Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística (DBTA)

Conarq (Conselho Nacional de Arquivos).

Pro DBTA
- conjunto de docs
-instituição
-instalações
-móvel

Arché –> “Palácio dos Magistrados”

Archeion –> “Local de guarda e depósito de documentos”

Archivum -> “Local de guarda de documentos e outros títulos

arquivologia = arquivística = é a disciplina que estuda funções e princípios

arquivos são documentos produzidos de forma orgânica e por alguma razão específica, relativa à
atividade da entidade, independente do suporte e que são conservados para efeitos futuros,
sejam eles legais ou culturais.

principais razões para a criação de estruturas públicas para a guarda e preservação de

documentos, os chamados Arquivos Nacionais.:

1- razões práticas: ampliar a eficiência governamental

2- razões culturais: fonte de cultura. O cuidado com esses docs é obrigação pública
3- razões pessoais: interesses pessoais
4- razões oficiais: necessários às atividades de governo

PRINCÍPIOS

-PROVENIÊNCIA: respeito aos fundos, método histórico, os arquivos não devem ser
misturados/mesclado aos de outras entidades. Relaciona o doc a quem o produziu.
Questão: os arquivos devem se organizar conforme a competência e as atividades da instituição
Fundos = arquivo: são conjuntos de documentos de uma mesma proveniência. Sinônimo de arquivo
podem ser abertos ou fechados
abertos: novos documentos podem ser acrescentados, pois a entidade produtora continua em
funcionamento
fechados: não se acrescenta docs pois a entidade já encerrou suas atividades. MAS caso se
encontrar um doc que foi produzido naquela época, ele pode sim ser acrescentado.
-ORGANICIDADE: relação natural entre documentos de um arquivo.
P alguns autores organicidade é característica e não princípio.

-UNICIDADE: independentemente de sua forma, gênero, suporte, os docsconservam seu caráter

único em função de seu contexto de produção. Independente da esxistência de CÓPIAS do doc, ele
é único.
Questão/; Prever a identificação de cada documento, sem perder de vista o conjunto de relações que
o envolve, se relaciona à qualidade do documento arquivístico denominada = princípio da unicidade

- CUMULATIVIDADE: ou naturalidade. diz que arquivo é uma formação progressiva, natural e

orgânica. Acumulados de forma natural. Está diretamente ligado a própria definição de arquivos.
Questão: Os documentos são acumulados de acordo com as atividades da instituição, ou seja, sua
acumulação ocorre dentro das transações por ela executadas. = princípio da naturalidade

- REVERSIBILIDADE: todo procedimento feito em arquivos pode ser revertido.

- RESPEITO A ORDEM ORIGINAL: ordem primitiva, santidade da ordem original. diz que o
arquivo deveria conservar o arranjo. Respeitar o fluxo natural orgânico de produção do doc.

- INALIENABILIDADE: ou imprescritibilidade, proíbe a transferência de propriedade. Direito

público, sobre os arquivos não prescreve com o tempo.

-UNIVERSALIDADE: cabe ao Arquivista, antes de tudo, entender o contexto daquele documento e

as relações criadas entre ele e seu respectivo fundo.

- TERRITORIALIDADE: proveniência territorial, o doc deve sempre ficar o mais próximo possível
do local onde foi produzido

- PERTINÊNCIA TERRITORIALIDADE: o doc fica no local mais próximo com o seu

CONTEÚDO.

- PERTINÊNCIA TEMÁTICA: reclassificados por ASSUNTO sem levar em conta a proveniência

e a sua classificação original. Não é aplicado.

- AUTENTICIDADE: não sofreu alteração, não se relaciona ao conteúdo, não garante

veracidade

- VERACIDADE: confiabilidade: o conteúdo presente ali é REAL. capacidade de sustentar os

fatos que atesta

- INTER-RELACIONAMENTO: relacionamento do documento com o seu fundo.

Natureza dos Arquivos:

fatores tangíveis (concretos) e intangíveis (abstratos) caracterizam um arquivologia

CONCRETOS (tangíveis) não são as características mais relevantes

forma
fonte
local

ABSTRATOS (intangíveis) são as características essenciais

razão: objetivo
valores: motivos para serem preservados, podem oficiais ou culturais.

a atribuir dois valores para os arquivos:

PRIMÁRIOS: é atribuído a um doc em função do interesse que possa ter pra entidade levando em
conta seu valor legal e fiscal
SECUNDÁRIOS: fins diferentes daqueles para os quais foi originalmente produzido

Classificação dos Arquivos:

→ Entidades mantenedoras: a entidade ou a pessoa que mantém o funcionamento do arquivo

Públicos (federais, estaduais e municipais) e
Privados (Institucionais, Comerciais e Familiais/Pessoais).
os arquivos pode ser:
- públicos: central, regional, estadual, municipal
- institucionais: instituições educacionais, igreja, corporações não lucrativas, sociedades/
associações
-comerciais: firmas, corporações e companhias.
- familiais os pessoais:

→ Estágios de evolução:
-primeira idade ou corrente: em curso ou consultados frequentemente. Fácil acesso.
- segunda idade ou intermediário: já deixou de ser consultado com frequência. PURGATÓRIO
ou LIMBO. Mais distante do usuário.
- terceira idade ou permanente: docs que perderam seu valor primário, n tem mais valor
administrativo, são conservador porque ainda tem valor secundário.

