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SEAGRI-DF (Técnico de
Desenvolvimento e Fiscalização
Agropecuária - Agente Administrativo)
Arquivologia - 2022 (Pós-Edital)
Autor:
Ricardo Campanario
02 de Outubro de 2022
Índice
1) Ciclo Vital dos Documentos - AULA COMPLETA
..............................................................................................................................................................................................3
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Aula 02
Introdução
Bom, começamos essa aula provavelmente com o tema mais importante a ser estudado em
Arquivologia.
É muito pouco provável que não caia nenhuma pergunta sobre este tema em sua prova, portanto
prepare-se, pois o assunto é importante. O lado bom é que ele é bastante intuitivo. Entendendo as principais
características de cada um dos ciclos/idades que vamos estudar agora, você será capaz de deduzir muitas
respostas e marcar preciosos pontos em sua prova
A Teoria das 3 Idades é bastante conhecida também por Ciclo Vital dos documentos ou Ciclo de Vida
dos documentos.
Essas três fases são distintas e complementares, embora tenham bastante relação entre elas, assim
como vemos em todo o estudo da Arquivologia. Cada uma dessas fases é caracterizada por intervalos de
tempo e pelos tipos de uso que são dados aos documentos em cada uma dessas idades ou fases.
Você vai notar ainda que a metodologia que é utilizada na organização dos documentos também
depende muito da fase em que ele se encontra no chamado ciclo vital, tendo em vista que a frequência de
uso e o público alvo são distintos. Isso também tem bastante relação com as funções arquivísticas, que
veremos mais adiante.
Para aquecermos os motores podemos ver algumas definições que são dadas à Teoria das 3 Idades.
Vamos começar com a que temos no DBTA:
Para o DBTA a Teoria das 3 Idades é a teoria segundo a qual os arquivos são "considerados
arquivos correntes, intermediários ou permanentes, de acordo com a frequência de uso
por suas entidades produtoras e a identificação de seus valores primário e secundário".
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Sucessivas fases por que passam os documentos de um arquivo, da sua produção à guarda
permanente ou eliminação.
Veja que as definições estão entrelaçadas. E a esta altura já temos conceitos importantes e que têm
relação com muito do que já estudamos.
Primeiro a frequência de uso. Note que a divisão se baseia na frequência com que os arquivos são
requisitados para uso e consulta. Você verá que quanto maior a frequência de uso, mais perto esse
documento precisa estar de seus potenciais usuários. Isso é crítico para definir qual sua idade documental.
Outro conceito que já vimos: identificação do valor do documento. Se estivermos falando de valor
primário, esse documento terá certamente uma frequência de uso maior do que os documentos de valor
secundário e, portanto, deverá fazer parte de uma idade documental específica. Atenção, pois, muitas vezes
as bancas usam outras denominações para o valor primário como valor administrativo, valor imediato (ao
contrário do mediato, que é o valor permanente) e até mesmo valor eventual.
Se você não se lembra, relembre abaixo as definições de valores pois isso também cai muito em
prova:
Valores Primários – são atribuídos a um documento em função do interesse que possa ter
para a entidade produtora, levando-se em conta a sua utilidade para fins administrativos,
e seu valor legal e fiscal.
Bem, vejamos agora as definições atribuídas pela Lei Nacional de Arquivos, a Lei 8.159/1991 que, em
seu artigo 8o, aborda exatamente o que estamos estudando:
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Legal. Note que, ao contrário do que acontece algumas vezes quando contrastamos o entendimento
de fontes diferentes, desta vez as definições são bastante parecidas e bastam para que possamos nos
aprofundar no assunto.
Dentro desse contexto portanto, considerando a Teoria das 3 Idades, podemos dividir os arquivos
em três grandes grupos (definidos por Jean-Jacques Valette em 1973): arquivos correntes, arquivos
intermediários e arquivos permanentes.
ARQUIVO CORRENTE
É o arquivo de primeira idade ou primeira fase do ciclo documental. Os arquivos Correntes são
compostos pelos conjuntos documentais em curso ou que, mesmo sem movimentação, constituam objeto
de consultas frequentes. Todos os documentos de arquivo passam necessariamente pelo arquivo Corrente.
Devem sempre permanecer próximos aos produtores e serem de fácil acesso, pois existem em função do
cumprimento de sua finalidade administrativa. Possuem valor primário e sua consulta é restrita ao produtor.
Essa é a primeira fase do ciclo de vida dos documentos.
Lembre-se sempre que os documentos de arquivo Corrente podem ser transferidos para o arquivo
Intermediário (o termo correto é TRANSFERIDO!), recolhidos ao arquivo Permanente (agora o termo correto
é RECOLHIDO!), ou eliminados, caso não sejam mais necessários.
Conjunto de documentos, em tramitação ou não, que, pelo seu valor primário, é objeto de
consultas frequentes pela entidade que o produziu, a quem compete a sua administração.
ARQUIVO INTERMEDIÁRIO
Esse é o arquivo da segunda idade ou o que representa a segunda fase do ciclo de vida dos
documentos ou ciclo vital. São os conjuntos documentais que, não sendo mais de uso corrente nos órgãos
produtores, por razões de ordem administrativa, legal ou financeira, aguardam a sua eliminação ou
recolhimento para guarda permanente, exatamente como diz a Lei 8.159/91.
Esses arquivos não precisam ficar próximos aos setores de trabalho, pois têm uso menos frequente
que os arquivos correntes. De qualquer forma ainda possuem valor primário, podendo ser requisitados para
uso imediato.
Derivam da transferência de documentos que estavam no arquivo corrente e sua consulta é restrita
ao produtor ou a quem ele autorizar. Após o cumprimento do prazo de guarda, os documentos de arquivo
que estão no arquivo Intermediário podem ser recolhidos para o arquivo Permanente ou eliminados, caso
não possuam valor de guarda permanente.
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Os arquivos intermediários são transitórios e, também, são conhecidos como “limbo”, "pré-arquivo"
ou “purgatório”.
Conjunto de documentos originários de arquivos correntes, com uso pouco frequente, que
aguarda destinação. Também chamado pré-arquivo.
ARQUIVO PERMANENTE
Por fim temos a terceira e última fase do ciclo vital de documentos. São os arquivos Permanentes.
Estes são oriundos dos arquivos Corrente ou Intermediário compostos pelos conjuntos de documentos de
valor histórico, probatório e informativo que devem ser definitivamente preservados pela instituição.
Quando o documento chega à fase Permanente, deve ser arquivado de forma definitiva e jamais
poderá ser eliminado.
Nesta fase do ciclo vital o arquivo e seus documentos passam a interessar mais aos pesquisadores
(fins científicos, sociais e culturais) do que aos produtores. Sendo assim os arquivos Permanentes devem
situar-se em lugares acessíveis e dotados de salas de pesquisas para atender ao público como centros
culturais, de informação, Universidades, etc. Considerando que a consulta é liberada ao público
(especialmente no caso de arquivos públicos), é importante também que possuam salas de consulta
adequadas.
Vale lembrar também que a Lei 8.159/91 faz mais uma menção aos arquivos Permanentes em seu
artigo 10o. Vejamos:
Você lembra desses conceitos? Se não lembra vou refrescar sua memória. Os arquivos Permanentes,
justamente porque têm valor histórico, probatório e informativo não podem ser alienados, ou seja, não
podem ser vendidos, doados, trocados, etc. e, além disso, são imprescritíveis, ou seja, essa condição não
prescreve nunca, permanecendo pelo resto da vida.
Vamos tentar agrupar tudo em uma tabela para facilitar a comparação e a compreensão:
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Além desse quadro com as principais características de cada uma das fases / idades do Ciclo Vital dos
documentos, é importante termos também organizados em um só lugar todos os nomes que são usados
para cada um desses estágios. Veja a seguir:
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ARQUIVO CORRENTE
• Arquivo de Primeira Idade
• 1a fase do ciclo vital
• Arquivo Ativo
• Arquivo de Gestão
• Arquivo de Movimento
ARQUIVO INTERMEDIÁRIO
• Arquivo de Segunda Idade
• 2a fase do ciclo vital
• Arquivo Semiativo
• Pré-arquivo
• Limbo
• Purgatório
• Arquivo Temporário
ARQUIVO PERMANENTE*
• Arquivo de Terceira Idade
• 3a fase do ciclo vital
• Arquivo Inativo
• Arquivo Histórico
* A razão do asterisco acima é para chamara atenção do chamado "arquivo morto", muitas vezes confundido com
o arquivo permanente. Vejamos abaixo como tratar esse tema.
Preste muita atenção aqui pois, para algumas bancas como VUNESP, AOCP e Objetiva, o
termo “arquivo morto" ainda é utilizado, mesmo que rechaçado pela comunidade
arquivística.
Isso sempre gera muita polêmica e discussão entre os alunos, mas aparece em provas e
você precisa saber, sobretudo se, por qualquer razão, estiver usando esse material para
se preparar para provas dessas bancas.
Para a enorme maioria das bancas o termo "arquivo morto" é usado em alternativas
erradas, para confundir o aluno, ou seja, a afirmativa que contém a menção ao “arquivo
morto”, costuma estar errada.
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Porém, especialmente para as bancas citadas acima o termo "arquivo morto" é muitas
vezes utilizado em alternativas corretas e você vai entender porque.
Você deve estar se perguntando, então o que devo fazer na hora da prova?!
Vamos lá. Nas provas das bancas acima, fique atento pois é muito provável que o termo
"arquivo morto" esteja sendo utilizado de maneira correta. Analise as alternativas e se
não houver nada melhor vá mesmo de “arquivo morto”...
Para as provas das demais bancas, fique ainda mais atento pois o termo "arquivo morto"
provavelmente está sendo empregado em alternativas que a banca vai considerar
incorreta.
Então, faça assim: se você se deparar com uma questão nesse contexto e tiver absoluta
certeza que a resposta é "arquivo permanente" e aí, ao olhar as alternativas, você não
encontra nada parecido com isso (terceira idade, histórico, permanente, etc) e encontra
a alternativa "arquivo morto", aí vá nela. Não há outro jeito...
Agora, o mais comum é o contrário: você tem certeza que a resposta é arquivo
permanente e você encontra nas alternativas algo como arquivo de terceira idade e
"arquivo morto", ao mesmo tempo, em alternativas separadas. Aí, não tenha dúvida,
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marque "arquivo de terceira idade" que ele certamente será a correta, no lugar de
"arquivo morto", que está lá provavelmente só para confundir você.
1. Provas VUNESP, AOCP, Objetiva, entre outras: o termo "arquivo morto" pode ser
utilizado em alternativas corretas. Nas demais bancas é o contrário.
2. Caso na resposta você encontre "arquivo morto" e outras alternativas que tragam
"arquivo permanente", "arquivo de terceira idade", "arquivo histórico", etc, prefira as
últimas. Elas muito provavelmente estarão corretas e o "arquivo morto" estará errado.
Atenção redobrada, portanto, quando você tiver certeza que a resposta é arquivo de
terceira idade, essa alternativa não existir e você encontrar lá o nosso amigo "arquivo
morto". Aí não tem outro jeito...
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Comentário:
A alternativa C é a correta e é o gabarito da questão. Note que a banca se refere justamente aos documentos
de terceira idade, cujo valor administrativo já se esgotou mas que possuem valor secundário (probatório,
informativo ou histórico) e que, dessa forma, devem ser recolhidos para a guarda definitiva em um arquivo
de terceira idade.
As demais alternativas referem-se a outras fases do ciclo de vida como os arquivos correntes e intermediários
ou temporários, nos quais o documento ainda possui valor primário/administrativo.
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primários, como já estudamos. Além disso o valor primário também não justifica a guarda permanente, como
aventado pelo examinador. Alternativa completamente errada.
Na letra C ocorre a inversão e temos mais um erro. Dessa vez a banca alega que o valor secundário está
atrelado ao interesse que possa ter para a entidade produtora em função de sua utilidade para fins
administrativos. É exatamente o contrário. Essa definição da alternativa serviria perfeitamente para valor
primário e não secundário.
Na alternativa D o examinador usa o conceito de valor informativo e o chama de valor primário. O nome do
valor conferido a um documento em função das informações que ele possui é o valor informativo e não valor
primário e nem secundário.
Por último, na alternativa E, a banca mais uma vez traz definições de outros valores e as atribui ao valor
secundário. Veja abaixo o conteúdo extraído do DBTA:
Valor Probatório: Valor intrínseco que permite a um documento de arquivo servir de prova legal.
Valor Intrínseco: Valor que um documento possui em razão de seu conteúdo, das circunstâncias de sua
produção, de suas assinaturas ou selos.
O examinador mistura os dois conceitos acima e os chama de valor secundário, o que está errado.
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c) V, V, V, V.
d) V, V, F, V.
Comentário:
Antes de avaliar as alternativas vamos debater cada uma das afirmativas acima:
A base da teoria das três idades encontra-se no ciclo vital dos documentos - Correto. É exatamente o que
estamos estudando até agora. A Teoria das 3 Idades e o Ciclo Vital dos documentos estão diretamente
interligados. Está correta, portanto: V, X, X, X.
A avaliação é uma atividade essencial do ciclo vital dos documentos - ainda não falamos de avaliação, mas
eu trouxe essa questão de propósito pois esse será um tema que estudaremos logo a seguir, quando falarmos
de funções arquivísticas. Note como os conteúdos estão interligados. A avaliação é de fato uma das funções
arquivísticas mais importantes, na qual se determina o prazo de guarda e a destinação final do documento
e é, portanto, essencial ao Ciclo Vital dos documentos. Correta também. V, V, X, X.
O ciclo vital dos documentos compreende três idades: produção, utilização e destinação - essa, a esta altura,
não dá para errar, né?! As três idades são: corrente, intermediária e permanente. Temos então: V, V, F, X.
O tipo de tratamento e de guarda de um conjunto documental está relacionado ao seu ciclo de vida - sim.
Vimos isso no início da aula, lembra? Em cada um dos períodos do ciclo vital dos documentos, variam os
tipos de tratamento, processamento e mesmo a guarda dos documentos em questão. Correto: V, V, F, V.
Dessa forma ficamos com V, V, F, V. A alternativa D está CORRETA e é o gabarito da questão.
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Dito isso, todas as demais alternativas estão erradas, até porque não têm qualquer relação com a frequência
de uso ou consulta de documentos de arquivos.
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Funções Arquivísticas
Introdução e definição
As funções arquivísticas são objeto de pesquisa desde os anos 90 e podem ser consideradas uma
tipologia de pesquisa em arquivística. Mas o que será isso? Nada mais é do que um dos campos em que a
arquivística pode ser fragmentada para ser estudada.
Segundo a arquivologista Barbara Craig, a arquivística possui três grandes domínios: a história da
disciplina, as tecnologias e as funções arquivísticas, que é o que nos interessa nesse momento.
Para Gagnon Arguin, por exemplo, temos 7 campos diferentes de pesquisa: os princípios e conceitos,
o objeto e a finalidade, o papel social do arquivista, a situação da disciplina no campo dos conhecimentos, a
gestão do serviço de arquivos, as tecnologias e, finalmente, as funções arquivísticas.
Já para Couture, Martineau e Ducharme, são nove os campos de investigação: objeto e finalidade da
arquivística, arquivos e sociedade, história dos arquivos e da arquivística, gestão de programas e dos serviços
de arquivos, tecnologias, suportes e tipos de arquivos, meio profissional dos arquivos, problemas
particulares relativos aos arquivos e - o nosso foco hoje - as funções arquivísticas.
Dessa forma, o que para nós é mais importante é que se nota que as funções arquivísticas são
consideradas há algumas décadas um campo relevante de estudos na arquivística, mesmo que não haja uma
unanimidade entre os acadêmicos em relação ao número final de campos e abordagens de estudo.
