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MMaaccaappáá ­­ AAmmaappáá AAmmaazzôônniiaa ­­ BBrraassiill 11ºº sseemmeessttrree ddee 22001111

Documentação e Arquivo & Arquivologia

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Fundação Universidade Federal do Amapá

Apostilado de Documentação e Arquivo & Arquivologia

CURSO BACHARELADO EM HISTÓRIA

Org. Prof. Luizel Simões de Brito

Coleção dos conteúdos aplicados nas Disciplinas: Documentação e Arquivo & Arquivologia, ministradas para o
Coleção dos conteúdos aplicados nas
Disciplinas: Documentação e Arquivo &
Arquivologia, ministradas para o Curso
Bacharelado em História da Fundação
Universidade Federal do Amapá, para fins
de orientar o aprendizado teórico e as
avaliações necessárias, sendo facilitador
o Prof. Grad. Luizel Simões de Brito,
Assistente II, Secretário Executivo,
Registro Profissional 001 ­ DRT/AP.
Secretário Executivo, Registro Profissional 001 ­ DRT/AP. M M a a c c a a p
Secretário Executivo, Registro Profissional 001 ­ DRT/AP. M M a a c c a a p

MMaaccaappáá AAmmaappáá AAmmaazzôônniiaa BBrraassiill 11ºº sseemmeessttrree ddee 22001111

Luis Reis
Luis Reis

É o diálogo interdisciplinar entre a Arquivologia e a História que fornecerá a base para a adequação dos arquivos a esta realidade, assim como para a construção historiográfica do cotidiano de hoje, amanhã.

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SUMÁRIO

SUMÁRIO INTRODUÇÃO CONCEITOS FUNDAMENTAIS

ARQUIVOLOGIA

INFORMAÇÃO

O Valor da Informação

DOCUMENTO

Divisão de Documentos por Natureza Formato Espécie Gênero Tipo de Documento Valores de Documento

GESTÃO DE DOCUMENTOS

DOCUMENTAÇÃO

Importância Natureza Finalidade Características Normalização Fases do Processo de Documentação

NÍVEIS DA DOCUMENTAÇÃO NA ORGANIZAÇÃO

Documentação de Nível Estratégico

Documentação de Nível Tático

Documentação de Nével Operacional ARQUIVO E ARQUIVÍSTICA: Evolução Histórica

O ARQUIVO

Arquivo das Civilizações Pré-Clássicas Arquivos Medievais Arquivo da Idade Moderna Arquivos da Idade Contemporânea

A ARQUIVÍSTICA

Evolução Histórica ARQUIVO: Elementos e Definições

ESTÁGIOS DE SUA EVOLUÇÃO EXTENSÃO DE SUA ATUAÇÃO NATUREZA DOS DOCUMENTOS

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GÊNERO (CARACTERÍSTICA) NATUREZA DO ASSUNTO (CARACTERÍSTICA) CORRESPONDÊNCIA TIPO DE ARQUIVAMENTO DIFERENCIAÇÃO ENTRE BIBLIOTECA E ARQUIVO CENTROS DE DOCUMENTAÇÃO OU INFORMAÇÃO

ORGANIZAÇÃO E ADMINISTRAÇÃO DE ARQUIVOS CORRENTES

LEVANTAMENTO DE DADOS ANÁLISE DOS DADOS COLETADOS PLANEJAMENTO

Posição do arquivo na estrutura da instituição Centralização ou descentralização e coordenação dos serviços de arquivo Centralização Descentralização Coordenação Escolha de métodos de arquivamento e classificação Sistemas de registro Elementos de Classificação Princípios de classificação Escolha das Instalações e equipamentos Constituição de arquivos intermediários

IMPLANTAÇÃO E ACOMPANHAMENTO

GESTÃO DE DOCUMENTOS

PROTOCOLO REGISTRO E MOVIMENTAÇÃO EXPEDIÇÃO ORGANIZAÇÃO E ARQUIVAMENTO

Métodos de Arquivamento

Método Alfabético (método básico) Regras de Alfabetação Método Geográfico Nome do estado, cidade e correspondente (quem enviou a correspondência) Nome da cidade, estado e correspondente Método numérico simples

Método numérico cronológico

Método Dígito-terminal Métodos por assunto (ideográficos) Método ideográfico alfabético enciclopédico Método ideográfico alfabético dicionário Método ideográfico numérico – duplex Método ideográfico numérico – decimal

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Método ideográfico unitermo (ou indexação coordenada) Métodos padronizados Métodos padronizados – automático Métodos padronizados – soundex Métodos padronizados – rôneo e mnemônico Métodos padronizados – variadex Método alfanumérico Etapas de arquivamento Inspeção Estudo Classificação Codificação Ordenação Guarda dos documentos

EMPRÉSTIMO E CONSULTA ANÁLISE, AVALIAÇÃO, SELEÇÃO E ELIMINAÇÃO

Valor dos documentos

Distinção entre valores primários e secundários Distinção entre valores probatórios e informativos

Valores

probatórios

Valores

Informativos

Unicidade Forma Importância Documentos relativos a pessoas - seleção especial e amostra estatística Documentos relativos a coisas Documentos relativos a fenômenos Conclusões

MICROFILMAGEM

Filme (rolo) Jaqueta Microfichas Tecnologia da Informação Transferência e recolhimento Tipos de transferência ARQUIVOS PERMANENTES

ATIVIDADES DE ARRANJO

Princípios de arranjo de arquivos Evolução dos princípios de arranjo Conclusões finais sobre os princípios de arranjo de documentos

ATIVIDADES DE DESCRIÇÃO E PUBLICAÇÃO

Tipos básicos de instrumentos de pesquisa

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Guia Inventário sumário Inventário analítico Catálogo Repertório Índice – instrumento de pesquisa auxiliar Tabela de equivalência ou concordância ISAD(G) – Norma Geral Internacional de descrição arquivística Descrição multinível Regras para descrição multinível Elementos de descrição ISAAR(CPF) – Norma internacional de registro de autoridade arquivística para entidades coletivas, pessoas e famílias Glossário de termos associados ao ISAAR(CPF)

ATIVIDADES DE CONSERVAÇÃO

Conceito de conservação e restauração Conservação Conservação preventiva (restauração) Desinfestação Limpeza Alisamento

RESTAURAÇÃO

Banho de gelatina Tecido Silking Laminação Laminação manual Encapsulação

ATIVIDADES DE REFERÊNCIA

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7 Os arquivos permanentes formam-se a pa rtir de documentos recolhidos dos arquivos correntes, portanto a

Os arquivos permanentes formam-se a partir de documentos recolhidos dos arquivos correntes, portanto a administração destes influencia diretamente os arquivos de custódia. Em vista disso, é importantíssima a atuação do arquivista na fase de administração dos arquivos ativos, incluindo o controle e planejamento da produção documental.

Os arquivos como instituição tiveram origem na antiga civilização grega. Nos séculos V e IV a.C. os atenienses guardavam seus documentos de valor no templo da mãe dos deuses (Metroon). O imperador Justiniano ordenou que se reservasse um prédio público no qual o magistrado pudesse guardar os documentos, escolhendo alguém que os mantivesse sob custódia. A finalidade era a de impedir a adulteração e propiciar as condições necessárias para que pudessem ser encontrados rapidamente. Entretanto foi a partir da Revolução Francesa que se reconheceu definitivamente a importância dos documentos para a sociedade. Desse reconhecimento resultou em três importantes realizações no campo arquivístico:

a) criação de uma administração nacional e independente dos arquivos;

b) proclamação do princípio de acesso do público aos arquivos;

c) reconhecimento da responsabilidade do Estado pela conservação dos documentos de valor, do passado.

Várias razões levaram os países a instituir arquivos públicos:

a) necessidade prática de incrementar a eficiência governamental;

b) motivos de ordem cultural, visto que os arquivos públicos constituem uma espécie de fonte de cultura, ao lado de livros, manuscritos e peças de museus;

c) razões de interesse pessoal, especialmente na França, que objetivando a aniquilação de uma sociedade antiga e acreditando que tais documentos eram imprescindíveis à proteção de direitos feudais e privilégios, criaram um órgão especial – Agence Temporaire des Titres – cuja atividade principal era separar, para eliminação, todos os documentos alusivos a tais direitos e privilégios.

Entretanto, até bem pouco tempo os documentos serviam apenas para estabelecer ou reivindicar direitos. Quando não atendiam mais a essa exigência,

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eram transferidos para museus e bibliotecas, surgindo daí a idéia de arquivo administrativo e arquivo histórico. Em meados do século XIX começa a desabrochar um crescente interesse pelo valor histórico dos arquivos e os documentos ganham o status de testemunhos da história.

Tem-se então que a cidadania plena ultrapassa o mero conhecimento e respeito aos direitos e deveres individuais, consolidando-se no auto- reconhecimento e no conhecimento do outro, através da identificação sociocultural do grupo em que se vive.

A identidade grupal é alicerçada na memória coletiva, que por sua vez é constituída a partir das memórias individuais que se inter-relacionam. A memória permanece, mesmo que fragmentada, quando transmitida oralmente ou registrada em documentos. Os documentos são, assim, registros históricos, pois através deles a historiografia pode resgatar facetas da memória, tanto individual quanto coletiva.

acervo documental oriundo de arquivos pessoais, governamentais ou

O

empresariais, entre outros, constitui o campo de atuação da arquivologia e da história; a primeira direcionada ao seu tratamento documental arquivístico e a segunda, como fonte de pesquisa historiográfica.

Essa co-atuação nos arquivos mostra que é preciso repensar o papel que estes desempenham na produção historiográfica, pois o documento é uma fonte histórica cuja seleção, organização e disponibilização é feita por pessoas que possuem posicionamentos ideológicos (assumidos ou não), que influenciam neste processo, para pessoas que também possuem os seus posicionamentos ideológicos, (igualmente assumidos ou não), os quais também influenciam na historiografia.

Esta problemática é ainda mais complexa diante da chamada revolução documental (o aumento da produção de documentos impressos a partir dos anos 60) e da Nova História, para a qual todo e qualquer documento é uma fonte histórica (e não mais apenas os documentos oficiais (governamentais, empresariais, enfim, os documentos formais, conforme a concepção positivista de história).

A preocupação com a revolução documental ocasiona a constatação de que um diálogo interdisciplinar entre a história e a arquivologia é uma necessidade mais do que urgente, pois, se a primeira carece de conhecimento sobre o tratamento dispensado ao documento pelo arquivista, a este falta uma concepção histórica que ultrapasse o “positivismo vulgarizado” (p.18), o qual interfere no seu trabalho e, consequentemente, no do historiador, visto que este, ao desconhecer a atuação arquivística, tende a receber o documento sem compreender ou questionar o processo pelo qual o documento passou até chegar as suas mãos.

A

contextualização do documento, através do respeito ao princípio da

proveniência documental, proposto por Natalis de Wailly em 1841, é fundamental

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para a produção historiográfica na Nova História, pois “coloca-o em uma série que retrata as atividades desenvolvidas pelo órgão de origem, permitindo ainda uma análise conjuntural do momento e dos motivos de sua geração.” (p. 22).

Os documentos gerados, mesmo que sem a intenção de testemunho, no entanto, já o são, visto que são reveladores do pensamento da época em que foram produzidos e da ideologia dos que o produziram, cabendo ao arquivista organizá-los e disponibilizá-los ao historiador e a este analisá-los, deles “extraindo” suas “revelações”, os seus testemunhos

Se o “documento não é inócuo” (p. 23), também não o são o arquivista e o historiador; ambos precisam adotar uma postura crítica em suas respectivas atuações profissionais, visto que, diante da inesgotável produção documental do mundo pós-moderno, se já não é possível arquivar e preservar todos os documentos, também não é possível descartar o “indescartável”.

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10 A RQUIVOLOGIA É uma disciplina científica da Ciência da Informação . Com suas bases modernas

ARQUIVOLOGIA

É uma disciplina científica da Ciência da Informação. Com suas bases modernas fundamentadas na Revolução Francesa, a Arquivologia cuida da informação que tem por objetivo se tornar evidência, fator de prova de que algum evento ocorreu. Portanto, a Arquivologia é a ciência que estuda teorias e métodos de organização e tratamento de documentos, e sua conversão em potencial de informação.

Por outro lado, Informação e Documento são termos polissêmicos tão amplamente usados pelos mais diferentes segmentos sociais e profissionais que se torna quase uma obrigação indicar em que sentido esses termos estão sendo empregados, ainda que pareça óbvio o seu uso na área de arquivos.

