Noções Básicas de Gerenciamento

em Serviços Arquivísticos
SUMÁRIO

 UNIDADE 01
o Levantamento da situação arquivística do órgão;
o Planejamento e coordenação de atividades de gestão, acesso e
preservação de documentos arquivísticos públicos;
o Planejamento das ações de gestão de documentos e arquivos;
 UNIDADE 02
o Visão geral da contratação de serviços;
o Contratação de serviços arquivísticos;
o Descrição dos serviços;
o Pesquisa de preço;
o Habilitação técnica;
o Critérios de medição e pagamento;
o Fiscalização dos serviços arquivísticos;
o Fluxo de verificações finais e pagamentos;
 UNIDADE 03
o Elaboração de indicadores em gestão de documentos e arquivos;
o Elaboração de indicadores;
o Principais atributos;
o Metodologia para elaboração de indicadores relacionados à gestão
de documentos e arquivos;
O levantamento da situação arquivística do órgão
O levantamento é o diagnóstico, que significa determinar a real situação da unidade
do arquivo, conhecendo as ações e os fatores que nos trouxeram até aqui, e, com base
nessas informações, traçar um plano de ação que seja executável. Comissão permanente de
avaliação de documentos (CPAD) orienta e realiza o processo de análise, avaliação e seleção
dos documentos produzidos e acumulados, além disso codificam a classificação de
documentos e tabelas de temporalidade e destinação de documentos ao arquivo nacional para
sua aprovação. (REGIDO PELO DECRETO Nº 10.148).

Checklist para o levantamento situacional

Passo Nº1 - Que unidade possui competência regimental para gerir os arquivos da instituição?

Passo Nº2 - Há uma equipe responsável pelas atividades de arquivo do órgão? Em caso
afirmativo, a equipe está qualificada para isso?

Passo Nº3 - a CPAD está instituída nos moldes do decreto nº 10.148/2019?

Passo Nº4 – a Subcomissão do sistema de gestão de documentos de arquivo (Subsiga) está

instituída nos moldes do decreto nº 10.148/2019?

Passo Nº5 - Há normativos internos que regulamentem a gestão de documentos nos órgãos?

Passo Nº6 - O código de classificação e a tabela de temporalidade e destinação de

documentos relativos às atividades-meio do Poder Executivo federal são utilizados?

Passo Nº7 - O código de classificação e a tabela de temporalidade e destinação de documentos

das atividades-fim do órgão já foram elaborados e devidamente aprovados pelo Arquivo
Nacional?

Passo Nº8 - O órgão possui documentos já avaliados e com prazos de guarda vencidos, que
podem ser eliminados ou recolhidos?

Passo Nº9 - O órgão possui massa documental acumulada? Se sim, qual a metragem?

Passo Nº10 - O órgão utiliza algum sistema informatizado para produção de documentos
avulsos ou processos digitais?
Planejamento e coordenação de atividades de gestão, acesso e preservação de
documentos arquivísticos públicos

OBS: o planejamento acima, será nesse curso considerado o Plano de gestão de documentos e arquivos (PGDoc)

Termologias

Competência regimental: unidade responsável pelo planejamento e pela coordenação das

atividades de gestão, acesso e preservação;

Equipe responsável: Caso não haja equipe, será necessário recrutar pessoas para trabalharem
nessa área;

Comissão Permanente de Avaliação de Documentos: sem a CPAD a instituição não poderá

avaliar nem destinar seus documentos;

Subcomissão de Coordenação do Siga: normativos;

Código de classificação e a tabela de temporalidade: classificações de documentos;

Aprovação pelo Arquivo Nacional: Orientações técnicas e instrumentos neste roteiro;

Documentos que precisam ser destinados: Se sim, devem ser feitas a seleções dos
documentos que já cumpriram o prazo de guarda e a elaboração da listagem de eliminação. A
CPAD deve ser instituída pra avaliar o conteúdo dos documentos, enviando a listagem de
eliminação à autoridade máxima. Já os de guarda permanente, deve-se chamar o Arquivo
nacional e buscar orientações para organização, acondicionamento e listagem dos
documentos a serem recolhidos;