→ Extensão de atuação: extensão = abrangência

- setoriais: ficam junto ao órgão, aqui os docs tem valor primário e são mt requisitados.
CORRENTE ou primeira idade. DESCENTRALIZADA.
-gerais/centrais: também recebem doc com alta frequência mas de forma CENTRALIZADA e
ficam distantes do local de produção ou recebimento.

→ Natureza dos documentos:

-especiais: são docs em formatos físicos diversos. Ex: foto, disco, fita. Tem tratamento especial
-especializados: assuntos de campos específicos. Ex: medicina, esporte, engenharia
arquivos especializados podem ser ao mesmo tempo especiais.

(QUESTÃO ) Os arquivos são criados para que as ações administrativas, jurídicas, técnicas e
científicas sejam conhecidas, cumpridas, quando for o caso, e provadas.
CORRETA.

Os arquivos funcionam como fonte de informação (para conhecimento e cumprimento de ações

técnicas, jurídicas, administrativas e científicas)
e como fonte de prova para quando for necessário.
Em 1972 a Associação dos Arquivistas Brasileiros por meio do Comitê de Terminologia
Arquivística definiu ideias e conceituou termos com o objetivo de estabelecer um vocabulário
uniforme para a elaboração de um glossário arquivístico que, à época, era composto por 132
termos”

documentos são: unidades de registro de informações, qualquer que seja o suporte ou formato.

Informação: mensagem contida no doc

suporte: material no qual são registradas as informações
formato: características físicas

classificação dos documentos: pode ser quanto ao gênero e a natureza do assunto

→ gênero:
QUESTÃO: Configuração que assume um documento de acordo com os sistemas de signos
utilizados na comunicação de seu conteúdo
gênero documental é a reunião de espécies documentais que se assemelham pelo suporte e formato.
-escritos/textuais: manuscritos datilografados ou impressos. Ex: contratos, folhas de pagamento,
requisições diversas, atas, regulamentos, correspondências
-cartográficos: representações geográficas, arquitetônicas, ou de engenharia (mapas, plantas,
perfis)
- iconográficos: fotos, diapositivos, desenhos e gravuras
-filmográficos: pode ter trilha sonora, são imagens em movimento: filmes, fitas
- sonoros: registros fonográficos: discos e fitas videomagnéticas.
-micrográficos: suporte fílmico resultantes da microrreprodução de imagens ex: (rolo, microficha,
jaqueta, cartão-janela .
- informático: produzidos, tratados ou armazenados em pc ex: disquete, disco rígido/winchester.

→ espécie:
Configuração que assume um documento de acordo com a disposição e a natureza das
informações nele contidas: ata, carta, boletim, decreto, filme, folheto, fotografia, memorando,
ofício, planta, relatório

→ tipo: assume uma espécie documental de acordo com a atividade que a gerou
para todos os tipos documentais temos sempre a Espécie do documento (certidão, declaração,
relatório), seguida da atividade que a gerou (óbito, imposto de renda, atividades, etc). Essa é a
configuração típica dos tipos documentais: Espécie + função/ Atividade com a qual está relacionada

→ natureza: restrição de acesso

Ostensivos ou Sigilosos
→ forma: ou tradição documental
ingenuidade documental é o grau de relação de um documento com seu original.
minutas: doc pré-original com notas. Não é um rascunho
-documento original: caráter de primeiro, de matriz e caráter de acabado, limpo e perfeito.
-cópia: reproduz originais existentes; e substitui originais desaparecidos.
as cópias podem ser:
.simples/livres= sem valor jurídico
.autorizadas: que podem ser traslados (com fé notarial e força jurídica do original) e certificadas
(validada por autoridade civil ou eclesiástica e também com mesmo efeito do original).
.imitativas/figuradas: sem valor legal, usadas na idade média.
.códices diplomáticos: registros (cópia feita pelo expedidor) e cartulários (cópia feita pelo
receptor)
QUESTÃO: Quando se classifica um documento em pré-original, original ou pós-original é o
mesmo que classificá-lo segundo: a forma.

