ORGANIZAÇÃO E

CONTROLE DE
DOCUMENTOS
OBJETIVO GERAL

Desenvolver capacidades técnicas e de

gestão para organizar a entrada e saída de
documentos, fazendo a triagem,
protocolando os fluxos, organizando
arquivos em meios físicos ou digitais.

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Organização e Controle de
Documentos
Classificação

A classificação é uma função arquivística que organiza os

documentos de arquivo por classes, depois de uma análise feita a
partir de um levantamento das funções e atividades de uma
organização, ou seja, a classificação de documentos de arquivo é
determinada pelas funções e atividades da instituição.

Fonte: https://www.metodoconcursos.com.br/2020/11/classificacao-
de-documentos-de-arquivo.html

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 Organização e Controle de
Documentos
Gênero
Refere-se à maneira de representar o documento de acordo com o
seu suporte (como ele é utilizado).

Podem ser:
• Textual ou escrito: Informação escrita; Ex.: Decreto

• Cartográfico: Forma reduzida de uma área maior. Ex.: Mapas e plantas.

• Micrográficos: Documento registrado em microforma; Ex.: microfilmes.

• Iconográfico: Imagem estática; Ex.: Fotografia

• Filmográfico: Imagem em movimento; Filmes com ou sem áudio.

• Sonoros: Documento de som; Ex.: CD de música.

• Informáticos ou digitais: Documento gravado em meio digital necessitando

de equipamento específico para serem acessados. Ex.: Documento em PDF.
Fonte: https://www.metodoconcursos.com.br/2020/11/classificacao-
de-documentos-de-arquivo.html

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Organização e Controle de
Documentos
Decreto

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Organização e Controle de
Documentos
Cartográficos

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Organização e Controle de
Documentos
Micrográficos

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Organização e Controle de
Documentos
Iconográficos

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Organização e Controle de
Documentos
Filmográficos

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Organização e Controle de
Documentos
Sonoros

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Organização e Controle de
Documentos
Informático ou Digital

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 Organização e Controle de
Documentos
Espécie/Tipologia

Espécie é a aparência do documento a partir da disposição e da

natureza das informações.

• Ex.: Ata e certidão

Tipologia documental é a configuração que assume a espécie de

acordo com a atividade que a gerou.

• Ex.: Ata de reunião e Certidão de nascimento.

Fonte: https://www.metodoconcursos.com.br/2020/11/classificacao-
de-documentos-de-arquivo.html

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 Organização e Controle de
Documentos
Forma

Refere-se ao estágio de preparação do documento;

• Rascunho: O documento está em processo de elaboração podendo
ser alterado.

• Minuta: O documento está quase pronto, mas ainda pode ser

alterado.

• Original: O documento está terminado e não pode mais ser

alterado.

• Cópia: Cópia do documento original.

Fonte: https://www.metodoconcursos.com.br/2020/11/classificacao-
de-documentos-de-arquivo.html

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 Organização e Controle de
Documentos
Formato

É determinado de acordo com as características físicas que se

apresenta o documento independente da informação contida.

• Ex.: Livro e pergaminho.

Fonte: https://www.metodoconcursos.com.br/2020/11/classificacao-
de-documentos-de-arquivo.html

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 Organização e Controle de
Documentos
Natureza do Assunto
Esta classificação informa se a natureza do assunto tratado no
documento pode ou não ser acessado por determinadas pessoas
(acessibilidade).

• Ostensivo (ordinário)
Não prejudica ninguém ou instituição, por isso, não tem restrição de acesso.

• Sigiloso
Pode prejudicar alguém ou uma instituição. Então tem restrição de acesso
temporário. Neste caso deve ter medidas de proteção e segurança para a
custódia e disseminação.

Na Lei 12.527/2011 – Lei de Acesso à Informação, foi estabelecida que a

informação só será classificada como sigilosa quando realmente for considerada
necessária para a segurança da sociedade ou para o Estado.
Fonte: https://www.metodoconcursos.com.br/2020/11/classificacao-
de-documentos-de-arquivo.html

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 Organização e Controle de
Documentos
Grau de Sigilo

• Ultrassecreto: 25 anos

• Secreto: 15 anos

• Reservado: 5 anos

O Documento ultrassecreto pode ser prorrogado uma vez por igual

período de 25 anos (Decreto 7.774/12)

Fonte: https://www.metodoconcursos.com.br/2020/11/classificacao-
de-documentos-de-arquivo.html

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Organização e Controle de
Documentos
Protocolo

O Protocolo compreende o conjunto de operações que possibilita o

controle do fluxo documental (local por onde passa os documentos
no órgão, viabilizando a sua recuperação e o acesso à informação.
Portanto, Protocolo é o setor responsável pelo recebimento,
registro, distribuição, tramitação e expedição de documentos.

Fonte: VUNESP - 2018

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Organização e Controle de
Documentos
Protocolo - Centralizado

Os documentos e atividades de controle ficam em um único local na

organização.