Massa documental acumulada: A organização da MDA deve ser prevista no planejamento, a

fim de otimizar os espaços disponíveis para a documentação, os recursos humanos e recursos
materiais.
Planejamento das ações de gestão de documentos e arquivos
O sistema da administração pública federal, chamado de Sistema de Gestão de
Documentos de Arquivos (Siga), o qual é um órgão central responsável por: planejar,
coordenar e supervisionar ações executadas pelos órgãos setoriais, seccionais e correlatos.
Sobre ações, existem ou deveriam existir diretrizes gerais que orientem e organizem a forma
como o estado age sobre catástrofes públicas. Essas diretrizes são estabelecidas por um
instrumento normativo, onde, geralmente, são regulamentadas pela CF/88, ou por legislação
extravagante.

Segundo o parágrafo 2º do art. 216 da CF/88, diz que: ‘’Cabe à administração pública,
na forma da lei, a gestão da documentação governamental e as providências para franquear
sua consulta a quantos dela necessitem’’, já a lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991: É dever do
Poder Público a gestão documental e a proteção especial a documentos de arquivos, como
instrumento de apoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento científico e como
elementos de prova e informação”.

O arquivo nacional, órgão central do Siga, pode estabelecer, em instrumento

normativo próprio, as diretrizes que devem ser seguidas pelos órgãos e entidades do sistema,
efetivando assim, o cumprimento daqueles deveres. Além de estabelecer uma política que
contemple estes princípios e diretrizes gerais em um instrumento mais abrangente - é
necessário que estes instrumentos estejam detalhados sobre ações concretas e articuladas,
visando atingir objetivos maiores definidos em instrumentos -, gerando maior visibilidade à
gestão documental e de arquivos.

Um programa pode, no sistema estruturador, estruturar atividades a serem

executadas num período de médio prazo (4 anos), estabelecendo entregas prioritárias e a
sistemática de monitoramento e avaliação do desempenho. Este programa pode implementar
uma política de gestão de documentos e arquivos, definindo: metas, estratégias, modelo de
monitoramento, avaliação de resultados. E para um melhor desempenho dessas atividades,
tem-se objetivos quadrienais, com metas anuais e revisadas a cada dois anos. Os instrumentos
de um programa se dividem em:

 Diagnóstico de gestão de documentos e arquivos da APF;

 Planos de gestão de documentos e arquivos dos órgãos, entidades do Siga e o sistema
de informações gerenciais do SIga – SIG – SIga

Plano de Gestão de Documentos e Arquivos (PGDoc)

É o documento que norteias todas as ações de uma organização, olhando o

tratamento e a disponibilização dos acervos públicos, estando alinhados com os objetivos e
metas predefinidos em instrumentos normativos e de planejamento. Neste plano, definem-se
as diretrizes arquivísticas que a instituição deseja implementar, dando ações e metas,
definindo os indicadores, prazos e responsáveis. Além de conter uma previsão orçamentárias
específica para as ações previstas, estratégias e ações com vistas à seleção, capacitação e
aperfeiçoamento dos agentes públicos na área de gestão documental e arquivística e gestores
de riscos.

Vale ressaltar que não é um plano imutável, passando por avaliação das ações,
embora, em tese, deva ser sólido e se mantenha sem mudanças constantes, com metas mais
operacionais, visando curto prazo e vinculado a estratégias de médio prazo. Segue abaixo os
passos para elaboração de um plano:

1. Definição da unidade responsável pela gestão arquivística e estruturas de apoio;

a. É o compromisso da alta administração para implementar o plano de gestão
documental, indicando: funções, responsabilidades e autoridades
organizacionais. Sendo relevante a definição de uma área responsável, além
da instituição da CPAD e da Sub-SIga, se setorial, no último caso. Diretrizes
para instituição das organizações.
2. Padronização de procedimentos e atividades;
a. Normatiza e padroniza os processos de negócios da instituição, estabelecendo
quais, quando e como devem ser produzidos, utilizados, organizados e
armazenados os documentos arquivísticos, garantindo uma maior segurança,
integridade e autenticidade.
3. Elaboração de instrumentos técnicos;
a. Envolve estabelecer prazos e procedimentos para elaboração dos
instrumentos técnicos de gestão, que são o código de classificação e tabelas
de temporalidade e destinação de documentos (CCD/TTD) e as listagens, os
editais e os termos de eliminação de documentos.
4. Tratamento dos acervos;
a. São as estratégias, ações e prazos para tratamento técnico dos arquivos
custodiados pelo órgão ou entidade em articulação com a CPAD e a
Subcomissão de Coordenação do Siga (Sub-Siga).
5. Monitoramento e avaliação;
a. a definição de métodos para monitoramento, medição, análise e avaliação de
processos e controles do plano de gestão de documentos.
Visão geral da contratação de serviços
É um acordo entre órgão ou entidades da administração pública e particulares,
estabelecendo obrigações entre as partes caso não haja órgão de recursos humanos
qualificados e o número suficiente para atender a demanda. A contratação de empresas para
prestação de serviços auxiliares em gestão documental é recorrente, devido ao grande
volume de documentos e da natureza operacional dos serviços.

A metodologia da empresa contratada deve ser explícita, clara e objetiva, e que a

capacidade profissional dos funcionários deve ser comprovadamente reconhecida, sendo
assim, os critérios para a escolha de uma organização não se baseiam apenas no custeio, mas
também na qualidade dos serviços. Aspectos que motivam uma contratação:

1. Necessidade;
2. Solução para uma necessidade;
3. Fornecedor;
4. Objetivo a ser cumprido e a remuneração;

A contratação se divide em três etapas, que são: Planejamento da contratação, seleção do

fornecedor e a execução do contrato.

Planejamento da contratação:

1. Identificação do problema;
2. Planejamento;
3. Estimativa de custo;
4. Disponibilidade orçamentária;
5. Termo de referência;
6. Deflagração de licitação;
7. Minuta do edital, tendo anexos o termo de referência e a minuta do contrato;
8. Parecer jurídico com aprovação da minuta do edital;
9. Publicação do edital;

Seleção dos fornecedores:

1. Realização da licitação;
2. Formalização do contrato;

Execução do contrato administrativo:

1. Execução do contrato;
2. Recebimento do objeto;
3. Liquidação da despesa e pagamento;

Os serviços podem ser contratados em diversas modalidades, que são: serviços

continuados, não continuados, mão de obra exclusiva e sem mão de obra exclusiva. Entretanto
para a área de gestão documental, os mais relevantes são: serviços continuados sem mão de
obra exclusiva e serviços não continuados sem mão de obra exclusiva. Caso haja uma grande
monta de documentos, poderão ser utilizados os serviços continuados, tendo em média que
uma empresa especializada consiga tratar por mês cerca de 200-300 metros lineares com uma
equipe de 30 pessoas, sendo possível prever o tempo necessário para execução da sua
necessidade, conforme o volume da documentação.
 Os serviços continuados são mais utilizados quando o cálculo ultrapassar mais de três
anos, caso o contrário, recomenda-se o contrato por escopo por mais de 12 meses, devendo
ser avaliado pelo órgão e pelas características e o tamanho do acervo, sendo os pagamentos
de acordo com a produção.

Contratação de serviços arquivísticos

Principais serviços:

1. Tratamento técnico:
a. Procedimentos técnicos operacionais ao documento do contratante, como a:
triagem, classificação, ordenação, higienização, acondicionamento e
procedimentos de apoio à avaliação e destinação de documentos;
2. Consultoria:
a. Metodologia para coleta de informações por meio de entrevistas e estudo das:
funções, atividades e documentações visando produzir insumos para elaborar
o código de classificação e tabela de temporalidade, além da destinação de
documentos das atividades finais;
3. Guarda de documentos externa
a. Armazenamento de documentos do contratante;

Serviços secundários:

1. Transferência ordenada de documentos:

a. Transporte de documentos do depósito para o contratado, e vice-versa;
2. Consulta de documentos:
a. Localização e envio de documentos;

Principais instrumentos da contratação:

1. Termo de referência:
a. Detalha o encargo a ser cumprido;
2. Minuta do contrato:
a. Consta as condições contratuais;
3. Edital licitatório:
a. Reúne todas as condições da disputa;

OBS: modelos de convênios (AGU que atualiza por meio da câmara nacional de modelos de
licitações e contratos administrativos), licitações e contratos > clique aqui .

Descrição dos serviços

Devem constar:

1. o detalhamento dos métodos ou rotinas de execução do trabalho e das etapas a serem

executadas;
2. a definição das rotinas da execução, a frequência e a periodicidade dos serviços,
quando couber;
3. os procedimentos, as metodologias e as tecnologias a serem empregadas, quando for
o caso;
4. os deveres e a disciplina exigidos;
5. o cronograma de realização dos serviços, incluídas todas as tarefas significativas e seus
respectivos prazos;
6. demais especificações que se fizerem necessárias para a execução dos serviços;
Pesquisa de preço
Estabelecido pela IN nº 73/2020-SEGES/ME (estabelecendo critérios de pesquisa, e
fornecedores), podem ser consultadas no painel de preços.

OBS: ir em serviços, nos filtros, e escolher o Ano da Compra; em descrição do item, coloque a
palavra-chave do seu item. á em período da compra e selecione “comprado nos últimos 180
dias”, pois as pesquisas de preços consideradas devem ser de contratações atuais realizadas
nos últimos 180 dias ou de contratos vigentes.

Habilitação técnica
Unidade demandante técnica é a responsável pela análise dos atestados de
capacidade técnica do profissional e da empresa licitante, sendo nesse último caso, de suma
importância que possua no quadro de colaboradores, profissionais com comprovada
qualificação acadêmica e experiência funcional.

Se os profissionais tiverem que ser substituídos na fase licitatória, a empresa deve

indicar profissionais com característica compatíveis com os antepostos ao cargo. Além de ter
qualificação técnica da empresa, tendo comprovado prestação dos serviços, quantidades, e
prazos compatíveis com o objeto da licitação. Exigências previstas no inciso II, artigo 30, da lei
nº 8.666/93 e na IN nº 73/2020-SEGES/ME, onde no último caso, somente serão aceitos os
atestados expedidos após a conclusão do contrato, ou se decorrido um ano do início de sua
execução, salvo se firmado para prazo inferior.

Atestado de capacidade técnica deve ter sua data de emissão posterior aos prazos da
conclusão do contrato ou do um ano decorrido, e caso estejam incompatíveis com o proposto,
deve ser registrado no processo e comunicado ao pregoeiro para que as devidas atitudes
sejam tomadas, pois é considerado um crime contra a união.

Características e informações que um atestado de capacidade técnica (ACT), deve conter:

 deve ser assinada por representante legal da empresa privada ou do órgão público que
emite;
 informações da empresa, detalhes do serviço, pontualidade e qualidade;
 dados de identificação da pessoa jurídica (PJ) que emite e assina o ACT, como razão
social, CNPJ, endereço, telefone, e-mail para contato, entre outros;
 dados de identificação da empresa que está sendo emitida a declaração
 Serviços prestados, produtos vendidos
 Exemplo de atestado de capacidade técnica

Critérios de medição e pagamento

A verificação da adequação da prestação de serviço deve seguir os critérios do termo
de referência, promovendo registros das ocorrências e adotando previdências necessárias ao
fiel cumprimento das cláusulas contratuais. A imagem abaixo demonstra a forma de aferição
para prestação de serviços arquivísticos fiscais.

