6 Arquivologia

1
APOSTILA
DE
ARQUIVOLOGIA
CONCURSO CEFET 2024
SUGESTÕES, CRÍTICAS | contato@focadonoedital.com.br

2
Órgãos de Documentação
Arquivos, bibliotecas, museus
Segundo alguns estudiosos, os arquivos, como instituição, tiveram origem na antiga civilização grega,
com a denominação arché, atribuída ao palácio dos magistrados. Posteriormente, evoluiu para archeion,
local de guarda e depósito dos documentos.1
Nos séculos V e IV a.C., os atenienses guardavam seus documentos de valor no templo da mãe dos
deuses (Metroon). O imperador Justiniano ordenou que se reservasse um prédio público no qual o
magistrado pudesse guardar os documentos, escolhendo alguém que os mantivesse sob custódia. A
finalidade era a de impedir a adulteração e propiciar as condições necessárias para que pudessem ser
encontrados rapidamente.
Entretanto foi a partir da Revolução Francesa que se reconheceu definitivamente a importância dos
documentos para a sociedade.
Desse reconhecimento resultou em três importantes realizações no campo arquivístico:
1. criação de uma administração nacional e independente dos arquivos;

2. proclamação do princípio de acesso do público aos arquivos; e
3. reconhecimento da responsabilidade do Estado pela conservação dos documentos de valor, do
passado.
Várias razões levaram os países a instituir arquivos públicos:
a) necessidade prática de incrementar a eficiência governamental;

b) motivos de ordem cultural, visto que os arquivos públicos constituem uma espécie de fonte
de cultura, ao lado de livros, manuscritos e peças de museus;
c) razões de interesse pessoal, especialmente na França, que, objetivando a aniquilação de uma
sociedade antiga e acreditando que tais documentos eram imprescindíveis à proteção de
direitos feudais e privilégios, criaram um órgão especial (Agence Temporairedes Titres), cuja
atividade principal era separar, para eliminação, todos os documentos alusivos a tais direitos
e privilégios.
1
PAES, Marilena Leite. Arquivo: teoria e prática. 3ª ed. rev. e ampl. Rio de Janeiro: Editora FGV, 2004. P 19.

3
Entretanto, até bem pouco tempo, os documentos serviam apenas para estabelecer ou reivindicar
direitos. Quando não atendiam mais a essa exigência, eram transferidos para museus e bibliotecas,
surgindo daí a ideia de arquivo administrativo e arquivo histórico.
Em meados do século XIX, começa a desabrochar um crescente interesse pelo valor histórico dos
arquivos e os documentos ganham o status de testemunhos da história.
Durante muito tempo, as noções de arquivo, biblioteca e museu se confundiram, não só pela
finalidade e forma física dos documentos, mas também porque estas instituições tinham o mesmo
objetivo. Na verdade, elas funcionavam como grandes depósitos de documentos, de qualquer espécie,
produzidos pelo homem. 2
Entretanto, a evolução histórica da humanidade, aliada a fatores culturais e tecnológicos - por

exemplo, o advento da imprensa -, pouco a pouco forçou a delimitação dos campos de atuação de cada
uma delas.
Muito embora as três tenham a função de guardar, seus objetivos são diferentes, podendo ser assim
definidos:
➢ Arquivo – É a acumulação ordenada dos documentos, em sua maioria textuais, criados por uma
instituição ou pessoa, no curso de sua atividade, e preservados para a consecução de seus
objetivos, visando à utilidade que poderão oferecer no futuro.
➢ Biblioteca – É o conjunto de material, em sua maioria impresso, disposto ordenadamente para
estudo, pesquisa e consulta.
➢ Museu – É uma instituição de interesse público, criada com a finalidade de conservar, estudar,
e colocar à disposição do público conjuntos de peças e objetos de valor cultural.
Observa-se, então, que a finalidade das bibliotecas e dos museus é essencialmente cultural,
enquanto a dos arquivos é primordialmente funcional, embora o valor cultural exista, uma vez que
constituem a base fundamental para o conhecimento da história.
Centros de documentação ou informação
Os centros de informação abrangem algumas atividades próprias da biblioteconomia, da arquivística

e da informática, sendo o seu campo bem maior, exigindo especialização no aproveitamento de
documentos de toda espécie. Em síntese, o centro de informações tem por finalidade coligir, armazenar,
22
PAES, Marilena Leite. Arquivo: teoria e prática. 3ª ed. rev. e ampl. Rio de Janeiro: Editora FGV, 2004. P.16.

4
classificar, selecionar e disseminar toda a informação. A essência da documentação deixou de ser o

documento, para ser a informação em si mesma.
Sua finalidade principal é a de poupar ao estudioso a perda de tempo e o esforço inútil de, por
carência de informações, resolver problemas já solucionados ou repetir experiências que foram testadas
anteriormente.
Paralelo entre biblioteca e arquivo
As diferenças básicas entre os materiais de biblioteca e de arquivo referem-se precipuamente ao

modo pelo qual se originaram e entraram para as respectivas custódias. Como já foi visto, os arquivos
têm estreito vínculo com as atividades funcionais de um órgão do governo ou de qualquer outra entidade.
Seu valor cultural pode ser considerado secundário ou acidental. O material de uma biblioteca visa
primordialmente a fins culturais – estudo, pesquisa e consulta.
Os arquivos são órgãos receptores, enquanto as bibliotecas são colecionadores. Os materiais de

biblioteca são adquiridos, principalmente, a partir de compras e doações, ao passo que os arquivos são
produzidos, ou recebidos, por uma administração para o cumprimento de funções específicas. Jamais
serão colecionadores como a biblioteca e sua qualidade própria de arquivo só se conserva integralmente
enquanto a forma e a inter-relação natural forem mantidas. Uma biblioteca não deve recolher
documentos oficiais. Além disso, há significativa distinção quanto aos métodos empregados em um ou
outro caso.
Ao apreciar o valor dos documentos expedidos por um órgão oficial ou privado, o arquivista não o
faz tomando por base partes do material. Não examina e conclui quanto ao valor de uma simples peça
avulsa, como uma carta, um relatório ou qualquer outro documento. Ele faz o seu julgamento em relação
às demais peças, isto é, em relação à inteira documentação, resultante da atividade que a produziu. Já o
bibliotecário, ao contrário, avalia o material a ser adquirido por sua instituição como peças isoladas.
Deste modo, os arquivistas não podem arranjar seus documentos de acordo com esquemas
predeterminados de classificação de assunto. Por outro lado, o bibliotecário, no arranjo de seu material,
que consiste em peças avulsas, pode empregar qualquer sistema de classificação.
O principal objetivo de um sistema é reunir materiais idênticos, mas o valor de determinada peça
não estará necessariamente perdido se não for classificado em determinado lugar. O mesmo não ocorre
no arquivo, pois, uma vez que as peças tenham sido retiradas do seu contexto inicial, destruiu-se muito
do seu valor de prova. Daí surgiu o princípio da proveniência, pelo qual os documentos são
agrupados pelas suas origens.

5
O arquivista deve estabelecer uma classificação ditada pelas circunstâncias originais de criação. O
princípio da proveniência resultou de experiências desastrosas ocorridas na Europa, quando se tentou o
emprego de diversos esquemas de classificação.
Outra diferença importante a ser destacada é que os materiais de biblioteca existem, via de regra,
em numerosos exemplares, ao passo que os documentos de arquivos existem em um único exemplar ou
em limitado número de cópias.
Pode-se dizer que a biblioteconomia trata de documentos individuais, já a arquivística, de conjuntos

de documentos.
Introdução ao Estudo dos Arquivos
Origem da palavra arquivo
Há dúvidas quanto à origem do termo arquivo. Como falamos anteriormente, alguns afirmam ter
surgido na antiga Grécia, com a denominação arché, que evoluiu para archeion, local de guarda e
depósito dos documentos.
Ramiz Galvão (1909) o considera procedente de archivum, palavra de origem latina, que no sentido
antigo identifica o lugar de guarda de documentos e outros títulos.
Conceito de arquivo
É o conjunto de documentos produzidos e recebidos por uma pessoa física ou jurídica, pública ou
privada. Caracteriza-se pela natureza orgânica de sua acumulação (de forma organizada, dentro de uma
estrutura).
Solon Buck, citado por Valentini, define que: “Arquivo é o conjunto de documentos oficialmente
produzidos e recebidos por um governo, organização ou firma, no decorrer de suas atividades,
arquivados e conservados por si e seus sucessores para efeitos futuros”.3
Pela conceituação, deduzem-se três características que distinguem os arquivos:
1. exclusividade de criação e recepção por uma repartição, firma ou instituição. Não se

considera arquivo uma coleção de manuscritos históricos, reunidos por uma pessoa.
2. origem no curso de suas atividades. Os documentos devem servir de prova de transações
passadas.
3 VALENTINI, Renato. Arquivologia para concursos. 4ª ed. Rio de Janeiro: Elsevier, 2013. Pag. 20.

6
3. caráter orgânico que liga o documento aos outros do mesmo conjunto. Um documento,
destacado do seu conjunto, do todo a que pertence, significa muito menos do que quando em
conjunto.
No contexto atual, o termo arquivo pode também ser usado para designar:4
• Conjunto de documentos.
• Móvel para guarda de documentos.
• Local onde o acervo documental deverá ser conservado.
• Órgão governamental ou institucional cujo objetivo seja o de guardar e conservar a
documentação.
• Compartimento ou arranjo, por assunto, de temas armazenados em disquetes ou em grandes
sistemas automatizados.
Finalidade
Os arquivos possuem duas finalidades: a primeira é servir à administração da entidade que o

produziu; a segunda é servir de base para o conhecimento da história desta entidade. Eles são
utilizados, num primeiro instante, para o cumprimento das atividades administrativas da instituição que
o produziu e constituem, com o decorrer do tempo, em meios de se conhecer o seu passado e sua
evolução.
Função dos Arquivos
A função principal dos arquivos é possibilitar o acesso às informações que estão sob sua
responsabilidade de guarda, de maneira rápida e precisa.
Classificação
Os arquivos classificam-se de acordo com os seguintes aspectos:5
➢ As entidades mantenedoras.
➢ Os estágios de sua evolução.
➢ A extensão de sua atuação.
➢ A natureza dos documentos.
4 PAES, Marilena Leite. Arquivo: teoria e prática. 3ª ed. rev. e ampl. Rio de Janeiro: Editora FGV, 2004.

