Princípios

Princípio da Proveniência: Fixa a identidade do documento, relativamente a

seu produtor. Por este princípio, os arquivos devem ser organizados em
obediência à competência e às atividades da instituição ou pessoa
legitimamente responsável pela produção, acumulação ou guarda dos
documentos.

Princípio da Cumulatividade Este princípio afirma que os arquivos são uma

formação progressiva, natural e orgânica. Diferente da biblioteca e de
outros órgãos de documentação (que veremos mais adiante), em que a
cumulação de documentos se dá de forma gradativa (com a aquisição dos
documentos por compra, permuta ou doação), o arquivo acumula seus
documentos conforme seu produtor realiza suas atividades.

Princípio da Organicidade: Esta deriva do Princípio da Proveniência. A

organicidade é a qualidade segundo a qual os documentos devem manter
uma organização que reflita fielmente a estrutura, funcionamento e
relações internas e externas de seu produtor. A organicidade do arquivo
produz vínculos entre os vários documentos de uma mesma ação, processo
de trabalho ou atividade.

Princípio da Ordem Original: Princípio segundo o qual o arquivo deve

conservar o arranjo dado pela entidade coletiva, pessoa ou família que o
produziu. Este princípio enuncia que, considerando as relações estruturais e
funcionais que presidem a origem dos arquivos, a sua ordem original deve ser
mantida quando o mesmo for recolhido, pois garante sua organicidade.

Princípio da Pertinência: Quando o princípio da pertinência é aplicado, deve-se

reclassificar os documentos por assunto, sem levar em conta a origem
desses documentos e a sua classificação original.

Princípio da Indivisibilidade ou integridade: Os fundos de arquivo devem

ser preservados sem dispersão, mutilação, alienação, destruição não
autorizada ou adição indevida.

Princípio da Territorialidade: os arquivos públicos devem fazer parte do

território no qual foram criados, devendo, portanto, a ele pertencer.

Princípio da Unicidade: Não obstante, forma, gênero, tipo ou suporte, os

documentos de arquivo conservam seu caráter único, em função do
contexto em que foram produzidos.

Princípio da Autenticidade: diz que os documentos devem ser criados,

guardados e conservados respeitando as normas, técnicas e processos que
garantam sua veracidade e confiabilidade.

Teoria das três idades

Valor primario = Arquivo corrente e arquivo intermediário (valor

administrativo, fiscal, técnico ou legal)

Valor secundário= Arquivo permanente (valor histórico, cultural,

informativo ou probatório)

Transferência ocorre da movimentação do arquivo corrente ao

intermediário
Recolhimento ocorre da movimentação do arquivo corrente ao
permanente

Arquivos descentralizados - documentos em diversos locais (corrente)

–SETORIAL/Setoriais
Arquivos centralizados - documentos concentrados em um determinado
local (intermediário) -

Gestão de Documentos

O Sistema de Gestão de Documentos de Arquivos abrange as

instituições da administração pública federal.

A gestão de documentos tem o objetivo de racionalizar a produção

de documentos e informações, reduzindo ao somente o necessário,
e evitando também o desperdício de recursos; como também visa a
possibilitar que os documentos do arquivo sejam utilizados de
maneira eficaz e possam cumprir o seu objetivo, que é servir de
fonte de provas e informações.

Lei nº 8.159/91, em seu art. 1º: "É dever do Poder Público a gestão
documental e a proteção especial a documentos de arquivos, como
instrumento de apoio à administração, à cultura, ao
desenvolvimento científico e como elementos de prova e
informação".

Para garantir uma gestão de documentos eficiente, as funções

arquivísticas devem funcionar conjuntamente.

Gestão de Documentos é um conjunto de procedimentos e operações

técnicas que envolvem a produção, tramitação, uso, avaliação e
arquivamento de arquivos na fase corrente e intermediária, visando
a sua eliminação ou recolhimento em arquivo permanente.
Na Gestão de Documentos temos as FASES: Produção - Utilização - Avaliação
- Destinação.

