Documentao Museolgica: Teoria para uma Boa Prtica

Helena Dodd Ferrez

Os museus, assim como a prpria Museologia, esto voltados basicamente para a

preservao, a pesquisa e a comunicao das evidncias materiais do homem e do
seu meio ambiente, isto , seu patrimnio cultural e natural.

A funo bsica de preservar, lato senso, engloba as de coletar, adquirir,

armazenar, conservar e restaurar aquelas evidncias, bem como a de document-
las. A funo de comunicar abrange as exposies, as atividades educativas, as
publicaes e outras formas de disseminar informao, enquanto que a de
pesquisar est presente, em maior ou menor grau, em todas essas atividades.

Ao enfocar os museus a partir das suas funes, constata-se que so instituies

estreitamento ligadas informao de que so portadores os objetos e espcimes
de suas colees. Estes, como veculos de informao, tm na conservao e na
documentao as bases para se transformar em fontes para a pesquisa cientfica e
para a comunicao que, por sua vez, geram e disseminam novas informaes.

O que Documentao Museolgca

A documentao de acervos museolgicos o conjunto de informaes sobre cada

um dos seus itens e, por conseguinte, a representao destes por meio da palavra
e da imagem (fotografia). Ao mesmo tempo, um sistema de recuperao de
informao capaz de transformar, como anteriormente visto, as colees dos
museus de fontes de informaes em fontes de pesquisa cientfica ou em
instrumentos de transmisso de conhecimento.

Trata-se de vasto campo de aplicao da Museologia que, sobretudo na literatura

produzida nos Estados Unidos, confunde-se com o que denominam Registration e
que a nosso ver um dos componentes principais do sistema de documentao.

A documentao exerce - ou deveria exercer - nos museus um papel primordial. Em

alguns pases, sua importncia vem sendo gradativamente reconhecida, na medida
em que o corpo prtico-terico da Museologia se torna menos emprico e os
museus passam a atuar mais como instituies sociais, criadas para prestar
servios a uma comunidade que, por sua vez, deve legitim-las. No presente
trabalho, procuraremos abordar o tema sob dois aspectos, com base na nossa
experincia em um museu de histria, o Museu Histrico Nacional, no Rio de
Janeiro.

Em primeiro lugar, enfocaremos a complexidade e a riqueza das informaes de

que so portadores os objetos criados pelo homem, as quais requerem dos museus
o desenvolvimento de sistemas de documentao igualmente complexos. A seguir,
so analisados os pr-requisitos para a implantao de eficientes sistemas de
documentao.
A Estrutura Informativa do Objeto

Os objetos produzidos pelo homem so portadores de informaes intrnsecas e

extrnsecas que, para uma abordagem museolgica, precisam ser identificadas.

As informaes intrnsecas so as deduzidas do prprio objeto, atravs da anlise

das suas propriedades fsicas.

As extrnsecas, denominadas por Mensch (1987) de informaes documental e

contextual, so aquelas obtidas de outras fontes que no o objeto e que s muito
recentemente vm recebendo mais ateno por parte dos encarregados de
administrar colees museolgicas. Elas nos permitem conhecer os contextos nos
quais os objetos existiram, funcionaram e adquiriram significado e geralmente so
fornecidas quando da entrada dos objetos no museu e/ou atravs das fontes
bibliogrficas e documantais existentes.

Quanto s categorias de informao a serem identificadas a partir dos prprios

objetos ou de outras fontes, Mensch (1987, 1990) distingue trs aspectos bsicos:

1. Propriedades fisicas dos objetos (descrio fisica)

a) composio material
b) construo tcnica
c) morfologia, subdividida em:

forma espacial, dimenses

estrutura da superfcie
cor
padres de cor, imagens.
texto, se existente

2. Funo e significado (interpretao)

a) significado principal

significado da funo
significado expressivo (valor emocional)

b) significado secundrio

significado simblico
significado metafsico

3. Histria

a) gnese
processo de criao no qual idia e matria-prima se transformem num objeto

b) uso
 uso inicial, geralmente de acordo com as intenes do criador/fabricante

reutilizao

c) deteriorao, ou marcas do tempo

fatores endgenos

fatores exgenos

d) conservao, restaurao

Cada objeto pode ser descrito e analisado essa matriz tridimensional, sistemtica
que nos leva a redimensionar o papel da documentao nos museus, como suporte
da pesquisa cientfica e da comunicao. No basta descrever fisicamente os
objetos. preciso reconstituir a sua histria. Esta, segundo Mensch, pode ocorrer
em trs diferentes contextos que se inter-relacionam e apresentam funes
prprias, conforme abaixo diagramado.

