Arquivologia - Oli Soares - PDF

AlfaCon Concursos Públicos
CONTEÚDO PROGRAMÁTICO
ÍNDICE
Arquivologia - Arquivística - Estudo dos Arquivos ........................................................................................2
Arquivo ...............................................................................................................................................................................2
Documento de Arquivo ....................................................................................................................................................2
Princípios Arquivísticos ...................................................................................................................................................3
Função do Arquivo ............................................................................................................................................................3
Arquivo para Ser Eficiente ................................................................................................................................................3
Arquivo - Biblioteca - Museu ...........................................................................................................................................4
Classificação de Arquivos .................................................................................................................................................4
Lei do Direito Autoral nº 9.610, de 19 de Fevereiro de 1998: Proíbe a reprodução total ou parcial desse material ou divulgação com
fins comerciais ou não, em qualquer meio de comunicação, inclusive na Internet, sem autorização do AlfaCon Concursos Públicos.
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Arquivologia - Arquivística - Estudo dos Arquivos

˃ Objetivo - conhecimento dos Arquivos e das Teorias, Métodos e Técnicas na Constituição, Or-
ganização, utilização, Desenvolvimento e Conservação.
˃ Inclui - Biblioteconomia e Museologia.
˃ Bases - para a Gestão da Informação;
˃ Função - Auxiliar o gestor nos diferentes níveis hierárquicos a tomar decisões.
Arquivo
» Órgão de documentação;
» Conjunto de Documentos;
» Móvel para guardar documentos.
˃ Documento:
Toda e qualquer informação em um suporte material. Útil para consulta, estudo, prova e
pesquisa. Comprova ou atesta os fatos, fenômenos, formas de vida e pensamento do gênero humano
em determinada época ou lugar.
» Arquivo:
Não é só armazenamento; está muito associado à informação.
˃ Informação:
Ideia ou conhecimento; Elemento de referência, mensagem contida no documento.
˃ Suporte:
Meio material no qual é registrada a informação. Papel, CD, fotografia...
» Documento = suporte + informação
Documento de Arquivo
» São produzidos ou recebidos;
» Recebidos por uma Instituição ou pessoa;
» São acumulados.
˃ Tem as seguintes características:
» Autenticidade - documentos devem possuir marcas, sinais ou símbolos que indicam sua
origem. Não confundir com veracidade. Informação pode ser falsa ou verdadeira.
» Naturalidade - documentos são produzidos e/ou recebidos por instituição ou pessoa. Ativida-
de tem relação com finalidade. São acumulados em função do fluxo administrativo contínuo
e progressivo.
» Unicidade - questão de economia (gastos). No arquivo não devem existir documentos com
a mesma finalidade. Cópia de documentos somente se anexada a um processo ou com outra
função. Eliminar cópias desnecessárias.
» Imparcialidade - documentos só servem à administração. É isento de parcialidade.
» Inter-relacionamento - documentos interagem entre si ao longo de seu ciclo vital.
Documento de Arquivo = Produção ou recebimento de documento em virtude de atividade ad-
ministrativa = acumulação contínua e progressiva = Característica naturalidade.
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Documento autêntico apresenta valor que comprova sua origem. não quer dizer que as informa-
ções sejam verdadeiras, e sim, que a pessoa que está identificada é a autora do documento. processo
de criação.
˃ Veracidade = verdadeiro ou falso. Qualidade da informação.
˃ Fundo = conjunto documental de determinada instituição. Formado por um conjunto de docu-
mentos. Pode ser aberto ou fechado.
Princípios Arquivísticos
˃ Proveniência ou respeitos aos fundos = documentos são arquivados respeitando-se a separação
por pessoa, setor, divisão, departamento e instituição de origem. Objetivo – facilitar o acesso, a
consulta e o manuseio para acelerar o processo.
˃ Organicidade = refletem a estrutura, funções e atividades da instituição. Documentos não
devem ser misturados com de outras entidades produtivas.
˃ Integridade = deve ser preservado sem dispersão, mutilação, alienação, destruição não autori-
zada ou acréscimo indevido.
˃ Cumulatividade = formação progressiva, natural e orgânica.
˃ Ordem original = relações estruturais e funcionais da origem dos arquivos.
˃ Territorialidade = abrangência territorial do documento. Os poderes de pertença, onde foi pro-
duzido e/ou recebido (nacional, regional, institucional)
˃ Legalidade = provas testemunhais. Revelam as circunstâncias de sua criação, portanto, tem
valor probatório.
Função do Arquivo
» Suporte à administração, possibilitando acesso rápido;
» Eficiência dos fluxos administrativos;
» Necessário um conjunto de técnicas e procedimentos relacionados à produção, utilização e
preservação;
» Padronização de modelos documentais;
» Criação de normas de gestão documental;
» Envio e recebimento de documentos.
Arquivo para Ser Eficiente

» Pessoal qualificado;
» Local apropriado;
» Instalações e materiais adequados;
» Sistemas racionais de arquivamento;
» Normas de funcionamento;
» Dirigente qualificado.
Finalidade do arquivo é a de servir à administração e sua função é a de tornar disponíveis as in-
formações contidas no acervo documental sob sua guarda.
Permite o acesso aos documentos produzidos e/ou recebidos pelas instituições e gestores nos di-
ferentes níveis hierárquicos.
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Arquivo - Biblioteca - Museu