INFORMAÇÃO

É um termo de difícil definição porque permeia toda a estrutura social. Tudo o que vemos, fazemos, inventamos, construímos, vestimos, falamos, escrevemos, desenhamos é informação. Usaremos aqui, portanto, uma definição abrangente, porém menos ampla quanto dizermos que informação é tudo, ou seja, informação são todos os dados que são organizados e comunicados.

O VALOR DA INFORMAÇÃO

Como é possível admitir que a informação possua valor, é preciso definir parâmetros capazes de quantificá-lo, o que não é uma tarefa trivial. Uma das maneiras é realizada por meio dos juízos de valor, que, apesar de serem indefinidos, consideram que o valor varia de acordo com o tempo e a perspectiva. Podem, em certos casos, ser negativos, como acontece na sobrecarga de informação.

Sob esta perspectiva, o valor da informação pode ser classificado nos seguintes tipos:

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a) valor de uso: baseia-se na utilização final que se fará com a informação;

b) valor de troca: é aquele que o usuário está preparado para pagar e variará de acordo com as leis de oferta e demanda, podendo também ser denominado de valor de mercado;

c) valor de propriedade: que reflete o custo substitutivo de um bem;

d) valor de restrição: que surge no caso de informação secreta ou de interesse comercial, quando o uso fica restrito apenas a algumas pessoas.

Muitas vezes não é possível quantificar o valor da informação estabelecendo uma equivalência a uma quantia em dinheiro. Por ser um bem abstrato e intangível, o seu valor estará associado a um contexto. Assim, os valores de uso e de troca poderão ser úteis na definição de uma provável equivalência monetária.

Por exemplo, uma empresa que atua em bolsa de mercadorias, mais especificamente no mercado futuro, terá grande interesse em informações relativas à produção agrícola de um determinado país ou região. Esta empresa, provavelmente, irá alocar recursos na busca sistemática deste tipo de informação, que será utilizada na determinação de indicadores de uma tendência e que fundamentará decisões sobre o tipo de investimento a ser realizado, caracterizando a importância dos valores de uso e de troca. Considerando que, a partir delas, poderá ser obtido algum tipo de vantagem competitiva ou de diferencial de mercado, estas informações assumirão um valor de restrição, para que se possa preservar o sigilo da aplicação.

Por outro lado, uma organização governamental ou não que realize censos demográficos, de estilo de vida ou algum outro tipo de pesquisa de acompanhamento, deverá manter, por razões legais, o armazenamento de dados e séries históricas sem que haja explícita intenção de exploração ou de uso. Neste caso, a informação terá um valor de propriedade.

O

ponto principal é perceber a informação pertencendo a dois domínios. No

primeiro deles, ela deve atender às necessidades de uma pessoa ou de um grupo. Nesse caso, a disponibilização da informação deve satisfazer os seguintes requisitos:

ser enviada à pessoa ou ao grupo certos;

na hora certa e no local exato;

na forma correta.

segundo domínio é o da organização, que introduz questões a respeito da

a)

b)

c)

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determinação do valor da informação. Neste contexto, o valor da informação está relacionado ao seu papel no processo decisório. A determinação do valor somente do conteúdo parece um corolário natural do uso da informação como um

insumo da tomada de decisão. Entretanto, ainda que a informação adquira seu

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valor a partir de seu papel na tomada de decisão, o produto informacional como um todo também agrega valor a outras atividades no processamento da informação.

Cabe então uma questão: a informação possui um valor econômico? Ela terá valor econômico quando levar à satisfação dos desejos humanos. Uma pequena parcela da informação disponível constitui-se em produtos finais, ou seja, aqueles que são consumidos diretamente pelas pessoas, cujo valor deriva-se da oferta e da procura. A porção majoritária, porém, cabe aos bens intermediários, que são aqueles que conduzem a outros bens e serviços. Neste caso, o valor estará diretamente relacionado ao dos bens e serviços que deles se utilizam.

Da mesma forma, a informação terá valor econômico para uma organização, se ela gerar lucros ou for alavancadora de vantagem competitiva. De modo geral, a percepção de valor pode ser influenciada pelos seguintes fatores:

a) identificação de custos;

b) entendimento da cadeia de uso;

c) incerteza associada ao retorno dos investimentos em informação;

d) dificuldade de se estabelecerem relações causais entre os insumos de informação e produtos específicos;

e) tradição de se tratar a informação como uma despesa geral;

em

f) diferentes expectativas e percepções dos usuários;

g) fracasso

reconhecer o potencial comercial e o significado da

informação.

Para concluir, é importante reconhecer que, de modo geral, poucas decisões são tomadas com informação perfeita, devido a alguma insuficiência de informação e/ou uma sobrecarga de informação desnecessária. O valor da informação é uma função do efeito que ela tem sobre o processo decisório.

Se a informação adicional resultar em uma decisão melhor, então ela terá valor. Caso contrário, ela terá pouco ou nenhum valor.

DOCUMENTO

É um termo também polissêmico, posto que se pode considerar documento qualquer suporte que registre informações. São documentos as camadas da terra escavadas pelos geólogos, os vestígios materiais de civilizações desaparecidas investigados pelos arqueólogos, os registros orais de grupos humanos estudados pelos antropólogos e sociólogos ou a correspondência, mapas, contratos privados ou públicos que são estudados pelos historiadores. A partir do

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momento em que se fortalece a idéia de que tudo é história, todos os registros, vestígios, marcas deixadas pela humanidade servem para orientar, provar, comprovar, informar, refletir sobre determinada coisa ou fato.

Tal abrangência de características físicas e simbólicas dos documentos, alguns mantidos no seu próprio local de produção (como as montanhas, solos e edificações), outros reunidos em ambientes diversos do lugar onde foram produzidos como os museus, as bibliotecas, os arquivos e os centros de documentação, levou à construção de referenciais teóricos e práticos de organização e preservação.

Os documentos considerados documentos de arquivo, embora possam variar na forma como se apresentam, ou tecnicamente falando, no suporte em que a informação está registrada, apresentam algumas características que os diferem de outros documentos que podem conter informações de valor científico, histórico e cultural.

Numa visão geral os documentos são produzidos e/ou acumulados organicamente no decorrer das atividades de uma pessoa, família, instituição pública ou privada. Ou seja, os documentos são criados uns após os outros, em decorrência das necessidades sociais e legais da sociedade e do próprio desenvolvimento da vida pessoal ou institucional. No caso da documentação privada, um cidadão não terá uma carteira de identidade sem antes ter obtido uma certidão de nascimento ou, no caso de uma empresa privada, realizar um contrato de prestação de serviços sem antes ter registrado sua firma num cartório.

É importante ressaltar a questão da organicidade dos documentos de arquivos porque isto significa que um documento não tem importância em si mesmo (embora possa conter informações valiosas), mas no conjunto de documentos do qual faz parte e que ajuda a explicar, demonstrar, comprovar, enfim, dar a conhecer a realidade que se busca compreender seja ela a vida de uma pessoa, as atividades de uma empresa pública ou privada.

Já numa visão específica, os documentos de arquivo são produzidos com finalidades específicas para atender várias demandas de informações. Embora alguns documentos possam, no seu momento de criação, já ter um valor histórico como, por exemplo, a carta deixada pelo presidente Getúlio Vargas em meados do século 20, no momento do seu suicídio ou um tratado celebrado pelo Brasil, Argentina e Uruguai para formar uma aliança contra o Paraguai no século 19, a produção da maioria dos documentos atende primeiramente às necessidades burocráticas, administrativas ou legais.

DIVISÃO DE DOCUMENTOS POR NATUREZA

Sabemos que as organizações desenvolvem diversas atividades de acordo com

14 e destina-se a fins extremamente livro, caderno, planta, folha, cartaz, ofício, proposta, diploma,
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e
destina-se
a
fins
extremamente
livro,
caderno,
planta,
folha,
cartaz,
ofício,
proposta,
diploma,
atestado,

as suas atribuições e os documentos refletem essas atividades, porque fazem parte do conjunto de seus produtos. Portanto, são variados os tipos de documentos produzidos e acumulados, bem como são diferentes os formatos, as espécies, e os gêneros em que se apresentam dentro de um Arquivo. Vamos conhecê-los:

NATUREZA COMERCIAL: quando a documentação é principalmente

organizada

e

utilizada

pelas

comerciais.

empresas

NATUREZA CIENTÍFICA: a documentação está presente quando seu objetivo principal é o de proporcionar informações cientificas ou mesmo didáticas, sem visar diretamente o lucro.

NATUREZA OFICIAL: quando sua organização e utilização têm por finalidade auxiliar e assessorar a administração pública atual e futura, pressupondo a coleta e a classificação de documentos oficiais, como por exemplo:

leis, decretos, portarias e demais atos normativos próprios da administração, Federal, Estadual ou Municipal.

FORMATO

É

a configuração física de um suporte de acordo com a sua natureza e o modo

formulários,

como foi confeccionado:

Exemplos:

ficha,

microficha, rolo, tira de microfilme, mapa.

ESPÉCIE

É

a configuração que assume um documento de acordo com a disposição e a

natureza das informações nesse contidas.

Exemplos:

ata,

relatório,

carta,

requerimento, organograma).

GÊNERO

É a configuração que assume um documento de acordo com o sistema de signos utilizado na comunicação de seu conteúdo.

Exemplos: audiovisual (filmes); fonográfico (discos, fitas); iconográfico (obras de arte, fotografias, negativos, slides, microformas; textual (documentos escritos de uma forma geral); tridimensionais (esculturas, objetos, roupas); magnéticos/informáticos (disquetes, cd-rom).

TIPO DE DOCUMENTO

15 Os documentos apresentam duas espécies de valores inerentes: o primário e a) Valor Administrativo:
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Os documentos apresentam duas espécies de valores inerentes: o primário e
a) Valor Administrativo: documentos que envolvem política e métodos e que
são necessários para a execução das atividades do órgão. Ex: Planos,
Programas de Trabalho, Relatórios etc;
b) Valor Jurídico ou Legal: documentos que envolvem direitos a curto ou a
longo prazo do Governo ou dos cidadãos, e que produzem efeito perante os
tribunais. Ex: Acordos, Contratos, Convênios etc;
c) Valor Fiscal: documentos que se referem a operações financeiras e à
comprovação de receitas e despesa geradas para atender às exigências
governamentais. Ex: Notas Fiscais, Receitas, Faturas etc.
a) Valor
Histórico
Probatório
-
documentos
que
retratam
a
origem,
organização, reforma e
história
de
uma
administração.
Ex:
Atos
Normativos, Exposição de Motivos etc;
b) Valor Histórico Informativo - documentos que, embora recebidos por uma
determinada entidade em função de suas atividades, são valiosos pelas
informações que contém retratando pessoas, fatos ou épocas. Ex: Tabelas
de Recenseamento, Documentos sobre Serviço Militar, Índices de Preços,
Indicadores Econômicos, etc.
Administração da produção, tramitação, organização, uso e avaliação de

É a configuração que assume um documento de acordo com a atividade que a gerou.

Exemplos: Ata de Posse; Boletim de Notas e Frequência de Alunos, Regimento de Departamento, Processo de Vida Funcional, Boletim de Atendimento de Urgência, Prontuário Médico, Tabela Salarial.

VALORES DOS DOCUMENTOS

o secundário.

VALOR PRIMÁRIO: estabelecido em função do grau de importância que o documento a entidade que o acumulou. Este se manifesta sob três diferentes tipos, ou seja:

VALOR SECUNDÁRIO: estabelecido em função do grau de importância que o documento possui para outras entidades e pesquisadores. Subdivide-se em:

GESTÃO DE DOCUMENTOS

documentos, mediante técnicas e práticas arquivísticas, visando a racionalização

e

eficiência dos arquivos.

16 cujo objetivo primordial é a produção,
16
cujo
objetivo
primordial
é
a
produção,

A gestão de documentos arquivísticos é um procedimento fundamental na vida de uma empresa pública ou privada. Para tomar decisões, recuperar a informação e preservar a memória institucional é preciso estabelecer um conjunto de práticas que garanta a organização e preservação dos arquivos.

Administrar ou gerenciar documentos arquivísticos, a partir da aplicação de conceitos e teorias difundidas pela Arquivologia, garante às empresas públicas ou privadas obter maior controle sobre as informações que produzem e/ou recebem, racionalizar os espaços de guarda de documentos, desenvolver com mais eficiência e rapidez suas atividades, atender adequadamente clientes e cidadãos. Conforme a Lei Federal n° 8.159, que se refere aos arquivos públicos, mas também aos arquivos privados constituídos por pessoas físicas ou jurídicas, gestão de documentos é:

o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.