→ formato: pode ser classificado pela característica física técnica de registro e estruturas

→ categoria documental: representatividade jurídica

-normativo: cumprimento obrigatório: lei, decreto, estatuto, resolução, despacho.
-enunciativo: opinativo: parecer, relatório e voto;
-assentamento: fatos ou ocorrências, atas, termos, autos de infração
comprobatório: deriva do assentamento, comprovando-o: certidões, translados, atestados, cópias
autenticadas
-ajuste: pactuais ex: convênios, contratos, ajustes, termos
-correspondência: atos normativos, determinam a execução. Ex: memorando, mensagem, edital
-dispositivo: normativos, ajuste e de correspondência
-testemunha: assentamento e comprovação
-informativo: enunciativo

documentos que possuem um Gênero, ou seja, documentos textuais.

Devem estar ligados as suas atividades, são documentos textuais administrativos, textuais
burocráticos e textuais institucionais

TEORIA DAS 3 IDADES = ciclo vital, ciclo de vida dos documentos

cada fase é caracterizada pelos intervalos de tempo e tipos de uso

valores primários: leva em conta utilidade para fins administrativos, seu valor legal e fiscal.
valores secundários: fins diferentes para os quais ele foi produzido.

CORRENTE: primeira idade/fase do ciclo documental. Consultas frequentes, todos os docs

passam necessariamente por essa fase. Permanecem próximo aos produtores são de fácil acesso.
Valor primário e consulta restrita.
Os docs podem ser TRANSFERIDOS ao arquivo intermediário, RECOLHIDOS ao permanente, ou
ELIMINADOS. PRIMÁRIO. ATIVO. Gestão e movimento

INTERMEDIÁRIO: arquivos que aguardam sua eliminação ou RECOLHIMENTO pra guarda

permanente. Ainda possuem valor primário, podendo ser requisitado a qualquer momento.
PRIMÁRIO. Semiativo. Pré-arquivo. Limbo. Purgatório. Temporário. Importante pra
administração.

PERMANENTE: definitivamente preservados pela instituição. Jamais poderá ser eliminado. Aqui
os documentos interessam mais aos pesquisadores do que aos produtores. são inalienáveis e
imprescritíveis. SECUNDÁRIO. Inativo. Histórico. Importante pra sociedade.

Funções Arquivísticas

LEI No 8.159, DE 8 DE JANEIRO DE 1991.

CAPÍTULO I

DISPOSIÇÕES GERAIS

Art. 1º - É dever do Poder Público a gestão documental e a proteção especial a documentos de arquivos,
como instrumento de apoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento científico e como elementos de
prova e informação.

Art. 2º - Consideram-se arquivos, para os fins desta Lei, os conjuntos de documentos produzidos e
recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do
exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da
informação ou a natureza dos documentos.

Arquivos Públicos são os conjuntos de documentos produzidos e recebidos, no exercício de suas

atividades por órgãos públicos de âmbito federal, estadual, do Distrito Federal e municipal em
decorrência de suas funções administrativas, legislativas ou judiciárias

Arquivos Privados: conjuntos de documentos produzidos ou recebidos por pessoas físicas e jurídicas,
em decorrência de suas atividades”

Art. 3º - Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes

à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua
eliminação ou recolhimento para guarda permanente.

Art. 4º - Todos têm direito a receber dos órgãos públicos informações de seu interesse particular ou de
interesse coletivo ou geral, contidas em documentos de arquivos, que serão prestadas no prazo da lei, sob
pena de responsabilidade, ressalvadas aquelas cujos sigilo seja imprescindível à segurança da sociedade e
do Estado, bem como à inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das pessoas.

Art. 5º - A Administração Pública franqueará a consulta aos documentos públicos na forma desta Lei.

Art. 6º - Fica resguardado o direito de indenização pelo dano material ou moral decorrente da violação do
sigilo, sem prejuízo das ações penal, civil e administrativa.

CAPÍTULO II

DOS ARQUIVOS PÚBLICOS

Art. 7º - Os arquivos públicos são os conjuntos de documentos produzidos e recebidos, no exercício de

suas atividades, por órgãos públicos de âmbito federal, estadual, do Distrito Federal e municipal em
decorrência de suas funções administrativas, legislativas e judiciárias.

§ 1º - São também públicos os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por instituições de caráter
público, por entidades privadas encarregadas da gestão de serviços públicos no exercício de suas
atividades.

§ 2º - A cessação de atividades de instituições públicas e de caráter público implica o recolhimento de sua

documentação à instituição arquivística pública ou a sua transferência à instituição sucessora.

Art. 8º - Os documentos públicos são identificados como correntes, intermediários e permanentes.

§ 1º - Consideram-se documentos correntes aqueles em curso ou que, mesmo sem movimentação,

constituam objeto de consultas frequentes.

§ 2º - Consideram-se documentos intermediários aqueles que, não sendo de uso corrente nos órgãos
produtores, por razões de interesse administrativo, aguardam a sua eliminação ou recolhimento para
guarda permanente.

§ 3º - Consideram-se permanentes os conjuntos de documentos de valor histórico, probatório e

informativo que devem ser definitivamente preservados. São inalienáveis e imprescritíveis

Art. 9º - A eliminação de documentos produzidos por instituições públicas e de caráter público será
realizada mediante autorização da instituição arquivística pública, na sua específica esfera de
competência.

Art. 10º - Os documentos de valor permanente são inalienáveis e imprescritíveis.

CAPÍTULO III

DOS ARQUIVOS PRIVADOS

Art. 11 - Consideram-se arquivos privados os conjuntos de documentos produzidos ou recebidos por

pessoas físicas ou jurídicas, em decorrência de suas atividades.

Art. 12 - Os arquivos privados podem ser identificados pelo Poder Público como de interesse público e
social, desde que sejam considerados como conjuntos de fontes relevantes para a história e
desenvolvimento científico nacional.

Art. 13 - Os arquivos privados identificados como de interesse público e social não poderão ser alienados
com dispersão ou perda da unidade documental, nem transferidos para o exterior.

Parágrafo único - Na alienação desses arquivos o Poder Público exercerá preferência na aquisição.

Art. 14 - O acesso aos documentos de arquivos privados identificados como de interesse público e social
poderá ser franqueado mediante autorização de seu proprietário ou possuidor.

Art. 15 - Os arquivos privados identificados como de interesse público e social poderão ser depositados a
título revogável, ou doados a instituições arquivísticas públicas.
Art. 16 - Os registros civis de arquivos de entidades religiosas produzidos anteriormente à vigência do
Código Civil ficam identificados como de interesse público e social.

CAPÍTULO IV

DA ORGANIZAÇÃO E ADMINISTRAÇÃO DE INSTITUIÇÕES ARQUIVÍSTICAS PÚBLICAS

Art. 17 - A administração da documentação pública ou de caráter público compete às instituições

arquivísticas federais, estaduais, do Distrito Federal e municipais.

§ 1º - São Arquivos Federais o Arquivo Nacional os do Poder Executivo, e os arquivos do Poder Legislativo
e do Poder Judiciário. São considerados, também, do Poder Executivo os arquivos do Ministério da
Marinha, do Ministério das Relações Exteriores, do Ministério do Exército e do Ministério da Aeronáutica.

§ 2º - São Arquivos Estaduais os arquivos do Poder Executivo, o arquivo do Poder Legislativo e o arquivo do
Poder Judiciário.

§ 3º - São Arquivos do Distrito Federal o arquivo do Poder Executivo, o Arquivo do Poder Legislativo e o
arquivo do Poder Judiciário.

§ 4º - São Arquivos Municipais o arquivo do Poder Executivo e o arquivo do Poder Legislativo.

§ 5º - Os arquivos públicos dos Territórios são organizados de acordo com sua estrutura político-jurídica.

Art. 18 - Compete ao Arquivo Nacional a gestão e o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos
pelo Poder Executivo Federal, bem como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda, e
acompanhar e implementar a política nacional de arquivos.

Parágrafo único - Para o pleno exercício de suas funções, o Arquivo Nacional poderá criar unidades
regionais.

Art. 19 - Competem aos arquivos do Poder Legislativo Federal a gestão e o recolhimento dos documentos
produzidos e recebidos pelo Poder Legislativo Federal no exercício das suas funções, bem como preservar
e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda.

Art. 20 - Competem aos arquivos do Poder Judiciário Federal a gestão e o recolhimento dos documentos
produzidos e recebidos pelo Poder Judiciário Federal no exercício de suas funções, tramitados em juízo e
oriundos de cartórios e secretarias, bem como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua
guarda.

Art. 21 - Legislação estadual, do Distrito Federal e municipal definirá os critérios de organização e

vinculação dos arquivos estaduais e municipais, bem como a gestão e o acesso aos documentos,
observado o disposto na Constituição Federal e nesta Lei.

DISPOSIÇÕES FINAIS

Art. 25 - Ficará sujeito à responsabilidade penal, civil e administrativa, na forma da legislação em vigor,
aquele que desfigurar ou destruir documentos de valor permanente ou considerado como de interesse
público e social.

Art. 26 - Fica criado o Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ), órgão vinculado ao Arquivo Nacional, que
definirá a política nacional de arquivos, como órgão central de um Sistema Nacional de Arquivos (SINAR).

§ 1º - O Conselho Nacional de Arquivos será presidido pelo Diretor-Geral do Arquivo Nacional e integrado
por representantes de instituições arquivísticas e acadêmicas, públicas e privadas.

§ 2º - A estrutura e funcionamento do conselho criado neste artigo serão estabelecidos em regulamento.

Art. 27 - Esta Lei entra em vigor na data de sua publicação.

Art. 28 -  Revogam-se as disposições em contrário.