Ainda no campo de introdução e de definição do tema de nosso estudo, e voltando os olhos para o
Brasil, segundo uma de nossas maiores estudiosas do tema, Heloísa Bellotto, as Funções Arquivísticas
atravessam todo o ciclo vital da documentação e todas as suas três idades, estando diretamente ligadas a
cada uma das fases (veremos em detalhes a qual fase se aplica cada uma das funções que estudaremos).
Ainda segundo ela "a função arquivística é hoje considerada um todo indivisível, ao
contrário da conceituação obsoleta de tomar-se, de um lado, a administração de
documentos e, de outro, o arranjo e a descrição de fundos como atividades estanques e
desvinculadas uma da outra. Há toda uma gama de tarefas sucessivas que cabe ao
arquivista desempenhar ao longo de três fases bem definidas: o controle dos arquivos em
formação, a destinação e a custódia definitiva".
Para nosso curso, vamos adotar a abordagem de Rosseau e Couture (é a mais cobrada em provas),
extraída do livro "Os Fundamentos da Disciplina Arquivística, 1998", no qual listam sete funções arquivísticas
que são hoje pacificamente aceitas pela comunidade da arquivística e que estudaremos a seguir. São elas:
criação / produção, classificação, avaliação, descrição, aquisição, difusão e preservação.
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FUNÇÕES
ARQUIVÍSTICAS
Criação /
Classificação Avaliação Descrição Aquisição Difusão Preservação
Produção
Vamos estudar cada uma delas em detalhes, mas, antes disso, vamos a uma questão de fixação.
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Criação / Produção
Iniciando o estudo detalhado de cada uma das funções arquivísticas, temos a Criação ou Produção,
como primeira a ser abordada.
De acordo com Couture, esta função possui como principal objetivo o controle da criação de
documentos e informações. Esse controle, quando bem executado (incluindo aí a gestão de fluxos e
formulários, criação de modelos, padronização da produção e análise da necessidade da criação de
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Então. É justamente desse ponto que voltamos a falar agora. A função arquivística da
criação/produção é crítica para evitar esse crescimento desordenado e insustentável do volume documental
gerado por governos, organizações ou mesmo pessoas.
Ainda segundo Couture, essa função possui a vantagem de racionalizar a produção, fazendo com que
informações desnecessárias não sejam registradas na forma de documentos.
Segundo o mesmo autor, a função ainda é capaz de planejar a proporcionalidade entre o suporte
no qual será produzido o documento e a importância da informação que será registrada. O produtor pode
saber, por exemplo, que aquele documento terá caráter histórico (valor secundário) e deverá ser guardado
por décadas ou séculos. Nada mais indicado do que produzi-lo em um suporte mais resistente, que facilite o
seu processo futuro de conservação.
Por fim, vale lembrar que todo documento de arquivo é criado como forma de registro da execução
de funções e atividades, trazendo valor primário. Dessa forma, a criação/produção é uma função
diretamente relacionada a idade corrente dos arquivos e tem como resultado o próprio documento gerado.
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Classificação
Nesse contexto devemos ainda considerar que a classificação deve estar sempre baseada no princípio
da Proveniência e do Respeito a Ordem Original, que já estudamos anteriormente, garantindo uma ordem
lógica que atenda às necessidades dos usuários de arquivo.
De acordo novamente com Schellenberg, há três elementos principais que devem ser considerados
nesse processo de classificação (resultando nos três métodos de classificação): a ação a que os documentos
se referem (funcional), a estrutura do órgão que os produz (organizacional) e os assuntos dos documentos
(por assuntos) .
Por fim, a aplicação da função classificação no estágio corrente dos arquivos dá origem a um
importante instrumento de gestão arquivística, o Plano de Classificação de documentos, que estudaremos
em aula mais a frente, mas que você precisa saber desde já que está relacionado a esta função arquivística
específica.
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MÉTODOS DE CLASSIFICAÇÃO DE
SCHELLENBERG
FUNCIONAL ASSUNTO
ORGANIZACIONAL
(ações do (estrutura do órgão) (assunto do
documento) documento)
Avaliação
Com a função Avaliação, podemos começar novamente com a definição coletada diretamente do
DBTA:
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A avaliação é atividade essencial do ciclo de vida dos documentos arquivísticos, pois é a análise dos
documentos da instituição, com a finalidade de estabelecer os prazos de guarda dos documentos nas fases
corrente e intermediária bem como a destinação final dos documentos (eliminação ou guarda permanente)
a partir do seu valor primário ou valor secundário.
Ela permite que a documentação considerada sem valor secundário seja eliminada dentro de
determinados prazos e que, dessa forma, a massa documental de determinada instituição ou pessoa seja
reduzida sem que ocorra qualquer prejuízo ao conjunto informacional. Essa é - ao lado da criação/produção
que já estudamos - medida fundamental para evitar o crescimento desordenado e insustentável de massas
documentais geradas ao longo do tempo.
Por fim, pode-se assumir que a função avaliação só faz sentido no âmbito dos arquivos correntes
pois é esta função que permitirá visualizar os valores primários e secundários dos documentos e tomar a
decisão final em relação a sua destinação.
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Veja que é uma questão cobrada muito recentemente e que busca o conhecimento específico do candidato
sobre o significado de uma das funções arquivísticas. Como já estudamos, a função Avaliação é a função que
define a destinação final do documento com base na identificação de seus valores primários ou secundários,
ou seja, se e quando o documento em questão será eliminado ou se ele será custodiado em caráter definitivo.
Dessa forma, a alternativa D é a correta e é o gabarito da questão.
Na alternativa A o examinador relaciona a possibilidade de eliminação de um documento a existência de
valor secundário! Você não pode confundir isso. Se o documento tem valor secundário ele será de guarda
permanente e é exatamente a função de avaliação que vai dizer isso.
Na alternativa B ele diz que documentos históricos serão eliminados e que justamente a função de avaliação
definiria esse momento! Errado de novo. Documentos históricos não são eliminados.
A letra C está bem fora do escopo estudado. Para quem estudou o tema não dá nem para se confundir. Fala
em definição de funções de órgãos públicos e temas relacionados...
Por fim, na alternativa E, o examinador começa corretamente, falando do uso da Tabela de Temporalidade
de Documentos (também chamada de TTD), mas tropeça ao citar ações relacionadas aos suportes da
informação. Isso não tem nada a ver com Avaliação. Errada.
Descrição
Veja que o resultado final da função descrição é a geração de instrumentos de pesquisa, tema que é
tratado no momento em que os Arquivos Permanentes são estudados.
Quanto as etapas de aplicação da função, não há um consenso em relação a quais estágios do ciclo
vital são permeados pela função Descrição. A maioria dos estudiosos cita a terceira idade/arquivo
permanente (como Heloisa Bellotto), porém veja o que a própria NOBRADE (Norma Brasileira de Descrição
Arquivística) fala sobre o tema: "Embora voltada preferencialmente para a descrição de documentos em fase
permanente, pode também ser aplicada à descrição em fases corrente e intermediária".
Ainda nessa linha, veja o que diz a ISAD(G), norma internacional de descrição arquivística: "Processos
relacionados à descrição podem começar na ou antes da produção dos documentos e continuam durante
sua vida."
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Dessa forma, caso esse tema apareça em prova, fique atento. Normalmente a descrição
é cobrada em provas como atividade dos arquivos permanentes, porém, por exemplo,
se a NOBRADE ou a ISAD(G) forem citadas, note que essa interpretação pode ser
estendida a outras idades do ciclo de vida documental.
Reforçando esse entendimento, dentro da perspectiva da arquivística integrada (aquela que aborda
a atividade de gestão documental desde a produção do documento até seu recolhimento permanente ou
eliminação), a Descrição começa no processo de Classificação, continua na Avaliação e se aprofunda em
instrumentos de busca mais específicos, se espalhando pelos três ciclos vitais documentais.
Assim, fique ligado a esta particularidade caso venha a ser cobrada em prova e entenda o contexto
da questão ou a fonte que está sendo utilizada pela questão.
Em linhas gerais a descrição visa colocar à disposição do usuário do acervo documental diferentes
instrumentos de pesquisa que permitam o atendimento integral do interessado.
Parciais (detalhados e
Ex: Inventários, catálogos, repertórios e
especícos, tratando de
índices
parcelas do acervo)
Publicação de documentos
EX: Edição de fontes
na íntegra
Ainda dentro do contexto da descrição temos um tema que se refere as normas nacionais e
internacionais de descrição arquivística.
De forma bastante resumida (e é o que cai na prova), elas surgem com o intuito de garantir que a
descrição documental dos documentos de arquivo seja consistente, apropriada e intuitiva.
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Para isso faz-se necessário ter algumas regras que padronizem o processo de descrição, ou seja,
normas específicas voltadas para este processo. As principais normas internacionais são:
26 elementos que podem ser combinados para constituir a descrição de uma entidade
arquivística (sendo que 6 deles são obrigatórios), Os elementos estão organizadas em 7
áreas de informação descritiva.
Por fim, temos a NOBRADE, a Norma Brasileira de Descrição Arquivística. Seu principal objetivo é
adaptar as normas internacionais de descrição arquivística à realidade brasileira.
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Perceba, portanto, que seu objetivo é promover a padronização da atividade de descrição em relação à
prática mundial, garantindo não só qualidade como também eficiência ao processo que envolve arquivista,
consulentes e demais interessados.
Em relação as demais alternativas, a NOBRADE não é uma tradução das normas internacionais, não tem
como objetivo divulgar a necessidade de auto aperfeiçoamento, não se restringe a sistemas automatizados
e não estabelece formatos de instrumentos de pesquisa.
Aquisição
Ao pesquisarmos o termo aquisição no DBTA ele nos remete à entrada de documentos que, por sua
vez, tem a seguinte definição (entre outras):
Essa é uma função mais simples de ser estudada e memorizada. Mesmo para Couture a função
aquisição pode ser definida como:
A aquisição dessa forma pode estar presente em qualquer etapa do ciclo vital de documentos e tem
como seu produto final a formação ou ampliação dos fundos de arquivo.
Difusão
A função Difusão não está definida no DBTA, porém o termo é comumente equiparado a divulgação
e/ou disseminação.
A Difusão deve ser considerada não só uma das funções arquivísticas como propriamente uma das
missões de todo o processo que estamos estudando. Aproximar a informação do cidadão ou do pesquisador
é premissa do funcionamento de todo o processo. Caso todo o restante esteja perfeito e isso não se
materialize na aproximação da pessoa interessada do documento / informação, o processo de nada valeu.
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Como complicador, a difusão cria um dilema: quanto mais o documento é exposto e as pessoas
interessadas tem acesso e contato com ele, provavelmente mais complexo e difícil é o seu processo de
conservação, próxima função que estudaremos.
Visitas guiadas, publicações técnicas e até mesmo o treinamento do usuário (para potencializar sua
capacidade de localização e interpretação das informações buscadas), são formas de implementar
concretamente a disseminação arquivística.
Lembre-se ainda que a difusão deve sempre respeitar as leis e normas que regem a questão de acesso
e de sigilo aos diferentes tipos de documentação, a começar e, especialmente, pela Lei de Acesso à
Informação (Lei 12.527/2011).
A função Difusão está relacionada a todas as etapas e idades documentais e gera como produto final
não só a própria disseminação do conteúdo custodiado como a publicidade e transparência no processo
arquivístico em questão.
Preservação
Com base no DBTA a função arquivística Preservação pode ser interpretada como:
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Já para Norma Cassares, em seu "Como fazer conservação preventiva em arquivos e bibliotecas",
encontraremos as seguintes e diferentes definições. Trago todas pois isso cai em prova e é importante
conhecer a diferença entre elas, visto que todas estão certas, dependendo da fonte usada.
...
...
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Agora vamos entrar em um tema fértil para a criação de armadilhas para o candidato. Veremos isso
aqui rapidamente e, com mais calma, na aula específica sobre esse tema, mais no final do curso. Não se
preocupe que chegaremos lá.
Já para Cassares, em seu Manual, “Como fazer conservação preventiva em arquivos e bibliotecas” do
Arquivo Público do Estado de São Paulo, Preservação é conceituada como "um conjunto de medidas e
estratégias de ordem administrativa, política e operacional que contribuem direta ou indiretamente para a
preservação da integridade dos materiais", o que englobaria tanto a Conservação como a Restauração.
Fique atento para não brigar com a banca no dia da prova. Assuma a definição e o posicionamento
que eles estão propondo e, se for um ou outro (especialmente se a fonte estiver explícita), dê como certo.
Não colocarão uma pegadinha dessa para prejudicar o candidato até porque, se não der para identificar a
fonte (nesse caso ou DBTA ou Cassares), a questão tende a ser anulada.
Mas, atenção, as duas abordagens estão corretas! Depende de quem está falando, não se esqueça!
Você deve estar sentindo falta de vários detalhes técnicos e procedimentos relativos ao tema
Preservação, que de fato são cobrados em prova, mas, não se preocupe, isso vem na hora certa.
Embora cobrada costumeiramente como atividade de Arquivos Permanentes, a função pode ser
verificada em todas as idades documentais e tem como produto final a manutenção da informação no longo
prazo.
Vamos tentar resumir tudo o que falamos até aqui para facilitar o estudo:
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FUNÇÃO
CARACTERÍSTICAS CICLO VITAL PRODUTO FINAL
ARQUIVÍSTICA
CRIAÇÃO/PRODUÇÃO Controle na produção de Corrente - 1a Idade Documento de Arquivo
documentos
CLASSIFICAÇÃO Organização de acordo Corrente - 1a Idade Plano de Classificação
com um plano de
classificação
AVALIAÇÃO Análise que estabelece Corrente - 1a Idade Tabela de
prazos de guarda e Temporalidade
destinação
DESCRIÇÃO Elaboração de Todas as Idades / Instrumento de pesquisa
instrumentos de pesquisa Permanente - 3a idade
de acordo com a forma e para alguns autores
conteúdo do documento
AQUISIÇÃO Ingresso de documentos Todas as Idades Fundo de arquivo
em arquivo
DIFUSÃO Aproximação do público Todas as idades Disseminação da
do conteúdo documental informação e
transparência
PRESERVAÇÃO Prevenção de Todas as idades Manutenção da
deterioração e danos por informação a longo
meio de controle prazo
ambiental e tratamentos
Vamos para mais algumas questões antes de partirmos para o próximo tema.
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Conforme vimos, a função Aquisição não deriva da função Classificação. Ela pode estar presente em qualquer
etapa do ciclo vital de documentos e tem como seu produto final a formação ou ampliação dos fundos de
arquivo.
Já a função de Classificação, que é sempre baseada no princípio da Proveniência, é basicamente a
organização dos documentos de um arquivo ou coleção, de acordo com um plano de classificação, código de
classificação ou quadro de arranjo, ou seja, não interfere na atividade de aquisição, visto que esta última
pode se dar independentemente de qualquer processo de classificação.
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Como sempre, temos agora a momento da aula em que vamos discutir temas diretamente ligados à
Terminologia Arquivística.
Como também já é de costume, vamos trazer definições do DBTA pois é sempre comum termos ao
menos uma pergunta de Terminologia Arquivística nas provas de Arquivologia.
Hoje faremos análise por tema e não por ordem alfabética. Não estranhe!
Inicialmente vamos analisar as definições trazidas pelo DBTA para cada uma das funções arquivísticas.
Antes disso, voltemos a uma definição que já vimos anteriormente:
ARQUIVOLOGIA
Trago novamente este termo pois note que, no meio dele, aparece a menção ao termo função.
Veja, portanto, que a Arquivologia é a disciplina que estuda as FUNÇÕES DO ARQUIVO,
exatamente um dos temas principais desta aula e algo que pode ter passado despercebido pois,
à época, o termo ainda não nos chamava a devida atenção.
Lembre-se que o DBTA não define a primeira das funções (CRIAÇÃO ou PRODUÇÃO), portanto, vamos
as demais:
CLASSIFICAÇÃO
O DBTA disponibiliza as três definições acima para o termo Classificação. Veja que a de número
1 é a que está diretamente ligado ao que estudamos, ou seja, é a definição ideal do termo
Classificação quando nos referimos as funções arquivísticas. Atenção, pois isso sempre acontece!
O examinador traz definições do mesmo termo, em outros contextos, para confundir o candidato.
Por isso vale é importante conhecer todas as possibilidades.
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AVALIAÇÃO
DESCRIÇÃO
Conjunto de procedimentos que leva em conta os elementos formais e de conteúdo dos documentos
para elaboração de instrumentos de pesquisa.
Este é um termo que exploramos demais na aula de hoje, não só entre as funções, mas, depois,
no capítulo em que falamos de normatização, lembra? Veja que a própria definição fala da
criação de instrumentos de pesquisa que é justamente o que as principais normas internacionais
- ISAR(G), ISAAR (CPF), etc. - e nacionais - NOBRADE - se dispõem a fazer.
AQUISIÇÃO
Ingresso de documentos em arquivo, seja por comodato, compra, custódia, dação, depósito, doação,
empréstimo, legado, permuta, recolhimento, reintegração ou transferência.
O ponto mais importante nesta definição é que ela fala de ingresso e é isso que é cobrado ao se
falar de Aquisição. Note que pouco importa o formato do ingresso. Pode ser via compra,
comodato, doação, etc. O que importa é que o documento está ingressando em um fundo. Guarde
isso.
DIFUSÃO
A função Difusão não está definida no DBTA, porém o termo é comumente equiparado a divulgação
e/ou disseminação.
Divulgação: conjunto de atividades destinadas a aproximar o público dos arquivos, por meio de
publicações e da promoção de eventos, como exposições e conferências.
Difusão é outra função arquivística que o DBTA não define diretamente, porém, podemos
equipará-la a outros termos como Divulgação ou Disseminação, esses sim definidos pelo DBTA.
Aqui é importante sempre lembrar que a divulgação dos documentos de arquivos, ou seja, a
facilitação ao acesso dos documentos à população em geral é função primordial de todo o
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processo. Não há processo arquivístico eficiente se o interessado não pode acessar o conteúdo
quando tem interesse. Isso acontece por meio da Difusão.
PRESERVAÇÃO
Prevenção da deterioração e danos em documentos, por meio de adequado controle ambiental e/ou
tratamento físico e/ou químico.
Por último temos a Preservação, que talvez seja a mais polêmica das definições, pois ela varia de
acordo com a fonte considerada.
Já para a estudiosa Norma Cassares, em sua obra “Como fazer Conservação preventiva em
arquivos e bibliotecas”, publicada pelo Arquivo Público do Estado de São Paulo, Preservação =
Conservação + Restauração.
Preste atenção ao contexto na hora da questão de prova e tente descobrir qual a fonte que a
banca está usando, pois, as duas abordagens devem ser consideradas corretas!
ACESSO
Aqui vale a pena retornarmos a discussão sobre a função Difusão. Lembre-se que sem acesso ao
documento buscado o processo de arquivística não foi bem-sucedido? Pois é. Aqui o DBTA define
o que é acesso que, em suma, é a possibilidade de consulta, ou seja, o interessado precisa de
alguma informação para sua pesquisa, para a constituição de uma memória ou para escrever um
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artigo, vai até a biblioteca, o arquivo ou qualquer outro órgão de documentação e consegue
encontrá-la. Simples assim.
CONSULTA
Muito próxima e relacionada ao conceito de Acesso, vale também conhecer essa definição no
DBTA.
Sucessivas fases por que passam os documentos de um arquivo, da sua produção à guarda
permanente ou eliminação.
Essas são duas definições que você tem que ter muita intimidade pois, arrisco dizer, é o assunto
que mais cai em provas de Arquivologia. Note que as duas definições estão bastante interligadas
e dizem respeito as três etapas que veremos abaixo: arquivos corrente, intermediário e
permanente.
ARQUIVO CORRENTE
Conjunto de documentos, em tramitação ou não, que, pelo seu valor primário, é objeto de
consultas frequentes pela entidade que o produziu, a quem compete a sua administração.
ARQUIVO INTERMEDIÁRIO
Conjunto de documentos originários de arquivos correntes, com uso pouco frequente, que aguarda
destinação. Também chamado de pré-arquivo.
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ARQUIVO PERMANENTE
Falamos muito sobre as definições dos três arquivos acima na Teoria da 3 Idades. Trago tudo de
novo apenas para refrescar sua memória, pois isso cai demais!
CATÁLOGO
Outro tema que falamos bastante - especialmente na função Descrição - foram os instrumentos
de pesquisa. Podem ser guias, repertórios, catálogos, índices, inventários, etc. Trago a definição
de catálogo para ilustrar um pouco mais esse ponto. Veja mais alguns abaixo.
GUIA
Instrumento de pesquisa que oferece informações gerais sobre fundos e coleções existentes em um
ou mais arquivos.
Além desta definição do DBTA os Guias também, costumeiramente, trazem informações gerais
sobre o funcionamento da instituição. Veja a definição de Guia adotada por nossa fonte
recorrente, Marilena Leite Paes: "Obra destinada à orientação dos usuários no conhecimento e
na utilização dos fundos que integram o acervo de um arquivo permanente. É o instrumento de
pesquisa mais genérico, pois se propõe a informar sobre a totalidade dos fundos existentes no
arquivo. Sua finalidade é informar sobre o histórico, a natureza, a estrutura, o período de tempo,
a quantidade de cada fundo integrante do acervo total do arquivo".
ÍNDICE
REPERTÓRIO
INVENTÁRIO
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Mas o que são mesmo os instrumentos de pesquisa, cujos exemplos vimos acima?
INSTRUMENTO DE PESQUISA
ELEMENTO DE DESCRIÇÃO
Não se esqueça que na NOBRADE temos 28 elementos de descrição, dos quais 7 são obrigatórios,
enquanto que na ISAD(G) temos 26 elementos de descrição e apenas 6 obrigatórios.
ENTRADA DE DOCUMENTOS
Ingresso de documentos em arquivo, seja por comodato, compra, custódia, dação, depósito,
doação, empréstimo, legado, permuta, recolhimento, reintegração ou transferência.
Tem relação direta com a função Aquisição. Lembra quando falávamos de entrada de
documentos nos mais variados formatos, aumentando o fundo documental? É isso que estamos
vendo agora.
É uma aplicação prática da função Descrição que estudamos ao longo da aula. Usando das
normas nacionais e internacionais o arquivista cria uma listagem (instrumento de pesquisa) que
facilita a consulta e a busca de informações e documentos dentro do acervo.
NOTAÇÃO
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PLANO DE CLASSIFICAÇÃO
PLANO DE DESTINAÇÃO
PRAZO DE ELIMINAÇÃO
Prazo fixado em tabela de temporalidade ao fim do qual os documentos não considerados de valor
permanente deverão ser eliminados.
É o prazo respeitado pelos documentos de valor primário antes que possam ser eliminados. Até
que esse prazo seja cumprido eles deverão ser custodiados e podem ser solicitados para consulta
ou qualquer tipo de verificação a qualquer instante. Após o cumprimento do prazo são destruídos
após autorização da autoridade competente.
TABELA DE TEMPORALIDADE
Instrumento de destinação, aprovado por autoridade competente, que determina prazos e condições
de guarda tendo em vista a transferência, recolhimento, descarte ou eliminação de documentos.
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É basicamente idêntica à definição trazida pela banca, portanto, a alternativa B é a correta e gabarito da
questão.
Nas outras alternativas o examinador mais uma vez traz outros instrumentos de pesquisa, tentando
confundir o candidato. Volte aos termos estudados no capítulo que encerramos agora e cheque cada um dos
instrumentos de pesquisa para ver se não ficou com nenhuma dúvida pois esse tema costuma ser cobrado
em sua literalidade.
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LISTA DE QUESTÕES
III. ARQUIVO DE TERCEIRA IDADE OU PERMANENTE – Inclui documentos que vieram do Arquivo
Corrente, porque deixaram de ser usados com frequência. Mas eles ainda podem ser consultados
pelos órgãos que os produziram e os receberam, se surgir uma situação idêntica àquela que os
gerou. Exemplo: o arquivo dos dez últimos anos da documentação de pessoal de uma empresa.
a) I – II – III.
b) I.
c) II – III.
d) I – II.
e) III.
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3. (IDIB/CREMEPE/Assistente Técnico/2021) Quanto à teoria das três idades, uma das mais
difundidas e fundamentais da gestão arquivística, avalie as afirmativas a seguir e atribua “V” para
as que forem verdadeiras e F para as que forem falsas:
Assinale a alternativa que contém a sequência correta, no sentido de cima para baixo.
a) V, V, V, V, V
b) V, V, F, V, F
c) V, V, V, F, V
d) V, F, V, V, V
II. Há que se ressaltar que os documentos de caráter intermediário podem ser reativados e que,
dessa forma, regressam, por razões diversas, à condição de corrente.
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a) I está errada, pois o ciclo vital dos documentos passa pelas 3 idades e o documento, ainda que perdure,
necessariamente irá passar por todas.
b) I e II estão corretas; II faz um contraponto correto em relação à I.
c) II está errada, pois um documento não pode ser reativado em termos administrativos, apenas em termos
históricos e culturais.
d) I e II estão erradas.
a) Certo
b) Errado
a) correntes.
b) temporários.
c) permanentes.
d) intermediários.
a) Certo
b) Errado
a) Corrente.
b) Intermediária.
c) Permanente.
d) Primária.
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objeto de consultas frequentes pela entidade que o produziu, a quem compete a sua
administração, refere-se ao:
a) Classaurus.
b) Arquivo intermediário.
c) Arquivo administrativo.
d) Arquivo corrente.
e) Arquivo permanente.
10. (QUADRIX/CREF 21/Auxiliar Administrativo/2021) A teoria das três idades dos arquivos faz
referência às três fases básicas da gestão de documentos a produção, a utilização e a destinação.
Em relação aos arquivos correntes e intermediários, ou de primeira e de segunda idades, assinale
a alternativa incorreta.
a) inativa e ativa.
b) frequente, restrito e memorando.
c) ativa e semiativa.
d) corrente, intermediária e permanente.
e) corrente e permanente.
a) Permanente.
b) Temporário.
c) Acessível.
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d) Corrente.
e) Morto.
III – Deve-se manter documentos em um arquivo morto durante todo o tempo de existência da
organização para gerar um registro histórico.
a) I, II e IV.
b) II e III.
c) I e IV.
d) II.
e) IV.
a) Certo
b) Errado
15. (QUADRIX/CRQ 10/Auxiliar Administrativo/2021) Julgue o item a seguir, relativos aos tipos de
arquivo, aos acessórios do arquivo e às fases do arquivamento. Os arquivos de primeira idade
guardam documentos que são frequentemente consultados pela organização e que possuem valor
primário.
a) Certo
b) Errado
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16. (QUADRIX/CRQ 10/Auxiliar Administrativo/2021) Julgue o item a seguir, relativos aos tipos de
arquivo, aos acessórios do arquivo e às fases do arquivamento. O recolhimento ocorre quando há
a transferência de um documento do arquivo permanente para o arquivo corrente.
a) Certo
b) Errado
a) Certo
b) Errado
a) Certo
b) Errado
a) Certo
b) Errado
a) Certo
b) Errado
a) Certo
b) Errado
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a) Certo
b) Errado
a) Certo
b) Errado
a) Certo
b) Errado
a) Certo
b) Errado
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pois as informações retidas e colocadas em lugar conveniente servirão para auxiliar a solucionar
dúvidas ou a esclarecer questões que eventualmente ainda ocorrerão. Os documentos são
conservados para consultas e comprovações. No dia a dia de uma empresa, um documento passa
por importantes momentos na gestão documental, que determinam o destino dele. Os
documentos que perderam seu valor administrativo, ou seja, não são mais utilizados
rotineiramente, mas podem ser mantidos para fins de prova, informação e pesquisa, fazem parte
do arquivo:
a) permanente.
b) intermediário.
c) corrente.
d) originário.
e) a ser incinerado ou fragmentado.
a) Certo
b) Errado
a) Certo
b) Errado
a) Difusão.
b) Emulação.
c) Aquisição.
d) Seleção.
e) Registro.
a) Certo
b) Errado
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a) (1) para muitas organizações • (2) amplo espaço físico e custos elevados.
b) (1) somente para organizações públicas • (2) pequenos espaços físicos e baixos custos.
c) (1) somente para organizações privadas • (2) amplo espaço físico e baixos custos.
d) (1) exclusivo das prefeituras • (2) pequenos espaços físicos e baixos custos.
e) (1) exclusivo das prefeituras • (2) amplo espaço físico e custos elevados.
33. (FAFIPA/CISPAR/Auxiliar/2020) Com base na teoria das três idades da gestão de documentos,
analise os itens a seguir e assinale a alternativa que apresenta qual(is) está(ão) CORRETO(S):
I. Os arquivos Intermediários (segunda idade) são documentos de valor secundário, que devem ser
guardados permanentemente devido ao seu valor histórico-cultural.
III. Os arquivos Correntes (primeira idade) são aqueles em tramitação, que são frequentemente
consultados.
a) Certo
b) Errado
a) Certo
b) Errado
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a) Certo
b) Errado
“Os _________________ são assim considerados porque geralmente estão em tramitação, mas é
importante enfatizar que em muitos casos, mesmo sem movimentação, os documentos podem ser
assim considerados. O critério que define tal status para tais arquivos é relacionado à frequência
de sua utilização ou consulta. Os documentos de primeira idade estão geralmente localizados
próximos aos seus setores empresariais produtores e são conhecidos também, pela terminologia
arquivística, como arquivos ativos. Tais documentos possuem valor administrativo para a
empresa, valor este chamado de primário. Dentre as atividades realizadas no âmbito da fase
corrente, podem ser destacadas as de protocolo, arquivamento, consulta, expedição e empréstimo
de documentos”.
a) Arquivos sigilosos.
b) Arquivos intermediários.
c) Arquivos comuns.
d) Arquivos secretos.
e) Arquivos correntes.
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a) Certo
b) Errado
40. (IBADE/Pref. Mun. Vila Velha-ES/Secretário Escolar/2020) Os documentos escolares podem ser
classificados como correntes, intermediários e permanentes. Consideram-se documentos
correntes aqueles que:
a) Certo
b) Errado
a) Certo
b) Errado
a) Certo
b) Errado
a) Certo
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b) Errado
a) permanente.
b) inativo.
c) intermediário.
d) semiativo.
e) corrente.
a) Certo
b) Errado
a) Certo
b) Errado
a) Certo
b) Errado
a) Certo
b) Errado
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a) Certo
b) Errado
a) Certo
b) Errado
a) Certo
b) Errado
a) Certo
b) Errado
54. (CEBRASPE/IPHAN/Auxiliar Institucional/2018) De acordo com a Lei n.º 8.159/1991, que dispõe
sobre a política nacional de arquivos públicos e privados e dá outras providências, julgue o item
que se segue. Os arquivos permanentes devem ser preservados apenas se ficar constatado o seu
uso específico, imediato ou remoto.
a) Certo
b) Errado
a) Certo
b) Errado
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a) Certo
b) Errado
a) Certo
b) Errado
a) Certo
b) Errado
a) Certo
b) Errado
a) Certo
b) Errado
a) Certo
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b) Errado
a) Certo
b) Errado
a) Certo
b) Errado
64. (CEBRASPE/PF/Arquivista/2004) Acerca das funções arquivísticas, julgue o item a seguir. Conforme
Couture e Rousseau, inserem-se como funções arquivísticas a produção, a avaliação, a aquisição e
a classificação.
a) Certo
b) Errado
a) Certo
b) Errado
a) Certo
b) Errado
a) Certo
b) Errado
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a) Certo
b) Errado
a) Certo
b) Errado
a) Certo
b) Errado
a) Certo
b) Errado
a) Certo
b) Errado
a) Certo
b) Errado
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a) Certo
b) Errado
a) Certo
b) Errado
a) Certo
b) Errado
a) Certo
b) Errado
a) Certo
b) Errado
a) Certo
b) Errado
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a) Certo
b) Errado
a) Certo
b) Errado
a) Certo
b) Errado
a) Certo
b) Errado
a) Certo
b) Errado
a) Certo
b) Errado
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a) Certo
b) Errado
( ) Na fase corrente, se o documento se referir a dois ou mais assuntos, ele deverá ser arquivado no
conjunto documental que possuir maior prazo de guarda ou que tenha sido destinado à guarda
permanente.
