Caderno de Resumos - Arquivologia

caderno de
EQVM
resumos
arquivologia
MÉTODO - EQVM
ESTUDO • QUESTÕES • VERIFICAÇÃO • MONITORAMENTO
ESTUDA QUE A VIDA MUDA • @_ESTUDAQUEAVIDAMUDA_

- Conceitos Fundamentais -
- ARQUIVO: conjunto de documentos acumulados por uma pessoa física ou jurídica ao longo de
sua existência que comprovam as suas atividades
- DOCUMENTO: é toda a informação registrada, independente do suporte utilizado.
- SUPORTE: é o material em que a informação foi registrada. Exemplos de suportes: papel, CD,
fita magnética, mídias digitais, película fotográfica, papiro, pergaminho etc.
- Função e Finalidade do Arquivo -

Arquivo é entendido também como um setor de uma instituição.
Função do arquivo: guardar e organizar os documentos, tornando disponíveis as informações

mantidas sob a sua guarda.
A primeira e principal finalidade do arquivo é servir à administração; a finalidade secundária do

arquivo é servir de base para a história.
- Diferenças básicas entre arquivo e biblioteca

Arquivo Biblioteca
Conjunto de documentos que
Conjunto de documentos
comprovam a existência de
Definição que servem como material
uma instituição e suas
de estudo ou pesquisa
atividades
Objetivo Funcional Cultural
Quantidade de Único exemplar ou limitado

Múltiplos exemplares
Exemplares número de cópias
Formas de Ingresso na Por compra, doação ou

Por produção ou recebimento
Instituição permuta
Acumulação de
Orgânica Coleção
Documentos
Classificação dos Varia de instituição para
Padronizada
Documentos instituição
Caderno de resumo 2
arquivologia
- O objetivo do arquivo é funcional, pois ele comprova o funcionamento da instituição.
- Os documentos do arquivo estão organicamente vinculados a uma pessoa, física ou jurídica, e

não podem ser repassados para outra. Os documentos da biblioteca, entretanto, não estão
organicamente vinculados a uma determinada pessoa.
- Classificação dos arquivos -

A classificação dos arquivos pode se dar:
- Classificação dos arquivos quanto aos estágios de evolução

Existem três classificações dos arquivos quanto aos estágios de evolução:
1. CORRENTES (1ª IDADE): arquivos que guardam documentos mais novos e que estão sendo
resolvidos.
2. INTERMEDIÁRIOS (2ª IDADE): arquivos que guardam documentos que já foram resolvidos,
mas ainda podem ser questionados.
3. PERMANENTES (3ª IDADE): arquivos que guardam documentos que já prescreveram e são
guardados pelo valor histórico.
- Classificação dos arquivos quanto à entidade mantenedora

Existem duas classificações dos arquivos quanto à entidade mantenedora:
1. PÚBLICOS: arquivos de órgãos e entidades públicas.
2. PRIVADOS: mantidos por entidades privadas. Podem ser institucionais, comerciais ou

pessoais.
- Classificação dos arquivos quanto à natureza dos documentos

Existem duas classificações dos arquivos quanto à natureza dos documentos:
1. ESPECIAIS: mantêm sob guarda documentos de formas físicas diversas e que exijam
tratamento diferenciado no que se refere à guarda e conservação;
2. ESPECIALIZADOS: mantêm sob guarda documentos de determinada área do conhecimento.

Caderno de resumo 3
arquivologia
- Classificação dos arquivos quanto à extensão de sua atuação

Existem duas classificações dos arquivos quanto à extensão de sua atuação:
1. SETORIAIS: instalados junto aos órgãos operacionais (setores), cumprindo funções de

arquivos correntes;
2. CENTRAL OU GERAL: acumulam em um único local documentos correntes provenientes das

diversas áreas da instituição, centralizando os documentos correntes.
Caderno de resumo 4
arquivologia
- Gênero e natureza do assunto -

Gênero documental: aspecto documental relacionado ao conjunto de signos ou símbolos
utilizados para registrar a informação.
Existem sete classificações dos documentos quanto ao gênero:
1. ESCRITOS OU TEXTUAIS: são aqueles que contêm texto.
2. ICONOGRÁFICOS: documentos que apresentam imagens estáticas. Exemplo: gravuras,

fotografias, desenhos etc.
3. CARTOGRÁFICOS: documentos que contenham uma imagem reduzida representando uma

área maior. Exemplo: mapas, plantas etc.
4. MICROGRÁFICOS: documentos resultantes do processo de microfilmagem.
5. SONOROS: documentos que contenham som.
6. FILMOGRÁFICOS: documentos que contêm imagens em movimento. Exemplo: documentos

audiovisuais.
7. INFORMÁTICOS: documentos em meio digital.
- Classificação dos documentos quanto à natureza do assunto

Existem duas classificações dos documentos quanto à natureza do assunto:
1. SIGILOSOS: documentos de acesso restrito e que, por isso, exigem cuidados especiais quanto
à custódia (guarda) e divulgação.
2. OSTENSIVOS: documentos cuja divulgação não prejudica a administração.
“Todos têm direito a receber dos órgãos públicos informações de seu interesse particular, ou de
interesse coletivo ou geral, que serão prestadas no prazo da lei, sob pena de responsabilidade,
ressalvadas aquelas cujo sigilo seja imprescindível à segurança da sociedade e do Estado.” Art.
5º, XXXIII, C.F. Segundo a Lei n. 12.527, de 2011, os graus de sigilo de um documento sigiloso
são classificados em:
Caderno de resumo 5
arquivologia
1. ULTRASSECRETOS (permanecer sigiloso por, no máximo, vinte e cinco anos)
O prazo de sigilo de um documento ultrassecreto é o único prazo que pode ser renovado, desde
que por um tempo não superior a vinte cinco anos.
2. SECRETOS (permanecer sigiloso por, no máximo, quinze anos)
3. RESERVADOS (permanecer sigiloso por, no máximo, cinco anos)
O prazo de sigilo de um documento ultrassecreto é o único prazo que pode ser renovado, desde
que por um tempo não superior a vinte cinco anos.
- Forma – formato – técnica de registro – espécie e tipologia -

- Classificação dos documentos quanto à forma
FORMA DO DOCUMENTO: forma é o estágio de preparação ou transmissão do documento.
Exemplos: minuta ou rascunho, original, cópia etc.
- Classificação dos documentos quanto ao formato

FORMATO DO DOCUMENTO: formato é a configuração física de um suporte, de acordo com a
natureza e o modo como foi confeccionado.
Exemplos: o papel é um suporte que pode assumir o formato de livro, de caderno, de apostila,
de cartão, de ficha, de folha etc.
- Classificação dos documentos quanto à técnica de registro

TÉCNICA DE REGISTRO: refere-se à técnica utilizada para registrar a informação no documento.
Exemplos: manuscrito, datilografado, impresso etc.
- Classificação dos documentos quanto à espécie

ESPÉCIE DOCUMENTAL: espécie é a configuração que assume um documento de acordo com a
disposição e a natureza das informações nele contidas.
Caderno de resumo 6
arquivologia
- Classificação dos documentos quanto ao tipo ou tipologia

TIPO OU TIPOLOGIA DOCUMENTAL: tipologia documental é a configuração que assume uma
espécie documental, de acordo com a atividade que a gerou.
- Espécie x tipologia
ESPÉCIE: aspecto formal do documento, de acordo com a disposição das suas informações.
Exemplos: cheque, diploma, certidão, alvará, boletim, atestado etc.
TIPO OU TIPOLOGIA DOCUMENTAL: é a soma ou junção de uma espécie documental com a

atividade ou função do documento.
Tipo/Tipologia = Espécie + Atividade ou Função
Espécies Tipologias
Alvará Alvará de Construção
Certidão Certidão de Casamento
Declaração Declaração de Imposto de Renda
Boletim Boletim Escolar
Diploma Diploma de Graduação
Contrato Contrato de Prestação de Serviços
Ata Ata de Reunião
- Ciclo vital dos documentos (teoria das três idades) -

Existem três fases para o ciclo vital dos documentos:
1. CORRENTES (1ª IDADE): arquivos que guardam documentos mais novos e que estão sendo
resolvidos.
2. INTERMEDIÁRIOS (2ª IDADE): arquivos que guardam documentos que já foram resolvidos,
mas ainda podem ser questionados.
3. PERMANENTES (3ª IDADE): arquivos que guardam documentos que já prescreveram e são
guardados pelo valor histórico
Caderno de resumo 7
arquivologia
- Valores dos documentos

Existem dois tipos de valores dos documentos:
1. VALOR PRIMÁRIO (ADMINISTRATIVO): documentos vinculados a atividades em andamento

ou que ainda podem ser questionados administrativamente, legalmente ou juridicamente. Todo
documento nasce com esse valor e depois o perde. Compreende os documentos das fases
corrente (alto valor primário) e intermediária (baixo valor primário).
Exemplos: fatura do cartão de crédito, contrato de contratação de curso etc.
2. VALOR SECUNDÁRIO (HISTÓRICO): documentos vinculados a fatos históricos para a

instituição ou para a sociedade. Poucos documentos atingirão esse valor. É um valor
imprescritível. Compreende os documentos da fase permanente. Também é chamado na
bibliografia arquivística de valor probatório ou informativo.
- Idades dos documentos

As características de cada idade dos documentos são:
1ª IDADE – FASE CORRENTE:
- constituída por documentos mais novos;
- documentos sujeitos a consultas frequentes;
- documentos em tramitação (em curso ou em andamento);
- deve se localizar junto aos setores ou em locais próximos e de fácil acesso.
2ª IDADE – FASE INTERMEDIÁRIA:
- documentos menos utilizados;
- otimiza o espaço dos setores;
- atende às solicitações das diversas áreas da instituição;
- não há necessidade de ser instalado junto à instituição (questão de economia);
- os documentos aguardam a sua destinação final (eliminação ou guarda permanente).

Caderno de resumo 8
arquivologia
3ª IDADE – FASE PERMANENTE:
- documentos de valor histórico;
- seus documentos já possuíram valor administrativo anteriormente;
- não elimina seus documentos;
- deve disponibilizar seus documentos para consulta tanto pelo público interno quanto ao
público externo, e a consulta não depende de autorização da área acumuladora.
Caderno de resumo 9
arquivologia
- Avaliação dos documentos ciclo vital dos documentos -

AVALIAÇÃO DOCUMENTAL
- É a análise dos documentos da instituição, a fim de definir seus prazos de guarda e destinação
final a partir de seus valores;
- É realizada por uma Comissão Permanente de Avaliação de documentos e resulta na Tabela de

Temporalidade da instituição.
VANTAGENS DA AVALIAÇÃO:
- ganho de espaço físico;
- agilidade ao organizar e recuperar a informação;
- economia de recursos humanos e materiais;
- preservação da história
TABELA DE TEMPORALIDADE
- A tabela de temporalidade é o instrumento que define os prazos de guarda e a destinação final

dos documentos da instituição;
- É criada por uma Comissão Permanente de Avaliação de documentos e deve ser aprovada por
uma autoridade competente para ser aplicada na instituição.
Resolução n. 40 – CONARQ
Art. 1º A eliminação de documentos no âmbito dos órgãos e entidades integrantes do SINAR

ocorrerá depois de concluído o processo de avaliação e seleção conduzido pelas respectivas
Comissões Permanentes de Avaliação de Documentos – CPAD e será efetivada quando
cumpridos os procedimentos estabelecidos nesta Resolução
TRANSFERÊNCIA: é a entrada de documentos no arquivo intermediário.
RECOLHIMENTO: é a entrada de documentos no arquivo permanente

Caderno de resumo 10
arquivologia
ATENÇÃO:
- Todo documento passa pela idade corrente;
- Não há obrigatoriedade em passar pela idade intermediária;
- Alguns documentos podem ser “recolhidos” da idade corrente para a idade permanente (não
confundir com “transferidos”).
arquivologia
- Protocolo -
TRAMITAÇÃO
- É o curso ou caminho que o documento percorre desde a sua entrada/ criação na instituição
até o cumprimento de sua missão administrativa;
- Em alguns casos a tramitação também pode ocorrer entre órgãos diferentes, de acordo com o
assunto do documento;
- É importante que o órgão tenha controle dessa tramitação, pois o usuário pode requerer
informações sobre o processo a qualquer momento.
- A tramitação é uma característica comum da idade do ciclo corrente dos documentos, pois é
nela que os documentos circulam pelas áreas competentes a fim de que sejam resolvidos.
PROTOCOLO
- É o controle da tramitação dos documentos, que permite acompanhar seus andamentos e

prestar informações aos interessados em tempo real.
- É muito comum o uso de livros de protocolo para se controlar a tramitação de documentos.

Essa é uma maneira simplificada, mas que pode funcionar bem em empresas pequenas.
- Nos órgãos públicos e também em empresas privadas de maior porte possuem um setor de
protocolo que terá como função básica controlar a tramitação dos documentos.
- É uma atividade vinculada à fase corrente.
Atividades de protocolo
✓ Recebimento;
✓ Registro;
✓ Autuação;
✓ Classificação;
✓ Expedição/Distribuição;
✓ Controle/Movimentação.
arquivologia
RECEBIMENTO
- É o controle da entrada ou recepção dos documentos na instituição;
- O protocolo também recebe os documentos que chegam por malote ou pelos Correios.
REGISTRO
- É a leitura, identificação e cadastro dos dados de acesso do documento em sistema manual ou

informatizado (origem, espécie, assunto, interessado, etc.).
AUTUAÇÃO
- É a formação ou abertura de processo a partir do documento entregue no protocolo (inserção

de capa e atribuição de número de controle);
- Também pode-se entender como abertura dos “autos do processo”
CLASSIFICAÇÃO
- É a separação dos documentos por assunto ou por área.
EXPEDIÇÃO/DISTRIBUIÇÃO
- É o envio dos documentos aos destinatários (expedição = externa e distribuição = interna);
- A expedição pode ser feita pessoalmente ou por meio dos Correios.
CONTROLE/MOVIMENTAÇÃO
- É o controle do andamento ou da tramitação dos documentos. É realizado por meio de sistema

manual ou informatizado.
NÃO SÃO ATIVIDADES DE PROTOCOLO
✓ Eliminação;
✓ Avaliação;
✓ Empréstimo;
✓ Arquivamento;
✓ Microfilmagem;
✓ Digitalização;
✓ Dentre outros.
arquivologia
NÃO DEVEM SER ABERTOS OU REGISTRADOS PELO PROTOCOLO
- Documentos particulares;
- Documentos sigilosos.
-Tais documentos devem ser recebidos e encaminhados diretamente para os destinatários.

Devem ser abertos e registrados pelo protocolo:
- Documentos ostensivos.
- Tais documentos devem passar por todas as etapas de controle do protocolo.

arquivologia
- Procedimentos administrativos -
Considera-se correspondência toda e qualquer forma de comunicação escrita, produzida e
destinada a pessoas jurídicas ou físicas, e vice-versa, bem como aquela que se processa entre
órgãos e servidores de uma instituição.
- Os documentos que circulam no órgão público, em geral, são chamados de correspondência;
- CORRESPONDÊNCIA INTERNA é a correspondência trocada entre setores ou áreas de uma
mesma instituição;
- CORRESPONDÊNCIA EXTERNA é aquela trocada entre uma instituição e outras entidade e/ou
pessoas físicas;
- CORRESPONDÊNCIA OFICIAL é aquela que trata de assunto de serviço ou de interesse
específico das atividades da instituição;
- CORRESPONDÊNCIA PARTICULAR é a de interesse pessoal de funcionários/servidores da
instituição.
- PROCESSO
Processo é o conjunto de documentos oficialmente reunidos no decurso de uma ação

administrativa ou judicial, que constitui uma unidade de arquivamento.
- Portaria 5/2002 – mpog:

Processo é o documento ou o conjunto de documentos que exige um estudo mais detalhado,
bem como procedimentos expressados por despachos, pareceres técnicos, anexos ou, ainda,
instruções para pagamento de despesas.
- AUTUAÇÃO
Portaria Interministerial 1.677/2015

Ato de reunir e ordenar os documentos avulsos recebidos em unidade protocolizadora, Visando
à formação de processo.
- O documento que deu entrada é acondicionado em uma capa de cartolina;

- Todas as folhas são numeradas sequencialmente;
- Cada folha é numerada, carimbada e rubricada;
arquivologia
- Os dados básicos são cadastrados em um sistema;

- É atribuído um número para o processo, que o identificará dentro da instituição;
- É colada na capa do processo uma etiqueta com seus dados.
- O setor de protocolo normalmente fica localizado na entrada do órgão público.
- Numeração das folhas:

6
- A numeração se dará em ordem crescente;
- A primeira folha do processo deve ser a número 1;
- A numeração ocorre somente na frente da folha, e não no verso;
- A numeração, carimbo e rubrica é feita no canto superior direito da folha;
- Não é permitida qualquer rasura (no caso de erro, deve-se inutilizar a numeração errada e, ao
lado dela, fazer nova numeração);
- As primeiras folhas são numeradas no protocolo, quando da autuação. As
demais folhas são numeradas pela área que incluir os documentos no processo.
- JUNTADA
- É a inserção de documentos a um processo. Pode ser feita por meio da anexação ou

apensação.
- ANEXAÇÃO
8
Juntada, em caráter definitivo, de documento ou processo a outro processo, na qual prevalece,
para referência, o número do processo mais antigo.
- APENSAÇÃO
Juntada, em caráter temporário, com o objetivo de elucidar ou subsidiar a matéria tratada,

conservando cada processo a sua identidade e independência.
- DESAPENSAÇÃO
É a separação de processos anteriormente apensados.

arquivologia
- Abertura de novos volumes

É a divisão de um mesmo processo em várias capas, onde cada volume terá, no máximo, 200
folhas.
- DESENTRANHAMENTO
Desentranhamento consiste na retirada de folhas/documentos do processo de forma definitiva,

mediante justificativa, que ocorrerá quando houver interesse do órgão ou entidade ou a pedido
do interessado.
- DESMEMBRAMENTO
Desmembramento consiste na retirada de folhas/documentos do processo de forma definitiva,

mediante justificativa, que ocorrerá quando houver interesse do órgão ou entidade ou a pedido
do interessado, para a formação de um novo processo.
- DILIGÊNCIA
Ato investigatório ou de pesquisa, que visa esclarecer, averiguar ou complementar uma

informação equivocada ou incompleta em um processo.
É o ato pelo qual um processo que, tendo deixado de atender as formalidades indispensáveis ou
de cumprir alguma disposição legal, é devolvido ao órgão que assim procedeu, a fim de corrigir
ou sanar as falhas apontadas.
- Encerramento ou arquivamento
Arquivamento significa a guarda do documento, avulso ou processo, cuja tramitação cessou, e
se caracteriza pelo fim da ação administrativa que determinou a produção do documento.
São três as situações que implicam no arquivamento de um processo:
1) Pelo deferimento ou indeferimento do pleito, ou seja pelo atendimento ou
não do pedido realizado pelo requerente;
2) Pela expressa renúncia ou desistência do interessado; ou
3) Por decisão motivada de autoridade competente.
arquivologia
- Arquivamento e ordenação de documentos -

- Arquivamento e ordenação de documentos são basicamente a forma de arquivar os
documentos para guardá-los no Arquivo e as formas de ordenação desses documentos a fim de
os localizar no futuro.
ARQUIVAMENTO = ACONDICIONAMENTO + ARMAZENAMENTO
ACONDICIONAMENTO (embalagem)
- Refere-se à embalagem em que o documento foi inserido, com vistas a protegê-lo e facilitar
seu manuseio.
- Exemplos de unidades de acondicionamento: pastas; caixas de arquivo; envelopes etc.
ARMAZENAMENTO (mobiliário)
- Refere-se ao mobiliário em que o documento, já devidamente acondicionado (ou não) será

guardado.
- Exemplos de unidades de armazenamento: Estantes; Armários; Prateleiras; Arquivos de

gavetas etc.
Obs.: quando uma pessoa coloca no mobiliário adequado um documento que geralmente já foi
acondicionado, ela está armazenando o seu documento.
Obs.: cada tipo de material tem de ser estudado, para verificar a melhor forma de ser guardado.
Existe um tipo de acondicionamento adequado para cada tipo de material. Não é adequado
guardar papéis e mídias digitais no mesmo tipo de pasta, por exemplo.
TIPOS DE PASTAS
PASTAS SUSPENSAS
- São bastante utilizadas na fase corrente do ciclo de vida dos documentos.
Obs.: a idade corrente caracteriza os documentos que estão dentro do próprio setor da
instituição.
arquivologia
PASTAS A-Z
- Também são bastante utilizadas na fase corrente do ciclo de vida dos documentos.
PASTAS EM L
- São utilizadas como divisórias dentro de unidades de acondicionamentos maiores;
- Geralmente coloridas, permitem criar subdivisões dentro de outras pastas.
PASTAS SANFONADAS
- São aquelas que apresentam várias divisórias, onde os documentos podem ser separados de
acordo com o assunto, ordem alfabética ou qualquer outro critério adotado pela instituição.
Tipos de caixas
CAIXA-ARQUIVO
- Muito utilizada na fase intermediária;
A bibliografia recomenda a utilização das caixas de papelão, em vez das de plástico, para garantir
maior durabilidade aos documentos.
Modelos de arquivos
ARQUIVO DE GAVETAS
- Os documentos são armazenados, geralmente, em pastas suspensas;
- É utilizado, quase sempre, nos arquivos correntes;
- É bastante prático na busca dos documentos
FICHÁRIO
- Próprio para guarda de documentos em formato de ficha;
- Com a informatização das empresas, tornou-se menos comum.

arquivologia
ARQUIVO DESLIZANTE
- Formado por fileiras de estantes agrupadas sobre trilhos, de forma que possam deslizar
e permitam a abertura na estante onde se deseja colocar ou buscar o documento;
- Permite a otimização do espaço disponível no arquivo.
Obs.: a vantagem do arquivo deslizante é otimizar o espaço, apesar de ser um modelo

de arquivo relativamente caro.
ARQUIVAMENTO NOS ARQUIVOS CORRENTES
- Nos arquivos correntes, é muito comum o acondicionamento dos documentos em pastas

suspensas armazenadas em armários ou arquivos de gavetas.
ARQUIVAMENTO NOS ARQUIVOS INTERMEDIÁRIOS
- Nos arquivos intermediários, em geral, os documentos são acondicionados em caixas de

arquivo de papelão, armazenadas em estantes de aço.
ARQUIVAMENTO DE DOCUMENTOS DE GRANDES DIMENSÕES
- Deve-se evitar dobrá-los, acondicionando-os em pastas de grandes dimensões;
- O armazenamento deve ser feito em gavetas, de forma horizontal
ARQUIVAMENTO VERTICAL
- Os documentos são arquivados lado a lado;
- Facilita a busca, uma vez que, para se retirar um documento, não há necessidade de se retirar
os outros;
- É recomendado para os arquivos correntes.
ARQUIVAMENTO HORIZONTAL
- Os documentos são arquivados uns sobre os outros;
- Conserva melhor os documentos;
- É recomendado para os arquivos permanentes e para documentos de grandes dimensões

(mapas, cartazes e plantas, por exemplo).
arquivologia
- Arquivamento e ordenação de documentos método alfabético -

Arquivamento é acondicionar, armazenar e guardar o documento. Ordenação significa colocar
os documentos em ordem dentro do arquivo, o que permite saber onde o documento está no
momento em que é necessário.
Existem várias técnicas para colocar os documentos em ordem.
ORDENAÇÃO DE DOCUMENTOS
Métodos de arquivamento são maneiras que podem ser utilizadas para colocar os documentos
em ordem.
Métodos de arquivamento:
- Alfabético (por nome);
- Geográfico (por local ou procedência);
- Numérico (por número);
- Ideográfico (por tema ou assunto).
Obs.: O que varia de um método para o outro é a informação destacada no documento para
colocá-lo em ordem. Método alfabético
- O método alfabético é aquele que ordena os documentos por nome (de pessoas, instituições
ou eventos), a partir das regras de alfabetação.
Regras de alfabetação
1ª REGRA DE ALFABETAÇÃO Nos nomes de pessoas físicas, considera-se o último sobrenome e
depois o prenome
Ex: Daniele Firme Miranda
Miranda, Daniele Firme
Obs.: Se houver pessoas com sobrenomes iguais, considera-se o prenome
Daniele Firme Miranda Miranda, Daniele Firme

arquivologia
Veneza Firme Miranda Miranda, Veneza Firme
2ª REGRA DE ALFABETAÇÃO Sobrenomes compostos de substantivo e adjetivo ou ligados por

hífen não podem ser separados na alfabetação.
Ex: Humberto Castelo Branco
Castelo Branco, Humberto
Sobrenomes compostos não podem ser separados na alfabetação
Ex: Heitor Villa- Lobos
Villa- Lobos, Heitor
3ª REGRA DE ALFABETAÇÃO Sobrenomes com nomes de santos (Santo, São ou Santa não
podem ser separados).
Ex: José Pereira Santa Cruz
Santa Cruz, José Pereira
4ª REGRA DE ALFABETAÇÃO Iniciais abreviadas têm precedência na alfabetação.
Ex: José Silva
J.Silva Silva, J.
João Silva Silva, João
Silva, José
5ª REGRA DE ALFABETAÇÃO Artigos, conjunções e preposições não devem ser considerados.
Ex: Marcos Araújo da Silva
Silva, Marcos Araújo da
Fábio Moreira e Sousa
Sousa, Fábio Moreira e

arquivologia
Hugo Ferreira d’ Ávila
Ávila, Hugo Ferreira d’
6ª REGRA DE ALFABETAÇÃO Sobrenomes de parentesco devem ser considerados como parte

integrante do último sobrenome.
Ex: Elvis Correa Miranda Júnior
Miranda Júnior, Elvis Correa
O sobrenome de parentesco não será considerado quando da ordenação alfabética, a não ser
que seja o último elemento de distinção.
Miranda Neto, Alberto.
Miranda Júnior, Élvis Corrêa.
Miranda Júnior, Élvis Corrêa.
Miranda Neto, Élvis Corrêa.
7ª REGRA DE ALFABETAÇÃO Títulos que acompanham os últimos sobrenomes não devem ser
considerados. O título deve ser colocado no final, entre parênteses.
Ex: Senador José Pereira
Pereira, José(Senador)
8ª REGRA DE ALFABETAÇÃO Nomes de estrangeiros devem ser organizados pelo último

sobrenome
Ex: George Walker Bush
Bush, George Walker
9ª REGRA DE ALFABETAÇÃO Partículas estrangeiras só devem ser consideradas se iniciarem com

letra maiúscula.
Ex: Leonardo Da Vinci
Da Vinci, Leonardo
arquivologia
Ex: Jean Claude Van Damme
Van Damme, Jean Claude
Ludwing van Bethoven
Bethoven, Ludwing van
10ª REGRA DE ALFABETAÇÃO Espanhóis devem ser ordenados pelo penúltimo sobrenome.
Ex: Juan Fuentes Bolãnos
Fuentes Bolãnos, Juan
11ª REGRA DE ALFABETAÇÃO Orientais e árabes devem ser organizados como se apresentam.
Ex: Mao Tsé Tung
Mao Tsé Tung
12ª REGRA DE ALFABETAÇÃO Nos nomes de instituições, o artigo do início deve ser deslocado
para o final, entre parênteses.
Ex: O Boticário
Boticário (O)
Ex: The Times
Times (The)
Ex: Fundação Getúlio Vargas
Fundação Getúlio Vargas
13ª REGRA DE ALFABETAÇÃO Nos nomes de eventos, o numeral do início deve ser deslocado
para o final, entre parênteses.
Ex: 2 Congresso de Medicina
Congresso de Medicina (2)

arquivologia
Ex: Terceiro Seminário de Direito
Seminário de Direito (Terceiro)
Ex: IV Simpósio de Arquivologia
Simpósio de Arquivologia (IV)

arquivologia
- Arquivamento e ordenação de documentos –

microfilmagem de documentos -
Microfilmagem “Produção de imagens fotográficas de um documento em formato altamente
reduzido”.
Dicionário de terminologia arquivística. Arquivo Nacional.
MICROFILMAGEM
- É o resultado do processo de reprodução em filme, de documentos, dados e imagens, por

meios fotográficos ou eletrônicos, em diferentes graus de redução.
- É uma técnica que permite criar uma cópia do documento, em película fotográfica, em
tamanho altamente reduzido;
- Foi criada por volta de 1839, na Inglaterra, e até hoje é utilizada no mundo inteiro.
Tipos de microformas
- Rolo de microfilme
-Jaqueta
- Microficha.
APLICAÇÕES DA MICROFILMAGEM:
- Ganho de espaço;
-Validade legal/jurídica;
- Preservação dos originais em papel;
- Durabilidade;
- Segurança na guarda dos originais (backup).
GANHO DE ESPAÇO FÍSICO:
- Documentos microfilmados podem ser substituídos por sua cópia em microfilme,

desde que não sejam permanentes.
Validade jurídica do microfilme

- PRESERVAÇÃO DOS DOCUMENTOS ORIGINAIS:
arquivologia
Documentos permanentes não podem ser eliminados e substituídos por sua cópia em
microfilme.
Os documentos de valor histórico não deverão ser eliminados, podendo ser arquivados
em local diverso da repartição detentora dos mesmos.
Durabilidade dos microfilmes

Se mantidos em ambientes climatizados, os microfilmes podem durar até 500 anos.
SEGURANÇA NA GUARDA DOS DOCUMENTOS ORIGINAIS (BACKUP)
- A cópia em microfilme pode servir como backup de documentos importantes, que estão
sujeitos a perda, extravio ou destruição;
- Todo microfilme deve ser gerado em duas cópias, que deverão ser armazenadas em locais
separados.
DESVANTAGENS DA MICROFILMAGEM
- Alto custo
- Não permite acesso múltiplo, como a digitalização
- Os equipamentos de leitura não são muito comuns nas instituições.
APLICAÇÕES DA MICROFILMAGEM
- Microfilmagem de substituição
- Microfilmagem de preservação
- Microfilmagem de segurança.
Lei do Microfilme
✓ É autorizada, em todo o território nacional, a microfilmagem de documentos
particulares e oficiais arquivados, estes de órgãos federais, estaduais e municipais.
✓ Os microfilmes de que trata esta Lei, assim como as certidões, os traslados e as cópias
fotográficas obtidas diretamente dos filmes produzirão os mesmos efeitos legais dos
documentos originais em juízo ou fora dele.
✓ Os documentos microfilmados poderão, a critério da autoridade competente, ser
eliminados por incineração, destruição mecânica ou por outro processo adequado que
assegure a sua desintegração.
✓ A incineração dos documentos microfilmados ou sua transferência para outro local
far-se-á mediante lavratura de termo, por autoridade competente, em livro próprio.
arquivologia
✓ Os originais dos documentos ainda em trânsito, microfilmados não poderão ser

eliminados antes de seu arquivamento.
✓ Quando houver conveniência, ou por medida de segurança, poderão
excepcionalmente ser microfilmados documentos ainda não arquivados, desde que
autorizados por autoridade competente.
Decreto n. 1.799/1996 – Regulamenta a Lei do Microfilme
✓ A microfilmagem, em todo território nacional, autorizada pela Lei n° 5.433, de 8 de maio

de 1968, abrange os documentos oficiais ou públicos, de qualquer espécie e em
qualquer suporte, produzidos e recebidos pelos órgãos dos Poderes Executivo,
Judiciário e Legislativo.
✓ O microfilme é o resultado do processo de reprodução em filme, de documentos,
dados e imagens, por meios fotográficos ou eletrônicos, em diferentes graus de
redução.
✓ A microfilmagem, de qualquer espécie, será feita sempre em filme original, com o
mínimo de 180 linhas por milímetro de definição, garantida a segurança e a qualidade
de imagem e de reprodução.
✓ Será obrigatória, para efeito de segurança, a extração de filme cópia do filme original.
✓ Fica vedada a utilização de filmes atualizáveis, de qualquer tipo, tanto para a confecção
do original, como para a extração de cópias.
✓ O armazenamento do filme original deverá ser feito em local diferente do seu filme
cópia.
✓ Poderá ser utilizado qualquer grau de redução, garantida a legibilidade e a qualidade
de reprodução.
✓ Quando se tratar de original cujo tamanho ultrapasse a dimensão máxima do campo
fotográfico do equipamento em uso, a microfilmagem poderá ser feita por etapas,
sendo obrigatória a repetição de uma parte da imagem anterior na imagem
subsequente, de modo que se possa identificar, por superposição, a continuidade entre
as seções adjacentes microfilmadas.
✓ Os documentos da mesma série ou sequência, eventualmente omitidos quando da
microfilmagem, ou aqueles cujas imagens não apresentarem legibilidade, por falha de
operação ou por problema técnico, serão reproduzidos posteriormente, não sendo
permitido corte ou inserção no filme original.
arquivologia
✓ Os documentos, em tramitação ou em estudo, poderão, a critério da autoridade

competente, ser microfilmados, não sendo permitida a sua eliminação até a definição
de sua destinação final.
✓ A eliminação de documentos, após a microfilmagem, dar-se-á por meios que garantam
sua inutilização, sendo a mesma precedida de lavratura de termo próprio e após a
revisão e a extração de filme cópia.
✓ A eliminação de documentos oficiais ou públicos só deverá ocorrer se prevista na
tabela de temporalidade do órgão, aprovada pela autoridade competente na esfera de
sua atuação.
✓ Os documentos oficiais ou públicos, com valor de guarda permanente, não poderão
ser eliminados após a microfilmagem, devendo ser recolhidos ao arquivo público de
sua esfera de atuação ou preservados pelo próprio órgão detentor.
✓ Os traslados, as certidões e as cópias em papel ou em filme de documentos
microfilmados, para produzirem efeitos legais em juízo ou fora dele, deverão estar
autenticados pela autoridade competente detentora do filme original.
✓ A microfilmagem de documentos poderá ser feita por empresas e cartórios
habilitados.
✓ Para exercer a atividade de microfilmagem de documentos, as empresas e cartórios,
além da legislação a que estão sujeitos, deverão requerer registro no Ministério da
Justiça e sujeitar-se à fiscalização que por este será exercida quanto ao cumprimento
do disposto no presente Decreto.
✓ As empresas e os cartórios que se dedicarem a microfilmagem de documentos de
terceiros, fornecerão, obrigatoriamente, um documento de garantia, declarando:
I – que a microfilmagem foi executada de acordo com o disposto neste Decreto;
II – que se responsabilizam pelo padrão de qualidade do serviço executado;
III – que o usuário passa a ser responsável pelo manuseio e conservação das microformas.
✓ Os microfilmes originais e os filmes cópias resultantes de microfilmagem de

documentos sujeitos à fiscalização, ou necessários à prestação de contas, deverão ser
mantidos pelos prazos de prescrição a que estariam sujeitos os seus respectivos
originais.
arquivologia
- Arquivamento e ordenação de documentos método

variadex e método geográfico -
Métodos de arquivamento
MÉTODO ALFABÉTICO
- É o método que ordena os documentos por nome (de pessoas, instituições ou eventos), a partir
das regras de alfabetação.
- Quando combinado com cores, recebe o nome de VARIADEX.
No método VARIADEX, os documentos são guardados por ordem alfabética e também por cores
que permitam uma forma melhor de procurar os documentos no dia a dia e diminuam as
chances de errar o arquivamento.
Obs.: o método VARIADEX, especificamente, é: ordem alfabética apenas somado com as cores.
MÉTODO VARIADEX
- É uma variante do método alfabético
- Utiliza cores como elementos auxiliares para facilitar o arquivamento e a localização dos
documentos.
MÉTODO GEOGRÁFICO
- Ordena os documentos por local ou procedência (Cidade, Estado ou País)
- É preciso ordenar os locais a partir de algumas regras.
Regras do método geográfico

ORDENAÇÃO POR ESTADO
- Os estados devem ser ordenados alfabeticamente

arquivologia
- Dentro de cada estado, a capital deve vir em primeiro lugar, seguida das demais cidades em
ordem alfabética.
- Alagoas
- Bahia
- Ceará ESTADOS EM ORDEM ALFABÉTICA
- Goiás
- Maranhão
- Pará
- São Paulo
ALAGOAS ORDENAÇÃO POR ESTADO
BAHIA PASTA DO ESTADO DO CEARÁ:
CEARÁ FORTALEZA
GOIÁS CRATEÚS
MARANHÃO JUAZEIRO
PARÁ QUIXERAMOBIM
SÃO PAULO SOBRAL
A regra exige que a primeira cidade do estado seja a capital, e as demais cidades estejam em
ordem alfabética.
Ordenação por País
- Os países devem ser ordenados alfabeticamente
- Dentro de cada país, a capital deve vir em primeiro lugar, seguida das demais cidades em ordem
alfabética.
- Argentina
- Bélgica
- China
arquivologia
- França PAÍSES EM ORDEM ALFABÉTICA
- Honduras
- Japão
- Portugal
PASTA DE PORTUGAL:
ARGENTINA LISBOA
BÉLGICA Braga
CHINA Porto
FRANÇA Setúbal
HINDURAS
JAPÃO
PORTUGAL
ORDENAÇÃO POR CIDADE
- As cidades devem ser ordenadas alfabeticamente
- Ao final de cada cidade, deve ser identificado o seu estado, entre parênteses.
- Anápolis (Goiás)
- Cubatão (São Paulo)
- Fortaleza (Ceará)
- Lages (Santa Catarina)
- Manaus (Amazonas)
- São Paulo (São Paulo)
- Taguatinga (Distrito Federal) Nome do Estado entre parênteses
- Taguatinga (Tocantins)
arquivologia
MÉTODO NUMÉRICO
- É aquele que ordena os documentos por número.
- É subdividido em numérico simples, cronológico e dígito-terminal.
NUMÉRICO SIMPLES
Os documentos são numerados quando entram no arquivo ou instituição e são ordenados pelo
número que receberam
Normalmente, a organização de cheques pré-datados é feita pela data, mas pode-se organizar
pelo número de identificação.
No exemplo abaixo, a organização foi feita pelo número de identificação, não pelo nome.
001 – Silva, José Pereira
002 – Antunes, Mário Ribeiro
003 – Tavares, Rubens Braga
004 – Castelo Branco, Teresa Alves
005 …
VANTAGENS DO MÉTODO NUMÉRICO SIMPLES
- É um método de fácil aplicação.
- Não exige treinamento prévio para sua utilização.
- A inserção de novos documentos é feita sempre no final do arquivo, o que evita o

remanejamento dos documentos que já estão arquivados.
Se a organização for por ordem alfabética, as pessoas que entrarem em seguida serão
encaixadas nas letras correspondentes à inicial de seus nomes, mas, se não houver espaço na
gaveta, alguns documentos deverão ser remanejados para outras gavetas. Se for organizado por
número, não haverá problema, pois o documento será acrescentado sempre no final.
- Permite maior sigilo na guarda dos documentos, uma vez que a busca só é possível por meio
de sistemas indexadores.
Se for organizado por número de matrícula, é mais dificultoso que pessoas não autorizadas
tenham acesso aos documentos.
arquivologia
NUMÉRICO CRONOLÓGICO
- Organiza os documentos por data.
- É bastante utilizado para a ordenação de processos, em que pode ser combinado com o
número destes.
Exemplo:
- 1948/2001
- 7896/2001
- 1406/2002
- 9874/2003
- 6547/2004
- 7987/2004
- 9632/2005
NUMÉRICO DÍGITO-TERMINAL:
- Os documentos são numerados.
- Os números são divididos em grupos de dois algarismos cada um, lidos da direita para a
esquerda.
- A ordenação é feita a partir dos dois últimos algarismos.
Exemplo:
746.350
128.968
45.879
341.901
215.950
arquivologia
NUMÉRICO DÍGITO TERMINAL
746.350 74-63-50
128.968 12-89-68
45.879 DIVIDIR EM GRUPOS DE 2 04-58-79
341.901 34-19-01
215.950 21-59-50
NUMÉRICO DÍGITO TERMINAL
746.350 74-63-50 1) 34-19-01
128.968 12-89-68 2) 21-59-50
45.879 DIVIDIR EM GRUPOS DE 2 04-58-79 3) 74-63-50
341.901 34-19-01 4) 12-89-68
215.950 21-59-50 5) 04-58-79
VANTAGENS DO MÉTODO NUMÉRICO DÍGITO TERMINAL:
- Maior agilidade no arquivamento de documentos cujo número seja formado por vários
algarismos.
- Diminuição de erros de arquivamento.
MÉTODO IDEOGRÁFICO
- Ordena os documentos por assunto ou tema
- Também é chamado de método temático ou, simplesmente, método por assunto.
- Não é um método de fácil aplicação, pois exige a interpretação dos documentos e o

