e-ARQ, SIGADs e

Repositrios
Requisitos para um sistema de Gesto
Arquivstica de Documentos:
a confiabilidade e a autenticidade como
garantia para a tomada de decises, de
fonte de prova, de direitos e de testemunho
de uma ao.
eDOC Porto Alegre,
01 e 02 de Outubro de 2013

Prof. Dr. Daniel Flores/UFSM

Lder dos Grupos de Pesquisa CNPq - GED/A e Patrimnio Documental
Membro da CTDE/CONARQ

Estrutura
O Documento Arquivstico como fonte de prova;
Caractersticas Diplomticas do Documento
Arquivstico;
o e-ARQ Brasil;
Confiabilidade;
Autenticidade;
o GED e o SIGAD;
Preservao Digital;
Repositrios Arquivsticos Digitais/OAIS;
Concluses;
Referncias.

O documento arquivstico digital na

Arquivologia contempornea
O que ?
Dado, Informao e Documento;
Documento Eletrnico/Digital;
Documento Arquivstico;
Autenticidade e Confiabilidade;
e-ARQ;
GED e SIGAD;
Preservao Digital;
Repositrios.

O documento arquivstico digital na

Arquivologia contempornea
Glossrio da CTDE (2009):
Dado: representao de todo e qualquer elemento de
contedo cognitivo, passvel de ser comunicada,
processada e interpretada de forma manual ou
automtica;
Informao: modifica estruturas, elemento referencial,
noo, ideia ou mensagem contidos num documento
(Mcgarry, Preston);
Documento: informao (fixada) + suporte, de forma
indivisvel (Duranti, Preston, Heredia, Bellotto, Camargo,
DBTA, etc);

O documento arquivstico digital na

Arquivologia contempornea
Glossrio da CTDE (2009):
Documento
eletrnico:
informao
registrada,
codificada em forma analgica ou em dgitos binrios,
acessvel e interpretvel por meio de um equipamento
eletrnico;
Documento arquivstico: documento produzido
(elaborado ou recebido), no curso de uma atividade
prtica, como instrumento ou resultado da tal atividade,
e retido para ao ou referncia;
Documento arquivstico digital: documento digital
reconhecido e tratado como um documento arquivstico
(forma fixa e contedo estvel).

Especificidades do documento
arquivstico digital
Documento digital no virtual: est fixado em um
suporte (disco rgido, e mdias mveis).
Contedo e suporte so entidades separadas: o
documento no se define pela mdia (disquete, cd, dvd);
O documento digital um objeto fsico (suporte),
lgico (software e formatos) e conceitual (contedo).
Degradao fsica do suporte e rpida obsolescncia
da tecnologia digital: hardware, software e formatos.
Dificuldade em garantir a autenticidade dos
documentos digitais: perda, adulterao e corrupo.
Um documento arquivstico digital um documento oficial.

Especificidades do documento
arquivstico digital
Projeto InterPARES identifica as caractersticas de um
documento arquivstico digital:
Forma documental fixa: apresentao da mesma

forma que tinha quando o documento foi armazenado;

Contedo estvel: o documento tem que permanecer
completo e inalterado;
Organicidade: vnculo arquivstico com outros
documentos;
Contexto identificvel: produtor, autor, destinatrio,
data;
Participa ou apia a ao;
No mnimo 3 pessoas implicadas na criao: autor,
redator e destinatrio;

O desafio do documento digital

Produzir, manter e preservar documentos digitais autnticos e
compreensveis.
Como fazer?
Gesto Arquivstica de Documentos:
poltica e procedimentos de gesto de documentos conforme
legislao e resolues do Conarq;
Implementao de um sistema capaz de gerir os documentos
digitais desde a produo at a sua destinao final.
Preservao digital:
estratgias de preservao de longo prazo (migrao,
preservao da tecnologia, emulao).
O Conselho Internacional de Arquivos define 5 anos como longo
prazo, contados a partir da data de produo dos documentos digitais,
devido ao ciclo de obsolescncia tecnolgica.

Sete
elementos
bsicos
constituintes
do
documento
arquivstico
(Duranti):

e-ARQ Brasil
Modelo de Requisitos para
Sistemas Informatizados
de Gesto Arquivstica de
Documentos, elaborado
pela Cmara Tcnica de
Documentos Eletrnicos
do Conselho Nacional de
Arquivos.

Quem fez o e-ARQ Brasil

Conselho Nacional de Arquivos
rgo colegiado, vinculado ao Arquivo Nacional - MJ: definir
a poltica nacional de arquivos pblicos e privados, como rgo
central de um Sistema Nacional de Arquivos; exercer orientao
normativa visando gesto documental e proteo especial
aos documentos de arquivo.
Cmara Tcnica de Documentos Eletrnicos: propor normas
e diretrizes tcnicas sobre gesto e preservao de
documentos eletrnicos.
Aprovado em 6 dezembro de 2006 pelo plenrio do Conarq.
Resoluo n. 25 de 27 de abril de 2007.

e-ARQ Brasil
Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de
Gesto Arquivstica de Documentos
O que ?
Condies
a
serem
cumpridas
pela
organizao
produtora/recebedora de documentos, pelo sistema de gesto
arquivstica e pelos prprios documentos a fim de garantir a sua
confiabilidade, autenticidade e acesso ao longo do tempo.
Especifica todas as atividades e operaes tcnicas da
gesto arquivstica de documentos, desde a etapa da produo,
tramitao, utilizao e arquivamento at a sua destinao final.
O e-ARQ est em conformidade com a legislao brasileira e
alinhado com os modelos de requisitos do Reino Unido, MoReq
da UE e o padro DoD dos EUA

e-ARQ Brasil
Objetivo:
orientar a implantao da gesto arquivstica
de documentos;
fornecer especificaes tcnicas e funcionais,
alm de metadados, para orientar a aquisio
e/ou a especificao e desenvolvimento de
sistemas eletrnicos de gesto arquivstica de
documentos.
* pode ser utilizado para desenvolver um
sistema ou para avaliar um j existente.

e-ARQ Brasil
e-ARQ
Especifica os requisitos para um Sistema
Informatizado de Gesto Arquivstica de
Documentos (SIGAD).

SIGAD
Sistema
desenvolvido
para
realizar
as
operaes tcnicas da gesto arquivstica de
documentos.

Sistema Informatizado de Gesto

Arquivstica de Documentos SIGAD
O que ?
um sistema desenvolvido para produzir, receber,
armazenar, dar acesso e destinar documentos de arquivo
digitais.
Pode compreender um software particular, um
determinado nmero de softwares integrados, adquiridos ou
desenvolvidos por encomenda, ou uma combinao desses.
O sucesso do SIGAD depender fundamentalmente
da implementao de procedimentos e polticas de
gesto dedocumentos.

O que um SIGAD faz

trata o documento arquivstico como uma unidade
complexa;
gesto dos documentos a partir do plano de
classificao para manter a relao orgnica entre os
documentos;
registro de metadados associados aos
documentos para descrever o contextos de produo
dos documentos;
armazenamento e gesto seguros para garantir a
autenticidade dos documentos e a transparncia das
aes do rgo ou entidade;

O que um SIGAD faz

trata sistematicamente a seleo, a avaliao dos
documentos arquivsticos e a sua destinao
(eliminao ou guarda permanente), de acordo com a
legislao em vigor;
exportao dos documentos para transferncia e
recolhimento;
inclui procedimentos para a preservao de longo
prazo dos documentos arquivsticos.

