Arquivologia PDF

CURSO DE ARQUIVOLOGIA - PF NVEL MDIO AULA 1 PROFESSORA: KATIA QUADROS
CONCEITOS FUNDAMENTAIS DE ARQUIVOLOGIA. Sumrio

1. 2. 3. 4. APRESENTAO....................................................................................................................................................2 ARQUIVOLOGIA ....................................................................................................................................................4 QUESTES COM COMENTRIOS .........................................................................................................................38 QUESTES SEM COMENTRIOS ..........................................................................................................................49
Prof. Katia Quadros
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1. Apresentao Ol aluno do Concurseiro 24 horas A vamos ns! Vamos comear o ano de 2014 com o p direito, meus alunos! Para isso, foco e disciplina! Nada vem de graa para a maioria das pessoas desse planeta! Ento vamos fazer acontecer. Arquivologia uma matria fcil, mas cheia de conceitos e detalhes que colocaro voc frente dos outros candidatos. Cespe adora a maravilhosa autora Marilena Leite Paes e muitas provas desta banca j cobraram Ipsis litteris a obra Arquivologia: Teoria e Prtica desta mestra. Por isso nossas aulas tero muito dos seus conceitos. Quem quiser ler a obra na ntegra, pode adquirir em livrarias. Mas nas aulas, filtramos o que o edital cobra. No podemos esquecer a legislao, encontrada facilmente na internet, mas especialmente no site do CONARQ. A legislao que regulamenta a arquivologia bastante extensa, por isso necessrio prestar ateno ao que o edital cobra para a prova e selecionarmos o necessrio. Resolver questes, outro ponto importante. Por isso, ao final da aula teremos questes para aprofundamento no assunto, memorizao do contedo e para conhecer a maneira como CESPE cobra arquivologia. No site do Concurseiro 24 horas temos um simulado de arquivologia, outra sugesto, j que este todo baseado na banca CESPE e com certeza ir aprimorar seus conhecimentos adquiridos no estudo da teoria. Meu nome Ktia Quadros e sou formada em Processamento de Dados, tenho especializao em Desenvolvimento Web. Trabalho com desenvolvimento e dou aulas desde o ano de 1998. Trabalhei durante dois anos em uma empresa especializada em microfilmagem e digitalizao de documentos, trazendo a arquivologia para minha rotina diria. Sou professora de informtica e arquivologia para concursos pblicos desde 2008. Trabalho em cursinhos presenciais em Curitiba e tambm em cursinhos on line. Facebook: https://www.facebook.com/profkatiaquadros
Bons estudos! Veja o cronograma do nosso curso:

