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. Vanderlei Batista
dos Santos

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Do C0NHECIMEN0

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cesso decisrio e estratgico, e buscando identificar seu papel nos processos de gesto

sua estrutua administrativa, sua misso, objetivos e atividades geradoras de documen-

do conhecimento organizacional, comumente esquecidos nos projetos de gesto de documentos arquivsticos.

tos;contempla a participao do arquivsta nas aes da Comisso Permanente de Avaliao de Documentos, na elaborao e na aplicao da tabela de temporalidade, bem como
os editais e listas de descarte e eliminao de dcumentos arquivsticos e a sujeio des-

arquivsticasvoltadas para a gesto de documentos

2. Asfunes
As funes que o arquivista desempenha em decorrnci de seu exerccio profis-

ses instrumentos instituio arquivstica na esfera de competncia, no caso de rgos

governamentais; tambm abrange a atividade de fiscalizao visando evitar a eliminao

no autorizada de documentos arquivsticos; no mbito da destinao orientada pela

avaliao, abrange a prtica de microfilmagem e de digitalizao de documentos; nesta

sionalso comumente enumeradas em sete. Embora existam diversas denominaoes para

cada uma e alguns autores egrupem ou desconsiderem algumas delas, optou-se por usar

funo tambm se inserem estudos para a definio de critrios de seleo de amostragem para sries documentais eliminveis.

como referncia a proposta de Rousseau e Couture {tgsa, p.Z6s), posteriormente aprofundada por um dos autores e seus colaboradores (COUTURE et alii, 2003). Estes trabalhos

c) aquision
Contempla a entrada de documentos nos arquivos corrente, intermedirio e permanente; refere-se ao arquivamento corrente e aos procedimentos de transferncia e recolhimento de acervo; cabe ao arquivista estabelecer as regras e procedmentos para
assegurar que o acervo recebido e completo, confivel e autntico
e,

foram seleclonados porque, na abordagem das funes, no ressaltam diferenas entre

gesto de documentos e de informaes arquivsticas, tratando-as como sinnimos. 0po da qual somos partidrios, considerando o enquadramento das atribuies dos arqui-

vistas contemporneos, embora deva ser registrado que esta e uma abordagem sumria
sobre essas funes, no esgotando o assunto.

desta forma, lhe con-

ferir o mximo de credibilidade como evidnca. testemunha do contexto de sua criao

e

a) criao

produo

fonte de informao; esta funo, mais evidente nos arquivos permanentes, abrange.a

doao, a dao (em troca de dvida), depsto e emprstimo sob custdia temporria e. ainda, a complementao de acervos por meio de mcrofilmagem de documentos pertencentes a outras instituies, mas que tm interesse fundamental ao fundo em custdia.

Contempla os procedimentos relacionados manuteno do maior rigor possvel

na produo dos documentos de arquivo, abrangendo definio de normas, contedo,

modelos, formato e trmite; o papel do arquivista de conselheiro, de consultor ao pro-

dutor do documdnto por meio da elaborao de manuais de produo de documentos;

a execuo adequada desta funo demanda um conhcimento profundo da institui0, seus objetivos e misso. as tecnologias disponveis e os tpos de documentos adequados ao exerccio do negcio da instituio.

d) conserva$o

preserva$o

Aspectos relacionados manuteno da integridade fsica e/ou lgica dos documentos ao longo do tempo, bem como as tecnologias que permitem seu processamento
e recuperao; ao arquivista cabe estudar os suportes diversos de registro da informao

b) avaliao
Feita a partir de critrios preestabelecidos, definio dos prazos de guarda e g!ga,

arquivstica e suas fragilidades e definir polticas de preservao para cada um deles. A conservao de papel, negativos fotogrfico1 microformas, fitas magnetical discos de

vinil, cd-rom, transparncias, eslaides influenciada pelo prprio processo de fabricao

tinaj1q (eliminao ou preservao permanente) da documentao arquivstica de uma dada instituio; a avaliao demanda conhecimento do funcionamento da instituio,

0 Dicionrio Basilcito de Terminologi Aquivstica foi usdo como subsdio na definio e/ou exemplificao de algumas das funes

A PRNCA AROUMSNCA EM TEMPOS DE GEO DO CONHECIMENTO

VANdCTIEi BAtiStA dos SANtOs

AB

g!.t-Y!fl l3; _lm

as-

cgqlem po

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depositadol colas etc-), pelo uso de tintas (pretas, ferroglicaq colo_: ridas), exposio a nveis inadequados de umidade relativa do ar, temperatura, lumino_
(acidez, sedimentos

documental a qual se refere (pea, dossi, srie etc., ou ainda, textual, magtico ou audiovisual) e s necessidades do usurio (produtor ou usurio externo; a lS0 15489-1:2001

sidade, poluio atmosferica. Esses materiais podem tambm sofrer ao de insetos, ro_ edores e danos pela manipulao humana ou de equipamentos de leitura desregulados; em decorrncia da certeza da degradao. a poltica de preservao deve contemplar pro_

