MÓDULO: PREPARAÇÃO DA DOCUMENTAÇÃO ADMINISTRATIVA

RA1: Seleccionar, Organizar e encadernar a documentação Administrativa

a) Explicar a importância da organização da documentação no contexto organizacional

1. Conceito de documento
Documento é palavra de origem latina Docu+mentum= meio + ensinar (Documentum+ meio
para ensinar). Assim, o documento é a unidade de registro de informações, qualquer que seja o
suporte ou formato.
E ainda, documento é a unidade constituída pela informação (elemento referencial ou dado) e seu
suporte (material, base), produzida em decorrência do cumprimento de uma actividade,
preservados para servir de prova, testemunho e pesquisa.

2. Classificação de documentos

Os documentos podem ser caracterizados conforme o gênero, espécie ou natureza.

2.1. Gênero:
 Textuais: manuscritos, datilografados, impressos,...;
 Cartográficos: mapas, plantas, ...; ·
 Iconográficos: gravuras, fotos (imagem fixa),...;
 Filmográficos ou cinematográficos: vídeos (imagem em movimento),...;
 Sonoros: fitas cassetes, discos, ...;
 Micrográficos: jaquetas, rolos, microfichas, ...;
 Informáticos: disquetes, discos óticos e outros.

2.2. Espécie

Nos actos administrativos as espécies documentais mais comuns são as seguintes:

 Actos normativos: regras que emanam do Poder Legislativo e das autoridades

administrativas. Ex.: lei, decreto, estatuto, portaria;
 Actos enunciativos esclarecedores: actos opinativos que esclarecem os assuntos
visando fundamentar uma solução. Ex.: parecer, relatório, voto, despacho
interlocutório; ·
  Actos de assentamentos: os configurados por registro de factos e ocorrências. Ex.:
ata, apostila, termo, auto de infração;
 Actos comprobatórios: os que comprovam assentamentos. Ex.: certidão, atestado,
traslado;
 Actos de correspondência: os que objectivam a execução dos atos normativos em
sentido amplo. Esses actos podem ser de correspondência individual ou pública e se
caracterizam por terem destinatário declarado. Ex.: carta, circular, oficio, aviso,
memorando, notificação telegrama, telex, alvará, edital;
 Actos de ajuste: representados por acordo de vontade em que a administração
federal, estadual ou municipal é parte. 8 Ex.: tratado, convênio, contrato, termos
(transações, ajuste).

2.3. Natureza

 Ostensivos: documentos cuja divulgação não prejudica a administração; ·

 Sigilosos: documentos que, por sua natureza, devam ser de conhecimento restrito e,
portanto, requeiram medidas especiais de salvaguarda para sua custódia e divulgação.
3. Conceito de Documento Administrativo
Documento Administrativo é aquele produzido e recebido pelo órgão na execução das
actividades administrativas e de apoio especializado.
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d) Identificar correctamente os tipos e procedimentos de encadernação

1. Definição de Encadernação
Encadernação/Encadernar, no sentito estrito, é um processo que consiste em unir,
ordenadamente, por meio de costura sólida, os cadernos de uma obra, para formar um volume
compacto, cobrindo-o com uma capa para proteção e embelezamento ou simplesmente juntar as
folhas de forma que seja mais fácil manuseá-las. Genericamente, o termo "encadernação" pode
designar qualquer junção de folhas por qualquer processo. Há uma variedade de processos,
largamente utilizados comercial e industrialmente, tais como brochura, canoa, wire-o, espiral e
outros. A finalidade mais conhecida da encadernação é a confecção de livros, apostilas e afins.
Mas também é comum que empresas encadernem folhas avulsas de notas fiscais e outros
documentos, a fim de preservá-los organizados por um longo tempo. Também se usa a
encadernação para reunir anotações ou textos avulsos, sobre determinado assunto, para que não
se percam ou para facilitar o manuseio e a consulta. Tecnicamente, chama-se blocagem o
processo de juntar folhas soltas, seja por serrotagem, por perfuração ou por simples colagem.

