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NoesdeArquivologia ProfessorDarlanEterno Aulastexto Mdulo1 Aulatexto1ConceitoeFunodosArquivos

Aformaodosarquivosestrelacionadanecessidadederegistraredeconservaresses registrosaesefatosdavidahumanaparafinsdeprovaedeinformao.Associedades antigasprocuravamdealgumaforma,sejaporsmbolosoupelaescrita,registrartraosde suaculturaedesuasatividadesemsuportesdiversoscomoapedra,opergaminho,opapel etc. Ossuportessediversificaramatravsdostempos.Osavanos tecnolgicosdosmeiosde reproduo e difuso, aliados burocratizao da mquina administrativa, colaboraram para o gigantesco aumento da informao. Esse fenmeno, denominado exploso informacional,influenciouasprticasetcnicasarquivsticascontemporneas,tornandoa disciplina arquivstica cada vez mais essencial no contexto das organizaes pblicas e privadas. Arquivo:conceitos A palavra arquivo polissmica, ou seja, admite vrios significados e serve para denotar, porexemplo: a) setor; b) moblia; c) instituies; d) conjuntodedocumentos;

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Apartirdoconceitocontidonoitemd),podesedizerqueosdocumentosdearquivoso aqueles produzidos e recebidos por rgos pblicos, instituies de carter pblico e entidades privadas, em decorrncia do exerccio de atividadesespecficas,bem como por pessoafsica,qualquerquesejaosuportedainformaoouanaturezadosdocumentos (Lei8.159/1991).Dessadefinio,destacamseosseguintesaspectos:

a) acumulao:podemserformadospordocumentosproduzidosourecebidos. b) organicidade: os documentos so o resultado das atividades realizadas pela entidade produtora, e que devem ser estudados e compreendidos dentro do contexto orgnico de produo, a fim de que sejam mantidas suas caractersticaseseusvaloresdeprova. c) variedadedesuportes: oarquivoexisteemqualquersuporte(papel,Cd,DVD) ondedocumentoestejaregistrado.
Finalidadedosarquivos Osarquivospossuemduasfinalidades:aprimeiraserviradministraoqueoacumulou; a segunda servir de base para o conhecimento da histria. Eles so utilizados, em um primeiro instante, para o cumprimento das atividades administrativas da instituio, e constituem, com o decorrer do tempo, em meios de se conhecer o seu passado e a sua evoluo. Funodosarquivos A funo principal dos arquivos possibilitar o acesso s informaes que esto sob sua responsabilidadedeguarda,demaneirarpidaeprecisa.
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Aulatexto2ClassificaodosArquivos
Quantonaturezadosdocumentos Quantonaturezadosdocumentos,classificamseemespecialeespecializado. Oarquivoespecialconstitudopordocumentosdediversosformatos,comoDVDs,CDs, fitas e microfilmes que, devido s caractersticas do suporte, merecem um tratamento especialquantoaoseuarmazenamentoetratamentotcnico. O arquivo especializado constitudo por documentos resultantes de uma determinada rea do conhecimento humano, independentemente do suporte onde a informao encontrase registrada. So exemplos de acervos especializados os arquivos mdicos, os arquivosdeengenharia,entreoutros. Quantoextenso Podemsersetoriais(estabelecidosjuntoaossetoresda instituio)oucentraisou gerais que renem sob sua guarda documentos provenientes de diversos setores de uma instituio. Quantoaosestgiosdeevoluo Segundo a Lei 8.159/1991, os documentos arquivsticos so identificados como correntes, intermediriosepermanentes,oquecorrespondeaociclovitaldasinformaes,tambm chamadodeTeoriadasTrsIdades: a) arquivos correntes: so aqueles em curso, ou que, mesmo sem movimentao, constituamobjetodeconsultasfreqentes.(art.8,1) b) arquivos intermedirios: so aqueles que, no sendo de uso corrente nos rgos produtores, por razes de interesse administrativo, aguardam a sua eliminao ou recolhimentoparaguardapermanente.(art.8,2) c) arquivos permanentes: conjuntos de documentos de valor histrico, probatrio e informativoquedevemserdefinitivamentepreservados.(art.8,3)

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Quantosentidadesmantenedoras Conforme as caractersticas da entidade acumuladora de documentos, estes podem ser divididosem: a) arquivospblicos:soaquelesproduzidosporinstituiespblicasnasesferasfederal, estadual e municipal. Tambm so considerados pblicos os arquivos acumulados por empresasprivadasencarregadasdagestodeserviospblicos. b) arquivosprivados:soaquelesproduzidosourecebidosporpessoasfsicasoujurdicas, em decorrncia de suas atividades (Lei 8.159/91, art. 11). Exs.: Arquivos comerciais, institucionais,pessoais.

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Aulatexto3ArquivoxBiblioteca
Embora tenham como objeto de estudo a informao, os arquivos no devem ser confundidoscomasbibliotecas,vistoqueasoperaesdestinadasaotratamentotcnico dainformaosodistintas. QuadroComparativoArquivoxBiblioteca Caractersticas Arquivo Documentosmanuscritos, audiovisuais.Apresentamseem exemplaresnicosouemnmero limitadodevias.Ouseja,emregra osdocumentosdearquivos possuemexemplaresnicos;mas, nocasodehaverobrigaes recprocas,comoemumcontrato, podehaverquantasvias(cpias) quantoonmerodepessoas envolvidasnestaoperao. Acumulaonatural:so produzidosemdecorrnciado desempenhodasatividades administrativasdainstituio. Fundos:conjuntodedocumentos unidospelaorigem. Funcional,administrativaentre outrasfinalidades. Biblioteca Documentosimpressose audiovisuais,quese apresentamemexemplares mltiplos,ouseja,omesmo livropodeestarpresente emmaisdeumabiblioteca. Oslivrosingressamna bibliotecapormeioda compra,permutaedoao. Oslivrosformamcolees quesoreunidaspelo contedo. Cultural,tcnicaecientfica entreoutrasfinalidades.

TipodeSuporte

Entradade documentos

Tipodeconjunto Finalidade(origem)

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Aulatexto4ClassificaodosDocumentos
Osdocumentosdearquivopodemserclassificadosquantoaosseguintesaspectos: a) naturezaassunto; b) espcie; c) tipologia(tipo); d) gnero; e) formato. Quantonaturezadoassunto: ostensivos(ordinrios):documentosquenopossuemrestriodeacesso. sigilosos: documentos cuja divulgao ponha em risco a segurana da sociedade e do Estado,bemcomoaquelesnecessriosaoresguardodainviolabilidadedaintimidade,da vidaprivada,dahonraedaimagemdaspessoas. Quantoespcie: Espcie documental a configurao que assume um documento de acordo com a disposio e a natureza das informaes nele contidas (Dicionrio de Terminologia Arquivstica, 1996). A espcie modelo documental escolhido para se registrar a informaoarquivstica.Ex.:Ofcio,portaria,ata. Quantoaotipo(tipologia) De acordo com a sua utilizao, as espcies documentais recebem funes especficas dentro das instituies, formando tipos documentais especficos. Entendese por tipo documental a configurao que assume uma espcie documental, de acordo com a atividadequeagerou.Ex.:Atadereunio,certidodecasamento,boletimdefrequnciae etc.Aformaodostiposdocumentaisfeitapormeiodajuno:espcie documental e funo(atividade),conformetabelaaseguir:

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Espcie Documental Ata Certido Boletim

Funo (Atividade) Reunio Casamento Frequncia

Tipo Documental Ata de Reunio Certido de casamento Boletim de frequncia

Quantoaognero: textuais:documentosquecontminformaoemformatodetexto.Ex.:Ataseofcios; sonoros: so os documentos com dimenses e rotaes variveis, contendo registros fonogrficos.Ex.:CDsdemsica,fitasK7; cartogrficos: so os documentos que contm representaes geogrficas, arquitetnicasoudeengenharia.Ex.:Mapas,plantaseperfis; filmogrficos:soosdocumentosempelculascinematogrficasefitasmagnticasde imagem, conjugadas ou no a trilhas sonoras, contendo imagens em movimento. Ex.: fitasvideomagnticas; iconogrficos:soosdocumentosquecontmimagensestticas.Ex.:Fotos,negativos, diapositivos(slides),gravuras,desenhos; microgrficos: documentos em suporte flmico resultantes da microrreproduo de imagens.Ex.:Microfilme,microficha,cartojanela; informtico: documentos criados, armazenados e utilizados em computador. Ex.: Disquete,discorgido,arquivodoExcel.

Quantoaoformato: Baseiasenoformatodetransmissododocumento.Estepodeseapresentaremformato deoriginal,cpiaoudeminuta(originalreduzido).

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Mdulo2 Aulatexto1ATeoriadasTrsIdades
fundamentada na diviso do ciclo de vida dos documentos em trs fases distintas, conformeosvaloresdocumentaiseafrequnciadeusoparaainstituioprodutora. Valoresdocumentais O ciclo vital dos documentos agrega dois valores distintos para promover a avaliao documental:ovalorprimrioouadministrativo,presentenaprimeiraenasegundaidade, quedevesertemporariamentepreservadoporrazesadministrativas,legaisoufiscais;eo valor secundrio ou histrico, presente na terceira idade, que diz respeito ao uso dos documentosparaoutrosfinsquenoaquelesparaosquaisforamcriados. Ovalorsecundriodeveserpreservadodemaneiradefinitivapelainstituio.Elesedivide emprobatrio(quandocomprovaaexistncia,ofuncionamentoeasaesdainstituio) ou informativo (quando contm informaes essenciais sobre matrias com que a organizaolida,parafinsdeestudooupesquisa). Idadesdocumentais a) 1 Idade (fase corrente): tambm conhecida como fase ativa, composta pelos documentos que possuem maior potencial de uso dentro das instituies e devem ser guardadosemlocaisprximosaosdesuaproduo,parafacilitaroacesso.Nessafase, os documentos so de acesso restrito ao setor que os produziu, tendo em vista quea suacriaodecorredasatividadesporeledesempenhadas.Noentanto,oacessopode serfacultadoaoutrossetoresdainstituio,medianterequerimentoencaminhadopelo solicitante. b) 2Idade(faseintermediria):conhecidatambmcomofasesemiativa,compostapor documentosdeconsultaeventualparaainstituioprodutora.Oarquivamentodesses documentospodeserfeitoemlocaldistintodaqueleemqueforamproduzidos,coma
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finalidadedesediminuirosgastosreferentessuamanuteno.Nessafase,osarquivos aguardamasuadestinaofinal,quepoderseraeliminaoouaguardapermanente. c) 3 Idade (fase permanente): tambm chamada de fase inativa, composta por documentos que perderam o uso administrativo e que so preservados em funo do seu valor histrico, probatrio e informativo e por essa razo jamais podero ser eliminados.Osdocumentosdessafase,resguardadasasrestriesdesigilo,tmoseu acesso franqueado (liberado). Os documentos que provam a origem/criao da instituio (contrato social, ato constitutivo); sua evoluo (relatrio de atividades) e seu funcionamento (ato normativo, estatuto, regimento interno) so considerados de guardapermanente.

EsquemaRepresentativoTeoriadasTrsIdades
Valor Primrio *Transferncia Arquivo Corrente Arquivo Intermedirio *Recolhimento Valor Secundrio

Arquivo Permanente

*Recolhimento Operaesdedestinao: *transferncia:passagemdedocumentosfaseintermediria *recolhimento:passagemdedocumentosfasepermanente

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Aulatexto2QuadroResumodasCaractersticasdasTrsIdadesParte1

Aspectoscomparativos Frequnciadeuso Localizao

Corrente Usofrequente

Extensodoarquivo Tipodearquivamento Valor Tipodeacesso Principaisatividades

Permanente Semusopara Administrao Prximoaosetorde Podeestarprximodos Podeestarprximodos trabalho setoresdetrabalhoou setoresdetrabalhoou distante(forada distante(forada instituio) instituio) Setoriale/oucentral Central Central Vertical Vertical/Horizontal Vertical/Horizontal Primrio Primrio Secundrio Restrito Restrito Pblico Protocolo, Atendimentoconsultas, Arranjo,descrio, expedio, recebimentode referncia,conservao arquivamento, transfernciaerealizao erestaurao. emprstimo, derecolhimento, consulta,destinao avaliao,arquivamento.

Intermediria Usoeventual

Aulatexto3QuadroResumodasCaractersticasdasTrsIdadesParte2

Aspectoscomparativos Frequnciadeuso Localizao

Corrente Usofrequente

Extensodoarquivo Tipodearquivamento Valor Tipodeacesso Principaisatividades

Permanente Semusopara Administrao Prximoaosetorde Podeestarprximodos Podeestarprximodos trabalho setoresdetrabalhoou setoresdetrabalhoou distante(forada distante(forada instituio) instituio) Setoriale/oucentral Central Central Vertical Vertical/Horizontal Vertical/Horizontal Primrio Primrio Secundrio Restrito Restrito Pblico Protocolo, Atendimentoconsultas, Arranjo,descrio, expedio, recebimentode referncia,conservao arquivamento, transfernciaerealizao erestaurao. emprstimo, derecolhimento, consulta,destinao avaliao,arquivamento.

