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◼ NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA
São eles:
Documentos de arquivo são todos os que, produzidos e/ou recebidos por uma
pessoa física ou jurídica, pública ou privada, no exercício de suas atividades, constituem
elementos de prova ou de informação. Formam um conjunto orgânico, refletindo as
ARQUIVOLOGIA
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Contudo, não basta que seja documento para pertencer ao arquivo. Para que um
documento possa compor um arquivo, ainda é necessário outro elemento: que tenha
sido resultado, consequência de uma ação referente à atividade da instituição. É o que
preceitua a Lei nº 8.159/91 (Lei dos Arquivos): “Consideram-se arquivos os conjuntos de
documentos produzidos ou recebidos por pessoas físicas ou jurídicas, EM DECORRENCIA
DE SUAS ATIVIDADES”.
Por exemplo: considere uma empresa que tenha adquirido uma assinatura de uma
revista mensal. A empresa paga uma taxa e recebe a revista. A revista em si NÃO SERÁ
considerada documento de arquivo, uma vez que a empresa não a recebeu por executar
uma atividade administrativa.
Ainda, além de ser fruto de uma atividade, o documento de arquivo deve ser capaz
de provar, testemunhar que a referida atividade realmente aconteceu. No mesmo
exemplo, não é por ter a posse da revista que a empresa pode provar que possui uma
assinatura mensal, mas o comprovante de pagamento, o contrato de assinante ou outro
similar é que fará isso.
Graus de sigilo
➢ ultrassecreto;
➢ secreto;
➢ confidencial;
➢ reservado.
Ainda, como se trata de uma Lei recente e cujo tema é polêmico, a mesma pode
ser assunto em provas de atualidades ou discursivas.
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2. ARQUIVO
Uma visão moderna de conceito de arquivos, segundo Solon Buck, arquivista dos
Estados Unidos: Arquivo é o conjunto de documentos oficialmente produzidos e
recebidos por um governo, organização ou firma, no decorrer de suas atividades,
arquivados e conservados por si e seus sucessores para efeitos futuros.
Para alcançar estes objetivos é necessário que o arquivo disponha dos seguintes
requisitos:
A posição em que são dispostos fichas e documentos, e não a forma dos móveis,
distinguirá os tipos de arquivamento. São eles: Horizontal e Vertical.
Órgãos de Documentação
Arquivo
proveniência (princípio que estudaremos mais adiante), tem como principal suporte
utilizado o papel e principal gênero o textual (também estudaremos mais adiante). O
arquivo é órgão receptor e seu público são os administradores (ou quem tenha
produzido seus documentos) e pesquisadores. Sua função é provar e testemunhar.
Biblioteca
Seus documentos são obtidos por compra, doação ou permuta de diversas fontes,
e tratados como peças isoladas. Esses documentos existem em vários exemplares, são
unidos pelo seu conteúdo e, em sua maior parte, são impressos. Os documentos da
biblioteca são COLECIONADOS, e seu público é formado por pesquisadores, estudantes
e cidadão comuns. Sua função é instruir e educar.
Museu
Dependendo do aspecto sob o qual os arquivos são estudados, eles podem ser
classificados segundo:
Os arquivos privados são aqueles mantidos por pessoas físicas ou por instituições
de caráter privado. São documentos que dizem respeito a suas atividades particulares,
e, portanto, não é obrigatória a sua disponibilidade para consulta da sociedade.
Contudo, existe a possibilidade de esses arquivos serem declarados de interesse público,
por meio de decreto presidencial através de parecer favorável do CONARQ. Caso isso
ocorra, seu mantenedor terá o dever de zelar pelos documentos e deixá-los à disposição
do Estado.
Existe ainda outra classificação, atribuída pela autora Marilena Leite Paes, em que
os arquivos podem ser: públicos, comerciais, institucionais e pessoais ou familiares.
