para descrição de instituições com acervo
arquivístico.
➢ ISDF: Norma internacional para descrição de funções.
➢ NOBRADE (Norma Brasileira de Descrição Arquivística): O objetivo é adequar
as diretrizes internacionais de descrição arquivística às características
específicas do contexto brasileiro.
➢ Objetivo: Ingresso de documentos em arquivo, seja por comodato, compra,
custódia, dação, depósito, doação, empréstimo, legado, permuta,
Aquisição recolhimento, reintegração ou transferência.
➢ Ciclo do arquivo: Está ligada a todas as Idades dos arquivos.
➢ Resultado: Criação ou expansão dos fundos arquivísticos.
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Arquivologia
➢ Objetivo: Compartilhar todas as informações contidas nos documentos com

cidadãos ou pesquisadores, cumprindo assim sua missão final de divulgação
Difusão e disseminação, gerando transparência no processo arquivístico.
➢ Resultado: Disseminação e transparência.
➢ Objetivo: Prevenção da deterioração e danos em documentos, por meio de
adequado controle ambiental e/ou tratamento físico e/ou químico.
➢ Preservação: É um conjunto de medidas e estratégias de ordem
administrativa, política e operacional que contribuem direta ou
indiretamente para a preservação da integridade dos materiais.
➢ Conservação: É um conjunto de ações estabilizadoras que visam desacelerar
o processo de degradação de documentos ou objetos, por meio de controle
Preservação ambiental e de tratamentos específicos.
➢ Restauração: É um Conjunto de procedimentos específicos para recuperação
e reforço de documentos deteriorados e danificados.
➢ Resultado: Conservação de dados por um período prolongado.
 Grave: Para o DBTA, a Conservação engloba a Preservação e a Restauração,
já para Cassares, em seu manual, a Preservação engloba Conservação e
Restauração. Os dois estão corretos para fins de provas!
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Arquivologia
Sistemas e Métodos de Arquivamento
Organização e Administração de Arquivos
Levantamentos de Análise dos dados Implantação e

Planejamento
dados coletados acompanhamento
MNEMÔNICO: LAPI
Levantamentos de dados
Nessa fase, a pessoa encarregada de arquivar precisa ter um conhecimento profundo da organização, o que
envolve o estudo minucioso dos estatutos, regimentos, normas, organogramas e regulamentos. Essa
compreensão é essencial para avaliar de maneira adequada e precisa o significado de todos os documentos
relevantes.
Análise dos dados coletados

Durante essa fase, o arquivista ou profissional responsável estará capacitado para analisar a situação e iniciar a
elaboração de um diagnóstico comparando a situação real da instituição com sua estrutura, documentação e
planos, que foram coletados na primeira etapa do processo. O objetivo dessa comparação é identificar os
problemas que impedem o funcionamento ideal da atividade e gerar uma análise que aponte esses obstáculos.
Planejamento
Após a conclusão das duas primeiras etapas, o responsável pela atividade pode proceder ao planejamento, que
envolve a elaboração de um plano arquivístico. Temas importantes para elaboração do plano:
➢ Posição do arquivo: Do ponto de vista hierárquico, é recomendável que o arquivo de uma instituição esteja
posicionado no nível mais alto possível, preferencialmente vinculado à liderança da organização.
➢ Centralização ou Descentralização: A centralização tem como foco a padronização, a redução de custos e
de espaço utilizado. Já na descentralização, ocorre o oposto disso.
➢ Coordenação dos serviços: É essencial que haja uma coordenação central que exerça funções normativas,
orientadoras e de controle.
➢ Escolha de métodos de arquivamento: O aspecto crucial nesta fase é determinar, com base na análise da
instituição, suas atividades e características, qual será o método principal a ser utilizado, bem como os
métodos auxiliares, escolhendo uma combinação que seja integrada e produza os melhores resultados.
➢ Normas de funcionamento: O objetivo é ajustar quaisquer novas regras às rotinas, formulários e normas já
existentes.
➢ Recursos humanos: É crucial realizar um planejamento para determinar a quantidade de mão de obra
necessária e, principalmente, fornecer treinamento adequado para a equipe.
➢ Instalações e Equipamentos: O profissional encarregado dessa iniciativa também precisa considerar as
questões logísticas e operacionais do arquivo. Isso inclui a escolha da localização física do arquivo, bem como
a seleção dos equipamentos a serem utilizados em suas instalações, que podem ser divididos em materiais
de consumo (fichas e pastas) e materiais permanentes (armários e fichários).
➢ Constituição dos diferentes arquivos: Planejamento dos diferentes tipos de arquivos.
➢ Recursos financeiros: É importante garantir que o arquivo tenha disponibilidade financeira para sua
manutenção contínua nos meses e anos seguintes.
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Arquivologia
Implantação e acompanhamento
Após concluir todo o processo, o especialista responsável pelo planejamento estará apto a produzir um
documento final, que consiste em três partes fundamentais:
• Situação real encontrada.
• Análise e Diagnóstico.
• Plano de Ação
Após implementar o plano e verificar que ele está funcionando adequadamente, é recomendado registrar o
processo no Manual de Arquivo. Esse Manual deve conter:
• Apresentação, objetivos e abrangência.
• Informações sobre os arquivos da instituição.
• Organogramas e fluxogramas.
• Conceitos gerais do arquivo.
• Detalhamento das rotinas utilizadas.
• Tabelas de Temporalidade e Destinação de Documentos.
Operações de Arquivamento
Antes de arquivar documentos em pastas, dossiês, móveis ou sistemas eletrônicos, é necessário seguir uma
sequência de etapas. É importante que o profissional de arquivo siga rigorosamente essas etapas para garantir um
arquivamento adequado e eficiente dos documentos. O estado de arquivamento dos documentos é diretamente
afetado pela qualidade da execução dessas etapas.
Inspeção Estudo Classificação
Guarda de
Codificação Ordenação
documentos
Classificação ou Rotina de arquivamento

Nessa etapa é verificado se o documento deve ser arquivado, é
importante verificar o último despacho e identificar se há instruções
Inspeção claras para esse fim.
➢ Objetivo: Garantir que o documento esteja sendo direcionado
corretamente para seu destino.
Durante essa fase, é essencial fazer uma leitura minuciosa do documento
para determinar com precisão em qual assunto ele deve ser classificado.
Estudo
➢ Objetivo: Garantirá uma organização adequada e eficiente dos
documentos, facilitando sua busca e recuperação futuras.
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Arquivologia
Após estudar cuidadosamente o documento, é necessário identificar

tanto o assunto principal quanto o secundário, e registrar as referências
Classificação cruzadas correspondentes.
➢ Objetivo: Garantir a precisão e organização na classificação e
arquivamento do documento, facilitando seu acesso e uso posterior.
Com base na análise realizada na etapa anterior, o arquivista atribui ao
documento um código correspondente à sua classificação.
Codificação
➢ Objetivo: Agilizar o processo de ordenação, facilitando tanto o
arquivamento quanto a busca posterior do documento.
A ordenação dos documentos consiste em reunir aqueles que foram
classificados sob um mesmo assunto. Essa etapa é fundamental para a
Ordenação organização do acervo documental, garantindo que os documentos
estejam agrupados de maneira lógica e acessível para consulta posterior.
➢ Objetivo: Agilizar o arquivamento e racionalizar o trabalho.
A etapa de arquivamento consiste em colocar o documento em sua
respectiva pasta, caixa, arquivo, estante, ou qualquer outro meio
adequado de armazenamento, seja físico ou eletrônico. Após a guarda
Guarda de documentos do documento, a atividade de empréstimo é realizada e é essencial que
o controle da retirada seja feito com o uso de recibos e sistemas de
gestão.
➢ Objetivo: Controlar a saída e entrada de documento.
Tipos, Sistemas e Métodos de Arquivamento

Tipos de Arquivamento
Horizontal
• É uma prática comum para armazenar documentos, fichas, plantas, cartográficos, mapas
e desenhos é empilhá-los e arquivá-los em caixas, escaninhos ou estantes.
• Uso: Arquivo Permanentes.
Vertical
• É uma forma prática de arquivamento consiste em dispor os documentos em fila, o que
permite fácil acesso e manuseio sem a necessidade de mover os demais documentos ao
redor.
• Uso: Aquivo Correntes.
Sistema de Arquivamento
• Esse método de arquivamento possibilita a localização

Sistema Direito do documento diretamente no local onde foi guardado.
• Esse método é necessário pesquisar um índice ou

Sistema Indireto código específico para encontrar o documento.
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Arquivologia
Exemplos de Sistema de Arquivamento

Método Sistema
Alfabético Direito
Geográfico Direito
Numérico Indireto
Alfabético - Direito
Ideográfico
Numérico - Indireto
Alfanumérico Semi-Indireto
Métodos de Arquivamento
O método de arquivamento é determinado pela natureza dos documentos a serem arquivados e pela
estrutura da entidade. Existem duas categorias principais de métodos de arquivamento: Básicos (Alfabético,
Geográfico, Numéricos e Ideográficos) e Padronizados (Variadex, Automático, Soundex, Mnemônico e Rôneo).
Método Alfabético
Esse método de arquivamento consiste em organizar os documentos em ordem alfabética, baseando-se no
nome. Ele apresenta vantagens como rapidez, simplicidade e economia. O método é composto por 13 regras de
alfabetação e 2 regras de ordenação.
Regras de Alfabetação:
➢ Ao considerar os nomes de pessoas físicas no método de arquivamento alfabético, o
último sobrenome é levado em conta antes do prenome, caso tenha sobrenomes iguais,
prevalece a ordem alfabética do prenome.
Regra 1
Conjunto de documentos: João Amorim Sampaio, Felipe Ramalho Coelho e Lucas Alves
Coelho.
Arquivam-se: 1Coelho, Lucas Alves | 2Coelho, Felipe Ramalho | 3Sampaio, João Amorim.
➢ Os sobrenomes compostos por um substantivo e um adjetivo ou ligados por hífen não
são separados.
Regra 2
Conjunto de documentos: João Porta Branca e Felipe Alves-Coelho.
Arquivam-se: 1Porta-Branca, João | 2Alves-Coelho, Felipe.
➢ Os sobrenomes que começam com as palavras "Santa", "Santo" ou "São" são tratados
de acordo com a mesma regra dos sobrenomes compostos por um adjetivo e um
Regra 3 substantivo
Conjunto de documentos: Thiago São João e Severino Santo Cristo.
Arquivam-se: 1Santo Cristo, Severino | 2 São João, Thiago.
➢ As iniciais abreviativas de prenomes têm prioridade na classificação quando os
sobrenomes são iguais.
Regra 4
Conjunto de documentos: T. Carvalho e Luiz Carvalho.
Arquivam-se: 1Carvalho, T.| 2 Luiz Carvalho.
➢ Os artigos e preposições tais como a, o, de, d', da, do, e, um, uma, não são considerados.
Regra 5 Conjunto de documentos: Maria de Lurdes, Luiz de franca Coelho e José d’Almeida.
Arquivam-se: 1Almeida, José d’ | 2Coelho, Luiz de franca | 3Lurdes, Maria de.
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Arquivologia
➢ Os sobrenomes que indicam grau de parentesco, como "Filho", "Junior", "Neto" e

"Sobrinho", são considerados como parte do último sobrenome no método de
arquivamento alfabético, mas não são utilizados para fins de ordenação alfabética.
Conjunto de documentos: Marcos Carvalho Filho e Frota Alves Junior.
Arquivam-se: 1Alves Junior, Frota | 2Carvalho Filho, Marcos.
Regra 6
➢ Os graus de parentesco só são levados em conta na ordem alfabética quando são

utilizados como elementos de distinção.
Conjunto de documentos: Cristiano Farias Filho e Cristiano Farias Neto.
Arquivam-se: 1 Farias Filho, Cristiano | 2 Farias Neto, Cristiano.
➢ Os títulos não são levados em consideração e devem ser incluídos entre parênteses após
o nome completo.
Regra 7
Conjunto de documentos: Professor Marcos Carvalho e Doutor Frota Alves.
Arquivam-se: 1 Alves, Frota (Doutor) | 2 Carvalho, Marcos (Professor) .
➢ Quando se trata de nomes estrangeiros, geralmente o último sobrenome é usado para
fins de classificação, exceto em casos de nomes espanhóis e orientais.
Regra 8
Conjunto de documentos: Fernand Zucatti e Paul Gold.
Arquivam-se: 1 Gold, Paul | 2 Zucatti, Fernand.
➢ As partículas presentes em nomes estrangeiros podem ser ou não incluídas para fins
de classificação. Em geral, essas partículas são consideradas como parte integrante do
Regra 9 nome quando são escritas com letra maiúscula.
Conjunto de documentos: Brian De Guti, John di karpet e Paul Mac Alexer.
Arquivam-se: 1 De Guti, Brian| 2 karpet, John di | 3 Mac Alexer, Paul.
➢ Os nomes espanhóis são registrados levando em consideração o penúltimo sobrenome,
que corresponde ao sobrenome da família paterna.
Regra 10
Conjunto de documentos: Angil del Arcol y Molinerol e Frans de Pinal de Melloo.
Arquivam-se: 1 Arcol y Molinerol, Angil del | 2 Pinal de Melloo, Frans de.
➢ Os nomes orientais, incluindo japoneses, chineses e árabes, são registrados da forma
como são apresentados, sem qualquer alteração na ordem dos sobrenomes.
Regra 11
Conjunto de documentos: Luo Guofu e Fei Mulian.
Arquivam-se: 1 Fei Mulian | 2 Luo Guofu.
➢ Os nomes de empresas, instituições, órgãos governamentais e outras entidades devem
ser transcritos exatamente como são apresentados. No entanto, quando se trata de
Regra 12 ordenação, os artigos e preposições contidos nesses nomes não são considerados.
Conjunto de documentos: Petrobras, Quebrando Questões e JTBS.
Arquivam-se: 1 JTBS | 2 Petrobras | 3 Quebrando Questões.
➢ Os Ao lidar com títulos de eventos como congressos, conferências, reuniões e
assembleias.
Regra 13
Conjunto de documentos: I Congresso de Odontologia e Segundo Encontro da Farmácia.
Arquivam-se: 1 Congresso de Odontologia (I) | 2 Encontro da Farmácia (Segundo).
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Arquivologia
Regras de Ordenação:
➢ A letra é considerada individualmente e colocada em ordem em que aparece,
independentemente das palavras completas.
Letra por Letra
Conjunto de documentos: Montebranco, Monte Triste e Monteiro
Arquivam-se: 1 Montebranco | 2 Monteiro | 3 Monte Triste.
➢ Nessa regra de ordenação, a ênfase é dada à palavra em si, seguida pela primeira letra
da palavra subsequente. A primeira letra da palavra subsequente não tem relevância
Palavra por para a ordenação antes desse ponto.
Palavra
Conjunto de documentos: Monte Branco, Monte Triste e Monte Solitário.
Arquivam-se: 1 Monte branco | 2 Monte Solitário | 3Monte Triste.
Método Geográfico
Esse método de ordenação é recomendado principalmente quando o elemento mais relevante a ser
considerado no documento é a sua procedência ou localização. É uma técnica frequentemente empregada para
organizar correspondências em arquivos.
Ordenação por Cidade / Estado / Correspondente