7
Entidades Mantenedoras (características das organizações)
Em face das características das organizações, os arquivos por ela produzidos podem ser: públicos
(em âmbito federal, estadual ou municipal); institucionais (escolas, igrejas, associações sem fins
lucrativos); comerciais (corporações, firmas); familiais ou pessoais.
Estágios de sua evolução
Tendo como objetivo o melhor desempenho de suas funções, é indispensável que os documentos do
arquivo estejam colocados de forma a servir ao usuário com precisão e rapidez. A metodologia a ser
adotada deverá atender às necessidades da instituição a que serve, como também a cada estágio pelo
qual passam os arquivos.
Esses estágios são fases já definidas por Valette (1973), citado por Marilena Paes, como as três
idades dos arquivos: corrente, intermediária e permanente.6
1. Arquivo de Primeira Idade ou Corrente: constituído de documentos em curso ou

consultado frequentemente, conservados próximo ao local que os produziu ou recebeu.
2. Arquivo de Segunda Idade ou Intermediário: constituído de documentos que deixaram de
ser frequentemente consultados, mas que poderão ainda servir de fonte para os órgãos que os
produziu ou recebeu. A permanência dos documentos é transitória.
3. Arquivo de Terceira Idade ou Permanente: constituído de documentos que perderam todo
valor de natureza administrativa e que são conservados face ao valor histórico ou documental
que possuem. São os arquivos propriamente ditos.7
A cada uma dessas fases - que são complementares - corresponde uma maneira diferente de
conservar, tratar e organizar adequadamente cada arquivo.
Extensão de sua atuação
Quanto à abrangência de sua atuação, Marilena Paes nos ensina os arquivos podem ser setoriais,
gerais ou centrais.8
Os arquivos setoriais são aqueles estabelecidos junto aos órgãos operacionais, cumprindo funções
de arquivo corrente.
Os arquivos gerais ou centrais são os que se destinam a receber os documentos correntes

provenientes dos diversos órgãos que integram a estrutura de uma instituição, centralizando, portanto,
6PAES, Marilena Leite. Arquivo: teoria e prática. 3ª ed. rev. e ampl. Rio de Janeiro: Editora FGV, 2004.
7VALLETE, Jean-Jacques. O papel dos arquivos na administração e na política de planificação nos países em
desenvolvimento. Rio de janeiro: Arquivo Nacional, 1973.
8
Ibidem

8
após um período as atividades do arquivo corrente. Podemos citar, por exemplo, os documentos
produzidos pelas penitenciárias estaduais, que geram arquivos setoriais. Após um determinado período
e análise, essa documentação passará para o arquivo intermediário, já sob guarda do Arquivo Público.
Natureza dos documentos.
Refere-se à característica peculiar da natureza de cada documento: arquivo especial e arquivo

especializado.
• Arquivo Especial: formado por documentos de formas físicas diversas: fotografias, discos,
fitas, slides, CD’s, microformas, disquetes - que merecem tratamento especial não apenas
quanto ao armazenamento, mas também quanto ao registro, acondicionamento, controle e
conservação.
• Arquivo Especializado: formado por documentos resultantes da experiência humana num
campo específico - independente da forma física que apresentam. Por exemplo: arquivos
médicos, arquivos hospitalares, arquivos de imprensa, arquivos de engenharia.
Terminologia arquivística
Na abrangência da ciência da informação, um dos aspectos que mais preocupa os profissionais da

área é, sem dúvida, o estabelecimento de uma terminologia específica, capaz de atender a programas
racionais de intercâmbio, disseminação e recuperação da informação.9
Desta forma, é cada vez mais importante que os “concurseiros” conheçam os termos mais utilizados
na área documental pelos arquivistas, haja vista que, ultimamente, as bancas têm cobrado definições de
termos arquivísticos, como dossiê, acervo, arranjo, entre outros.
Dito isto, conforme nos ensina Marilena Paes, traremos os principais termos cuja conceituação vem
sendo, em geral, adotada pela comunidade arquivística brasileira:10
➢ Acervos - Conjuntos dos documentos de um arquivo. Os documentos de uma entidade produtora,

ou custodiadora, são reconhecidos como acervo.
➢ Acesso - Possibilidades de consulta aos documentos de arquivos, as quais poderão variar em
função de cláusulas restritivas.
➢ Administração de Arquivo - Direção, supervisão e coordenação das atividades administrativas
e técnicas de uma instituição ou órgão arquivístico.
9
10
Ibidem.

9
➢ Administração de Documentos - Metodologia de programas para controlar a criação, o uso, a

normalização, a manutenção, a guarda, a proteção e a destinação de documentos.
➢ Arquivamento - Operação que consiste na guarda de documentos nos seus devidos lugares, em
equipamentos que lhes forem próprios e de acordo com um sistema de ordenação previamente
estabelecido.
➢ Arquivista - Profissional de arquivo, de nível superior.
➢ Arquivística - Princípio e técnica a serem observados na constituição, organização,
desenvolvimento e utilização dos arquivos.
➢ Arquivo – 1º. Designação genérica de um conjunto de documentos produzidos e recebidos por
uma pessoa física ou jurídica, pública ou privada, caracterizado pela natureza orgânica de sua
acumulação e conservado por essas pessoas ou por seus sucessores, para fins de prova de
informação. De acordo com a natureza do suporte, o arquivo terá a qualificação respectiva, como,
por exemplo: arquivo audiovisual, fotográfico, iconográfico, de microformas, informático. 2º. O
prédio ou uma de suas partes, onde são guardados os conjuntos arquivísticos. 3º. Unidade
administrativa cuja função é a de reunir, ordenar, guardar e dispor para o uso, conjuntos de
documentos, segundo os princípios e técnicas arquivísticas. 4º. Móvel destinado à guarda de
documentos.
➢ Arquivologia - Estudo, ciência e arte dos arquivos.
➢ Arquivo Corrente - Conjunto de documentos em curso ou de uso frequente. Também
denominado arquivo de movimento.
➢ Arquivo em Depósito - Conjunto de documentos colocados sob a guarda de um arquivo
permanente, embora não pertençam ao seu acervo.
➢ Arquivo Intermediário - Conjunto de documentos procedentes de arquivos correntes, que
aguardam destinação final.
➢ Arquivo Permanente - Conjunto de documentos que são preservados, respeitada a destinação
estabelecida, em decorrência de seu valor probatório e informativo.
➢ Arquivo Privado - Conjunto de documentos produzidos ou recebidos por instituições não-
governamentais, famílias ou pessoas físicas, em decorrência de suas atividades específicas e que
possuam uma relação orgânica perceptível através do processo de acumulação.
➢ Arquivo Público – 1º. Conjunto de documentos produzidos ou recebidos por instituições
governamentais de âmbito federal, estadual ou municipal, em decorrência de suas funções
específicas administrativas, jurídicas ou legislativas. 2º. Instituições arquivística franqueada ao
público.

10
➢ Arquivo Técnico - é o arquivo com predominância de documentos decorrentes do exercício das

atividades-fim de uma instituição ou unidade administrativa. Expressão usada em oposição a
arquivo administrativo.
➢ Arquivo Administrativo - Arquivo com predominância de documentos decorrentes do exercício
das atividades-meio de uma instituição ou unidade administrativa. Expressão usada em oposição
a arquivo técnico.
➢ Arquivo Institucional - É aquele que guarda documentos administrativos e funcionais
relacionados às atividades da instituição.
➢ Arranjo – 1º. Processo que, na organização de arquivos permanentes, consiste na ordenação -
estrutural ou funcional - dos documentos em fundos, na ordenação das séries dentro dos fundos
e, se necessário, dos itens documentais dentro das séries. 2º. Processo que, na organização de
arquivos correntes, consiste em colocar ou distribuir os documentos numa sequência alfabética,
numérica, de acordo com o método de arquivamento previamente adotado. Também denominado
classificação.
➢ Autógrafo – 1º. Assinatura ou rubrica. 2º. Designação de documento manuscrito, do próprio
punho do autor, esteja assinado ou não.
➢ Avaliação - Processo de análise da documentação de arquivos, visando estabelecer a sua
destinação, de acordo com seus valores probatórios e informativos.
➢ Catálogo - Instrumento de pesquisa elaborado segundo um critério temático, cronológico,
onomástico ou geográfico, incluindo todos os documentos pertencentes a um ou mais fundos,
descritos de forma sumária ou pormenorizada.
➢ Classificação - Ver Arranjo, item n.2.
➢ Coleção - Conjunto de documentos, sem relação orgânica, aleatoriamente acumulados.
➢ Cópia - 1. Reprodução de documento, obtida simultaneamente à execução do original. 2.
Reprodução de um documento, obtida a partir do original.
➢ Copiador – 1º. Livro contendo páginas em papel liso ou pautado, nas quais eram transcritas, em
ordem cronológica, pelos próprios autores ou por copistas, cartas, ofícios e outros tipos de
correspondência expedida. 2º. Livro contendo folhas em papel de trapo”, nas quais se fazia a
cópia de documentos expedidos, usando-se processo de transferência direta da tinta do original,
mediante umidade e pressão. Esse processo foi muito usado no século XIX e começo do XX.
➢ Correspondência: Comunicação escrita, recebida (passiva) ou expedida (ativa), apresentada sob
várias formas (cartas, cartões postais, ofícios, memorandos, bilhetes, telegramas),podendo ser
interna ou externa, oficial ou particular, ostensiva ou sigilosa.
➢ Datas-Limites - Elemento de identificação cronológica de uma unidade de arquivamento, em
que são indicadas as datas de início e término do período abrangido.