Arquivos especiais - Chama-se arquivo especial aquele que tem sob sua guarda
documentos de tipos diversos – iconográficos, cartográficos, audiovisuais – ou de
suportes específicos – documentos em CD, documentos em DVD, documentos em
microfilme – e que, por esta razão, merece tratamento especial não apenas no que se
refere ao seu armazenamento, como também ao registro, acondicionamento, controle,
conservação etc.
Os arquivos setoriais são aqueles que estão localizados próximos aos seus
produtores. Esse arquivo guarda os documentos próximos aos interessados diretos para
facilitar e agilizar a sua localização e utilização. Encontram-se principalmente em
empresas, órgãos e entidades de grande porte, ou de estrutura administrativa complexa
(vários departamentos, várias filiais, etc). Por exemplo: o arquivo de uma rede de
supermercados pode ser separado por filial, por setor de atuação (Depto. Financeiro, de
RH, Compras, etc).
Ex: suporte
A Arquivologia adota a chamada Teoria das três idades ou Ciclo vital dos
documentos para classificar os estágios ou fases por que passam os documentos dentro
da instituição. Este é com certeza o assunto mais presente em provas de concursos
públicos, destacadamente os promovidos pelo Cespe-UnB, que exige do candidato o
entendimento de como esta teoria é aplicada na prática.
Essas fases são definidas por Jean-Jacques Valette (1973) como as três idades dos
arquivos: corrente, intermediária e permanente, e são assim descritas:
Estas fases são complementares, pois os documentos podem passar de uma fase
para outra, e para cada uma corresponde uma maneira diferente de conservar e tratar
os documentos e, consequentemente, uma organização adequada, ou seja, as unidades
de acondicionamento (pastas, catálogos etc.), adotadas na fase corrente serão
substituídas por unidades mais adequadas ao funcionamento da fase intermediária,
que, por sua vez, adotara acondicionamento diferente da fase permanente.
Prazo de guarda é o período em que o documento deve ser mantido nos arquivos
correntes e intermediário. O prazo de guarda vincula-se à determinação do valor do
documento, de acordo com os seguintes fatores:
Todo documento, ao término de seu ciclo vital, deverá ser encaminhado à sua
destinação final, que ocorrerá no momento em que o mesmo tenha perdido seu valor
administrativo. A destinação final do documento poderá ser: eliminação ou guarda
permanente.
Tabela de temporalidade
Informações importantes
2) A fase corrente será composta pelos arquivos setoriais, localizados nos próprios
setores que produzem os documentos, e pelo arquivo central, também chamado de
arquivo geral, que estará localizado próximo aos setores;
6) A eliminação poderá ocorrer em duas das três fases do ciclo vital (corrente ou
intermediária) e nunca na terceira (permanente);
d) Empréstimo e consulta – sem dúvida é uma das atividades nobre dos arquivos,
pois todo o trabalho arquivístico, do recebimento ao arquivamento, é desenvolvido
visando à recuperação rápida e completa da informação. De modo geral, os documentos
só podem ser consultados ou cedidos, por empréstimo, aos órgãos que os receberam
ou produziram, aos órgãos encarregados das atividades a que se referem os
documentos e às autoridades superiores, na mesma linha hierárquica.
5. ORGANIZAÇÃO DE ARQUIVO
ARQUIVOLOGIA
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➢ LEVANTAMENTO DE DADOS
Deve-se buscar na estrutura (organograma) as alterações que a empresa sofreu
aprovadas em estatuto e normas além de buscar entender as finalidades, funções a
atividades, o volume da documentação, o gênero dos documentos (escritos,
audiovisuais etc.), as espécies de documentos mais frequentes (cartas, relatórios etc.),
os modelos e os formulários, bem como os métodos de arquivamento adotados e
conceito de conservação dos documentos.
