Classificação de documentos de arquivo

Processo de arquivamento: diagnóstico > classificação > ordenação >

arquivamento

Todo programa de controle de documentos dependem da classificação, por

isso, eles devem ser classificados de forma apropriadas para atender as
necessidades de utilização deles pela organização.

A classificação é uma função arquivística que organiza os documentos de

arquivo por classes, depois de uma análise feita a partir de um levantamento
das funções e atividades de uma organização, ou seja, a classificação de
documentos de arquivo é determinada pelas funções e atividades da
instituição.

Para classificar um documento também é necessário verificar a função do

documento

O mecanismo utilizado para a classificação destes documentos é o Plano (ou

Código) de Classificação de Documentos.

Mais importante que guardar os documentos é recuperá‐los e, para isso, é

fundamental o plano de classificação de documentos.

O arquivista é que elabora o plano de classificação para que todos da

organização possa utilizar.

Para classificar deve-se estudar cada documento para entender qual é o

assunto que quais referências cruzadas que lhe corresponderão. A referência
cruzada é um mecanismo adotado quando o conteúdo do documento se refere
a dois ou mais assuntos.

Depois de fazer este estudo deve-se codificar o documento, ou seja, atribuir um

código equivalente ao assunto que é tratado pelo documento.

Os documentos de arquivo podem ser classificados em diferentes categorias,

de acordo com suas características. Baseando-se nelas, podemos classificá-
los quanto ao: gênero, espécie/ tipologia documental, natureza do assunto,
forma e formato.

Classificação de documentos de arquivo:

Gênero

Refere-se à maneira de representar o documento de acordo com o seu suporte

(como ele é utilizado).

Podem ser:
Textual ou escrito: Informação escrita; Ex.: Decreto

Cartográfico: Forma reduzida de uma área maior. Ex.: Mapas e plantas.

Micrográficos: Documento registrado em microforma; Ex.: microfilmes.

Iconográfico: Imagem estática; Ex.: Fotografia

Filmográfico: Imagem em movimento; Filmes com ou sem áudio.

Sonoros: Documento de som; Ex.: CD de música.

Informáticos ou digitais: Documento gravado em meio digital necessitando

de equipamento específico para serem acessados. Ex.: Documento em PDF.

Espécie/ tipologia documental

Espécie é a aparência do documento a partir da disposição e da natureza das

informações.

Exs.: Ata e certidão

Tipologia documental é a configuração que assume a espécie de acordo com

a atividade que a gerou.

Ex.: Ata de reunião e Certidão de nascimento.

Forma

Refere-se ao estágio de preparação do documento;

Rascunho: O documento está em processo de elaboração podendo ser

alterado.

Minuta: O documento está quase pronto, mas ainda pode ser alterado.

Original: O documento está terminado e não pode mais ser alterado.

Cópia: Cópia do documento original.

Formato
É determinado de acordo com as características físicas que se apresenta o
documento independente da informação contida.

Ex.: Livro e pergaminho.

Natureza do assunto

Esta classificação informa se a natureza do assunto tratado no documento

pode ou não ser acessado por determinadas pessoas (acessibilidade).

Pode ser ostensivos ou sigilosos.

Ostensivo (ordinário)

Não prejudica ninguém ou instituição, por isso, não tem restrição de acesso.

Sigiloso

Pode prejudicar alguém ou uma instituição. Então tem restrição de acesso

temporário. Neste caso deve ter medidas de proteção e segurança para a
custódia e disseminação.

Na Lei 12.527/2011 – Lei de Acesso à Informação, foi estabelecida que a

informação só será classificada como sigilosa quando realmente for
considerada necessária para a segurança da sociedade ou para o Estado.

Grau de sigilo:

Ultrassecreto: 25 anos

Secreto: 15 anos

Reservado: 5 anos

O Documento ultrassecreto pode ser prorrogado uma vez por igual período de
25 anos (Decreto 7.774/12)

ATENÇÃO PEGADINHA DE PROVA:⇓

QUESTÃO DE PROVA

Quanto à Lei n.º 12.527/2011, julgue o item.

A informação em poder dos órgãos públicos poderá ser classificada como

ultrassecreta, secreta ou reservada, sendo o prazo máximo de restrição de
acesso à informação ultrassecreta de cinquenta anos.

CERTO OU ERRADO

A questão está errada, pois pela Lei n.º 12.527/2011 prazo máximo de 25 anos.
A prorrogação consta do decreto 7.774/12