11
➢ Depósito - Ato pelo qual arquivos ou coleções são colocados, fisicamente, sob custódia de
terceiros, sem que haja transferência da posse ou propriedade.
➢ Descarte - Ver Eliminação.
➢ Desclassificação - Ato pelo qual a autoridade competente libera à consulta documentos
anteriormente caracterizados como sigilosos.
➢ Descrição - Processo intelectual de sintetizar elementos formais e conteúdo textual de unidades
de arquivamento, adequando-os ao instrumento de pesquisa que se tem em vista produzir
(inventário sumario ou analítico, guia etc.).
➢ Destinação - Conjunto de operações que se seguem à fase de avaliação de documentos
destinados a promover sua guarda temporária ou permanente, sua eliminação ou sua
microfilmagem.
➢ Doação - Ato pelo qual uma pessoa física ou jurídica transfere a terceiros - de livre vontade, com
caráter irrevogável, sem retribuição pecuniária, através de instrumento jurídico adequado, do
qual deverão constar as condições de cessão - a documentação que lhe pertence.
➢ Documento - Registro de uma informação independentemente da natureza do suporte que a
contém.
➢ Documento De Arquivo – 1º. Aquele que, produzido e/ou recebido por uma instituição pública
ou privada, no exercício de suas atividades, constitua elemento de prova ou de informação. 2º.
Aquele produzido e/ou recebido por pessoa física no decurso de sua existência.
➢ Documento Oficial - Aquele que, possuindo ou não valor legal, produz efeitos de ordem jurídica
na comprovação de um fato.
➢ Documento Público - Aquele produzido e recebido pelos órgãos do poder público, no
desempenho de suas atividades.
➢ Documento Sigiloso - Aquele que, pela natureza de seu conteúdo informativo, determina
medidas especiais de proteção quanto à sua guarda e acesso ao público.
➢ Dossiê - Unidade de arquivamento, formada por documentos diversos pertinentes a um
determinado assunto ou pessoa.
➢ Eliminação - Destruição de documentos julgados destituídos de valor para guarda permanente.
➢ Espécie De Documentos - Designação dos documentos segundo seu aspecto formal: ata, carta,
certidão, decreto, edital, ofício, relatório, requerimento, gravura, diapositivo, filme, planta, mapa,
etc.
➢ Fundo – 1º. A principal unidade de arranjo estrutural nos arquivos permanentes, constituída dos
documentos provenientes de uma mesma fonte geradora de arquivo. 2º. A principal unidade de
arranjo funcional nos arquivos permanentes, constituída dos documentos provenientes de mais

12
de uma fonte geradora de arquivo reunidas pela semelhança de suas atividades, mantido o
princípio da proveniência.
➢ Gênero De Documentos - Designação dos documentos segundo o aspecto de sua representação
nos diferentes suportes: textuais, audiovisuais, iconográficos e cartográficos.
➢ Guia - Instrumento de pesquisa destinado à orientação dos usuários no conhecimento e utilização
dos fundos que integram o acervo de um arquivo permanente.
➢ Índice - Lista sistemática, pormenorizada, dos elementos do conteúdo de um documento ou
grupo de documentos, pormenorizados, dos elementos do conteúdo de um documento ou grupo
de documentos, disposta em determinada ordem para indicar e facilitar sua localização no texto.
➢ Instrumento De Pesquisa - Meio de disseminação e recuperação da informação utilizado pelos
arquivos. São instrumentos de pesquisa, entre outros, catálogos, guias, índices, inventários,
repertórios, tabelas de equivalência.
➢ Inventário Analítico - Instrumento de pesquisa no qual as unidades de arquivamento de um
fundo ou de uma de suas divisões são identificadas e pormenorizadamente descritas.
➢ Inventário Sumário - Instrumento de pesquisa no qual as unidades de arquivamento de fundo
ou de suas divisões são identificadas e brevemente descritas.
➢ Item Documental - A menor unidade arquivística materialmente indivisível.
➢ Legado - Doação feita por declaração de última vontade.
➢ Lista de Eliminação - Relação de documentos específicos a serem eliminados, devidamente
aprovada pela autoridade competente.
➢ Notação - Elemento de identificação das unidades de arquivamento, constituída de números,
letras, ou combinação de números e letras, que permite sua localização.
➢ Processo - Termo geralmente usado na administração pública, para designar o conjunto de
documentos, reunidos em capa especial, em que vão sendo organicamente acumulados no
decurso de uma ação administrativa ou judiciária, que constitui uma unidade de arquivamento.
O número de protocolo, que registra o primeiro documento com o qual o processo é aberto,
repetido externamente na capa, é o elemento de controle e arquivamento do processo.
➢ Protocolo – 1º. Denominação geralmente atribuída a setores encarregados do recebimento,
registro, distribuição e movimentação de documentos em curso. 2º. Denominação atribuída ao
próprio número de registro dado ao documento. 3º. Livro de registro de documentos recebidos
e/ou expedidos.
➢ Proveniência - Princípio segundo o qual devem ser mantidos reunidos, num mesmo fundo, todos
os documentos provenientes de uma mesma fonte geradora de arquivo. Corresponde à expressão
francesa respectdesfonds, e à inglesa provenance.

13
➢ Recolhimento - Transferência de documentos dos arquivos intermediários para os permanentes.

➢ Repertório - Instrumento de pesquisa no qual são descritos, pormenorizadamente, documentos
previamente selecionados, pertencentes a um ou mais fundos, podendo ser elaborado segundo
um critério temático, cronológico, onomástico ou geográfico.
➢ Respect Des Fonds D’archive - Ver Proveniência.
➢ Seleção - Ver Avaliação.
➢ Série - Designação dada às subdivisões de um fundo, que refletem a natureza de sua composição,
seja ela estrutural ou por espécie documental. As séries podem ser subdivididas em subséries.
➢ Símbolo -Ver Notação
➢ Tabela de Equivalência - Instrumento de pesquisa auxiliar, que dá a equivalência de antigas
notações para as novas que tenham sido adotadas, em decorrência de alterações no sistema de
arranjo de um arquivo.
➢ Tabela de Temporalidade - Instrumento de destinação, aprovado pela autoridade competente,
que determina os prazos em que os documentos devem ser mantidos nos arquivos correntes e
intermediários, ou recolhidos aos arquivos permanentes, estabelecendo critérios para
microfilmagem e eliminação.
➢ Técnico de Arquivo - Profissional de arquivo de nível médio.
➢ Transferência -Passagem dos documentos dos arquivos correntes para os intermediários.
➢ Triagem - Ver Avaliação.
➢ Unidade de Arquivamento - O menor conjunto de documentos, reunidos de acordo com um
critério de arranjo preestabelecido. Tais conjuntos, em geral, são denominados pastas, maços, ou
pacotilhas.
Tipos de arquivamento
Através da posição em que são dispostos fichas e documentos, e não a forma dos móveis, é que
poderemos distinguir os tipos de arquivamento, sendo eles: horizontal e vertical.
Tipo horizontal
Neste tipo, os documentos ou fichas são colocados uns sobre os outros e arquivados em caixas,
estantes ou escaninhos, sendo amplamente utilizado para plantas, mapas e desenhos, assim como nos
arquivos permanentes. Entretanto, seu uso é desaconselhável nos arquivos correntes, uma vez que para
se consultar qualquer documento é necessário retirar os que se encontram sobre ele, o que dificulta a
localização da informação.11
11

14
Tipo vertical
Já no tipo vertical, os documentos ou fichas são dispostos uns atrás dos outros, permitindo rápida
consulta, sem necessidade de manipular ou remover outros documentos ou fichas.
Classificação dos documentos
Gênero
Quanto ao gênero, os documentos podem ser:
1. escritos ou textuais: documentos manuscritos, datilografados ou impressos;

2. cartográficos: documentos em formatos e dimensões variáveis, contendo representações
geográficas, arquitetônicas ou de engenharia;
3. iconográficos: documentos em suporte sintéticos, em papel emulsionado ou não, contendo
imagens estáticas (fotografias, desenhos, gravuras);
4. filmográficos: filmes e fitas videomagnéticas;
5. sonoros: discos e fitas audiomagnéticas;
6. micrográficos: documentos em suporte fílmico resultantes da microrreprodução de imagens,
mediante utilização de técnicas específicas (rolo, microficha, jaqueta, cartão-janela);
7. informáticos: disquete, HD, pendrive.
Quanto à natureza do assunto
Quanto à natureza do assunto, os documentos podem ser:
i. ostensivos (ou ordinários) - são aqueles cuja informação não é prejudicial quando for de
conhecimento geral. São documentos que não possuem informações estratégicas, nem de
teor pessoal, e sua divulgação não causa nenhum tipo de problema à administração ou a
terceiros. Não prejudicam a administração; ou
ii. sigilosos - são aqueles que possuem conteúdo que só podem ser de conhecimento restrito e,
por isso, requerem medidas de segurança especiais para sua custódia e divulgação.
Espécie dos Arquivos
Quanto à espécie, os documentos de arquivo podem ser classificados de algumas maneiras. Esta
classificação considera também a literatura correspondente ao campo do Direito Administrativo, o qual
também se dedica ao estudo dos atos administrativos. Desse modo, pode-se classificar os documentos
arquivísticos, quanto à espécie, em seis blocos de acordo com Heloísa Bellotto (2004):

15
1. Atos normativos: expedidos por autoridades administrativas, com a finalidade de dispor e deliberar
sobre matérias específicas. Como exemplos podem ser citados medidas provisórias, decretos, estatutos,
regimentos, regulamentos, resoluções, portarias, instruções normativas, acórdãos e leis.
2. Atos enunciativos: são aqueles de caráter opinativo, que esclarecem os assuntos, visando a
fundamentar uma solução. Exemplos desta espécie documental são os pareceres, os relatórios e os votos.
3. Atos de assentamento: são os configurados por registros, consubstanciando assentamento sobre fatos
ou ocorrências. Exemplos: apostilas, atas, termos.
4. Atos comprobatórios: são documentos que comprovam assentamentos, decisões etc. Como o próprio
nome sugere, são direcionados a certificar ou atestar determinadas situações. Temos como exemplo:
traslados, certidões, atestados, cópias autênticas ou idênticas.
5. Atos de ajuste: são representados por acordos em que a Administração Pública Federal, Estadual ou
Municipal é parte. Exemplos desta espécie de documentos: tratados, convênios, contratos, termos
aditivos.
6. Atos de correspondência: objetivam a execução dos atos normativos em sentido amplo. Temos como
exemplos: avisos, cartas, ofícios, memorando, mensagem, edital, intimação, notificação, telegrama,
telex, telefax, alvará e circular.
Organização e Administração de Arquivos
A qualidade dessa administração irá determinar a exatidão com que podem ser fixados os valores
da documentação recolhida. Determinará, ainda, o grau de facilidade com que os documentos de valor
podem ser selecionados para retenção num arquivo permanente.
O uso de documentos para fins de pesquisa depende da maneira pela qual foram originariamente
ordenados. Os métodos de administração de arquivos permanentes desenvolvem-se em função dos
utilizados na administração dos arquivos correntes, lembrando que é um dos princípios básicos da
arquivística conservar, nos arquivos de custódia, o arranjo original.
Assim que o valor primário (administrativo, legal, fiscal) dos documentos deixa de existir, deverão
ser descartados, recolhidos ao arquivo de custódia ou transferidos a um arquivo intermediário, caso
contrário, tomarão espaço estorvando o bom andamento das atividades correntes.

