Mdulo III Gesto de Acervos Museolgicos Ministrante Rosana Andrade Dias do Nascimento/UFBA DOCUMENTAO MUSEOLGICA: TEORIA PARA UMA

A BOA PRTICA Helena Dodd Ferraz Os museus, assim como a prpria Museologia, esto voltados, basicamente, para a preservao, a pesquisa e a comunicao das evidncias materiais do homem e do seu meio ambiente, isto do seu patrimnio cultural e natural. A funo bsica de preservar, lato senso, engloba as de coletar/adquirir, armazenar, conservar e restaurar aquelas evidncias, bem como, a de document-las. A funo de comunicar abrange as exposies, as atividades educativas, as publicaes e outras formas de disseminar informao, enquanto que a de pesquisar est presente, em maior ou menor grau, em todas as atividades. Ao enfocar os museus a partir das suas funes, constata-se que so instituies estreitamente ligadas informao de que so portadores os objetos e espcimes de suas colees. Estes, como veculos de informao, tm na conservao e na documentao as bases para se transformar em fontes para a pesquisa cientfica e para a comunicao que, por sua vez, geram e disseminam novas informaes. O QUE DOCUMENTAO MUSEOLGICA A documentao de acervos museolgicos o conjunto de informaes sobre cada um dos seus itens e, por conseguinte, a preservao e a representao destes por meio da palavra e da imagem (fotografia) .Ao mesmo tempo, um sistema de recuperao de informao capaz de transformar, como anteriormente visto, as colees dos museus de fontes de informao em fontes de pesquisa cientfica ou em instrumentos de transmisso de conhecimento. Trata-se de vasto campo de aplicao da Museologia que, sobretudo na literatura produzida nos Estados Unidos, se confunde com o que denominam registration e que ao nosso ver um dos componentes principais do sistema de documentao. A documentao exerce ou deveria exercer, nos museus, um papel primordial e, em alguns pases sua importncia vem sendo gradativamente reconhecida na medida em que o corpo prtico - terico da Museologia se torna menos emprico e em os museus passam a atuar mais como instituies sociais, criadas para prestar servios a uma comunidade por ela legitimadas. No presente trabalho, procuraremos abordar o tema sob dois aspectos e com base na nossa experincia em museu de histria, o Museu Histrico Nacional. Em primeiro lugar, enfocaremos a complexidade e a riqueza das informaes de que so portadores os objetos criados pelo homem, as quais requerem dos museus o desenvolvimento de sistemas de documentao igualmente complexos. A seguir, os pr- requisitos para a implantao de eficientes sistemas de documentao so analisados.

A ESTRUTURA INFORMATIVA DOS OBJETOS Os objetos produzidos pelo homem so portadores de informaes intrnsecas e extrnsecas que, para uma abordagem museolgica, precisam ser identificadas . As informaes intrnsecas so deduzidas do prprio objeto, atravs da anlise das suas qualidades fsicas. As informaes extrnsecas denominadas por MENSCH (1) de informaes documental e contextual, so aquelas obtidas de outras fontes que no o objeto e que s muito recentemente vm recebendo mais ateno por parte dos encarregados de administrar as colees museolgicas. Elas nos permitem conhecer os contextos nos quais os objetos existiram funcionaram e adquiriram significados e so, geralmente, fornecidas quando da entrada dos objetos no museu e/ou atravs das fontes bibliogrficas e documentais existentes. Quanto s categorias de informao a serem identificadas a partir dos prprios objetos ou de outras fontes, MENSCH (2 e 3) distingue trs aspectos bsicos: 1) Propriedades fsicas dos objetos (Descrio Fsica) a) composio, material b) construo, tcnica c) morfologia, subdividida em : forma espacial, dimenses estrutura da superfcie cor padres de cor, imagens texto, se existente

2) Funo e significado - (Interpretao) a) significado principal significado da funo - significado expressivo valor emocional b) significado secundrio 3) Histria a) gnese processo de criao no qual idia e matria se transformam num objeto b) uso: inicial, geralmente de acordo com as intenes do criador (fabricante) significado simblico significado metafsico

- reutilizao c) deteriorao (marcas do tempo) fatores endgenos - fatores exgenos d) Conservao, restaurao Cada objeto pode ser descrito e analisado por essa matriz tridimensional, sistemtica que nos leva a redimensionar o papel da documentao nos museus como suporte pesquisa cientfica e comunicao. No basta descrever fisicamente o objeto, preciso reconstruir sua histria. Esta, segundo MENSCH (2), pode ocorrer em trs diferentes contextos que se inter relacionam e apresentam funes prprias, conforme abaixo diagramado: CONTEXTO PRIMRIO U P M PR CONTEXTO SECUNDRIO PE C

P = produo U = uso M = manuteno

PR =produo PE = pesquisa C= comunicao

CONTEXTO ARQUEOLGICO A essa altura parece que nos perdemos. Aonde queremos chegar com toda essa discusso? Vejamos, por etapas: 1- um objeto, ao longo de sua vida, perde e ganha informaes em conseqncia do uso, manuteno, reparos, deteriorao. Perdas e ganhos esses que se tornam mais acentuados quando h mudanas de um contexto para outro. Podem mudar de lugar, de proprietrio, de funo e suas propriedades fsicas, tambm se modificam. E esse conjunto de informaes sobre um objeto que estabelece seu lugar e importncia dentro de uma cultura e que o torna um testemunho, sem o qual seu valor histrico, esttico, econmico, cientfico, simblico e outros fortemente diminudo. 2- um objeto, ao entrar para o contexto museolgico, continua a ter vida e, por conseguinte, a ter uma histria a ser documentada. Nos museus, ele tambm, ganha informao atravs, sobretudo, de pesquisas e da reutilizao ( exemplo: exposio) e perde informao quando por exemplo, restaurado ou privado de sua funo original. 3- a maior parte das informaes a serem identificadas so extrnsecas e, portanto, difceis e muitas vezes impossveis de serem resgatadas porque, na maioria das vezes, jamais foram registradas em

fontes de informao textuais ou iconogrficas. Ora, tudo isso nos leva ao tpico seguinte deste trabalho, que trata da complexidade de um sistema eficiente de documentao de colees museolgicas. SISTEMAS DE DOCUMENTAO MUSEOLGICA Os sistemas de documentao museolgica , eqivalem aos que em Biblioteconomia e na Cincia da Informao recebem a denominao de sistemas de recuperao de informao e que em linhas gerais se definem como : OBJETIVOS: - conservar os itens da coleo - maximizar o uso da informao contida nos itens - maximizar o acesso aos itens FUNO: estabelecer contato efetivo entre as fontes de informao (itens) e os usurios, isto , fazer com que estes, atravs de informaes relevantes, transformem suas estruturas cognitivas ou os conjuntos de conhecimentos acumulados.

COMPONENTES : - Entradas seleo e aquisio - Organizao e controle: - registro - nmero de identificao/marcao - armazenagem/localizao - classificao/catalogao - indexao SADAS : - recuperao - disseminao Trabalhando no sistema, o muselogo exerce o papel de intermedirio entre os indivduos e o acervo, e tem, como tarefas bsicas : a) armazenar informaes sobre os objetos, individualmente; b) completar estas informaes atravs da literatura e de outras fontes documentais existentes, e do registro fotogrfico; c) torn-las acessveis aos usurios: muselogos, curadores, pesquisadores, administradores e pblico em geral. Ao nosso ver, entretanto, alm da complexidade natural de todo e qualquer sistema de informao, os sistemas de documentao museolgica apresentam aos museus e respectivas equipes, geralmente diminutas, alguns desafios:

1- A complexa estrutura informativa dos objetos quando no contexto museolgico Comparando o material de trabalho de museus e bibliotecas, constata-se que de um livro ou de um artigo de peridico, enquanto objetos bibliogrficos, basicamente identifica-se suas informaes intrnsecas, quais sejam, autor, ttulo e assunto. Ao contrrio, no que tange os objetos museolgicos, dados referentes a material, tcnica, local, data de produo, dimenses, uso, funo, estado de conservao, significado, etc. so igualmente fundamentais. Os sistemas de documentao museolgica tm, portanto, que identificar e manipular um maior nmero de categorias de informao. Alm disso, a entrada de dados no sistema no se esgota com o trmino do processo de registro e catalogao do objeto recm adquirido. Ao entrar para o contexto museolgico, como j vimos, o objeto continua a Ter sua vida documentada. Ele muda de lugar, participa de exposies, restaurado, referenciado em novas obras bibliogrficas, exigindo que o sistema seja permanentemente atualizado ou at mesmo retificado, na medida em que novos dados se tornam disponveis. 2. Equipe de especialistas em funo das colees documentadas e dos assuntos abordados plos museus. A identificao das informaes intrnsecas dos objetos museolgicos requer o trabalho de especialistas. Ao contrrio, mais uma vez, dos documentos bibliogrficos e alguns iconogrficos, sobretudo gravuras, a maioria dos demais objetos criados pelo homem no detm, em si, de modo geral, nenhuma informao legvel. No possuem, por exemplo, uma folha de rosto ou uma legenda para orientar o muselogo. Por conseguinte, a descrio fsica dos mesmos exige conhecimento a priori e a pesquisa em fontes bibliogrficas e documentais com as quais a equipe deve estar familiarizada, at mesmo para decodificar marcas e algumas assinaturas legveis em certos objetos, que funcionam apenas como pistas. Pode-se acrescentar a estas dificuldades, a grande variedade de tipos de acervo existentes nos museus de histria, em cujo universo so encontrados desde de botes, alfinetes, baralhos, chapus , armas, carruagens, pinturas.....etc. preciso, ainda, identificar as informaes extrnsecas que, muitas vezes, so mais importantes que as intrnsecas, na medida em que contextualizam os objetos e reconstituem sua histria e, por conseguinte, so a razo de sua presena no museu. Ora, se a documentao no der conta dessas informaes, os museus, sobretudo os de carter histrico, correm o risco de ser repositrios de objetos sem passado, que s podero ser analisados e interpretados por suas propriedades fsicas, limitando o trabalho da Museologia / Museografia de comunicar. Portanto, o levantamento das informaes extrnsecas demandam dos muselogos, alm de conhecimento a priori e muita pesquisa, um sistema de documentao capaz de garantir que certos dados sejam obtidos antes mesmo da entrada do objeto no museu, ou to logo ele seja adquirido, se no se quer correr o risco de perd-los para sempre. So, sobretudo, aquelas informaes associadas

aos proprietrios dos objetos, ao uso que fizeram dos mesmos ou aos lugares ou eventos de que participaram. 4- Equipe familiarizada com as tcnicas de armazenamento e recuperao da informao Finalmente, um sistema eficiente de documentao impe, cada vez mais, a presena de uma equipe conhecedora dos problemas da informao, sobretudo no que diz respeito sua armazenagem e recuperao, sejam estas de forma manual, sejam de forma automatizada. E, talvez mais do que isso, consciente da necessidade de se alcanar um sistema transparente, isto , um sistema em que qualquer membro da equipe do museu e demais usurios (pesquisadores e pblico em geral) possam facilmente acessar para obter as informaes que desejam, sem precisar passar plos meandros de sistemas criados para uso exclusivo de um pequeno grupo e at de uma nica pessoa. Deve-se ter claro, enfim, que a documentao no um objetivo em si mesma, mas um instrumento essencial para todas as atividades do museu, inclusive as administrativas. PR- REQUISITOS PARA UM EFICIENTE SISTEMA DE DOCUMENTAO Analisada a complexidade e a riqueza informativa dos objetos museolgicos e os desafios que impem s equipes encarregadas de sua documentao, gostaramos de destacar alguns pr- requisitos indispensveis ao seu bom desempenho. Em primeiro lugar, a noo clara de que documentao, mais do que um conjunto de informaes sobre cada item da coleo, um sistema composto de partes inter- relacionadas que formam um todo coerente, unitrio, que intermedia fontes de informao e usurios, e se estrutura em funo do objetivo de atender s necessidades de informao de sua clientela. Em segundo lugar, enquanto sistema de recuperao da informao demanda: 1- Clareza e exatido dos dados As informaes sobre os objetos devem ser claras e exatas, bem como as mais completas possveis. Para exemplificar a importncia dessa afirmao nos ocorre, no momento, dois casos: a) um objeto catalogado como braso, feito de madeira e pertencente ao donatrio de uma das Capitanias hereditrias do Brasil Colonial. Ao perguntarmos sobre essa raridade do sculo XVI, fomos informados que se tratava de uma rplica recentemente adquirida. Essa pequeno dado, que muda substancialmente a qualidade do objeto, no estava registrado no sistema. b) uma pintura catalogada sob o ttulo Um Crcere que ao se descobrir a sua documentao antiga, verificou-se ser Um Crcere: cena da tragdia- Antnio Jos , quinto ato.