Prof. Katia Quadros
Noes de arquivologia Assunto Data
Aula 1: Conceitos fundamentais de arquivologia. Tipologias documentais e suportes fsicos. Microfilmagem
23/12
Aula 2: O gerenciamento da informao e a gesto de documentos. Diagnsticos Arquivos correntes e intermedirio. Protocolos Avaliao de documentos. Arquivos permanentes.
04/01
Vamos l! O que vamos estudar hoje:
Aula Inaugural
Conceitos fundamentais de arquivologia. Tipologias documentais e suportes fsicos. Microfilmagem
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2. ARQUIVOLOGIA a cincia que se encarrega do estudo da organizao dos acervos documentais, desde a produo do documento, seu trmite administrativo e sua posterior destinao, seja ela a eliminao ou recolhimento permanente por valor histrico. Seu objetivo a organizao e o acesso informao.
A arquivologia uma cincia que tem como objetivo a organizao dos acervos e o fcil acesso informao. Esse objetivo deve ser alcanado desde o momento em que o documento produzido, durante o trmite do documento na instituio/empresa e tambm na sua destinao, que pode ser a guarda permanente, a qual vamos estudar posteriormente, ou a eliminao de documentos que perderam o seu valor administrativo.
CONCEITOS FUNDAMENTAIS DE ARQUIVOLOGIA
O arquivo da instituio funcionar como o guardio das informaes ali existentes. Assim, para entendermos o conceito de arquivo, devemos antes conhecer trs conceitos bsicos que integram a rea: informao, suporte e documento. INFORMAO: resultado do processamento, manipulao e organizao de dados de tal forma que represente um acrscimo ao conhecimento da pessoa que a recebe. SUPORTE: meio no qual a informao registrada. Por exemplo: pen drive, folha A4. DOCUMENTO: Documento toda informao registrada em suporte material, que possa comprovar fatos e que possa ser utilizado para consulta. Destacamos: Informao registrada Comprova fatos Utilizado para consulta
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Observe que para ser considerado documento, precisa ser uma informao registrada em algum suporte. Tambm precisa comprovar um fato. E deve ser utilizado.
SINAR
Em 25 de setembro de 1978, o Decreto n 82.308, instituiu o Sistema Nacional de Arquivos - SINAR. O SINAR tem por finalidade implementar a poltica nacional de arquivos pblicos e privados, visando gesto, preservao, e ao acesso aos documentos de arquivo. Integram o SINAR, que tem como rgo central o CONARQ: o Arquivo Nacional; os arquivos do Poder Executivo Federal; os arquivos do Poder Legislativo Federal; os arquivos do Poder Judicirio Federal; os arquivos estaduais dos Poderes Executivo, Legislativo e Judicirio; os arquivos do Distrito Federal dos Poderes Executivo, Legislativo e Judicirio; os arquivos municipais dos Poderes Executivo e Legislativo. CONARQ
O Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ um rgo colegiado1, vinculado ao Arquivo Nacional do Ministrio da Justia, que tem por finalidade definir a poltica nacional de arquivos pblicos e privados, como rgo central de um Sistema Nacional de Arquivos, bem como exercer orientao normativa visando gesto documental e proteo especial aos documentos de arquivo.
rgos colegiados so aqueles em que h representaes diversas e as decises so tomadas em grupo, com o aproveitamento de experincias diferenciadas.
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Toda Legislao de Arquivologia pode ser encontrada no site do CONARQ, alm de muitas outras informaes sobre Arquivologia. http://www.conarq.arquivonacional.gov.br
ARQUIVO
Segundo Slon Buck, arquivista dos EUA: Arquivo o conjunto de documentos oficialmente produzidos e recebidos por um governo, organizao ou firma, no decorrer de suas atividades, arquivados e conservados por si e seus sucessores para efeitos futuros. Segundo Marilena Leite Paes: Arquivo a acumulao ordenada dos documentos, em sua maioria textuais, criados por uma instituio ou pessoa, no curso de sua atividade, e preservados para a consecuo de seus objetivos, visando a utilidade que podero oferecer no futuro. Helosa Almeida Prado define arquivo como sendo a reunio de documentos conservados, visando utilidade que podero oferecer futuramente, destacando que, para ser funcional, um arquivo deve ser planejado, instalado, organizado e mantido de acordo com as necessidades inerentes aos setores e que para realizar o trabalho de arquivamento o arquivista precisa conhecer a natureza do arquivo que lhe ser entregue. Desse conceito importante destacar:
1) Os documentos de arquivo, alm de serem produzidos pela instituio, podem ser tambm recebidos pela mesma e nunca comprados, trocados, etc. 2) Os documentos de arquivo podem estar registrados em variados suportes e serem de vrios tipos (sonoro, cartogrfico, etc), e no somente na forma textual e em suporte papel. 3) Ao se produzir documentos no decorrer de suas atividades, podemos destacar que os documentos de arquivo possuem uma caracterstica chamada organicidade, que significa que o mesmo foi criado em funo de uma atividade realizada pela instituio, de forma que o mesmo servir de prova das transaes realizadas pela organizao. Assim, ao se estudar os documentos de um arquivo, pode-se ter uma ideia clara das atividades realizadas por aquele rgo.
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Organicidade: Fique de olho nesse conceito to cobrado pelas bancas! Um documento ser produzido em razo da atividade da instituio, ou seja, um banco no produz certido de nascimento, mas documentos pertinentes a uma instituio financeira. Dessa forma, se olharmos os documentos de um banco, logo veremos que se trata de uma instituio financeira e no de uma indstria, ou um colgio, por exemplo. Questo de Prova (PF- Escrivo / 2009 CESPE) O documento de arquivo somente adquire sentido se relacionado ao meio que o produziu, e o seu conjunto tem de retratar a estrutura e as funes do rgo que acumulou esse documento. Correto, concorda? o conceito de Organicidade cobrado nesta questo.
Segundo a LEI No 8.159, DE 8 DE JANEIRO DE 1991, consideram-se arquivos os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por rgos pblicos, instituies de carter pblico e entidades privadas, em decorrncia do exerccio de atividades especficas, bem como por pessoa fsica, qualquer que seja o suporte da informao ou a natureza dos documentos.
Esta a letra da Lei. Preste ateno, pois esse conceito, segundo a Lei n. 8.159 bastante cobrado.
Questo de Prova (PF- Escrivo / 2009 CESPE) As informaes contidas nos documentos de arquivo so produzidas no ambiente interno da organizao ou so recebidas do ambiente externo e tm uma relao direta ou indireta com a misso dessa organizao.
Sim, est correto! Os documentos podem ser produzidos (interno) ou recebidos (externo). Eles tm relao direta com a atividade exercida pela instituio ou indireta. Veja: O INSS no produz Carteira de Identidade. Sabemos disso. Mas para requerer um auxlio
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doena, por exemplo, o INSS precisa de alguns documentos, entre eles o RG da pessoa que est requerendo tal benefcio. Esse um exemplo de um documento que mantm relao indireta com a misso da organizao. J o documento liberando o auxlio doena mantm relao direta com a misso da organizao.
O ARQUIVO TAMBM PODE DESIGNAR: Mvel destinado guarda de documentos. Local (Prdio ou uma de suas partes) onde guardado os conjuntos arquivsticos. rgo Governamental (Unidade Administrativa) cuja funo de reunir, ordenar, guardar e dispor para o uso, conjuntos de documentos, segundo os princpios e tcnicas arquivsticas.
RAZES DA IMPORTNCIA DO ARQUIVO 1. Reconstituio e preservao da memria; 2. Apoio administrativo; 3. Fonte de informao; 4. Guardio de matria prima para trabalho e pesquisa histrica.
Um arquivo importante para a instituio devido ao grande nmero de documentos que se acumulam naturalmente ao longo do tempo. As tcnicas arquivsticas auxiliam na gesto de um arquivo, durante a produo, utilizao e destinao dos documentos.
FINALIDADE DO ARQUIVO
1 Guarda dos documentos que circulam na instituio, utilizando para isso tcnicas que permitam um arquivamento ordenado e eficiente; 2 Garantir a preservao dos documentos, utilizando formas adequadas de acondicionamento, levando em considerao temperatura, umidade e demais aspectos que possam danificar os mesmos; 3 Atendimento aos pedidos de consulta e desarquivamento de documentos pelos diversos setores da instituio de maneira eficiente.
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Requisitos para garantir a Finalidade: 1) 2) 3) Pessoal qualificado e em nmero suficiente; Instalaes em local apropriado; Materiais adequados;
4) Utilizar sistemas racionais de arquivamento, fundamentados na teoria arquivstica moderna; 5) 6) Normas de funcionamento; Dirigente qualificado, preferencialmente formado em arquivologia.
Para Marilena Leite Paes, a principal finalidade dos arquivos servir a administrao, constituindo-se, com o decorrer do tempo, em base do conhecimento da histria. Destaca ainda que a funo bsica do arquivo tornar disponveis as informaes contidas no acervo documental sob sua guarda. DISTINO ENTRE ARQUIVO, BIBLIOTECA E MUSEU
Embora os trs tenham a mesma funo de guardar e preservar possuem objetivos distintos. Arquivo - Segundo a LEI No 8.159, DE 8 DE JANEIRO DE 1991, consideram-se arquivos os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por rgos pblicos, instituies de carter pblico e entidades privadas, em decorrncia do exerccio de atividades especficas, bem como por pessoa fsica, qualquer que seja o suporte da informao ou a natureza dos documentos. Biblioteca - o conjunto de material, em sua maioria impresso e no produzido pela instituio em que est inserida, de forma ordenada para estudo, pesquisa e consulta. Normalmente constituda de colees temticas e seus documentos so adquiridos atravs de compra ou doao, diferentemente dos arquivos, cujos documentos so produzidos ou recebidos pela prpria instituio.
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Museu - uma instituio de interesse pblico, criada com a finalidade de conservar, estudar e colocar disposio do pblico conjuntos de peas e objetos de valor cultural.
Perceba que a finalidade da biblioteca e do museu cultural, enquanto do arquivo administrativa, podendo adquirir carter cultural se for recolhido ao arquivo permanente. Alm disso, os documentos de arquivo so, em regra, produzidos em nica via ou nmero limitado de cpias ou vias. J na biblioteca podemos ver colees de obras.
Preste ateno no quadro-resumo a seguir, pois esta questo da distino entre arquivo, biblioteca e museu muito cobrada em prova.