Intermediria Usoeventual

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Mdulo3 Aulatexto1ArquivosCorrentesProtocolo
Os documentos da fase corrente possuem grande potencial de uso para a instituio produtoraesoutilizadosparaocumprimentodesuasatividadesadministrativas,comoa tomada de decises, avaliao de processos, controle das tarefas etc. As principais atividades desempenhadas nessa fase so: protocolo, expedio, arquivamento, emprstimo,consultaedestinao. Protocolo Os documentos da fase corrente apresentam grande potencial de tramitao dentro das reas e setores da instituio. Para que essa documentao no se perca, necessrio exercerocontroledesuamovimentaopormeiodeinstrumentosprpriosquegarantam sua localizao e segurana. Para alcanar essas finalidades, o protocolo executa as seguintesatividades: recebimento:incluiaatividadedereceberosdocumentoseefetuaraseparaoemtrs categorias: ostensivo, sigiloso e particular. Aqueles de natureza ostensiva devero ser abertos e analisados. No momento da anlise, dever ser verificada a existncia de outrosregistrosrelacionadosaodocumentorecebido,parasefazeradevidareferncia. Osdocumentosdenaturezasigilosaeparticulardeveroserencaminhadosdiretamente aosrespectivosdestinatrios; registro e autuao: os documentos recebidos pelo protocolo so registrados em formulriosouemsistemaseletrnicos,nosquaisserodescritososdadosreferentesa nmero, nome do remetente, data e assunto a que se referem. Aps essa etapa, os documentossonumerados(autuados)conformesuaordemdechegadaaoarquivo.A palavraautuaotambmsignificaacriaodeprocesso.

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classificao:anliseeidentificaodocontedodedocumentos,seleodacategoria de assunto sob a qual sejam recuperados, podendo atribuir aeles cdigos. Esta tarefa podeserexecutadacomoauxliodoplanodeclassificaoadotadopelainstituio. movimentao (expedio/distribuio): consiste na entrega dos documentos aos respectivos destinatrios. A distribuio uma movimentao dentro da prpria instituio, enquanto que a expedio consiste na entrega de documentos ao usurio externoinstituio. controle da tramitao: so as operaes destinadas a registrar a localizao do documentodentrodainstituio.Talcontrolepodeserexecutadopormeiodecadernos de protocolo ou por meio de sistemas eletrnicos, estes garantem maior segurana e agilidadeaoprocessodecontroledetramitao.
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Aulatexto2ArquivosCorrentesAvaliao/SeleodeDocumentos
Avaliaodedocumentos

Tendo em vista que impossvel preservar tudo que acumulado pelas instituies, e o fatodeexistiremdocumentosdeguardatemporriaeoutrosdeguardadefinitiva,devese estabelecercritriospararealizaraavaliaodosdocumentos.

Objetivos A avaliao visa identificar valores e definir prazos de guarda para os documentos de arquivo,independentementedeseusuporteondeelesestejamregistrados.Osobjetivosda avaliaoso: reduziramassadocumental; reduzirosgastosreferentesaoarmazenamentodadocumentao; reduziroprazodebuscadeinformaesarquivsticas; garantir a preservao dos documentos de valor permanente, contribuindo para a formaodopatrimnioarquivsticodainstituio; TabeladeTemporalidade Instrumento resultante da avaliao que define prazos de guarda dos documentos nas fases corrente e intermediria, sua destinao final (eliminao ou guarda permanente), bemcomoaalteraodesuporte. Voltando ao esquema que abordamos na aula sobre a Teoria das Trs Idades, podemos verificar que s existem prazos de guarda na fase corrente e intermediria. A tabela define estes prazos e informa quais documentos vo integrar o arquivo permanente da instituio.
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TeoriadasTrsIdades
Valor Primrio *Transferncia Arquivo Corrente Arquivo Intermedirio *Recolhimento Valor Secundrio

Arquivo Permanente

*Recolhimento

Caractersticasdatabela: fornece informaes sobre a alterao do suporte da informao. Define quais documentosserodigitalizadosoumicrofilmadospelainstituio; elaborada por uma Comisso Permanente de Avaliao, composta por servidores responsveispelossetoresdainstituio; para ser aplicada aos documentos da instituio, a tabela dever ser aprovada por autoridadecompetente; oprazossebaseiamnalegislaoemvigor. OsprazosdeguardadefinidospelaTabeladeTemporalidadebaseiamsenalegislaoem vigor.Osdocumentosdearquivonocumpremumprazodeguardanico,esteperodode reteno varia de acordo com o documento e de acordo com a respectiva tabela. Assim, nosepodeafirmarquetodososdocumentosdearquivoficam5anosnafasecorrente,ou quesetornarodeguardapermanenteaps40anosdasuaproduo.Oquadroaseguir foiextradodatabelautilizadapeloPoderExecutivoFederaledemonstraalgunsexemplos datemporalidadededocumentos. RecortedeTabeladeTemporalidadeResoluo14/2001doConarq
PRAZOS DE GUARDA
ASSUNTO FASE CORRENTE DESTINAO FASE FINAL INTERMEDIRIA
Guarda permanente Guarda permanente Guarda permanente

OBSERVAES

001 MODERNIZAO E REFORMA ADMINISTRATIVA PROJETOS, ESTUDOS E NORMAS 002 PLANOS, PROGRAMAS E PROJETOS DETRABALHO 010 ORGANIZAO E FUNCIONAMENTO

Enquanto vigora 5 anos

5 anos 9 anos

Enquanto vigora

5 anos

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Seleodedocumentos Aps a aplicao da Tabela de Temporalidade, os documentos sero selecionados. A seleo consiste na separao fsica de documentos de acordo com a sua destinao e realizada nos arquivos correntes e intermedirios. Os documentos selecionados seguiro paraeliminao,transfernciaourecolhimento. Eliminao: consiste na destruio fsica do suporte, deve ser realizada por meio de procedimentos que destruam o documento, mas no agridam ao meio ambiente. A fragmentaodomaterialomeioadequadoparaadestruiodomaterial. Transferncia: a passagem de documentos do arquivo corrente para o arquivo intermedirio,ondeaguardaroasuadestinaofinal. Recolhimento:apassagemdedocumentosaoarquivopermanente.
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Aulatexto3ArquivosCorrentesArquivamento(Classificao)
Arquivamentodedocumentos O arquivamento consiste na guarda dos documentos em lugares prprios, como caixas e pastas,deacordocomummtododeordenaopreviamenteestabelecido,bemcomona guarda destas embalagens (caixas e pastas) em mobilirios especficos, como estantes e arquivosdeao. Para que os arquivos se tornem acessveis, necessrio que eles sejam corretamente arquivados,demaneiraaagilizarsuarecuperao.Antesdoarquivamento,osdocumentos devem ser devidamente classificados de acordo com o assunto ou atividade a que se referem;essatarefaexecutadacomoauxliodoplanodeclassificao. Planodeclassificao Instrumento que reflete as funes/atividades da empresa que deram origem aos documentos. Serve pra orientar a operao de arquivamento e a recuperao da informao.Oplanotemafinalidadedeclassificartodoequalquerdocumentoproduzido ourecebidopelainstituionoexercciodesuasatividades.Aclassificaoporassuntos utilizadacomoobjetivodeagruparosdocumentossobummesmotema,comoformade agilizar sua recuperao e facilitar as tarefas arquivsticas relacionadas ao processamento tcnicodainformao. Para ilustrar esse instrumento, vamos mostrar um exemplo de Plano de Classificao utilizadopeloPoderExecutivoFederal. ModelodePlanodeClassificao 000ADMINISTRAOGERAL 001MODERNIZAOEREFORMAADMINISTRATIVA. 010ORGANIZAOEFUNCIONAMENTO 012COMUNICAOSOCIAL