16
Logo, a administração dos arquivos correntes oficiais tem por objetivo fazer com que os documentos
sirvam às finalidades para as quais foram criados, da maneira mais eficiente e econômica possível, e
concorrer para a destinação adequada dos mesmos, depois que tenham servido a seus fins.
Os documentos são eficientemente administrados quando:
a) uma vez necessários podem ser localizados com rapidez e sem transtorno ou confusão;
b) quando conservados a um custo mínimo de espaço e manutenção enquanto indispensáveis
às atividades correntes; e
c) quando nenhum documento é reservado por tempo maior do que o necessário a tais
atividades, a menos que tenham valor contínuo para pesquisa e outros fins.
Os objetivos de uma administração eficiente de arquivos só podem ser alcançados quando se

dispensa atenção aos documentos desde a sua criação até o momento em que são transferidos para um
arquivo de custódia permanente, ou quando são eliminados.
A administração de arquivos preocupa-se com todo o período de vida da maioria dos documentos,
lutando para limitar sua criação, de tal forma que possa determinar os que devem ser destinados ao
“inferno” do incinerador, ou ao “céu” de um arquivo permanente, ou ao “limbo” de um depósito
intermediário.
A tarefa mais difícil da administração de documentos prende-se aos documentos mais valiosos, pois
quanto mais importantes ou valiosos, mais difícil se torna administrá-los. Geralmente, os documentos
mais valiosos são os que se referem às origens, à organização e ao desenvolvimento funcional de um
órgão e aos seus programas essenciais. Referem-se antes à direção do que à execução das funções da
repartição.
Os documentos importantes são difíceis de classificar para uso corrente, pois os que fixam uma
política nem sempre podem ser identificados como tal, quando são inicialmente expedidos, enquanto
que os documentos sobre operações de rotina são facilmente classificáveis.
Também são difíceis de ser retirados de circulação uma vez terminado seu uso corrente. Aqueles que
estabeleceram diretrizes e normas não se tornam obsoletos ou não-correntes tão logo cessam as
atividades que os originaram. As orientações neles continuam, muitas vezes, em vigor. Além disso, são
difíceis de reunir para serem preservados num arquivo de custódia permanente, porque muitos deles têm
que ser segregados de uma grande massa de documentos insignificantes onde se acham submersos, sendo
comum fazer-se essa separação após perderem, os documentos, o valor para as operações correntes,
quando já se tornou obscura a sua identificação.
A organização de arquivos pode ser desenvolvida em várias etapas ou fases:

17
1. levantamento de dados;
2. análise dos dados coletados;
3. planejamento;
4. implantação e acompanhamento.
Levantamento de Dados
O levantamento de dados é executado, principalmente, através de questionários, entrevistas e

observações no ambiente de trabalho, porém, é de suma importância o conhecimento de todo arcabouço
legal e normativo nos ambientes interno e externo.
Ao comentar este tema, Valentini nos chama atenção para a importância deste conhecimento:
Em primeiro lugar, é muito importante que se conheça a “legislação” referente aos

âmbitos externos (leis, decretos, resoluções) e interno da instituição produtora e/ou
mantenedora dos documentos (estatutos, normas), assim como regulamentos e
manuais dos próprios arquivos existentes numa organização.12
Segundo Marilena L Paes, o levantamento deve ter início pelo exame dos estatutos, regimentos,
regulamentos, normas, organogramas e demais documentos constitutivos da instituição mantenedora do
arquivo a ser complementado pela coleta de informações sobre documentação.13
Desta forma, continua a autora, “é preciso analisar o gênero dos documentos; as espécies de
documentos mais frequentes; os modelos e formulários em uso; volume e estado de conservação do
acervo; arranjo e classificação dos documentos; existência de registros e protocolos; média de
arquivamentos diários; controle de empréstimo de documentos; processos adotados para conservação e
reprodução de documentos; existência de normas de arquivo, manuais, códigos de classificação etc.”.
Além disso, é necessário que o arquivista acrescente dados e referências sobre os funcionários
responsáveis pelo arquivo (número de pessoas, salários, nível de escolaridade, formação profissional), o
equipamento (quantidade, modelos, estado de conservação), a localização física (extensão da área
ocupada, condições de iluminação, umidade, estado de conservação das instalações, proteção contra
incêndio), meios de comunicação disponíveis (telefones, fax).
Análise dos dados coletados
Consiste em verificar se estrutura, atividades e documentação de uma instituição correspondem a

sua realidade operacional. O diagnóstico seria, portanto, uma constatação dos pontos de atrito, de falhas
12
VALENTINI, Renato. Arquivologia para concursos. 4ª ed. Rio de Janeiro: Elsevier, 2013. Pag. 98.
13

18
ou lacunas existentes no complexo administrativo, enfim, das razões que impedem o funcionamento
eficiente do arquivo.
Segundo Valentini, para que os documentos sejam melhor organizados e administrados, faz-se
necessário que os envolvidos neste processo conheçam a documentação que dispõem, analisando as
informações coletadas na etapa anterior minuciosamente, a fim de detectar os problemas existentes nos
arquivos, o que o auto chama de Diagnóstico da Situação Documental.14
Planejamento
Na etapa de Planejamento se faz necessária a busca por soluções que visem eliminar os problemas
encontrados na análise de documento, devendo ser elaborado um plano arquivístico, traçando metas e
objetivos a serem alcançados.
Segundo Marilena Paes, para que um arquivo, em todos os estágios de sua evolução (corrente,
intermediário, permanente) possa cumprir seus objetivos, torna-se indispensável à formulação de um
plano arquivístico que tenha em conta tanto as disposições legais quanto as necessidades da instituição
a que pretende servir.15
Posição do arquivo na estrutura da instituição
Recomenda-se que seja a mais elevada possível, ou seja, que o arquivo seja subordinado a um órgão
hierarquicamente superior, tendo em vista que irá atender a setores e funcionários de diferentes níveis
de autoridade. A adoção desse critério evitará sérios problemas na área das relações humanas e das
comunicações administrativas.
Centralização ou descentralização e coordenação dos serviços de arquivo
A descentralização se aplica apenas à fase corrente dos arquivos. Em suas fases intermediária e
permanente, os arquivos devem ser sempre centralizados.
Centralização
Não consiste apenas da reunião da documentação em um único local, mas também a concentração
de todas as atividades de controle (recebimento, registro, distribuição, movimentação e expedição) de
documentos de uso corrente em um único órgão da estrutura organizacional, frequentemente designado
Protocolo e Arquivo, Comunicações e Arquivo, ou outra denominação similar.
15

19
Dentre as inúmeras vantagens que um sistema centralizado oferece, destacamos: (i) treinamento
mais eficiente do pessoal de arquivo; (ii) maiores possibilidades de padronização de normas e
procedimentos; (iii) nítida delimitação de responsabilidades; (iv) constituição de conjuntos arquivísticos
mais completos; (v) redução dos custos operacionais; (vi) economia de espaço; e (vii) equipamentos.
Descentralização
A descentralização, por si só, é um grande ato de classificação. Devendo ser aplicada em nível de
departamento, mantendo-se o arquivo junto a cada departamento, onde estarão reunidos todos os
documentos de sua área de atuação, incluindo os produzidos e recebidos pelas divisões e seções que o
compõem. Deverá ser mantido, também, um arquivo para a documentação dos órgãos administrativos.
Essa descentralização (sempre de arquivos correntes) obedece basicamente a dois critérios:
➢ Centralização das atividades de controle e descentralização dos arquivos, também

denominados núcleos de arquivo ou arquivos setoriais.
➢ Descentralização das atividades de controle e dos arquivos.
Coordenação
Para que os sistemas descentralizados atinjam seus objetivos com rapidez, segurança e eficiência
são imprescindíveis à criação de uma Coordenação Central, que exercerá funções normativas,
orientadoras e controladoras.
Esta coordenação terá por atribuições: (i) prestar assistência técnica aos arquivos setoriais; (ii)
estabelecer e fazer cumprir normas gerais de trabalho, de forma a determinar normas específicas de
operação, a fim de atender às peculiaridades de cada arquivo setorial; (iii) promover a organização ou
reorganização dos arquivos setoriais, quando necessário; (iv) treinar e orientar pessoal destinado aos
arquivos setoriais; e (v) promover reuniões periódicas com os encarregados dos arquivos setoriais. Essa
coordenação poderá constituir-se em um órgão da administração ou ser exercida pelo arquivo
permanente da entidade.16
Escolha de métodos de arquivamento e classificação
O problema básico na administração de documentos correntes é o de conservá-los de maneira

ordenada e acessível de forma a que possam ser rapidamente encontrados quando solicitados. Para
atingir esses objetivos torna-se necessário que os documentos sejam bem classificados e bem arquivados.
16

20
Todos os documentos deverão ser arquivados em relação ao seu uso de forma a refletir a função do
órgão. Na avaliação de documentos públicos, o primeiro fator a ser levado em consideração é o
testemunho ou prova que contêm da organização e da função.
No tratamento dos documentos concernentes à organização e funcionamento, leva-se em conta o

valor comprobatório dos mesmos.
Se a classificação dos documentos visa refletir a organização, pode-se removê-los para uma
destinação adequada, uma vez extinta a unidade administrativa.
E se, além disso, são classificados pela função [separando-se a função substantiva (fins) da auxiliar
(meios)], a política da executiva, ou em geral, distinguindo-se a documentação importante da secundária]
, então o método de classificação proporciona as bases para a preservação e destruição, seletivamente,
dos documentos depois que tenham servido aos objetivos das atividades correntes.
Quanto aos sistemas de arranjo, podem ser estudados a partir de duas classes principais: sistemas
de registro e sistemas de arquivamento.
Sistemas de registro
O sistema de registro primitivo consiste em guardar os documentos de um órgão em duas séries,

uma constituída de papéis expedidos e outra de recebidos. A característica essencial do sistema, da qual
se deriva o seu nome, é o registro.
No serviço de registro, protocolam-se os documentos na ordem em que se acumulam, atribuindo-

lhes números consecutivos. Esses números são a chave para o controle dos documentos em ambas as
séries e constituem um meio de referência para o nome dos signatários e para os assuntos dos
documentos. Nos índices, as pessoas e os assuntos são identificados pelos mesmos, indicando a ordem
dos documentos em cada série.
Num sistema de registro mais aperfeiçoado, os documentos de um serviço são guardados numa série
que consiste em unidades de arquivamento, nas quais tanto os documentos recebidos como expedidos
são colocados juntos. Essas unidades são registradas numericamente na ordem em que se acumulam.
São feitos índices para os nomes das partes e para os assuntos dos documentos, sendo que a chave é o
número das unidades de arquivamento. O sistema de registro é um dos sistemas mais antigos imaginados
para o trato de material documentário.
Os sistemas de arquivamento distinguem-se dos sistemas de registro pelo fato de não usarem
registros ou protocolos, isto é, livros ou fichas nos quais se anota a entrada e o movimento dos

21
documentos durante o seu uso corrente. Para conseguir o mesmo controle valem-se de arquivos de
prosseguimento ou fichas lembrete.
Elementos de Classificação
Há três elementos principais a serem considerados na classificação de documentos públicos:
1. a ação a que os documentos se referem (funções, atividades e atos);

2. a estrutura do órgão que os produz;
3. o assunto dos documentos.
Em vista disso, os métodos de organização podem ser: funcional, organizacional e por assuntos.
Para que um órgão cumpra suas funções, deverá realizar dois tipos principais de atividades que se
podem caracterizar como fins (substantivas) e meios (facilitativas ou auxiliares).
Na execução de qualquer espécie de atividade, quer substantiva, quer auxiliar, ocorrem dois tipos de
operações ou atos: políticos ou normativos e executivos. Os de natureza política, determinam a diretriz
a ser seguida em todos os casos do mesmo gênero.
Muitas das vezes serão escolhidos mais de um método ou sistema de arquivamento. Por exemplo, o
item Patrimônio pode estar organizado geograficamente; o item Pessoal, em ordem alfabética; o item
Correspondência, em ordem cronológica etc.
Princípios de classificação
Somente em casos excepcionais, os documentos públicos devem ser classificados em relação aos
assuntos que se originam da análise de determinado campo de conhecimento. Estes casos referem-se a
materiais de pesquisa, de referência e similares.
Os documentos públicos podem ser classificados em relação à organização e podem ser

descentralizados, desde que as repartições que os acumulam executem atividades relativamente distintas
e separáveis. Entretanto, os documentos públicos devem ser classificados em relação à função - pois
resultam de uma função e são usados em relação à função -, logo, devem ser classificados de acordo
com esta.

