FORMAÇÃO CONTÍNUA - PRESENCIAL

A AVALIAÇÃO
NO CONTEXTO DA GESTÃO DOCUMENTAL
NAS AUTARQUIAS LOCAIS

Formador Telmo Lopes

14 de janeiro de 2023
Introdução;
Objetivos Gerais e Específicos;
Enquadramento Teórico – Conceitos Chave
Vantagens da Avaliação Documental
Portaria de Gestão de Documentos
Casos Práticos
Teste Final
Conclusão
Bibliografia
- Dimensão Epistemológica

- Domínio da Arquivística, disciplina aplicada da Ciência da Informação

Foco na gestão e controlo da informação organizacional, no contexto da sua

produção (fase genésica) até ao arquivo definitivo;
Objetivos

1.º - Capacitar os formandos de 2.º - Compreensão da importância da

competências, conhecimentos e implementação de operações de avaliação,
instrumentos que lhe permitam desenvolver, seleção, eliminação e conservação na regulação e
ou melhorar, a gestão do arquivo, e dos seus controlo da produção documental de uma
documentos. organização;

3.º - Conhecimento genérico dos

4.º - Identificação dos instrumentos normativos
procedimentos administrativos associados
relativos ao regulamento arquivístico para as
à avaliação, seleção e eliminação
autarquias locais;
documental
 Avaliação documental
consiste na "determinação do valor arquivístico de
documentos ou arquivos, com vista à fixação do seu destino
final: conservação permanente ou eliminação" . (NP 4041:
2005 p. 13)

Seleção
Conceitos "operação decorrente da avaliação e que consiste em
separar os documentos de arquivo de conservação
Chave permanente daqueles que poderão ser objecto de
eliminação". (NP 4041:2005 p. 14)

Eliminação

"operação decorrente da avaliação, consiste na destruição

dos documentos que foram considerados sem valor
arquivístico“ (NP 4041: 2005 p. 13)
 Cont. Enquadramento Teórico
 Documento de Arquivo
Documento produzido a fim de provar e ou informar um procedimento administrativo ou judicial. (NP 4041:2005 p. 5-6)

 Valor do Documento
- Valor Primário: Valor legal / valor probatório
- Valor Secundário: Valor Informativo / Valor histórico / valor arquivístico;

 Ciclo de Vida do Documento

A Teoria das Três Idades, preconiza a existência de um ciclo trifásico vital dos documentos, designadamente, as fases
corrente, intermédia e permanente ou definitiva.
 A fase corrente corresponde à 1º etapa do ciclo de vida do documento, com a criação ou nascimento do documento,
em que os mesmos depois de registados, entram em circulação no sistema de informação, ou arquivo corrente.
 A fase intermédia, em que os documentos são utilizados com pouca frequência, embora ainda necessários à
instituição no âmbito das suas atividades, a que corresponde o arquivo intermédio.
 Decorrido o prazo da fase intermédia, os documentos podem ter dois destinos possíveis, a eliminação ou
conservação permanente.
 Portarias de Gestão de Documentos

 A portaria de gestão de documentos é o instrumento de gestão que contêm o regulamento de gestão de documentos e em
anexo a tabela de selecção e os modelos de auto de entrega, guia de remessa e auto de eliminação ( Portaria 412/2001 de 17
de abril alterada pela Portaria 1253/2009 de 14 de Outubro. - Autarquias Locais)

 O regulamento fixa as responsabilidades, competências e modo de funcionamento do serviço de arquivo no que concerne à
classificação, avaliação, selecção, eliminação e transferência de documentos.

 Especifica as condições das remessas de documentos, as formalidades dos processos de eliminação, as condições de
acessibilidade e comunicabilidade da documentação.

 A tabela de seleção integra a estrutura de classificação, identifica os documentos produzidos (série/subsérie), o seu âmbito e
conteúdo, define os seus prazos de conservação administrativa e determina o seu destino final.
 Cont. Portarias de Gestão de Documentos

 Avaliação e Seleção Documental – Carece de supervisão dos serviços de arquivo das autarquias locais;

 Os Prazos de Conservação Administrativa (PCA) são contados a partir da data final dos procedimentos
administrativos;

 Sempre que uma série ou subsérie não estiver prevista num determinado enquadramento orgânico-funcional,
aplicam-se, por analogia, as orientações estabelecidas para as séries ou subséries homólogas.
 

 Findos os prazos de conservação fixados na tabela de selecção, a documentação com reduzida taxa de utilização
deve ser remetida dos serviços produtores para os serviços de arquivo.
 Cont. Portarias de Gestão de Documentos
 Remessas dos documentos

- Ser acompanhadas de um auto de entrega a título de prova;

- O auto de entrega deve ser acompanhado de uma guia de remessa, obrigatoriamente rubricada e autenticada pelas partes envolvidas no
processo;
- A guia de remessa é feita em triplicado, devendo ficar o original no serviço destinatário e o duplicado ser devolvido ao serviço de origem;
- O triplicado é provisoriamente utilizado nos serviços de arquivo como instrumento de pesquisa documental após ter sido conferido e
completado com as referências topográficas e demais informação pertinente, só podendo ser eliminado após a elaboração do respectivo
inventário; 

Fica vedada a destruição de documentos antes de prescreverem os prazos legais de conservação.

A eliminação dos documentos que não constam da tabela de selecção carece de autorização expressa do Instituto dos Arquivos
Nacionais/Torre do Tombo 

A eliminação de documentos deve ser acompanhada de auto de eliminação;

O auto de eliminação deve ser assinado pelos responsáveis do serviço produtor e dos serviços de arquivo e pelo representante da autarquia
local, constituindo a prova do abate patrimonial;
O referido auto é feito em duplicado, devendo ficar o original nos serviços de arquivo da autarquia local que procede à eliminação e o
outro exemplar ser remetido ao respectivo arquivo distrital ou nacional.
 Vantagens da Avaliação Documental
Objetivos Específicos

 Contribuir para o descongestionamento da massa documental acumulada; / Evitar duplicação e redundância;

 Reduzir a uma dimensão adequada o volume da documentação a conservar; / Gerir o Espaço Físico;

 Sistematizar e organizar os documentos para um maior controlo sobre os mesmos;

 Reduzir custos de tratamento e organização / Recuperar a informação com maior eficácia;

 Prestar um melhor serviço aos utilizadores internos e externos

Objetivos Gerais

- Contribuir para a gestão integrada de documentos;

- Valorizar e garantir a preservação do património documental;

- Promover a racionalização dos recursos;

- Concorrer para o aumento da eficácia e da eficiência na instituição;

- Promover o direito de acesso à informação;

- Fomentar o princípio da administração aberta;

Casos Práticos

A partir da análise da tabela de seleção da Portaria 1253/2009 de 14 outubro, pode-se aferir:

Série Documental: Contratos de consumidores de água

Série Documental: Ordens de Pagamento

Série Documental: Recortes de imprensa

 Conclusão

- Falar em arquivos falamos da preservação da memória coletiva, da salvaguarda de património cultural, e contribuir
para a tomada de decisão publica, fomentar a administração aberta e transparência ativa;

- Avaliação documental atividade essencial em qualquer organização pública ou privada no âmbito da gestão integrada
da informação;

- Responsabilidade do legado em fontes documentais que se deixam para as gerações futuras.

- A eliminação de documentos e informação arquivística permite uma melhor gestão, libertando espaço nos locais de
armazenamento físico ou digital, reduzindo custos financeiros e melhorando a eficiência e eficácia na recuperação da
informação.

- O controlo das eliminações efetuadas constitui uma garantia de transparência da ação administrativa, bem como da
capacidade do Estado no cumprimento da sua missão.