Tanto esta Lei quanto a NBR ISO 9001/2000, indicam a necessidade de alguns requisitos para o gerenciamento de documentos nos arquivos públicos e privados. A gestão de documentos aplicada nas empresas é uma atividade estratégica na constituição do acervo arquivístico, pois define o ciclo vital dos documentos, estabelecendo aqueles que após o uso administrativo pelos setores das empresas podem ser eliminados, os que serão transferidos ao arquivo, a temporalidade de guarda e sua destinação final: eliminação ou guarda permanente.

Contudo, a operacionalização da gestão de documentos, isto é, a organização interna do trabalho, conta muito nos resultados obtidos. Por trás das metodologias escolhidas e das normas implantadas deve existir um conjunto de pessoas com competências e habilidades variadas, pensando e atuando juntas para que o fluxo e a tramitação dos documentos, os assuntos selecionados, os prazos definidos, os cuidados de conservação estabelecidos e o arquivamento final espelhem a realidade institucional ou contribuam para a sua interpretação.

DOCUMENTAÇÃO

É

um

conjunto

de

técnicas

sistematização, distribuição e utilização de documentos.

IMPORTÂNCIA

Elemento auxiliar do estudo, da pesquisa e do planejamento, em qualquer

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campo ou nível, a documentação assume vital importância em nossos dias, haja vista o aparecimento e desenvolvimento da informática, que pretende colocar à disposição de todos, principalmente dos administradores, toda sorte de informações e referências necessárias à tomada de decisão.

NATUREZA

A

documentação pode ter natureza comercial, científica ou oficial.

FINALIDADE

Em sentido amplo, reunir e organizar todos os conhecimentos que o homem adquiriu através dos tempos e com isso permitir sua divulgação e utilização, proporcionando o desenvolvimento da ciência e da tecnologia. Ou seja, mais restritamente, a finalidade da documentação é a de auxiliar e influir, direta ou indiretamente, na tomada de decisão pelo administrador, pela autoridade, ou pelo pesquisador.

CARACTERÍSTICAS

Nos

dias

atuais

a documentação assume uma característica

predominantemente dinâmica, que a impulsiona a alcançar com mais rapidez e

eficácia sua principal finalidade.

NORMALIZAÇÃO

Procura racionalizar a produção, organização e difusão das informações que se encontram nos vários documentos. Dessa maneira estabelece condições para o bom andamento da pesquisa, elaboração de projetos, preparação de relatórios, realização de serviços, obras, etc. O Brasil é representado na Organização Internacional de Normalização (OIN) pela Associação Brasileira de Normas Técnicas (ABNT), com sede no Rio de Janeiro.

FASES DO PROCESSO DE DOCUMENTAÇÃO

O

a) recolhimento: para constituir um serviço de documentação, exige-se senso de julgamento na escolha de documentos, cultura geral e, além de discernimento para recolher o que é útil, imparcialidade na seleção de documentos;

processo desenvolve-se em três fases principais:

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b) leitura: a leitura é fundamental, pois somente a partir dela se poderá tomar qualquer decisão quanto à utilidade e aplicação dos documentos;

c) classificação: deve seguir uma orientação teórica e, ao mesmo tempo, antecipar sua utilidade pública.

NÍVEIS DA DOCUMENTAÇÃO NA ORGANIZAÇÃO

É

comum considerarmos três níveis de responsabilidade e autoridade, a

saber: o estratégico, o tático e o operacional.

DOCUMENTAÇÃO DE NÍVEL ESTRATÉGICO

É

a documentação que retrata as preocupações de longo prazo, de mais alto

nível e que deve conter as informações mais gerais e abrangentes da organização,

cujos efeitos são direcionados aos níveis hierárquicos da alta gerência.

DOCUMENTAÇÃO DE NÍVEL TÁTICO

É

a documentação de nível intermediário, tanto em termos hierárquicos,

quanto em termos de gestão da organização. Estes documentos determinam

"como, quem, quando e onde" para cada grande atividade determinante da organização (por exemplo: compras, treinamento etc).

Como exemplos de documentos de nível tático, podemos citar: Procedimentos (ou Manuais de Procedimentos), Plano de Metas, Plano de Cargos e Salários, entre outros.

DOCUMENTAÇÃO DE NÍVEL OPERACIONAL

É

a documentação de nível mais baixo, onde estão as preocupações imediatas,

do curto prazo. Ela contém todos os detalhes e informações técnicas, padrões, especificações, tabelas etc, para a operação segura dos processos de trabalho.

Como exemplo de documentos de nível operacional, podemos citar: Instruções de Trabalho, Especificações, Guias de Trabalho, entre outros.

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19 O A RQUIVO Para podermos analisar a evolução hi stórica dos arquivos, será necessário estabelecer

O ARQUIVO

Para podermos analisar a evolução histórica dos arquivos, será necessário estabelecer balizas cronológicas, assim iremos ás origens, desde o nascimento destes, com as Civilizações Pré-Clássicas até aos dias de hoje. Ao longo da História, que os arquivos se encontraram com diferentes suportes, desde as placas de argila, do papiro, do papel, entre outros.

Hoje, a variedade de suportes aumentou, o que por sua vez aumentou o conteúdo destes que se tornou bastante variado. Os arquivos constituem desde sempre a memória das instituições e das pessoas, e existem desde que o Homem fixou por escrito as suas relações como ser social.

Vários autores defendem que, a História dos Arquivos não pode ser considerada à margem da História Geral da que formam parte integrante, tanto que a sociedade condiciona a sua existência, a sua organização, os seus critérios de conservação e, mesmo, a sua finalidade. A evolução histórica dos arquivos e do seu conceito como veremos é paralela ao desenvolvimento das sociedades humanas.

Assim, os arquivos surgem desde que a escrita começou a estar ao serviço da sociedade, e terão nascido de forma espontânea no seio das Antigas Civilizações do Médio Oriente há cerca de seis milênios atrás. O aparecimento da escrita condicionou o aparecimento dos primeiros Arquivos, de tal forma que desde logo a humanidade tomou consciência de era necessário conservar os registros produzidos para mais tarde poderem ser utilizados.

ARQUIVOS DAS CIVILIZAÇÕES P-CLÁSSICAS

Os Arquivos mais antigos que são conhecidos remontam ao 4º milênio a. C., junto das Civilizações do Vale do Nilo e Mesopotâmia. Graças à Arqueologia foram descobertos, quer em Elba, Lagash, Maari, Ninive, Ugarit, etc. diversos vestígios dos primeiros Arquivos. Em Elba, por exemplo, encontraram-se numerosas placas de argila dispostas em estantes de madeira e em distintas salas, grandes volumes de documentos, missivas governamentais, sentenças judiciais, cartas, atos privados, etc.

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Estes arquivos situavam-se, nesta época em Templos e Palácios, para estarem mais próximos das classes dirigentes. Há autores que defendem que estas estruturas se podem já considerar como verdadeiros Arquivos devido ao tipo de documentação que lá era conservada.

Descobriu-se que a sua organização tinha já um grau superior, pois encontraram-se léxicos e catálogos descritivos. Através, também da Arqueologia, foi possível reconstituir a organização de alguns dos arquivos descobertos, que demonstraram que estes dispunham já de muitos dos elementos que se iram tornar clássicos e que ainda hoje são definidos pela Arquivística.

Desde logo, que estes arquivos tiveram grande importância, e constituíam já um complexo sistema de informação, não sendo concebidos como simples depósitos de placas de argila, mas como complexas estruturas organizativas e funcionais.

Aos arquivos desta época podemos apelida-los de arquivos de palácios ou arquivos de placas de argila. Tudo indica que alguns dos pressupostos modernos da Arquivística estavam já patentes nos Arquivos das Civilizações Pré-Clássicas.

Arquivos Greco–Romanos

É atribuído a Éfialtes, cerca de 460 a. C., a criação do primeiro arquivo do mundo grego. Também aqui os arquivos se situavam em templos e em dependências do Senado, a Sul da Ágora como em Atenas.

Da Grécia Antiga destacam-se os arquivos de Gea e Palas Atenen, por ai se encontrarem importantes depósitos de documentos, como leis e decretos, atas judiciais, decretos governamentais, inventários, etc.

Interessante será referir que em Atenas cada magistratura dispunha do seu Archeion, ou seja o lugar onde se redigem e conservam os documentos expedidos pelo poder governativo. Este conceito irá ser transmitido ao mundo romano, onde será conhecido como Archivium. A partir de 350 a. C. aparece-nos o termo Métrôon que era onde se guardavam leis e decretos governamentais, actas do Senado, etc., e que funcionava como Arquivo do Estado ateniense. Acredita-se que um pouco por toda a Grécia haveriam noutras cidades, arquivos civis e religiosos. Temos, pois, que os arquivos no plano técnico dispunham já de um nível de maturidade bastante elevado.

Segundo Plutarco, é atribuído a Valerius Publicoa, que exercia a função de Cônsul em 509 a. C., a criação do primeiro arquivo da Roma antiga. Os arquivos da Roma antiga seguem de perto os das cidades gregas, continuando na Época Republicana a funcionar em templos, nomeadamente em Roma, no Templo de Saturno, junto ao erário público, onde se guardavam as Tabulae Publicae, que depois se veio a denominar Tabularium, agora situado no Capitólio. O Tabularium, desempenhava a função de Arquivo Central do Estado, já com a importância de

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um grande serviço público. Os documentos diplomáticos eram conservados no Templo de Júpiter e os testamentos no de Vesta.

Durante a época Imperial, os srinia começaram a especializar-se como srinium a memoria, que estava encarregada de publicar e conservar as ordens do Imperador, por outro lado, a denominada a libellis, foi criada para atender o despacho das publicações e consultas elevadas à Corte. A cognitiones ou a cognitionibus, estava a cargo dos litígios civis e criminais que se apresentavam ao Imperador.

Haviam ainda os srinia ou rationibus, que tratava das finanças e da contabilidade Imperial e finalmente a ab epistalis, onde se redigiam as contestações do Imperador ás consultas formuladas por funcionários e cidadãos. Sabe-se que cada uma dessas “repartições” tinham os seus próprios arquivos independentes fisicamente em estantes separadas, onde se aplicava um rigoroso respeito pela proveniência dos fundos. Um dos grandes feitos dos romanos nesta área, é o fato de terem instaurado uma verdadeira rede de arquivos, assim um pouco por todo o Império vamos assistir ao aparecimento de Tabularius nas cidades provinciais mais importantes, nos quais se recolhia a legislação, a jurisprudência e a documentação da administração provincial, assim como surge também os arquivos dos municípios e os arquivos privados, fruto do desenvolvimento do Direito, e que constituíam um instrumento fundamental para a garantia da propriedade dos cidadãos. De referir ainda que a organização romana desenvolveu o conceito da Arquivo Público, pois apesar dos arquivos centrais terem sido criados para uso estatal, abriram as portas à sociedade, funcionando como garantia de prova para a reclamação de direitos dos cidadãos.

No âmbito da Organização Arquivística, tivemos grandes progressos, pois os romanos tinham um grande sentido prático e concediam à administração do Império uma grande importância, o que levou que muitos dos critérios utilizados por eles continuam ainda hoje em dia válidos, tanto nas linhas orientadoras da profissão de arquivista como na configuração da sua rede de arquivos.

Como nos refere A. Malheiro da Silva, a importância concedida à relação entre documento e a entidade produtora virá, por sua vez a constituir a chave da Arquivística moderna. Também com o mundo romano assistimos à metamorfose da Arquivística numa disciplina com uma missão e regras próprias, servida por uma enorme rede de serviços e um corpo profissional especializado.

Podemos concluir então que, em termos organizacionais os romanos dispõem já de um desenvolvido sistema público de arquivos, que se denota bem pela complexidade da sua administração.

ARQUIVOS MEDIEVAIS

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Com o advento da Idade Média o Arquivo passa a significar o espaço ou serviço onde se preservam registros antigos, ou seja começa-se a difundir a ideia de Arquivo como espaço ou serviço onde se recolhem documentos de valor, por constituírem prova ou memória de atos ocorridos no passado, sob as designações de origem Pré-Clássica, como Santuário ou Tesouro.

Ao cair o Império Romano vai desaparecer a complexa administração que se

havia desenvolvido até então, onde se vê desaparecer a ideia de saúde pública e

bem

no fator predominante desta época.

comum, aparecendo por sua vez a ideia de vida privada, que se vai converter

Do Estado como Respublica passamos ao Estado Propriedade de quem detém

o poder, onde a faculdade ou direito de criar arquivos, só tinham os que detinham

a soberania. Assim desaparece também a noção de Arquivo Público.

