ARQUIVOLOGIA 01

1.CLASSIFICAÇÃO DE DOCUMENTOS DE ARQUIVO

1.1. DBTA classifica documento como a unidade de registro de informações, qualquer que seja o suporte ou formato.
Perceba que aqui, além de não sujeitar a classificação ao suporte ou formato, também não menciona qualquer
finalidade na produção do documento.
*CESPE: segundo a CESPE, são elementos extrínsecos do documento: gênero, suporte, fonte e formato (GESU
FOFO).
*CESPE: classificação de um documento de arquivo é determinada pelas atividades e funções da instituição
1.2. Gênero e Formato e Suporte são conceitos que podem ser confundidos, contudo, o GÊNERO leva em conta a
configuração que assume um documento em relação ao sistema de signos utilizados na comunicação da informação.
Se utiliza um sistema alfabético, caracteriza o gênero textual, escrito, se utiliza o sistema de signos audiovisual, pode
caracterizar o gênero audiovisual. Por outro lado, o FORMATO leva em conta a configuração FÍSICA do documento,
de natureza do suporte e a forma como foi confeccionado. É dizer, leva em conta o material e a forma como a
informação está disposta: por exemplo, se for um suporte de papel, organizado em várias páginas, numeradas por
folhas, contendo capa, etc, pode ser um livro ou um caderno. Por último, o SUPORTE é justamente o material sobre o
qual as informações está registradas, como folhas, fita magnética, etc. Na ordem, teríamos: suporte avaliando o
material no qual estão inseridas informações, formato, levando em conta o suporte a a configuração das informações e
gênero, considerando o sistema de signos utilizados nas informações.
1.3. Gênero: configuração que assume um documento conforme o seu sistema de signos: escrito/textual, audiovisual,
fonográfico, iconográfico, manuscritos, datilografados, impressos, cartográficos, sonoros, filmográficos
1.4. Formato: configuração que assume um documento considerando sua disposição física, seu suporte: livros,
caderno, caderneta, cartaz, carta, planta, rolo, microfilme.
1.5. Suporte: material no qual está disposta a informação: folha, fita magnética, etc.
1.6. Temos ainda a espécie e o tipo, que caem muito em prova. A espécie é a configuração que um documento assume
conforme a natureza das INFORMAÇÕES nele contidas. Assim, um documento no gênero escrito pode ser um
memorando, um relatório, um dossiê, uma declaração. Já o tipo é seria a espécie mais “específica” de todas as
classificações dadas, conceituando-se como a configuração que assume uma ESPÉCIE de documento, de acordo com
a ATIVIDADE QUE O GEROU: memorando de lotação, memorando de remoção, memorando circular. Seria a
adjetivação da ESPÉCIE.
*CESPE Um elemento comum em todas as propostas de análise tipológica é o contexto de criação dos
documentos.
1.7. Por fim temos a FORMA, que se relaciona ao princípio da unicidade/individualidade, segundo o qual o
documento conserva caráter único em seu contexto de produção: original, cópia, rascunho, minuta.
*AS DEFINIÇÕES ACIMA LEVARAM EM CONSIDERAÇÃO O DTA DE 1998.
1.8. SEGUNDO O DTBA ATUALIZADO a Classificação de Documentos
1.8.1. Quanto ao Gênero é o conjunto de espécies documentais que se assemelham em razão do seu suporte e formato,
e que exigem processamento técnico específico.
1.8.2. Espécie: divisão de Gênero Documental que reúne tipos documentais por seu formato: carta, boletim, filme,
folheto, fotografia.
1.8.3. Tipo Documental: divisão de Espécie Documental que reúne documentos por suas características comuns no
que diz respeito à fórmula DIPLOMÁTICA, NATUREZA DE CONTEÚDO OU TÉCNICA DE REGISTRO:
memorando de lotação, memorando de remoção, memorando circular.
*CESPE, CD-ROM, DVD-ROM e DISCO DE VINIL, são formatos e não suporte, que seria o próprio DISCO.