( ) Na fase intermediária, é necessário proceder à triagem dos documentos selecionados para a guarda
permanente, separando aqueles que, em relação ao conjunto documental ao qual pertencem, não
constituem elemento de prova que justifique sua guarda.
88. (VUNESP/Pref. Itapevi-SP/Analista Gestão Pública/2019) Para que a gestão documental seja
eficiente e eficaz, entre outras atividades, adota-se uma classificação conhecida como “teoria das
três idades”, na qual os arquivos recebem a seguinte denominação:
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a) No arquivo intermediário, os documentos são objeto de consultas muito frequentes pelo órgão ou
entidade que os produziu, em função de seu valor secundário.
b) No arquivo corrente, os documentos são objeto de consultas frequentes pelo órgão ou entidade que os
produziu, ao qual compete sua administração.
c) No arquivo permanente, os documentos possuem valor terciário, associado às razões pelas quais foram
produzidos.
d) No arquivo corrente, os documentos possuem valor secundário, sendo consultados principalmente por
seus produtores.
( ) O arquivo de segunda idade compreende os documentos que não são frequentemente consultados,
mas podem ser ainda solicitados, sendo conservados nos locais onde foram produzidos.
( ) O ciclo de vida chamado de arquivo de primeira idade é constituído de documentos consultados
frequentemente e conservados em locais de fácil acesso.
( ) O ciclo de vida dos documentos é tratado pelo teoria das três idades, sendo denominada de idade
corrente, intervalar e permanente.
( ) O arquivo de terceira idade é constituído por documentos que apresentam valor histórico, arquivados
definitivamente no arquivo central.
Assinale a alternativa que apresenta a sequência com a resposta correta.
a) V, V, V, F.
b) V, V, F, V.
c) F, F, V, F.
d) F, V, V, V.
e) F, V, F, V.
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a) corrente.
b) público.
c) temporário.
d) permanente.
e) institucional.
a) Certo
b) Errado
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a) Certo
b) Errado
a) Certo
b) Errado
a) Certo
b) Errado
a) I, II e III.
b) I e II, apenas.
c) I e III, apenas.
d) II e III, apenas.
a) histórico.
b) permanente.
c) textual.
d) setorial.
e) privado.
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a) Legal.
b) Cultural.
c) Científico.
d) Artístico.
e) Educativo.
a) Avaliação.
b) Classificação.
c) Aquisição.
d) Difusão/Acesso.
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a) cumulatividade.
b) indivisibilidade.
c) organicidade.
d) proveniência.
e) unicidade.
a) espécie do documento.
b) expedição do documento.
c) tramitação do documento.
d) reformatação do documento.
e) função do documento.
a) Certo
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b) Errado
a) tema do documento.
b) espécie documental.
c) função do documento.
d) tipo documental.
e) gênero documental.
a) Certo
b) Errado
a) Certo
b) Errado
a) Certo
b) Errado
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a) Certo
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a) Certo
b) Errado
a) Certo
b) Errado
a) Conservação é um conjunto de ações estabilizadoras que visam desacelerar a degradação por meio de
controle ambiental e de tratamentos específicos.
b) Microfilmagem é o processo de conversão de um documento para o formato digital, por meio de
dispositivo apropriado.
c) Digitalização é o processo de reprodução de documentos, dados e imagens, por meio fotográfico em
formato altamente reduzido.
d) Restauração se refere às medidas e estratégias de ordem administrativa, política e operacional que
contribuem para a integridade dos materiais.
e) Preservação corresponde às medidas para estabilização ou reversão de danos físicos ou químicos
ocorridos ao longo do tempo e do uso, intervindo de modo a não comprometer a integridade e o caráter
histórico dos documentos.
a) Código de referência; Título; Data(s); Nível de descrição; Dimensão e Suporte; Nome(s) do(s) produtor(es)
e Condições de acesso.
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a) Quatro.
b) Cinco.
c) Seis.
d) Sete.
e) Oito.
a) a história administrativa.
b) a procedência.
c) a dimensão e o suporte.
d) a avaliação, a eliminação e a temporalidade.
e) o sistema de arranjo
a) identificação.
b) utilização.
c) nacionalidade.
d) contextualização.
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e) notas.
a) oferecer diretivas para a preparação de registros de autoridade arquivística de assunto que forneça
descrições do conteúdo abordado pelos documentos de arquivos.
b) controlar a criação e uso de pontos de acesso do título, do título atribuído e do título formal em descrições
arquivísticas.
c) apresentar regras específicas para a normalização das descrições nas instituições com acervos arquivísticos
para acesso aos documentos e aos serviços disponíveis.
d) associar descrições de produtores de documentos e informação contextual a descrições de documentos
de mesmo produtor mantidos por mais de uma instituição.
e) apoiar a preparação de descrições de funções de entidades coletivas associadas à produção e manutenção
de arquivos.
a) índice.
b) guia.
c) catálogo.
d) catálogo seletivo.
e) inventário.
a) índice.
b) guia.
c) catálogo.
d) catálogo seletivo.
e) inventário.
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QUESTÕES COMENTADAS
III. ARQUIVO DE TERCEIRA IDADE OU PERMANENTE – Inclui documentos que vieram do Arquivo
Corrente, porque deixaram de ser usados com frequência. Mas eles ainda podem ser consultados
pelos órgãos que os produziram e os receberam, se surgir uma situação idêntica àquela que os
gerou. Exemplo: o arquivo dos dez últimos anos da documentação de pessoal de uma empresa.
a) I – II – III.
b) I.
c) II – III.
d) I – II.
e) III.
Comentários:
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II. ARQUIVO DE SEGUNDA IDADE OU INTERMEDIÁRIO – Nele se encontram os documentos que perderam o
valor administrativo cujo uso deixou de ser frequente. É esporádico. Eles são conservados somente por causa
de seu valor histórico, informativo para comprovar algo para fins de pesquisa em geral, permitindo que se
conheça como os fatos evoluíram. Esse tipo de arquivo é o que denominamos arquivo propriamente dito.
ERRADA. Documentos de arquivos intermediários ainda possuem valor administrativo. A definição trazida
pela banca é a de arquivos permanentes.
III. ARQUIVO DE TERCEIRA IDADE OU PERMANENTE – Inclui documentos que vieram do Arquivo Corrente,
porque deixaram de ser usados com frequência. Mas eles ainda podem ser consultados pelos órgãos que os
produziram e os receberam, se surgir uma situação idêntica àquela que os gerou. Exemplo: o arquivo dos
dez últimos anos da documentação de pessoal de uma empresa. ERRADA. Agora a banca traz a definição de
arquivos intermediários no lugar de arquivos permanentes.
Comentários:
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A alternativa C está correta e é o gabarito da questão. A Teoria das Três Idades, de forma geral, desenvolveu-
se a partir do valor (e não da importância) dos documentos.
A alternativa D está incorreta. Características típicas de arquivo permanente, entre elas o valor secundário.
A alternativa E está incorreta. Sim, são os períodos previstos pelo ciclo de vida dos documentos.
3. (IDIB/CREMEPE/Assistente Técnico/2021) Quanto à teoria das três idades, uma das mais
difundidas e fundamentais da gestão arquivística, avalie as afirmativas a seguir e atribua “V” para
as que forem verdadeiras e F para as que forem falsas:
Assinale a alternativa que contém a sequência correta, no sentido de cima para baixo.
a) V, V, V, V, V
b) V, V, F, V, F
c) V, V, V, F, V
d) V, F, V, V, V
Comentários:
Vamos avaliar cada uma das afirmativas antes de buscar a alternativa correta:
A primeira afirmativa está OK pois a banca traz características típicas do arquivo corrente.
A segunda afirmativa também está OK ao considerar que a teoria das 3 idades se baseia na frequência de
utilização e nos valores dos documentos para definir a sua movimentação.
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A terceira afirmativa se equivoca ao atribuir valor secundário aos documentos de arquivo intermediário. Eles
possuem, na verdade, valor primário.
Aa quarta afirmativa está OK pois a banca traz características típicas do arquivo permanente.
Por último, a quinta afirmativa erra ao atribuir valor secundários os documentos de segunda idade. De modo
geral documentos de primeira e segunda idade possuem valor primário e documentos de terceira idade
possuem valor secundário.
II. Há que se ressaltar que os documentos de caráter intermediário podem ser reativados e que,
dessa forma, regressam, por razões diversas, à condição de corrente.
a) I está errada, pois o ciclo vital dos documentos passa pelas 3 idades e o documento, ainda que perdure,
necessariamente irá passar por todas.
b) I e II estão corretas; II faz um contraponto correto em relação à I.
c) II está errada, pois um documento não pode ser reativado em termos administrativos, apenas em termos
históricos e culturais.
d) I e II estão erradas.
Comentários:
Vamos avaliar cada uma das afirmativas antes de buscar a alternativa correta:
I. Já se demonstrou que os documentos não caminham necessariamente pelos três arquivos. ->
CORRETA. De fato, há documentos que não caminham pelos três arquivos, aliás, boa parte deles. Podem
ser eliminados ou recolhidos do arquivo permanente, sem passar pelo arquivo intermediário. Há ainda
aqueles que são eliminados do arquivo intermediário e, portanto, não chegam aos arquivos
permanentes.
II. Há que se ressaltar que os documentos de caráter intermediário podem ser reativados e que, dessa
forma, regressam, por razões diversas, à condição de corrente. -> CORRETA. Por possuírem valor
administrativo, documentos do arquivo intermediário podem ser requisitados de volta pelos arquivos
correntes.
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a) Certo
b) Errado
Comentários:
a) correntes.
b) temporários.
c) permanentes.
d) intermediários.
Comentários:
A alternativa A está incorreta. O enunciado traz definição de arquivo permanente e não de arquivo corrente.
Vejamos para a Lei 8.159/1991:
A alternativa B está incorreta. O enunciado traz definição de arquivo permanente e não de arquivo
temporário ou intermediário.
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A alternativa D está incorreta. O enunciado traz definição de arquivo permanente e não de arquivo
temporário ou intermediário.
a) Certo
b) Errado
Comentários:
a) Corrente.
b) Intermediária.
c) Permanente.
d) Primária.
Comentários:
A alternativa A está incorreta. O enunciado se refere aos arquivos permanentes e não aos correntes.
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A alternativa B está incorreta. O enunciado se refere aos arquivos permanentes e não aos intermediários.
A alternativa C está correta e é o gabarito da questão. Aqui a banca se refere aos arquivos permanentes:
A alternativa D está incorreta. O enunciado se refere aos arquivos permanentes e não a "fase primária".
a) Classaurus.
b) Arquivo intermediário.
c) Arquivo administrativo.
d) Arquivo corrente.
e) Arquivo permanente.
Comentários:
A alternativa B está incorreta. O enunciado apresenta os arquivos correntes e não o arquivo intermediário.
Cheque as definições legais no gabarito da questão.
A alternativa C está incorreta. O enunciado apresenta os arquivos correntes e não o arquivo administrativo
(ou técnico).
A alternativa D está correta e é o gabarito da questão. Definição clássica de arquivos correntes. Observe,
com base na legislação vigente:
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A alternativa E está incorreta. O enunciado apresenta os arquivos correntes e não o arquivo intermediário.
Cheque as definições legais no gabarito da questão.
10. (QUADRIX/CREF 21/Auxiliar Administrativo/2021) A teoria das três idades dos arquivos faz
referência às três fases básicas da gestão de documentos a produção, a utilização e a destinação.
Em relação aos arquivos correntes e intermediários, ou de primeira e de segunda idades, assinale
a alternativa incorreta.
Comentários:
A alternativa A está incorreta. Evitar duplicações, criar ou extinguir modelos de formulários fazem parte das
atividades da fase de produção.
A alternativa B está incorreta. A fase de utilização de fato inclui todas essas atividades, típicas de protocolo.
A alternativa D está incorreta. Sim, assim como na fase permanente os documentos possuem valor
secundário.
A alternativa E está incorreta. Exato. A baixa frequência de uso é o gatilho para a transferência dos
documentos dos arquivos correntes para os intermediários.
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a) inativa e ativa.
b) frequente, restrito e memorando.
c) ativa e semiativa.
d) corrente, intermediária e permanente.
e) corrente e permanente.
Comentários:
A alternativa A está incorreta. As fases do ciclo de vida dos documentos são corrente, intermediária e
permanente e não inativa e ativa.
A alternativa B está incorreta. As fases do ciclo de vida dos documentos são corrente, intermediária e
permanente e não frequente, restrito e memorando.
A alternativa C está incorreta. As fases do ciclo de vida dos documentos são corrente, intermediária e
permanente e não ativa e semiativa.
A alternativa D está correta e é o gabarito da questão. As fases do ciclo de vida dos documentos são corrente,
intermediária e permanente. Essa é uma questão clássica de provas e muitas vezes o aluno fica buscando
uma pegadinha mas, quando achar esta alternativa, pode marcar sem preocupação.
A alternativa E está incorreta. As fases do ciclo de vida dos documentos são corrente, intermediária e
permanente e não corrente e permanente.
a) Permanente.
b) Temporário.
c) Acessível.
d) Corrente.
e) Morto.
Comentários:
A alternativa A está incorreta. O enunciado se refere aos arquivos correntes (e não permanentes) de acordo
com Rosineide Sousa. Veja as definições literais no gabarito da questão.
A alternativa B está incorreta. O enunciado se refere aos arquivos correntes (e não temporário) de acordo
com Rosineide Sousa. Veja as definições literais no gabarito da questão.
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A alternativa C está incorreta. O enunciado se refere aos arquivos correntes (e não acessível) de acordo com
Rosineide Sousa. Veja as definições literais no gabarito da questão.
A alternativa D está correta e é o gabarito da questão. De acordo com Rosineide Sousa: "Especificamente,
os arquivos de instituições públicas da esfera federal, estadual ou municipal, de atividades administrativas,
judiciárias ou legislativas, são classificados em três espécies: correntes, temporários e permanentes”.
Vejamos a classificação e as definições usadas pela autora:
• Arquivo corrente: blocos de documentos atuais que são consultados com muita
freqüência, para a realização de tarefas, esclarecimento de dívidas e pesquisas.
• Arquivo temporário: bloco de documentos que é retirado de arquivos correntes para ser
transferido para depósitos temporários.
A alternativa E está incorreta. O enunciado se refere aos arquivos correntes (e não morto) de acordo com
Rosineide Sousa. Veja as definições literais no gabarito da questão.
III – Deve-se manter documentos em um arquivo morto durante todo o tempo de existência da
organização para gerar um registro histórico.
a) I, II e IV.
b) II e III.
c) I e IV.
d) II.
e) IV.
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Comentários:
I – Os documentos inativos devem ser arquivados junto ao arquivo ativo, no entanto, posicionando-os
afastados dos documentos utilizados rotineiramente. ERRADA. Documentos inativos devem ser transferidos
para o arquivo intermediário, onde cumprem seus prazos de guarda aguardando destinação final.
