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Fernando Fernandez
fernandez@moredata.eu
Agenda
Apresentao Gesto Documental Factor Crtico de Sucesso 3 Conceitos Fundamentais Gesto Documental em Open Source Alfresco: Principais funcionalidades Alfresco: Interfaces Alfresco: Arquitectura Alfresco: Casos tpicos de utilizao Alfresco: Referncias
Apresentao
Apresentao
F. Fernndez Dir. Executivo da MoreData Profissional de TI desde 1984 programao, gesto de projectos, formao, consultoria, gesto Associaes: ANETIE, APDSI, EURTRADENET, PT.JUG, ESOP
A MoreData
Membro da ESOP desde 2008 Aposta no Open Source desde 1995 Servios:
Consultoria de Gesto e T.I. Formao de Gesto e T.I. Sistemas de Informao: Integrao Desenvolvimento Manuteno Assistncia tcnica
Situao Actual
Principais fontes de informao nas Organizaes:
Arquivos de texto Relatrios Correspondncias recebidas por diferentes meios Fax, correio, e-mail
Qual a tendncia?
Gerar cada vez mais e mais documentos, agravando diversos problemas: documentos
Documentos perdidos Multiplicidade de verses Desconhecimento de existncia Desconhecimento de autoria Falta controlo dos tempos de execuo Perda de tempo til de trabalho em busca de documentos Custos com o arquivo fsico de documentos Custos com cpias de documentos Perda de controlo sobre informaes vitais para o negcio
Utilizao da tecnologia para captar (digitalizar), armazenar, disponibilizar, pesquisar e gerir toda a informao produzida no seio de uma organizao de forma digital, integrando as suas capacidades nos processos dirios da organizao
Qualquer uma onde as pessoas percam tempo a sarem do seu lugar para irem procura de um determinado documento
Reduo do tempo de busca e localizao de documentos: rpido acesso aos documentos com pesquisa em meta dados e em texto livre Maior segurana no acesso aos documento, atravs de mecanismos de controlo de acessos Reduo de custos Tempo Papel Cpias Armazenamento fsico
Vantagens
Possibilidade de recuperao das informaes (Backup),o que no acontece no arquivo fsico em caso de catstrofes Reduo das probabilidades de extravio de documentos Controlo absoluto do fluxo de trabalho Possibilidade de consultar documentos fora da organizao
Maior produtividade
Vantagens
Potenciar a colaborao no seio da organizao atravs da partilha de documentos e implementao de workflows associados aos documentos Uniformizao e gesto automatizada dos processos da organizao Melhoria da qualidade do trabalho desenvolvido Reduo do processamento manual atravs da eliminao de tarefas de registo, catalogao, e arquivo manual Informao acessvel a vrios utilizadores simultaneamente
Conceitos: workflow
Workflow (circuito documental): processos que so repetidos consecutivamente na organizao e que possuem documentos e intervenientes associados a cada uma das fases.
Conceitos: Metadados
Metadados: dados sobre os dados, conjunto de elementos informativos sobre o documento Exemplos:
Conceitos: Rastreabilidade
Rastreabilidade: documento
possibilidade
de
saber
histrico
do
Exemplos:
Organizaes que usam o software no podem analiz-lo nem modific-lo Concorrentes do fabricante no podem usar o mesmo software sem pagar licenas ou royalties Preos so definidos pelo fabricante, que afasta a concorrncia atravs de litgios legais Grandes fortunas so feitas
Qualquer um tem acesso ao cdigo-fonte e pode modific-lo Concorrentes do fornecedor original podem usar o mesmo software Utilizadores e fornecedores cooperam na construo de sistemas fiveis e seguros, reduzindo custos Preos dos servios so definidos em concorrncia e o cliente escolhe pela qualidade
$6 bn de poupana em custos de licenciamento Melhor aplicao do investimento (servio apenas) Investimento seguro ( prova de falncia/venda) Melhor suporte (sem algemas, o servio o que segura o cliente) Modelo incentiva qualidade e segurana (peer-review) Independncia do fabricante Numa palavra: Escolha
Quantos anos possvel usar a mesma verso do software sem ter que comprar um upgrade? Que garantias h de o fornecedor continuar em actividade daqui a dez anos? Como aceder aos ficheiros se o fornecedor fechar e no houver upgrades?
