UNIVERSIDADE CATÓLICA DE MOÇAMBIQUE

FACULDADE DE CIÊNCIAS AGRARIAS

Ciclo vital dos documentos. Teoria das três idades

4º Ano de Administração Publica - 2021

Gestão de Informação na Função Pública

 Ciclo vital dos documentos. Teoria das três idades

Discentes

Abdul Momade Buana

Docente: Elias Ernesto

Cuamba, Julho 2021

Índice
1. Introdução........................................................................................................................................2
2. Documento S....................................................................................................................................3
3. Arquivo.............................................................................................................................................3
4. Ciclo vital dos documentos arquivísticos.......................................................................................3
6. Avaliação de Documentos...............................................................................................................4
7. Identificação dos Valores................................................................................................................5
8. Ciclo vital dos documentos. Teoria das três idades.......................................................................6
9. Conclusão.........................................................................................................................................7
10. Referencias Bibliográficas.............................................................................................................8

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 1. Introdução

A gestão de documentos é um processo arquivístico que, com menor custo e maior efciência
e efcácia, busca intervir no ciclo de vida dos documentos, visando reduzir, seletiva e
racionalmente, a massa documental a proporções manipuláveis até que a ela tenha destinação
fnal (expurgo ou recolhimento aos arquivos permanentes). Para isso, adota-se um conjunto de
procedimentos e operações técnicas, visando à racionalização do planejamento, capacitação,
promoção, controle, fluxo, tramitação, uso, avaliação, seleção, organização, arquivamento,
manutenção, disponibilização, acesso e conservação dos documentos nas fases corrente e
intermediária, reduzindo-se, assim, as incertezas que rondam o processo de avaliação que
prioriza os aspectos qualitativos dos documentos (BERNARDES, 1998; BRASIL, 1985,
1993, 2001, 2004a; INDOLFO, 2007; JARDIM, 1987; NÚÑEZ FERNÁNDEZ, 1999).

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 2. Documento
Segundo Guinchat e Menou (1994), documento é o suporte material do saber e da memória
da
humanidade. De acordo com o Dicionário de Terminologia Arquivística (2005), documento é
toda a informação registada em um suporte material (papel, fia, disco óptico, etc.) utilizada
para consulta, estudo, prova, pesquisa, pois comprova factos, fenómenos, formas de vida e
pensamentos do homem numa determinada época. Chiavenato (2003), considera informação
o
conhecimento disponível para uso imediato e que permite orientar a acção, ou reduzir a
margem de incerteza que cerca as decisões quotidianas.
3. Arquivo

Em arquivologia, arquivo é um conjunto de documentos criados ou recebidos por uma

organização, firma ou indivíduo, que os mantém ordenadamente como fonte
de informação para a execução de suas atividades. Os documentos preservados pelo arquivo
podem ser de vários tipos e em vários suportes. As entidades mantenedoras de arquivos
podem ser públicas (Federal, Estadual Distrital, Municipal), institucionais, comerciais e
pessoais.

4. Ciclo vital dos documentos arquivísticos

O ciclo vital dos documentos é definido como uma sucessão de fases por que passam os
documentos (corrente, intermediária, permanente), desde que são produzidos até sua
destinação final (eliminação ou guarda permanente) (BRASIL, 2004a).

5. Gestão de documentos

No Dicionário de Terminologia Arquivística (2005), a gestão documental é abordada como

uma área da administração geral dos órgãos, relacionada com os princípios de economia e
eficácia da produção, manutenção, uso e destinação final dos documentos, referindo-se como
um “conjunto de medidas e rotinas que tem por objectivo a racionalização e eficiência na
produção, tramitação, classificação, avaliação, arquivamento, acesso e uso das informações
registadas em documentos de arquivo”.

Tomando em consideração as definições do conceito de gestão de documentos acima trazidos

pelos autores pode-se aferir que coincidem, ao afirmarem que, gestão de documentos
providencia mecanismos que asseguram a racionalização e eficiência no acesso a informação

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e da própria organização de arquivo nas fases correntes, intermediária até a guarda
permanente ou eliminação. Deste modo, a classificação e avaliação dos documentos de
arquivo são vistos como elementos fundamentais para a organização, recuperação e
destinação adequado dos documentos.

Assim, a gestão de documentos é um processo arquivístico que busca intervir nas fases que
compõem o ciclo vital dos documentos determinando o tempo necessário de permanência nas
fases de arquivamento (corrente e intermediária) até que seja dada a destinação final
(eliminação ou guarda permanente), para que se possa alcançar a eficácia, eficiência a menor
custo na gestão de documentos e arquivos. Tal intervenção tanto é impulsionada por motivos
ligados à praticidade, agilidade, imediatismo ou economia (SILVA et al., 1999) como
também é resultado de um processo avaliativo, fundamentado em estratégias de avaliação
documental, que pode levar em conta diversos critérios atrelados à balizas confáveis para
identificação da presença de valor primário e/ou secundário dos documentos. Tudo isso
permite a aplicação da teoria das três idades na intervenção do ciclo vital dos documentos

Tabela de temporalidade de documentos: “É o instrumento arquivístico resultante da

avaliação que tem por objectivos definir prazos de guarda e destinação de documentos, com
vista a garantir o acesso à informação a quantos dela necessitem” (MIFP, 2009, p.40).
Na mesma linhagem o manual de procedimentos do SNAE (2007) descreve que:
A Tabela de Temporalidade de Documentos é um instrumento importante de gestão de
documentos que consolida o estudo dos valores de cada conjunto documental produzido,
recebido ou acumulado pelo órgão ou instituição no exercício de suas actividades e que, uma
vez devidamente oficializada, permitirá ao órgão ou instituição preservar os documentos que
possuam valor probatório, informativo ou histórico e que sejam considerados de guarda
permanente, ou ainda eliminar com segurança e dentro da legalidade os documentos públicos
que sejam desprovidos de valor, sem que haja prejuízo à Administração, à memória
institucional ou aos cidadãos.

