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SEAGRI-DF (Técnico de
Desenvolvimento e Fiscalização
Agropecuária - Agente Administrativo)
Arquivologia - 2022 (Pós-Edital)
Autor:
Ricardo Campanario
02 de Outubro de 2022
Índice
1) Sistemas e Métodos de Arquivamento - AULA COMPLETA
..............................................................................................................................................................................................3
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Aula 03
Introdução
o Levantamento de dados
o Análise dos dados coletados
o Planejamento
o Implantação e acompanhamento
Após o cumprimento destas etapas parte-se para o arquivamento propriamente dito, o que veremos
ao longo da aula de hoje. Mas, antes, vamos entender cada uma dessas etapas.
Levantamento de dados
Pois bem, sendo assim, é necessário em primeiro lugar que a pessoa responsável pela atividade de
arquivamento conheça profundamente a entidade (sua estrutura, objetivos e funcionamento) para que
possa de fato compreender e avaliar o real significado de toda e qualquer documentação produzida pela
organização.
Este levantamento passa pelo estudo dos estatutos, regimentos, normas, organogramas e
regulamentos da instituição produtora, assim como as espécies de documentos e formulários mais
frequentes, volume e estado do acervo, processos regularmente adotados para arquivamento, consultas e
empréstimos e outras informações que constituam um verdadeiro "saber" arquivístico.
Esse levantamento inicial permitirá que os encarregados pela atividade possam iniciar seus trabalhos
com conhecimento do cenário e das verdadeiras demandas da organização.
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Aula 03
Com todos os dados acima disponíveis, o arquivista ou profissional responsável estará apto a analisar
a situação e iniciar a confecção de um diagnóstico (lembra-se que falamos dele algumas aulas atrás?) com o
objetivo de formular, propor e implementar alterações e ações no sistema em vigor.
Apenas relembrando, o diagnóstico pode ser Maximalista - usado no caso de amplos estudos de
questões estruturais, metodológicas e políticas de grandes arquivos ou serviços arquivísticos - ou
Minimalista - quando a análise está focada em organizações específicas, em que geralmente o arquivista
está envolvido com a situação a ser diagnosticada e incumbido de planejar meios para propor soluções aos
possíveis problemas.
Neste momento o responsável estará comparando a situação real da instituição com a sua estrutura,
sua documentação e seus planos, fruto dos dados coletados na primeira etapa do processo.
O resultado dessa comparação é justamente a geração de uma análise que aponte os problemas que
impedem o funcionamento ideal da atividade e um plano de melhoria e acompanhamento do processo
estudado.
Planejamento
Superadas essas duas primeiras etapas, o responsável pela atividade pode partir para o
Planejamento, ou seja, a formulação de um plano arquivístico considerando todas as disposições legais
levantadas e as necessidades da instituição para a qual se está trabalhando.
Vários temas devem ser considerados na elaboração do plano: posição do arquivo na estrutura da
instituição, centralização ou descentralização, coordenação dos serviços de arquivo, escolha de métodos de
arquivamento, normas de funcionamento, recursos humanos, instalações e equipamentos, constituição dos
diferentes arquivos e recursos financeiros. Ufa! Realmente é um plano completo e complexo! Vamos
entender um pouquinho mais cada uma das etapas acima listadas.
POSIÇÃO DO ARQUIVO
O ideal é que o arquivo de uma instituição, do ponto de vista hierárquico, posicione-se sempre no
ponto mais elevado possível, ou seja, vinculado à liderança da organização.
Como a estrutura arquivística vai atender de maneira transversal praticamente todas as áreas e
funcionários da instituição, a adoção desse posicionamento minimiza os problemas entre áreas no dia a dia
da operação.
CENTRALIZAÇÃO OU DESCENTRALIZAÇÃO
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Aula 03
Por outro lado, uma centralização muito rígida do arquivo corrente pode trazer dificuldades quando
da existência de uma entidade geograficamente pulverizada, de caráter nacional por exemplo, e com
unidades administrativas de caráter autônomo e fisicamente distantes umas das outras.
Nesses casos a descentralização deve ser analisada, mas com cuidado, procurando-se manter
arquivos junto a cada um dos departamentos, preservando todos os documentos daquela área de atuação
reunidos.
Especialmente nos casos em que a decisão foi pela opção da descentralização, é fundamental ter uma
coordenação central com funções normativas, orientadoras e controladoras.
Em linhas gerais a área coordenadora presta assistência, estabelece normas, promove a organização
e integração dos arquivos e treina e orienta o pessoal envolvido.
Sobre este tema falaremos com muito mais profundidade logo mais, ainda nesta aula, mas, de modo
geral, é importante que nesse momento o responsável decida pelo "mix" de métodos que será adotado.
Mesmo dentro de uma única instituição dificilmente um único método será empregado em função
das características peculiares de cada arquivo e das funções exercidas pela organização. De qualquer forma,
é impossível identificar determinado sistema ou método como o mais adequado, sem antes conhecer a
documentação a ser tratada.
O importante aqui é que, com base na análise da instituição, suas atividades e características, defina-
se qual será o método principal a ser empregado e quais serão os métodos auxiliares, escolhendo um
composto que esteja integrado e gerando o melhor resultado possível no que tange ao recebimento,
tramitação, guarda, difusão e eliminação de documentos.
NORMAS DE FUNCIONAMENTO
Visando a continuidade e uniformização dos trabalhos, essa é a hora de estabelecer regras e normas
básicas de funcionamento caso as atuais e levantadas previamente não sejam suficientes. Objetivo é
adaptar eventuais novas regras às rotinas, formulários e normas já existentes.
RECURSOS HUMANOS
Hoje é muito comum diagnosticar a falta de conhecimento técnico por parte das pessoas envolvidas
em atividades de arquivamento. Essa é a hora de diagnosticar essa lacuna e colocar em prática um plano
para supri-la.
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Aula 03
INSTALAÇÕES E EQUIPAMENTOS
Assim como a atenção dispensada ao recurso humano, o profissional à frente desta iniciativa também
deverá se preocupar com as questões logísticas e operacionais do arquivo.
Ainda importantes são as decisões a respeito do equipamento que será utilizado em suas instalações,
o que pode ser dividido em materiais de consumo (como fichas, pastas, guias, etc.) e materiais permanentes
(como armários, estantes, fichários, etc.).
Especialmente em relação ao equipamento, a busca deve ser por materiais que gerem ao arquivo
economia de espaço, conveniência do serviço, capacidade de expansão, invulnerabilidade e resistência.
RECURSOS FINANCEIROS
Aqui é muito importante lembrar aos responsáveis pela organização que a verba necessária não deve
ser apenas aquela para a implementação do plano e das alterações levantadas ao longo desse processo de
diagnóstico e planejamento.
É muito importante que o arquivo tenha disponibilidade financeira para sua manutenção ao longo
dos meses e anos seguintes, após a implementação do plano gerado nesta etapa.
Implantação e acompanhamento
A partir daí parte-se para a implementação do plano e, quando for possível concluir que as iniciativas
estão funcionando a contento, recomenda-se o registro de todo o plano e novo modelo de funcionamento
em um manual, o Manual de Arquivo que, em linhas gerais, deve conter:
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Aula 03
O Manual deve ser revisado e atualizado periodicamente, com o objetivo de abranger as mudanças
que certamente surgirão ao longo do processo.
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Aula 03
Operações de Arquivamento
Introdução
Mudando de assunto, vamos agora entrar mais a fundo na atividade de arquivamento. Ainda não nos
seus tipos, sistemas e métodos, que abordaremos mais adiante, mas sim na atividade específica de se
arquivar os documentos.
A atividade da guarda documental deve sempre ser realizada com muito cuidado e atenção. Não é
qualquer documento que pode ser arquivado de maneira indistinta.
Esses eventuais problemas, fruto de um mau tratamento ao longo de sua idade corrente, podem e
devem ser detectados e saneados no momento em que o documento chega à etapa de guarda, ou seja, no
momento do seu arquivamento.
Antes de se guardar os documentos no arquivo (seja em pastas, dossiês, móveis ou mesmo em locais
de guarda eletrônicos), o profissional de arquivo deve respeitar uma sequência de etapas. Quanto melhor e
mais rigorosamente estas etapas forem cumpridas, melhor será o estado de arquivamento dos documentos
e, portanto, melhor e mais eficiente será o futuro arquivístico da respectiva organização.
Tais etapas são, na prática, realizadas de maneira sequencial sem muita distinção entre onde uma
termina e a outra se inicia. Vamos examinar cada uma delas. Atenção, pois, algumas bancas se referem a
este processo completo como Classificação ou Rotina de arquivamento. As etapas são:
o Inspeção
o Estudo
o Classificação
o Codificação
o Ordenação
o Guarda de documentos
Inspeção
Nesta etapa inicial o profissional deve checar se o documento está mesmo destinado ao
arquivamento. Para isso deve ser lido o último despacho para observar se há instrução clara para o
arquivamento. Além disso o arquivista checa a existência de anexos e se a classificação atribuída será
mantida ou alterada.
É verdade que a grande parte dos documentos que são enviados ao arquivo é de fato candidata ao
arquivamento, porém, não é raro encontrar equívocos como despachos assinados por autoridades sem
competência para tal ou mesmo o envio equivocado ao arquivo de documentos que estavam destinados a
outras unidades administrativas.
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Há ainda os casos em que os documentos não só devem ser arquivados, mas podem também conter
instruções para anexação, apensamento ou para que aguardem alguma outra exigência antes do efetivo
arquivamento. Tudo isso deve ser checado nesse momento.
Estudo
O estudo é a leitura cuidadosa do documento para que se possa determinar com exatidão em que
assunto o documento deverá ser classificado (entrada que lhe deverá ser atribuída) e quais as suas eventuais
referências cruzadas (pode citar outros interessados no mesmo documento exigindo ações específicas como
a juntada em outro documento já existente).
Classificação
É necessário conhecer tudo isso. Se o responsável não tiver esse conhecimento certamente não
poderá fazer uma boa classificação nesse momento.
Codificação
Ordenação
Caso os documentos estejam ordenados de maneira adequada, será possível manter todos os
documentos de um mesmo assunto reunidos e previamente preparados para o arquivamento.
o Agilizar o arquivamento
o Racionalizar o trabalho
Guarda de documentos
A guarda é a última atividade desta sequência pré-arquivamento e que consolida o seu resultado.
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Consiste em colocar o documento na sua respectiva pasta (seja ela física ou eletrônica), caixa, arquivo,
estante, etc. É o arquivamento propriamente dito e, dependendo desta operação, o trabalho pode ser um
sucesso ou um completo fracasso, pois o documento arquivado em local errado pode ficar perdido por
longos períodos sem que seja novamente localizado e recuperado.
Por fim - e após a guarda do documento - temos a atividade de empréstimo (retirada e controle) que
ocorre quando processos, expedientes, dossiês ou outros documentos são retirados dos arquivos para
consulta ou juntada de outros documentos e posterior devolução.
Nessa fase é fundamental que o controle da retirada seja efetuado por meio do emprego de recibos
e de sistemas de gestão arquivísticos que possam controlar a saída e eventual nova tramitação do
documento.
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A alternativa C traz o arranjo, que nada tem a ver com as ações prévias ao arquivamento. Além disso, sugere
ainda, de maneira equivocada, o termo exame no início da cadeia proposta.
A letra D erra ao trazer os termos vistoria e distribuição, ambos inexistentes no tema que estudamos.
Por último, na letra E, a banca fala em controle e destinação, outros termos também estranhos ao que
acabamos de estudar. É verdade que temos o controle da retirada ao longo da atividade de empréstimo, mas
isso é apenas uma coincidência de termos empregados a essa altura.
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Introdução
Agora chegamos à parte mais importante da aula, o arquivamento em si e os seus mais variados
métodos, tema muito popular em provas!
Tipos de Arquivamento
HORIZONTAL
Documentos e fichas são colocados uns sobre os outros, sendo arquivados em caixas, escaninhos ou
estantes. Formato bastante utilizado pra plantas, mapas e desenhos, especialmente em arquivos
permanentes.
Seu uso não é aconselhável para arquivos correntes e para documentos com alta frequência de uso
pois para se consultar um documento é necessário retirar todos aqueles que estão sobre ele.
VERTICAL
Documentos são dispostos uns atrás dos outros, permitindo rápida consulta e manuseio, sem
necessidade de remover os demais documentos ao redor.
Indicado para arquivos com documentos de alta frequência de uso, como os arquivos correntes.
TIPOS DE
ARQUIVAMENTO
HORIZONTAL VERTICAL
(plantas, mapas e desenhos (documentos ou fichas
/ arquivos permanentes) / demais arquivos)
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Sistemas de Arquivamento
Os métodos de arquivamento que estudaremos a seguir pertencem a dois grandes sistemas: Direto
e Indireto.
No sistema Direto a busca do documento é feita diretamente no local onde ele se acha guardado.
Essa busca direta é direta mesmo! Ao buscar um documento a pessoa vai lá onde estão os arquivos e busca
o documento com as mãos, mexendo no local onde eles estão armazenados e acessando a localização do
documento com base no seu critério de guarda. Se for o método alfabético, por exemplo, pela letra do
documento a pessoa o localiza e o acesso manualmente. Se for por cidade de origem (método geográfico),
a mesma coisa. E assim por diante.
Já no Indireto, para se localizar o documento é preciso antes consultar um código ou índice. Como
assim? Simples:
Você já já vai estudar o método numérico. No método numérico, vamos supor que cada documento
é arquivado em uma pasta, numerada por ordem de chegada, sem qualquer outra informação sobre o
documento.
Dessa forma, eu tenho um arquivo de cartas e a primeira que recebi foi de João. Coloquei na pasta 1.
A segunda foi de Maria. Foi para a pasta 2. A terceira de Joana. Coloquei na pasta 3. Depois recebi mais uma
carta de Maria e coloquei novamente na pasta 2. Hoje tenho mais de 100 pastas e milhares de cartas
arquivadas e pretendo encontrar as cartas enviadas por Renata. Não há como procurar em cada uma das
100 pastas numeradas, correto? Seria uma baita perda de tempo. Dessa forma, consulto um índice no qual
encontro: João – 01, Maria – 02, Joana – 03,...Renata – 75, etc, e vou direto a pasta 75 ao invés de pesquisar
uma a uma.
Perceba que nos métodos do sistema indireto, antes de buscar o documento é necessário consultar
um índice ou código, para otimizar o processo de localização do documento, ao contrário dos métodos do
sistema direto, nos quais você, com base no critério de arquivamento adotado, encontra o documento com
facilidade sem nenhuma consulta anterior.
Para efeito de prova, sabendo isso você certamente já gabarita a questão relativa a esse tema. Veja
abaixo:
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Esse resumo abaixo é importante memorizar para a prova. Vamos falar dos métodos de arquivamento
em seguida, mas é bom você já ir memorizando quais são os do sistema direto e do sistema indireto. Se
precisar, depois volte aqui para relembrar.
MÉTODO SISTEMA
ALFABÉTICO DIRETO
GEOGRÁFICO DIRETO
NUMÉRICO INDIRETO
IDEOGRÁFICO ALFABÉTICO - DIRETO
NUMÉRICO - INDIRETO
ALFANUMÉRICO SEMI-INDIRETO
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(GUALIMP/Pref. Mun. Areal-RJ/Almoxarife/2020) Arquivo também pode ser definido como a entidade ou
órgão administrativo responsável pela custódia, pelo tratamento documental e pela utilização dos
arquivos sob sua jurisdição. Na arquivologia, é CORRETO afirmar que se trata de um sistema de
arquivamento:
a) Horizontal e vertical.
b) Direto e indireto.
c) Formato e espécie.
d) Horizontal e espécie.
Comentário:
A alternativa B é a correta e é o gabarito da questão. Esses são os sistemas de arquivamento existentes.
Note que o examinador mistura tipos e sistemas de arquivamento.
Na alternativa A ele traz os tipos que estudamos: horizontal e vertical.
Já nas letras C e D a banca mistura outros itens da arquivologia que não tem qualquer relação com o tema,
apenas para confundir o candidato.
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Dessa forma, métodos numéricos são indiretos e métodos alfabéticos são diretos. Guarde isso pois cai em
prova!!
Vamos agora entender cada um dos métodos. Essa é uma parte da aula bastante teórica e que, ao
contrário, costuma ser cobrada em prova também com exercícios práticos, portanto é importante que você
resolva os exercícios propostos aqui e nas questões comentadas ao final do livro eletrônico.
Dessa forma, o sucesso do arquivamento está diretamente ligado à rápida localização dos
documentos quando são procurados. A escolha dos métodos de arquivamento é provavelmente a principal
responsável por isso.
Dessa forma, cabe ao arquivista determinar qual o melhor método em cada caso e escolher o mix
ideal de métodos para que toda a instituição arquivística funcione da melhor forma.
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Métodos Básicos
MÉTODO ALFABÉTICO
Esse é o método de sistema direto que tem como elemento principal das buscas o NOME. Nesse
método os documentos são dispostos seguindo a ordem alfabética que possui diversas regras que devem
ser respeitadas e veremos abaixo. São as 13 regras de alfabetação e as 2 regras de ordenação.
O método alfabético tem como vantagens ser rápido, direto, fácil e barato.
Por outro lado, tende a gerar erros de arquivamento quando seu volume de documentos é muito
grande, em função de cansaço visual, variação na grafia dos nomes e mesmo equívocos na aplicação das
regras de alfabetação e ordenação abaixo.
Vamos a elas:
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Regras de Alfabetação
REGRA 01 - Nos nomes de pessoas físicas considera-se o último sobrenome e depois o prenome.
REGRA 03 - Sobrenomes formados com as palavras Santa, Santo ou São seguem a regra dos
sobrenomes compostos por um adjetivo e um substantivo.
REGRA 05 - Os artigos e preposições tais como a, o, de, d', da, do, e, um, uma, não são considerados
(ver também regra 9).
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REGRA 06 - Os sobrenomes que exprimem grau de parentesco como Filho, Junior, Neto, Sobrinho são
considerados parte integrante do último sobrenome, mas não são considerados na ordenação alfabética.
REGRA 07 - Os títulos não são considerados na alfabetação. São colocados após o nome completo,
entre parênteses.
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REGRA 08 - Os nomes estrangeiros são considerados pelo último sobrenome, salvo nos casos de
nomes espanhóis e orientais (ver também regras 10 e 11).
REGRA 09 - As partículas dos nomes estrangeiros podem ou não ser consideradas. O mais comum é
considerá-las como parte integrante do nome quando escritas com letra maiúscula.
REGRA 10 - Os nomes espanhóis são registrados pelo penúltimo sobrenome, que corresponde ao
sobrenome da família do pai.
REGRA 11 - Os nomes orientais - japoneses, chineses e árabes - são registrados como se apresentam.
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Ufa! São 13 regras e cada uma com os seus detalhes, mas, fique atento. É um tema que exige a
memorização dos critérios, mas que não é complexo. Tão logo você faça alguns exercícios, tenho certeza que
você vai absorver de forma natural a maioria dos critérios.
Isso representa muito do que acontece no estudo da matéria de Arquivologia. Exige esforço, atenção
aos detalhes e memorização, porém o conteúdo muitas vezes é simples!
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Comentário:
Antes de mais nada vamos colocar cada um dos elementos da forma que deve ser considerado para, em
seguida, ordená-los de acordo com a ordem alfabética:
João Pedro Filho - note na regra 6 que os sobrenomes que exprimem grau de parentesco como Filho, Junior,
Neto, Sobrinho são considerados parte integrante do último sobrenome, mas não são considerados na
ordenação alfabética. Portanto: Pedro Filho, João
Antônia Sá de Pinho - regra 5. Os artigos e preposições tais como a, o, de, d', da, do, e, um, uma, não são
considerados: Pinho, Antônio Sá de.
Mariana Monte-Castelo - o sobrenome Monte-Castelo possui hífen, portanto se aplica a regra 2. Nesse caso:
Monte-Castelo, Mariana.
Úrsula do Monte Calvo - neste caso, "Calvo" é um adjetivo portanto aplica-se a regra 2: Monte Calvo, Úrsula
de
Ataíde Dias Júnior - regra 6, que já vimos no primeiro nome analisado: Dias Junior, Ataíde.
Temos, portanto, a seguinte ordem alfabética:
Dias Junior, Ataíde, letra e.
Monte Calvo, Úrsula de, letra d.
Monte-Castelo, Mariana, letra c
Pedro Filho, João, letra a.
Pinho, Antônio Sá de, letra b.
Dessa forma temos e, d, c, a, b. A alternativa B é a correta e é o gabarito da questão.
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A alternativa D não interpreta corretamente a regra 6: os sobrenomes que exprimem grau de parentesco
como Filho, Junior, Neto, Sobrinho são considerados parte integrante do último sobrenome, mas não são
considerados na ordenação alfabética. Nesse caso o correto seria: Almeida Filho, Antonio.
Por último, a alternativa E também considera de forma equivocada a regra 9: as partículas dos nomes
estrangeiros podem ou não ser consideradas. O mais comum é considerá-las como parte integrante do nome
quando escritas com letra maiúscula. Neste caso teríamos: Capri, Georgio Alberto di.
Ainda dentro do método alfabético, além das regras de alfabetação, precisamos conhecer as regras
de ordenação. Mas calma porque essa é bem curtinha!
Regras de Ordenação
Na regra de ordenação, o importante é saber qual o critério que o examinador está usando, pois, as
duas regras que veremos, são válidas e auto excludentes, ou seja, ao se escolher uma, descarta-se a outra.
A forma provável desse tema aparecer em prova é a banca dizer qual a regra que está sendo usada e
pedir para você ordenar os itens ou, ao contrário, apresentar uma lista de itens ordenada e pedir para você
apontar qual a regra de ordenação utilizada.
LETRA POR LETRA - Independente das palavras completas, considera-se cada uma das letras, na
ordem que aparecem.
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PALAVRA POR PALAVRA - Nesta regra considera-se primeiro a palavra, depois parte-se para a
primeira letra da palavra seguinte. Antes disso a primeira letra da palavra seguinte não tem relevância para
a ordenação.
Bem, agora sim encerramos o método alfabético, mas, ainda dentro dos métodos básicos, temos
outras três subdivisões, como já vimos. São os métodos geográfico, numérico e ideográfico. Vamos a eles!
MÉTODO GEOGRÁFICO
O método geográfico é mais um método do sistema direto, assim como o alfabético. Seu uso é
indicado principalmente quando o elemento mais importante a ser levado em conta no documento é a sua
procedência ou local. É um método bastante utilizado para o arquivo de correspondências.
Tem como principais vantagens ser direto e de fácil manuseio. Por outro lado, como exige duas
classificações (local e nome do correspondente) traz um pouco de complexidade.
A ordenação neste caso pode ser feita por cidade, estado ou país.
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por estado, a Capital sempre vem antes das demais cidades, independentemente da ordem alfabética. Veja
abaixo os exemplos (Salvador x Ilhéus, Recife x Belo Jardim e São Paulo x Santos).
ORDENAÇÃO POR PAÍS - Quando o foco principal da ordenação é o país, alfabeta-se o próprio país
em primeiro lugar, seguido da capital e do correspondente. As demais cidades serão alfabetadas após a
capital que, nesta ordenação, novamente ganha relevância.
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MÉTODO NUMÉRICO
Existem três tipos de métodos numéricos (todos indiretos!): método simples, método cronológico e
método dígito-terminal. Vamos estudá-los a partir de agora:
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Neste método não há qualquer preocupação com a ordem alfabética visto que o emprego deste
método exige a criação de um índice remissivo alfabético, onde os itens serão pesquisados (por isso é um
método indireto!).
Este método é geralmente aplicado a arquivos especiais (discos, CDs, fotografias, etc.) e
especializados (arquivos de medicina, economia, entre outros).
Você se lembra das classificações de arquivos que já estudamos? Se não se lembra, volte lá para
revisar. Esse é um assunto que você já deve dominar neste momento!
Note que as correspondências têm suas pastas numeradas na ordem em que foram recebidas. A
primeira correspondência a chegar tinha como remetente a Secretaria da Fazenda, depois veio mais uma,
de Regina Augusto da Silva e assim por diante, até a última, do Estratégia Concursos.
Para facilitar a localização das pastas, cria-se um índice alfabético, apontando a numeração de cada
um dos remetentes e, nesse caso, aplica-se a ordenação alfabética e todas as suas regras. Veja abaixo:
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Dessa forma, quem estiver procurando o documento, consulta o índice (não se esqueça que é um
método indireto) e, em seguida, localiza a pasta que contém os documentos do remetente buscado, que
está organizada por ordem numérica.
Por fim, vale destacar que correspondentes eventuais serão arquivados em pastas "Miscelânea",
representadas por "M", evitando a abertura desenfreada de pastas, o que poluiria o arquivo.
Neste método, além de se utilizar a ordem numérica, observa-se também a data. Desta feita quem é
numerado é o próprio documento e não a pasta. É um método muito utilizado no sistema público por meio
do uso de seus sistemas de protocolo único (fichas ou registros eletrônicos), ou seja, uma numeração única
e sequencial que é atribuída aos documentos produzidos e recebidos.
Assim como o numérico simples, o numérico cronológico também é um método indireto visto que
também é necessária a consulta de um índice para a localização de um documento.
Este método tem como vantagens um maior grau de sigilo (visto que se trabalha apenas com os
números atribuídos ao documento) e menor possibilidade de erros pois considera-se mais fácil trabalhar
com números do que com letras.
Este método surgiu com o objetivo de reduzir a ocorrência de erros no processo de arquivamento de
grande volume de documentos que têm com elemento principal de identificação o número.
Consiste em decompor o número do documento em grupos de dois dígitos cada um e lê-los da direita
para a esquerda, formando pares. Isso mesmo! Da direita para a esquerda, ao contrário do que estamos
acostumados.
Justamente por isso o método tem como maior desvantagem a dificuldade de uma ordem de leitura
não convencional. Como vantagens apresenta a redução de erros de arquivamento e rapidez na localização.
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Note que os números são ordenados de forma crescente (do menor para o maior), usando-se para
isso o último grupo de dois dígitos, do lado direito: 03, 12, 12, 17, 89 e 89. Quando ocorre o empate (12 x 12
ou 89 x 89), analisa-se o dígito do meio (26 menor que 27) ou, persistindo o empate, o grupo da esquerda
(05 menor que 08). Essa é a lógica.
Outro ponto importante e que você deve ter estranhado pois ainda não expliquei: quando o número
é composto por menos de 5 dígitos, 0 (zeros) são acrescentados a sua esquerda, portanto, no exemplo
acima, 56.212 tornou-se 05-62-12.
Importante saber também que cada dupla de dígitos tem um nome. E é importante lembrar que a
contagem é feita da direita para esquerda. Sendo assim, veja o exemplo a seguir:
21-87-03
03 - GRUPO PRIMÁRIO
87 - GRUPO SECUNDÁRIO
21 - GRUPO TERCIÁRIO
O método ideográfico é aquele no qual o principal elemento a ser considerado é o assunto. Não é de
fácil aplicação pois está sempre submetido a interpretação do usuário, além de tornar necessário o completo
conhecimento das atividades da instituição. É recomendado para grandes massas documentais e grandes
quantidades de assuntos. É também chamado de Método Específico por algumas bancas.
Dessa forma, para que se tenha um critério objetivo e seja possível minimizar a subjetividade da
classificação, cada instituição deverá gerar o seu plano de classificação. Nele, todos os assuntos relativos as
atividades da organização devem estar registrados sob títulos principais e subdivididos em títulos específicos,
partindo-se sempre do genérico para o específico.
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O método ideográfico alfabético, em geral, deve ser utilizado quando o volume e a diversidade de
assuntos da documentação alvo de arquivamento são pequenos.
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Este e outros exemplos desta aula foram inspirados ou extraídos de "Arquivo: Teoria e Prática" - Marilena Leite Paes
Quando se fala de métodos numéricos - mesmo que dentro da subclasse dos ideográficos - devemos
lembrar sempre que, além do esquema ou plano de classificação, é necessário elaborar um índice alfabético
remissivo, ou seja, estamos falando de métodos do sistema indireto.
No método Duplex a documentação é dividida em classes, por assuntos, partindo-se do geral para o
particular e não há limite para a criação de novas classes (ao contrário do método decimal que veremos na
sequência), o que é uma grande vantagem quando os dois são comparados.
Por outro lado, se as classes não forem bem definidas e forem criadas de forma desordenada,
poderemos encontrar documentos que tratam do mesmo assunto arquivados em mais de um lugar, o que
acontece demais na prática!
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O método ideográfico numérico decimal baseia-se no sistema decimal de Melvil Dewey e hoje é
universalmente conhecido.
A divisão dos assuntos novamente parte do geral para o particular e cada classe é novamente dividida
em subclasses. Note que é bastante semelhante ao método Duplex que acabamos de estudar.
A maior diferença é que no método decimal as classes podem ser no máximo 10 (9 principais e uma
reservada para demais assuntos) e isso exige um profundo conhecimento da atividade da organização para
que todos os assuntos sejam esgotados nas 10 classes permitidas. Esse procedimento acaba criando certa
complexidade para o método, assim como a limitação imposta pelo limite das classes que podem ser
utilizadas.
Por outro lado, uma vantagem é o fato de que todos os assuntos relacionados com determinado
tópico ficam reunidos em grupos, assim como os números formam nomenclaturas fáceis de serem retidas
na memória.
O número das classes é composto por três algarismos separados por um ponto. A parte inteira do
número é composta por três algarismos, já a parte decimal pode ou não existir e pode ter um, dois, três ou
mais algarismos. Veja a seguir:
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Por fim temos o método ideográfico numérico unitermo, também chamado de indexação
coordenada. Este método não tem sua aplicação recomendada a arquivos convencionais, mas vem sendo
utilizado com grande êxito nos arquivos especiais e especializados.
Nesse método atribui-se a cada documento um número em ordem crescente, sempre de acordo com
sua entrada no arquivo, com o objetivo de identificar e localizar o documento no momento em que ele é
procurado.
Essa ficha deverá ser arquivada respeitando a ordem alfabética e deverá ser consultada para que se
possa descobrir quais os números dos arquivos que tratam daquele assunto.
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III. Método por Assuntos – Sua aplicação requer planejamento prévio. Também conhecido por método
específico, é um dos mais perfeitos métodos de arquivamento, pois é o único a recuperar os documentos
segundo o seu conteúdo.
IV. Método Geográfico – Este método de arquivamento é do sistema direto, pois a consulta é feita
diretamente no arquivo. É muito utilizado nos casos de empresas que mantêm correspondência com filiais
e ainda para firmas que trabalham com reembolso postal, transporte de cargas e mercadorias etc.
Marque a opção que apresenta as afirmativas CORRETAS.
a) I-II-III-IV
b) I-III-IV
c) II-III
d) I-IV
e) III-IV
Comentário:
Questão clássica sobre os métodos básicos de arquivamento.
Vamos avaliar cada uma das afirmativas antes de buscar a alternativa correta:
A afirmativa I está completamente correta e traz um bom resumo do método alfabético.
A afirmativa II ia bem até citar a subdivisão do método numérico. Em verdade o método numérico se
subdivide em simples, cronológico e dígito terminal e não "por indexação", que é uma subdivisão do método
ideográfico numérico, mas não do numérico.
As afirmativas III e IV também estão inteiramente corretas, trazendo boas definições para relembrarmos os
conteúdos dos métodos por assunto (ideográfico) e geográfico, respectivamente.
Dessa forma estão corretas as afirmativas I, III e IV. A alternativa B é a correta e é o gabarito da questão.
Métodos Padronizados
Nos métodos padronizados (lembre-se sempre que são duas classes de métodos: básicos, que
acabamos de estudar, e padronizados, ok?), foram empregadas também as cores, como recurso para a
organização dos arquivos, ao lado dos números e letras, como já estudado.
MÉTODO VARIADEX
Desenvolvido por Remington Rand, o método Variadex introduz as cores como elementos auxiliares.
O objetivo é facilitar tanto o arquivamento como a posterior localização dos documentos.
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Veja um exemplo e preste atenção: como é impossível determinar uma cor para cada uma das letras
do alfabeto, as cores devem ser atribuídas em função da segunda letra do nome de entrada e não da inicial,
ok? Dessa forma, para cada grupo de letras do alfabeto teremos uma cor correspondente.
A grande vantagem do variadex é que ele reduz o universo de procura sempre em 80%, visto que
reduz as buscas a apenas 1/5 do universo, ou seja, uma entre as 5 cores disponíveis.
MÉTODO AUTOMÁTICO
No método automático os documentos são arquivados com guias e pastas que já indicam as divisões
das letras do alfabeto.
É um método que não encontra aplicações práticas no país e praticamente não é cobrado em
concursos. Não vale a pena investir muito tempo por aqui.
MÉTODO SOUNDEX
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Método Alfanumérico
Por fim temos o método alfanumérico, que é uma combinação de letras e números.
Ele é analisado a parte pois não é incluído nem entre os métodos básicos e nem entre os
padronizados. Além disso é considerado um método de sistema semi-indireto, ou seja, nem direto e nem
indireto.
O método alfanumérico trabalha com uma tabela que abrange divisões do alfabeto, previamente
planejadas pelo profissional responsável por sua elaboração. Todas são numeradas em ordem crescente.
Abaixo temos um exemplo para que possamos materializar o que estamos discutindo:
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NOME PASTA
ALVELADE, JOÃO ROBERTO 2
CAMPANATTI, RENATO 7
BOZELLI, JUAN 6
ZANOTTA, EDUARDO 90
O método alfanumérico tem como desvantagem a prévia determinação das divisões alfabéticas,
devendo-se ter o cuidado de definir as quebras (Aa-Af, Ag-Al, etc.) de modo que contenham número similar
de registros em seu conteúdo.
Bem, após conhecermos e estudarmos todos os métodos de arquivamento, vale novamente salientar
que só há um jeito de apontar qual o método ideal para cada tipo de arquivo: conhecendo a documentação
a ser tratada e as características e funções da organização para a qual o arquivo presta os seus serviços.
Cabe, portanto, ao arquivista responsável, levando em conta os tipos (natureza dos documentos) e
a demanda institucional (estrutura da entidade), escolher o melhor mix de métodos que dê à atividade
arquivística a maior eficiência possível para a guarda, localização e preservação de documentos.
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É comum encontrarmos diferentes tipos de pastas utilizadas na organização dos mais variados tipos
de arquivos. Além das pastas, também são utilizados caixas e envelopes. Vamos entender um pouco mais
desse assunto.
PASTAS E CAIXAS
• Pasta Suspensa
• Pasta AZ
• Pasta Catálogo Ofício
• Pasta L
• Pasta Sanfonada
• Pasta Grampo (grampo-trilho)
• Pasta com Aba Elástico
A pasta suspensa é a mais facilmente encontrada e é muito utilizada nos arquivos correntes (ou de
primeira idade).
Além de ser utilizada em arquivos e armários, possui a funcionalidade de uma pasta de mesa para
armazenar documentos e papéis, bastando para isso retirar sua haste plástica.
Dentro da pasta suspensa são agrupados os mais variados tipos de documentos, sempre soltos, como
ofícios, memorandos e contratos. Todos eles são ordenados nas respectivas pastas e guardados em arquivos
e gavetas ou armários.
Para efeitos de organização, geralmente possuem guias (projeção) nas quais são anotados os
assuntos, nomes ou interessados a quem se referem os documentos nela guardados.
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A pasta AZ é também muito utilizada na organização de documentos em geral. Com ela é possível
ordenar documentos de arquivo e diferentes tipos de textos. É considerada instrumento indispensável em
escritórios, escolas e outros tipos de estabelecimento.
Contém um gancho central no qual os documentos são inseridos, após serem perfurados.
Cuidado para não se confundir pois, embora seu nome induza à utilização da ordem alfabética,
permite também a organização numérica, geográfica, ideográfica ou qualquer outra.
Indo adiante, a pasta catálogo ofício é bastante utilizada nos âmbitos escolar, acadêmico, e em
ambientes corporativos ou residenciais, permite a organização dos mais variados documentos.
São as pastas mais indicadas para guardar documentos que não possam sofrer rasuras. Funcionam
como uma espécie de caderno onde as folhas são colocadas frente e verso em cada página plástica. A
durabilidade desse tipo de pasta é uma de suas características mais marcantes.
A pasta L também tem como característica sua durabilidade e geralmente é utilizada como divisória
dentro de unidades maiores de acondicionamento.
Podem ser de diferentes cores, permitindo variados tipos de organização e a adoção de subdivisões
dentro de outras pastas.
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Apresentam várias divisórias, permitindo que os documentos possam ser organizados e separados
de acordo com o assunto, ordem alfabética ou qualquer outro critério adotado pela instituição. Dessa forma
também permite o emprego de diversos métodos de arquivamento.
A pasta grampo ou pasta grampo-trilho possui grampos (ou trilhos) que permitem que você prenda
os documentos na pasta após perfura-los. É possível também acondicionar os documentos em páginas
plásticas e, aí sim, prendê-los no grampo-trilho, protegendo-os contra rasuras ou outros danos.
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Em relação às caixas, é muito comum a utilização das caixas box ou caixas de arquivo (as vezes
chamadas de caixas de arquivo-morto, ao contrário do que prega a Arquivística). Podem ser de papelão ou
de plástico (chamadas também de polionda).
ARQUIVOS
O mais comum é o arquivo de gavetas. Nele os documentos são geralmente armazenados em pastas
suspensas. É muito utilizado nos arquivos correntes e torna muito prática a consulta aos documentos
arquivados, permitindo o acesso direto a todos eles.
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Temos ainda o modelo de arquivo destinado ao armazenamento de fichas, também conhecido por
fichário. Este tipo de arquivo vem perdendo espaço em função da informatização dos processos
arquivísticos, mas ainda pode ser encontrado em arquivos ou instituições que utilizam as fichas como
método de organização, como clínicas médicas ou odontológicas, academias e mesmo bibliotecas ainda não
informatizadas.
Por fim temos os arquivos deslizantes. Estes são formados por diversas fileiras de estantes que
correm sobre trilhos, permitindo que sejam deslizadas sem muito esforço pelo usuário.
Permite a maximização da utilização do espaço, pois não exige espaço entre as estantes (corredores),
visto que elas são deslizadas e deslocadas no momento da consulta sendo novamente “encostadas” após a
atividade.
Por outro lado exige significativo investimento para a implantação e manutenção do sistema. É
comumente utilizada por organizações com alto volume documental e pequeno espaço arquivístico.
Em geral não existe modelo certo ou errado para o emprego, seja quando falamos sobre pastas ou
quando falamos sobre arquivos. Tudo isso depende do cenário encontrado na organização, que deve
escolher os melhores métodos de arquivamento e os equipamentos ideais a serem utilizados de acordo com
suas necessidades e acervo.
Desta forma esta decisão estará nas mãos do Arquivista ou do profissional responsável pela gestão
arquivística na organização.
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Desta forma esta decisão estará nas mãos do Arquivista ou do profissional responsável pela gestão
arquivística na organização.
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e) pastas suspensas.
Comentário:
Documentos de valor permanente que apresentam grandes formatos, como plantas e cartazes, devem ser
armazenados em mapotecas, arquivos customizados para a guarda de documentos de grandes formatos, no
sentido horizontal.
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a) Pasta Grampeada.
b) Pasta Catálogo-ofício.
c) Pasta Suspensa.
d) Pasta AZ.
e) Pasta L.
Comentário:
Alternativa C. A pasta suspensa é a mais facilmente encontrada e é muito utilizada nos arquivos correntes
(ou de primeira idade). Além de ser utilizada em arquivos e armários, possui a funcionalidade de uma pasta
de mesa para armazenar documentos e papéis, bastando para isso retirar sua haste plástica. Dentro da pasta
suspensa são agrupados os mais variados tipos de documentos, sempre soltos, como ofícios, memorandos e
contratos. Todos eles são ordenados nas respectivas pastas e guardados em arquivos e gavetas ou armários.
(FUNRIO/IF-BA/Técnico de Arquivo/2014) A parte da pasta suspensa que fica em evidência, acima, com
um visor onde se escreve o seu conteúdo, é chamada
a) projeção.
b) guia-fora.
c) posição.
d) etiqueta.
e) orientação.
Comentário:
Alternativa A. O nome da pasta suspense deriva do fato de ficarem suspensas durante o período de
armazenamento. Para efeitos de organização, geralmente possuem guias (projeção) nas quais são anotados
os assuntos, nomes ou interessados a quem se referem os documentos nela guardados.
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Preste atenção pois isso cauda um pouco de confusão. Para o DBTA a definição de arquivamento é
muito relacionada à guarda do documento enquanto para o DTA, além da guarda em si, fala-se em
acondicionamento e, a partir daí, as bancas separam as duas atividades.
Antes de prosseguir, vale lembrar que um não depende do outro. Essa é uma pegadinha clássica de
várias bancas. O documento não precisa estar necessariamente acondicionado para que seja armazenado. É
verdade que seu acondicionamento apropriado em pastas, caixas, envelopes ou outro formato apropriado,
em função do seu suporte, é bastante recomendado mas, novamente, não é obrigatório.
Um documento pode ser armazenado (ou arquivado) sem estar acondicionado e vice versa,
ou seja, o documento pode também ser acondicionado e não ser imediatamente
armazenado ou arquivado.
Bem, vamos conhecer as principais diretrizes cobradas em prova tanto para o acondicionamento
como para o armazenamento, usando para isso as recomendações oficiais do Conarq mas, antes disso,
vamos conhecer as duas definições de acordo com o DBTA:
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Armazenamento
Inicialmente é bom dizer que todos os documentos devem ser armazenados em locais que
apresentem condições ambientais apropriadas às suas necessidades de preservação, pelo prazo de guarda
estabelecido em tabela de temporalidade e destinação.
O manual Recomendações para a construção de arquivos, publicado pelo CONARQ em 2000, reúne
as indicações para a construção, reforma e adequação de edifícios de arquivos.
ÁREAS DE DEPÓSITO
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efeito reflexivo. Além dos recursos construtivos utilizados para amenizar as temperaturas internas,
sempre que for possível, posicionar os depósitos nos prismas de menor insolação;
• promover a ventilação dos ambientes de forma natural ou artificial com soluções de baixo custo,
inclusive com a disposição adequada do mobiliário, de forma a facilitar o fluxo do ar;
• evitar a presença de pessoas em trabalho ou consulta em tais ambientes;
• manter suprimento elétrico de emergência.
Nas áreas de depósito, os documentos devem ser armazenados separadamente, de acordo com o
seu suporte e suas especificidades, a saber:
CONDIÇÕES AMBIENTAIS
Recomenda-se um estudo prévio das condições climáticas da região, nos casos de se elaborar um
projeto de construção ou reforma, com vistas a obter os melhores benefícios, com baixo custo, em favor da
preservação dos acervos.
A deterioração natural dos suportes dos documentos, ao longo do tempo, ocorre por reações
químicas, que são aceleradas por flutuações e extremos de temperatura e umidade relativa do ar e pela
exposição aos poluentes atmosféricos e às radiações luminosas, especialmente dos raios ultravioleta.
A adoção dos parâmetros recomendados por diferentes autores (de temperatura entre 15° e 22° C e
de umidade relativa entre 45% e 60%) exige, nos climas quentes e úmidos, o emprego de meios mecânicos
sofisticados, resultando em altos custos de investimento em equipamentos, manutenção e energia.
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Os índices muito elevados de temperatura e umidade relativa do ar, as variações bruscas e a falta
de ventilação promovem a ocorrência de infestações de insetos e o desenvolvimento de microorganismos,
que aumentam as proporções dos danos.
• armazenar todos os documentos em condições ambientais que assegurem sua preservação, pelo
prazo de guarda estabelecido, isto é, em temperatura e umidade relativa do ar adequadas a cada
suporte documental;
• monitorar as condições de temperatura e umidade relativa do ar, utilizando pessoal treinado, a partir
de metodologia previamente definida;
• utilizar preferencialmente soluções de baixo custo direcionadas à obtenção de níveis de temperatura
e umidade relativa estabilizados na média, evitando variações súbitas;
• reavaliar a utilidade de condicionadores mecânicos quando os equipamentos de climatização não
puderem ser mantidos em funcionamento sem interrupção;
• proteger os documentos e suas embalagens da incidência direta de luz solar, por meio de filtros,
persianas ou cortinas;
• monitorar os níveis de luminosidade, em especial das radiações ultravioleta;
• reduzir ao máximo a radiação UV emitida por lâmpadas fluorescentes, aplicando filtros bloqueadores
aos tubos ou às luminárias;
• promover regularmente a limpeza e o controle de insetos rasteiros nas áreas de armazenamento;
• manter um programa integrado de higienização do acervo e de prevenção de insetos;
• monitorar as condições do ar quanto à presença de poeira e poluentes, procurando reduzir ao
máximo os contaminantes, utilizando cortinas, filtros, bem como realizando o fechamento e a
abertura controlada de janelas;
• armazenar os acervos de fotografias, filmes, meios magnéticos e ópticos em condições climáticas
especiais, de baixa temperatura e umidade relativa, obtidas por meio de equipamentos mecânicos
bem dimensionados, sobretudo para a manutenção da estabilidade dessas condições, a saber:
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Acondicionamento
A escolha deverá ser feita observando-se as características físicas e a natureza de cada suporte. A
confecção e a disposição do mobiliário deverão acatar as normas existentes sobre qualidade e resistência e
sobre segurança no trabalho.
O mobiliário facilita o acesso seguro aos documentos, promove a proteção contra danos físicos,
químicos e mecânicos. Os documentos devem ser guardados em arquivos, estantes, armários ou prateleiras,
apropriados a cada suporte e formato.
Os documentos de valor permanente que apresentam grandes formatos, como mapas, plantas e
cartazes, devem ser armazenados horizontalmente, em mapotecas adequadas às suas medidas, ou
enrolados sobre tubos confeccionados em cartão alcalino e acondicionados em armários ou gavetas.
Nenhum documento deve ser armazenado diretamente sobre o chão.