Legislação pertinente:
Organização
Documentação
Processos
Recursos
➢ PLANEJAMENTO
Coletados os dados necessários, feita a sua análise e verificada a localização do
arquivo na empresa, a próxima etapa é elaborar o plano arquivístico para que cumpra
seus objetivos, em todos os estágios de sua evolução – corrente, intermediário e
permanente.
IMPLANTAÇÃO E ACOMPANHAMENTO
O papel, por mais variada que possa ser sua composição, é formado basicamente
por fibras de celulose proveniente de diferentes origens. A acidez e a oxidação são os
maiores processos de deterioração química da celulose, também há outros agentes de
deterioração que são os insetos, roedores e o próprio homem.
6. MATERIAL DE ARQUIVO
consumo, denominado arquivístico, não deve ser incluído no inventário, pois tem
duração média inferior a três anos e é constantemente substituído.
7. MICROFILMAGEM
São os vários formatos que pode assumir o microfilme na sua apresentação final
como instrumento de arquivo ou de recuperação da informação.
Podem ser confeccionados para utilização em forma de rolos de filmes com várias
larguras e comprimentos, ou ainda, em forma de fichas de diferentes tipos e tamanhos.
8. PRINCÍPIOS ARQUIVÍSTICOS
Teoria das Três Idades: Também conhecida como Ciclo Vital dos Documentos, ou
Estágio de Evolução dos Arquivos, esta teoria constitui um verdadeiro marco na história
da Arquivística. Ela afirma que os documentos de um arquivo passam por estágios
conforme seus valores mudam. Quando um documento é produzido, ele possui um valor
primário, que é sua importância para a atividade que o gerou. Contudo, esse valor é
temporário: cessa logo que a atividade acaba. Mas alguns documentos (não todos) ainda
possuem o valor secundário, que é sua importância para outras atividades ou outros
campos diferentes daqueles que o geraram (podem ser importantes para a pesquisa
histórica, ou para a cultura de uma sociedade, por exemplo). Esse valor é definitivo, e
todo documento que o possui deve ser preservado permanentemente.
9. MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO
Existe ainda outro sistema, chamado semidireto, que serve apenas para agregar o
método alfanumérico. Este método se caracteriza pela “necessidade parcial” da
utilização de instrumentos de pesquisa. Por exemplo, precisamos de uma tabela para
localizar uma estante, mas não para localizar uma gaveta ou prateleira: a partir da
localização da estante, a prateleira será localizada de forma direta.
BÁSICOS
➢ MÉTODO ALFABÉTICO
É o mais simples. O elemento principal a ser considerado é o nome das pessoas
físicas ou jurídicas. Neste método, as fichas ou pastas são colocadas rigorosamente na
ordem alfabética, respeitando-se as regras de alfabetação.
REGRAS DE ALFABETAÇÃO
Exemplo:
ARQUIVOLOGIA
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João Barbosa
Pedro Álvares Cabral
Paulo Santos
Maria Luísa Vasconcelos
Sistemas
Direto
Indireto
Arquivam-se:
Barbosa, João
Cabral, Pedro Álvares
Santos, Paulo
Vasconcelos, Maria Luísa
Exemplo:
Aníbal Teixeira
Marilda Teixeira
Paulo Teixeira
Vitor Teixeira
Arquivam-se:
Teixeira, Aníbal
Teixeira, Marilda
Teixeira, Paulo
Teixeira, Vitor
Exemplo:
Camilo Castelo Branco
Paulo Monte Verde
Heitor Villa-Lobos
Arquivam-se:
Castelo Branco, Camilo
Monte Verde, Paulo
Villa-Lobos, Heitor
Exemplo:
ARQUIVOLOGIA
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Exemplo:
J. Vieira
Jonas Vieira
José Vieira
Arquivam-se:
Vieira, J.