Na Idade Média a gestão de documentos vai estar fundamentalmente nas mãos da Igreja, detentora do “Saber e da Cultura”, concentrados em Catedrais e Mosteiros. Os Arquivos Eclesiásticos vão assim ter a função de guardar e gerir os títulos de propriedade, quer da Igreja, quer de outras instituições públicas e particulares.

Apesar disto os Arquivos nesta época recuperam a importância que tinham na Antiguidade. Sendo que, com o redescobrimento do Direito Romano no Século

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Então, a partir do século XIII, começa a ser introduzida a prática dos registros, que eram livros onde se transcreviam os documentos outorgados por uma autoridade, ou entidade, nomeadamente nas Chancelarias, e outras instituições. Nesta época as unidades administrativas destas estruturas dividiam-se já em secções orgânicas, e com funcionários especializados (arquivistas) e normas a seguir.

Será importante referir que, a prática arquivística nesta época, não se confinava só à Europa, conhecendo-se os casos da China e do Mundo Árabe. Com o Século XIV surgem por toda a Europa vários Arquivos Centrais como o Archivo de la Corona de Aragón em 1318 e o Arquivo da Torre do Tombo em 1325, entre outros. Ao mesmo tempo dá-se também a descentralização dos arquivos, o que leva ao aparecimento dos Cartórios Concelhios, é a época de novas tipologias documentais, como os inventários, dá-se o alargamento ao tipo de documentos a conservar, como documentos financeiros e historiográficos, etc.

entramos numa nova fase da história dos arquivos.

É durante este século que assistimos ao primeiro grande movimento de nomeação de arquivistas oficiais nas Cortes de Europa. Este movimento, leva a que os Arquivos sejam encarados de uma forma diferente, contribuído para que a partir do século XV surjam grandes cronistas oficiais, juntamente com o aparecimento dos primeiros cultores da crítica filológica e textual.

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Como vimos, e ao qual já se havia feito referência, na Idade Média o Arquivo vai recuperar a sua a importância.

ARQUIVOS DA IDADE MODERNA

Com o século XVI, vemos surgir um novo sistema administrativo, o Estado Moderno. Absolutista e Centralizador por natureza, contribuirá para a concentração dos arquivos, fazendo surgir os primeiros Arquivos de Estado, que resultam de novas concepções de administração e reformas institucionais. A criação do Arquivo de Simancas em 1540, em Espanha por ordem de Carlos V, considerado o Arquivo Moderno do Estado Espanhol, é de fato um sinal bastante significativo do novo sistema administrativo. Este arquivo é considerado como o primeiro exemplo de um Arquivo de Estado. Mais tarde, iremos assistir à criação do Arquivo Secreto do Vaticano em 1611, e ainda na Espanha o Arquivo das Índias, em 1788, eles também exemplares de Arquivos de Estado.

Será importante referir que, esta centralização dos documentos, irá provocar ajustamentos metodológicos, sendo frequente a elaboração de normas, regulando os preceitos de rotina do Arquivista.

Segundo autores como Jean Favier, a noção de Propriedade dos Arquivos foi substituída pela de Arquivos Públicos depositários dos documentos do Estado e cuja conservação era ou podia ser de interesse público.

O arquivo vai-se converter num elemento fundamental da administração e a adquirir uma função predominantemente juridico-politica. Ruiz Rodríguez, defende que nesta época, se encerra um período da História, em que os Arquivos tiveram um papel de serviço ás instituições e governos que os fizeram nascer. Em suma, foram colaboradores dos Estados na administração dos respectivos territórios.

Este período fica, pois conhecido como a época dos Arquivos de Estado. Arquivos na Época Contemporânea A partir de 1789, com a Revolução Francesa iremos assistir a uma verdadeira mudança na História da Europa, que se irá repercutir na noção e funcionalidade dos Arquivos. Com o advento do Estado de Direito nasce um novo conceito, a Soberania Nacional. Neste contexto, nascem os princípios de responsabilidade, de garantia, eficácia e justiça da atuação da Administração perante os cidadãos.

Associado a isto, o Arquivo passa a ser considerado como Garantia dos Direitos dos Cidadãos, e Jurisprudência da atuação do Estado. Um dos grandes marcos, para a História dos Arquivos, é sem sombra de dúvida a fundação de raiz, logo em 1789, dos Archives Nationales de França, e com eles a já muito conhecida Lei de 7 Messidor, que sai no Ano II da Revolução, que proclama que os Arquivos estabelecidos junto da representação nacional eram um depósito

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central para toda a República. A esta Lei traz um conceito moderno e liberal de Arquivo, onde o Arquivo Central do Estado deixou de constituir um privilégio dos órgãos de poder e passou a ser entendido como Arquivo da Nação aberto ao cidadão comum.

No século XIX, a política de concentração dos Arquivos vai ser continuada um pouco por toda a Europa, à exceção da Grã-Bretanha onde o processo vai ser mais tardio. No início deste século, perante o desenvolvimento do Positivismo, que preconizava a verificação documental ao serviço da análise histórica, contribui para que os arquivos adquirissem uma posição instrumental relativamente à Paleografia e à Diplomática. Já na segunda metade deste mesmo século e agora sob os auspícios do Historicismo os arquivos vão-se transformar em verdadeiros laboratórios do saber histórico.

ARQUIVOS DA IDADE CONTEMPORÂNEA

Na Época Contemporânea os arquivos vão adquirir dupla dimensão, onde se por um lado são garantia dos direitos dos cidadãos, por outro conservam e gerem a memória do passado da nação e por isso vão ser objeto da investigação histórica.

Bautier defende a ideia de, que até meados do século XX os arquivos desenvolveram, sobretudo a vertente de conservadores e gestores da memória do passado, deixando de lado a função de serviço à Administração, que até aí tinham desempenhado.

No século XX vamos, pois assistir à consolidação do conceito e função de Arquivo, como conjunto de documentos, independentemente da data, da forma e do suporte material, produzidos ou recebidos por qualquer pessoa, física ou moral, ou por qualquer organismo público ou privado no exercício da sua actividade, conservados pelos seus criadores ou sucessores para as suas próprias necessidades ou transmitidos a instituições de Arquivos.

A ARQUIVÍSTICA

Segundo a definição que nos é dada pelo Dicionário de Terminologia Arquivística do Conselho Internacional de Arquivos, ao qual já se fez referencia neste trabalho, a Arquivística é a disciplina que trata dos aspectos teóricos e práticos dos arquivos e da sua função.

Assim, vai desenvolver-se a partir da análise, do trabalho de campo e da investigação sobre as organizações produtoras de documentos, que os reúnem constituindo arquivos, para fins materiais ou culturais. Temos, pois que a

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Arquivística se debruça sobre um dos produtos mais naturais do Homem, os Arquivos.

Arquivística estabeleceu princípios essenciais, metodologia e linguagem

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próprias, que a faz identificar-se e se distinguir das outras Ciências afins, com as quais está integrada no conjunto das Ciências da Documentação e da Informação. O seu objetivo prende-se com a formação, organização e conservação dos documentos, com a economia de tempo na investigação, economia de pessoal e no trabalho, e direção do Arquivo.

Nesta perspectiva a Arquivística deve responder com a criação de uma metodologia própria para que o arquivo possa desempenhar e cumprir os seus objetivos, desenvolver procedimentos e instrumentos de trabalho que permitam ao Arquivista, conservar, gerir e difundir os documentos de arquivo. Esta metodologia radical, pois no caráter orgânico do arquivo, e consiste em aplicar o principio básico, de respeitar a ordem natural de criação dos documentos, a que chamamos princípio de proveniência ou princípio do respeito pela estrutura dos fundos.

Em suma, a Arquivística é a Ciência que organiza e torna acessível a informação documental produzida por uma Organização no desenrolar das suas relações sociais, a ponto de ser possível conhecer toda a informação que um documento possa proporcionar.

EVOLUÇÃO HISTÓRICA

A

Arquivística nasce na sequência da Revolução Francesa com os novos

serviços de Arquivo que então foram criados e no seio da História Positivista, fortemente vinculada à Diplomática. Só com a prática da teoria de que os documentos se devem organizar de acordo com a estrutura da instituição de onde provêem, a Arquivística se conseguiu autonomizar e tornar-se independente. Este princípio proveniência é considerado a base desta Ciência.

Segundo Posner, internacionalmente consensual, a data aceite para o nascimento da Arquivística, é o dia 24 de Abril de 1841, quando Natalis de Wally introduziu as normas para a organização dos fundos reunidos nos Arquivos Nacionais Franceses, de livre acesso de consulta desde a Revolução Francesa.

Mas, o grande marco na evolução da Arquivística pode ser encontrado em 1898, com a publicação do Manual dos Arquivistas Holandeses, por Muller, Feith e Fruin, onde se abre uma nova era para a disciplina, e que representa a afirmação e libertação da Arquivística, relativamente ao papel secundário para a qual tinha sido remetida até então, como veremos mais adiante.

No entanto muito antes, do seu nascimento formal da Arquivística como disciplina, já existia como prática de sistematização e conservação de fundos

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documentais, desde que o Homem criou os primeiros Arquivos, como depósitos dos testemunhos escritos e como base do seu direito.

Desde a Roma Antiga que, nos encontramos com um método de trabalho, a que hoje chamamos principio de proveniência, onde os documentos produzidos por diferentes dependências se conservavam em diferentes galerias do Tabularium e do Templo de Saturno, mantendo independentes cada um destes fundos, onde em cada um destes documentos eram já ordenados cronologicamente, formando séries. No entanto esta prática tinha simplesmente uma orientação lógica, onde não se pensava num futuro interesse histórico dos documentos nem no estabelecimento de uma doutrina arquivística.

Com o aparecimento das Chancelarias da Idade Média, e a consequente produção e conservação documental, surgem os cartulários onde se copiavam os documentos recebidos por uma instituição, e os registros. Assistimos a uma evolução sem sobressaltos na prática arquivística.

Na Idade Moderna, e Ilustração a Arquivística vai evoluir no sentido de procurar facilitar as técnicas que garantam a organização e conservação dos depósitos que estão nos arquivos, surgindo para o efeito vários conjuntos de normas a seguir.

Com, o século XVII veremos proliferar a Literatura Arquivística, aumentando a sua produção durante o século XVIII, período onde já se discutia os conceitos para a organização dos arquivos. Paralelamente á emergência deste tipo de literatura os arquivos, começam a ser consultados por investigadores e eruditos, tendo em vista a preparação das primeiras histórias cientificas, fenômeno que vai influenciar a Arquivística no século seguinte.

O

papel da Arquivística no século XIX vai ser o de procurar novas teorias,

que facilitem o Arquivo a prestar um bom serviço à História. A mais importante destas, e que se converterá no principio fundamental da Arquivística, como já se referiu, vai ser sem dúvida a teoria do principio de proveniência.

A

Arquivística vai agora centrar a sua atenção, para a descrição, e para a

elaboração de instrumentos de trabalho que permitam ao historiador encontrar

facilmente a informação de que necessita para investigação.

Surgem, um pouco por todo o lado, Coleções Diplomáticas, Guias, Inventários, Catálogos e Índices, e muito menos literatura sobre Teoria Arquivística, com acontecia no século anterior.

Apesar disto, vemos surgir, já desde os finais do século XVIII, por toda a Europa, Escolas de Formação Profissional de Ensinamentos por Oralidade, o que representa já a preocupação da Arquivística no campo de formação especializada dos arquivistas.

Nos finais do século XIX, vamos assistir a um grande marco da evolução da

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Arquivística, onde se vai consolidar o Modelo quanto á Origem e Organização dos Arquivos, o que vai contribuir para que seja criado uma Autoridade Arquivística Central, resumindo, um órgão que coordene a política relativa aos Arquivos a nível internacional. Ao mesmo tempo vai-se sentir pela Europa, América e U.R.S.S. grandes alterações nos campos da Organização e da Política Arquivística. Toda esta viragem se vai efetuar a partir de 1898, com a edição do Manual dos Arquivistas Holandeses, que sistematizava a teoria de Natallis de Wally e fundamentaria as Bases da Arquivística Moderna. É de referir que, na transição do século XIX para o Século XX, nomeadamente durante o início do segundo se dará a consolidação definitiva das idéias surgidas na Revolução Francesa quanto ao Modelo Arquivístico.

Com o século XX, os Arquivos, irão recuperar a sua dimensão administrativa, que se irá acentuar nos Anos 30, e se consolidará mais tarde, já nos anos 50, onde a Arquivística irá desenvolver um sistema para facilitar a Administração nos momentos mais difíceis, como por exemplo, a Segunda Guerra Mundial.