(indexngl, componente da descrio, como {p.3) define a indexao

o processo de esta-

belecimento de pontos de acesso para facilital a recuperao dos documentos ou informao; a descrio compreende a criao e utilizao de ndices (temticos, onomsticos etc.) e de vocabulrios controlados; atualmente, no Brasil,

cedimentos de restaurao dos suportes nos quais esta ao possvel e de migrao sut outra forma mais adequada para os suportes magnticos e {igitais; ou medidas paliativas: como a disponibilidade de reprodues {digitalizadas ou microfilmadas) de originais com' os quais se quera reduzr o contato humano ou que tenham que ser constantemente sub_ metidos a leitura por meio de mquinas ou equipamentos; nesta funo esto. tambm,
inseridos os planos de preveno de desastres e os planos de contngncia para minmizar

o modelo de descrio apro-

vado pelo Conselho Nacional de Arquivos para ser usado na fase permanente a Norma Brasleira de Descrio Arquivstica

- Nobrade.

g) difuso / acesso
Na definio do Dicionrio Houaiss de Lngua Portuguesa de 2001, "difuso" tem mais relao com divulgao, propagao de ida. Ocorre, porm, que o termo adotado pelo Dicionrio deTerminologia Arquivstica (CAMARGO;BELLOTTO, 1996, p.9)e pelo Di-

a interrupo das atividades da instituio em caso de desastres e sinistros e, mais importante, salvar vdas.

cionrio Brasileiro deTerminologia Arquivstica (AROUIVO NACIONAI 2006, p.19), "aces-

e) classifica$o
Refere-se criao e utilizao de planos de classificao que reflitam as oes, atividades e aes ou tarefas da instituio acumuladora dos documentos

so" que, segundo proposta selecionada da segunda obra, a "funo

aquivstica destina-

fun-

i,,
:

da a tornar acessveis os documentos e a promover sua utilizao' bem mais abrangente

e esclarecedora, pois abrange os dois conceitos; esta funo, no entanto, no se restringe

arqui-

vsticos nas fases corrente e intermediria e a elaborao de quadros de arranjo na fase

ao acesso s informaes e documentos armazenadot mas a difuso das prticas p.ara

permanente;aclassiflcaoorientaaorganizaointelectualdoacervodeformaarefle-

que isso ocorra adequadamente, por isso, perpassa todas as outras funes; difuso dos
manuais de gest0, plano de classificao e tabelas de temporalidade e promoo de trei-

tir a estrutura organizacional

e decisria da instituio acumuladora e facilitar o ecesso

aos documentos produzidos; para criar o plano o arquivista deve ter autorizao expressa

namento para seu uso; difuso da legislao e das normas internas que regulamentam o
acesso ao acervo e o respeito a direitos autorais, de uso de imagens e ao sigilo; utilizao

da direo da instituio e ter acesso aos dossis, documentos e processos de trabalho; tambm abrange fiscalizao e controle da utilizao correta do plano bem como conta-

de sistemas informatizados de gesto e de formulrios e procedimentos de registro de

to com os setores produtores a fim de identificar

posSveis necessidades de reviso deste

transferncia, recolhimento e descarte de documentos, formas de atendimento (presencial, telefone, fax, e-mail, correio). permisso de reproduo ou impresso; elaborao de

instrumento, efetivando-as quando julgadas cabveis.

fl

guias de acervo, inventrios e pginas web; planejamento e realizao de exposies e descrio concursos de pesquisa etc.
Registre-se que a descrio e as definioes das funes aqu apresentadas so, es-

Comumente entendida como uma funo relacionada fase pemanente, o que consideramos equvocado, a descrio uma ao que perpassa todo o ciclo de vida do documento, devendo ter seus elementos adequados a cada uma das suas fases, unidade

sencialmente, sumras e ilustrativas das aoes embutidas em cada uma delas. Desta forma, e pr-requisito para um acompanhamento adequado das propostas inseridas neste

lRoulvislcA: temas contemporneos

A PRTICA AROUIViSNCR TU EMPOs DE GEO DO CONHECIMENO 'VANdCTIC| BAtiStA
dOS SANTOS

artigo um conhecimento prvio das prticas e da terminologia arquivsticas, dada a imi,i,

possibilidade momentnea de detalhar cada um dos vrios aspectos enumerados que tm:i
relao intrnseca com a execuo das funes.