Vieira, Jonas
Vieira José
5. Os artigos e preposições, tais com a, o, de, d’, da, do, e, um, uma, não são
considerados (ver também regra nº 9)
Exemplo:
Pedro de Almeida
Ricardo d’Andrade
Lúcia da Câmara
Arnaldo do Couto
Arquivam-se:
Almeida, Pedro de
Andrade, Ricardo d’
Câmara, Lúcia da
Couto, Arnaldo do
Exemplo:
Arquivam-se:
Exemplo:
Arquivam-se:
Abreu Filho, Jorge
Abreu Sobrinho, Jorge
Abreu Neto, Jorge
Exemplo:
Arquivam-se:
Campos, Milton (Ministro)
Ferreira, André (Professor)
Pereira, Paulo (General)
Teixeira, Pedro (Dr.)
Exemplo:
Georges Aubert
ARQUIVOLOGIA
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Winston Churchill
Paul Müller
Jorge Schmidt
Arquivam-se:
Aubert, Georges
Churchill, Winston
Müller, Paul
Schmidt, Jorge
Exemplo:
Giulio di Capri
Esteban De Penedo
Charles Du Pont
John Mac Adam
Gordon O’Brien
Arquivam-se:
Capri, Giulio di
De Penedo, Chales
Du Pont, Chales
Mac Adam, John
O’Brien, Gordon
Exemplo:
Arquivam-se:
Arco y Molinero, Andel del
Oviedo y Baños, José de
Pina de Mello, Francisco
Rios, Antonio de los
Exemplo:
Al Bem-Hur
Li Yutang
Arquivam-se:
Al Bem-Hur
Li Yutang
Exemplo:
Embratel
Álvaro Ramos & Cia.
Fundação Getulio Vargas
A Colegial
The Library of Congress
Companhia Progresso Guanabara
Barbosa Santos Ltda.
Arquivam-se:
Álvaro Ramos & Cia.
Barbosa Santos Ltda.
Colegial (A)
Companhia Progresso Guanabara
Embratel
Fundação Getulio Vargas
Library of Congress (The)
Exemplo:
➢ MÉTODO NUMÉRICO
Numérico Simples
Numérico Cronológico
Método Dígito-terminal
Ex:
Ex:
GT GS GP
25 85 95
86 92 95
06 07 98
Alfabético Dicionário
Alfabético Enciclopédico
Exemplo:
0 Administração Geral
1 Pesquisas
1-1 Psicologia
1-1-2 Aplicada ao trabalho
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Suas principais desvantagens são a limitação de dez números para cada nível de
classificação o que não ocorre no método duplex e a necessidade de se prever o
desenvolvimento das atividades da instituição.
Dica de prova: Vocês não devem se aprofundar muito no estudo desse método,
pois é muito difícil de ser cobrado em prova. Mas, caso apareça, a dica é muito simples:
basta observar quais os números se repetem nas fichas. Eles serão a resposta do item.
No nosso exemplo, são os números 55 e 95 (destacados). Trata-se basicamente de
descobrir qual documento tem relação com outros assuntos.
Dica de prova: Vocês também devem ter em mente que, devido ao tamanho do
nome, os métodos ideográficos costumam vir com seus nomes mais simples (dicionário,
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enciclopédico, duplex, decimal e unitermo). Ex: o método duplex consiste em... Assim,
cuidado para não confundir com outros métodos, como quando, por exemplo, o
examinador afirmar que o método unitermo pertence ao numérico, quando na verdade
pertence ao ideográfico.
MÉTODO ALFANUMÉRICO
➢ MÉTODO GEOGRÁFICO
O método geográfico é do sistema direto, a busca é feita diretamente ao
documento. Este método é preferido quando o principal elemento a ser considerado em
um documento é a PROCEDÊNCIA ou LOCAL. As melhores ordenações geográficas são:
Exemplo:
Exemplo:
Exemplo:
MÉTODOS PADRONIZADOS
Ex:
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Não precisam decorar essa tabela. Além dessas definições de cores não serem
definitivas (são cambiáveis de acordo com as conveniências da instituição), elas
aparecerão na prova, caso tenha alguma questão que trate desse assunto.