III – Deve-se manter documentos em um arquivo morto (assumindo que a banca fez essa comparação entre
permanente e "morto", o que não é recomendável) durante todo o tempo de existência da organização para
gerar um registro histórico. ERRADA. Apenas documentos de valor histórico devem ser recolhidos a arquivos
permanentes.
a) Certo
b) Errado
Comentários:
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15. (QUADRIX/CRQ 10/Auxiliar Administrativo/2021) Julgue o item a seguir, relativos aos tipos de
arquivo, aos acessórios do arquivo e às fases do arquivamento. Os arquivos de primeira idade
guardam documentos que são frequentemente consultados pela organização e que possuem valor
primário.
a) Certo
b) Errado
Comentários:
16. (QUADRIX/CRQ 10/Auxiliar Administrativo/2021) Julgue o item a seguir, relativos aos tipos de
arquivo, aos acessórios do arquivo e às fases do arquivamento. O recolhimento ocorre quando há
a transferência de um documento do arquivo permanente para o arquivo corrente.
a) Certo
b) Errado
Comentários:
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a) Certo
b) Errado
Comentários:
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a) Certo
b) Errado
Comentários:
a) Certo
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b) Errado
Comentários:
a) Certo
b) Errado
Comentários:
a) Certo
b) Errado
Comentários:
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a) Certo
b) Errado
Comentários:
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a) Certo
b) Errado
Comentários:
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a) Certo
b) Errado
Comentários:
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e) após ser enquadrado dessa forma, os arquivos permanentes não podem voltar a ser tratados como
correntes.
Comentários:
A alternativa A está incorreta. No arquivo permanente os documentos não são consultados com muita
frequência. Essa é uma característica do arquivo corrente.
A alternativa C está correta e é o gabarito da questão. A principal característica dos documentos de terceira
idade é o seu valor secundário, que pode ser cultural, histórico, informativo ou probatório.
A alternativa D está incorreta. Necessidade dos arquivos correntes (setoriais / descentralizados) e não dos
permanentes que são centralizados
A alternativa E está incorreta. Essa é uma abordagem particular da VUNESP, que eu não gosto pois confunde
o aluno. A regra para a imensa maioria das bancas é que o arquivo permanente não "devolve" documentos
para o arquivo corrente, porém aqui a VUNESP admite o procedimento. É uma movimentação que, na
prática, ocorre, mas nunca na teoria, o que acaba sendo cobrado nos concursos. Fique atento. Se for VUNESP,
essa é uma possibilidade. Para outras bancas, não!
a) Certo
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b) Errado
Comentários:
Documentos correntes possuem alto valor primário. Os documentos destinados a eliminação são aqueles
que já tiveram seu valor primário esgotado e não adquiriram valor secundário.
a) permanente.
b) intermediário.
c) corrente.
d) originário.
e) a ser incinerado ou fragmentado.
Comentários:
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A alternativa A está correta e é o gabarito da questão. Esses são os documentos permanentes. Não possuem
mais valor primário, porém devem ser mantidos para fins de prova, informação e pesquisa, em função de
seu valor secundário.
A alternativa D está incorreta. O enunciado se refere ao arquivo permanente e não ao originário, que sequer
existe.
a) Certo
b) Errado
Comentários:
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...
a) Certo
b) Errado
Comentários:
...
a) Difusão.
b) Emulação.
c) Aquisição.
d) Seleção.
e) Registro.
Comentários:
A alternativa A está incorreta. A difusão é uma atividade típica dos arquivos permanentes e não dos
correntes.
A alternativa B está incorreta. A emulação não é atividade típica de arquivo corrente. Vejamos como o e-
ARQ Brasil define o termo:
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A alternativa C está incorreta. A aquisição não é atividade típica de arquivo corrente, pois pode ocorrer em
todas as idades documentais, bastando para isso o documento ingressar no arquivo ou em um fundo
arquivístico.
A alternativa D está incorreta. A seleção não é atividade típica de arquivo corrente, mas sim de arquivos
correntes. Vejamos a definição para o DBTA:
A alternativa E está correta e é o gabarito da questão. O Registro é uma das atividades típicas de Protocolo,
ao lado do recebimento, classificação, expedição, distribuição, controle de tramitação e autuação. Como
atividade de protocolo, é uma atividade típica de arquivo corrente.
a) Certo
b) Errado
Comentários:
a) (1) para muitas organizações • (2) amplo espaço físico e custos elevados.
b) (1) somente para organizações públicas • (2) pequenos espaços físicos e baixos custos.
c) (1) somente para organizações privadas • (2) amplo espaço físico e baixos custos.
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d) (1) exclusivo das prefeituras • (2) pequenos espaços físicos e baixos custos.
e) (1) exclusivo das prefeituras • (2) amplo espaço físico e custos elevados.
Comentários:
Armazenar documentos permanentes é um desafio para praticamente todas as organizações pois exige toda
uma estrutura física para a guarda adequada. Isso tudo resulta em grande comprometimento de espaço
físico e, ao mesmo tempo, alto custo de investimento e manutenção.
Assim temos:
33. (FAFIPA/CISPAR/Auxiliar/2020) Com base na teoria das três idades da gestão de documentos,
analise os itens a seguir e assinale a alternativa que apresenta qual(is) está(ão) CORRETO(S):
I. Os arquivos Intermediários (segunda idade) são documentos de valor secundário, que devem ser
guardados permanentemente devido ao seu valor histórico-cultural.
III. Os arquivos Correntes (primeira idade) são aqueles em tramitação, que são frequentemente
consultados.
Comentários:
I. Os arquivos Intermediários (segunda idade) são documentos de valor secundário, que devem ser
guardados permanentemente devido ao seu valor histórico-cultural. -> ERRADA. Essa é a definição de
arquivos permanentes e não intermediários. Documentos de arquivos de segunda idade não possuem,
necessariamente, valor secundário.
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II. Os arquivos Permanentes (terceira idade) não podem ser eliminados. -> CORRETA. Documentos de
arquivos permanente possuem valor secundário e, portanto, não podem ser eliminados.
III. Os arquivos Correntes (primeira idade) são aqueles em tramitação, que são frequentemente consultados.
CORRETA. Embora a banca tenha "passado por cima" de um detalhe que consta na definição de arquivos
correntes: a possibilidade de que não estejam em tramitação. Veja abaixo. De qualquer forma, documentos
em tramitação com alta frequência de consulta são mesmo correntes:
a) Certo
b) Errado
Comentários:
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a) Certo
b) Errado
Comentários:
a) Certo
b) Errado
Comentários:
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Comentários:
A alternativa B está correta e é o gabarito da questão. A banca aqui fala dos documentos de arquivos
intermediários. Vejamos abaixo a definição para o DBTA:
A alternativa C está incorreta. O enunciado se refere ao arquivo intermediário e não ao corrente que, aliás,
não é o de segunda idade, mas sim de primeira idade.
A alternativa D está incorreta. O enunciado se refere ao arquivo intermediário e não ao corrente que, aliás,
não é o de terceira idade, mas sim de primeira idade.
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A alternativa E está incorreta. O enunciado se refere ao arquivo intermediário que, porém, é um arquivo de
segunda (e não de primeira) idade.
“Os _________________ são assim considerados porque geralmente estão em tramitação, mas é
importante enfatizar que em muitos casos, mesmo sem movimentação, os documentos podem ser
assim considerados. O critério que define tal status para tais arquivos é relacionado à frequência
de sua utilização ou consulta. Os documentos de primeira idade estão geralmente localizados
próximos aos seus setores empresariais produtores e são conhecidos também, pela terminologia
arquivística, como arquivos ativos. Tais documentos possuem valor administrativo para a
empresa, valor este chamado de primário. Dentre as atividades realizadas no âmbito da fase
corrente, podem ser destacadas as de protocolo, arquivamento, consulta, expedição e empréstimo
de documentos”.
a) Arquivos sigilosos.
b) Arquivos intermediários.
c) Arquivos comuns.
d) Arquivos secretos.
e) Arquivos correntes.
Comentários:
A alternativa A está incorreta. A banca endereça na questão os arquivos correntes e não os sigilosos. Veja
mais comentários no gabarito, abaixo.
A alternativa B está incorreta. A banca endereça na questão os arquivos correntes e não os intermediários.
Veja mais comentários no gabarito, abaixo.
A alternativa C está incorreta. A banca endereça na questão os arquivos correntes e não os comuns. Veja
mais comentários no gabarito, abaixo.
A alternativa D está incorreta. A banca endereça na questão os arquivos correntes e não os secretos. Veja
mais comentários no gabarito, abaixo.
A alternativa E está correta e é o gabarito da questão. O enunciado se refere ao arquivo corrente e inclusive
enfatiza uma das características que muitas vezes derruba o candidato, ou seja, o fato de o arquivo corrente
não precisar estar, necessariamente, em tramitação. Veja a definição abaixo, para a Lei 8.159/1991:
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a) Certo
b) Errado
Comentários:
40. (IBADE/Pref. Mun. Vila Velha-ES/Secretário Escolar/2020) Os documentos escolares podem ser
classificados como correntes, intermediários e permanentes. Consideram-se documentos
correntes aqueles que:
Comentários:
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A alternativa C está incorreta. Afirmativa incoerente, pois, ao mesmo tempo, afirma que o documento não
é mais consultado e é objeto de consultas frequentes. Não faz sentido...
A alternativa D está incorreta. Mais uma vez redação sem sentido lógico.
A alternativa E está correta e é o gabarito da questão. Definição clássica de arquivos correntes. Relembremos
para o DBTA:
a) Certo
b) Errado
Comentários:
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a) Certo
b) Errado
Comentários:
De acordo com Marilena Leite Paes, o arquivo de segunda idade ou intermediário é constituído de
documentos que deixaram de ser frequentemente consultados, mas cujos órgãos que os receberam e os
produziram podem ainda solicitá-los, para tratar de assuntos idênticos ou retomar um problema novamente
focalizado.
a) Certo
b) Errado
Comentários:
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a) Certo
b) Errado
Comentários:
a) permanente.
b) inativo.
c) intermediário.
d) semiativo.
e) corrente.
Comentários:
A alternativa A está incorreta. A aplicação da tabela de temporalidade se inicia nos arquivos correntes (e
não nos permanentes), onde normalmente já há prazos a cumprir pelo documento, estabelecidos pela TTD.
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A alternativa B está incorreta. A aplicação da tabela de temporalidade se inicia nos arquivos correntes (e não
nos inativos), onde normalmente já há prazos a cumprir pelo documento, estabelecidos pela TTD.
A alternativa C está incorreta. A aplicação da tabela de temporalidade se inicia nos arquivos correntes (e não
nos intermediários), onde normalmente já há prazos a cumprir pelo documento, estabelecidos pela TTD.
A alternativa D está incorreta. A aplicação da tabela de temporalidade se inicia nos arquivos correntes (e
não nos semiativos), onde normalmente já há prazos a cumprir pelo documento, estabelecidos pela TTD.
Veja a definição de Marilena Leite Paes sobre a tabela para entender melhor a questão: "Instrumento de
destinação, aprovado pela autoridade competente, que determina os prazos em que os documentos devem
ser mantidos nos arquivos correntes e intermediários, ou recolhidos aos arquivos permanentes,
==1a46f2==
Note que os cumprimentos dos prazos de guarda ditados pela Tabela se iniciam nos arquivos correntes,
portanto ela é aplicada desde lá.
a) Certo
b) Errado
Comentários:
ARQUIVOS CORRENTES, DE GESTÃO OU ATIVOS (1ª IDADE) - São os conjuntos de documentos montados
nos setores de trabalho, em decorrência das funções e atividades exercidas e da necessidade de mantê-los
no local por razões administrativas e técnicas, seja pela frequência de uso ou pela tramitação ainda não
encerrada, ainda que sem movimentação. A principal característica é a de serem essenciais ao
funcionamento cotidiano de quem os acumula.
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ARQUIVOS PERMANENTES ou HISTÓRICOS (3ª IDADE) - A última idade é formada pelos documentos que
não têm valor previsível no plano administrativo, legal ou financeiro. Quando destituídos desses valores, os
documentos são eliminados ou conservados, segundo tenham ou não valor histórico, ou seja, são
definitivamente preservados.
a) Certo
b) Errado
Comentários:
Para concluir, de acordo com Marilena Leite Paes, a descentralização se aplica apenas à fase corrente dos
arquivos. Em suas fases intermediária e permanente, os arquivos devem ser sempre centralizados, embora
possam existir depósitos de documentos fisicamente separados.
a) Certo
b) Errado
Comentários:
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Nesse contexto, quando destituídos do valor primário, os documentos são eliminados ou conservados,
segundo tenham ou não valor histórico, ou seja, são definitivamente preservados e não tem qualquer razão
para retornar aos arquivos correntes visto que seu valor administrativo já se esgotou e a organização não
mais precisa desse documento para a gestão de suas atividades funcionais.
A utilidade desse documento agora refere-se apenas ao seu valor secundário, com o qual passa a interessar
outras pessoas, diferentes daquelas para as quais o documento foi originalmente produzido.
a) Certo
b) Errado
Comentários:
a) Certo
b) Errado
Comentários:
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seguinte. As atividades de protocolo, expedição e arquivos correntes são similares, motivo pelo
qual devem funcionar de forma integrada.
a) Certo
b) Errado
Comentários:
a) Certo
b) Errado
Comentários:
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a) Certo
b) Errado
Comentários:
54. (CEBRASPE/IPHAN/Auxiliar Institucional/2018) De acordo com a Lei n.º 8.159/1991, que dispõe
sobre a política nacional de arquivos públicos e privados e dá outras providências, julgue o item
que se segue. Os arquivos permanentes devem ser preservados apenas se ficar constatado o seu
uso específico, imediato ou remoto.
a) Certo
b) Errado
Comentários:
a) Certo
b) Errado
Comentários:
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a) Certo
b) Errado
Comentários:
a) Certo
b) Errado
Comentários:
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Além disso, documentos ou informações descartadas na fase corrente não chegarão as fases intermediária
e/ou permanente pois, como foram eliminadas, não possuíam mais valor primário ou secundário que
justificassem a sua manutenção e transferência ao arquivo intermediário ou recolhimento ao permanente.
a) Certo
b) Errado
Comentários:
a) Certo
b) Errado
Comentários:
No guia deverão constar todos os dados básicos necessários para orientar os consulentes, desde as
informações práticas - tais como o endereço da instituição, os telefones, o horário de atendimento etc. – até
as informações específicas sobre o acervo, como por exemplo, os fundos e as coleções que ele possui, seu
nível de organização, as condições físicas e jurídicas do acesso, as possibilidades de reprodução de
documentos, etc.
Já o catálogo é o instrumento que descreve unitariamente as peças documentais de uma série ou mais séries,
ou ainda de um conjunto de documentos, respeitada ou não a ordem de classificação. São instrumentos
voltados para a localização específica de unidades documentais. O catálogo dará continuidade à descrição
da série iniciada com o inventário (que se seguiu ao guia), detendo-se, agora, em cada documento,
respeitando ou não a ordenação destes dentro da série.
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a) Certo
b) Errado
Comentários:
A teoria das Três Idades, também chamada de Teoria do Ciclo de Vida dos documentos, é uma sucessão de
fases (vigência ou frequência) por que passam os documentos (corrente, intermediária, permanente), desde
o momento em que são produzidos até sua destinação final (eliminação ou guarda permanente).
No entanto, segundo doutrinadores canadenses e italianos, haveria a necessidade de uma quarta fase para
a teoria do ciclo documental.
Para os canadenses, o momento seria na fase corrente, dividindo-a em duas etapas: uma constituída do pré-
arquivo, com os arquivos dentro dos setores que o utilizam, e outra constituída de um arquivo central
corrente.
Já os italianos, na definição proposta por Elio Lodolini, o momento seria no arquivo intermediário. Nesse
caso, teríamos um arquivo intermediário para os documentos com prazos prescricionais e precaucionais, e
um arquivo intermediário para documentos que estão por adquirir valores secundários, que separados,
poderiam ser mais bem conservados.
a) Certo
b) Errado
Comentários:
Uma das principais características de documentos de arquivos correntes é a sua alta frequência de uso e
consulta, devendo por isso permanecer próximos aos acumuladores e/ou usuários, outra característica de
arquivos correntes.
