Curso 155184 Aula 03 Simplificado 1291

Aula 03
Documentação e Arquivo p/ CREMEPE

(Assistente Técnico I) - Pós-Edital
Autor:
Ricardo Campanario
Aula 03
20 de Dezembro de 2020
11700469401 - Elvis Silva

Ricardo Campanario
Aula 03
Sumário
Sistemas & Métodos de Arquivamento ....................................................................................................... 2
1 - Considerações Iniciais ........................................................................................................................... 2
2 - Organização e Administração de Arquivos ....................................................................................... 3
3 - Operações de Arquivamento .............................................................................................................. 4
3.1 - Introdução........................................................................................................................................ 4
3.2 - Inspeção ...........................................................................................................................................

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3.3 - Estudo .............................................................................................................................................. 4
3.4 - Classificação .................................................................................................................................... 4
3.5 - Codificação ...................................................................................................................................... 5
3.6 - Ordenação ....................................................................................................................................... 5
3.7 - Guarda de documentos................................................................................................................. 5
4 - Métodos de Arquivamento .................................................................................................................. 6
4.1 - Introdução........................................................................................................................................ 6
4.2 - Métodos Básicos............................................................................................................................. 8
4.3 - Métodos Padronizados ................................................................................................................ 19
4.4 - Método Alfanumérico .................................................................................................................. 20
5 - Considerações Finais .......................................................................................................................... 22
Questões Comentadas ................................................................................................................................. 23
Gabarito .......................................................................................................................................................... 40
Resumo ........................................................................................................................................................... 41
Documentação e Arquivo p/ CREMEPE (Assistente Técnico I) - Pós-Edital

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SISTEMAS & MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO
1 - Considerações Iniciais
Olá pessoal!
Hoje falaremos de Métodos de Arquivamento (especialmente as regras de alfabetação), preste

atenção nos exemplos e pratique. Este é o tipo da matéria que a aula teórica precisa de complementação
com a prática.
O próprio livro eletrônico trará exemplos resolvidos e várias questões ao final, mas treinar ainda mais
sempre é bom. Busque mais questões e pratique. Tente assistir o vídeo da aula para complementar as
explicações teóricas e exercitar ainda mais o tema.
Falaremos ainda sobre temas como Organização e Administração de Arquivos e Operações de

Arquivamento, que também são temas introdutórios à Gestão de Documentos, que abordaremos na aula
seguinte.
Esses dois temas são curtos e objetivos e trazem conceitos que precisam ser entendidos e, de
preferência, memorizados.
Abaixo seguem meus contatos para dúvidas e sugestões.
Vamos em frente!
Instagram: https://www.instagram.com/ricardocampanario


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2 - Organização e Administração de Arquivos
A organização de arquivos, assim como a organização de qualquer outro setor ou departamento de

uma instituição, tem como premissa o desenvolvimento de algumas etapas de trabalho. São essas etapas
que caracterizam o que as bancas costumam cobrar como "Organização e/ou Administração de arquivos".
São elas:
o Levantamento de dados: estudo dos estatutos, regimentos, normas, organogramas

e regulamentos da instituição produtora, assim como as espécies de documentos e
formulários mais frequentes, volume e estado do acervo, processos regularmente
adotados para arquivamento, consultas e empréstimos e outras informações que
constituam um verdadeiro "saber" arquivístico.
o Análise dos dados coletados: analisar a situação e iniciar a confecção de um
diagnóstico.
o Planejamento: formulação de um plano arquivístico considerando todas as
disposições legais levantadas e as necessidades da instituição para a qual se está
trabalhando
o Implantação e acompanhamento: elaboração de documento final composto de
três partes fundamentais: situação real encontrada, análise / diagnóstico e plano
de ação.
Após o cumprimento destas etapas parte-se para o arquivamento propriamente dito, o que veremos
ao longo da aula de hoje.


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3 - Operações de Arquivamento
3.1 - Introdução
Antes de se guardar os documentos no arquivo (seja em pastas, dossiês, móveis ou mesmo em locais
de guarda eletrônicos), o profissional de arquivo deve respeitar uma sequência de etapas. Quanto melhor e
mais rigorosamente estas etapas forem cumpridas, melhor será o estado de arquivamento dos documentos
e, portanto, melhor e mais eficiente será o futuro arquivístico da respectiva organização.
Tais etapas são, na prática, realizadas de maneira sequencial sem muita distinção entre onde uma
termina e a outra se inicia. Vamos examinar cada uma delas. Atenção, pois, algumas bancas se referem a
este processo completo como Classificação ou Rotina de arquivamento. As etapas são:
o Inspeção
o Estudo
o Classificação
o Codificação
o Ordenação
o Guarda de documentos
3.2 - Inspeção
Nesta etapa inicial o profissional deve checar se o documento está mesmo destinado ao
arquivamento. Para isso deve ser lido o último despacho para observar se há instrução clara para o
arquivamento. Além disso o arquivista checa a existência de anexos e se a classificação atribuída será
mantida ou alterada.
3.3 - Estudo
O estudo é a leitura cuidadosa do documento para que se possa determinar com exatidão em que
assunto o documento deverá ser classificado (entrada que lhe deverá ser atribuída) e quais as suas eventuais
referências cruzadas (pode citar outros interessados no mesmo documento ou coisa parecida).
3.4 - Classificação
Na etapa de classificação o arquivista, após efetuar o estudo do documento, deverá identificar os

assuntos principal e secundário do documento, assim como registrar as suas referências cruzadas.
A atividade de classificação é puramente interpretativa e, portanto, depende totalmente do nível de

conhecimento do responsável em relação as funções da organização para a qual trabalha. Lembra quando
falávamos do levantamento de dados da organização (estudo da estrutura, regimento, normas e
organograma)? Então...
É necessário conhecer tudo isso. Se o responsável não tiver esse conhecimento certamente não
poderá fazer uma boa classificação nesse momento.
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3.5 - Codificação
Na codificação o arquivista atribui ao documento o código correspondente a sua classificação,

conforme análise na etapa anterior.
A codificação reduz o tempo de ordenação, facilitando o arquivamento e a localização posterior.
3.6 - Ordenação
A ordenação consiste na reunião dos documentos classificados sob um mesmo assunto.
Caso os documentos estejam ordenados de maneira adequada, será possível manter todos os
documentos de um mesmo assunto reunidos e previamente preparados para o arquivamento.
Essa etapa tem dois grandes objetivos: ==1ac379==
o Agilizar o arquivamento
o Racionalizar o trabalho
3.7 - Guarda de documentos
A guarda é a última atividade desta sequência pré-arquivamento e que consolida o seu resultado.
Consiste em colocar o documento na sua respectiva pasta (seja ela física ou eletrônica), caixa, arquivo,
estante, etc. É o arquivamento propriamente dito e, dependendo desta operação, o trabalho pode ser um
sucesso ou um completo fracasso, pois o documento arquivado em local errado pode ficar perdido por
longos períodos sem que seja novamente localizado e recuperado.
Por fim - e após a guarda do documento - temos a atividade de empréstimo (retirada e controle) que
ocorre quando processos, expedientes, dossiês ou outros documentos são retirados dos arquivos para
consulta ou juntada de outros documentos e posterior devolução.
Nessa fase é fundamental que o controle da retirada seja efetuado por meio do emprego de recibos
e de sistemas de gestão arquivísticos que possam controlar a saída e eventual nova tramitação do
documento.


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4 - Métodos de Arquivamento
4.1 - Introdução
Antes de partir para os métodos de arquivamento, vale conhecermos os tipos de arquivamento com
base na disposição física dos seus documentos. É a posição em que eles são dispostos que distingue o tipo
de arquivamento e não a forma dos móveis ou da estrutura física do arquivo. São apenas dois:
HORIZONTAL
Documentos e fichas são colocados uns sobre os outros, sendo arquivados em caixas, escaninhos ou
estantes. Formato bastante utilizado pra plantas, mapas e desenhos, especialmente em arquivos
permanentes.
Seu uso não é aconselhável para arquivos correntes e para documentos com alta frequência de uso
pois para se consultar um documento é necessário retirar todos aqueles que estão sobre ele.
VERTICAL
Documentos são dispostos uns atrás dos outros, permitindo rápida consulta e manuseio, sem
necessidade de remover os demais documentos ao redor.
Indicado para arquivos com documentos de alta frequência de uso, como os arquivos correntes.
Bem, vamos conhecer agora os métodos de arquivamento.
Os métodos de arquivamento podem basicamente ser divididos em duas classes: Básicos e

Padronizados.
CLASSES DE MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO


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SISTEMAS DE ARQUIVAMENTO
Antes de entrar nas classes e nos métodos propriamente ditos, vale lembrar que os métodos acima
(divididos em classes) pertencem a dois grandes sistemas: Direto e Indireto.
No sistema Direto a busca do documento é feita diretamente no local onde ele se acha guardado.
Já no Indireto, para se localizar o documento é preciso antes consultar um código ou índice. Para
efeito de prova, sabendo isso você certamente já gabarita a questão relativa a esse tema. Veja abaixo:
Busca do documento é feita

SISTEMA DIRETO diretamente no local onde ele se acha
guardado
Busca do documento é feita por meio

SISTEMA INDIRETO
da consulta de um índice ou código
Finalmente, há ainda o método alfanumérico, que é uma combinação de letras e números.