2. Tipos de encadernação
Existem diversas possibilidades de encadernação que são indicadas a diversos tipos
de produções editoriais. Lembre-se que essa técnica ajuda na organização, seleção,
apresentação e preservação do material. Por isso, é muito importante pensar na finalidade
e qualidade do acabamento delas. Veja a seguir os tipos de encadernação e analise o melhor
para o seu material gráfico!
 2.1. Espiral

A encadernação em espiral é um dos métodos mais utilizados em apostilas, TCCs

e materiais didáticos. A técnica em espiral faz com que haja suporte de até 400 folhas em
gramatura fina e é uma encadernação mais econômica.

O processo de encadernação espiral começa com a realização de furos redondos através de

uma máquina específica. Os furos acontecem desde a capa (que pode ser dura ou flexível) até
as folhas internas (miolo). Após isso, é inserido nos furos uma espiral, geralmente feita de
plástico para garantir a união das folhas.

2.2. Canoa ou Grampo

A encadernação do tipo canoa é aquela usada em revistas e livretos, na qual a capa e o
miolo são grampeados. Por isso, não é indicado para materiais com um volume grande de
páginas, nem para papéis de alta gramatura.

2.3. Brochura ou lombada quadrada

A brochura é um tipo de encadernação bastante utilizada nos livros. Normalmente, o miolo

é colado  na capa através da aplicação de cola (Hot Melt EVA ou PUR) na lombada.

A lombada nesse tipo de encadernação deve ser bem planejada, pois quando os livros são
empilhados, somente a lombada é visível. Por isso, precisa ter uma visualização agradável,
simples e com informações importantes, como título, editora e autor da obra.

2.4. Wire-o
A encadernação em wire-o (duplo anel) é uma técnica aperfeiçoada da encadernação
tradicional em espiral. Nesse tipo, o espiral é realizado com arames metálicos duplos, mais
robustos e sofisticados, nos quais os furos são quadrados. É bastante conhecido por garantir
a valorização do acabamento, visual e resistência do material.

Essa técnica, é mais utilizada na confecção de cadernos, agendas, calendários e portfólios,

pois permite utilizar papéis de diferentes gramaturas e uso de capas flexíveis e capas dura.

2.5. Encadernação Capa Dura

O processo de encadernação Capa Dura é aquele que que as folhas são costuradas e coladas na
capa e contra capa. Capa e contra capas deverão ser forradas com Courinho. Oferecemos o
material em diversas cores. Existe ainda a opção de gravação da capa pelo processo Hot Stamp.
Esse tipo de encadernação é indicado para trabalho de conclusão de curso e livro fiscal por
exemplo.

Lembre-se que para qualquer tipo de encadernação escolhida, é necessário prever uma margem
de segurança próxima da área onde será a encadernação, para não sobrepor imagens ou textos.
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 Indicar correctamente procedimentos de organização de
documentação administrativa

O processo de organização de documentação administrativa observa certas regras e

procedimentos. Assim, seguem-se os procedimentos para tal:

1. Estabelecer um padrão organizacional: primeiro é a criação de uma tabela ou listas

organizacionais com títulos de cada arquivo e outras informações;
2. Organizar os documentos físicos: alguns documentos precisam ser guardados por muito
mais tempo. Reunir estes documentos em um local seguro e colocar um armário ou
gaveta.
3. Considerar a temporalidade dos documentos: é importante armazenar de maneira
física os documentos mais antigos. Há documentos que possuem prazos para expirar.
Esses papeis não possuem validade legal, por ser descartados.
4. Filtar os novos documentos: é importante realizar análises de todas novas
documentações para saber se vale a pena armazená-la em ambiente físico ou digital;
5. Usar a tecnologia a seu favor: a digitalização é uma parte importante para simplificar a
organização de documentos, isso porque as versões digitais não ocupam espaço como as
físicas, além de serem mais fáceis de pesquisar e cruzar os dados;
6. Criar política de uso: é preciso estabelecer regars específicas para que os documentos
sejam usados correctamente.