As mídias magnéticas, como fitas de vídeo, áudio e de computador, devem ser armazenadas longe
de campos magnéticos que possam causar a distorção ou a perda de dados. O armazenamento será
preferencialmente em mobiliário de aço tratado com pintura sintética, de efeito antiestático.
As caixas de arquivo devem ser resistentes ao manuseio, ao peso dos documentos e à pressão, caso
tenham de ser empilhadas. Precisam ser mantidas em boas condições de conservação e limpeza, de forma a
proteger os documentos.
As medidas de caixas, envelopes ou pastas devem respeitar formatos padronizados, e devem ser
sempre superiores às dos documentos que irão abrigar.
No caso de caixas não confeccionados em cartão alcalino, recomenda-se o uso de invólucros internos
de papel alcalino, para evitar o contato direto de documentos com materiais instáveis.
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Como também já é de costume, vamos trazer definições do DBTA, pois é sempre comum termos ao
menos uma pergunta de Terminologia Arquivística nas provas de Arquivologia.
ADMINISTRAÇÃO DE ARQUIVOS
ARQUIVAMENTO
Sequência de operações intelectuais e físicas que visam à guarda ordenada de documentos. Ver
também arranjo, método de arquivamento e sistema de arquivamento.
Essa é uma das definições do DBTA. Veja que em observação do próprio DBTA o termo
"arquivamento" é relacionado a arranjo, método e sistema e arquivamento.
ARQUIVO ESPECIALIZADO
Arquivo cujo acervo tem uma ou mais características comuns, como natureza, função ou atividade da
entidade produtora, tipo, conteúdo, suporte ou data dos documentos, entre outras.
Apenas para relembrar o conceito, pois vimos que o método ideográfico numérico unitermo
(também chamado de indexação coordenada) é muito usado para os arquivos especializados e
especiais.
ARRANJO
Sequência de operações intelectuais e físicas que visam à organização dos documentos de um arquivo
ou coleção, de acordo com um plano ou quadro previamente estabelecido. Ver também método de
arquivamento, nível de arranjo, quadro de arranjo e sistema de arranjo.
CLASSE
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Estudamos a importância dos planos de classificação para a organização dos arquivos. Os planos
são divididos incialmente em classes, o primeiro passo para permitir a classificação dos
documentos em muitos dos métodos considerados.
CLASSIFICAÇÃO
Trago duas das três definições listadas pelo DBTA. São as que nos interessam nesse momento.
A número 2 por sua vez trata da aposição de código ao documento, de acordo com a classe da
qual faz parte, que é basicamente a função classificação de arquivos, que estudaremos mais
adiante, uma das bases para que o documento possa ser depois organizado de acordo com o
método de arquivamento selecionado.
CLASSIFICAÇÃO DECIMAL
Veja que o DBTA traz um termo específico para a Classificação Decimal (ou método básico
ideográfico numérico decimal), também conhecido por classificação decimal Dewey. Guarde isso!
CÓDIGO
Conjunto de símbolos, normalmente letras e/ou números, que, mediante uma convenção
representam dados.
Lembre-se que muitas vezes, ao longo dos diferentes métodos de arquivamento, códigos são
atribuídos aos documentos ao longo de seu processo de classificação, para que seja possível
executar o seu arquivamento e futura localização.
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CÓDIGO DE CLASSIFICAÇÃO
ENTRADA
Essa atividade é também conhecida pela atribuição de uma entrada ao documento, ou seja, a
classificação que a ele será atribuída.
GESTÃO DE DOCUMENTOS
IDENTIFICAÇÃO
Uma identificação equivocada faz com que todo o processo de gestão de documentos fique
comprometido.
ÍNDICE
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Aula 03
Falamos muito da consulta a índices quando tratamos dos sistemas indiretos de arquivamento.
Lembre-se que nos sistemas indiretos, para se localizar o documento é preciso antes consultar um
código ou índice.
MÉTODO DE ARQUIVAMENTO
Vejamos para o DBTA qual a definição dos métodos que acabamos de estudar.
MÉTODO ALFANUMÉRICO - Método de ordenação que tem por eixo a combinação de letras e
números.
MÉTODO DECIMAL - Método de ordenação que tem por eixo um plano prévio de distribuição dos
documentos em dez grandes classes, cada uma podendo ser subdividida em dez subclasses e
assim por diante.
MÉTODO DÍGITO-TERMINAL - Método de ordenação que tem por eixo um código numérico
dividido em grupos de dígitos, lidos da direita para a esquerda, que indicam a disposição física
dos documentos.
MÉTODO DUPLEX - Método de ordenação que tem por eixo a distribuição dos documentos em
grandes classes por assunto, numeradas consecutivamente, que podem ser subdivididas em
classes subordinadas mediante o uso de números justapostos com traços de união.
MÉTODO GEOGRÁFICO - Método de ordenação que tem por eixo aspectos geográficos.
MÉTODO NUMÉRICO-CRONOLÓGICO - Método de ordenação que tem por eixo o número e a data
dos documentos.
MÉTODO NUMÉRICO SIMPLES - Método de ordenação que tem por eixo o número atribuído às
unidades de arquivamento.
MÉTODO SOUNDEX - Método de ordenação que tem por eixo a fonética e não a grafia dos nomes.
MÉTODO TEMÁTICO - Método de ordenação que tem por eixo os assuntos presentes,
explicitamente ou não, nos documentos. Também chamado método ideográfico ou método por
assunto.
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MÉTODO VARIADEX - Método de ordenação que tem por eixo as letras do alfabeto representadas
por cores diferentes.
ORDEM DICIONÁRIA
ORDEM ENCICLOPÉDICA
Agrupamento de temas correlatos por entradas gerais que subordinam entradas secundárias,
ordenadas conforme a sequência rigorosa das letras.
PALAVRA CHAVE
Palavra ou grupo de palavras retiradas do título ou do texto de um documento e que indicam seu
conteúdo, facilitando a recuperação da informação.
PLANO DE CLASSIFICAÇÃO
RECUPERAÇÃO DA INFORMAÇÃO
Caso o arquivo não cumpra a função de localizar e entregar ao usuário com rapidez a informação
buscada, podemos dizer que o processo - independente de todas as suas demais características -
não está funcionando a contento.
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SÉRIE
Subdivisão do quadro de arranjo que corresponde a uma sequência de documentos relativos a uma
mesma função, atividade, tipo documental ou assunto.
Subdivisão dos documentos de uma mesma classe. Compõe o plano de classificação documental.
SISTEMA DE ARQUIVAMENTO
Conjunto de rotinas, procedimentos e métodos de arquivamento compatíveis entre si, tendo em vista
a organização e a preservação de documentos ou arquivos, bem como o acesso às informações neles
contidas.
Importante saber a diferença entre sistemas de arquivamento e de arquivos. Note que um sistema
de arquivamento se refere a rotina de processos e métodos de arquivamento. É o conjunto de
escolhas realizadas pelo arquivista que gera o mix de métodos que estudamos a longo da aula.
SISTEMA DE ARQUIVOS
Conjunto de arquivos que, independentemente da posição que ocupam nas respectivas estruturas
administrativas, funcionam de modo integrado e articulado na persecução de objetivos comuns.
Um sistema de arquivos, por sua vez, é mais abrangente. Não se refere ao processo de
arquivamento especificamente (como vimos acima), mas à integração de inúmeros arquivos e ou
entidades arquivísticas que trabalham em conjunto.
SUBCLASSE
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LISTA DE QUESTÕES
I. Método Alfabético – Consiste na organização do material tendo por base o nome de uma pessoa
ou empresa, constante do documento ou material que será registrado (neste caso o nome passa a
ser o elemento principal de classificação) e depois colocado em sequência alfabética.
III. Método por Assuntos – Sua aplicação requer planejamento prévio. Também conhecido por
método específico, é um dos mais perfeitos métodos de arquivamento, pois é o único a recuperar
os documentos segundo o seu conteúdo.
IV. Método Geográfico – Este método de arquivamento é do sistema direto, pois a consulta é feita
diretamente no arquivo. É muito utilizado nos casos de empresas que mantêm correspondência
com filiais e ainda para firmas que trabalham com reembolso postal, transporte de cargas e
mercadorias etc.
a) I – II – III – IV.
b) I – III – IV.
c) II – III.
d) I – IV.
e) III – IV.
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III. Atualmente, o método geográfico vem sendo substituído pelo método alfabético.
a) apenas em I.
b) apenas em I e III.
c) apenas em II e III.
d) em nenhuma das afirmativas.
a) alfabético.
b) alfanumérico.
c) geográfico.
d) sequenciamento longitudinal.
a) O método alfabético é aquele em que os documentos são ordenados por nome (nomes de pessoas,
instituições ou eventos, por exemplo).
b) O método variadex pode utilizar, letras, números e cores.
c) O método ideográfico é aquele em que os documentos são ordenados por assunto.
d) O método numérico cronológico é aquele em que se trabalha com data.
De acordo com as regras de alfabetação, a ordem correta dos nomes acima em um arquivo será:
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a) Certo
b) Errado
a) Certo
b) Errado
a) Certo
b) Errado
a) Certo
b) Errado
a) Certo
b) Errado
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a) Certo
b) Errado
a) Certo
b) Errado
a) numericamente.
b) alfabeticamente.
c) geograficamente.
d) cronologicamente.
e) tematicamente.
a) Certo
b) Errado
a) ordem cronológica.
b) assunto.
c) ordem geográfica.
d) fundos.
e) formato.
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a) Certo
b) Errado
a) Certo
b) Errado
18. (CEBRASPE/TST/Técnico Judiciário/2008) No item é apresentada uma lista com nomes de autores
de documentos a serem arquivados. Considerando as regras de alfabetação para arquivamento de
documentos cujo principal elemento seja o nome, julgue se a lista apresentada respeita a aplicação
correta das referidas regras.
19. (CEBRASPE/TST/Técnico Judiciário/2008) No item é apresentada uma lista com nomes de autores
de documentos a serem arquivados. Considerando as regras de alfabetação para arquivamento de
documentos cujo principal elemento seja o nome, julgue se a lista apresentada respeita a aplicação
correta das referidas regras.
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Morro Alegre
Morro Branco
Morro Maior
Morro Santo
Monteiro
Montenegro
a) Certo
b) Errado
2 Comunicações
2 - 2 Correio
2 - 2 - 1 Franquia
a) Certo
b) Errado
a) Certo
b) Errado
a) Certo
b) Errado
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a) Certo
b) Errado
a) Certo
b) Errado
a) Certo
b) Errado
a) Certo
b) Errado
a) difusão.
b) avaliação.
c) ordenação.
d) arquivamento.
e) descrição.
a) Certo
b) Errado
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a) Certo
b) Errado
a) Certo
b) Errado
a) Certo
b) Errado
a) Certo
b) Errado
a) Certo
b) Errado
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produzida (segundo a UNESCO). Tendo o texto acima por referência inicial, julgue o item a seguir
quanto aos métodos e metodologias de arquivologia. O método de arquivamento numérico
simples é aquele em que as pastas são ordenadas de acordo com o registro de entrada
correspondente. Usa-se, também, um índice alfabético remissivo para a codificação das pastas.
a) Certo
b) Errado
a) Certo
b) Errado
a) Certo
b) Errado
a) Certo
b) Errado
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a) Certo
b) Errado
a) Certo
b) Errado
a) Certo
b) Errado
a) Certo
b) Errado
43. (CEBRASPE/TRE RJ/Técnico Judiciário/2012) Julgue o item que se segue, relativo à gestão de
documentos. A disposição de documentos pelo nome dos clientes corresponde à ordenação do
tipo unitermo.
a) Certo
b) Errado
a) Certo
b) Errado
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c) A ordenação alfabética é método direto e utiliza o nome para dispor os documentos ou as pastas, sem a
necessidade de instrumento auxiliar.
e) Na ordenação geográfica, caso o principal elemento de identificação seja cidade e não estado, a capital
deve ser destacada.
b) Os documentos, no sistema numérico simples, são agrupados em sequência numérica, exigindo o índice
alfabético remissivo.
c) A ordenação pelo sistema numérico cronológico determina que os documentos sejam organizados
conforme sua sequência numérica, dispensando o índice alfabético remissivo.
d) Na ordenação temática dicionária, as letras são distribuídas conforme a sequência dos assuntos.
a) Certo
b) Errado
a) Certo
b) Errado
a) Certo
b) Errado
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a) Certo
b) Errado
a) Certo
b) Errado
a) Certo
b) Errado
a) Certo
b) Errado
a) Certo
b) Errado
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a) Certo
b) Errado
a) Certo
b) Errado
a) Certo
b) Errado
58. (CEBRASPE/TRE ES/Técnico Judiciário/2011) Julgue o item que se segue, relativo a gestão de
documentos. O arquivamento é a disposição dos documentos dentro de uma unidade de
classificação, e a ordenação é o ato físico de colocar o documento dentro de uma unidade de
acondicionamento.
a) Certo
b) Errado
a) Certo
b) Errado
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60. (CEBRASPE/TRE ES/Analista Judiciário/2011) A respeito das funções arquivísticas, julgue o item
subsequente. A disposição de documentos dentro de uma unidade de classificação é conhecida
como ordenação.
a) Certo
b) Errado
a) guia de fontes.
b) plano de destinação.
c) inventário topográfico
d) plano de armazenamento.
e) diagnóstico de arquivos.
a) Certo
b) Errado
a) Certo
b) Errado
a) Certo
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b) Errado
a) envio / localização.
b) estudo / codificação.
c) verificação / recebimento.
d) preenchimento / assinatura.
a) ordenação.
b) seleção.
c) julgamento.
d) encomenda.
e) equilíbrio.
a) 1, 2 e 4, apenas.
b) 2, 3 e 5, apenas.
c) 1, 2 e 3, apenas.
d) 4 e 5, apenas.
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e) 1, 2, 3, 4 e 5.
a) I, II, IV e III
b) II, III, I e IV
c) III, II, I e IV
d) IV, II, III e I
(I) Inspeção
(II) Ordenação
(III) Arquivamento
(IV) Retirada e Controle
(A) Guarda do documento no local devido (pasta suspensa, prateleira, caixa), de acordo com a
classificação dada. Nessa fase deve-se ter muita atenção, pois um documento arquivado erroneamente
poderá ficar perdido, sem possibilidade de recuperação quando solicitado posteriormente.
(B) Ocorre quando os documentos saem do arquivo para empréstimo; prestar informações; efetuar
uma juntada. Utiliza-se controle de empréstimo no qual são registradas informações sobre processos,
dossiês ou outros documentos, além do setor, nome, assinatura do servidor responsável pela
solicitação e, posteriormente, a data da devolução do documento.
(C) Exame do(s) documento(s) para verificar se o(s) mesmo(s) se destina(m) realmente ao
arquivamento, se possui(em) anexo(s) e se a classificação atribuída será mantida ou alterada.
(D) Reunião dos documentos classificados sob um mesmo assunto. Tem por objetivo agilizar o
arquivamento, minimizando a possibilidade de erros. Favorece manter reunidos todos os documentos
referentes a um mesmo assunto, organizando-os previamente para o arquivamento.
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a) vertical.
b) semi-indireto.
c) horizontal.
d) indireto.
e) direto.
a) específico.
b) mnemônico.
c) variadex.
d) duplex.
e) rôneo.
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a) alfabético.
b) rôneo.
c) duplex.
d) variadex.
a) Numérico.
b) Ideográfico.
c) Geográfico.
d) Mnemônico.
e) Alfabético.
a) Nos nomes de pessoas físicas, considera-se o prenome, seguido do último sobrenome e, depois, do nome.
b) Sobrenomes de parentesco, como Filho, Júnior, Neto e Sobrinho, devem ser colocados por último, depois
do nome.
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c) Os títulos que acompanham os nomes (ex.: Presidente, Ministro, etc.) devem ser colocados em primeiro
lugar.
d) Sobrenomes compostos por um substantivo e por um adjetivo, ou ligados por hífen, não devem ser
separados.
e) Sobrenomes iniciados com as palavras Santo, São e Santa devem ser separados e colocados por último,
depois do nome.
a) Corrente e intermediário.
b) Direto e indireto.
c) Setorial e geral.
d) Fixo e cíclico.
a) o sistema direto é aquele em que, para localizar um documento, é necessário consultar um índice ou um
código.
b) o método alfanumérico que combina letras e números é considerado um sistema direto e um método
básico.
c) o método variadex e o método soundex são considerados métodos padronizados de arquivamento.
d) o método automático e o método mnemônico são métodos básicos de sistema semi-indireto.
e) o método alfabético, o geográfico e o numérico dígito-terminal são métodos padronizados com sistemas
indiretos.
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a) Certo
b) Errado
a) alfabético e ideográfico.
b) padronizado e alfabético.
c) ideográfico e numérico.
d) alfanumérico e geográfico.
e) padronizado e numérico.
a) em primeiro lugar deve constar o sobrenome, em caso de mais de um, o último sobrenome.
b) os títulos (Dr.; Ministro) ou parentescos (Sobrinho; Filho; Jr.) que seguem ou antecedem o nome, são
considerados no arquivamento e devem ser colocados no início, conforme a mesma regra do último
sobrenome.
c) sobrenomes precedidos de prefixos ou preposições, em letra maiúscula, fazendo parte integrante do
sobrenome, (Vincent Van Gogh) devem ser arquivados pela letra do prefixo.
d) sobrenome composto por um substantivo e um adjetivo (Maria Casa Grande) deve permanecer
inseparável, embora possa se optar pelo último sobrenome.
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a) Geográfico
b) Alfabético nominal
c) Por tiras de inserção
d) Unitermos ou indexação coordenada
a) Numérico.
b) Ideográfico.
c) Geográfico.
d) Mnemônico.
e) Alfabético.
a) Método numérico.
b) Método geográfico.
c) Método por assunto.
d) Método alfabético.
e) Método por data.
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a) linear e clássico.
b) básico e padronizado.
c) básico e clássico.
d) linear e básico.
e) linear e padronizado.
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a) 4, 5, 1, 2, 3.
b) 3, 4, 5, 1, 2.
c) 4, 3, 5, 1, 2.
d) 3, 4, 5, 2, 1.
e) 4, 5, 2, 1, 3.
Utilizando as regras de alfabetação para ordenar os dossiês sobre cada um deles, a sequência correta
desses nomes é:
a) 2, 5, 9, 8, 3, 10, 4, 7, 6, 1.
b) 8, 1, 5, 4, 2, 7, 9, 10, 6, 3.
c) 9, 1, 5, 4, 2, 7, 10, 8, 6, 3.
d) 1, 2, 5, 4, 7, 9, 8, 6, 3, 10.
e) 2, 5, 9, 8, 7, 3, 10, 4, 6, 1.
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a) 13 regras de alfabetação.
b) 12 regras de alfabetação.
c) 11 regras de alfabetação.
d) 10 regras de alfabetação.
e) 1 regra de alfabetação.
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97. (FUNDATEC/Pref. Santa Rosa-RS/Agente Administrativo/2018) Paes (2004) define que o método
de arquivamento alfabético é o mais simples, e que o arquivamento de nomes obedece às regras
chamadas de regras de alfabetação. Assim, para fins de arquivamento de fichas ou pastas, ordene
alfabeticamente de um (1) a seis (6) os nomes das pessoas que seguem:
a) 2 – 6 – 5 – 4 – 1 – 3.
b) 1 – 5 – 6 – 2 – 3 – 4.
c) 6 – 2 – 4 – 3 – 1 – 5.
d) 1 – 5 – 6 – 3 – 4 – 2.
e) 2 – 6 – 5 – 1 – 3 – 4.
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QUESTÕES COMENTADAS
I. Método Alfabético – Consiste na organização do material tendo por base o nome de uma pessoa
ou empresa, constante do documento ou material que será registrado (neste caso o nome passa a
ser o elemento principal de classificação) e depois colocado em sequência alfabética.
III. Método por Assuntos – Sua aplicação requer planejamento prévio. Também conhecido por
método específico, é um dos mais perfeitos métodos de arquivamento, pois é o único a recuperar
os documentos segundo o seu conteúdo.
IV. Método Geográfico – Este método de arquivamento é do sistema direto, pois a consulta é feita
diretamente no arquivo. É muito utilizado nos casos de empresas que mantêm correspondência com
filiais e ainda para firmas que trabalham com reembolso postal, transporte de cargas e mercadorias
etc.
a) I – II – III – IV.
b) I – III – IV.
c) II – III.
d) I – IV.
e) III – IV.
Comentários:
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I. Método Alfabético – Consiste na organização do material tendo por base o nome de uma pessoa ou
empresa, constante do documento ou material que será registrado (neste caso o nome passa a ser o
elemento principal de classificação) e depois colocado em sequência alfabética. -> CORRETA. O método
alfabético leva mesmo em conta o nome como principal elemento para a ordenação.
II. Método Numérico – Nesta modalidade de arquivamento, a consulta é indireta, pois há necessidade de se
recorrer a um índice auxiliar alfabético que remeterá ao número sob o qual a informação foi arquivada. O
Método Numérico pode ser simples, cronológico e por indexação. -> ERRADA. A afirmativa vai bem em sua
primeira parte pois é mesmo um método indireto que remete ao número sob o qual a informação foi
arquivada. Porém o método numérico divide-se em simples, cronológico e dígito terminal (e não por
indexação, que é uma variação do método ideográfico numérico, também conhecido por Indexação
Coordenada).
III. Método por Assuntos – Sua aplicação requer planejamento prévio. Também conhecido por método
específico, é um dos mais perfeitos métodos de arquivamento, pois é o único a recuperar os documentos
segundo o seu conteúdo. -> CORRETA. O método "por assunto" ou Ideográfico ou Específico leva mesmo em
conta o conteúdo do documento como principal elemento para a ordenação.
IV. Método Geográfico – Este método de arquivamento é do sistema direto, pois a consulta é feita
diretamente no arquivo. É muito utilizado nos casos de empresas que mantêm correspondência com filiais
e ainda para firmas que trabalham com reembolso postal, transporte de cargas e mercadorias etc. ->
CORRETA. O método geográfico é mesmo um método direto e leva em conta o local como principal elemento
para a ordenação.
III. Atualmente, o método geográfico vem sendo substituído pelo método alfabético.
a) apenas em I.
b) apenas em I e III.
c) apenas em II e III.
d) em nenhuma das afirmativas.
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Comentários:
I. O arquivamento por assunto resulta da aplicação concomitante dos métodos alfabético e numérico. ->
ERRADA. O arquivamento por assunto é um dos métodos básicos de arquivamento e não utiliza não utiliza
nem o método alfabético e nem o numérico, mas sim se baseia no conteúdo do documento.
II. O método numérico é sempre cronológico. -> ERRADA. O método numérico pode ser simples, cronológico
ou dígito terminal.
III. Atualmente, o método geográfico vem sendo substituído pelo método alfabético. -> ERRADA. Não há
qualquer indicação desse movimento de substituição. Cada um é indicado e usado em situações específicas
e diferentes.
a) alfabético.
b) alfanumérico.
c) geográfico.
d) sequenciamento longitudinal.
Comentários:
A alternativa B está incorreta. O método alfanumérico embora não pertença nem a categoria dos métodos
básicos e nem a dos padronizados, é um método de arquivamento reconhecido, que mistura caraterísticas
do alfabético e do numérico e faz parte do sistema semi indireto.
A alternativa D está correta e é o gabarito da questão. Veja abaixo os principais métodos de arquivamento,
tanto básicos como padronizados. Note que o sequenciamento longitudinal não é um deles:
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a) O método alfabético é aquele em que os documentos são ordenados por nome (nomes de pessoas,
instituições ou eventos, por exemplo).
b) O método variadex pode utilizar, letras, números e cores.
c) O método ideográfico é aquele em que os documentos são ordenados por assunto.
d) O método numérico cronológico é aquele em que se trabalha com data.
Comentários:
A alternativa B está correta e é o gabarito da questão. O método Variadex utiliza essencialmente cores e
letras, mas não números.
A alternativa D está incorreta. A data e os números são os principais elementos da ordenação numérico
cronológica.
De acordo com as regras de alfabetação, a ordem correta dos nomes acima em um arquivo será:
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Comentários:
Assim temos:
a) Certo
b) Errado
Comentário:
As bancas adoram cobrar a relação do método Variadex com o uso de cores e está correto!
Desenvolvido por Remington Rand, o método Variadex introduz as cores como elementos auxiliares. O
objetivo é facilitar tanto o arquivamento como a posterior localização dos documentos.
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- Lohan Patricio
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Veja um exemplo e preste atenção: como é impossível determinar uma cor para cada uma das letras do
alfabeto, as cores devem ser atribuídas em função da segunda letra do nome de entrada e não da inicial, ok?
Dessa forma, para cada grupo de letras do alfabeto teremos uma cor correspondente.
A grande vantagem do variadex é que ele reduz o universo de procura sempre em 80%, visto que reduz as
buscas a apenas 1/5 do universo, ou seja, uma entre as 5 cores disponíveis.
a) Certo
b) Errado
Comentário:
A classificação por assunto de fato se baseia na análise e na interpretação dos documentos, partindo sempre
do geral para o particular e seguindo critérios lógicos.
O método ideográfico é aquele no qual o principal elemento a ser considerado é o assunto. Não é de fácil
aplicação pois está sempre submetido a interpretação do usuário, além de tornar necessário o completo
conhecimento das atividades da instituição. É recomendado para grandes massas documentais e grandes
quantidades de assuntos. É também chamado de Método Específico por algumas bancas.
Dessa forma, para que se tenha um critério objetivo e seja possível minimizar a subjetividade da classificação,
cada instituição deverá gerar o seu plano de classificação. Nele, todos os assuntos relativos as atividades da
organização devem estar registrados sob títulos principais e subdivididos em títulos específicos, partindo-se
sempre do genérico para o específico.
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a) Certo
b) Errado
Comentário:
Ao contrário, o método decimal é que apresenta restrições na abertura de classes e subclasses. Embora elas
possam existir, estão sempre limitadas a 10 em cada um dos níveis, o que é a principal característica do
sistema chamado de "Decimal".
No sistema Decimal a divisão dos assuntos parte do geral para o particular e cada classe é novamente dividida
em subclasses. Note que é bastante semelhante ao método Duplex.
A maior diferença é que no método decimal as classes podem ser no máximo 10 (9 principais e uma reservada
para demais assuntos) e isso exige um profundo conhecimento da atividade da organização para que todos
os assuntos sejam esgotados nas 10 classes permitidas. Esse procedimento acaba criando certa
complexidade para o método, assim como a limitação imposta pelo limite das classes que podem ser
utilizadas.
a) Certo
b) Errado
Comentário:
Sempre. A escolha de métodos e técnicas de arquivamento devem levar em conta não só a fase do ciclo de
vida dos documentos (arquivos correntes exigem práticas absolutamente diferentes das dos arquivos
permanentes, por exemplo), como também as necessidades e recursos da instituição, a natureza dos
documentos, etc.
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critérios de ordenação, como nome, local, número, data e assunto, deve considerar o elemento mais
frequentemente procurado, de modo a facilitar o acesso ao documento e às informações nele contidas.
a) Certo
b) Errado
Comentário:
Exato. Por isso é que cabe ao arquivista (ou responsável pelo processo) escolher o método de arquivamento
e técnicas mais indicadas para otimizar todo o processo de guarda, preservação, localização e acesso aos
documentos. Muitas vezes mais de um método é adotado em função de características diversas dos
documentos, da instituição, etc. Neste processo de escolha a adoção do critério de ordenação mais indicado
para a situação é crítico para trazer eficiência a todo o sistema.
a) Certo
b) Errado
Comentários:
a) Certo
b) Errado
Comentários:
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previamente estabelecido”, ou seja, após ele estar devidamente classificado e ordenado, será depositado
em seu “devido lugar” (com base na classificação), em equipamentos próprios (arquivos ou outros formatos
de acondicionamento).
Além disso, é importante saber que acondicionar um documento significa embalá-lo ou guardá-lo de forma
a garantir sua proteção e preservação, também facilitando seu acesso. Segundo o DBTA: "embalagem ou
guarda de documentos visando à sua preservação e acesso", mas aceita-se também a aplicação do termo
quando o documento é guardado (arquivado) em um móvel ou arquivo onde ficará protegido e devidamente
custodiado.
a) numericamente.
b) alfabeticamente.
c) geograficamente.
d) cronologicamente.
e) tematicamente.
Comentários:
A alternativa A está incorreta. O método numérico simples utiliza como elemento identificador o número do
documento. Não é este que é considerado o modo-padrão de ordenamento, mas sim o método numérico
cronológico.
A alternativa B está incorreta. O método alfabético é um método direto e simples desde que o elemento
principal a ser considerado seja o nome. Não é este que é considerado o modo-padrão de ordenamento, mas
sim o método numérico cronológico.
A alternativa C está incorreta. O método geográfico também é um método direto e é preferido quando o
principal elemento a ser considerado é a procedência. Também não é este que é considerado o modo-padrão
de ordenamento, mas sim o método numérico cronológico.
A alternativa D está correta e é o gabarito da questão. O método cronológico é aquele indicado como padrão
quando não houver qualquer orientação diferente quanto ao modo de ordenação dos documentos.
Segundo a Profa. Marilena Leite Paes "esta modalidade é a adotada em quase todas as repartições públicas".
Neste método, além da ordem numérica observa-se a data como forma de ordenar os documentos.
A alternativa E está incorreta. Os métodos ideográficos ou por assunto (tema), não é de fácil aplicação e
depende de interpretações e subjetividades para sua aplicação. Não é este que é considerado o modo-
padrão de ordenamento, mas sim o método numérico cronológico.
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a) Certo
b) Errado
Comentários:
• Inspeção
• Estudo
• Classificação
• Codificação
• Ordenação
• Guarda de documentos
a) ordem cronológica.
b) assunto.
c) ordem geográfica.
d) fundos.
e) formato.
Comentários:
A alternativa A está incorreta. A ordenação dos arquivos permanentes é feita por fundos e não pela ordem
cronológica.
A alternativa B está incorreta. A ordenação dos arquivos permanentes é feita por fundos e não por assunto.
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A alternativa C está incorreta. A ordenação dos arquivos permanentes é feita por fundos e não pela ordem
geográfica.
A alternativa D está correta e é o gabarito da questão. Segundo a Profa. Marilena Leite Paes, Em arquivologia
entende-se por arranjo (uma das principais atividades dos arquivos permanentes) a ordenação dos
documentos em fundos, a ordenação das séries dentro dos fundos, e se necessário, dos itens documentais
dentro das séries.
A ordenação dos documentos em fundos respeita, entre outros, um dos pilares básicos da Arquivologia, o
princípio da Proveniência. Este é o princípio mais cobrado em provas. Para o DBTA é um princípio básico da
arquivologia segundo o qual o arquivo produzido por uma entidade coletiva, pessoa ou família não deve ser
misturado aos de outras entidades produtoras. Também chamado princípio do respeito aos fundos.
Para o DBTA fundos nada mais são do que conjuntos de documentos de uma mesma proveniência. É um
termo que equivale a arquivo. Então, para não complicar, fundo e arquivo são sinônimos. Você precisa saber
disso para não se confundir na hora da prova.
A alternativa E está incorreta. A ordenação dos arquivos permanentes é feita por fundos e não com base no
formato.
a) Certo
b) Errado
Comentários:
a) Certo
b) Errado
Comentários:
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• Inspeção
• Estudo
• Classificação
• Codificação
• Ordenação
• Guarda de documentos
Note que a atividade de ordenação ocorre mesmo após a classificação e codificação do documento.
18. (CEBRASPE/TST/Técnico Judiciário/2008) No item é apresentada uma lista com nomes de autores
de documentos a serem arquivados. Considerando as regras de alfabetação para arquivamento de
documentos cujo principal elemento seja o nome, julgue se a lista apresentada respeita a aplicação
correta das referidas regras.
Comentários:
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19. (CEBRASPE/TST/Técnico Judiciário/2008) No item é apresentada uma lista com nomes de autores
de documentos a serem arquivados. Considerando as regras de alfabetação para arquivamento de
documentos cujo principal elemento seja o nome, julgue se a lista apresentada respeita a aplicação
correta das referidas regras.
Comentários:
Bernardes, Ministro Marcus Afonsus - está errado. De acordo com a regra 7, Os títulos não são considerados
na alfabetação. São colocados após o nome completo, entre parênteses. O correto seria Bernardes, Marcus
Afonsus (Ministro).
Fagundes, Demóstenes Farias - está correto. De acordo com a regra 1, nos nomes de pessoas físicas
considera-se o último sobrenome e depois o prenome.
Fagundes, Desembargador Carlos Tadeu Ferreira. Está errado. De acordo com a mesma regra 7 que vimos
acima. O correto seria Fagundes, Carlos Tadeu Ferreira (Desembargador).
Queiroz, Juiz Amadeu Antonio de Souza. Está errado. De acordo com a mesma regra 7 que vimos acima. O
correto seria Queiroz, Amadeu Antonio de Souza (Juiz).
Teríamos portanto:
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Morro Alegre
Morro Branco
Morro Maior
Morro Santo
Monteiro
Montenegro
a) Certo
b) Errado
Comentários:
Os termos Monteiro e Montenegro vêm antes dos termos iniciados por "Morro" em qualquer uma das regras
de ordenação, seja por palavras ou por letras.
Monteiro
Montenegro
Morro Alegre
Morro Branco
Morro Maior
Morro Santo
2 Comunicações
2 - 2 Correio
2 - 2 - 1 Franquia
a) Certo
b) Errado
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Comentários:
Este formato permite a abertura de um número ilimitado de classes, tornando o método bastante flexível.
Esse é exatamente o método representado no enunciado.
a) Certo
b) Errado
Comentários:
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a) Certo
b) Errado
Comentários:
a) Certo
b) Errado
Comentários:
a) Certo
b) Errado
Comentários:
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a) Certo
b) Errado
Comentários:
a) Certo
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b) Errado
Comentários:
• Inspeção
• Estudo
• Classificação
• Codificação
• Ordenação
• Guarda de documentos
Note que a atividade de ordenação ocorre mesmo após a classificação e codificação do documento.
a) difusão.
b) avaliação.
c) ordenação.
d) arquivamento.
e) descrição.
Comentários:
A alternativa C está correta e é o gabarito da questão. A ordenação trata de estabelecer um ou mais critérios
que determinem a disposição física de um dado conjunto de documentos.
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A alternativa E está incorreta. A descrição, por fim, é o processo intelectual de sintetizar os elementos
formais e o conteúdo textual de unidades de arquivamento, adequando-os ao instrumento de pesquisa que
se pretende produzir. Logo, conhecer a proveniência do acervo é requisito essencial para a descrição de
documentos.
a) Certo
b) Errado
Comentários:
a) Certo
b) Errado
Comentários:
Indo mais além, a Profa. Marilena Leite Paes é ainda mais objetiva. Segundo ela o método de arquivamento
é determinado pela natureza dos documentos a serem arquivados e pela estrutura da entidade.
a) Certo
b) Errado
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Comentários:
a) Certo
b) Errado
Comentários:
a) Certo
b) Errado
Comentários:
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Já a regra 13 trata de congressos, conferências, reuniões e eventos similares: nos títulos de congressos,
conferências, reuniões, assembleias e assemelhados os números arábicos, romanos ou escritos por extenso
deverão aparecer no fim, entre parênteses.
a) Certo
b) Errado
Comentários:
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a) Certo
b) Errado
Comentários:
a) Certo
b) Errado
Comentários:
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- o sistema deve admitir expansões, acolhendo documentos recém criados, frutos de novas atividades até
então inexistentes.
a) Certo
b) Errado
Comentários:
a) Certo
b) Errado
Comentários:
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a) Certo
b) Errado
Comentários:
a) Certo
b) Errado
Comentários:
a) Certo
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b) Errado
Comentários:
a) Certo
b) Errado
Comentários:
43. (CEBRASPE/TRE RJ/Técnico Judiciário/2012) Julgue o item que se segue, relativo à gestão de
documentos. A disposição de documentos pelo nome dos clientes corresponde à ordenação do
tipo unitermo.
a) Certo
b) Errado
Comentários:
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a) Certo
b) Errado
Comentários:
• Inspeção
• Estudo
• Classificação
• Codificação
• Ordenação
• Guarda de documentos
A Ordenação refere-se à ação de dispor segundo determinada ordem, que pode ser a alfabética, cronológica
ou geográfica, os documentos dentro de uma unidade de classificação.
De acordo com a Profa. Marilena Leite Paes os objetivos da ordenação são:
- Agilizar o arquivamento: gaveta e pasta são abertas apenas uma vez, o movimento é feito em uma só
direção;
- Racionalização do trabalho: reunião dos documentos de uma mesma pessoa ou sobre um mesmo assunto
antes que o arquivista se dirija ao móvel arquivador.
c) A ordenação alfabética é método direto e utiliza o nome para dispor os documentos ou as pastas, sem a
necessidade de instrumento auxiliar.
e) Na ordenação geográfica, caso o principal elemento de identificação seja cidade e não estado, a capital
deve ser destacada.
Comentários:
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A alternativa C está correta e é o gabarito da questão. O método alfabético é de fato um método direto no
qual a busca da informação é feita diretamente nos documentos, sem a necessidade de uso de instrumento
auxiliar ou intermediário como índices ou códigos.
A alternativa D está incorreta. A ordenação por assunto possui regras e métodos entre os métodos básicos
de arquivamento, como o método ideográfico (ou por assunto) e todas as suas subdivisões.
b) Os documentos, no sistema numérico simples, são agrupados em sequência numérica, exigindo o índice
alfabético remissivo.
c) A ordenação pelo sistema numérico cronológico determina que os documentos sejam organizados
conforme sua sequência numérica, dispensando o índice alfabético remissivo.
d) Na ordenação temática dicionária, as letras são distribuídas conforme a sequência dos assuntos.
Comentários:
A alternativa A está incorreta. A ordem alfabética leva em conta os nomes e não a sequência numérico-
cronológica que, para esse método, é irrelevante.
A alternativa B está correta e é o gabarito da questão. No método numérico simples a busca pela informação
exige a consulta de índice alfabético remissivo. O método numérico é um sistema indireto.
A alternativa C está incorreta. A ordenação pelo sistema numérico cronológico determina que os
documentos sejam organizados conforme sua sequência numérica, porém, não dispensando o índice
alfabético remissivo na recuperação da informação, visto que é um método numérico, portanto indireto.
A alternativa D está incorreta. Na ordenação temática dicionária, os assuntos isolados são dispostos
alfabeticamente, obedecendo-se somente a sequência de letras, portanto ao contrário do que diz o
enunciado.
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A alternativa E está incorreta. A ordem geográfica prevê que os verbetes sejam ordenados por procedência
ou local e não por temas.
a) Certo
b) Errado
Comentários:
a) Certo
b) Errado
Comentários:
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No sistema Semi-Indireto a busca de arquivo é realizada sem auxílio de índices, mas utilizando tabelas em
forma de cartão, constituída de divisões do alfabeto previamente planejadas. O método alfanumérico é o
único nessa classificação.
a) Certo
b) Errado
Comentários:
a) Certo
b) Errado
Comentários:
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a) Certo
b) Errado
Comentários:
a) Certo
b) Errado
Comentários:
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a) Certo
b) Errado
Comentários:
a) Certo
b) Errado
Comentários:
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A divisão dos documentos em classes proposta pelo enunciado da questão, segundo seus temas, diz respeito
aos métodos de arquivamento por assunto (método ideográfico), no qual os documentos são agrupados de
acordo com temas de natureza semelhante e segundo os critérios fixados pelo plano de classificação.
a) Certo
b) Errado
Comentários:
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O método ideográfico é aquele no qual o principal elemento a ser considerado é o assunto. Não é de fácil
aplicação pois está sempre submetido a interpretação do usuário, além de tornar necessário o completo
conhecimento das atividades da instituição. É recomendado para grandes massas documentais e grandes
quantidades de assuntos.
Dessa forma, para que se tenha um critério objetivo e seja possível minimizar a subjetividade da classificação,
cada instituição deverá gerar o seu plano de classificação. Nele, todos os assuntos relativos as atividades da
organização devem estar registrados sob títulos principais e subdivididos em títulos específicos, partindo-se
sempre do genérico para o específico.
a) Certo
b) Errado
Comentários:
Na ordenação, documentos classificados sob um mesmo assunto são reunidos, exatamente como diz o
enunciado.
Já o arquivamento (ou guarda) consiste em colocar o documento na sua respectiva pasta (seja ela física ou
eletrônica), caixa, arquivo, estante, etc. É o arquivamento do documento propriamente dito.
a) Certo
b) Errado
Comentários:
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58. (CEBRASPE/TRE ES/Técnico Judiciário/2011) Julgue o item que se segue, relativo a gestão de
documentos. O arquivamento é a disposição dos documentos dentro de uma unidade de
classificação, e a ordenação é o ato físico de colocar o documento dentro de uma unidade de
acondicionamento.
a) Certo
b) Errado
Comentários:
a) Certo
b) Errado
Comentários:
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Destinação - consiste na análise e avaliação dos documentos com o objetivo de estabelecer os seus prazos
de guarda e a sua destinação final, ou seja, se deverão ser eliminados ou ser custodiados de forma definitiva
em arquivos permanentes.
PRODUÇÃO
•Racionalização na criação de documentos.
•Otimização do uso de recursos.
•Escolha criteriosa dos equipamentos e pessoas empregados no
processo.
UTILIZAÇÃO
•Fluxo percorrido pelo documento no cumprimento de sua função
administrativa.
•Armazenamento após o encerramento.
•Atividades de protocolo, expedição, organização e arquivamento.
AVALIAÇÃO E DESTINAÇÃO
•Estabelecimento de prazos de guarda e destinação final.
•Eliminação periódica de documentos.
•Transferência e recolhimentos de documentos para seus respectivos
arquivos.
60. (CEBRASPE/TRE ES/Analista Judiciário/2011) A respeito das funções arquivísticas, julgue o item
subsequente. A disposição de documentos dentro de uma unidade de classificação é conhecida
como ordenação.
a) Certo
b) Errado
Comentários:
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a) guia de fontes.
b) plano de destinação.
c) inventário topográfico
d) plano de armazenamento.
e) diagnóstico de arquivos.
Comentários:
A alternativa C está incorreta. Outro tema não relacionado sequer com o que estamos estudando.
A alternativa D está incorreta. Aproxima-se um pouco mais do estudado, mas não é exatamente o que
estamos procurando, ou seja, uma resposta relacionada ao levantamento de dados, diagnóstico e plano de
ação.
A alternativa E está correta e é o gabarito da questão. Vimos ao longo da aula que o levantamento de dados
e a posterior análise da situação encontrada, ao longo do processo de organização e administração dos
arquivos, dá ao arquivista a possibilidade de elaborar um diagnóstico da situação arquivística em questão.
Isso permite que, na sequência, ele possa identificar os pontos falhos da atividade e atuar sobre eles, com o
desenvolvimento e implementação de um plano arquivístico de melhorias, o chamado planejamento.
a) Certo
b) Errado
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Comentários:
a) Certo
b) Errado
Comentários:
a) Certo
b) Errado
Comentários:
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Mais uma vez, é exatamente o que temos visto nesta etapa da aula. O diagnóstico é realizado após o
levantamento de dados e análise da situação real arquivística do órgão ou sistema que está sendo estudado.
Tem como resultado o fornecimento das lacunas da atividade, que justificam intervenção e plano de
melhoria, ou seja, oferece exatamente os subsídios que o examinador se refere no enunciado da questão.
a) envio / localização.
b) estudo / codificação.
c) verificação / recebimento.
d) preenchimento / assinatura.
Comentários:
A alternativa A está incorreta. Na rotina de arquivamento não há atividades de envio ou de localização dos
documentos.
A atividade de classificação é uma das operações prévias de arquivamento que deve ser realizada pelo
arquivista. Nela o arquivista deve, após efetuar o estudo do documento, identificar os assuntos principal e
secundário do documento, assim como registrar as suas referências cruzadas.
Dessa forma, após o estudo e a identificação do documento o profissional deve codificá-lo, antes de seguir
para o arquivamento final. São todas atividades encadeadas e subsequentes, imprescindíveis para o correto
arquivamento do documento.
A alternativa C está incorreta. Nas atividades prévias ao arquivamento, também não há atividades
relacionadas ao recebimento.
A alternativa D está incorreta. Preenchimento e assinatura também não são atividades relacionadas a rotina
de arquivamento de documentos.
a) ordenação.
b) seleção.
c) julgamento.
d) encomenda.
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e) equilíbrio.
Comentários:
As atividades que fazem parte da rotina de operações do arquivamento são: inspeção, estudo, classificação,
codificação, ordenação e a efetiva guarda do documento.
A alternativa B está incorreta. A seleção não faz parte da rotina de arquivamento. É considerada pelo DBTA
como a “separação dos documentos de valor permanente daqueles passíveis de eliminação, mediante
critérios e técnicas previamente estabelecidos em tabela de temporalidade”.
A alternativa C está incorreta. O julgamento também não é uma atividade que faça parte das operações
(rotina) de arquivamento.
A alternativa D está incorreta. A encomenda também não é uma atividade que faça parte das operações
(rotina) de arquivamento e sequer se relaciona com o tema.
A alternativa E está incorreta. Por fim, o equilíbrio também não tem qualquer relação com o tema.
a) 1, 2 e 4, apenas.
b) 2, 3 e 5, apenas.
c) 1, 2 e 3, apenas.
d) 4 e 5, apenas.
e) 1, 2, 3, 4 e 5.
Comentários:
Antes de avaliarmos as alternativas, vamos avaliar cada uma das afirmativas do enunciado:
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Na classificação, a operação do estudo consiste na leitura de cada documento, a fim de verificar sob que
assunto deverá ser classificado e quais as referências cruzadas que lhe correspondem - Correto. A
classificação depende do estudo, que define o assunto correto e as referências cruzadas do documento.
No arquivamento, a inspeção consiste no exame do(s) documento(s) para verificar se ele(s) se destina(m)
realmente ao arquivamento, se possui(em) anexo(s) e se a classificação atribuída será mantida ou
alterada. - Perfeito. Ao longo da inspeção, todas essas atividades são realizadas pelo profissional
arquivista.
O processo de retirada e controle ocorre quando processos, dossiês ou outros documentos são retirados
do arquivo para emprestar aos usuários, prestar informações ou efetuar uma juntada - Correto. Embora
não seja uma atividade prévia ao arquivamento, a retirada de documentos ocorre justamente quando o
documento é cedido (emprestado) a usuários para consulta ou juntada de nova documentação.
Dessa forma todas as afirmativas são corretas e a alternativa E está correta e é o gabarito da questão.
a) I, II, IV e III
b) II, III, I e IV
c) III, II, I e IV
d) IV, II, III e I
Comentários:
Veja que o examinador solicita a ordem correta da ocorrência de cada uma das atividades listadas, após a
inspeção e até a guarda do documento.
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Como já estudamos, sabemos que após a inspeção, temos a atividade de estudo (III) do documento, depois
a classificação (II), seguida da codificação (I) e da ordenação (IV), após o que, finalmente, o documento é
arquivado.
Lembre-se sempre que essas atividades são, na prática, realizadas de maneira sequencial sem muita
distinção entre onde uma termina e a outra se inicia. Mas a ordem correta é essa: III, II, I e IV.
(I) Inspeção
(II) Ordenação
(III) Arquivamento
(IV) Retirada e Controle
(A) Guarda do documento no local devido (pasta suspensa, prateleira, caixa), de acordo com a
classificação dada. Nessa fase deve-se ter muita atenção, pois um documento arquivado erroneamente
poderá ficar perdido, sem possibilidade de recuperação quando solicitado posteriormente.
(B) Ocorre quando os documentos saem do arquivo para empréstimo; prestar informações; efetuar
uma juntada. Utiliza-se controle de empréstimo no qual são registradas informações sobre processos,
dossiês ou outros documentos, além do setor, nome, assinatura do servidor responsável pela
solicitação e, posteriormente, a data da devolução do documento.
(C) Exame do(s) documento(s) para verificar se o(s) mesmo(s) se destina(m) realmente ao
arquivamento, se possui(em) anexo(s) e se a classificação atribuída será mantida ou alterada.
(D) Reunião dos documentos classificados sob um mesmo assunto. Tem por objetivo agilizar o
arquivamento, minimizando a possibilidade de erros. Favorece manter reunidos todos os documentos
referentes a um mesmo assunto, organizando-os previamente para o arquivamento.
Comentários:
Inspeção - já vimos que é a atividade na qual o profissional se certifica se o documento deve mesmo ser
arquivado, se possui anexos e se a classificação está correta. A correspondência é a letra C.
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Ordenação - vimos também que a ordenação é a reunião dos documentos classificados sob um mesmo
assunto, o que agiliza o arquivamento e racionaliza o trabalho. É a letra D.
Retirada e Controle - por último, a atividade de retirada e controle, que ocorre após a guarda, caracteriza-se
pelo empréstimo do documento para consulta ou juntada de nova documentação, devendo ser
acompanhada pela emissão de recibo ou sistema de controle de saída e tramitação. É a letra B.
Temos então: C - D - A - B.
a) vertical.
b) semi-indireto.
c) horizontal.
d) indireto.
e) direto.
Comentários:
No arquivamento vertical os documentos são dispostos uns atrás dos outros, permitindo rápida consulta e
manuseio, sem necessidade de remover os demais documentos ao redor. É indicado para arquivos com
documentos de alta frequência de uso, como os arquivos correntes.
A alternativa B está incorreta. Semi-indireto não é um tipo de arquivamento, mas sim um sistema, do qual
só faz parte o método alfanumérico.
A alternativa C está incorreta. No arquivamento horizontal os documentos e fichas são colocados uns sobre
os outros, sendo arquivados em caixas, escaninhos ou estantes. Formato bastante utilizado pra plantas,
mapas e desenhos, especialmente em arquivos permanentes.
A alternativa D está incorreta. Indireto também é um sistema de arquivamento e não tipo. Nele, para se
localizar o documento é preciso antes consultar um código ou índice.
A alternativa E está incorreta. O sistema direto também não é um tipo de arquivamento. No sistema direto
a busca do documento é feita diretamente no local onde ele se acha guardado.
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Comentários:
A alternativa A está incorreta. Já vimos que no arquivamento horizontal os documentos são colocados uns
sobre os outros.
A alternativa B está correta e é o gabarito da questão. O arquivamento horizontal é mesmo indicado para
documentos de grande dimensão e de baixa frequência de consulta.
A alternativa C está incorreta. O arquivamento horizontal não é indicado para arquivos com alta frequência
de consulta, como os arquivos correntes.
A alternativa D está incorreta. Como já vimos, no arquivamento horizontal os documentos são dispostos uns
sobre os outros.
a) específico.
b) mnemônico.
c) variadex.
d) duplex.
e) rôneo.
Comentários:
A alternativa A está incorreta. O método específico é uma antiga subdivisão do método alfabético, mas já
em desuso.
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A alternativa B está incorreta. O método mnemônico, além de obsoleto consiste na criação de mnemônicos
(esquemas, gráficos, símbolos, palavras, etc.) para auxiliar a memória do arquivista.
A alternativa C está correta e é o gabarito da questão. O método variadex, desenvolvido por Remington
Rand, introduz as cores como elementos auxiliares, representando grupos de letras do alfabeto. O objetivo
é facilitar tanto o arquivamento como a posterior localização dos documentos.
A alternativa E está incorreta. No método rôneo, embora haja o emprego de cores, ele não tem por eixo as
letras do alfabeto representadas por cores diferentes. É conhecido como método híbrido e também é um
método obsoleto. Seu mecanismo consiste na combinação do método alfanumérico com o numérico
ordinário.
Comentários:
A alternativa B está correta e é o gabarito da questão. O método numérico é mesmo um método indireto,
no qual a busca do documento é feita por meio da consulta de um índice ou código.
A alternativa D está incorreta. O método mnemônico emprega mnemônicos (esquemas, gráficos, símbolos,
palavras, etc.) para auxiliar a memória do arquivista.
A alternativa E está incorreta. O método variadex pertence a classe dos métodos padronizados, enquanto
os métodos numéricos são da classe dos métodos básicos e subdividem-se em simples, cronológico e dígito-
terminal.
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O método cuja codificação de identificação associa a um grupo de letras uma determinada cor,
podendo estas cores variarem de país para país, é o:
a) alfabético.
b) rôneo.
c) duplex.
d) variadex.
Comentários:
A alternativa A está incorreta. O método alfabético não usa cores em sua classificação.
A alternativa B está incorreta. O método rôneo, embora empregue cores em sua dinâmica, não associa uma
determinada cor a um grupo de letras. Essa é característica típica do método variadex.
A alternativa C está incorreta. O método ideográfico numérico duplex também não usa cores em sua
classificação.
A alternativa D está correta e é o gabarito da questão. O método variadex introduz as cores como elementos
auxiliares. O objetivo é facilitar tanto o arquivamento como a posterior localização dos documentos. As cores
certamente variarão entre países, pois baseiam-se nas letras da grafia de cada país.
a) Numérico.
b) Ideográfico.
c) Geográfico.
d) Mnemônico.
e) Alfabético.
Comentários:
A alternativa A está incorreta. Os métodos numéricos não são os mais indicados quando o principal elemento
do documento é a sua procedência/local.
A alternativa B está incorreta. Os métodos ideográficos também não são os mais indicados quando o
principal elemento do documento é a sua procedência/local.
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A alternativa C está correta e é o gabarito da questão. O método geográfico é mais um método do sistema
direto. Seu uso é indicado principalmente quando o elemento mais importante a ser levado em conta no
documento é a sua procedência ou local.
A alternativa D está incorreta. O método mnemônico também não é o mais indicado quando o principal
elemento de identificação no documento é a sua procedência.
A alternativa E está incorreta. O método alfabético é do sistema direto e tem como elemento principal das
buscas o nome e não a procedência ou local do documento.
a) Nos nomes de pessoas físicas, considera-se o prenome, seguido do último sobrenome e, depois, do nome.
b) Sobrenomes de parentesco, como Filho, Júnior, Neto e Sobrinho, devem ser colocados por último, depois
do nome.
c) Os títulos que acompanham os nomes (ex.: Presidente, Ministro, etc.) devem ser colocados em primeiro
lugar.
d) Sobrenomes compostos por um substantivo e por um adjetivo, ou ligados por hífen, não devem ser
separados.
e) Sobrenomes iniciados com as palavras Santo, São e Santa devem ser separados e colocados por último,
depois do nome.
Comentários:
A alternativa A está incorreta. A regra 1 diz que nos nomes de pessoas físicas considera-se o último
sobrenome e depois o prenome.
A alternativa B está incorreta. A regra 6 diz na verdade que os sobrenomes que exprimem grau de parentesco
como Filho, Junior, Neto, Sobrinho são considerados parte integrante do último sobrenome, mas não são
considerados na ordenação alfabética.
A alternativa C está incorreta. Os títulos não devem ser considerados na alfabetação. São colocados após o
nome completo, entre parênteses. É o que diz a regra 7 que estudamos.
A alternativa D está correta e é o gabarito da questão. Essa é a regra 2 de alfabetação. Sobrenomes com
substantivo + adjetivo ou separados por hífen, não são separados.
A alternativa E está incorreta. A regra 3 anuncia que sobrenomes formados com as palavras Santa, Santo ou
São seguem a regra dos sobrenomes compostos por um adjetivo e um substantivo, portanto também não
devem ser separados.
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a) Corrente e intermediário.
b) Direto e indireto.
c) Setorial e geral.
d) Fixo e cíclico.
Comentários:
A alternativa A está incorreta. Corrente e Intermediário são classificações de arquivos, de primeira e segunda
idade, respectivamente. Não dá para se confundir com isso a essa altura!
A alternativa B está correta e é o gabarito da questão. Já vimos que todos os métodos de arquivamento,
independentemente de sua classe (básicos ou padronizados), dividem-se em 2 sistemas: direto e indireto.
Atenção apenas com o método alfanumérico que é uma grande exceção a toda essa regra. Não se encaixa
nem nas classes básicos ou padronizados assim também como não é do sistema direto nem do indireto, mas
constitui, ele sozinho, o sistema semi-indireto.
A alternativa C está incorreta. Setorial e Geral é uma classificação atribuída aos arquivos quanto a sua
extensão, lembra-se? Se não lembra, volte as aulas anteriores, pois isso já estudamos!
A alternativa D está incorreta. Fixo e cíclico não são classificações atribuídas aos sistemas dos métodos de
arquivamento.
a) o sistema direto é aquele em que, para localizar um documento, é necessário consultar um índice ou um
código.
b) o método alfanumérico que combina letras e números é considerado um sistema direto e um método
básico.
c) o método variadex e o método soundex são considerados métodos padronizados de arquivamento.
d) o método automático e o método mnemônico são métodos básicos de sistema semi-indireto.
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e) o método alfabético, o geográfico e o numérico dígito-terminal são métodos padronizados com sistemas
indiretos.
Comentários:
A alternativa A está incorreta. O correto é exatamente o contrário. O sistema direto é aquele no qual a busca
do documento é feita diretamente no local onde ele se acha guardado.
A alternativa B está incorreta. O sistema alfanumérico é uma exceção. Não se enquadra nem entre os básicos
e nem entre os padronizados. Também não é um sistema direto. É o único método considerado de sistema
semi-indireto.
A alternativa D está incorreta. Ambos os métodos estão enquadrados na classe dos métodos padronizados
e não básicos.
A alternativa E está incorreta. Todos os métodos listados são métodos básicos e não padronizados, como já
vimos acima.
Comentários:
A alternativa B está incorreta. Os itens listados também não são métodos de arquivamento.
A alternativa C está incorreta. Os três itens trazidos pela banca são arquivos de diferentes idades: corrente
(primeira idade), intermediário (segunda idade) e permanente (terceira idade).
A alternativa D está incorreta. Também não são métodos de arquivamento e pouco ou nada se relacionam
com a matéria estudada.
A alternativa E está correta e é o gabarito da questão. Os quatro métodos listados são os métodos em que
se subdivide a classe básica dos métodos de arquivamento: alfabéticos, geográficos, numéricos e
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ideográficos (ou por assunto). A outra classe é a padronizada, com os métodos variadex, automático,
soundex, mnemônico e rôneo.
a) Certo
b) Errado
Comentários:
O método de arquivamento ideográfico é aquele no qual o principal elemento a ser considerado é o assunto.
Não é de fácil aplicação pois está sempre submetido a interpretação do usuário, além do necessário
completo conhecimento das atividades da instituição. Como já estudamos, é recomendado para grandes
massas documentais e grandes quantidades de assuntos.
Comentários:
A alternativa A está incorreta. Os termos metafórico e crítico não correspondem a métodos de arquivamento
estudados.
A alternativa C está correta e é o gabarito da questão. Vimos ao longo da aula que os métodos de
arquivamento mais utilizados são justamente aqueles classificados como básicos, ou seja: métodos
alfabético, geográfico, numérico e ideográfico (ou por assunto).
A alternativa E está incorreta. Mais uma vez, metafórico não se enquadra entre os métodos de
arquivamento.
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a) alfabético e ideográfico.
b) padronizado e alfabético.
c) ideográfico e numérico.
d) alfanumérico e geográfico.
e) padronizado e numérico.
Comentários:
A alternativa A está incorreta. Alfabético e ideográfico são outros métodos de arquivamento e não classes
nas quais os métodos soundex e dígito-terminal pudessem ser classificados.
A alternativa B está incorreta. O método soundex realmente é um método padronizado, porém o método
dígito-terminal não é um método alfabético, mas sim numérico.
A alternativa C está incorreta. O método soundex não é ideográfico (método básico). Já o dígito-terminal é
sim um método numérico, da classe dos métodos básicos.
A alternativa D está incorreta. O método soundex também não pode ser classificado como método
alfanumérico, que é um método a parte, sem qualquer classificação. E o método dígito-terminal também
não pode ser classificado como geográfico, que é um outro tipo de método, da classe dos métodos básicos.
A alternativa E está correta e é o gabarito da questão. O método soundex é classificado como um método
padronizado, ao lado do variadex, automático, rôneo e mnemônico. Já o método dígito-terminal é uma das
subdivisões dos métodos numéricos, da classe dos métodos básicos.
a) em primeiro lugar deve constar o sobrenome, em caso de mais de um, o último sobrenome.
b) os títulos (Dr.; Ministro) ou parentescos (Sobrinho; Filho; Jr.) que seguem ou antecedem o nome, são
considerados no arquivamento e devem ser colocados no início, conforme a mesma regra do último
sobrenome.
c) sobrenomes precedidos de prefixos ou preposições, em letra maiúscula, fazendo parte integrante do
sobrenome, (Vincent Van Gogh) devem ser arquivados pela letra do prefixo.
d) sobrenome composto por um substantivo e um adjetivo (Maria Casa Grande) deve permanecer
inseparável, embora possa se optar pelo último sobrenome.
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Comentários:
A alternativa A está incorreta. De acordo com a regra 1, nos nomes de pessoas físicas considera-se o último
sobrenome e depois o prenome. Dessa forma a afirmativa está correta e a alternativa, errada.
A alternativa B está correta e é o gabarito da questão. De acordo com as normas 6 e 7, títulos e graus de
parentesco não são considerados na ordenação alfabética. Assim a afirmativa está errada e a alternativa,
correta.
A alternativa C está incorreta. Segundo a norma número 9, as partículas dos nomes estrangeiros podem ou
não ser consideradas. O mais comum é considerá-las como parte integrante do nome quando escritas com
letra maiúscula. Assim a afirmativa está correta e a alternativa, errada.
a) Geográfico
b) Alfabético nominal
c) Por tiras de inserção
d) Unitermos ou indexação coordenada
Comentários:
A alternativa A está incorreta. O método geográfico é mais um método do sistema direto. Indicado
principalmente quando o elemento mais importante do documento é a sua procedência ou local. É um
método bastante utilizado para o arquivo de correspondências.
A alternativa B está incorreta. O método alfabético nominal pertence ao sistema direto e tem como
elemento principal das buscas justamente o nome. Nesse método os documentos são dispostos seguindo a
ordem alfabética que possui diversas regras que devem ser respeitadas.
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arquivamento podem ser divididos em duas grandes classes: básicos e padronizados. O método
básico, em que o principal elemento é o local ou procedência. sendo sua aplicação aconselhável
quando se deseja ordenar a documentação de acordo com países. cidades, municípios etc., como,
por exemplo, em um departamento de vendas, sendo de especial utilidade para agrupar os
correspondentes de acordo com as praças onde operam ou residem, é denominado:
a) Numérico.
b) Ideográfico.
c) Geográfico.
d) Mnemônico.
e) Alfabético.
Comentários:
A alternativa A está incorreta. O método numérico é utilizado quando o principal elemento de referência
em um documento é um número. Como a busca não é realizada diretamente nos documentos como nos
métodos alfabético e geográfico, o método numérico é considerado indireto.
A alternativa B está incorreta. O método ideográfico é utilizado quando o principal elemento a ser
considerado é o assunto. Não é de fácil aplicação pois está sempre submetido a interpretação do usuário.
A alternativa C está correta e é o gabarito da questão. O método geográfico é mais um método do sistema
direto. Indicado principalmente quando o elemento mais importante do documento é a sua procedência ou
local. É um método bastante utilizado para o arquivo de correspondências.
A alternativa D está incorreta. Neste método criam-se mnemônicos (esquemas, gráficos, símbolos, palavras,
etc.) para auxiliar a memória do arquivista. É considerado atualmente um método obsoleto.
A alternativa E está incorreta. O método alfabético também é um método de sistema direto e tem como
elemento principal das buscas o nome. Nesse método os documentos são dispostos seguindo a ordem
alfabética que possui diversas regras que devem ser respeitadas.
a) Método numérico.
b) Método geográfico.
c) Método por assunto.
d) Método alfabético.
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Comentários:
A alternativa A está incorreta. O método numérico é utilizado quando o principal elemento de referência
em um documento é um número. Como a busca não é realizada diretamente nos documentos como nos
métodos alfabético e geográfico, o método numérico é considerado indireto.
A alternativa B está correta e é o gabarito da questão. O método geográfico é mais um método do sistema
direto. Indicado principalmente quando o elemento mais importante do documento é a sua procedência ou
local. É um método bastante utilizado para o arquivo de correspondências.
A alternativa C está incorreta. O método por assunto, também conhecido por ideográfico, é usado quando
o principal elemento a ser considerado é o assunto. Não é de fácil aplicação pois está sempre submetido a
interpretação do usuário.
A alternativa D está incorreta. O método alfabético também é um método de sistema direto e tem como
elemento principal das buscas o nome. Nesse método os documentos são dispostos seguindo a ordem
alfabética que possui diversas regras que devem ser respeitadas.
A alternativa E está incorreta. O método por data, também chamado de método numérico cronológico é
aquele em que, além de se utilizar a ordem numérica, observa-se também a data. Neste método quem é
numerado é o próprio documento e não a pasta.
a) linear e clássico.
b) básico e padronizado.
c) básico e clássico.
d) linear e básico.
e) linear e padronizado.
Comentários:
A alternativa A está incorreta. Linear e clássico não são as classes nas quais estão divididos os métodos de
arquivamento.
A alternativa B está correta e é o gabarito da questão. De acordo com a classificação de métodos estudadas,
todos eles são divididos em duas classes principais: os básicos (alfabético, geográfico, numérico e
ideográfico) e os padronizados (variadex, automático, soundex, mnemônico e rôneo). Atenção, pois, há ainda
o método alfanumérico. Este último não se encaixa em nenhuma das duas classes.
A alternativa C está incorreta. Embora básico seja de fato uma das classes nas quais se dividem os métodos
de arquivamento, clássico não é a outra. Está no lugar dos métodos padronizados, que seria o correto.
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A alternativa D está incorreta. Mais uma vez o examinador traz a classe dos métodos básicos, porém substitui
equivocadamente a classe dos métodos padronizados pelo termo linear.
A alternativa E está incorreta. A banca usa o mesmo recurso. Traz dessa vez, de forma correta a classe dos
métodos padronizados, mas substitui a outra, dos métodos básicos, novamente pelo termo linear.
Comentários:
Vamos primeiro fazer a ordenação dos nomes para, em seguida, analisar as alternativas:
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Comentários:
De acordo com a regra 1 de alfabetação, nos nomes de pessoas físicas considera-se o último sobrenome e
depois o prenome. Além disso, segundo a regra 9, os artigos e preposições tais como a, o, de, d', da, do, e,
um, uma, não são considerados. Sendo assim teríamos Santos, Luis Carlos Oliveira dos.
A alternativa A está incorreta. A preposição "dos" não é levada em conta na ordenação alfabética.
A alternativa C está incorreta. O sobrenome Oliveira não é considerado na ordenação alfabética, mas apenas
o último: Santos.
A alternativa D está incorreta. A ordenação apresentada alterou a ordem natural do nome proposto.
A alternativa E está incorreta. A ordenação apresentada também alterou a ordem natural do nome proposto.
Comentários:
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A alternativa A está correta e é o gabarito da questão. Segundo a regra 12 os nomes de firmas, empresas,
instituições e órgãos governamentais devem ser transcritos como se apresentam, não se considerando,
porém, para fins de ordenação, os artigos e preposições que os constituem.
Admite-se, para facilitar a ordenação, que os artigos iniciais sejam colocados entre parênteses após o nome.
Desta forma, não teríamos qualquer alteração: Pires e Benevides Advogados Associados.
A alternativa B está incorreta. A regra 13 diz que nos títulos de congressos, conferências, reuniões,
assembleias e assemelhados os números arábicos, romanos ou escritos por extenso deverão aparecer no
fim, entre parênteses: Congresso Brasileiro do Terceiro Setor (XVIII).
A alternativa C está incorreta. Novamente aplica-se a regra 12. Ao contrário da alternativa, ficaríamos com:
Companhia de Alimentos Cabeça Branca, sem alteração.
A alternativa E está incorreta. Repete-se o caso. Como estamos falando do nome de uma empresa, aplica-
se a regra 12: Marcelo Innocenti Antonioli Consultoria Ltda.
a) 4, 5, 1, 2, 3.
b) 3, 4, 5, 1, 2.
c) 4, 3, 5, 1, 2.
d) 3, 4, 5, 2, 1.
e) 4, 5, 2, 1, 3.
Comentários:
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Utilizando as regras de alfabetação para ordenar os dossiês sobre cada um deles, a sequência correta
desses nomes é:
a) 2, 5, 9, 8, 3, 10, 4, 7, 6, 1.
b) 8, 1, 5, 4, 2, 7, 9, 10, 6, 3.
c) 9, 1, 5, 4, 2, 7, 10, 8, 6, 3.
d) 1, 2, 5, 4, 7, 9, 8, 6, 3, 10.
e) 2, 5, 9, 8, 7, 3, 10, 4, 6, 1.
Comentários:
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Comentários:
A alternativa A está correta e é o gabarito da questão. De acordo com a regra 6 os sobrenomes que exprimem
grau de parentesco como Filho, Junior, Neto, Sobrinho são considerados parte integrante do último
sobrenome, mas não são considerados na ordenação alfabética. Ordenação errada, portanto, alternativa
correta.
A alternativa D está incorreta. Segundo a regra 5 os artigos e preposições tais como a, o, de, d', da, do, e,
um, uma, não são considerados. Ordenação correta e alternativa errada.
a) 13 regras de alfabetação.
b) 12 regras de alfabetação.
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c) 11 regras de alfabetação.
d) 10 regras de alfabetação.
e) 1 regra de alfabetação.
Comentários:
Como vimos ao longo da aula, dentro do método alfabético temos 13 regras de alfabetação e 2 de ordenação.
Comentários:
Vamos analisar cada uma das afirmativas antes de partir para as alternativas:
I. Sobrenomes compostos de substantivo e adjetivo devem ser separados, com exceção de sobrenomes
iniciados com as palavras Santo, São e Santa - Errado. Sobrenomes compostos de um substantivo e um
adjetivo ou ligados por hífen não se separam, assim como sobrenomes formados com as palavras Santa,
Santo ou São seguem a regra dos sobrenomes compostos por um adjetivo e um substantivo. Regras 2 e 3.
II. No caso de nomes de espanhóis ou de qualquer país de língua espanhola, a ordenação deverá ser feita
pelo penúltimo sobrenome e, para tanto, os dois últimos sobrenomes deverão ser transpostos para o início
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- Correto. De acordo com a regra 10 os nomes espanhóis são registrados pelo penúltimo sobrenome, que
corresponde ao sobrenome da família do pai.
III. Títulos que acompanham os nomes não devem ser considerados. Devem ser colocados no início, entre
parênteses - Errado. Pela regra 7, embora os títulos realmente não sejam considerados na alfabetação,
devem ser colocados após o nome completo, entre parênteses.
IV. Nos nomes de eventos, o numeral do início deve ser colocado no final, entre parênteses. A ordenação,
nesse caso, se dará́ pelo nome do evento e não pelo numeral. - Correto. Regra 13 da alfabetação: Nos títulos
de congressos, conferências, reuniões, assembleias e assemelhados os números arábicos, romanos ou
escritos por extenso deverão aparecer no fim, entre parênteses.
Comentários:
A alternativa B está incorreta. A regra 5 diz que os artigos e preposições tais como a, o, de, d', da, do, e, um,
uma, não são considerados. Forma correta é Almeida, João de.
A alternativa C está incorreta. De acordo com a regra 1, nos nomes de pessoas físicas considera-se o ultimo
sobrenome e depois o prenome. Teríamos, portanto, Silva, João dos Santos.
A alternativa D está incorreta. Pela regra 3 os sobrenomes formados com as palavras Santa, Santo ou São
seguem a regra dos sobrenomes compostos por um adjetivo e um substantivo. O correto seria Santo Cristo,
João do.
A alternativa E está correta e é o gabarito da questão. Regra 6: os sobrenomes que exprimem grau de
parentesco como Filho, Junior, Neto, Sobrinho são considerados parte integrante do último sobrenome, mas
não são considerados na ordenação alfabética.
97. (FUNDATEC/Pref. Santa Rosa-RS/Agente Administrativo/2018) Paes (2004) define que o método
de arquivamento alfabético é o mais simples, e que o arquivamento de nomes obedece às regras
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chamadas de regras de alfabetação. Assim, para fins de arquivamento de fichas ou pastas, ordene
alfabeticamente de um (1) a seis (6) os nomes das pessoas que seguem:
a) 2 – 6 – 5 – 4 – 1 – 3.
b) 1 – 5 – 6 – 2 – 3 – 4.
c) 6 – 2 – 4 – 3 – 1 – 5.
d) 1 – 5 – 6 – 3 – 4 – 2.
e) 2 – 6 – 5 – 1 – 3 – 4.
Comentários:
(2) Vicente Alvarez Cabral -> Alvarez Cabral, Vicente - nome espanhol.
(6) Francisco Villa-Lobos -> Villa-Lobos, Francisco - sobrenome com hífen.
(5) Dra. Marines Santa Rita -> Santa Rita, Marines (Dra.) - nome com "santa" e título ao final.
(1) José de Almeida Filho. -> Almeida Filho, José de - parentesco e partícula "de" não influenciam a
ordenação.
(3) Carlos de Conto -> Conto, Carlos de - partícula de sobrenome estrangeiro em minúscula.
(4) Silvia Di Caprio -> Di Caprio, Silvia - partícula de sobrenome estrangeiro em maiúscula.
Comentários:
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A alternativa A está correta e é o gabarito da questão. Vimos que no método numérico simples não há
qualquer preocupação com a ordem alfabética visto que o seu emprego exige a criação de um índice
remissivo alfabético, onde os itens serão pesquisados.
Conforme vimos no capítulo de Terminologia Arquivística, índice é uma "relação sistemática de nomes de
pessoas, lugares, assuntos ou datas contidos em documentos ou em instrumentos de pesquisa,
acompanhados das referências para sua localização".
A alternativa B está incorreta. Plano de destinação não é sequer um método de arquivamento, mas sim uma
ferramenta utilizada ao longo do processo de classificação.
A alternativa C está incorreta. Catálogo é um instrumento de pesquisa, desenvolvido pela função descrição,
mas não um método de arquivamento.
A alternativa D está incorreta. Assim como o catálogo, o repertório é outro instrumento de pesquisa,
desenvolvido pela função descrição, mas não um método de arquivamento.
A alternativa E está incorreta. Lista de acrônimos também não é um método de arquivamento que possa ser
considerado.
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GABARITO
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RESUMO
Organização e Administração de Arquivos: consiste no desenvolvimento das seguintes etapas de
trabalho:
Operações de Arquivamento: etapas sequenciais que o profissional de arquivos deve respeitar antes de
efetuar o arquivamento.
Inspeção: checar se o documento está mesmo destinado ao arquivamento. Para isso deve ser lido
o último despacho para observar se há instrução clara para o arquivamento.
Estudo: leitura cuidadosa do documento para que se possa determinar com exatidão em que
assunto o documento deverá ser classificado e quais as suas eventuais referências cruzadas.
Guarda de documentos: colocar o documento na sua respectiva pasta (seja ela física ou
eletrônica), caixa, arquivo, estante, etc. É o arquivamento propriamente dito.
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• Direto: busca do documento é feita diretamente no local onde ele se acha guardado.
• Indireto: para se localizar o documento é preciso antes consultar um código ou índice.
Métodos Básicos
• Método Alfabético: o método de sistema direto que tem como elemento principal das buscas
o nome. Nesse método os documentos são dispostos seguindo a ordem alfabética que possui
diversas regras que devem ser respeitadas.
o Regras de alfabetação - 13 regras com impactos diversos na análise.
o Regras de ordenação - letra por letra ou palavra por palavra. São auto excludentes.
• Método Ideográfico (por assunto): o principal elemento a ser considerado é o assunto. Não
é de fácil aplicação pois está sempre submetido a interpretação do usuário.
o Alfabético: subdivide-se mais uma vez em:
✓ Enciclopédico (agrupado sob títulos).
✓ Dicionário (dispostos alfabeticamente).
o Numérico: subdivide-se novamente em:
✓ Duplex (documentação é dividida em classes, por assuntos, partindo-se do
geral para o particular e não há limite para a criação de novas classes).
✓ Numérico Decimal (método Dewey. Divisão dos assuntos novamente parte do
geral para o particular e cada classe - até o máximo de 10 - é novamente
dividida em subclasses).
✓ Numérico Unitermo ou Indexação Coordenada (atribui-se a cada documento
um número em ordem crescente, sempre de acordo com sua entrada no
arquivo, com o objetivo de identificar e localizar o documento no momento em
que ele é procurado).
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guardá-lo (empacotá-lo) de forma a garantir sua proteção e preservação, também facilitando seu
acesso.
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