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a) Certo
b) Errado
Comentários:
a) Certo
b) Errado
Comentários:
64. (CEBRASPE/PF/Arquivista/2004) Acerca das funções arquivísticas, julgue o item a seguir. Conforme
Couture e Rousseau, inserem-se como funções arquivísticas a produção, a avaliação, a aquisição e
a classificação.
a) Certo
b) Errado
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Comentários:
De acordo com Rousseau e Couture: "a arquivologia está ligada diretamente as funções
de: produção, avaliação, aquisição, conservação, classificação, descrição e difusão dos documentos
arquivísticos".
a) Certo
b) Errado
Comentários:
a) Certo
b) Errado
Comentários:
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a) Certo
b) Errado
Comentários:
ISAD(G): "processos relacionados à descrição podem começar na ou antes da produção dos documentos e
continuam durante sua vida.", ou seja, estendem-se ao longo de todas as idades documentais.
A NOBRADE - Norma Brasileira de Descrição Arquivística, diz logo na definição de seu âmbito e objetivos que
"Embora voltada preferencialmente para a descrição de documentos em fase permanente, pode também
ser aplicada à descrição em fases corrente e intermediária."
Finalmente, segundo Gilberto Candido, “As normas de descrição de documento de arquivo se fazem usuais
em arquivos permanentes, apesar de ressaltarem que a descrição do documento de arquivo pode ser
aplicada em quaisquer fases documentais. Essas normas incidem na elaboração de instrumentos de
pesquisa, apresentando-os no formato de Guia, Inventário e Catálogo, permitindo o acesso e a recuperação
da Informação na fase permanente, porém, estes podem ser utilizados nas outras fases documentais. ”
Perceba, portanto, que como o enunciado diz que "é uma atividade realizada necessariamente na fase
permanente", o mais seguro é considerar errado e esse é mesmo o gabarito da questão.
a) Certo
b) Errado
Comentários:
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De acordo com o DBTA a descrição é o conjunto de procedimentos que leva em conta os elementos formais
e de conteúdo dos documentos para elaboração de instrumentos de pesquisa.
Não é disso que o examinador está falando no enunciado, mas sim do processo de avaliação de documentos.
a) Certo
b) Errado
Comentários:
a) Certo
b) Errado
Comentários:
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ISAD(G): "processos relacionados à descrição podem começar na ou antes da produção dos documentos e
continuam durante sua vida.", ou seja, estendem-se ao longo de todas as idades documentais.
A NOBRADE - Norma Brasileira de Descrição Arquivística, diz logo na definição de seu âmbito e objetivos que
"Embora voltada preferencialmente para a descrição de documentos em fase permanente, pode também
ser aplicada à descrição em fases corrente e intermediária."
Finalmente, segundo Gilberto Candido, “As normas de descrição de documento de arquivo se fazem usuais
em arquivos permanentes, apesar de ressaltarem que a descrição do documento de arquivo pode ser
aplicada em quaisquer fases documentais. Essas normas incidem na elaboração de instrumentos de
pesquisa, apresentando-os no formato de Guia, Inventário e Catálogo, permitindo o acesso e a recuperação
da Informação na fase permanente, porém, estes podem ser utilizados nas outras fases documentais. ”
Dessa forma, é possível considerar que a descrição não é mesmo uma atividade exclusiva dos arquivos
permanentes.
a) Certo
b) Errado
Comentários:
Segundo Tiago e Macedo, “Os planos de destinação de documentos são instrumentos que servem para
instruir o procedimento de quem vai tratar uma massa documental acumulada. Eles contêm informações
sobre a tipologia documental existente, os prazos de guarda definidos e as séries em que se dividiu o acervo.
Portanto, neles mesclam-se o plano de classificação de documentos e a tabela de temporalidade usados nos
arquivos correntes.
a) Certo
b) Errado
Comentários:
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Não compete à avaliação de documentos alterar prazos de guarda, mas sim identificar os valores que
permeiam determinado documento, se primário, secundário, ambos ou nenhum deles, com base no que se
decide a respeito de sua destinação.
A deterioração não é fator que altere a valores ou prazos documentais.
a) Certo
b) Errado
Comentários:
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a) Certo
b) Errado
Comentários:
a) Certo
b) Errado
Comentários:
a) Certo
b) Errado
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Comentários:
a) Certo
b) Errado
Comentários:
As três fases básicas da gestão de documentos são: produção, utilização e destinação. A função criação
ocorre exatamente na primeira fase, a fase de produção de documentos, como diz o enunciado.
• 1ª fase - Produção de documentos: refere-se ao ato de elaborar documentos em razão das atividades
específicas de um órgão ou setor. Nesta fase deve-se otimizar a criação de documentos, evitando-se a
produção daqueles não essenciais, diminuindo o volume a ser manuseado, controlado, armazenado e
eliminado, garantindo assim o uso adequado dos recursos de reprografia e de automação.
• 3ª fase - Destinação de documentos: envolve as atividades de análise e seleção dos documentos, ou seja,
implica relacionar quais os documentos a serem eliminados e quais serão preservados permanentemente.
a) Certo
b) Errado
Comentários:
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De acordo com Couture, a função criação possui como principal objetivo o controle da criação de
documentos e informações.
Esse controle, quando bem executado (incluindo aí a gestão de fluxos e formulários, criação de modelos e
análise da necessidade da criação de determinados documentos), tem como consequência o aumento da
eficiência administrativa, considerando que diminui ou impede a duplicidade de informação e a criação
desordenada de documentos.
A função aquisição, ao contrário, diz respeito a entrada dos documentos nos arquivos corrente,
intermediário e permanente.
De acordo com o Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística, é o Ingresso de documentos em arquivo,
seja por comodato, compra, custódia, dação, depósito, doação, empréstimo, legado, permuta,
recolhimento, reintegração ou transferência.
a) Certo
b) Errado
Comentários:
O acondicionamento tem por objetivo a proteção dos documentos que não se encontram em boas condições
ou a proteção daqueles já tratados e recuperados, armazenando-os de forma segura.
Já o armazenamento é o sistema que recebe o documento, acondicionado ou não, para ser guardado.
Em resumo, o acondicionamento diz respeito à embalagem que guarda os documentos, a fim de preservá-
los. E o armazenamento refere-se à guarda do próprio documento. Consiste no mobiliário das salas
destinadas à guarda do acervo: estantes, arquivos e armários.
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a) Certo
b) Errado
Comentários:
a) Certo
b) Errado
Comentários:
De acordo com a Profa. Ieda Bernardes as duas funções devem ser executadas de forma paralela. Vejamos:
"A avaliação consiste fundamentalmente em identificar valores e definir prazos de guarda para os
documentos de arquivo, independentemente de seu suporte ser o papel, o filme, a fita magnética, o
disquete, o disco ótico ou qualquer outro. A avaliação deverá ser realizada no momento da produção,
paralelamente ao trabalho de classificação, para evitar a acumulação desordenada, segundo critérios
temáticos, numéricos ou cronológicos. Esse é o grande problema no momento de avaliar massas
documentais acumuladas nos arquivos centrais ou intermediários, especialmente nos do serviço público".
a) Certo
b) Errado
Comentários:
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A codificação de cada um dos documentos de arquivo está atrelada ao processo ou a rotina de classificação
e não da avaliação, responsável pela identificação dos valores documentais e, por consequência, sua
destinação final.
a) Certo
b) Errado
Comentários:
O elemento âmbito e conteúdo tem como objetivo Fornecer aos usuários informações relevantes ou
complementares ao Título da unidade de descrição. É um elemento importante para o usuário identificar se
a unidade de descrição contém ou não informações relevantes para a sua pesquisa. Nos níveis mais
específicos, seu uso deve se restringir a situações em que o elemento de descrição Título necessite de
informações complementares.
Já o elemento dimensão e suporte tem como objetivo Identificar as dimensões físicas ou lógicas e o suporte
da unidade de descrição. É um elemento de descrição obrigatório e Constitui informação estratégica para
planos de pesquisa e gestão do acervo.
O registro normalizado das dimensões permite obter somatórios, propiciando políticas e ações de
reprodução, de conservação e de organização de acervos. As dimensões tornam-se mais precisas quando
associadas a informações relativas ao gênero, espécie ou tipo de documentos, conforme relatado pelo
enunciado.
a) Certo
b) Errado
Comentários:
Segundo o Conselho Nacional de Arquivos a NOBRADE "prevê a existência de oito áreas compreendendo 28
elementos de descrição". Até aí o enunciado está correto porém, peca ao afirmar que está em consonância
com as normas internacionais pois a ISAD (G) possui apenas 7 áreas de informação e 26 elementos de
descrição.
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a) Certo
b) Errado
Comentários:
Segundo o Conselho Nacional de Arquivos, "Dentre os 28 elementos de descrição disponíveis, sete são
obrigatórios, a saber: código de referência; título; data(s); nível de descrição; dimensão e suporte; nome(s)
do(s) produtor(es); condições de acesso (somente para descrições em níveis 0 e 1)".
a) Certo
b) Errado
Comentários:
A afirmativa recorre a citação literal do Conarq. Vejamos: “Embora a norma tenha sido pensada para
utilização em sistemas de descrição automatizados ou não, as vantagens de seu uso são potencializadas nos
primeiros. O respeito a esta norma em sistemas manuais pode facilitar posterior passagem dos dados para
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sistemas automatizados. Para intercâmbio nacional ou internacional de dados, ainda que o uso da norma
não seja suficiente, constitui requisito fundamental.”
( ) Na fase corrente, se o documento se referir a dois ou mais assuntos, ele deverá ser arquivado no
conjunto documental que possuir maior prazo de guarda ou que tenha sido destinado à guarda
permanente.
( ) Na fase intermediária, é necessário proceder à triagem dos documentos selecionados para a guarda
permanente, separando aqueles que, em relação ao conjunto documental ao qual pertencem, não
constituem elemento de prova que justifique sua guarda.
Comentários:
Na fase corrente, se o documento se referir a dois ou mais assuntos, ele deverá ser arquivado no conjunto
documental que possuir maior prazo de guarda ou que tenha sido destinado à guarda permanente - está
correto pois a tendência em relação à avaliação de arquivos é sempre conservadora. Caso os assuntos em
referência tenham prazos de guarda distintos ou destinações diferentes, vale o prazo de guarda mais longo
ou a guarda permanente quando comparada à eliminação. Portanto, verdadeira: V-X-X-X.
Na fase intermediária, é necessário proceder à triagem dos documentos selecionados para a guarda
permanente, separando aqueles que, em relação ao conjunto documental ao qual pertencem, não
constituem elemento de prova que justifique sua guarda - também está correta. É na fase intermediária,
quando a frequência de acesso ao documento já diminuiu, que ele começa a cumprir os prazos para
eliminação. Nesta fase, caso seja identificado o valor secundário (histórico ou de prova), o documento deve
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ser separado da massa documental e recolhido ao arquivo permanente, onde será custodiado de forma
definitiva. Então temos: V-V-X-X.
A eliminação de documentos ocorre somente da fase intermediária para a permanente. Da fase corrente
para a intermediária, ocorre apenas a alteração de local e suporte - não está correto. Muitos documentos
têm prazo de guarda que se encerra mesmo antes da entrada no arquivo intermediário. É o caso da vigência,
por exemplo, que veremos em aula mais adiante. Mas, o mais importante aqui, é saber que a eliminação de
documentos pode ocorrer tanto na primeira quanto na segunda idade do ciclo documental, ou seja, tanto
no arquivo corrente como no arquivo intermediário. Agora estamos com V-V-F-X.
88. (VUNESP/Pref. Itapevi-SP/Analista Gestão Pública/2019) Para que a gestão documental seja
eficiente e eficaz, entre outras atividades, adota-se uma classificação conhecida como “teoria das
três idades”, na qual os arquivos recebem a seguinte denominação:
Comentários:
A alternativa A está incorreta. O examinador tenta enganar o candidato aproximando a resposta aos três
períodos das idades documentais (primeira, segunda e terceira idades) mas, mesmo assim usa termos
equivocados.
A alternativa B está incorreta. Os termos empregados não têm relação com a Teoria das Três Idades. Atenção
com o termo "arquivo morto" que é usado com frequência para confundir o candidato. Hoje o termo não é
mais empregado na arquivística.
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A alternativa C está incorreta. Termos usados também não têm qualquer relação técnica com a teoria
abordada.
A alternativa D está incorreta. Mais uma tentativa de confundir o candidato. Aluno do Estratégia não cai
nessa!
A alternativa E está correta e é o gabarito da questão. Esta é aquela questão que todos acertam, portanto,
um erro é fatal. Não dá para desperdiçar. Estudamos e discutimos bastante a Teoria das Três Idades. Esse é
um tema que certamente vai cair na prova, portanto não dá para esquecer e nem confundir. As três idades
que sempre falamos são primeira, segunda e terceira idades e os seus respectivos arquivos são os arquivos
corrente, intermediário e permanente.
a) No arquivo intermediário, os documentos são objeto de consultas muito frequentes pelo órgão ou
entidade que os produziu, em função de seu valor secundário.
b) No arquivo corrente, os documentos são objeto de consultas frequentes pelo órgão ou entidade que os
produziu, ao qual compete sua administração.
c) No arquivo permanente, os documentos possuem valor terciário, associado às razões pelas quais foram
produzidos.
d) No arquivo corrente, os documentos possuem valor secundário, sendo consultados principalmente por
seus produtores.
Comentários:
A alternativa B está correta e é o gabarito da questão. A afirmativa é exata e resume bem o conceito de
arquivo corrente.
A alternativa C está incorreta. Não existe valor terciário, mesmo o arquivo permanente fazendo parte da
terceira idade do ciclo vital do documento. Quando um documento se encontra na terceira idade e/ou no
arquivo permanente, isso significa que ele tem valor secundário (histórico, de prova, etc.).
A alternativa D está incorreta. Mais uma vez o examinador estabelece a mesma confusão. No arquivo
corrente o documento possui valor primário e, por isso, é consultado com muita frequência. Como vimos, o
valor secundário é característica da terceira idade documental, ou do arquivo permanente.
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( ) O arquivo de segunda idade compreende os documentos que não são frequentemente consultados,
mas podem ser ainda solicitados, sendo conservados nos locais onde foram produzidos.
( ) O ciclo de vida chamado de arquivo de primeira idade é constituído de documentos consultados
frequentemente e conservados em locais de fácil acesso.
( ) O ciclo de vida dos documentos é tratado pelo teoria das três idades, sendo denominada de idade
corrente, intervalar e permanente.
( ) O arquivo de terceira idade é constituído por documentos que apresentam valor histórico, arquivados
definitivamente no arquivo central.
Assinale a alternativa que apresenta a sequência com a resposta correta.
a) V, V, V, F.
b) V, V, F, V.
c) F, F, V, F.
d) F, V, V, V.
e) F, V, F, V.
Comentários:
O arquivo de segunda idade compreende os documentos que não são frequentemente consultados, mas
podem ser ainda solicitados, sendo conservados nos locais onde foram produzidos - é uma afirmativa falsa.
Embora de fato o arquivo de segunda idade compreenda os documentos que não são frequentemente
consultados, mas que podem ser ainda solicitados, ele não permanece no local onde foi produzido, mas sim
é transferido para local mais distante, de menor custo, o chamado arquivo intermediário. Portanto: F-X-X-X.
O ciclo de vida chamado de arquivo de primeira idade é constituído de documentos consultados
frequentemente e conservados em locais de fácil acesso - correto. A arquivo corrente possui documentos
de valor primário e que são muito consultados, devendo ficar próximos da unidade produtora: F-V-X-X.
O ciclo de vida dos documentos é tratado pela teoria das três idades, sendo denominada de idade corrente,
intervalar e permanente - errado, né? Já vimos isso e não dá para admitir qualquer dúvida nessa. As idades
ou arquivos são: corrente, intermediário (e não intervalar!) e permanente: F-V-F-X.
O arquivo de terceira idade é constituído por documentos que apresentam valor histórico, arquivados
definitivamente no arquivo central - correto. Quando identificado o valor histórico (ou secundário) o arquivo
é recolhido para guarda definitiva nos arquivos permanentes da organização.
Sendo assim ficamos com F-V-F-V.
A alternativa E está correta e é o gabarito da questão.
