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PROFESSOR: MAYKO GOMES
Ol, gente! Finalmente chegando o dia de mudar de vida, no?! Espero
que estejam se empenhando!
A emoo pode ser tanta que chegar a dar o famoso branco na hora da
prova. E para evitar que isso acontea, estou aqui para passar a vocs aquele
biz do que no devem esquecer! Ento vamos l, mo obra:
Arquivo:
1 Conjunto de documentos produzidos/recebidos em decorrncia
realizao de atividades especficas.
2 Mvel (armrio, estante, gaveteiro) destinado guarda
documentos.
3 Edifcio, ou parte deste (andar, sala) que serve de depsito
documentos.
4 Unidade administrativa, constante do organograma, com funes
gerir e guardar documentos.

da
de
de
de

Documento:
Qualquer material fsico que tenha uma informao registrada. O
documento de arquivo deve provar, testemunhar ou informar sobre a ao que
o gerou, ou sobre o seu produtor.
Classificao dos Arquivos:
Quanto

entidade
mantenedora

Pblico: produzidos
por instituies de
carter pblico.

Privados: produzidos
por instituies de
carter privado

Quanto

natureza
dos
documentos

Especiais: guardam
documentos
separando-os por tipo
de suporte

Especializados:
guardam documentos
separando-os por
assunto (arquivo
tcnico).

Quanto
extenso
atuao
(somente
arquivos
correntes)

Setoriais:
localizados
nos
escritrios, prximos
aos usurios.

Gerais ou Centrais:
localizados em
ambientes especficos
para a guarda de
documentos.

Correntes: guardam
documentos de uso
frequente.

Intermedirio:
guardam documentos
pouco utilizados, mas
ainda
importantes
para a administrao.

de

Quanto
aos
estgios de sua
evoluo

Prof. Mayko Gomes

*Segundo Marilena
Paes: pblicos,
institucionais,
comerciais e pessoais
ou familiares.

Permanentes:
guardam
documentos
que so importantes
para
o
estudo
e
pesquisa histrica ou
cultural.

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Classificao dos Documentos:

Quanto ao gnero

Quanto
espcie/tipologia

Quanto natureza da
informao

Textuais ou Escritos: apresentam a informao

em forma de texto
Iconogrficos: apresentam a informao em
forma de imagens estticas.
Sonoros: apresentam a informao em forma de
sons
Filmogrficos: apresentam a informao em
forma de imagens dinmicas.
Informticos, Eletrnicos ou Digitais:
necessitam de computador ou equipamento
especial para serem lidos.
Cartogrficos: a informao representa uma rea
maior, de forma reduzida.
Microgrficos: apresentam a informao em
forma de microfichas, resultados do processo de
microfilmagem.
Espcie: aspecto formal Tipologia: a espcie
que caracteriza o
acrescida de uma funo
documento (formatao, (motivo para produo
smbolos, etc.).
do documento).
Sigilosos: so
Ostensivos ou
documentos cuja
Ordinrios: so
divulgao pode
documentos cuja
acarretar danos ou
divulgao no acarreta
prejuzos ao Estado,
danos nem prejuzos.
sociedade ou a terceiros.

Graus e Perodos de classificao dos Documentos sigilosos:

Graus de Sigilo
Ultrassecreto
Secreto
Reservado

Anos/Pror.
25 + 25
15
05

Divulgao/Acesso indevido
Acarreta dando excepcionalmente grave
Acarreta dano grave
Compromete planos e operaes

Teoria das Trs Idades (funcionamento):

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Documentos permanentes no devem ser eliminados!

Nem todos os documentos precisam passar por todas as fases!

As passagens para os arquivos intermedirio e permanente
recebem nomes especficos: transferncia e recolhimento!
Princpios Arquivsticos:
Princpio da Provenincia ou do Respeito aos Fundos - documentos
e arquivos originrios de uma pessoa ou instituio devem manter sua
individualidade, no podendo ser misturados com os de outra instituio.
Princpio da Ordem Original - o arquivo deve conservar o arranjo dado
pela entidade coletiva, pessoa ou famlia que o produziu.
Princpio da Unicidade - os documentos de arquivo, independente de
sua forma, espcie, tipo ou suporte, preservam seu carter nico, pelo
contexto de sua produo.
Princpio da Indivisibilidade ou Integridade Arquivstica - os
fundos devem manter-se preservados sem disperso, mutilao, alienao,
destruio no autorizada ou acrscimos indevidos de peas documentais.
Princpio da Cumulatividade - os arquivos so uma formao
progressiva, natural e orgnica.
Princpio da Territorialidade - O documento deve se manter o mais
prximo possvel do local onde foi produzido, seja uma instituio, uma
regio especfica ou uma nao.
Teoria das Trs Idades divide o arquivo em trs fases, pelas quais o
documento passar dependendo de seu valor e importncia: corrente,
intermedirio e permanente.
Princpio da Pertinncia - os documentos, quando recolhidos a uma
instituio arquivstica, devem ser reclassificados e reorganizados por
assuntos, independentemente da sua provenincia e organizao originais
(est em desuso).

Acondicionamento e Armazenamento de documentos de arquivo

Acondicionamento: a embalagem ou guarda de documentos para sua
preservao. Trata-se de coloc-lo em uma embalagem (pasta ou caixa).
Os documentos devem ser acondicionados em mobilirio e invlucros
apropriados.

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O mobilirio facilita o acesso seguro aos documentos, promove a
proteo contra danos fsicos, qumicos e mecnicos.
Os documentos devem ser guardados em arquivos, estantes, armrios
ou prateleiras, apropriados a cada suporte e formato.
Armazenamento: a guarda do documento propriamente dita. a
colocao do documento no arquivo, seja ele o mvel, o prdio ou parte dele,
ou o depsito.
A localizao de um depsito de arquivo deve prever facilidades de
acesso e de segurana contra perigos iminentes.
As reas de trabalho e de circulao de pblico devero atender s
necessidades de funcionalidade e conforto, e as de armazenamento de
documentos devem ser totalmente independentes das demais.
A rea dos depsitos no deve exceder a 200 m2. Os depsitos devero
ser compartimentados. Os compartimentos devem ser independentes entre si,
separados por corredores, com acessos equipados com portas corta-fogo,
sistema independente de energia eltrica, aerao e climatizao.
As reas de pesquisa e de trabalho devem receber tratamento
diferenciado das reas dos depsitos.
Condies ideais para armazenamento: de temperatura, entre 15 e 22
C e de umidade relativa, entre 45% e 60%.

Gesto de Documentos:
o conjunto de procedimentos e operaes tcnicas referentes sua
produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento em fase corrente e
intermediria, visando a sua eliminao ou recolhimento para guarda
permanente.

No existe Gesto de Documentos no arquivo permanente.

Protocolo:
1 nmero atribudo ao documento quando entra o ambiente interno da
instituio (nmero de identificao no sistema).
2 caderno, livro ou outro equivalente onde so anotadas as
movimentaes internas sofridas pelos documentos.
3 unidade ou setor responsvel pelo controle da recepo, tramitao e
expedio dos documentos.
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Atividades do protocolo:

Recebimento e Classificao

Registro e Movimentao
Expedio

Recebe o documento;
Separa os documentos oficiais dos
particulares;
Envia os documentos particulares aos seus
destinatrios;
Separa os documentos ostensivos dos
sigilosos;
Envia os documentos sigilosos aos seus
destinatrios;
Interpreta e classifica os documentos
ostensivos;
Envia os documentos ostensivos ao setor
de registro e movimentao.
Trata da distribuio, redistribuio e entrega
dos documentos
Trata
da
sada
de
documentos
e
correspondncias da instituio

As atividades de protocolo so tpicas de arquivo corrente.

Tabela de Temporalidade:
Define os prazos de guarda dos documentos nos arquivos corrente e
intermedirio, bem como a sua destinao (eliminao ou guarda
permanente).

Cdigo de Classificao:
Agrupa, separa e distribui os documentos logicamente, de acordo com o
assunto de que tratam, ou de acordo com as funes da instituio.

Automao
a utilizao das novas tecnologias aplicada aos arquivos para facilitar o
seu trabalho.
Requisitos funcionais: registro e captura, classificao, tramitao,
avaliao e destinao, recuperao da informao, acesso e segurana,
armazenamento e preservao.