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034MOVIMENTAODEMATERIAL O plano tem apenas dois campos: o primeiro um nmero o segundo o assunto que estenmeroserefere. Apartirdesseinstrumento,podemospromoveraclassificaodosdocumentos,quefeita daseguinteforma: primeirofazemosaleituradosdocumentoseidentificamosoassunto; depois,procuramosoassuntoqueidentificamosnoplanodeclassificaoeanotamosa lpisestenmeroemqualquerumadasextremidadesdosdocumentos; depois da classificao, os documentos sero agrupados de acordo com o cdigo que receberam:osqueforamcodificadoscomocdigo010seroarquivadosemumamesma pastaoumesmacaixa;osqueforamcodificadoscomocdigo020damesmaforma;e assimpordiante. Operaesdearquivamento Tendoemvistaaimportnciadeguardarcorretamenteosdocumentosdearquivo,visando sualocalizao,fazsenecessriaaadoodasseguintesoperaesdearquivamento: inspeo:examedodocumentoparaverificaraexistnciadedespachoqueindiqueseo eleseguirparaoarquivamento; estudo:leituradodocumentoparaverificaraentradaqueseratribuda,aexistnciade outrosdocumentosquetratamdematriasemelhante; classificao:anliseeidentificaodocontedodedocumentos,seleodacategoria deassuntosobaqualsejamrecuperados; codificao: insero de cdigos nos documentos de acordo com o mtodo de arquivamentoadotado:letras,nmeros,cores; ordenao:adisposiodosdocumentosdeacordocomaclassificaoeacodificao dadas. Para facilitar a ordenao os documentos podem ser dispostos em pilhas ou escaninhos; guardadedocumentos:acolocaododocumentonarespectivapasta,caixa,arquivo ouestante.
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Aulatexto4ArquivosCorrentesArquivamentoParte2
MtodosdeArquivamento

Para que os documentos de arquivo estejam acessveis necessrio que eles sejam bem ordenados e arquivados. O arquivamento feito por meio de mtodos especficos que chamamosdemtodosdearquivamento. Mascomodeterminaromelhormtodo?

A escolha mais adequada do mtodo de arquivamento depende da natureza dos documentosaseremarquivadosedaestruturadaorganizaoacumuladora.Ainstituio adotarquantosforemnecessriosparabemorganizarseusdocumentos. Podemosdividilosemduascategorias: a) mtodospadronizados:dividemseemvariadex,automticoesoundex.Iremosabordar somente o variadex, visto que os demais mtodos padronizados no tm aplicao prticanosarquivosbrasileiros. Variadex: utiliza a combinao de cores e letras para o arquivamento dos documentos.Cadaseqnciadeletrasrecebeumacorespecfica. Exemplo: sequnciaa,b,c,d,e.............prata sequnciaf,g,h,i,j................ouro b) mtodosbsicos:dividemseemalfabtico,geogrfico,numricoeideogrfico. Alfabtico: utiliza o nome como elemento principal de busca. A ordenao dos nomesfeitadeacordocomasregrasdealfabetao. Geogrfico:utilizaolocalouaprocednciadodocumentocomoelementoprincipal de busca. O mtodo geogrfico organiza os documentos conforme dois seguintes critrios:porestado,pasoucidade.

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i.

por estado: quando se organiza por estado, as capitais devem vir primeiro e as demaiscidadesvmemseguidaemordemalfabtica:

Exemplo: Bahia Salvador Ilhus PortoSeguro ii. por pas: ser colocado nome do pas, seguido do nome da capital. As demais cidadesseroalfabetadasemordemalfabtica,apsasrespectivascapitaisdos pases. Exemplo: Itlia Roma Gnova Milo iii. por cidade: quando o principal elemento a cidade e no o estado, devese observararigorosaordemalfabticaporcidades,nohavendodestaqueparaas capitais. imprescindvel destacar entre parnteses o estado, pois h cidades comomesmonomeemdiferentesestados. Exemplo: Araatuba(SP) Braslia(DF) Braslia(MG) Natal(RN) Numrico: utiliza nmeros para a recuperao da informao s. Dividese em simples,cronolgicoedgitoterminal.
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Osdocumentosrecebemumnmerodeacordocomasuaordemde Simples chegada ou registro no arquivo, sem qualquer preocupao com a ordemalfabtica. Cronolgico Utilizanmeroedatacomoformadelocalizaodainformao. Os documentos so arquivados conforme uma seqncia numrica Dgitoterminal compostadeseisdgitosquesodivididosemtrspares.Aleiturada seqnciaseddadireitaparaaesquerda.
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Aulatexto5ArquivosCorrentesArquivamentoParte3
Ideogrfico:distribuiosdocumentosconformeosassuntosaqueelessereferem. Divideseem: alfabtico: os assuntos so divididos conforme a ordenao dicionria e a ordenao enciclopdica; numrico: os assuntos recebem nmeros especficos. Dividese em decimal, dplex e unitermo. Dentro do mtodo ideogrfico alfabtico h duas maneiras de se ordenar os

assuntos: a ordenao dicionria e a enciclopdica. Seguem, no quadro abaixo, as caractersticasdessesdoiscritrios: Dicionrio Exemplo: ControledeChaves ControledeEntrada ControledeFrequncia Divulgao Enciclopdico Exemplo: Controle dechaves deentrada defrequncia Divulgao Assuntoscorrelatossoagrupadossob ttulosgeraisedispostosalfabeticamente.