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Comentários:
A alternativa A está incorreta. Mas atenção! Ela está "quase" correta. O examinador usa outros nomes para
listar os demais arquivos, além do permanente. O intermediário ele chama de "semiativo" e está certo! Essa
denominação existe e é aceita. Já o corrente ele chama de "em movimento". Foi por pouco. A denominação
aceita é arquivo "de movimento" e não "em movimento". Só por causa do uso do "em" no lugar do "de" é
que esta alternativa está errada. Preste atenção nesses detalhes para não jogar fora um ponto na prova!
A alternativa B está incorreta. Mais uma vez o mesmo caso. Arquivo ativo = arquivo corrente. Está certo.
Porém, o que não existe é o arquivo "administrativo" no lugar do permanente. Aí está errado.
A alternativa C está correta e é o gabarito da questão. Mais uma vez uma questão parecida. Note que esse
tema é muito cobrado e tem grande chance de cair na sua prova. E isso é ótimo pois não é um tema complexo
e dá a chance de você gabaritar 1-2 questões sem muito sofrimento. Já vimos que a denominação correta
dos três arquivos é corrente, intermediário e permanente.
A alternativa D está incorreta. E nesta o examinador usa termos mais distantes dos que temos estudado.
A alternativa E está incorreta. Mesma coisa. Essa alternativa não dá nem para confundir.
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Comentários:
A alternativa B está correta e é o gabarito da questão. Essa questão ajuda a reforçar o que estudamos. Veja
o que diz a banca: o documento está "em final de vigência", portanto, ainda pode ser consultado, "com
prazos longos de prescrição", quer dizer que ainda deve ser preservado e "ocasionalmente consultados" ou
"que aguardam a destinação final", típicas característica do arquivo intermediário, antes da eliminação ou
eventual recolhimento ao arquivo permanente, caso o documento tenha valor secundário.
A alternativa C está incorreta. O documento não poderia estar no arquivo permanente ainda em vigência ou
ainda demonstrando a necessidade de consultas ocasionais.
A alternativa D está incorreta. E aqui o examinador embaralha o conceito de idade secundária (que até
poderia confundir o aluno versus o termo correto "segunda idade") porém traz ao lado o arquivo corrente
que é de primeira idade e não de segunda.
A alternativa E está incorreta. Mais uma vez a confusão. Estão misturados um arquivo de "idade primária"
com o arquivo permanente, de terceira idade. Errado.
a) corrente.
b) público.
c) temporário.
d) permanente.
e) institucional.
Comentários:
A alternativa A está incorreta. Arquivo corrente não custodia documentos que devam ser preservados de
maneira definitiva.
A alternativa B está incorreta. O termo "público" sequer é um termo que representa arquivos de uma das
três idades do ciclo vital de documentos.
A alternativa C está incorreta. Idem. O termo "temporário" sequer é um termo que representa arquivos de
uma das três idades do ciclo vital de documentos.
A alternativa D está correta e é o gabarito da questão. Questão relativamente fácil bastando para isso você
lembrar dos conceitos estudados. Documento que deve ser preservado indefinidamente, só por essa dica, já
poderia ser considerado como parte do arquivo permanente. Além disso, a banca ainda fala na presença de
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valores histórico, científico e cultural, ou seja, valores secundários, portanto, arquivo permanente. Não pode
errar!
A alternativa E está incorreta. Novamente, o termo "institucional" sequer é um termo que representa
arquivos de uma das três idades do ciclo vital de documentos.
a) Certo
b) Errado
Comentários:
a) Certo
b) Errado
Comentários:
a) Certo
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b) Errado
Comentários:
a) Certo
b) Errado
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a) I, II e III.
b) I e II, apenas.
c) I e III, apenas.
d) II e III, apenas.
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A tabela de temporalidade registra o ciclo de vida dos documentos - Correto. A Tabela de Temporalidade
de Documentos é desenvolvida com base na Teoria das Três Idades documentais e registra, dessa forma, o
ciclo de vida dos documentos.
A teoria das três idades é baseada no ciclo de vida dos documentos - Correto e pela mesa razão anterior.
Tabela de Temporalidade e Teoria das Três Idades estão intimamente ligadas.
A eliminação de documentos pode ocorrer em todas as fases do ciclo de vida - Errada. Na terceira idade
documental ou no arquivo permanente, eliminações não são aceitáveis visto que os documentos têm valor
secundário (histórico, probatório, cultural) e devem ser custodiados de forma definitiva.
a) histórico.
b) permanente.
c) textual.
d) setorial.
e) privado.
Comentários:
A alternativa A está incorreta. Não é um termo que represente qualquer um dos arquivos de acordo com a
Teoria das Três Idades.
A alternativa B está correta e é o gabarito da questão. Esse é o único dos termos listados possível de ser
aceito como um termo identificador de um arquivo de acordo com a Teoria das Três Idades. Como sabemos
só temos três tipos de arquivo: o arquivo corrente, o intermediário e o permanente. O único que aparece
nas alternativas é o "permanente".
A alternativa C está incorreta. Não é um termo que represente qualquer um dos arquivos de acordo com a
Teoria das Três Idades.
A alternativa D está incorreta. Não é um termo que represente qualquer um dos arquivos de acordo com a
Teoria das Três Idades.
A alternativa E está incorreta. Não é um termo que represente qualquer um dos arquivos de acordo com a
Teoria das Três Idades.
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A alternativa A está correta e é o gabarito da questão. O texto claramente refere-se à Teoria das Três Idades,
cujas definições e características estudamos bastante ao longo da aula.
A alternativa B está incorreta. O princípio da proveniência não se refere à frequência de uso e nem aos tipos
de arquivos descritos no texto inicial da questão.
A alternativa C está incorreta. A teoria do respeito aos fundos é uma outra nomenclatura usada para o
Princípio da Proveniência, portando também está errado.
A alternativa D está incorreta. O princípio do Respeito à Ordem Original não se relaciona com os tipos de
arquivos descritos no texto inicial da questão.
Comentários:
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especialmente, controlar a produção documental em sua origem. Essa é a principal finalidade da função
criação/produção de documentos.
Dessa forma, a primeira lacuna deve ser preenchida com o termo "essenciais" pois apenas esses documentos
devem ser produzidos visando a racionalização, redução de custos e busca de eficiência na produção
documental.
Por fim, a análise e a consolidação de "atos normativos" que foram alterados ao longo do tempo é outra
atividade que ajuda em muito a racionalizar a atividade de gestão de documentos.
Dessa forma temos os termos -"essenciais" e "atos normativos" como os ideais para a resposta da questão.
a) Legal.
b) Cultural.
c) Científico.
d) Artístico.
e) Educativo.
Comentários:
A alternativa A está correta e é o gabarito da questão. A finalidade legal é uma das finalidades aceitas para
a produção de documentos de arquivo, concedendo-lhe valor primário. Lembre-se que os documentos de
caráter cultural, histórico, científico, etc., acabam se tornando de valor secundário ao longo do tempo,
quando adquirem valores significativos para pessoas diferentes daquelas pelas ou para as quais foi
produzido.
Sendo assim, os fins culturais, científicos, artísticos ou educativo são valores que os documentos podem
assumir como valor secundário, mas não primário.
Dessa forma os valores secundários não são valores que motivam a produção do documento, mas sim
surgem ao longo do ciclo vital desse documento fazendo com que ele adquira caráter de guarda permanente
e não possa mais ser eliminado.
A alternativa B está incorreta. O documento não é originalmente produzido com finalidade cultural.
A alternativa C está incorreta. O documento também não é originalmente produzido com finalidade
científica.
A alternativa D está incorreta. Da mesma forma, o documento não é originalmente produzido com fins
artísticos.
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A alternativa E está incorreta. A finalidade educativa também não é um fim aceito para a produção de
documentos
a) Avaliação.
b) Classificação.
c) Aquisição.
d) Difusão/Acesso.
Comentários:
A alternativa A está incorreta. A Avaliação ocorre geralmente após a Classificação e já leva em conta a
posição do documento no plano de classificação de documentos para analisa-lo sob o prisma da Tabela de
Temporalidade de Documentos.
A alternativa B está correta e é o gabarito da questão. A função Classificação é de fato uma função que
permeia praticamente todas as demais pois, com o suporte do plano de classificação de documentos, cada
um desses documentos recebe uma classificação que o influência de forma definitiva em relação a sua
organização (e respectivo acesso), guarda, eliminação, trânsito pelos diferentes arquivos e idades
documentais, entre outros.
Dessa forma a Classificação é mesmo função matricial e/ou primeira intervenção no fazer arquivístico,
conforme trazido pela banca, influenciando decisivamente as funções de avaliação, descrição e difusão
documental.
A alternativa C está incorreta. A Aquisição é a função que corresponde a ampliação dos fundos de arquivo
por intermédio do ingresso de documentos diversos de diferentes formas: doação, compra, troca, etc. Não
é uma função matricial como busca o examinador.
A alternativa D está incorreta. A Difusão/Acesso é quase uma função fim pois o processo de Gestão de
Documentos só cumpre seu papel se o usuário tem acesso ao conteúdo no momento buscado. Desta forma,
mesmo que possa acontecer ao longo das três idades (embora esteja concentrada na terceira), não é
considerada uma função matricial ou a primeira intervenção no fazer arquivístico.
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a) cumulatividade.
b) indivisibilidade.
c) organicidade.
d) proveniência.
e) unicidade.
Comentários:
A alternativa A está incorreta. O princípio da cumulatividade diz que o arquivo é uma formação progressiva,
natural e orgânica. Não se relaciona com a colocação inicial da banca.
A alternativa B está incorreta. O princípio da Indivisibilidade diz que fundos de arquivo devem ser
preservados sem dispersão, mutilação, alienação, destruição não autorizada ou adição indevida. Embora
derive do princípio da Proveniência, não está correta.
A alternativa C está incorreta. O princípio da Organicidade por sua vez diz que as relações administrativas
orgânicas se refletem nos conjuntos documentais. A Organicidade é a qualidade segundo a qual os arquivos
espelham a estrutura, funções e atividades da entidade produtora/acumuladora em suas relações internas
e externas. Também não se relaciona com a questão.
A alternativa D está correta e é o gabarito da questão. Como já vimos em aulas anteriores, de acordo com o
princípio da Proveniência, os arquivos devem ser organizados em obediência à competência e às atividades
da instituição ou pessoa legitimamente responsável pela produção, acumulação ou guarda dos documentos.
É literalmente o que diz a definição. Esta questão cabe muito bem aqui pois, em razão disso, a função
Classificação está intimamente ligada e diretamente submetida ao mesmo princípio.
A alternativa E está incorreta. Por último, o princípio da Unicidade relata que não obstante forma, gênero,
tipo ou suporte, os documentos de arquivo conservam seu caráter único, em função do contexto em que
foram produzidos. Também não é a solução correta.
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Comentários:
A alternativa B está incorreta. Agora o examinador traz uma das atividades da função Descrição, que permite
a localização e o acesso aos documentos buscados.
A alternativa C está correta e é o gabarito da questão. A definição trazida pela banca faz menção ao principal
produto final da função que é o Plano de Classificação de documentos, que reflete as funções, atividades ou
tarefas da instituição acumuladora dos documentos arquivísticos nas diferentes fases do ciclo documental.
A alternativa D está incorreta. Novamente a banca utiliza conceitos relativos à função Descrição.
a) espécie do documento.
b) expedição do documento.
c) tramitação do documento.
d) reformatação do documento.
e) função do documento.
Comentários:
A alternativa C está incorreta. A tramitação do documento também não influencia a sua classificação, como
influenciam a sua Origem ou Proveniência, que estão diretamente ligadas à função exercida.
A alternativa E está correta e é o gabarito da questão. Note que mais uma vez a banca traz questão
relacionando a função Classificação com o princípio da Proveniência, ou seja, a classificação de documentos
de arquivo, para fins de organização e recuperação, é realizada com base na função que aquele documento
exerce dentro da organização na qual foi produzido.
a) Certo
b) Errado
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Comentários:
a) tema do documento.
b) espécie documental.
c) função do documento.
d) tipo documental.
e) gênero documental.
Comentários:
A alternativa B está incorreta. Ao contrário do tema, a espécie documental é bastante relevante, mas, em
relação à classificação do documento, não é significativa.
A alternativa C está correta e é o gabarito da questão. Já vimos questão semelhante a essa, lembra? Trago
novamente porque a função Classificação é muito lembrada em relação a sua proximidade a organicidade
dos documentos, ou seja, a relação que os documentos classificados têm com a atividade natural da
organização da qual fazem parte.
A alternativa D está incorreta. Assim como a espécie, o tipo documental é importante, porém, também não
se relaciona com a classificação como função arquivística.
A alternativa E está incorreta. Por fim, temos o gênero documental. É o mesmo caso. Note que o examinador
tenta confundir o candidato usando tipos de classificação de documentos. Aquelas mesmas que estudamos
em aulas passadas. Por isso que sempre digo que, especialmente em Arquivologia, é muito importante
entender o conceito da questão antes de responder, pois os conceitos estão entrelaçados, muitas vezes se
repetem ou têm significados diferentes de acordo com o cenário.
Nesta questão, por exemplo, classificação se refere a função arquivística e não aos diversos tipos de
classificação de documentos que já estudamos. Nesse caso, gênero, espécie e tipo perdem relevância já que
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o examinador busca a relação do documento com a sua função e não os tipos de classificação previamente
estudados.
a) Certo
b) Errado
Comentários:
Comentários:
Note que essa avaliação depende do entendimento dos julgadores em relação à função do documento, sua
criticidade para a atuação da organização, sua função probatória e/ou informativa junto aos envolvidos, seu
eventual valor histórico ou cultural no futuro, entre outros fatores.
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A alternativa C está incorreta. A desclassificação de documentos (note que aqui o termo refere-se a outro
assunto, lembra quando falávamos de contexto?) ocorre quando seu prazo sigiloso vence ou é retirado por
qualquer razão objetiva. O documento sigiloso é sempre classificado em ultrassecreto, secreto ou reservado.
Passado o período respectivo de sigilo ele é automaticamente desclassificado. Não há julgamento.
A alternativa D está incorreta. Também não há julgamento. Os documentos são recebidos e alocados em
seus respectivos fundos, sempre respeitando-se o princípio da Proveniência, como já vimos.
a) Certo
b) Errado
Comentários:
a) Certo
b) Errado
Comentários:
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Comentários:
A alternativa A está incorreta. Já vimos que a classificação é uma das principais atividades em relação as
demais, inclusive e especialmente em relação à descrição documental, que se utiliza dos dados e resultados
gerados pela função classificação.
A alternativa B está incorreta. A classificação arquivística, desprovida das atividades de descrição, somente
é inteligível às pessoas que trabalham com o acervo. Até aí a alternativa vai bem, porém, é exatamente esse
vínculo que faz com que as atividades de classificação devam ser desenvolvidas anteriormente (e não
posteriormente como diz a banca) às atividades de descrição.
A alternativa C está incorreta. A alternativa novamente vai bem até o momento que exemplifica o
argumento. Voltando ao texto da banca: "ele não terá acesso completo por não dispor aos meios que lhe
permitam compreender a informação". Isso não é verdade. O maior problema neste caso é que sem a
atividade de descrição ele não terá acesso completo ao conteúdo por não conseguir encontrá-lo e não por
não o compreender.
A alternativa D está correta e é o gabarito da questão. Como já vimos até mesmo em questões anteriores, a
função classificação é uma função matricial e é considerada a primeira "intervenção no fazer arquivístico".
Dessa forma, após a classificação e, em função dela, muitas outras atividades ocorrem. A descrição é uma
delas. Note que as funções estão interligadas.
A descrição depende dos dados e do resultado da classificação para que possa ser executada, enquanto a
própria classificação depende da correta execução da descrição para que tenha seus objetivos plenamente
atingidos, como diz a alternativa.