O que o e-ARQ e o SIGAD no so

e-ARQ no um software; um modelo de requisitos
para desenvolver ou adquirir um software.
e-ARQ no prope um sistema nico, mas aplicvel a
todos os tipos de documentos (atividades-meio e fim) e de
quaisquer organizaes (universidades, centros de
pesquisa, indstria, ministrios).
SIGAD no um produto; uma denominao para um
sistema que faz todas as operaes da gesto arquivstica
de documentos.
SIGAD gerencia simultaneamente os documentos
digitais (captura, armazenamento e acesso) e os
documentos convencionais (referncias como nmero,
ttulo, data etc);

e-ARQ Brasil - Parte I

Aspectos importantes
Identificao dos documentos arquivsticos digitais
dentre as informaes e os documentos produzidos,
recebidos ou armazenados em meio digital;
Implantao de um programa de gesto arquivstica
de documentos nico para os convencionais e os
digitais;
Participao dos profissionais da administrao, de
arquivo e da TI na concepo, do projeto, implantao
e gerenciamento dos sistemas informatizados de gesto
de documentos;

e-ARQ Brasil - Parte I

Conceitos:
Confiabilidade: capacidade de um documento arquivstico
sustentar os fatos que se refere. Para tanto h que ser
dotado de completeza, ser criado pela autoridade competente e
ter seus procedimentos de criao bem controlados. Est
relacionada ao momento da sua produo e veracidade do
seu contedo.
Autenticidade: qualidade de um documento ser o que diz
ser, independente de se tratar de minuta, original ou cpia, e
que livre de adulteraes ou qualquer outro tipo de corrupo.
Est relacionada com a forma de transmisso e estratgias de
custdia e preservao.
O documento arquivstico serve como testemunho da ao
que o gerou, por isso ele precisa ser confivel e autntico.

e-ARQ Brasil - Parte I

Procedimentos de gesto:
Captura (registro, classificao, indexao, restrio
de acesso e arquivamento): declarar como um
documento arquivstico;
Avaliao e destinao;
Pesquisa, localizao e apresentao;
Segurana;
Armazenamento; e
Preservao.

e-ARQ Brasil - Parte I

Instrumentos de gesto:

Plano de classificao e cdigo (ncleo do eARQ);

Tabela de temporalidade e destinao - TTD;

Manual de gesto arquivstica de documentos;

Esquema de
segurana;

Glossrio / vocabulrio controlado / tesauro.

classificao

de

acesso

e-ARQ Brasil - Parte II

Especificao: 384 requisitos
Exemplos
Cdigo e Tabela
1.1.1 Um SIGAD tem que incluir e ser compatvel com o plano de classificao
do rgo ou entidade.
4.1.2 Um SIGAD tem que associar automaticamente ao dossi/processo o
prazo e a destinao previstos na classe em que o documento foi inserido.
Segurana: acesso
6.2.2 Um SIGAD tem que exigir que o usurio esteja devidamente identificado e
autenticado antes que este inicie qualquer operao no sistema.
Preservao
8.2.7 Aes de preservao tm que ser efetivadas sempre se torne patente ou
previsvel a obsolescncia tecnolgica.
Interoperabilidade:
12.1.1 Um SIGAD deve ser capaz de interoperar com outros SIGADs.
Especificao de metadados

e-ARQ Brasil
Tramitao e fluxo de trabalho
Captura
Planejamento e Implantao
do Programa de Gesto
Avaliao e destinao
Pesquisa, localizao e
apresentao dos documentos
Segurana
Armazenamento
Preservao
Funes administrativas e
Conformidade com a
legislao e regulamentaes

Usabilidade
Interoperabilidade e
Disponibilidade
Desempenho e escalabilidade
Metadados: Documento
Metadados: Evento de gesto
Metadados: Classe
Metadados: Agente
Metadados: Componente digital
Metadados: Evento de
preservao

e-ARQ Brasil
Benefcios
aperfeioamento,
padronizao
e
controle
dos
procedimentos
de
criao,
recebimento,
acesso,
armazenamento e destinao dos documentos;
avaliao e aperfeioamento dos sistemas em uso;
instrumento para desenvolvimento ou aquisio de
softwares;
facilitar a interoperabilidade entre os sistemas;
Integrao entre as reas de tecnologia da informao,
arquivo e administrao;
economia e eficcia dos processos e documentos que
so conservados somente pelo tempo necessrio;
transparncia das aes; evidncia em caso de litgio.

e-ARQ Brasil
Perspectivas
Acompanhamento ou reviso;
Difuso;
Certificao dos softwares de gesto arquivstica
de documentos de acordo com o e-ARQ
Construo do modelo de certificao
Definio de uma instituio certificadora