Ele não está incluído em nenhuma das classes de métodos (básicos e padronizados) e é
considerado do sistema semi-indireto. É importante conhecê-lo pois é uma exceção, às
vezes cobrada em prova.
Esse resumo abaixo é importante memorizar para a prova:
MÉTODO SISTEMA
ALFABÉTICO DIRETO
GEOGRÁFICO DIRETO
NUMÉRICO INDIRETO
IDEOGRÁFICO ALFABÉTICO - DIRETO
NUMÉRICO - INDIRETO
ALFANUMÉRICO SEMI-INDIRETO


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4.2 - Métodos Básicos
MÉTODO ALFABÉTICO
Esse é o método de sistema direto que tem como elemento principal das buscas o NOME. Nesse
método os documentos são dispostos seguindo a ordem alfabética que possui diversas regras que devem
ser respeitadas e veremos abaixo. São as 13 regras de alfabetação e as 2 regras de ordenação.
O método alfabético tem como vantagens ser rápido, direto, fácil e barato.
Por outro lado, tende a gerar erros de arquivamento quando seu volume de documentos é muito
grande, em função de cansaço visual, variação na grafia dos nomes e mesmo equívocos na aplicação das
regras de alfabetação e ordenação abaixo.
Vamos a elas:
Regras de Alfabetação
REGRA 01 - Nos nomes de pessoas físicas considera-se o último sobrenome e depois o prenome.
CONJUNTO DE DOCUMENTOS ARQUIVAM-SE

ANDRÉ ROBERTO RIGOTTO FONSECA, FERNANDO MARTINS
FERNANDO MARTINS FONSECA GALLO, THIAGO SILVA
THIAGO SILVA GALLO RIGOTTO, ANDRÉ ROBERTO
Quando houver sobrenomes iguais, prevalece a ordem alfabética do prenome

ZULEIKA CONCEIÇÃO CONCEIÇÃO, JULIO
MARIANA CONCEIÇÃO CONCEIÇÃO, MARIANA
JULIO CONCEIÇÃO CONCEIÇÃO, ZULEIKA
REGRA 02 - Sobrenomes compostos de um substantivo e um adjetivo ou ligados por hífen não se

separam.

MARIO CASTELO BRANCO CASTELO BRANCO, MÁRIO
JOSE VILLA-LOBOS SILVA-SANTOS, MARCELO
MARCELO SILVA-SANTOS VILLA-LOBOS, JOSE
REGRA 03 - Sobrenomes formados com as palavras Santa, Santo ou São seguem a regra dos
sobrenomes compostos por um adjetivo e um substantivo.


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REINALDO SÃO PEDRO SANTA BRANCA, GISELE
GISELE SANTA BRANCA SANTO CRISTO, ABIGAIL
ABIGAIL SANTO CRISTO SÃO PEDRO, REINALDO
REGRA 04 - As iniciais abreviativas de prenomes têm precedência na classificação de sobrenomes

iguais.

R. SILVA SILVA, R.
ROBERTO SILVA SILVA, ROBERTO
SAUL SILVA SILVA, SAUL
REGRA 05 - Os artigos e preposições tais como a, o, de, d', da, do, e, um, uma, não são considerados
(ver também regra 9).

Maria do Socorro Abreu, Marta d'
Marta d'Abreu Almeida, Ailton de
Ailton de Almeida Silva, Benedito da
Benedito da Silva Socorro, Maria do
Saulo de Andrade Trigo Trigo, Saulo de Andrade*
* Note que se o artigo/preposição estiver localizado junto a outro sobrenome que não o último, isso não influencia a
regra que considera sempre o último sobrenome para fazer a ordenação alfabética. No caso de "Saulo de Andrade Trigo", o que
vale para a ordenação é "Trigo", mesmo que a preposição esteja localizada antes de "Andrade". Cuidado!
REGRA 06 - Os sobrenomes que exprimem grau de parentesco como Filho, Junior, Neto, Sobrinho são
considerados parte integrante do último sobrenome, mas não são considerados na ordenação alfabética.

RICARDO DE OLIVEIRA FILHO DANTAS SOBRINHO, MARCIO
MARIO DANTAS JUNIOR DANTAS JUNIOR, MARIO
MARCIO DANTAS SOBRINHO OLIVEIRA FILHO, RICARDO DE
* Note que na ordenação acima "Dantas Sobrinho" vem antes de "Dantas Junior" pois o critério leva em conta a
comparação entre "Marcio" e "Mario", que devem ficar nesta ordem, apenas quando os nomes são iguais é que o grau de
parentesco deve ser considerado para a ordenação alfabética. Veja abaixo e cuidado!
Os graus de parentesco só serão considerados na alfabetação quando servirem de elemento de

distinção.

LEONEL MIRANDA SOBRINHO MIRANDA FILHO, LEONEL
LEONEL MIRANDA NETO MIRANDA NETO, LEONEL
LEONEL MIRANDA FILHO MIRANDA SOBRINHO, LEONEL


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REGRA 07 - Os títulos não são considerados na alfabetação. São colocados após o nome completo,
entre parênteses.

MINISTRO SERGIO ANDRADE ALMEIDA, DIÓGENES (PROFESSOR)
PROFESSOR DIÓGENES ALMEIDA ANDRADE, SERGIO (MINISTRO)
CAPITÃO PAULO MORAES MORAES, PAULO (CAPITÃO)
DOUTOR VINICIUS ZENO ZENO, VINICIUS (DOUTOR)
REGRA 08 - Os nomes estrangeiros são considerados pelo último sobrenome, salvo nos casos de
nomes espanhóis e orientais (ver também regras 10 e 11).

SARAH GOLDBERG DAVIDSON, MARTIN
PAUL PFEIFER GOLDBERG, SARAH
MARTIN DAVIDSON PFEIFER, PAUL
REGRA 09 - As partículas dos nomes estrangeiros podem ou não ser consideradas. O mais comum é
considerá-las como parte integrante do nome quando escritas com letra maiúscula.

Paolo di Caprio Caprio, Paolo di
Michel Du Pont De Gutierrez, Juan
Juan De Gutierrez Du Pont, Michel
Steve O´Brian Mac Alister, John
John Mac Alister O´Brian, Steve
REGRA 10 - Os nomes espanhóis são registrados pelo penúltimo sobrenome, que corresponde ao
sobrenome da família do pai.

Jose de Oviedo y Baños Arco y Molinero, Angel del
Francisco de Pina de Mello Oviedo y Baños, Jose de
Angel del Arco y Molinero Pina de Mello, Francisco de
REGRA 11 - Os nomes orientais - japoneses, chineses e árabes - são registrados como se apresentam.

LI YUTANG AL BEN-HUR
HAO CHEN HAO CHEN
AL BEN-HUR LI YUTANG
REGRA 12 - Os nomes de firmas, empresas, instituições e órgãos governamentais devem ser

transcritos como se apresentam, não se considerando, porém, para fins de ordenação, os artigos e
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preposições que os constituem. Admite-se, para facilitar a ordenação, que os artigos iniciais sejam colocados
entre parênteses após o nome.

PETROBAS CARLOS DE CAMPOS & CIA.
THE GUARDIAN FUNDAÇÃO GETULIO VARGAS
EL PAIS GUARDIAN (THE)
FUNDAÇÃO GETULIO VARGAS PAIS (EL)
CARLOS DE CAMPOS & CIA. PETROBRAS
REGRA 13 - Nos títulos de congressos, conferências, reuniões, assembleias e assemelhados os

números arábicos, romanos ou escritos por extenso deverão aparecer no fim, entre parênteses.

11A. JORNADA DA ARTE MODERNA CONGRESSO DE MEDICINA ESPORTIVA (III)
PRIMEIRO ENCONTRO NACIONAL DE UFÓLOGOS ENCONTRO NACIONAL DE UFÓLOGOS (PRIMEIRO)
III CONGRESSO DE MEDICINA ESPORTIVA JORNADA DA ARTE MODERNA (11A.)
MÉTODO GEOGRÁFICO
O método geográfico é mais um método do sistema direto, assim como o alfabético. Seu uso é
indicado principalmente quando o elemento mais importante a ser levado em conta no documento é a sua
procedência ou local. É um método bastante utilizado para o arquivo de correspondências. Tem como
principais vantagens ser direto e de fácil manuseio. Por outro lado, como exige duas classificações (local e
nome do correspondente) traz um pouco de complexidade.
A ordenação neste caso pode ser feita por cidade, estado ou país.
ORDENAÇÃO POR ESTADO / CIDADE / CORRESPONDENTE - Quando se organiza o arquivo

priorizando o estado, as capitais devem ser alfabetadas em primeiro lugar, por estado, independente da
ordem alfabética em relação as demais cidades listadas
ESTADO CIDADE CORRESPONDENTE

BAHIA SALVADOR LOBO, ALFREDO
BAHIA ILHÉUS GAMA, BASILIO
PERNAMBUCO RECIFE MOURA, PAULO
PERNAMBUCO BELO JARDIM GUIMARÃES, LUCIO
SÃO PAULO SÃO PAULO BASTOS, LEONARDO
SÃO PAULO SANTOS COSTA, MARIANA
ORDENAÇÃO POR CIDADE / ESTADO / CORRESPONDENTE - Quando o principal elemento para a

identificação dos arquivos é a cidade (e não o estado, como acima), deve-se adotar a ordem alfabética das
cidades, independente do estado ao qual pertençam. Neste caso não há qualquer destaque para as capitais.
CIDADE ESTADO CORRESPONDENTE

BELO JARDIM PERNAMBUCO GUIMARÃES, LUCIO
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ILHEUS BAHIA GAMA, BASILIO

RECIFE PERNAMBUCO MOURA, PAULO
SALVADOR BAHIA LOBO, ALFREDO
SANTOS SÃO PAULO COSTA, MARIANA
SÃO PAULO SÃO PAULO BASTOS, LEONARDO
ORDENAÇÃO POR PAÍS - Quando o foco principal da ordenação é o país, alfabeta-se o próprio país
em primeiro lugar, seguido da capital e do correspondente. As demais cidades serão alfabetadas após a
capital que, nesta ordenação, novamente ganha relevância.
PAIS CIDADE CORRESPONDENTE

BOLIVIA LA PAZ MORALES, HUGO
BOLIVIA SANTA CRUZ DA LA SIERRA SANCHEZ, EVO
ITÁLIA ROMA PACELLO, PAOLO
ITÁLIA FLORENÇA BERTOLUCCI, PIERO
PORTUGAL LISBOA BONAVIDES, FREDERICO
PORTUGAL ESTORIL DURÃO, VASCO
MÉTODO NUMÉRICO
O método numérico é utilizado quando o principal elemento de referência em um documento é um

número. Como a busca não é realizada diretamente nos documentos (como nos métodos alfabético e
geográfico), o método numérico é considerado indireto.
Nele é preciso recorrer a um índice que fornecerá o número do documento ou da pasta de

arquivamento para localização. Já vimos que quando a busca é feita em outro lugar que não propriamente
nos documentos, o método é considerado indireto.
Existem três tipos de métodos numéricos (todos indiretos!): método simples, método cronológico e
método dígito-terminal. Vamos estudá-los a partir de agora:
Método Numérico Simples
O método numérico simples consiste na atribuição de um número a cada correspondente ou cliente,

obedecendo sempre à ordem de entrada ou de registro.
Neste método não há qualquer preocupação com a ordem alfabética visto que o emprego deste
método exige a criação de um índice remissivo alfabético, onde os itens serão pesquisados (por isso é um
método indireto!).
Este método é geralmente aplicado a arquivos especiais (discos, CDs, fotografias, etc.) e
especializados (arquivos de medicina, economia, entre outros).
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Você se lembra das classificações de arquivos que já estudamos? Se não se lembra, volte lá para
revisar. Esse é um assunto que você já deve dominar neste momento!
Vamos exemplificar para ficar mais fácil.
CORRESPONDENTE NÚMERO DA PASTA

SECRETARIA DA FAZENDA 1
REGINA AUGUSTO DA SILVA 2
SANTOS FUTEBOL CLUBE 3
TRIBUNAL DE JUSTIÇA DE SÃO PAULO 4
BANCO SANTANDER 5
ESTRATÉGIA CONCURSOS 6
Note que as correspondências têm suas pastas numeradas na ordem em que foram recebidas. A
primeira correspondência a chegar tinha como remetente a Secretaria da Fazenda, depois veio mais uma,
de Regina Augusto da Silva e assim por diante, até a última, do Estratégia Concursos.
Para facilitar a localização das pastas, cria-se um índice alfabético, apontando a numeração de cada
um dos remetentes e, nesse caso, aplica-se a ordenação alfabética e todas as suas regras. Veja abaixo:
CORRESPONDENTE NÚMERO DA PASTA

BANCO SANTANDER 5
ESTRATÉGIA CONCURSOS 6
SANTOS FUTEBOL CLUBE 3
SECRETARIA DA FAZENDA 1
SILVA, REGINA AUGUSTO DA 2
TRIBUNAL DE JUSTIÇA DE SÃO PAULO 4
Dessa forma, quem estiver procurando o documento, consulta o índice (não se esqueça que é um
método indireto) e, em seguida, localiza a pasta que contém os documentos do remetente buscado, que
está organizada por ordem numérica.
Por fim, vale destacar que correspondentes eventuais serão arquivados em pastas "Miscelânea",
representadas por "M", evitando a abertura desenfreada de pastas, o que poluiria o arquivo.
Método Numérico Cronológico
Neste método, além de se utilizar a ordem numérica, observa-se também a data. Desta feita quem é
numerado é o próprio documento e não a pasta. É um método muito utilizado no sistema público por meio
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do uso de seus sistemas de protocolo único (fichas ou registros eletrônicos), ou seja, uma numeração única
e sequencial que é atribuída aos documentos produzidos e recebidos.
Assim como o numérico simples, o numérico cronológico também é um método indireto visto que
também é necessária a consulta de um índice para a localização de um documento.
Este método tem como vantagens um maior grau de sigilo (visto que se trabalha apenas com os
números atribuídos ao documento) e menor possibilidade de erros pois considera-se mais fácil trabalhar
com números do que com letras.
Método Numérico Dígito-Terminal
Este método surgiu com o objetivo de reduzir a ocorrência de erros no processo de arquivamento de
grande volume de documentos que têm com elemento principal de identificação o número.
Consiste em decompor o número do documento em grupos de dois dígitos cada um e lê-los da direita
para a esquerda, formando pares. Isso mesmo! Da direita para a esquerda, ao contrário do que estamos
acostumados.
Justamente por isso o método tem como maior desvantagem a dificuldade de uma ordem de leitura
não convencional. Como vantagens apresenta a redução de erros de arquivamento e rapidez na localização.
Parece confuso, né? Vejamos:
MÉTODO NUMÉRICO SIMPLES NOVA ORDEM MÉTODO DÍGITO-TERMINAL

56.212 21-87-03
86.212 05-62-12
94.217 08-62-12
218.703 09-42-17
672.789 97-26-89
972.689 67-27-89
Note que os números são ordenados de forma crescente (do menor para o maior), usando-se para
isso o último grupo de dois dígitos, do lado direito: 03, 12, 12, 17, 89 e 89. Quando ocorre o empate (12 x 12
ou 89 x 89), analisa-se o dígito do meio (26 menor que 27) ou, persistindo o empate, o grupo da esquerda
(05 menor que 08). Essa é a lógica.
Outro ponto importante e que você deve ter estranhado pois ainda não expliquei: quando o número
é composto por menos de 5 dígitos, 0 (zeros) são acrescentados a sua esquerda, portanto, no exemplo
acima, 56.212 tornou-se 05-62-12.
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Importante saber também que cada dupla de dígitos tem um nome. E é importante lembrar que a
contagem é feita da direita para esquerda. Sendo assim, veja o exemplo a seguir:
21-87-03
03 - GRUPO PRIMÁRIO
87 - GRUPO SECUNDÁRIO
21 - GRUPO TERCIÁRIO
MÉTODO IDEOGRÁFICO (POR ASSUNTO)
O método ideográfico é aquele no qual o principal elemento a ser considerado é o assunto. Não é de
fácil aplicação pois está sempre submetido a interpretação do usuário, além de tornar necessário o completo
conhecimento das atividades da instituição. É recomendado para grandes massas documentais e grandes
quantidades de assuntos.
Dessa forma, para que se tenha um critério objetivo e seja possível minimizar a subjetividade da
classificação, cada instituição deverá gerar o seu plano de classificação. Nele, todos os assuntos relativos as
atividades da organização devem estar registrados sob títulos principais e subdivididos em títulos específicos,
partindo-se sempre do genérico para o específico.
O conhecimento profundo das atividades da instituição é requerido pois a confecção do plano de

classificação exigirá um mapeamento completo do funcionamento da organização, assim como um
levantamento detalhado de toda a sua documentação.
O método ideográfico subdivide-se em alfabético e numérico, o primeiro um sistema direto e o

segundo, indireto. Em seguida, novamente se subdivide, como vimos na introdução deste capítulo. Relembre
abaixo:
Método Ideográfico ou por Assunto
• Alfabético (sistema DIRETO)

o Dicionário
o Enciclopédico
• Numérico (sistema INDIRETO)
o Duplex
o Decimal
o Unitermo ou Indexação Coordenada
Vamos entender cada uma dessas subdivisões.

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O método ideográfico alfabético, em geral, deve ser utilizado quando o volume e a diversidade de
assuntos da documentação alvo de arquivamento são pequenos.
Método Ideográfico Alfabético Dicionário
Assuntos são dispostos alfabeticamente, obedecendo-se somente à sequência de letras.
Método Ideográfico Alfabético Enciclopédico
Assuntos são agrupados sob títulos gerais e dispostos alfabeticamente.
Este e outros exemplos desta aula foram inspirados ou extraídos de "Arquivo: Teoria e Prática" - Marilena Leite Paes
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Método Ideográfico Numérico Duplex
Quando se fala de métodos numéricos - mesmo que dentro da subclasse dos ideográficos - devemos
lembrar sempre que, além do esquema ou plano de classificação, é necessário elaborar um índice alfabético
remissivo, ou seja, estamos falando de métodos do sistema indireto.
Esse procedimento em geral facilita a localização. Por meio da aposição de um número ao

documento torna-se fácil localizá-lo no momento da busca, bastando para isso efetuar a consulta ao índice
acima citado.
No método Duplex a documentação é dividida em classes, por assuntos, partindo-se do geral para o
particular e não há limite para a criação de novas classes (ao contrário do método decimal que veremos na
sequência), o que é uma grande vantagem quando os dois são comparados.
Por outro lado, se as classes não forem bem definidas e forem criadas de forma desordenada,
poderemos encontrar documentos que tratam do mesmo assunto arquivados em mais de um lugar, o que
acontece demais na prática!
Veja abaixo um exemplo e note a ordenação do geral para o particular e a independência da

ordenação alfabética:
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Método Ideográfico Numérico Decimal
O método ideográfico numérico decimal baseia-se no sistema decimal de Melvil Dewey e hoje é
universalmente conhecido.
A divisão dos assuntos novamente parte do geral para o particular e cada classe é novamente dividida
em subclasses. Note que é bastante semelhante ao método Duplex que acabamos de estudar.
A maior diferença é que no método decimal as classes podem ser no máximo 10 (9 principais e uma
reservada para demais assuntos) e isso exige um profundo conhecimento da atividade da organização para
que todos os assuntos sejam esgotados nas 10 classes permitidas. Esse procedimento acaba criando certa
complexidade para o método, assim como a limitação imposta pelo limite das classes que podem ser
utilizadas.
Por outro lado, uma vantagem é o fato de que todos os assuntos relacionados com determinado
tópico ficam reunidos em grupos, assim como os números formam nomenclaturas fáceis de serem retidas
na memória.
O número das classes é composto por três algarismos separados por um ponto. A parte inteira do
número é composta por três algarismos, já a parte decimal pode ou não existir e pode ter um, dois, três ou
mais algarismos. Veja a seguir:
Método Ideográfico Numérico Unitermo ou Indexação Coordenada
Por fim temos o método ideográfico numérico unitermo, também chamado de indexação
coordenada. Este método não tem sua aplicação recomendada a arquivos convencionais, mas vem sendo
utilizado com grande êxito nos arquivos especiais e especializados.
Nesse método atribui-se a cada documento um número em ordem crescente, sempre de acordo com
sua entrada no arquivo, com o objetivo de identificar e localizar o documento no momento em que ele é
procurado.
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Após numerado, o documento é analisado e são identificadas as suas principais características e

palavras-chave, que servirão para pesquisa posterior: nome, assunto, datas, acontecimentos, objetos, etc.
Todos esses dados serão transferidos para uma ficha índice.
Essa ficha deverá ser arquivada respeitando a ordem alfabética e deverá ser consultada para que se
possa descobrir quais os números dos arquivos que tratam daquele assunto.
4.3 - Métodos Padronizados
Nos métodos padronizados (lembre-se sempre que são duas classes de métodos: básicos, que
acabamos de estudar, e padronizados, ok?), foram empregadas também as cores, como recurso para a
organização dos arquivos, ao lado dos números e letras, como já estudado.
Os métodos padronizados mais conhecidos são o variadex, o automático, o soundex, o rôneo e

mnemônico. Vamos a cada um deles:
MÉTODO VARIADEX
Desenvolvido por Remington Rand, o método Variadex introduz as cores como elementos auxiliares.
O objetivo é facilitar tanto o arquivamento como a posterior localização dos documentos.
O funcionamento do método se baseia em dividir os arquivos em seções menores, diminuindo o

campo de pesquisa.
Neste método trabalha-se com 5 cores, conforme abaixo:
Veja um exemplo e preste atenção: como é impossível determinar uma cor para cada uma das letras
do alfabeto, as cores devem ser atribuídas em função da segunda letra do nome de entrada e não da inicial,
ok? Dessa forma, em cada letra do alfabeto teremos as 5 cores representadas.
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NOMES ENTRADA CORES