conhecimento dos assuntos nele tratados.
IDEOGRÁFICO ALFABÉTICO:
- DICIONÁRIO: Os assuntos são ordenados alfabeticamente em um único nível;

arquivologia
- ENCICLOPÉDICO: Os assuntos são ordenados alfabeticamente em níveis hierarquizados.
DICIONÁRIO:
✓ Admissão
✓ Aposentadoria
✓ Cirurgias
✓ Empréstimos OS ASSUNTOS SÃO ORDENADOS ALFABETICAMENTE
✓ Exames
✓ Férias
✓ Licenças
✓ Viagens
ENCICLOPÉDICO:
FINANÇAS
Empréstimos
Bancários Os assuntos são ordenados alfabeticamente em níveis hierarquizados.
Rurais
Financiamentos
Obs.: O dicionário separa as palavras em ordem alfabética; a enciclopédia,
normalmente, é separada por áreas.
IDEOGRÁFICO NUMÉRICO
- Os assuntos são codificados hierarquicamente (do geral para o específico), gerando o PLANO
DE CLASSIFICAÇÃO da instituição
- Os documentos têm o seu código de classificação anotado na primeira folha quando entram
na instituição
- A codificação dos documentos é feita quando da entrada destes na instituição (é feita no

protocolo, na fase corrente).
- A ordenação nos arquivos é feita a partir dos códigos de assunto. Criação do Plano de
Classificação:
arquivologia
1 – Finanças
1–1 – Empréstimos
1–1–1 – Rurais
1–1–2 – Bancários
1–2 – Financiamentos
2 – Pessoal
2–1 – Férias
2–2 – Treinamento
2–2–1 – Estágios
- Cada documento que chega à empresa tem seu assunto identificado e recebe um
código. Normalmente, após identificação e numeração, também é gerado um
protocolo.
- Quando um livro entra na biblioteca, é feita a identificação de seu assunto, anota-se
um código no cantinho do livro que é disposto na estante, obedecendo à ordem do
código.
Obs.: Os códigos das bibliotecas são padronizados internacionalmente e são chamados
de Código Decimal Universal.
- Esse é o método utilizado nas bibliotecas e também pode ser aplicado aos arquivos.
- Nas bibliotecas, o código é padronizado internacionalmente. Nos arquivos, cada
instituição criará o seu Plano de Classificação, de acordo com sua estrutura e suas
atividades
Ideográfico Numérico
- A codificação dos documentos é feita quando da entrada destes na instituição (é feita
no protocolo, na fase corrente);
- MÉTODO DECIMAL: limita os assuntos a, no máximo, 10 áreas ou classes;
- MÉTODO DUPLEX: permite a criação de classes ou áreas de forma ilimitada.
CRIAÇÃO DO PLANO DE CLASSIFICAÇÃO

1 – FINANÇAS
1.1 – Empréstimos
1.1.1 – Rurais
1.1.2 Bancários
2 – PESSOAL
2.1 – Férias DECIMAL: limitado a 10 áreas.
arquivologia
2.2 - Treinamento DUPLEX: classes ou áreas ilimitadas

2.2.1 – Estágios
2.2.2 – Cursos
-No método decimal, os níveis só podem ir de zero a nove; já no método duplex, não há limites.
arquivologia
- Sistemas de arquivamento -
- SISTEMA DIRETO: compreende os métodos alfabético, geográfico e ideográfico alfabético;
- SISTEMA INDIRETO: compreende os métodos numéricos simples, cronológico, dígito-terminal

e ideográfico numérico.
MÉTODOS DIRETOS
- São aqueles que não precisam de índice auxiliar para localizar os documentos, ou seja, a BUSCA
é feita DIRETAMENTE no local em que o documento está arquivado;
- São eles: alfabético, geográfico e ideográfico alfabético.
MÉTODOS INDIRETOS
- São aqueles que exigem a adoção de um índice auxiliar alfabético que remeta ao número em
que o documento foi arquivado;
- São eles: numérico simples, numérico cronológico, numérico dígito-terminal e ideográfico

numérico.
SISTEMA DE BUSCA
O solicitante, normalmente, informa o seu nome, o nome do local ou o nome do assunto a ser
desarquivado
Escolha do método a ser adotado

O responsável deve conhecer e considerar dois aspectos :
- a natureza dos documentos a serem arquivados;
- a estrutura e o funcionamento da instituição.
Obs.: não existe um método melhor que o outro dentro do arquivo, tudo depende daquilo que
será organizado.
Análise dos documentos a serem arquivados:

arquivologia
✓ contratos;
✓ contas pagas;
✓ folhas de pagamento;
✓ cadastro de clientes;
✓ cadastro dos funcionários;
✓ contratos (por n.) – método simples;
✓ contas pagas (por assunto) – método ideográfico;
✓ folhas de pagamento (por data) – método cronológico;
✓ cadastro de clientes (por nome) – método alfabético;
✓ cadastro dos funcionários (por n. de matrícula) – método numérico simples.
Escolha do método a ser adotado análise da entidade a ser

organizada:
Cursinho preparatório para concursos, com filiais em todo o Brasil.
CEARÁ
GOIÁS
2014
2015
ANVISA
STJ
TURMA 1
TURMA 2
TURMA 3
ESCOLHA DO MÉTODO A SER ADOTADO
O responsável deve conhecer e considerar dois aspectos:
- a natureza dos documentos a serem arquivados;
- a estrutura e o funcionamento da instituição;
- a empresa pode adotar quantos métodos forem necessários;
- cada instituição adotará a metodologia de arquivamento que atenda às suas necessidades.

arquivologia
- Arquivamento e ordenação de documentos etapas do

arquivamento -
Para receber e guardar o documento em arquivo, deve-se seguir algumas etapas citadas por
Marilena Leite Paes. De acordo com a autora, são etapas do arquivamento:
- Inspeção.
- Estudo.
- Classificação.
- Codificação.
- Ordenação.
- Guarda dos documentos.
A seguir, veja cada uma das etapas do arquivamento.
INSPEÇÃO
- A atividade de inspeção tem como finalidade a análise do documento para definir se

ele realmente deve ser arquivado. Geralmente, no documento, consta despacho
indicando arquivamento.
ESTUDO
O estudo do documento “consiste na leitura cuidadosa de cada documento para verificar a

entrada que lhe deverá ser atribuída, a existência de antecedentes, bem como a necessidade de
serem feitas referências cruzadas”.
- O arquivamento do documento está vinculado a alguns dados, que devem ser observados ao
guardá-lo para, posteriormente, localizá-lo.
CLASSIFICAÇÃO
Concluído o estudo do documento, o arquivista passa à etapa de classificação, que consiste na

determinação da entrada e das referências cruzadas que lhe serão atribuídas. A classificação se
fundamenta basicamente na interpretação dos documentos. Para isso, é indispensável conhecer
o funcionamento e as atividades desenvolvidas pelos órgãos que recebem e produzem os
documentos remetidos ao arquivo.
arquivologia
- Essa fase classifica o assunto do documento para que ele seja arquivado junto aos documentos
de mesmo assunto. Perceba que, para classificar um documento, é importante conhecer o
funcionamento da empresa.
CODIFICAÇÃO
- Na etapa de codificação, o arquivista apõe, nos documentos, os símbolos correspondentes ao

método de arquivamento adotado: letras, números, letras e números e cores.
ORDENAÇÃO
- “É a disposição dos documentos de acordo com a classificação e a codificação

adotadas. Nessa operação, os documentos podem ser dispostos em pilhas, escaninhos
ou classificadores, enquanto as fichas devem ser separadas por guias”.
Ordenar é colocar o documento em ordem.

GUARDA
“É a colocação do documento na respectiva pasta, caixa, arquivo ou estante. Da atenção

dispensada a esta operação, como também às demais, dependerá o êxito do trabalho.
Um documento arquivado erradamente pode ficar perdido, embora esteja 'guardado'
dentro do móvel”.
Plano de classificação
A codificação é feita a partir do código de assunto do documento com base no Plano de
Classificação da instituição. Cada instituição terá o seu plano de classificação, de acordo com
suas atividades, sendo o plano de classificação por código o mais utilizado.
GUIA-FORA
É um formulário ou uma ficha colocada no local do documento desarquivado, para

facilitar o seu rearquivamento. Ela indica o documento que está fora do arquivo.
arquivologia
- Princípios arquivísticos -
ORGANICIDADE
Princípio segundo o qual os documentos de arquivo são acumulados naturalmente ao longo das
atividades da pessoa (física ou jurídica), mantendo relação de dependência com a entidade
acumuladora e com os demais documentos do conjunto. Segundo o Dicionário de Terminologia
Arquivística, “organicidade é a relação natural entre documentos de um arquivo em decorrência
das atividades da entidade produtora”. Sabe-se que arquivo é um conjunto de documentos
acumulado em determinado tempo. Porém nem todos os documentos acumulados fazem parte
de um arquivo. Na verdade, há dois conjuntos de documentos: orgânico, denominado arquivo,
e não orgânico, intitulado biblioteca. Este acumula material para estudo e pesquisa, aquele
vincula-se às entidades produtora e receptora.
PROVENIÊNCIA OU RESPEITO AOS FUNDOS
De acordo com o Dicionário de Terminologia Arquivística, o princípio da proveniência ou

respeito aos fundos é: “Princípio básico da arquivologia segundo o qual o arquivo produzido por
uma entidade coletiva, pessoa ou família não deve ser misturado aos de outras entidades
produtoras. Também chamado princípio do respeito aos fundos”.
Obs.: Não se deve misturar arquivos de entidades diferentes.
O termo "fundo de arquivo" refere-se ao conjunto de documentos de uma mesma entidade.

Esse termo é bastante adotado em arquivos permanentes que guardam documentos de
entidades distintas para diferenciar os arquivos ali depositados.
Tecnicamente, há os termos:
✓ FUNDO ABERTO – vinculado a entidades ativas (em funcionamento), sujeito a novos

acréscimos de documento.
✓ FUNDO FECHADO – vinculado a entidades extintas, não sujeito a novos acréscimos de
documentos.
TERRITORIALIDADE
O Dicionário de Terminologia Arquivística define a territorialidade da seguinte maneira:

“Princípio segundo o qual os arquivos públicos, próprios de um território, seguem o destino
deste último. Para que os arquivos permaneçam vivos, sejam utilizados e melhor entendidos,
arquivologia
devem ser conservados o mais próximo possível do local emanado ou que influenciaram a sua
produção. Esse local pode ser nacional, regional e institucional”. Um arquivo permanente
pertence ao patrimônio histórico nacional e, como tal, deve ser mantido no país ou nação em
que foi acumulado.
UNICIDADE
Conforme o Dicionário de Terminologia Arquivística, “os documentos de arquivos devem

conservar o seu caráter único, em função do seu contexto de produção, independente de sua
forma, gênero, tipo ou suporte”. Trata-se do contexto de produção do arquivo, pois o
documento é único.
RESPEITO À ORDEM ORIGINAL
De acordo com o Dicionário de Terminologia Arquivística, trata-se de “princípio segundo o qual

o arquivo deveria conservar o arranjo dado pela entidade coletiva, pessoa ou família que o
produziu”.
O arranjo diz respeito à forma de organização do arquivo, de acordo com a necessidade e

conveniência. O respeito à ordem original refere-se a cuidar do arquivo de outrem sem alterá-
lo.
PRINCÍPIO DA INDIVISIBILIDADE
O Dicionário de Terminologia Arquivística menciona que “os fundos de arquivo devem ser
preservados sem dispersão, mutilação, alienação, destruição não autorizada ou adição
indevida”. Sabe-se que cada arquivo está vinculado a uma entidade específica, seja física, seja
jurídica. Assim, o arquivo reflete as atividades desenvolvidas pela entidade. Esse princípio tem
como premissa manter a integridade da entidade, sem destruição, evitando inserir arquivo
indevido.
PRINCÍPIO DA PERTINÊNCIA
Segundo o Dicionário de Terminologia Arquivística, a pertinência é o “princípio segundo o qual

os documentos deveriam ser reclassificados por assunto sem ter em conta a proveniência e a
classificação original. Também chamado princípio temático”. Na arquivística, existem princípios
que se contradizem, como o princípio da pertinência e o da territorialidade. Não há um princípio
correto ou errado, sendo necessário adotar aquele que supre as necessidades da entidade.
arquivologia
- Conservação de documentos –
- Conservação e preservação de documentos
- Fatores físicos;
- Fatores químicos;
- Fatores biológicos.
- FATORES FÍSICOS
- Umidade alta (provoca mofo);
- Ar seco (resseca);
- Temperatura inadequada (calor/frio);
– A temperatura ideal varia de acordo com o tipo de material que está
sendo arquivado. De acordo com a bibliografia, em média 23ºC.
- Luminosidade (natural/artificial).
– A luz do sol pode queimar, amarelar ou ressecar papéis e outros materiais;
– A luz artificial também possui radiações que podem danificar os documentos; porém, em
menor intensidade do que a luz do sol.
- Umidade e temperatura devem ser constantes (evitar oscilações);
- A luminosidade do local deve ser evitada (principalmente nos arquivos per-
manentes).
- FATORES QUÍMICOS
- poeira;
- sujeira;
- fumaça;
- objetos metálicos;
- objetos ácidos (colas, sacos plásticos ou fitas adesivas);
- alimentos.
A limpeza é um fator essencial na conservação dos documentos. O arquivo deve ser um
ambiente limpo e com circulação de ar para que se mantenha arejado.
Ao realizar a limpeza do ambiente, é recomendável que se evite o uso de água, pois ela pode
danificar os documentos e aumentar o nível de umidade do ambiente.
Segundo a bibliografia, é recomendado o uso de um pano úmido e de aspirador de pó.
arquivologia
Obs:
- A limpeza é fator essencial na conservação dos documentos;
- A limpeza pode ser realizada com pano úmido ou aspirador de pó;
- A higienização dos documentos pode ser feita com pano/escova macio ou aspirador;
- Clipes e colchetes devem ser de plástico;
- Na confecção e no acondicionamento, deve-se utilizar material de pH neutro.
-O papel tende a se deteriorar com o passar dos anos devido a sua acidez.
Isso o torna amarelado e consequentemente mais fraco em relação a uma folha nova.
- A acidez é “contagiosa”, ou seja, se um documento nas condições acima for colocado em
contato com um documento novo e em bom estado, em cerca de um ano o novo documento
estará em acelerado processo de degradação.
- A plastificação e o uso de sacos plásticos devem ser evitados, pois podem acelerar o processo
de envelhecimento dos documentos.
- Materiais de limpeza utilizados no ambiente também devem ser de pH neutro, pois evitam a
contaminação dos documentos.
FATORES BIOLÓGICOS
- insetos;
- microrganismos;
- ácaros;
- ratos;
- homem.
- A presença de insetos, microrganismos, ácaros e ratos pode ser evitada, mantendo-se o

ambiente limpo e arejado;
- Dentre os fatores biológicos, o homem é o mais perigoso aos documentos, pois o simples fato
de manuseá-los já contribui para a sua deterioração.
arquivologia
- Principais operações de conservação de documentos -

