TÉCNICAS DE TRIAGEM DOS DOCUMENTOS

INDICE

Contents
I INTRODUÇÃO.......................................................................................................................................2
1.1 Objectivos da Pesquisa................................................................................................................3
1.1.1 Objectivo Geral.........................................................................................................................3
1.1.2 Objectivos específicos...........................................................................................................3
II. METODOLOGIA..................................................................................................................................4
III REVISAO DA LITERATURA...................................................................................................................5
3.1 Tipos de estress...........................................................................................................................6
3.1.1 Tipos de absenteísmo..........................................................................................................9
IV CONCLUSAO....................................................................................................................................15
V REFERÊNCIAS....................................................................................................................................16

CAUSAS, TIPOS, CONSEUQENCIAS E FORMA DE

1 COMBATER O ESTRESSE E ABSENTEISMO
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I INTRODUÇÃO
A gestão de documentos é uma atividade fundamental em todas as organizações, por meio da
organização dos arquivos, da triagem e conservação dos documentos e da atuação efetiva do
gestor documental, com o objetivo de agilizar o processo decisório e preservar a memória e a
cultura organizacional.
O presente trabalho objetiva salientar a importância da gestão documental para a agilidade
dos processos produtivos, sobretudo, para o processo decisório empresaria e demostra a
importãncia de saber fazer triagem dos documentos na área dos Recursos Humanos.
A gestão de documentos é a atividade fundamental em todas as organizações, por meio das
organizações dos arquivos, da triagem é a conservação dos documentos e da atuação efetiva
do gestor documental, com o objetivo de agilizar o processo decisório e preservar a memória
e a cultura organizacional.

Implementar uma triagem de documentos inteligente é uma maneira de organizar uma

empresa, economizar tempo. Evita falhas e ajuda na administração. Tudo isso faz com que os
resultados sejam mais expressivos.

1.1 Objectivos da Pesquisa

1.1.1 Objectivo Geral
 Compreender os procedimentos e técnias de triagem de documentos dentro de uma
organização.

1.1.2 Objectivos específicos

 Saber analizar os curriculos e separar mediante os requisitos da vaga;

 Saber identificar e manter os documentos em ordem;
 Saber fazer análise criteriosa dos documentos com o intuíto de fazer
manutenção da organização dos arquivos.

1.2 Justificativa
Escolhemos este tema com o objectivo de mostrar a importãncia

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II. METODOLOGIA
Neste trabalho, usaremos a pesquisa bibliográfica. A pesquisa bibliográfica é a que se efetua
tentando-se resolver problema ou adquirir conhecimentos a partir de informações
desenvolvidas com base em material publicado em livros, revistas, jornais, redes eletrônicas
ou qualquer outro material acessível ao público (VERGARA, 2009). Sendo assim neste
estudo será feita através de levantamento de dados utilizando livros e artigos publicados,
encontradas em bibliotecas, editoras e na internet com objetivo de ajudar nos resultados da
pesquisa.

A pesquisa bibliografica ou de fontes secundárias é a que especialmente interessa a este

trabalho. Trata- se de levantamento de toda a bibliografia já publicada, em forma de livros,
revistas, publicações avulsas e imprensa escrita. Sua finalidade é colocar o pesquisador em
contacto directo com tudo aquilo que foi escrito sobre determinado assunto, com o objectivo
de permitir ao cientista "o reforço paralelo na análise de suas pesquisas ou manipulações de
suas informações" (Trujillo, 1974:230). A bibliografia pertinente "oferece meios para definir,
resolver, não somente problemas já conhecidos, como também explorar novas áreas, onde os
problemas ainda não se cristalizaram suficientemente" (Manzo, 1971:32).

A pesquisa bibliográfica pode, portanto, ser considerada tambem como o primeiro passo de
toda a pesquisa científica (Maria, 1991:45).