C. FORD, S.A. C. (ABREVIAÇÃO) OURO
DEROSO, MARIO ROBERTO DEROSO ROSA
FINAMORE, ROBSON FINAMORE VERDE
FLORENCIO, AUGUSTO JOSÉ FLORENCIO VERDE
POMERODE, ANTONIO POMERODE AZUL
TREMURA, LUIS TREMURA PALHA
A grande vantagem do variadex é que ele reduz o universo de procura sempre em 80%, visto que
reduz as buscas a apenas 1/5 do universo, ou seja, uma entre as 5 cores disponíveis.
MÉTODO AUTOMÁTICO
No método automático os documentos são arquivados com guias e pastas que já indicam as divisões
das letras do alfabeto.
É um método que não encontra aplicações práticas no país e praticamente não é cobrado em
concursos. Não vale a pena investir muito tempo por aqui.
MÉTODO SOUNDEX
Já no método soundex as unidades de arquivamento são ordenadas por código, independentemente

da sequência alfabética. Tal código é originado pelo som das consoantes dos nomes, ou seja, pela fonética
e pela pronúncia dos nomes.
É mais um método que não tem aplicação prática no Brasil.
MÉTODO RÔNEO E MNEMÔNICO
Os métodos rôneo e mnemônico são considerados obsoletos.
Enquanto no rôneo combinam-se letras, números e cores, no mnemônico, criam-se mnemônicos

(esquemas, gráficos, símbolos, palavras, etc.) para auxiliar a memória do arquivista.
4.4 - Método Alfanumérico
Por fim temos o método alfanumérico, que é uma combinação de letras e números.
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Ele é analisado a parte pois não é incluído nem entre os métodos básicos e nem entre os
padronizados. Além disso é considerado um método de sistema semi-indireto, ou seja, nem direto e nem
indireto.
O método alfanumérico trabalha com uma tabela que abrange divisões do alfabeto, previamente
planejadas pelo profissional responsável por sua elaboração. Todas são numeradas em ordem crescente.
Abaixo temos um exemplo para que possamos materializar o que estamos discutindo:
DIVISÕES DO ALFABETO NÚMERO DA PASTA

AA-AF 1
AG-AL 2
AM-AS 3
AT-AZ 4
BA-BL 5
BM-BZ 6
CA-CH 7
... 8 A 88
YA-YZ 89
ZA-ZZ 90
Desta forma o arquivamento dos nomes deveria acontecer conforme abaixo:
NOME PASTA
ALVELADE, JOÃO ROBERTO 2
CAMPANATTI, RENATO 7
BOZELLI, JUAN 6
ZANOTTA, EDUARDO 90
O método alfanumérico tem como desvantagem a prévia determinação das divisões alfabéticas,
devendo-se ter o cuidado de definir as quebras (Aa-Af, Ag-Al, etc.) de modo que contenham número similar
de registros em seu conteúdo.
Bem, após conhecermos e estudarmos todos os métodos de arquivamento, vale novamente salientar
que só há um jeito de apontar qual o método ideal para cada tipo de arquivo: conhecendo a documentação
a ser tratada e as características e funções da organização para a qual o arquivo presta os seus serviços.
Já vimos que é praticamente impossível apenas um método endereçar todas as demandas

arquivísticas de uma organização.
Cabe, portanto, ao arquivista responsável, levando em conta os tipos (natureza dos documentos) e
a demanda institucional (estrutura da entidade), escolher o melhor mix de métodos que dê à atividade
arquivística a maior eficiência possível para a guarda, localização e preservação de documentos.
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5 - Considerações Finais
Bem, chegamos ao final de mais uma etapa. Força que já estamos quase na metade do curso!
Hoje vimos assuntos de extrema relevância para a prova. Métodos de arquivamento são uma fonte
inesgotável de perguntas para as mais variadas bancas.
Muito importante conhecer a forma como os métodos estão divididos (classes e demais divisões) e
em quais sistemas cada um deles se encaixa, se direto ou indireto. E não se esqueça do método alfanumérico,
que não está em nenhuma das classes e em nenhum dos sistemas. É considerado semi-indireto.
Passamos também pelos principais conceitos de organização e administração de arquivos e

operações de arquivamento. São temas complementares da aula, mas que também podem gerar questões
de prova. Na verdade, tudo que falamos aqui pode gerar questão de prova, não tem muito jeito de escolher
o que estudar...
Por último, no capítulo de Terminologia temos mais uma vez um apanhado dos principais métodos,
da forma como o DBTA os define. Vale dar uma reforçada no conteúdo estudado com as definições do
Dicionário.
Bem, ficamos por aqui. Próxima aula falaremos de Gestão de Documentos e do Arquivo Corrente,
temas bastante ligados a esta aula e muito cobrados em provas recentes.
Vamos adiante. Muito bom estarmos juntos mais uma vez.
Nos vemos breve, na próxima aula. Tchau!
Ricardo Campanario
Instagram: https://www.instagram.com/ricardocampanario
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QUESTÕES COMENTADAS
1. (FCM-CEFETMINAS/Pref. Guarani-MG/Técnico Administrativo/2019) Nas rotinas de arquivamento,

o técnico administrativo deve observar as regras de classificação, de acordo com o grupo de
operações integrado por:
a) envio / localização.
b) estudo / codificação.
c) verificação / recebimento.
d) preenchimento / assinatura.
Comentários:
A alternativa A está incorreta. Na rotina de arquivamento não há atividades de envio ou de localização dos
documentos.
A alternativa B está correta e é o gabarito da questão.
A atividade de classificação é uma das operações prévias de arquivamento que deve ser realizada pelo
arquivista. Nela o arquivista deve, após efetuar o estudo do documento, identificar os assuntos principal e
secundário do documento, assim como registrar as suas referências cruzadas.
Dessa forma, após o estudo e a identificação do documento o profissional deve codificá-lo, antes de seguir
para o arquivamento final. São todas atividades encadeadas e subsequentes, imprescindíveis para o correto
arquivamento do documento.
A alternativa C está incorreta. Nas atividades prévias ao arquivamento, também não há atividades
relacionadas ao recebimento.
A alternativa D está incorreta. Preenchimento e assinatura também não são atividades relacionadas a rotina
de arquivamento de documentos.
2. (COSEAC/UFF-RJ/Técnico de Arquivo/2017) A tecnologia provocou uma explosão burocrática, que

gera enormes quantidades de documentos, grande parte deles dependentes de arquivamento. Esta
realidade se contrapõe aos espaços livres disponíveis, o que acarreta elevação de custos, mas
também valorização das operações de arquivamento. Destas operações, fazem parte a inspeção, a
classificação, além do(a):
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a) ordenação.
b) seleção.
c) julgamento.
d) encomenda.
e) equilíbrio.
Comentários:
A alternativa A está correta e é o gabarito da questão.
As atividades que fazem parte da rotina de operações do arquivamento são: inspeção, estudo, classificação,
codificação, ordenação e a efetiva guarda do documento.
A alternativa B está incorreta. A seleção não faz parte da rotina de arquivamento. É considerada pelo DBTA
como a “separação dos documentos de valor permanente daqueles passíveis de eliminação, mediante
critérios e técnicas previamente estabelecidos em tabela de temporalidade”.
A alternativa C está incorreta. O julgamento também não é uma atividade que faça parte das operações
(rotina) de arquivamento.
A alternativa D está incorreta. A encomenda também não é uma atividade que faça parte das operações
(rotina) de arquivamento e sequer se relaciona com o tema.
A alternativa E está incorreta. Por fim, o equilíbrio também não tem qualquer relação com o tema.
3. (COVEST-COPSET/UFPE/Arquivista/2017) Para que o Código de Classificação de Documentos de

Arquivo possa ser aplicado eficientemente, as operações e rotinas para classificação e arquivamento
de documentos devem ser observados.
1) Na classificação, a operação do estudo consiste na leitura de cada documento, a fim de verificar sob
que assunto deverá ser classificado e quais as referências cruzadas que lhe correspondem.
2) A codificação é outra operação da classificação que consiste na atribuição do código correspondente
ao assunto de que trata o documento.
3) No arquivamento, a inspeção consiste no exame do(s) documento(s) para verificar se ele(s) se
destina(m) realmente ao arquivamento, se possui(em) anexo(s) e se a classificação atribuída será
mantida ou alterada.
4) A ordenação complementa o arquivamento, na reunião dos documentos classificados sob um
mesmo assunto.
5) O processo de retirada e controle ocorre quando processos, dossiês ou outros documentos são
retirados do arquivo para emprestar aos usuários, prestar informações ou efetuar uma juntada.
Estão corretas:
a) 1, 2 e 4, apenas.
b) 2, 3 e 5, apenas.
c) 1, 2 e 3, apenas.
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d) 4 e 5, apenas.
e) 1, 2, 3, 4 e 5.
Comentários:
Antes de avaliarmos as alternativas, vamos avaliar cada uma das afirmativas do enunciado:
Na classificação, a operação do estudo consiste na leitura de cada documento, a fim de verificar sob que
assunto deverá ser classificado e quais as referências cruzadas que lhe correspondem - Correto. A
classificação depende do estudo, que define o assunto correto e as referências cruzadas do documento.
A codificação é outra operação da classificação que consiste na atribuição do código correspondente ao