» Arquivo - Lei 8159/1991, Art. 2º: “Conjunto de elementos produzidos e recebidos por órgãos
públicos, instituições públicas e entidades privadas em decorrência do exercício de ativida-
des específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a
natureza dos documentos”.
Documentos de arquivo primeiro servem à administração e depois à História, pois preservam
as informações da instituição ao longo do tempo. Têm vínculos com á atividades funcionais. São
órgãos receptores. Um conjunto de documentos.
» Biblioteca
Prioridade cultural; são colecionadores; materiais são provenientes de compras ou doações; do-
cumentos individuais; peças avulsas, devem reunir materiais idênticos.
» Museu
Caráter eminentemente público, com finalidade cultural e entretenimento; disponibiliza à po-
pulação peças o objetos de valor histórico e cultural.
Classificação de Arquivos
˃ Quanto a Entidade Mantenedora: público ou privado.
» Público = lei 8159/1991 – Art. 7º, “Conjunto de documentos produzidos e recebidos, no exer-
cício de suas atividades, por órgãos públicos em decorrência de suas funções”.
» Privado = mantidos por instituições de caráter particular.
˃ Quanto à Natureza dos Documentos: Especial e Especializado.
» Arquivos Especiais = cuja forma física (suporte) exija cuidado especial.
» Arquivos Especializados = relacionado à área do conhecimento resultantes da experiência
humana em campo específico.
˃ Quanto ao estágio de Evolução ou Teoria das Três Idades: Corrente, Intermediário e Permanente.
» 1ª Idade - corrente ativo ou de movimento. Consultados frequentemente. Locais de fácil acesso.
» 2ª Idade - intermediário, “limbo”, deixaram de ser consultados com frequência. Não é neces-
sário conservá-lo próximo ao local de uso.
» 3ª Idade - permanente custódia. Perderam o valor de natureza administrativa. Conservam
seu valor histórico, informativo e probatório. É o arquivo propriamente dito.
Arquivo Corrente - documentos mais utilizados; fase em que são criados; tramitação acentuada;
alto índice de consultas, localização de fácil acesso (arquivos setoriais).
˃ Rotinas de arquivamento na fase corrente:
» Inspeção = verificar se realmente dever ser arquivado. Se é para anexar ou apensar ou fornecer
uma informação.
» Análise = classificar e determinar como será codificado.
» Ordenação = dispor os documentos conforme a codificação.
» Arquivamento = inserir o documento na unidade pré-estabelecida.
» Empréstimo ou consulta = regras para as retiradas do documento.
Arquivo Intermediário - utilizados com menor frequência, mas não perderam seu valor admi-
nistrativo; a transferência do arquivo corrente para o intermediário permite a otimização do espaço,
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pois não há necessidade de ficarem próximos aos setores. Documentos deste arquivo podem passar
por duas situações:
» Eliminação, quando cumpriram sua função e não possuem valor histórico ou secundário;
» Guarda permanente, já cumpriram sua função administrativa, mas possuem valor histórico.
Este procedimento é a Destinação Final.
Arquivo Permanente - lei 8159/1991, Art. 8º, § 3º, “Consideram-se permanentes os documentos
de valor histórico, probatório e informativo e devem ser definitivamente preservados”. (Valor Se-
cundário).
Documentos já perderam seu valor administrativo; são guardados por seu valor histórico, proba-
tório ou informativo; permitem conhecer a história da instituição; revelam a origem e constituição
da instituição; jamais serão eliminados. Toda e qualquer eliminação de documentos produzidos por
instituição pública ou de caráter público deve ter autorização de instituição arquivística competente.
˃ Processo Mnemônico
» 1ª Idade - Corrente - Valor Primário
» 2ª Idade - Intermediário - Valor Primário
» 3ª Idade - Permanente - Valor Secundário.
˃ Valor do Documento
» Administrativo - Primário
» Suporte/apoio às atividades; valor temporário; valor administrativo, finalidade de servir à
administração.
» Histórico - Secundário
» Presente no documento que perdeu o valor administrativo; utilizado em pesquisas do público
externo ou para a própria instituição; finalidade de servir à história; será recolhido ao arquivo
permanente; jamais será eliminado.
EXERCÍCIOS
01. Um arquivo documental tem por objetivo servir como prova ou testemunho da ação de pessoas
jurídicas ou físicas.
Certo ( ) Errado ( )
02. Dada a importância da preservação dos documentos que compõe o arquivo corrente de deter-
minado setor de trabalho, recomenda-se o arquivamento desses em local afastado do referido
setor.
03. A ênfase ao valor primário é característica marcante dos documentos de um arquivo corrente,
condição não verificada nas outras idades documentais.
04. Acerca dos princípios arquivísticos, assinale a opção correta:
a) O princípio da territorialidade desconsidera o contexto de produção dos documentos.
b) A proveniência determina que os fundos de arquivo podem ser reunidos em um único
arquivo.
c) De acordo com o respeito à ordem original, não é possível redefinir a ordem primitiva os
documentos.
5
d) Os princípios da proveniência e de respeito aos fundos têm significados semelhantes.

e) Os princípios de proveniência e da pertinência têm o mesmo sentido, que é respeitar a origem
dos documentos.
GABARITO
01 - CERTO
02 - ERRADO
03 - ERRADO
04 - D
6
ÍNDICE
Quanto à Sua Atuação: Setorial ou Central ......................................................................................................2
Classificação dos Documentos ........................................................................................................................................2
Doutrina Arquivística .......................................................................................................................................................3
Destinação Final dos Documentos..................................................................................................................................5
Ciclo Vital dos Documentos.............................................................................................................................................5
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Quanto à Sua Atuação: Setorial ou Central

˃ Setoriais = Núcleos de arquivos. Descentralizado. Ficam junto aos órgãos operacionais. Cada
setor de trabalho possui o seu. Uso cotidiano (corrente).
˃ Centrais = Recebem os documentos de diferentes órgãos. Centralizando às atividades de
arquivo corrente.
Não confundir:
» Extensão de atuação = setorial ou central
» Estágio de evolução ou ciclo de vida do documento = corrente, intermediário e permanente.
Classificação dos Documentos

» Gênero;
» Espécie/Tipologia Documental;
» Forma;
» Formato;
» Natureza do Assunto.
˃ Gênero - Relacionado ao suporte pelo qual a informação é registrada; auxilia na conservação e
preservação. Tipos:
» Escritos ou Textuais – manuscritos ou impressos.
» Iconográficos – imagem estática.
» Filmográficos – imagem em movimento, não é necessário som.
» Sonoros – forma de som/áudio.
» Informáticos ou Digitais – gravados por meios digitais. Necessitam de equipamentos espe-
cializados.
» Cartográficos – representam de forma reduzida um área maior.
» Micrográficos – microformas.
Não há relação direta entre gênero e suporte, pois existe gênero iconográfico em suporte de pedra
(pinturas rupestres).
˃ Espécie/Tipologia Documental - aspecto formal de um documento. Especificidade que qualifi-
ca a espécie. Exemplo: ofício, memorando, certidão, declaração de imposto de renda.
Tomando por base os atos administrativos mais comuns em nossas estruturas de governo, temos
a seguinte divisão:
» Atos Normativos: são as regras e normas expedidas por autoridades administrativas.
Exemplo: medida provisória, decreto, estatuto, regimento, regulamento, resolução, portaria,
instrução normativa, ordem de serviço, decisão, acórdão, despacho decisório;
» Atos Enunciativos: são os opinativos, que esclarecem os assuntos, visando a fundamentar
uma solução. Exemplos: parecer, relatório, voto, despacho interlocutório;
» Atos de Ajuste: são representados por acordos em que a administração pública (federal,
estadual, do Distrito Federal ou municipal) é parte. Exemplos: tratado, convênio, contrato,
termos (transação, ajuste etc);
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» Atos de Correspondência: objetivam a execução dos atos normativos, em sentido amplo.