Ex:
Dica de prova: a razão para falar tão pouco sobre os métodos padronizados é que
não são comuns em provas de concursos. O método automático, apesar de muito
eficiente, não é usando na Administração Pública, somente em empresas privadas. O
método soundex não é aplicado no Brasil, apenas nos Estados Unidos e alguns países da
Europa. Os métodos mnemônico e rôneo eram usados com frequência, mas ficaram
obsoletos com os avanços tecnológicos. Então para concursos de nível médio, A NÃO
SER QUE SE CONCORRA PARA UM CARGO ESPECÍFICO NA ÁREA DE ARQUIVO, OU PARA
UM CARGO EM ÓRGÃO DE ARQUIVO, OS MÉTODOS PADRONIZADOS NÃO APARECEM!
Mas essa não é uma afirmação tão concreta. O que quero com isso é chamar a atenção
do concursando para mostrar que O ÚNICO MÉTODO PADRONIZADO QUE APARECE
COM FREQUENCIA EM PROVAS DE CONCURSO É O VARIADEX. Caso os outros apareçam
em algum item, é suficiente que o concursando saiba seu nome, sua definição (como
funciona) e a que classe pertence (padronizados) para não confundi-los com os métodos
básicos.
Avaliação de documentos
Uma vez definidos os assuntos que têm relação direta com a origem, evolução e
objetivos da instituição, devem ser determinados os prazos de guarda em cada fase
documental de acordo com a importância do documento, assim como a sua destinação.
E isso será feito através da Tabela de Temporalidade.
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Dica de prova: Não se esqueça que a Tabela não define prazos de guarda no
arquivo permanente! Neste arquivo, os documentos que ali entram deverão ser
mantidos indefinidamente, pelo máximo de tempo possível. Além disso, sabemos que a
Tabela de Temporalidade é resultado da Avaliação de Documentos, que é atividade da
Gestão de Documentos; e a Gestão de Documentos pára no arquivo intermediário.
Preservação de Documentos
Armazenamento
- evitar todo tipo de material que possa promover risco de propagação de fogo ou
formação de gases, como madeiras, pinturas e revestimentos;
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- documentos encadernados;
- documentos fotográficos;
- documentos sonoros;
- documentos cinematográficos;
fotografias em cor
Acondicionamento
Apesar de não ser difícil, é um conteúdo um pouco extenso. Mas as questões sobre
ele não são raras.
Técnicas de Restauração:
Tecido – utiliza duas folhas de tecido muito finas, que são ligadas ao documento
por uma pasta de amido, para reparar pequenos danos.
Laminação – envolve o documento, nas duas faces, em uma folha de seda e outra
de acetato de celulose. Em seguida coloca-se o documento em uma prensa hidráulica
com pressão entre 7 e 8 Kg/cm, e temperatura entre 145º a 155ºC.
Então temos:
Noções de Preservação:
- Evitar a luz natural onde funcionar o arquivo (a luz prejudica o suporte). Até
mesmo a luz artificial deve ser moderada.
- Não dobrar canto da página. Deve ser utilizado um marcador de papel livre de
acidez.
- Não usar objetos metálicos, como grampos ou clipes. Os clipes devem ser de
plástico, e o local de contato com o documento deve estar protegido com um pequeno
pedaço de papel.
Documentos em papel:
- Não utilizar fitas adesivas tipo durex e fitas crepe ou cola branca (PVA), para
evitar a perda de um fragmento do volume em degradação.
- Para a remoção do pó das lombadas e partes externas dos livros, pode ser
utilizado o aspirador com escova circular especial, adaptada com tecido de filó ou gaze;
- Para limpeza das folhas, utilizam-se trinchas, escovas macias, flanelas de algodão
ou borracha em pó;
Fotografias:
Diapositivos (slides):
Microfilmes:
- Remover a sujeira com pano limpo que não solte fiapos, umedecido com Film
Cleaner.
Disquetes e CD’s:
Limpeza do assoalho:
- Não utilizar água, nem mesmo no piso. A limpeza deve ser feita com pano
umedecido e aspiradores;
- Remover a poeira com cuidado para não deslocá-la para as estantes e para os
documentos. Não utilizar vassouras ou espanadores. É sempre aconselhável utilizar
panos umedecidos e aspiradores.
Gestão de Documentos
A Teoria das Três Idades, Ciclo Vital dos Documentos ou Estágio de Evolução dos
Arquivos (lembrem-se dessas expressões) afirma que os arquivos podem ser divididos e
tratados em três fases distintas e complementares, que são a corrente, a intermediária
e a permanente.
Todo documento, quando criado ou recebido, possui o valor primário; se não fosse
assim, não seria sequer criado. Esse valor é temporário, ou seja, quando o documento
cumprir seus objetivos diretos, perderá esse valor. Mas ao contrário, nem todo
documento possui valor secundário. Este valor depende de muita coisa para ser
atribuído a um documento, e é permanente, ou seja, uma vez que o documento possua
valor secundário, vai durar para sempre (o valor).
Assim, quando um documento “nasce” (já provido de valor primário) ele está
inserido no arquivo corrente, que como vimos, é aquele que guarda documentos
frequentemente consultados. Depois de cumprido seu objetivo principal, o documento
vai para o arquivo intermediário, aquele que guarda documentos não utilizados
ARQUIVOLOGIA
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Lógico, os documentos têm seu valor atribuído pela Tabela de Temporalidade, que
veremos mais adiante. Mas mesmo sem ela é possível determinar quais documentos
terão valor secundário. São documentos relativos à criação de entidades (leis, estatutos,
contratos sociais), sobre seu funcionamento (organogramas, projetos de alterações,
regimentos), e outros que se relacionem a fatos importantes em sua história.
Arquivos Correntes
Este arquivo deve estar o mais próximo possível de seu produtor, tanto física
quanto logicamente. Seus documentos, sendo extremamente necessários, estão com o
máximo do valor primário.
Sua configuração, como vimos na aula anterior, pode ser arquivo setorial (dividido
nos vários departamentos) ou central (localizado em apenas um ambiente). E somente
o arquivo corrente pode ter esta configuração.
Atividades de pesquisa;
Diagnósticos;
Avaliação de Documentos;
Classificação de Documentos;
Preservação de Documentos.
Dica de prova: Nesta fase os documentos não são de interesse público, por mais
que tenham o valor secundário. Por isso o acesso aos documentos somente é autorizado
ao seu produtor, ou a terceiros com a permissão daquele.
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Arquivos Intermediários
Sua configuração deve ser um depósito com grande espaço interno e estruturas
firmes, com recursos humanos e materiais adequados á preservação e recuperação da
informação. A localização deve ser a mais distante possível do produtor, em locais de
seguros e longe de áreas de riscos naturais ou militares, para viabilizar o fluxo do arquivo
corrente.
Arquivamento;
Empréstimo e Consulta;
Protocolo
Recebe o documento;
Classificação de Documentos
Não confundam a Classificação dos Documentos de Arquivo, com esta que vamos
estudar agora. O que vamos estudar agora são as atividades de Classificação de
Documentos, ou seja, o ato de atribuir ao documento um código que corresponda ao
seu ingresso no sistema de documentos de uma instituição.
A classificação deve ser realizada por profissional habilitado para este fim, e seguir
algumas operações e rotinas. As operações são:
ESTUDO: consiste na leitura de cada documento, a fim de verificar sob que assunto
deverá ser classificado e quais as referências cruzadas que lhe corresponderão. A
referência cruzada é um mecanismo adotado quando o conteúdo do documento se
refere a dois ou mais assuntos.