Polticas atuais:
O Software Livre;
Certificaes;
Repositrios Arquivsticos Digitais Confiveis;
A Gesto de Documentos na Nuvem - Cloud
Computing;

Sistemas em pesquisa atualmente pelo Grupo

CNPq - UFSM GED/A para Requisitos e-ARQ:
Nuxeo DM
KnowledgeTree
Agorum Core
Alfresco
Archivista Box
Maarch
Owl Intranet

A Preservao Digital
A preservao digital consiste na capacidade de
garantir que a informao digital permanea acessvel
e com qualidades de autenticidade suficientes para
que possa ser interpretada no futuro recorrendo a uma
plataforma tecnolgica diferente da utilizada no
momento da sua criao. (FERREIRA, 2006, p. 20).
Conjunto de aes gerenciais e tcnicas exigidas
para superar as mudanas tecnolgicas e a fragilidade
dos suportes, garantindo acesso e interpretao dos
documentos digitais pelo tempo que for necessrio.

OAIS
O modelo de referncia Open Archival
Information System OAIS um esquema
conceitual que disciplina e orienta um
sistema de arquivo dedicado preservao
e manuteno do acesso a informaes
digitais por longo prazo.
ABNT - NBR 15.472/2007 (SAAI SISTEMA
ABERTO DE ARQUIVAMENTO DE INFORMAO).

OAIS - Pacotes
SIP Pacote de Submisso de Informao
Entregue pelo Produtor a um OAIS para construo
de um ou mais AIP.
AIP Pacote de Arquivamento de Informao
Pacote de informao que ser objeto
preservao.

de

DIP Pacote de Disseminao de Informao

Pacote de Informao derivado de um ou mais AIP,
recebido pelo Consumidor em resposta a uma
requisio dirigida ao OAIS.

Repositrio arquivstico digital

Um repositrio digital de documentos arquivsticos
um repositrio digital que armazena e gerencia esses
documentos, seja nas fases corrente e intermediria,
seja na fase permanente. Como tal, esse repositrio
deve:
gerenciar os documentos e metadados de acordo com
as prticas e normas da Arquivologia, especificamente
relacionadas gesto documental, descrio
arquivstica multinvel e preservao;
resguardar
as
caractersticas
do
documento
arquivstico, em especial a autenticidade (identidade e
integridade) e a relao orgnica entre os documentos.

Repositrio Digital Confivel

Uma forma de atestar a confiabilidade de um
repositrio digital junto comunidade-alvo se d por
meio da sua certificao por terceiros. Para esse fim, o
RLG/OCLC em parceria com o National Archives and
Records Administration NARA publicou em 2007, o
documento Trustworthy Repository Audit & Certification:
Criteria and Checklist critrios e um checklist a serem
tomados como referncia para a certificao de
repositrios digitais confiveis. Esse documento serviu
de base para a elaborao da norma ISO 16363: 2012,
que lista os critrios que um repositrio digital confivel
deve atender.

O Contexto: ICA-AtoM

ICA-AtoM o acrnimo de
Access to Memory. O projeto de
software ICA-AtoM resulta de um
esforo de colaborao entre o ICA e
alguns parceiros e patrocinadores (a
UNESCO, a Escola de Arquivos de
Amsterdam, o Banco Mundial, a
Direo dos Arquivos da Frana, o
Projeto Alouette Canad e o Centro
de Documentao dos Emirados
rabes Unidos). Destaques: - Total
conformidade s normas do ICA; Apoio
para
outras
normas
relacionadas, incluindo EAD, EAC,
METS, MODS, Dublin Core; Aplicao concebida inteiramente
para ambiente web; - Interfaces
multilingues;
Catlogo
multiinstitucional;
Interfaces
com
repositrios digitais. Requer Wamp
ou Lamp.

Archivematica (CIA)
Sistema de preservao digital que visa
oferecer
um
ambiente
integrado
de
ferramentas free e Open Source para capacitar
o processamento de objetos digitais de acordo
com o modelo funcional ISO-OAIS (14721);

Pacote de Informao de
Submisso (SIP)
[enviada pelo produtor da
informao ao arquivo].