Exemplos: aviso, ofício, carta, memorando, mensagem, edital, intimação, exposição de
motivos, notificação, telegrama, telex, telefax, alvará, circular.
» Atos de Assentamento: são os configurados por registros, consubstanciando assentamento
sobre fatos ou ocorrências. Exemplo: apostila, ata, termo, auto de infração;
» Atos Comprobatórios: são os que comprovam assentamentos, decisões etc. Exemplos:
traslado, certidão, atestado, cópia autêntica ou idêntica;
˃ Forma - estágio de preparação do documento.
˃ Rascunho (rasuras, anotações suplementares) ou Minuta (pré-original, sem assinatura);
Original (tem assinatura, dá autenticidade jurídica e arquivística) e Cópia (reproduzido na
íntegra).
˃ Formato - aspecto físico do documento independentemente da informação registrada. Exemplo:
ficha. livro, pergaminho.
˃ Natureza do Assunto - grau ou nível de acessibilidade às informações do documento. Podem ser
ostensivos (divulgação não prejudica a segurança ou as atividades desenvolvidas) ou sigilosos
(divulgação é sensível à segurança da sociedade ou do Estado. Conhecimento restrito. Medidas
especiais para guarda e conservação.
» Sigilosos - Lei 8159/1991 nos Art. 23 e 24 que foram revogados pela Lei 12.527 de 18 de
novembro de 2011.
Doutrina Arquivística
» Ultrassecreto
» Secreto
» Reservado
» Confidencial
Lei brasileira prevê apenas os três primeiros.
˃ Ultrassecreto - excepcional grau de segurança. Conhecimento somente de pessoas intimamen-
te ligadas ao seu estudo e manuseio. 25 anos.
˃ Secreto - alto grau de segurança. Acesso a pessoas autorizadas. 15 anos.
˃ Reservado - não deve ser do conhecimento do público em geral. 5 anos.
˃ Confidencial - não requer alto grau de segurança, mas seu conhecimento por pessoa não autori-
zada pode ser prejudicial ou criar embaraços administrativos.
» Lei 12.527 de 18 de novembro de 2011, §1º do Art. 24 determina os prazos de sigilo.
Não poderá ter acesso negado à informação necessária à tutela judicial ou administrativa de
direitos fundamentais.
Lei nº 12.527 de 18 de novembro de 2011
Seção II
˃ Da classificação da informação quanto ao grau e prazos de sigilo.
Art. 24. A informação em poder dos órgãos e entidades públicas, observado o seu teor e em razão de sua
imprescindibilidade à segurança da sociedade ou do estado, poderá ser classificada como ultrassecreta,
secreta ou reservada.
§ 1º Os prazos máximos de restrição de acesso à informação, (...), a partir de sua produção (...)
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I. Ultrassecreta: 25 anos;
II. Secreta: 15 anos;
III. Reservada: 5 anos.
§ 2º As informações que puderem colocar em risco a segurança do presidente e vice-presidente da repúbli-
ca e respectivos cônjuges e filhos(as) serão classificadas como reservadas e ficarão sob sigilo até o término
do mandato em exercício ou do último mandato, em caso de reeleição.
Seção V
˃ Das informações pessoais.
Art. 31. O tratamento das informações pessoais deve ser feito de forma transparente e com respeito à
intimidade, vida privada, honra e imagem das pessoas, bem como às liberdades e garantias individuais.
§ 1º as informações pessoais, a que se refere este artigo, relativas à intimidade, vida privada, honra e
imagem:
I. Terão seu acesso restrito, independentemente de classificação de sigilo e pelo prazo máximo de 100
(cem) anos a contar da sua data de produção, a agentes públicos legalmente autorizados e à pessoa a
que elas se referirem; e
II. Poderão ter autorizada sua divulgação ou acesso por terceiros diante de previsão legal ou consenti-
mento expresso da pessoa a que elas se referirem.
§ 2º Aquele que obtiver acesso às informações de que trata este artigo será responsabilizado por seu uso
indevido.
Características dos documentos de acordo com o prazo de guarda:
˃ Guarda Eventual: são os documentos de interesse passageiro que não possuem valor adminis-
trativo e jurídico para o órgão. Exemplo: material de divulgação de terceiros, convites e corres-
pondência recebida que não se relacionam com o desempenho de nenhuma atividade do órgão.
˃ Guarda Temporária: São aqueles em que prevalece o interesse administrativo como determi-
nante do seu valor e, consequentemente, do seu prazo de retenção. Neste grupo estão incluídos,
por exemplo, os documentos:
» Cujos textos tenham sido reproduzidos em sua totalidade ou parcialmente e as informações
essenciais acham-se recapituladas em outros;
» Que apresentem repetição da informação e qualidade técnica inferior;
» Que sejam cópias e duplicatas de originais destinados à guarda permanente;
» Que, mesmo originais, detêm interesse administrativo apenas por determinado período.
˃ Guarda Permanente: são documentos de valor probatório, isto é, relativos a direitos, tanto de
pessoas físicas ou jurídicas quanto da coletividade, e de valor informativo sobre as pessoas, fatos
ou fenômenos, considerados cientificamente relevantes. Quanto aos órgãos públicos a guarda
permanente deve abranger:
» Documentos relativos à origem, aos direitos e aos objetivos da instituição. Exemplo: atos de
criação (leis, decretos, portarias, resoluções); atos constitutivos (estatutos, contratos sociais,
alvarás); documentos relativos a direitos patrimoniais;
» Documentos que reflitam a organização e o desenvolvimento da instituição. Exemplo: todos
os atos que digam respeito à sua organização e funcionamento (regulamentos, regimentos);
planos, projetos e programas que tratem das suas atividades-fim; gráficos (organogramas,
fluxogramas); acordos, convênios, ajustes; atas e relatórios da direção; correspondência que
trate de suas atividades-fim;
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» Documentos visuais e/ou sonoros referentes a fatos da vida da instituição. Exemplo: progra-
mas audiovisuais, ampliações fotográficas, filmes e fitas magnéticas sobre comemorações,
solenidades e obras;
» Documentos que firmam jurisprudência. Exemplo: pareceres normativos apreciados judicial
ou administrativamente e que possuam características inovadoras não encontradas nos
textos legais;
» Documentos relativos à administração de pessoal. Exemplo: acordos e reajustes salariais,
planos de remuneração e classificação de cargos, pastas de assentamentos funcionais, proces-
sos de aposentadoria;
» Documentos que respondem a questões técnico- científicas relacionadas às atividades espe-
cíficas da instituição. Exemplo: projetos, pesquisas, marcas e patentes, plantas, manuais e
relatórios técnicos;
» Documentos de divulgação ou de promoção da instituição, dos quais deve ser guardado
pelo menos um exemplar como amostra. Exemplo: folhetos, boletins, formulários, cartazes,
convites e postais;
» Documentos cujas características extrínsecas sejam de valor artístico e cultural. Exemplo:
documentos que contêm vinhetas, iluminuras, caligrafias especiais e ortografias obsoletas.
Destinação Final dos Documentos

Quando o documento perde o seu Valor Administrativo ou Valor Primário. Pode seguir os se-
guintes caminhos:
˃ Eliminação - documento perde o Valor Administrativo e não tem Valor Histórico;
˃ Guarda Permanente - documento perde o Valor Administrativo mas tem Valor Histórico;
˃ Transferência - passagem dos documentos do Arquivo Corrente para o Intermediário;
˃ Recolhimento - passagem dos documentos do Arquivo Corrente e Intermediário para o
Arquivo Permanente.
Ciclo Vital dos Documentos

˃ Documento criado na fase Corrente, ao fim deste ele será eliminado;
˃ Documento criado na fase Corrente; cumpre seu prazo de guarda e é transferido para o Arquivo
Intermediário, onde cumprirá seu prazo de guarda e após será eliminado;
˃ Documento criado na fase Corrente, ao fim deste será recolhido ao Arquivo Permanente;
˃ Documento criado na fase Corrente, ao fim deste é transferido para o Arquivo Intermediário,
onde cumprirá seu prazo de guarda e após segue para o Arquivo Permanente.
EXERCÍCIOS
01. Os prazos de guarda dos documentos nos arquivos do tipo corrente e intermediário devem ser
definidos com base na legislação pertinente e nas necessidades administrativas.
02. Os documentos originais considerados de guarda permanente somente poderão ser elimina-
dos depois de microfilmados e digitalizados.
5
03. A classificação de documentos arquivísticos:

a) É a ação física de acondicionar os documentos a partir do plano de classificação.
b) é determinada pelas espécies de documentos.
c) Deve ignorar os princípios da proveniência e de respeito à ordem original.
d) É uma atividade intelectual voltada para o agrupamento dos documentos a partir das
funções e atividades geradoras desses documentos.
e) É a disposição dos documentos dentro das divisões estabelecidas no instrumento de descrição.
GABARITO
01 - CERTO
02 - ERRADO
03 - D
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ÍNDICE
Gestão da Informação de Documentos ............................................................................................................2
Objetivos .............................................................................................................................................................................2
Fases da Gestão de Documentos ......................................................................................................................................2
Tabela de Temporalidade de Documentos .....................................................................................................................3
Tabela de Temporalidade e Destinação ..........................................................................................................................3
Lista de Eliminação ...........................................................................................................................................................4
Rotinas e Procedimentos na Destinação ........................................................................................................................4
1
Gestão da Informação de Documentos

Lei 8.159/1991 = envolve o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes às ativi-
dades de produção, tramitação e uso, avaliação e arquivamento de documentos em fase Corrente e
Intermediária, visando sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.
˃ Gestão = planejamento + Organização + Controle + Coordenação + Recursos Humanos +
Espaço Físico + equipamentos = Aperfeiçoar o Ciclo Documental
Objetivos
˃ Garantir, assegurar de forma eficiente a produção, a administração, a manutenção e a destina-
ção dos documentos;
˃ Garantir que a informação estará disponível no momento necessário;
˃ Eliminação de documentos que não possuem Valor Administrativo, Fiscal, Legal ou Valor His-
tórico;
˃ Assegurar o uso CERTO da Micrográfica, do processamento automatizado de dados;
˃ Contribuir para o acesso e preservação dos documentos que deverão ser guardados e preservados.
Fases da Gestão de Documentos

→ São três fases básicas:
˃ Produção = elaboração dos documentos em razão das atividades específicas de uma instituição
ou setor. É a 1ª fase com as seguintes características: otimização na criação, evitar a reprodução
desnecessária de documentos e ocorre na Fase Corrente.
˃ Utilização = fluxo percorrido pelos documentos; necessário para o cumprimento de sua função
administrativa. É a 2ª fase com as seguintes características: envolve as atividades de protocolo;
classificação dos documentos; controle de acesso e recuperação da informação; é desenvolvida a
gestão de Arquivos Correntes e Intermediários.
˃ Destinação = atividades de análise, seleção e fixação de prazos de guarda dos documentos;
deve-se decidir quais os documentos a serem eliminados e quais serão preservados. Acontece
no arquivo Corrente e Intermediário. Deve-se avaliar e selecionar os documentos para deter-
minar o prazo de vida dos mesmos de acordo com seus valores informativo e probatório e, caso
não os tenha, a eliminação.
→ Segundo a UNESCO, a aplicação de um programa de gestão de documentos públicos pode ser
desenvolvida em quatro níveis:
˃ Nível mínimo: estabelece que os órgãos devem contar, ao menos, com programa de retenção e
eliminação de documentos e estabelecer procedimentos para recolher à instituição arquivística
pública aqueles de valor permanente;
˃ Nível mínimo ampliado: complementa o primeiro, com a existência de um ou mais centros de
arquivamento intermediário;
˃ Nível intermediário: compreende os dois primeiros, bem como a adoção de programas básicos
de elaboração e gestão de formulários e correspondência e a implantação de sistemas de
arquivos;
˃ Nível máximo: inclui todas as atividades já descritas, complementadas por gestão de diretrizes
administrativas, de telecomunicações e o uso de recursos da automação.
→ Em relação ao seu Valor os documentos podem ser:
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˃ Permanente Vitais = conservados indefinidamente por serem de importância vital para a

organização;
˃ Permanente = conservados indefinidamente, apesar de não serem vitais, a informação que
possuem devem ser preservadas em caráter permanente;
˃ Temporários = podem ser descartados, após determinado prazo, quando cessa o Valor do
documento.
A eliminação de documentos não pode ser feita indiscriminadamente, devem ser observados:
» Importância dos documentos em relação aos Valores administrativo, fiscal ou legal
(Primário) ou informativo, probatório (secundário);
» Possibilidade e custos de reprodução;
» Espaço, equipamento utilizado e custos de arquivamento;
» Prazos de prescrição e decadência de direitos de acordo com a legislação;
» Número de cópias existentes.
Tabela de Temporalidade de Documentos

Resultante da etapa de avaliação dos documentos é ela que determina o prazo de guarda dos do-
cumentos nas Fases Corrente e Intermediária, bom como indica a destinação final.
» CPAD = Comissão Permanente de Avaliação de Documentos ou Comissão de Análise de
Documentos – é quem elabora a Tabela de Temporalidade.
Nos órgãos públicos a garantia de acesso, pelo cidadão, aos documentos de arquivo e informa-
ções contidas nos mesmos, a disseminação de normas relativas à gestão de documentos de arquivo,
a racionalização da produção documental arquivística pública e a preservação do patrimônio docu-
mental arquivístico da administração pública federal são finalidades do SIGA - Sistema Informati-
zado de Gestão Arquivística de Documentos.
Tabela de Temporalidade e Destinação

A tabela de temporalidade e destinação é um instrumento arquivístico que determina prazos de
guarda tendo em vista a transferência, recolhimento e eliminação de documentos. A elaboração da
tabela de temporalidade e destinação deverá envolver a autoridade administrativa, o arquivista ou
o responsável pela guarda de documentos, os profissionais das áreas jurídicas e financeiras, além de
profissionais ligados ao campo de conhecimento de que tratam os documentos objeto da avaliação e
quaisquer outros que se façam necessários.
No setor público, a aplicação da tabela de temporalidade e destinação deverá estar condicionada
à sua aprovação pela instituição arquivística pública na sua específica esfera de competência.
A tabela de temporalidade e destinação deverá contemplar as atividades-meio e as atividades-
fim. Sua estrutura básica deve apresentar os seguintes itens:
» Identificador de classe;
» Prazos de guarda nas fases corrente e intermediária;
» Destinação final (eliminação ou guarda permanente);
» Observações necessárias à sua aplicação.
→ Deve-se elaborar um índice alfabético para agilizar a localização dos assuntos no plano ou código
e na tabela. A definição dos prazos de guarda no sistema de gestão arquivística de documentos de
um órgão ou entidade tem por finalidade:
3
˃ Conservar os documentos necessários ao cumprimento de obrigações legais e de prestação de

contas;
˃ Conservar os documentos importantes para a memória corporativa;
˃ Eliminar os documentos que não são mais necessários;
˃ Atender às necessidades e interesses de pessoas ou instituições externas ao órgão ou entidade
por meio das seguintes ações:
» Identificação dos interesses legítimos de terceiros na preservação dos documentos arquivís-
ticos. Os interessados podem ser pessoas e organizações afetadas pelas ações ou decisões do
órgão ou entidade ou que precisam dos seus documentos arquivísticos para cumprir funções
como auditores, entidades investigativas, autoridades arquivísticas ou pesquisadores;
» Identificação e avaliação dos ganhos legais, financeiros, políticos, sociais e outros que o órgão
ou entidade possa ter na preservação dos documentos arquivísticos para servir aos interesses
da pesquisa e da sociedade como um todo;
» Cumprimento dos regulamentos da autoridade arquivística, na sua esfera de competência.
O prazo de guarda estabelecido para a fase corrente relaciona-se ao período em que o documento
é frequentemente consultado, exigindo sua permanência junto às unidades organizacionais.
O prazo de guarda estabelecido para a fase intermediária relaciona-se ao período em que o docu-
mento ainda é necessário à administração, porém com menor frequência de uso, podendo, então, ser
transferido para depósitos em outro local, embora à disposição do órgão produtor.
Lista de Eliminação
Relação específica de documentos a serem eliminado de uma só vez, deve ser aprovada pela auto-
ridade competente. Ações coordenadas pelos instrumentos de destinação:
» Verificar se os documentos estão organizados dentro da Tabela de Temporalidade;
» Tabela de Temporalidade organiza os documentos, os prazos e critérios para o recolhimentos
ou eliminação;
» Verificar se cumpriram o prazo de guarda.
» As listas de eliminação relacionam os documentos a serem eliminados.
» O Ato de Eliminar faz parte da Destinação.
» Elaborar lista de documentos destinados à Fase Intermediária: Lista de Transferência (docu-
mentos destinados à Fase Intermediária) e Lista de Recolhimento (documentos destinados à
Fase Permanente). Permitir que os documentos passem ao Arquivo Intermediário faz parte
da Fase da Destinação.
Rotinas e Procedimentos na Destinação

˃ Análise = estudos dos documentos recebidos;
˃ Seleção = triagem dos documentos que devem permanecer no arquivo;
˃ Avaliação = procedimento mais importante pois verifica-se o Valor Probatório ou Informativo
e Prazos de Vida. Vincula-se à Legislação. Deve ser feita na Fase Corrente para evitar que os do-
cumentos sejam transferidos para o Arquivo Intermediário de forma desnecessária.
EXERCÍCIOS
01. A gestão de documentos contribui para as funções arquivísticas, de modo que:
a) Sejam eliminados documentos em todo o ciclo de vida documental.
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b) Apenas os documentos com valor administrativo sejam organizados.

c) Uma parcela dos documentos que constituem o patrimônio arquivístico do país seja
descartada.
d) Os documentos sejam avaliados como de guarda permanente.
e) As políticas e atividades dos governos sejam documentadas adequadamente.
02. A gestão de documentos contempla, principalmente, as fases corrente e intermediária.
GABARITO
01 - E
02 - CERTO
5
ÍNDICE
Diagnóstico ..........................................................................................................................................................2
Gestão de Documentos Correntes ...................................................................................................................................2
Gestão de Documentos Intermediários ..........................................................................................................................2
Protocolo .............................................................................................................................................................................2
Procedimentos da Autuação ............................................................................................................................................3
Procedimentos Administrativos .....................................................................................................................................3
Procedimentos da Classificação ......................................................................................................................................3
Tipologias Documentais e Suportes Físicos ...................................................................................................................3
1
Diagnóstico
Análise detalhada dos aspectos relacionados ao funcionamento do arquivo. Proporciona as se-
guintes informações:
» Instalações físicas; condições ambientais, condições de armazenamento; estado de conser-
vação; espaço físico ocupado; volume; controle de empréstimos; recursos humanos, acesso
à informação, gênero dos documentos, arranjo e classificação (métodos de arquivamento
adotados); tipo de acondicionamento.
˃ Soma dos dados = arquivista faz seu diagnóstico e propõe alterações para localizar falhas.
Gestão de Documentos Correntes

Normas para o tratamento de documentos para aproveitar ao máximo a informação disponível e
necessária à tomada de decisões. Aumentar a eficácia administrativa. Documento é necessário para
as atividades de rotina.
Gestão de Documentos Intermediários

Ao fim da Fase Corrente alguns documentos podem ser eliminados, outros deverão ser con-
servados por um período mais longo em função de razões legais ou administrativas. Vão para um
depósito de armazenagem temporária para diminuir custos. Os Arquivos intermediários atendem
às consultas, coordenam as transferências, aplicam as Tabelas de Temporalidade, coordenam o reco-
lhimento de documentos permanentes para o Arquivo de 3ª Idade.
A unidade administrativa que transfere os documentos ao Arquivo Intermediário conserva seus
direitos sobre os mesmos, podendo consultá-los ou tomá-los por empréstimo.
Arquivos Intermediários estão fora dos centros urbanos, mas em locais de fácil acesso.
Protocolo
Operações e procedimentos para o controle de documentos que tramitam no órgão para assegu-
rar a imediata localização e sua recuperação. Atividade típica do Arquivo Corrente.
˃ Atividades e Operações do Protocolo:
» Recebimento = recebe a correspondência, separa a oficial da particular, distribui a particu-
lar e encaminha a sigilosa, separa as de caráter ostensivo das sigilosas, abertura das ostensi-
vas, interpretação da correspondência e sua classificação, carimbo no canto superior direito,
resumir assunto tratado no documento, encaminhar ao setor responsável pelo registro e mo-
vimentação
» Registro = cadastro dos dados básicos do documento para facilitar sua localização.
» Autuação = transforma documentos em processos. Procedimentos adotados:
• Processo - reunião de dois ou mais documentos, sem o qual eles perderiam seu Valor Ad-
ministrativo ou Probatório.
• Formação de Processo - abertura do processo, observar os que precisam de análise, infor-
mações ou decisões.
• Juntada - união de um documento ao restante do processo ou de um processo a outro.
Pode ser por anexação (união definitiva e irreversível de um mesmo interessado com um
mesmo assunto) ou apensação (união provisória de um processo a outro mais antigo, com
um mesmo interessado ou não). Desapensação é o processo inverso.
2
Procedimentos da Autuação
» Inserção da capa específica;
» Número de páginas;
» Atribuição de número de identificação do processo.
Procedimentos Administrativos
» Despacho – decisão de autoridade administrativa; pode ser favorável ou não;
» Diligência – processo é devolvido ao órgão para que resolva as formalidades que não foram
cumpridas;
» Classificação = uma vez recebido no protocolo o documento é analisado para identificar o
assunto e classificar. É a rotina da “interpretação” de documentos.
Procedimentos da Classificação
Analisam os documentos produzidos por determinada instituição para posterior criação de ca-
tegorias e classes genéricas que correspondam à funções e atividades desenvolvidas na Instituição:
» Expedição/Distribuição = é o envio dos documentos para os seus respectivos destinatários.
Expedição – destinatário encontra-se externo ao órgão. Distribuição – destinatário dentro do
próprio órgão.
» Controle/Movimentação = identificar os setores pelos quais passam os documentos, para re-
cuperá-lo com agilidade quando necessário e auxiliar o gestor na tomada de decisão.
˃ Protocolo Central = unidade ou órgão que centraliza as atividades.
˃ Protocolo Setorial = descentraliza as atividades do protocolo central, pois é instalado em cada
unidade visando dar suporte às atividades de recebimento e expedição de documentos.
Tipologias Documentais e Suportes Físicos

Arquivo pode ser formado por documentos de qualquer gênero e confeccionado por diversos
tipos de material.
˃ Mudança de suporte = dentro do ciclo de vida de um documento o suporte pode ser alterado
devido a questões funcionais.
˃ Microfilmagem = é um processo bastante utilizado com as seguintes vantagens: Economia de
espaço; Acesso fácil e rápido; Segurança e confidencialidade e Durabilidade. Não autoriza a
eliminação do documento, porém permite eliminar aqueles que não têm valor histórico (2º). E
regulamentada pela Lei no 5.433/68 e regulamentada pelo Decreto no 1.799/96.
˃ Automação = transposição do suporte inicial para um suporte digital por meio de computa-
dores. A digitalização tem como fundamentos principais: Diminuição do tamanho do acervo;
Preservação dos documentos; Possibilidade de acesso; Maior agilidade.
EXERCÍCIOS
A respeito da gestão de documentos, julgue o item seguinte.
01. Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes a
produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos.
3
02. Ainda com relação ao protocolo, é CERTO afirmar que:

a) A expedição de documentos não é realizada com o mesmo controle dado à entrada de docu-
mentos, visto que sairão da instituição.
b) A entrada de documentos no arquivo acontece exclusivamente por transferência ou recolhi-
mento.
c) O registro de entrada de documentos é feito, geralmente, considerando-se o tema dos docu-
mentos.
d) A distribuição e a tramitação de documentos acontecem, atualmente, somente em meio ele-
trônico.
e) A unidade de protocolo responsabiliza-se, institucionalmente, pela autuação de documentos.
Acerca da gestão de documentos.
03. O recebimento e a classificação incluem-se entre as rotinas do protocolo, atividade exercida no
âmbito dos arquivos correntes.
GABARITO
01 - CERTO
02 - E
03 - CERTO
4
ÍNDICE
Preservação e Conservação ................................................................................................................................2
Rotinas de Armazenamento.............................................................................................................................................2
Principais Métodos de Restauração ................................................................................................................................2
Métodos de Arquivamento ...............................................................................................................................................2
1
Preservação e Conservação
Os documentos podem sofrer degradação por diversos agentes, classificados em: Físicos;
Químicos; Biológicos; Ambientais.
˃ Preservação = compreende três atividades: Conservação; Armazenamento e Restauração.
˃ Conservação = principais operações: Desinfestação; Limpeza; Alisamento e Restauração ou
Reparo.
» Armazenamento - é a guarda dos documentos.
» Acondicionamento - é a colocação dos documentos em mobiliário e invólucros. Facilidade de
acesso e proteção contra danos físicos, químicos e mecânicos.
Rotinas de Armazenamento
» Mapas, plantas, cartazes = horizontalmente.
» Não deve ser armazenado sobre o chão.
» Campos magnéticos estragam fitas de vídeo, áudio, computadores.
» Mobiliário de aço tratado com pintura sintética, antiestética.
» Embalagens protegem contra poeira e acidentes e minimizam as variações de Temperatura e
umidade relativa (UR).
» Diminuem os riscos em caso de desastres (água, fogo).
» Caixas devem suportam o peso de empilhamento.
» Medidas padronizadas.
» Caixas em papéis especiais - cartão alcalino.
» Umidade relativa baixa = risco de quebra das fibras.
» Pergaminhos e encadernações em couro = entre 40% E 55%.
» Temperatura ideal = 20º C.
» Climatização - umidificadores, desumidificadores, exaustores, ventiladores.
» Ar condicionado é o ideal = 24 horas de funcionamento.
Principais Métodos de Restauração

» Silking = utiliza tecido de grande durabilidade, afeta suas qualidades permanentes;
» Banho de gelatina = gelatina ou cola para aumentar a resistência do documento, possibilida-
de de ataques de insetos;
» Tecido = usa-se folhas de tecido muito fino aplicadas com pasta de amido;
» Laminação = envolve o documento nas duas faces com papel de seda e acetato de celulose e
prensado em temperatura elevada, volume do documento é reduzido, mas o peso duplica, é o
mais próximo do ideal;
» Laminação manual = não emprega calor nem pressão que são substituídos pela acetona;
6Encapsulação = películas de poliéster e fita adesiva. Documento é colocado entre as duas
lâminas; é considerado um dos mais modernos.
Métodos de Arquivamento
˃ Direto = localização dos documentos é direta
2
˃ Indireto = necessidade de consultar outro local para localizar o documento

» Numérico simples – é indireto. Para se encontrar os documentos é feito um índice alfabético
no qual pode se descobrir qual número foi conferido ao documento.
» Cronológico – normalmente a data da produção (notas fiscais).
» Dígito-terminal – conforme os dois últimos números do documento, grande volume e
números longos.
» Geográfico – conforme o local de produção
» Ideográfico – conforme o assunto. Exige-se a interpretação e um vasto conhecimento da or-
ganização. Dividido em alfabética – dicionário e enciclopédia e numérica – decimal e duplex.
» Alfabético.
O método de arquivamento é determinado pela natureza dos documentos a serem arquivados e
pela estrutura da entidade.
Os sistemas de arquivamento apenas fornecem a estrutura mecânica em relação à qual os docu-
mentos devem ser arranjados. Os documentos podem ser eficazmente arranjados em quase todos os
sistemas de arquivamento. Qualquer sistema de arquivamento, não importa qual seja, pode apresen-
tar resultados satisfatórios se for adequadamente aplicado. A insuficiência do arquivamento deve-se,
com mais frequência às falhas humanas do que a falhas do sistema. Na escolha de um método de
arquivamento deve-se levar em consideração três premissas básicas: o sistema escolhido deve ser
simples, flexível e deve admitir expansões.
Cada um desses métodos pertence a dois grandes sistemas: direto e indireto.

» Sistema direto é aquele em que a busca é feita diretamente sem a necessidade de se consultar
um índice.
» Sistema indireto é aquele em que, para se localizar o documento, é preciso antes consultar um
índice ou um código.
» O método alfanumérico – combinação de letras e números – não se inclui nas classes de
métodos básicos e padronizados e é considerado do sistema semi-indireto.
˃ Método Alfabético (método básico)
Método alfabético é o mais simples. É um método direto. Nesse método, as fichas ou pastas são
dispostas em ordem rigorosamente alfabética, respeitadas as normas gerais para alfabetação.
As notações nas guias podem ser abertas ou fechadas; simples ou compostas. Notações simples
abertas: A, B, C Ab, Ac etc; notações compostas e fechadas: Aa-Al , Am-Az etc.
3
Sua desvantagem é a alta incidência de erros de arquivamento quando o volume de documentos

é muito grande, devido ao cansaço visual e à variedade de grafia dos nomes.
→ Regras de Alfabetação:
˃ Nos nomes de pessoas físicas, considera-se o último sobrenome e depois o prenome.
» Exemplo: Rita Guimarães, Juvenal Cavalcante, Maria Silveira, Pedro Lima.
» Arquivam-se: Cavalcante, Juvenal; Guimarães, Rita; Lima, Pedro; Silveira, Maria.
• Obs.: havendo sobrenomes iguais, prevalece a ordem alfabética do prenome.
˃ Sobrenomes compostos de um substantivo e um adjetivo ou ligados por hífen não se separam.
» Exemplo: Heitor Villa-Lobos; Carlos Montes Altos; Marília Morro Azul; Sílvia Praia Vermelha
» Arquivam-se: Montes Altos, Carlos; Morro Azul, Marília; Villa-Lobos, Heitor; Praia
Vermelha, Sílvia
˃ Os sobrenomes formados com as palavras Santa, Santo ou São seguem a regra dos sobrenomes
compostos por um adjetivo e um substantivo.
» Exemplo: Walmir Santo Cristo, Luís São Caetano, Denise Santa Rita
» Arquivam-se: Santa Rita, Denise; Santo Cristo, Walmir; São Caetano, Luís.
˃ As iniciais abreviativas de pronomes têm precedência na classificação de sobrenomes iguais.
» Exemplo: R. Silveira, Roberto Silveira, Ricardo Silveira
» Arquivam-se: Silveira, R.; Silveira, Ricardo; Silveira, Roberto.
˃ Os artigos e preposições, tais como a, o, de, d, do, e, um, uma, não são considerados (ver também
regra nº 9):
• Exemplo: Paulo de Farias, Ricardo d’Ferreira, Rosana d’Albuquerque.
• Arquivam-se: Albuquerque d’, Rosana, Farias de, Paulo; Ferreira d’, Ricardo.
˃ Os sobrenomes que exprimem grau de parentesco como Filho, Júnior, Neto, Sobrinho são
considerados parte integrante do último sobrenome, mas não considerados na ordenação
alfabética.
» Exemplo: Marco Antônio Neto, Maria José Sobrinho, Silvia Maria Filho.
» Arquivam-se: Antônio Neto, Marco; José Sobrinho, Maria; Maria Filho, Silvia.
» Obs.: os graus de parentesco da alfabetação só serão considerados quando servirem de
elemento de descrição.
˃ Os títulos não são considerados na alfabetação. São colocados após o nome completo, entre pa-
rênteses.
˃ Exemplo: Doutora Maria Helena, Juiz Armando Marques, Capitão Silva Mozila.
˃ Arquivam-se: Helena, Maria (Doutora); Marques, Armando (Juiz); Mozila, Silva.
˃ Os nomes estrangeiros são considerados pelo último sobrenome, salvo nos casos de nomes es-
panhóis e orientais (ver também regras nº 10 e 11).
» Exemplo: Sigmund Freud, Carl Gustav Jung, John Boy
» Arquivam-se: Boy, John; Freud, Sigmund; Jung, Carl Gustav
˃ As partículas dos nomes estrangeiros podem ou não ser consideradas. O mais comum é consi-
derá-las como parte integrante do nome quando escritas com letra maiúscula.
4
» Exemplo: Guilio di Capri, Esteban De Penedo, Charles Du Pont

» Arquivam-se: Capri, Guilio di; De Penedo, Esteban, Du Pont, Charles
˃ Os nomes espanhóis são registrados pelo penúltimo sobrenome, que corresponde ao sobreno-
me de família do pai.
» Exemplo: José de Oviedo y Baños, Francisco de Pina de Mello, Angel Del Arco y Molinero,
Antonio de los Rios.
» Arquivam-se: Arco y Molinero, Angel Del; Oviedo y Baños, José de; Pina de Mello, Francis-
co de; Rios, Antonio de los
˃ Os nomes orientais – japoneses, chineses e árabes – são registrados como se apresentam.
» Exemplo: Li Xian Xin, Li Yutang
» Arquivam-se: Li Xian Xin, Li Yutang
˃ Os nomes de firmas, empresas, instituições e órgãos governamentais devem ser transcritos
como e apresentam não se considerando, porém, para fins de ordenação, os artigos e preposi-
ções que os constituem. Admite-se, para facilitar a ordenação, que os artigos sejam colocados
entre parênteses após o nome.
» Exemplo: Embratel, A Colegial, Fundação Getúlio Vargas, The Library of Congress
» Arquivam-se: Colegial (A); Embratel, Fundação Getúlio Vargas; Library of Congress (The)
˃ Nos títulos de congressos, conferência, reuniões, assembléias e assemelhados, os números
arábicos, romanos ou escritos por extenso deverão aparecer no fim, entre parênteses.
» Exemplo: III Conferência de Cirurgia Cardíaca, Oitavo Congresso de Engenharia Civil
Urbana, 1º Congresso de Odontologia.
» Arquivam-se: Conferência de Cirurgia Cardíaca (III); Congresso de Engenharia Civil
Urbana (Oitavo); Congresso de Odontologia (1º)
˃ As correspondências recebidas de uma unidade de uma empresa ou de uma instituição (setor,
seção, gerência, departamento, superintendência) devem ser arquivadas pelo nome da empresa
e não da unidade.
» Exemplo: Gerência de Atendimento da TELERJ, Superintendência Financeira da TELERJ.
» Arquivam-se: TELERJ – Gerência de Atendimento; TELERJ - Superintendência Financeira.
˃ Os números que fazem parte dos nomes das empresas devem ser escritos por extenso.
» Exemplo: 3M do Brasil, Fábrica Estrela de 4 pontas, Madeiras Cachoeira dos 4
» Arquivam-se: Fábrica Estrela de 4 (Quatro) Pontas; Madeiras Cachoeira dos 4 (Quatro); 3
(Três) M do Brasil
˃ Essas regras podem ser alteradas para melhor servir à organização, desde que o arquivista
observe sempre o mesmo critério e faça as remissivas necessárias para evitar dúvidas futuras.
As regras de ordenação podem ser adotadas segundo critério de letra por letra ou de palavra por
palavra, consideradas uma após a outra.
» Exemplo de critério letra por letra: Canto dos Cisnes, Canto dos Frades, Cantoneira Alegre,
Canto Raiado
» Exemplo de critério palavra por palavra: Canto dos Cisnes, Canto dos Frades, Canto Raiado,
Cantoneira Alegre.
Como se pode observar, no critério letra por letra não se consideram os espaços entre palavras.
5
Atenção!
GED - Gestão Eletrônica de Documentos = instrumento necessário à recuperação daquele
material digitalizado, constituindo-se no substituo mais próximo das leitoras/copiadoras de micro-
filme.
GPE - Gerenciamento de Produtos Eletrônicos = gestão de documentos criados em meio eletrô-
nico e cujo original permanece neste meio, embora também englobe os documentos digitalizados.
Tipo Documental =Espécie +Função
EXERCÍCIOS
01. A remoção temporária de um documento é assinalada, no arquivo, por meio de
a) Jaqueta.
b) Microficha.
c) Guia-fora.
d) Etiqueta.
e) Clipe.
02. A embalagem ou a guarda de um documento, com o fim de preservação e acesso, denomina-se:
a) Encolagem.
b) Acondicionamento.
c) Armazenamento.
d) Aditamento.
e) Amostragem.
03. Acerca dos cuidados necessários relativos ao acondicionamento e armazenamento dos docu-
mentos, assinale a opção correta.
a) O empilhamento é uma forma adequada de armazenamento de documentos.
b) Para que se ajustem à embalagem, os documentos devem ser dobrados.
c) A qualidade do material da embalagem não afeta o documento.
d) A troca das pastas e caixas deve adequar-se ao armazenamento de documentos.
e) Os tamanhos das embalagens devem ser fixos.
04. Para o arquivamento de documentos, o local próprio, dotado de condições especiais, para res-
tringir o acesso e propiciar a máxima segurança contra furtos e sinistros é a câmara de:
a) Acondicionamento.
b) Estocagem.
c) Vigilância.
d) Armazenamento.
e) Segurança.
05. O plano de emergência é o esquema que
a) Determina prazos e condições de guarda dos documentos.
b) Distribui documentos em classes.
c) Estabelece medidas preventivas e de segurança em caso de sinistros.
d) Indica a disposição do mobiliário e a utilização atual ou futura do espaço disponível.
e) Prevê a destinação dos documentos.
6
06. Na preservação de documentos arquivísticos, deve-se considerar:

a) A classificação dos documentos, tendo em vista a sua recuperação.
b) A avaliação dos documentos, mediante o uso de instrumentos de pesquisa.
c) As atividades relacionadas ao recebimento, distribuição, tramitação e expedição de docu-
mentos.
d) As políticas institucionais voltadas para a prevenção de danos aos documentos.
e) Os métodos de arquivamento e ordenação de documentos.
Com referência à preservação e conservação de documentos de arquivo, julgue os itens a seguir:
07. O ar seco contribui para o enfraquecimento do papel.
08. A limpeza dos documentos de arquivo pode ser feita com um pano umedecido com água
sanitária.
09. O calor constante preserva as fibras do papel.
GABARITO
01 - C
02 - B
03 - D
04 - E
05 - C
06 - D
07 - CERTO
08 - ERRADO
09 - ERRADO
7

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d) Os princípios da proveniência e de respeito aos fundos têm significados semelhantes.

Quanto à Sua Atuação: Setorial ou Central

Classificação dos Documentos

» Atos de Correspondência: objetivam a execução dos atos normativos, em sentido amplo.

Destinação Final dos Documentos

Ciclo Vital dos Documentos

03. A classificação de documentos arquivísticos:

Gestão da Informação de Documentos

Fases da Gestão de Documentos

˃ Permanente Vitais = conservados indefinidamente por serem de importância vital para a

Tabela de Temporalidade de Documentos

Tabela de Temporalidade e Destinação

˃ Conservar os documentos necessários ao cumprimento de obrigações legais e de prestação de

Rotinas e Procedimentos na Destinação

b) Apenas os documentos com valor administrativo sejam organizados.

Gestão de Documentos Correntes

Gestão de Documentos Intermediários

Tipologias Documentais e Suportes Físicos

02. Ainda com relação ao protocolo, é CERTO afirmar que:

Principais Métodos de Restauração

˃ Indireto = necessidade de consultar outro local para localizar o documento

Cada um desses métodos pertence a dois grandes sistemas: direto e indireto.

Sua desvantagem é a alta incidência de erros de arquivamento quando o volume de documentos

» Exemplo: Guilio di Capri, Esteban De Penedo, Charles Du Pont

06. Na preservação de documentos arquivísticos, deve-se considerar:

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