É precisamente a partir dos Anos 50 que se tenta conciliar as dimensões tradicionais da Arquivística, a História e a Administração. Surge então no âmbito da UNESCO, em Agosto de 1950 o Conselho Internacional de Arquivos (CIA), que vem dar resposta à necessidade de coordenação a nível internacional, da Arquivística. Com o CIA, vai-se assistir à intensificação da cooperação entre países, na Organização de Congressos, Mesas Redondas, assim como se aumentará a publicação de literatura especializada, como a revista Archivium, que nasce logo em 1951, vemos surgir também as Conferências Internacionais da

Table Ronde des Archives.

Os Anos 60 são envolvidos por preocupações de ordem prática, dando-se uma acentuação na vertente técnica da Arquivística. O grande marco desta época acontece em 1964, ano em que é publicado o Elsevier´s Lexicon of Archive

Terminology.

Na década seguinte, por sua vez assiste-se ao aprofundamento das questões teóricas da Arquivística, que irão contribuir para o seu desenvolvimento científico. Reforça-se o papel dos profissionais de Arquivo, fazendo surgir as primeiras Associações de Arquivistas, como a Associação Portuguesa de Bibliotecários, Arquivistas e Documentalistas (BAD), logo em 1973. E já nos finais da década, é criado a Programa de Gestão dos Documentos (RAMP), que assegura a publicação de documentos que abarcam a maior parte dos aspectos da Arquivística.

Os Anos 70 prendem-se pelo aprofundamento de questões essenciais para a formulação de um corpo teórico capaz de suportar um fundamentação da Arquivística. Já com os anos 80 se caminha para a afirmação da Arquivística com Ciência da Informação, e na procura dos seus fundamentos, que se irá acentuar

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nos anos 90.

A

Arquivística nos anos 90 entrou numa nova era, onde a grande preocupação

se prendeu e ainda se prende, nos dias de hoje, com a importância da Informática como meio de gerir novos documentos. Nesta nova era a Arquivística afirma-se definitivamente como uma Ciência da Informação e se clarificam o seu objeto e o seu método.

Dentro deste contexto podemos afirmar que a Arquivística é hoje uma Ciência que procura uma identidade própria que lhe dê autonomia e respeito da História e da Administração. Os Arquivos de toda as épocas e condições, quer Históricos quer Administrativos, são por sua vez o seu objeto. Por outro lado a Arquivística elabora normas e instrumentos de trabalho que permitem ao Arquivista organizar a documentação e dispô-la ao serviço do utente do Arquivo, assim como deve contribuir para a identificação e valorização Arquivística, criar normas de reprodução em Arquivos, de instalação, conservação e restauração dos documentos a cargo dos mesmos.

gestão de informação, com o advento das novas tecnologias contribuiu para

A

que a Arquivística adaptasse novas técnicas de trabalho, fazendo com que entrasse no campo das Ciências da Informação, criando princípios universais aplicáveis a todos os arquivos do mundo, através da normalização dos seus princípios orgânico-descritivos, de vocabulário internacional e homologação dos conteúdos da formação profissional dos Arquivistas.

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29 A história da humanidade compreende as mais diversas classificações da distribuição da riqueza dos grupos

A

história da humanidade compreende as mais diversas classificações da

distribuição da riqueza dos grupos sociais. O imperialismo sempre se impôs ao direito comum. Foi o que se viu na sociedade feudal, onde senhores de terras mantinham pobres sob seu domínio, na qualidade de servos e escravos. Também o foi na sociedade comercial fundada pelas grandes navegações e pelo mercantilismo, que trouxeram consigo as conquistas d'além mar e a colonização de continentes inteiros.

Outro exemplo disso foi a sociedade liberal da Revolução Francesa e sua conseqüente transformação em sociedade industrial, obviamente advinda da Revolução Industrial. As Guerras Mundiais demonstraram toda a ganância do homem na busca do aumento dos territórios dominados pelo seu país. As revoluções antecedentes às Guerras Mundiais demonstraram os primeiros passos do homem em sua busca do conhecimento, como Napoleão ao estabelecer seu império e fundando o Arquivo Nacional da França, com a intenção de preservar o acervo que documentara a história de seu país até então. Da mesma forma, a Revolução Industrial buscou o conhecimento para construir máquinas mais eficazes para a mecanização das fábricas.

Quando houve a Guerra de Secessão, os EUA, mesmo sem qualquer planejamento, armazenaram diversos documentos em um depósito, que mais tarde foram selecionados, avaliados e classificados por Charles Dewey, formando o primeiro fundo organizado coerentemente que se tinha conhecimento. A Primeira Guerra Mundial demonstrou o conhecimento que Adolph Hittler possuía acerca da importância do saber. Foi isto que o levou a monopolizar os meios de comunicação e a querer destruir todos os livros, pois sem informações ele não teria a oposição interna e, sem acervo bibliográfico, ficaria mais fácil manipular as pessoas. A busca de novos domínios territoriais também trouxe a Segunda Guerra Mundial e a luta crescente pela obtenção de informações, que já ocorrera na guerra anterior. O surgimento do socialismo trouxe consigo a Guerra Fria e uma maior disputa pelo mercado de informações.

O

socialismo perdeu todo o seu espaço para o capitalismo e trouxe para a

sociedade do capital um novo conceito de informação: o conceito de informação global, isto é, a globalização. Tudo isso fez com que informação e história mantivessem uma estreita ligação e deu ao presente a característica social que determina o futuro da economia do planeta. Assim, hoje fazemos parte de uma

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sociedade dita da informação, pois é ela quem determina o valor de tudo o que se relaciona com a tecnologia e o conhecimento, os quais trazem embutidos em si as determinações de uma economia neoliberal.

Com tudo isso, o arquivo se apresenta, para esta nova realidade, com dois elementos distintos.

O primeiro elemento essencial refere-se à razão pela qual os materiais foram produzidos e acumulados. Serão arquivos os documentos criados e acumulados na consecução de algum objetivo. Em nível governamental, tal objetivo é o cumprimento de sua finalidade oficial (valor primário). Assim, filmes cinematográficos, por exemplo, quando produzidos ou recebidos por uma administração no cumprimento de funções específicas, podem ser considerados arquivos. Documentos escritos, ainda que classificados como manuscritos históricos, se tiverem sido produzidos em decorrência de uma atividade organizada – como por exemplo os de uma igreja, uma empresa, ou mesmo de um indivíduo – poderão ser considerados arquivos.

O segundo elemento essencial diz respeito aos valores pelos quais os arquivos são preservados. Para que os documentos sejam arquivados devem ser preservados por razões outras que não apenas aquelas para as quais foram criados e acumulados. Essas razões tanto podem ser oficiais quanto culturais. Serão então preservados para o uso de outros além de seus próprios criadores (valor secundário).

Devem ainda satisfazer a condição de serem realmente documentos do órgão que os oferece.

Para que se possa garantir a integridade dos documentos preservados deve- se mantê-los conservados num todo como documentos do órgão que os produziu, deve-se ainda guardá-los na sua totalidade, sem mutilação, modificação ou destruição de parte deles.

Conquanto não haja uma definição de arquivo que possa ser considerada definitiva, pode-se defini-los como, “os documentos de qualquer instituição pública ou privada que hajam sido consideradas de valor, merecendo preservação permanente para fins de referência e de pesquisa e que hajam sido depositados ou selecionados para depósito, num arquivo permanente.” (T.R.Schellenberg).

Ou ainda, segundo Sólon Buck, ex-arquivista dos EUA, assim o definiu:

“Arquivo é o conjunto de documentos oficialmente produzidos e recebidos por um governo, organização ou firma, no decorrer de suas atividades, arquivados e conservados por si e seus sucessores para efeitos futuros.”

Pode-se dizer que a finalidade de um arquivo é a de servir à Administração e servir à História; e sua função é organizar, guardar, conservar e preservar o acervo documental para tornar disponível as informações nele contidas.

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os

O art. 2º da Lei 8.159/91 define arquivo da seguinte forma:

Consideram-se arquivos, para os fins desta lei, os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos.

ESTÁGIOS DE SUA EVOLUÇÃO

Arquivos de primeira idade, corrente, ativo, primário ou de movimento são aqueles constituídos de documentos em curso ou consultados freqüentemente conservados em dependências próximas de fácil acesso.

Arquivos de segunda idade, secundário, intermediário, limbo ou purgatório são aqueles constituídos de documentos que deixaram de ser freqüentemente consultados, mas cujos órgãos que os receberam e os produziram podem ainda solicitá-los. Não há necessidade de conservá-los próximos aos escritórios. A permanência dos documentos nesses arquivos é transitória.

Arquivos de terceira idade, terciário, inativo, de custódia ou permanentes são constituídos de documentos que perderam todo o valor de natureza administrativa, que se conservaram em razão de seu valor histórico ou documental e que constituem os meios de conhecer o passado e sua evolução.

Estes são os arquivos propriamente ditos.
Estes são os arquivos propriamente ditos.

A cada uma dessas fases – que são complementares – corresponde uma maneira diferente de conservar e tratar os documentos e, conseqüentemente, uma organização adequada.

EXTENSÃO DE SUA ATUAÇÃO

Quanto à abrangência de sua atuação podem ser setoriais e gerais ou centrais. Os arquivos setoriais (núcleos de arquivo ou arquivo descentralizado) são aqueles estabelecidos junto aos órgãos operacionais, cumprindo funções de arquivo corrente.

Os arquivos gerais ou centrais são os que se destinam a receber

documentos correntes provenientes dos diversos órgãos que integram a estrutura de uma instituição, centralizando as atividades de arquivo corrente.

NATUREZA DOS DOCUMENTOS

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Podem ser especiais e especializados. O arquivo especial é aquele que tem sob sua guarda documentos de formas físicas diversas – fotografias, discos, fitas, slides, disquetes, CD-ROM – e que, por esta razão, merecem tratamento especial. Arquivo especializado é o que tem sob sua custódia os documentos resultantes da experiência humana num campo específico, independentemente da forma que apresentem. Ex.: arquivos médicos, arquivos de engenharia, arquivos técnicos.

GÊNERO (CARACTERÍSTICA)

Podem ser: escritos ou textuais, cartográficos (mapas e plantas), iconográficos (fotografias, desenhos, gravuras), filmográficos (filmes e fitas videomagnéticas), sonoros (discos e fitas audiomagnéticas), micrográficos (rolo, microficha, jaqueta), informáticos (disquetes, HD, CD-ROM).

NATUREZA DO ASSUNTO (CARACTERÍSTICA)

Quanto à natureza do assunto os documentos podem ser ostensivos e sigilosos. Ostensivo é o documento cuja divulgação não prejudica a administração. São sigilosos os documentos que, por sua natureza, devam ser de conhecimento restrito e, por isso, requerem medidas especiais de guarda para sua custódia e divulgação. Em nossa legislação, os arts. 23 e 24 da Lei 8.159 estabelecem:

Art. 23. Decreto fixará as categorias de sigilo que deverão ser obedecidas pelos órgãos públicos na classificação dos documentos por eles produzidos.

§

1º Os documentos cuja divulgação ponha em risco a segurança da

sociedade e do Estado, bem como aqueles necessários ao resguardo da inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das

pessoas são originariamente sigilosos.

§

sociedade e do Estado será restrito por um prazo máximo de 30 (trinta) anos, a contar da data de sua produção, podendo esse prazo ser

2º O acesso aos documentos sigilosos referentes à segurança da

prorrogado, por uma única vez, por igual período.

§

das pessoas será restrito por um prazo máximo de 100 (cem) anos, a contar da sua data de produção.

3º O acesso aos documentos sigilosos referentes à honra e à imagem

Art. 24. Poderá o Poder Judiciário, em qualquer instância, determinar a exibição reservada de qualquer documento sigiloso, sempre que indispensável à defesa de direito próprio ou esclarecimento de situação pessoal da parte.

Parágrafo único. Nenhuma norma de organização administrativa será

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BIBLIOTECA
E

interpretada de modo a, por qualquer forma, restringir o disposto neste artigo.

A

regulamentação do artigo 23 dessa lei veio com o Decreto nº 2.134 de 24

de janeiro de 1.997, que está reproduzido em seu inteiro teor no apêndice I.

CORRESPONDÊNCIA

É

toda forma de comunicação escrita, produzida e endereçada a pessoas

jurídicas ou físicas, bem como aquela que se processa entre órgãos e servidores

de uma instituição.

Quanto ao destino e procedência pode-se classificar a correspondência em externa e interna. Interna é a correspondência trocada entre os órgãos de uma mesma instituição. São os memorandos, despachos, circulares. Contrário sensu, externa é aquela trocada entre órgãos de instituições diversas ou entre órgãos de uma entidade e pessoas físicas, como ofícios, telegramas e cartas.