OBS: contratação de tratamento de massa documental acumulada, a medição por metro linear
deve ser feita antes de qualquer tratamento, sendo a métrica para pagamento do caso do
serviço de triagem e demais serviços. E no caso de aumento do número de caixas após o
tratamento, a empresa não receberá acréscimo de invólucros de acondicionamento.
Fiscalização dos serviços arquivísticos
Sendo a última etapa do ciclo de contratação, os artigos 66 e 67 da lei nº 8.666/93
dispões que deve ser executado de boa-fé pelas partes, respondendo cada uma pelas
consequências de sua inexecução total e/ou parcial. O acompanhamento e a fiscalização da
execução do contrato verificam a conformidade da prestação de serviços, do fornecimento e
da alocação dos recursos, os quais devem ser exercidos por um representante do órgão,
designados na forma dos artigos. 67 e 73 da Lei nº 8.666, de 1993, e do art. 6º do Decreto nº
2.271, de 1997.

O representante deve ter uma experiência mínima necessária em acompanhamento e

controle da execução dos serviços e do contrato, sendo o ideal, contratar um profissional
arquivista, e caso o órgão não possua um profissional de tal intelecto; o artigo 67 da Lei nº
8.666/93 faculta a contratação de um terceiro, pessoa física ou jurídica.

IN nº 05/2017 do MPOG/SLTI estabelece que o órgão contratante deve monitorar

constantemente o nível de qualidade dos serviços para evitar a sua degeneração, intervindo
para correção ou aplicação de sanções quando verificadas desconformidades da prestação de
serviço à qualidade exigida. Esta instrução normativa valoriza os mecanismos de controle da
execução contratual, determinando que a execução dos contratos deve ser acompanhada e
fiscalizada por meio de instrumentos de controle que seguem tais aspectos:

1. Resultados alcançados do contratado, checados prazos e qualidades;

2. RH’s empregados, em quantidade e da formação exigida;
3. Qualidade e quantidade de recursos;
4. Adequação dos serviços prestados à rotina de execução;
5. Cumprimento das obrigações;
6. Satisfação do público alvo;

Fluxo de verificações finais e pagamentos

VERIFICAÇÃO: Ao final de cada período mensal, o fiscal apura os resultados das avaliações de
desempenho e qualidade da prestação de serviços, resultando no redimensionamento de
valores a serem pagos;

REJEIÇÃO: o responsável pela

aceita
fiscalização deve comunicar por escrito,
definindo os pontos a serem corrigidos,
no prazo não superior a 30 DIAS, as OU
custas da contratada, sem prejuízo das
sanções
Se rejeita, cria-se um recebimento provisório (o fiscal envia o termo para o gestor,
para verificar posteriormente a conformidade dos serviços e especificações do termo de
referência). Após esta etapa, verifica-se novamente, onde o gestor analisa o termo de
recebimento provisório e toda a documentação apresentada pelo fiscal, e havendo
irregularidades que impeçam a liquidação e o pagamento da despesa, indicam-se as cláusulas
contratuais pertinentes, solicitando à contratada, por escrito, as correções.

Por fim, projeta-se o recebimento definitivo em um prazo de 10 dias corridos,

contados da data do recebimento provisório, após verificada a qualidade e quantidade do
serviço executado e materiais empregados. O gestor comunica, assim, a contratada para a
emissão da Nota fiscal eletrônica (NFE) ou fatura com o valor dimensionado pela fiscalização.

Elaboração de indicadores em gestão de documentos e arquivos

Elaboração de indicadores
A finalidade de um indicador é traduzir um aspecto da situação social/realidade dada
ou construída/ação, tornando-a operacional a sua observação e avaliação, resumindo:
fornecer suporte às decisões. Um indicador é uma medida, quantitativa ou qualitativa,
utilizada para organizar e captar as informações relevantes do objeto observado, e notando
sua melhora.

DADOS INFORMAÇÃO INDICADOR

Códigos que constituem a Qualquer estruturação ou É uma métrica que aponta
matéria-prima da organização desses dados, algo relevante para tomada
informação, sendo a sendo um registro físico ou de decisões, sendo uma
informação não tratada. intangível, disponível à variável crítica que é
Exemplificando que um criticas para produção de controlada e mantida em
sistema que isoladamente conhecimento. Logo, é o determinados patamares.
não pode transmitir uma material que faz o
mensagem ou representar conhecimento, após um
algum conhecimento; posicionamento crítico.