assunto de que trata o documento - Exato. É na codificação que o arquivista atribui ao documento o
código correspondente a sua classificação, conforma análise na etapa anterior.
No arquivamento, a inspeção consiste no exame do(s) documento(s) para verificar se ele(s) se destina(m)
realmente ao arquivamento, se possui(em) anexo(s) e se a classificação atribuída será mantida ou
alterada. - Perfeito. Ao longo da inspeção, todas essas atividades são realizadas pelo profissional
arquivista.
A ordenação complementa o arquivamento, na reunião dos documentos classificados sob um mesmo

assunto - Correto. É na ordenação que documentos classificados sob um mesmo assunto são reunidos.
O processo de retirada e controle ocorre quando processos, dossiês ou outros documentos são retirados
do arquivo para emprestar aos usuários, prestar informações ou efetuar uma juntada - Correto. Embora
não seja uma atividade prévia ao arquivamento, a retirada de documentos ocorre justamente quando o
documento é cedido (emprestado) a usuários para consulta ou juntada de nova documentação.
Dessa forma todas as afirmativas são corretas e a alternativa E está correta e é o gabarito da questão.
4. (CS-UFG/IF GOIANO/Auxiliar Administração/2017) O processo de arquivamento de documentos

tem início na operação de inspeção do documento e finaliza na sua guarda. Entre essas duas etapas
são realizadas as operações a seguir:
I - Codificação ̶ inserção de códigos nos documentos de acordo com o método adotado.
II - Classificação ̶ análise e identificação do conteúdo de documentos, seleção da categoria de assunto
sob a qual sejam recuperados.
III - Estudo ̶ leitura do documento para verificar a entrada que será atribuída, a existência de outros
documentos que tratam de matéria semelhante.
IV - Ordenação ̶ disposição dos documentos de acordo com a classificação e a codificação dadas.
A ordem correta em que essas operações são realizadas é:
a) I, II, IV e III
b) II, III, I e IV
c) III, II, I e IV
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d) IV, II, III e I
Comentários:
Veja que o examinador solicita a ordem correta da ocorrência de cada uma das atividades listadas, após a
inspeção e até a guarda do documento.
Como já estudamos, sabemos que após a inspeção, temos a atividade de estudo (III) do documento, depois
a classificação (II), seguida da codificação (I) e da ordenação (IV), após o que, finalmente, o documento é
arquivado.
Lembre-se sempre que essas atividades são, na prática, realizadas de maneira sequencial sem muita
distinção entre onde uma termina e a outra se inicia. Mas a ordem correta é essa: III, II, I e IV.
Dessa forma a alternativa C está correta e é o gabarito da questão.
5. (IBADE/CM Cacoal-RO/Agente Administrativo/2018) O tipo de arquivamento cujos documentos ou

fichas são dispostos uns atrás dos outros, permitindo sua rápida consulta, sem necessidade de
manipular ou mover os demais, é denominado:
a) vertical.
b) semi-indireto.
c) horizontal.
d) indireto.
e) direto.
Comentários:
No arquivamento vertical os documentos são dispostos uns atrás dos outros, permitindo rápida consulta e
manuseio, sem necessidade de remover os demais documentos ao redor. É indicado para arquivos com
documentos de alta frequência de uso, como os arquivos correntes.
A alternativa B está incorreta. Semi-indireto não é um tipo de arquivamento, mas sim um sistema, do qual
só faz parte o método alfanumérico.
A alternativa C está incorreta. No arquivamento horizontal os documentos e fichas são colocados uns sobre
os outros, sendo arquivados em caixas, escaninhos ou estantes. Formato bastante utilizado pra plantas,
mapas e desenhos, especialmente em arquivos permanentes.
A alternativa D está incorreta. Indireto também é um sistema de arquivamento e não tipo. Nele, para se
localizar o documento é preciso antes consultar um código ou índice.
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A alternativa E está incorreta. O sistema direto também não é um tipo de arquivamento. No sistema direto
a busca do documento é feita diretamente no local onde ele se acha guardado.
6. (VUNESP/CM Piracicaba-SP/Arquivista/2019) Método de arquivamento define-se como uma

sequência de operações que determina a disposição de um documento, em relação aos demais, em
um fundo ou coleção. No decorrer dos anos, surgiram diversos métodos, criados de acordo com as
necessidades das entidades acumuladoras. O método que tem por eixo as letras do alfabeto
representadas por cores diferentes, claras e contrastantes é o:
a) específico.
b) mnemônico.
c) variadex.
d) duplex.
e) rôneo.
Comentários:
A alternativa A está incorreta. O método específico é uma antiga subdivisão do método alfabético, mas já
em desuso.
A alternativa B está incorreta. O método mnemônico, além de obsoleto consiste na criação de mnemônicos
(esquemas, gráficos, símbolos, palavras, etc.) para auxiliar a memória do arquivista.
A alternativa C está correta e é o gabarito da questão. O método variadex, desenvolvido por Remington
Rand, introduz as cores como elementos auxiliares, representando grupos de letras do alfabeto. O objetivo
é facilitar tanto o arquivamento como a posterior localização dos documentos.
A alternativa D está incorreta. No método ideográfico numérico duplex, a documentação é dividida em

classes, por assuntos, partindo-se do geral para o particular e não há limite para a criação de novas classes.
Não há o emprego de cores.
A alternativa E está incorreta. No método rôneo, embora haja o emprego de cores, ele não tem por eixo as
letras do alfabeto representadas por cores diferentes. É conhecido como método híbrido e também é um
método obsoleto. Seu mecanismo consiste na combinação do método alfanumérico com o numérico
ordinário.
7. (VUNESP/ARSESP/Protocolo e Administrativo/2018) Método de Arquivamento é uma sequência de

operações que determina a disposição de documentos de um arquivo ou coleção, uns em relação
aos outros, e a identificação de cada unidade. Considerando- se os métodos de arquivamento,
assinale a alternativa correta.
a) O método alfabético é também denominado método específico.

b) O método numérico é um método de arquivamento indireto.
c) O método alfanumérico é subdividido em simples e duplex.
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d) O método mnemônico busca combinar letras e números para facilitar a memória.

e) O método variadex é uma variante do método numérico.
Comentários:
A alternativa A está incorreta. O método alfabético, em classificação antiga, dividia-se em algumas

categorias, entre elas o método específico, o que não está mais em uso.
A alternativa B está correta e é o gabarito da questão. O método numérico é mesmo um método indireto,
no qual a busca do documento é feita por meio da consulta de um índice ou código.
A alternativa C está incorreta. O método alfanumérico não possui subdivisões.
A alternativa D está incorreta. O método mnemônico emprega mnemônicos (esquemas, gráficos, símbolos,
palavras, etc.) para auxiliar a memória do arquivista.
A alternativa E está incorreta. O método variadex pertence a classe dos métodos padronizados, enquanto
os métodos numéricos são da classe dos métodos básicos e subdividem-se em simples, cronológico e dígito-
terminal.
8. (CS UFG/AparecidaPrev/Analista Financeiro/2018) Método de arquivamento de documentos é uma

sequência de operações que determina a disposição e identificação de documentos em um arquivo.
O método cuja codificação de identificação associa a um grupo de letras uma determinada cor,
podendo estas cores variarem de país para país, é o:
a) alfabético.
b) rôneo.
c) duplex.
d) variadex.
Comentários:
A alternativa A está incorreta. O método alfabético não usa cores em sua classificação.
A alternativa B está incorreta. O método rôneo, embora empregue cores em sua dinâmica, não associa uma
determinada cor a um grupo de letras. Essa é característica típica do método variadex.
A alternativa C está incorreta. O método ideográfico numérico duplex também não usa cores em sua
classificação.
A alternativa D está correta e é o gabarito da questão. O método variadex introduz as cores como elementos
auxiliares. O objetivo é facilitar tanto o arquivamento como a posterior localização dos documentos. As cores
certamente variarão entre países, pois baseiam-se nas letras da grafia de cada país.
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9. (IBADE/CM Porto Velho-RO/Técnico Administrativo/2018) O arquivamento é um conjunto de

operações destinadas ao acondicionamento e ao armazenamento de documentos. Os métodos de
arquivamento podem ser divididos em duas grandes classes: básicos e padronizados. O método
básico, em que o principal elemento é o local ou procedência, sendo sua aplicação aconselhável
quando se deseja ordenar a documentação de acordo com países. cidades, municípios etc., como,
por exemplo, em um departamento de vendas, sendo de especial utilidade para agrupar os
correspondentes de acordo com as praças onde operam ou residem, é denominado:
a) Numérico.
b) Ideográfico.
c) Geográfico.
d) Mnemônico.
e) Alfabético.
Comentários:
A alternativa A está incorreta. Os métodos numéricos não são os mais indicados quando o principal elemento
do documento é a sua procedência/local.
A alternativa B está incorreta. Os métodos ideográficos também não são os mais indicados quando o
principal elemento do documento é a sua procedência/local.
A alternativa C está correta e é o gabarito da questão. O método geográfico é mais um método do sistema
direto. Seu uso é indicado principalmente quando o elemento mais importante a ser levado em conta no
documento é a sua procedência ou local.
A alternativa D está incorreta. O método mnemônico também não é o mais indicado quando o principal
elemento de identificação no documento é a sua procedência.
A alternativa E está incorreta. O método alfabético é do sistema direto e tem como elemento principal das
buscas o nome e não a procedência ou local do documento.
10. (VUNESP/CM Nova Odessa-SP/Assistente Legislativo/2018) Método de arquivamento é uma