A

correspondência pode ainda ser oficial e particular. Será oficial a que

cuidar de assuntos de serviço ou de interesse específico das atividades de uma instituição. Será particular se de interesse pessoal de servidores ou empregados de uma instituição.

TIPO DE ARQUIVAMENTO

Pode ser horizontal ou vertical. Horizontal se os documentos ou fichas forem arquivados uns sobre os outros, bem como em caixas, estantes ou escaninhos. Será vertical se os documentos ou fichas estiverem dispostos uns atrás dos outros, permitindo sua rápida consulta, sem a necessidade de remover outros documentos para ter acesso a um determinado documento ou ficha.

DIFERENCIAÇÃO

ARQUIVO

ENTRE

As diferenças básicas entre os materiais de biblioteca e de arquivo referem- se precipuamente ao modo pelo qual se originaram e ao modo pelo qual entraram para as respectivas custódias. Como já foi visto, os arquivos têm estreito vínculo com as atividades funcionais de um órgão do governo ou de qualquer outra entidade. Seu valor cultural pode ser considerado secundário ou acidental. O material de uma biblioteca visa primordialmente a fins culturais – estudo,

34 DOCUMENTAÇÃO OU
34
DOCUMENTAÇÃO
OU

pesquisa e consulta.

Os arquivos são órgãos receptores, enquanto as bibliotecas são colecionadores. Os materiais de biblioteca são adquiridos principalmente a partir de compras e doações, ao passo que os arquivos são produzidos ou recebidos por uma administração para o cumprimento de funções específicas. Jamais serão colecionadores como a biblioteca e sua qualidade própria de arquivo só se conserva integralmente enquanto a forma e a inter-relação natural forem mantidas. Uma biblioteca não deve recolher documentos oficiais.

Além disso, há significativa distinção quanto aos métodos empregados em um e outro caso. Ao apreciar o valor dos documentos expedidos por um órgão oficial ou privado, o arquivista não o faz tomando por base partes do material. Não examina e conclui quanto ao valor de uma simples peça avulsa como uma carta, um relatório ou qualquer outro documento. Faz o seu julgamento em relação às demais peças, isto é, em relação à inteira documentação, resultante da atividade que a produziu. O bibliotecário, ao contrário, avalia o material a ser adquirido por sua instituição como peças isoladas. Por isso, os arquivistas não podem arranjar seus documentos de acordo com esquemas predeterminados de classificação de assunto.

O bibliotecário, no arranjo de seu material, que consiste em peças avulsas, pode empregar qualquer sistema de classificação. O principal objetivo de um sistema é reunir materiais idênticos, mas o valor de determinada peça não estará necessariamente perdido se não for classificado em determinado lugar. O mesmo não ocorre no arquivo: uma vez que as peças tenham sido retiradas do seu contexto inicial, destruiu-se muito do seu valor de prova. Daí surgiu o princípio da proveniência, pelo qual os documentos são agrupados pelas suas origens. O arquivista deve estabelecer uma classificação ditada pelas circunstâncias originais de criação. O princípio da proveniência resultou de experiências desastrosas ocorridas na Europa, quando se tentou o emprego de diversos esquemas de classificação.

Outra diferença que pode ser destacada é a de os materiais de biblioteca existirem via de regra em numerosos exemplares, ao passo que os documentos de arquivos existem em um único exemplar ou em limitado número de cópias.

Pode-se dizer que a biblioteconomia trata de documentos individuais e a arquivística, de conjuntos de documentos.

CENTROS

INFORMAÇÃO

DE

35
35

Os centros de informação abrangem algumas atividades próprias da biblioteconomia, da arquivística e da informática, sendo o seu campo bem maior, exigindo especialização no aproveitamento de documentos de toda espécie. Em síntese, o centro de informações tem por finalidade coligir, armazenar, classificar, selecionar e disseminar toda a informação. A essência da documentação deixou de ser o documento, para ser a informação em si mesma. Sua finalidade principal é a de poupar ao estudioso a perda de tempo e o esforço inútil de, por carência de informações, resolver problemas já solucionados ou repetir experiências que foram testadas anteriormente.

36
36
36 A qualidade dessa administração irá determinar a exatidão com que podem ser fixados os valores

A qualidade dessa administração irá determinar a exatidão com que podem ser fixados os valores da documentação recolhida 1 . Determinará ainda o grau de facilidade com que os documentos de valor podem ser selecionados para retenção num arquivo permanente. O uso de documentos para fins de pesquisa depende da maneira pela qual foram originariamente ordenados. Os métodos de administração de arquivos permanentes desenvolvem-se em função dos utilizados na administração dos arquivos correntes, lembrando que é um dos princípios básicos da arquivística conservar, nos arquivos de custódia, o arranjo original.

Assim que o valor primário (administrativo, legal, fiscal) dos documentos deixe de existir, deverão ser descartados, recolhidos ao arquivo de custódia ou transferidos a um arquivo intermediário, caso contrário, tomarão espaço estorvando o bom andamento das atividades correntes.

Logo, a administração dos arquivos correntes oficiais tem por objetivo fazer com que os documentos sirvam às finalidades para as quais foram criados, da maneira mais eficiente e econômica possível, e concorrer para a destinação adequada dos mesmos, depois que tenham servido a seus fins. Os documentos são eficientemente administrados quando:

a) uma vez necessários podem ser localizados com rapidez e sem transtorno ou confusão;

b) quando conservados a um custo mínimo de espaço e manutenção enquanto indispensáveis às atividades correntes;

c) e quando nenhum documento é reservado por tempo maior do que o necessário a tais atividades, a menos que tenham valor contínuo para pesquisa e outros fins.

Os objetivos de uma administração eficiente de arquivos só podem ser alcançados quando se dispensa atenção aos documentos desde a sua criação até o momento em que são transferidos para um arquivo de custódia permanente ou são eliminados. A administração de arquivos preocupa-se com todo o período de vida da maioria dos documentos, lutando para limitar sua criação, de tal forma que possa determinar os que devem ser destinados ao “inferno” do incinerador, ou ao “céu” de um arquivo permanente, ou ao “limbo” de um depósito intermediário.

1 Recolhimento é a transferência de documentos para o arquivo de custódia.

37
37

A

tarefa mais difícil da administração de documentos prende-se aos

documentos mais valiosos. Quanto mais importantes ou valiosos, mais difícil se torna administrá-los. Geralmente, os documentos mais valiosos são os que se referem às origens, à organização e ao desenvolvimento funcional de um órgão, e aos seus programas essenciais. Referem-se antes à direção do que à execução das funções da repartição. Os documentos importantes são difíceis de classificar para uso corrente. Os que fixam uma política nem sempre podem ser identificados como tal, quando são inicialmente expedidos, enquanto que os documentos sobre operações de rotina são facilmente classificáveis. Os documentos de importância são difíceis de serem retirados de circulação uma

vez terminado seu uso corrente. Aqueles que estabeleceram diretrizes e normas não se tornam obsoletos ou não-correntes tão logo cessam as atividades que os originaram. As orientações neles continuam, muitas vezes, em vigor. Os documentos importantes, além disso, são difíceis de reunir para serem preservados num arquivo de custódia permanente, porque muitos deles têm que ser segregados de uma grande massa de documentos insignificantes onde se acham submersos, sendo comum fazer-se essa separação após perderem os documentos o valor para as operações correntes, quando já se tornou obscura a sua identificação.

A organização de arquivos pode ser desenvolvida em várias etapas ou fases:

a) levantamento de dados;

b) análise dos dados coletados;

c) planejamento;

d) implantação e acompanhamento.

LEVANTAMENTO DE DADOS

O

levantamento deve ter início pelo exame dos estatutos, regimentos,

regulamentos, normas, organogramas e demais documentos constitutivos da instituição mantenedora do arquivo a ser complementado pela coleta de informações sobre documentação. É preciso analisar o gênero dos documentos; as espécies de documentos mais freqüentes; os modelos e formulários em uso; volume e estado de conservação do acervo; arranjo e classificação dos documentos; existência de registros e protocolos; média de arquivamentos diários; controle de empréstimo de documentos; processos adotados para conservação e reprodução de documentos; existência de normas de arquivo, manuais, códigos de classificação etc. Além dessas informações, o arquivista deve acrescentar dados e referências sobre o pessoal encarregado do arquivo (número de pessoas, salários, nível de escolaridade, formação profissional), o

38
38

equipamento (quantidade, modelos, estado de conservação), a localização física (extensão da área ocupada, condições de iluminação, umidade, estado de conservação das instalações, proteção contra incêndio), meios de comunicação disponíveis (telefones, fax).

ANÁLISE DOS DADOS COLETADOS

Consiste em verificar se estrutura, atividades e documentação de uma instituição correspondem à sua realidade operacional. O diagnóstico seria, portanto, uma constatação dos pontos de atrito, de falhas ou lacunas existentes no complexo administrativo, enfim, das razões que impedem o funcionamento eficiente do arquivo.

PLANEJAMENTO

Para que um arquivo, em todos os estágios de sua evolução (corrente, intermediário, permanente) possa cumprir seus objetivos, torna-se indispensável à formulação de um plano arquivístico que tenha em conta tanto as disposições legais quanto as necessidades da instituição a que pretende servir.

POSIÇÃO DO ARQUIVO NA ESTRUTURA DA INSTITUIÇÃO

Recomenda-se que seja a mais elevada possível, ou seja, que o arquivo seja subordinado a um órgão hierarquicamente superior, tendo em vista que irá atender a setores e funcionários de diferentes níveis de autoridade. A adoção desse critério evitará sérios problemas na área das relações humanas e das comunicações administrativas.

CENTRALIZAÇÃO OU DESCENTRALIZAÇÃO E COORDENAÇÃO DOS SERVIÇOS DE ARQUIVO

A descentralização se aplica apenas à fase corrente dos arquivos. Em suas fases intermediária e permanente, os arquivos devem ser sempre centralizados.

Centralização

Não consiste apenas da reunião da documentação em um único local, mas também a concentração de todas as atividades de controle – recebimento, registro, distribuição, movimentação e expedição – de documentos de uso

39 que um sistema centralizado oferece, DE ARQUIVAMENTO E
39
que
um
sistema
centralizado
oferece,
DE
ARQUIVAMENTO
E

corrente em um único órgão da estrutura organizacional, freqüentemente designado Protocolo e Arquivo, Comunicações e Arquivo, ou outra denominação similar.

Dentre

as

inúmeras

vantagens

destacamos: treinamento mais eficiente do pessoal de arquivo, maiores possibilidades de padronização de normas e procedimentos, nítida delimitação de responsabilidades, constituição de conjuntos arquivísticos mais completos, redução dos custos operacionais, economia de espaço e equipamentos.

DESCENTRALIZAÇÃO

A descentralização, por si só, é um grande ato de classificação.

Deverá ser aplicada em nível de departamento, mantendo-se o arquivo junto a cada departamento, onde estarão reunidos todos os documentos de sua área de atuação, incluindo os produzidos e recebidos pelas divisões e seções que o compõem. Deverá ser mantido também um arquivo para a documentação dos órgãos administrativos. Essa descentralização (sempre de arquivos correntes) obedece basicamente a dois critérios:

Centralização das atividades de controle e descentralização dos arquivos, também denominados núcleos de arquivo ou arquivos setoriais.

Descentralização das atividades de controle e dos arquivos

COORDENAÇÃO

Para que os sistemas descentralizados atinjam seus objetivos com rapidez, segurança e eficiência são imprescindíveis à criação de uma COORDENAÇÃO CENTRAL, que exercerá funções normativas, orientadoras e controladoras. A coordenação terá por atribuições: prestar assistência técnica aos arquivos setoriais; estabelecer e fazer cumprir normas gerais de trabalho, de forma a determinar normas específicas de operação, a fim de atender às peculiaridades de cada arquivo setorial; promover a organização ou reorganização dos arquivos setoriais, quando necessário; treinar e orientar pessoal destinado aos arquivos setoriais; promover reuniões periódicas com os encarregados dos arquivos setoriais. Essa coordenação poderá constituir-se em um órgão da administração ou ser exercida pelo arquivo permanente da entidade.

ESCOLHA

CLASSIFICAÇÃO

DE

MÉTODOS

O problema básico na administração de documentos correntes é o de conservá-los de maneira ordenada e acessível de forma a que possam ser

40
40

rapidamente encontrados quando solicitados. Para atingir esses objetivos torna- se necessário que os documentos sejam: a) bem classificados; e b) bem arquivados.

Todos os documentos deverão ser arquivados em relação ao seu uso de forma a refletir a função do órgão.