2.CLASSIFICAÇÃO QUANTO A NATUREZA DO ASSUNTO. Esse tópico merece atenção especial. A regra é que
os documentos sejam públicos, em razão ao princípio do acesso à informação, etc. Contudo, há situações em que os
documentos deixam de ser ostensivos (públicos ou ordinários, sem qualquer restrição de acesso) e passam a ser
sigilosos. O sigilo se divide em RESERVADO, SECRETO e ULTRASSECRETO, e os prazos são de 5, 15 e 25 (esta
última prorrogável por mais 25) anos. O critério adotado deverá se pautar sempre pelo menos sigiloso possível
2.1. Todos os órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos estão obrigados a utilizar essa
classificação.
2.2. A informação sigilosa é aquela imprescindível à segurança do Estado bem como à inviolabilidade à intimidade,
honra, imagem e vida privada
2.3. Pode ser estabelecida como data final do sigilo um evento, desde que não seja superior ao prazo fixado na norma.
2.4. São autoridades que classificam como ULTRASSECRETA: Presidente e Vice, Ministros de Estado,
Comandantes das Forças Armadas, Chefes de Missões Diplomáticas e Consulares NO EXTERIOR.
2.5. São autoridades que classificam como SECRETA: Titulares da Administração Pública Indireta.
2.6. São Autoridades que classificam como RESERVADO: Direção, Comando e Chefia, Nível DAS 101,5 ou
superior, ou equivalente hierárquico, de acordo com regulamentação específica de cada órgão, observado o disposto
em lei.
2.7. Competência I e II podem ser delegadas à agente público no EXTERIOR, sendo vedada subdelegação e deverá
encaminhar para reavaliação à Comissão Mista de Reavaliação.
2.8. Informações pessoas terão acesso restrito à agentes públicos legalmente autorizados, independente de
classificação e pelo prazo máximo de 100 anos, a contar da DATA DE PRODUÇÃO.
2.8.1. Exceções: diagnóstico médico, realização de estatística de interesse público e geral, cumprimento de ordem
judicial, defesa de direitos humanos, proteção do interesse público e geral preponderante.

3.DIPLOMÁTICA E TIPOLOGIA
3.1. A diplomática estuda a estrutura formal e a autenticidade de um documento (não se preocupa com sua origem),
voltando-se para a sua estrutura formal, proveniência, datação, o seja, características formais, analisando o documento
isoladamente.
3.2. A Tipologia, por sua vez, é considerada uma AMPLIAÇÃO da Diplomática, pois passa a se preocupar com a
lógica orgânica, o contexto em que o documento foi produzido, a relação que estabelece com outros documentos,
também é conhecida como diplomática arquivística ou diplomática contemporânea. Se importa com a vinculação à
competência, atividade da entidade, conteúdo.
CESPE: Enquanto a diplomática lida com a espécie documental, a tipologia lida com o tipo documental
CESPE: A análise tipológica não permite verificar se documentos podem ser digitalizados, pois se preocupa
com elementos intrínsecos, diferente da Diplomática, que se preocupa com elementos EXTRÍNSECOS.
CESPE: Análise Tipológica parte da ESPÉCIE e a ARQUIVÍSTICA parte da proveniência.
CESPE: Análise Tipológica, são objetivos, nessa ordem, a) proveniência/origem; b)competências/funções;
c)espécie; d) conteúdo; e)datação.
CESPE: Análise Diplomática, nessa ordem, a) espécie; b) datação; c) origem; transmissão.
CESPE: Na análise diplomática de um documento arquivístico digital, a assinatura eletrônica é considerada
um elemento extrínseco.
As formas extrínsecas são as propriamente formais, as que não dependem do teor documental, mas figuram
para garantir-lhe a autenticidade. São elas: marcas de validação, como selos ou outros sinais; as subscrições
(assinaturas dos responsáveis pelo documento); o suporte; a escrita e o estilo.
As formas intrínsecas - atinentes ao conteúdo - giram em torno do dispositivo. Assim, há as que lhe são
preliminares, como a notificação, o preâmbulo e a exposição; e as que são complementares, como a sanção ou a
corroboração."
Ou seja, assinaturas, mesmo que eletrônicas, são consideradas como sinais de validação. Portanto, elemento
extrínseco.
CESPE: O uso da metodologia da tipologia documental traz benefícios nas atividades de identificação,
classificação, avaliação e descrição.
4. TÓPICO ESPECIAL: CARACTERÍSICA DOS DOCUMENTOS:
I - informação: dados, processados ou não, que podem ser utilizados para produção e transmissão de conhecimento,
contidos em qualquer meio, suporte ou formato;
II - documento: unidade de registro de informações, qualquer que seja o suporte ou formato;
III - informação sigilosa: aquela submetida temporariamente à restrição de acesso público em razão de sua
imprescindibilidade para a segurança da sociedade e do Estado;
IV - informação pessoal: aquela relacionada à pessoa natural identificada ou identificável;
V - tratamento da informação: conjunto de ações referentes à produção, recepção, classificação, utilização, acesso,
reprodução, transporte, transmissão, distribuição, arquivamento, armazenamento, eliminação, avaliação, destinação ou
controle da informação;
VI - disponibilidade: qualidade da informação que pode ser conhecida e utilizada por indivíduos, equipamentos ou
sistemas autorizados;
VII - autenticidade: qualidade da informação que tenha sido produzida, expedida, recebida ou modificada por
determinado indivíduo, equipamento ou sistema;
VIII - integridade: qualidade da informação não modificada, inclusive quanto à origem, trânsito e destino;
IX - primariedade: qualidade da informação coletada na fonte, com o máximo de detalhamento possível, sem
modificações.