Arquivo

instituição ou serviço para

custódia, processamento,
conservação e acesso a
documentos

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Saiba mais

Em arquivologia, arquivo é um
conjunto de documentos criados
ou recebidos por uma
organização, firma ou indivíduo,
que os mantém ordenadamente
como fonte de informação para a
execução de suas atividades.[1]
Os documentos preservados pelo
arquivo podem ser de vários tipos
e em vários suportes. As
entidades mantenedoras de
arquivos podem ser públicas
(Federal, Estadual Distrital,
Municipal), institucionais,
comerciais e pessoais.

No Brasil, a política de arquivos

públicos e privados é gerenciada
pelo Conselho Nacional de
Arquivos (Conarq), órgão ligado
ao Arquivo Nacional.

Etimologia

Do latim archívum, lugar onde se

guardam os documentos.

1. Lugar onde se guardam

documentos
2. Conjunto de documentos
escritos, fotográficos,
microfilmes, etc.
3. Conjunto de dados
organizados, segundo a sua
natureza e o seu uso, em
 suporte magnético.

Finalidade

Servir a administração:
Fornecem informações e
documentos necessários ao
desenvolvimento das
atividades, facilitam o acesso
aos documentos, preservam a
documentação da empresa,
possibilitam o controle da
produção de documentos e
colocam à disposição dos
usuários documentos que
fornecem informações de
 caráter probatório ou
simplesmente informativo.
Servir à História: Fornecem
informações e/ou documentos
para reconstituir ou escrever a
história política, social ou
econômica de uma nação.
Também servem de memória
de uma empresa e constituem
uma importante fonte de
pesquisa.

Funções do Arquivo

Recolher e ordenar todos os

documentos que circulam na
empresa;
Avaliar e selecionar os
documentos, tendo em vista
sua preservação ou eliminação;
Garantir o fluxo dos pedidos de
documentos provenientes dos
diversos órgãos da empresa;
Arquivar os documentos,
visando a preservação da
informação;
Conservar e assegurar a
integridade dos documentos,
evitando danos que possam
 ocasionar a sua perda;
Executar as funções
específicas conforme a
organização e administração da
instituição.

Classificações

Quanto ao uso (Teoria das

três idades)

Arquivo Temático da biblioteca da

'Università di Graz
A Teoria das três idades é
baseada no Ciclo vital dos
documentos, segundo o qual, os
mesmos passam por três fases:
corrente, intermediária e
permanente.

Arquivo corrente (Primeira

idade) Segundo o Dicionário de
Terminologia Arquivística
(D.T.A.) de 1996, página 6, é o
“conjunto de documentos
estritamente vinculados aos
objetivos imediatos para os
quais foram produzidos e
recebidos no cumprimento de
atividades fim e meio e que se
conservam junto aos órgãos
produtores em razão de sua
vigência e da frequência com
que são por eles consultados”.
Essa idade corresponde a
produção do documento, sua
tramitação, a finalização do seu
objetivo e a sua guarda.
Arquivo Intermediário (Segunda
idade): “Conjunto de
documentos originários de
arquivo corrente, com uso
pouco frequente, que
aguardam, em depósito de
armazenamento temporário,
sua destinação final” (D.T.A.
1996, p. 7). Os documentos são
ainda conservados por razões
administrativas, legais ou
financeiras. É uma fase de
retenção temporária que se dá
por razões de precaução.
Arquivo permanente (Terceira
idade): “Conjunto de
documentos custodiados em
caráter definitivo, em função do
seu valor” (D.T.A. 1996, p. 8).
Constitui-se de documentos
 produzidos em geral há mais de
25 anos pelas instituições
administrativas públicas ou
privadas .

Quanto à natureza

Arquivo Especial: São aqueles

que requerem tratamento
especial de armazenamento,
independente de sua forma.
Certas variáveis precisam ser
controladas, pois caso
contrário, podem deteriorar os
documentos, (temperatura,
luminosidade, umidade etc.).
 Arquivo Especializado: São
aqueles que tratam de um
assunto específico.

Quanto à abrangência

Arquivo Setorial: São aqueles

que cumprem função de
arquivo corrente e, por esta
razão, devem ser guardados
próximos aos órgãos
operacionais e por isso
costumam ser
descentralizados.
Arquivo Geral: São aqueles que
recebem os documentos de
 diversos órgãos de uma mesma
organização física.

Ver também

Arquivo de Computador, ou
ficheiro (informática)
Arquivo da Web
Arquivos públicos nos países
de língua portuguesa
Biblioteconomia
Ciência da Informação
Gestão documental

Referências
 1. «Arquivo» (http://datos.bne
.es/resource/XX4576267)
(em espanhol). BNE.
Consultado em 10 de
agosto de 2020

Bibliografia

ALVES, Ivone, et. al. Dicionário

de terminologia arquivística.
Lisboa : Instituto da Biblioteca
Nacional e do Livro, 1993. ISBN
972-565-146-4
SILVA, Armando Malheiro da, et.
al. Arquivística : teoria e prática
 de uma ciência da informação.
Vol I. Porto : Edições
Afrontamento, 1998. ISBN 972-
36-0483-3

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