Na avaliação de documentos públicos, o primeiro fator a ser levado em consideração é o testemunho ou prova que contêm da organização e da função. No tratamento dos documentos concernentes à organização e funcionamento, leva-se em conta o valor comprobatório dos mesmos. Se a classificação dos documentos visa a refletir a organização, pode-se removê-los para uma

destinação adequada, uma vez extinta a unidade administrativa. E se, além disso, são classificados pela função – separando-se a função substantiva (fins) da auxiliar (meios, facilitativas), a política da executiva, ou em geral, distinguindo-se

a

documentação importante da secundária – então o método de classificação

proporciona as bases para a preservação e destruição, seletivamente, dos documentos depois que hajam servido aos objetivos das atividades correntes.

Quanto aos sistemas de arranjo, podem ser estudados a partir de duas classes principais: sistemas de registro e sistemas de arquivamento.

SISTEMAS DE REGISTRO

O sistema de registro primitivo consiste em guardar os documentos de um

órgão em duas séries, uma constituída de papéis expedidos e outra de recebidos.

A

No serviço de registro protocolam-se os documentos na ordem em que se acumulam. Atribuem-se-lhes números consecutivos. Esses números são a chave para o controle dos documentos em ambas as séries, e constituem um meio de referência para o nome dos signatários e para os assuntos dos documentos; nos índices as pessoas e os assuntos são identificados pelos mesmos. Indicam a ordem dos documentos em cada série. Num sistema de registro mais aperfeiçoado, os documentos de um serviço são guardados numa série que consiste em unidades de arquivamento nas quais tanto os documentos recebidos como expedidos são colocados juntos. Essas unidades são registradas numericamente na ordem em que se acumulam, e fazem-se índices para os nomes das partes e para os assuntos dos documentos cuja chave é o número das unidades de arquivamento.O sistema de registro é um dos sistemas mais antigos imaginados para o trato de material documentário.

característica essencial do sistema, da qual se deriva o seu nome, é o registro.

Os sistemas de arquivamento distinguem-se dos sistemas de registro pelo fato de não usarem registros ou protocolos, isto é, livros ou fichas nos quais se anota a entrada e o movimento dos documentos durante o seu uso corrente. Para conseguir o mesmo controle valem-se de arquivos de prosseguimento ou fichas-

41 de organização podem ser funcional,
41
de
organização podem ser funcional,

lembrete, que veremos mais adiante.

ELEMENTOS DE CLASSIFICAÇÃO

Há três elementos principais a serem considerados na classificação de documentos públicos: a) a ação a que os documentos se referem (funções, atividades e atos); b) a estrutura do órgão que os produz; c) o assunto dos documentos.

Em

vista

disso,

os métodos

organizacional e por assuntos.

Para que um órgão cumpra suas funções deverá realizar dois tipos principais de atividades que se podem caracterizar como fins (substantivas) e meios (facilitativas ou auxiliares). Na execução de qualquer espécie de atividade, quer substantiva, quer auxiliar, ocorrem dois tipos de operações ou atos: políticos ou normativos e executivos. Os de natureza política determinam a diretriz a ser seguida em todos os casos do mesmo gênero.

Muitas das vezes serão escolhidos mais de um método ou sistema de arquivamento 2 . Por exemplo, o item Patrimônio pode estar organizado geograficamente; o item Pessoal, em ordem alfabética; o item Correspondência, em ordem cronológica etc.

PRINCÍPIOS DE CLASSIFICAÇÃO

Só em casos excepcionais os documentos públicos devem ser classificados em relação aos assuntos que se originam da análise de determinado campo de conhecimento. Esses casos excepcionais referem-se a materiais de pesquisa, de referência e similares. Os documentos públicos podem ser classificados em relação à organização e podem ser descentralizados, desde que as repartições que os acumulam executem atividades relativamente distintas e separáveis. Entretanto, os documentos públicos devem ser classificados em relação à função, pois resultam de uma função, são usados em relação à função e devem, portanto, ser classificados de acordo com esta (vide Resolução nº 14 3 do CONARQ que trata da Classificação, Temporalidade e destinação de documentos de arquivos relativos às atividades-meios da Administração Pública – que por ser muito extensa não foi reproduzida aqui) 4 .

ESCOLHA DAS INSTALAÇÕES E EQUIPAMENTOS

2

3

Não confundir método ou sistema de arquivamento com método de organização definido acima

Estabelece classificação, temporalidade e destinação de documentos de arquivos relativos às atividades-meios da Administração Pública, com notação pura

Recomendamos a leitura dessa resolução para efeito de familiarização com os diversos procedimentos arquivísticos

4

42 Equipamento é a totalidade de materiais de consumo e permanente necessários à realização do
42
Equipamento
é
a
totalidade
de
materiais
de
consumo
e
permanente
necessários à realização do trabalho arquivístico.
Material de consumo é aquele que sofre desgaste a curto e médio prazo. São
as fichas, as guias, as pastas, as tiras de inserção e outros.
Notação é a inscrição feita na projeção,
podendo ser alfabética, numérica ou
alfanumérica. Também poderá ser aberta ou
fechada. Será aberta quando indicar
somente o início da seção e fechada quando
indica o princípio e o fim.
Vide figuras abaixo.
A posição é o local que a projeção ocupa ao longo da guia. O comprimento
pode corresponder à metade da guia, a um terço, um quarto ou um quinto.
Guia-fora é a que tem como notação a palavra Fora e indica a ausência de uma
43
43

pasta do arquivo.

Tira de inserção é uma tira de papel gomado ou de cartolina, picotada, onde se escrevem as notações. Tais tiras são inseridas nas projeções das pastas ou guias.

Pasta miscelânea (comumente denominada de diversos) é aquela onde se guardam documentos referentes a diversos assuntos ou diversas pessoas em ordem alfabética e dentro de cada grupo, pela ordenação cronológica.

Material permanente é aquele que tem grande duração e pode ser utilizado várias vezes para o mesmo fim.

CONSTITUIÇÃO DE ARQUIVOS INTERMEDIÁRIOS

Os depósitos intermediários só devem ser criados se ficar evidenciada a sua real necessidade. Em geral, existem em âmbito governamental, em face do grande volume de documentação oficial e de sua descentralização física.

IMPLANTAÇÃO E ACOMPANHAMENTO

O manual de arquivo deverá ser elaborado após estarem implantados e testados todos os procedimentos de arquivo. Esse manual deverá incluir organogramas e fluxogramas, terminologia, informações sobre os arquivos da instituição, suas finalidades e responsabilidades, detalhamento das rotinas etc.

44 A Lei Federal 8.159, de 8 de Janeiro de 1991 conceitua “gestão de documentos”:
44
A Lei
Federal 8.159, de 8
de Janeiro de 1991
conceitua “gestão de
documentos”:
Art. 3º Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos
e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso,
avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a
sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.
Devem
ser
criados
apenas
documentos
essenciais
à
administração
da
instituição e evitadas duplicações e emissão de vias desnecessárias.
A tramitação e utilização de documentos consistem nas atividades de
protocolo (recebimento, classificação, registro, distribuição, tramitação);
expedição; organização e arquivamento de documentos em fase corrente e
intermediária; elaboração de normas de acesso à documentação (empréstimos e
consultas).
A avaliação (com vistas à destinação) se desenvolve mediante análise dos
documentos acumulados nos arquivos com a finalidade de estabelecer seus prazos
de guarda, determinando quais serão objeto de arquivamento permanente e quais
deverão ser eliminados por terem perdido seu valor de prova e de informação
para a instituição e para terceiros.
PROTOCOLO
Quanto ao recebimento e classificação pode-se adotar a seguinte rotina:
Passo
Atividades
1 Receber a correspondência
2 Separar a correspondência oficial da particular
3 Distribuir a correspondência particular
4 Separar a correspondência oficial de caráter ostensivo da de caráter sigiloso
5 Encaminhar a correspondência oficial sigilosa
6 Abrir a correspondência ostensiva
7 Tomar conhecimento da correspondência ostensiva verificando a existência de
45 antecedentes 8 Requisitar ao Arquivo os antecedentes. Se os antecedentes não estiverem no Arquivo,
45
antecedentes
8 Requisitar ao Arquivo os antecedentes. Se os antecedentes não estiverem no
Arquivo, o Setor de Registro e Movimentação informará onde se encontram e os
solicitará para ser feita a juntada
9 Interpretar e classificar a correspondência
10 Apor carimbo de protocolo no canto superior direito do documento
11 Anotar abaixo do número e da data a primeira distribuição e o código de assunto,
se for o caso
12 Elaborar o resumo do assunto a ser lançado na ficha de protocolo
13 Encaminhar os papéis ao Setor de Registro e Movimentação
REGISTRO E MOVIMENTAÇÃO
Este setor funciona como um centro de distribuição e redistribuição de
documentos e suas atribuições podem ser assim descritas:
Passos
Atividades
1 Preparar a ficha de protocolo, em duas vias, anotando: número de protocolo, data
de entrada, procedência, espécie, número e data do documento, código e resumo do
assunto, primeira distribuição
2 Anexar a segunda via da ficha 5 ao documento, encaminhando-o ao seu destino,
juntamente com os antecedentes, após o registro e as anotações pertinentes nas
respectivas fichas
3 Inscrever os dados constantes da ficha de protocolo nas fichas de procedência e
assunto, rearquivando-as em seguida
4 Arquivar as fichas de protocolo em ordem numérica
5 Receber dos vários setores os documentos a serem redistribuídos, anotar nas
respectivas fichas (numéricas) o novo destino
6 Encaminhar os documentos aos respectivos destinos, de acordo com despacho de
autoridade competente
EXPEDIÇÃO
Geralmente são adotadas as seguintes atividades:
5 Essa ficha será retirada no órgão a que o documento é destinado pelo responsável pelo controle no âmbito desse
órgão, e será novamente anexada ao documento quando este for encaminhado a outro órgão, devendo essa
passagem ser feita por intermédio do Setor de Registro e Movimentação, que o redistribuirá
46 Passos Atividades 1 Receber a correspondência 2 Verificar se não faltam folhas ou anexos
46
Passos
Atividades
1 Receber a correspondência
2 Verificar se não faltam folhas ou anexos
3 Numerar e completar a data, no original e nas cópias
4 Separar o original da cópias
5 Expedir o original com os anexos
6 Encaminhar as cópias, acompanhadas dos antecedentes que lhes deram origem, ao
arquivo
ORGANIZAÇÃO E ARQUIVAMENTO
Quanto à organização, já tratamos de forma sucinta no tópico Erro! Fonte de
referência não encontrada., página Erro! Indicador não definido.; e quanto ao
arquivamento passaremos a descrever os principais métodos de arquivamento
existentes, bem como as fases incluídas na operação de arquivamento
propriamente dito.
MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO
O método de arquivamento é determinado pela natureza dos documentos a
serem arquivados e pela estrutura da entidade.
Os sistemas de arquivamento apenas fornecem a estrutura mecânica em
relação à qual os documentos devem ser arranjados. Os documentos podem ser
eficazmente arranjados em quase todos os sistemas de arquivamento. Qualquer
sistema de arquivamento, não importa qual seja, pode apresentar resultados
satisfatórios se for adequadamente aplicado. A insuficiência do arquivamento
deve-se, com mais freqüência às falhas humanas do que a falhas do sistema. Na
escolha de um método de arquivamento deve-se levar em consideração três
premissas básicas: o sistema escolhido deve ser simples, flexível e deve admitir
expansões.
Básicos
Alfabético
Geográfico
Numéricos
Simples
Cronológico
Digito-terminal
Ideográficos
Alfabéticos
Enciclopédico
Dicionário
47 Numéricos Duplex Decimal Unitermo ou Indexação coordenada Padronizados Variadex Automático Soudex
47
Numéricos
Duplex
Decimal
Unitermo ou
Indexação
coordenada
Padronizados
Variadex
Automático
Soudex
Mneumônico
Rôneo
Cada um desses métodos pertence a dois grandes sistemas: direto e indireto.
Sistema direto
É aquele em que a busca é feita diretamente sem a necessidade de se
consultar um índice
Sistema indireto
É aquele em que, para se localizar o documento, é preciso antes consultar um
índice ou um código
O método alfanumérico – combinação de letras e números – não se inclui nas
classes de métodos básicos e padronizados e é considerado do sistema semi-
indireto.
MÉTODO ALFABÉTICO (MÉTODO BÁSICO)
Método alfabético é o mais simples. É um método direto. Nesse método, as
fichas ou pastas são dispostas em ordem rigorosamente alfabética, respeitadas
as normas gerais para alfabetação.
As notações nas guias podem ser abertas ou fechadas; simples ou compostas.
Notações simples abertas: A, B, C Ab, Ac etc; notações compostas e fechadas:
Aa-Al , Am-Az etc.
Sua desvantagem é a alta incidência de erros de arquivamento quando o volume
de documentos é muito grande, devido ao cansaço visual e à variedade de grafia
dos nomes.
REGRAS DE ALFABETAÇÃO
1. Nos nomes de pessoas físicas, considera-se o último sobrenome e depois o
prenome.
Exemplo: Rita Guimarães, Juvenal Cavalcante, Maria Silveira, Pedro Lima
Arquivam-se: Cavalcante, Juvenal; Guimarães, Rita; Lima, Pedro; Silveira, Maria
48 são
48
são

Obs.: havendo sobrenomes iguais, prevalece a ordem alfabética do prenome.