Produção – Os documentos são criados em razão das atividades

específicas de um órgão, evitando-se, dessa forma, que sejam
elaborados os não essenciais. Assim, diminui o volume a ser
manuseado, facilitando o controle da massa documental. Esta fase
abrange os seguintes elementos: gerenciamento de fichas e
formulários (produção ou eliminação);

Utilização – Atividades de protocolo, de organização e arquivamento

de documentos em fase corrente e intermediária. Além disso, inclui
a elaboração de normas de acesso à documentação, como, por
exemplo, empréstimo, consulta e a recuperação de informações
essenciais ao desenvolvimento das funções administrativas das
instituições.
Avaliação de Documentos: Análise de documentos de arquivo, que
estabelece os prazos de guarda e a destinação. Para avaliar os
documentos utiliza-se a Tabela de Temporalidade.

Destinação – Descarte ou Recolhimento ao arquivo permanente.

Um dos objetivos da gestão de documentos é garantir, por meio da

preservação do acervo, que a documentação produzida esteja
acessível em longo prazo.

Níveis de Gestão de Documentos de uma instituição:

Nível mínimo: neste o órgão deve, como base em procedimentos,

reter e eliminar documentos, assim como recolher aqueles que
possuem valor permanente, de acordo com a instituição arquivística
pública.

Nível mínimo ampliado: complementar ao nível mínimo, e existe um

ou mais centros de arquivamento intermediário.

Nível intermediário: Nível mínimo + Nível ampliado, soma a essa

categoria a adoção de programas básicos para elaboração e gestão
de formulários e correspondência e a implantação de sistemas de
arquivos.

Nível máximo: reúne todas atividades já descritas, complementadas

por gestão de telecomunicações, diretrizes administrativas e
utilização de recursos da automação.
O ponto de partida de toda ação arquivística em uma organização,
inclusive para a elaboração dos instrumentos de gestão arquivística, é
o diagnóstico da situação dos arquivos.

O diagnóstico da situação arquivística, intitulado levantamento das

necessidades, antecede a implementação dos elementos do programa
de gestão de documentos, ou seja, antes das fases de produção,
uso, avaliação e destinação.

As atividades de protocolo se desenvolvem na fase do arquivo

corrente.

O documento acessível é aquele classificado, avaliado e descrito de

acordo com o plano ou código de classificação, a tabela de
temporalidade e o instrumento de pesquisa.

PROTOCOLO (atividade de controle)

Recebimento (entrada)
Classificação (ver o assunto)
Registro (controle sucinto)
Autuação (abertura de processos)
Distribuição (1º destino do documento)
Movimentação ( trâmite, fluxo)
Expedição (saída)
TABELA DA TEMPORALIDADE
Quarda permanente
Eliminação

Movimentação ou Tramitação= movimentação do processo

movimentação interna= distribuição
movimentação externa= expedição

Cabe ao setor de protocolo (Registro e Movimento) informar a

localização dos antecedentes de um documento que não estiverem
no arquivo.

Anotações referentes a procedência, espécie, código e resumo do

assunto são procedimentos adotados na fase de registro de um
documento.

Na administração de documentos, entre as rotinas do protocolo, a

identificação dos metadados para controle e recuperação de dados
faz parte da rotina de registro
Os documentos de arquivo não são classificados por meio de métodos
predeterminados e sim as bibliotecas.

A Tabela de Temporalidade é a ferramenta da Gestão de

Documentos resultante da atividade de avaliação documental. Ela
determina o prazo de guarda dos documentos em cada arquivo,
assim como sua destinação final (se serão eliminados ou
recolhidos ao arquivo permanente).

A fase de destinação engloba atividades que dão o devido fim ao

documento de acordo com sua importância. São elas: a avaliação a
elaboração de Tabela de Temporalidade, a determinação de listas e
editais de eliminação, de modos e métodos de eliminação de
documentos, a possibilidade de doação dos documentos, etc.

A consulta à tabela de temporalidade serve para subsidiar a

contagem de tempo em que os documentos devem permanecer nos
arquivos, bem como conhecer a sua destinação, que pode ser a
eliminação ou a guarda permanente. Na tabela de temporalidade
haverá: O prazo de guarda, as condições de guarda e a destinação
final dos arquivos.

A Tabela de temporalidade tem por finalidade criar critérios para

definir os tipos de documentos que devem ser mantidos nos
arquivos correntes, intermediários e permanentes. A tabela de
temporalidade é o instrumento que, quando aplicado, permite a
constituição dos arquivos corrente, intermediário e permanente.
O plano de destinação é aplicado nas fases corrente e intermediária
e, em especial, nas massas documentais acumuladas.

O plano de classificação, a tabela de temporalidade, o manual de

gestão arquivística e o dicionário de termos controlados são
instrumentos obrigatórios em um programa de gestão de
documentos.

O plano de classificação é uma estrutura hierárquica e lógica, que

vai do geral (classes) ao específico (subdivisões).

O plano de classificação é o instrumento que reflete as funções e

atividades da empresa que deram origem aos documentos, serve
para orientar a operação de arquivamento e recuperação da
informação. O plano tem a finalidade de classificar todo e qualquer
documento produzido ou recebido pela instituição no exercício de
suas atividades. Esse agrupamento se dá pelo princípio de divisão
funcional.

O código de classificação ou plano de classificação de documentos

de arquivo é um instrumento de trabalho utilizado para classificar
todo e qualquer documento produzido ou recebido por um órgão no
exercício de suas funções e atividades. A classificação por assuntos
é utilizada com o objetivo de agrupar os documentos sob um mesmo
tema, como forma de agilizar sua recuperação e facilitar as tarefas
arquivísticas relacionadas com a avaliação, seleção, eliminação,
transferência, recolhimento e acesso a esses documentos, uma vez
que o trabalho arquivístico é realizado com base no conteúdo do
documento, o qual reflete a atividade que o gerou e determina o uso
da informação nele contida. A classificação define, portanto, a
organização física dos documentos arquivados, constituindo-se em
referencial básico para sua recuperação".

A ordenação, que representa a disposição metódica dos documentos

dentro da unidade de classificação, é uma fase posterior à
classificação e anterior ao arquivamento dos documentos.

O Cespe tem adotado a seguinte sequência de fases para a atividade

de arquivamento dos documentos: classificação (atividade
intelectual), ordenação (atividade intelectual) e arquivamento
(atividade física).

Os serviços editoriais, de difusão cultural e de assistência educativa

são funções do arquivo permanente. Difusão é um termo
relacionado ao arquivo permanente.

Descrição: Conjunto de procedimentos que leva em conta os

elementos formais e de conteúdo dos documentos para elaboração
de instrumentos de pesquisa.

A descrição é atividade de um arquivo permanente, e não de uma

gestão de documentos
O inventário é um instrumento que descreve os documentos no
arquivo permanente, e não um instrumento que descreve a
documentação a ser descartada.

Classificação de Documentos
Classificação de Documentos é uma atividade intelectual voltada
para o agrupamento dos documentos a partir das funções e
atividades geradoras desses documentos.

Características da Classificação de Documentos

Ação intelectual de agrupar dos documentos a partir do plano de classificação.
É determinada pela interpretação dos documentos.
Obedece os princípios da proveniência e respeito à ordem original.
Classificação é uma atividade que atribui classe aos documentos.
Classificação e a Ordenação são atividades intelectuais, enquanto que o
arquivamento é atividade física.
Ato ou efeito de analisar e identificar o conteúdo de documentos, selecionar a
categoria de assunto sob a qual sejam recuperados, podendo-se lhes atribuir
códigos.
A classificação é a ação intelectual de elaboração de esquemas para o
agrupamento de documentos; a ordenação é a forma de disposição dos
documentos dentro desses esquemas; e o arquivamento é a ação física de
armazenar e acondicionar os documentos conforme as atividades anteriores.
A Classificação de documentos pode ser dada pelo gênero(suporte),
espécie(aspecto formal) e natureza do assunto(ostensivo ou sigiloso).
Os arquivos são classificados em institucionais, pessoais ou familiares.
A classificação funcional basicamente trata dos problemas encontrados em
reunir os documentos públicos de acordo com a função/atividade.
Os arquivo são classificados com corrente, intermediário e
permanente, segundo a Lei dos Arquivos 8159/91. Os documentos também
podem ser identificados como ATIVOS (correntes), SEMI-ATIVOS
(intermediários) e INATIVOS (permanentes)
Quanto à abrangência de sua atuação, os arquivos podem ser setoriais
e gerais ou centrais.