sequência de operações que determina a disposição dos documentos de um arquivo ou coleção, uns
em relação aos outros, e a identificação de cada unidade. O método mais simples e mais antigo é o
Alfabético. Assinale a alternativa correta de acordo com as regras de arquivamento desse método:
a) Nos nomes de pessoas físicas, considera-se o prenome, seguido do último sobrenome e, depois, do nome.
b) Sobrenomes de parentesco, como Filho, Júnior, Neto e Sobrinho, devem ser colocados por último, depois
do nome.
c) Os títulos que acompanham os nomes (ex.: Presidente, Ministro, etc.) devem ser colocados em primeiro
lugar.
d) Sobrenomes compostos por um substantivo e por um adjetivo, ou ligados por hífen, não devem ser
separados.
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e) Sobrenomes iniciados com as palavras Santo, São e Santa devem ser separados e colocados por último,
depois do nome.
Comentários:
A alternativa A está incorreta. A regra 1 diz que nos nomes de pessoas físicas considera-se o último
sobrenome e depois o prenome.
A alternativa B está incorreta. A regra 6 diz na verdade que os sobrenomes que exprimem grau de parentesco
como Filho, Junior, Neto, Sobrinho são considerados parte integrante do último sobrenome, mas não são
considerados na ordenação alfabética.
A alternativa C está incorreta. Os títulos não devem ser considerados na alfabetação. São colocados após o
nome completo, entre parênteses. É o que diz a regra 7 que estudamos.
A alternativa D está correta e é o gabarito da questão. Essa é a regra 2 de alfabetação. Sobrenomes com
substantivo + adjetivo ou separados por hífen, não são separados.
A alternativa E está incorreta. A regra 3 anuncia que sobrenomes formados com as palavras Santa, Santo ou
São seguem a regra dos sobrenomes compostos por um adjetivo e um substantivo, portanto também não
devem ser separados.
11. (DÉDALUS/LEMEPREV/Agente Administrativo/2018) Pode-se definir arquivamento como o

conjunto das operações destinadas ao acondicionamento e ao armazenamento de documentos. O
método de arquivamento corresponderá à forma em que os documentos serão armazenados,
visando a sua localização futura. Podem-se dividir os métodos de arquivamento em dois grandes
sistemas, denominados:
a) Corrente e intermediário.
b) Direto e indireto.
c) Setorial e geral.
d) Fixo e cíclico.
Comentários:
A alternativa A está incorreta. Corrente e Intermediário são classificações de arquivos, de primeira e segunda
idade, respectivamente. Não dá para se confundir com isso a essa altura!
A alternativa B está correta e é o gabarito da questão. Já vimos que todos os métodos de arquivamento,
independentemente de sua classe (básicos ou padronizados), dividem-se em 2 sistemas: direto e indireto.
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Atenção apenas com o método alfanumérico que é uma grande exceção a toda essa regra. Não se encaixa
nem nas classes básicos ou padronizados assim também como não é do sistema direto nem do indireto, mas
constitui, ele sozinho, o sistema semi-indireto.
A alternativa C está incorreta. Setorial e Geral é uma classificação atribuída aos arquivos quanto a sua
extensão, lembra-se? Se não lembra, volte as aulas anteriores, pois isso já estudamos!
A alternativa D está incorreta. Fixo e cíclico não são classificações atribuídas aos sistemas dos métodos de
arquivamento.
12. (VUNESP/Pref. Itapevi-SP/Arquivologia/2019) Em relação aos sistemas e métodos de

arquivamento, é correto afirmar que:
a) o sistema direto é aquele em que, para localizar um documento, é necessário consultar um índice ou um
código.
b) o método alfanumérico que combina letras e números é considerado um sistema direto e um método
básico.
c) o método variadex e o método soundex são considerados métodos padronizados de arquivamento.
d) o método automático e o método mnemônico são métodos básicos de sistema semi-indireto.
e) o método alfabético, o geográfico e o numérico dígito-terminal são métodos padronizados com sistemas
indiretos.
Comentários:
A alternativa A está incorreta. O correto é exatamente o contrário. O sistema direto é aquele no qual a busca
do documento é feita diretamente no local onde ele se acha guardado.
A alternativa B está incorreta. O sistema alfanumérico é uma exceção. Não se enquadra nem entre os básicos
e nem entre os padronizados. Também não é um sistema direto. É o único método considerado de sistema
semi-indireto.
A alternativa C está correta e é o gabarito da questão. Os métodos de arquivamento se dividem em duas

classes: básicos e padronizados. Entre os padronizados estão os métodos variadex, automático, soundex,
rôneo e mnemônico.
A alternativa D está incorreta. Ambos os métodos estão enquadrados na classe dos métodos padronizados
e não básicos.
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A alternativa E está incorreta. Todos os métodos listados são métodos básicos e não padronizados, como já
vimos acima.
13. (VUNESP/CM Piracicaba-SP/Arquivista/2019) Os métodos de arquivamento “soundex” e

“dígito-terminal” são considerados, respectivamente,
a) alfabético e ideográfico.
b) padronizado e alfabético.
c) ideográfico e numérico.
d) alfanumérico e geográfico.
e) padronizado e numérico.
Comentários:
A alternativa A está incorreta. Alfabético e ideográfico são outros métodos de arquivamento e não classes
nas quais os métodos soundex e dígito-terminal pudessem ser classificados.
A alternativa B está incorreta. O método soundex realmente é um método padronizado, porém o método
dígito-terminal não é um método alfabético, mas sim numérico.
A alternativa C está incorreta. O método soundex não é ideográfico (método básico). Já o dígito-terminal é
sim um método numérico, da classe dos métodos básicos.
A alternativa D está incorreta. O método soundex também não pode ser classificado como método
alfanumérico, que é um método a parte, sem qualquer classifcação. E o método dígito-terminal também não
pode ser classificado como geográfico, que é um outro tipo de método, da classe dos métodos básicos.
A alternativa E está correta e é o gabarito da questão. O método soundex é classificado como um método
padronizado, ao lado do variadex, automático, rôneo e mnemônico. Já o método dígito-terminal é uma das
subdivisões dos métodos numéricos, da classe dos métodos básicos.
14. (COPESE-UFT/CM Palmas-TO/Técnico Legislativo/2018) O arquivamento eletrônico de

informações não dispensa o conhecimento dos métodos tradicionais de classificação. Deve-se
conhecer os métodos para propor soluções apropriados. Sobre o tema responda à questão. No
método alfabético, o arquivamento por nome de pessoas deve observar, EXCETO:
a) em primeiro lugar deve constar o sobrenome, em caso de mais de um, o último sobrenome.
b) os títulos (Dr.; Ministro) ou parentescos (Sobrinho; Filho; Jr.) que seguem ou antecedem o nome, são
considerados no arquivamento e devem ser colocados no início, conforme a mesma regra do último
sobrenome.
c) sobrenomes precedidos de prefixos ou preposições, em letra maiúscula, fazendo parte integrante do
sobrenome, (Vincent Van Gogh) devem ser arquivados pela letra do prefixo.
d) sobrenome composto por um substantivo e um adjetivo (Maria Casa Grande) deve permanecer
inseparável, embora possa se optar pelo último sobrenome.
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Comentários:
A alternativa A está incorreta. De acordo com a regra 1, nos nomes de pessoas físicas considera-se o último
sobrenome e depois o prenome. Dessa forma a afirmativa está correta e a alternativa, errada.
A alternativa B está correta e é o gabarito da questão. De acordo com as normas 6 e 7, títulos e graus de
parentesco não são considerados na ordenação alfabética. Assim a afirmativa está errada e a alternativa,
correta.
A alternativa C está incorreta. Segundo a norma número 9, as partículas dos nomes estrangeiros podem ou
não ser consideradas. O mais comum é considerá-las como parte integrante do nome quando escritas com
letra maiúscula. Assim a afirmativa está correta e a alternativa, errada.
A alternativa D está incorreta. Pela regra 2, sobrenomes compostos de um substantivo e um adjetivo ou

ligados por hífen não se separam. Nesse cenário a afirmativa está correta e a alternativa, errada.
15. (IBADE/CM Porto Velho-RO/Técnico Administrativo/2018) O arquivamento é um conjunto de

operações destinadas ao acondicionamento e ao armazenamento de documentos. Os métodos de
arquivamento podem ser divididos em duas grandes classes: básicos e padronizados. O método
básico, em que o principal elemento é o local ou procedência. sendo sua aplicação aconselhável
quando se deseja ordenar a documentação de acordo com países. cidades, municípios etc., como,
por exemplo, em um departamento de vendas, sendo de especial utilidade para agrupar os
correspondentes de acordo com as praças onde operam ou residem, é denominado:
a) Numérico.
b) Ideográfico.
c) Geográfico.
d) Mnemônico.
e) Alfabético.
Comentários:
A alternativa A está incorreta. O método numérico é utilizado quando o principal elemento de referência
em um documento é um número. Como a busca não é realizada diretamente nos documentos como nos
métodos alfabético e geográfico, o método numérico é considerado indireto.
A alternativa B está incorreta. O método ideográfico é utilizado quando o principal elemento a ser
considerado é o assunto. Não é de fácil aplicação pois está sempre submetido a interpretação do usuário.
A alternativa C está correta e é o gabarito da questão. O método geográfico é mais um método do sistema
direto. Indicado principalmente quando o elemento mais importante do documento é a sua procedência ou
local. É um método bastante utilizado para o arquivo de correspondências.
A alternativa D está incorreta. Neste método criam-se mnemônicos (esquemas, gráficos, símbolos, palavras,
etc.) para auxiliar a memória do arquivista. É considerado atualmente um método obsoleto.
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A alternativa E está incorreta. O método alfabético também é um método de sistema direto e tem como
elemento principal das buscas o nome. Nesse método os documentos são dispostos seguindo a ordem
alfabética que possui diversas regras que devem ser respeitadas.
16. (PUC-PR/Pref. Foz do Iguaçú-PR/Assistente Administrativo/2018) A empresa Arquitetos e

Associados S.A. possui seu arquivo organizado pelo método alfabético que classifica o nome do
cliente, o número do respectivo projeto, o nome da cidade e o endereço. Não consta o nome do
Estado. Hoje, surgiu a necessidade de saber em qual Estado brasileiro a empresa possui maior
número de projetos em andamento e o método atual não atende. Será preciso incluir o nome do
Estado e reordenar o arquivo de projetos. Entre os métodos de arquivamento listados a seguir, qual
é o indicado para atender à necessidade que surgiu hoje na empresa?
a) Método numérico.
b) Método geográfico.
c) Método por assunto.
d) Método alfabético.
e) Método por data.
Comentários:
A alternativa A está incorreta. O método numérico é utilizado quando o principal elemento de referência
em um documento é um número. Como a busca não é realizada diretamente nos documentos como nos
métodos alfabético e geográfico, o método numérico é considerado indireto.
A alternativa B está correta e é o gabarito da questão. O método geográfico é mais um método do sistema
direto. Indicado principalmente quando o elemento mais importante do documento é a sua procedência ou
local. É um método bastante utilizado para o arquivo de correspondências.
A alternativa C está incorreta. O método por assunto, também conhecido por ideográfico, é usado quando
o principal elemento a ser considerado é o assunto. Não é de fácil aplicação pois está sempre submetido a
interpretação do usuário.
A alternativa D está incorreta. O método alfabético também é um método de sistema direto e tem como
elemento principal das buscas o nome. Nesse método os documentos são dispostos seguindo a ordem
alfabética que possui diversas regras que devem ser respeitadas.
A alternativa E está incorreta. O método por data, também chamado de método numérico cronológico é
aquele em que, além de se utilizar a ordem numérica, observa-se também a data. Neste método quem é
numerado é o próprio documento e não a pasta.
17. (FCC/AGED-MA/Auxiliar de Fiscalização/2018) Observe as fichas que resultaram do cadastramento

de instituições e pessoas que exercem atividades agropecuárias em determinada região:
a. José de Oliveira Júnior

b. Carlos de Oliveira Filho
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c. O Boi Gordo Ltda.