2.

não se separam.

Sobrenomes compostos de um substantivo e um adjetivo ou ligados por hífen

Exemplo:

Heitor Villa-Lobos; Carlos Montes Altos; Marília Morro Azul; Sílvia Praia Vermelha

Arquivam-se: Montes Altos, Carlos; Morro Azul, Marília; Villa-Lobos, Heitor; Praia Vermelha, Sílvia

3.

regra dos sobrenomes compostos por um adjetivo e um substantivo.

Os sobrenomes formados com as palavras Santa, Santo ou São seguem a

Exemplo: Walmir Santo Cristo, Luís São Caetano, Denise Santa Rita

Arquivam-se:

Santa Rita, Denise; Santo Cristo, Walmir; São Caetano, Luís.

4.

sobrenomes iguais.

As iniciais abreviativas de pronomes têm precedência na classificação de

Exemplo:

Arquivam-se:

R. Silveira, Roberto Silveira, Ricardo Silveira

Silveira, R.; Silveira, Ricardo; Silveira, Roberto

5. Os

considerados (ver também regra nº 9)

artigos e preposições, tais como a, o, de, d, do, e, um, uma, não

Exemplo: Paulo de Farias, Ricardo d’Ferreira, Rosana d’Albuquerque.

Arquivam-se: Albuquerque d’, Rosana, Farias de, Paulo; Ferreira d’, Ricardo.

6.

Sobrinho são considerados parte integrante do último sobrenome, mas não considerados na ordenação alfabética.

Os sobrenomes que exprimem grau de parentesco como Filho, Júnior, Neto,

Exemplo:

Arquivam-se:

Marco Antônio Neto, Maria José Sobrinho, Silvia Maria Filho.

Antônio Neto, Marco; José Sobrinho, Maria; Maria Filho, Silvia

Obs.: os graus de parentesco da alfabetação só serão considerados quando servirem de elemento de descrição.

7.

completo, entre parênteses.

Os títulos não são considerados na alfabetação. São colocados após o nome

Exemplo:

Doutora Maria Helena, Juiz Armando Marques, Capitão Silva Mozila.

Arquivam-se: Helena, Maria (Doutora); Marques, Armando (Juiz); Mozila, Sílvia.

8.

casos de nomes espanhóis e orientais (ver também regras nº 10 e 11).

Os nomes estrangeiros são considerados pelo último sobrenome, salvo nos

Exemplo:

Sigmund Freud, Carl Gustav Jung, John Boy

49 pelo penúltimo sobrenome, que Li Xian Xin, Li Yutang
49
pelo
penúltimo
sobrenome,
que
Li Xian Xin, Li Yutang

Li Xian Xin, Li Yutang

Arquivam-se:

Boy, John; Freud, Sigmund; Jung, Carl Gustav

9.

comum é considerá-las como parte integrante do nome quando escritas com letra maiúscula.

Exemplo: Guilio di Capri, Esteban De Penedo, Charles Du Pont

As partículas dos nomes estrangeiros podem ou não ser consideradas. O mais

Arquivam-se:

nomes

Capri, Guilio di; De Penedo, Esteban, Du Pont, Charles

são

10. Os

corresponde ao sobrenome de família do pai.

espanhóis

registrados

Exemplo:

José de Oviedo y Baños, Francisco de Pina de Mello, Angel Del Arco y Molinero, Antonio de los Rios

Arquivam-se: Arco y Molinero, Angel Del; Oviedo y Baños, José de; Pina de Mello, Francisco de; Rios, Antonio de los

11.

apresentam.

Os nomes orientais – japoneses, chineses e árabes – são registrados como se

Exemplo:

Arquivam-se:

12.

ser transcritos como e apresentam, não se considerando, porém, para fins de ordenação, os artigos e preposições que os constituem. Admite-se, para facilitar a ordenação, que os artigos sejam colocados entre parênteses após o nome.

Os nomes de firmas, empresas, instituições e órgãos governamentais devem

Exemplo:

Arquivam-se:

Embratel, A Colegial, Fundação Getúlio Vargas, The Library of Congress

Colegial (A); Embratel, Fundação Getúlio Vargas; Library of Congress (The)

13.

assemelhados, os números arábicos, romanos ou escritos por extenso deverão

aparecer no fim, entre parênteses.

Exemplo:

Nos títulos de congressos, conferência, reuniões, assembléias e

III Conferência de Cirurgia Cardíaca, Oitavo Congresso de Engenharia Civil Urbana, 1º Congresso de Odontologia

Arquivam-se: Conferência de Cirurgia Cardíaca (III); Congresso de Engenharia Civil Urbana (Oitavo); Congresso de Odontologia (1º)

As correspondências recebidas de uma unidade de uma empresa ou de uma

instituição (setor, seção, gerência, departamento, superintendência) devem ser

14.

arquivadas pelo nome da empresa e não da unidade.

Exemplo: Gerência de Atendimento da TELERJ, Superintendência Financeira da TELERJ

50
50

Arquivam-se: TELERJ – Gerência de Atendimento; TELERJ - Superintendência Financeira

15. Os números que fazem parte dos nomes das empresas devem ser escritos por extenso.

Exemplo: 3M do Brasil, Fábrica Estrela de 4 pontas, Madeiras Cachoeira dos 4

Arquivam-se:

Fábrica Estrela de 4 (Quatro) Pontas; Madeiras Cachoeira dos 4 (Quatro); 3 (Três) M do Brasil

Essas regras podem ser alteradas para melhor servir à organização, desde que o arquivista observe sempre o mesmo critério e faça as remissivas necessárias para evitar dúvidas futuras. As regras de ordenação podem ser adotadas segundo critério de letra por letra ou de palavra por palavra, consideradas uma após a outra.

Exemplo de critério letra por letra:

Canto dos Cisnes, Canto dos Frades, Cantoneira Alegre, Canto Raiado

Exemplo de critério palavra por palavra:

Canto dos Cisnes, Canto dos Frades, Canto Raiado, Cantoneira Alegre

Como se pode observar, no critério letra por letra não se consideram os espaços entre palavras.

MÉTODO GEOGRÁFICO

O método geográfico é um sistema de recuperação direta onde a chave de recuperação é a procedência ou local. Podemos ordenar as pastas de duas maneiras:

NOME DO ESTADO, CIDADE E CORRESPONDENTE (QUEM ENVIOU A CORRESPONDÊNCIA)

Quando se organiza um arquivo por estado, as cidades devem estar dispostas alfabeticamente atrás do seu estado correspondente. Entretanto, entre o nome do estado e de suas cidades deve-se colocar a capital que, logicamente, não seguirá a ordem alfabética.

Exemplo:

Rio de Janeiro – Rio de Janeiro – João Alfredo

São Paulo – Campinas – Pedro Luiz

Maranhão – São Luiz – Maria do Carmo

Rio de Janeiro – Campos – Lucas Marques

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São Paulo – São Paulo – Lívia de Fátima

Arquivam-se:

Maranhão – São Luiz – Maria do Carmo

Rio de Janeiro – Rio de Janeiro – João Alfredo

Rio de Janeiro – Campos – Lucas Marques

São Paulo – São Paulo – Lívia de Fátima

São Paulo – Campinas – Pedro Luiz

Nome da cidade, estado e correspondente

Como a principal chave é a cidade, deve-se ordená-las alfabeticamente, não havendo destaque para as capitais.

Exemplo:

Araçatuba – SP – Luiz Carlos

São Mateus – ES – Maria Augusta

Belém – PA – Adalberto Oliveira

Crateús – PE – Francisco Balbino

Diadema – SP – Dilma da Silva

Arquivam-se:

Araçatuba – SP – Luiz Carlos

Belém – PA – Adalberto Oliveira

Crateús – PE – Francisco Balbino

Diadema – SP – Dilma da Silva

São Mateus – ES – Maria Augusta

É

necessário que as pastas tragam os nomes dos estados em segundo lugar,

porque há cidades com o mesmo nome em diferentes estados.

Quando se trata de correspondência com outros países, alfabeta-se em primeiro lugar o país, seguido da capital e do correspondente. As demais cidades serão dispostas em ordem alfabética, após as respectivas capitais dos países a que se referem. O método geográfico é direto e de fácil manuseio. Sua desvantagem é a de exigir duas classificações.

MÉTODO NUMÉRICO SIMPLES

O

método numérico simples é um método indireto, pois exige a consulta a um

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índice alfabético. Nesse método atribui-se a cada entrada uma numeração seqüencial sem qualquer preocupação com a ordenação alfabética. Além disso, será necessário um registro para controle da numeração utilizada nas pastas a fim de impedir duplicidades. Nesse método, os correspondentes eventuais terão a sua documentação arquivada em pastas miscelâneas, que devem conter de dez a vinte correspondentes cada uma.

Essa pasta miscelânea pode ser organizada segundo dois critérios distintos:

a) numeram-se somente as pastas, arquivando-se nelas os correspondentes eventuais em ordem alfabética, os quais receberão o número da pasta; b) numera-se cada correspondente eventual, precedido da letra M (de miscelânea), arquivando-os nas pastas sem considerar a ordenação alfabética. No primeiro caso, a notação das pastas miscelâneas seria M-1, M-2, M3 e, no segundo caso, M1-10, M11-20, M21-30 etc.

Nesse método pode-se ainda reaproveitar uma numeração que venha a vagar. Tal método tem ampla aplicação nos arquivos especiais e especializados.

MÉTODO NUMÉRICO CRONOLÓGICO

Nesse método, além da ordem numérica deve-se observar a data. É um método adotado em quase todas as repartições públicas. Numera-se o documento e não a pasta. Depois de autuado, o documento é colocado em uma capa de cartolina, passando a ser chamado daí em diante de processo. Nesse método, também é possível o reaproveitamento de numeração, desde que seja da mesma data. É o único método de arquivamento que dispensa o uso de pastas miscelânea. As vantagens desse método são maior grau de sigilo, menor possibilidade de erros, por ser mais fácil de lidar com números do que com letras. Sua desvantagem é o fato de ser um método indireto, obrigando duplicidade de pesquisa.

MÉTODO DÍGITO-TERMINAL

Esse método surgiu em decorrência da necessidade de serem reduzidos erros no arquivamento de grande volume de documentos, cujo elemento principal de identificação é o número. Os documentos são numerados seqüencialmente, mas sua leitura apresenta uma peculiaridade que caracteriza o método: os números, dispostos em três grupos de dois dígitos cada um, são lidos da direita para a esquerda, formando pares.

Exemplo:

O número 831.423

Será lido

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23.14.83

Quando o número for composto de menos de seis dígitos, serão colocados zeros à sua esquerda para fins de complementação. São vantagens do método dígito-terminal a redução de erros de arquivamento e rapidez na localização e arquivamento.

MÉTODOS POR ASSUNTO (IDEOGRÁFICOS)

Os alfabéticos podem ser enciclopédico ou dicionário; os numéricos, duplex, decimal, unitermo ou indexação coordenada.

MÉTODO IDEOGRÁFICO ALFABÉTICO ENCICLOPÉDICO

Exemplo:

Cursos

Especialização

Formação

Pós-graduação

Doutorado

Mestrado

Pesquisas

Administração

Ciência política

Economia

MÉTODO IDEOGRÁFICO ALFABÉTICO DICIONÁRIO

Cursos de doutorado

Cursos de especialização

Cursos de formação

Cursos de mestrado

Cursos de pós-graduação

Pesquisas de administração

Pesquisas de ciência política

Pesquisas de economia

MÉTODO IDEOGRÁFICO NUMÉRICO DUPLEX

54 em classes correspondendo a assuntos, UNITERMO (OU INDEXAÇÃO
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em
classes
correspondendo
a
assuntos,
UNITERMO
(OU
INDEXAÇÃO

Em todos os métodos ideográficos numéricos é necessária a elaboração de