ASSISTENTE

ADMINISTRATIVO
CAPITULO 1: ORGANIZAÇÃO E
CONTROLE DE DOCUMENTOS
 ROTINAS DE DOCUMENTOS

DOCUMENTOS: CONCEITO E
CARACTERÍSTICAS

Documento é toda a informação registrada, independente do seu

formato (físico ou eletrônico), possível de ser utilizada para estudos,
consultas e pesquisas, que reproduz um acontecimento ou uma situação,
podendo, também, tratar-se de um texto que apresente dados que podem
ser utilizados para comprovação de algo. Um documento é uma fonte de
informação, como, por exemplo, um manuscrito, um livro, uma revista
ou um jornal.

Fonte de informação são recursos que contestam necessidades informacionais dos

clientes e/ou usuários, podendo ser primário, secundário e terciária.

Fontes de informação primárias: são os relatórios internos que ainda não foram
publicados ou contemplados no site da empresa, sua consulta é somente interna ou
departamental.

Fontes secundárias: podem ser a reprodução de dados de anos anteriores,

servindo de parâmetros para expectativas ou projeções, que são informações que já
foram consultadas e que voltam à tona para novas projeções.

Fontes terciárias: são conteúdos reduzidos para as tomadas de decisões dentro das
empresas, como um compêndio de dados que se gera para os gerentes, como parte
de relatórios anteriores e balanços para justificar novos investimentos ou projeções.
ASPECTO DOS DOCUMENTOS

Documentos controlados (literatura branca): denominado de literatura branca,

como os livros, as revistas e os jornais que possuem uma empresa por trás ou uma
numeração internacional que valida sua qualidade

Documentos não controlados (cinzento): se enquadram os manuscritos, os

relatórios internos, os catálogos, as notas fiscais, em geral documentos
administrativos e de pouca circulação.
 ROTINAS DE DOCUMENTOS

CLASSIFICAÇÃO DE DOCUMENTOS
Segundo o Manual do Arquivista, produzido pelo Arquivo Nacional, os
documentos podem ser classificados quanto a sua procedência, seu valor, a
natureza de assunto e gênero. (ARQUIVO NACIONAL, 1973, p. 14-17):

A). QUANTO A PROCEDÊNCIA

Documentos de Arquivos: são todos os que produzidos e/ou recebidos por

uma pessoa física ou jurídica, pública ou privada, no exercício de suas
atividades e podem constituir elementos de prova ou de informação.

Documentos Públicos: são todos os documentos de qualquer formato,

produzidos ou recebidos por um órgão governamental na condução de suas
atividades. São também documentos públicos aqueles produzidos ou
recebidos por instituições de caráter público e por entidades privadas
responsáveis pela execução de serviços públicos.

B) QUANTO AO VALOR
Administrativo: valor de um documento para a administração que produziu o
arquivo, na medida em que o usa para informar, fundamentar ou aprovar
seus atos, sejam eles presentes ou atos futuros. Exemplo: relatório
Fiscal: valor de um documento ou arquivo na medida em que sirva para
comprovar operações financeiras ou fiscais.
Informativo: valor de um documento em relação às informações que nele
estão contidas, independente de seu valor probatório.
Legal: valor processual que um documento possui perante a lei, servindo
para comprovar um fato ou mesmo constituir um direito.
Permanente: valor tanto probatório como informativo justificando a guarda
deste documento de forma permanente em um arquivo, o que também pode
ser conhecido como valor histórico deste documento. Entretanto, todo
documento tem prazos para estar guardado, tanto legal como histórico.
Primário: valor do documento caracterizado pelo interesse que ele possui
para quem controla o arquivo, quanto a sua utilidade para fins
administrativos, legais e fiscais.
Probatório: valor inerente de um documento de arquivo permitindo que esse
documento sirva como prova legal.
Secundário: valor de um documento relativo ao que ele possa interessar para
quem gera o arquivo, como também para outros usuários, em relação a sua
utilidade para os fins para os quais foram originalmente produzidos.

C) QUANTO À NATUREZA DO ASSUNTO

Ostensivos: são documentos não restritos, já que sua natureza de assunto não
prejudica a administração.
Sigilosos: são aqueles documentos que, devido ao teor de seu conteúdo,
devem ter o acesso restrito. No Brasil, por exemplo, há diferentes graus de
sigilo em relação a documentos: reservado, confidencial, secreto e
ultrassecreto.
1.0 Reservados são os assuntos que não devem ser do conhecimento do
público em geral. Recebem essa classificação parte de planos,
programas e projetos e as suas respectivas ordens de execução.

2.0 Confidencial é dado aos assuntos que, embora não requeiram alto grau
de segurança, seu conhecimento por pessoas não autorizadas pode ser
prejudicial a um indivíduo ou pode criar embaraços administrativos.
São informações de pessoal, material, finanças e outros, cujo sigilo
deve ser mantido por interesse das partes.

3.0 Secretos são os assuntos que requeiram alto grau de segurança cujo
teor ou características podem ser do conhecimento de pessoas que, sem
estarem intimamente ligadas ao seu estudo ou manuseio, sejam
autorizadas a deles tomar conhecimento, funcionalmente, como planos,
informações financeiras econômicas, aperfeiçoamento em técnicas ou
materiais já existentes, dados de elevado interesse sob aspectos físicos,
políticos, econômicos e psicossociais.

