Padronizao de documentos: notas fiscais

Visando a padronizao das informaes a serem indexadas junto aos documento

inseridos na ferramenta GED, segue um formato utilizado pelo CCD de indexao de
notas fiscais, para que todos os envolvidos nesta tarefa sigam um padro nico de
indexao.
Nome do arquivo: As informaes contidas no nome do arquivo devem seguir um padro
pr-estabelecido para a uniformizao deste, evitando duplicao e facilitando a
identificao do mesmo.
Segue abaixo exemplo de nota fiscal e o padro adotado pelo CCD para o nome do
arquivo:

17

02

2011

Formato:

razo social_n da nota fiscal_data

roberto de sousa vieira _0001 _17 de fevereiro de 2010

Exemplo:

Nota-se que no nome dado ao arquivo, os assuntos so separados por underline, ou seja:
razo social_n da nota fiscal_data.
No caso da data temos na nota: 17/02/2011 contudo para o nome do arquivo usa-se o
nome do ms por extenso ou seja: 17 de fevereiro de 2010.
Palavras-Chave: As palavras-chave ou descritores so termos que resumem e ajudam a
identificar um determinado documento. Na arquivstica, eles so fundamentais para
facilitar um resgate mais eficiente da informao a partir de sua padronizao, ou seja,
por meio das palavras chave e os descritores que se pode buscar mais facilmente um
arquivo classificado.
Segue abaixo a nota para exemplo e o formato adotado pelo CCD para
descritores de notas fiscais:

17

02

2011

Formato:

Descrio do documento

N da nota

Data

Razo Social

CNPJ
2

Exemplo:

Nota Fiscal de Entrada

0001

17 de Fevereiro de 2011

Roberto de Sousa Vieira

11.539.424/0001-18

Evitando possveis erros:

Para evitar problemas de duplicidade de informao ou perda de documentos no sistema,
faze-se uma leitura simples, de avalizao de documento, que auxilia na padronizao da
informao.
Essa leitura consiste, nica e simplesmente, na indexao da informao conforme ela est
em seu documento, ou seja, se porventura uma nota qualquer estiver com a numerao
0000001 ser exatamente o nmero 0000001 que entrar como nome do arquivo ou nas
palavras chave, isso serve apenas para o nmero da nota e o nome da empresa, segue
exemplo:

Aps primeira avaliao podemos concluir que as informaes pertinentes que sero
publicadas como palavras chave so:

Nome da empresa: Roberto de Souza Vieira (Forma como est descrito na nota Fiscal)
Nmero da nota fiscal: 0001 (Forma como est descrito na nota Fiscal)

importante ressaltar que os dados inseridos no GED so exatamente aqueles a que o

usurio recorrer para resgatar o documento posteriormente. Portanto, deve-se ter
muita ateno nesta hora, pois qualquer informao indexada erroneamente poder
dificultar sua busca ou at mesmo ocasionar a perda deste documento no sistema.