ROTEIRO DE OBSERVAÇÃO VISITA TÉCNICA

Arquivo Público do Estado de São Paulo

Curso: Arquivologia Turma: FLC4014BAQ

Disciplina: Estágio Supervisionado I - Foco nos Semestre: 2023/1
Arquivos Correntes e Intermediários
Nome do Acadêmico (a): Laís Alpi Landim
Tutor externo: Michelle dos Santos Witkowski

1 Aspectos da Instituição Concedente:

 Histórico
O Arquivo Público do Estado de São Paulo (APESP) é uma instituição responsável
pela guarda, preservação e acesso a documentos de valor histórico e
administrativo relacionados ao Estado de São Paulo, no Brasil. Fundado em 1892,
o APESP possui um rico histórico de desenvolvimento e contribuições para a
preservação da memória paulista.

A história do APESP inicia-se no período imperial, quando foi criada a Seção de

Arquivo e Biblioteca da Secretaria de Governo da Província de São Paulo, em
1865. Posteriormente, em 1892, foi instituído o Arquivo Público do Estado, com o
objetivo de reunir e preservar os documentos oficiais produzidos pelos órgãos
governamentais.

Atualmente, o APESP tem se destacado na promoção de atividades de formação e

capacitação em arquivologia, visando a disseminação de boas práticas no campo
da gestão documental e preservação. Além disso, o arquivo continua a expandir
seu acervo, recebendo documentos de diferentes órgãos públicos e entidades,
bem como por meio de doações e aquisições.

 Características ambientais e físicas

O Arquivo Público do Estado de São Paulo (APESP) conta com recursos para
garantir a preservação adequada dos documentos arquivísticos. Algumas das
características ambientais e físicas incluem:

Temperatura e umidade controladas - sistemas de controle de temperatura e

umidade para garantir condições ambientais estáveis e adequadas para a
preservação dos documentos.

Proteção contra incêndios - medidas de proteção contra incêndios, como sistemas

de detecção de fumaça, alarmes e extintores de incêndio.

Controle de iluminação - A iluminação é cuidadosamente controlada no APESP

para evitar danos causados pela exposição excessiva à luz. As áreas de
 armazenamento e de consulta são projetadas com iluminação adequada e filtros
para minimizar a exposição aos raios ultravioleta, que podem desbotar e danificar
os materiais.

Mobiliário e sistemas de armazenamento - mobiliário e sistemas de

armazenamento adequados para acomodar os documentos. Estantes, armários e
caixas são projetados para proteger e suportar o peso dos materiais, garantindo a
integridade física dos arquivos.

Segurança e controle de acesso - medidas de segurança para garantir a proteção

dos documentos. Isso inclui sistemas de controle de acesso, como identificação por
cartões ou biometria, além de câmeras de vigilância e monitoramento para garantir
a segurança do acervo.

 Papel e importância
O Arquivo Público do Estado de São Paulo desempenha um papel crucial na
preservação da memória do Estado e na promoção do acesso aos documentos
históricos. Seu trabalho contribui para a pesquisa, educação e divulgação da
história de São Paulo, além de garantir a transparência e a confiabilidade do
governo através do acesso a documentos administrativos.

 Objetivos institucionais
Atuar como órgão normativo e coordenar a execução da política estadual de
arquivos, por meio da gestão, preservação e acesso aos documentos públicos,
contribuindo para a eficiência e memória da administração pública, o acesso à
informação, a produção de conhecimento e a garantia de direitos aos cidadãos.

 Estrutura organizacional
  Outros

2 Aspectos do Aquivo:
 Características estruturais
Ao longo do século XX, o APESP passou por diferentes fases de desenvolvimento
e expansão. Durante a década de 1930, foram realizadas a modernização e a
ampliação das instalações do arquivo. Na década de 1960, foram criados os
serviços de Microfilmagem e Reprografia, visando à preservação e reprodução dos
documentos.