Arquivo Documentos nicos Valor Administrativo Documentos produzidos/ recebidos
Museu
Biblioteca Colees
Valor Cultural/Histrico Compra/permuta/ doao
Valor Cultural Compra/permuta/ doao
CLASSIFICAO DOS DOCUMENTOS Quanto Ao Gnero
Quanto ao gnero, os documentos so classificados segundo a forma em que a informao foi registrada no mesmo. Podemos destacar:
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Cartogrficos: So os documentos em formatos e dimenses variveis, contendo representaes geogrficas, arquitetnicas ou de engenharia. Ex: Mapas, plantas. Iconogrficos: So os documentos em suportes sintticos, em papel emulsionado ou no, contendo imagens estticas. Ex: Fotografias. Informticos ou digitais: So os documentos produzidos, tratados e armazenados em computador. Ex: Disco flexvel, disco rgido. Microgrficos: so os documentos em suporte flmico resultante da microreproduo de imagens, mediante utilizao de tcnicas especficas. Ex: Microficha, microfilme em rolo. Textuais: So os documentos manuscritos, datilografados/digitados ou impressos. Ex: Contratos, folha de pagamento, livros de contas, requisies, atas, relatrios, regimentos, regulamentos, editais, certides, tabela, questionrios, correspondncia e outros. Podem ser datilografados, impressos ou manuscritos. Filmogrficos: So os documentos em pelculas cinematogrficas e fitas magnticas de imagem (tapes), conjugadas ou no a trilhas sonoras, com bitolas e dimenses variveis, contendo imagens em movimento. Ex: Filmes e fitas videomagnticas. Sonoros: So os documentos com dimenses e rotaes variveis, contendo registros fonogrficos. Ex: Discos e fitas audiomagnticas.
Esse assunto bastante cobrado em provas. Confira: Questo de Prova (PF- Escrivo / 2009 CESPE) Documentos iconogrficos so aqueles em formatos e dimenses variveis, com representaes geogrficas, arquitetnicas ou de engenharia.
Errado. Vimos que este conceito se aplica aos documentos cartogrficos. Os iconogrficos so os documentos que contm imagens estticas, como gravuras, paisagens, fotografias.
Quanto Espcie, Formato, Forma, Tipo E Tipologia Espcie: a configurao que assume um documento de acordo com a disposio e a natureza das informaes nesse contidas. Exemplos: ata, Facebook: https://www.facebook.com/profkatiaquadros 11
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relatrio, carta, organograma).
ofcio,
proposta,
diploma,
atestado,
requerimento,
Algumas classificaes: 1. Atos normativos: expedidos por autoridades administrativas, com a finalidade de dispor e deliberar sobre matrias especficas. Ex. Medida provisria, decreto, estatuto, regimento, regulamento, resoluo, portaria, instruo normativa, ordem de servio, deciso, acrdo, despacho decisrio, lei; 2. Atos enunciativos: so os opinativos, que esclarecem os assuntos, visando a fundamentar uma soluo. Ex: parecer, relatrio. voto, despacho interlocutrio; 3. Atos de assentamento: so configurados por registros, consubstanciando assentamento sobre fatos ou ocorrncias. Ex: apostila, ata, termo, auto de infrao; 4. Atos comprobatrios: so os que comprovam assentamentos, decises etc. Ex: traslado, certido, atestado, cpia autntica ou idntica. 5. Atos de ajuste: so representados por acordos em que a Administrao Pblica Federal, Estadual ou Municipal parte. Ex: tratado, convnio, contrato, termos (transao, ajuste etc); 6. Atos de correspondncia: objetivam a execuo dos atos normativos em sentido amplo. Ex: aviso, ofcio, carta, memorando, mensagem, edital, intimao, exposio de motivos, notificao, telegrama, telex, telefax, alvar, circular. Formato: a configurao fsica de um suporte de acordo com a sua natureza e o modo como foi confeccionado: Exemplos: formulrios, ficha, livro, caderno, planta, folha, cartaz, microficha, rolo, tira de microfilme, mapa. Forma: Estgio de preparao. Exemplos: rascunho ou minuta, original ou cpia. Tipologia documental: apenas a designao da atividade que gerou o documento. Exemplo: de servio, de posse, de concurso. Tipo documental: a configurao que assume um documento de acordo com a atividade que a gerou. Exemplos: Ata de Posse; Boletim de Notas e Frequncia de Alunos, Regimento de Departamento, Processo de Facebook: https://www.facebook.com/profkatiaquadros 12
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Vida Funcional, Boletim de Atendimento de Urgncia, Pronturio Mdico, Tabela Salarial. Veja a frmula: Tipo = Espcie + Tipologia Veja no exemplo: Carta precatria. Carta espcie; Precatria tipologia e Carta precatria um tipo documental. E se fosse um Contrato de Prestao de Servio? Contrato = Espcie Prestao de Servio = Tipologia e Contrato de Prestao de Servio = Tipo Questo de Prova (TRE Paraba - Analista Judicirio/2007- FCC) Relatrio, relatrio de fiscalizao, caderno e minuta so, respectivamente, (A) srie, subsrie, suporte e espcie. (B) espcie, tipo, formato e forma. (C) grupo, subgrupo, invlucro e notao. (D) funo, atividade, espcie e frmula. (E) gnero, tipo, forma e tcnica de registro
Tenho certeza que voc marcou certo! Letra B. No tem erro, a questo est fcil. Mas experimenta no estudar estes conceitos ou no gravar nossa frmula matemtica, rs. No exemplo temos uma questo antiga da FCC, mas que ainda cai muito em concursos.
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Quanto Natureza Do Documento
NATUREZA COMERCIAL: quando a documentao principalmente organizada e utilizada pelas empresas e destina-se a fins extremamente comerciais. NATUREZA CIENTFICA: a documentao est presente quando seu objetivo principal o de proporcionar informaes cientficas ou mesmo didticas, sem visar diretamente o lucro. NATUREZA OFICIAL: quando sua organizao e utilizao tm por finalidade auxiliar e assessorar a administrao pblica atual e futura, pressupondo a coleta e a classificao de documentos oficiais, como por exemplo: leis, decretos, portarias e demais atos normativos prprios da administrao, Federal, Estadual ou Municipal. Classificao Dos Arquivos SEGUNDO AS ENTIDADES MANTENEDORAS Os arquivos podem ser classificados segundo a instituio em que estejam inseridos da seguinte forma: Arquivos Pblicos: Conjunto de documentos produzidos ou recebidos por instituies governamentais de mbito federal, estadual ou municipal, em decorrncia de suas funes especficas, administrativas, judicirias ou legislativas. Ex.: arquivo do STJ, arquivo da Prefeitura Curitiba e arquivo do Senado Federal. Arquivos Privados: Conjunto de documentos produzidos ou recebidos por instituies no governamentais, famlias ou pessoas fsicas, em decorrncia de suas atividades especficas. Ex.: arquivo do HSBC, arquivo das Lojas Colombo e arquivo da Loja da Esquina. SEGUNDO A NATUREZA DOS DOCUMENTOS Arquivos especiais - Chama-se arquivo especial quele que tem sob sua guarda documentos de tipos diversos iconogrficos, cartogrficos, audiovisuais ou de suportes especficos documentos em CD, documentos
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em DVD, documentos em microfilme e que, por esta razo, merece tratamento especial no apenas no que se refere ao seu armazenamento, como tambm ao registro, acondicionamento, controle, conservao etc. Arquivo especializado - Aquele que guarda documentos de determinado assunto especfico, independentemente da forma fsica que apresentam, como, por exemplo, os arquivos mdicos, os arquivos jornalsticos e os arquivos de engenharia. Arquivo especial Depende do SUPORTE Arquivo especializado Depende do ASSUNTO
SEGUNDO A NATUREZA DO ASSUNTO Ostensivo ou Ordinrio: As informaes contidas no documento, no prejudicam a administrao quando divulgadas. Qualquer interessado poder apresentar pedido de acesso a informaes aos rgos e entidades, por qualquer meio legtimo, devendo o pedido conter a identificao do requerente e a especificao da informao requerida. Sigiloso: As informaes contidas no documento, por sua natureza devem ser de conhecimento restrito e, portanto, necessitam de medidas especiais de segurana, quanto a sua custdia e divulgao. Informao sigilosa: aquela submetida temporariamente restrio de acesso pblico em razo de sua imprescindibilidade para a segurana da sociedade e do Estado; O grau de sigilo divide-se em trs categorias: ultra-secreto: 25 anos. secreto: 15 anos reservado: 5 anos.
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Chegamos a um ponto importante! A LEI N 12.527, DE 18 DE NOVEMBRO DE 2011 que regula o Acesso a Informaes. necessrio, importante e vital que voc saiba que essa Lei recente, veja a data: 18 DE NOVEMBRO DE 2011 e que em Lei anterior a classificao do sigilo, as categorias eram outras, eram 4. Agora so 3! Repito: 3 categorias:
ultra-secreto: 25 anos. secreto: 15 anos reservado: 5 anos. Ento muito cuidado com materiais com edio de 2011 ou anterior, pois muita coisa mudou com essa nova Lei. SEGUNDO OS TIPOS DE ACESSO Franqueado ou ostensivo: Documento de consulta livre. Restrito: Limitao possibilidade de consulta, decorrente de regulamentao que determina prazos ou excluses gerais.
O conceito refere-se ao acesso ao arquivo: ostensivo ou se h alguma restrio decorrente de regulamentao.
SEGUNDO OS TIPOS DE ARQUIVAMENTO Horizontal os documentos ou fichas so colocados uns sobre os outros e arquivados em caixas, estantes ou escaninhos. amplamente utilizado para plantas, mapas e desenhos, bem como nos arquivos permanentes.
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Vertical os documentos ou fichas so dispostos uns atrs dos outros.
Conceito simples, com uma cobrana razovel nas provas. No arquivamento Horizontal, pense em uma pilha de camisetas. um em cima do outro. No arquivamento Vertical os documentos ficam em p. a maneira que mais estamos habituados a ver documentos guardados em arquivos (mvel). No importa que o documento (se for uma folha A4, por exemplo) esteja no modo retrato ou paisagem, se estiverem dispostos uns atrs dos outros verticalmente o que basta para ser arquivamento vertical. SEGUNDO O ESTGIO DE EVOLUO Ciclo Vital dos Documentos: a Teoria das Trs Idades (Jean Jacques Valette 1973). Corresponde s fases pelas quais o documento passa, desde sua criao at sua destinao, a distncia entre a administrao e a histria numa sequncia temporal. Teoria das 3 idades 1. Arquivo de primeira idade ou corrente 2. Arquivo de segunda idade ou intermedirio 3. Arquivo de terceira idade ou permanente Na prxima aula vamos estudar arquivos correntes e intermedirios e com isso aprofundar nossos conhecimentos neste ciclo.
Conceitos: Fundo Arquivstico: Arquivos provenientes de uma mesma fonte. Srie: Divises de um Fundo Arquivstico. Unidade de Arquivamento: Menor conjunto de documentos. Ex: Dossi, pastas. Facebook: https://www.facebook.com/profkatiaquadros 17