Pacote de Informao de
Armazenamento (AIP)
[pacote de informao
armazenado pelo
arquivo].

Pacote de Informao de
Disseminao (DIP)
[pacote transferido para o
usurio em resposta a
uma solicitao].

Destaques (CIA)

SEPIADES
Software com cdigo aberto, para
a descrio de fotografias e que
permite a incluso de metadados;
possui funes de descrio multinvel
(rvore hierrquica), armazenamento
de registros em formato XML
(eXtensible Markup Language); funo
de exportao de acordo com o
recomendado pelo mapeamento no
relatrio consultivo, implementao do
Open Archives Initiative Protocol for
Metadata Harvesting (OAI-PMH).

(2/3)

RODA - Repositrio de Objetos Digitais Autnticos

O RODA o arquivo nacional digital em Portugal. Atravs deste sistema complexo a DGARQ Direo Geral de Arquivos ter capacidade de incorporar documentos eletrnicos de forma controlada
assegurando a sua gesto ao longo do tempo e a sua acessibilizao aos usurios.
Este projecto desenvolvido pela DGARQ, contando com a colaborao informtica da Universidade
do Minho. A estratgia seguida foi o desenvolvimento progressivo de funcionalidades bsicas e
slidas e ir progressivamente aumentando estas funcionalidades de forma a receber maiores
tipologias de objetos digitais e futuramente, dar resposta e apoio direto a organizaes que possuam
objectos digitais mas no disponham de recursos especializados nesta rea.
O RODA foi construdo tendo como base o OAIS (Open Archival Information System) e documentos
tcnicos produzidos no mbito do projeto Interpares 2. A base do repositrio RODA assenta na
plataforma FEDORA.
So utilizados vrios esquemas de metainformao nomeadamente o EAD (Encoded Archival
Description), PREMIS (PREservation Metadata: Implementation Strategies ), METS (Metadata
Encoding and Transmission Standard), Z39.87.
http://dgarq.gov.pt/servicos/arquivo-digital-roda/

SIGADs/Repositrios/Descrio

SIGAD
Fases: Corrente e
Intermediria

Descrio arquivstica:
SepiaDES, ICA-AtoM, etc.

Repositrios Digitais: DSpace, Fedora,

Eprints e ARCHIVEMATICA (OAIS)

s
o
t
en a:
m
u uis
r
t
Ins pesq
de as, s,
o
Gu log ios,
r
t
ca ent
inv .
etc

Como acessar a Cmara Tcnica de

Documentos Eletrnicos

http://www.arquivonacional.gov.br/
preservacaodigital@arquivonacional.gov.br

Concluses
Questes
do
Documento
Digital:
Organicidade, Forma Fixa, Contedo
Estvel, Confiabilidade, Autenticidade;
Requisitos e-ARQ;
GED versus SIGAD;
Preservao Digital;
Repositrios Arquivsticos Digitais e OAIS;
Auditabilidade e Certificao.

Referncias
ARELLANO, Miguel Angel ngel Mrdero. Critrios para a preservao digital da informao cientfica. 2008. 356f. Tese
(Doutorado em Cincia da Informao). Universidade de Braslia. Braslia, 2008. Disponvel em: <http://eprints.rclis.
org/15412/1/Tese_Miguel_%C3%81ngel_M%C3%A1rdero_Arellano.pdf>. Acesso em 10 jan. 2011.
ARELLANO, Miguel Angel ngel Mrdero. Questes prticas sobre preservao digital. 2010. 81 p. Disponvel em< http://www.
slideshare.net/gemireki/questes-prticas-sobre-preservao-digital>. Acesso em: 30 abr. 2011.
Arquivo Nacional. Conselho Nacional de Arquivos. Publicaes digitais. Requisitos funcionais para sistema informatizado de gesto
arquivstica de documentos: e-ARQ Brasil. Dezembro, 2009. Disponvel em: <http://www.conarq.arquivonacional.gov.
br/media/publicacoes/earqmet/earqbrasilv1.1.pdf>. Acesso em: 09 ago. 2011.
BEAGRIE, Neil ; JONES, Maggie. Preservation management of digital materials: the handbook. [Em linha]. [S.l.] : DPC.
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BOD, E. C. Preservao de documentos digitais: o papel dos formatos de arquivo. 2008. 153 f. Dissertao (Mestrado em
Cincia da Informao)-Universidade de Braslia, Braslia, 2008.
CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS. Publicaes digitais. Carta para a Preservao do Patrimnio Arquivstico Digital:
preservar para garantir o acesso. Rio de Janeiro: UNESCO, 2004, 5 p. Disponvel em: <http://www.documentoseletronicos.
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CCSDS. Consultative Committee for Space Data Systems. Reference Model for an Open Archival Information System (OAIS).
Janeiro, 2002. Disponvel em:
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CTDE. Cmara Tcnica de Documentos Eletrnicos do Conselho Nacional de Arquivos. Glossrio de Documentos Arquivsticos
Digitais. 2010. Disponvel em: <http://www.documentoseletronicos.arquivonacional.gov.
br/media/publicacoes/glossario/2010glossario_v5.1.pdf>. Acesso em: 09 ago. 2011.
Diretrizes do Produtor - A Elaborao e a Manuteno de Materiais Digitais: Diretrizes para Indivduos Disponvel em: http://www.
interpares.org/display_file.cfm?doc=ip2_creator_guidelines_booklet--portuguese.pdf

Referncias
Diretrizes do Preservador - A Preservao de Documentos Arquivsticos Digitais: Diretrizes para Organizaes - http://www.
interpares.org/display_file.cfm?doc=ip2_preserver_guidelines_booklet--portuguese.pdf
FERREIRA, Miguel. Introduo preservao digital: conceitos, estratgias e actuais consensos. Guimares, Portugal: Escola
de Engenharia da Universidade do Minho, 2006. 85 p. Disponvel em: <http://eprints.rclis.org/archive/00007977/01/livro.pdf>.
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INNARELLI, Humberto Celeste. A preservao digital e seus mandamentos. 2008, 39 p. Disponvel em: <https://informacao.
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RLG/NARA.Trustworthy repositories audit & certification. RLG, OCLC, Feb. 2007. Disponvel em: <http://www.crl.
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SANTANNA, Marcelo Leone. A digitalizao de documentos de arquivo: o caso das plantas de parcelamento do solo de Belo
Horizonte. Dissertao (Mestrado). Escola de Governo da Fundao Joo Pinheiro. 2002. Disponvel em: < http://www.
powerbrasil.com.br/pdf/leone2002.pdf>. Acesso em: 30 abr. 2011.
SAYO, L. F. Preservao de acervo digital. Disponvel em: < http://www.bibliex.com.
br/job/encontro/Palestras/23nov10/Preservacao_de_Acervos_Digitais.pdf>. Acesso em: 10 mar. 2011.
Sayo, L.F. Repositrios Digitais Confiveis para a Preservao de Peridicos Eletrnicos Cientficos. Ponto de Acesso,
Salvador, V.4, n.3, p. 68-94, dez 2010 - www.pontodeacesso.ici.ufba.br
Sayo, L.F. Uma Outra Face dos Metadados: Informaes para a Gesto da Preservao Digital. CNEN - Rio de Janeiro - RJ Enc. Bibli: R. Eletr. Bibliotecon. Ci. Inf., ISSN 1518-2924, Florianpolis, v. 15, n. 30, p.1-31, 2010.
Thomaz, K. Repositrios digitais confiveis e certificao. Arquivstica,net, v.3. n.1, p.80-89, jan/jun. 2007. Disponvel em: <http:
//www.arquivistica.net/ojs/include/getdoc.php?id=372&article=118&mode=pdf>. Acesso em: 09 ago. 2011.

Obrigado

Prof. Dr. Daniel Flores

Lder dos Grupos de Pesquisa CNPq - UFSM:
GED/A e Patrimnio Documental Arquivstico
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