Assuntosisoladossodispostos alfabeticamenteconformeasequnciadas letras. Nomtodoideogrficonumrico,osassuntosrecebemnmeros.Essanumeraovariade acordocomosistemaescolhido.Elesedivideem:decimal,dplexeunitermo. Os mtodos decimal e dplex apresentam algumas caractersticas comuns, o que torna necessriaacriaodeumquadrocomparativoentreesaesdoismtodos. Decimal Exemplo: 211Planejamento 211.1Anual 211.2Mensal Expansolimitadadeclasses(10), Assubdivisessorepresentadaspor pontos. Dplex Exemplo: 211Planejamento 2111Anual 2112Mensal Expansoilimitadadeclasses Assubdivisessorepresentadaspor traos.
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Notase que embora parecidos, estes mtodos tem algumas caractersticas que so bem distintas, principalmente com relao a notao (dplex adota traos e o decimal adota pontos) e a expansibilidade de classes que limitada para o decimal, e ilimitada para o dplex. Unitermo Sistemasdebusca Abuscadosdocumentosrealizadapormeiodedoisgrandessistemas:osistemadireto, ondeabuscafeitadiretamentenolocalondeodocumentoestarquivado;eosistema indireto,queaqueleemqueabuscafeitacomaajudadendices oudeinstrumentos auxiliares. Osmtodosalfabticoegeogrficosoosnicosmtodosdosistemadireto,ouseja, os nicos mtodos que no adotam ndices. Os mtodos numricos so do sistema indireto, portanto,adotamndicesparaalocalizaodosdocumentos. Almdessesdoisgrandessistemasdebusca,existeoutrochamadosemidireto.Omtodo alfanumrico,quecombinaletrasenmeros,onicoqueintegraesteltimosistemade busca. Numeraseodocumentodeacordocomaentradanoarquivo,cadastra osdadosemumafichandice.

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Aulatexto6ArquivosCorrentesArquivamentoRegrasdeAlfabetaoParte1
Paraordenarosdocumentospelomtodoalfabtico,devemserutilizadasasregrasde alfabetaodescritasabaixo: Nomesbrasileiros a) Nosnomesdepessoasfsicasconsideraseoltimosobrenomeedepoisoprenome. Ordenase: Exemplo: Arajo,AndrSilva FelipeFerreiraLima Lima,FelipeFerreira AndrSilvaArajo b) Sobrenomescompostosdeadjetivoesubstantivoouligadosporhfennoseseparam.Os sobrenomescompostosporSo,SantaouSantoseguemamesmaregra: Ordenase: Exemplos: SoPedro,Ricardo FernandoVilaVerde VilaVerde,Fernando HeitorVillaLobos VillaLobos,Heitor RicardoSoPedro c) Iniciaisabreviadasdeprenomestmprecednciasdemais,nocasodesobrenomesiguais. Ordenase: Exemplos: Lima,C. CsarLima Lima,Carlos CarlosLima Lima,Csar C.Lima d) Os ttulos ou cargos no so considerados na alfabetao. So colocados aps o nome completo,entreparnteses: Exemplos: Ordenase: MinistroThomazBastos Bastos,Thomaz(Ministro) DoutorFernandoRocha Pereira,Paulo(General) Rocha,Fernando(Doutor) GeneralPauloPereira e) Artigos,preposiesnosoconsideradosnaalfabetao. Ordenase Exemplos: Andrade,NatliaRochad NatliaRochadAndrade Anjos,AndrSilvados CludioLimadeSousa Sousa,CludioLimade AndrSilvadosAnjos f) Sobrenomes que fazem parte do grau de parentesco so considerados parte do ltimo sobrenome. Ordenase: Exemplos: CamargoFilho,Felipe DanielFerreiraNeto FerreiraNeto,Daniel FelipeCamargoFilho

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Aulatexto7ArquivosCorrentesArquivamentoRegrasdeAlfabetaoParte2 Nomesestrangeiros a) Emgeral,nestesnomesconsideraseltimosobrenomeedepoisoprenome. Exemplos: Ordenase: PaulMller Duchein,Michel MichelDuchein Mller,Paul b) Osnomeshispnicossoalfabetadospelopenltimosobrenome. Exemplos: Ordenase JuanGutierrezSalazar GutierrezSalazar,Juan PabloMolineroPuentes MolineroPuentes,Pablo c) Osnomesorientais(japoneses,chineses,rabes)soregistradoscomoseapresentam. Exemplos: Ordenase: LaoXingXiang AkikoYamamotoSato AkikoYamamotoSato LaoXingXiang Nomes de eventos so mantidos como se apresentam; os numerais so colocados ao final, entreparnteses. Exemplos: Ordenase: QuintaConfernciadeAdministrao ConfernciadeAdministrao(Quinta) CongressoBrasileirodeArquivologia(2) IIICongressoNacionaldeArquivologia CongressoNacionaldeArquivologia(III) 2CongressoBrasileirodeArquivologia Nomes de empresas so mantidos como se apresentam. No se consideram os artigos e preposiesquecompeestesnomes.
Exemplos: OBarateiro Petrobrs Embratel Ordenase: Barateiro(O) Embratel Petrobras

Mdulo4 Aulatexto1ArquivosIntermedirios Gestodedocumentosnafaseintermediria Nesta fase, os documentos apresentam baixa freqncia de uso para a instituio acumuladora;noentanto,porrazesadministrativas,devemaindasermantidosnoarquivo at que seja estabelecida a sua destinao final, que pode ser a eliminao ou a guarda permanente. Com a finalidade de se diminuir os gastos referentes sua manuteno e utilizao,osdocumentosdafaseintermediriapodemserarquivadosemlocaisdistantes daquele em que foram produzidos. Os depsitos de guarda intermediria devem possuir grandecapacidadedearmazenamento.Elessoconstrudoscommateriaiseequipamentos debaixocustoeutilizamsistemasdeseguranaparaaprevenodedesastres. Atividades Paracumprirasuafuno,osarquivosintermediriosexecutamasseguintesatividades: coordenaodorecebimentodedocumentosdafasecorrente:recebeosdocumentos enviadospelossetoresarealizaaconfernciaeoarquivamentodascaixas; atendimentoaconsultasdossetores/rgosdepositantesquandoosdocumentosforem solicitados; aplicao da tabela de temporalidade ao documentos que ainda no tiverem sua destinaoestabelecida; seleodedocumentos:separaosdocumentossemqueseroeliminadosdaquelesque serorecolhidosguardapermanente; recolhimento(envio)dedocumentosfasepermanente.

Aulatexto2ArquivosPermanentesParte1
Arquivospermanentes Os arquivos permanentes so formados pelos documentos que constituem o patrimnio arquivstico da instituio, seja pelo seu valor informativo ou pelo valor histrico; esses valoresestorelacionadosaopotencialdepesquisadosdocumentoscomoformadecriar ummemorialdasdecisespassadasdainstituio. Atividades Para cumprir a funo de disponibilizar as informaes sob sua guarda, os arquivos permanentes devem executar um conjunto de atividades destinadas organizao e disponibilizaodosdocumentos.SegundoPaes,Marilena(Arquivo:teoriaeprtica,2004), as principais atividades dos arquivos permanentes so: arranjo, descrio, conservao, restauraoereferncia. 1.Arranjo: Consistenareunioenaordenaodosconjuntosdocumentaisdeacordocomaestrutura administrativa que os originou ou conforme as funes executadas por essa entidade. Assim sendo, o arranjo pode ser o estrutural, no qual os documentos so organizados a partir da estrutura administrativa da entidade produtora, ou funcional, onde a ordenao temporeixoasfunesdesempenhadaspelaentidadeprodutora.Asatividadesdearranjo so do tipo fsicas e intelectuais: as fsicas so aquelas destinadas ao arquivamento e armazenamento dos documentos; as intelectuais esto relacionadas anlise dos documentosquantoforma,origemfuncionaleaocontedo 2.Descrio: Compreende o conjunto de procedimentos que visa disponibilizar aos pesquisadores as informaes contidas no arquivo, por meio da elaborao de instrumentos de pesquisa. Esses instrumentos identificam, representam e localizam os documentos de arquivo, possibilitandooacessoecontroledoacervo.