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Item Documental: A menor unidade arquivstica. Indivisvel.
Princpios Tericos PRINCPIO DA PROVENINCIA Est ligado origem do documento, ou seja, mesmo com a mesma tipologia, tratando de um mesmo assunto, h que se respeitar a origem do documento princpio intimamente ligado ao organograma da instituio. De acordo com Marilena Leite Paes este um princpio bsico da arquivologia, segundo o qual devem ser mantidos reunidos, num mesmo fundo, todos os documentos provenientes de uma mesma fonte geradora de arquivo. O princpio da provenincia corresponde expresso inglesa provenance e francesa respect des fonds, tambm muito usada no Brasil. Quando o fundo constitudo de documentos de gneros diversos como filmes, fotografias, desenhos e outros estes podem ser fisicamente armazenados em local diverso, desde que sejam feitas referncias correspondentes no fundo ao qual pertencem.
Vamos ilustrar com um exemplo.
Quando eu era criana pequena l em
Barbacena, rs ... (Vocs so do tempo da Escolinha do Professor Raimundo?) Bem, antigamente existia o INPS, que foi extinto dando lugar ao...?? INSS, isso mesmo. E o que foi feito com os documentos do INPS? Sim, O INSS recebeu o fundo arquivstico do INPS e o armazenou respeitando o princpio da Provenincia, guardando-o separado de outros fundos.
PRINCPIO DA INTEGRIDADE OU INDIVISIBILIDADE a preservao sem disperso, mutilao, alienao, destruio no autorizada ou adio indevida de arquivo.
Preste ateno que integridade no tem a ver s com subtrair parte da informao, mas tambm um documento perde sua integridade se adicionarmos informaes indevidas a ele.
PRINCPIO DA UNICIDADE
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Princpio arquivstico segundo o qual a mesma informao contida em mais de uma espcie documental determina a preservao de um nico exemplar. Os documentos de arquivo conservam seu carter nico em funo do contexto em que foram produzidos. UNICIDADE DO DOCUMENTO Princpio arquivstico segundo o qual o documento produzido em mais de uma via ou cpia ter apenas uma delas preservada - o documento original. UNICIDADE DA INFORMAO Princpio arquivstico segundo o qual a mesma informao contida em mais de uma espcie documental determina a preservao de um nico exemplar, observada a integralidade da informao e do suporte.
Em um arquivo, muitas vezes h a necessidade de vias ou cpias de documentos, mas isso a exceo. A regra sempre que um documento nico. As vias ou cpias existem apenas quando necessrio e enquanto necessrio.
PRINCPIO DA ORGANICIDADE Os arquivos produzidos por entidade coletiva, pessoa jurdica ou fsica refletem a estrutura e as atividades da sua entidade mantenedora no contexto da organizao dos conjuntos documentais. PRINCPIO DA CUMULATIVIDADE / NATURALIDADE Princpio segundo o qual o arquivo uma formao orgnica, progressiva e natural. PRINCPIO DA CUSTDIA INTACTA OU SANTIDADE / ORDEM ORIGINAL Estabelece que se deva manter a ordem de acumulao dos papis na primeira e segunda idades (corrente e intermediria). Usa-se muito o termo Ordem Original em concursos. Os documentos de um mesmo produtor so agrupados conforme o fluxo das aes que os produziram ou receberam.
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PRINCPIO DA PERTINNCIA Princpio segundo o qual os documentos deveriam ser reclassificados por assunto sem ter em conta a provenincia e a classificao original. Tambm chamado princpio temtico.
O princpio da pertinncia no mais usado, visto que confronta o princpio da provenincia e da ordem original.
PRINCPIO DA TERRITORIALIDADE Princpio segundo o qual os arquivos devem ser conservados em servios de arquivo do territrio em que foram produzidos, exceto os documentos elaborados pelas representaes diplomticas ou resultantes de operaes militares. Tambm conhecido como Princpio da Provenincia Territorial. Questo de Prova (PF- Escrivo / 2009 CESPE) A instabilidade institucional, uma das principais caractersticas da administrao pblica brasileira, geralmente motivada pela fuso, separao, extino e criao de rgos pblicos, enseja uma srie de problemas para a gesto dos arquivos desses rgos. Para lidar com esses problemas, o princpio da pertinncia o conceito adequado.
Questo Errada. Eu gosto dessa questo. Acho uma questo muito inteligente. Quando eu falei sobre Provenincia, Respeito aos Fundos, exemplifiquei com o INPS que foi extinto e a criao do INSS. Nesse caso o que fazer com o fundo arquivstico do INPS? O INSS recebeu esse fundo arquivstico, fazendo valer o Princpio da Provenincia e no da Pertinncia que exatamente o contrrio.
Equipamentos e Acessrios do Arquivo INSTALAES E EQUIPAMENTOS
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de grande importncia a escolha do local adequado para exercer as atividades de um arquivo. Inclumos ento as condies fsicas como temperatura e umidade adequadas. Um local limpo e com iluminao adequada. A rea deve ser capaz de manter o arquivo com possibilidade de ampliaes.
O local ideal para a construo de um arquivo, assim como as maneiras de acondicionar os documentos sero estudadas com maior aprofundamento nas aulas posteriores, devido a grande importncia do assunto para os concursos.
Material de arquivo De acordo com Marilena Leite Paes, na estrutura de um setor de arquivo devemos considerar, alm dos seus objetivos, dois aspectos fundamentais: o material permanente e o material de consumo; ou seja, o material arquivstico. O material permanente deve ser obrigatoriamente cadastrado e includo no inventrio da instituio, que relaciona todo o seu patrimnio. J o material de consumo, denominado arquivstico, no deve ser includo no inventrio, pois tem durao mdia inferior a trs anos e constantemente substitudo. Materiais de Consumo: aquele que sofre desgaste a curto e mdio prazo. So as fichas, as guias, as pastas, as tiras de insero e outros. Ficha: Retngulo de cartolina onde se registra uma informao. Guia Divisria: Retngulo de papel resistente que serve para separar as partes ou sees dos arquivos ou fichrios, reunindo em grupos as respectivas fichas ou pastas. Sua finalidade facilitar a busca do documento e o seu rearquivamento.
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Elementos da Guia Divisria: 1. Projeo: a salincia na parte superior da guia. A abertura na projeo que recebe a tira de insero chama-se janela. 2. P: a salincia na parte inferior da guia, onde h um orifcio chamado ilh. Esse orifcio tem a funo de prender as guias gaveta atravs de uma vareta.
Notao: a inscrio feita na projeo, podendo ser alfabtica, numrica ou alfanumrica.
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A notao pode ser ainda aberta ou fechada. Aberta: Quando indica somente o incio da seo. Fechada: Quando indica o princpio e o fim.
Posio: o local que a projeo ocupa ao longo da guia. O comprimento pode corresponder metade da guia, a um tero, um quarto ou um quinto. Por isso recebem a denominao de primeira posio, segunda posio, terceira posio, quarta posio, quinta posio. Quanto sua funo, a Guia pode ser: Primria: Indica a primeira diviso de uma gaveta ou seo de um arquivo. Secundria: Indica uma subdiviso da primria. Subsidiria: Indica uma subdiviso da secundria. Especial: Indica a localizao de um nome ou assunto de grande frequncia.
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O que indica se uma guia primria, secundria, subsidiria ou especial a notao e no a projeo. O ideal seria que as guias primrias estivessem sempre em primeira posio, as secundrias em segunda posio e assim por diante.
Guia- Fora: a que tem como notao a palavra FORA e indica a ausncia de uma pasta do arquivo.
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Tira de insero: uma tira de papel gomado ou de cartolina, picotada, onde se escrevem as notaes. Tais tiras so inseridas nas projees das pastas ou guias. Pastas: uma folha de papel resistente dobrada ao meio que serve para guardar e proteger o documento. Pode ser suspensa, de corte reto (lisa) ou ter projeo.
Pasta Suspensa
Pasta Lisa
Pasta com Projeo
Pasta miscelnea: aquela onde se guardam documentos referentes a diversos assuntos ou diversas pessoas em ordem alfabtica e dentro de cada grupo, pela ordenao cronolgica.
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Materiais Permanentes: O material permanente tem grande durao e pode ser utilizado vrias vezes para o mesmo fim. Na sua escolha devem-se levar em considerao os seguintes quesitos: Economia de espao Capacidade de expanso Segurana Condies estticas Resistncia Alguns materiais permanentes: Armrio de Ao: Mvel de ao utilizado para guardar documentos sigilosos ou volumes encadernados. Arquivo: Mvel de ao ou madeira com duas, trs, quatro ou mais gavetas ou gabinetes onde so guardados os documentos. Arquivo de Fole: Arquivo de transio entre o arquivo vertical e o horizontal. Os documentos so guardados horizontalmente, em pastas com subdivises, e carregados verticalmente.
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Estante: Mvel aberto, com prateleiras. Fichrio: Prprio para fichas, com uma, duas, trs ou quatro gavetas.
Equipamento: a totalidade de materiais de consumo e permanente necessrios realizao do trabalho arquivstico.
Equipamento = Material de Consumo + Material Permanente
MICROFILMAGEM A inveno da microfilmagem atribuda ao ingls John Benjamin Dancer, fabricante de aparelhos ticos que em 1839, deslumbrou seus amigos, reduzindo um documento tamanho ofcio a uma imagem de menos de meio centmetro. Em 1925 George MacCarthy, funcionrio de um banco de Nova York, desenvolveu um sistema para microfilmar cheques com o objetivo de preservar na forma do filme os registros das transaes bancrias. Hoje, o microfilme representa um papel significativo na administrao pblica e particular. Reduzindo custos de manuteno, acelerando o processo de informao, diminuindo as reas quadradas ocupadas pelos arquivos convencionais, protegendo a documentao contra danos materiais e simplificando as tarefas de rotina administrativa. O microfilme uma cpia fotogrfica de algum tipo de documento reduzido a uma pequena frao do formato original. Pelo seu tamanho no legvel a olho nu; apesar da extrema reduo, mantm as caractersticas fiis do documento e pode ser lida atravs da ampliao da imagem num vdeo de um leitor ou aparelho de leitura. So os vrios formatos que pode assumir o microfilme na sua apresentao final como instrumento de arquivo ou de recuperao da informao. Podem ser confeccionados para utilizao em forma de rolos de filmes com vrias larguras e comprimentos, ou ainda, em forma de fichas de diferentes tipos e tamanhos. O microfilme uma cpia fotogrfica de algum tipo de documento reduzido a uma pequena frao do formato original. Sobre a Microfilmagem:
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1. Reproduo de documentos, dados e imagens em pelcula flmica, utilizando graus de reduo. Pode ser de forma fotogrfica ou eletrnica. 2. Visa economia com espaos fsicos 3. um instrumento de consulta preservar os originais do manuseio 4. Segurana 5. Racionalizao da informao 6. Formas: filme, jaqueta, microficha 7. Possui validade legal 8. LEI 5.433/1968 E DECRETO 1.799/1996 9. Possuem imagem de abertura e de encerramento 10. Sempre feito filme cpia
Um dos fatores mais importantes para decidir pelo uso da microfilmagem a economia de espaos fsicos para guardar os documentos. A microfilmagem utilizada como forma de consulta aos documentos, preservando os originais do manuseio. Quando falamos em segurana, estamos falando desde a segurana contra roubo, por exemplo, ou mesmo a segurana no que tange conservao desse documento. Preste ateno nisso na sua prova.
Tipos de Microfilmadoras: O microfilme pode ser gerado por dois tipos de equipamentos de entrada que so as microfilmadoras planetrias e as rotativas. Elas trabalham com microfilmes de 16 mm e 35 mm, e podem conter at 15.000 documentos. Planetrias: nestas os documentos e o filme permanecem fixos. Assim o posicionamento dos documentos depende do operados, e consequentemente a produtividade depender do mesmo. Rotativas: estas possuem um tracionador responsvel pelo transporte dos documentos at o seu interior. A vantagem deste sistema que, para o documento de tamanho padro, os custos reduzem significativamente. Um rolo de microfilmagem de aproximadamente 7cm x 7cm pode armazenar 2.000 documentos que igual a 6 caixas padro de documento, ou seja, em um
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armrio de parede comum ser armazenado todo o documento de um arquivo do tamanho de um salo de festas. Etapas da Microfilmagem: Preparao: Compreende a classificao dos documentos a serem microfilmados, sua seleo, ordenao, restaurao e indexao (ordenar em forma de ndice) dos mesmos. Indicar as folhas que apresentarem deficincias de informao. Microfilmagem: Os documentos so microfilmados. Processamento: Os filmes originais sero submetidos aos processos de revelao, fixao, lavagem e secagem. Reviso: Todos os filmes sero conferidos fotograma por fotograma, sendo fornecido um laudo tcnico da mesma. Controle de Qualidade: Realizao de testes de controle, assegurando totalmente a qualidade dos filmes gerados. Armazenamento: Os microfilmes sero acondicionados em caixas prprias para microfilmes e devidamente indexadas. LEI 5433 ntegra da Lei: http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/L5433.htm Art. 1 1 Os microfilmes de que trata esta Lei, assim como as certides, os traslados e as cpias fotogrficas obtidas diretamente dos filmes produziro os mesmos efeitos legais dos documentos originais em juzo ou fora dele. Importante: A microfilmagem tem valor legal! 2Os documentos microfilmados podero, a critrio da autoridade competente, ser eliminados por incinerao, destruio mecnica ou por outro processo adequado que assegure a sua desintegrao. Sim, mas segundo Marilena Leite Paes, no recomendado utilizar a incinerao para eliminar documentos devido preservao do meio ambiente. Isso j foi cobrado em prova! Art. 2
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Os documentos de valor histrico no devero ser eliminados, podendo ser arquivados em local diverso da repartio detentora dos mesmos. Estudaremos na aula seguinte que os documentos de valor histrico nunca sero eliminados, e com a microfilmagem no diferente. DECRETO 1799 ntegra do Decreto: http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/decreto/Antigos/D1799.htm Art. 1 A microfilmagem, em todo territrio nacional, autorizada pela Lei n 5.433, de 8 de maio de 1968, abrange a dos documentos oficiais ou pblicos, de qualquer espcie e em qualquer suporte, produzidos e recebidos pelos rgos dos Poderes Executivo, Judicirio e Legislativo, da Administrao Indireta, da Unio, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municpios, bem como a dos documentos particulares ou privados, de pessoas fsicas ou jurdicas. Art. 3 Entende-se por microfilme, para fins deste Decreto, o resultado do processo de reproduo em filme, de documentos, dados e imagens, por meios fotogrficos ou eletrnicos, em diferentes graus de reduo. Art. 5 1 Ser obrigatria, para efeito de segurana, a extrao de filme cpia do filme original. 3 O armazenamento do filme original dever ser feito em local diferente do seu filme cpia. Art. 6 Na microfilmagem poder ser utilizado qualquer grau de reduo, garantida a legibilidade e a qualidade de reproduo. Pargrafo nico. Quando se tratar de original cujo tamanho ultrapasse a dimenso mxima do campo fotogrfico do equipamento em uso, a
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microfilmagem poder ser feita por etapas, sendo obrigatria a repetio de uma parte da imagem anterior na imagem subsequente, de modo que se possa identificar, por superposio, a continuidade entre as sees adjacentes microfilmadas. Art. 7 Na microfilmagem de documentos, cada srie ser precedida de imagem de abertura, com os seguintes elementos: I - identificao do detentor dos documentos, a serem microfilmados; II - nmero do microfilme, se for o caso; III - local e data da microfilmagem; IV - registro no Ministrio da Justia; V - ordenao, identificao e resumo da srie de documentos a serem microfilmados; VI - meno, quando for o caso, de que a srie de documentos a serem microfilmados continuao da srie contida em microfilme anterior; VII - identificao do equipamento utilizado, da unidade filmadora e do grau de reduo; VIII - nome por extenso, qualificao funcional, se for o caso, e assinatura do detentor dos documentos a serem microfilmados; IX - nome por extenso, qualificao funcional e assinatura do responsvel pela unidade, cartrio ou empresa executora da microfilmagem. Art. 8 No final da microfilmagem de cada srie, ser reproduzida a imagem de encerramento, imediatamente aps o ltimo documento, com os seguintes elementos: I - identificao do detentor dos documentos microfilmados; II - informaes complementares relativas ao inciso V do artigo anterior; III - termo de encerramento atestando a fiel observncia s disposies deste Decreto;
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IV - meno, quando for o caso, de que a srie de documentos microfilmados continua em microfilme posterior; V - nome por extenso, qualificao funcional e assinatura do responsvel pela unidade, cartrio ou empresa executora da microfilmagem. Art. 13 Os documentos oficiais ou pblicos, com valor de guarda permanente, no podero ser eliminados aps a microfilmagem, devendo ser recolhidos ao arquivo pblico de sua esfera de atuao ou preservados pelo prprio rgo detentor. Art. 15 A microfilmagem de documentos poder ser feita por empresas e cartrios habilitados. Pargrafo nico. Para exercer a atividade de microfilmagem documentos, as empresas e cartrios a que se refere este artigo, alm legislao a que esto sujeitos, devero requerer registro no Ministrio Justia e sujeitar-se fiscalizao que por este ser exercida quanto cumprimento do disposto no presente Decreto. Sinaltica Microfilmagem de da da ao
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Resumo
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Principais fontes de pesquisa: CONARQ Marilena Leite Paes - Arquivo: Teoria e Prtica Lei 8159 Decreto 1799
3. Questes com comentrios
QUESTO 01 (CESPE/2010 MPU) Em regra, a incluso de documentos em um arquivo ocorre por compra ou permuta de fontes mltiplas. Comentrios: Compra ou permuta caracterstica de biblioteca. No arquivo os documentos so produzidos e recebidos. Gabarito: Errado.
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QUESTO 02 (CESPE/2010 MPU) Um arquivo documental tem por objetivo servir como prova ou testemunho da ao de pessoas jurdicas ou fsicas. Comentrios: Sim, o arquivo tem como objetivo comprovar fatos. Gabarito: Certo.
QUESTO 03 (CESPE/2012 PF Papiloscopista) O arquivo do Departamento de Polcia Federal compe-se de documentos colecionados referentes a assuntos de interesse dos servidores desse rgo. Comentrios: No h coleo de documentos em arquivologia. Os documentos so acumulados naturalmente e progressivamente. So produzidos e recebidos. Gabarito: Errado.
QUESTO 04 (CESPE/2008 - INSS) - A respeito de conceitos fundamentais de arquivologia, julgue os itens a seguir: O documento de arquivo um tipo de material que tem como objetivo principal informar para instruir ou ensinar. Comentrios: O objetivo principal de um documento de arquivo comprovar fatos e assim servir administrao. Gabarito: Errado.
QUESTO
05
Na
arquivologia,
diferentemente
do
que
ocorre
na
biblioteconomia, no se trabalha com documentos mltiplos nem com tipologias uniformes, passveis de se submeterem a uma estrita normalizao de processamento tcnico. Comentrios: Exatamente, no arquivo No se trabalha com documentos mltiplos, na biblioteca SIM. Nem a tipologia documental uniforme. H uma gama de tipologias: precatria, prestao de servio, retificao dentre outros. Gabarito: Certo.
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QUESTO 06 (CESPE/2007 - TSE) Julgue o item abaixo, relativo a documentos pblicos. So considerados documentos pblicos os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por instituies de carter pblico e por entidades privadas encarregadas da gesto de servios pblicos no exerccio de suas atividades. Comentrios: Cobrana sobre as entidades mantenedoras, onde documentos pblicos so produzidos e recebidos por instituies de carter pblico e tambm por entidades privadas desde que estas estejam encarregadas da gesto de servios pblicos. Gabarito: Certo.
QUESTO 07 (CESPE/2005 - PRG-DF) A permuta de documentos utilizada pelas instituies arquivsticas como forma de suprir as lacunas existentes nos acervos. Comentrios: A nica maneira de acumular documentos produzindo e recebendo. Gabarito: Errado.
QUESTO 08 (CESPE/2006 - ANCINE) D-se o nome de arquivo especializado ao conjunto de documentos mantidos sob guarda do arquivo em condies especiais de armazenamento, acondicionamento ou conservao. Comentrios: A prpria questo denncia o erro falando em especializado/especiais. Especializado = assunto e Especial = Suporte / guarda em condies especiais. Gabarito: Errado.
QUESTO ( ) mdicos.
09
(CESPE/2008
CREA/DF)
Consubstanciam-se
como
especializados os arquivos (Certo ou Errado) ( ) de engenharia.

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( ) audiovisuais. ( ) iconogrficos. ( ) de grandes dimenses. Comentrios: O que so arquivos especializados? Aquele que guarda documentos de determinado assunto especfico, como os arquivos mdicos e de engenharia. Os arquivos audiovisuais, iconogrficos e de grandes dimenses so arquivos especiais, pois tm sob sua guarda documentos de diversos suportes. Logo: Arquivo especial Depende do SUPORTE Arquivo especializado Depende do ASSUNTO Gabarito: 1) (C ) 2) (C ) 3) (E ) 4) (E ) 5) (E )
QUESTO 10 (CESPE/2008 TJ/DF) Quanto natureza dos documentos, denomina-se arquivo especial o tipo de arquivo que guarda documentos com formas fsicas variadas e que necessitam de armazenamento, registro, acondicionamento e conservao sob condies especiais. Comentrios: Este o arquivo especial. Est ligado ao suporte, a maneira como o documento deve ser armazenado para melhor conservao. J o arquivo especializado aquele ligado ao assunto do documento. Ex: Esse material especializado em arquivologia para concursos. Para no esquecer, uma dica: Para escrever sobre determinado assunto, a pessoa deve ser especializada no assunto ou especial? Rs, rs, rs... agora voc no confunde mais no ? Obviamente ela deve ser especializada. Gabarito: Certo.
QUESTO 11 (CESPE - TJDFT/2008 - Tcnico) Reservado, secreto e ultrasecreto so graus de sigilo aplicados a documentos que necessitam de medidas especiais de guarda e divulgao. Comentrios: Reservado, secreto e ultra-secreto so graus de sigilo e esto classificados na Lei N 12.527, DE 18 DE NOVEMBRO DE 2011. Naturalmente, por serem sigilosos, necessitam de medidas especiais de guarda e divulgao.
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Gabarito: Certo. *Questo adaptada devido a alterao da classificao de sigilo, de acordo com a Lei N 12.527, DE 18 DE NOVEMBRO DE 2011 - Regula o acesso a informaes.
QUESTO 12 (CESPE/2007 - TSE) possvel estabelecer uma srie de diferenas entre arquivo e biblioteca. Acerca dessas diferenas, assinale a opo correta: A) Os documentos de arquivo so produzidos e conservados com objetivos funcionais e os de biblioteca, com objetivos Culturais. B) Os documentos de arquivo so colecionados de fontes diversas e os de biblioteca, por atividades organizacionais. C) Os documentos de arquivo so classificados a partir de mtodos predeterminados e os de biblioteca, pelas particularidades das atividades geradoras. D) Os documentos de arquivo devem existir em numerosos exemplares e os de biblioteca, em um nico exemplar ou em limitado nmero de cpias. Comentrios: Os documentos de arquivo so produzidos e conservados pelo seu valor administrativo. No so colecionveis e so nicos ou em limitado nmero de cpias. Enquanto que na biblioteca esses tm objetivos culturais, envolvem colees e podem ter vrios exemplares. Gabarito: Letra A.
QUESTO 13 (CESPE/2006 - INPI) O arquivo tem como funo bsica tornar disponveis as informaes contidas nos documentos mantidos sob sua guarda. Comentrios: Sim, por isso existem tantos mtodos de arquivamento, classificao dos documentos, a gesto e organizao do arquivo, a conservao do arquivo, tudo para que as informaes estejam disponveis sempre que forem necessrias. Gabarito: Certo.
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QUESTO 14 (CESPE/2007 MPU) Entende-se por notao: O conjunto dos documentos notariais. A forma que antecede a elaborao dos manuscritos. O material sob o qual as informaes so registradas. A primeira etapa no processo de arranjo documental. O cdigo de localizao dos documentos no acervo. Comentrios: Notao a inscrio feita na projeo, podendo ser alfabtica, numrica ou alfanumrica. Na projeo, ainda podemos ter a tira de insero para escrever a notao. Gabarito: Letra E.
QUESTO 15 (CESPE/2013 MPU) A significao orgnica entre os documentos caracterstica fundamental dos arquivos, de modo que um documento destacado de seu conjunto pode perder valor. Comentrios: Sim, um documento que seja destacado do conjunto ao qual pertence pode perder seu valor. Gabarito: Certo.
QUESTO 16
(CESPE/2013 MPU) Compete ao Arquivo Nacional definir as
normas gerais e estabelecer as diretrizes para o Sistema Nacional de Arquivos bem como promover o inter-relacionamento de arquivos pblicos e privados. Comentrios: Segundo a LEI No 8.159 - Art. 18 - Compete ao Arquivo Nacional a gesto e o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder Executivo Federal, bem como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda, e acompanhar e implementar a poltica nacional de arquivos. Quem define as normas gerais o CONARQ. Gabarito: Errado.
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QUESTO
17) (CESPE/2013 MPU) No compete ao Sistema Nacional de
Arquivos (SINAR) a implementao da poltica nacional de arquivos privados. Comentrios: Compete ao SINAR a implementao da poltica nacional de arquivos privados. Gabarito: Errado.
QUESTO 18 (CESPE/2010 PF Escrivo )A microfilmagem grande aliada da reduo de espao ocupado pelos documentos arquivsticos em papel, bem como da preservao dos documentos originais. Entretanto, no caso dos documentos considerados de valor permanente, a microfilmagem no permite a eliminao dos documentos originais. Comentrios: Conforme estudamos o art.13 do Decreto 1799: Os documentos oficiais ou pblicos, com valor de guarda permanente, no podero ser eliminados aps a microfilmagem, devendo ser recolhidos ao arquivo pblico de sua esfera de atuao ou preservados pelo prprio rgo detentor. Gabarito: Certo.
QUESTO de: (A) espcie. (B) formato. (C) forma.
19
(FCC/2011
TRT/AL)
Ampliao,
contato
negativo
correspondem, no caso de documentos fotogrficos, a diferentes modalidades
(D) contexto. (E) suporte. Comentrios: So exemplos de estgios de preparao, portanto Forma. Gabarito: Letra C.
QUESTO 20 (FCC/2011 - TRE/8 Regio) Uma carta precatria, do ponto de vista documental, exemplo de
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(A) gnero. (B) tipo. (C) forma. (D) categoria. (E) formato. Comentrios: Tipo = Espcie + Tipologia. Onde Carta espcie e precatria tipologia. Gabarito: Letra B.
QUESTO 21 (FCC/2011 - TRE/AC) Fita magntica, relatrio de apurao, minuta e folha so, respectivamente, exemplos de (A) tipo, gnero, formato e suporte. (B) forma, espcie, gnero e tipo. (C) suporte, tipo, forma e formato. (D) gnero, forma, espcie e suporte. (E) formato, suporte, tipo e espcie Comentrios: Fcil no ? Fita magntica um suporte; relatrio de apurao um tipo documental; minuta um estgio de preparao, ou seja: forma e folha formato, pois a configurao fsica de um suporte. Gabarito: Letra C.
QUESTO 22 (FCC/2009 TRT-3 Regio) Edital, edital de citao, cdice e rascunho so, respectivamente, (A) espcie, tipo, formato e forma. (B) formulrio, espcie, forma e gnero. (C) espcie diplomtica, espcie jurdica, tipo e linguagem. (D) tipo, espcie, srie e suporte. (E) formato, assunto, suporte e tcnica de registro Comentrios: Tudo bem, mas o que cdice mesmo? A banca viajou no tempo nesse exemplo. Vamos l: Segundo Wikipdia, cdices eram os manuscritos
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gravados em madeira, em geral do perodo da era antiga tardia at a Idade Mdia. Agora vamos resolver a questo: Edital: Espcie. Edital de citao: Tipo (Espcie + Tipologia) Cdice: Formato (Configurao fsica de um suporte) Rascunho: Forma (Estgio de preparao) Voc percebeu que mesmo desconhecendo do que se trava o tal cdice voc poderia acertar a questo? Somente a alternativa A tinha espcie como opo para Edital. Observe! Gabarito: Letra A.
QUESTO 23 (CETRO - RADIOBRS/2008- Tcnico) Segundo a natureza da entidade a que est vinculado, os arquivos podem ser: (A) ativos e inativos. (B) pblicos e privados. (C) nacionais e intermedirios. (D) permanentes e de guarda. (E) histricos e de pesquisa. Comentrios: Segundo as entidades mantenedoras ou natureza da entidade, os arquivos podem ser pblicos ou privados. Relembrando: Arquivos Pblicos: Conjunto de documentos produzidos ou recebidos por instituies governamentais de mbito federal, estadual ou municipal, em decorrncia de suas funes especficas, administrativas, judicirias ou legislativas. Arquivos Privados: Conjunto de documentos produzidos ou recebidos por instituies no governamentais, famlias ou pessoas fsicas, em decorrncia de suas atividades especficas. Gabarito: Letra B.
QUESTO 24 (FGV/2011 - TRE/PA) Em relao terminologia aplicada em Arquivologia, analise os conceitos a seguir:
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I. Princpio da provenincia: o arquivo produzido por uma entidade coletiva, pessoa ou famlia no deve ser misturado aos de outras entidades produtoras. Tambm chamado princpio do respeito aos fundos. II. Princpio da pertinncia: os documentos deveriam ser reclassificados por assunto sem ter em conta a classificao original. Tambm chamado princpio temtico. III. Princpio do respeito ordem original: o arquivo deveria conservar o arranjo dado pela entidade coletiva, pessoa ou famlia que o produziu. Assinale (A) se apenas os conceitos I e II estiverem corretos. (B) se apenas os conceitos II e III estiverem corretos. (C) se apenas os conceitos I e III estiverem corretos. (D) se todos os conceitos estiverem corretos. (E) se nenhum conceito estiver correto. Comentrios: Exatamente conforme estudamos durante as nossas aulas. A provenincia tem a ver com a origem e est ligada ao conceito de Respeito aos Fundos que diz que no se devem misturar fundos provenientes de outras fontes produtoras de documentos. O princpio da pertinncia, em desuso, orienta o arquivo a reclassificar documentos sem observar a classificao original desses documentos. O princpio da ordem original respeita a classificao dada aos documentos pela instituio que o produziu. Gabarito: Letra D.