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III REVISAO DA LITERATURA

A triagem documental é uma atividade de análise criteriosa dos documentos com o objetivo
de realizar a manutenção da organização dos arquivos, identificando e mantendo os
documentos em ordem.

A triagem de documentos funciona por meio da análise da natureza documental e dos dados
ali contidos. É um processo que pode ser feito tanto manualmente, como de forma
automatizada.

Quando realizado de maneira manual, significa que funcionários específicos serão

responsáveis pela análise de todos os documentos. Desde já, é importante salientar que isso
expõe a empresa a falhas, além de exigir investimento de capital humano. 

Essa etapa também pode ser feita de maneira automatizada, ou seja, digital. Isso é possível
pela existência, no mercado, de soluções digitais de análise e de classificação de
documentos. 

A automatização do processo de triagem de documentos, é uma solução eficaz diante do

grande fluxo documental das empresas. 

Benefícios de automatizar o processo de triagem de documento

(https://blog.assertivasolucoes.com.br/triagem-de-documentos-como-fazer-na-sua-empresa/)

 Diminuição de mão de obra humana: com a existência de soluções digitais que façam
o trabalho de triagem e de conservação dos documentos, não serão necessárias
contratações de funcionários para isso; 
 Redução do tempo das operações: a triagem de documentos automatizada é
infinitamente mais rápida. As soluções tecnológicas são capazes de analisar e de
validar uma grande quantidade de dados em um tempo bastante curto;
 Redução de falhas na verificação e na validação de dados: todo negócio deve ter
provisionados os prejuízos atrelados ao cometimento de erros. A triagem documental
tem como garantia a redução da taxa de erros.

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TIPOS DE ARQUIVOS

Na triagem de documentos, podemos encontrar quatro tipos de arquivos que passamos acitar:

 Arquivos Permanete

Segundo Heloísa Bellotto (1991), em sua obra Arquivos Permanentes: tratamento documental,
aponta que o arquivo de terceira idade/permanente, de acordo com a legislação vigente, estadual e
municipal, inicia aos 25 ou 30 anos, a partir da sua data de criação ou no final da tramitação dos
documentos. A autora denomina ‘recolhimento’ a atividade de enviar os documentos para o local de
guarda e preservação definitiva, que são os arquivos permanentes, de modo que a custódia desses
arquivos não se caracteriza somente pelo cuidar do patrimônio documental. Após o término do seu
uso primário, começa o uso científico, social e cultural dos arquivos, devendo estes serem
preservados, o que possibilitará o acesso a eles. Schellenberg (2006) classifica os documentos de
valor secundário (permanente) a partir de dois aspectos: pelo valor probatório que os documentos
produzidos pelo órgão governamental possuem sobre o seu funcionamento e sua organização, e
pelo valor informativo que têm os documentos referentes a pessoas, entidades, coisas, problemas,
condições, etc. com que o órgão governamental teve algum tipo de relação. Segundo Rousseau e
Couture (1998), os documentos de valor secundário – e que comporão os arquivos definitivos – são
definidos pela sua qualidade em servir de testemunho privilegiado e objetivo. Os autores ressaltam
que “não se deve associar o valor secundário à necessidade exclusivamente histórica, uma vez que
se prova que os documentos conservados por essa razão são utilizados para toda espécie de fins e
que a necessidade puramente histórica é apenas uma entre outras” (ROUSSEAU; COUTURE, 1998, p.
123). Os documentos com valor secundário são, assim, consultados por outros motivos além dos
históricos, pois tais documentos podem conter informações relevantes para diversas áreas do
conhecimento. José Maria Jardim (1995) cita os demais usos dos documentos de valor secundário
em conformidade com a razão da sua procura, ou seja, por motivos diferentes dos quais eles foram
criados – por exemplo, um registro civil, um documento de recrutamento militar. Tais documentos
podem ser consultados por conterem informações sobre a alfabetização, o nível cultural e o estado
de saúde da população, informações distintas daquelas para as quais esses documentos foram
criados. Ou seja, passado o efeito para o qual um documento foi criado e diminuída ou encerrada a
sua frequência de uso pelo órgão/setor que o produziu, as informações contidas nesses documentos
podem ser importantes para outros tipos de usuários/pesquisadores