22
GESTÃO DE DOCUMENTOS
De acordo com o art. 3º da Lei 8.159/91, “Considera-se gestão de documentos o conjunto de

procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento
em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente”.17
Desta conceituação podemos destacar as três fases básicas da gestão de documentos: a produção, a
utilização e a destinação.
➢ Produção - Ocorre na concepção e gestão de formulários, preparação e gestão de

correspondência, gestão de informes e diretrizes, fomento de sistemas de gestão da informação
e aplicação de tecnologias modernas a esses processos.
➢ Utilização/ conservação – É a criação e melhoramento dos sistemas de arquivos e de
recuperação de dados, gestão de correio e telecomunicações, seleção e uso de equipamentos,
análise de sistemas, produção e manutenção de programas de documentos digitais e uso de
automação nestes processos.
➢ Destinação - Consiste na identificação e descrição das séries documentais, estabelecimento de
programas de avaliação e destinação de documentos, arquivamento intermediário, eliminação e
recolhimento dos documentos de valor permanente.
Desta forma, a gestão documental possibilita a rápida localização da informação desejada, evitando
o acúmulo de documentos que não apresentam valores que justifiquem sua guarda.
Dentre os procedimentos da gestão documental, a classificação e a avaliação são primordiais para o

êxito e racionalização deste processo.
Arquivos correntes
Os arquivos correntes são constituídos de documentos em curso ou frequentemente consultados

como ponto de partida ou prosseguimento de planos, para fins de controle, para tomadas de decisões das
administrações etc.
No cumprimento de suas funções, os arquivos correntes muitas vezes respondem ainda pelas
atividades de recebimento, registro, distribuição, movimentação e expedição dos documentos
correntes. Por isso, frequentemente, encontra-se na estrutura organizacional das instituições a
designação de órgãos de Protocolo e Arquivo, Arquivo e Comunicação ou outra denominação similar.
17 Disponível em: http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/Leis/L8159.htm.

23
Embora as atividades de protocolo, expedição e arquivo corrente sejam distintas, o ideal é que
funcionem de forma integrada, com vistas à racionalização de tarefas comuns.
Assim, devido ao íntimo relacionamento dessas áreas de trabalho, julgou-se oportuno distribuir em
cinco setores distintos as atividades dos arquivos correntes:
1. Protocolo, incluindo recebimento e classificação, registro e movimentação;

2. Expedição;
3. Arquivamento – o arquivo propriamente dito;
4. Empréstimo e consulta;
5. Destinação.

24
Métodos (técnicas) de Arquivamento
Segundo Marilena Paes, a importância das etapas de levantamento e análise se faz sentir no
momento da escolha dos métodos de arquivamento a serem adotados no arranjo da documentação
corrente. Prossegue a autora dizendo que dificilmente se emprega um único método, pois há documentos
que devem ser ordenados pelo assunto, nome, local, data ou número.18
Já para Valentini, os métodos de arquivamento são um dos assuntos de arquivologia mais cobrado
em concurso público, principalmente os métodos: alfabético, geográfico e o método numérico simples.
Ainda segundo o autor, corroborando com Marilena Paes, o ideal é não se adotar um único método de
arquivamento, e sim, vários deles, considerando sempre a documentação existente nos setores
correspondentes de determinada empresa.19
Desta forma, podemos concluir que o método de arquivamento é determinado pela natureza dos
documentos a serem arquivados e pela estrutura da entidade.
Os sistemas de arquivamento apenas fornecem a estrutura mecânica em relação à qual os

documentos devem ser arranjados. Os documentos podem ser eficazmente arranjados em quase todos os
sistemas de arquivamento. Qualquer sistema de arquivamento, não importa qual seja, pode apresentar
resultados satisfatórios se for adequadamente aplicado. A insuficiência do arquivamento deve-se, com
mais frequência, às falhas humanas do que às falhas do sistema.
Na escolha de um método de arquivamento deve-se levar em consideração três premissas básicas:

o sistema escolhido deve ser simples, flexível e deve admitir expansões.
18
19

25
Cada um desses métodos pertence a dois grandes sistemas:
• Sistema direto é aquele em que a busca é feita diretamente sem a necessidade de se consultar
um índice.
• Sistema indireto é aquele em que, para se localizar o documento, é preciso antes consultar um
índice ou um código.
O método alfanumérico (combinação de letras e números) não se inclui nas classes de métodos
básicos e padronizados, sendo considerado integrante do sistema semi-indiretos.
Método Alfabético (método básico)
Método alfabético é o mais simples e prático, pois é um método direto. Nesse método, as fichas ou
pastas são dispostas em ordem rigorosamente alfabética, respeitadas as normas gerais para alfabetação.
Sua vantagem é a agilidade na recuperação da informação, custo baixo, de fácil implantação. A

desvantagem é a alta incidência de erros de arquivamento quando o volume de documentos é muito
grande, devido ao cansaço visual e à variedade de grafia dos nomes.
Segundo Marilena Leite Paes, o arquivamento de nomes obedece a 13 regras, chamadas regras de
alfabetação:20
1ª Regra – Nos nomes de pessoas físicas, considera-se o último sobrenome e depois o prenome.
Exemplo: Arquivam-se:
João Barbosa Barbosa, João
Pedro Álvares Cabral Cabral, Pedro Álvares
Paulo Santos Santos, Paulo
Maria Luísa Vasconcelos Vasconcelos, Maria Luísa
Obs.: Quando houver sobrenomes iguais, prevalece a ordem alfabética do prenome.
20 PAES, Marilena Leite. Arquivo: teoria e prática. 3ª ed. rev. e ampl. Rio de Janeiro: Editora FGV, 2004. P.63.

26
2ª Regra – Sobrenomes compostos de um substantivo e um adjetivo ou ligados por hífen não se separam.
Camilo Castelo Branco Castelo Branco, Camilo
Paulo Monte Verde Monte Verde, Paulo
Heitor Villa-Lobos Villa-Lobos, Heitor
3ª Regra – Sobrenomes formados com as palavras Santa, Santo ou São seguem a regra dos sobrenomes
compostos de um adjetivo e um substantivo.
Waldemar Santa Rita Santa Rita, Waldemar
Luciano Santo Cristo Santo Cristo, Luciano
Carlos São Paulo São Paulo, Carlos
4ª Regra – As iniciais abreviativas de prenomes têm precedência na classificação de sobrenomes iguais.
J. Vieira Vieira, J.
Jonas Vieira Vieira, Jonas
José Vieira Vieira, José
5ª Regra – Os artigos e as preposições, tais como a, o, de, d’, da, do, e, um, uma, não são considerados.
Pedro de Almeida Almeida, Pedro de
Ricardo d’Andrade Andrade, Ricardo d’
Lúcia da Câmara Câmara, Lúcia da
Arnaldo do Couto Couto, Arnaldo do

27
6ª Regra – Os sobrenomes que exprimem grau de parentesco como Filho, Júnior, Neto, Sobrinho, são
tidos como parte integrante do último sobrenome, mas não são considerados na ordenação alfabética.
Antonio Almeida Filho Almeida Filho, Antônio
Paulo Ribeiro Júnior Ribeiro Júnior, Paulo
Joaquim Vasconcelos Sobrinho Vasconcelos Sobrinho, Joaquim
Henrique Viana Neto Viana Neto, Henrique
Obs.: Os graus de parentesco só serão considerados na alfabetação quando servirem de elemento de

distinção.
7ª Regra – Os títulos não são considerados na alfabetação. São colocados após o nome completo, entre
parênteses.
Ministro Milton Campos Campos, Milton (Ministro)
Professor André Ferreira Ferreira, André (Professor)
General Paulo Pereira Pereira, Paulo (General)
Dr. Pedro Teixeira Teixeira, Pedro (Dr.)
8ª Regra – Os nomes estrangeiros são considerados pelo último sobrenome, salvo nos casos de nomes
espanhóis e orientais.
Georges Aubert Aubert, Georges
Winston Churchill Churchill, Winston
Paul Muller Muller, Paul
Jorge Schmidt Schmidt, Jorge

28
9ª Regra – As partículas dos nomes estrangeiros podem ou não ser levadas em conta. O mais comum é
considerá-las como parte integrante do nome quando escritas com letra maiúscula.
Giulio di Capri Capri, Giulio di
Esteban De Penedo De Penedo, Esteban
Charles Du Pont Du Pont, Charles
John Mac Adam Mac Adam, John
Gordon O’Brien O’Brien, Gordon
10ª Regra – Os nomes espanhóis são registrados pelo penúltimo sobrenome, que corresponde ao
sobrenome da família do pai.
José de Oviedo y Baños Arco y Molinero, Angel del
Franciso de Pina de Mello Oviedo y Baños, José de
Angel del Arco y Molinero Pina de Mello, Francisco de
Antonio de los Ríos Ríos, Antonio de los
11ª Regra – Os nomes orientais – japoneses, chineses e árabes – são registrados como se apresentam.
Al Ben-Hur Al Ben-Hur
Li Yutang Li Yutang
Osama Bin Laden Osama Bin Laden