d. Brasil Agropecuária & Cia.
e. José Cabral de Souza
f. Companhia Boa Vista
g. Paulo de Sousa
Ao ordená-las, de acordo com as regras de alfabetação, as fichas ficam assim dispostas:
a) d, f, g, a, c, e, b.
b) d, b, f, e, a, g, c.
c) b, d, e, f, g, a, c.
d) c, d, f, b, a, g, e.
e) d, b, a, c, g, e, f.
Comentários:
Vamos primeiro fazer a ordenação dos nomes para, em seguida, analisar as alternativas:
a. José de Oliveira Júnior -> Oliveira Junior, José de

b. Carlos de Oliveira Filho -> Oliveira Filho, Carlos de
c. O Boi Gordo Ltda.-> Boi Gordo LTDA (O)
d. Brasil Agropecuária & Cia.-> Brasil Agropecuária & Cia.
e. José Cabral de Souza -> Souza, Jose Cabral de
f. Companhia Boa Vista -> Companhia Boa Vista
g. Paulo de Sousa -> Sousa, Paulo de
Assim, com a ordenação alfabética temos:
Boi Gordo LTDA (O) - C

Brasil Agropecuária & Cia. - D
Companhia Boa Vista - F
Oliveira Filho, Carlos de - B
Oliveira Junior, José de - A
Sousa, Paulo de - G
Souza, Jose Cabral de - E
A alternativa D está correta e é o gabarito da questão.
18. (FUNRIO/CM São João do Meriti-RJ/Auxiliar Administrativo/2018) Se aplicarmos a regra de

alfabetação usual, um documento em nome de nome de Luis Carlos Oliveira dos Santos deve ser
arquivado como:
a) dos Santos, Luis Carlos Oliveira.

b) Santos, Luis Carlos Oliveira dos.
c) Oliveira dos Santos, Luis Carlos.
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d) Oliveira, Luis Carlos dos Santos.

e) dos Santos Oliveira, Luis Carlos.
Comentários:
De acordo com a regra 1 de alfabetação, nos nomes de pessoas físicas considera-se o último sobrenome e
depois o prenome. Além disso, segundo a regra 9, os artigos e preposições tais como a, o, de, d', da, do, e,
um, uma, não são considerados. Sendo assim teríamos Santos, Luis Carlos Oliveira dos.
A alternativa A está incorreta. A preposição "dos" não é levada em conta na ordenação alfabética.
A alternativa B está correta e é o gabarito da questão.
A alternativa C está incorreta. O sobrenome Oliveira não é considerado na ordenação alfabética, mas apenas
o último: Santos.
A alternativa D está incorreta. A ordenação apresentada alterou a ordem natural do nome proposto.
A alternativa E está incorreta. A ordenação apresentada também alterou a ordem natural do nome proposto.
19. (FCC/CL-DF/Técnico de Arquivo e Biblioteca/2018) De acordo com as regras de alfabetação, a

entrada que pode ser intercalada em um catálogo alfabético, seguindo a forma que aparece entre
parênteses, é:
a) Pires e Benevides Advogados Associados (Pires e Benevides Advogados Associados).

b) XVIII Congresso Brasileiro do Terceiro Setor (Congresso Brasileiro, 3o Setor, XVIII).
c) Companhia de Alimentos Cabeça Branca (Cabeça Branca, Companhia de Alimentos).
d) Transportadora Santo André (Santo André, Transportadora).
e) Marcelo Innocenti Antonioli Consultoria Ltda. (Innocenti Antonioli, Marcelo, Consultoria Ltda.).
Comentários:
A alternativa A está correta e é o gabarito da questão. Segundo a regra 12 os nomes de firmas, empresas,
instituições e órgãos governamentais devem ser transcritos como se apresentam, não se considerando,
porém, para fins de ordenação, os artigos e preposições que os constituem.
Admite-se, para facilitar a ordenação, que os artigos iniciais sejam colocados entre parênteses após o nome.
Desta forma, não teríamos qualquer alteração: Pires e Benevides Advogados Associados.
A alternativa B está incorreta. A regra 13 diz que nos títulos de congressos, conferências, reuniões,
assembleias e assemelhados os números arábicos, romanos ou escritos por extenso deverão aparecer no
fim, entre parênteses: Congresso Brasileiro do Terceiro Setor (XVIII).
A alternativa C está incorreta. Novamente aplica-se a regra 12. Ao contrário da alternativa, ficaríamos com:
Companhia de Alimentos Cabeça Branca, sem alteração.
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A alternativa D está incorreta. Mesmo caso acima: Transportadora Santo André.
A alternativa E está incorreta. Repete-se o caso. Como estamos falando do nome de uma empresa, aplica-
se a regra 12: Marcelo Innocenti Antonioli Consultoria Ltda.
20. (IBADE/IPM João Pessoa-PB/Analista Previdenciário Arquivista/2018) O setor de um arquivo

precisa organizar os documentos das seguintes pessoas:
1. João Monte Verde

2. Marcos São Pedro
3. ChoYutang
4. Fábio d'Andrade
5. Joaquim Matos Neto
Considerando as regras de alfabetação, como ficam arquivados tais documentos?
a) 4, 5, 1, 2, 3.
b) 3, 4, 5, 1, 2.
c) 4, 3, 5, 1, 2.
d) 3, 4, 5, 2, 1.
e) 4, 5, 2, 1, 3.
Comentários:
Vamos à análise caso a caso antes de escolher a alternativa correta:
1. João Monte Verde - Monte Verde, João

2. Marcos São Pedro - São Pedro, Marcos
3. ChoYutang - ChoYutang
4. Fábio d'Andrade - Andrade, Fabio d'
5. Joaquim Matos Neto - Matos Neto, Joaquim
Assim, com a ordenação alfabética temos:
Andrade, Fabio d' - 4

ChoYutang - 3
Matos Neto, Joaquim - 5
Monte Verde, João - 1
São Pedro, Marcos - 2
A alternativa C está correta e é o gabarito da questão.
21. (NC-UFPR/COREN-PR/Secretário Executivo/2018) Em relação ao método alfabético de

arquivamento, é correto afirmar que ele possui:
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a) 13 regras de alfabetação.
b) 12 regras de alfabetação.
c) 11 regras de alfabetação.
d) 10 regras de alfabetação.
e) 1 regra de alfabetação.
Comentários:
Como vimos ao longo da aula, dentro do método alfabético temos 13 regras de alfabetação e 2 de ordenação.
22. (QUADRIX/CRF-AL/Auxiliar Administrativo/2018) No arquivamento de documentos por nome,

existem algumas regras, chamadas de regras de alfabetação, que devem ser seguidas na ordenação
dos arquivos. Sobre elas, analise as seguintes afirmativas.
I. Sobrenomes compostos de substantivo e adjetivo devem ser separados, com exceção de

sobrenomes iniciados com as palavras Santo, São e Santa.
II. No caso de nomes de espanhóis ou de qualquer país de língua espanhola, a ordenação deverá ser
feita pelo penúltimo sobrenome e, para tanto, os dois últimos sobrenomes deverão ser transpostos
para o início.
III. Títulos que acompanham os nomes não devem ser considerados. Devem ser colocados no início,
entre parênteses.
IV. Nos nomes de eventos, o numeral do início deve ser colocado no final, entre parênteses. A
ordenação, nesse caso, se dará́ pelo nome do evento e não pelo numeral.
Pode-se afirmar que:
a) todas estão corretas.

b) somente uma está correta.
c) somente duas estão corretas.
d) somente três estão corretas.
e) todas estão incorretas.
Comentários:
Vamos analisar cada uma das afirmativas antes de partir para as alternativas:
I. Sobrenomes compostos de substantivo e adjetivo devem ser separados, com exceção de sobrenomes
iniciados com as palavras Santo, São e Santa - Errado. Sobrenomes compostos de um substantivo e um
adjetivo ou ligados por hífen não se separam, assim como sobrenomes formados com as palavras Santa,
Santo ou São seguem a regra dos sobrenomes compostos por um adjetivo e um substantivo. Regras 2 e 3.
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II. No caso de nomes de espanhóis ou de qualquer país de língua espanhola, a ordenação deverá ser feita
pelo penúltimo sobrenome e, para tanto, os dois últimos sobrenomes deverão ser transpostos para o início
- Correto. De acordo com a regra 10 os nomes espanhóis são registrados pelo penúltimo sobrenome, que
corresponde ao sobrenome da família do pai.
III. Títulos que acompanham os nomes não devem ser considerados. Devem ser colocados no início, entre
parênteses - Errado. Pela regra 7, embora os títulos realmente não sejam considerados na alfabetação,
devem ser colocados após o nome completo, entre parênteses.
IV. Nos nomes de eventos, o numeral do início deve ser colocado no final, entre parênteses. A ordenação,
nesse caso, se dará pelo nome do evento e não pelo numeral. - Correto. Regra 13 da alfabetação: Nos títulos
de congressos, conferências, reuniões, assembleias e assemelhados os números arábicos, romanos ou
escritos por extenso deverão aparecer no fim, entre parênteses.
Temos, portanto: I - Errada, II - Correta, III - Errada e IV - Correta.
A alternativa C está correta e é o gabarito da questão.
23. (IBADE/Pref. Ji-Paraná-RO/Agente Administrativo/2018) Utilizando-se as regras de alfabetação,

