ARQUIVISTA

POLÍTICA DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS E TABELA DE TEMPORALIDADE

EQUIPE SOCIOEDUCACIONAL CAMP CENTRO

TEMA: ARQUIVISTA

SUBTEMA: POLÍTICA DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS E TABELA DE TEMPORALIDADE

ORIENTAÇÕES:

Ler Apostila do Aprendiz - páginas 237 a 238.

Disponível em: https://drive.google.com/file/d/1HRKu7Y36_uY4r98PDF-E-3biSrXs6JY_/view

EQUIPE SOCIOEDUCACIONAL CAMP CENTRO

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CONTROLE O PERÍODO DE GUARDA DOS DOCUMENTOS:

A Tabela de Temporalidade Documental define o prazo de guarda dos documentos baseando-se

na legislação vigente e nas especificidades da Instituição, possibilitando a utilização de critérios
para a guarda e descarte dos documentos, maior confiabilidade em ações de expurgo, redução
de custos das operações, melhor utilização de espaço físico, materiais e recursos humanos.
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CONTROLE O PERÍODO DE GUARDA DOS DOCUMENTOS:

Administre o descarte documental com a implementação de

Termo de Eliminação que é dispositivo onde deve constar a
relação dos documentos a serem eliminados e a aprovação dos
responsáveis. Mantenha sempre os Termos no Arquivo para
possíveis consultas.

METODOLOGIA

Defina e implante a metodologia de arquivamento dos documentos da Instituição, visando:

 – Localizar os documentos no instante em que solicitados; 

– Conservar junto, em um mesmo lugar, todos os documentos relacionados com um determinado

assunto, lugar, indivíduo, firma ou instituição; 

– Proporcionar lugar seguro e permanente para os documentos.

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AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS

O profissional responsável deve avaliar os documentos que sejam necessários serem mantidos no
arquivo considerando a exigência legal e a necessidade administrativa da instituição. A diminuição
de custos na manutenção de arquivos provém do não arquivamento de documentos desnecessários
e pela eliminação dos que já perderam o valor legal ou administrativo. Utilizar pastas internas para
dividir os assuntos conexos dentro das pastas suspensas, assim localizará as subseções da pasta
de forma mais rápida.

Para que exista uma gestão mais eficaz do arquivo, é interessante

implantar um controle de empréstimo de documentos. Este
controle pode ser feito com o uso de divisórias coloridas de papel,
registrando-se o nome, contato e data de retirada do documento.
Os arquivos retirados deverão ser substituídos temporariamente
por estas divisórias até sua devolução.
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GERENCIAMENTO DE DOCUMENTOS ELETRÔNICOS

Antes de arquivar um documento, o profissional responsável deve ler, definir o assunto e avaliar se a
guarda desse documento se faz necessário. O sistema de arquivamento deve ser escolhido de
acordo com o tipo de documento, o volume e a frequência de seu uso.

Os documentos podem ser classificados e organizados por assuntos, nomes de pessoas, instituições,
datas, lugares, em ordem alfanumérica ou uma combinação de itens.

“Para considerar um documento como original, deve-se avaliar

o contexto em que este é gerado. Se o documento é produzido
eletronicamente e a tramitação é feita no papel (assinatura,
circulação e arquivamento), o documento em papel é
considerado o original. Todavia, se o documento possuir
assinatura, fluxo e arquivamento em meio eletrônico, este é
que será considerado o original. Neste caso, o documento
impresso será considerado uma cópia”. (Instituto Federal do
Paraná apud CONARQ, 2012).
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ATIVIDADE: 01

Construa uma tabela de temporalidade das atividades executadas durante a formação teórica no
CAMP centro.

1. Coluna: Data em que foi realizada a atividade;

2. Coluna: Tema do encontro / oficina;
3. Coluna: Subtema do encontro / oficina;
4. Coluna: Status da atividade executada (fácil, moderada, difícil);
5. Descrição da atividade.

Obs: A atividade deverá ser feita preferencialmente no Excel e ou Planilha Dóc.  

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ATIVIDADE: 02

Observe a Tabela de Temporalidade de Documentos da Administração Pública do Estado de São Paulo:

http://arquivos.ambiente.sp.gov.br/cadmin/2012/10/07-Decreto-48-898-de-27-08-2004-Tabela-de-temporalidade.pdf

Na página 2 deste arquivo há a catalogação do Ordenamento Jurídico do estado. Na página 2, escolha três
documentos registrados com “Guarda Permanente” e três registrados para “Eliminação” e justifique, de
acordo com sua opinião, porque esses documentos são catalogados dessa maneira.

Exemplo:

01.01.02.01 Alvará de funcionamento – possui status de Guarda Permanente pois se trata de um

documento que expressa a autorização legal que uma empresa tem para atuar em determinado local. A
empresa pode precisar comprovar sua permissão de uso do espaço a qualquer momento, por isso o alvará
não deve ser eliminado em nenhuma circunstância.