A essa altura parece que nos perdemos. Aonde queremos chegar com toda essa
discusso? Vejamos, por etapas:

1) um objeto, ao longo de sua vida, perde e ganha informaes em conseqncia

do uso, manuteno, reparos, deteriorao. Perdas e ganhos esses que se tornam
mais acentuados quando h mudanas de um contexto para outro. Podem mudar
de lugar, de proprietrio, de funo e suas propriedades fisicas tambm se
modificam. E esse conjunto de informaes sobre um objeto que estabelece seu
lagar e importncia dentro de uma cultura e que o torna um testemunho, sem o qual
seu valor histrico, esttico, econmico, cientfico, simblico e outros fortemente
diminudo;
 2) UM objeto, ao entrar para o contexto museolgico, continua a ter vida e, por
conseguinte, a ter uma histria a ser documentada. Nos museus ele tambm ganha
informao atravs, sobretudo, de pesquisas e da sua reutilizao (ex.:
exposies), e perde informao quando, por exemplo, restaurado ou privado de
sua funo original;

3) a maior parte das informaes a serem identificadas so extrnsecas e, portanto,

difceis e muitas vezes impossveis de ser resgatadas porque, na maioria das
vezes, jamais foram resgistradas em fontes de informao textuais ou
iconogrficas.

Ora, tudo isso nos leva ao tpico seguinte deste trabalho, que trata da
complexidade de um sistema eficiente de documentao de colees.

Sistemas de Documentao Muscolgica

Os sistemas de documentao museolgica equivalem aos que, em

Biblioteconomia e na cincia da Informao, recebem a denominao de sistemas
de recuperao de informao e que em linhas gerais se definem como abaixo
esquematizado:

Objetivos * conservar os itens da coleo

* maximizar o acesso aos itens

* maximizar o uso da informao contido nos itens

Funo * estabelecer contato efetivo entre as fontes de

informao (itens) e os usurios, isto , fazer com que
estes, atravs de informao relevante, transformem suas
estruturas cognitivas ou os conjuntos de conhecimento
acumulado.

Componentes * Entradas: seleo

aquisio

* Organizao
e Controle: registro
nmero de identificao/marcao
armazenagem/localizao
classificao/catalogao
indexao
* Sadas: recuperao
disseminao

Trabalhando no sistema, o muselogo exerce o papel de intermedirio entre os

individuos e o acervo e tem como tarefas bsicas:
a) armazenar informaes sobre os objetos, individualmente;
b) b) completar estas informaes atravs da literatura e de outras fontes documentais
existentes, e de registro fotogrfico; e
c) torn-las acessveis aos usurios: muselogos/curadores, pesquisadores internos e
externos, administradores e pblico em geral.

A nosso ver, entretanto, alm da complexidade natural de todo e qualquer sistema

de informao, os sistemas de documentao museolgica apresentam aos
museus e respectivas equipes, geralmente diminutas, alguns desafios, como se
ver a seguir.

I - A complexa estrutura informativa dos objetos quando no contexto muscolgico.

Comparando o material de trabalho de museus e de bibliotecas, constata-se que de

um livro ou de um artigo de peridico, enquanto objetos bibliogrficos, basicamente
identificam-se suas informaes intrnsecas, quais sejam, autor, titulo e assunto. Ao
contrrio, no que tange aos objetos museolgicos, dados referentes a material,
tcnica, local, data de produo, dimenses, uso, funo, significado, estado de
conservao, etc. so igualmente fundamentais. Os sistemas de documentao
museolgica tm, portanto, que identificar e manipulo um maior nmero de
categorias de informao.