Este ltimo exemplo, no s ilustra que o sistema registrou de forma pouco clara e incompleta a obra em questo, como permitiu que, com o passar dos anos, houvesse perda de informao. No entanto, graas ao ttulo original encontrado e pesquisa subsequente, pode-se chegar ao dado completo: Um Crcere: cena do quinto ato, da tragdia Antnio Jos da Silva, ou o poeta e a Inquisio, de Domingos Jos Gonalves de Magalhes, Baro e Visconde de Araguaia. Refere-se priso do dramaturgo Antnio Jos da Silva, o Judeu (Rio de Janeiro, 1705- Lisboa, 1739), que morreu queimado em praa pblica, vtima da Inquisio, em Portugal. Quanta informao perdida, de menor valor para a pintura enquanto objeto de arte, mas importantssima enquanto objeto museolgico. 2- Definio dos campos de Informao que iro compor a base de dados de entrada no sistema O sistema no s deve poder abrigar um nmero ilimitado de campos de informao, como estes precisam ser definidos de acordo com a estrutura informativa dos objetos e com as necessidades de informao de seus usurios (ex: nmero de identidade do objeto, seu nome, procedncia, material e tcnica, local e data da produo, autor/ fabricante, etc...) 3-Normas e procedimentos As prticas de controle de entrada e sada de objetos, de registro, classificao, catalogao, indexao, devem obedecer a normas e procedimentos estabelecidos com a cooperao e o consenso daqueles aos quais iro servir. Regras e rotinas bem definidas so a garantia do fcil acesso e manuteno do sistema e devem estar consolidados em manuais de servio. 4- Controle de terminologia Definido os campos de informao, a entrada de dados, alm de clara, precisa e normalizada, deve Ter sua terminologia controlada. O controle da terminologia, na medida em que assegura sua consistncia, impede que as informaes relevantes sejam perdidas por que vrios termos foram usados para designar uma mesma coisa. Ela se d atravs de vocabulrios controlados que variam desde simples listas autorizadas de termos at instrumentos mais sofisticados como os tesauros. Campos, por exemplo, como nome do objeto, material, tcnica e tema/assunto tm, necessariamente que ter seu vocabulrio controlado ,se , se pretende buscas mais rpidas e evitar a perda de informao relevante. Podemos facilmente ilustrar esta necessidade com os seguintes exemplos:

 papagaio, pipa, pandorga, arraia, cafifa, quadrado, todos esses termos so usados para designar um nico objeto/brinquedo; argila e barro, termos usados para designar um mesmo material; Inconfidncia Mineira, Conjurao Mineira, termos usados para designar um mesmo tema/assunto. Hoje, a necessidade crescente de servios de informao e as novas possibilidades tecnolgicas introduzidas pelo computador para administr-los, demandam a padronizao e o controle terminolgico, que no s aumenta a eficincia daqueles servios como estimulam o intercmbio e a cooperao entre eles, seja em nvel interinstituicional, regional, nacional ou internacional. 5- Catlogos/ndices O catlogo geral dos museus, contendo as fichas catalogrficas de cada um dos itens da coleo ordenados, normalmente, pelo nmero de identificao dos mesmos, embora armazene os dados sobre eles existentes, de pouco valor para a recuperao da informao, na medida em que s pode ser acessado quando se conhece o referido nmero. Deve, portanto, estar associado a outros catlogos ou ndices, que possibilitam o rpido acesso s informaes contidas nos outros campos( ex.: catlogo de doador, de autor, de material, tcnica, de local de produo), construdos a partir da duplicao das fichas catalogrficas ou de fichas contendo apenas parte dos seus dados, ordenados sob outros critrios, implicam, nos sistemas manuais, em muito trabalho. A principal vantagem dos sistemas automatizados justamente sua capacidade de recuperar informao e a rapidez com que atualizam e corrigem dados, eliminando o trabalho repetitivo de manuteno e atualizao dos catlogos/ndices manuais. 6- Numerao dos Objetos Por mais sofisticado que seja um sistema de documentao, ele se torna completamente inoperante se os objetos perdem seu nmero de identificao. O nmero a ponte entre o objeto e a sua documentao. A numerao, portanto, deve ser a mais simples possvel e sua legibilidade nos objetos deve ser checada periodicamente, tendo-se cuidado extra quando os objetos saem para qualquer uso fora de seu local permanente de armazenagem, sobretudo quando para restaurao ou exposio. 7- Segurana da Documentao A manuteno do sistema deve ser prevista a segurana da documentao. A destruio das informaes, sobretudo as de natureza extrnsecas, quaisquer que sejam as causas, pode significar a perda definitiva e irreparvel da histria dos objetos.

CONSIDERAES FINAIS ORNA & PETTITT (5), em obra publicada em 1980, citam um autor do Canad que faz a seguinte afirmao, aplicvel a muitos pases : Na mdia dos museus, a documentao, por si, no prioridade , provavelmente por ser invisvel. A documentao produto de vrias pessoas: registradores, curadores, conservadores, etc... .Por isso, ela varia de acordo com os interesses profissionais, assim como com os pontos de vista pessoais dos indivduos envolvidos. O resultado que a documentao dos acervos , geralmente muito desigual e raramente integrada num sistema completo.(6) O Brasil no foge a esse quadro e esta talvez seja a razo pela qual tudo que foi dito anteriormente, apesar de parecer bvio, no . A prtica da maioria dos nossos museus ainda esta longe de assegurar que seus acervos e respectivas informaes sejam bem documentadas e facilmente recuperveis. H, entretanto, uma preocupao crescente com o caos documental. A existncia de museus cheios de objetos pobremente documentados, as exigncias administrativas de maior controle no que diz respeito aos documentos legais de aquisies e emprstimos de acervo, o surgimento, em muitos museus, do departamento de registro e da figura do registrador, as recentes mudanas na orientao da Museologia/Museografia, tradicionalmente centradas nas propriedades fsicas dos objetos, no sentido de preservar tambm as informaes referentes aos contextos dos mesmos, e uma maior conscincia do papel social dos museus, so alguns dos fatores que tm levado a se repensar o papel da documentao e dar-lhe a devida importncia. A documentao de acervos museolgicos uma atividade, sobretudo de natureza prtica que pode encontrar apoio em outras reas do conhecimento, como a Biblioteconomia, a Cincia da Informao e a Informtica. A aplicao de tcnicas oriundas dessas reas deve ocorrer, no entanto, sempre dentro de uma abordagem museolgica. No basta, porm, adquirir novas tcnicas, muitas vezes ultrapassadas ou distanciadas de nosso contexto scio cultural. preciso refletir sobre os aspectos tericos da Museologia, sobre o museu enquanto instituio social e sobre a necessidade de informao daqueles a quem serve.

NOTAS E REFERNCIAS BIBLIOGRFICAS 1. MENSCH, Peter van. A struetured approach to museology. In: Object Museum, Museology na eternal triangle, Reinwardt Cahier. Leiden Reiwardt Academy, 1987 2. ________. Museology and the object as data carrier. in: idem...... 3. ________. & POUW, Piet & SCHOUTEN, Frans. Artigo sem ttulo publicado em Cadernos Museolgicos, n. 3 : 57-65, out., 1990

4. Museum Documentacion System: pratical museum documentacion,1981,:188 5. ORNA , Elizabeth & PETTITT, Charles.Information handling, in: Museum,1990,190p,:2. 6. REINWARDT ACADEMY .Higher Vocational College of Museology.1986,cap.5.