29
12ª Regra – Os nomes de firmas, empresas, instituições e órgãos governamentais devem ser transcritos
como se apresentam, não se considerando, porém, para fins de ordenação, os artigos e as preposições
que os constituem. Admite-se, para facilitar a ordenação, que os artigos inicias sejam colocados entre
parênteses após o nome.
Embratel Embratel
Álvaro Ramos & Cia. Álvaro Ramos & Cia
Fundação Getúlio Vargas Fundação Getulio Vargas
A Colegial Colegial (A)
The Library of Congress Library of Congress (The)
Companhia Progresso Guanabara Companhia Progresso Guanabara
Barbosa Santos Ltda. Barbosa Santos Ltda
13ª Regra – Nos títulos de congressos, conferências, reuniões, assembleias e assemelhados, os números
arábicos, romanos ou escritos por extenso deverão aparecer no fim, entre parênteses
II Conferência de Pintura Moderna Conferência de Pintura Moderna (II)
Quinto Congresso de Geografia Congresso de Geografia (Quinto)
3º Congresso de Geologia Congresso de Geologia (3º)
Método Geográfico
O Método Geográfico é do sistema direto, onde sua busca é feita diretamente no documento. Sua
preferência se dá quando o principal elemento a ser considerado é a Procedência ou Local.21
Nos ensina Valentini que o elemento principal para a recuperação da informação é o local ou
procedência (cidade, estado e país). A busca ao documento é feita de forma direta.22
21
22

30
Vantagens: Sistema direto, ordenação alfabética, fácil de usar.
Desvantagem: Uso de duas classificações: local e nome do correspondente (ou interessado).
Existem 3 formas de ordenação:
I. Estado – Cidade – Correspondente
Prioriza-se a ordem alfabética dos estados. Ao ordenar por “estado”, a capital desse estado deve vir
primeiro. Logo depois, as demais cidades são colocadas em rigorosa ordem alfabética.
Ex.: Bahia – Ilhéus – SANGALO, Ivete
Minas Gerais – Belo Horizonte – VALENTE, Mário
Minas Gerais – Araxá – ARAÚJO, Ruth
Minas Gerais – Varginha – COSTA, Mônica
Minas Gerais – Varginha – RIBEIRO, João de Sá
São Paulo – Campinas – MESQUITA, Júlia
Primeiro deve-se olhar os estados. Se os estados forem repetidos, olhamos as cidades; se estas forem
repetidas, olhamos os correspondentes. Sempre obedecendo à ordem alfabética. Esta forma de ordenação
é a mais cobrada nas provas.
II. Cidade – Estado – Correspondente
Ao ordenar por “cidade”, observa-se a ordem alfabética das cidades (inclusive as capitais).
Ex.: Areal – Rondônia – VALENTINI, Mário
Carapebus – Rio de Janeiro – CUNHA, Sideir
Ilhéus – Bahia – SILVA, Lucinda da
Quissamã – Rio de Janeiro – PINTO, Sérgio Augusto
Rio de Janeiro – Rio de Janeiro – SILVA, Jorge
III. País – Cidade – Correspondente
Prioriza-se a ordem alfabética dos países. Ao ordenar por “país”, a capital desse país deve vir
primeiro e, logo depois, as demais cidades são colocadas em rigorosa ordem alfabética.

31
Ex.: França – Lorena – Unesco
Portugal – Lisboa – FERREIRA, Manoel
Portugal – Coimbra – ALBUQUERQUE, Joaquim
Método Numérico
Em um método numérico, o principal elemento a ser levado em consideração é o número, logo, a

escolha deve recair sobre um dos seguintes métodos: simples, cronológico ou dígito-terminal.
É um método indireto, já que um Índice é necessário, no auxílio da recuperação da informação. Para

saber cm que pasta determinado documento foi arquivado, será preciso verificar, no índice, que número
foi utilizado.
I. Método Numérico Simples
Um número é atribuído às pessoas físicas ou jurídicas c um índice alfabético, remissivo, é utilizado.

Além disso, é necessário manter um registro dos números utilizados até o momento, para evitar que
sejam abertas duas pastas com o mesmo número.
II. Método Numérico Cronológico
A data também precisa ser observada, além da simples ordem numérica. É a modalidade adotada
em quase todas as repartições públicas.
Nesse método, quando um registro é anulado, o número só é aproveitado se for distribuído na mesma
data que o registro anterior.
É o único que dispensa o uso de pastas miscelânea, já que cada documento recebe seu próprio
número de registro, perfazendo um único processo, em ordem numérica rigorosa.
A desvantagem do método é ser um método indireto, o que significa que a duplicidade de pesquisa
é necessária. As vantagens, por sua vez, derivam da natureza do método: como é mais fácil lidar com
números do que com letras, as possibilidades de erro no arquivamento são menores.
I. Dígito-terminal
O método dígito-terminal é utilizado quando do arquivamento de uma quantidade muito grande de

documentos;

32
Os números, de 5 ou 6 dígitos, são arquivados a cada par. Para localizar o número 546.726, por
exemplo, o procedimento é o seguinte:
1. separar o número em pares, iniciando pela direita: 54-67-26;

2. como se inicia pela direita, o grupo 26 é chamado de primário, o 67 de secundário e o 54 de
terciário;
3. encontrar a pasta 26; em seguida, verificar as pastas cujo grupo secundário é o 67; por fim,
localizar a pasta 54.
Se o número a ser localizado tiver menos de 5 dígitos, são colocados zeros à esquerda, até que ele
complete 6 dígitos. Após este procedimento, os passos a serem realizados são os mesmos listados acima.
As desvantagens do método são a sua leitura não tradicional e a disposição física dos documentos
que o método exige. Já as vantagens são a redução de erros de arquivamentos e a rapidez na localização
e também no arquivamento.
Métodos Ideográficos ou por assunto
Métodos ideográficos são aqueles que consideram o assunto na ordenação. Os métodos de

arquivamento não são de fácil aplicação, pois dependem da interpretação do conteúdo dos documentos.
Ainda assim, é o mais aconselhável em grandes volumes de documentos de assuntos diversos.
Os métodos por assunto podem ser alfabéticos ou numéricos.
I. Métodos alfabéticos - Quando o volume de documentos é pequeno, deve-se adotar um dos

métodos alfabéticos, a saber:
i. Ordem dicionária: como em um dicionário, os assuntos são dispostos exclusivamente pela
ordem alfabética, independentemente do assunto a que pertencem.
Exemplo:
Direito Administrativo
Direito Constitucional
Lei 8.112/90
Língua Portuguesa
Organização dos Poderes
Raciocínio Lógico

33
ii. Ordem enciclopédica: como em uma enciclopédia, os documentos são ordenados,

primeiramente, por assunto e, dentro de cada assunto, são ordenadas por ordem alfabética:
Exemplo:
Direito Administrativo
Lei 8.112/90
Direito Constitucional
Organização dos Poderes
Língua Portuguesa
Raciocínio Lógico
II. Métodos Numéricos - Os métodos numéricos ideográficos mais conhecidos são o duplex, o
decimal e o unitermo.
i. Método Duplex: Método de ordenação que tem por eixo a distribuição dos documentos em
grandes classes por assunto, numeradas consecutivamente, que podem ser subdivididas em
classes subordinadas mediante o uso de números justapostos com traços de união.
Vantagem: Abertura ilimitada de classes.

Desvantagem: As classes devem ser bem definidas, caso contrário os documentos referentes
a um mesmo assunto correm o risco de ser arquivados em mais de um lugar.
Ex.:
ii. Método Decimal – Baseia-se no sistema decimal de “Melvil Dewey”, que divide o saber
humano em 9 classes principais e uma décima geral. As classes são divididas em subclasses
e assim sucessivamente. Separa-se o número em classes de 3 algarismos (por um ponto).

34
Portanto, a parte inteira do número é composta por 3 algarismos. E a parte decimal pode ou
não existir.
Vantagens:
➢ Como são somente 10 classes, estas são fáceis de ser memorizadas.
➢ Expansão ilimitada para as subdivisões dos assuntos.
Desvantagens:
➢ Limitação de 10 classes para a classificação.
➢ Necessidade de se prever o desenvolvimento das atividades da instituição, bem
como preparo e muita atenção do arquivista.
Ex:
iii. Método Unitermo (ou indexação coordenada) – A base deste método é a analogia.
Aconselha-se o seu uso em arquivos especiais e especializados. Este método é raro de ser
cobrado em prova, mas pode cair.
Características:
➢ fichas em ordem alfabética;
➢ 10 colunas em cada ficha (0 a 9);
➢ atribuir assuntos (descritores) de um único termo.
Métodos padronizados
Com a evolução das empresas, a intensificação do comércio e busca pela industrialização, novos
métodos foram surgindo a fim de que os arquivos atendessem de forma mais adequada às necessidades
das organizações.23
23

35
Surge, então, os métodos padronizados, entre os quais podemos citar o variadex, o automático, o
soudex, o rôneo e o mnemônico. O Varidex por ser o mais conhecido, e de uso mais comum, possui
maior probabilidade de ser cobrado em sua prova.
Variadex
É o método alfabético, acrescentando cores (excelente auxiliar mnemônico) às letras. Trabalha-se
com 5 cores diferentes. As cores são atribuídas em função da 2ª letra do nome de entrada no arquivo. As
guias são coloridas e as notações alfabéticas.
Automático
É usado para arquivar nomes, evitando acumular pastas de sobrenomes iguais, combinando letras,
números e cores.
Soundex
Usa-se para arquivar nomes, reunindo-os pela semelhança da pronúncia, apesar de a grafia ser
diferente.
Mnemônico
É utilizado para codificar os assuntos através da combinação de letras em lugar de números. As
letras são consideradas símbolos, pelo fato deste método pretender auxiliar a memória do arquivista, a
fim de possibilitar, de forma mais ágil, a recuperação da informação.24
Rôneo
Combina letras, números e cores. Está obsoleto.
Operações de Arquivamento
Considera-se Arquivamento a guarda propriamente dita do documento, que deve ser procedido de
todo cuidado e atenção, haja vista que o futuro da documentação de uma instituição dele dependerá.
Temos como fases do arquivamento: inspeção, estudo, classificação, codificação, ordenação e

guarda dos documentos.
1. Inspeção: consiste no exame, por intermédio da leitura, do documento para verificar se o

mesmo se destina ao arquivamento.
24

36
2. Estudo: consiste na leitura cuidadosa de cada documento para verificar a entrada que lhe
deverá ser atribuída, a existência de antecedentes, bem como a necessidade de serem feitas
referências cruzadas.
3. Classificação: consiste na determinação da entrada e das referências cruzadas que lhe serão
atribuídas através de um processo interpretativo.
4. Codificação: consiste na aposição dos símbolos correspondentes ao método de
arquivamento adotado.
5. Ordenação: É o agrupamento dos documentos de acordo com a classificação e codificação
adotadas. Sua finalidade é agilizar o arquivamento e racionalizar o trabalho.
6. Guarda dos documentos: É o arquivamento propriamente dito.
Empréstimo e Consulta
Segundo Marilena Paes, todo trabalho arquivístico, do recebimento ao arquivamento, é

desenvolvido visando à recuperação rápida e completa da informação.25 Ainda segundo a autora, pode-
se afirmar que não só o usuário do arquivo como todos os demais servidores de uma instituição
interferem na sua constituição.
Importante registrar que documentos de arquivo só podem ser consultados ou cedidos, por
empréstimo, aos órgãos que os receberam ou produziram, aos órgãos encarregados das atividades
a que se referem os documentos e às autoridades superiores, na mesma linha hierárquica.
Quanto aos prazos para empréstimo de dossiês, sugere-se que devam estar compreendidos numa
faixa de dez dias, podendo ser renovados mediante sua apresentação no Arquivo.
Deverá ser utilizada a guia-fora, que ficará no lugar da pasta juntamente com o Recibo de Dossiê.
Este deve conter os seguintes dados: data da retirada, nome de quem retirou e sua unidade administrativa,
índice da pasta, assinatura de quem retirou e do arquivista responsável pelo empréstimo.
Para facilitar sua cobrança, deve ser instituído o fichário de lembretes ou vigilância contínua follow-
up para controle de prazos, que poderá ser organizado em diversas modalidades.
Análise, Avaliação, Seleção e Eliminação
A sequência de operações propostas consiste em determinar o prazo de vida útil dos documentos de
acordo com seus valores probatórios ou informativos.
25