Alm disso, a entrada de dados no sistema no se esgota com o trmino do

processo de registro e catalogao do objeto recm-adquirido. Ao entrar para o
contexto museolgico, como j vimos, o objeto continua a ter sua vida
documentada. Ele muda de lugar, participa de exposies, restaurado,
referenciado em novas obras bibliogrficas, etc., exigindo que o sistema seja
permanentemente atualizado ou at mesmo retificado, na medida em que novos
dados se tornam disponiveis.

2 - Equipe de especialistas em funo das colees documentadas e dos assuntos

abordados pelos museus ;

A identificao das informaes intrinsecas dos objetos maseolgicos requer o

trabalho de especialistas. Ao contrrio, mais uma vez, dos documentos
bibliogrficos e alguns iconogrficos, sobretudo gravuras, a maioria dos demais
objetos criados pelo homem no detm em si, de modo geral, nenhuma informao
legivel. No possuem, por exemplo, uma folha de rosto ou uma legenda para
orientar os muselogos.

Por conseguinte, a descrio fsica dos mesmos impe conhecimento a priori e a

pesquisa em fontes bibliogrficas e documantais com as quais a equipe deve estar
familiarizada, at mesmo para decodificar marcas e algumas assinaturas legveis
em certos objetos, que funcionam apenas como pistas.

Podemos acrescentar a estas dificuldades a grande variedade te tipos de acervo

existentes nos museus de histria, em cujo universo so encontrveis desde
botes, alfinetes, baralhas, chapes, at armas, carruagens, pinturas, etc.

preciso, ainda, identificar as informaes extrinsecas que, muitas vezes, so mais

importantes que as intrinsecas, na medida em que contextualizam os objetos e
reconstituem sua histria e, por conseguinte, so a razo de sua presena no
museu.

Ora, se a documentao no der conta dessas informaes, os museus, sobretudo

os de carter histrico, correm o risco de ser repositrios de objetos sem passado,
que s podero ser analisados e interpretados por suas propriedades fisicas,
limitando o trabalho da Museologia, ou da Museografia.

O levantamento das informaes extrnsecas, portanto, demanda dos muselogos,

alm de conhecimentos a priori e muita pesquisa, um sistema de documentao
capaz de garantir que certos dados sejam obtidas antes mesmo da entrada do
objeto no museu, ou to logo seja adquirido, se no se quer correr o risco de perd-
los para sempre. So, sobretudo, aquelas informaes associadas aos proprietrias
dos objetos, ao uso que dos mesmos fizeram ou aos lugares ou eventos te que
participaram.

3 - Equipe familiarizada com tcnicas de armazenamento e recuperao da

informao

Finalmente, um sistema eficiente de documentao impe, cada vez mais, a

presena de uma equipe conhecedora dos problemas de informao, sobretudo no
que diz respeito sua armazenagem e recuperao, sejam estas de forma manual
ou automatizada. E, talvez mais do que isso, consciente da necessidade de se
alcanar um sistema transparente, isto , um sistema em que qualquer membro da
equipe do museu e demais usurios (pesquisadores e pblico em geral) possam
facilmente "acessar" para obter as informaes que desejam, sem precisar passar
pelos meandros de sistemas criados para uso exclusivo de um pequeno grupo e at
mesmo de uma nica pessoa.

Deve-se ter claro, enfim, que a documentao no um objetivo em si mesma, mas

um instrumento essencial para todas as atividades do museu, inclusive as
administrativas.

Pr-requisitos para um Eficiente Sistema de Documentao Museolgica

Analisadas a complexidade e a riqueza informativa dos objetos museolgicos e os

desafios que impem s equipes encarregadas de sua documentao, gostaramos
de destacar alguns pr-requisitos indispensveis ao seu bom desempenho.

Em primeiro lugar, a noo clara de que documentao, mais do que um conjunto

de informaes sobre cada item da coleo, um sistema composto de partes
inter-relacionadas que formam um todo coerente, unitrio, que intermdia fontes de
informao e usurios e se estrutura em funo do objetivo de atender as
necessidades de informao de sua clientela.