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No nosso entender, a relação entre arquivo e memória se dá pela “noção de que o arquivo
permanente traz em seu alargamento a perspectiva de que expressa um tipo de memória
materializada. Segundo estrumento legal, decreto n.° 46/2006, de 26 de Dezembro, na segunda
seccao nº1. ʺNa elaboração da Tabela de Temporalidade de Documentos das Actividades-Fim deve-
se observar o princípio da Teoria das Três Idades, que define os parâmetros gerais de arquivamento
e destinação de documentos, e o previsto nas Tabelas de Temporalidade de Documentos das
Actividades-Meio.ʺ

 Longo Prazo. Armazenamento de backup de longo prazo é uma estratégia para armazenar
de forma permanente e persistente os dados dos quais fez backup. O armazenamento de
backup a longo prazo garante que se possa acessar os arquivos anos após o backup. Por isso,
o armazenamento de backup a longo prazo também é às vezes chamado de "retenção de
dados a longo prazo;
 O armazenamento em nuvem pode ser recomendado para recuperação de arquivos
excluídos acidentalmente e corrupção de dado.

 Arquivo Central

O arquivo Central tem como principais objetivos recolher, preservar e disponibilizar a

documentação de caráter tanto institucional como privado. O Arquivo Central atua na
avaliação da massa documental acumulada, recolhimento, conservação, arranjo, descrição e
difusão documental, além de disponibilizar os documentos para acesso. As atividades no
Arquivo Central iniciaram em conjunto com as ações de gestão de documentos promovidas
pela Seção de Arquivo no ano de  2013 com a aprovação do Projeto Implantação do Arquivo
de Memória do IEC – metodologia para tratamento do acervo permanente. O acervo
custodiado pelo Arquivo Central abarca documentos produzidos e recebidos pelas diversas
áreas de atuação da instituição e se divide em duas categorias de arquivo conforme a idade
dos mesmos.
Exemplo de Arquivo Central:

 Arquivo Corrente
Um arquivo corrente ou arquivo de gestão é o conjunto de documentos estreitamente vinculados
aos objetivos imediatos para os quais foram produzidos e que se conservam junto aos órgãos
produtores em razão de sua vigência e frequência de uso. São muito usados pela administração.

Exemplo de arquivos correntes: Trata-se de papéis que estão estreitamente vinculados aos objetivos
imediatos da empresa, sendo até necessários para a execução de suas atividades-fim. Notas fiscais
recentes e recibos de compras atuais, entre outros documentos do tipo, são exemplos de arquivos
correntes.

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 Arquivo intermediário

Já os arquivos intermediários vieram transferidos da primeira idade (corrente) e, portanto,

deixarão de ser consultados, utilizados ou mesmo processados com a mesma frequência, mas
devem ser mantidos em decorrência de seus valores legais, probatórios e financeiros.

Sendo assim, esses documentos serão transferidos da área administrativa para um depósito de
arquivos intermediário, onde serão devidamente preservados até o seu destino final.
Exemplos de arquivos intermediário: contratos, atas de reuniões e outros materiais que
eventualmente possam ser consultados por algum motivo.

V REFERÊNCIAS
https://blog.assertivasolucoes.com.br/triagem-de-documentos-como-fazer-na-sua-empresa/ do dia
8 de Novembro de 2022, as 10 20

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BELLOTO, Heloisa Liberalli. Arquivos permanentes. Tratamento documental. 2. ed. rev. e aum. Rio de
Janeiro: FGV, 2004.

VERGARA, Sylvia Constant. Projectos e Relatórios de Pesquisas em Administração. 11ªEdição. Atlas:

São Paulo. 2009.

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