Fonte: https://www.metodoconcursos.com.br/2020/11/protocolo-
recebimento-registro.html#google_vignette

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 Organização e Controle de
Documentos
Protocolo - Descentralizado

Os documentos e atividades de controle ficam dentro de cada

departamento. A descentralização dos arquivos correntes obedece
basicamente a dois critérios:

• Centralização das atividades de controle (Protocolo) e

descentralização de arquivos;

• Descentralização das atividades de controle e dos arquivos.

Fonte: https://www.metodoconcursos.com.br/2020/11/protocolo-
recebimento-registro.html#google_vignette

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Organização e Controle de
Documentos
Recebimento

Como o próprio nome diz, é onde se recebe os documentos e onde se

separa o que é oficial e o que é pessoal.

Os pessoais são encaminhados aos seus destinatários.

Já os oficiais podem sem ostensivos e sigilosos. Os ostensivos são

abertos e analisados, anexando mais informações e assim
encaminhados aos seus destinos e os sigilosos são enviados diretos
para seus destinatários.

Fonte: https://www.metodoconcursos.com.br/2020/11/protocolo-
recebimento-registro.html#google_vignette

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Organização e Controle de
Documentos
Registro

Todos os documentos recebidos devem ser registrados

eletronicamente com seu número, nome do remetente, data,
assunto dentre outras informações.

Depois do registro o documento é numerado (autuado) em ordem de

chegada.

Depois de analisado o documento ele é classificado em uma

categoria de assunto para que possam ser achados. Neste momento
pode-se ate dar um código a ele.

Fonte: https://www.metodoconcursos.com.br/2020/11/protocolo-
recebimento-registro.html#google_vignette

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Organização e Controle de
Documentos
Distribuição

Também conhecido como movimentação, é a entrega para seus

destinatários internos da empresa. Caso fosse para fora da empresa
seria feita pela expedição.

Fonte: https://www.metodoconcursos.com.br/2020/11/protocolo-
recebimento-registro.html#google_vignette

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Organização e Controle de
Documentos
Tramitação

A tramitação são procedimentos formais definidas pela empresa. É o

caminho que o documento percorre desde sua entrada na empresa
até chegar ao seu destinatário (cumprir sua função).Todas as etapas
devem ser seguidas sem erro para que o protocolo consiga localizar o
documento. Quando os dados são colocados corretamente, como
datas e setores em que o documento caminhou por exemplo, ajudará
a agilizar a sua localização.

Fonte: https://www.metodoconcursos.com.br/2020/11/protocolo-
recebimento-registro.html#google_vignette

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Organização e Controle de
Documentos
Expedição de documentos

A expedição é por onde sai o documento. Deve-se verificar se faltam

folhas ou anexos. Também deve numerar e datar a correspondência
no original e nas cópias, pois as cópias são o acompanhamento da
tramitação do documento na empresa e serão encaminhadas ao
arquivo. As originais são expedidas para seus destinatários.

Fonte: https://www.metodoconcursos.com.br/2020/11/protocolo-
recebimento-registro.html#google_vignette

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Organização e Controle de
Documentos
Organogramas

Nas rotinas administrativas, os organogramas são elaborados com o

objetivo de representar graficamente os setores e/ou departamentos
da organização, de modo que é possível visualizar a linha de
subordinação.

O seu principal objetivo é mostrar a hierarquia e as relações entre

todos os setores da empresa ou organização.

“Trata-se da representação gráfica de determinados aspectos da

estrutura organizacional. Nesta representação ficam claramente
evidenciadas as diversas unidades organizacionais (áreas,
departamentos), sua posição na estrutura geral da empresa
(hierarquia, especialidade) e suas ligações (canais de
Fonte: https://www.metodoconcursos.com.br/2021/04/organogramas.html#more
comunicação).”

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Organização e Controle de
Documentos
Organograma Vertical

Esse tipo de organograma é clássico e mais conhecido e, assim como

os demais, ele tem por objetivo demonstrar a hierarquia da
organização. Que a hierarquia é entendida de cima para baixo, ou
seja, o nível mais alto da organização encontra-se no topo até
chegar ao nível operacional

Fonte: https://www.metodoconcursos.com.br/2021/04/organogramas.html#more

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Organização e Controle de
Documentos
Organograma Vertical

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Organização e Controle de
Documentos
Organograma Horizontal

É igual ao modelo vertical, mas com a diferença de ter os núcleos

hierárquicos mais importantes no lado esquerdo, seguindo uma linha
horizontal em direção ao lado direito.

Fonte: https://www.metodoconcursos.com.br/2021/04/organogramas.html#more

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Organização e Controle de
Documentos
Organograma Horizontal

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Organização e Controle de
Documentos
Organograma Circular ou Radial

No organograma circular, também chamado de radial, o principal

líder da organização fica posicionado no centro, ou seja, ele irradia
sua influência aos demais membros da organização. O sentido da
hierarquia vai em direção aos círculos externos.

Fonte: https://www.metodoconcursos.com.br/2021/04/organogramas.html#more

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Organização e Controle de
Documentos
Organograma Circular ou Radial

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Organização e Controle de
Documentos
Organograma linear de responsabilidade (OLR)

A diferença dele em relação aos outros organogramas é que ele não

objetiva a hierarquia e sim em demonstrar as relações entre as
diversas atividades e os responsáveis por cada uma delas. Foco nas
funções e responsabilidades. Ideal para estruturas rígidas.