A partir da década de 1980, o APESP intensificou suas ações de preservação e

difusão do patrimônio documental. Foram implementados projetos de conservação
e restauração de documentos, assim como a organização de exposições e
publicações relacionadas ao acervo. O arquivo também buscou ampliar o acesso
aos documentos, promovendo a informatização do acervo e a disponibilização de
informações por meio de bases de dados e sistemas de pesquisa online.

 Recursos humanos
Equipe de aproximadamente 140 servidores, entre arquivistas, técnicos, auxiliares
administrativos, conservadores, bibliotecários e outros profissionais envolvidos nas
atividades de gestão e preservação do acervo.
 Recursos materiais
Instalações físicas: O APESP possui um prédio próprio que abriga suas
instalações, incluindo espaços para armazenamento de documentos, salas de
leitura, áreas administrativas, laboratórios de conservação, salas de treinamento e
outras dependências necessárias para o funcionamento da instituição.

Equipamentos de conservação e restauro: O arquivo conta com equipamentos

especializados para conservação e restauro de documentos, como mesas de
trabalho, aspiradores, prensas, câmaras de desinfestação, lâmpadas UV,
ferramentas de reparo, entre outros. Esses equipamentos são essenciais para a
preservação física dos documentos e a restauração de materiais danificados.

Mobiliário de armazenamento: O APESP utiliza diversos tipos de mobiliário de

armazenamento, como estantes, prateleiras, armários, caixas, envelopes e pastas
específicas para acondicionar e proteger os documentos. Esses móveis são
projetados para garantir a estabilidade e a segurança dos materiais, evitando
danos físicos e facilitando o acesso aos arquivos.

Equipamentos de digitalização: O APESP utiliza scanners e equipamentos de

digitalização para criar cópias digitais de documentos em seu acervo. Esses
equipamentos permitem a preservação digital dos materiais, facilitam o acesso e a
disseminação de informações e contribuem para a segurança dos documentos
originais.

Sistemas de informação: O APESP utiliza sistemas de informação e bancos de

dados para gerenciar e acessar as informações sobre o acervo. Esses sistemas
permitem o registro, a catalogação e a busca eficiente de documentos, facilitando o
trabalho dos arquivistas e o acesso dos usuários às informações desejadas.

Equipamentos de segurança: O arquivo conta com sistemas de segurança, como

alarmes, câmeras de vigilância e controle de acesso, para proteger o acervo contra
roubos, vandalismo e outras ameaças.
 Recurso financeiros
O Arquivo Público do Estado de São Paulo (APESP) obtém recursos financeiros de
diferentes fontes para o financiamento de suas atividades. Alguns dos recursos
financeiros comuns incluem:

Orçamento público: O APESP é uma instituição governamental e recebe recursos

financeiros por meio do orçamento público do Estado de São Paulo. Esses
recursos são alocados pelo governo estadual para financiar as operações,
programas e projetos do arquivo.

Convênios e parcerias: O APESP pode firmar convênios e parcerias com outras

instituições públicas ou privadas para receber recursos financeiros. Esses
convênios podem envolver compartilhamento de custos, patrocínios, doações e
 investimentos de outras entidades interessadas na preservação e acesso aos
documentos arquivísticos.

Fundos específicos: Em alguns casos, o APESP pode ter acesso a fundos

específicos destinados à preservação do patrimônio cultural, promoção da cultura
ou outros objetivos relacionados à área arquivística. Esses fundos podem ser
provenientes de programas governamentais, doações filantrópicas ou outras fontes
específicas de financiamento.

Taxas e serviços: O APESP pode cobrar taxas por serviços prestados, como
reprodução de documentos, certidões, consultas especializadas ou treinamentos.
Essas taxas podem contribuir para os recursos financeiros do arquivo.