Classificação pela Natureza dos documentos(não confundir com a classificação

por natureza do assunto) pode ser dividida em arquivos especiais ou
especializados.

Arquivos Especiais são aqueles que tem sob sua guarda documentos de formas
físicas diversas (fotografias, discos, fitas...) e que merecem tratamento especial
(armazenamento, controle, transporte, acondicionamento...).
Arquivo Especializado são aqueles que tem sob sua custódia documentos
resultantes da experiência humana num campo específico, independente de sua
forma física. São arquivos médicos, de engenharia, ou, de modo geral, chamado
de técnicos.

A aquisição é uma função arquivística que abrange os procedimentos de

transferência e recolhimento.
2.1.1 – CLASSIFICAÇÃO A classificação deve ser realizada por servidores
treinados, de acordo com as seguintes operações.

a) ESTUDO: consiste na leitura de cada documento, a fim de verificar sob

que assunto deverá ser classificado e quais as referências cruzadas que
lhe corresponderão. A referência cruzada é um mecanismo adotado quando o
conteúdo do documento se refere a dois ou mais assuntos.

b) CODIFICAÇÃO: consiste na atribuição do código correspondente ao

assunto de que trata o documento.

2.1.2 – ARQUIVAMENTO Uma vez classificado e tramitado, o documento

deverá ser arquivado, obedecendo às seguintes operações:

a) INSPEÇÃO: consiste no exame do(s) documento(s) para verificar se

o(s) mesmo(s) se destina(m) realmente ao arquivamento, se possui(em)
anexo(s) e se a classificação atribuída será mantida ou alterada.

b) ORDENAÇÃO: consiste na reunião dos documentos classificados sob

um mesmo assunto. A ordenação tem por objetivo agilizar o
arquivamento, ou seja, é uma fase anterior, minimizando a possibilidade
de erros. Além disso, estando ordenados adequadamente, será possível manter
reunidos todos os documentos referentes a um mesmo assunto, organizando-os
previamente para o arquivamento.

Preservação de arquivos

Abrangência = Preservação >>Conservação>>Restauração

Acondicionar é diferente de Armazenar

1- Acondicionar está referindo ao modo de preservar o documento, proteger o

papel, colocar dentro de alguma coisa, envolver o documento em algo,
embalagem. O acondicionamento de documentos em suporte papel deve ser
feito em caixas, envelopes e pastas. Os sacos plásticos elevam a temperatura
da unidade de arquivamento, afetando a conservação do suporte.
2- Armazenar está referindo a forma de guardar no móvel, estante, caixa,
pratilheira. É o físico daquilo que irá ser armazenado os documentos, que
foram acondicionado em um laminado, por exemplo.
3- Arquivamento é a sequência de operações intelectuais e físicas que
corresponde à guarda ordenada de documentos.

Desinfetação (conservação), limpeza (conservação), alisamento (passar com ferro –

conservação), banho de gelatina (restauração), tecido (restauração), silking (restauração),
laminação (restauração), encapsulação (restauração).