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a) Certo
b) Errado
Comentários:
a) Certo
b) Errado
Comentários:
Para o Conarq, a TRANSFERÊNCIA é considerada a passagem dos documentos do arquivo corrente (primeira
idade) para o arquivo intermediário. Já o processo de RECOLHIMENTO é a migração dos documentos do
arquivo intermediário para o arquivo permanente.
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Comentários:
A alternativa A está incorreta. A Aquisição é o modo como os documentos dos arquivos, corrente,
intermediário e permanente entram na unidade. Já vimos que a definição de aquisição no DBTA é: "Ingresso
de documentos em arquivo, seja por comodato, compra, custódia, dação, depósito, doação, empréstimo,
legado, permuta, recolhimento, reintegração ou transferência". Tem como resultado final a formação ou
ampliação de fundos documentais.
Nesta alternativa não estamos falando de ingresso de documentos e nem da criação ou ampliação de fundos,
já que a função seleção não tem relação com essas atividades e nada mais é do que a separação dos
documentos que serão eliminados daqueles que serão recolhidos para arquivo permanente, sendo para isso
utilizada a Tabela de Temporalidade de Documentos.
A alternativa B está incorreta. Também não estamos falando de ingresso de documentos e nem da criação
ou ampliação de fundos. A função difusão tem como finalidade aproximar o público dos arquivos, por meio
de publicações e da promoção de eventos, como exposições e conferências, e não criar ou ampliar fundos
arquivísticos.
A alternativa C está incorreta. Também não se fala aqui de ingresso de documentos em fundos arquivísticos.
A classificação objetiva a organização dos documentos de um arquivo ou coleção, de acordo com um plano
de classificação, código de classificação ou quadro de arranjo, como vimos no DBTA.
a) Certo
b) Errado
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Comentários:
A "Difusão" é aplicada aos arquivos permanentes? Sim, especialmente a eles. Embora também possa ser
aplicada as demais idades documentais, a função típica de difusão é exercida pelos arquivos permanentes,
especialmente por sua natureza de valor secundário, ao passo que nas demais idades serão encontrados
documentos ainda de valor primário e, provavelmente, menos interessantes para o público em geral.
a) Certo
b) Errado
Comentários:
Comentários:
A alternativa A está incorreta. A Lei Nacional dos Arquivos, embora seja fundamental para o
desenvolvimento da Arquivística no Brasil, não faz a referência trazida acima pela banca.
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A alternativa B está correta e é o gabarito da questão. Como vimos em aula, esse é um extrato da
Constituição Federal de 1988 que trata especificamente da proteção do patrimônio cultural brasileiro,
incluído aí os seus documentos. Vejamos novamente o que diz a CF/88 em seu artigo 216:
...
...
A alternativa C está incorreta. Também não é a LAI que traz esse texto, mas sim a CF.
A alternativa D está incorreta. Assim como as demais alternativas, não é esta Lei que traz a referência em
tela, mas a Constituição Federal em vigor, o que dá ainda mais força a atividade de preservação documental
no país.
A alternativa E está incorreta. Também não é a Lei do Estatuto de Museus, mas sim a CF/88 que traz o
fragmento do enunciado.
a) Conservação é um conjunto de ações estabilizadoras que visam desacelerar a degradação por meio de
controle ambiental e de tratamentos específicos.
b) Microfilmagem é o processo de conversão de um documento para o formato digital, por meio de
dispositivo apropriado.
c) Digitalização é o processo de reprodução de documentos, dados e imagens, por meio fotográfico em
formato altamente reduzido.
d) Restauração se refere às medidas e estratégias de ordem administrativa, política e operacional que
contribuem para a integridade dos materiais.
e) Preservação corresponde às medidas para estabilização ou reversão de danos físicos ou químicos
ocorridos ao longo do tempo e do uso, intervindo de modo a não comprometer a integridade e o caráter
histórico dos documentos.
Comentários:
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Essa é uma daquelas questões em que precisamos observar o contexto antes de responder, visto que as
atividades de conservação, preservação e restauração têm definições diferentes dependendo da fonte
utilizada. Nesta questão, perceba que a banca está utilizando as definições de Norma Cassares em "Como
fazer conservação preventiva em arquivos e bibliotecas". Vamos a elas:
A alternativa A está correta e é o gabarito da questão. Note que a definição de Conservação é exatamente
a utilizada pela autora em sua obra.
A alternativa B está incorreta. Esta é a definição de Digitalização de acordo com o DBTA. Para o mesmo DBTA
a Microfilmagem é a "produção de imagens fotográficas de um documento em formato altamente reduzido".
Veremos mais detalhes sobre isso em aula posterior, mas a definição utilizada não confere com a trazida
pela banca.
A alternativa C está incorreta. Agora o examinador inverte e traz a definição de Microfilmagem, como vimos
acima, porém, relacionada à Digitalização...
A alternativa D está incorreta. Mais uma vez a banca tenta confundir ao candidato, trazendo a definição de
“Preservação”, mas a atribuindo a "Restauração".
A alternativa E está incorreta. Por último, o mesmo truque é utilizado. Agora a definição de "Restauração",
segundo Cassares, é atribuída à "Preservação".
a) Código de referência; Título; Data(s); Nível de descrição; Dimensão e Suporte; Nome(s) do(s) produtor(es)
e Condições de acesso.
b) História administrativa; História arquivística; Procedência; Nível de descrição; Âmbito; Avaliação;
Eliminação; Conteúdo.
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Comentários:
Vale sempre lembrar que a NOBRADE prevê a existência de 8 áreas de informação descritiva,
compreendendo 28 elementos de descrição, dos quais 7 são obrigatórios. Os 7 elementos de descrição
obrigatórios são os seguintes:
o Código de referência
o Título
o Data
o Nível de descrição
o Dimensão e suporte
o Nome dos produtores
o Condições de acesso
a) Quatro.
b) Cinco.
c) Seis.
d) Sete.
e) Oito.
Comentários:
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Veja que este tema é repetidamente cobrado em prova e exige memorização, não há outa saída.
Especialmente as diferenças entre a NOBRADE e a ISAD(G). Vejamos novamente:
a) a história administrativa.
b) a procedência.
c) a dimensão e o suporte.
d) a avaliação, a eliminação e a temporalidade.
e) o sistema de arranjo
Comentários:
A alternativa C está correta e é o gabarito da questão. Vimos que os elementos de descrição obrigatórios da
NOBRADE são 7, entre os 28 que ela possui. São eles: código de referência, título, data, nível de descrição,
dimensão e suporte, nome dos produtores e condições de acesso. Note que entre as 5 alternativas, apenas
essa apresenta algum dos 7 elementos obrigatórios, a dimensão e o suporte.
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A alternativa E está incorreta. Por fim, o sistema de arranjo também é um dos 28 elementos de descrição da
NOBRADE (dentro da área de estrutura, como a avaliação e temporalidade), mas não é um elemento
obrigatório.
a) identificação.
b) utilização.
c) nacionalidade.
d) contextualização.
e) notas.
Comentários:
Como vimos ao longo da aula, A ISAD (G) define 26 elementos que podem ser combinados para constituir a
descrição de uma entidade arquivística (sendo que 6 deles são obrigatórios) e as regras estão organizadas
em 7 áreas de informação descritiva. São elas:
5. Área de fontes relacionadas (informa sobre fontes com uma relação importante com a
unidade de descrição)
6. Área de notas (qualquer outra informação que não possa ser incluída em nenhuma das
outras áreas)
7. Área de controle da descrição (informa sobre como, quando e por quem a descrição
arquivística foi elaborada)
A alternativa A está incorreta. A área de identificação identifica a unidade de descrição e não a sua origem
e custódia.
A alternativa B está incorreta. A área de condições de acesso e uso informa sobre o assunto e organização
da unidade de descrição e não sobre a sua origem e custódia.
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A alternativa C está incorreta. Não há referência à nacionalidade entre as 7 áreas de informação da ISAD(G).
A alternativa E está incorreta. A área de notas por sua vez informa sobre qualquer outra informação que não
possa ser incluída em nenhuma das outras áreas, mas não sobre a sua origem e custódia, informações já
incluídas na área de contextualização, como vimos acima.
a) oferecer diretivas para a preparação de registros de autoridade arquivística de assunto que forneça
descrições do conteúdo abordado pelos documentos de arquivos.
b) controlar a criação e uso de pontos de acesso do título, do título atribuído e do título formal em descrições
arquivísticas.
c) apresentar regras específicas para a normalização das descrições nas instituições com acervos arquivísticos
para acesso aos documentos e aos serviços disponíveis.
d) associar descrições de produtores de documentos e informação contextual a descrições de documentos
de mesmo produtor mantidos por mais de uma instituição.
e) apoiar a preparação de descrições de funções de entidades coletivas associadas à produção e manutenção
de arquivos.
Comentários:
A alternativa A está incorreta. O foco da ISAAR (CPF) não é o conteúdo, mas sim a entidade produtora. A
norma que tem como foco o contexto e o conteúdo dos documentos arquivísticos é a ISAD(G).
A alternativa B está incorreta. A ISAAR (CPF) pode sim controlar a criação e uso de pontos de acesso em
descrições arquivísticas, mas para isso não depende das relações estabelecidas com os respectivos títulos,
ao contrário do que diz a alternativa.
A alternativa C está incorreta. O foco da ISAAR (CPF) não é a normalização das descrições nas instituições
com acervos arquivísticos para acesso aos documentos e aos serviços disponíveis. Essa é justamente a
finalidade de outra norma, a ISDIAH.
Note que a norma ISAAR(CPF) refere-se a entidades produtoras e isso permite que ela possa associar
descrições de produtores de documentos e informação contextual a descrições de documentos de mesmo
produtor mantidos por mais de uma instituição, visto que o foco da norma é mesmo o ponto de vista do
produtor.
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A alternativa E está incorreta. Mais uma vez o examinador tenta confundir o candidato, trazendo agora a
finalidade da norma ISDF no lugar da ISAAR(CPF)
a) índice.
b) guia.
c) catálogo.
d) catálogo seletivo.
e) inventário.
Comentários:
A alternativa A está incorreta. Índice, segundo o DBTA é a "Relação sistemática de nomes de pessoas,
lugares, assuntos ou datas contidos em documentos ou em instrumentos de pesquisa, acompanhados das
referências para sua localização". Não corresponde ao buscado.
A alternativa B está incorreta. Desta feita, Guia, segundo o mesmo DBTA, é "Instrumento de pesquisa que
oferece informações gerais sobre fundos e coleções existentes em um ou mais arquivos". Também não
corresponde.
A alternativa C está incorreta. Voltando ao DBTA, temos que Catálogo é "Instrumento de pesquisa
organizado segundo critérios temáticos, cronológicos, onomásticos ou toponímicos, reunindo a descrição
individualizada de documentos pertencentes a um ou mais fundos, de forma sumária ou analítica".
A alternativa D está incorreta. Catálogo seletivo, também conhecido por Repertório, é o "Instrumento de
pesquisa no qual são descritos pormenorizadamente documentos, pertencentes a um ou mais fundos e/ou
coleções, selecionados segundo critérios previamente definidos".
A alternativa E está correta e é o gabarito da questão. Vimos que no DBTA a definição de Inventário é
"Instrumento de pesquisa que descreve, sumária ou analiticamente, as unidades de arquivamento de um
fundo ou parte dele, cuja apresentação obedece a uma ordenação lógica que poderá refletir ou não a
disposição física dos documentos".
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Note que não há correspondência total entre o que diz o enunciado e a definição do DBTA, mas,
interpretando o que está escrito, forma-se a conexão.
A ordenação lógica a que se refere a definição do DBTA é justamente a organização com base nas séries
documentais dos documentos.
Ué, mas não vimos isso??!! Não se preocupe. Veremos isso com mais profundidade quando formos estudar
métodos de armazenamento ou mesmo elementos como o Plano de Classificação e a Tabela de
Temporalidade, mais adiante.
a) índice.
b) guia.
c) catálogo.
d) catálogo seletivo.
e) inventário.
Comentários:
A alternativa A está incorreta. Já vimos que Índice é "Relação sistemática de nomes de pessoas, lugares,
assuntos ou datas contidos em documentos ou em instrumentos de pesquisa, acompanhados das referências
para sua localização". Não corresponde ao buscado.
A alternativa B está incorreta. Vimos também que Guia é o "Instrumento de pesquisa que oferece
informações gerais sobre fundos e coleções existentes em um ou mais arquivos". Também não corresponde.
A alternativa C está correta e é o gabarito da questão. Essa é um pouco mais simples de descobrir, embora
a correspondência também não seja literal. Catálogo é o "Instrumento de pesquisa organizado segundo
critérios temáticos, cronológicos, onomásticos ou toponímicos, reunindo a descrição individualizada de
documentos pertencentes a um ou mais fundos, de forma sumária ou analítica". Como falamos de "descrição
individualizada", podemos assumir que o instrumento toma por unidade de referência o item documental,
conforme diz o enunciado da questão.
A alternativa D está incorreta. Catálogo Seletivo ou Repertório é o "Instrumento de pesquisa no qual são
descritos pormenorizadamente documentos, pertencentes a um ou mais fundos e/ou coleções, selecionados
segundo critérios previamente definidos".
A alternativa E está incorreta. Finalmente, Inventário é o "Instrumento de pesquisa que descreve, sumária
ou analiticamente, as unidades de arquivamento de um fundo ou parte dele, cuja apresentação obedece a
uma ordenação lógica que poderá refletir ou não a disposição física dos documentos".
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GABARITO
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RESUMO
Ciclo Vital dos Documentos: Sucessivas fases por que passam os documentos de um arquivo, da sua
produção à guarda permanente ou eliminação.
Teoria das 3 Idades: é bastante conhecida também por Ciclo Vital dos documentos ou Ciclo de Vida dos
documentos. Teoria segundo a qual os arquivos são "considerados arquivos correntes, intermediários ou
permanentes, de acordo com a frequência de uso por suas entidades produtoras e a identificação de seus
valores primário e secundário".
Arquivo Corrente: conjunto de documentos, em tramitação ou não, que, pelo seu valor primário,
é objeto de consultas frequentes pela entidade que o produziu, a quem compete a sua administração.
É o arquivo de primeira idade ou primeira fase do ciclo documental. Também chamado de arquivo
ativo, de gestão ou de movimento.
Arquivo Intermediário: Conjunto de documentos originários de arquivos correntes, com uso pouco
frequente, que aguarda destinação. Também chamado pré-arquivo, semiativo, limbo ou purgatório.
Esse é o arquivo da segunda idade ou o que representa a segunda fase do ciclo de vida dos
documentos ou ciclo vital.
Funções Arquivísticas: segundo Heloísa Bellotto, "a função arquivística é hoje considerada um todo
indivisível, ao contrário da conceituação obsoleta de tomar-se, de um lado, a administração de documentos
e, de outro, o arranjo e a descrição de fundos como atividades estanques e desvinculadas uma da outra. Há
toda uma gama de tarefas sucessivas que cabe ao arquivista desempenhar ao longo de três fases bem
definidas: o controle dos arquivos em formação, a destinação e a custódia definitiva".
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longo das 3 idades. Para outros, só na terceira (Permanente). Tem como produto final os
instrumentos de pesquisa.
Aquisição: Ingresso de documentos em arquivo, seja por comodato, compra, custódia, dação,
depósito, doação, empréstimo, legado, permuta, recolhimento, reintegração ou transferência.
Ocorre ao longo de todas as idades e tem como produto final o incremento do fundo de arquivo.
Difusão: não está definida no DBTA, porém o termo é comumente equiparado a divulgação, ou
seja, conjunto de atividades destinadas a aproximar o público dos arquivos, por meio de publicações
e da promoção de eventos, como exposições e conferências. Ocorre em todas as idades e tem como
produto final a disseminação da informação e a transparência.
Preservação: Ocorre em todas as idades e tem como produto final a manutenção da informação a
longo prazo. Também há divergência quanto ao conceito.
Terminologia Arquivística Aplicada: volte à lista da aula e confira as principais definições e os comentários
de acordo com o contexto estudado nesta aula!
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