Em segundo lugar, enquanto sistema de recuperao de informao, demanda a

seguinte srie de requisites.

1. Clareza e exatido dos dados

As informaes sobre os Objetos devem ser claras e exatas, bem como as mais
completas possveis. Para exemplificar a importncia dessa afirmao ocorrem-nos,
no momento, dois casos:

a) um objeto catalogado como braso, feito de madeira e pertencente ao donatrio

de uma das Capitanias Hereditrias do Brasil Colonial. Ao perguntarmos sobre essa
raridade do sculo XVI, fomos informados de que se tratava de uma rplica
recentemente adquirida. Esse pequeno dado, que moda substancialmente a
qualidade do objeto, no estava registrado no sistema;

b) uma pintura catalogada sob o ttulo "Um crcere" que, ao se descobrir sua
documentao antiga, verificou-se ser "Um crcere: cena da tragdia Antnio Jos,
5 ato".

Este ltimo exemplo no s ilustra que o sistema registrou de forma pouco clara e
incompleta a obra em questo, como permitiu que, com o passar dos anos,
houvesse perda de informao. No entanto, graas ao ttulo original encontrado e
pesquisa subseqente, pde-se chegar ao dado completo, Um crcere: cena do 5
ato da tragdia "Antnio Jos ou o poeta e a Inquisio", de Domingos J,os
Gonalves de Magalhes, baro e visconde de Araguaia. Refere-se priso do
dramaturgo Antnio Jos da Silva, o Judeu (Rio de Janeiro, 1705 - Lisboa, 1789),
que morreu queimado em praa pblica, vtima da Inquisio em Portugal. Quanta
informao perdida, de menor valor numa pintura enquanto objeto de arte, mas
importantssima enquanto objeto museolgico.

2. Definio dos campos de informao que iro compor a base de dados do

sistema

O sistema no s deve poder abrigar um nmero ilimitado te campos te informao,

como estes precisam ser definidos de acordo com a estrutura informativa dos
objetos e com as necessidades de informao de seus usurios (ex.: nmero de
identidade do objeto, seu nome, procedncia, material e tcnica, local e data da
produo, autor ou fabricante, etc.)

3. Normas e procedimentos

As prticas de controle de entrada e sada de objetos, de registro, classificao,

catalogao, indexao, etc., devem obedecer a normas e procedimentos
estabelecidos com a cooperao e o consenso daqueles aos quais iro servir.
Regras e rotinas bem definidas so a garantia do fcil acesso e manuteno do
sistema e devem estar consolidadas em manuais de servio.

4. Controle de terminologia

Definidos os campos de informao, a entrada de dados, alm de clara, precisa e

normalizada, deve ter sua terminologia controlada. O controle da terminologia, na
medida em que assegura sua consistncia, impede que informaes relevantes
sejam perdidos porque vrios termos foram usados para designar uma mesma
coisa. Ela se d atravs de vocabulrios controlados que variam desde simples
listas autorizadas de termos at instrumentos mais sofisticados como os "tesouros".
 Campos, por exemplo, como nome do objeto, material, tcnica e tema ou assunto
tm, necessariamente, que ter seu vocabulrio controlado se se pretende buscas
mais rpidas e evitar a perda de informao relevante. Podemos facilmente ilustrar
esta necessidade com os seguintes exemplos:

papagaio, pipa, pandorga, arraia, cafifa, quadrado - todos termos para designar
um nico objeto/brinquedo;

argila e barro - termos para designar um mesmo material;

Inconfidncia Mineira, Conjurao Mineira - termos que designam um mesmo

tema ou assunto.

Hoje, a necessidade crescente de servios de informao e as novas possibilidades

tecnolgicas introduzidas pelo computador para administr-los, demandam a
padronizao e o controle terminolgico, que no s aumentam a eficincia
daqueles servios como estimulam o intercmbio e a cooperao entre eles, seja
em nvel interinstitucional, regional, nacional ou internacional.