CONSERVAÇÃO X RESTAURAÇÃO
Desinfetação Banho de gelatina
Limpeza Tecido
Alisamento Silking
- Laminação
- Encapsulação

Conservação
Desinfetação - Combate ou inibe atividades dos insetos. O método mais eficiente para
combatê-los é a fumigação.
Limpeza - Fase posterior a fumigação. Os documentos devem ser limpos com um pano
macio, um aspirador de pó, uma escova adequada. Após a higienização das páginas, deve
fazer-se a oxigenação da obra, isto é, folhear a obra várias vezes, o que
proporciona a sua aeração.
Alisamento - Consiste em colocar os documentos em bandejas de aço inoxidável e expô-
los à ação do ar com forte percentagem de umidade, durante uma hora e, em seguida,
passá-los a ferro, folha por folha.

Restauração
Laminação - O documento será envolvido de um lado em uma folha de papel seda e do
outro lado, em um material chamado acetato de celulose. Será colocado em uma prensa
hidráulica sob uma temperatura de em torno de 150ºC.
O acetato de celulose é um material, quando aquecido e prensado, vai aderir ao
documento e à folha de papel seda, vedando completamente o documento.
Agora a durabilidade do papel e suas qualidades permanentes ficam asseguradas,
tudo isso sem perda da flexibilidade e legibilidade do documento. E ainda
ficará imune à ação de insetos e fungos. Embora o peso do documento duplique, seu
volume ficará reduzido.
Encapsulação é o processo de preservação no qual o documento é protegido entre
folhas de poliéster transparente, cujas bordas são seladas.
Liofilização ou secagem a frio: processo de secagem dos documentos em um
equipamento específico, uma câmara a vácuo, que extrai a água em forma de vapor.

4) RESTAURAÇÃO: A restauração exige um conhecimento profundo dos papéis e tintas

empregados. Nos métodos mais comuns aplica-se uma película protetora em um dos
lados do papel, por meio de solução vaporizadora, imersão ou dos processos de
laminação e silking.

4.1) Banho de Gelatina: Consiste em mergulhar o documento em banho de galatina ou cola,

o que aumenta a sua resistência(só aumenta a resistência não protege 100%), não prejudica a
visibilidade e a flexibilidade e proporciona a passagem dos raios ultravioletas e infravermelhos.

4.2) Tecido: Método de reparação por meio de folhas de tecidos muito finas, aplicadas com
pasta de amido. A durabilidade do papel aumenta bastante, mas o amido atrai insetos e fungos
e impede o exame pelos raios ultravioletas e infravermelhos. E além disso, ainda reduz a
legibilidade e flexibilidade.
4.3) Silking: Este método utiliza tecido - crepeline ou musseline de seda - de grande
durabilidade, mas, devido ao uso de adesivo à base de amido, afeta suas qualidades
permanentes(legibilidade e flexibilidade).

4.4) Laminação: Processo que se envolve o documento, nas duas faces, com uma folha de
papel de seda e outra de acetato de celulose, colocando-o numa prensa hidráulica, sob pressão
média de 7 a 8kg/cm e temperatura entre 145 a 155C. A durabilidade e as qualidades
permanentes do papel são asseguradas sem perda da legibilidade e da flexibilidade, tornando-o
imune à ação de fungos e pragas(é considerado o melhor método).

4.5) Laminação manual: Este processo, desenvolvido na Índia, utiliza a matéria-prima básica
da laminação mecanizada, embora não empregue calor nem pressão, que são substituídos pela
acetona. Esta, ao entrar em contato com o acetato, transforma-o em camada semiplástica que,
ao secar, adere ao documentos, juntamente com o papel de seda.

4.6)Encapsulação: Utiliza basicamente películas de poliéster e fita adesiva de duplo

revestimento. O documentos é colocado entre duas lâminas de poliéster fixadas nas margens
externas(bordas) por fita adesiva nas duas faces; entre o documento e a fita deve haver um
espaço de 3mm, deixando solto dentro das duas lâminas. Ao terminas a operação, corta-se o
excesso de poliéster e arredondam-se as extremidades para que evitem acidentes com as
pessoas que manipulam os documentos e danos aos demais que estiverem próximos. A
encapsulação é considerada um dos mais modernos processos de restauração de
documentos.