GESTÃO DE DOCUMENTO: conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua

produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente ou intermediária,

visando sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente

Objetivo: organizar a produção, administração, gerenciamento, manutenção e

destinação dos documentos de modo eficiente

Agilizar a eliminação de documentos que não tenham valor administrativo,

fiscal, legal, histórico e/ou científico

Assegurar o acesso à informação governamental quando e onde se fizer

necessária ao governo e aos cidadãos

Garantir a preservação e o acesso aos documentos de caráter permanente

Características dos documentos: suporte – material sobre o qual as informações são

registradas

Formato – configuração física de um suporte de acordo com a natureza e o

modo como foi confeccionado

Gênero – configuração de assume um documento de acordo com o sistema de

signos utilizados na comunicação de seu conteúdo

Espécies – configuração de um documento de acordo com a disposição e a

natureza das informações nele contidas

Tipo – configuração de assume uma espécie documental, de acordo com a

atividade que a gerou

Procedimentos gerais: designar Comissão para avaliação de documentos; diagnóstico

do acervo; seleção por assunto = uso das informações (de que maneira será utilizada e a
frequência) e definir prazos de guarda (plano de classificação – assunto -; tabela de
temporalidade; lista de eliminação)

CLASSIFICAÇÃO DE DOCUMENTOS: o código de classificação de documentos de arquivo para a

Administração Pública, atividades meio, possui 2 classes comuns a todos os seus órgãos: classe
000 – assuntos da Administração Geral – e classe 900 – assuntos diversos; as demais (100 a
800) destinam-se às atividades fim (cabendo cada órgão sua própria elaboração)

Métodos de classificação: é de acordo com as seguintes operações – estudo que

consiste na leitura de cada documento para verificar seu assunto e suas referências cruzadas;
codificação que consiste na atribuição do código correspondente ao assunto

Entidade criadora; estágio de evolução; extensão da atuação; natureza de seus

documentos; natureza do assunto; espécie; grau de sigilo = post it

AVALIAÇÃO DOCUMENTAL: análise e identificação dos valores dos documentos para a

definição de seus prazos de guarda e destinação:

Tabela de temporalidade documental simplificada

SISTEMA DE MÉTODO DE ARQUIVAMENTO: BÁSICOS – alfabético

Geográfico

Numérico: simples

Cronológico

Dígito-terminal

Ideográficos (assunto): alfabéticos – enciclopédico; dicionário

Numéricos – duplex; decimal; uniterno ou indexação coordenada

PADRONIZADOS – variadex

Automático

Soundex

Minemônico

Rôneo

A gestão de documento é dividida em três fases: produção, utilização e destinação.

Valor Administrativo: valor que um doc possui para a atividade administrativa de uma entidade
produtora, na medida em que informa, fundamenta ou prova seus atos

Valor fiscal: valor atribuído a docs ou arquivos para comprovação de operações financeiras ou
fiscais

Valor legal: valor que um documento possui perante a lei para comprovar um fato ou
constituir um direito
Valor probatótio: valor intrínseco que permite a um doc de arquivo servir de prova legal

Valor informativo: valor que um doc possui pelas informações nele contidas,
independentemente de seu valor probatório

Valor intrínseco: valor que um doc possui em razão de seu conteúdo, das circunstãncias de sua
produção, de suas assinaturas ou selos

Valor permanente: valor probatório ou valor informativo que justifica a guarda permanente de
um doc em um arquivo. Também chamado valor arquivístico ou valor histórico

Entre outras vantagens, a aplicação da gestão, na fase de produção de documentos, permite

evitar a produção ou a manutenção de informações ou de documentos desnecessários e
eliminar toda informação supérflua dos documentos, prever o registro de qualquer informação
que não esteja lá e que pode ser útil e normalizar a apresentação de certos tipos de
documentos.

A partir da sua produção, os documentos de arquivo passam a existir para a instituição e

deverão seguir o ciclo vital, baseado nos valores primário e secundário atribuídos a eles e
previstos na tabela de temporalidade e destinação de documentos.

1.3 O processo É denominado processo todo documento ou conjunto de documentos que

contém procedimentos expressos por despachos, pareceres técnicos, anexos ou, ainda,
instruções para pagamento de despesas.

1.3.1 A formação do processo A formação do processo efetiva-se por meio dos procedimentos
de autuação, atividade que consiste na abertura do processo e que é exclusiva das unidades
autuadoras. Para iniciar um processo, deve-se observar se os documentos possuem conteúdo
relacionado a ações e a operações contábeis e financeiras ou se requerem análises,
informações, despachos e decisões de diversas unidades organizacionais de uma instituição.
Embora somente as unidades autuadoras estejam habilitadas a formalizar um processo, a
continuidade dele deverá ser realizada em cada unidade administrativa que contribui para a
execução da atividade em questão. Assim, quando houver novo despacho ou inclusão de novas
peças a um processo, a unidade administrativa responsável por esse despacho ou inclusão
deverá apor carimbo próprio de numeração de folha no canto superior direito e preenchê-lo

4.1 Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo (TTDD) A tabela de

temporalidade e destinação de documentos de arquivo é a representação gráfica do plano de
classificação de documentos das atividades-meio ou fim, em que constam os prazos
estabelecidos para a guarda de documentos nos arquivos corrente, intermediário e
permanente e a respectiva destinação dos documentos – eliminação ou guarda permanente

O objetivo das tabelas de temporalidade e destinação é o de ter o controle sistemático de

quais documentos serão transferidos (passagem dos documentos do arquivo corrente para o
arquivo intermediário), recolhidos (passagem dos documentos dos arquivos corrente ou
intermediário para o arquivo permanente) ou eliminados, porque os prazos administrativos ou
legais já prescreveram e os documentos não possuem valor secundário.

Espécies de documentos: ata – exposição do que ocorreu durante uma reunião ou sessão
 Aviso – correspondência entre Ministros ou Governadores de Estado

Carta – correspondência entre empresas, instituições e particulares em geral

Certidão – documento emitido por autoridade pública onde se atesta que algo se
verificou de acordo com o que se encontrava já registrado em algum outro documento ou
registro

Circular – correspondência impressa e enviada simultaneamente a vários destinatários

Decreto – ato de natureza legislativa

Despacho – manifestação escrita, de autoridade, sobre assunto de sua competência

Edital – ordem oficial afixado nos lugares públicos

Formulário – relatório padronizado onde se preenchem os campos previamente

definidos

Lei – norma jurídica que cria, extingue ou modifica direito

Memorando – correspondência interna de um órgão

Ofício – correspondência entre autoridades

Ordem de serviço – documento autorizando a execução de algum serviço

Portaria – ato escrito que determina providências de caráter administrativo, dá

instruções sobre a execução de uma lei ou serviço, entre outros

Regimento – conjunto de princípios e normas que estabelecem o modo de

funcionamento interno de um órgão

Regulamento – conjunto de normas estabelecidas para a perfeita execução de uma lei

Relatório – documento expondo, para autoridade superior, o desenvolvimento de um

trabalho num determinado período

Requerimento – documento em que se faz pedido à autoridade competente

Solicitação – solicitação de um serviço