- Desinfestação;
- Limpeza;
- Alisamento;
- Restauração ou reparo
- DESINFESTAÇÃO
- Conforme Marilena Leite Paes, consiste em empregar produtos químicos buscando eliminar
insetos que, porventura, estejam presentes no ambiente
de arquivo (baratas, traças ou cupins, por exemplo);
- O método de combate aos insetos mais eficiente é a fumigação. Existem câmaras especiais
para fumigação. O processo consiste em introduzir os documentos na câmara, onde se faz o
vácuo, aplica-se produto químico adequado, e submetem-se os documentos à ação do
fumigante pelo prazo de 48 a 72 horas, aproximadamente. Em seguida, retiram-se os
documentos. Com a fumigação os insetos, em qualquer fase de desenvolvimento, são
completamente destruídos.
- LIMPEZA
- Conforme Marilena Leite Paes, em países desenvolvidos há instalações especiais para a
operação de limpeza, que é a fase posterior a fumigação.
- Na falta destas instalações usa-se um pano macio, uma escova ou um aspirador de pó .
- ALISAMENTO
- Segundo Marilena Leite Paes, consiste em colocar os documentos em bandejas de aço
inoxidável, expondo-os à ação do ar com Forte percentagem de umidade (90 a 95%), durante
uma hora, em uma câmara de umidificação.
- Em seguida, são passados a ferro, folha por folha em máquinas elétricas. Caso existam
documentos em estado de fragilidade, recomenda-se o emprego de prensa manual sob
pressão moderada.
- Na falta de equipamento adequado, aconselha-se usar o ferro de engomar caseiro.
arquivologia
- Restauração ou reparo
São técnicas de restauração ou reparo de documentos:
1) Banho de gelatina;
2) Tecido;
3) Silking;
4) Laminação;
5) Laminação manual; e
6) Encapsulação.
ATENÇÃO!
Com o passar do tempo a tendência do papel é se tornar cada vez mais fraco até que se deteriore
completamente. Assim, as técnicas de reparo visam reforçar o papel para aumentar a sua
durabilidade. O objetivo é sempre o mesmo, mas o que muda de uma técnica para outra são
apenas os materiais utilizados para se chegar ao resultado esperado.
1) BANHO DE GELATINA: Consiste em mergulhar o documento em banho de gelatina ou cola,

o que aumenta a sua resistência, não prejudica a visibilidade e a flexibilidade e proporciona a
passagem dos raios ultravioletas e infravermelhos.
- Os documentos, porém, tratados por este processo, que é manual, tornam-se suscetíveis ao
ataque dos insetos e dos fungos, além de exigir habilidade do executor.
2) TECIDO: Processo de reparação em que são usadas folhas de tecido muito fino, aplicadas
com pasta de amido. A durabilidade do papel é aumentada consideravelmente, mas o emprego
do amido propicia o ataque de insetos e fungos, impede o exame pelos raios ultravioletas e
infravermelhos, além de reduzir a legibilidade e a flexibilidade.
3) SILKING: Este método utiliza tecido – crepeline ou musseline de seda – de grande

durabilidade, mas, devido ao uso de adesivo à base de amido, afeta suas qualidades
permanentes. Tanto a legibilidade quanto a flexibilidade, a reprodução e o exame pelos raios
Ultravioletas e infravermelhos são pouco prejudicados.
É, no entanto, um processo de difícil execução e cuja matéria-prima é de alto custo.
arquivologia
4) LAMINAÇÃO: Processo em que se envolve o documento, nas duas faces, com uma folha de
papel de seda e outra de acetato de celulose, colocando-o numa prensa hidráulica, sob pressão
média de 7 a 8kg/cm e temperatura entre 145 a 155°C.
A durabilidade e as qualidades permanentes do papel são asseguradas sem perda da legibilidade
e da flexibilidade, tornando-o imune à ação de fungos e pragas. A aplicação, por ser mecanizada,
é rápida e a matéria-prima, de fácil obtenção. O material empregado na restauração não impede
a passagem dos raios ultravioletas e infravermelhos. Assim, as características da laminação são
as que mais se aproximam do método ideal.
5) LAMINAÇÃO MANUAL: Este processo, desenvolvido na Índia, utiliza a matéria-prima básica

da laminação mecanizada, embora não empregue calor nem pressão, que são substituídos pela
acetona. Esta, ao entrar em contato com o acetato, transforma-o em camada semiplástica que,
ao secar, adere ao documento, juntamente com o papel de seda.
6) ENCAPSULAÇÃO: Utiliza basicamente películas de poliéster e fita adesiva de duplo

revestimento. O documento é colocado entre duas lâminas de poliéster fixadas nas margens
externas por fita adesiva nas duas faces; entre o documento e a fita deve haver um espaço de
3mm, deixando o documento solto dentro das duas lâminas.

Caderno de Resumos - Arquivologia

Enviado por

Dados do documento

Título original

Direitos autorais

Formatos disponíveis

Compartilhar este documento

Compartilhar ou incorporar documento

Opções de compartilhamento

Você considera este documento útil?

Este conteúdo é inapropriado?

Direitos autorais:

Formatos disponíveis

Caderno de Resumos - Arquivologia

Enviado por

Direitos autorais:

Formatos disponíveis

caderno de

ESTUDA QUE A VIDA MUDA • @_ESTUDAQUEAVIDAMUDA_

- DOCUMENTO: é toda a informação registrada, independente do suporte utilizado.

- Função e Finalidade do Arquivo -

Função do arquivo: guardar e organizar os documentos, tornando disponíveis as informações

A primeira e principal finalidade do arquivo é servir à administração; a finalidade secundária do

- Diferenças básicas entre arquivo e biblioteca

Objetivo Funcional Cultural

Quantidade de Único exemplar ou limitado

Formas de Ingresso na Por compra, doação ou

- O objetivo do arquivo é funcional, pois ele comprova o funcionamento da instituição.

- Os documentos do arquivo estão organicamente vinculados a uma pessoa, física ou jurídica, e

- Classificação dos arquivos -

- Classificação dos arquivos quanto aos estágios de evolução

- Classificação dos arquivos quanto à entidade mantenedora

1. PÚBLICOS: arquivos de órgãos e entidades públicas.

2. PRIVADOS: mantidos por entidades privadas. Podem ser institucionais, comerciais ou

- Classificação dos arquivos quanto à natureza dos documentos

2. ESPECIALIZADOS: mantêm sob guarda documentos de determinada área do conhecimento.

- Classificação dos arquivos quanto à extensão de sua atuação

1. SETORIAIS: instalados junto aos órgãos operacionais (setores), cumprindo funções de

2. CENTRAL OU GERAL: acumulam em um único local documentos correntes provenientes das

- Gênero e natureza do assunto -

Existem sete classificações dos documentos quanto ao gênero:

1. ESCRITOS OU TEXTUAIS: são aqueles que contêm texto.

2. ICONOGRÁFICOS: documentos que apresentam imagens estáticas. Exemplo: gravuras,

3. CARTOGRÁFICOS: documentos que contenham uma imagem reduzida representando uma

4. MICROGRÁFICOS: documentos resultantes do processo de microfilmagem.

5. SONOROS: documentos que contenham som.

6. FILMOGRÁFICOS: documentos que contêm imagens em movimento. Exemplo: documentos

7. INFORMÁTICOS: documentos em meio digital.

- Classificação dos documentos quanto à natureza do assunto

2. OSTENSIVOS: documentos cuja divulgação não prejudica a administração.

1. ULTRASSECRETOS (permanecer sigiloso por, no máximo, vinte e cinco anos)

2. SECRETOS (permanecer sigiloso por, no máximo, quinze anos)

3. RESERVADOS (permanecer sigiloso por, no máximo, cinco anos)

- Forma – formato – técnica de registro – espécie e tipologia -

Exemplos: minuta ou rascunho, original, cópia etc.

- Classificação dos documentos quanto ao formato

- Classificação dos documentos quanto à técnica de registro

Exemplos: manuscrito, datilografado, impresso etc.

- Classificação dos documentos quanto à espécie

- Classificação dos documentos quanto ao tipo ou tipologia

TIPO OU TIPOLOGIA DOCUMENTAL: é a soma ou junção de uma espécie documental com a

Tipo/Tipologia = Espécie + Atividade ou Função

- Ciclo vital dos documentos (teoria das três idades) -

- Valores dos documentos

1. VALOR PRIMÁRIO (ADMINISTRATIVO): documentos vinculados a atividades em andamento

Exemplos: fatura do cartão de crédito, contrato de contratação de curso etc.

2. VALOR SECUNDÁRIO (HISTÓRICO): documentos vinculados a fatos históricos para a

- Idades dos documentos

1ª IDADE – FASE CORRENTE:

- constituída por documentos mais novos;

- documentos sujeitos a consultas frequentes;

- documentos em tramitação (em curso ou em andamento);

- deve se localizar junto aos setores ou em locais próximos e de fácil acesso.

2ª IDADE – FASE INTERMEDIÁRIA:

- documentos menos utilizados;

- otimiza o espaço dos setores;

- atende às solicitações das diversas áreas da instituição;

- não há necessidade de ser instalado junto à instituição (questão de economia);

- os documentos aguardam a sua destinação final (eliminação ou guarda permanente).

3ª IDADE – FASE PERMANENTE: