AULA 1

Con ce it os fu n da m e n t a is de a r qu ivologia

O arquivo da inst it uição funcionará com o o guardião das inform ações ali
exist ent es. Assim , para ent enderm os o conceit o de arquivo, devem os ant es conhecer
t rês conceit os básicos que int egram a área: inform ação, suport e e docum ent o.

I n for m a çã o: Pode ser definida com o idéia ou conhecim ent o.

Su por t e : Meio no qual a inform ação é regist rada.

Ent ende- se por suport e qualquer m eio ut ilizado para gravar a inform ação. O papel
é hoj e o suport e m ais ut ilizado, m as não é o único . No passado, t ivem os o
pergam inho e o papiro com o suport es bast ant e ut ilizados. Com o avanço de novas
t ecnologias ligadas à inform át ica, é cada vez m aior o núm ero de inst rum ent os capazes
de servir de suport e para a inform ação. Dent re os m eios m ais ut ilizados, podem os
dest acar: disquet e, CD, DVD e fit a VHS.

D ocum e n t o: Qualquer inform ação regist rada em um suport e.

No m om ent o em que o hom em regist ra sua idéia em um suport e, dá origem a um

docum ent o. Com o aparecim ent o da escrit a, o volum e de docum ent os criados foi se
t ornando cada vez m aior e surgiu a necessidade de se criarem t écnicas que
perm it issem organizar est a m assa docum ent al de form a a perm it ir sua im ediat a
localização quando necessária. A part ir de ent ão surgiram os prim eiros arquivos.

Con ce it u a çã o M ode r na

Quant o à conceit uação m oderna, Solon Bu ck , arquivist a dos EUA assim definiu:
“ Arquivo é o conj unt o de docum ent os oficialm ent e produzidos e recebidos por um
governo, organização ou firm a, no decorrer de suas at ividades, arquivados e
conservados por si e seus sucessores para efeit os fut uros” .

M a r ile n a Le it e Pa e s, por sua vez, define arquivo com o sendo “ a acum ulação
ordenada dos docum ent os, em sua m aioria t ext uais, criados por um a inst it uição ou
pessoa, no curso de sua at ividade, e preservados para a consecução de seus obj et ivos,
visando a ut ilidade que poderão oferecer no fut uro” .

H e loísa Alm e ida Pr a do define ainda arquivo com o sendo “ a reunião de

docum ent os conservados, visando à ut ilidade que poderão oferecer fut uram ent e” ,
dest acando que, “ para ser funcional, um arquivo deve ser planej ado, inst alado,
organizado e m ant ido de acordo com as necessidades inerent es ao set ores” e que
“ para realizar o t rabalho de arquivam ent o, o arquivist a precisa conhecer a nat ureza do
arquivo que lhe será ent regue” .

D e sse con ce it o é im por t a n t e de st a ca r :

1 – Os docum ent os de arquivo, além de serem produzidos pela inst it uição, podem
t am bém ser recebidos pela m esm a;
 2 – Os docum ent os de arquivo podem est ar regist rados em qualquer suport e e
serem de vários t ipos ( t ext ual, iconográfico, audiovisual...) , ao cont rário da idéia
básica de que docum ent os de arquivo seriam basicam ent e na form a t ext ual e em
suport e papel;

3 – Ao se produzir docum ent os no decorrer de suas at ividades, podem os dest acar

que os docum ent os de arquivo possuem um a caract eríst ica cham ada organicidade, que
significa que o m esm o foi criado em função de um a at ividade realizada pela inst it uição,
de form a que o m esm o servirá de prova das t ransações realizadas pela organização.
Assim , ao se est udar os docu- m ent os de um arquivo, pode- se t er um a idéia clara das
at ividades realizadas por aquele órgão.

O t erm o arquivo pode t am bém ser usado para designar:

• conj unt o de docum ent os;

• m óvel para guarda de docum ent os;
• local onde o acervo docum ent al deverá ser conservado;
• órgão governam ent al ou inst it ucional cuj o obj et ivo sej a o de guardar e conservar a
docum ent ação;
• t ít ulos de periódicos - geralm ent e no plural, devido à influência inglesa e francesa.

AULA 2

I m por t â n cia do a r qu ivo

A im port ância do arquivo para a inst it uição est á ligada ao aum ent o expressivo do
volum e de docum ent os que a m esm a se ut iliza no exercício de suas at ividades a
necessidade de se est abelecerem crit érios de guarda e de elim inação de docum ent os,
quando est es j á não são m ais út eis para a organização. A adoção de t écnicas
arquivíst icas adequadas perm it e não apenas a localização eficient e da inform ação
desej ada, m as t am bém a econom ia de recursos para a inst it uição.

Fina lida de do a r qu ivo

Podem os dest acar com o finalidades do arquivo:

1 – Guarda dos docum ent os que circulam na inst it uição, ut ilizando para isso t écnicas
que perm it am um arquivam ent o orde- nado e eficient e;
2 – Garant ir a preservação dos docum ent os, ut ilizando form as adequadas de
acondicionam ent o, levando em consideração t em perat ura, um idade e dem ais aspect os
que possam danificar os m esm os;
3 – At endim ent o aos pedidos de consult a e desarquivam ent o de docum ent os pelos
diversos set ores da inst it uição, de form a a at ender rapidam ent e à dem anda pelas
inform ações ali deposit adas;

Alem dest as funções principais podem os dest acar out ras, de relat iva im port ância,
com o a expedição da correspondência, criação dos m odelos para docum ent os e criação
das norm as de gest ão docum ent al da inst it uição.

Para alcançar est es obj et ivos é necessário que o arquivo disponha dos seguint es
requisit os:
a. cont ar com pessoal qualificado e em núm ero suficient e;
b. est ar inst alado em local apropriado;
c. dispor de inst alações e m at eriais adequados;
d. ut ilizar sist em as racionais de arquivam ent o, fundam ent ados na t eoria arquivíst ica
m oderna;
e. cont ar com norm as de funcionam ent o;
f. cont ar com dirigent e qualificado, preferencialm ent e form ado em Arquivologia.

Para M a r ile n a Le it e Pa e s, “ a principal finalidade dos arquivos é servir a

adm inist ração, const it uindo- se, com o decorrer do t em po, em base do conhecim ent o
da hist ória” . Dest aca ainda que a “ função básica do arquivo é t ornar disponível as
inform ações cont idas no acervo docum ent al sob sua guarda” .

AULA 3

D ist in çã o e n t r e a r qu ivo, m u se u e bibliot e ca

Em bora arquivo, m useu e bibliot eca t enham a m esm a finalidade ( guardar

docum ent os) , seus obj et ivos são diferent es, t endo em vist a os t ipos docum ent ais de
que cada inst it uição t rat a. Poderíam os assim definir cada inst it uição:

Ar qu ivo - É o conj unt o de docum ent os, criados ou recebidos por um a inst it uição
ou pessoa, no exercício de sua at ividade, preservados para garant ir a consecução de
seus obj et ivos.

Bibliot e ca - É o conj unt o de m at erial, em sua m aioria im presso e não produzido

pela inst it uição em que est á inserida, de form a ordenada para est udo, pesquisa e
consult a. Norm alm ent e é const it uída de coleções t em át icas e seus docum ent os são
adquiridos at ravés de com pra ou doação, diferent em ent e dos arquivos, cuj os
docum ent os são produzidos ou recebidos pela própria inst it uição .

M use u - É um a inst it uição de int eresse público, criada com a finalidade de

conservar, est udar e colocar à disposição do público conj unt os de peças e obj et os de
valor cult ural.

Podem os verificar que, enquant o o arquivo t em finalidade funcional, a finalidade

das bibliot ecas e dos m useus é essencial- m ent e cult ural , em bora o arquivo t am bém
possa adquirir, com o o t em po, carát er cult ural, a part ir do carát er hist órico que alguns
de seus docum ent os podem adquirir.

Dest aca- se, ainda que os docum ent os de arquivo são produzidos em um a única
via ou em lim it ado núm ero de cópias, enquant o que os docum ent os das bibliot ecas são
produzidos em num erosos exem plares, de form a a at ender suas necessidades .

Tipos de docum e nt os

Qu a n t o a o gê n e r o

Quant o ao gênero, os docum ent os são classificados segundo a form a em que a

inform ação foi regist rada no m esm o.
 Podem os dest acar:

- Docum ent os t ext uais: docum ent os cuj a inform ação est ej a em form a escrit a ou
t ext ual.
Ex.: cont rat os, at as, relat órios, cert idões.

- Docum ent os iconográficos: docum ent os cuj a inform ação est ej a em form a de im agem
est át ica.
Ex.: fot ografias ( que m ais especificam ent e podem ser cham adas de docum ent os
fot ográficos) , negat ivos, diaposit ivos ( slides) , desenhos e gravuras .

- Docum ent os audiovisuais: docum ent os cuj a inform ação est ej a em form a de som e/ ou
im agem em m ovim ent o.
Ex.: film es, regist ro sonoro em fit a casset e. Nest e t ipo de docum ent o encont ram - se os
docum ent os sonoros ( cuj a infor- m ação est á em form a de som ) e os film ográficos ( cuj a
inform ação est á represent ada por um film e) .

- Docum ent os inform át icos ou digit ais: docum ent os que necessit em do com put ador
para que sej am lidos.
Ex.: arquivo em MP3, arquivo do Word.

- Docum ent os cart ográficos: docum ent os que represent em , de form a reduzida, um a
área m aior.
Ex.: m apas e plant as .

- Docum ent os m icrográficos: docum ent os em m icroform as.

Ex.: m icrofilm es e m icrofichas.

É im port ant e dest acar que o fat o de um docum ent o est ar inserido em um dos
t ipos acim a não exclui a possibilidade de o m esm o est ar inserido em out ro t ipo. Alguns
docum ent os possuem caract eríst icas que lhe perm it em figurar em dois ou m ais t ipos
de docum ent os. Um a fot ografia gravada em um CD- ROM, por exem plo, ao m esm o
t em po em que é um docum ent o digit al, é t am bém um docum ent o fot ográfico e, ainda,
um docum ent o iconográfico.

AULA 4

Cla ssifica çã o dos a r qu ivos

Dependendo do aspect o sob o qual os arquivos são est udados, eles podem ser
classificados segundo:

• as ent idades m ant enedoras ( públicos ou privados);

• a nat ureza dos docum ent os ( especial ou especializado) ;
• aos est ágios de sua evolução ( corrent e, int erm ediário e perm anent e) ;
• à ext ensão de sua at uação ( set orial e cent ral) .

Cla ssifica çã o se gu n do a s e nt ida de s m a n t e n e dor a s

 Os arquivos podem ser classificados segundo a inst it uição em que est ej am
inseridos da seguint e form a:

Ar qu ivos públicos: são aqueles m ant idos por ent idades de carát er público, sej a
na esfera federal, est adual ou m unicipal. Ex.: arquivo do STJ, arquivo da Prefeit ura de
São Paulo e arquivo do Senado Federal.

Ar qu ivos pr iva dos: são aqueles m ant idos por inst it uições de carát er part icular.
Ex.: arquivo do Bradesco, arquivo das Loj as Am ericanas e arquivo da Rede Globo.

Cla ssifica çã o se gu n do a n a t u r e za dos D ocum e n t os

Arquivos especiais - Cham a- se arquivo especial aquele que t em sob sua guarda
docum ent os de t ipos diversos – iconográficos, cart ográficos, audiovisuais – ou de
suport es específicos – docum ent os em CD, docum ent os em DVD, docum ent os em
m icrofilm e – e que, por est a razão, m erece t rat am ent o especial não apenas no que se
refere ao seu arm azenam ent o, com o t am bém ao regist ro, acondicionam ent o, cont role,
conservação et c .

Arquivo especializado é aquele que guarda docum ent os de det erm inado assunt o
específico, independent em ent e da form a física que apresent am , com o, por exem plo, os
arquivos m édicos, os arquivos j ornalíst icos e os arquivos de engenharia .

AULA 5

Cla ssifica çã o se gu n do os Est á gios de Su a Evolu çã o

A Arquivologia adot a a cham ada Teoria das t rês idades ou Ciclo vit al dos
docum ent os para classificar os est ágios ou fases por que passam os docum ent os
dent ro da inst it uição. Est e é com cert eza o assunt o m ais present e em provas de
concursos públicos, dest acadam ent e os prom ovidos pelo Cespe- UnB, que exige do
candidat o o ent endim ent o de com o est a t eoria é aplicada na prát ica.

Essas fases são definidas por Jean- Jacques Valet t e ( 1973) com o as t rês idades
dos arquivos: corrent e, int erm ediária e perm anent e, e são assim descrit as:

1. “ Arquivo de prim eira idade ou corrente, const it uído de docum ent os em curso ou
consult ados freqüent em ent e, conserva dos nos escrit órios ou nas repart ições que os
receberam e os produziram ou em dependências próxim as de fácil acesso” . Por
docum ent os em curso ent enda- se que, nest a fase, os docum ent os t ram it am bast ant e
de um set or para out ro, ou sej a, podem ser em prest ados a out ros set ores para
at ingirem a finalidade para a qual foram criados .

2. “ Arquivo de segunda idade ou int erm ediário, const it uído de docum ent os que
deixaram de ser freqüent em ent e consult ados, m as cuj os órgãos que os receberam e os
produziram podem ainda solicit á- los , para t rat ar de assunt os idênt icos ou ret om ar um
problem a novam ent e focalizado. Não há necessidade de serem conservados próxim os
aos escrit órios. A perm anência dos docum ent os nesses arquivos é t ransit ória. São por
isso t am bém cham ados de lim bo ou purgat ório” , sendo est es t erm os adot ados na Grã-
Bret anha para designar est a fase .
3. “ Arquivo de t erceira idade ou perm anent e, const it uído de docum ent os que
perderam t odo valor de nat ureza adm inist rat iva e que se conservam em razão de seu
valor hist órico ou docum ent al e que const it uem os m eios de conhecer o passado e sua
evolução . Est es são os arquivos propriam ent e dit os, pois ali os docum ent os são
arquivados de form a definit va” .

Est as fases são com plem ent ares, pois os docum ent os podem passar de um a fase
para out ra, e para cada um a corresponde um a m aneira diferent e de conservar e t rat ar
os docum ent os e, conseqüent em ent e, um a organização adequada, ou sej a, as
unidades de acondicionam ent o ( past as, cat álogos et c.) , adot adas na fase corrent e
serão subst it uídas por unidades m ais adequadas ao funcionam ent o da fase
int erm ediária, que, por sua vez, adot ara acondicionam ent o diferent e da fase
perm anent e .

Para ent ender o funcionam ent o do ciclo vit al, t orna- se necessário com preender
alguns t erm os t écnicos da Arquivologia, com o a valoração, prazo de guarda e
dest inação final dos docum ent os.

AULA 6

Va lor a çã o dos D ocu m e n t os

Basicam ent e, o docum ent o é guardado pela inst it uição enquant o o m esm o possuir
valor para a m esm a, e esse valor, quando exist ir, se apresent ará em um a das
seguint es form as: adm inist rat ivo ou hist órico.

Va lor a dm in ist r a t ivo: O valor adm inist rat ivo, t am bém cham ado de prim ário,
refere- se ao valor que o docum ent o apresent a para o funcionam ent o da inst it uição. É o
valor pelo qual o docum ent o foi criado ( t odo docum ent o nasce com um obj et ivo
adm inist rat ivo) e por isso est á present e em t odo docum ent o quando de sua criação. É
um valor t em porário, ou sej a, t odo docum ent o, em det erm inado m om ent o de sua
exist ência, perderá seu valor adm inist rat ivo, quando at ingir t odas as finalidades que se
possam esperar do m esm o para o funcionam ent o da inst it uição. Est e valor t am bém é
cham ado, por alguns aut ores, de valor funcional, em virt ude de suas caract eríst icas.

Va lor h ist ór ico: O valor hist órico, t am bém cham ado de secundário, refere- se à
possibilidade de uso dos docum ent os para fins diferent es daqueles para os quais foram
originariam ent e criados, quando passa a ser considerado font e de pesquisa e
inform ação para t erceiros e para a própria adm inist ração. O docum ent o, após perder
seu valor adm inist rat ivo, pode ou não adquirir valor hist órico, e um a vez t endo- o
adquirido, est e se t orna definit ivo, ou sej a, o docum ent o j am ais o perderá.

Enquant o o docum ent o t iver valor adm inist rat ivo ( prim ário) , ele será arquivado,
em um a inst it uição que aplique a Teoria das 3 I dades, nas fases corrent es ou
int erm ediária. Quando perde o valor adm inist rat ivo, o docum ent o pode ser elim inado,
desde que não adquira valor hist órico ( secundário) , ou ser recolhido à fase
perm anent e, quando adquirir est e valor. Um a vez que o valor hist órico é definit ivo,
podem os concluir que o docum ent o hist órico, t am bém cham ado de docum ent o
perm anent e ou docum ent o de 3a idade, j am ais será elim inado ou dest ruído.
 Pr a zo de Gua r da dos D ocum e n t os

Prazo de guarda é o período em que o docum ent o deve ser m ant ido nos arquivos
corrent es e int erm ediário. O prazo de guarda vincula- se à det erm inação do valor do
docum ent o, de acordo com os seguint es fat ores:

• freqüência de uso das informações cont idas nos docum ent os;
• exist ência de leis ou decret os que regulem a prescrição legal de docum ent os ( prazos
prescricionais) ;
• exist ência de out ras font es com as m esm as inform ações ( docum ent os
recapit ulat ivos) ;
• necessidade de guarda dos docum ent os por precaução, em virt ude das prát icas
adm inist rat ivas ( prazos precaucionais) .

O período em que o docum ent o deverá ficar arquivado na fase corrent e será
cham ado, t ecnicam ent e, de prazo de guarda na fase corrent e e, nat uralm ent e, o
período definido para o m esm o na fase int erm ediária será o prazo de guarda na fase
int erm ediária. O t erm o prazo de guarda, quando não houver explicit ação de fase será,
port ant o, a som a das duas fases em quest ão.

D e st ina çã o fina l dos D ocum e n t os

Todo docum ent o, ao t érm ino de seu ciclo vit al, deverá ser encam inhado à sua
dest inação final, que ocorrerá no m om ent o em que o m esm o t enha perdido seu valor
adm inist rat ivo. A dest inação final do docum ent o poderá ser: elim inação ou guarda
perm anent e .

- Elim ina çã o: quando o docum ent o não t iver valor hist órico; ou
- Gu a r da pe r m a n e n t e : quando o docum ent o t iver valor hist órico.

É nat ural que o candidat o, a essa alt ura, cient e de t ais inform ações, se pergunt e:

- Quant o t em po um docum ent o deverá perm anecer na fase corrent e?

- Quando o docum ent o sairá da fase corrent e para a fase int erm ediária?
- Com o saber se o docum ent o t em ou não valor hist órico?

AULA 7

Ta be la de Te m por a lida de

É o inst rum ent o result ant e da et apa de Avaliação dos docum ent os e que
det erm ina o prazo de guarda dos docum ent os nas fases corrent e e int erm ediária
( período em que o m esm o será guardado nestas fases) , bem com o sua dest inação final
( elim inação ou recolhim ent o para guarda perm anent e) . A Tabela de Tem poralidade
será elaborada por um a Com issão cham ada de Com issão Perm anent e de Avaliação de
Docum ent os ou Com issão de Análise de docum ent os e será aprovada por aut oridade
do órgão para que possa ser aplicada na inst it uição.

Cada inst it uição criará a sua t abela, que deverá cont em plar o conj unt o de
docum ent os exist ent es na m esm a. Um a vez concluída e aplicada a Tabela de
Tem poralidade, event uais alt erações ou inclusões deverão ser subm et idas à Com issão
que a criou, a fim de serem novam ent e avaliadas. Na t abela, cada docum ent o t erá seu
próprio prazo para as fases corrent es e int erm ediária, bem com o a dest inação final
( elim inação ou recolhim ent o para guarda perm anent e) . Port ant o, não há prazo de
guarda padrão nem m áxim o para os docum ent os nas fases corrent e e int erm ediária;
cada docum ent o t erá seu próprio prazo, de acordo com o est abelecido pela Com issão
de Análise quando da elaboração da t abela.

Vej a a seguir a est rut ura da Tabela de Tem poralidade, com alguns dados
hipot ét icos:

Os prazos acim a variarão de acordo com o docum ent o, podendo haver

docum ent os com m aior ou m enor prazo de guarda nas fases corrent e e int erm ediária,
bem com o docum ent os dest inados à elim inação e à guarda perm anent e. Em geral,
docum ent os que dem onst ram a origem da inst it uição, bem com o a form a com o est a
funciona ( norm as, regulam ent os e out ros) t êm carát er hist órico e serão preservados
na fase perm anent e.

AULA 8

Sit u a çõe s pe la s qua is o D ocu m e n t o pode pa ssa r :

A part ir dos dados da aula ant erior, podem os verificar as quat ro sit uações em que
o docum ent o poder passar ao ser inserido na cham ada Teoria das 3 I dades ou Ciclo
vit al dos docum ent os, que seriam as seguint es:

- 1a sit uação ( exem plo do docum ent o classificado no código 031.1)

caso, o docum ent o é criado na fase corrent e, onde perm anecerá durant e
det erm inado período ( no exem plo acim a, o prazo de guarda na fase corrent e da
Requisição de m at erial é de 2 anos) e será elim inado sem passar pelas fases
seguint es. Assim , podem os afirm ar que det erm inados docum ent os podem ser
elim inados na fase corrent e, desde que a t abela de t em poralidade assim o defina.
 Conclui- se ainda que o arquivam ent o nas t rês fases não é condição obrigat ória
para t odos os docum ent os. Na verdade, a única fase em t odo docum ent o,
obrigat oriam ent e, deve passar, é a fase corrent e, pois é nela que ele será criado.

- 2a sit uação ( exem plo do docum ent o classificado no código 023.2)

Nest e caso, o docum ent o é criado na fase corrent e, onde cum prirá seu prazo de
guarda na fase corrent e ( no exem plo est e prazo é de 5 anos) e, post eriorm ent e, será
t ransferido para a fase int erm ediária, onde cum prirá o prazo de guarda na fase
int erm ediária ( que no exem plo será de 95 anos) . A passagem do docum ent o da fase
corrent e para a fase int erm ediária é cham ada de Transferência.

No exem plo, passados os 95 anos na fase int erm ediária, o docum ent o poderá ser
elim inado sem chegar à fase perm anent e. Verificam os, assim , que o docum ent o
poderá ser elim inado t ant o na fase corrent e quant o na fase int erm ediária. O prazo da
fase int erm ediária variará de docum ent o para docum ent o, de acordo com o definido na
Tabela de Tem poralidade.

- 3a sit uação ( exem plo do docum ent o classificado no código 045.4)

Nest e caso, o docum ent o é criado na fase corrent e, onde perm anecerá por algum
t em po ( no exem plo o prazo de guarda na fase corrent e é de 5 anos) , sendo t ransferido
para a fase int erm ediária onde cum prirá novo prazo ( no exem plo o prazo de guarda na
fase int erm ediária é de 10 anos) , ant es de ser recolhido para a fase perm anent e, o que
dem onst ra que, para a inst it uição em quest ão, t al docum ent o t em valor hist órico e
j am ais será elim inado. Observa- se que a passagem do docum ent o para a fase
perm anent e é cham ada de recolhim ent o e, por conseguint e, apenas os docum ent os
hist óricos são recolhidos.

- 4a sit uação ( exem plo do docum ent o classificado no código 010.1)

 Nest e caso, o docum ent o será criado na fase corrent e, onde perm anecerá por
det erm inado período ( no exem plo, enquant o vigorar) , e depois será recolhido ao
arquivo perm anent e, sem passar pela fase int erm ediária. Observa- se que
det erm inados docum ent os podem ser recolhidos ( passarem para o arquivo
perm anent e) sem serem t ransferidos ( passarem pelo arquivo int erm ediário) .

A figura a seguir dem onst ra o funcionam ent o do ciclo vit al dos docum ent os, e
seus det alhes t êm sido const ant em ent e inseridos em quest ões de concursos públicos,
dest acadam ent e as elaboradas pelo Cespe- UnB, razão pela qual recom enda- se especial
at enção nest e assunt o.

Dest aque para as seguint es inform ações:

1) Todo docum ent o será criado na fase corrent e ;

2) A fase corrent e será com post a pelos arquivos set oriais, localizados nos próprios
set ores que produzem os docum ent os, e pelo arquivo cent ral, t am bém cham ado de
arquivo geral, que est ará localizado próxim o aos set ores;
3) Após cum prir seu prazo na fase corrent e, os docum ent os poderão, de acordo com a
Tabela de Tem poralidade da inst it uição, serem elim inados, t ransferidos ( para a fase
int erm ediária) ou recolhidos ( para a fase perm anent e) ;
4) Após cum prir seu prazo na fase int erm ediária, os docum ent os poderão, de acordo
com a Tabela de Tem poralidade da inst it uição, serem elim inados ou recolhidos ( para a
fase perm anent e) ;
5) Os docum ent os hist óricos serão recolhidos à fase perm anent e, onde j am ais serão
elim inados;
6) A elim inação poderá ocorrer em duas das t rês fases do ciclo vit al ( corrent e ou
int erm ediária) e nunca na t erceira ( perm anent e) ;

AULA 9

Tipos de a r qu ivos cor r e n t e s

 Os a r qu ivos se t or ia is são aqueles localizados nos próprios set ores que
produzem ou recebem os docum ent os, guardando docum ent os m uit o ut ilizados por
est es, ou sej a, são, essencialm ent e, arquivos corrent es.

Os a r qu ivos ge r a is ou ce n t r a is são os que se dest inam a receber os

docum ent os corrent es provenient es dos diversos set ores que int egram a est rut ura de
um a inst it uição, funcionando com o ext ensão daqueles.

Se le çã o de D ocum e n t os

É realizada no âm bit o dos arquivos corrent es e int erm ediários por t écnicos
previam ent e orient ados, seguindo o est abelecido na Tabela de Tem poralidade ou nos
relat órios de avaliação. A seleção é a separação física dos docum ent os de acordo com
a sua dest inação:

• e lim ina çã o: t rat a- se da dest ruição dos docum ent os cuj a operacionalização
dependerá de seu volum e, podendo ser levada a efeit o m anualm ent e ou at ravés de
t rit uradoras.

• t r a n sfe r ê n cia : envio dos docum ent os para o arquivo int erm ediário, acom panhados
de list agem , onde aguardarão o cum prim ento dos prazos de guarda e a dest inação
final;

• r e colh im e n t o: envio dos docum ent os para o arquivo perm anent e. Nest a fase, o
arquivo deve elaborar inst rum ent os de recuperação da inform ação com vist as à sua
guarda perm anent e e seu acesso público.

AULA 1 0

M é t odos de a r qu iva m e n t o

Ar qu iva m e n t o é o conj unt o das operações dest inadas ao acondicionam ent o e ao

arm azenam ent o de docum ent os. O m ét odo de arquivam ent o corresponderá à form a
em que os docum ent os serão arm azenados, visando sua localização fut ura.

Pode- se dividir os m ét odos de arquivam ent o em dois grandes sist em as: diret o e
indiret o.

Sist e m a dir e t o é aquele em que a busca do docum ent o é feit a diret am ent e no
local onde se acha guardado.

Sist e m a in dir e t o é aquele em que, para se localizar o docum ent o, necessit a- se

ant es consult ar um índice ou um código. É o caso da ut ilização de fichários.

Podem os ident ificar com o os m ét odos m ais com um ent e ut ilizados para se
organizar arquivos ou fichários os seguint es m ét odos :

a) m ét odo alfabét ico sim ples ( organiza a part ir de nom es) ;

b) m ét odo num érico, que se divide em : num érico sim ples ( organiza por um núm ero
relat ivo ao docum ent o) , cronológico ( organiza por dat a) ou dígit o- t erm im al ;
c) m ét odo geográfico ( pelo local de produção) ;
d) ordem ideográfica ( pelo assunt o do docum ent o) .

AULA 1 1

M é t odo Alfa bé t ico

É o m ét odo que ut iliza um nom e exist ent e no docum ent o para organizá- lo de
form a alfabét ica.

Em geral, o m ét odo alfabét ico é m ais sim ples e barat o, se com parado aos dem ais,
além de dificilm ent e gerar erros de arquivam ent o, m esm o quando o volum e de
docum ent os for grande.

No ent ant o, organizar um arquivo em ordem alfabét ica pode não ser t ão sim ples
quant o parece. Quando as palavras chaves forem t erm os com uns, não há qualquer
m ist ério, devendo- se sim plesm ent e aplicar a ordenação alfabét ica sim ples dos t erm os
apresent ados, ocorre que, quando as palavras chaves apresent adas est iverem
represent adas por nom es de pessoas, inst it uições ou event os, há um a série de regras
a serem consideradas, que, event ualm ent e, são obj et os de quest ões aplicadas pelo
Cespe, com o verem os adiant e.

Re gr a s de Alfa be t a çã o

O arquivam ent o de nom es obedece a algum as, cham adas regras de alfabet ação, e
que são as seguint es:

1. Nos nom es de pessoas físicas, considera- se o últ im o sobrenom e e depois o

prenom e.
Exem plo:
Frank Menezes
Edson Pereira dos Sant os
Marcos Robert o Araúj o da Silva

Ar qu iva m - se :

Menezes, Frank
Sant os, Edson Pereira dos
Silva, Marcos Robert o Araúj o da
Obs.: Quando houver sobrenom es iguais, prevalece a ordem alfabét ica do prenom e.

Ex e m plo:

Carm em Miranda
Fábio Miranda
Luciano Miranda
Veneza Miranda

Ar qu iva m - se :
Miranda, Carm em
Miranda, Fábio
Miranda, Luciano
Miranda, Veneza

2. Sobrenom es com post os de um subst ant ivo e um adj et ivo ou ligados por hífen
não se separam , quando t ranspost os para o início.

Ex e m plo:

Joaquim da Boa Mort e

Cam ilo Cast elo Branco
Heit or Villa- Lobos

Ar qu iva m - se :

Boa Mort e, Joaquim da

Cast elo Branco, Cam ilo
Villa- Lobos, Heit or

AULA 1 2

Re gr a s de Alfa be t a çã o

3. Os sobrenom es form ados com as palavras Sant a, Sant o ou São seguem a regra
dos sobrenom es com post os por um adj et ivo e um subst ant ivo, ou sej a, quando
t ranspost os, devem ser acom panhados dos nom es que os sucedem .

Ex e m plo:

Ricardo Sant a Rit a

João do Sant o Crist o
José Carlos São Paulo

Ar qu iva m - se :

Sant a Rit a, Ricardo

Sant o Crist o, João do
São Paulo, José Carlos

4. As iniciais abreviat ivas de prenom es t êm precedência na classificação de

sobrenom es iguais.

Ex e m plo:

E. Silva
Est evão Silva
Everaldo Silva

Ar qu iva m - se :
Silva, E.
Silva, Est evão
Silva, Everaldo

5. Os art igos e preposições, t ais com o a, o, de, d’, da, do, e, um , um a, não são
considerados.

Ex e m plo:

Pedro de Alm eida

Ricardo d’Andrade
Lúcia de Câm ara
Arnaldo do Cout o

Ar qu iva m - se :

Alm eida, Pedro de

Andrade, Ricardo d’
Câm ara, Lúcia da
Cout o, Arnaldo do

Ou a in da ,
José Ferreira Silva
José dos Sant os Silva

Ar qu iva m - se :

Silva, José Ferreira

Silva, José dos Sant os

Observe que a part ícula dos não foi considerada no m om ent o em que os nom es
foram organizados.

AULA 1 3

Re gr a s de Alfa be t a çã o

6. Os sobrenom es que exprim em grau de parent esco são considerados part e

int egrant e do últ im o sobrenom e, m as não são considerados na ordenação alfabét ica.
Quando exist irem , devem ser t ranspost os acom panhados pelo sobrenom e que os
ant ecedem .

Ex e m plo:

Edison Miranda Júnior

Osório Miranda Net o
Márcio Cerqueira Sobrinho

Ar qu iva m - se :
Cerqueira Sobrinho, Márcio
Miranda Júnior, Edison
Miranda Net o, Osório

7. Os t ít ulos não são considerados na alfabet ação. São colocados após o nom e
com plet o, ent re parênt eses.

Ex e m plo:

Minist ro Jorge Cardoso

Professor Carlos Fernandes
Coronel Em érson Pont es
Dout or Raim undo Torres

Ar qu iva m - se :

Cardoso, Jorge ( Minist ro)

Fernandes, Carlos ( Professor)
Pont es, Em érson ( Coronel)
Torres, Raim undo ( Dout or)

8. Os nom es est rangeiros são considerados pelo últ im o sobrenom e, salvo nos
casos de nom es espanhóis e orient ais ( ver t am bém regras n.os 10 e 11) .

Ex e m plos:

George Walker Bush

Charles C aplin
Adolf Hit ler

Ar qu iva m - se :

Bush, George Walker

Chaplin, Charles
Hit ler, Adolf

9. Os nom es espanhóis ou hispânicos ( países de língua espanhola) são regist rados

pelo penúlt im o sobrenom e, que, t radicionalm ent e, corresponde ao sobrenom e de
fam ília do pai.

Ex e m plo:

Enrico Gut ierrez Salazar

Maria Pereira de la Fuent e
Pablo Puent es Hernandez

Ar qu iva m - se :
Gut ierrez Salazar, Enrico
Pereira de la Fuent e, Maria
Puent es Hernandez, Pablo

10. Os nom es orient ais - j aponeses chineses e árabes - são regist rados com o se
apresent am .

Ex e m plo:

Li Yut ang - > ( chinês)

Osam a Bin Laden - > ( árabe)
Sasazaki Yonoyam a - > ( j aponês)

Ar qu iva m - se :

Li Yut ang
Osam a Bin Laden
Sasazaki Yonoyam a

AULA 1 4

Re gr a s de Alfa be t a çã o

11. Os nom es de firm as, em presas, inst it uições e órgãos governam ent ais devem
ser t ranscrit os com o se apresent am não se considerando, porém , para fins de
ordenação, os art igos e preposições que os const it uem . Adm it e- se, para facilit ar a
ordenação, que os art igos iniciais sej am colocados ent re parênt eses após o nom e.

Ex e m plo:

Em brat el
Ant onio Silva & Cia.
Fundação Bradesco
A Tent ação
The Washingt on Post
Com panhia Pet rolífera Nacional
Associação dos Jornalist as
Associação Educacional do DF
El País

Ar qu iva m - se :

Ant onio Silva & Cia.

Associação Educacional do DF
Associação dos Jornalist as
Com panhia Pet rolífera Nacional
Em brat el
Fundação Bradesco
País ( El)
Tent ação ( A)
Washingt on Post ( The)

12. Nos t ít ulos de congressos, conferências, reuniões, assem bléias e

assem elhados os núm eros arábicos, rom anos ou escrit os por ext enso deverão aparecer
no fim , ent re parênt eses.

Ex e m plo:

I I Encont ro Nacional de Arquivist as

Quint o Congresso de Bibliot econom ia
3.º Curso de Ciências Cont ábeis

Ar qu iva m - se :

Congresso de Bibliot econom ia ( Quint o)

Curso de Ciências Cont ábeis ( 3.º )
Encont ro Nacional de Arquivist as ( I I )

AULA 1 5

M é t odo N u m é r ico Sim ple s

Quando o principal elem ent o a ser considerado em um docum ent o é o seu

NÚMERO, a escolha deve recair sobre o m ét odo num érico sim ples.

M é t odo N u m é r ico- cr on ológico

Nest e m ét odo, os docum ent os serão organizados t om ando- se por base um a dat a,
que, em geral, é a dat a de produção do docum ent o ou o período a que est e se refere.
É o m ét odo ideal para se arquivar, por exem plo, docum ent os cont ábeis ( balanços,
balancet es, diários) e cont as a pagar/ a receber depois que est as j á foram agrupadas
por credor/ devedor.

M é t odo Ge ogr á fico

Nest e m ét odo, os docum ent os serão de acordo com o local ou set or em que foram
produzidos ( procedência) . É o caso, por exem plo, de um a inst it uição que possua
diversas filiais e que, em seu arquivo int erm ediário, organize os docum ent os
separando- os por filial. Nest e caso, est ará sendo ut ilizado o m ét odo geográfico.

M é t odo I de ogr á fico ( Por Assu n t o)

O m é t odo ide ogr á fico é a que le que se pa r a os docu m e nt os por a ssun t o.

Não exist em na Arquivologia esquem as padronizados de classificação por assunt o,

com o ocorre em relação à Bibliot econom ia - Classificação Decim al de Dewey ( CDD) e
Classificação Decim al Universal ( CDU) .
 Assim , cada inst ituição deverá, de acordo com suas peculiaridades, elaborar seu
próprio plano de classificação, onde os assunt os devem ser grupados sob t ít ulos
principais e est es subdivididos em t ít ulos específicos, part indo- se sem pre dos conceit os
gerais para os part iculares.

A elaboração do plano de classificação exigirá um est udo com plet o da organização

( suas finalidades, funcionam ent o et c.) , além de um levant am ent o m inucioso da
docum ent ação arquivada por est a.

Tom em os com o exem plo alguns códigos de classificação com respect ivos assunt os
const ant es no plano de classificação desenvolvido pelo CONARQ e sugerido às
inst it uições públicas do poder Execut ivo Federal:

012.3 – Cam panhas inst it ucionais

022.11 – Cursos prom ovidos pela inst it uição
024.111 – Salário- fam ília
025 – Apuração de Responsabilidade
034.1 – Cont role de est oque
042 – Manut enção de Veículos

Est e Plano de Classificação servirá de base para a Tabela de Tem poralidade, que
indicará os prazos de guarda e a dest inação final de cada docum ent o. Dest a form a, a
ordenação ideográfica, quando com binada com a cronológica, facilit ará a et apa de
elim inação, t ransferência ou recolhim ent o dos docum ent os, um a vez que est es est arão
organizados por assunt o, e cada assunt o est ará com sua t em poralidade definida na
Tabela em quest ão.

Na prát ica, os docum ent os serão classificados de acordo com o assunt o, devendo
ser anot ado nos m esm os seus códigos de classificação ( a lápis) , que servirá para
ident ificar o prazo de guarda e a dest inação final de cada um .

AULA 1 6

Com o de t e r m in a r o m é t odo a se r a plica do

Apesar de exist irem várias form as de se organizar docum ent os, não é possível
ident ificar det erm inado sist em a com o sendo o m ais adequado, sem ant es conhecer a
docum ent ação a ser t rat ada. Em sum a, o m elhor m ét odo de arquivam ent o dependerá
exclusivam ent e das caract eríst icas dos docum ent os em quest ão. Det erm inados t ipos
de docum ent os, se organizados com m ét odos inadequados, dificilm ent e serão
localizados no fut uro.

O m ét odo de arquivam ent o é det erm inado, port ant o, pela nat ureza dos
docum ent os a serem arquivados e pela est rut ura da ent idade, podendo a inst it uição
adot ar quant os m ét odos forem necessários para bem organizar seus docum ent os.

Tom e com o exem plo o arquivam ent o de Not as Fiscais por um a grande rede de
superm ercados. Se o arquivist a t om asse por base apenas o docum ent o, indicaria
t alvez o m ét odo num érico sim ples com o solução para o bom acondicionam ent o dest es
docum ent os. Ocorre que, ao se levar em consideração a est rut ura da ent idade, poder-
se- ia separar as referidas not as por unidade que produziu o docum ent o ( m ét odo
geográfico) ; dent ro de cada unidade, est as not as poderiam ser separadas por t ipo de
produt o ( m ét odo ideográfico) e ainda, dent ro de cada produt o, por fornecedor ( m ét odo
alfabét ico sim ples) e pela dat a de expedição da referida not a ( m ét odo num érico
cronológico) .

Observe que a inst it uição pode adot ar quant os m ét odos forem necessários para
bem ordenar seus docum ent os, podendo inclusive com binar os m ét odos ent re si,
procurando m elhor organizar sua docum ent ação. A ut ilização da guia- fora, quando da
busca do docum ent o, facilit ará ainda o cont role de saída dos docum ent os que,
porvent ura, t enham sido em prest ados. Por guia- fora ent ende- se um form ulário onde o
profissional de arquivo anot a os dados do docum ent o e a dat a de saída do m esm o,
colocando- o no local do docum ent o em prest ado, de form a a ident ificar a saída do
m esm o. Quando do ret orno do docum ent o ao seu local, t al guia será inut ilizada ou
dest inada a servir de base para um levant am ent o est at íst ico das at ividades do
Arquivo.

AULA 1

Ge st ã o de docu m e n t os

A Lei 8.159/ 91, em seu parágrafo 3o define gest ão de docum ent os com o o
conj unt o de procedim ent os e operações t écnicas referent es às at ividades de produção,
t ram it ação, uso, avaliação e arquivam ent o de docum ent os em fase corrent e e
int erm ediária, visando a sua elim inação ou recolhim ent o para guarda perm anent e .

Assim , podem os ent ender que qualquer at ividade que vise cont rolar o fluxo de
docum ent os exist ent e na inst it uição, de form a a assegurar a eficiência das at ividades
adm inist rat ivas, est ará inserida na gest ão de docum ent os.

A gest ão de docum ent os é at ingida at ravés do planej am ent o, organização,

cont role, coordenação dos recursos hum anos, do espaço físico e dos equipam ent os,
com o obj et ivo de aperfeiçoar e sim plificar o ciclo docum ent al.

A gest ão de docum ent os t em os seguint es obj et ivos:

• assegurar, de form a eficient e, a produção, adm inist ração, m anut enção e dest inação
de docum ent os;
• garant ir que a inform ação governam ent al est ej a disponível quando e onde sej a
necessária ao governo e aos cidadãos;
• assegurar a elim inação dos docum ent os que não t enham valor adm inist rat ivo fiscal,
legal ou para a pesquisa cient ífica;
• assegurar o uso adequado da m icrográfica, processam ent o aut om at izado de dados e
out ras t écnicas avançadas de gest ão da inform ação;
• cont ribuir para o acesso e preservação dos docum ent os que m ereçam guarda
perm anent e por seus valores hist órico e cient ífico.

AULA 2

Fa se s da Ge st ã o de D ocu m e n t os
 As t rês fases básicas da gest ão de docum ent os são: produção, ut ilização e
dest inação .

1 ª Fa se ( Pr odu çã o)

Refere- se ao at o de elaborar docum ent os em razão das at ividades específicas de

um órgão ou set or. Nest a fase deve- se ot im izar a criação de docum ent os, evit ando- se
a produção daqueles não essenciais, dim inuindo o volum e a ser m anuseado,
cont rolado, arm azenado e elim inado, garant indo assim o uso adequado dos recursos
de reprografia e de aut om ação. Recom enda- se, nest a fase, evit ar a reprodução
desnecessária de docum ent os, pois o acúm ulo desordenado de papéis im plicará em
m aior dificuldade do cont role das inform ações no arquivo .

2 ª Fa se ( Ut iliza çã o)

Refere- se ao fluxo percorrido pelos docum ent os, necessário ao cum prim ent o de
sua função adm inist rat iva, assim com o sua guarda após cessar seu t râm it e.

Est a fase envolve m ét odos de cont role relacionados às at ividades de prot ocolo e às
t écnicas específicas para classificação, organização e elaboração de inst rum ent os de
recuperação da inform ação. O arquivam ent o t am bém será cont rolado nest a et apa.
Desenvolve- se, t am bém , a gest ão de arquivos corrent es e int erm ediários e a
im plant ação de sist em as de arquivo e de recuperação da inform ação.

3 ª Fa se ( Ava lia çã o e D e st in a çã o)

Envolve as at ividades de análise, seleção e fixação de prazos de guarda dos

docum ent os, ou sej a, im plica decidir quais os docum ent os a serem elim inados e quais
serão preservados perm anent em ent e.

A part ir dessa aula, com eçam os exercícios para você responder.

AULA 3

D ia gn óst icos

É a análise det alhada dos aspect os relacionados ao funcionam ent o do arquivo da

inst it uição, de form a a ident ificar as falhas ou lacunas exist ent es, perm it indo a adoção
de m edidas que visem aum ent ar a eficiência do m esm o.

O diagnóst ico proporciona inform ações com o:

1. inst alações físicas ( infilt rações, got eiras, poeira, luz solar, et c.) ;
2. condições am bient ais ( t em perat ura, um idade, lum inosidade) ;
3. condições de arm azenam ent o;
4. est ado de conservação do docum ent o;
5. espaço físico ocupado;
6. volum e docum ent al;
7. cont role de em prést im os ( freqüência de consult as) ;
8. recursos hum anos ( núm ero de pessoas, nível de escolaridade, form ação
profissional) ;
9. acesso à inform ação;
10. gênero dos docum ent os ( escrit os ou t ext uais, audiovisuais, cart ográficos,
iconográficos, m icrográficos e inform át icos) ;
11. arranj o e classificação dos docum ent os ( m ét odos de arquivam ent o adot ados) ;
12. t ipo de acondicionam ent o ( past as, caixas, envelopes, am arrados, et c.) .

De posse dos dados acim a cit ados, o Arquivist a est á habilit ado a analisar
obj et ivam ent e a real sit uação dos serviços de arquivo, e fazer seu diagnóst ico para
propor as alt erações e m edidas m ais indicadas, em cada caso, a serem adot adas no
sist em a a ser im plant ado.

AULA 4

Ge st ã o de D ocu m e n t os Cor r e n t e s

O est abelecim ent o de norm as para o t rat am ent o de docum ent os em fase
corrent e perm it e aproveit ar ao m áxim o a inform ação disponível e necessária à t om ada
de decisões, bem com o os recursos hum anos e m at eriais exist ent es. Essas norm as
visam aum ent ar a eficácia adm inist rat iva, facilit ar a recuperação m ais rápida dos
docum ent os e/ ou inform ações neles cont idas e racionalizar sua guarda e conservação.

O docum ent o corrent e é aquele necessário ao desenvolvim ent o das at ividades de

rot ina de um a inst it uição e, por conseqüência, os procedim ent os realizados para a sua
classificação, regist ro, aut uação e cont role da t ram it ação, expedição, e arquivam ent o
t êm por obj et ivo facilit ar o acesso às inform ações neles cont idas. Esse conj unt o de
operações t écnicas caract eriza os serviços de gest ão dos docum ent os corrent es. Nas
adm inist rações pública e privada, as unidades responsáveis por t ais serviços são
int it uladas prot ocolo e arquivo, arquivo e com unicações adm inist rat ivas, serviço de
com unicações et c.

Ge st ã o de D ocum e n t os I nt e r m e diá r ios

Encerrado o período de arquivam ent o na fase corrent e, alguns docum ent os

podem ser elim inados im ediat am ent e, desde que assim definidos na Tabela de
Tem poralidade da inst it uição, m as um a part e relat ivam ent e im port ant e dest es deverá
ser conservada por um período m ais longo em função de razões legais ou
adm inist rat ivas. Nest e caso, não se j ust ifica a sua guarda j unt o aos organism os que os
produziram , pois est es docum ent os ocupariam um espaço em locais onde o m et ro
quadrado é ext rem am ent e caro. Os depósit os de arm azenagem t em porária const it uem
um a alt ernat iva cuj o obj et ivo principal é m inim izar o cust o público da guarda de
docum ent os int erm ediários, racionalizando espaço físico, equipam ent os e recuperação
da inform ação.

Responsáveis pela guarda física dos docum ent os de uso pouco freqüent e, os
arquivos int erm ediários:

• at endem às consult as feit aspelos órgãos deposit ant es;

• coordenam as t ransferências de novos docum ent os aos seus depósit os;
• procedem à aplicação de t abelas de t em poralidade at ravés de seleção de
docum ent os para elim inação ou recolhim ent o;
• coordenam o recolhim ent o de docum ent osperm anent es para o arquivo de t erceira
idade.

Os docum ent os só devem ser aceit os para guarda int erm ediária quando for
conhecido o seu cont eúdo, o prazo de guarda e a dat a de elim inação ou recolhim ent o.

A unidade adm inist rat iva que t ransfere os docum ent os ao arquivo int erm ediário
conserva seus direit os sobre os m esm os, podendo consult á- los ou t om á- los por
em prést im o. O at endim ent o às consult as e em prést im os deve ser rápido e preciso. A
consult a por part e de t erceiros só é perm it ida com a aut orização da unidade
adm inist rat iva que t ransferiu os docum ent os.

Geralm ent e, os depósit os de arquivam ent o int erm ediário est ão localizados fora
dos cent ros urbanos ( t errenos m ais barat os) , m as em locais de acesso fácil e rápido.

A const rução e os equipam ent os são sim ples m as devem perm it ir a conservação
adequada do acervo docum ent al, cont ra elem ent os que possam danificá- los, com o
incêndios, inundações, poluição at m osférica, excesso de um idade e de luz solar.

A gest ão de docum ent os na adm inist ração pública é regida pela Lei 8.159/ 91,
descrit a a seguir.

Lei 8.159, de 8 de j aneiro de 1991.

Dispõe sobre a polít ica nacional de arquivos públicos e privados e dá out ras
providências.

O PRESI D EN TE D A REPÚBLI CA
Faço saber que o Congresso Nacional decret a e eu sanciono a seguint e Lei:

CAPÍ TULO I
D I SPOSI ÇÕES GERAI S

Art . 1º - É dever do Poder Público a gest ão docum ent al e a prot eção especial a
docum ent os de arquivos, com o inst rum ent o de apoio à adm inist ração, à cult ura, ao
desenvolvim ent o cient ífico e com o elem ent os de prova e inform ação.

Art . 2º - Consideram - se arquivos, para os fins dest a Lei, os conj unt os de docum ent os
produzidos e recebidos por órgãos públicos, inst it uições de carát er público e ent idades
privadas, em decorrência do exercício de at ividades específicas, bem com o por pessoa
física, qualquer que sej a o suport e da inform ação ou a nat ureza dos docum ent os.

Art . 3º - Considera- se gest ão de docum ent os o conj unt o de procedim ent os e

operações t écnicas referent es à sua produção, t ram it ação, uso, avaliação e
arquivam ent o em fase corrent e e int erm ediária, visando a sua elim inação ou
recolhim ent o para guarda perm anent e.

Art . 4º - Todos t êm direit o a receber dos órgãos públicos inform ações de seu int eresse
part icular ou de int eresse colet ivo ou geral, cont idas em docum ent os de arquivos que
serão prest adas no prazo da lei, sob pena de responsabilidade, ressalvadas aquelas
cuj o sigilo sej a im prescindível à segurança da sociedade e do Est ado, bem com o à
inviolabilidade da int im idade, da vida privada, da honra e da im agem das pessoas.

Art . 5º - A adm inist ração pública franqueará a consult a aos docum ent os públicos na
form a da Lei.

Art . 6º - Fica resguardado o direit o de indenização pelo dano m at erial ou m oral

decorrent e da violação do sigilo, sem pre- j uízo das ações penal, civil e adm inist rat iva.

CAPÍ TULO I I
D OS ARQUI VOS PÚBLI COS

Art . 7º - Os arquivos públicos são os conjunt os de docum ent os produzidos e recebidos,

no exercício de suas at ividades, por órgãos públicos de âm bit o federal, est adual, do
Dist rit o Federal e m unicipal em decorrência de suas funções adm inist rat ivas,
legislat ivas e j udiciárias.

§ 1º - São t am bém públicos os conj unt os de docum ent os produzidos e recebidos por
inst it uições de carát er público, por ent idades privadas encarregadas da gest ão de
serviços públicos no exercício de suas at ividades.

§ 2º - A cessação de at ividade de inst it uições públicas e de carát er público im plica o

recolhim ent o de sua docum ent ação à inst it uição arquivíst ica pública ou a sua
t ransferência à inst it uição sucessora.

Art . 8º - Os docum ent os públicos são ident ificados com o corrent es int erm ediários e
perm anent es.

§ 1º - Consideram - se docum ent os corrent es aqueles em curso ou que, m esm o sem

m ovim ent ação, const it uam obj et o de consult as freqüent es.

§ 2º - Consideram - se docum ent os int erm ediários aqueles que, não sendo de uso
corrent e nos órgãos produt ores, por razões de int eresse adm inist rat ivo, aguardam a
sua elim inação ou recolhim ent o para guarda perm anent e.

§ 3º Consideram - se perm anent es os conj unt os de docum ent os de valor hist órico,
probat ório e inform at ivo que devem ser definit ivam ent e preservados.

Art . 9º - A elim inação de docum ent os produzidos por inst it uições públicas e de carát er
público será realizada m ediant e aut orização da inst it uição arquivíst ica pública, na sua
específica esfera de com pet ência.

Art . 10 - Os docum ent os de valor perm anent e são inalienáveis e im prescrit íveis.

CAPÍ TULO I I I
D OS ARQUI V OS PRI VAD OS

Art . 11 - Consideram - se arquivos privados os conj unt os de docum ent os produzidos ou

recebidos por pessoas físicas ou j urídicas, em decorrência de suas at ividades.
Art . 12 - Os arquivos privados podem ser ident ificados pelo Poder Público com o de
int eresse público e social, desde que sej am considerados com o conj unt os de font es
relevant es para a hist ória e desenvolvim ent o cient ífico nacional.

Art . 13 - Os arquivos privados ident ificados com o de int eresse público e social não
poderão ser alienados com dispersão ou perda da unidade docum ent al, nem
t ransferidos para o ext erior.
Parágrafo único - Na alienação desses arquivos o Poder Público exercerá preferência na
aquisição.

Art . 14 - O acesso aos docum ent os de arquivos privados ident ificados com o de
int eresse público e social poderá ser franqueado m ediant e aut orização de seu
propriet ário ou possuidor.

Art . 15 - Os arquivos privados ident ificados com o de int eresse público e social poderão
ser deposit ados a t ít ulo revogável, ou doados a inst it uições arquivíst icas públicas.

Art . 16 - Os regist ros civis de arquivos de ent idades religiosas produzidos

ant eriorm ent e à vigência do Código Civil ficam ident ificados com o de int eresse público
e social.

CAPÍ TULO I V
D A ORGAN I ZAÇÃO E AD M I N I STRAÇÃO D E I N STI TUI ÇÕES ARQUI VÍ STI CAS
PÚBLI CAS

Art . 17 - A adm inist ração da docum ent ação pública ou de carát er público com pet e às
inst it uições arquivíst icas federais, est aduais, do Dist rit o Federal e m unicipais.

§ 1° - São arquivos Federais o Arquivo Naci onal do Poder Execut ivo, e os arquivos do
Poder Legislat ivo e do Poder Judiciário. São considerados, t am bém , do Poder Execut ivo
os arquivos do Minist ério da Marinha, do Minist ério das Relações Ext eriores, do
Minist ério do Exércit o e do Minist ério da Aeronáut ica.

§ 2° - São Arquivos Est aduais o arquivo do Poder Execut ivo, o arquivo do Poder
Legislat ivo e o arquivo do Poder Judiciário.

§ 3° - São Arquivos do Dist rit o Federal o arquivo d o Poder Execut ivo, o arquivo do
Poder Legislat ivo e o arquivo do Poder Judiciário.

§ 4° - São Arquivos Municipais o arquivo do Poder Execut ivo e o arquivo do Poder

Legislat ivo.

§ 5° - Os arquivos públicos dos Territ órios são org anizados de acordo com sua
est rut ura polít ico- j urídica.

Art . 18 - Com pet e ao Arquivo Nacional a gest ão e o recolhim ent o dos docum ent os
produzidos e recebidos pelo Poder Execut ivo Federal, bem com o preservar e facult ar o
acesso aos docum ent os sob sua guarda, e acom panhar e im plem ent ar a polít ica
nacional de arquivos.
Parágrafo único - Para o pleno exercício de suas funções, o Arquivo Nacional poderá
criar unidades regionais.
Art . 19 - Com pet em aos arquivos do Poder Legislat ivo Federal a gest ão e o
recolhim ent o dos docum ent os produzidos e recebidos pelo Poder Legislat ivo Federal no
exercício de suas funções, bem com o preservar e facult ar o acesso aos docum ent os
sob sua guarda.

Art . 20 - Com pet em aos arquivos do Poder Judiciário Federal a gest ão e o recolhim ent o
dos docum ent os produzidos e recebidos pelo Poder Judiciário Federal no exercício de
suas funções, t ram it ados em j uízo e oriundos de cart órios e secret arias, bem com o
preservar e facult ar o acesso aos docum ent os sob sua guarda.

Art . 21 - Legislação Est adual, do Dist rit o Federal e m unicipal definirá os crit érios de
organização e vinculação dos arquivos est aduais e m unicipais, bem com o a gest ão e o
acesso aos docum ent os, observado o dispost o na Const it uição Federal, e nest a Lei.

CAPÍ TULO V
D O ACESSO E D O SI GI LO D OS D OCUM EN TOS PÚBLI COS

Art . 22 - É assegurado o direit o de acesso pleno aos docum ent os públicos.

Art . 23 - Decret o fixará as cat egorias de sigilo que deverão ser obedecidas pelos
órgãos públicos na classificação dos docum ent os por eles produzidos.

§ 1° - Os docum ent os cuj a divulgação ponha em risco a segurança da sociedade e do

Est ado, bem com o aqueles necessários ao resguardo da inviolabilidade da int im idade,
da vida privada, da honra e da im agem das pessoas são originalm ent e sigilosos.

§ 2° - O acesso aos docum ent os sigilosos referent es à segurança da sociedade e do

Est ado será rest rit o por um prazo m áxim o de 30 ( t rint a) anos, a cont ar da dat a de sua
produção, podendo esse prazo ser prorrogado, por um a única vez, por igual período.

§ 3° - O acesso aos docum ent os sigilosos referent es à honra e a im agem das pessoas
será rest rit o por um prazo m áxim o de 100 ( cem ) anos, a cont ar da dat a de sua
produção.

Art . 24 - Poderá o Poder Judiciário, em qualquer inst ância, det erm inar a exibição
reservada de qualquer docum ent o sigiloso, sem pre que indispensável à defesa de
direit o próprio ou esclarecim ent o de sit uação pessoal da part e.
Parágrafo único - Nenhum a norm a de organização adm inist rat iva será int erpret ada de
m odo a, por qualquer form a, rest ringir o dispost o nest e art igo.

D I SPOSI ÇÕES FI N AI S

Art . 25 - Ficará suj eit o à responsabilidade penal, civil e adm inist rat iva, na form a da
legislação em vigor, aquele que desfigurar ou dest ruir docum ent os de valor
perm anent e ou considerado com o de int eresse público e social.

Art . 26 - Fica criado o Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ , órgão vinculado ao

Arquivo Nacional, que definirá a polít ica nacional de arquivos, com o órgão cent ral de
um Sist em a Nacional de Arquivos - SI NAR.
§ 1° - O Conselho Nacional de Arquivos será presidido pelo Diret or- Geral do Arquivo
Nacional e int egrado por represent ant es de inst it uições arquivíst icas e acadêm icas,
públicas e privadas.

§ 2° - A est rut ura e funcionam ent o do Conselho criado nest e art igo serão
est abelecidos em regulam ent o.

Art . 27 - Est a Lei ent ra em vigor na dat a de sua publicação.

Art . 28 - Revogam - se as disposições em cont rário.

Brasília, em 08 de j aneiro de 1991; 170° da I ndependência e 103° da República.

FERNANDO COLLOR
Jarbas Passarinho

AULA 5

PROTOCOLO

Ent ende- se por prot ocolo o conj unt o de operações visando o cont role dos
docum ent os que ainda t ram it am no órgão, de m odo a assegurar a im ediat a localização
e recuperação dos m esm os, garant indo, assim , o acesso à inform ação. A at ividade de
prot ocolo é t ípica da fase corrent e, pois é nest a idade que os docum ent os t ram it am
bast ant e.

O prot ocolo realiza as seguint es at ividades:

- Recebim ent o
- Regist ro e Aut uação
- Classificação
- Expedição / Dist ribuição
- Cont role / Movim ent ação

Re ce bim e n t o:

Os docum ent os a serem t ram it ados pela inst it uição devem ser apresent ados ao
prot ocolo para que est e passe a cont rolar t al at ividade. É a et apa de recebim ent o dos
docum ent os, t ant o os produzidos int ernam ent e quant o os encam inhados à inst it uição
por out ras em presas.

Re gist r o e Au t ua çã o

É o procedim ent o no qual o prot ocolo cadast ra o docum ent o em um sist em a de

cont role ( inform at izado ou m anual) , at ribuindo ao m esm o um núm ero de
acom panham ent o ( aut uação ou prot ocolização) .

AULA 6

Cla ssifica çã o
 Um a vez recebidos os docum entos, o prot ocolo efet uará análise a fim de
ident ificar os assunt os dos docum ent os, classificando- os de acordo com os códigos
exist ent es na Tabela de Tem poralidade da inst it uição. Os docum ent os que, porvent ura,
forem recebidos em envelopes fechados, deverão ser abert os pelo Prot ocolo, para que
sej a realizada a classificação dos m esm os, desde que não sej am part iculares
( docum ent os não endereçados à inst it uição, e sim a um funcionário em part icular) ou
sigilosos ( ult ra- secret os, secret os, confidenciais ou reservados) . Tais docum ent os
( part iculares e sigilosos) deverão ser encam inhados diret am ent e aos respect ivos
dest inat ários, sem a necessidade de serem classificados, pois t êm acesso rest rit o.
Apenas os dest inat ários poderão abrir est es docum ent os.

Os docum ent os de nat ureza ost ensiva ( nem sigilosos nem part iculares) deverão
ser abert os e analisados, classificando- os de acordo com o assunt o t rat ado, ant es de
serem encam inhados aos seus dest inat ários.

Ex pe diçã o / D ist r ibu içã o

É a at ividade que consist e em enviar o docum ent o ao seu dest inat ário. Cham a- se
dist ribuição quando é int erna, e expedição quando direcionada a out ra inst it uição.

Con t r ole da t r a m it a çã o / M ovim e n t a çã o

É a at ividade realizada pelo prot ocolo que consist e em ident ificar os set ores por
que passam os docum ent os, de form a a recuperá- lo com rapidez, quando necessário,
bem com o ident ificar possíveis at rasos na t ram it ação dest es.

AULA 7

AVALI AÇÃO D E D OCUM EN TOS

É o processo em que são est abelecidos prazos de guarda nas fases corrent e e
int erm ediária, bem com o a dest inação final dos docum ent os da inst it uição ( elim inação
ou guarda perm anent e) . Na prát ica, é o at o de se criar a Tabela de Tem poralidade,
realizado pela Com issão Perm anent e de Avaliação de Docum ent os.

A com plexidade e abrangência de conhecim ent os exigidos pelo processo de

avaliação de docum ent os de arquivo requerem , para o est abelecim ent o de crit érios de
valor, a part icipação de pessoas ligadas a diversas áreas profissionais.

Com o j ust ificat iva para est a exigência, verifica- se a necessidade de se ident ificar
a ut ilidade das inform ações cont idas nos docum ent os. Assim , na t arefa de avaliar,
deve- se const it uir equipes t écnicas int egradas por profissionais que conheçam a
est rut ura e o funcionam ent o da inst it uição :

• arquivist a ou responsável pela guarda dos docum ent os;

• aut oridade adm inist rat iva, conhecedora da est rut ura e funcionam ent o do órgão a que
est ej a subordinado o set or responsável pela guarda dos docum ent os;
• profissionais da área j urídica;
• profissional da área financeira;
• profissionais ligados ao cam po de conhecim ent o de que t rat a os docum ent os, obj et o
de avaliação ( hist oriador, econom ist a, engenheiro, sociólogo, m édico, est at íst ico et c) .
 Com base na t eoria das t rês idades, a aplicação dos crit érios de avaliação efet iva-
se na fase corrent e, a fim de se dist inguirem os docum ent os de valor event ual ( de
elim inação sum ária) daqueles de valor inform at ivo ou probat ório. Deve- se evit ar a
t ransferência para arquivo int erm ediário de docum ent os que não t enham sido
ant eriorm ent e avaliados, pois o desenvolvim ent o do processo de avaliação e seleção
nest a fase de arquivam ent o é ext rem am ent e oneroso do pont o de vist a t écnico e
gerencial.

Va n t a ge ns da a va lia çã o pa r a a in st it u içã o:

- possibilit a a elim inação de docum ent os dest it uídos de valor prim ário e secundário ,
t razendo para a inst it uição ganho considerável de espaço físico ;

- dim inui os gast os com recursos hum anos e m at erial, um a vez que não haverá
necessidade de se conservar t ant os docum ent os inút eis;

- facilit a a recuperação das inform ações cont idas no arquivo, um a vez que o volum e de
docum ent os guardados será m enor, facilit ando a busca.

AULA 1

D ocu m e n t os sigilosos e ost e n sivos

Quant o à nat ureza do assunt o os docum ent os podem ser ost ensivos ou sigilosos.

A classificação de ost ensivo ou ordinário é dada aos docum ent os cuj a divulgação
não prej udica a adm inist ração.

Consideram - se sigilosos os docum ent os que, por sua nat ureza, devam ser de
conhecim ent o rest rit o e, port ant o, requeiram m edidas especiais de salvaguarda para
sua cust ódia e divulgação.

Gr a u s de sigilo

Segundo a necessidade do sigilo e quant o à ext ensão do m eio em que pode

circular, são quat ro os graus de sigilo e as suas correspondent es cat egorias, em ordem
do m aior para o m enor grau de sigilo:

- ult ra- secret o;

- secret o;
- confidencial; e
- reservado.

A classificação de ult ra- secret o é dada aos assunt os que requeiram excepcional
grau de segurança e cuj o t eor ou característ icas só devam ser do conhecim ent o de
pessoas int im am ent e ligadas ao seu est udo ou m anuseio.

São assunt os norm alm ent e classificados com o ult ra- secret os aqueles da polít ica
governam ent al de alt o nível e segredos de Est ado.
 Consideram - se secret os os assunt os que requeiram alt o grau de segurança e cuj o
t eor ou caract eríst icas podem ser do conhecim ent o de pessoas que, sem est arem
int im am ent e ligadas ao est udo ou ao seu m anuseio, sej am aut orizadas a deles t om ar
conhecim ent o, funcionalm ent e.

São assunt os geralm ent e classificados com o secret os os referent es a planos,

program as e m edidas governam ent ais; os assunt os ext raídos de m at éria ult ra- secret a
que, sem com prom et er o excepcional grau de sigilo da m at éria original, necessit am de
m aior difusão, t ais com o: planos ou det alhes de operações m ilit ares; planos ou
det alhes de operações econôm icas ou financeiras; aperfeiçoam ent o em t écnicas ou
m at eriais j á exist ent es; dados de elevado int eresse sob aspect os físicos, polít icos,
econôm icos, psicossociais e m ilit ares de países est rangeiros e m eios de processos
pelos quais foram obt idos; m at eriais cript ográficos im port ant es que não t enham
recebido classificação inferior.

A classificação de confidencial é dada aos assunt os que, em bora não requeiram

alt o grau de segurança, seu conhecim ent o por pessoa não- aut orizada pode ser
prej udicial a um indivíduo ou criar em baraços adm inist rat ivos.

São assunt os, em geral, classificados com o confidenciais os referent es a pessoal,

m at erial, finanças e out ros cuj o sigilo deva ser m ant ido por int eresse das part es, com o
por exem plo: inform ações sobre a at ividade de pessoas e ent idades, bem com o suas
respect ivas font es; radiofreqüência de im port ância especial ou aquelas que devam ser
usualm ent e t rocadas; cart as, fot ografias aéreas e negat ivos que indiquem inst alações
consideradas im port ant es para a segurança nacional.

Reservados são os assunt os que não devam ser do conhecim ent o do público, em
geral. Recebem essa classificação, ent re out ros, part es de planos, program as e
proj et os e as suas respect ivas ordens de execução; cart as, fot ografias aéreas e
negat ivos que indiquem inst alações im port ant es.

AULA 2

M icr ofilm a ge m

Microfilm agem é um a t écnica que perm it e criar um a cópia do docum ent o em

form at o m icrográfico ( m icrofilm e ou m icroficha) .
 M icr ofilm e

A adoção da m icrofilm agem exigirá da inst it uição equipam ent os que perm it am ler
t ais docum ent os, cham ados leit oras de m icrofilm es ou leit oras de m icrofichas, que, em
alguns casos, perm it em a geração de um a cópia em papel do docum ent o m icrofilm ado.

A prim eira e m ais im port ant e razão para j ust ificar o uso do m icrofilm e é a
econom ia de espaço. O m icrofilm e é um a im agem reduzida de um a form a m aior; é
port ant o, o t am anho ext raordinariam ent e reduzido da im agem de um docum ent o
qualquer.

Essa redução de espaço é garant ida pelo valor legal do m icrofilm e, que significa
que o m esm o possui o m esm o valor do docum ent o original em papel, e poderá
subst it uí- lo nos casos em que não t iver valor hist órico.

Para organizar o arquivo de m icrofilm es, há arquivos próprios com o m ost rado na
figura a seguir. É dispensável dizer que o arquivo será acom panhado de um índice. Por
fora das gavet as são m arcados os códigos dos rolos que elas abrigam , t ornando m uit o
fácil a consult a. Nat uralm ent e deverá haver j unt o do arquivo, um aparelho para a
leit ura dos m icrofilm es.
 Ar qu ivo de m icr ofilm e s

Poderíam os enum erar os seguint es benefícios para o uso da m icrofilm agem :

- Validade Legal - a m icrofilm agem é um processo reprográfico aut orizado pela Lei
5.433 de 08/ 05/ 1968 e pelo Decret o 1.799 de 30/ 01/ 1996, que conferem ao
m icrofilm e o m esm o valor legal do docum ent o original;

- Redução sensível de espaço;

- Acesso fácil e rápido, conseqüência das pequenas dim ensões das m icroform as, da
eficiência de sua cat alogação e indexação, com parat ivam ent e aos arquivos
convencionais em papel;

- Segurança, por se t rat ar de um m at erial fot ográfico, além de perm it ir reproduções

com rapidez e baixo cust o, o arquivo m icrofilm ado, devido ao pequeno volum e,
perm it e o seu acondicionam ent o em caixas fort e ( arquivo de segurança) , prot egido de
sinist ros;

- Garant ia da confidencialidade das inform ações, vist o que a olho nu é im possível

visualizar qualquer inform ação;

- Durabilidade - respeit ando- se a det erm inadas norm as da m icrofilm agem ,

acondicionam ent o e m anuseio, os arquivos m icrofilm ados podem ser conservados
indefinidam ent e.

AULA 3

Pr e se r va çã o, con se r va çã o e r e st a u r a çã o de docu m e n t os
 Além da guarda do docum ent o, o arquivo deverá se preocupar t am bém com a
preservação dos docum ent os da inst it uição.

A preservação evolverá as atividades de conservação, arm azenam ent o e

rest auração dos docum ent os.

O principal obj et ivo da conservação é o de est ender a vida út il dos docum ent os,
procurando m ant ê- los o m ais próxim o possível do est ado físico em que foram criados.

A rest auração t em por obj et ivo revit alizar a concepção original, ou sej a, a
legibilidade do docum ent o.

Agent es ext eriores que danificam os docum ent os

Físicos:

- Lum inosidade - a luz é um dos fat ores m ais agravant es no processo de degradação
dos m at eriais bibliográficos, por isso, deve- se evit ar a exposição dos docum ent os à luz
nat ural ( luz solar) e ainda à reprodução , pois t ais fat ores causam o envelhecim ent o do
papel.
- Tem perat ura – Tem perat uras dem asiado alt as ou baixas aceleram a degradação do
papel, que encont ra na casa aproxim ada dos 22º sua t em perat ura ideal.
- Um idade - o excesso de um idade, bem com o o clim a m uit o seco t am bém cont ribui
para a aceleração do processo de envelhecim ent o do docum ent o.

Esses dois últ im os fat ores ( t em perat ura e um idade) são ext rem am ent e com uns a
nossa realidade de país de clim a t ropical. A um idade é o cont eúdo de vapor d’água
present e no ar at m osférico, result ant e da com binação dos fenôm enos de evaporação e
condensação d’água, que est ão diret am ent e relacionados à t em perat ura do am bient e.

Todo o papel possui um a caract eríst ica com um : o seu carát er higroscópio, ou
sej a, t oda a fibra de papel absorve água e perde água de acordo com a t axa de
um idade exist ent e no local em que est á sendo m ant ido. Essa oscilação de um idade faz
com que as fibras se dilat em ao absorver excesso de um idade e se cont raiam ao
perder um idade. Esse m ovim ent o brusco de cont ração e dilat ação ocasiona rupt uras na
est rut ura do papel, causando o seu enfraquecim ent o.

A t axa adequada para a m anut enção de um acervo é a seguint e: t em perat ura de

22º a 25º C, um idade relat iva de 55% . A m edição da t em perat ura se faz com o uso de
t erm ôm et ros, e a de um idade com higrôm et ros, podendo- se ut ilizar t am bém o
t erm oigrôm et ro ( j unção dos dois equipam ent os) .

AULA 5

Cu ida dos ge r a is n a con se r va çã o dos docu m e n t os:

D ocu m e n t os e m pa pe l:

- As est ant es e arquivos devem ser de m et al pint ado ( para evit ar ferrugem ) ;
- Deve- se m ant er as m ãos lim pas ao m anusear os docum ent os;

- Evit ar qualquer t ipo de com ida j unt o aos docum ent os;

- Não ut ilizar fit as adesivas t ipo durex e fit as crepes, cola branca ( PVA) para evit ar a
perda de um fragm ent o de um volum e em degradação. Esses m at eriais possuem alt a
acidez, provocam m anchas irreversíveis onde aplicado ;

- Não escrever nos docum ent os;

- Não dobrar as páginas;

- Não apoiar os cot ovelos ou braços ao ler ou consult ar;

- Não um edecer os dedos com saliva ou qualquer out ro líquido;

- Para a rem oção do pó das lom badas e part es ext ernas dos livros, pode- se usar o
aspirador com a escova circular especial para livros, adapt ada com t ecido de filó ou
gaze, para m aior prot eção do docum ent o;

- Para a lim peza das folhas, ut ilizam - se t rinchas, escovas m acias e flanelas de
algodão;

- Durant e a lim peza, rem ovem - se gram pos m et álicos, et iquet as, fit as adesivas, papéis
e cart ões ácidos;

- Quando houver necessidade de observações nos docum ent os, ut ilizar lápis, que não
agridem t ant o o papel quant o as canet as, e ainda perm it em event uais correções, se
necessário.

Fot ogr a fia s:

- Devem receber prot eção individual de boa qualidade;

- Devem ser m anuseadas com as luvas de algodão e arquivadas em m obiliário de aço;

- Não forçar a separação de um a fot ografia da out ra;

- Escrever o necessário som ent e no verso, com lápis m acio.

Diaposit ivos:

- Ut ilizar m at eriais de acondicionam ent o adequados ( cart elas flexíveis de poliet ileno ou
polipropileno) ;

- Ut ilizar m obiliário m et álico; produzir duplicat as para proj eções freqüent es.

AULA 6
 M icr ofilm e s

- Devem ser arm azenados em cofres, arquivos ou arm ários à prova de fogo e
colocados em lat as vedadas à um idade;

- Devem ser feit as duplicat as;

- A suj eira deve ser rem ovida com um pano lim po que não solt e fiapos, um edecido
com Kodak Film Cleaner.

D isque t e s e CD - ROM :

- Usar os disquet es de boa qualidade;

- Mant er os disquet es em local fresco, seco e longe do com put ador;

- Usar program as ant ivírus;

- Prot eger o CD cont ra arranhões e poeira.

Ca ix a s de a r qu ivo:

- Ut ilizar caixas de papelão ao invés das de plást ico, pois est as últ im as t endem a
t ranspirar quando subm et idas a alt as t em perat uras, observando que as m esm as
deverão ser m aiores do que os docum ent os que nelas est ej am inseridos e ut ilizando,
quando necessário, calços, evit ando que os m esm os se dobrem dent ro delas ;

- Na ident ificação das caixas deve- se ut ilizar et iquet as aut o- adesivas im pressas
elet ronicam ent e ou, na im possibilidade dest a im pressão, ut ilizando canet as
hidrográficas ou esferográficas .

Finalm ent e, cabe enfat izar que vist orias no acervo devem ser feit as periodicam ent e
para revisá- lo e m ant er a lim peza, pois lim peza é um dos fat ores priorit ários de
preservação e deve ser realizada em t odas as fases do arquivam ent o.

Lim pe za do a ssoa lho

- Para se evit ar a um idade, é recom endável que não haj a a ent rada de água no
arquivo, devendo- se opt ar, para a lim peza do m esm o, panos úm idos e aspiradores,
evit ando- se inclusive a lim peza do piso com água ;

- A rem oção da poeira deposit ada no assoalho deve ser feit a com cuidado, a fim de
evit ar o seu deslocam ent o para a superfície das est ant es e para os docum ent os.
I dealm ent e deve ser realizada com o auxílio de aspirador de pó, pois assim evit a- se
que a poeira fique em suspensão. Não se deve ut ilizar vassoura ou espanadores com o
na higienização dom ést ica, esse procedim ent o faz com que a poeira se desloque de um
local para out ro. Procurar ut ilizar, na im possibilidade de t er aspirador de pó, a
vassoura revest ida de pano levem ent e um edecido. É necessário que a poeira grude no
pano, evit ando o seu deslocam ent o para out ra área do acervo.
- Em t odo esse processo é fundam ent al que o pano de chão nunca est ej a m olhado.
Para saber se est á no pont o corret o de ut ilização, deve- se t orcer o pano at é não pingar
nenhum excesso líquido. Ao ficar sat urado de suj idade, o pano deve ser lavado ou
subst it uído por out ro. A ut ilização do pano suj o causará apenas o deslocam ent o de
suj idade de um a área para out ra.