Agenda

Apresentao
Gesto Documental Fator Crtico de Sucesso
3 Conceitos Fundamentais
Gesto Documental em Open Source
Alfresco: Principais funcionalidades
Gesto Documental e Workflow com Alfresco
Apresentao
Gesto Documental e Workflow com Alfresco


Gesto Documental
Fator crtico de sucesso
Gesto Documental e Workflow com Alfresco
Situao Atual

Principais fontes de informao nas Organizaes:
Arquivos de texto
Relatrios
Correspondncias recebidas por diferentes meios
Fax, correio, e-mail
Gesto Documental e Workflow com Alfresco
Qual a tendncia?

Gerar cada vez mais e mais documentos, agravando diversos problemas:
Documentos perdidos
Multiplicidade de verses
Desconhecimento de existncia
Desconhecimento de autoria
Falta controle dos tempos de execuo
Perda de tempo til de trabalho em busca de documentos
Custos com o arquivo fsico de documentos
Custos com cpias de documentos
Perda de controle sobre informaes vitais para o negcio
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Sistema de Gesto Documental O que ?

Utilizao da tecnologia para captar (digitalizar), armazenar,
disponibilizar, pesquisar e gerir toda a informao produzida no
seio de uma organizao de forma digital, integrando as suas
capacidades nos processos dirios da organizao.
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Que organizaes necessitam de um Sistema de
Gesto Documental?

Qualquer uma onde as pessoas percam tempo a sarem do seu lugar para
irem procura de um determinado documento.
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Gesto Documental como Fator de Eficincia

Reduo do tempo de busca e localizao de documentos:
Rpido acesso aos documentos com pesquisa em meta dados
e em texto livre.
Maior segurana no acesso aos documento, atravs de mecanismos de
controle de acessos.
Reduo de custos
Tempo
Papel
Cpias
Armazenamento fsico
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Vantagens

Possibilidade de recuperao das informaes (Backup), o que no
acontece no arquivo fsico em caso de catstrofes.
Reduo das probabilidades de extravio de documentos.
Controle absoluto do fluxo de trabalho.
Possibilidade de consultar documentos fora da organizao.
Maior produtividade.
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Vantagens

Potenciar a colaborao no seio da organizao atravs da partilha de
documentos e implementao de workflows associados aos
documentos.
Uniformizao e gesto automatizada dos processos da organizao.
Melhoria da qualidade do trabalho desenvolvido.
Reduo do processamento manual atravs da eliminao de tarefas
de registo, catalogao, e arquivo manual.
Informao acessvel a vrios utilizadores simultaneamente.
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3 Conceitos Fundamentais da Gesto Documental


Workflow
MetaDados
Rastreabilidade
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Conceitos: workflow
Workflow (circuito documental): processos que so repetidos
consecutivamente na organizao e que possuem documentos e
intervenientes associados a cada uma das fases.
Exemplos:
Validao de faturas
Marcao de frias
Reembolso de despesas
Gesto reclamaes
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Conceitos: MetaDados
MetaDados: dados sobre os dados, conjunto de elementos
informativos sobre o documento
Exemplos:
Autor
Ttulo
Descrio
Cdigo
Data de criao
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Conceitos: Rastreabilidade
Rastreabilidade: possibilidade de saber o histrico do documento.
Exemplos:
Controle de verses.
Estado da tarefa.
Quem efetuou alteraes ao documento.
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Principais Funcionalidades
Gesto Documental e Workflow com Alfresco
Alfresco: Principais Funcionalidades (1)
Acesso pelo Browser Web, ou File Explorer (FTP)
Gesto integrada e inteligente de documentos
Pesquisa de documentos compatvel com o Google
Pesquisas em MetaDados ou Texto livre
Classificao de Documentos
Histrico de Verses de Documentos
Gesto Documental e Workflow com Alfresco
Alfresco: Principais Funcionalidades (2)
Automatizao de Aes sobre o Documento:
Contadores automticos
Possibilidade de definir aes personalizadas.
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Alfresco: Principais Funcionalidades (3)
Criar espaos e automatizar contedos
Criar e editar contedo
Requisio e Devoluo de Documentos (Check-In / Check-Out)
Agregar documentos a processos e processos a processos.
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Alfresco: Principais Funcionalidades (4)
Definio personalizada de MetaDados
Configurao de Regras e Workflow
Fruns de discusso
Definio de templates com estrutura e regras
Integrao com diversos motores de base de dados:
PostgreSQL, MySQL,Oracle,MS SQL, etc.
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