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Requisitos no funcionais: utilizao de padres abertos, independncia
de fornecedor, integrao com sistemas legados, conformidade com a
legislao e os padres de interoperabilidade do governo, atendimento a
usurios internos e externos, facilidade de utilizao e desempenho.
Metadados: informaes estruturadas e codificadas que descrevem e
permitem gerenciar, compreender, preservar e acessar os documentos digitais
ao longo do tempo.

Conservao de Documentos:
Conservao corretiva: restaurao, desinfestao, limpeza e alisamento.
Conservao preventiva: noes de preservao (evita danos e estragos)

Tcnicas de Restaurao:
Banho de gelatina mergulha-se o documento em cola especfica,
aumentando sua durabilidade.
Tecido utiliza duas folhas de tecido muito finas, que so ligadas ao
documento por uma pasta de amido, para reparar pequenos danos.
Silking substituindo os tecidos por outros especficos.
Laminao envolve o documento em uma folha de seda e outra de
acetato de celulose, e o leva a uma prensa hidrulica com presso entre 7 e 8
Kg/cm, e temperatura entre 145 a 155C.
Laminao manual variao do mtodo anterior, acrescentando
acetona folha de acetato de celulose.
Encapsulao o documento envolto em pelculas de polister e fita
adesiva de duplo revestimento.
Reintegrao ou Reenfibragem: processo pelo qual partes perdidas da
folha so reconstrudas com celulose nova.
Velatura um novo suporte em papel, agregado ao original.
Reintegrao cromtica a cobertura com pigmento de cor e tom,
prximos do original, em reas de remendo ou reforo.
Planificao a prensagem do documento.
Montagem compreende a reorganizao das folhas conforme a seqncia
do original sobrepondo as folhas, obedecendo a ordem de numerao do
original.
Costura utiliza uma linha de algodo, em substituio aos grampos
metlicos; compe-se de dois pontos de costura.

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Desinfestao:
Combate atividade de insetos (a principal tcnica a fumigao).
Limpeza:
Consiste na retirada de sujeira com material especfico.
Alisamento:
Consiste em passar os documentos a ferro para retirar marcas de dobras
e facilitar a retirada de manchas

Noes de Preservao
Evitar a luz natural onde funcionar o arquivo (a luz prejudica o suporte).
At mesmo a luz artificial deve ser moderada.
Evitar o ar seco e a umidade que enfraquecem as fibras do papel. Ainda,
a umidade pode provocar mofo.
Manter temperatura e umidade baixas e estveis, entre 16 e 22C.
Estar com as mos limpas e livres de gorduras. Para fotografias e
gravuras, usar luvas de algodo sempre que possvel.
Evitar tintas e grafites, pois podem causar manchas, rasgos ou riscos.
No dobrar canto da pgina. Deve ser utilizado um marcador de papel
livre de acidez.
No umedecer os dedos com saliva.
No usar objetos metlicos, como grampos ou clipes. Estes devem ser de
plstico, e o local de contato com o documento deve estar protegido com um
pequeno pedao de papel.
Evitar cpias dos documentos.
Cuidado ao retirar documentos de dentro das pastas e caixas. Segure-o
de forma correta para evitar rasgos e amassados.
Evitar substncias poluentes, pois catalisam as reaes qumicas.
Utilizar aparelhos de ar condicionado e deix-los ligados todo o tempo.
Rebobinar periodicamente as fitas de vdeo e mant-las na posio
vertical com a bitola cheia voltada para baixo.

Suportes eletrnicos devem ser mantidos longe de campos
eletromagnticos e livres de poeira, umidade e temperaturas altas.

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Bom, estes so os principais pontos a serem lembrados para responder
s questes sobre Arquivologia!
Felizmente o contedo pedido no extenso, o que no traz dificuldades
na hora da prova. Sendo assim, lembrando-se desses tpicos, vo se lembrar
tambm do contedo da aula.
Desejo a todos muita sorte, bons estudos e sucesso nesta empreitada!
Forte abrao, e at breve!

Mayko Gomes
Outubro/2013

Prof. Mayko Gomes

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