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I – Introdução
Com efeito, em resultados da implementação da Estratégia, várias acções foram levadas a cabo,
com o destaque para aprovação do Sistema Nacional do Estado (SNAE) e os seus instrumentos
de operacionalização, o Plano de Classificação e a Tabela de Temporalidade de Documentos das
Actividades meio e o Classificador de Informações Classificadas.
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1. 4 Objectivo Geral
Objectivos Específicos
1.5 Metodologia
Para a elaboração deste trabalho o grupo recorreu ao estudo e consulta do manual do módulo
Comunicação efectiva leccionado pelo ISAP, consultas a legislação relacionada ao tema.
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CAPITULO II
2 – Quadro Teórico
Documento de arquivo – é todo aquele que é produzido ou recebido por uma pessoa física ou
jurídica, pública ou privada, no exercício das suas actividades e que constitua elemento de prova
ou informação (Monteiro, 2005:3).
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Gestão de Documentos – conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes às
actividades de produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos nas fases
correntes e intermediárias, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente
(Monteiro, 2005:8).
Código é conjunto de símbolos, normalmente, letras ou números que mediante uma conexão
representam dado
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CAPITULO III
3. Introdução á gestão de documental numa organização
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3.1.2 Vantagens da implantação de programas de gestão documental
Resposta imediata e precisa às questões impostas pela administração; Garantia de recolha aos
arquivos permanentes dos documentos que devem ser conservados definitivamente para fins de
informação, testemunho e pesquisa científica; e Uso adequado da micrográfica, processamento
automatizado de dados e outras técnicas avançadas de gestão de informação (Monteiro, 2005:10).
Os arquivos correntes são por definição o conjunto de documentos, em tramitação ou não, mas
que pela razão do seu valor primário (legal, fiscal e administrativo) constituem objecto de
consulta frequente pela entidade que os produziu ou os recebeu. Neste contexto, estes arquivos
são regra geral constituídos por documentos que ainda tramitam nos órgãos, ou seja por
documentos assuntos que ainda não têm desfecho, sendo por isso que o seu tratamento requer
uma atenção muito especial.
A gestão de documentos na fase corrente implica um conjunto de procedimentos e operações
técnicas que entre outros aspectos visam aumentar a eficácia administrativa e garantir a
recuperação rápida da informação.
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A gestão de documentos nos arquivos correntes envolve uma série de actividades que podem se
resumir em actividades de:
Protocolo, sabendo que o protocolo é o conjunto de operações visando o controlo dos
documentos que ainda tramitam no órgão de modo a assegurar a imediata localização e
recuperação dos mesmos, garantindo o acesso à informação, inclui o recebimento e classificação,
registo e movimento.
Recebimento e classificação – é uma operação que implica receber os documentos procedentes
de outras entidades ou remetidos por pessoas físicas e efectuar a separação dos mesmos quanto
aos seguintes aspectos:
Efectua-se a separação de documentos recebidos em oficial, ostensivo, sigilosos e particular,
consistindo em: i) abrir documentos de natureza ostensiva analisando-os e verificando a possível
existência de antecedentes e fazer a respectiva juntada; ii) não havendo antecedentes, classificá-
los de acordo com o assunto tratado; iii) determinado o assunto, deve-se escolher a categoria de
classificação e o respectivo código numérico de referência;
Expedição, devendo: i) verificar não falta folhas e anexos; ii) numerar e datar a correspondência
no original e nas cópias; iii) prepara os envelopes; e iv) expedir o original e encaminhar as cópias
ao sector de Arquivo.
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obedecer a uma rotina de trâmite preestabelecido; ii) análise – que consiste em determinar sobre
que codificação deverá ter arquivado o documento e que referencias cruzadas será necessária; iii)
ordenação – que consiste em dispor os documentos de acordo com a codificação, separando-os
por guias de ordenação (fichas) em classificadores; iv) arquivamento – que consiste em inferir o
documento na unidade de arquivamento pré-estabelecida, evitando o arquivamento inadequado
que dificulta a localização do documento
As técnicas de arquivamento são determinadas pela natureza dos documentos a serem arquivados
e pela estrutura da organização, pois cada ramo de actividade exige uma técnica diferente e
adequado às suas finalidades.