37
Esta proposta é lógica, haja vista que o governo não pode conservar todos os documentos produzidos
em consequência de suas múltiplas atividades. Torna-se impossível prover espaço para armazená-los,
bem como pessoal para cuidar dos mesmos. O custo da manutenção de tais papéis vai além das posses
da mais rica nação. Além disso, os documentos devem ser reduzidos em quantidade para que sejam úteis
à pesquisa erudita.
O destino de um documento pode ser a transferência para um depósito de armazenamento

temporário (record center) ou para um arquivo de preservação em caráter permanente, redução de seu
volume por meio de microfotografia ou simplesmente a destruição imediata.
A eficiência de um programa de destinação de documentos deve ser julgada tão-somente pela

exatidão de suas determinações. A transferência para um depósito temporário presume valor para um
futuro uso administrativo, legal ou fiscal; o recolhimento para um arquivo de custódia permanente, o
valor para pesquisa ou valor permanente para outros fins. A microfilmagem, dado o seu alto custo, só é
proposta quando os documentos têm valor primário ou secundário que justifique a despesa. E,
logicamente, faz-se mister um julgamento de valor sempre que se pretender destruir documentos.
Um instrumento de destinação pode servir a vários fins. Podem visar tão somente à identificação de
corpos de documentos acumulados num órgão do governo e que precisam ser descartados imediatamente
ou dentro de determinado prazo. Um documento preparado com esse objetivo chama-se “lista de
descarte” ou “lista de eliminação”. Essas tabelas normalmente são aplicadas a documentos de tipo
rotineiro e devem descrever os documentos de forma a facilitar a eliminação dos mesmos.
O teste de eficiência de uma tabela decorre da possibilidade de os documentos nela incluídos serem
removidos e eliminados no fim dos períodos de retenção recomendados. A remoção ordenada e o
descarte de grande quantidade de papéis inúteis dos arquivos correntes baseiam-se em tabelas de
descarte. São, pois, um importante instrumento de administração.
Um instrumento de destinação pode também ter o complexo objetivo de identificar tipos rotineiros
de documentos cujo descarte futuro possa ser realizado a intervalos determinados. Um documento feito
com esse objetivo chama-se “tabela de descarte”.
Podem ainda ter o complexo objetivo de identificar todos os corpos de documentos de um órgão e
indicar o destino que se deva dar a cada um deles, seja a eliminação, seja a transferência para um arquivo
de custódia permanente. Um documento que englobe todos os documentos dessa forma chama-se “plano
de destinação” ou “tabela de temporalidade”. Todos esses instrumentos de destinação são atos
normativos.

38
Uma vez determinada a eliminação de documentos, devem ser preparados os termos de eliminação
correspondentes, os quais devem conter, de forma sucinta, a identificação dos conjuntos documentais,
datas abrangentes, natureza dos documentos e quantidade, bem como a indicação do instrumento de
destinação que autoriza a destruição.
Os documentos devem ser classificados corretamente para uso corrente, como uma preliminar para
a sua exata identificação nos instrumentos de destinação.
Devem ser classificados e arquivados de tal modo que possam ser prontamente removidos para
serem destruídos depois de terem servido ao uso corrente.
A triagem ou escolha das pastas, quer sejam arranjadas segundo um sistema de registro ou por um
sistema de arquivamento americano, é um processo de alto custo. De fato, a triagem dificilmente se
justifica do ponto de vista econômico, a menos que uma boa parte dos documentos que estão sendo
examinados possa ser separada para descarte. A classificação, portanto, tem estreita ligação com as
práticas de destinação.
Os documentos devem ser classificados visando, em primeiro lugar, a facilitar o seu uso em
atividades correntes, e somente como finalidade secundária a facilitar a sua remoção e descarte. Contudo,
se os documentos forem devidamente classificados em relação à função, podem, em geral, ser eliminados
segunda esta, pois muito do valor daqueles deriva de sua relação com a própria função. As decisões para
se destruir documentos devem ser finais e irrevogáveis.
Salvo em circunstâncias excepcionais, os documentos não devem ser conservados temporariamente

ou microfilmados a fim de adiar a necessidade de julgar sobre sua inutilidade ou de fundamentar uma
opinião mediante verificação de falta de uso dos mesmos.
Os documentos selecionados para eliminação normalmente são vendidos como papel velho,
podendo, porém, ser eliminados por qualquer outro meio: fragmentação, maceração etc. A incineração
– processo condenado –, quer pelo aumento do índice de poluição que provoca, quer pela
impossibilidade de reciclagem do papel, não deve ser adotada. Quando se faz um contrato para venda
desses papeis, deve-se incluir uma cláusula proibindo a sua revenda como documento. A maceração ou
qualquer outro tratamento é sempre aconselhável quando se tratar de documentos confidenciais.

39
Valor dos documentos
Conforme nos ensina Marilena Paes, o valor dos documentos é determinado em função de todas as
suas possíveis finalidades e também do tempo de vigência dessas finalidades.26
Em relação ao seu valor, os documentos podem ser:
a) Permanentes vitais: aqueles que devem ser conservados indefinidamente por serem de
importância vital para a organização.
b) Permanentes: são os que, pela informação que contêm, devem ser conservados
indefinidamente.
c) Temporários: quando se pode determinar um prazo ou determinada data em que cessa o
valor do documento.
Distinção entre valores primários e secundários
Os valores inerentes aos documentos públicos são de duas categorias:
1. valores primários, para a própria entidade onde se originaram os documentos, e

2. valores secundários, para outras entidades e utilizadores privados.
Distinção entre valores probatórios e informativos
Pode-se determinar mais facilmente os valores secundários de documentos oficiais se os analisarmos

em relação a dois aspectos:
a) a prova que contêm da organização e do funcionamento do órgão governamental que os
produziu, ou seja, todos os documentos essenciais relativos à origem, ao desenvolvimento e ao
funcionamento de um órgão – documentos probatórios ou demonstrativos, que contêm o testemunho da
existência e das atividades do órgão; e
b) a informação que contêm sobre pessoas, entidades, coisas, problemas, condições etc. com que
o órgão governamental haja tratado.
Transferência e recolhimento
Transferência e recolhimento são feitos em razão da frequência de uso e não do valor do

documento.
26
PAES, Marilena Leite. Arquivo: teoria e prática. 3ª ed. rev. e ampl. Rio de Janeiro: Editora FGV, 2004.
P.101.

40
A transferência dos documentos do arquivo corrente para o intermediário e o recolhimento para o

permanente objetivam racionalizar os trabalhos, facilitando o arquivamento e a localização de
documentos, pois libera espaço e economiza recursos materiais. Importante lembrar que o arquivo
intermediário deverá ser subordinado técnica e administrativamente ao arquivo permanente.
As transferências para centros de depósito de armazenamento temporário atendem, no mínimo, a

três necessidades bem definidas:
1. servem para acomodar certos tipos de documentos que se acumulam regularmente nas repartições
do governo e que devem ser conservados durante longos períodos de tempo;
2. servem para acomodar acumulações especiais de documentos de órgãos extintos ou de
determinadas atividades; e
3. servem como um lugar onde se concentram todos os acúmulos de documentos – regulares ou
especiais, de valor e sem valor – ao se iniciar um programa de administração de documentos ou
arquivístico.
Essas transferências também ocorrem para áreas de custo reduzido, contribuindo para a economia
do sistema, que é sua finalidade primordial.
A maior desvantagem de um plano de depósito tipo “limbo”, reside no incentivo que dá às

instituições para protelar o exame de seus documentos. Esses centros não devem ser normalmente usados
para armazenar documentos cujo destino os funcionários não possam decidir de imediato.
É importante lembrar que os documentos transferidos a um depósito intermediário conservam a

classificação que lhes foi dada nos arquivos correntes.
Tipos de transferência
Há dois tipos básicos de transferência:
1. Permanente: é a que se processa em intervalos irregulares e exige, quase sempre, que se indique
em cada documento a data em que deverá ser transferido. Só é aplicada em casos especiais.
2. Periódica: é a remoção de documentos, em intervalos determinados. Ela pode ser efetuada em
uma etapa, em duas etapas, e ainda dentro de um período determinado, sendo esta última
conhecida como periódica de mínimo e máximo.27
27

41
Na transferência periódica em uma etapa, os documentos julgados de valor são recolhidos

diretamente do arquivo corrente para o arquivo permanente. Neste caso, não há arquivo intermediário e
a transferência recebe o nome de recolhimento.
Já na transferência periódica em duas etapas (também conhecida por dupla capacidade,

transferência múltipla ou método do ciclo), documentos são transferidos para o arquivo intermediário,
onde permanecem durante determinado período e, posteriormente, se julgados de valor, são recolhidos
em caráter definitivo para o arquivo permanente.
É normalmente nessa fase (transferência) que se promove a desinfestação e a restauração dos

documentos.
Arquivos Intermediários
A tradição arquivística clássica, até a primeira metade do século XX, considerava apenas duas
idades dos arquivos: a administrativa e a histórica. Os documentos passavam diretamente de um a outro
estágio, não sendo prevista nenhuma fase de transição.
Segundo Marilena Paes, dado o aumento da massa documental, surgiu a teoria da “idade
intermediária”, e com ela, a noção de depósitos intermediários, cujo acervo é constituído de papéis que
não estão mais em uso corrente.28
Ainda segundo a autora, os arquivos intermediários tornaram-se uma necessidade reconhecida por
administradores e arquivistas. Sua função principal consiste em proceder a um arquivamento transitório,
isto é, em assegurar a preservação de documentos que não são mais movimentados, utilizados pela
administração e que devem ser guardados temporariamente, aguardando pelo cumprimento dos prazos
estabelecidos elas comissões de análise ou, em alguns casos, por um processo de triagem que decidirá
pela eliminação ou arquivamento definitivo, para fins de prova ou de pesquisa.
Sua função principal consiste em proceder a um arquivo transitório, isto é, em assegurar a

preservação de documentos que não são mais movimentados, utilizados pela administração e que devem
ser guardados temporariamente, aguardando pelo cumprimento dos prazos estabelecidos pelas
comissões de análise ou, em alguns anos, por um processo de triagem que decidirá pela eliminação ou
arquivamento definitivo, para fins de prova ou de pesquisa.
28

