ARQUIVOLOGIA

-PDF 00 - ARQUIVÍSTICA PRINCÍPIOS E CONCEITOS.

- Todo documento/arquivo tem como PRINCIPAL finalidade servir como fonte de consulta
devido ao seu valor administrativo. Documentos surgem em função de seu valor
primário/administrativo e não por qualquer outra razão.
- A atividade funcional ou intelectual de instituições ou pessoas explica a origem do acervo
de arquivos.

- Para que haja um fundo aberto a entidade produtora deve estar em atividade,
independentemente do número de anos.
- Os arquivos não são colecionados, mas sim agrupados por um processo natural.
-O arquivo não se compõe de originais e de cópias simultaneamente. As cópias são
utilizadas apenas quando substituem os originais.
- Arché –> Palácio dos Magistrados. GREGA
- Archeion –> Local de guarda e depósito de documentos. GREGA.
- Archivum -> Local de guarda de documentos e outros títulos. LATIM.
- De acordo com o princípio de respeito aos fundos, o arquivo de uma pessoa jurídica ou
física deve ser mantido separadamente de arquivos de outras pessoas jurídicas ou física.
Significa agrupar os documentos de determinada instituição ou pessoa sem misturá-los aos
arquivos provenientes de outras administrações, instituições ou pessoas (físicas ou
jurídicas).

-NATURALIDADE/CUMULATIVIDADE = qualidade que difere um documento de arquivo

daquele que integra uma coleção.
-VALOR SECUNDÁRIO = É atribuído a um documento em função do interesse que possa ter
para a entidade produtora e outros usuários, tendo em vista a sua utilidade para fins
diferentes daqueles para os quais foi originalmente produzido.
- a Administração Pública franqueará a consulta aos documentos públicos na forma da lei,
ficando resguardado o direito de indenização pelo dano material ou moral decorrente da
violação do sigilo, SEM prejuízo das ações penal, civil e administrativa.
- Documentos permanentes são aqueles cuja destinação é a guarda permanente, ou seja,
para sempre e, por isso, não são passíveis de eliminação.
-DOCUMENTOS PERMANENTES NÃO SÃO PASSÍVEIS DE ELIMINAÇÃO.
-O princípio da Proveniência é também conhecido por princípio do Respeito aos Fundos
(Origem Francesa) e Princípio do Método Histórico (Origem Italiana).

-O princípio da Territorialidade versa sobre o local que os documentos foram produzidos,

NÃO versa sobre a divisão geopolítica dos territórios marítimos e aéreos.
- Quanto à NATUREZA dos Documentos, os arquivos podem ser divididos em duas
classificações: Arquivos Especiais e Arquivos Especializados (ou Técnicos).
-Arquivos Especiais = possuem sob sua guarda documentos em formatos físicos diversos,
ou seja, fotografias, discos, fitas, disquetes, DVDs, etc. Justamente em função disso esses
arquivos merecem tratamento especial pois têm formatos não convencionais em seus
repertórios, o que exige mais atenção e cuidado em todas as atividades relacionadas a
gestão arquivística como armazenamento, registro, acondicionamento, conservação, entre
outras.
-Arquivos Especializados Técnicos = Não têm características físicas particulares (como os
Especiais) mas sim tratam de assuntos de campos específicos, independente do formato
dos suportes documentais. Por exemplo, podemos falar de um arquivo especializado na
área esportiva, na área educacional, na área de engenharia e assim por diante. EX = Arquivo
médico.
-Os ARQUIVOS podem ser classificados em 4 categorias = Entidade Mantenedoras , Estágio
de Evolução , Extensão da Atuação ou abrangência e Natureza dos Documentos.
-VALOR PRIMÁRIO = VALOR PRIMÁRIO/ADMINISTRATIVO.

-VALOR SECUNDÁRIO = ARQUIVÍSTICO OU HISTÓRICO.

- O valor secundário é justamente aquele atribuído ao documento que possui utilidade
diferente daquela para a qual foi originalmente produzido.
-Um arquivo pode ser CLASSIFICADO como = ESPECIAL e ESPECIALIZADO, isso é a natureza
do documento.

-ARQUIVAMENTO
- Ação pela qual uma autoridade determina a guarda de um documento, cessada a sua
tramitação;
-Sequência de operações, intelectuais e físicas que visam à guarda ordenada de
documentos;

-ARQUIVO
- Conjunto de documentos produzidos e acumulados por uma entidade coletiva no
desempenho de suas atividades, independentemente da natureza do suporte;
- Instituição ou serviço que tem por finalidade a custódia, o processamento técnico, a
conservação e o acesso dos documentos;
- Móvel ou armário destinado à guarda de documentos;
- Instalações onde funcionam arquivos;
-ARQUIVO = Designação genérica de um conjunto de documentos produzidos e recebidos
por uma pessoa física ou jurídica, pública ou privada, caracterizado pela natureza orgânica
de sua acumulação e conservado por essas pessoas ou por seus sucessores para fins de
prova ou informação.
-CADASTRO = um banco de dados que reúne todas as informações possíveis, de seus
clientes, seus fornecedores ou clientes potenciais de interesse da empresa.
-PROTOCOLO = Trata-se do registro e controle dos documentos que transitam entre
setores, empresas ou órgãos. Ele serve para tornar possível o acesso às informações de
fluxo de documentos que foram expedidos ou recebidos dentro de uma instituição.
- Art. 2º - Consideram-se arquivos, para os fins desta Lei, os conjuntos de documentos
produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades
privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física,
qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos.
-TIPOS DE ARQUIVO = Morto, Inativo e Ativo.
-MORTO = Documentos que nunca ou pouquíssimas vezes são consultados (caixa de
papelão próprias).
-INATIVO = Documentos com pouca frequência de uso.
-ATIVO = Documentos utilizados com muita frequência, em processo de conclusão e,
também, do ano letivo.

- As Definições antigas de arquivo acentuavam o aspecto legal dos arquivos, como

depósitos de documentos e papéis de qualquer espécie, tendo sempre relação com os
direitos das instituições ou indivíduos. Os documentos serviam apenas para estabelecer ou
reivindicar direitos. Quando não atendiam mais a esta exigência, eram transferidos para
museus e bibliotecas.

- As definições modernas de arquivo é o conjunto de documentos oficialmente produzidos

e recebidos por um governo, organização ou firma, no decorrer de suas atividades,
arquivados e conservados por si e seus sucessores para efeitos futuros.
- Arquivos são criados em função de seu valor primário e seu papel administrativo. A
preservação da memória é uma consequência e ocorre quando o documento adquire valor
secundário ao longo do tempo.
- O princípio da Veracidade ou da Confiabilidade tem o papel complementar ao da
Autenticidade, serve para garantir que o conteúdo ali presente é real, reflete a verdade dos
fatos e pode servir como prova.
- O arquivamento de documentos NÃO deve ser realizado de uma única maneira, de forma a
garantir a preservação dos mesmos. Ao contrário, o arquivamento deve ser feito de quantas
maneiras forem necessárias, sempre de acordo com a natureza dos documentos e os
objetivos, capacidades e limitações da organização.
- Arquivo é o conjunto de documentos oficialmente produzidos e recebidos por um governo,
uma organização ou uma firma, no decorrer de suas atividades, arquivados e conservados
por si e seus sucessores, para efeitos futuros.

- Servir a administração é uma das funções de um arquivo, muitas vezes a principal, mas não
a única. Alguns documentos são recolhidos a guarda permanente em função de seu valor
secundário e, nesse caso, o arquivo possui um outro papel: histórico, cultural, informativo
ou probatório, e não só administrativo.

-EXTENSÃO OU ABRANGÊNCIA DOS ARQUIVOS = SETORIAL OU GERAL(CENTRAIS).

-SETORIAL = Descentralizado. Ficam junto aos órgãos produtores/recebedores.
-GERAL/CENTRAL = Centralizado. Fica mais distante do local da produção/recebimento.
-Cumulatividade é também chamada de naturalidade.

-O princípio da proveniência aplica-se em qualquer fase.

-PRINCÍPIO DA PROVENIÊNCIA = "princípio arquivístico básico", a "pedra angular da
Arquivologia", o "princípio norteador".
-O Princípio da Proveniência também chamado de Respeito aos Fundos diz que o arquivo
produzido por uma entidade coletiva, pessoa ou família não deve ser misturados aos de
outras entidade produtoras. Esse princípio é aplicado a qualquer fase arquivística.
- Ao separar os documentos por órgãos, empresas ou instituições que lhes deram origem,
está‐se aplicando o princípio de RESPEITO AOS FUNDOS.
- A Conservação do Arranjo dado pela entidade que produziu os arquivos estabelece o
princípio da ORDEM ORIGINAL.
-ORGANICIDADE É A RELAÇÃO NATURAL DE DOCUMENTOS DE ARQUIVOS.
- PRINCÍPIO DA PROVENIÊNCIA A ORDEM ORIGINAL = determina que, ao serem
organizados, os documentos sejam mantidos na mesma DISPOSIÇÃO em que foram
acumulados originalmente. Conservação do Arranjo.
- -Princípio da Proveniência : O arquivo produzido por uma entidade coletiva, pessoa ou
família não deve ser misturado aos de outras entidades produtoras. Também é chamado
princípio do respeito aos fundos. Em relação aos fundos, lembre-se que o DBTA diz que são
conjuntos de documentos de uma mesma proveniência e que é um termo que equivale à
arquivo. Então, para não complicar, fundo e arquivo são sinônimos. Você precisa saber
disso para não se confundir na hora da prova.
- A conservação do arranjo dado pela entidade que produziu os arquivos estabelece o
princípio da ordem original.

- O princípio da proveniência territorial ou da Territorialidade não apresenta restrições

quanto a aplicação relativa à níveis de governo (federal, estadual e municipal). Dessa forma
o seu conceito se aplica a todos os níveis do território nacional, sem distinções.
- A organicidade os arquivos refletem a estrutura, funções e atividades da entidade
acumuladora em suas relações internas e externas. É a relação natural entre os diversos
documentos do arquivo.
-ORGANICIDADE = os arquivos refletem a estrutura, as funções e as atividades da entidade
produtora/acumuladora, em suas relações internas e externas.

- A teoria das 3 idades diz respeito à sistematização das características dos arquivos
correntes, intermediários e permanentes quanto à sua gênese, tratamento documental e
utilização.
- A instituição precisa ter existência jurídica própria para produzir um fundo de arquivo.

- A razão para o Fundo Fechado não receber mais documentos não é o fato de ter chegado
ao seu limite, mas sim o encerramento das atividades da unidade produtora.
- Fundo Aberto - sua acumulação é contínua, uma vez que os documentos de valor
permanente passam a integrá-lo pouco a pouco, à medida que vencem os estágios
anteriores de vigência e validade administrativa e jurídica.

-UNICIDADE = Apesar da forma, gênero, tipo ou suporte, os documentos de arquivo

conservam seu caráter único, em função do contexto em que foram produzidos. A
identificação do documento com base no conjunto de relações construída por ele em
relação a seu fundo.

-CUMULATIVIDADE = De acordo com esse princípio, o arquivo nada mais é que uma
formação progressiva, natural e orgânica.
-ORGANICIDADE = As relações administrativas se refletem nos conjuntos documentais. Diz
respeito à qualidade segundo a qual os arquivos refletem a estrutura, funções e atividades
da entidade produtora/acumuladora em suas relações internas e externas.
-PROVENIÊNCIA = Estabelece a identidade do documento, relativamente a seu produtor.
Segundo este princípio, os arquivos devem ser organizados em razão da competência e das
atividades da instituição ou pessoa legitimamente responsável pela produção,
acumulação ou guarda dos documentos. Manutenção do respectivo fundo.
-PERTINÊNCIA = Defende a classificação dos documentos POR ASSUNTO. Também
chamado de princípio temático. É o princípio segundo o qual os documentos devem ser
reclassificados por assunto sem levar em conta a proveniência e a sua classificação original.
-FUNDO = O conjunto de documentos de uma mesma proveniência. E seu estabelecimento
está de fato ligado aos arquivos permanentes.
-IMPARCIALIDADE = Confere ao documento uma promessa original de fidelidade aos fatos e
ações aos quais corresponde, tornando-o inerente e originalmente verdadeiro.
- O princípio norteador dos fundos de arquivos é o orgânico-estrutural.
- A relação natural entre documentos de um arquivo é dada pela sua ORGANICIDADE.
- O vínculo arquivístico, um dos elementos principais para a distinção entre arquivo,
biblioteca e museu, é o inter-relacionamento existente entre os documentos acumulados
pela mesma atividade da organização.
- O estabelecimento de fundos é uma operação típica do arquivo permanente que está
intrinsecamente ligada ao próprio órgão gerador dos documentos, desde que preservada a
relação orgânica entre eles.
-A utilização dos princípios de gestão de documentos é fundamentada na teoria arquivística
e DEVE CONSIDERAR a tradição administrativa do país onde a metodologia será aplicada.
-OS VALORES pelos quais os arquivos são preservados são elementos
essenciais/PRIMÁRIOS na definição de arquivo e nunca secundários.
- O princípio da Territorialidade alega que o documento deve sempre ficar o mais próximo
possível do LOCAL onde foi produzido, exceção feita aos documentos derivados de
operações militares ou representações diplomáticas, justamente pelas suas particularidades
geográficas. VERSA SOBRE O LOCAL ONDE OS DOCUMENTOS FORAM PRODUZIDOS.

-A FUNÇÃO BÁSICA DO ARQUIVO = é tornar disponível as informações contidas no acervo

documental sob sua guarda. Os objetivos primários do arquivo são Jurídicos, funcionais e
administrativos.
- Para que os arquivos possam ser sempre “autênticos, naturais, verdadeiros e imparciais’’, a
fixidez deve ser preservada e nunca desconhecida ao longo da fase de tramitação.
- O princípio da proveniência, cujo objetivo é gerar o fundo de arquivo, é o primeiro
princípio a ser aplicado na classificação dos documentos de arquivo.
-O princípio da REVERSIBILIDADE é o princípio segundo o qual todo procedimento ou
tratamento empreendido em arquivos pode ser revertido (ou desfeito), se necessário.
- Com a mudança política ou administrativa em que ocorra a transferência de funções de
uma entidade para outra, os documentos de arquivo importantes também devem ser
transferidos para essa outra entidade a fim de assegurar a continuidade administrativa.
- Como construção física e intelectual, o princípio de respeito aos fundos tem mais enfoque
nas relações entre documentos, seus produtores e suas funções que na ordenação física dos
documentos.

-✓ PERTINÊNCIA TERRITORIAL - documentos pertencem ao território ao qual se reporta seu

conteúdo;
✓ PROVENIÊNCIA (RESPEITO AOS FUNDOS) - documentos de entidades produtoras
diferentes não devem ser misturados;
✓ PROVENIÊNCIA TERRITORIAL - documento PERTENCE ao território onde foi criado.
-ARQUIVOS E FUNDOS SÃO CONCEITOS EQUIVALENTES.
-Foi na França que se criou o primeiro arquivo público nacional em 1790, o Arquivo
Nacional de Paris.

-CUMULATIVIDADE/NATURALIDADE = Os documentos são acumulados de acordo com as

atividades da instituição, ou seja, sua acumulação ocorre dentro das transações por ela
executadas. É a qualidade que difere um documento de arquivo daquele que integra uma
coleção.

-AUTENTICIDADE - Apresenta o mesmo grau de confiabilidade que tinha no momento de

sua produção.
-CONFIABILIDADE/VERACIDADE= Tem a capacidade de sustentar os fatos que atesta.
-IMPARCIALIDADE = torna o documento originalmente verdadeiro.

-PDF 01 –DOCUMENTOS

-DOCUMENTO = unidade de registro de informações, qualquer que seja o suporte ou

formato.
- DOCUMENTOS podem ser classificados de acordo com = Gênero, Espécie, Tipo, Natureza
do Assunto, Forma, Formato, Categoria Documental. SÃO 7.
-Os ARQUIVOS podem ser classificados em 4 categorias = Entidade Mantenedoras , Estágio
de Evolução , Extensão da Atuação ou abrangência e Natureza dos Documentos.
-NÃO confundir documento com arquivo.

-O GÊNERO documental corresponde à reunião de espécies que se assemelham por suas

características essenciais, especialmente o suporte e o formato, exigindo tratamento
técnico próprio. (audiovisual, digital, iconográfico, textual, filmográfico, etc).

-ESPÉCIE = Reúne tipos documentais por seu formato de acordo com a natureza das
informações nele contidas (Contrato, Edital, Relatório, ata, boletim, decreto, filme,
memorando,etc).

-TIPO = Assume uma espécie documental de acordo com a atividade que a gerou. Reúne
documentos por suas características comuns em relação à fórmula diplomática, natureza do
conteúdo ou técnica do registro (Boletins de ocorrência, cartas-patente, leis, decretos.)

-NATUREZA DO ASSUNTO = Necessidade ou não de restrição de acesso aos conteúdos

(ostensivos/ordinários ou sigilosos).

-FORMA = grau de relação do documento com seu original ( Minuta – Original - Cópia)

-FORMATO = Características físicas de apresentação, das técnicas de registro e da estrutura

da informação e conteúdo de um documento ( Livros, fichários, cadernos, apostilas).
-CORRESPONDÊNCIA = Toda comunicação escrita, produzida e destinada a pessoas jurídicas
ou físicas, bem como aquela que se processa entre órgãos e servidores de uma instituição.
(INTERNA, EXTERNA E OFICIAL)

-CATEOGORIA
-DISPOSITIVOS = NORMATIVOS = cumprimento obrigatório
AJUSTE = pactuais
CORRESPONDÊNCIA = Execução de ato normativo.
-TESTEMUNHAIS = Acontece após o cumprimento de um ato Dispositivo. De
ASSENTAMENTO(registro sobre fatos ou ocorrências) ou de COMPROVAÇÃO (comprovam os
assentamentos).
-INFORMATIVOS = esclarecem outras questões, São os ENUNCIATIVOS.

-GÊNERO ICONOGRÁFICO = Documentos que contêm imagens fixas, imagens impressas,

desenhadas ou fotografadas, como fotografias e cartazes. São as fotografias, desenhos,
gravuras.
-GÊNERO CARTOGRÁFICO = Contém representação gráfica de superfície terrestre ou de
corpos celestes e desenhos técnicos como plantas, mapas, perfis, fotografias aéreas.
-GÊNERO MICROGRÁFICO = Documentos em suporte fílmico resultantes da
microrreprodução de imagens, mediante utilização de técnicas específicas (rolo, microficha,
jaqueta, cartão-janela).
-MASSA DOCUMENTAL ACUMULADA – MDA = Conjunto de documentos não tratados,
formada por documentos correntes, intermediários, permanentes e documentos não
arquivísticos.
-NATUREZA DOS ASSUNTOS = Os documentos podem ser Ostensivos(ordinários) ou
Sigilosos, de acordo com a necessidade ou não de RESTRIÇÃO de acesso ao conteúdo.
-ATA é um dos documentos diplomáticos mais usuais que é o registro das ocorrências de
uma reunião, assembleia ou sessão, assim como das decisões tomadas por seus membros.
-ULTRASSECRETOS = 25 ANOS DE RESTRIÇÃO
-SECRETOS = 15 ANOS DE RESTRIÇÃO
-RESERVADOS = 5 ANOS DE RESTRIÇÃO.

-TIPO CONVÊNIO = é um documento de ajuste ou pactual entre 2 ou mais partes para a

prática ou não de determinados atos na defesa de interesses recíprocos.
-O emprego da Tipologia Documental no que-fazer-arquivístico é recente, pois foi iniciado,
em meados da década de 1980, pelo Grupo de Trabalho dos Arquivistas Municipais de
Madrid.
- Tipologia é a ampliação da diplomática na direção da gênese documental e de sua
contextualização nas atribuições, competências, funções e atividades da entidade
geradora/acumuladora.
-O OBJETO da tipologia é o tipo documental e sua aplicabilidade. O seu uso junto aos
usuários.
-O OBJETO da diplomática é a estrutura formal do documento. Está mais distante da
relação prática com o usuário.
-Se tomada coletivamente, em sua expressão funcional, ela será um TIPO.
-Se tomada isoladamente, em sua expressão funciona, ela será uma ESPÉCIE.
- Requerimento de informações é um exemplo de tipo documental e não de espécie. Note
que o documento possui a espécie (requerimento) atrelada a atividade ou função (de
informações), formando o típico exemplo de tipo documental.
- Carta, ofício, memorando e relatório são todos exemplos de espécies documentais e não
tipos. Para que fossem tipos as espécies deveriam estar acompanhadas de suas atividades /
funções como, por exemplo, relatório fiscal, carta de recomendação, memorando de
deslocamento.
-A descrição de documentos embora voltada preferencialmente para a descrição de
documentos em fase permanente, pode também ser aplicada à descrição em fases corrente
e intermediária.
- O valor informativo está mesmo contido no valor secundário, porém a capacidade do
documento de provar os atos de uma administração relaciona-se com o valor probatório e
não informativo.
- Os documentos públicos são identificados como correntes, intermediários e
permanentes.
-CORRENTES = aqueles em curso ou que, mesmo sem movimentação, constituam objeto de
consultas frequentes. ATIVOS- fase corrente , em tramitação.
-INTERMEDIÁRIOS = aqueles que, não sendo de uso corrente nos órgãos produtores, por
razões de interesse administrativo, aguardam a sua eliminação ou recolhimento para guarda
permanente. SEMIATIVO, consulta esporádica.
-PERMANENTES = os conjuntos de documentos de valor histórico, probatório e informativo
que devem ser definitivamente preservados. INATIVOS, arquivados definitivamente.

- Documento é o registro de qualquer informação e é por meio dele que o cidadão expressa
suas vontades e necessidades de maneira forma.
- Material de referência não é considerado documento de arquivo, mas sim informação
não orgânica, ou seja, não gerada internamente ou relacionada as atividades e funções
executadas pela entidade.
- O TIPO documental está relacionado à fusão da espécie documental com a função do
documento.
-Documentos são autênticos porque são criados, mantidos e conservados sob custódia de
acordo com procedimentos regulares que podem ser comprovados.
- Para a definição de um documento como de arquivo, são determinantes sua origem e seu
emprego, e não o suporte sobre o qual está fixada a informação.
-IMPARCIALIDADE = são produzidos para atender determinadas demandas e trazem uma
promessa de fidelidade aos fatos e ações que manifestam e para cuja realização
contribuem. Essa é a característica de imparcialidade, que torna os documentos, por
natureza, verdadeiros. OS TORNA INERENTEMENTE VERDADEIRO.
- Documentos de arquivo são originalmente produzidos e/ou recebidos para atender um
fim funcional, administrativo ou jurídico, enquanto os Documentos de Bibliotecas têm
como objetivo um fim cultural ou histórico.
-SUPORTE é o material no qual são registrados as informações (papel, fita
magnética,pergaminho)

-DOCUMENTO OFICIAL = São aqueles que, emanados do poder público ou de entidades de

direito privado, são capazes de produzir efeitos de ordem jurídica na comprovação de fatos.
-DOCUMENTO PÚBLICO =
✓ Do ponto de vista da acumulação: documento de arquivo público.
✓ Do ponto de vista da propriedade: documento pertencente ao poder público.
✓ Do ponto de vista da produção: documento emanado do poder público.

- A análise tipológica de um documento requer o conhecimento das funções atípicas

circunstanciais da entidade acumuladora.
-Reúne documentos por suas características comuns em relação à fórmula diplomática,
natureza do conteúdo ou técnica do registro é o TIPO documental.
-ATA e PORTARIA podem ser consideradas Espécies documentais, o que não se pode dizer
de Correspondências, de modo genérico. Correspondência não é exatamente Espécies.
-A documentação deve ser "única em seu lugar de armazenamento", o que também é
verdade. Trata-se do princípio da Unicidade (as vezes chamado também de Originalidade).
E o acervo pode ser manuscrito ou impresso.

- ATIVOS - Fase Corrente - em tramitação;

- SEMIATIVOS - Fase Intermediária - consulta esporádica;
-INATIVOS - Fase Permanente - arquivados definitivamente;
- O tipo documental está relacionado à fusão da espécie documental com a função do
documento.
-O princípio da Autenticidade tem a ver com a Qualidade do documento e não com o
conteúdo.
-A natureza diz respeito ao grau de Restrição.
- A produção de documentos de arquivo não tem por finalidade o registro da história da
instituição, mas o atendimento das suas necessidades administrativas, entre as quais se
inclui a informação aos cidadãos, caso se trate de órgão público. O registro da história é
documentos de biblioteca.
-Capaz de produzir efeitos de ordem jurídica na comprovação de um fato é DOCUMENTO
OFICIAL e não de arquivo.
- Denominam-se documentos de arquivo os documentos produzidos por uma entidade,
pública ou privada, ou por uma família ou pessoa, no transcurso das funções que justificam
sua existência como tal, guardando esses documentos relações orgânicas entre si.
- Documento sonoro: são os documentos com dimensões e rotações variáveis, contendo
registros fonográficos. Ex.: cd’s de música, fitas k7;
- A teoria arquivística atual está muito mais próxima da Tipologia Documental (e não a
diplomática).
- a diplomática adquire grande evidência por promover o estudo de elementos para a
garantia da autenticidade dos documentos.

-PDF 02 – CICLO VITAL DOS DOCUMENTOS

- De acordo com a teoria das três idades, arquivos podem ser correntes, intermediários ou
permanentes.
-FREQUÊNCIA do uso ou consulta, existem 3 tipos de arquivos: arquivos corrente,
intermediário e permanente. ATIVO, INATIVO, MORTO.
- O arquivo CORRENTE é aquele que ainda está em uso e pode ser utilizado
frequentemente, devendo ser alocado próximo ao usuário direto. É também chamado de
arquivo ATIVO.

-FUNÇÕES ARQUIVÍSTICAS
-CRIAÇÃO/PRODUÇÃO= Padronização do processo. Controlar a produção documental
evitando seu crescimento desordenado e insustentável ao longo do tempo.
-CLASSIFICAÇÃO= Refere-se à identificação de elementos característicos de cada grupo
documental, conforme suas diferenças e semelhanças.
-AVALIAÇÃO= Estabelece os prazos de guarda dos documentos nas fases corrente e
intermediária bem como a destinação final dos documentos. Quais documentos serão
preservados para fins administrativos ou de pesquisa.TABELA DE TEMPORALIDADE DE
DOCUMENTOS.
-DESCRIÇÃO= Visa colocar à disposição do usuário do acervo documental diferentes
instrumentos de pesquisa que permitam o atendimento integral do interessado.
Os instrumentos podem ser Genéricos e Globalizantes ex Guias; Parciais são os detalhados
ex Inventários, Catálogos; e Publicação de Documentos na íntegra ex Edição de fontes.

-AQUISIÇÃO= Ingresso/Entrada de documentos em arquivo, seja por comodato,

compra,ETC. Toda medida relacionada ao aumento no número de fundos documentais de
uma instituição.
-DIFUSÃO= É a divulgação/disseminação de informações. Aproximar a informação do
cidadão ou do pesquisador. Aplicada aos arquivos permanentes.
-PRESERVAÇÃO= Prevenção da deterioração e danos em documentos, por meio de
adequado controle ambiental e/ou tratamento físico e/ou químico.

- -MÉTODOS DE CLASSIFICAÇÃO DE SHELLENBERG

-FUNCIONAL = Ações do governo
-ORGANIZACIONAL = Estrutura do órgão
-ASSUNTO = Assunto do documento

-Para CASSARES Preservação é conceituada como "um conjunto de medidas e estratégias

de ordem administrativa, política e operacional que contribuem direta ou indiretamente
para a preservação da integridade dos materiais’’.
- Preservação é um conjunto de medidas e estratégias de ordem administrativa, política e
operacional que contribuem direta ou indiretamente para a preservação da integridade dos
materiais.
- Conservação é um conjunto de ações estabilizadoras que visam desacelerar o processo
de degradação de documentos ou objetos, por meio de controle ambiental e de
tratamentos específicos (higienização, reparos e acondicionamento).
- Restauração é um conjunto de medidas que objetivam a estabilização ou a reversão de
danos físicos ou químicos adquiridos pelo documento ao longo do tempo e do uso,
intervindo de modo a não comprometer sua integridade e seu caráter histórico.

-NORMAS NACIONAIS E INTERNACIONAIS DE DESCRIÇÃO = elas surgem com o intuito de

garantir que a descrição documental dos documentos de arquivo seja consistente,
apropriada e intuitiva.
-PRINCIPAIS NORMAS INTERNACIONAIS = ISAD(G) - ISAAR(CPF) - ISDIAH – ISDF.
-ISAD(G) = Norma Geral, 26 elementos, 6 obrigatórios, 7 áreas de informação descritiva.
-ISAAR(CPF) = Relacionadas à produção e manutenção de arquivos.
-ISDIAH = Acervo arquivístico.
-ISDF = Descrição de funções.

- NOBRADE = Norma Brasileira de Descrição Arquivística. Seu principal objetivo é adaptar

as normas internacionais de descrição arquivística à realidade brasileira. É composta por 8
áreas de informação e 28 elementos, sendo 7 obrigatórios. Compatíveis com as normas
internacionais em vigor ISAD(G) e ISAAR(CPF), e tem em vista facilitar o acesso e o
intercâmbio de informações em âmbito nacional e internacional.

-A NOBRADE tem a função de Garantir a padronização de descrições consistentes e

autoexplicativas, garantindo qualidade ao trabalho técnico, com economia de recursos
aplicados.
- a NOBRADE NÃO é uma tradução das normas internacionais.
- NOBRADE temos 28 elementos de descrição, dos quais 7 são obrigatórios, 8 áreas de
informação.
- ISAD(G) temos 26 elementos de descrição e apenas 6 obrigatórios, 7 áreas de informação.

-CATÁLOGO Instrumento de pesquisa organizado segundo critérios temáticos, cronológicos,

onomásticos ou toponímicos, reunindo a descrição individualizada de documentos
pertencentes a um ou mais fundos, de forma sumária ou analítica.
-GUIA Instrumento de pesquisa que oferece informações gerais sobre fundos e coleções
existentes em um ou mais arquivos.
- ÍNDICE Relação sistemática de nomes de pessoas, lugares, assuntos ou datas contidos em
documentos ou em instrumentos de pesquisa, acompanhados das referências para sua
localização.
-REPERTÓRIO Instrumento de pesquisa no qual são descritos pormenorizadamente
documentos, pertencentes a um ou mais fundos e/ou coleções, selecionados segundo
critérios previamente definidos.
-INVENTÁRIO Instrumento de pesquisa que descreve, sumária ou analiticamente, as
unidades de arquivamento de um fundo ou parte dele, cuja apresentação obedece a uma
ordenação lógica que poderá refletir ou não a disposição física dos documentos.
-REPERTÓRIO = Descreve documentos previamente selecionados, pertencentes a um ou
mais fundos, segundo critério temático, cronológico ou geográfico.

- Os Inventários são instrumentos de pesquisa, resultados finais da atividade de descrição e

que buscam oferecer um quadro sumário de um ou mais fundos ou coleções.

- A Teoria das 3 Idades, de forma geral, desenvolveu-se a partir do VALOR dos documentos.
-Primeira e Segunda idade possuem valor primário. Terceira idade possui valor Secundário.
-As intervenções arquivísticas relativas à criação ou à extinção de modelos de formulários
fazem parte das atividades da fase de PRODUÇÃO.

- Art. 8º - Os documentos públicos são identificados como correntes, intermediários e

permanentes.
§ 1º - Consideram-se documentos correntes aqueles em curso ou que, mesmo sem
movimentação, constituam objeto de consultas frequentes.
§ 2º - Consideram-se documentos intermediários aqueles que, não sendo de uso corrente
nos órgãos produtores, por razões de interesse administrativo, aguardam a sua eliminação
ou recolhimento para guarda permanente.
§ 3º - Consideram-se permanentes os conjuntos de documentos de valor histórico,
probatório e informativo que devem ser definitivamente preservados.

- A aplicação da Tabela de Temporalidade inicia-se no arquivo corrente.

-Arquivo corrente: DESCENTRALIZADA e próximo do usuário, justamente pelo seu valor
primário e alta frequência de uso e consulta, maiores do que no arquivo intermediário.

- O arquivo intermediário tem por característica a CENTRALIZAÇÃO em local de menor

custo e indicado para arquivamento, além de não necessariamente estar tão próximo do
usuário direto em função de sua menor frequência de uso e consulta quando comparado ao
arquivo corrente.
-A Descentralização se aplica apenas à fase corrente dos arquivos. Em suas fases
intermediária e permanente, os arquivos devem ser sempre centralizados, embora possam
existir depósitos de documentos fisicamente separados.
-Os documentos existentes no arquivo permanente NÃO podem retornar aos arquivos
correntes. Os intermediários podem retornar aos arquivos correntes.
- Os documentos dos arquivos permanentes devem ser organizados por fundos, ficando a
cargo da função descrição o levantamento dos assuntos e de outras informações contidas
nos documentos.
- As atividades de protocolo, expedição e arquivos correntes NÃO são similares, mas devem
funcionar de forma integrada.
-As reações químicas decorrentes dos materiais utilizados para o armazenamento de
documentos permanentes não devem ser esperadas, mas sim evitadas.
- A organização da documentação deve acontecer desde a fase corrente e não só a partir da
fase intermediária.
- O instrumento de pesquisa mais abrangente é o Guia. (Consta os dados BÁSICOS).

- O objetivo da teoria das 4 idades documentais, proposta pelo arquivista italiano Elio
Lodolini, é dividir a fase intermediária em 2 etapas para facilitar a operacionalização dos
documentos de guarda intermediária.
-As funções arquivísticas que se vinculam diretamente ao acesso aos documentos de
arquivo são a Descrição e a Difusão.
- Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas
referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e
intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.
-A avaliação de uma massa documental acumulada, devido a suas características, é
operacionalizada pelo plano de destinação de documentos.
- A atividade de classificação de documentos de arquivo possibilita maior conhecimento a
respeito da entidade produtora da documentação analisada.
- Na realização do tratamento arquivístico de um acervo, a avaliação e a classificação
podem ser feitas ao mesmo tempo.
- A Codificação de cada um dos documentos de arquivo está atrelada ao processo ou a
rotina de classificação.
-Segundo a NOBRADE, a descrição de um documento, independentemente do seu suporte
ou gênero, deve obrigatoriamente conter: código de referência; título; data(s); nível de
descrição; dimensão e suporte; nome(s) do(s) produtor(es); e condições de acesso.
- A Teoria das Três Idades, embora seja reconhecida pela comunidade arquivística, NÃO é
reconhecida como um princípio como a Proveniência, a Organicidade, a Unicidade, entre
outros, mas sim como um conceito arquivístico.
- Na terceira idade documental ou no arquivo permanente, eliminações NÃO são
aceitáveis visto que os documentos têm valor secundário (histórico, probatório, cultural) e
devem ser custodiados de forma definitiva.
- Nos processos de depuração de massa documental arquivística, o conceito de triagem se
confunde com o de avaliação. Os dois processos se relacionam à "filtragem" da massa
documental arquivística. Nessa atividade elimina-se documentos sem valor e preserva-se os
demais, seja para fins administrativos ou de pesquisa histórico-científica.

- a Tabela de Temporalidade de Documentos pode antecipadamente prever a triagem em

seu próprio conteúdo, assinalando quais documentos serão preservados e/ou destinados à
eliminação.
- O arranjo não pode ser considerado uma atividade puramente intelectual visto que segue
não só o Plano de Classificação já utilizado na Classificação de documento como a própria
Tabela de Temporalidade, originada ao longo da avaliação.
- A transferência de documentos para os arquivos intermediários faz parte da função
denominada aquisição de documentos.
- As atividades de Protocolo são típicas de arquivo corrente e não de arquivo
intermediário. Sempre que se falar em Protocolo lembre-se de Arquivos Correntes e vice-
versa.
- Os documentos existentes no arquivo permanente NÃO podem retornar aos arquivos
correntes.
- Os Inventários são instrumentos de pesquisa, resultados finais da atividade de descrição e
que buscam oferecer um quadro sumário de um ou mais fundos ou coleções.
-Criação e Aquisição = Produção.
-Descrição e Difusão = Acesso.
-. Conforme Couture e Rousseau, inserem-se como Funções Arquivísticas a Produção, a
Avaliação, a Aquisição e a Classificação.
-O conceito de triagem se confunde mesmo com o de avaliação. Os dois processos se
relacionam à "filtragem" da massa documental arquivística. Nessa atividade elimina-se
documentos sem valor e preserva-se os demais.
- DIFUSÃO é função típica do arquivo permanente. (Atividades destinadas a aproximar o
público dos arquivos).
-PROTOCOLO = arquivo corrente.
-Criação, Produção e Avaliação = Arquivo Corrente.

-PDF 03 = MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO .

- Documentos de valor permanente que apresentam grandes formatos, como plantas e

cartazes, devem ser armazenados em mapotecas, arquivos customizados para a guarda de
documentos de grandes formatos, no sentido horizontal.
-Prevenir e não permitir reações químicas devido aos materiais utilizados nos invólucros é
um dos objetivos de um armazenamento bem sucedido.
- O processo de embalar documentos em pastas ou caixas é denominado
acondicionamento; a colocação dessas pastas ou caixas em um mobiliário é denominada
armazenamento.
- O método cronológico é aquele indicado como padrão quando não houver qualquer
orientação diferente quanto ao modo de ordenação dos documentos.
- A classificação de documentos de arquivo é realizada com a aplicação do código de
classificação, instrumento que é preparado a partir das funções e atividades que gerem os
documentos.
- O método alfabético é um método de sistema direto que tem como elemento principal
das buscas o NOME porém, não necessariamente se baseia na primeira letra do nome como
o principal elemento na busca da informação.
- o método ONOMÁSTICO é o que utiliza o nome como elemento principal na recuperação
da informação.
-O arquivamento horizontal não é recomendado para arquivos correntes.
- No método de arquivamento numérico simples, a ordenação é orientada pelo número DA
PASTA.
-A ordenação numérica é indireta.
-Alfabética é Direta
- No método numérico simples a busca pela informação exige a consulta de índice alfabético
remissivo. O método numérico é um sistema indireto.
-A ordenação alfabética é Direta.
-CÓDIGO é o "conjunto de símbolos, normalmente letras e/ou números, que, mediante uma
convenção, representam dados".
- Arquivamento de documento consiste no processo de colocar o documento classificado e
ordenado em uma unidade de acondicionamento.
- O método cronológico é aquele indicado como padrão quando não houver qualquer
orientação diferente quanto ao modo de ordenação dos documentos.
-A atividade de ordenação ocorre mesmo após a classificação e codificação do documento.
- A ordenação dos arquivos permanentes é feita por Fundos.
- A guarda do documento é a atividade que completa todo o ciclo do arquivamento.
- O sistema numérico duplex tem como característica a distribuição de números aos
assuntos principais na ordem em que são selecionados e arranjados. Números apensos são
atribuídos às subclasses, como apresentado a seguir.
Ex 2 Comunicações
2 - 2 Correio
2 - 2 - 1 Franquia

- No arquivamento horizontal os documentos e fichas são colocados uns sobre os outros,

sendo arquivados em caixas, escaninhos ou estantes. Formato bastante utilizado pra
plantas, mapas e desenhos, especialmente em arquivos permanentes. O arquivamento
horizontal não é recomendado para arquivos correntes.
- O método alfanumérico é um método a parte. Assim como não é considerado nem um
método Básico e nem um método Padronizado, ele também não se encaixa nem no sistema
direto e nem no indireto, sendo considerado um método semi-indireto.

- O método geográfico é do sistema direto e é o indicado quando o principal elemento a ser

considerado em um documento é a procedência ou local.

- Embora o método numérico simples tenha mesmo o número como elemento principal do
processo de classificação, o número que é levado em conta é o número da pasta e não o
número do documento.
- O método de arquivamento numérico simples é aquele em que as pastas são ordenadas
de acordo com o registro de entrada correspondente. Usa-se, também, um índice alfabético
remissivo para a codificação das pastas.
-No método numérico simples as PASTAS que são numeradas e não o documento.
-Na Ordenação númerico-cronológica numera-se o DOCUMENTO.

-SISTEMAS = Podem ser considerados princípios ordenados entre si, de modo que
concorram para um determinado fim.
-MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO = São planos de arranjo de documentos tendo como
objetivos a guarda e a busca de cada um deles no momento em que são demandados.
Constituem a execução, o lado operacional de um grande sistema.

- Arquivos de Correspondência formam uma subclassificação dos sistemas numéricos de

arquivamento. Nele as pastas é que são numeradas, de forma consecutiva, enquanto seu
conteúdo interno, aí sim é organizado geralmente pelo índice de nomes ou de assuntos.
- O método alfabético é um método de sistema direto que tem como elemento principal
das buscas o NOME porém, não necessariamente se baseia na primeira letra do nome como
o principal elemento na busca da informação.
- O método onomástico é o método que utiliza o NOME como elemento principal na
recuperação da informação.
- O método ideográfico numérico unitermo atribui a cada documento um número em
ordem crescente, de acordo com sua entrada no arquivo.

-CLASSIFICAÇÃO DOS DOCUMENTOS = IECCOG

-INSPEÇÃO
-ESTUDO
-CLASSIFICAÇÃO
-CODIFICAÇÃO
-ORDENAÇÃO
-GUARDA DE DOCUMENTO (ARQUIVAMENTO)

- A ordenação trata de estabelecer um ou mais critérios que determinem a disposição física

de um dado conjunto de documentos. É UMA ATIVIDADE INTELECTUAL.
- A operação física que consiste em colocar o documento no local determinado pelo código
ou pelo plano de classificação é o ARQUIVAMENTO OU GUARDA DE DOCUMENTO.

- O arquivamento ou guarda documental (operação física) depende exatamente da

execução da classificação e da ordenação do documento (operações intelectuais).
É UMA OPERAÇÃO FÍSICA.

-A ordenação numérica é INDIRETA, exigindo a consulta por índice ou códigos (instrumento

auxiliar).
- A ordenação alfabética é método direto e utiliza o nome para dispor os documentos ou as
pastas, sem a necessidade de instrumento auxiliar.

- Os métodos básicos de arquivamento são alfabético, geográfico, numérico e ideográfico.

- No Sistema Semi-Indireto a busca de arquivo é realizada sem auxílio de índices, mas

utilizando tabelas em forma de cartão, constituída de divisões do alfabeto previamente
planejadas. O método alfanumérico é o único nessa classificação.

-Método Variadex = Consiste basicamente em dividir os arquivos em seções menores,

restringindo, assim, o campo de pesquisa e a manipulação de pastas ou fichas. Nele
atribuem-se cores a cada um dos documentos com base na segunda letra do nome
considerado como elemento principal na classificação.

-Métodos Indiretos exigem a consulta a índices ou códigos no momento da recuperação da

informação.
- No método duplex a documentação é dividida em classes, conforme os assuntos,
partindo-se do gênero para a espécie.
-O método Dígito Terminal = Consiste em decompor o número do documento em grupos de
2 dígitos cada um e lê-los da direita para a esquerda, formando pares.

- Um programa de gestão de documentos é composto de três grandes fases: PRODUÇÃO,

UTILIZAÇÃO e DESTINAÇÃO.

-PDF 05 = PROTOCOLOS
-A Portaria Interministerial 1677/2015: define os procedimentos gerais para o
desenvolvimento das atividades de protocolo no âmbito dos órgãos e entidades da
Administração Pública Federal.
- O arquivamento, o desarquivamento e o empréstimo de documentos, avulsos ou
processos, não são atividades de responsabilidade das unidades de
protocolo/protocolizadoras. As áreas de arquivo dos órgãos e entidades da Administração
Pública Federal são responsáveis pela execução dessas atividades.
- O protocolo é responsável por grandes blocos de atividades como o controle do trâmite de
documentos e sua movimentação posterior, seja para destinatários internos (distribuição)
ou externos (expedição).
-As atividades de protocolo estão intimamente ligados aos arquivos correntes.
- Esse é o critério para que a correspondência seja considerada oficial, ou seja, envelope
identificado com o nome do colaborador e o cargo que ele atualmente exerce.

- INTERNA - trocada entre órgãos de uma mesma instituição. São os memorandos e

despachos circulares.
- EXTERNA - trocada entre uma instituição e outras entidades e/ou pessoas físicas, como
ofícios, cartas e telegramas.

-No caso de documentos particulares e sigilosos, o protocolo deve separá-los e encaminhá-

los para os destinatários.
- Correspondências de caráter SIGILOSO E PARTICULAR NÃO devem ser abertos, lidos ou
registrados, mas apenas encaminhados aos destinatários.

-Os Documentos OFICIAIS E OSTENSIVOS são abertos, lidos, classificados, registrados e, aí

sim, distribuídos/expedidos.
Os documentos Ostensivos é por sua natureza NÃO SIGILOSO.
- O setor de protocolo não expede correspondências particulares(sigiloso), mas apenas as
oficiais(ostensivo)

-EXPEDIÇÃO = NÃO expede documentos de caráter particular, digitais e não digitais.

- Caso o destinatário não pertença à estrutura do órgão, a correspondência será devolvida
com carimbo do protocolo, explicitando que o destinatário não faz parte do quadro de
pessoas do órgão.

- Ao protocolo cabe o encaminhamento do documento ao respectivo destino, sendo a

identificação e a juntada de documentos antecedentes de competência do PROTOCOLO.
-Expedição é o procedimento de remessa das correspondências para outras instituições ou
seu trâmite externo.

- A TRIAGEM é a separação de correspondências e de documentos e processos que chegam

à instituição.
- A primeira etapa que inicia a sequência de procedimentos a serem realizados no protocolo
é o REGISTRO.

-As atividades de recebimento de documentos o protocolo deve "interpretar e classificar a

correspondência, com base no código de assuntos adotado..."
- Anotar os metadados objetivos e subjetivos de um documento recebido no protocolo
consiste em uma atividade de REGISTRO.
- O protocolo ou unidade protocolizadora é responsável pelo registro tanto dos documentos
recebidos como dos documentos produzidos pela instituição. RECEBIDOS E PRODUZIDOS.
- A TRAMITAÇÃO consiste no fluxo percorrido pelo documento desde a sua criação ou
entrada na organização até o esgotamento do seu valor administrativo. Ou seja, todo o
caminho que um documento percorre até sua destinação final. É o acompanhamento de
toda a movimentação do documento desde a sua produção ou recepção até o cumprimento
de sua função administrativa.
- Ao ocorrer a perda ou extravio de processo, a autoridade competente do órgão ou
entidade deverá ser comunicada, cabendo a ela promover a apuração dos fatos, por meio
de sindicância ou processo administrativo, e designar, formalmente, um servidor ou uma
comissão para proceder à reconstituição do processo.
- O protocolo é uma atividade da fase de UTILIZAÇÃO do programa de gestão de
documentos.

-Quando o processo já tiver recebido sua numeração única, tal numeração original deverá
ser respeitada, assim como os demais dados e informações já relacionados ao documento.
- A principal função de um setor de protocolo é o controle do fluxo documental dentro de
uma organização.
- A informação quanto a Localização dos antecedentes de um documento que não se
encontram no arquivo cabe ao setor de Registro e Movimentação.
- É vedada a tramitação de documento, avulso ou processo, sem o respectivo registro no
instrumento de encaminhamento e de controle da tramitação, disponíveis em sistema
informatizado ou excepcionalmente em formulário.

-PROTOCOLO FAZ PARTE DA FASE DE UTILIZAÇÃO DA 2° FASE.

-PROCESSO é um conjunto de documentos oficialmente reunidos no decurso de uma ação
administrativa ou judicial.

-REGISTRO = Anotações referentes a procedência, espécie, código e resumo do assunto. A

identificação e captura dos metadados de cada um dos documentos.
- O registro do novo destino de um documento deve ser anotado na etapa Controle da
Movimentação e Tramitação.
- O encaminhamento de papéis ao setor de registro e movimentação é uma etapa
precedente ao recebimento de um documento para arquivo.
- O arquivamento é posterior as atividades de protocolo.
-Protocolo primeiro e Arquivamento depois.
- A tramitação corresponde na verdade a todo o curso documento, independentemente se
ele ocorre em unidades internas ou externas à organização.
-A movimentação de um documento de um setor para outro para que decisões sejam
tomadas é uma atividade de protocolo denominada TRAMITAÇÃO.
- A distribuição é a atividade de protocolo responsável pelo encaminhamento de
documentos em nível interno.
- Quando o protocolo remete documentos aos setores de trabalho para estes decidirem
sobre a matéria contida nesses documentos, ele realiza a DISTRIBUIÇÃO.
- Apenas os documentos de natureza arquivística são registrados no protocolo. Os demais
devem ser apenas recebidos e encaminhados ao interessado ou devolvidos caso o
interessado não seja localizado.

- As atividades de registro e controle de documentos e processos são feitas sempre pelo

protocolo e não pelos arquivos.
-ATIVIDADES DE PROTOCOLO = RECEBIMENTO, REGISTRO E AUTUAÇÃO, CLASSIFICAÇÃO,
EXPEDIÇÃO E DISTRIBUIÇÃO, TRAMITAÇÃO E MOVIMENTAÇÃO.

-PROCEDIMENTO GERAIS DE PROTOCOLO = NUMERAÇÃO, ENCERRAMENTO E ABERTURA

DE VOLUMES, DESPACHO, JUNTADA, DESAPENSAÇÃO, DESENTRANHAMENTO,
DESMEMBRAMENTO, RECONSTITUIÇÃO, ARQUIVAMENTO, DESARQUIVAMENTO,
EMPRÉSTIMO.

- No protocolo se executa:
.Recebimento da correspondência;
.Separação da correspondência oficial da particular;
.Colocação de carimbo e etiqueta (data, hora do recebimento);
.Elaboração de resumo do assunto;
.Encaminhamento ao indivíduo ou órgão destinatário.

PDF -PRESERVAÇÃO E CONSERVAÇÃO

-ARÉOLAS = Aparecimento de manchas, decorrente da penetração da umidade no papel.

-FUMIGAÇÃO é o método que comumente representa a desinfestação no contexto
arquivístico.
-PEQUENOS REPAROS = trata-se de diminutas intervenções que podemos executar visando
interromper um processo de deterioração em andamento. Essas pequenas intervenções
devem obedecer a critérios rigorosos de ética e de técnica e têm a função de melhorar o
estado de conservação dos documentos.
-PRESERVAÇÃO = são um conjunto de medidas e estratégias de ordem administrativa,
política e operacional que contribuem direta ou indiretamente para a preservação da
integridade dos materiais.
- A cola metilcelulose é uma das poucas admitidas em processos de reparação, justamente
por ser hidrossolúvel.
- A umidade é um dos fatores degradantes de documentos de arquivo, inclusive os
fotográficos. Para isso deve ter seus níveis controlados em acervos arquivísticos. O índice
ideal de umidade relativa do ar deve girar em torno de 45 e 55% de acordo com o Conarq.
- No armazenamento de documentos de arquivo, deve ser promovida no ambiente
ventilação natural ou artificial com soluções de baixo custo.
-O ACONDICIONAMENTO tem como objetivo NÃO permitir que nenhum fator interfira na
constituição física do documento, aí sim o protegendo contra danos.
- O processo de embalar documentos em pastas ou caixas é denominado
acondicionamento; a colocação dessas pastas ou caixas em um mobiliário é denominada
armazenamento.
- O procedimento de acondicionamento tem como grande objetivo a proteção dos
documentos que se encontram em condição fragilizada ou mesmo a proteção daqueles já
tratados e recuperados, para que agora passem a se encontrar em situação mais segura. Os
acondicionamentos mais usados em arquivos são caixas (geralmente de papelão),
envelopes, pastas (geralmente de papel) e porta-fólios.
-A retirada de poeira dos documentos deve sempre ser feito a seco com o uso de materiais
e equipamentos especializados como pincéis, flanelas macias e aspiradores de pó.
-BANHO DE GELATINA = é um tipo de Restauração onde o documento é mergulhado em
gelatina ou cola, com o intuito de aumentar sua resistência, ao mesmo tempo não
prejudicando sua visibilidade (a gelatina é transparente) e flexibilidade.
-A recomendação não é para que se mantenha o ar "seco" nos depósitos de
armazenamento de documentos em suporte papel, mas sim dentro dos níveis de Umidade
Relativa acima especificados.
-. As mídias magnéticas, como fitas de vídeo, áudio e de computador, devem ser
preferencialmente armazenadas em mobiliário de aço tratado com pintura sintética de
efeito antiestático.
- Os papéis e cartões empregados na produção de caixas e invólucros devem ser alcalinos.
na faixa de pH 7,5 a 8,5.
- Mais da metade da área de um edifício para arquivo deve ser destinada aos depósitos.
- Os depósitos devem responder por 60% da área disponível e devem permanecer isolados
das demais áreas do edifício. Nunca deve ultrapassar o limite de 200m2 /depósito. Quando
a construção possuir andares, eles devem ficar nos mais baixos, protegidos de goteiras e
problemas com telhados e forros, mas nunca em subsolos em função dos níveis de
umidade e riscos de infiltração e infestações.
-Nas áreas de depósito, os documentos devem ser armazenados separadamente, de acordo
com o seu suporte e suas especificidades.
- Os documentos de valor permanente que apresentem grandes formatos, como mapas,
plantas e cartazes, devem ser armazenados Horizontalmente, ou enrolados sobre tubos
confeccionados em cartão alcalino e acondicionados em armários ou gavetas.
- Entre 15 ºC e 22 ºC as áreas de depósito para a guarda de documentos em papel devem
ser mantidas com essas temperatura .
-NUNCA em subsolos em função dos níveis de umidade e riscos de infiltração e infestações.
- Em relação a umidade faixa segura de umidade relativa é entre 45% e 55%, com variação
diária de +/- 5%.
- A promoção da preservação e da restauração dos documentos é realizada por meio de
políticas de CONSERVAÇÃO e não de preservação.
-A preservação dos documentos de arquivo deve ser iniciada a partir do momento da sua
entrada ou criação na instituição, ou seja, desde o início de seu ciclo vital.

- Os documentos de arquivo devem ser armazenados em locais que apresentem condições

ambientais apropriadas às suas necessidades de preservação, pelo prazo de guarda
estabelecido em tabela de temporalidade e destinação.

-FATORES DE DETERIORAÇÃO = Fatores ambientais, Agentes Biológicos, Intervenções

inadequadas, Problemas com manuseio e Vandalismo. (4)
-CONSERVAÇÃO = HIGIENIZAÇÃO, PEQUENOS REPAROS, ACONDICIONAMENTO,
ARMAZENAMENTO, DESINFESTAÇÃO, ALISAMENTO. (6)
-RESTAURAÇÃO = BANHO DE GELATINA, TECIDO, SILKING, LAMINAÇÃO, LAMINAÇÃO
MANUAL, ENCAPSULAÇÃO. (7)
-CONSTRUÇÃO DE ARQUIVOS = EDIFÍCIO, LOCALIZAÇÃO, FUNÇÕES, MATERIAIS E
EQUIPAMENTOS, CONDIÇÕES AMBIENTAIS, SEGURANÇA.
- Paredes e fachadas: máximo de 20% de janelas. Devem ser repelentes à água e pensadas
como isolantes térmicos.
-Coberturas: inclinadas, de material térmico isolante e impermeabilizadas.
- Depósitos: 60% da área disponível. Isolado das demais áreas. Não deve ultrapassar 200m2
/depósito. Andares mais baixos, mas nunca em subsolos ou subterrâneos.
-Áreas de trabalho: 15% da área. Andares superiores. Maior iluminação.
-Áreas públicas: 25% da área. Andares mais altos, iluminados e silenciosos.
-Recepção: Térreo. Acesso para veículos de carga.
- A preservação de documentos corresponde à função arquivística que envolve atividades
de acondicionamento, armazenamento, conservação e restauração de documentos.
-O mais recomendado é manter a temperatura o mais próximo possível de 20°C, com
variação permitida de +/- 1 oC para o Conarq e +/- 3 oC para o Arquivo de São Paulo.
- O armazenamento e a garantia da legibilidade de documentos eletrônicos requerem o
desenvolvimento de ações que possibilitem a minimização de riscos, destacando-se, entre
elas, a preservação e a migração de mídias, com vistas a evitar os riscos da obsolescência
tecnológica.
- A conservação curativa não consiste em promover ações de sensibilização, mas sim de
promover ações que estejam relacionadas com a preservação do documento de modo que
se consiga estabilizar efetivamente os danos que incorrem no mesmo.

- Relembrando as recomendações do CONARQ para o suporte papel (o mais comum):

• A faixa segura de umidade relativa é entre 45% e 55%, com variação diária de +/- 5%.
• A temperatura deve também estar relacionada com a umidade relativa.
• A temperatura ideal para documentos é 20 ºC, com variação diária de +/- 1 ºC.
- A digitalização de documentos em suportes não digitais contribui para a preservação e a
segurança desses documentos pois propicia a guarda do original e o fornecimento da versão
digitalizada para a necessária tramitação e consulta. Dessa forma o original fica menos
exposto aos fatores de risco físicos, químicos e biológicos, assim como tem o manuseio
inadequado minimizado ou mesmo eliminado.
- De acordo com o Conarq, a escolha do material de acondicionamento e a atividade de
armazenamento dos documentos de arquivo deverá ser feita observando-se as
características físicas e a natureza de cada suporte. Dessa forma, naturalmente a
manutenção de arquivos digitais deve seguir condições específicas e não as mesmas
condições de arquivamento dos documentos em papel.
-Para preencher os espaços das caixas que não estiverem completamente cheias, deve-se
utilizar cartões de espaçamento, confeccionados em materiais alcalinos, para evitar a
deformação dos documentos, ao contrário de admitir a existência de espaços vazios como
traz a banca no enunciado.
- Conservação é um conjunto de ações estabilizadoras que visam desacelerar a degradação
por meio de controle ambiental e de tratamentos específicos.

- CONSERVAÇÃO CURATIVA = É o nome dado ao conjunto de ações voltadas para a

preservação de um único bem e que objetivam a estabilização de danos físicos ou
químicos, tendo em conta o não comprometimento da integridade e do caráter histórico do
documento.
-Desinfecção é o processo de destruição ou inibição da atividade de microrganismos.
-FUMIGAÇÃO = Expõe os documentos a vapores químicos, geralmente em câmaras
especiais, a vácuo ou não, para destruição de insetos e micro-organismos. A fumigação
consiste em introduzir documentos em uma câmara a vácuo, na qual é aplicado o produto
químico escolhido ao longo de 48-72h. Em seguida os documentos são retirados. Com o
procedimento, todos os insetos são destruídos, independentemente da fase de
desenvolvimento. A definição da alternativa não corresponde a ela.

-ENCOLAGEM consiste na aplicação interna ou superficial de substância adesiva em papel ou

cartão.
-ENCAPSULAÇÃO é o processo de preservação no qual o documento é protegido entre
folhas de poliéster transparente, cujas bordas são seladas.
-Para pergaminhos e encadernações em couro a UR abaixo de 40% é perigosa e o papel
também sofre abaixo desses níveis. Já na faixas de UR acima de 65% crescem
microrganismos e ocorrem reações químicas danosas.
- A umidade relativa do ar e as temperaturas muito ALTAS são detectadas pelo
aparecimento de colônias de fungos nos documentos.
- A desinfestação por anóxia é um tratamento atóxico, que consiste na retirada do oxigênio,
resultando na morte, por desidratação e asfixia, dos microrganismos e insetos.
- As embalagens devem ser de tamanho maior que os documentos em suporte papel a fim
de se evitar dobras e demais danos.
- REGISTROS MAGNÉTICOS 18oC e +/- 1 oC 40% e +/- 5%
- FOTOGRAFIAS COLORIDAS 5 oC e +/- 1 oC 35% e +/- 5%
FOTOGRAFIAS EM P&B 12oC e +/- 1 oC 35% e +/- 5%

-São considerados agentes de deterioração dos acervos aqueles que levam os documentos a
um estado de instabilidade física ou química, com comprometimento de sua integridade e
existência.
- O desenvolvimento de colônias de fungos está diretamente ligado a ALTAS temperaturas e
ALTOS índices de umidade relativa do ar, como o proposto: UR entre 70-90%.
- O uso de fungicidas é uma alternativa bastante eficiente no combate aos insetos (a
chamada Fumigação), porém hoje NÃO é mais altamente recomendado em função dos
danos que seus componentes químicos podem causar aos documentos.
- O método conhecido por atmosfera ANÓXIA é mesmo uma técnica de desinfestação de
acervos documentais atacados por insetos xilófagos e bibliófagos, porém é um método
ATÓXICO e que, portanto, não utiliza gases tóxicos.
-PRESERVAÇÃO = Ação preventiva. O dano ainda não ocorreu. Deve ser evitado.
-CONSERVAÇÃO = Ação de intervenção. Dano em curso. Deve ser contido.
-RESTAURAÇÃO = Ação em Reparo. Dano concluído. Deve ser revertido.

-PDF 06 = ARQUIVO INTERMEDIÁRIO

-ARQUIVO INTERMEDIÁRIO = uso pouco frequente que aguarda destinação.

-A classificação dos documentos = Funcional(vantagem),

Estrutural/Organizacional(Desvantagem) e Assunto.
- Avaliação de Documentos é o processo de análise de documentos de arquivo, que
estabelece os prazos de guarda e a destinação, de acordo com os valores que lhes são
atribuídos.
- Seleção de Documentos é a separação dos documentos de valor permanente daqueles
passíveis de eliminação, mediante critérios e técnicas previamente estabelecidos em tabela
de temporalidade.

- Destinação de Documentos é a decisão, com base na avaliação, quanto ao

encaminhamento de documentos para guarda permanente, descarte ou eliminação.
- Tabela de Temporalidade: é o instrumento de destinação, aprovado por autoridade
competente, que determina prazos e condições de guarda tendo em vista a transferência,
recolhimento, descarte ou eliminação de documentos.

-Temos a indicação de anos como prazo de guarda, porém o uso de ações como prestação
de contas, aprovações diversas, vigência do documento, entre outras também são aceitáveis
e relativamente comuns.
-São 2 as possibilidades de destinação final a serem apresentadas em uma tabela de
temporalidade: o recolhimento para guarda permanente ou a eliminação do documento.
- O prazo de prescrição é o intervalo de tempo durante o qual o poder público, a empresa
ou qualquer interessado pode invocar a tutela do poder judiciário para fazer seu direito, vez
que entenda ter sido violado.

- A destinação final é o resultado da avaliação, quando o documento é encaminhado para a

eliminação ou para a guarda permanente. Das séries eliminadas, poderão ser recolhidas
amostragens ao arquivo permanente.
- A tabela de temporalidade determina os prazos de arquivamento corrente e intermediário,
e a utilização dela é condicionada à aprovação por autoridade competente.
- A Tabela de Temporalidade está diretamente ligada a função avaliação e não ao princípio
da Proveniência. (PRAZOS DE GUARDA)
-As fases da gestão de documentos são: produção, utilização e avaliação/destinação.

- Documentos de guarda temporária (tipicamente os intermediários) possuem sim valor

primário/administrativo.
- A tabela de temporalidade é um instrumento de destinação, aprovado por autoridade
competente, que determina prazos e condições de guarda tendo em vista a transferência,
recolhimento ou eliminação de documentos.

- Não é o arquivista que aprova a Tabela de Temporalidade de Documentos, mas sim o

órgão arquivístico competente após a sua elaboração pela respectiva Comissão.
-O Plano de Clasificação dos documentos são organizados de acordo com a FUNÇÃO.
- Realizar o estudo de um documento mediante a leitura do assunto tratado é um
procedimento adotado para realizar a classificação documental.
- Documentos informáticos, filmográficos e sonoros são modalidades de classificação
quanto ao gênero do assunto.
-O Princípio da Pertinência é o princípio segundo o qual os documentos devem ser
reclassificados por assunto sem levar em conta a proveniência e a sua classificação original.
-Proveniência = Define a posição do documento no seu fundo de arquivo.
- O princípio da proveniência, cujo objetivo é gerar o fundo de arquivo, é o primeiro
princípio a ser aplicado na classificação dos documentos de arquivo.
- Nas bibliotecas os métodos de avaliação são aplicados a unidades isoladas, o julgamento
não tem caráter irrevogável e envolve questões de conveniência, e não de preservação ou
perda total. (em bibliotecas o julgamento envolve questões de conveniência, e não de
preservação ou perda total, em bibliotecas aplica-se em unidades isoladas).
- A avaliação de documentos de arquivo é final e irrevogável. Preserva a documentação
referente a uma atividade, como um conjunto e não como unidades isoladas.
-DESCRIÇÃO - É o conjunto de procedimentos que leva em conta os elementos formais e de
conteúdo dos documentos para elaboração de instrumentos de pesquisa.
-AVALIAÇÃO - é o processo de análise de documentos de arquivo, que estabelece os prazos
de guarda e a destinação, de acordo com os valores que lhes são atribuídos.
- A avaliação não é considerada atividade própria do arquivo permanente.

- A avaliação de uma massa documental acumulada, devido a suas características, é

operacionalizada pelo plano de destinação.
-A DIFUSÃO A difusão é a função arquivística que permite a agilização do acesso aos
documentos.

-A avaliação é um processo realizado antes da criação de uma tabela de temporalidade,

subsidiando a criação desse instrumento.
- A tabela de temporalidade e o plano de destinação são resultantes do processo de
avaliação.

- É a tabela de temporalidade que, além de indicar os prazos de guarda dos documentos

indica ainda a sua destinação definitiva, se a guarda permanente ou a eliminação.
- A tabela de temporalidade é aplicada em todas as fases do ciclo de vida documental. Não é
raro documento, após a aplicação da tabela de temporalidade, ser eliminado do próprio
arquivo corrente - sem passar pelo arquivo intermediário - pelo fato de ter seu valor
primário esgotado e não possuir ou ter adquirido valor secundário. Dessa forma é um
documento sem valor que é eliminado do arquivo corrente, logo após a avaliação com uso
da tabela de temporalidade.
- Enquanto os arquivos correntes são formados pela necessidade administrativa e pela
atividade que gera o documento de alto valor primário, os arquivo permanentes são
formados pela avaliação de documentos, momento em que se decide qual deles é
importante como fonte de pesquisa.
- O arquivo intermediário surge da aplicação de plano ou código de classificação e de tabela
de temporalidade.
- O arquivo corrente é composto por documentos correntes.
-Os arquivos Centrais ou Gerais, compostos por documentos de valor intermediário e
permanentes.
-Os arquivos Setoriais são descentralizados estão próximos da área produtora.
- Setorial, geral e central são classificação do ponto de vista da extensão da atuação.
- O princípio da ordem original (ou respeito à ordem original) prevê que o arquivo deve
conservar a ordem dos documentos dada inicialmente por seu produtor / criador. Conservar
o arranjo dado pela entidade coletiva, pessoa ou família que o produziu.

-Arquivos Correntes e Intermediários tem Valor Primário.

- Não necessariamente. Há documentos que, esgotado o seu valor primário ainda no
arquivo corrente, são de lá mesmo eliminados, sem passagem pelo arquivo intermediário,
isso tudo, claro, desde que previsto em tabela de temporalidade.

- A destinação final dos documentos só possui 2 opções: a guarda definitiva em arquivos de

terceira idade quando o documento possui valor secundário ou a eliminação, a partir do
momento que o documento não tem mais qualquer valor (valor primário esgotado e não
possui valor secundário).

- A forma mais econômica de manutenção física do arquivo intermediário é a centralizada.

- A principal motivação para a criação da idade intermediária de arquivos foi a econômica.
- Os documentos intermediários são aqueles que possuem menor frequência de consulta
(porém ainda possuem valor primário e, potencialmente, uso corrente inclusive nas
unidades produtoras) e aguardam a eliminação ou o recolhimento (e não transferência)
para guarda permanente caso possuam ou adquiram valor secundário.
- Os documentos intermediários são aqueles que possuem menor frequência de consulta
(porém ainda possuem valor primário e, potencialmente, uso corrente inclusive nas
unidades produtoras) e aguardam a eliminação ou o recolhimento (e não transferência)
para guarda permanente caso possuam ou adquiram valor secundário. O arquivo
intermediário apresenta despesas menores, economia de recursos material e humano
empregados e redução de espaço, sempre quando comparado ao arquivo corrente.
-Primeiro Classificação e depois a Ordenação.

- O instrumento utilizado na classificação dos arquivos correntes é o Plano de Classificação.

-A classificação de documentos de arquivo é realizada com a aplicação do código de
classificação, instrumento que é preparado a partir das funções e atividades que gerem os
documentos.

-Classificação de acordo com a Atividade é Funcional.

-Classificação de acordo com a produção é Estrutural.
-O Plano de Classificação precede a Temporalidade.
- Comissão Permanente de Avaliação de Documentos = a responsabilidade de orientar e
realizar o processo de análise, avaliação e seleção da documentação produzida e acumulada
no seu âmbito de atuação.

-PDF 09= GESTÃO ARQUIVÍSTICA

- e-ARQ Brasil = É uma especificação de requisitos a serem cumpridos pela organização
produtora/recebedora de documentos, pelo sistema de gestão arquivística e pelos próprios
documentos, a fim de garantir sua confiabilidade e autenticidade, assim como sua
acessibilidade. Deve ser utilizado para desenvolver um sistema informatizado ou para
avaliar um já existente, cuja atividade principal seja a gestão de documentos de arquivo.
-TRILHAS DE AUDITORIA = O conjunto de informações registradas, que permite o
rastreamento de intervenções ou tentativas de intervenção no documento digital ou SIGAD.
-Para que um sistema possa ser chamado de sistema informatizado de gestão arquivística
de documentos (SIGAD), ele precisa ter os requisitos estabelecidos pelo e-ARQ Brasil. (o e-
ARQ BRASIL estabelece os requisitos mínimos para o SIGAD).

-OBJETIVOS DA GESTÃO DE DOCUMENTOS =

• Agilizar o acesso aos arquivos e as informações;
• Controlar o fluxo de documentos e a organização dos arquivos;
• Racionalizar a produção dos documentos;
• Promovendo a transparência das ações administrativas;
• Normalizar os procedimentos para avaliação;

- Um documento arquivístico digital é aquele que tem a informação resultante das

atividades de pessoas físicas ou jurídicas registrada em dígitos binários, acessível em
sistemas computacionais gerenciados.
-DOCUMENTO DIGITAL = documento codificado em dígitos binários, acessível por meio de
sistema computacional.
-DOCUMENTO ELETRÔNICO = gênero documental integrado por documentos em meio
eletrônico ou somente acessíveis por equipamentos eletrônicos, como cartões perfurados,
disquetes e documentos digitais.
-DOCUMENTOS = Registros de informações, independente do suporte e do formato que as
contém. Informações, por sua vez, são mensagens contidas em um documento.

- Os requisitos necessários para se identificar um sistema informatizado de gestão

arquivística de documentos são: captura, armazenamento, indexação e recuperação
(CAIR).
-CAPTURA = consiste em declarar um documento como um documento arquivístico,
incorporando-o ao sistema de gestão arquivística. Registro, classificação e arquivamento
são etapas da captura de documentos.
-ARMAZENAMENTO = Permeia todo o ciclo de vida do documento, deve garantir a
autenticidade e o acesso aos documentos pelo tempo estipulado na tabela de
temporalidade e destinação.

-INDEXAÇÃO = É a atribuição de termos à descrição do documento, utilizando vocabulário

controlado e/ou lista de descritores, tesauro e o próprio plano de classificação.
-RECUPERAÇÃO = É o processo de pesquisa, localização e apresentação de documentos em
um sistema de informação.
- O sistema informatizado de gestão arquivística de documentos (SIGAD) é aplicado em
ambientes digitais ou híbridos, isto é, composto de documentos somente digitais ou digitais
e não digitais de forma simultânea.

-O modelo de requisitos do e-ARQ Brasil se aplica tanto ao setor privado como a todas as
esferas do setor público.
- O uso de assinaturas e marcas d’água digitais nos documentos está contemplado nos
requisitos de SEGURANÇA.

- o SIGAD aplica-se somente as fases corrente e intermediária. (política temporal e

orgânica). Um conjunto de procedimentos e operações técnicas que visam o controle do
ciclo de vida dos documentos, desde a produção até a destinação final, seguindo os
princípios da gestão arquivística de documentos e apoiado em um sistema informatizado,
dessa forma, trata os documentos de maneira temporal e orgânica. Pode compreender um
software particular, um determinado número de softwares integrados, adquiridos ou
desenvolvidos por encomenda, ou uma combinação destes.
-GED = É o conjunto de tecnologias utilizadas para organização da informação não
estruturada de um órgão ou entidade, que pode ser dividido nas seguintes funcionalidades:
captura, gerenciamento, armazenamento e distribuição, podendo agir, portanto, de forma
compartimentada.
- SIGAD: política temporal e orgânica.
- GED: política arquivística compartimentada.

- Uma das indicações para a digitalização de documentos é a necessidade do múltiplo acesso

ou a grande demanda pela documentação.
- A captura consiste em declarar um documento como um documento arquivístico,
incorporando-o (registrando-o) ao sistema de gestão arquivística.

Objetivos da Captura = identificar o documento como documento arquivístico e demonstrar

a relação orgânica dos documentos.
- Metadados: Dados estruturados e codificados, que descrevem e permitem acessar,
gerenciar, compreender e/ou preservar outros dados ao longo do tempo. Ou seja, eles tem
papel fundamental na função criação.
- A identificação dos metadados do documento de arquivo é feita no momento do Registro(atividade
de protocolo).

- Documentos eletrônicos, ao contrário dos convencionais, não podem ser considerados

completos em relação à sua forma intelectual somente pela inclusão de data e assinatura.
-Para existir o documento arquivístico tem que estar afixado num suporte. Isso quer dizer
que dados contidos em bases de dados dinâmicas, isto é, que mudam constantemente, não
podem ser considerados documentos arquivísticos. Para tanto, esses dados teriam que ser
reunidos e seu conteúdo, devidamente articulado, fixado num suporte.
- Documento resultante do processo de digitalização deve ser considerado CÓPIA e NÃO
original.
- A obsolescência de software e hardware é um dos principais problemas para a
preservação dos documentos digitais, que são o resultado final de um processo de
digitalização.
-São 2 as formas de se gerarem documentos digitais (eletrônicos): diretamente, com o uso
de um software ou sistema específico; ou por processo de digitalização.

- Considera-se Gestão de Documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas

referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e
intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.
-É alto o custo de armazenamento de documentos arquivísticos tramitados em sistemas
informatizados de gestão arquivística, o que dificulta a adoção desses sistemas.
- Os tipos documentais já existiam antes do surgimento da informática e de sua aplicação
aos arquivos, sendo assim, os tipos documentais compõem a base da arquivística.
- A integração de documentos digitais com os documentos convencionais constitui um dos
objetivos do SIGAD.

- O principal objetivo da microfilmagem é a preservação e o acesso ao documento.

Exemplo a microfilmagem de documentos com valor secundário não exime o custodiador
de preservar o original em papel.
- Os documentos microfilmados poderão, a critério da autoridade competente, ser
eliminados por incineração, destruição mecânica ou por outro processo adequado que
assegure a sua desintegração.
-O microfilme contempla o acesso rápido à informação contida no documento, e não ao
documento em si.

- A microfilmagem, técnica de custo elevado, deve ser realizada em grandes volumes

documentais cujo prazo de guarda seja longo.
-O fato do documento ter sido digitalizado não quer dizer que seu original poderá ser
eliminado. Os documentos de valor secundário e de guarda permanente, por exemplo,
mesmo após digitalizados, precisam ter os seus originais preservados.
-EMULAÇÃO = É a estratégia de preservação digital que se baseia na utilização de recursos
computacionais para fazer uma tecnologia atual funcionar com as características de uma
obsoleta, aceitando as mesmas entradas e produzindo as mesmas saídas.
- A captura consiste em declarar um documento como um documento arquivístico,
incorporando-o ao sistema de gestão arquivística por meio das seguintes ações: REGISTRO,
CLASSIFICAÇÃO, INDEXAÇÃO, ATRIBUIÇÃO DE RESTRIÇÃO DE ACESSO, ARQUIVAMENTO.
- “Entende-se por microfilme, para fins deste Decreto, o resultado do processo de
reprodução em filme, de documentos, dados e imagens, por meios fotográficos ou
eletrônicos, em diferentes graus de redução’’.

-Para microfilmes e microfichas, o uso de tons de cinza TIFF e resolução mínima de 300
DPI.

-PDF 10 - LEGISLAÇÃO ARQUIVÍSTICA NACIONAL

- São Arquivos MUNICIPAIS o arquivo do Poder Executivo e o arquivo do Poder Legislativo.

- Os arquivos privados identificados como de interesse público e social poderão ser
depositados a título revogável, ou doados a instituições arquivísticas públicas.
- Os registros civis de arquivos de entidades religiosas produzidos anteriormente à vigência
do Código Civil ficam identificados como de interesse público e social.
-São arquivos PRIVADOS os conjuntos de documentos produzidos ou recebidos por pessoas
físicas ou jurídicas, em decorrência de suas atividades.
- As pessoas físicas e jurídicas de direito privado, detentoras de arquivos, podem integrar o
SINAR mediante acordo ou ajuste com o órgão central.

- Os arquivos públicos são os conjuntos de documentos produzidos e recebidos, no

exercício de suas atividades, por órgãos públicos de âmbito federal, estadual, do Distrito
Federal e municipal em decorrência de suas funções administrativas, legislativas e
judiciárias.

- Compete ao Arquivo Nacional a gestão e o recolhimento dos documentos produzidos e

recebidos exclusivamente pelo Poder Executivo Federal.
- A cessação de atividades de instituições públicas e de caráter público implica o
recolhimento de sua documentação à instituição arquivística pública ou a sua transferência
à instituição sucessora.
- A eliminação de documentos produzidos por instituições públicas e de caráter público será
realizada mediante autorização da instituição arquivística pública, na sua específica esfera
de competência.

- Os documentos de valor permanente são inalienáveis e imprescritíveis.

- É dever do Poder Público a gestão documental e a proteção especial a documentos de
arquivos, como instrumento de apoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento
científico e como elementos de prova e informação.
- O interesse público e social de arquivos privados é definido pelo Conselho Nacional de
Arquivos – conarq.
- Os arquivos privados identificados como de interesse público e social não poderão ser
alienados com dispersão ou perda da unidade documental, nem transferidos para o
exterior.

- Gestão de documentos = O conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à

sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária,
visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.
- O processo de digitalização deverá ser realizado de forma a manter a integridade, a
autenticidade e, se necessário, a confidencialidade do documento digital, com o emprego
de certificado digital emitido no âmbito da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira - ICP
(ICP-BRASIL)
- O Conselho Nacional de Arquivos elabora a política nacional de arquivos e estabelece as
diretrizes para o funcionamento do Sistema Nacional de Arquivos.
- O Sistema Nacional de Arquivos é constituído dos arquivos federais dos Poderes
Executivo, Judiciário e Legislativo e de OUTROS.
-Compete a CONAR Declarar arquivos privados de pessoas físicas ou jurídicas como de
interesse público e social.

-Compete ao SINAR Garantir a guarda e o acesso aos documentos de valor permanente;

-COMPETE A SINAR = A responsabilidade de propor diretrizes e normas relativas à gestão e à
preservação de documentos e arquivos, no âmbito da administração pública federal.

- Fica criado o Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ, órgão vinculado ao Arquivo Nacional, que
definirá a política nacional de arquivos, como órgão central de um Sistema Nacional de Arquivos –
SINAR.

-O órgão central do SINAR é o CONARQ. (O SINAR tem como órgão central o CONARQ).
-O órgão central do SIGA é o ARQUIVO NACIONAL.

-CONARQ = Subsidiar a elaboração de planos nacionais de desenvolvimento, sugerindo

metas e estabelecendo prioridades relativas à política nacional de arquivos públicos e
privados.
-SINAR = Implementar a política nacional de arquivos públicos e privados, visando à gestão,
à preservação e ao acesso aos documentos de arquivo.

-SIGA = SISTEMA DE GESTÃO DE DOCUMENTOS DE ARQUIVO. as atividades de gestão de

documentos no âmbito dos órgãos e entidades da administração pública FEDERAL.

- Os arquivos municipais do Poder Executivo integram o SISTEMA NACIONAL DE ARQUIVOS

(SINAR).
-CICLO VITAL = O trajeto da documentação, que inclui sua tramitação até sua destruição ou
destinação à guarda permanente, de acordo com suas funções.
- ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTO PÚBLICO: Pode ocorrer na fase corrente ou na
intermediária; não pode ocorrer na fase permanente; será realizada após autorização de
instituição arquivística pública.

-O recolhimento dos documentos permanentes está ligado diretamente a sua origem.

- Lei nº 8.159 = Dispõe especificamente sobre a política nacional de arquivos públicos e
privados.
- Lei nº 12.527/2011 (Lei de Acesso à Informação – LAI), = Trata e regulamenta o direito
fundamental à informação, fixando parâmetros para a divulgação das informações públicas
e procedimentos aptos a permitir a todas as pessoas o amplo acesso aos dados produzidos
pelo poder público.
-Os documentos arquivísticos acumulados pelo Poder Judiciário federal devem ser
recolhidos aos arquivos do Poder Judiciário Federal e não ao Arquivo Nacional.
-O Arquivo nacional é responsável pelo recolhimento dos documentos produzidos e
recebidos pelo Poder Executivo Federal.
- Ficam organizadas sob a forma de sistema, com a denominação de Sistema de Gestão de
Documentos de Arquivo - SIGA, as atividades de gestão de documentos no âmbito dos
órgãos e entidades da administração pública FEDERAL.
- Desde que garantidas a legibilidade e a qualidade de reprodução, não existe padrão
estabelecido para o grau de redução a ser utilizado na microfilmagem.
- Os arquivos estaduais são formados pelos arquivos dos Poderes Executivo, Legislativo e
Judiciário.
- Competem aos arquivos do Poder Judiciário Federal a gestão e a preservação dos
documentos produzidos e recebidos em razão do exercício das funções desse poder,
tramitados em juízo e oriundos de cartórios e secretarias.

-Compete ao Conarq propor ao Ministro de Estado da Justiça e Segurança Pública a

declaração de interesse público e social de arquivos privados.
- É um requisito obrigatório de um SIGAD prover funcionalidades para elaboração de relatórios que
apoiem a gestão da tabela de temporalidade e destinação de documentos.

- Art. 2 o Compete ao CONARQ:

I - estabelecer diretrizes para o funcionamento do Sistema Nacional de Arquivos - SINAR,

visando à gestão, à preservação e ao acesso aos documentos de arquivos;
II - promover o inter-relacionamento de arquivos públicos e privados com vistas ao
intercâmbio e à integração sistêmica das atividades arquivísticas;
III - propor ao Ministro de Estado da Justiça e Segurança Pública atos normativos
necessários ao aprimoramento e à implementação da política nacional de arquivos públicos
e privados;

IV - zelar pelo cumprimento dos dispositivos constitucionais e legais que norteiam o

funcionamento e o acesso aos arquivos públicos;
V - estimular programas de gestão e de preservação de documentos públicos de âmbito
federal, estadual, distrital e municipal, produzidos ou recebidos pelo Poder Público;

VI - subsidiar a elaboração de planos nacionais de desenvolvimento, sugerindo metas e

prioridades da política nacional de arquivos públicos e privados;
VII - estimular a implantação de sistemas de arquivos nos Poderes Executivo, Legislativo e
Judiciário da União, dos Estados, do Distrito Federal e nos Poderes Executivo e Legislativo
dos Municípios;
VIII - Estimular a integração e modernização dos arquivos públicos e privados;
IX - identificar os arquivos privados de interesse público e social, nos termos do art. 12 da
Lei no 8.159, de 1991;
X - propor ao Ministro de Estado da Justiça e Segurança Pública a declaração de interesse
público e social de arquivos privados; (Redação dada pelo Decreto nº 10.148, de 2019)
XI - estimular a capacitação técnica dos recursos humanos que desenvolvam atividades de
arquivo nas instituições integrantes do SINAR;
XII - recomendar providências para a apuração e a reparação de atos lesivos à política
nacional de arquivos públicos e privados;

- Art. 13. Compete aos integrantes do SINAR:

I - promover a gestão, a preservação e o acesso às informações e aos documentos na sua
esfera de competência, em conformidade com as diretrizes e normas emanadas do órgão
central;
II - disseminar, em sua área de atuação, as diretrizes e normas estabelecidas pelo órgão
central, zelando pelo seu cumprimento;
III - implementar a racionalização das atividades arquivísticas, de forma a garantir a
integridade do ciclo documental;
IV - garantir a guarda e o acesso aos documentos de valor permanente;
V - apresentar sugestões ao CONARQ para o aprimoramento do SINAR;
VI - prestar informações sobre suas atividades ao CONARQ;
VII - apresentar subsídios ao CONARQ para a elaboração de dispositivos legais necessários
ao aperfeiçoamento e à implementação da política nacional de arquivos públicos e privados;
VIII - promover a integração e a modernização dos arquivos em sua esfera de atuação;

IX - propor ao CONARQ os arquivos privados que possam ser considerados de interesse

público e social;
X - comunicar ao CONARQ, para as devidas providências, atos lesivos ao patrimônio
arquivístico nacional;

XI - colaborar na elaboração de cadastro nacional de arquivos públicos e privados, bem

como no desenvolvimento de atividades censitárias referentes a arquivos;
XII - possibilitar a participação de especialistas de órgãos e entidades, públicos e privados,
nas câmaras técnicas e na Comissão de Avaliação de Acervos Privados; e (Redação dada pelo
Decreto nº 10.148, de 2019) .
XIII - proporcionar aperfeiçoamento e reciclagem aos técnicos da área de arquivo,
garantindo constante atualização.

- Art. 12. Integram o SINAR:

I - o Arquivo Nacional;
II - os arquivos do Poder Executivo Federal;
III - os arquivos do Poder Legislativo Federal;
IV - os arquivos do Poder Judiciário Federal;

V - os arquivos estaduais dos Poderes Executivo, Legislativo e Judiciário;

VI - os arquivos do Distrito Federal dos Poderes Executivo, Legislativo e Judiciário;
VII - os arquivos municipais dos Poderes Executivo e Legislativo.

- O SINAR abrange todos os órgãos e entidades públicas do país e tem o Conselho Nacional
de Arquivos como órgão central.

-SIMULADOS
- O SINAR abrange todos os órgãos e entidades públicas do país e tem o Conselho Nacional
de Arquivos (CONARQ) como órgão central.
- A descrição documental tem por finalidade criar critérios para definir os tipos de
documentos que devem ser mantidos nos arquivos correntes, intermediários e
permanentes.
-A Avaliação visa definir os prazos de guarda dos documentos nos arquivos correntes e
intermediários, além da destinação final, que poder ser a eliminação ou recolhimento para
guarda permanente.

- O prazo de guarda corresponde ao período no qual os documentos estarão nos arquivos

corrente e intermediário. No arquivo permanente os documentos permanecerão
indefinidamente.

- Apenas os arquivos correntes podem ser centralizados ou descentralizados. Isso tem relação
com a organização administrativa da entidade, frequência e melhor forma de uso dos
documentos.

- Os programas de gestão de documentos devem conter orientações quanto à transferência e ao

recolhimento de documentos dos arquivos correntes aos intermediários e destes aos permanentes,
conforme os prazos previstos NA TABELA DE TEMPORALIDADE.

-A presunção de AUTENTICIDADE do documento arquivístico digital se dá com base na

análise da forma e do conteúdo e no ambiente de produção, manutenção/uso e
preservação desse documento. (A existência de certificado digital não garante a
autenticidade).
- É obrigatório que um SIGAD permita o controle da localização dos documentos
convencionais capturados. (um SIGAD deve ser capaz de gerenciar documentos híbridos
(digitais e analógicos), portanto, se ele é capaz de gerenciar os analógicos, ele deve ser capaz
de controlar a localização. )
- Documentos textuais são mensurados por METRO LINEAR.
- Documentos em demais suportes são mensurados por UNIDADE.

- Quem define a política nacional de arquivos é o CONARQ (CONSELHO NACIONAL DE

ARQUIVOS).
-METADADO AUTOR é o nome da pessoa física ou jurídica com autoridade para emitir o
documento e em cujo nome ou sob cuja ordem ou responsabilidade o documento é
emitido.
- O arquivamento horizontal é aquele em que os documentos são arquivados uns sobre os
outros. É indicado quando há uma preocupação maior na conservação dos documentos, e
quando não há a necessidade de buscas constantes dos referidos documentos no arquivo.

- O método numérico dígito-terminal é indicado para situações em que os números que

identificam os documentos a serem ordenados sejam compostos por vários algarismos. Esse
método pressupõe a divisão destes algarismos em grupos de 2 dígitos (e não quatro) e a
ordenação é feita pelo último.
- O modelo de diagnóstico maximalista compreende a análise de uma estrutura maior, como
um ente federativo. No caso da análise de uma estrutura institucional, como um Fundação
ou uma Empresa, devemos proceder um diagnóstico do tipo MINIMALISTA.
- Um programa de gestão documental deve ser implementado em órgãos como a PGE-RJ
em três fases: produção, utilização e destinação. PUD
-FUNDO = Conjunto de documentos de um mesmo produtor, resultantes de suas
atividades.
-FORMA está relacionada aos estágios de transmissão do documento (rascunho, original e
cópia)
-FORMATO está relacionado ao aspecto físico do suporte. O papel pode se apresentar nos
formatos folha, caderno, livro ou ficha, por exemplo.
- A descrição, no ambiente digital, inicia-se no momento de produção e captura do
documento de arquivo.
- O quadro de arranjo é o instrumento de classificação aplicado nos arquivos
PERMANENTES.
- A existência de documentos cifrados deve ser descrita no elemento idioma, na área
condições de acesso e uso.
-A Eliminação ou Descarte de documentos ocorrerá na primeira ou na segunda idade do
ciclo vital. Na terceira idade (permanente), não é permitida a eliminação de documentos.

- A inexistência de uma política pública de arquivo não desqualifica uma gestão arquivística.
- A área de ponto de acesso e descrição de assuntos SÓ CONSTA NO NOBRADE. O ponto de
acesso foi criada para adotar a norma brasileira, por isso só existe no Nobrade.
- A CAPTURA consiste em declarar um documento como um documento arquivístico,
incorporando-o ao sistema de gestão arquivística por meio das seguintes ações: • registro; •
classificação; • indexação; • atribuição de metadados; • atribuição de restrição de acesso; •
arquivamento.
- A bibliografia arquivística sugere que, quando da ordenação de documentos por estado,
como é o caso do exemplo citado, a primeira cidade seja a capital do estado (no caso, a
cidade do Rio de Janeiro), seguida das demais cidades do estado, em ordem alfabética.
-Atividade de Registro é realizada no setor Protocolo. (cabe ao setor de protocolo a
identificação e cadastro dos metadados (dados referentes aos documentos) em sistema
manual ou informatizado.
- Uma das atividades da AVALIAÇÃO é aplicar a tabela de temporalidade de documentos.
- A avaliação, que consiste na definição dos prazos de guarda e na destinação final dos
documentos, é uma das mais importantes atividades de um programa de gestão documental.

- O processo de avaliação documental consiste no controle dos prazos de guarda e da

destinação final dos documentos, com a eliminação daqueles que não possuem valor para a
entidade. Sua aplicação gera economia com recursos humanos.
- Havendo necessidade de agrupar documentos por qualquer motivo, como para a criação
de dossiês ou processos, por exemplo, é recomendável a utilização de clipes ou colchetes
de plástico, ao invés daqueles de metal, a fim de evitar que estes enferrujem e manchem os
documentos.
- Após expedição, CÓPIAS de documentos devem ser arquivadas.
-TEXTUAIS = metro linear.
-DEMAIS SUPORTES = por unidade.

- O levantamento de dados realizados durante o diagnóstico leva em consideração a análise

funcional.

- A aquisição de documentos, uma das funções arquivísticas, trata da transferência dos documentos
dos arquivos correntes ao arquivo intermediário e do recolhimento dos documentos ao arquivo
permanente.

- Banco de dados NÃO é um exemplo de tipologia documental.

-A eliminação ou descarte de documentos ocorrerá na primeira ou na segunda idade do ciclo vital. Na

terceira idade (permanente), não é permitida a eliminação de documentos.

- Para facilitar o acesso aos documentos do arquivo corrente, o mais recomendado é que sejam
guardados em Pastas Suspensas, devido à agilidade no manuseio desse material.

-O ideal é que os livros sejam guardados na HORIZONTAL, sem empilhá-los e deve-se considerar sim
o peso e a dimensão dos livros. HORIZONTAL é para pouco uso e para quem quer conservar mais.

-Na Tabela de Temporalidade de documentos deve conter os seguintes campos: identificação dos
conjuntos documentais, prazos de guarda nas fases corrente e intermediária e destinação final.

- Por meio do valor primário dos documentos, é possível identificar os prazos de guarda nos arquivos
corrente e intermediário.

-O Termo de Eliminação de documentos deve apresentar a metragem de documentos eliminados, a

tipologia e a entidade de origem.

- Diplomática - Interno ao documento; espécie, conteúdo e finalidade.

- Tipológica - EXTERNO ao documento; relação dos documentos com as atividades

institucionais/pessoais.

- A classificação adotada nos acervos arquivísticos prioriza a composição de séries documentais e

NÃO dossiê.

-São FASES da gestão de documentos apenas a produção, utilização e destinação.

-São IDADES : Corrente, Intermediária e Permanente.

- O programa de gestão arquivística de documentos deve ter como base a política arquivística e a
designação de responsabilidades, além do contexto jurídico-administrativo, de forma que esteja de
acordo com a missão institucional e a legislação vigente. OU SEJA : A implantação de um programa
de gestão de documentos NÃO pode ocorrer antes do estabelecimento da política arquivística.

- Para conhecer os prazos para arquivamento de documentos nas fases corrente e intermediária,
É SUFICIENTE se consultar a tabela de temporalidade.

- Quando a questão enuncia que existe a coleção de manuscritos, estamos diante de uma
intencionalidade de se acumular tais documentos, o que acarreta a não naturalidade do acúmulo
dos documentos, além de não serem reunidos em razão de uma atividade.

- É o princípio da proveniência que dá ao documento de arquivo a singularidade para diferenciá-lo de

outros tipos de documentos.

- Documentos permanentes não são objeto de avaliação de documentos, pois quando um

documento é identificado como permanente, ele já passou pela avaliação.

- A gestão de documentos se ocupa da organização dos documentos nas fases corrente e

intermediária, visando sua destinação final, que pode ser a eliminação ou a guarda permanente.
Desse modo, percebemos que ela não se ocupa da organização dos arquivos na fase permanente,
apenas é responsável por destiná-los a tal fase.

- Os diretórios e subdiretórios existentes em um computador têm o mesmo papel das gavetas e pastas
de um arquivo vertical de aço.

- A avaliação, que consiste na definição dos prazos de guarda e na destinação final dos documentos,
é uma das mais importantes atividades de um programa de gestão documental.

- Fotografias, negativos, dispositivos (slides) e gravuras são exemplos típicos de documentos

classificados como iconográficos, já que apresentam imagens estáticas.

- O princípio da territorialidade defende que os arquivos sejam mantidos, guardados e conservados

nos locais onde foram acumulados.

-No REGISTRO é feita a identificação dos metadados dos documentos de arquivo. (protocolo)

-A mera presença de assinatura digital em um documento NÃO garante sua autenticidade, sequer sua
presunção.

- Os documentos pessoais devem ser entregues diretamente aos destinatários, sendo desnecessário
o registro. (No ato de receber os documentos, deverão ser separados os documentos oficiais dos
particulares, devendo ser tratados pelo protocolo apenas os primeiros. Os particulares deverão ser
encaminhados aos seus destinatários, sem qualquer tipo de controle.).

- Quem define a política nacional de arquivos é o CONARQ.

-O metadado autor é o nome da pessoa física ou jurídica com autoridade para emitir o documento e
em cujo nome ou sob cuja ordem ou responsabilidade o documento é emitido.

- Relacionar os metadados no registro do documento produzido e(ou) recebido é uma das

atividades de protocolo.

- A legislação arquivística é parte da política pública de arquivo, entretanto, não podemos considerar
ela como a própria política. NÃO É CERTO DIZER QUE É UMA POLÍTICA PÚBLICA.

- É um requisito obrigatório de um SIGAD prover funcionalidades para elaboração de relatórios que

apoiem a gestão da tabela de temporalidade e destinação de documentos.
-O SIGAD tem que permitir a classificação de um número ilimitado de unidades de arquivamento
dentro de uma classe. Vale a pena entendermos que metadados são unidades informacionais
significantes relacionadas ao documento. Por exemplo, um dos metadados obrigatórios determinados
pelo e-Arq Brasil é o identificador do documento, que funciona como um identificador único para que
o SIGAD para gerenciá-lo.

- O Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ é um órgão colegiado, vinculado ao Arquivo Nacional do

Ministério da Justiça, que tem por finalidade definir a política nacional de arquivos públicos e
privados, como órgão central de um Sistema Nacional de Arquivos, bem como exercer orientação
normativa visando à gestão documental e à proteção especial aos documentos de arquivo.

- O arquivamento horizontal é aquele em que os documentos são arquivados uns sobre os outros. É
indicado quando há uma preocupação maior na conservação dos documentos, e quando não há a
necessidade de buscas constantes dos referidos documentos no arquivo. (HORIZONTAL QUANDO
NÃAO HÁ BUSCAS CONSTANTES).

- ARQUIVAMENTO VERTICAL QUANDO HÁ ARQUIVOS DE BUSCAS CONSTANTES.

-ATIVIDADES DO PROTOCOLO = o recebimento, a classificação, o registro, a distribuição, o controle da

tramitação, a expedição e a autuação de documentos avulsos para formação de processos, e os
respectivos procedimentos decorrentes.

- Na entrada de documentos na instituição, cabe ao setor de protocolo a identificação e cadastro dos

metadados (dados referentes aos documentos) em sistema manual ou informatizado. Este cadastro é
que permitirá a pesquisa futura do documento a fim de identificar sua movimentação.

- O modelo sistêmico e o baixo grau de integração entre as instituições de arquivo NÃO dificultam a
implementação dos sistemas de arquivos.

- Por esse motivo, não podemos dizer que a preservação de documentos arquivísticos se dá nos
storages. Por outro lado, a quantidade de documentos e o seu respectivo volume é importante para o
estabelecimento de medidas que garantam sua preservação.

- A área de ponto de acesso e descrição de assuntos NÃO consta da ISAD(G), estando presente
apenas na NOBRADE. (A área de ponto de acesso foi a única criada para adotar a norma brasileira,
portanto não consta na norma internacional).

-MÉTODO NUMÉRICO SIMPLES = Atribuição de número a cada correspondente ou cliente, sendo

pessoa jurídica ou física, obedecendo a ordem de entrada ou de registro, sem preocupação com a
ordem alfabética e exige um índice alfabético remissivo.

- MÉTODO NUMÉRICO CRONOLÓGICO = o DOCUMENTO é numerado. Além da ordem numérica deve

ser observada a data. Vale lembra que é o método adotado em quase toda repartição pública, onde
o que é numerado é o documento e não a pasta. De modo geral, é o protocolo.

- Após expedição, cópias de documentos devem ser arquivadas.

- O CONARQ não implementa nada, ele apenas define. O responsável por fazer a implementação é o
SINAR.

- Na verdade, o primeiro instrumento de descrição a ser criado, de acordo com a bibliografia

arquivística, é o GUIA. É ele que traz uma descrição abrangente a respeito da instituição. O
catálogo, descreve os documentos isoladamente.
-METADADO ORIGINAL = “Pessoa física ou jurídica designada no endereço eletrônico ou login em
que o documento é gerado e(ou) enviado”.

- A classificação das informações será reavaliada pela autoridade classificadora ou por

autoridade hierarquicamente superior, mediante provocação ou de ofício, nos termos e prazos
previstos em regulamento, com vistas à sua desclassificação ou à REDUÇÃO do prazo de sigilo
- CÓPIA AUTORITÁRIA é a manifestação de um documento arquivístico considerada pelo produtor
como o seu documento arquivístico OFICIAL.

-O modelo conceitual de referência para a construção de repositórios arquivísticos digitais

confiáveis no Brasil, é o modelo OAIS.

- A microfilmagem será feita em equipamentos que garantam a fiel reprodução das informações,
sendo permitida a utilização de qualquer MICROFORMA.

- A cessação da atividade das instituições de caráter público implica o recolhimento da

documentação à instituição arquivística pública ou à sua transferência a instituição sucessora.

-O que e colecionado são documentos de biblioteca

-Os arquivos são ACUMULADOS.

- Os documentos de centro de documentação geralmente são reproduções que, em sua origem,

podem ser identificados como documentos de biblioteca, arquivo ou museu.

-Temas e assunTos = perTinência.

- A diferença entre o documento de biblioteca e o de arquivo é que o primeiro instrui e ensina, e o
segundo constitui-se como prova.

-De biblioteca = Instrui e ensina.

-De Arquivo = Serve como prova.

- As formas indicadas para a eliminação de documentos são a fragmentação e a

reciclagem.
- Documentos de valor histórico (permanente) são guardados de forma definitiva nos arquivos de
3a idade, ou seja, não serão eliminados em hipótese alguma.

- Após a prescrição administrativa, há que se observar se o documento apresenta valor

secundário, a fim de efetivar ou não a sua eliminação.

- Apenas no arquivo permanente o acesso aos documentos passa a ser aberto ao público (público
externo).