qual dos nomes teve a forma correta de arquivamento?
a) nome: João Castelo Branco / arquiva-se: Branco, João Castelo

b) nome: João de Almeida / arquiva-se: de Almeida, João
c) nome: João dos Santos Silva / arquiva-se: Santos Silva, João dos
d) nome: João do Santo Cristo / arquiva-se: Cristo. João do Santo
e) nome: João de Abreu Sobrinho / arquiva-se: Abreu Sobrinho, João de
Comentários:
A alternativa A está incorreta. De acordo com a regra 2 sobrenomes compostos de um substantivo e um

adjetivo ou ligados por hífen não se separam. Aqui teríamos Castelo Branco, João.
A alternativa B está incorreta. A regra 5 diz que os artigos e preposições tais como a, o, de, d', da, do, e, um,
uma, não são considerados. Forma correta é Almeida, João de.
A alternativa C está incorreta. De acordo com a regra 1, nos nomes de pessoas físicas considera-se o ultimo
sobrenome e depois o prenome. Teríamos, portanto, Silva, João dos Santos.
A alternativa D está incorreta. Pela regra 3 os sobrenomes formados com as palavras Santa, Santo ou São
seguem a regra dos sobrenomes compostos por um adjetivo e um substantivo. O correto seria Santo Cristo,
João do.
A alternativa E está correta e é o gabarito da questão. Regra 6: os sobrenomes que exprimem grau de
parentesco como Filho, Junior, Neto, Sobrinho são considerados parte integrante do último sobrenome, mas
não são considerados na ordenação alfabética.
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GABARITO
1. B
2. A
3. E
4. C
5. A
6. C
7. B
8. D
9. C
10. D
11. B
12. C
13. E
14. B
15. C
16. B
17. D
18. B
19. A
20. C
21. A
22. C
23. E
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RESUMO
 Organização e Administração de Arquivos: consiste no desenvolvimento das seguintes etapas de
trabalho:
 Levantamento de dados: estudo dos estatutos, regimentos, normas, organogramas e

regulamentos da instituição produtora, assim como as espécies de documentos e formulários mais
frequentes, volume e estado do acervo, processos regularmente adotados para arquivamento,
consultas e empréstimos e outras informações que constituam um verdadeiro "saber" arquivístico.
 Análise dos dados coletados: analisar a situação e iniciar a confecção de um diagnóstico.
 Planejamento: formulação de um plano arquivístico considerando todas as disposições legais

levantadas e as necessidades da instituição para a qual se está trabalhando
 Implantação e acompanhamento: elaboração de documento final composto de três partes

fundamentais: situação real encontrada, análise / diagnóstico e plano de ação.
 Operações de Arquivamento: etapas sequenciais que o profissional de arquivos deve respeitar antes de
efetuar o arquivamento.
 Inspeção: checar se o documento está mesmo destinado ao arquivamento. Para isso deve ser lido
o último despacho para observar se há instrução clara para o arquivamento.
 Estudo: leitura cuidadosa do documento para que se possa determinar com exatidão em que
assunto o documento deverá ser classificado e quais as suas eventuais referências cruzadas.
 Classificação: identificar os assuntos principal e secundário do documento, assim como registrar

as suas referências cruzadas.
 Codificação: atribuir ao documento o código correspondente a sua classificação, conforma análise

na etapa anterior.
 Ordenação: reunir os documentos classificados sob um mesmo assunto.
 Guarda de documentos: colocar o documento na sua respectiva pasta (seja ela física ou
eletrônica), caixa, arquivo, estante, etc. É o arquivamento propriamente dito.
 Métodos de Arquivamento: conjunto de operações destinadas ao acondicionamento e ao

armazenamento de documentos.
 Tipos de arquivamento: posição física em que os documentos são dispostos:
• Horizontal: Documentos e fichas são colocados uns sobre os outros.

• Vertical: Documentos são dispostos uns atrás dos outros.
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 Sistemas de arquivamento: todos os métodos (exceção do alfanumérico) estão divididos em dois

sistemas:
• Direto: busca do documento é feita diretamente no local onde ele se acha guardado.
• Indireto: para se localizar o documento é preciso antes consultar um código ou índice.
 Métodos Básicos
• Método Alfabético: o método de sistema direto que tem como elemento principal das buscas
o nome. Nesse método os documentos são dispostos seguindo a ordem alfabética que possui
diversas regras que devem ser respeitadas.
o Regras de alfabetação - 13 regras com impactos diversos na análise.
o Regras de ordenação - letra por letra ou palavra por palavra. São auto excludentes.
• Método Geográfico: mais um método do sistema direto. Indicado principalmente quando o

elemento mais importante do documento é a sua procedência ou local. É um método bastante
utilizado para o arquivo de correspondências.
• Método Numérico: utilizado quando o principal elemento de referência em um documento é

um número. Como a busca não é realizada diretamente nos documentos como nos métodos
alfabético e geográfico, o método numérico é considerado indireto.
o Simples - consiste na atribuição de um número a cada correspondente ou cliente,
obedecendo sempre à ordem de entrada ou de registro.
o Cronológico - além de se utilizar a ordem numérica, observa-se também a data. Desta
feita quem é numerado é o próprio documento e não a pasta.
o Dígito-Terminal - Consiste em decompor o número do documento em grupos de dois
dígitos cada um e lê-los da direita para a esquerda, formando pares.
• Método Ideográfico (por assunto): o principal elemento a ser considerado é o assunto. Não
é de fácil aplicação pois está sempre submetido a interpretação do usuário.
o Alfabético: subdivide-se mais uma vez em:
✓ Enciclopédico (agrupado sob títulos).
✓ Dicionário (dispostos alfabeticamente).
o Numérico: subdivide-se novamente em:
✓ Duplex (documentação é dividida em classes, por assuntos, partindo-se do
geral para o particular e não há limite para a criação de novas classes).
✓ Numérico Decimal (método Dewey. Divisão dos assuntos novamente parte do
geral para o particular e cada classe - até o máximo de 10 - é novamente
dividida em subclasses).
✓ Numérico Unitermo ou Indexação Coordenada (atribui-se a cada documento
um número em ordem crescente, sempre de acordo com sua entrada no
arquivo, com o objetivo de identificar e localizar o documento no momento em
que ele é procurado).
 Métodos Padronizados: juntamente com os números e letras, foram empregadas também as

cores.
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• Variadex: introduz as cores como elementos auxiliares. O objetivo é facilitar tanto o

arquivamento como a posterior localização dos documentos.
• Automático: documentos são arquivados com guias e pastas que já indicam as divisões das
letras do alfabeto.
• Soundex: unidades de arquivamento são ordenadas por código, independentemente da
sequência alfabética. Tal código é originado pelo som das consoantes dos nomes, ou seja, pela
fonética e pela pronúncia dos nomes.
• Rôneo: obsoleto. Combinam-se letras, números e cores.
• Mnemônico: também obsoleto. Criam-se mnemônicos (esquemas, gráficos, símbolos,
palavras, etc.) para auxiliar a memória do arquivista.
 Método Alfanumérico: combinação de letras e números. Considerado um método de sistema

semi-indireto.
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Documentação e Arquivo p/ CREMEPE

11700469401 - Elvis Silva

Sistemas & Métodos de Arquivamento ....................................................................................................... 2

1 - Considerações Iniciais ........................................................................................................................... 2

2 - Organização e Administração de Arquivos ....................................................................................... 3

3 - Operações de Arquivamento .............................................................................................................. 4

3.2 - Inspeção ...........................................................................................................................................

3.3 - Estudo .............................................................................................................................................. 4

3.4 - Classificação .................................................................................................................................... 4

3.5 - Codificação ...................................................................................................................................... 5

3.6 - Ordenação ....................................................................................................................................... 5

3.7 - Guarda de documentos................................................................................................................. 5

4 - Métodos de Arquivamento .................................................................................................................. 6

4.2 - Métodos Básicos............................................................................................................................. 8

4.3 - Métodos Padronizados ................................................................................................................ 19

4.4 - Método Alfanumérico .................................................................................................................. 20

5 - Considerações Finais .......................................................................................................................... 22

Questões Comentadas ................................................................................................................................. 23

Documentação e Arquivo p/ CREMEPE (Assistente Técnico I) - Pós-Edital

11700469401 - Elvis Silva

SISTEMAS & MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO

Hoje falaremos de Métodos de Arquivamento (especialmente as regras de alfabetação), preste

Falaremos ainda sobre temas como Organização e Administração de Arquivos e Operações de

Abaixo seguem meus contatos para dúvidas e sugestões.

Documentação e Arquivo p/ CREMEPE (Assistente Técnico I) - Pós-Edital

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2 - Organização e Administração de Arquivos

A organização de arquivos, assim como a organização de qualquer outro setor ou departamento de

o Levantamento de dados: estudo dos estatutos, regimentos, normas, organogramas

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Na etapa de classificação o arquivista, após efetuar o estudo do documento, deverá identificar os

A atividade de classificação é puramente interpretativa e, portanto, depende totalmente do nível de

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11700469401 - Elvis Silva

Na codificação o arquivista atribui ao documento o código correspondente a sua classificação,

A codificação reduz o tempo de ordenação, facilitando o arquivamento e a localização posterior.

A ordenação consiste na reunião dos documentos classificados sob um mesmo assunto.

Essa etapa tem dois grandes objetivos: ==1ac379==

3.7 - Guarda de documentos

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Bem, vamos conhecer agora os métodos de arquivamento.

Os métodos de arquivamento podem basicamente ser divididos em duas classes: Básicos e

CLASSES DE MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO

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Busca do documento é feita

Busca do documento é feita por meio

Finalmente, há ainda o método alfanumérico, que é uma combinação de letras e números.

Esse resumo abaixo é importante memorizar para a prova:

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4.2 - Métodos Básicos

CONJUNTO DE DOCUMENTOS ARQUIVAM-SE

Quando houver sobrenomes iguais, prevalece a ordem alfabética do prenome

CONJUNTO DE DOCUMENTOS ARQUIVAM-SE

REGRA 02 - Sobrenomes compostos de um substantivo e um adjetivo ou ligados por hífen não se

CONJUNTO DE DOCUMENTOS ARQUIVAM-SE

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CONJUNTO DE DOCUMENTOS ARQUIVAM-SE