GESTÃO DE ARQUIVOS

E DOCUMENTOS
Arquivologia: Origem, conceitos básicos,
finalidade e função
 Origem da Arquivologia
 Alguns afirmam ter surgido na antiga Grécia, com a
denominação arché, atribuída ao palácio dos
magistrados;

 Evoluiu para archeion, local de guarda e depósito

dos documentos;

 Ramiz Galvão (1909) o considera procedente de

archivum, palavra de origem latina que no sentido
antigo identifica o lugar de guarda de documentos e
outros títulos.
Conceito de Arquivo
 Asdefinições antigas acentuavam o aspecto legal dos
arquivos, como depósitos de documentos e papéis de
qualquer espécie;

 Os documentos serviam apenas para estabelecer ou

reivindicar direitos;

 Arquivo administrativo e arquivo histórico.


Lei  8.159/91 Art. 2º
 Consideram-se arquivos,
para fins desta Lei, os
conjuntos de documentos
produzidos e recebidos por
órgãos públicos,
instituições de caráter
público e entidades
privadas, em decorrência
do exercício de atividades
específicas, bem como por
pessoa física, qualquer que
seja o suporte da
informação ou a natureza
dos documentos.
Dicionário Brasileiro de
Terminologia Arquivística
 Conjunto de documentos  Arquivo é o conjunto de
produzidos e acumulados
por uma entidade coletiva,
pública ou privada, pessoa
ou família, no desempenho
de suas atividades,
independentemente da
natureza do suporte.
Marilena Leite Paes
documentos oficialmente
produzidos e recebidos por
um governo, organização ou
firma, no decorrer das suas
atividades, arquivados e
conservados por si e seus
sucessores para efeitos
futuros.
 Para entendermos o conceito de Arquivo, devemos
antes conhecer três conceitos básicos:
1. Informação;

2. Suporte;

3. Documento.
 Desse conceito deduzimos três características
básicas que distinguem os arquivos

 1. Exclusividade de criação e recepção por uma

repartição, firma ou instituição.

 2. Origem no curso de suas atividades;

 3. Caráter orgânico que liga o documento aos

outros do mesmo conjunto.
Fundo de Arquivo
 Um fundo de arquivo, é o conjunto de documentos de uma
mesma origem;

O fundo é aberto se puderem ser acrescentados novos

documentos em função do fato de a entidade produtora
continuar em atividade;

 fechado se não recebe acréscimos de documentos em

função de a entidade produtora não se encontrar mais em
atividade.
O termo arquivo pode também ser usado para
designar:
 Conjunto de documentos;

 Móvel para guarda de documentos;

 Local onde o acervo documental deverá ser

conservado;

 Órgão governamental ou institucional cujo objetivo

seja o de guardar e conservar a documentação;
Contexto Arquivístico

 Estão incluídos no contexto arquivístico todos os fatores

ambientais que determinam como os documentos são gerados,
estruturados, administrados e interpretados.

 Esses fatores são, cada um no seu tempo, determinados pelo

contexto sociopolítico, cultural e econômico. Ou seja, a situação
da sociedade no tempo em que os documentos foram gerados.
Função x Finalidade

Função Finalidade
 Guardar e organizar  Servir à administração,
os documentos. constituindo-se com o
Tornando disponíveis decorrer do tempo, em
as informações base do conhecimento
contidas no acervo da história.
documental sob
guarda.
A Importância do Arquivo
 Ligada ao aumento expressivo do volume de documentos
que a mesma utiliza no exercício de suas atividades;

 e a necessidade de se estabelecerem critérios de guarda e de

eliminação de documentos, quando estes já não são mais
úteis para a organização;

 Localização exata da informação desejada, mas também a

economia de recursos para a instituição.
 Exercícios
 1)  Dentre outras definições, arquivo pode ser entendido como o
conjunto de documentos produzidos e acumulados por uma
entidade coletiva, pública ou privada, pessoa ou família, no
desempenho de suas atividades. Nesse contexto, a função básica de
um arquivo é:
a) Reunir uma coleção de documentos manuscritos, acumulados por uma
pessoa;
b) fomentar a custódia de documentos a terceiros e dispensar a
transferência de posse;
c) estabelecer critérios para que haja eliminação de documentos públicos;
d) tornar disponíveis as informações contidas no acervo documental sob
sua guarda.
 2) Os documentos de arquivo podem ser aqueles acumulados por uma
pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou natureza
deles:
( ) Certo
( ) Errado
 3) O termo arquivo pode ser utilizado para denominar o local onde o
acervo documental será conservado, bem como para designar um
órgão documental cuja finalidade é guardar e conservar as
documentações:
( ) Certo
( ) Errado
 4) A função básica do arquivo é preservar a memória da instituição:
( ) Certo
( ) Errado
Órgãos de Documentação: Arquivos, Bibliotecas,
Centro de documentação e Museus

 Durantemuito tempo as noções de arquivo, biblioteca e museu

se confundiram, não só pela finalidade e forma física dos
documentos, mas também porque estas instituições tinham o
mesmo objetivo;

 Possuem a mesma função de guardar, porém seus objetivos são

diferentes.
Arquivo
É a acumulação ordenada dos documentos, em sua
maioria, textuais, criados por uma instituição ou pessoa,
no curso de sua atividade, e preservados para consecução
de seus objetivos, visando a utilidade que poderão
oferecer no futuro.

 Objetivo primário: jurídico, funcional e/ou

administrativo. Objetivo secundário: culturais e pesquisa
histórica
Biblioteca

É conjunto de material, em sua maioria

impresso, disposto ordenadamente para
estudo, pesquisa e consulta.

Objetivo: cultural, técnico e científico

(informar/ensinar).
Museu
É uma instituição de interesse público, criada com a
finalidade de conservar, estudar, e colocar à disposição
do público conjuntos de peças e objetos de valor
cultural.

 Objetivo: educação, cultura e entretenimento

Centro de documentação

 Tal é a função dos centros de documentação ou

informação, que abrangem algumas atividades próprias da
biblioteconomia, da arquivística e da informática, sendo o
seu campo bem maior, exigindo especialização no
aproveitamento de documentos de toda espécie.

 O órgão de documentação varia na sua finalidade, de

acordo com os propósitos de sua criação.
Tipo de Suporte
Tipo de Conjunto
Fins de Produção
Entrada de documentos
OBRIGADA!