Básicos:
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Ideográfico/assunto: refere se aquelas técnicas cujo elemento para recuperação da
informação forem o assunto, e, pode ser alfabético (enciclopédicos, dicionários)
Padronizados:
Estas técnicas pertencem a dois grandes sistemas, nomeadamente Directo (quando a busca de
documento e feito directamente no local onde se encontra guardado) e indirecto ( aquele em que
para se localizar o documento, e preciso antes consultar um índice ou um código).
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Ostensivos – é dada aos documentos cuja divulgação não prejudica a instituição,
podendo ser do domínio publico
Sigilosos estes por sua natureza, devem ser de conhecimento restrito e podem assumir
quatro graus:
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públicos de investigação científica e as demais instituição autónomas tuteladas pelos órgãos do
Estado, bem como os órgãos e instituições
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Órgão de gestão de gestão de arquivos permanentes, representado pelo Arquivo Histórico
de Moçambique (AHM).
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Tabela de Temporalidade de Documentos de Arquivo - instrumento arquivístico, resultante da
avaliação que tem por objectivo definir prazos de guarda e destinação de documentos com vista a
garantir o acesso á informação.
As classes 000 e 900 correspondem as actividades-meio, aquelas qua são comuns em todos os
órgãos e instituições publicas e que servem de apoio para a prossecução das actividades
especificas e cada instituição.
A Classe 000, referente aos assuntos de Administração Geral e a classe 900 aos Assuntos
Diversos.
As classes 100 a 800 foram deixadas vagas para serem preenchidas pelos assuntos das
actividades – fim de cada sector.
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030- Orçamento (previsão e execução orçamental);
Este documento fica no Arquivo Corrente 5 anos, fica no Arquivo Intermediário 5anos, e o seu
destino final é a guarda permanente.
Outro exemplo
Este documento fica no Arquivo Corrente até a aprovação das contas, no Arquivo
intermediário fica 5 anos após a aprovação das contas, e o seu destino final é a eliminação.
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CAPITULO V
Conclusão
O grupo conclui que o processo de gestão de documento na organização quando bem definido
permite uma melhor gestão de documentos manuseados tanto no arquivo corrente, intermediário
como a sua destinação final que pode ser a eliminação ou o arquivamento permanente.
A arrumação de documentos por assuntos, na Administração Pública, permite a fácil recuperação
da informação e a preservação da memória institucional, parte do património do Estado.
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VI - Referências Bibliográficas
Estratégia para Gestão documental e Arquivo do Estado. ( 2006) Autoridade Nacional da Função
Pública, Maputo
Monteiro, E.A. (2005) Introdução à Gestão de documentos (Texto de Apoio), Maputo, AHM
Decreto nº36 (2007), de 27 de Agosto, Altera o Sistema Nacional de Arquivos criado pelo
Decreto nº35/92 de 26 de Outubro
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INDECE
CAPITULO I...................................................................................................................................................1
I – Introdução..............................................................................................................................................1
Objectivo Geral........................................................................................................................................2
Objectivos Específicos.............................................................................................................................2
Metodologia............................................................................................................................................2
CAPITULO II..................................................................................................................................................3
2 – Quadro Teórico..................................................................................................................................3
2.1 Definição de Conceitos Básicos..........................................................................................................3
CAPITULO III.................................................................................................................................................5
3. Introdução á gestão de documental numa organização......................................................................5
3.1 Gestão de documentos..................................................................................................................5
3.1.1 Fases da Gestão de Documentos................................................................................................5
3.1.2 Vantagens da implantação de programas de gestão documental..............................................6
3.1.3 Problemas resultantes da ausência da gestão documental:.......................................................6
3.1.4 Gestão de Documentos nos Arquivos correntes.........................................................................6
3.2 Técnicas de Arquivamento.............................................................................................................8
3.3 - Classificação de documentos.......................................................................................................9
3.4 Natureza de documentos............................................................................................................10
3.5. Sistema Nacional de Arquivo do Estado (SNAE)..............................................................................10
3.5.1 Objetivos do SNAE.......................................................................................................................11
3.5.2 Órgãos e suas funções..................................................................................................................11
3.5.2.1 Funções dos órgãos de SNAE.................................................................................................12
3.5.2.2 Instrumentos de operacionalização.......................................................................................12
CAPITULO V...............................................................................................................................................15
Conclusão..................................................................................................................................................15
VI - Referências Bibliográficas.................................................................................................................16
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