QUESTO
25 (FCC/2011 - TRE-AM)
Os arquivos originrios de uma
instituio ou pessoa devem manter sua individualidade, no sendo misturados aos de origem diversa. Este o enunciado do princpio da: (A) equivalncia. (B) territorialidade.
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(C) pertinncia. (D) destinao. (E) provenincia. Comentrios: No faa prova de arquivologia sem saber Princpios, principalmente o mais cobrado deles: Provenincia ou Respeito aos fundos, onde arquivos de uma fonte no so misturados com arquivos de outra fonte. Segundo o princpio da territorialidade os arquivos devem ser conservados em servios de arquivo do territrio em que foram produzidos, exceto os documentos elaborados pelas representaes diplomticas ou resultantes de operaes militares. Tambm conhecido como Princpio da Provenincia Territorial. E segundo o princpio da pertinncia os documentos deveriam ser reclassificados por assunto sem ter em conta a provenincia e a classificao original. Tambm chamado princpio temtico. Gabarito: Letra E.
QUESTO
26 (FCC/2010 - TRT 8 REG.) Integridade arquivstica atributo
segundo o qual um fundo deve se conservar: (A) classificado e descrito. (B) permanente e analtico. (C) orgnico e vital. (D) indivisvel e coeso. (E) restaurado e microfilmado. Comentrios: Estamos falando do Princpio Da Integridade Ou Indivisibilidade: a preservao sem disperso, mutilao, alienao, destruio no autorizada ou adio indevida de arquivo. Ou seja, ele deve ser indivisvel e coeso. Gabarito: Letra D.
QUESTO
27 (CESPE/2010 MPU)
Os documentos do gnero iconogrfico
tm suporte sinttico, em papel emulsionado ou no, e contm imagens estticas, tais como ampliaes fotogrficas, slides, diapositivos e gravuras.
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Comentrios: Cespe adora falar que os documentos do gnero iconogrfico esto em papel emulsionado, aquele papel de fotografia. Gabarito: Certo.
4. Questes sem comentrios
01 (CESPE/2010 MPU) Em regra, a incluso de documentos em um arquivo ocorre por compra ou permuta de fontes mltiplas. 02 (CESPE/2010 MPU) Um arquivo documental tem por objetivo servir como prova ou testemunho da ao de pessoas jurdicas ou fsicas. 03 (CESPE/2012 PF Papiloscopista) O arquivo do Departamento de Polcia Federal compe-se de documentos colecionados referentes a assuntos de interesse dos servidores desse rgo. (CESPE/2008 - INSS) - A respeito de conceitos fundamentais de arquivologia, julgue os itens a seguir: 04 - O documento de arquivo um tipo de material que tem como objetivo principal informar para instruir ou ensinar. 05 - Na arquivologia, diferentemente do que ocorre na biblioteconomia, no se trabalha com documentos mltiplos nem com tipologias uniformes, passveis de se submeterem a uma estrita normalizao de processamento tcnico. 6)(CESPE/2007 - TSE) Julgue o item abaixo, relativo a documentos pblicos. So considerados documentos pblicos os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por instituies de carter pblico e por entidades privadas encarregadas da gesto de servios pblicos no exerccio de suas atividades. 07 (CESPE/2005 - PRG-DF) A permuta de documentos utilizada pelas instituies arquivsticas como forma de suprir as lacunas existentes nos acervos.
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08 (CESPE/2006 - ANCINE) D-se o nome de arquivo especializado ao conjunto de documentos mantidos sob guarda do arquivo em condies especiais de armazenamento, acondicionamento ou conservao. 09 (CESPE/2008 - CREA/DF) Consubstanciam-se como especializados os arquivos (Certo ou Errado) 1. 2. 3. 4. 5. ( ( ( ( ( ) ) ) ) ) mdicos. de engenharia. audiovisuais. iconogrficos. de grandes dimenses.
10 (CESPE/2008 TJ/DF) Quanto natureza dos documentos, denomina-se arquivo especial o tipo de arquivo que guarda documentos com formas fsicas variadas e que necessitam de armazenamento, registro, acondicionamento e conservao sob condies especiais. 11 *(CESPE - TJDFT/2008 - Tcnico) Reservado, secreto e ultra-secreto so graus de sigilo aplicados a documentos que necessitam de medidas especiais de guarda e divulgao. *Questo adaptada devido a alterao da classificao de sigilo, de acordo com a Lei N 12.527, DE 18 DE NOVEMBRO DE 2011 - Regula o acesso a informaes. 12 (CESPE/2007 - TSE) possvel estabelecer uma srie de diferenas entre arquivo e biblioteca. Acerca dessas diferenas, assinale a opo correta: A) Os documentos de arquivo so produzidos e conservados com objetivos funcionais e os de biblioteca, com objetivos Culturais. B) Os documentos de arquivo so colecionados de fontes diversas e os de biblioteca, por atividades organizacionais. C) Os documentos de arquivo so classificados a partir de mtodos predeterminados e os de biblioteca, pelas particularidades das atividades geradoras. D) Os documentos de arquivo devem existir em numerosos exemplares e os de biblioteca, em um nico exemplar ou em limitado nmero de cpias. 13 (CESPE/2006 - INPI) O arquivo tem como funo bsica tornar disponveis as informaes contidas nos documentos mantidos sob sua guarda.
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14 (CESPE/2007 MPU) Entende-se por notao: (A) (B) (C) (D) (E) O conjunto dos documentos notariais. A forma que antecede a elaborao dos manuscritos. O material sob o qual as informaes so registradas. A primeira etapa no processo de arranjo documental. O cdigo de localizao dos documentos no acervo.
15 (CESPE/2013 MPU) A significao orgnica entre os documentos caracterstica fundamental dos arquivos, de modo que um documento destacado de seu conjunto pode perder valor. 16 (CESPE/2013 MPU) Compete ao Arquivo Nacional definir as normas gerais e estabelecer as diretrizes para o Sistema Nacional de Arquivos bem como promover o inter-relacionamento de arquivos pblicos e privados. 17 (CESPE/2013 MPU) No compete ao Sistema Nacional de Arquivos (SINAR) a implementao da poltica nacional de arquivos privados. 18 (CESPE/2010 PF Escrivo )A microfilmagem grande aliada da reduo de espao ocupado pelos documentos arquivsticos em papel, bem como da preservao dos documentos originais. Entretanto, no caso dos documentos considerados de valor permanente, a microfilmagem no permite a eliminao dos documentos originais. 19 (FCC/2011 - TRT/AL) - Ampliao, contato e negativo correspondem, no caso de documentos fotogrficos, a diferentes modalidades de: (A) espcie. (B) formato. (C) forma. (D) contexto. (E) suporte. 20 (FCC/2011 - TRE/8 Regio) Uma carta precatria, do ponto de vista documental, exemplo de
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(A) gnero. (B) tipo. (C) forma. (D) categoria. (E) formato. 21 (FCC/2011 - TRE/AC) Fita magntica, relatrio de apurao, minuta e folha so, respectivamente, exemplos de (A) tipo, gnero, formato e suporte. (B) forma, espcie, gnero e tipo. (C) suporte, tipo, forma e formato. (D) gnero, forma, espcie e suporte. (E) formato, suporte, tipo e espcie 22 (FCC/2009 TRT-3 Regio) Edital, edital de citao, cdice e rascunho so, respectivamente, (A) espcie, tipo, formato e forma. (B) formulrio, espcie, forma e gnero. (C) espcie diplomtica, espcie jurdica, tipo e linguagem. (D) tipo, espcie, srie e suporte. (E) formato, assunto, suporte e tcnica de registro 23 (CETRO - RADIOBRS/2008- Tcnico) Segundo a natureza da entidade a que est vinculado, os arquivos podem ser: (A) ativos e inativos. (B) pblicos e privados. (C) nacionais e intermedirios. (D) permanentes e de guarda. (E) histricos e de pesquisa. 24 (FGV/2011 - TRE/PA) Em relao terminologia aplicada em Arquivologia, analise os conceitos a seguir:
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I. Princpio da provenincia: o arquivo produzido por uma entidade coletiva, pessoa ou famlia no deve ser misturado aos de outras entidades produtoras. Tambm chamado princpio do respeito aos fundos. II. Princpio da pertinncia: os documentos deveriam ser reclassificados por assunto sem ter em conta a classificao original. Tambm chamado princpio temtico. III. Princpio do respeito ordem original: o arquivo deveria conservar o arranjo dado pela entidade coletiva, pessoa ou famlia que o produziu. Assinale (A) se apenas os conceitos I e II estiverem corretos. (B) se apenas os conceitos II e III estiverem corretos. (C) se apenas os conceitos I e III estiverem corretos. (D) se todos os conceitos estiverem corretos. (E) se nenhum conceito estiver correto. 25 (FCC/2011 - TRE-AM) Os arquivos originrios de uma instituio ou pessoa devem manter sua individualidade, no sendo misturados aos de origem diversa. Este o enunciado do princpio da: (A) equivalncia. (B) territorialidade. (C) pertinncia. (D) destinao. (E) provenincia. 26 (FCC/2010 - TRT 8 REG.) Integridade arquivstica atributo segundo o qual um fundo deve se conservar: (A) classificado e descrito. (B) permanente e analtico. (C) orgnico e vital. (D) indivisvel e coeso. (E) restaurado e microfilmado.
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27 (CESPE/2010 MPU) Os documentos do gnero iconogrfico tm suporte sinttico, em papel emulsionado ou no, e contm imagens estticas, tais como ampliaes fotogrficas, slides, diapositivos e gravuras. GABARITO DAS QUESTES 01-E 11-C 21-C 02-C 12-A 22-A 03-E 13-C 23-B 04-E 14-E 24-D 05-C 15-C 25-E 06-C 16-E 26-D 07-E 17-E 27-C 08-E 18-C 09- * 19-C 10-C 20-B
RESPOSTA DA QUESTO 091) C 2)C 3)E 4)E 5)E
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CONCEITOS FUNDAMENTAIS DE ARQUIVOLOGIA. Sumrio