Fonte: https://www.metodoconcursos.com.br/2021/04/organogramas.html#more

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Organização e Controle de
Documentos
Organograma linear de responsabilidade (OLR)

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Organização e Controle de
Documentos
Organograma Funcional

Ele é semelhante ao vertical, mas ele nos mostra as relações

funcionais e não hierárquicas. Você consegue ver melhor a estrutura
da empresa facilitando o trabalho em equipe.

Fonte: https://www.metodoconcursos.com.br/2021/04/organogramas.html#more

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Organização e Controle de
Documentos
Organograma Funcional

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Organização e Controle de
Documentos
Organograma em Barras

Cada coluna é elaborada dentro de um retângulo posicionado na

vertical e conforme a hierarquia.

O tamanho da barra é proporcional ao nível hierárquico, ou seja,

quanto mais elevado é o nível hierárquico, maior será o tamanho da
barra.

Fonte: https://www.metodoconcursos.com.br/2021/04/organogramas.html#more

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Organização e Controle de
Documentos
Organograma em Barras

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Organização e Controle de
Documentos
Organograma Matricial

Muito usado por empresas que tem processos mais dinâmicos,

predominando as competências técnicas das pessoas. Este
organograma por ser flexível, também ajuda em projetos
temporários que serão formadas por duas ou mais equipes de
trabalho.

Fonte: https://www.metodoconcursos.com.br/2021/04/organogramas.html#more

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Organização e Controle de
Documentos
Organograma Matricial

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Organização e Controle de
Documentos
Cronograma

No planejamento de um negócio, na elaboração de um trabalho de

conclusão de curso e na descrição de um projeto com prazos a serem
cumpridos, é necessário incluir um cronograma. O cronograma ajuda
no processo de planejamento e controle de ações e conteúdos. A
palavra tem origem no idioma grego, “khronos” significa “tempo” e
“gramma” significação objeto escrito. Na Roma Antiga, era comum a
tropa romana utilizar quadros de marcação para simbolizar funções e
atividades realizadas.

É uma ferramenta que organiza determinado conjunto de atividades

que serão executadas em determinado período, e estima o tempo de
conclusão do projeto.

Fonte:https://www.laboneconsultoria.com.br/cronograma/#:~:text=As%20atividades%20do%20projeto%20
s%C3%A3o%20documentadas%20no%20cronograma,de%20evolu%C3%A7%C3%A3o%20das%20tarefas%20sej
am%20descritas%20no%20quadro.

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Documentos
Cronograma de Gestão

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Organização e Controle de
Documentos
Cronograma de Atividades

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Organização e Controle de
Documentos
Objetivo do Cronograma

É uma ferramenta que auxilia na gestão de tempo e de recursos de

um conjunto de atividades, ajuda a estabelecer o início e a
conclusão de uma atividade.
Eles asseguram que as etapas do projeto serão concluídas dentro do
prazo definido para manter o funcionamento de uma empresa e o
cliente satisfeito.
Essa ferramenta pode e deve ser usado em diferentes áreas como:
educação, governo, empresas, construção civil, área médica,
administração de empresas, processos de terceirização, prática
esportiva, planejamento familiar, planejamento profissional e
pessoal, realização de cursos, desenvolvimento de projetos, etc.
Fonte:https://www.laboneconsultoria.com.br/cronograma/#:~:text=As%20atividades%20do%20projeto%20
s%C3%A3o%20documentadas%20no%20cronograma,de%20evolu%C3%A7%C3%A3o%20das%20tarefas%20sej
am%20descritas%20no%20quadro.

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 Organização e Controle de
Documentos
Como Planejar um Cronograma

Identifique as atividades que deverão ser realizadas na aplicação do

projeto e siga as etapas da seguinte maneira:
• Determine um prazo para realização das tarefas;

• Estime dias, semanas, meses e anos como tempo estimado;

• Descreva cada tarefa que precisará ser realizada;

• Inclua o nome dos parceiros ou do setor que executarão cada

tarefa.

Fonte:https://www.laboneconsultoria.com.br/cronograma/#:~:text=As%20atividades%20do%20projeto%20
s%C3%A3o%20documentadas%20no%20cronograma,de%20evolu%C3%A7%C3%A3o%20das%20tarefas%20sej
am%20descritas%20no%20quadro.

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Organização e Controle de
Documentos
Conteúdo do Cronograma

Quando estimar a lista de tarefas conheça a quantidade de recursos

que terá para a conclusão do projeto, os recursos podem ser
financeiros, material de trabalho e demais ferramentas. Você
também precisa conhecer os objetivos de seu projeto para combiná-
los com o tempo de execução previsto no plano de projeto.

Fonte:https://www.laboneconsultoria.com.br/cronograma/#:~:text=As%20atividades%20do%20projeto%20
s%C3%A3o%20documentadas%20no%20cronograma,de%20evolu%C3%A7%C3%A3o%20das%20tarefas%20sej
am%20descritas%20no%20quadro.

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