Os principais tipos de instrumentos de pesquisa so: o guia, o inventrio, o catlogo, o catlogoseletivo,aediodetextoseondice. Guia: o primeiro e mais importante instrumento de pesquisa a ser desenvolvido pelo arquivista o guia, que fornece uma viso de conjunto dos fundos que a instituio abriga. Permite o pesquisador identificar os conjuntos documentais de seu interesse e tomarcinciadascondiesdeconsulta. Inventrio:instrumentodepesquisaquedescreveasunidadesdearquivamentodeum fundo,oupartedele,cujaapresentaoobedeceaumaordenaolgica. Catlogo: instrumento de pesquisa em que a descrio exaustiva ou parcial de um fundo, ou de uma ou mais de suas subdivises, toma por base a pea documental, respeitadaounoaordemdeclassificao. Catlogoseletivo(repertrio):trazrelaoseletivadedocumentospertencentesauma ou mais fundos e no qual cada pea integrante de uma unidade de arquivamento descrita minuciosamente segundo critrio temtico, cronolgico, onomstico (de nomes)ougeogrfico. Edio de textos (edio de fontes): instrumento que descreve na ntegra alguns documentosdofundodearquivo. ndice:umalistasistemticadoselementosdocontedodeumdocumentoougrupo dedocumentos,dispostaemdeterminadaordemparaindicaralocalizaonotexto.

Aulatexto3ArquivosPermanentesParte2
Conservaoerestaurao Estasatividadesvisamdiminuirosdanoscausadosaosdocumentosdearquivopormeiode tcnicas que permitam a preservao do suporte da informao. Os fatores que causam danosaosdocumentosestorelacionadoscomsuaprpriaestrutura(fatoresintrnsecos), bemcomoaosagentesexternoscujaaoprejudicaotempodevidatildosdocumentos (fatoresextrnsecos);estessedividemem: a) agentes fsicos: a luz, temperatura e a umidade so agentes fsicos causadores de danosaosdocumentos. Aluminosidadenaturale aartificialdevemserevitadas,pois causam o enfraquecimento das fibras dos documentos. Para evitar o mofo e a proliferaodeinsetos,osnveisdetemperaturaeumidadedevemsercontroladosde acordocomotipodesuportedosdocumentos. Tiposdedocumentos Fotografiasempretoebranco Fotografiasemcor Registrosmagnticos Condiesambientais T12C+/1CeUR35%+/5% T5C+/1CeUR35%+/5% T18C+/1CeUR40%+/5%

b)

agentes qumicos: poluio atmosfrica, tintas, gordura, oleosidade e objetos metlicos(clipes,gramposehastesdemetal).

c) Paramanterotempodevidatildosdocumentosemmeioasameaascomentadas,torna senecessriaaaplicaodastcnicasdeconservaoerestaurao. Tcnicasdeconservao Sotcnicasaplicadasaodocumentoousuareadeguarda,visandomantercondies ideaisparaaconservaodosuportedainformao.Asprincipaistcnicasdeconservao so: agentesbiolgicos:insetos,microorganismos,homem,roedores,entreoutros.

a) alisamento: processo de conservao que consiste em colocar os documentos em bandejas de ao inoxidvel, expondoos ao do ar com forte percentagem de umidade (90% a 95%) durante uma hora, em uma cmara de umidificao. Em seguida sopassadosaferro,folhaporfolha,emmquinaseltricas; b) higienizao:aretirada,pormeiodetcnicasapropriadas,objetosdemetal,depoeira, eoutrosresduos,comvistaspreservao; c) desinfeco/desinfestao: processo de destruio ou inibio da atividade de microorganismos;Afumigaoumexemplodedesinfestao. d) restaurao:sointervenesquevisamarecuperaodedocumentosdeterioradosou ainterrupodosdanosporelessofridos.Asprincipaistcnicasderestauraoso: encapsulao: processo de preservao no qual o documento protegido entre folhas de polister transparente, cujas bordas so seladas; considerado um dos maismodernosprocessosderestaurao. laminao:consistenoreforodedocumentosdeterioradosoufrgeis,colocandoos entrefolhasdepapeldebaixagramatura,fixadasporadesivonatural,semisinttico ousinttico,pormeiodediferentestcnicas,manuaisoumecnicas; reenfibragem:preencheasfalhasdosdocumentoscompolpadepapel; banho de gelatina: consiste em mergulhar o documento em banho de gelatina ou cola, o que aumenta sua resistncia, no prejudica a visibilidade e a flexibilidade e proporciona a passagem dos raios ultravioleta e infravermelhos. Desvantagem: os documentostornamsesuscetveisaoataquedosinsetosefungos. silking:mtodoqueutilizaotecido(crepelineoumusseline)degrandedurabilidade, masdevidoausodeadesivobasedeamido,afetasuasqualidadespermanentese dealtocusto. tecido: processo de reparao em que so usadas folhas de tecido muito fino, aplicadascompastadeamido.Adurabilidadedopapelaumenta,pormoemprego do amido propicia o ataque dos insetos e fungos; impede o exame pelos raios ultravioletaeinfravermelho,almdereduziralegibilidadeeaflexibilidade. velatura: consiste na aplicao de reforo de papel ou tecido em qualquer face de umafolha.

Aulatexto4Referncia Esta atividade visa ao estabelecimento de polticas de acesso e de uso dos documentos. Entendeseporpolticadeacessoosprocedimentosaseremadotadosemrelaoaoque podeserconsultado.Cabeaoarquivoestabeleceraliberaoourestriodeacesso,aps analisarosaspectospolticoselegaisqueenvolvemasinformaes,bemcomoodireitode terceiros. Devem ser promovidas tambm exposies de documentos e atividades culturais como cursosepalestras.

Mdulo5 Aulatexto1GestodeDocumentos
Agrandequantidadededocumentosacumuladosnocotidianodasempresassseconstitui emumimportanterecursoseforgeridodesdeacriaoatadestinaofinal,eaindase forcorretamentedisponibilizadoadministraoqueoproduziu. Agestodocumentaltemafinalidadedecontrolarosdocumentosduranteoseuciclode vida, com vista racionalizao e eficincia na criao, manuteno, uso primrio e avaliaodosmesmos. A gesto de documentos definida como o conjunto de procedimentos referentes s atividades de produo, tramitao, uso e avaliao e arquivamento dos documentos em fase corrente e intermediria, visando a sua eliminao ou recolhimento para a guarda permanente.(Lei8.159/1991).Aimplantaodagestodedocumentosacontecepormeio detrsetapas: produo:consistenaelaboraodedocumentosconformeasuaessencialidadeparaa administrao;prevoestabelecimentodecritriosparaapadronizaodeformulrios, correspondncias e demais documentos gerados, e orientaes para a utilizao racional dos recursos informticos e de reproduo. A produo racionalizada reduz custoscomaproduodedocumentosefacilitaoseumanuseio. utilizao:incluiasatividadesdeprotocolo,organizaoearquivamentodedocumentos em fase corrente e intermediria; contempla a elaborao de normas de acesso e recuperaodainformao. destinao:etapaqueestabeleceadestinaofinaldosdocumentos,medianteaanlise dosvaloresqueelesapresentamparaainstituioprodutora.

Objetivosdagestodedocumentos SegundooArquivoNacional(GestodeDocumentosConceitoseProcedimentosBsicos, 1995)agestodedocumentostemosseguintesobjetivos: assegurar,deformaeficiente,aproduo,administrao,manutenoedestinaode documentos; melhoraraeficinciadaadministraoacumuladoradosdocumentos; garantir que a informao governamental esteja disponvel quando e onde seja necessriaaogovernoeaoscidados; contribuir para o acesso e preservao dos documentos que meream guarda permanenteporseusvaloreshistricoecientfico; asseguraraeliminaodosdocumentosdesprovidosdevalor; assegurar o uso adequado das tcnicas de alterao do suporte da informao (digitalizao/microfilmagem) e de processamento automatizado de dados e outras tcnicasavanadasdegestodainformao.

Aulatexto2OrganizaodeArquivos
Estaaulatratadaorganizaodossetoresdearquivodainstituio.Talorganizao,como dequalqueroutrosetordeumainstituio,pressupeodesenvolvimentodevriasetapas detrabalho.Estasfasesso: a) levantamentodedados:consistenacoletadeinformaessobreainstituioesobreo seuacervo. dados da instituio: (regimento, normas, estatuto, regulamento, organograma e demaisdocumentosconstitutivosdainstituio) dadosdoacervo:(gnero,espcies,volumeeestadodeconservao,classificao, mtodos de arquivamento, registros de protocolo, controle de emprstimos e existnciademanuaisenormasdearquivo) b) anlise dosdados coletados: consiste na anlisedas informaes coletadas nas etapa anterior e na elaborao do diagnstico da situao arquivstica, que abordar os aspectosnegativoseassugestesdemelhoria. c) planejamento um plano arquivstico que contm as necessidades da instituio, baseadonalegislaosobreotemaenasnecessidadesdainstituio,considerandose: c1) posio hierrquica do arquivo: como o arquivo atender a setores e funcionrios dosmaiselevadosnveisdeautoridade,recomendasequeoarquivoestejanaposio maiselevadapossvel,dentrodaestruturaadministrativa; c2)centralizaooudescentralizaodosserviosdearquivo:naelaboraodoplano paraosarquivoscorrentesdevesedefinirseomesmoatuardeformacentralizadaou descentralizadaeanecessidadedecriaodeumaCoordenaoCentral. centralizao:reuniodetodososdocumentosemumnicolocalfsico,bemcomo das atividades de controle (recebimento, registro, distribuio, movimentao e expedio)dedocumentosemumnicorgodaestruturaorganizacional; descentralizao:consistenamanuteno,emmaisdeumaunidadeorganizacional, das atividades de guarda e controle de documentos. Para que estes sistemas descentralizados consigam atingir seus objetivos haver a necessidade de se criar uma Coordenao Geral que exercer funes normativas, orientadoras e de controle.

Caberessaltarqueaopopelacentralizaooudescentralizaofeitaapenasparaafase corrente.Osarquivosdasdemaisfasesdevemserorganizadosdeformacentralizada. c3) definio de recursos: consiste em determinar os materiais, financeiros e humanos necessriosamanutenodosserviosdearquivo. c4)estabelecimentodenormasdefuncionamento:visandoacontinuidadedotrabalhoea uniformidade dos procedimentos tcnicos adotados nos arquivos, devem ser estabelecidas normas. Tais normas, depois de aplicadas e aprovadas na fase de implantao, iro juntamente com os modelos de formulrios, integrar o Manual de ArquivodaInstituio. d)implantaoeacompanhamento:consistenarealizaodecampanhasdesensibilizao, treinamentos e elaborao de manual do arquivo, onde sero colocadas informaes sobre os arquivos da instituio, finalidades, responsabilidades, interao, organogramas, conceitos gerais de arquivo, detalhamento das rotinas, modelos de carimboseformulrios.

Mdulo6 Aulatexto1AlteraodeSuporte
Microfilmagem atcnicadeproduodeimagensfotogrficasdeumdocumentoemformatoaltamente reduzido. Esse procedimento, que encontra respaldo na legislao brasileira, possibilita a reduo de espao ocupado pelos documentos arquivsticos em papel, bem como a preservaodosdocumentosoriginais. O microfilme, as certides, os traslados e as cpias fotogrficas obtidas diretamente dos filmesproduziroosmesmosefeitosjurdicosdodocumentooriginalmentemicrofilmado, desde que obedecidos os critrios e padres estabelecidos na Lei 5.433, de 8 de maio de 1968,queregulaamicrofilmagemdedocumentosoficiaisedoutrasprovidncias.Para seremmicrofilmados,osdocumentosdevemapresentarumaorganizaoquepossibilitea recuperao das informaes neles contidas e devem estar previamente avaliados. Cabe ressaltar que obrigatria, para efeito de segurana, a extrao de filme cpia do filme original.Estesexemplaresseromantidosemlocaldistinto. Osdocumentospodemsereliminadosapsamicrofilmagem,excetoaquelesconsiderados de valor permanente. Estes devero ser mantidos no arquivo aps passarem por esta alteraodosuporte. Digitalizao A digitalizao tem como finalidade promover o acesso rpido das informaes arquivsticas, reduzir os danos causados ao suporte original e agilizar a execuo das atividades administrativas. O processo constitui na captura de imagens analgicas para a converso em formato digital, por meio de um scanner, e permite a disponibilizao dos documentos na internet e intranet, bem como o seu acesso simultneo por diversos usurios. A validade jurdica dos documentos digitalizados est condicionada ao uso de assinatura digital,emmeioeletrnico,quepermitaaferiraorigemeaintegridadedodocumento.

Mdulo7

Aulatexto1ProcedimentosAdministrativosProcessoParte1
Entendeseporprocessooconjuntodedocumentosreunidosemcapaespecial,equevo sendoorganicamenteacumuladosnodecursodeumaaoadministrativaoujudiciria. Abertura(atuao) Na formao do processo, devero ser observados os documentos cujo contedo esteja relacionado a aes e operaes contbeis financeiras, ou requeira anlises, informaes, despachosedecisesdediversasunidadesorganizacionaisdeumainstituio.Aabertura deprocessodeverserfeitanoprotocoloouunidadeprotocolizadora,apartirdeumapea preferencialmente original, ou de uma cpia autenticada. importante ressaltar que as mensagensedocumentosresultantesdetransmissoviafaxnopoderoseconstituirem peasdeprocesso.Noseroautuadososdocumentosquenodevamsofrertramitao, tais como convites para festividades, comunicao de posse, remessa para publicao, pedidodecpiadeprocesso. Numeraodasfolhas Asfolhasdosprocessosseronumeradasemordemcrescente,semrasuras,devendoser utilizado carimbo prprio para colocao do nmero, aposto no canto superior direito da pgina,recebendo,aprimeirafolha,onmero1. Inicialmente, a numerao ser realizada no protocolo central/setorial ou na unidade protocolizadora. Os documentos includos posteriormente devero ser numerados e rubricadospeloresponsvelpelaincluso.

O processo no poder ter duas peas com a mesma numerao, no sendo admitido diferenciar pelas letras A e B, nem rasurar. A correo da numerao das folhas dos autos dever ser feita por meio de carimbo e forma de X, que anular a numerao incorreta.Apsesteprocedimentoserorenumeradasasfolhasseguintes,semrasuras. Cadavolumedeumprocessonopoderexcedera200folhas.Quandoapeaprocessual contivernmerodefolhasexcedenteaesselimite,formarseooutrosvolumes,apartirdo prximonmero.

Aulatexto2ProcedimentosAdministrativosProcessoParte2
Operaes 1.Desentranhamento a retirada de folhas ou peas, mediante despacho da autoridade competente. O desentranhamento poder ocorrer por interesse da administrao ou a pedido do interessado, sendo necessria insero de Termo de Desmembramento, aps ltimo despacho,pararegistrarestaoperao. Oprocessoquetiverfolhaoupearetiradaconservaranumeraooriginaldesuasfolhas ou peas, permanecendo vago o nmero de folha(s) correspondente(s) ao desentranhamento,apondoseocarimbodedesentranhamento.Ressaltasequevedada aretiradadafolhaoupeainicialdoprocesso. 2.Desmembramento a separao de parte da documentao de um processo, para formar outro mediante despacho da autoridade, utilizandose Termo de Desmembramento, para registrar este retirada. 3.Juntada a unio de um processo a outro, feita pelo protocolo central ou setorial da unidade correspondente, mediante determinao, por despacho, de seu dirigente. A juntada ser realizadapormeiodaanexaoouapensao. 3.1Juntadaporanexao:auniodefinitivaeirreversveldeumoumaisprocesso(s)aum outroprocesso(consideradoprincipal),desdequepertencentesaummesmointeressadoe quecontenhamomesmoassunto. 3.2 Juntada por apensao: a unio provisria de um ou mais processos a um processo mais antigo, destinada ao estudo e uniformidade de tratamento em matrias semelhantes, com o mesmo interessado ou no, conservando cada processo a sua identidadeeindependncia

4.Diligncia o ato pelo qual um processo que, tendo deixado de atender as formalidades indispensveis ou de cumprir alguma disposio legal, devolvido ao rgo que assim procedeu,afimdecorrigirousanarasfalhasapontadas. A convocao do interessado para cumprir diligncia no pertencente Administrao Pblica Federal e ser feita atravs de correspondncia expedida pelo setor de comunicaodorgoouentidadequeasolicitar. 5.Reconstituio o ato pelo qual se reconstitui o processo que foi extraviado. Constatado o extravio de processooservidorqueprimeirotomarconhecimentodofatocomunicar,suachefia,o ocorrido. Esta promover a apurao imediata do fato, mediante sindicncia ou processo administrativodisciplinar. 6.EncerramentodoProcesso Oencerramentodoprocessosedarnosseguintescasos: a) atendimento da solicitao e cumprimento dos compromissos arbitrados ou dela decorrentes; b) indeferimentodopleito; c) desistnciaexpressadointeressado; d) quando seu desenvolvimento for interrompido por perodo superior a um ano, por omissodaparteinteressada.

Aulatexto3GrausdeSigilo Os documentos sigilosos so aqueles cuja divulgao ponha em risco a segurana da sociedadeedoEstado,bemcomoaquelesnecessriosaoresguardodainviolabilidadeda intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das pessoas, eles so categorizados como:ultrassecretos;secretos;confidenciaisereservados. Os graus de sigilo e o perodo de durao da classificao, e as autoridades responsveis pelaatribuiodosgrausdesigiloestoestabelecidosnoDecreto4.553/2002,conformeo seguintequadro:
Graude Sigilo AutoridadesCompetentespara AtribuirGraudeSigilo IPresidentedaRepblica; IIVicePresidentedaRepblica; IIIMinistrosdeEstadoeautoridadescomasmesmasprerrogativas; IVComandantesdaMarinha,doExrcitoedaAeronutica;e VChefesdeMissesDiplomticaseConsularespermanentesno exterior. Autoridadesqueexeramfunesdedireo,comando,chefiaou assessoramento,deacordocomregulamentaoespecficadecada rgoouentidadedaAdministraoPblicaFederal. Servidorescivisemilitares,deacordocomregulamentaoespecficade cadargoouentidadedaAdministraoPblicaFederal

Prazo

Ultrassecreto

30anos

Secreto Confidencial Reservado

20anos 10anos 5anos

Os prazos de classificao podero ser prorrogados uma vez, por igual perodo, pela autoridade responsvel pela classificao ou autoridade hierarquicamente superior competenteparadisporsobreamatria. Expedioetramitaodedocumentossigilosos A expedio e tramitao de documentos sigilosos sero feitas mediante as seguintes rotinas,descritasnoart.24,doDecreto4.553/2002:

a) seroacondicionadosemenvelopesduplos; b) noenvelopeexternonoconstarqualquerindicaodograudesigilooudoteordo documento; c) noenvelopeinternoseroapostosodestinatrioeograudesigilododocumento,de modoaseremidentificadoslogoqueremovidooenvelopeexterno; d) o envelope interno ser fechado, lacrado e expedido mediante recibo, que indicar, necessariamente,remetente,destinatrioenmeroououtroindicativoqueidentifique odocumento;e e) sempre que o assunto for considerado de interesse exclusivo do destinatrio, ser inscritaapalavrapessoalnoenvelopecontendoodocumentosigiloso. A expedio de documento secreto, confidencial ou reservado poder ser feita mediante servio postal. No entanto, vedada a postagem de documentos ultrassecretos. Estes seroentreguesaosrespectivosdestinatrios,porintermdiodeagentepblicoautorizado