Principais atributos
Separam-se em propriedades de indicadores em dois grupos, que são:

1. Propriedades essenciais:
a. Inerente a todos indicadores, sendo critérios de escolha:
i. Utilidade:
1. Deve suportar decisões, no nível operacional, tático ou
estratégico. Os indicadores se baseiam nas necessidades dos
tomadores de decisões;
ii. Validade:
1. Representa a realidade que se deseja medir e modificar. Logo
um indicador deve ser medido e manter a significância ao
longo do tempo;
iii. Confiabilidade:
1. Indicadores devem ter origem em fontes confiáveis, utilizando
metodologias transparentes de coleta, processamento,
divulgação e, principalmente, reconhecidas;
iv. Disponibilidade:
1. Dados básicos para sua computação ser de fácil obtenção;
 2. Propriedades complementares:
a. Podem ser alvo de uma análise de trade-off (dilema), dependendo da
avaliação particularizada da situação, são elas:
i. Simplicidade:
1. Devem ser de fácil: obtenção, construção, manutenção,
comunicação e entendimento pelo público geral, interno ou
externo;
2. Clareza:
a. São divididos em variáveis básicas, por um numerador
e um denominador. Sendo, uma exceção à regra,
complexo na sua fórmula. Entretanto, em todos casos
é imprescindível que seja claro e que atenda à
necessidade do tomador de decisões e que esteja
documentado;
3. Sensibilidade:
a. Capacidade que um indicador possui de refletir uma
tempestivamente as mudanças decorrentes de
intervenções realizadas;
4. Desagregabilidade:
a. Representa, regionalmente, os grupos
sociodemográficos, considerando que a dimensão
territorial se apresenta como um componente
essencial para implementar políticas públicas;
5. Economicidade:
a. Capaz de o indicador ser obtido a custos baixos, sendo
a relação entre os custos de obtenção e os benefícios
advindos devem ser favoráveis;
6. Estabilidade:
a. Estabelece séries históricas estáveis, permitindo
monitoramentos e comparações das variáveis de
interesse, com mínima interferência causada por
outras variáveis;
7. Mensurabilidade:
a. Alcance e mensuração, quando necessário, na sua
versão mais atual, com maior precisão e sem
ambiguidade
8. Auditabilidade/Rastreabilidade:
a. Qualquer pessoa deve se sentir apta para verificar a
boa aplicação das regras dos usos dos indicadores;

Além de todas as propriedades, necessita-se de a escolha dos indicadores possuam tais

aspectos:
 1. Publicidade:
a. Indicadores devem ser públicos, conhecidos e acessíveis a todos os níveis da
instituição, sociedade e os demais entes públicos;
2. Temporalidade:
a. Deve considerar o momento em que deve começar a medição, após a
disponibilidade de obtenção quando os diferentes resultados começarem a
acontecer, e, por fim, a possibilidade de que seja possível realizar um
acompanhamento periódico de desempenho do programa;
3. Factibilidade:
a. Deve permitir dispor de indicadores de medição factível, em momentos
adequados e com periodicidade que equilibre as necessidades de informações,
com recursos técnicos e financeiros;

Logo, as principais funções de um indicador são:

 mensurar os resultados e gerir o desempenho;

 embasar a análise crítica dos resultados obtidos e do processo de tomada decisão;
 contribuir para a melhoria contínua dos processos organizacionais;
 facilitar o planejamento e o controle do desempenho; e
 viabilizar a análise comparativa do desempenho da organização e do desempenho de
diversas organizações atuantes em áreas ou ambientes semelhantes.

Metodologia para elaboração de indicadores relacionados à gestão de

documentos e arquivos
No âmbito de gestão de documentos, os três princípios basilares são: acesso,
preservação e racionalização. 1) eficiência da recuperação, respostas rápidas e precisas; 2 e 3)
etapa de avaliação, destinando os documentos para a eliminação ou guarda permanente
considerando volume documental produzido e classificado, volume e frequência de
eliminações e volume, e volume e frequência de recolhimentos são considerados.

Arquivo complementar -> Revista do Arquivo (arquivoestado.sp.gov.br)