6. Avaliação de Documentos
As informações necessárias para preencher os campos da Tabela de Temporalidade serão
obtidas por meio da avaliação de documentos. Trata-se de um trabalho multidisciplinar que
consiste em identificar valores (primário e secundário) para os documentos e analisar seu
ciclo de vida, com vista a estabelecer sua temporalidade e destinação final que poderá ser a
guarda permanente ou eliminação.

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 7. Identificação dos Valores

Valor primário – decorre da razão pela qual o documento foi gerado pelo órgão ou
instituição, no exercício de suas actividades, destacando-se o valor administrativo, fiscal e
legal.
Valor secundário – alguns documentos, mesmo depois de esgotado seu valor primário
continuam tendo relevância probatória, informativa, ou histórica e, portanto tornam-se
importantes fontes de pesquisa, tanto para a Administração Pública quanto para o cidadão.
Ciclo de vida de documentos na administração pública Moçambicana

Os ciclos de vida de documentos, consistem em definir de acordo com os valores

identificados, o tempo em que o documento deverá permanecer na unidade produtora
(arquivo corrente) e na unidade com atribuições de arquivo (arquivo intermediário), bem
como se a sua destinação será a guarda permanente (arquivo permanente) ou a eliminação.

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 8. Ciclo vital dos documentos. Teoria das três idades

Os Arquivos são organismos cheios de vida e informação! Os documentos que compõe os

arquivos passam por fases, desde sua produção até seu destino final, que pode ser a
eliminação ou guarda permanente. A sistematização deste ciclo compreende a teoria das três
idades dos arquivos e é definido de acordo com a frequência que os consultamos e o tipo de
utilização que fazemos deles.

O ciclo de vida dos documentos é o elemento que forma o pano de fundo para as intervenções
arquivísticas e divide os arquivos de acordo com as fases ativa, semiativa e inativa dos
documentos denominando-os, respectivamente: corrente, intermediário e permanente ou de 1ª
idade, 2ª idade e 3ª idade, respectivamente.

    A definição das idades ou etapas do ciclo de vida está intimamente ligada a identificação
dos valores primário e secundário dos documentos, conceito que já trabalhamos
anteriormente. Conceitualmente podemos definir as etapas do ciclo vital dos documentos
como:

 Corrente ou 1ª idade: composto pelos documentos em tramitação ou que são

frequentemente consultados devido ao seu uso administrativo, fiscal e/ou jurídico.
Precisam ficar próximo ao seu produtor/ acumulador, possuem valor primário.
 Intermediário ou 2ª idade: constituído por documentos consultados
ocasionalmente e originários dos arquivos correntes. Nesta etapa os documentos
aguardam o término do seu prazo precaucional para eliminação ou
encaminhamento ao arquivo permanente, ainda possuem valor primário.
 Permanente ou 3ª idade: formado por documentos de valor secundário, que devem
ser guardados permanentemente, ou seja, não podem ser eliminados/ descartados
de forma alguma em decorrência de seu valor probatório e/ou informativo para o
Estado ou sociedade.

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 9. Conclusão

Sob a ótica da gestão de documentos, questionou-se acerca das conceções que fundamentam
as diferentes fases que representam o ciclo vital dos documentos e a teoria das três idades.
Tais questionamentos passaram pela representação de que o ciclo vital compreende o
intervalo que vai desde a gestação, passando pela vida (valor primário), e chega à morte, ou à
vida eterna (valor secundário). Já a teoria das três idades é representada pelas fases
estipuladas para o trânsito dos documentos nos arquivos corrente, intermediário e
permanente. Daí, não se pode concordar que a literatura apresente a seguinte terminologia:
“três idades, ou ciclo vital.

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 10. Referencias Bibliográficas

BERNARDES, Ieda Pimenta. Como avaliar documentos de arquivo. São Paulo: Arquivo
do Estado, 1998.

BRASIL. Ministério da Justiça. Arquivo Nacional. Gestão de documentos: conceitos e

procedimentos básicos. Rio de Janeiro, 1993. (Série Publicações Técnicas, n. 47).

Dicionário da Terminologia Arquivística (2005) Os fundamentos da disciplina

arquivística. Publicações Dom Quixote, (Nova Enciclopédia, 56): Lisboa.
MIFP (2009). Manual de procedimentos do Sistema Nacional de Arquivos do Estado.
Maputo.
SNAE (2007), Manual de procedimentos do Sistema Nacional de Arquivos do Estado.
Maputo.