Editais e projetos: O APESP pode buscar recursos financeiros por meio de editais
e projetos em âmbito nacional, estadual ou internacional. Esses editais podem
oferecer financiamento para a realização de atividades específicas, como
restauração de documentos, digitalização do acervo, aquisição de equipamentos
ou capacitação profissional.

 Objetivos
Preservação do patrimônio documental: O APESP tem como objetivo preservar e
proteger os documentos arquivísticos de valor histórico e administrativo
relacionados ao Estado de São Paulo. Isso envolve a implementação de medidas
de conservação, restauração e gestão adequada para garantir a longevidade e
integridade dos materiais.

Acesso à informação: O APESP busca promover o acesso amplo e democrático

aos documentos arquivísticos, permitindo que pesquisadores, estudantes, cidadãos
e outros interessados possam consultar e utilizar o acervo de maneira eficiente. O
objetivo é disponibilizar informações confiáveis e relevantes para fins de pesquisa,
educação, transparência governamental e memória histórica.

Difusão do conhecimento histórico: O APESP busca disseminar o conhecimento

histórico por meio de exposições, publicações, palestras, cursos e outras
atividades educativas. O objetivo é compartilhar a história do Estado de São Paulo
e fornecer um contexto significativo para os documentos arquivísticos, contribuindo
para a compreensão da sociedade e cultura paulistas.

Desenvolvimento de políticas arquivísticas: O APESP tem como objetivo

desenvolver e promover políticas arquivísticas, diretrizes e padrões para a gestão
eficiente e a preservação dos documentos arquivísticos em São Paulo. Isso inclui a
definição de normas, métodos e procedimentos para a organização, descrição,
classificação, conservação e acesso aos documentos.

Capacitação profissional: O APESP busca oferecer programas de capacitação e

formação para profissionais da área arquivística, visando promover boas práticas
 de gestão documental, preservação e acesso aos arquivos. O objetivo é
desenvolver competências e conhecimentos técnicos que contribuam para a
melhoria contínua dos serviços arquivísticos.

Colaboração e cooperação: O APESP busca estabelecer parcerias e colaborações

com outras instituições arquivísticas, museus, bibliotecas, universidades e
entidades afins, visando fortalecer a preservação e acesso aos documentos, bem
como promover a troca de experiências e recursos na área arquivística.

 Funcionamento
O funcionamento do Arquivo Público do Estado de São Paulo (APESP) envolve
uma série de atividades relacionadas à gestão, preservação e acesso aos
documentos arquivísticos. Algumas características do funcionamento do APESP
são:

1. Recebimento e organização do acervo: O APESP recebe documentos

provenientes de órgãos públicos, entidades privadas e doações particulares.
Esses documentos passam por um processo de organização, classificação e
descrição, seguindo princípios arquivísticos e normas de catalogação, a fim
de facilitar a sua localização e recuperação.

2. Preservação e conservação: O APESP realiza ações de preservação e

conservação para garantir a integridade física dos documentos. Isso inclui a
implementação de técnicas adequadas de armazenamento, controle de
temperatura e umidade, tratamentos de conservação e restauração, além de
medidas de segurança para proteger os documentos de danos e roubos.

3. Acesso aos documentos: O APESP disponibiliza os documentos para

consulta e pesquisa. Os usuários interessados em acessar o acervo podem
realizar pesquisas no catálogo online do arquivo ou solicitar o atendimento
presencial nas salas de leitura. É comum a necessidade de cadastro e
agendamento prévio para garantir o acesso e a disponibilidade dos
documentos desejados.

4. Serviços de reprodução: O APESP oferece serviços de reprodução de

documentos, como cópias digitalizadas, fotocópias e certidões. Os usuários
podem solicitar a reprodução de materiais mediante o pagamento de taxas
estabelecidas pelo arquivo.

5. Atividades educativas e culturais: O APESP promove atividades educativas

e culturais, como exposições temáticas, palestras, cursos, workshops e
lançamentos de publicações relacionadas ao acervo. Essas iniciativas visam
difundir o conhecimento histórico, compartilhar a memória paulista e
estimular o interesse pela pesquisa e pelos arquivos.
 6. Gestão documental e orientação técnica: O APESP oferece orientação
técnica para órgãos públicos e entidades privadas relacionadas à gestão
documental. Isso envolve o apoio na organização e no gerenciamento de
seus acervos, orientações sobre a legislação arquivística e a implementação
de melhores práticas de arquivamento.

 Responsabilidades
* ver objetivos.

 Processos de técnicos e procedimentos

1. Classificação e organização do acervo: O APESP utiliza técnicas de classificação para

organizar os documentos de forma sistemática, seguindo critérios estabelecidos. Essa
classificação pode ser baseada em assuntos, datas, proveniência ou outros elementos
relevantes. Além disso, o arquivo realiza a descrição dos documentos, registrando
informações como título, autor, data, contexto histórico, entre outros, a fim de facilitar a
localização e o acesso aos materiais.

2. Conservação e preservação dos documentos: O APESP emprega técnicas de

conservação e preservação para garantir a integridade física dos documentos. Isso inclui a
implementação de medidas de controle ambiental, como controle de temperatura e
umidade, acondicionamento adequado dos materiais em caixas, envelopes ou pastas
apropriadas, e a aplicação de técnicas de conservação e restauro para reparar danos
físicos e estabilizar os documentos.

3. Digitalização e acesso digital: O APESP realiza processos de digitalização de documentos

para criar cópias digitais e disponibilizá-las para acesso online. Esse processo envolve a
seleção dos documentos a serem digitalizados, a preparação dos materiais para
digitalização, a captura da imagem, o armazenamento e a indexação dos arquivos digitais
para facilitar a pesquisa e o acesso por meios eletrônicos.

4. Gestão de documentos: O APESP estabelece procedimentos para a gestão de

documentos ao longo de seu ciclo de vida, incluindo a produção, recebimento, registro,
classificação, organização, preservação e descarte adequado de documentos. Esses
procedimentos visam garantir a eficiência administrativa, a transparência e a conformidade
com as políticas e leis arquivísticas.

5. Atendimento ao público: O APESP possui salas de leitura onde os usuários podem

acessar e consultar os documentos. Para utilizar esses serviços, os usuários precisam se
cadastrar, realizar agendamento prévio e seguir as normas de uso estabelecidas. Os
arquivistas do APESP oferecem suporte e orientação aos usuários para auxiliá-los na
localização e no manuseio adequado dos documentos.

6. Elaboração de diretrizes e normas: O APESP desenvolve diretrizes e normas para a

gestão documental e arquivística, visando fornecer orientações para órgãos públicos e
entidades privadas. Essas diretrizes podem abordar temas como classificação, descrição,
preservação, digitalização, acesso, segurança e outras práticas relacionadas à gestão de
documentos.
3 Condições do Acervo
 Histórico
1. Fundação do Arquivo do Estado: O APESP teve sua origem na fundação do
Arquivo do Estado de São Paulo em 1892. Inicialmente, seu objetivo era
reunir e preservar documentos do período colonial e imperial, bem como
documentos do período republicano inicial.

2. Crescimento e ampliação do acervo: Ao longo do tempo, o acervo do

APESP foi ampliado com a incorporação de documentos provenientes de
órgãos públicos, cartórios, instituições religiosas e particulares. O arquivo
passou a abrigar documentos de diversas naturezas, como manuscritos,
cartas, mapas, fotografias, periódicos, processos administrativos, entre
outros.

3. Iniciativas de salvaguarda do patrimônio: O APESP desempenhou um papel

importante na salvaguarda do patrimônio documental paulista. Durante o
século XX, foram realizadas ações de resgate e aquisição de acervos
ameaçados, como os documentos da Revolução Constitucionalista de 1932
e os arquivos do Tribunal de Justiça de São Paulo.

4. Criação de fundos e coleções especiais: Ao longo dos anos, o APESP criou

fundos e coleções especiais para agrupar documentos de instituições,
personalidades ou temáticas específicas. Esses fundos incluem o Fundo
Geral do Estado, o Fundo do Governo, o Fundo da Assembleia Legislativa,
além de coleções de documentos pessoais, empresariais e históricos.

5. Expansão para documentos digitais: Com o avanço da tecnologia, o APESP

passou a incorporar em seu acervo documentos digitais, como arquivos
eletrônicos, e-mails, sites e outras formas de registros eletrônicos. Isso
reflete a necessidade de adaptar-se às novas formas de produção e gestão
de informações.

6. Ações de digitalização e acesso online: O APESP tem realizado esforços

para digitalizar parte de seu acervo físico, visando disponibilizar documentos
online e facilitar o acesso a um público maior. Essa iniciativa tem contribuído
para ampliar o alcance dos documentos e democratizar o acesso à
informação.

 Natureza das coleções

As coleções do APESP abrangem uma ampla gama de documentos de natureza

histórica, administrativa e cultural. O arquivo possui acervos que englobam
manuscritos, documentos impressos, fotografias, mapas, plantas, periódicos,
registros audiovisuais, além de arquivos digitais e eletrônicos. As coleções são
 compostas por materiais de diferentes períodos históricos, como o período colonial,
imperial, republicano e contemporâneo, cobrindo múltiplos aspectos da história e
da administração do Estado de São Paulo.

 Aquisições:
O APESP realiza aquisições de documentos por meio de diferentes meios. A
principal forma de aquisição é o recolhimento de documentos provenientes de
órgãos públicos, cartórios, instituições religiosas e particulares, mediante
convênios, doações ou transferências legais. Além disso, o arquivo também realiza
ações de resgate e salvaguarda de acervos ameaçados, bem como aquisições de
acervos privados de relevância histórica. O APESP busca constantemente ampliar
e diversificar seu acervo por meio de parcerias e colaborações com outras
instituições e indivíduos.

 Condições:
O APESP mantém esforços contínuos para garantir as melhores condições de
preservação e acesso aos documentos. O arquivo possui instalações projetadas
para assegurar o controle de temperatura, umidade, iluminação e segurança
adequados para a conservação dos materiais. Os documentos são armazenados
em espaços especialmente projetados, como depósitos climatizados e salas de
armazenamento, utilizando técnicas de acondicionamento e acomodação
apropriadas. Além disso, o arquivo possui uma equipe de profissionais
especializados em conservação e restauro, que realizam intervenções quando
necessário para preservar e estabilizar os documentos.

É importante ressaltar que as condições e procedimentos específicos podem variar

dependendo dos requisitos técnicos, orçamentários e das políticas institucionais do
APESP. O arquivo está em constante evolução para atender às demandas de
preservação e acesso aos documentos, visando proteger o patrimônio histórico e
fornecer suporte para pesquisa, educação e difusão cultural.

 Uso dos acervos

O APESP permite o uso dos seus acervos para fins de pesquisa, consulta e
difusão do conhecimento histórico. Os acervos são utilizados por estudiosos,
pesquisadores, historiadores, genealogistas, professores, alunos e público em
geral interessado na história e na cultura do Estado de São Paulo. Os documentos
são acessados tanto presencialmente, nas salas de leitura do arquivo, quanto por
meio de recursos digitais, como a consulta online de documentos digitalizados. Os
acervos do APESP são fontes primárias de informação, fundamentais para a
realização de estudos acadêmicos, trabalhos científicos, projetos de pesquisa,
exposições, publicações e outras formas de produção e difusão do conhecimento.