42
A principal vantagem deste sistema é a economia considerável de espaço e de recursos material

e humano. O arquivo intermediário evita a eliminação descontrolada e permite uma verdadeira política
de conservação de arquivos.
Os documentos recolhidos aos arquivos intermediários conservam a classificação que lhes foi dada
nos arquivos correntes. O acesso aos documentos é permitido a administração que o produziu.
O arquivo intermediário deverá ser subordinado ao arquivo permanente, a fim de evitar a

proliferação de depósitos e manter uniforme a política arquivista.
Arquivos Permanentes
Os arquivos permanentes constituem-se de materiais selecionados, os quais são escolhidos de uma

grande massa de documentos produzidos e recebidos por um governo, devido ao seu valor
comprobatório e informativo. São escolhidos tomando-se por base não a apreciação de certos
documentos em particular, mas devido ao seu significado no conjunto da documentação de um
determinado assunto ou atividade, ou, em termos mais amplos, na documentação de um órgão, de um
governo, ou mesmo da sociedade em certo estágio de desenvolvimento. O trabalho de recolhimento de
documentos a arquivos permanentes tem um duplo objetivo: preservá-los e torná-los disponíveis para
serem usados.
Os documentos públicos devem ser reconhecidos por lei como propriedade pública. O direito a tais
documentos será exclusivamente do governo que os criou e serão conservados para a perpetuidade.
Qualquer lei que diga respeito à administração de documentos públicos deve incluir no seu texto normas
para a sua reobtenção no caso de terem sido indevidamente alienados ou retirados da repartição.
A legislação sobre os documentos públicos, além disso, deve definir claramente as

responsabilidades de custódia do arquivista.
O conceito de custódia pode ser explicado em relação ao conceito de propriedade pública. Os

documentos públicos poderão ser conservados sob a custódia de qualquer órgão da administração, sem,
contudo, ser de sua propriedade. Quando os documentos públicos são transferidos da custódia de um
órgão para a de outro não há transferência de propriedade, pois os documentos eram e continuam a ser
propriedade do Estado.
Legalmente, então, o arquivista deve ter a custódia dos documentos que estão sob a sua guarda
física, no que diz respeito ao seguinte:

43
➢ Primeiro, deve o arquivista ter sobre os documentos os mesmos direitos e privilégios que tinha
a entidade que os criou, relativamente à reprodução e à autenticação de cópias.
➢ Segundo, deve ter, em relação aos documentos, certos direitos e privilégios adicionais que não
são comumente exercidos pelas entidades criadoras. Referem-se estes ao arranjo, à descrição e à
publicação para fins que não aqueles para os quais foram originariamente criados – para servir a
usos secundários de outras repartições e de particulares. Esses direitos e privilégios são
necessários ao arquivista para o bom cumprimento de seus deveres.
Deve haver disposições legais regulamentando o problema da destruição de documentos públicos.
Essa regulamentação há que proibir a destruição de qualquer documento público por qualquer
funcionário sem a devida aprovação da autoridade responsável pelos arquivos.
Mesmo os documentos históricos de hoje podem tornar-se novamente administrativos amanhã, por
diversas circunstâncias, devido à sua utilização.
Os princípios que se aplicam ao arranjo de documentos públicos num arquivo de custódia devem
ser distintos dos princípios expostos até agora, que se aplicam ao arranjo dos mesmos nas próprias
repartições de origem. A administração de arquivos permanentes é bem mais complexa que a dos
arquivos corrente e intermediário.
Classificam-se em quatro grupos distintos as atividades do arquivo permanente:
1. arranjo: reunião e ordenação adequada dos documentos;

2. descrição e publicação: acesso aos documentos para consulta e divulgação;
3. conservação: medidas de proteção aos documentos e, consequentemente do local de sua guarda,
visando a impedir sua destruição;
4. referência: política de acesso e uso dos documentos.
Arquivos especiais
Arquivos especializados
São aqueles que têm sob sua custódia os documentos resultantes da experiência humana num campo
específico, independentemente da forma física que se apresentem.

44
Arquivos especiais
São aqueles que tem sob sua guarda documentos em diferentes tipos de suportes e que, por esta
razão, merecem tratamento especial, não apenas no que se refere ao seu armazenamento, mas também
ao registro, acondicionamento, controle e conservação.
Por fim, os arquivos especiais mais frequentemente encontrados são os de fotografias, fitas
audiomagnéticas, filmes, discos, recortes de jornais e catálogos impressos.
Vamos ver algumas questões cobradas pelo Instituto Selecon, banca do concurso do CEFET-RJ:
1- Os arquivos, quanto à sua extensão de atuação, podem ser classificados como:
A) correntes, intermediários e permanentes
B) ostensivos ou sigilosos
C) gerais ou setoriais
D) públicos ou privados
2- Segundo Bernardes e Delatorre (2008), arquivos permanentes são aqueles preservados em

definitivo e podem ser liberados para consulta:
A) apenas para profissionais de nível superior
B) apenas pelo órgão que os produziu
C) apenas para funcionários
D) para o público em geral
3- Arquivo pode ser conceituado como o conjunto de documentos produzidos e guardados por
uma organização no desempenho de sua atividade. Dessa forma, os documentos de valor primário e
objetos de consultas diárias por quem os criou referem-se aos arquivos:
A) permanentes
B) intermediários
C) correntes
D) mortos
Gabarito:
1- C / 2- D / 3- C

6 Arquivologia

Enviado por

Dados do documento

Título original

Direitos autorais

Formatos disponíveis

Compartilhar este documento

Compartilhar ou incorporar documento

Opções de compartilhamento

Você considera este documento útil?

Este conteúdo é inapropriado?

Direitos autorais:

Formatos disponíveis

6 Arquivologia

Enviado por

Direitos autorais:

Formatos disponíveis

1

CONCURSO CEFET 2024

SUGESTÕES, CRÍTICAS | contato@focadonoedital.com.br

Arquivos, bibliotecas, museus

Desse reconhecimento resultou em três importantes realizações no campo arquivístico:

1. criação de uma administração nacional e independente dos arquivos;

Várias razões levaram os países a instituir arquivos públicos:

a) necessidade prática de incrementar a eficiência governamental;

SUGESTÕES, CRÍTICAS | contato@focadonoedital.com.br

Entretanto, a evolução histórica da humanidade, aliada a fatores culturais e tecnológicos - por

Centros de documentação ou informação

Os centros de informação abrangem algumas atividades próprias da biblioteconomia, da arquivística

SUGESTÕES, CRÍTICAS | contato@focadonoedital.com.br

classificar, selecionar e disseminar toda a informação. A essência da documentação deixou de ser o

Paralelo entre biblioteca e arquivo

As diferenças básicas entre os materiais de biblioteca e de arquivo referem-se precipuamente ao

Os arquivos são órgãos receptores, enquanto as bibliotecas são colecionadores. Os materiais de

SUGESTÕES, CRÍTICAS | contato@focadonoedital.com.br

Pode-se dizer que a biblioteconomia trata de documentos individuais, já a arquivística, de conjuntos

Introdução ao Estudo dos Arquivos

Origem da palavra arquivo

Pela conceituação, deduzem-se três características que distinguem os arquivos:

1. exclusividade de criação e recepção por uma repartição, firma ou instituição. Não se

SUGESTÕES, CRÍTICAS | contato@focadonoedital.com.br

Os arquivos possuem duas finalidades: a primeira é servir à administração da entidade que o

Função dos Arquivos

Os arquivos classificam-se de acordo com os seguintes aspectos:5

SUGESTÕES, CRÍTICAS | contato@focadonoedital.com.br

Entidades Mantenedoras (características das organizações)

Estágios de sua evolução

1. Arquivo de Primeira Idade ou Corrente: constituído de documentos em curso ou

Extensão de sua atuação

Os arquivos gerais ou centrais são os que se destinam a receber os documentos correntes

SUGESTÕES, CRÍTICAS | contato@focadonoedital.com.br

Natureza dos documentos.

Refere-se à característica peculiar da natureza de cada documento: arquivo especial e arquivo

Na abrangência da ciência da informação, um dos aspectos que mais preocupa os profissionais da

➢ Acervos - Conjuntos dos documentos de um arquivo. Os documentos de uma entidade produtora,

SUGESTÕES, CRÍTICAS | contato@focadonoedital.com.br

➢ Administração de Documentos - Metodologia de programas para controlar a criação, o uso, a

SUGESTÕES, CRÍTICAS | contato@focadonoedital.com.br

➢ Arquivo Técnico - é o arquivo com predominância de documentos decorrentes do exercício das

SUGESTÕES, CRÍTICAS | contato@focadonoedital.com.br

SUGESTÕES, CRÍTICAS | contato@focadonoedital.com.br

SUGESTÕES, CRÍTICAS | contato@focadonoedital.com.br

➢ Recolhimento - Transferência de documentos dos arquivos intermediários para os permanentes.

SUGESTÕES, CRÍTICAS | contato@focadonoedital.com.br

Classificação dos documentos

Quanto ao gênero, os documentos podem ser:

1. escritos ou textuais: documentos manuscritos, datilografados ou impressos;

Quanto à natureza do assunto

Quanto à natureza do assunto, os documentos podem ser:

Espécie dos Arquivos

SUGESTÕES, CRÍTICAS | contato@focadonoedital.com.br

Organização e Administração de Arquivos

SUGESTÕES, CRÍTICAS | contato@focadonoedital.com.br

Os documentos são eficientemente administrados quando:

Os objetivos de uma administração eficiente de arquivos só podem ser alcançados quando se

A organização de arquivos pode ser desenvolvida em várias etapas ou fases:

SUGESTÕES, CRÍTICAS | contato@focadonoedital.com.br

O levantamento de dados é executado, principalmente, através de questionários, entrevistas e

Em primeiro lugar, é muito importante que se conheça a “legislação” referente aos

Análise dos dados coletados