do docume uso, avaliao e arquivamento

a sua eliminao

fase corrente e intermediria, vsando

ou recolhimento para

permanente (Art' 3"). Tem-se, portanto,

arquivstica que o tratamento da documentao

- gerada e recebida pela instituio

em

Disto isto, deve-se esclarecer que o objetivo deste estudo abordar prioritari.:*
mente aquelas atribuies do arquivista voltadas para a gesto dos documentos, ou

atividadet ou seja, o arquivo ou fundo institucional decorrncia da realizao de suas

uma atribuio do arquivista' a partr das quais ocorre' porem, que as teorias europia e norte-americana,
a

sei;;

Ar-

aquelas que se inserem e so necessrias execuo das atividades cotidianas e conse-.i

cuo dos objetivos da instituio qual o profissional est vinculado. Entre as funeienumeradas, porm, apenas uma no se coaduna implicitamente com as atividades ne-, rentes gesto de documentos: a aquisio.
Deve ser salientado que uma etapa anterior a qualquer uma dessas funes 'o,,l"j

quivsticabrasileirafoiinfluenciada.noforamadotadasdeformaigualitriaemtodasas para outra quando se manifesdo pas. H conceitos que diferem de uma regio
regies

mais uma 'escola terica' do que a outra' Por tam por meio de correntes que valorizam

exemplo,umadasdefiniesmaisconhecdasfoicunhadaporT.R'schellenbergeconsidera que arquivo pode ser

diagnstico da situao arquivstica da instituio, contemplando os fluxos O.

tntorr3...ffi
pro- iir-':., :,:,:.1j.:,iri"iji

definldo como:

o, a identificao das suas funes, atividades e tarefas, os tipos de documentot

duzidos e recebidos, as formas de armazenamento e de acesso s informaes eritt.nter,.li$!$

I i l'nl:j as pessoas responsveis pelas atividades, em todos os nveis, o histrico da existncia Orlt,i '' 'il instituio, entre outros.0 diagnstico da situao arquivstica, ao mesmo tempo em

pblica ou privada que tenham sido Os documentos de qualquer instituio pesquiv e julgados de valor para preservao pemanente com propsitos de ns'[i'[uio arqu uma

g* .,

:ffi:i#::fili;i:';:m
Estadefiniorefleteapenasoqueseconvencionouchamardearquivopermanente,ouseja,aterceirafasedociclodocumentale,dessaforma,frontalatualdefini-

precede as funes arquivsticas, perpassa todas elas. Afinal, contempla levantamentos

'

.,
,

quanto aos mtodos exstentes na instituio no que se refere produo, avaliao,

aquisio, conservao, classificao, descrio e difuso do acervo

l','r
tl

arquivstico.

0 arquivista teria competncia para exercer uma atividade claramente identificada

como gesto da informao frente constatao de que sua ao restringe-se documental?

de o disposta na Lei n" 8'159,

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I dejaneiro de 1991' Art' 2":

gesto

conjuntos de documentos Consideram-se arquivos, para os fins desta lei, os por rgos pblicos, instituies de carter pblco e produzidos e recebidos atividades especficas' bem entidades privadas, em decorrncia do exerccio de que seja o suporte da informao ou a natucomo por pessoa.fisica, qualquer
reza dos documentos.

3. O

arquivista como profissional da informao

0 Decreto
n" 82.590, de 6 de novembro de 1978, que regulamenta a profisso cria-

da pela Lei n" 6.546/1978. relaciona dentre as atribuies profissionais do Arquivista o

"planejamento, orientao e acompanhamento do processo documental e informativo'
(Art. 2", ll). Com a evoluo da teoria arquivstica, pensa-se que aquela atribuio passou
a ser

a-0,

denominada gesto de documentos que, segundo a Lei n" 8.159i 1991, corresponde

"qr**r."t lembra que a associeo

ao conjunto de procedimentos e operaes tcnicas referentes produo, tramitao,

de "ecords: como ratificao deste fato basta e eind o so em vios textos atuais, denominados Americon eords pronrri*li nort.*r.icanos qu tabalhem em arquiws corents chama-* 'as dos rezes que me ser necesrio explica Adnnlrtrot* eni-prpiio scherknu.rq (2002, p.53). considerou Monogers ond pncipos e tcuso coente f,este livro devotado anise dos a ta1,r do problema de aaminisira de docutentoide levaram atividad aquivistica' considerada es:encial pelo auto, no fosse ume g.,oo o; nicas aquivisticas., co.o

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