5. Catlogos

O catlogo geral dos museus, contendo as fichas catalogrficas de cada um dos

itens da coleo, ordenadas, normalmente, pelo seu nmero de identificao,
embora armazene os dados sobre eles existentes, de pouco valor para a
recuperao da informao, na medida em que s pode ser "acessado" quando se
conhece o referido nmero. Deve, portanto, estar associado a outros catlogos que
possibilitem o rpido acesso s informaes contidas nos outros campos (ex.:
catlogo de autor, de doador, de material, de tcnica, de local de produo, etc.).
Construdos a partir da duplicao das fichas catalogrficas ou de fichas contendo
apenas parte dos seus dados, ordenadas sob outros critrios, implicam, nos
sistemas manuais, em muito trabalho. A principal vantagem dos sistemas
automatizados justamente sua capacidade de recuperar informao e rapidez
com que atualizam e corrigem dados, eliminando o trabalho repetitivo de
manuteno e atualizao dos catlogos manuais.

6. Numerao dos objetos

Por mais sofisticado que seja um sistema de documentao, ele se torna

completamente inoperante se os objetos perdem seu nmero de identificao. O
numero a ponte entre o objeto e a sua documentao. A numerao, portanto,
deve ser a mais simples possvel e sua legibilidade nos objetos deve ser checada
periodicamente, tendo-se cuidado extra quando os objetos saem para qualquer uso
fora de seu local permanente de armazenagem, sobretudo.quando para
restaurao ou exposio.

7. Segurana da documentao

Na manuteno do sistema deve estar prevista a segurana da documentao. A

destruio das informaes, sobretudo as de natureza extrnseca, quaisquer que
sejam as causas, pode significar a perda definitiva e irreparvel da histria dos
objetos.
 Consideraes Finais

Orna & Pettitt, em obra publicada em 1980, citam um autor do Canad que faz a
seguinte afirmao, aplicvel a muitos pases:

"Na mdia dos museus, a documentao, por si, no prioritria, provavelmente porque
invisvel. A documentao produto de vrias pessoas: registradores, curadores,
conservadores, etc. Por isso, ela varia de acordo com os interesses profissionais, assim
como com os pontos-de-vista pessoais dos indivduos envolvidos. O resultado que a
documentao dos acervos , geralmente, muito desigual e raramente integrada num
sistema completo". (p.2)

O Brasil no foge a esse quadro e esta talvez seja a razo pela qual tudo o que foi
dito anteriormente, apesar de parecer bvio, no . A prtica da maioria de nossos
museus ainda est longe de assegurar que seus acervos o respectivas informaes
sejam bem documentados e facilmente recuperveis.

H, entretanto, uma preocupao crescente com o caos documental. A existncia

de museus cheios de objetos pobremente documentados; as exigncias
administrativas de maior controle no que diz respeito aos documentos legais de
aquisio e emprstimo de acervo; o surgimento, em muitos museus, do
departamento de registro e da figura do registrador; as recentes mudanas na
orientao da Museologia/Museografia, tradicionalmente centradas nas
propriedades fsicas dos objetos, no sentido de preservar tambm as informaes
referentes ao contexto dos mesmos; e uma maior conscincia do papel social dos
museus, so alguns dos fatores que tm levado a se repensar o papel da
documentao e dar-lhe a devida importncia.

A documentao de acervos museolgicos uma atividade, sobretudo, de natureza

prtica que pode encontrar apoio em outras reas do conhecimento, como a
Biblioteconomia, a cincia da Informao e a Informtica A aplicao de tcnicas
oriundas dessas reas, no entanto, deve ocorrer sempre dentro de uma abordagem
museolgica.

No basta, porm, adquirir novas tcnicas, muitas vezes ultrapassadas ou

distanciadas do nosso contexto scio-cultural. preciso refletir sobre os aspectos
tericos da Museologia, sobre o museu enquanto instituio social e sobre a
necessidade de informao daqueles a quem serve.

* Documentalista, Coordenadora de Documentao da Funarte. Trabalho

apresentado no IV Frum de Museus do Nordeste, Recife, 1991.

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