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Bons estudos! Veja o cronograma do nosso curso:

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Noes de arquivologia Assunto Data

Aula 1: Conceitos fundamentais de arquivologia. Tipologias documentais e suportes fsicos. Microfilmagem

Vamos l! O que vamos estudar hoje:

Conceitos fundamentais de arquivologia. Tipologias documentais e suportes fsicos. Microfilmagem

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CONCEITOS FUNDAMENTAIS DE ARQUIVOLOGIA

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Arquivo Documentos nicos Valor Administrativo Documentos produzidos/ recebidos

Valor Cultural/Histrico Compra/permuta/ doao

Valor Cultural Compra/permuta/ doao

CLASSIFICAO DOS DOCUMENTOS Quanto Ao Gnero

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relatrio, carta, organograma).

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Quanto Natureza Do Documento

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O conceito refere-se ao acesso ao arquivo: ostensivo ou se h alguma restrio decorrente de regulamentao.

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Vertical os documentos ou fichas so dispostos uns atrs dos outros.

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Item Documental: A menor unidade arquivstica. Indivisvel.

Vamos ilustrar com um exemplo.

Quando eu era criana pequena l em

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Equipamentos e Acessrios do Arquivo INSTALAES E EQUIPAMENTOS

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Notao: a inscrio feita na projeo, podendo ser alfabtica, numrica ou alfanumrica.

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