Gestão Documental

Documentos Administrativos , sua Importância na Organização

Elaborado e apresentado por: Ester Chitombi - PMD Pro 1

Objectivos da Formação
 Definir a tipologia dos documentos
 Caracterizar documentos Administrativos/ Oficiais
 Utilizar corretamente as técnicas arquivísticas dentro da organização .
Definição de termos e conceitos
 Gestão Documental - uso das técnicas arquivistas que facilitam o acesso a informação,
a sua relação com outros documentos, evitando perdas, prazos, perdas e acúmulos de
documentos desnecessários.
 Gestão de arquivos : é um conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes
a produção, tratamento, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente ou
intermedia, visando a guarda ou eliminação dos documentos.
 Documento- é uma unidade que contenha uma informação indendente do seu suporte
 Arquivo – conjunto de documentos que independentemente da sua natureza ou
suporte, são produzidos, ou recebido, e armazenados ao longo do tempo por pessoas
singulares ou colectivas
 Plano de Classificação - é o esqmema de distribuição de documentos em classes de
acordo com os métodos de arquivamento específicos
 Tabela de Temporidade – instrumento de gestão resultante da avaliação documental,
que define os prazos de arquivamento
 Fonte: Lei 14/17, de 7 de Agosto – Lei Geral de Arquivos
A Gestão documental serve para:

1. Organizar a produção, administração, gerenciamento e

destinação dos documentos;

2. Eliminar documentos sem valor administrativo, fiscal, legal,

histórico e/ou cientifico;

3. Garantir a preservação e o acesso dos documentos de caracter

permanente;

4. Assegurar o acesso a informação quando e onde se fizer

necessário.
Tipo/classe dos documentos
 Quanto ao gênero: - Textuais, Fotográfico , Audiovisual, Cartográficos,
plantas , Iconográficos,...
 Quanto ao valor: - Administrativo, Fiscal, Informativo, Legal,
Patrimonial,...
 Quanto à natureza do assunto: - Ostensivos ou ordinários: qualquer
indivíduo pode consultar o documento e a liberação ao seu acesso não
é prejudicial à entidade. - Sigilosos: acesso limitado (restrito), devendo
ser tomadas medidas de proteção e segurança para a custódia e
disseminação.
 Quanto ao grau de sigilo (Lei 14/17 de 7 de Agosto): - Ultra-secreto:
30 anos - Secreto: 20 anos – Confidenciais 10 anos, reservados 5 anos
Documentos administrativos
Existem vários tipos de documentos Administrativos, destacamos:
 Acta – registo suscinto dos factos e ocorrencias de uma reunião

 Convocatória/Convite- documento pelo qual se pede a comparencia de

alguém em um evento
 Contratos – firma acordos

 Declaração – informa mediante solicitação dados pessoais para um

determinado fim
 Despacho – docomento que encaminha disposições de motivo

 Ofício – Correspondência oficial entre entidades

 Nota- Correspondência oficial entre Instituições

 Parecer- Parte integrante de um processo que expressa um juizo

Classificação dos documentos
 A classificação de documentos consiste em organizar os documentos
produzidos e recebidos pela organização, no exercício das suas
catividades, de forma a construir-se um referencial para a sua
recuperação.
 Para classificar todo e qualquer documento produzido ou recebido, é
utilizado o código de classificação como instrumento de trabalho.
 A classificação por assunto é utilizada para agrupar documentos sobre
o mesmo tema como forma de agilizar sua recuperação e facilitar as
tarefas arquivísticas relacionadas com a avaliação, seleção, eliminação,
transferência, recolhimento e acesso a estes documentos.
 A classificação define a organização física dos documentos arquivados.
Método mervil de classificação, 1851 - 1931
O método de Mevil, é utilizado em grandes bibliotecas a nível mundial, e também, em grande
parte de instituições públicas e privadas. O método apresenta a configuração decimal

000 Obras gerais

100 filosofia

200 Religião

300 Ciências Sociais

400 Linguística

500 Ciências Puras

600 Ciências aplicadas

700 Artes, divertimento

800 Literatura

900 História, Geografia

Método mervil de classificação, 1851 - 1931
Adaptando este método na administração , tem-se a seguinte
configuração:
 
CLASSE 000 ADMINISTRAÇAO GERAL
010 Organização e funcionamento
SUB CLASSES 020 Pessoal
030 Material
040 Património
050 Orçamentos e Finanças
060 Documentos e informação
070 Comunicação
080 Vagas
090 Outros assuntos referentes a Administração
geral

GRUPO 012 Comunicação social

SUB GRUPOS 012.1 Relações com a imprensa
012.1.1 Credenciamentos de Jornalistas
A Guarda de documentos
A Guarda de Documentos é um serviço que oferece uma infraestrutura
segura e tecnologicamente preparada para armazenar os
documentos e arquivos de uma empresa.
 Reduz custos com mão de obra e espaço interno para a
administração do acervo;
 Proporciona Comodidade nas consultas aos documentos físicos,
agilizando os processos de auditorias e fiscalizações;
 Favorece controle dos usuários que possuem acesso aos documentos
Ciclo de vida dos documentos
O cíclo de vida dos documentos é composto pelas sucessivas fases de um arquivo:
. Corrente( idade activa) – Até 10 anos desde a data da sua produção
. Intermediário(idade semi-activa) – de 10 à 25
. Permanente (idade inactiva) – apartir dos 25 anos
A passagem dos documentos de uma fase para outra é determinada por um
instrumento denominado Tabela de Temporidade Documental (TTD)
A TTD estabelece-se referendando-se num processo de avaliação de documentos,
prazos de permanecia da fase corrente, intermediária e sua destinação final:
eliminação ou recolhimento ao arquivo permanente.
Existem documentos que só saem do âmbito do produtor quando encerra a sua
actividade, ou quando há significativas alterações; são os documentos que provam
as sua existência e definem sua actividade…
Tabelas de temporidade
Tabela de Temporalidade é o instrumento/meio com o qual se
determina o prazo de permanência de um documento em
um arquivo e sua destinação após este prazo, pois existem
documentos que devem ser guardados por mais tempo como os
relacionados às áreas contábil, fiscal, financeira e pessoal.
A TTD determina:
 os prazos em que os documentos devem ser mantidos

no arquivo corrente (operacional);
 quando devem ser transferidos ao arquivo intermediário(setorial);
 e por quanto tempo devem ali permanecer
Exemplo de tabela de temporidade

Fonte: okconcursos.com.br
Em suma,...
 Seu dia ficará mais produtivo, porque, tudo que precisar, já
estará em seu devido lugar. Sua equipa não ficará irritada
procurando documentos em vários lugares.
 Sucesso em sua nova rotina de organização!
Muito obrigada!

Luanda, 17 de Abril de 2021