 Públicos:
O APESP atende a diversos públicos, abrangendo tanto os cidadãos brasileiros
quanto estrangeiros. Seu acervo é utilizado por pesquisadores e acadêmicos de
diversas áreas, como história, ciências sociais, direito, arquitetura, entre outras.
 Além disso, estudantes, professores, jornalistas, profissionais de museus,
instituições culturais e órgãos governamentais também fazem uso dos acervos do
APESP. O arquivo busca promover o acesso democrático e amplo às informações
e documentos arquivísticos, visando contribuir para a formação educacional, a
pesquisa científica, a construção da memória coletiva e a transparência
governamental.

 Estratégias
O APESP adota várias estratégias para promover o acesso aos seus acervos e
atender às demandas dos usuários. Uma estratégia importante é a digitalização e
disponibilização online de parte do acervo, permitindo que os usuários acessem os
documentos remotamente. O arquivo também busca melhorar a usabilidade e a
pesquisa nos acervos digitais, através da implementação de recursos de busca
avançada e descrição detalhada dos documentos. Além disso, o APESP busca
fortalecer parcerias com instituições de pesquisa, universidades e outras entidades
para expandir o alcance e a divulgação dos acervos. Essas estratégias visam
tornar os acervos mais acessíveis, ampliar o uso e a disseminação da informação
arquivística.

 Fortalezas
Vasto acervo histórico: O arquivo possui uma ampla variedade de documentos
históricos de valor significativo, abrangendo diferentes períodos e temas
relacionados à história e à administração do Estado de São Paulo. Isso o torna
uma fonte importante de pesquisa e conhecimento.

Infraestrutura e tecnologia: O APESP conta com uma infraestrutura adequada,

incluindo espaços de armazenamento e salas de leitura, além de recursos
tecnológicos para digitalização, preservação e acesso aos documentos, permitindo
a utilização eficiente dos acervos.

 Fraquezas
Limitações orçamentárias: Restrições financeiras podem afetar a capacidade do
arquivo em adquirir recursos tecnológicos e materiais de conservação, bem como
em expandir suas atividades e programas.

Demandas de digitalização: A digitalização de acervos físicos é um processo

demorado e custoso, e o APESP pode enfrentar desafios para digitalizar e
disponibilizar online todos os documentos desejados pelos usuários.

 Ameaças
Degradação e riscos de preservação: O envelhecimento dos documentos e as
condições ambientais inadequadas podem representar riscos para a preservação
dos acervos. É essencial manter esforços contínuos de conservação e restauração
para mitigar esses riscos.
 Vulnerabilidades digitais: A segurança dos documentos digitais é uma preocupação
crescente. Ameaças cibernéticas, como ataques de hackers e falhas na
infraestrutura tecnológica, podem comprometer a integridade e a confidencialidade
dos arquivos digitais.

 Oportunidades
Parcerias institucionais: O arquivo pode buscar parcerias estratégicas com outras
instituições, como universidades, museus e bibliotecas, para colaborações em
projetos conjuntos, intercâmbio de conhecimento e compartilhamento de recursos.

Avanços tecnológicos: A evolução tecnológica oferece oportunidades para

aprimorar os processos de digitalização, indexação e acesso online aos
documentos, bem como para desenvolver novas ferramentas de pesquisa e análise
de dados arquivísticos.

Engajamento do público: O APESP pode promover atividades educativas,

exposições e eventos culturais para aumentar o engajamento do público com os
acervos e despertar o interesse pela história e memória do Estado de São Paulo.

Fontes

Arquivo Público do Estado de São Paulo. http://www.arquivoestado.sp.gov.br/web/.

História da formulação dos primeiros armazenamentos documentais de São Paulo,

segundo o portal do Governo do Estado de São Paulo.
https://www.saopaulo.sp.gov.br/conhecasp/cultura_museus_arquivo-estado.

LIMA, Nara de. Arquivo Público do Estado de São Paulo.

https://cidadedesaopaulo.com/v2/br/o-que-visitar/pontos-turisticos/174-arquivo-do-estado.