GLOSSÁRIO DE

TERMINOLOGIAS
ARQUIVÍSTICAS
0653APCDI - ARQUIVO – ORGANIZAÇÃO E MANUTENÇÃO

Formador: Nuno Araújo

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Glossário de terminologias arquivísticas

• ACERVO DOCUMENTAL – Conjunto de documentos de um arquivo.

• ACESSIBILIDADE DE DOCUMENTOS - Possibilidade de consulta aos documentos de arquivos.

A
• ADMINISTRAÇÃO DE ARQUIVOS – Direção, supervisão e coordenação das atividades administrativas e
técnicas de uma instituição ou órgão arquivístico.

• ARQUIVAMENTO /ACONDICIONAMENTO – Operação que consiste na guarda de documentos nos seus

lugares, em equipamentos que lhes forem próprios e de acordo com um sistema de ordenação previamente
estabelecido.

• ARQUIVISTA – Profissional de arquivo, de nível superior.

• ARQUIVO – É o registo e a guarda da documentação, produzidos ou recebidos por pessoa física e

instituições públicas ou privadas, em decorrência do exercício de atividade específica, de forma que
proporcione rápida e eficiente recuperação da informação pelo meio mais adequado. Pode ser também um
“Conjunto orgânico de documentos, independentemente da sua data, forma e suporte material, produzidos
ou recebidos por uma pessoa jurídica, singular ou coletiva, ou por um organismo público ou privado, no
exercício da sua atividade e conservados a título de prova ou informação.
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• ARQUIVO CORRENTE - Arquivo constituído por documentos correspondentes a processos ainda não
concluídos. Corresponde à fase ativa, durante a qual os documentos são usados de forma regular pela
entidade produtora, para fins administrativos, fiscais ou legais.

A
• ARQUIVO DEFINITIVO OU HISTÓRICO - Arquivo constituído por documentos correspondentes a
procedimentos já concluídos […]. Também denominado arquivo definitivo. Corresponde à fase inativa, na
qual os documentos deixaram de ser utilizados pela entidade produtora no âmbito dos fins que motivaram a
sua criação; devem, por isso, ser eliminados, a menos que possuam um valor secundário que justifique a sua
conservação permanente.

• ARQUIVO INTERMÉDIO - Arquivo constituído por documentos correspondentes a processos já

concluídos, mas ainda suscetíveis de serem reabertos. Corresponde a uma fase semi-ativa, durante a qual os
documentos são ocasionalmente utilizados pela entidade produtora, para fins administrativos, fiscais ou
legais.
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• ARQUIVO PRIVADO – Conjunto de documentos que são produzidos ou recebidos por instituições não-
governamentais, famílias ou pessoas físicas.

• ARQUIVO PÚBLICO – Conjunto de documentos que são produzidos ou recebidos por instituições

A
governamentais.

• AUTO DE ELIMINAÇÃO - Documento com a relação dos documentos de arquivo e/ou das unidades de
instalação eliminados, que serve como prova da eliminação.

• AUTO DE ENTREGA - Documento produzido no âmbito da transferência de documentação para um serviço

de arquivo ou para uma outra entidade, que serve como prova da transferência. Tem em anexo uma guia de
remessa.
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• CICLO DE VIDA DOS DOCUMENTOS - Sucessão de fases – corrente, intermédia e definitiva – porque
passam os documentos de arquivo, desde a sua produção até estar ultimado o procedimento que lhes deu
origem.

C
• CLASSIFICAÇÃO – Componente intelectual da organização, que consiste na elaboração e/ou aplicação de
um quadro ou de um plano de classificação.

• CLASSIFICAR – Ato de analisar e determinar o conteúdo de assunto de um documento, selecionar a

categoria de assunto sob a qual deve ser arquivado.

• CONSERVAÇÃO - Função primordial do serviço de arquivo que tem por objetivo assegurar a manutenção
das caraterísticas essenciais dos arquivos/documentos de modo a garantir a sua eficácia através do tempo.
Exerce-se mediante recurso à avaliação, recolha, custódia, preservação, acondicionamento, conservação física,
restauro e tratamento arquivístico.
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• DOCUMENTO – Qualquer meio de registo de informação, isto é, o suporte da informação - papel,,

eletrónico, etc -, em que já foi fixada ou gravada uma ideia ou mensagem, tal que permite a sua futura
recuperação e uso.

D
• DOCUMENTO DE ARQUIVO – Documento produzido a fim de provar e/ou informar um procedimento
administrativo ou judicial. É a mais pequena unidade arquivística, indivisível do ponto de vista funcional.
Pode ser constituído por um ou mais documentos simples.

• DOCUMENTO ELETRÓNICO - Documento existente sob uma forma eletrónica acessível pela tecnologia
informática.

• DOCUMENTO SIGILOSO – Aquele que, pela natureza dO seu conteúdo informativo, determina medidas
especiais de proteção quanto à sua guarda e acesso ao público.
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• ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS – Operação decorrente da avaliação que consiste na destruição dos

documentos que foram considerados sem valor arquivístico. O processo a utilizar na eliminação deve
assegurar a impossibilidade de reconstituir os documentos eliminados (por exemplo, corte, incineração,

E
maceração e trituração).
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• FASE ATIVA DOS DOCUMENTOS - Primeira idade do ciclo de vida dos documentos de arquivo ligada ao
seu valor legal e probatório. Os documentos são de utilização corrente.

• FASE INATIVA DOS DOCUMENTOS - Terceira idade do ciclo de vida dos documentos de arquivo ligada

F
ao seu valor informativo ou arquivístico. Os documentos deixam de ter qualquer utilidade administrativa
para a entidade produtora.

• FASE SEMIATIVA DOS DOCUMENTOS - Segunda idade do ciclo de vida dos documentos de arquivo. Os
documentos deixam de ser de utilização corrente uma vez que os procedimentos administrativos que
suportam já foram concluídos. No entanto, pelo seu valor probatório podem vir ainda a ser necessários ao
trabalho da entidade produtora.

• FUNDO – Conjunto orgânico de documentos de arquivo produzidos ou recebidos por um organismo no

exercício da sua atividade. É a mais ampla unidade arquivística.
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• GESTÃO DE DOCUMENTOS – Implementação de um conjunto de medidas que visam a racionalização e

eficácia na constituição, avaliação, aquisição, organização, conservação e comunicação dos arquivos.

• GUIA DE REMESSA - Relação dos documentos enviados a um arquivo e preparada pela entidade que os

G
remete, para fins de identificação e controlo, podendo ser usada como instrumento de descrição documental,
nomeadamente nos arquivos intermédios.
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• INCORPORAÇÃO DE DOCUMENTOS – Aquisição gratuita e a título definitivo de documentos de

arquivo por um arquivo, que sobre eles passa a ter jurisdição plena. Em princípio, a incorporação e as
condições a que obedece são definidas por via legislativa ou regulamentar.

I
• INDEXAÇÃO - Operação que consiste em descrever ou identificar um documento relativamente ao seu
conteúdo. No que toca às unidades arquivísticas, para além dos temas, deverão considerar-se elementos
como: antropónimos, autor, data, designações sociais, destinatário, tipologia documental, topónimos e
tradição documental.

• INSTALAÇÃO - Colocação dos documentos em estantes ou outro mobiliário adequado à preservação dos
documentos de arquivo.

• INVENTÁRIO - Instrumento de descrição documental que descreve um fundo até ao nível da série,
referindo e enumerando as respetivas unidades de instalação, apresentando o quadro de classificação que
presidiu à sua organização e devendo ser complementado por índices.
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• ORGANIZAÇÃO DOCUMENTAL - Conjunto de operações de classificação e ordenação de um acervo

documental ou parte dele.

O
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• PLANO DE CLASSIFICAÇÃO - Sistema de classes pré-definidas, concebido para a organização de um

arquivo corrente. Em princípio, a elaboração de um plano de classificação deve atender às áreas temático-
funcionais dos documentos.

P
• PRAZO DE CONSERVAÇÃO - Período de tempo fixado pela entidade produtora, geralmente de acordo
com imperativos de natureza legal, fiscal, administrativa ou outra, durante o qual a documentação
permanece sob responsabilidade do serviço produtor, no serviço de arquivo corrente ou noutro depósito de
arquivo.

• PRESERVAÇÃO - Processos e operações necessárias para assegurar a sobrevivência de documentos

autênticos através do tempo.
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• REGISTO - Documento de arquivo elaborado para efeitos de controlo e descrição da documentação

produzida e/ou recebida por uma administração.

• REGULAMENTO DE ARQUIVO - Documento que regista o conjunto de regras que definem a organização

R
e funcionamento de um serviço de arquivo.
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• SELEÇÃO DE DOCUMENTOS - Operação decorrente da avaliação que consiste em separar os documentos

de arquivo de conservação permanente daqueles que poderão ser objeto de eliminação.

• SISTEMA DE GESTÃO DE ARQUIVO - Sistema de informação que integra, gere e fornece acesso a

S
documentos de arquivo, ao longo do tempo. São elementos de um sistema de arquivo os documentos, as
instalações, os equipamentos, os recursos humanos, as regras, os instrumentos técnicos, etc.
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• TRANSFERÊNCIA DE DOCUMENTOS - Mudança de documentos, arquivos ou acervos documentais de

um depósito de arquivo para outro, com ou sem alteração de custódia.

• TRATAMENTO DE ARQUIVO - Conjunto dos procedimentos técnicos que têm por objectivo a

T
identificação, organização e descrição arquivística dos documentos de arquivo e dos dados e informações
por eles veiculadas.
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• UNIDADE ARQUIVÍSTICA - Documento simples ou conjunto de documentos de um mesmo arquivo

(processo, coleção, dossier, série/subsérie, classe/subclasse, fundo). Estes conjuntos resultam da organização
dada ao arquivo pela entidade produtora.

U
• UNIDADE DE INSTALAÇÃO - Unidade básica de cotação, instalação e inventariação das unidades
arquivísticas. São unidades de instalação: caixas, maços, livros, rolos, pastas, disquetes, cassetes, cd’s, etc.
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• VALOR ARQUIVÍSTICO - Valor atribuído a um documento de arquivo ou outra unidade arquivística, para
efeitos de conservação permanente num serviço de arquivo.

• VALOR INFORMATIVO - Valor decorrente da informação veiculada por um documento de arquivo ou

V
outra unidade arquivística

• VALOR PROBATÓRIO - Valor inerente aos documentos de arquivo, na medida em que consignam ou
comprovam factos, constituem direitos e obrigações e são reconhecidos como garantia e fundamento de atos,
factos e acontecimentos.
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Fontes de informação

• ALVES, Ivone [et al.] – Dicionário de terminologia arquivística. Lisboa: Instituto da

Biblioteca Nacional e do Livro, 1993.

• https://narq.tecnico.ulisboa.pt/mais-sobre-arquivo/glossario-tecnico/

• https://act.fct.pt/wp-content/uploads/2018/09/Gloss%C3%A1rio-ACT-Outubro2018.pdf
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Fevereiro de 2021