Quando a cidade é o elemento principal de identificação dos arquivos, em detrimento do estado, deve-se utilizar
a ordem alfabética das cidades, independentemente do estado a que pertençam. Nesse contexto, não há
necessidade de dar destaque às capitais.
Cidade Estado Correspondente
Belo Jardim Pernambuco Guimarães, Lucio
Ilheus Bahia Gama, Basilio
Recife Pernambuco Moura, Paulo
Salvador Bahia Lobo, Alfredo
Santos São Paulo Costa, Mariana
São Paulo São Paulo Bastos, Leonardo
Ordenação por Estado / Cidade / Correspondente

Ao priorizar a organização do arquivo pelo estado, as capitais devem ser listadas em primeiro lugar, agrupadas
por estado, independentemente da ordem alfabética das outras cidades.
Bahia Salvador Lobo, Alfredo
Bahia Ilheus Gama, Basilio
Pernambuco Recife Moura, Paulo
Pernambuco Belo Jardim Guimarães, Lucio
São Paulo Santos Costa, Mariana
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Arquivologia
Ordenação por Cidade / Estado / Correspondente

Se o elemento principal para identificar os arquivos é a cidade, a ordem alfabética das cidades deve ser adotada,
independentemente do estado em que se encontram. Não é necessário dar destaque às capitais nesse caso.
Belo Jardim Pernambuco Guimarães, Lucio
Ilheus Bahia Gama, Basilio
Recife Pernambuco Moura, Paulo
Salvador Bahia Lobo, Alfredo
Santos São Paulo Costa, Mariana
Ordenação por País

Quando a ordenação tem como foco principal o país, o próprio país é alfabético primeiro, seguido pela capital e,
em seguida, pelo restante das cidades em ordem alfabética. As outras cidades são listadas após a capital, que
novamente ganha destaque nessa ordenação.
País Cidade Correspondente
Bolívia La Paz Morales, Hugo
Bolívia Santa Cruz La Sierra Sanchez, Evo
Itália Roma Pacello, Paolo
Itália Florença Bertolucci, Piero
Portugal Lisboa Bonavides, Frederico
Portugal Estoril Durão, Vasco
Método Numérico
O método numérico é considerado indireto, pois não realiza a busca diretamente nos documentos, ao
contrário dos métodos alfabético e geográfico. Eles se dividem em três tipos: método simples, método cronológico
e método dígito-terminal.
Método Numérico Simples

Esse método consiste em atribuir um número sequencial a cada correspondente ou cliente, seguindo a
ordem de entrada ou registro. Normalmente é utilizado em arquivos especiais, como arquivos de imagens em
discos, CDs ou fotografias, bem como em arquivos especializados, como os de medicina, economia, entre outros.
Correspondente Nª Pasta
São Paulo 1
Tribunal Eleitoral 2
Banco Itaú 3
Quebrando Questões 4
Após enumerar de acordo com a entrada, é comum criar um índice alfabético. É aplicado a ordenação alfabética.
Correspondente Nª Pasta
Banco Itaú 3
Quebrando Questões 4
São Paulo 1
Tribunal Eleitoral 2
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Arquivologia
Método Numérico Cronológico

Diferentemente dos métodos anteriores, a numeração é atribuída ao próprio documento e não à pasta.
Esse método é bastante utilizado no setor público, especialmente por meio de sistemas de protocolo único, como
fichas ou registros eletrônicos, que atribuem uma numeração sequencial única aos documentos produzidos e
recebidos. Uma das vantagens desse método é que ele proporciona maior sigilo.
Método Numérico Dígito-Terminal

Esse método consiste em dividir o número do documento em grupos de dois dígitos cada um e lê-los da
direita para a esquerda, formando pares.
➢ Vantagens: Redução de erros.
➢ Desvantagens: Dificuldade de leitura.
M. Numérico Simples M. Dígito-Terminal

55.312 21-97-04
85.112 08-51-12
219.704 05-53-12
772.788 77-27-88
Observações:
• Os números são ordenados do menor para o maior, utilizando os útimos dois dígitos.
• Se tiver um empate, é analisado o grupo do meio.
• Se é composto por 5 dígitos, o 0 é acrescentando a sua esquerda.
• Cada dupla de dígitos, tem um nome. Ex: 28 - 88 - 04 = 04: Grupo um. | 88: Grupo dois | 21: Grupo três.
Método Ideográfico ou por Assunto

O método ideográfico enfatiza o assunto como o elemento principal a ser considerado, o que o torna menos
prático de aplicar, uma vez que está sujeito à interpretação do usuário e requer um conhecimento completo das
atividades da instituição. Nesse método, cada instituição deve criar um plano de classificação que inclua todos os
assuntos relevantes à sua organização.
Classificação do Método
O método alfabético é empregado quando a quantidade e a variedade de assuntos da documentação a ser
arquivada são reduzidas.
Alfabético (DIRETO)
➢ Dicionário: Dispostos alfabeticamente. Ex.: ➢ Enciclopédico: Agrupados sob títulos. Ex.:
• Cursos de doutorado. • Cursos
• Cursos de especialização. o Especialização.
• Cursos de formação. o Formação.
• Cursos de metrado. o Pós-graduação.
• Cursos de pós-graduação. ▪ Doutorado.
▪ Mestrado.
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Arquivologia
➢ Duplex: A documentação é organizada em classes, agrupadas por temas,

seguindo uma estrutura que vai do mais abrangente ao mais específico e não tem
limite de criação. Ex.:
0 - Atividades Administrativa
1 - Pesquisas.
• 1-1 Administração.
o 1-1-1 Aplicada a empresa.
o 1-1-2 Aplicada a casa.
• 1-2 Medicina.
• 1-3 Fisioterapia.
• 1-4 Odontologia.
o 1-4-1 Saúde bucal.
o 1-4-2 Escovação de dentes.
2 - Cursos.
3 - Publicações
➢ Decimal: Aqui está uma estrutura que vai do geral ao específico, com um limite
máximo de 10 classes composto por 3 algarismos. Ex.:
Alfabético 000 – Administração.

(INDIRETO) 100 – Assistência Técnica.
200 – Pesquisas.
300 -Publicações.
310 Impressão.
320 Exposição.
330 Vendas.
331 Vendas na internet.
331.1 Vendas no Instagram.
400 Vago.
500 Vago.
600 Vago.
700 Vago.
800 Vago.
900 Assuntos Diversos.
➢ Unitermo ou Indexação Coordenada: Neste método, é atribuído um número
crescente a cada documento de acordo com sua ordem de entrada no arquivo,
com a finalidade de identificar e localizá-lo facilmente quando necessário.
Após a numeração, o documento é analisado para identificar suas principais

características e palavras-chave.
Todas essas informações serão transferidas para uma ficha índice.
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Arquivologia
Método Padronizados
Além da utilização de números e letras como já estudado, as cores também foram utilizadas como recurso
para a organização dos arquivos. São divididos: Variadex, o Automático, o Soundex, o Rôneo e Mnemônico.
Método Variadex
A introdução das cores como elementos auxiliares tem A,B,C,D e abreviações -> Ouro
como objetivo facilitar tanto o processo de E,F,G,H e abreviações -> Rosa
arquivamento quanto a posterior localização dos I,J,K,L,M,N e abreviações -> Verde
documentos. É utilizado 5 cores como mostra ao lado! O,P,Q e abreviações -> Azul
R,S,T,U,V,X,Y,Z e abreviações -> Palha
É recomendado que as cores sejam designadas com base na segunda letra do nome de entrada, em vez da
letra inicial.
Nomes Entrada Cores

C. Forc, S.A C. (abreviação) Ouro
Deror, Marcio Romero Deror Rosa
Finamo, Robs Finamo Verde
Florenzo, Audy José Florenzo Verde
Pomero, Antoni Pomero Azul
Tremora, Luiz Tremora Palha
Método Automático
Os documentos são organizados com pastas e divisórias que já indicam a ordem alfabética das letras. Não cai em
concursos.
Método Soundex
As unidades de armazenamento são classificadas de acordo com seu código, sem levar em consideração a ordem
alfabética. Não é praticado no Brasil.
Método Rôneo e Mnemônico

O uso de combinações de letras, números e cores é considerado ultrapassado no sistema de rôneo. Por outro
lado, no sistema mnemônico, são criados mnemônicos, como esquemas, gráficos, símbolos e palavras, para
ajudar o arquivista a memorizar.
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Arquivologia
Método Alfanumérico
O método alfanumérico é uma técnica de classificação que envolve a combinação de letras e números. Esse
método é considerado semi-indireto, pois não é completamente direto nem completamente indireto. No método
alfanumérico, é usada uma tabela que cobre seções do alfabeto, previamente planejadas pelo profissional
responsável por sua criação.
Divisões do Alfabeto Número da Pasta

AA-AH 1
AI-AL 2
AM-AS 3
AT-AZ 4
BA-BL 5
BM-BT 6
BU-BZ 7
..... 8 a 88
YA-YZ 89
ZA-ZZ 90
Assim, a organização dos nomes deve ocorrer da seguinte maneira:
Nome Pasta
Airton, Thiago Romero 2
Ahraia, Renata Silva 1
Bartolomeu, Lucas Coelho 5
Yara, Sampaio Dias 89
Tipos de pastas
Pasta Suspensas
• O sistema de arquivamento suspenso é amplamente utilizado em arquivos
correntes, pois é fácil de encontrar e acessar.
• Esse nome é derivado do fato de que os arquivos ficam suspensos durante o
período de armazenamento.
• Para facilitar a organização, geralmente possuem guias (projeções) nas quais
são registrados os assuntos, nomes ou interessados.
Pasta Az
• Esse sistema é amplamente utilizado em arquivos correntes, pois é fácil de
encontrar e acessar.
• A encadernação é composta por um gancho central onde os documentos são
inseridos após serem perfurados, e é comum que seja armazenada em pé.
• O método é amplamente utilizado em escritórios e escolas.
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Arquivologia
Pasta Catálogo Ofício

• As pastas catálogo são altamente recomendadas para guardar documentos que
não podem ser rasurados.
• Funcionam como um caderno, onde as folhas são inseridas frente e verso em
cada página plástica.
• Sua durabilidade é uma das principais características desse tipo de pasta.
Pasta L
• Uma das principais características das pastas L é a sua durabilidade.
• Podem ser encontradas em diferentes cores, permitindo a adoção de uma
variedade de sistemas de organização e subdivisões dentro de outras pastas.
• Frequentemente utilizadas em arquivos pessoais e em contextos não
profissionais.
Pasta Sanfona
• As pastas com várias divisórias possibilitam a organização e separação de
documentos de acordo com diferentes critérios adotados pela instituição, como
assunto, ordem alfabética, entre outros.
• O método é amplamente utilizado em escritórios e escolas.
Pasta Grampo
• As pastas com grampos (ou trilhos) possibilitam a fixação dos documentos na
pasta após perfurá-los.
Pasta com Aba Elástico

• As pastas com abas retráteis e elásticos em suas extremidades permitem a
organização de diversos tipos de documentos, protegendo-os de possíveis
amassados e danos.
• Utilizadas tanto em ambiente residencial quanto institucional.
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Arquivologia
Caixas
Caixas
• É comum utilizar caixas box ou caixas de arquivo para acondicionamento de
documentos.
• São amplamente utilizadas em arquivos intermediários.
• Possuem um tamanho adequado para armazenar folhas no formato A4 ou
ofício sem a necessidade de dobrá-las, garantindo a proteção dos documentos.
Tipos de arquivos
Arquivo de Gavetas
• Nele os papéis são normalmente mantidos em pastas suspensas.
• Essa prática é amplamente empregada em arquivos correntes.
Arquivo de Fichário
• Esse arquivo tem sido gradualmente substituído pela informatização dos
processos arquivísticos, no entanto, ainda pode ser encontrada em algumas
instituições que utilizam fichas como método de organização.
Arquivos Deslizantes
• Formado por fileiras de estantes.
• Essa prática possibilita a otimização do espaço disponível para armazenamento
com um alto investimento.
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Arquivologia
Armazenamento
Os documentos devem ser preservados em locais que ofereçam condições ambientais adequadas para sua
conservação, pelo período estabelecido na tabela de temporalidade e destinação.
Deve ser evitado

Áreas externas Áreas internas
• Áreas de risco de vendavais e outras intempéries, • Os espaços destinados ao trabalho e circulação de
e de inundações. visitantes devem satisfazer as exigências de
• Áreas de risco de incêndios. comodidade e funcionalidade.
• Áreas próximas a indústrias pesadas com altos
índices de poluição.
• Áreas próximas a instalações estratégicas, como
indústrias e depósitos de munições.
Áreas de Depósitos
Cuidados no Depósito
• Evitar, principalmente, os subsolos e porões, em razão do grande risco de inundações, dando preferência a
terrenos mais elevados, distanciados do lençol freático;
• A área dos depósitos não deve exceder a 200 m2;
• Evitar tubulações hidráulicas;
• Prever condições estruturais de resistência a cargas;
• Evitar todo tipo de material que possa promover risco de propagação de fogo ou formação de gases;
• Promover a ventilação dos ambientes de forma natural ou artificial;
• Evitar a presença de pessoas em trabalho ou consulta em tais ambientes;
• Manter suprimento elétrico de emergência.
Nas áreas de depósito, os documentos devem ser armazenados separadamente a saber:
• documentos textuais, como manuscritos e impressos;

• documentos encadernados;
• documentos textuais de grande formato;
• documentos cartográficos, como mapas e plantas arquitetônicas;
• documentos iconográficos, como desenhos, gravuras e cartazes;
• documentos em meio micrográfico;
• documentos fotográficos;
• documentos sonoros;
Condições Ambientais
As áreas de pesquisa e trabalho devem receber um tratamento diferenciado em relação aos depósitos
devido às condições climáticas específicas.
Com o tempo, os suportes dos documentos sofrem deterioração natural causada por reações químicas, que
são intensificadas pela variação de temperatura e umidade relativa do ar, bem como pela exposição a poluentes
atmosféricos e radiação luminosa, especialmente os raios ultravioletas.
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Arquivologia
Recomendações de ambiente
• Armazenar todos os documentos em condições ambientais que assegurem sua preservação, pelo prazo de
guarda estabelecido;
• Monitorar as condições de temperatura e umidade relativa do ar;
• Proteger os documentos e suas embalagens da incidência direta de luz solar;
• Promover regularmente a limpeza e o controle de insetos;
• Manter um programa integrado de higienização.
Acondicionamento
Para garantir a preservação dos documentos, é essencial que sejam acondicionados em mobiliários e
invólucros apropriados. Os documentos de valor permanente que apresentam grandes formatos, tais como mapas,
plantas e cartazes, devem ser armazenados horizontalmente em mapotecas adequadas ou enrolados em tubos de
cartão alcalino e acomodados em armários ou gavetas.
Mapotecas
• Armazena Documento de valor permanete com
grandes formatos, como plantas e cartazes.
As mídias magnéticas, como fitas de vídeo, áudio e computador, devem ser mantidas distantes de campos
magnéticos que possam comprometer os dados.
As caixas de arquivo devem ser resistentes para suportar o manuseio, peso dos documentos e pressão,
caso precisem ser empilhadas.
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Arquivologia
Gestão de Documentos e Arquivo Corrente
Gestão de Documentos
Conjunto de procedimentos e operações técnicas que busca racionalizar, tornar eficiente, eficaz e ágil a
parte da produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária,
visando sua eliminação ou recolhimento.
Objetivos
• Assegurar a total disponibilidade e a conservação.
• Fornecer as informações de forma adequada, no momento apropriado e para as pessoas corretas.
• Executar de maneira eficiente todos os procedimentos relacionados à administração de documentos
arquivísticos, levando em consideração a economia.
• Empregar de maneira apropriada os equipamentos disponíveis.
• Realizar a avaliação e seleção de documentos sem valor e eliminá-los de maneira segura.
Fases da gestão de documentos
Produção
• Relacionado com os princípios da organicidade e naturalidade.
• Racionalização do processo (produzir o que é indispensável).
• Melhoria na utilização dos recursos.
Utilização
• Aqui ocorre o trajeto percorrido pelo documento durante sua função administrativa.
• Inclui as atividades de protocolo, de expedição, de organização e arquivamento.
• Controle, uso e armazenamento dos documentos.
Avaliação e Destinação
• Definir os prazos de retenção e destino final do documento.
• Descarte regular de documentos sem valor para a guarda permanente.
• Realizar a análise nas transferências e recolhimentos nos arquivos intermédiarios e
permanentes.
Atividades da gestão de documentos
Classificação Avaliação Seleção Destinação
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Arquivologia
Classificação
Agrupar os documentos que tratam do mesmo tema e atribuir termos-chave que representam o conteúdo de
cada um deles. Dessa forma, é possível encontrar rapidamente documentos relevantes e simplificar as tarefas
que envolvem a gestão de informações. Essa fase ocorre no protocolo quando é registrado o documento.
Estudo:
Para identificar o assunto de um
documento, é preciso lê-lo
cuidadosamente. Ao ler, é possível
entender o conteúdo e identificar os
tópicos principais abordados.
Classificação
Codificação:
É colocado o código para o assunto
que se trata no documento.
Métodos de Classificação de Schellenberg

o É uma técnica de organização que se baseia na lógica das funções,
subfunções e atividades exercidas pelo organismo produtor.
Funcional o É considerada a mais adequada para órgãos públicos, devido às
(ação dos documentos) constantes alterações estruturais em função de mudanças políticas
que podem ocorrer.
• Consequências: Funções inalteradas e organização das funções.
o É uma técnica de organização baseada na estrutura organizacional da
empresa através de vários níveis de segmentação interna do
organismo produtor. Ex.: diretorias, coordenadorias e supervisões.
Organizacional
o Essa classificação foca no desenho da sua estrutura organizacional e
(estrutura do órgão produtor)
não nas funções.
• Consequências: Pode ocorrer mistura nos documentos com mesma
função em vários departamentos diferentes.
o A classificação por assunto é aplicada a documentos específicos que
não estão relacionados à ação governamental ou não estão vinculados
Por assuntos
a ela.
(Assuntos do documento)
o Logo, essa por assunto deve ser evitada, pois pode causar dificuldades
no processo de avaliação de documentos.
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Arquivologia
Avaliação dos Documentos

A avaliação de documentos é uma etapa crucial do gerenciamento de arquivos, na qual são estabelecidos os
prazos de retenção e o destino de cada documento. Através desse processo, é definido se e quando os
documentos devem ser eliminados ou mantidos permanentemente, levando em consideração o valor (Primário
e Secundário) que é atribuído a cada documento.
A avaliação de documentos é uma tarefa que exige grande complexidade e profundidade de conhecimento,
exigindo a formação de equipes mistas, conhecidas como Comissões Permanentes de Avaliação de Documentos.
Essas equipes são compostas por arquivistas e representantes das áreas de negócio da instituição, que trabalham
juntos para realizar avaliações precisas e completas.
DA COMISSÃO PERMANENTE DE AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS

• Art. 9º Serão instituídas Comissões Permanentes de Avaliação de Documentos, no âmbito dos órgãos e das entidades da
administração pública federal, órgãos técnicos com o objetivo de orientar e realizar o processo de análise, avaliação e seleção dos
documentos produzidos e acumulados no seu âmbito de atuação para garantir a sua destinação final, nos termos da legislação
vigente e das normas do Siga, com as seguintes competências:
• I - elaborar os códigos de classificação de documentos e as tabelas de temporalidade e destinação de documentos, que são
instrumentos técnicos de gestão relativos às atividades-fim de seus órgãos e entidades e submetê-los à aprovação do Arquivo
Nacional;
• II - aplicar e orientar a aplicação do código de classificação de documentos e a tabela de temporalidade e destinação de documentos
das atividades-meio da administração pública federal e de suas atividades-fim aprovada pelo Arquivo Nacional;
• III - orientar as unidades administrativas do seu órgão ou entidade, analisar, avaliar e selecionar o conjunto de documentos
produzidos e acumulados pela administração pública federal, tendo em vista a identificação dos documentos para guarda
permanente e a eliminação dos documentos destituídos de valor;
• IV - analisar os conjuntos de documentos para a definição de sua destinação final, após a desclassificação quanto ao grau de sigilo;
• V - observado o disposto nos incisos I e II, submeter as listagens de eliminação de documentos para aprovação do titular do órgão
ou da entidade.
Seleção e Destinação
➢ Seleção: Separação dos documentos de valor permanente daqueles passíveis de eliminação, mediante
critérios e técnicas previamente estabelecidos em tabela de temporalidade
➢ Destinação: Decisão, com base na avaliação, quanto ao encaminhamento de documentos para guarda
permanente, descarte ou eliminação.
Eliminação: Quando o prazo de guarda de um documento é cumprido e

ele não possui valor secundário, é realizado o processo de destruição.
Transferências: Os documentos são encaminhados para um arquivo

intermediário a fim de cumprir o prazo de guarda e a espera sua
destinação. A Transferência pode ser permanente (realizado em intervalos
Tipos de Destinação ou periódica (cronograma de intervalos regulares).
Recolhimento: São documentos enviado para o arquivo permanente. Esse

processo pode ocorrer de três maneiras: sistemática, seguindo um
cronograma preestabelecido; regular, sempre que o limite de uso primário
é ultrapassado; ou selvagem, sem critérios definidos.
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Arquivologia
Instrumentos
O plano de classificação e a tabela de temporalidade de documentos são os principais instrumentos
utilizados na gestão de documentos.
Plano de Classificação
• Esquema de distribuição de documentos em classes, de acordo
com métodos de arquivamento específicos, elaborado a partir do
estudo das estruturas e funções de uma instituição e da análise
do arquivo por ela produzido.
Resumindo: É a classificação de todo documento produzido ou
recebido.
Tabela de Temporalidade
• Instrumento de destinação, aprovado por autoridade
competente, que determina prazos e condições de guarda tendo
em vista a transferência, recolhimento, descarte ou eliminação de
documentos.
Programas e Sistemas de Gestão de Documentos

No âmbito dos órgãos e entidades da administração pública federal, as tarefas relacionadas à administração
de documentos são estruturadas em um sistema denominado SIGA - Sistema de Gestão de Documentos de
Arquivos.
Programas de gestão de documentos

• Estabelecem objetivos gerais e específicos.
• Facilitam a identificação dos problemas/questões e os respectivos segmentos que devem ser alvo de
intervenção.
• São instrumentos de organização.
• Nas ações são indicados: o que será feito e de que maneira, a base legal.
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Arquivologia
Competências do SIGA
Decreto 10.148/2019 inseriu o artigo 2 no Decreto 4.915
• I - garantir ao cidadão e aos órgãos e entidades da administração pública federal o acesso aos arquivos e às informações neles
contidas, de forma ágil e segura, resguardados os aspectos de sigilo e as restrições legais; (Redação dada pelo Decreto nº 10.148, de
2019)
• II - integrar e coordenar as atividades de gestão de documentos e arquivo desenvolvidas pelos órgãos setoriais e seccionais que o
integram; (Redação dada pelo Decreto nº 10.148, de 2019)
• III - divulgar normas relativas à gestão e à preservação de documentos e arquivos; (Redação dada pelo Decreto nº 10.148, de 2019)
 Grave: IV - racionalizar a produção da documentação arquivística pública;
 Grave: V - racionalizar e reduzir os custos operacionais e de armazenagem da documentação arquivística pública;
 Grave: VI - preservar o patrimônio documental arquivístico da administração pública federal;
• VII - articular-se com os demais sistemas que atuam direta ou indiretamente na gestão da informação pública federal; e (Redação
• VIII - fortalecer os serviços arquivísticos nos órgãos e nas entidades da administração pública federal, com vistas à racionalização e
eficiência de suas atividades. (Incluído pelo Decreto nº 10.148, de 2019)
Composição do SIGA
 Grave: I - como órgão central, o Arquivo Nacional;
• II - como órgãos setoriais, as unidades responsáveis pela coordenação das atividades de gestão de documentos e arquivos nos órgãos
e nas entidades da administração pública federal; e (Redação dada pelo Decreto nº 10.148, de 2019)
• III - como órgãos seccionais, as unidades responsáveis pela coordenação das atividades de gestão de documentos e arquivos nas
entidades vinculadas aos órgãos da administração pública federal. (Redação dada pelo Decreto nº 10.148, de 2019)
Compete ao Arquivo Nacional

• I - planejar, coordenar e supervisionar os assuntos relativos ao Siga, em conjunto com a Comissão de Coordenação do Siga; (Redação
 Grave: II - definir, elaborar e divulgar as diretrizes e as normas gerais relativas à gestão de documentos e arquivos a serem
implementadas nos órgãos e nas entidades da administração pública federal, com apoio da Comissão de Coordenação do Siga;
• III - editar normas para regulamentar a padronização dos procedimentos técnicos relativos às atividades de gestão de documentos,
independentemente do suporte da informação ou da natureza dos documentos; (Redação dada pelo Decreto nº 10.148, de 2019)
• IV - orientar a implementação, a coordenação e o controle das atividades e das rotinas de trabalho relacionadas à gestão de
documentos nos órgãos setoriais; (Redação dada pelo Decreto nº 10.148, de 2019)
• V - divulgar normas técnicas e informações para o aprimoramento do Siga junto aos órgãos setoriais e seccionais; (Redação dada
pelo Decreto nº 10.148, de 2019)
• VI - promover cooperação técnica com instituições e sistemas afins, nacionais e internacionais; e (Incluído pelo Decreto nº 10.148,
de 2019)
 Grave: VII - promover a capacitação, o aperfeiçoamento e o treinamento dos servidores que atuam na gestão de documentos e
arquivos. (Incluído pelo Decreto nº 10.148, de 2019)
Principais Competências dos Órgãos Setoriais.

• I - implementar e coordenar as atividades de gestão de documentos e arquivos, em seu âmbito de atuação e dos órgãos seccionais
do Siga; (Redação dada pelo Decreto nº 10.148, de 2019)
• II - coordenar as rotinas de trabalho, no seu âmbito de atuação e dos órgãos seccionais do Siga, com vistas à padronização dos
procedimentos técnicos relativos à gestão de documentos arquivísticos; (Redação dada pelo Decreto nº 10.148, de 2019)
 Grave: IV - coordenar a aplicação do código de classificação e da tabela de temporalidade e destinação de documentos de arquivo
relativos as atividades-meio, instituída para a administração pública federal, no seu âmbito de atuação e de seus seccionais
 Grave: V - elaborar, por intermédio da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos e de que trata o art. 18 do Decreto no
4.073, de 3 de janeiro de 2002, e aplicar, após aprovação do Arquivo Nacional, a tabela de temporalidade e destinação de
documentos de arquivo relativos às atividades-fim;
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Arquivologia
Comissão de coordenação do SIGA
Diretor-Geral do Arquivo Nacional
Representantes do órgão central

Representantes do Arquivo Representates do orgão central do do Sistema de Administração dos
Nacional Sistema de Serviços Gerais Recursos de Tecnologia da
Informação
Presidentes das Subcomissões de

Coordenação do Siga dos órgãos da
administração pública federal
Níveis de aplicação de programas de Gestão de Documentos
• O governo deve estabelecer programas que permitam a retenção e eliminação adequada

de documentos, além de definir procedimentos para recolhimento dos documentos de
Nível Mínimo valor permanente ao Arquivo Nacional.
• É recomendável que o governo disponha de um ou mais centros de arquivamento

intermediário para complementar o mínimo necessário de armazenamento de
Nível Mínimo documentos.
Ampliado
• O nível intermediário engloba os dois níveis anteriores (mínimo e mínimo ampliado),

incluindo a implementação de programas básicos.
Nível
Intermediário
• O nível máximo abrange todos os níveis mencionados anteriormente (mínimo, mínimo

ampliado e intermediário), além de gestão de diretrizes administrativas, correspondências
Nível Máximo e telecomunicações, máquinas copiadoras e utilização de recursos de automação.
Fundamentos legais de Gestão de Documentos

CF/88 – Art. 216, parágrafo 2°.
Cabem à administração pública, na forma de lei, a gestão da documentação governamental e as providências
para franquear sua consulta a quantos dela necessitem.
Lei federal 8.159/91: (Lei nacional de Arquivos)

É dever do poder público a gestão documental e a proteção especial a documentos de arquivo, como instrumento
de apoio à administração, à cultura e ao desenvolvimento científico e como elemento de prova e informação.
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Arquivologia
Gestão de documentos nos Arquivos Correntes

O Protocolo
O protocolo é responsável por fornecer todos os serviços relacionados à gestão de documentos atuais.
Embora o Protocolo esteja associado diretamente ao arquivo corrente (Primeira Idade), ele é considerado parte
da segunda fase da gestão de documentos, que é a utilização.
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Arquivologia
Atividades de Protocolo
O protocolo é responsável pelo recebimento, classificação, registro, distribuição, controle de tramitação

e expedição de documentos. Outra atribuição do protocolo pode ser atuar os documentos, e isso é feito através
da unidade protocolizadora. Lembrando que o protocolo faz parte do Arquivo Corrente.
Portaria Interministerial 1.677/2015

• Art.1° Ficam definidos os procedimentos gerais para o desenvolvimento das atividades de protocolo, de
observância obrigatória, no âmbito dos órgãos e entidades da Administração Pública Federal, na forma do
Anexo.
• §1º Para fins desta Portaria Interministerial, consideram-se atividades de protocolo o recebimento, a
classificação, o registro, a distribuição, o controle da tramitação, a expedição e a autuação de documentos
avulsos para formação de processos, e os respectivos procedimentos decorrentes.
o Procedimentos decorrentes: Atividades que podem ser exercidas pelo protocolo, mas não estão entre
suas atividades típicas.
• §2º As atividades de protocolo são aplicáveis a todos os documentos, avulsos ou processos,
independentemente do suporte.
o Dentro de suas atividades é atribuído um Número Único de Protocolo (NUP) para todos os processos.
• §3º É facultativo às empresas estatais federais adotarem, no que couber, o disposto no Anexo.
Portaria 1.667/2015 Normatizações Locais

Seguem e adaptam o imposto pela
Cenário nacional
legislação federal
Recebimento
Documentos Não Digitais
A verificação se um documento, avulso ou processo, é destinado ao órgão ou entidade é feita
Etapa 1
independentemente do destinatário ocupar ou não o cargo indicado.
Etapa 2 A verificação da integridade do invólucro do documento, avulso ou processo, é realizada.
Etapa 3  Grave: Separar os documentos avulsos de assunto oficial daqueles de assunto particular
 Grave: A separação dos documentos, avulsos ou processos, de caráter oficial em ostensivos
Etapa 4
ou sigilosos é realizada.
O documento, avulso ou processo, que é identificado como "Urgente" deve ser priorizado na
Etapa 5
classificação, registro e distribuição.
É verificado se o documento, avulso ou processo, está acompanhado do(s) respectivo(s) anexo(s)
Etapa 6 e/ou do(s) volume(s) indicado(s). Caso algum item não conste, é comunicado ao remetente para
que providencie o envio dos itens faltantes.
De acordo com a regulamentação interna do órgão ou entidade, é verificado se o documento
Etapa 7
avulso será autuado ou não.
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Arquivologia
Documentos Digitais
Os documentos devem ser recebidos através de transmissão entre sistemas integrados, podendo ser realizada
de duas maneiras a critério do órgão ou entidade:
➢ Centralizada em uma unidade de protocolo, que procederá o registro e encaminhará o(s) documento(s) para
o destinatário;
➢ Diretamente para o destinatário.
Em casos excepcionais, os documentos avulsos digitais podem ser recebidos através de correio eletrônico ou em
mídias removíveis.
Classificação
Documentos Digitais e Não Digitais
O documento, avulso ou processo, relacionado às atividades-meio é classificado de acordo com as classes
aprovadas pelo Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ, enquanto o relacionado às atividades-fim é
classificado de acordo com as classes elaboradas por cada órgão ou entidade e aprovadas pelo Arquivo Nacional.
Registro
Documentos Digitais e Não Digitais
Registra o documento, avulso ou processo, em sistema informatizado ou excepcionalmente em formulário, no
qual constarão os seguintes dados identificadores:
• a espécie/tipo do documento;
• o número e a data de produção do documento;
• a data de recebimento do documento;
• o identificador de que o documento é avulso ou processo;
• o Número Único de Protocolo - NUP;
• o número de anexo(s);
• o número de volume(s);
• o código de classificação e o respectivo descritor, ou o assunto a que se refere o documento;
• o remetente/interessado/representante legal;
• o destinatário.
Distribuição
Durante a etapa de distribuição, os documentos que foram recebidos, classificados e registrados são
preparados para serem encaminhados ou enviados aos respectivos destinatários internos.
Distribuição Destinatário interno
Expedição Destinatário externo
Assim como nos documentos não digitais, os procedimentos de distribuição para os documentos digitais
seguem o mesmo padrão.
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Arquivologia
Expedição
A expedição é o processo de envio de correspondências ou documentos para outras instituições, ou seja,
destinatários externos. Considerando que os papéis foram recebidos, categorizados, registrados e prontos para
serem distribuídos, os seguintes procedimentos devem ser adotados:

Enviar o documento, seja individualmente ou como parte de um processo, para ser enviado pela
Etapa 1 unidade de protocolo, que irá verificar se ele foi registrado, classificado e se está acompanhado
de seus respectivos anexos e/ou do(s) volume(s) indicado(s).
Efetuar o registro da expedição do documento, seja individualmente ou como parte de um
Etapa 2 processo, em um sistema informatizado ou, em casos excepcionais, em um formulário adequado.
Realizar a expedição do documento, seja individualmente ou como parte de um processo,
tomando medidas de segurança para evitar riscos de perda ou extravio. Todo documento
Etapa 3
expedido será devidamente embalado em um invólucro apropriado, com a etiqueta contendo os
dados identificadores correspondentes.
Documentos Digitais
Etapa 1 Verificar se o documento está acompanhado do respectivo anexo;
Etapa 2 Registrar a expedição do documento
Transmitir o documento adotando medidas quanto à segurança, de modo que o mesmo não
Etapa 3
corra riscos de perda ou corrupção de dados.
Controle de Tramitação
Curso do documento desde a sua produção ou recepção até o cumprimento de sua função administrativa.
Também chamado movimentação ou trâmite. Nesse trâmite o procedimento adotado para documentos digitais é
o mesmo para o não digitais.
É proibido o trâmite de documentos, sejam individuais ou parte de um processo, sem o devido registro nos
instrumentos de encaminhamento e controle de tramitação, que devem estar disponíveis em um sistema
informatizado ou, em casos excepcionais, em um formulário apropriado.
Autuação
É a reunião de documentos para a formação de um processo., ou pode ser também, a sequência de
operações técnicas que tem por finalidade dar forma processual ao conjunto de documentos acumulados no
decorrer de uma ação administrativa, visando encaminhamento, manifestação e decisão. O processo pode ser
iniciado pela unidade protocolizadora.
Autuação de processos
Somente pela unidade protocolizadora
não digitais
Autuação de processos Usuário autorizado, desde que monitorado pela unidade
digitais protocolizadora
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Arquivologia

Etapa 1 Prender o(s) documento(s) avulso(s) na capa do processo.
Etapa 2 Colocar, na capa do processo, etiqueta, em tamanho a ser definido pelo órgão ou entidade.
Etapa 3 Colocar, no canto superior direito, na frente da primeira folha do processo, etiqueta ou
carimbo em tamanho a ser definido pelo órgão ou entidade
Etapa 4 Numerar as folhas.
Colocar, no canto superior direito, na frente da última folha autuada pela unidade
Etapa 5
protocolizadora, o carimbo ou etiqueta.
Identificar, na capa do processo, no campo referente ao registro da tramitação, a unidade
Etapa 6
administrativa para a qual o processo será distribuído.
Etapa 7 Registrar a operação em sistema informatizado ou excepcionalmente em formulário.
Enviar o processo para a unidade administrativa destinatária com o envelope que encaminhou o
Etapa 8
documento avulso que foi autuado.
Documentos Digitais
Etapa 1 Criar e registrar um processo no sistema informatizado.
Etapa 2 Associar os documentos digitais de forma que os documentos integrantes do processo sejam
apresentados sempre na mesma sequência.
Etapa 3 Registrar no sistema informatizado a unidade administrativa na qual o processo será instruído.
Quando a autuação ocorrer na unidade protocolizadora, o processo deverá ser encaminhado
Etapa 4
para a unidade administrativa na qual será instruído, por meio de sistema informatizado.
Procedimentos gerais ou decorrentes do protocolo

Além das atividades rotineiras do protocolo, há outros procedimentos que também são realizados no
âmbito dos protocolos e que podem ser úteis para você ter uma compreensão básica de cada um deles.
Numeração (Foliação ou paginação)

Documentos Não Digitais Documentos Digitais
• As páginas seguintes deverão ser numeradas em • A numeração em documentos digitais não é
ordem crescente pelas unidades administrativas obrigatória, mas caso seja feita, é importante
que as adicionarem, usando um carimbo garantir uma numeração sequencial e sem falhas,
específico que deve ser colocado no canto superior assim como ocorre nos documentos físicos.
direito da frente da página, sem prejudicar as
informações registradas.
• Capas e versos das folhas de processos não serão
numerados.
• A unidade protocolizadora inicia a numeração das
folhas.
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Arquivologia
Encerramento e abertura de volumes

Documentos Digitais
Em processos digitais, não é obrigatória a existência de volumes, sendo essa decisão deixada a critério da
entidade ou órgão responsável.
• Termo de encerramento: Conjunto de informações lançadas ao final de um livro de registro, e que o validam,
delas podendo constar o número de folhas, a finalidade, a data e o nome da autoridade validadora.
• Grave: A Cada volume de um processo tem um limite de 200 páginas. Se esse limite for ultrapassado, é
necessário solicitar à unidade protocolizadora a abertura de um novo volume. Exceção: Documento avulso
pode ultrapassar as 200 folhas, somente se for para conclusão e que não tenha mais de 20 folhas.
Procedimentos de encerramento e abertura:
Lavrar o "Termo de Encerramento de Volume", em folha a ser anexada após a última folha do
Etapa 1
processo.
Etapa 2 Lavrar o "Termo de Abertura de Volume" o qual será a primeira folha do novo volume.
Etapa 3 Na capa do(s) volume(s) do processo, etiqueta em tamanho a ser definido pelo órgão ou entidade.
Etapa 4 Registrar as operações de encerramento e de abertura do novo volume em sistema informatizado.
Etapa 5 Registrar a operação em sistema informatizado.
Despacho
O despacho é uma maneira pela qual a autoridade competente dá seguimento a uma ação administrativa ou
registra decisões em documentos, avulsos ou processos. Existem dois tipos de despachos: informativos, que
fornecem informações sobre a participação, encaminhamento ou providências administrativas a serem tomadas,
e decisórios, que são fundamentados e podem aprovar ou não aprovar algo.
• É necessário carimbar, numerar e rubricar as folhas • Em processos digitais, o despacho pode ser
de despacho. realizado inserindo um documento digital no
• Se for preciso cancelar um despacho, a autoridade processo ou registrando-o em um campo
responsável deve desenhar dois traços diagonais e apropriado do sistema informatizado.
escrever a expressão "SEM EFEITO".
Juntada
Juntada é a ação de unir um ou mais processos a um processo já existente ou de anexar um ou mais documentos
avulsos a um processo, podendo ser realizada por meio de anexação permanente ou apensação temporária.
• Em um processo não digital, é necessário seguir a • Em processos digitais, a juntada pode ser
numeração das folhas em sequência. Já em um registrada por um usuário autorizado diretamente
processo digital, é importante garantir que os no sistema informatizado, desde que a unidade
documentos que o compõem estejam em ordem responsável pelo protocolo esteja monitorando o
sequencial sem falhas. processo.
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Arquivologia
Desapensação
A desapensação acontece quando é necessário separar um processo que foi previamente unido por meio de
apensação. A desapensação deverá ocorrer antes do arquivamento do(s) processo.
• Somente a unidade responsável pelo protocolo • Em processos digitais, um usuário autorizado pode
pode realizar a desapensação de processo(s) não realizar a desapensação diretamente no sistema
digitais. informatizado, mas a unidade responsável pelo
protocolo deve monitorar essa operação para
garantir sua precisão.
Desentranhamento
O desentranhamento ocorre quando é retirada uma ou mais folhas ou documentos do processo de maneira
permanente, com justificativa, seja por interesse do órgão ou entidade, ou a pedido do interessado. Outra
maneira seria quando se constata uma anexação indevida ou duplicada de documentos.
Documentos Digitais
• Nos processos digitais, o desentranhamento poderá ser realizado diretamente no sistema informatizado por
usuário autorizado. O sistema informatizado tem que permitir o monitoramento da operação pela unidade
protocolizadora.
Desmembramento
O desmembramento consiste na retirada permanente de uma ou mais folhas ou documentos do processo, com
justificativa, seja por interesse do órgão ou entidade, ou a pedido do interessado, para a criação de um novo
processo.
• Grave: O que diferencia do desentranhamento é somente a “criação de um novo processo”.
Documentos Digitais
• Em processos digitais, um usuário autorizado pode realizar o desmembramento diretamente no sistema
informatizado.
Reconstituição
Se ocorrer a perda ou extravio de um processo, a autoridade competente do órgão ou entidade deve ser
informada imediatamente. Cabe a ela investigar os fatos por meio de uma sindicância ou processo administrativo
e designar formalmente um servidor ou comissão para proceder à reconstituição do processo.
Procedimentos de encerramento e abertura:
Resgatar as informações e os documentos que integravam o processo perdido ou extraviado,
Etapa 1
solicitando, quando necessário, às unidades administrativas por onde o processo tramitou.
Reunir os documentos obtidos durante a operação de reconstituição, encaminhando à unidade
Etapa 2 protocolizadora, para autuação, sendo atribuído ao processo formado um novo número (NUP),
mantendo-se o número (NUP) anterior como referência.
Lavrar o "Termo de Reconstituição de Processo", o qual será a primeira folha do processo
Etapa 3
reconstituído.
Registrar a operação de reconstituição de processo em sistema informatizado ou
Etapa 4
excepcionalmente em formulário.
Etapa 5 Encaminhar o processo à autoridade competente que determinou a reconstituição.
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Arquivologia
Arquivamento
Arquivamento se refere à guarda de um documento, avulso ou processo, cuja tramitação foi encerrada, e é
caracterizado pelo fim da ação administrativa que originou o documento.
• O arquivamento do documento, seja ele um avulso • Por meio de uma decisão emitida pela autoridade
ou um processo, será realizado por meio de uma competente, o documento, seja ele um avulso ou
decisão emitida pela autoridade competente. um processo, será arquivado.
Desarquivamento
Quando houver a necessidade de dar continuidade à ação administrativa, o documento, seja ele avulso ou
processo, poderá ser desarquivado mediante solicitação expressa da autoridade competente.
Empréstimo
O empréstimo de documentos, sejam eles avulsos ou processos, não é considerado um ato de desarquivamento,
uma vez que é realizado para fins de referência, consulta, reprodução, pesquisa ou exposição, e não implica na
retomada e continuidade da ação do documento.
Caso seja verificada a necessidade de dar continuidade à análise da matéria e, por consequência, retomar a
tramitação, a unidade administrativa responsável por solicitar o empréstimo deverá requisitar o
desarquivamento do documento, seja ele avulso ou processo.
Fique Ligado!
• As atividades de arquivamento, desarquivamento e empréstimo de documentos, sejam
eles avulsos ou processos, não são de responsabilidade das unidades de
protocolo/protocolizadoras. Essas atividades são executadas pelas áreas de arquivo dos
órgãos e entidades da Administração Pública Federal.
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Arquivologia
Arquivo Intermediário, Classificação e Avaliação de Documentos
Arquivo Intermediário
Os arquivos Intermediários são documentos originários do arquivo corrente, com pouca frequência de uso
e que aguardam cumprimento de prazos de prescrição ou precaução no arquivo destinado à guarda temporária.
A principal finalidade do arquivo intermediário é proporcionar uma armazenagem temporária para garantir
a preservação de documentos que não são mais utilizados pela administração e, portanto, precisam ser guardados
temporariamente enquanto aguardam o cumprimento dos prazos estabelecidos para eliminação ou recolhimento
definitivo para o arquivo permanente.
Uma das razões para a criação de arquivos intermediários é a questão econômica, onde os custos de
construção e equipamentos utilizados devem ser proporcionais ao que é demandado por arquivos tradicionais, sem
ultrapassar o investimento necessário.
Fique Ligado!
• Determinados documentos podem ser descartados diretamente do arquivo corrente,
sem a necessidade de passar pelo arquivo intermediário ou permanente, desde que
tenham esgotado seu valor primário e não possuam valor secundário.
• Em certas ocasiões, documentos que foram transferidos para o arquivo intermediário,
mesmo que seu valor primário tenha diminuído e sejam acessados com menor
frequência, podem voltar a ser requisitados com frequência pela área produtora e, nesse
caso, serem devolvidos ao arquivo corrente.
Classificação de Documentos
Classificação
Agrupar os documentos que tratam do mesmo tema e atribuir termos-chave que representam o conteúdo de
cada um deles. Dessa forma, é possível encontrar rapidamente documentos relevantes e simplificar as tarefas
que envolvem a gestão de informações. Essa fase ocorre no protocolo quando é registrado o documento.
Estudo:
Para identificar o assunto de um
documento, é preciso lê-lo
cuidadosamente. Ao ler, é possível
entender o conteúdo e identificar os
tópicos principais abordados.
Classificação
Codificação:
É colocado o código para o assunto
que se trata no documento.
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Arquivologia
Métodos de Classificação de Schellenberg

o É uma técnica de organização que se baseia na lógica das funções,
subfunções e atividades exercidas pelo organismo produtor.
Funcional o É considerada a mais adequada para órgãos públicos, devido às
(ação dos documentos) constantes alterações estruturais em função de mudanças políticas
que podem ocorrer.
• Consequências: Funções inalteradas e organização das funções.
o É uma técnica de organização baseada na estrutura organizacional da
empresa através de vários níveis de segmentação interna do
organismo produtor. Ex.: diretorias, coordenadorias e supervisões.
Organizacional
o Essa classificação foca no desenho da sua estrutura organizacional e
(estrutura do órgão produtor)
não nas funções.
• Consequências: Pode ocorrer mistura nos documentos com mesma
função em vários departamentos diferentes.
o A classificação por assunto é aplicada a documentos específicos que
não estão relacionados à ação governamental ou não estão vinculados
Por assuntos
a ela.
(Assuntos do documento)
o Logo, essa por assunto deve ser evitada, pois pode causar dificuldades
no processo de avaliação de documentos.
Avaliação dos Documentos

A avaliação de documentos é uma etapa crucial do gerenciamento de arquivos, na qual são estabelecidos os
prazos de retenção e o destino de cada documento. Através desse processo, é definido se e quando os
documentos devem ser eliminados ou mantidos permanentemente, levando em consideração o valor (Primário
e Secundário) que é atribuído a cada documento.
A avaliação de documentos é uma tarefa que exige grande complexidade e profundidade de conhecimento,
exigindo a formação de equipes mistas, conhecidas como Comissões Permanentes de Avaliação de Documentos.
Essas equipes são compostas por arquivistas e representantes das áreas de negócio da instituição, que trabalham
juntos para realizar avaliações precisas e completas.
DA COMISSÃO PERMANENTE DE AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS

• Art. 9º Serão instituídas Comissões Permanentes de Avaliação de Documentos, no âmbito dos órgãos e das entidades da
administração pública federal, órgãos técnicos com o objetivo de orientar e realizar o processo de análise, avaliação e seleção dos
documentos produzidos e acumulados no seu âmbito de atuação para garantir a sua destinação final, nos termos da legislação
vigente e das normas do Siga, com as seguintes competências:
• I - elaborar os códigos de classificação de documentos e as tabelas de temporalidade e destinação de documentos, que são
instrumentos técnicos de gestão relativos às atividades-fim de seus órgãos e entidades e submetê-los à aprovação do Arquivo
Nacional;
• II - aplicar e orientar a aplicação do código de classificação de documentos e a tabela de temporalidade e destinação de documentos
das atividades-meio da administração pública federal e de suas atividades-fim aprovada pelo Arquivo Nacional;
• III - orientar as unidades administrativas do seu órgão ou entidade, analisar, avaliar e selecionar o conjunto de documentos
produzidos e acumulados pela administração pública federal, tendo em vista a identificação dos documentos para guarda
permanente e a eliminação dos documentos destituídos de valor;
• IV - analisar os conjuntos de documentos para a definição de sua destinação final, após a desclassificação quanto ao grau de sigilo;
• V - observado o disposto nos incisos I e II, submeter as listagens de eliminação de documentos para aprovação do titular do órgão
ou da entidade.
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Arquivologia
Seleção e Destinação
➢ Seleção: Separação dos documentos de valor permanente daqueles passíveis de eliminação, mediante
critérios e técnicas previamente estabelecidos em tabela de temporalidade
➢ Destinação: Decisão, com base na avaliação, quanto ao encaminhamento de documentos para guarda
permanente, descarte ou eliminação.
Eliminação: Quando o prazo de guarda de um documento é cumprido e

ele não possui valor secundário, é realizado o processo de destruição.
Transferências: Os documentos são encaminhados para um arquivo

intermediário a fim de cumprir o prazo de guarda e a espera sua
destinação. A Transferência pode ser permanente (realizado em intervalos
Tipos de Destinação ou periódica (cronograma de intervalos regulares).
Recolhimento: São documentos enviado para o arquivo permanente. Esse

processo pode ocorrer de três maneiras: sistemática, seguindo um
cronograma preestabelecido; regular, sempre que o limite de uso primário
é ultrapassado; ou selvagem, sem critérios definidos.
Instrumentos de Gestão de Documentos

O plano de classificação e a tabela de temporalidade de documentos são os principais instrumentos
utilizados na gestão de documentos. Eles permitem simplificar e racionalizar os procedimentos de gestão,
possibilitando a eliminação criteriosa de documentos sem valor que justifique sua guarda e a preservação dos
documentos de guarda permanente.
Plano de Classificação Tabela de Temporalidade

O Plano de Classificação de Documentos de Arquivo é A Tabela de Temporalidade de Documentos de Arquivo
elaborado por meio da atividade de classificação, que é elaborada por meio da atividade de avaliação, que
permite recuperar o contexto de produção dos define os prazos de guarda para os documentos de
documentos de arquivo. acordo com seus valores.
Ambos os instrumentos possibilitam padronizar a organização física do acervo e aplicar a Teoria das Três Idades
aos documentos de arquivo.
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Arquivologia
Plano de Classificação
A elaboração do Plano de Classificação é de extrema importância como uma ferramenta de gestão
documental, e requer um profundo conhecimento da estrutura e das funções da instituição produtora.
Objetivos e Benefícios
• Organização lógica e correto arquivamento de documentos.
• Recuperação da informação ou do documento.
• Recuperação do contexto original de produção dos documentos.
• Visibilidade às funções, subfunções e atividades do organismo produtor.
• Padronização da denominação das funções, atividades e tipos/séries documentais.
• Controle do trâmite.
• Atribuição de códigos numéricos.
• Subsídios para o trabalho de avaliação e aplicação da Tabela de Temporalidade.
Métodos para um plano de classificação
Atividade meio Atividade fim

Ação que auxilia e viabiliza o desempenho das atribuições. São atividades que justificam a sua criação. Ex.: Em um
Ex.: Finanças, portaria, RH. escola, sua atividade é a educação.
Método Estrutural
De acordo com a estrutura do organograma, a classificação estrutural indica os diferentes níveis de divisão
interna da entidade produtora: Departamentos e setores. Caso alguma atribuição for transferida deverá ocorrer a
reclassificação.
Desvantagens
• A estrutura organizacional não espelha de forma completa as atividades exercidas.
• Modificações frequentes na estrutura podem levar a retrabalho.
• Um único documento pode receber diferentes códigos. Aqui pode haver uma mistura de documentos.
Vantagem
• Facilitar a recuperação da informação ou do documento economizando tempo e dinheiro.
Exemplo de um plano Estrutural de uma Biblioteca:

➢ 1. Ciência
• 1.1 Física
• 1.2 Química
• 1.3 Biologia
➢ 2. Literatura
• 2.1 Ficção
o 2.1.1 Romance
o 2.1.2 Mistério (...)
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Arquivologia
Este plano de classificação estrutural organiza os livros em categorias amplas, como ciência, literatura,
história, artes e referência. Em seguida, cada categoria é subdividida em subcategorias mais específicas. Por
exemplo, a categoria literatura é subdividida em ficção e não-ficção, e a subcategoria ficção é subdividida em
romance, mistério e ficção científica. Essa estrutura ajuda os usuários da biblioteca a encontrar facilmente os livros
que procuram.
Método Funcional
A classificação funcional é a representação lógica das funções, subfunções e atividades desempenhadas
pela entidade produtora. Embora seja mais complexa, é a mais adequada para órgãos públicos do Poder Executivo
e também é mais duradoura em comparação com outras formas de classificação.
Vantagens
• As funções e atividades permanecem imutáveis.
• A classificação identifica todas as funções e atividades de forma integral.
• As atividades e documentos que são comuns a várias unidades dentro da estrutura da organização
aparecerão apenas uma vez no Plano de Classificação.
Exemplo de um plano Funcional:

➢ 1. Função: Gestão Administrativa
• 1.1. Subfunção: Gestão de Pessoas
o Atividade: Seleção e Recrutamento
o Atividade: Treinamento e Desenvolvimento
• 1.2. Subfunção: Gestão de Compras
o 1.2.1. Atividade: Solicitação de Compras
o 1.2.2. Atividade: Aprovação de Compras
o 1.2.3. Atividade: Recebimento de Materiais
➢ 2. Função: Gestão Financeira
• 2.1. Subfunção: Contabilidade
o 2.1.1. Atividade: Contas a Pagar
o 2.1.2. Atividade: Contas a Receber
• 2.2. Subfunção: Tesouraria
o 2.2.1. Atividade: Pagamentos
o 2.2.2. Atividade: Recebimentos
Nesse exemplo, a função "Gestão Administrativa" é dividida em duas subfunções: "Gestão de Pessoas" e "Gestão
de Compras", cada uma com suas atividades específicas. Da mesma forma, a função "Gestão Financeira" é
dividida em "Contabilidade" e "Tesouraria", com suas atividades correspondentes.
Método Por Assunto

Identificar a função e a atividade como "assunto" pode criar obstáculos para a avaliação do processo, que
deve se concentrar em conjuntos de documentos em vez de tópicos ou unidades individuais.
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Arquivologia
Código de Classificação
O código de classificação é a referência numérica que associa o documento ao seu contexto de produção,
e é composto das seguintes unidades de informação: órgão produtor; função; subfunção; atividade e série
documental
Tabela de Temporalidade e Avaliação

A Tabela de Temporalidade de Documentos de Arquivo é um instrumento criado a partir da avaliação
documental que determina prazos e condições de guarda tendo em vista a transferência, recolhimento, descarte
ou eliminação de documentos.
Lei Federal n.º 8.159/1991

• Art. 9º - A eliminação de documentos produzidos por instituições públicas e de caráter
público será realizada mediante autorização da instituição arquivística pública, na sua
específica esfera de competência.
Antes de decidir sobre a preservação ou eliminação de documentos, é necessário realizar uma análise
prévia que possa orientar sobre quais documentos devem ser eliminados e quando isso deve acontecer.
Fique Ligado!
• Da mesma forma que a classificação, a avaliação de documentos deve ser realizada
durante o processo de produção, a fim de evitar a produção e acumulação
desorganizadas.
A avaliação de documentos de arquivo tem como objetivo identificar seus valores e determinar os prazos
de guarda adequados, independentemente do suporte material utilizado, seja ele papel, filme, fita magnética,
disquete, disco ótico ou outro.
Objetivos e Benefícios
• Identificar os valores imediatos e mediatos dos documentos.
• Fazer a Tabela de Temporalidade de Documentos.
• Diminuir a massa documental acumulada.
• Autorizar a eliminação criteriosa de documentos.
Informações na tabela de temporalidade (Prazo de Guarda, Destinação e Observação)
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Arquivologia
Elaboração da Tabela
Etapa 1: Identificação dos valores dos documentos

•Valor primário ou imediato: São registros com importância administrativa, fiscal e jurídica, originados por
uma instituição
•Valor secundário ou mediato: São registros que se esgotaram o seu valor primário continuam tendo
importância histórica, cultural, informativa e probatórias.
Etapa 2: Análise do ciclo de vida dos documentos

• Envolve a análise dos registros desde sua concepção até seu destino final, possibilitando a determinação
de sua relevância e estabelecendo o período em que o documento deve ser mantido na respectiva
unidade.
Etapa 3: Pesquisa da temporalidade dos documentos

• Considerando a legislação específica: A meta dessa fase do processo é reconhecer o período de retenção
do registro estabelecido na lei (prescrição).
• Considerando as necessidades administrativas: Para registros cujos períodos de retenção não são
determinados por leis específicas, as exigências administrativas da instituição/entidade devem ser levadas
em consideração para estabelecer os prazos de guarda (cuidado) e o destino dos documentos.
Etapa 4: Definir Prazos de guarda dos documentos: vigência, prescrição e precaução

• Após a investigação da legislação e a análise das demandas administrativas, o campo prazos de guarda
podem ser preenchido tanto na unidade produtora quanto na unidade responsável pelo arquivo.
• Unidade Produtora: É necessário especificar a quantidade de anos em que o registro deve ser mantido no
arquivo corrente, atendendo ao propósito para o qual foi criado.
• Unidade responsável pelo arquivo: É necessário apontar a quantidade de anos durante os quais o registro
deve ser mantido na unidade responsável pelo arquivo, obedecendo aos prazos prescritivos ou de
precaução (documentos intermediários).
• Prazo de Prescrição: Período em que se pode recorrer à proteção do sistema judiciário para defender
direitos que possam ter sido infringidos.
• Prazo de Precaução: Período em que o registro é mantido por precaução, antes de ser descartado ou
direcionado para preservação permanente.
Etapa 5: Destinação final: eliminação ou guarda permanente

• A etapa final da avaliação consiste em determinar, com base em seus valores, se o destino de cada série
documental será a eliminação ou a guarda permanente.
• Eliminação: Registros destinados à eliminação são aqueles que já cumpriram os prazos de retenção na
unidade produtora e na unidade responsável pelo arquivo e não possuem valor secundário que justifique
sua conservação.
•Guarda Permanente: São registros cujas informações são vistas como essenciais para a instituição
produtora e para a sociedade. Esses documentos, além de possuírem valor administrativo, legal e fiscal,
também contêm valor probatório e funcionam como base para pesquisas.
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Arquivologia
Etapa 6: Preenchimento do campo Observações

• Este campo da Tabela é destinado ao registro de ações legais e justificativas de natureza administrativa
que embasaram a definição dos prazos sugeridos, bem como informações pertinentes sobre a produção,
armazenamento ou conteúdo do documento.
Comissões de avaliação
Decreto 4.073/2002 - Artigo 18
• Art. 18. Em cada órgão e entidade da Administração Pública Federal será constituída
comissão permanente de avaliação de documentos, que terá a responsabilidade de
orientar e realizar o processo de análise, avaliação e seleção da documentação
produzida e acumulada no seu âmbito de atuação, tendo em vista a identificação dos
documentos para guarda permanente e a eliminação dos destituídos de valor.
As Comissões Permanentes de Avaliação de Documentos são equipes contínuas e multidisciplinares

encarregadas de criar e implementar Planos de Classificação e Tabelas de Temporalidade de Documentos em suas
áreas específicas de atuação.
Fique Ligado!
• A comissão permanente de avaliação de documentos elabora instrumentos de gestão de
documentos como a Tabela de Temporalidade e o Plano de Classificação e não
instrumentos de pesquisa.
Massas Documentais
O principal desafio ao avaliar grandes volumes de documentos acumulados (MDA - esteja atento, pois às
vezes a banca utiliza essa sigla!) em arquivos centrais ou intermediários, especialmente no setor público, é que o
critério dominante para o arquivamento de processos administrativos ainda é baseado na ordem
numérica/cronológica, conforme o número atribuído no protocolo no momento da abertura.
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Arquivologia
Arquivos Permanentes
O arquivo permanente preserva coleções de documentos considerados de guarda definitiva devido aos
seus valores secundários, que podem ser legais, probatórios, científicos, históricos, culturais ou informativos. As
atividades do arquivo permanente incluem: arranjo, descrição, conservação e referência (políticas de acesso e
uso).
Arranjo
Trata-se de uma série de ações intelectuais (avaliação do documento quanto à sua forma, origem funcional
e conteúdo) e físicas (disposição dos papéis em prateleiras ou estantes, embalagem, etiquetagem, etc.), com o
objetivo de organizar documentos em um arquivo ou coleção, seguindo um plano ou esquema predefinido.
Fique Ligado!
• A atividade de arranjo em arquivos é baseada em três principais conceitos da
arquivologia: Proveniência, Organicidade e Respeito à Ordem Original (Conhecido
também por ordem primitiva).
Tipos de Arranjo
Arranjo Funcional Arranjo Estrutural
Arranjo que tem por eixo as funções desempenhadas Arranjo que tem por eixo a estrutura administrativa
pela entidade produtora do arquivo. da entidade produtora do arquivo.
Fundos de Arquivo
É um conjunto de documentos de uma mesma proveniência. Termo que equivale a um arquivo.
Fundo Aberto Fundo Fechado

Sua acumulação é contínua, uma vez que os A entidade produtora/acumuladora já encerrou suas
documentos de valor permanente passam a integrá-lo atividades ou as teve tão substancialmente
pouco a pouco, à medida que vencem os estágios modificadas que justificam um encerramento do fundo
anteriores de vigência e validade administrativa e e abertura de outro.
jurídica.
Dispersão e Reintegração de Fundos

Dispersão de Fundos
A transferência ocorre quando documentos são removidos de uma série, ou séries são removidas de um fundo,
ou até mesmo fundos inteiros são removidos de um arquivo, com o propósito de compor séries e fundos em
outro arquivo. Acontecem de 4 maneiras:
• Sequestro ou Confisco
• Separação Territorial
• Determinações Superiores
• Determinações Legais
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Arquivologia
Reintegração
Recondução de arquivos e/ou documentos ao fundo ou arquivo a que pertencem.
Descrição
É um Conjunto de procedimentos que, a partir de elementos formais e de conteúdo, permitem a
identificação de documentos e a elaboração de instrumentos de pesquisa para que seja acessado de forma rápida
e eficiente ao público.
Fique Ligado!
• Embora a descrição seja uma atividade típica em arquivos permanentes, de acordo com
fontes importantes da arquivística nacional e internacional, seus procedimentos também
podem ser aplicados em arquivos correntes e intermediários.
Instrumentos de Pesquisa
Os instrumentos de pesquisa são ferramentas utilizadas para descrever os documentos, tanto é que são
sempre o resultado do processo de descrição. Eles identificam, resumem e localizam, em diferentes graus e
amplitudes, os fundos, as séries documentais e as unidades documentais presentes em um arquivo permanente.
Logo abaixo estão os Instrumentos de Pesquisas Externos:
Publicação de documentos na
Genéricos e Globalizantes Parciais
íntegra
•Ex.: Guias. •Ex.: Inventários, Catálogos, •Ex.: Edição de fontes.
catálogos seletivos, e índices.
O primeiro instrumento de pesquisa a ser criado por um arquivo é o guia de fundos. Ele é a
Guia principal forma de acesso para a instituição e proporciona uma visão geral do acervo.
Oferece informações gerais sobre fundos e coleções existentes em um ou mais arquivos.
Instrumento de pesquisa que descreve, um quadro sumário de um ou mais fundos, as
Inventário unidades de arquivamento de um fundo ou parte dele, cuja apresentação obedece a uma
ordenação lógica que poderá refletir ou não a disposição física dos documentos.
O catálogo é um instrumento de pesquisa que descreve cada unidade documental de uma
Catálogos ou mais séries, ou mesmo de um conjunto de documentos, independentemente de sua
ordem de classificação.
É um instrumento de pesquisa que apresenta uma lista selecionada de documentos de um
ou mais fundos.
Catálogo Seletivo  Grave: A principal diferença do catálogo seletivo em relação ao catálogo e inventário é
que, nestes últimos, uma vez escolhido o fundo, não há seleção de documentos,
enquanto no catálogo seletivo há uma seleção específica de documentos.
Apontam nomes de pessoas, lugares, assuntos ou datas contidas em documentos ou em
Índice
instrumentos de pesquisa, acompanhados das referências para sua localização.
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Arquivologia
• Objetivo: Rápida localização e podem ser utilizados para complementar os inventários

e catálogos.
Compreende a publicação de um instrumento de pesquisa no qual os documentos não
Edição de Fontes recebem resumos indicativos e/ou informativos, como nos anteriormente citados,
figurando o texto integral.
Normatização
As normas internacionais e nacionais de descrição, tem como objetivo de padronizar e simplificar o
processo e o emprego da função arquivística. As principais normas internacionais para a descrição de arquivos
incluem a ISAD(G), a ISAAR(CPF), a ISDF e a ISDIAH.
ISAD (G)
A norma ISAD (G) propõe padronizar a descrição arquivística a partir de uma estruturação multinível, isto
é, do geral ao particular. Além disso, ela apresenta o respeito aos princípios da proveniência e da organicidade.
Objetivos do ISAD (G)

• O principal objetivo das normas arquivísticas é estabelecer diretrizes gerais para a preparação
de descrições de arquivos.
• Criação de descrições consistentes.
• Tornar mais fácil a recuperação e o intercâmbio de informações.
• Visam possibilitar o compartilhamento de dados.
Fique Ligado!
• O ISAD (G) em sua composição possui 26 elementos espalhados por 7 áreas e 6 delas são
obrigatórias. São considerados obrigatórios: Código de referência, Título, Data, Nível de
descrição, Dimensão e suporte e Nome do produto.
ISAAR (CPF)
A ISAAR (CPF) tem como objetivo orientar a preparação de descrições consistentes, adequadas e
autoexplicativas de entidades coletivas, pessoas e famílias que produzem documentos.
Objetivo do ISAAR (CPF)

• É estabelecer diretrizes gerais para a normalização de descrições arquivísticas de produtores
de documentos e do contexto da produção desses documentos.
ISDIH
É a norma internacional para descrição de instituições com acervo arquivístico.
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Arquivologia
Objetivo do ISDIH
• Facilitar a descrição de instituições arquivísticas cuja função principal seja preservar arquivos e
torná-los acessíveis ao público em geral.
ISDF
É a norma internacional para descrição de funções.
Objetivo do ISDF
• As funções descritas na norma ISDF devem complementar e aprimorar as descrições de
documentos criadas de acordo com a ISAD(G) e os registros de autoridade elaborados de acordo
com a ISAAR(CPF).
NOBRADE
A norma brasileira de descrição arquivística, conhecida como NOBRADE, estabelece diretrizes para a
descrição de documentos arquivísticos compatíveis com as normas internacionais em vigor, como a ISAD(G) e a
ISAAR(CPF), com o objetivo de facilitar o acesso e intercâmbio de informações em níveis nacional e internacional.
Além disso, tem como pressupostos básicos o respeito aos fundos e a descrição multinível.
Objetivo do NOBRADE
• Estruturar a informação a partir de elementos de descrição comuns, buscando interferir o mínimo
possível na forma final em que as descrições são apresentadas.
•Busca padronizar a atividade de descrição em relação à prática mundial.
Fique Ligado!
• ISAD(G) tem 7 áreas de informação e 26 elementos, sendo 6 obrigatórios.

• NOBRADE tem 8 áreas de informação e 28 elementos, sendo 7 obrigatórios. São
considerados orbigatórios: código de referência; título; data(s); nível de descrição;
dimensão e suporte; nome(s) do(s) produtor(es); e condições de acesso.
Referência - Políticas Públicas dos Arquivos Permanentes

As políticas públicas de difusão (ou atividades de referência) envolvem serviços editoriais, culturais e
educativos que os arquivos fornecem à sociedade em geral. Essas atividades visam aumentar a visibilidade do
acervo arquivístico, promover o acesso à informação e contribuir para a compreensão da importância da
preservação documental.
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Arquivologia
Formas de promover ao público: Atividades culturais / educacionais e serviços editoriais

Atividades culturais Atividades educacionais
As atividades culturais promovidas pelas instituições As atividades educacionais, atualmente é considerado
arquivísticas incluem: que os arquivos podem atuar em dois formatos:
• visitas guiadas • Contato direto do aluno.
• palestras/aulas e debates • Seleção de documentos para pesquisa de
• concursos acordo com o conteúdo programático da
• patrocínios de: simpósios, congressos, escola.
jornadas.
Através desses eventos, os arquivos convidam uma
ampla gama de interessados para suas instalações
físicas. Forma: De fora para dentro.
Serviços editoriais
As publicações são um canal de comunicação dos arquivos com o público externo. Através das publicações, os
arquivos podem atrair novos usuários e promover o acesso à informação contida em seu acervo.
As principais publicações:
• manuais
• edições de textos
• monografias
• edições comemorativas e folders promocionais.
Forma: De dentro para fora.
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Arquivologia
Preservação, Conservação e Restauração de Arquivos
Conceitos Gerais
Termo Cassares / Arq. Público Sp DBTA Resumo
Conjunto de medidas e estratégias de Prevenção da deterioração e • Ação preventiva
ordem administrativa, política e danos em documentos, por • Dano ainda não
Preservação operacional que contribuem direta ou meio de adequado controle ocorreu. Deve ser
indiretamente para a preservação da ambiental e/ou tratamento evitado
integridade dos materiais. físico e/ou químico.
Conjunto de ações estabilizadoras que Promoção da preservação e da • Dano ainda não
visam desacelerar o processo de restauração dos documentos. ocorreu. Deve ser
degradação de documentos ou objetos, evitado.
Conservação
por meio de controle ambiental e de • Dano em curso.
tratamentos específicos (higienização, Deve ser contido.
reparos e acondicionamento).
Conjunto de medidas que objetivam a Conjunto de procedimentos • Ação de reparação.
estabilização ou a reversão de danos específicos para recuperação e • Dano concluído.
físicos ou químicos adquiridos pelo reforço de documentos Deve ser revertido.
Restaurante documento ao longo do tempo e do deteriorados e danificados.
uso, intervindo de modo a não
comprometer sua integridade e seu
caráter histórico.
Fique Ligado!
• Temos uma divergência de definições sobre a preservação, conservação e restauração

de documentos. De acordo com Cassares, a preservação é a atividade que abrange tanto
a conservação quanto a restauração. Entretanto, segundo o DBTA, é a conservação que
engloba todas as outras atividades relacionadas.
Fatores de Deterioração
Fatores de Deterioração
Fatores Ambientais
Agentes Biológicos
Intervenções Inadequadas
Problemas com manuseio e

vandalismo
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Arquivologia
Fatores de Ambientais
Os elementos ambientais que podem prejudicar a preservação de arquivos e documentos incluem:
variações de temperatura, níveis de umidade relativa do ar, exposição à luz e a qualidade do ar circundante.
Temperaturas e Umidades
• As mudanças de temperatura e umidade podem ser igualmente ou até mais danosas do que
manter esses níveis em valores inadequados, mas estáveis, ao longo do tempo.
• Temperatura Alta + Umidade Alta = Colônias de fungos.
• Temperatura Baixa + Umidade Baixa = Documentos ressecados e retorcidos.
• Recomendado: Temperatura proximo de 20°C e umidade relativa de 45% a 50%.
• Pode ser instalado sistema de climatização para conseguir essas variações.
Caraterísticas de Alguns suportes

Suporte Temperatura Umidade
Fotografias em P&B 12oC e +/- 1 oC 35% e +/- 5%
Fotografias Coloridos 5 oC e +/- 1 oC 35% e +/- 5%
Registros Magnéticos 18oC e +/- 1 oC 40% e +/- 5%
Radiação da Luz
• Qualquer origem de luz, seja natural ou artificial, é nociva aos documentos. Os efeitos negativos
causados pela exposição à radiação luminosa são acumulativos e permanentes.
• Medidas Protetivas: As janelas devem ser protegidas por cortinas, Filtros feitos de filmes especiais
também ajudam no controle da radiação, Prateleiras de estantes sempre perpendiculares as janelas
e Instalação de sistema de iluminação setorizado e controlado.
Qualidade do ar
• Incluem-se os gases e partículas sólidas, que podem se originar tanto do ambiente externo
quanto do interno, e que causam reações químicas nos materiais de armazenamento dos
documentos.
Agentes Biológicos (Fungos, Insetos e os Roedores)

Fungos
• Os fungos precisam de alimento (papéis, couros, tecidos), umidade, temperatura elevada, falta de
circulação de ar e de higiene para sobreviver e proliferar.
• Causam manchas de coloração diversa de difícil remoção.
• Medidas Protetivas: Praticar a higienização, manter vigilância constante dos documentos contra
acidentes com água e estabelecer política de controle ambiental.
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Arquivologia
Insetos
• As baratas afetam tanto os papéis quanto os revestimentos, comprometendo a integridade
das superfícies dos materiais de armazenamento.
• As brocas comprometem não apenas o papel e seus derivados, mas também a madeira
presente em móveis, portas, pisos e quaisquer materiais à base de celulose.
• Os cupins, por outro lado, comprometem tanto o acervo quanto a estrutura do edifício que
abriga os materiais.
• São atraídos por temperaturas, umidades elevadas e falta de higienização.
Roedores
• Roedores procuram por ambientes com temperaturas elevadas e altos índices de umidade
relativa, além de locais com higiene inadequada.
Intervenções Inadequadas, Problemas com o Manuseio e Vandalismo

Intervenções Inadequado Manuseio Inadequado Vandalismo
As intervenções inadequadas são Manuseio inadequado é um dos Aqui acontece o próprio furto que
aquelas que acabam gerando um problemas para a degradação. A precisa ser combatido através de
dano maior. As intervenções têm ação de tocar no documento tem políticas de proteção.
como objetivo diminuir o dano que haver muito cuidado.
através de profissionais
especializados na área.
Conservação de Documentos
O conjunto de medidas estabilizadoras que cessam o processo de degradação do material de
armazenamento de um documento. Os procedimentos de conservação devem ser mínimos e sempre realizados
por profissionais qualificados, levando em consideração a relação custo-benefício.
Higienização
A limpeza de arquivos e bibliotecas é uma técnica clássica de conservação preventiva, que consiste em um
processo mecânico que deve ser executado sempre de forma seca. A limpeza de arquivos envolve a limpeza de
pisos e limpeza de estantes e móveis com aspirador de pó, escovas e pincéis macios e especiais.
➢ Acondicionamento: Proteção de documentos com caixas, envelopes, pastas e porta-fólios.
➢ Armazenamento: É a guarda do documento em arquivos, armários e estantes.
Principais Operações de Conservação

Desinfestação Limpeza Alisamento
Fumigação: É o método mais Realizada por meio de um pano O documento sofre ação de um ar
eficiente para eliminar insetos em macio, escovas e aspirador em pó. com forte presença de umidade
documentos é a introdução destes em uma câmara de umidificação e
em uma câmara a vácuo, na qual é logo em seguida é passado um
aplicado um produto químico capaz ferro em todas as folhas.
de destruí-los completamente.
 Grave: O processo voltado a eliminação de microrganismos é a desinfecção e não a desinfetação.
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Arquivologia
Restauração de Documentos
Trata-se de um conjunto de medidas que objetivam a estabilização ou a reversão de danos físicos ou
químicos adquiridos pelo documento ao longo do tempo e do uso, intervindo de modo a não comprometer sua
integridade e seu caráter histórico
Principais técnicas de Restauração
Banho de Gelatina
• É uma técnica utilizada para aumentar a resistência de um documento consiste em
mergulhá-lo em gelatina ou cola.
• Essa intervenção passam a atrair mais os insetos.
Tecido
• Trata-se de uma técnica que utiliza folhas extremamente finas de tecido e pasta de amido,
o que pode aumentar a vulnerabilidade do documento à ação de insetos.
• Aumenta a resistência e a durabilidade do papel.
Silking
• Essa técnica utiliza apenas tecidos de crepeline ou musseline de seda e adesivo a base de
amido aumentando a resistência da folha.
• É um processo de difícil e de alto custo.
Laminação (laminação mecanizada)

• É uma técnica de proteção para documentos consiste em envolvê-los em folhas de papel
de seda e acetato de celulose em ambas as faces.
• Esse método aumenta a durabilidade e a resistência a fungos e pragas.
Laminação Manual (laminação com solvente)

• Este método utiliza os mesmos materiais do processo mecanizado, porém substitui a
pressão e o calor da prensa pelo uso de acetona.
Encapsulação
• É uma técnica moderna de restauração envolve a aplicação de duas lâminas de poliéster,
na parte da frente e de trás do documento, fixadas nas margens externas por meio de fita
adesiva. Dessa forma, o documento fica solto dentro do bolsão formado pelas lâminas.
Construções de Arquivos
Edifício
Os edifícios destinados a arquivos devem contemplar a criação de 3 áreas distintas: uma para trabalho técnico
e depósito, totalmente isolada do público; uma área administrativa, parcialmente restrita ao público; e uma
área pública.
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Arquivologia
Áreas de Trabalho Áreas Públicas Recepção
• As áreas destinadas a • Corresponde a 25% da • A área de recepção de

trabalhos técnicos área total do edifício, documentos deve estar
(processamento técnico) deve estar localizada localizada no térreo do
e administrativos devem preferencialmente nos edifício, com acesso
corresponder a 15% da andares mais altos, com independente para o
área total disponível, boa iluminação e público.
sendo preferível que ambiente silencioso.
estejam localizadas nos •Esta área é fundamental
andares superiores e com para as atividades de
maior iluminação em pesquisa e consulta.
comparação à área de
depósito.
Localização
Ao escolher um terreno para construir um arquivo, é importante considerar as condições ambientais e
climáticas, bem como as condições de acesso e comunicação. O terreno deve estar sempre seco e livre de riscos
de inundações, além de ser protegido contra infestações por cupins e insetos.
Depósitos
Os depósitos em um edifício de arquivo devem ocupar cerca de 60% da área total disponível e permanecer
isolados das outras áreas. É recomendado que a área de cada depósito não ultrapasse os 200m². Quando o
prédio tiver múltiplos andares, os depósitos devem ser instalados nos andares mais baixos, mas nunca no
subsolo.
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Arquivologia
Gestão Arquivística Digital
Documento Eletrônico e Documento Digital

Documento Eletrônico Documento Digital
Gênero documental integrado por documentos em Documento codificado em dígitos binários, acessível
meio eletrônico ou somente acessíveis por por meio de sistema computacional.
equipamentos eletrônicos, como cartões perfurados,
disquetes e documentos digitais.
Documento Arquivístico Digital Documento arquivístico D. Arquivístico Convencional

Documento codificado em dígitos É um documento produzido e/ou É um documento arquivístico
binários, acessível por meio de recebido e mantido por pessoa física não digital.
sistema computacional. ou jurídica
Componentes do Documento Digital
• Sistema de arquivamento é composto pelos

elementos físicos que possibilitam a gravação
Hardware e acesso às informações presentes no material
de armazenamento.
• O software é o sistema específico que, com

base nas capacidades físicas do hardware,
Software possibilita o registro, recuperação e uso das
informações armazenadas no suporte.
• É o conjunto de bits registrados digitalmente

em um suporte, acessada pelo hardware e
Informação software.
Vantagens Desvantagens
otimização de espaço físico Fragilidade do armazenamento -> degradação física
do suporte
Mais produtividade Rápida obsolescência da tecnologia digital: hardware,
software e formatos
Economia dos fluxos de trabalho Dificuldade em garantir a integridade dos documentos
- acesso facilitado
Facilidade de acesso Complexidade e custos da preservação digital
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Arquivologia
Digitalização
Processo de conversão de um documento para o formato digital por meio de dispositivo apropriado,
como um escâner.
Fique Ligado!
• Documento nato-digital: O documento nasceu na parte eletrônica e em código binário.

• Documento digitalizado: Nasce em outro suporte e depois é reproduzido e inserido no
computador.
Partes importantes de Legislação sobre a Digitalização
Lei 12.682/2012
Art. 1º - A digitalização, o armazenamento em meio eletrônico, óptico ou equivalente e a reprodução de
documentos públicos e privados serão regulados pelo disposto nesta Lei.
Parágrafo único. Entende-se por digitalização a conversão da fiel imagem de um documento para código digital.
Art. 3º - O processo de digitalização deverá ser realizado de forma a manter a integridade, a autenticidade e, se
necessário, a confidencialidade do documento digital, com o emprego de certificado digital emitido no âmbito
da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira - ICP - Brasil.
Lei 13.874/2019 acrescentou na Lei 12.682 o art.2º-A

Art. 2º-A. Fica autorizado o armazenamento, em meio eletrônico, óptico ou equivalente, de documentos públicos
ou privados, compostos por dados ou por imagens, observado o disposto nesta Lei, nas legislações específicas e
no regulamento.
§ 1º Após a digitalização, constatada a integridade do documento digital nos termos estabelecidos no
regulamento, o original poderá ser destruído, ressalvados os documentos de valor histórico, cuja preservação
observará o disposto na legislação específica.
§2º O documento digital e a sua reprodução, em qualquer meio, realizada de acordo com o disposto nesta Lei e
na legislação específica, terão o mesmo valor probatório do documento original, para todos os fins de direito,
inclusive para atender ao poder fiscalizatório do Estado.
§ 4º Os documentos digitalizados conforme o disposto neste artigo terão o mesmo efeito jurídico conferido aos
documentos microfilmados, nos termos da Lei nº 5.433, de 8 de maio de 1968, e de regulamentação posterior."
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Arquivologia
Decreto 10.278/2020
Estabelece que os documentos digitalizados produzam os mesmos efeitos legais dos documentos originais.
Âmbito de aplicação
Art. 2º Aplica-se o disposto neste Decreto aos documentos físicos digitalizados que sejam produzidos:
I - por pessoas jurídicas de direito público interno, ainda que envolva relações com particulares;
II - por pessoas jurídicas de direito privado ou por pessoas naturais para comprovação perante:
a) Pessoas jurídicas de direito público interno;
b) Outras pessoas jurídicas de direito privado ou outras pessoas naturais. Parágrafo único.
O disposto neste Decreto não se aplica a:

I - documentos nato-digitais, que são documentos produzidos originalmente em formato digital;
II - documentos referentes às operações e transações realizadas no sistema financeiro nacional;
III - documentos em microfilme;
IV - documentos audiovisuais;
V - documentos de identificação;
VI - documentos de porte obrigatório.
Definições importantes
Art. 3º Para fins do disposto neste Decreto, considera-se:
I - documento digitalizado - representante digital do processo de digitalização do documento físico e seus
metadados;
II - metadados - dados estruturados que permitem classificar, descrever e gerenciar documentos;
III - documento público - documentos produzidos ou recebidos por pessoas jurídicas de direito público interno
ou por entidades privadas encarregadas da gestão de serviços públicos;
IV - integridade - estado dos documentos que não foram corrompidos ou alterados de forma não autorizada.
Regras gerais de digitalização

Art. 4º Os procedimentos e as tecnologias utilizados na digitalização de documentos físicos devem assegurar:
I - a integridade e a confiabilidade do documento digitalizado;
II - a rastreabilidade e a auditabilidade dos procedimentos empregados;
III - o emprego dos padrões técnicos de digitalização para garantir a qualidade da imagem, da legibilidade e do
uso do documento digitalizado;
IV - a confidencialidade, quando aplicável;
V - a interoperabilidade entre sistemas informatizados.
Requisitos na digitalização que envolva entidades públicas

Art. 5º O documento digitalizado destinado a se equiparar a documento físico para todos os efeitos legais e para
a comprovação de qualquer ato perante pessoa jurídica de direito público interno deverá:
I -ser assinado digitalmente com certificação digital no padrão da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira -
ICP-Brasil, de modo a garantir a autoria da digitalização e a integridade do documento e de seus metadados;
II - seguir os padrões técnicos mínimos previstos no Anexo I;
III - conter, no mínimo, os metadados especificados no Anexo II.
Requisito na digitalização entre particulares

Art. 6º Na hipótese de documento que envolva relações entre particulares, qualquer meio de comprovação da
autoria, da integridade e, se necessário, da confidencialidade de documentos digitalizados será válido, desde que
escolhido de comum acordo pelas partes ou aceito pela pessoa a quem for oposto o documento.
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Arquivologia
Desnecessidade da digitalização
Art. 7º A digitalização de documentos por pessoas jurídicas de direito público interno será precedida da avaliação
dos conjuntos documentais, conforme estabelecido em tabelas de temporalidade e destinação de documentos,
de modo a identificar previamente os que devem ser encaminhados para descarte.
Responsabilidade pela digitalização

Art. 8º O processo de digitalização poderá ser realizado pelo possuidor do documento físico ou por terceiros. §
1º Cabe ao possuidor do documento físico a responsabilidade perante terceiros pela conformidade do processo
de digitalização ao disposto neste Decreto.
§ 2º Na hipótese de contratação de terceiros pela administração pública federal, o instrumento contratual
preverá:
I - a responsabilidade integral do contratado perante a administração pública federal e a responsabilidade
solidária e ilimitada em relação ao terceiro prejudicado por culpa ou dolo;
II - os requisitos de segurança da informação e de proteção de dados, nos termos da legislação vigente.
Descarte dos documentos físicos

Art. 9º Após o processo de digitalização realizado conforme este Decreto, o documento físico poderá ser
descartado, ressalvado aquele que apresente conteúdo de valor histórico.
Manutenção dos documentos digitalizados

Art. 10. O armazenamento de documentos digitalizados assegurará:
I - a proteção do documento digitalizado contra alteração, destruição e, quando cabível, contra o acesso e a
reprodução não autorizados;
II - a indexação de metadados que possibilitem a localização e o gerenciamento do documento digitalizado; e a
conferência do processo de digitalização adotado.
Preservação dos documentos digitalizados

Art. 11. Os documentos digitalizados sem valor histórico serão preservados, no mínimo, até o transcurso dos
prazos de prescrição ou decadência dos direitos a que se referem.
Suportes Digitais
Suporte Magnético
•O registro digital é realizado por meio de ondas eletromagnéticas que são gravadas em
materiais de armazenamento, como discos rígidos, disquetes e fitas, registrando as
alterações necessárias.
Suporte Ótico
•O registro digital ocorre por meio da alteração das características de um material de
armazenamento, que reage à luz e registra as informações necessárias.
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Arquivologia
Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED)

Conjunto de tecnologias utilizadas para organização da informação não estruturada de um órgão ou
entidade, que pode ser dividido nas seguintes funcionalidades: captura, gerenciamento, armazenamento,
apresentação (ou saída) e automação de fluxos de trabalho (workflow).
Gerenciamento de Documentos Eletrônicos (GDE)

Tecnologia utilizada para gerenciar documentos nato digitais incorporando elementos como: metadados,
controle de versão, autorias declaradas (não repúdio), trilhas de auditoria e assim por diante.
SIGAD - Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos

É um conjunto de procedimentos e operações técnicas, característico do sistema de gestão arquivística de
documentos, processado por computador. Geralmente são constituídos por um ou mais softwares, incluindo um
particular, integrado a outros, adquiridos ou desenvolvidos por encomenda, ou combinados.
Um SIGAD deve manter a relação orgânica entre os documentos e assegurar a confiabilidade, autenticidade
e acessibilidade, ao longo do tempo, dos documentos arquivísticos, preservando assim seu valor como fonte de
prova das atividades realizadas pelo órgão produtor.
e-ARQ
A Resolução Conarq 50/2022, ao revogar a Resolução 25/2007, definiu que as entidades arquivísticas
devem adotar o Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos - e-
ARQ Brasil.
e-ARQ: É uma especificação de requisitos a serem cumpridos pela organização produtora/recebedora de

documentos, pelo sistema de gestão arquivística e pelos próprios documentos, a fim de garantir sua confiabilidade
e autenticidade, assim como sua acessibilidade.
Resoluções 50/2022
Art. 2º O e-ARQ Brasil tem por objetivo orientar aos órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional de
Arquivos - SINAR quanto à implantação da gestão arquivística de documentos, fornecer especificações técnicas
e funcionais, bem como metadados para orientar a aquisição ou desenvolvimento de sistemas informatizados,
independentemente da plataforma tecnológica em que forem desenvolvidos ou implantados, conforme art. 3º
da Resolução nº 20, de 16 de julho de 2004.
§ 2º Consideram-se requisitos o conjunto de condições a serem cumpridas pela organização

produtora/recebedora de documentos, pelo sistema de gestão arquivística e pelos próprios documentos a fim
de garantir a sua confiabilidade e autenticidade, bem como seu acesso.
Art. 3º O e-ARQ Brasil é aplicável para os sistemas que produzem e mantêm somente documentos digitais ou
para sistemas que compreendem documentos digitais e não digitais ao mesmo tempo.
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Arquivologia
Governo Digital - Lei 14.129/2021

Principais artigos da legislação
Art. 1º Esta Lei dispõe sobre princípios, regras e instrumentos para o aumento da eficiência da administração
pública, especialmente por meio da desburocratização, da inovação, da transformação digital e da participação
do cidadão.
Art. 2º - § 1º Esta Lei não se aplica a empresas públicas e sociedades de economia mista, suas subsidiárias e
controladas, que não prestem serviço público.
Art.5º,Art.6º e Art.7º: Deixam claro a preferência pelo uso:

• Soluções Digitais
• Atos processuais deverão ser realizados em meio eletrônico
• Atos processuais validos através de assinatura eletrônica.
Art. 13. A guarda dos documentos digitais e dos processos administrativos eletrônicos considerados de valor
permanente deverá estar de acordo com as normas previstas pela instituição arquivística pública responsável
por sua custódia.
Art. 14. A prestação digital dos serviços públicos deverá ocorrer por meio de tecnologias de amplo acesso pela
população, inclusive pela de baixa renda ou residente em áreas rurais e isoladas, sem prejuízo do direito do
cidadão a atendimento presencial.
Microfilmagem
A microfilmagem é uma técnica utilizada para criar uma cópia em miniatura do material original em um
filme translúcido, flexível e estável, que serve como base para a projeção posterior da imagem. Dessa forma, é
possível substituir o material original pela cópia.
Vantagens Desvantagens
Redução do espaço e custos Necessidade do emprego de máquinas
Validade legal Baixa velocidade de recuperação
Segurança Cuidados na guarda
Lei 5.433/1968
Art 1º É autorizada, em todo o território nacional, a microfilmagem de documentos particulares e oficiais
arquivados, estes de órgãos federais, estaduais e municipais.
§ 1º Os microfilmes de que trata esta Lei, assim como as certidões, os traslados e as cópias fotográficas obtidas
diretamente dos filmes produzirão os mesmos efeitos legais dos documentos originais em juízo ou fora dele
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Arquivologia
Tipos de microfilmagem
Microfilmagem de Complemento
• Para complementação de acervos.
Microfilmagem de Referência
• Tem como objeto os instrumentos de pesquisa, para facilitar a consulta de documentos.
Microfilmagem de Referência
• Visa a produção de cópias de segurança. Usada como medida de segurança em caso de
sinistros como incêndios, inundações, etc.
Microfilmagem de Conservação (ou Preservação)

• Visa a conservação das informações contidas em documentos de valor permanente que se
encontrem danificados ou sejam objeto de constante manuseio. Vale ressaltar que
documentos históricos, mesmo que microfilmados, não podem ser eliminados.
Microfilmagem de Conservação (ou Preservação)

• Documentos de valor temporário, eliminados com vista ao aproveitamento de espaço e
equipamento. Aplicada a documentos não históricos, ao contrário da microfilmagem de
conservação ou preservação.
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Arquivologia

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Conceitos Fundamentais de Arquivologia

Conjunto de documentos produzidos e recebidos por órgãos

Ocorreu a criação do primeiro Arquivo Nacional do mundo, o Arquivo

Razões Práticas Torna-se imprescindível aumentar a eficiência do governo.

O princípio da Reversibilidade estabelece que qualquer procedimento ou

Conforme mencionado anteriormente, o princípio do Respeito à Ordem

Natureza dos Arquivos

➢ Fatores concretos: Os aspectos concretos incluem a forma dos arquivos, a fonte de

Dentro do contexto dos arquivos, podemos identificar os seguintes valores:

➢ Valores Primários (Administrativo, imediato ou eventual): O documento é utilizado

Classificação dos Arquivos

➢ Arquivos especiais: São responsáveis por armazenar uma variedade de documentos

✓ A Lei considera os arquivos de instituições privadas responsáveis pela gestão de serviços

Classificação Arquivos Privados: Os conjuntos de documentos produzidos ou recebidos por pessoas

Os arquivos privados são divididos em categorias específicas, incluindo arquivos

➢ Econômicos: Entende-se a documentação produzida pelas empresas.

Informação Elemento referencial, noção, ideia ou mensagem contida em um documento.

Classificação dos Documentos

Os documentos podem ser classificados:

No que diz respeito a natureza do assunto, os documentos podem ser classificados em

Ainda no contexto das Categorias Documentais, segundo o pesquisador Manuel Vazquez,

Essa correspondência, que pode incluir ofícios, cartas e telegramas, é

Diplomática e Tipologia Documental

•O estudo da estrutura formal e •Estuda a escrita manuscrita

Instituições Arquivística Brasileiras

É um agrupamento organizado de materiais, predominantemente

A condição de um documento como pertencente a um arquivo, biblioteca, museu ou centro de

CONARQ - Conselho Nacional de Arquivos

Lei 8.159/1991 Decreto 10.148/2019

O Comitê Nacional de Arquivos (Conarq) é encarregado de elaborar decretos regulamentadores da Lei n.

Membros conselheiros do CONARQ

Diretor-Geral do Arquivo Nacional

2 representantes do Poder 1 representante do Poder Judiciário federal 2 representantes do Poder

1 representante dos arquivos 1 representante de associações

4 representantes de instituições de ensino e pesquisa,

Criação de comissões e câmaras técnicas

SINAR - Sistema Nacional de Arquivos

Finalidade do SINAR (Decreto 4.073/2002)

Os arquivos do Distrito Federal dos

Antes do Decreto 11.345/2023 Depois do Decreto 11.345/2023

Competências do Arquivo Nacional

SIGA - Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo

Principais Objetivos (Diagnóstico)

O diagnóstico arquivístico também pode ser

Realidade arquivística brasileira

• Cursos universitários de Arquivologia.

• Transformação do Arquivo Nacional.

• A transferência do Arq. Nacional do Ministério da Justiça para a Casa Civil.

• O Arquivo Nacional para o Ministério da Gestão e da Inovação em Serviços

Ciclo Vital dos Documentos

Teoria das 3 Idades

 Grave: O arquivo Corrente pode ser TRANSFERIDO para o arquivo

 Grave: O arquivo Intermediário pode ser RECOLHIDO para o arquivo

➢ Objetivo: Agrupar documentos que tratam do mesmo assunto é uma prática

➢ Objetivo: Compartilhar todas as informações contidas nos documentos com

Sistemas e Métodos de Arquivamento

Organização e Administração de Arquivos

Levantamentos de Análise dos dados Implantação e

Análise dos dados coletados

Inspeção Estudo Classificação

Classificação ou Rotina de arquivamento

Após estudar cuidadosamente o documento, é necessário identificar