Origens do Alfresco
Dos criadores do Documentum e do Business Objects Open Source com servio profissional As melhores das mais recentes tecnologias CMS/ECM Multiplataforma: Linux,Unix,Windows, MacOS
Adopo do Alfresco
Comunidade com 70,000 membros Mais de 30,000 instalaes activas Usado em 75 pases, 20 lnguas Grandes bancos, governos, media e servios Crescimento de 320% em 2007 Gartner: Cool Technology, Forrester: Wave Leader World Economic Forum: Technology Pioneer Prmios da ComputerWorld, Network World, eWeek, eContent 100, Red Herring
Duas opes
Para arrancar com um oramento baixo ou nenhum Para um ambiente de explorao com um nmero reduzido de utilizadores Para usar as mais recentes funcionalidades Para um ambiente de desenvolvimento Para um ambiente de ensino Centenas de utilizadores, 24x7 Necessidade de suporte avanado com acesso directo aos developers
e Enterprise:
A Comunidade
Comunidade internacional apoiada e dinamizada pela Alfresco Software Inc. (wiki, docs, frums) Frum em Portugus Comunidade Portuguesa de Alfresco com utilizadores, profissionais de TI e do Ensino
Documentao Lista de prestadores de servio (a crescer) Mailing-list Casos de sucesso (em preparao) http://groups.google.com/group/alfresco-pt
Principais Funcionalidades
Acesso pelo Browser Web, ou File Explorer (FTP, WebDAV, SMB/CIFS) Gesto integrada e inteligente de documentos Pesquisa de documentos compatvel com o Google Pesquisas em Metadados ou Texto livre Classificao de Documentos Histrico de Verses de Documentos
Converso para outro formato Envio de e-mails de notificao Contadores automticos Possibilidade de definir aces personalizadas
Criar espaos e automatizar contedos Criar e editar contedo Requisio e Devoluo de Documentos (Check-In / CheckOut) Agregar documentos a processos e processos a processos Emisso de Relatrios
Definio personalizada de Metadados Configurao de Regras e Workflow Fruns de discusso Definio de templates com estrutura e regras Integrao com diversos motores de base de dados:
PostgreSQL, MySQL,Oracle,MS SQL, etc. Integrao com diversos sistemas de autenticao: LDAP, Active Directory ou utilizao de segurana interna
Interfaces
Detalhe de Registo
Edio de Registo
Espaos
Entrada / Tarefas
Tarefa de aprovao
Desenho de Workflow
Arquitectura
Arquitectura
Alfresco Share
WebSites Gente Componentes Colaborao Componentes medida
Alfresco Surf
Templates Pginas Componentes
CIFS
WebDAV
SharePoint Protocol
FTP NFS
Java API
WS
REST
Caso 1: Bsico
Instalao default, costumizao mnima Pastas partilhadas por CIFS ou WebDAV para:
Receber documentos digitais ou digitalizados Partilhar ficheiros que esto a ser trabalhados com controlo de verses Fazer pesquisas Colaborar (verses, discusses, workflows) Administrar sistema
Utilizao bsica
Alfresco configurado para usar registo central de utilizadores (LDAP, AD) Servidor de Fax (Hylafax) configurado para gerar PDF e registar em Alfresco Add-in Outlook (ou outro) para arquivar mensagens
Webscripts Google Web Toolkit Qualquer tecnologia que consuma webservices ou REST
Interfaces alternativos
Caso 4: Integrao
Aplicaes podem usar Alfresco como repositrio documental (com webscripts ou webservices) Alfresco pode registar metadados em aplicaes Componentes desenvolvidos em webscripts so compatveis com standard de portlets (JSR-168) para portais Java
Referncias
Referncias
Sector da Educao
Harvard University
Referncias
Sector Financeiro Caceis Investor Services American Stock Exchange Kneip Communication
Sector Editorial
McGraw Hill
Referncias
Sector Governamental Junta de Andalucia
Estado do Nebraska
Referncias
Outros Sectores Reed (Consultoria e Formao Recursos Humanos)
Japan Airlines
Concluso
Fcil:
Implementao TCO
Concluso
Links teis
Sobre Alfresco:
http://www.alfresco.org/ http://groups.google.com/group/alfresco-pt http://www.esop.pt/ http://www.moredata.eu/