4.0 Ultrassecreto é dado aos assuntos que requeiram excepcional grau de

segurança e cujo teor ou características só devam ser do conhecimento
de pessoas intimamente ligadas ao seu estudo ou manuseio, como
negociações, patentes e inovações de valor excepcional. (BRASIL,
1991).

D) QUANTO AO GÊNERO

Textuais: documentos impressos e manuscritos.

Cartográficos: documentos com representações geográficas.

Iconográficos: documentos que contêm imagens estáticas (fotos).

Filmográficos: documento audiovisual.

Sonoros: documentos contendo registros fonográficos.

Micrográficos: microfilme e microficha.

Informáticos: HD, disquete, CD etc.

ELEMENTOS CARACTERÍSTICOS DOS
DOCUMENTOS

Os arquivos são órgãos colecionadores, de naturezas amplas, no quais o foco

são os documentos. Nesse sentido, os documentos possuem quatro elementos
característicos que precisam ser considerados, como: forma, formato,
espécie e tipologia.

Forma: rascunho, original ou cópia.

Formato: é a configuração física do documento, de acordo com o modo
como foi confeccionado. Ex.: uma ficha, um livro, um cartaz. Porém, o
formato pode ser representado também como suporte informacional, como
impresso, digital/eletrônico/virtual, microformas e etc.
Espécie: é a definição da maneira como as informações são alocadas no
documento e da aplicação do mesmo. Ex.: certidões, atas, contratos,
declarações
Tipologia: é o conjunto da espécie documental com a atividade (finalidade) a
que o documento se destina, como atas de reunião, relatórios, notas fiscais,
leis/decretos, memorandos.
PRINCIPAIS DOCUMENTOS UTILIZADOS NA
EMPRESA

São diversos os documentos utilizados no mundo dos negócios, você verá

aqui os mais utilizados e suas finalidades, podendo ter caráter interno, isto é,
utilizado internamente na organização ou caráter externo, utilizado para
comunicação com clientes, fornecedores, governo etc.

A) DOCUMENTOS INTERNOS

Ata de reunião: é um resumo ou registro escrito dos fatos e das decisões,

ocorrências ou resoluções de uma assembleia, sessão ou reunião. Visa retratar
fielmente o ocorrido nessa reunião, detalhando as falas e intervenções para
que seja utilizada futuramente para averiguar os ocorridos e as ações tomadas.

Circular: é destinada aos funcionários da empresa ou de um setor e é

remetida pela direção da empresa, ou chefia do setor ou departamento. A
circular tem como objetivo a transmissão de normas, ordens, avisos e
comunicados. Como seu próprio nome indica, sua função é a de divulgar as
informações entre todos os destinatários. Como se trata de um documento
oficial, ele deve conter:

1. timbre (logotipo do órgão, brasão, símbolo do departamento);

2. título e número (circular n. 02/2009);
3. data (sem a localidade, nome da cidade);
4. ementa (síntese do assunto que será abordado no texto);
5. vocativo ou invocação com o pronome de tratamento adequado;
6. texto (bem explicado e claro);
7. despedida breve;
8. assinatura.

Modelo:
Memorando: é um documento utilizado entre os setores ou departamentos de
uma empresa, de forma escrita e formal, que traz eficiência na transmissão de
informações e tem como característica principal a agilidade por meio de uma
tramitação rápida e simples. O memorando tem características semelhantes ao
da circular, como timbre, data, vocativo ou invocação com o pronome de
tratamento adequado, texto explicado e claro, despedida breve e assinatura.

Modelo:

Relatório: é um documento utilizado para reportar informações parciais ou

totais sobre um decreto, uma decisão, um projeto, uma atividade, uma
pesquisa ou outro evento. Usualmente, é elaborado em uma formatação
padronizada, podendo ser flexível. São três os tipos mais usuais de relatório:
 1. Relatório crítico: este tipo de relatório descreve a maneira como uma
atividade foi desenvolvida, podendo conter aspectos do relator, como
menções mais enfáticas para determinadas ações, em especial quando
essas ações envolvem tomadas de decisões para a empresa.
2. Relatório síntese: este tipo de relatório é menos elaborado, ele
descreve de forma resumida as atividades desenvolvidas. Geralmente,
realizado para entregar aos altos escalões das empresas para medidas
emergenciais, que requerem informações mais sintetizadas.
3. Relatório de formação: este tipo de relatório é mais ou menos
pormenorizado, apresentando atividades desenvolvidas, por exemplo,
durante um curso ou um estágio.

Requerimento: é um documento utilizado pela empresa para solicitar

informações ou fazer pedidos a um órgão público, uma instituição ou uma
autoridade: utilizado em especial por escolas, faculdades, prefeituras etc.
Deve constar no requerimento: identificação do órgão a que se dirige,
introdução com o destinatário, a mensagem com os aspectos a serem
atendidos, data e assinatura do requerente. Este Documento serve para abrir
contatos, mantê-los e finalizá-los. Também serve para o provimento de pagos
(cobranças) ajustes que a instituição solicita, reclamações ou soluções, pois a
mesma pode ser feita com as supostas adequações, e, ainda, serve para
mencionar os resultados conquistados, mesmo que sejam parciais.

Modelo: